Prototypdriven behovsanalys

Frukostseminarium 2013-01-31

Elisabeth Hagberg

En metod för att…

förstå verksamheten, dess behov förstå verksamheten, dess behov och att tidigt lyfta fram känslan av det som kravställts

eller helt enkelt ….

konsten att lämna ”hur” och gå till ”vad och varför”konsten att lämna ”hur” och gå till ”vad och varför”

”Krångligt - Kunduppgifter finns i flera databaser, blir ju fel och stavning som inte stämmer”…..

Vanligt förekommande …

inte stämmer”…..

Vi vill bara ha en databas !!!

Väldigt mycket hur!!

Vanligt förekommande är också försöken ..

Att förstå en 100 sidor lång kravspecifikation för IT-system…

Att förstå nyttan med processarbetet konsulterna inledde projektet med….

1Börja på rätt sättBörja på rätt sätt

Informera!!

Hur vi tänker

För att kunna hjälpa kunden måste vi förstå verksamheten.

När vi förstår verksamheten kan vi se behoven och då förstå vad

som behöver göras och även

1

som behöver göras och även varför. När vad är identifierat kan vi koncentrera oss på hur

detta ska göras.

Det innebär att vi initialt vill fokusera på vad och varför snarare än hur.

Hur vi tänker

För att kunna hjälpa kunden måste vi förstå verksamheten.

När vi förstår verksamheten kan vi se behoven och då kunna förstå vad som behöver göras och även

Hur vi arbetar

Utöver processanalys använder vi oss även av effektkartläggning, som uttrycks i en Effektkarta.

I Effektkartan beskrivs en användares behov och den är ett

2Hur vi tänker

För att kunna hjälpa kunden måste vi förstå verksamheten.

När vi förstår verksamheten kan vi se behoven och då förstå vad

som behöver göras och även vad som behöver göras och även varför. När vad är identifierat kan vi koncentrera oss på hur

detta ska göras.

Det innebär att vi initialt vill fokusera på vad och varför snarare än hur.

användares behov och den är ett styrmedel vid kravställning på nytt IT-stöd.

Effektkartan beskriver varför ett nytt IT-stöd behövs och det finns spårbarhet mellan detaljerade krav och övergripande företagsmål.

som behöver göras och även varför. När vad är identifierat kan vi koncentrera oss på hur

detta ska göras.

Det innebär att vi initialt vill fokusera på vad och varför snarare än hur.

Hur vi tänker

För att kunna hjälpa kunden måste vi förstå verksamheten.

När vi förstår verksamheten kan vi se behoven och då kunna förstå vad som behöver göras och även

Vad vi levererar

Som ett resultat av behovs- och kravarbetet kommer ett antal dokument fram.

Dessa dokument kommer bilda underlag för nytt IT-stöd.

3Hur vi tänker

För att kunna hjälpa kunden måste vi förstå verksamheten.

När vi förstår verksamheten kan vi se behoven och då förstå vad

som behöver göras och även

Hur vi arbetar

Utöver processanalys använder vi oss även av effektkartläggning, som uttrycks i en Effektkarta.

I Effektkartan beskrivs en användares behov och den är ett vad som behöver göras och även

varför. När vad är identifierat kan vi koncentrera oss på hur

detta ska göras.

Det innebär att vi initialt vill fokusera på vad och varför snarare än hur.

underlag för nytt IT-stöd.

Underlaget beskriver vad kunden har för behov och hur dessa prioriteras utifrån verksamhetsnyttan.

som behöver göras och även varför. När vad är identifierat kan vi koncentrera oss på hur

detta ska göras.

Det innebär att vi initialt vill fokusera på vad och varför snarare än hur.

användares behov och den är ett styrmedel vid kravställning på nytt IT-stöd.

Effektkartan beskriver varför ett nytt IT-stöd behövs och det finns spårbarhet mellan detaljerade krav och övergripande företagsmål.

Resultat Effektkartläggning - Effektkarta – Helhet och spårbarhet

Styrande vision och verksamhets-mässiga

förut-sättningarEffektmål – d v s nytta som ska uppstå i verksamheten i och med investeringen.

Målgrupp – det är dessa användare som realiserar nyttan i

Grundläggande användarbehov per målgrupp.

med investeringen. Effektmålen är viktade och prioriterade

realiserar nyttan i verksamheten.

2Möte med ledningMöte med ledning

Enas om Effektmål, övergripande processteg och vilka som bidrar till

Effektmålen

Effektmål 1Minst 70 av våra projekt ska slutföras på överenskommen tid, budget och innehåll.

Exempel Effektmål…

överenskommen tid, budget och innehåll. Mäts 2014-12-31

Identifierade målgrupper

Chefen- Ålder 56- Konservativ- Stort självkänsla- Föredöme för andra

Projektledaren- Ålder 34- Jobbar mycket- Sportintresserad

Arkitekten- Van leda sig själv- Vill vara guru- Jobbar mycket hemifrån

Exempel Övergripande verksamhetsprocess

FöreAktiviteter som föregår ett ärende/projekt:- Försäljning- Rekrytering.

EfterAktiviteter efter att ärende/projekt är genomfört,

UnderAktiviteter i samband med att genomföra ärende/projekt för:- Produktion- Fakturering- Resursstyrning- ...

ärende/projekt är genomfört, - Efterkalkyl- Erfarenhetsåtervinning

3Genomför WSGenomför WSMix av målgrupper, verifiera

målgruppsegenskaper, ta fram behov –spårbarhet till effektmål –släpp ”hur” och fokuserar på ”vad” och ”varför”

A4-arkUSER STORY ….. kompletterad för att även fånga processen

Assistent snabbt göra Jävskoll

Många ggr kan vi få frågan om uppdrag på de mest annorlunda ställen, tom vid en middagsbjudning….. Viktigt att vi på ett enkelt sätt, oavsett var man är, kan göra denna kontroll. Idag tar den …timmar ………..

Veta om vi kan ta detta uppdrag för att inte tappa kunder

4Handritade skisserHandritade skisserFokus på det som är viktigt,

informationsflödet

Handritade skisser

Vi använder oss av handritade skisser för att fånga verksamhetsprocessen.

Det är ett enkelt sätt att snabbt nå resultat – och kunnaDet är ett enkelt sätt att snabbt nå resultat – och kunnafokusera på det som är viktigt och på rätt nivå.

Syfte med skissdemo:

Översätta ”excelkrav” till begriplighet, Översätta ”excelkrav” till begriplighet, ett sätt att beskriva användningen

På affärsmingletVD på Ftg

På affärsmingletVD på Ftg

På affärsmingletVD på Ftg

På affärsmingletVD på Ftg

På affärsmingletVD på Ftg

På affärsmingletVD på Ftg

5”Nittigritti” ”Nittigritti”

Fånga viktiga detaljer, beskriv process, tänk !!

Kravlista

I nästa steg blir vi fyrkantiga. Då tar vi materialet från Effektkartan och processkisserna och skapar en traditionell kravlista.

Kravspecificering

I denna kravlista vet vi vad varje krav betyder i helheten genom sin koppling till användarbehov och hur det bidrar till uppfyllandet av effektmålen – d v s alla krav är spårbara och prioriterade.

Exempel kravspecificering – kravlista

Koppling till effektkartan för spårbarhet.

Koppling till processkisserna för spårbarhet.

Användarbehov har brutits ned till konkreta krav efter processanalys. Även icke-funktionella krav listas.

Process – Före

Delprocess – Försäljning

Exempel på Identifierade processer

Process – Under

Delprocess – Produktion

UP3

Process – Efter

Delprocess – Efterkalkyl

EE1

Delprocess – Rekrytering

FF1 Marknads-planering

FF2 Kund-

kontakt

FF3Offert

FF4Avslut

FR2 Attra-hera

FR3Urval

FR4Anställa

FR1 Rekryterings-

planering

Delprocess – Fakturering

UP1 Uppstart ärende

UP2 Löpande leverans

UP3Löpande uppfölj-

ning

UP4Stänga ärende

UF2 Löpande faktur-ering

UF3Löpande uppfölj-

ning

UF4Slut-

fakturer-ing

UF1 Uppläggning

ärende

Delprocess – Resursstyrning

UR2 Resurs-belägg-

ning

UR3Löpande

allokering

UR4Ufall

UR1 Resurs-

planering

Delprocess – Erfarenhetsåtervinning

EE1 Avslutande

redovis-ning

EE2 Nyckeltal

EE3Utfall vs budget

EÅ2 Input

kompetens-utveckling

EÅ3Input

försäljning

EÅ1 Input

bemanningEtt ”gratis”-resultat av Effektkartläggningen tack vare anpassade User-storys

6Sammanfatta viktigaste Sammanfatta viktigaste förbättringsfunktionerna

Beakta spårbarhet till Effektmål

Några kommentarer om arbetssättet:

• Ni har fångat hur vi menat– suveränt med skisser!!

• Det har varit jobbigt att hela tiden varit tvingade att • Det har varit jobbigt att hela tiden varit tvingade att svara på varför !! Men oj vad vi har lärt oss mycket om oss själva pga. av det!!

• Vi vill också börja rita skisser så att våra kunder förstår vad vi säger ☺

Prototypdriven Behovsanalys – att med relativt liten insats få:

• Övergripande processer kartlagda – underifrån – alla

känner igen sig – för det är så man arbetar!!känner igen sig – för det är så man arbetar!!

• Spårbarhet av krav till ledningens effektmål

• Varje krav generar verksamhetsnytta

• Kraven visualiserade så att användaren förstår

• Viktiga detaljer och icke-funktionella krav fångade

Elisabeth Hagberg

elisabeth.hagberg@knowit.se0730-740051

Elisabeth Hagberg

Knowit Stockholm ABMobil 0730-74 00 51

elisabeth.hagberg@knowit.se