kmu digital - neue software in der "wolke"

8/9/2019 KMU Digital - Neue Software in der "Wolke"

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KMU Digital

Neue Software in der "Wolke"

Praxis-Leitfaden, Anwendungsbeispiel

& Anbieter-/Anwendungsliste

von

Matthias Scheele

www.kmu-digital.de

Stand 03/2011

Dieses Werk bzw. dessen Inhalt ist unter einer Creative Commons-Lizenz lizenziert.
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Inhalt

I. EinleitungDigitale Entwicklungen

Software in der Wolke

Vorteile

Mehr als nur ein einziges Thema

Das besondere an KMU im digitalen Zeitalter

II. Praxis-Leitfaden

Softwareauswahl

Drei einfache Schritte fr die Einfhrung

Erster Schritt: "Bienenstock"

Zweiter Schritt: "Regeln"

Dritter Schritt: "Signalstrke" (optional)

III. Anwendungsbeispiel

"Krawatten-Marketing"

IV. Anwendungsliste


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Software in der Wolke

Mehrere Entwicklungen sind es, die das Internet zum zuknftigen und

allumfassenden Leitmedium werden lassen. Da wre einmal die

technische Infrastruktur, die in den meisten Lndern in den letztenJahren stark ausgebaut wurde (DSL-Leitungen; etc.), welche es

ermglicht, den Internet-Zugang immer mehr Menschen zu immer

geringeren Kosten zu ermglichen. Zum anderen hat die

computertechnische Entwicklung des Internets solche Formen

angenommen, dass es mittlerweile mglich ist, ganze Anwendungen und

Programme online in einem Netzwerk wie z. B. dem Internet ausfhren

zu knnen. Dieses nennt man Cloud-Computing, da Rechenprozessevirtuell auf z. B. mehreren Servern und Rechnern , also quasi "in der

Wolke" ablaufen. Alles, was ein Nutzer braucht um solche Programme

auszufhren, ist lediglich ein Browser wie z. B. Firefox.


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Google greift dieses Prinzip besonders konsequent auf, indem das

Unternehmen im November 2009 ein hauseigenes Betriebssystem

vorgestellt hat, das ausschlielich auf Anwendungen aus dem Internet

setzt und als Basis lediglich den Chrome-Browser aufweist. Aber auchUnternehmen, die man sonst in diesem Bereich nicht vermuten wrde,

werden zu wichtigen Mitspielern. Das Internethandelsunternehmen

Amazon mit seinen groen Serverfarmen, ber das es Cloud-Speicher

vermietet, sei hier zu nennen. Und dann gibt es eine Reihe von kleinen

und ganz kleinen Unternehmen, die schon jetzt Speerspitze der Cloud-

Computing-Revolution sind, und Software als Dienstleistung anbieten, z.

B. Zoho oder 37signals.

Vorteile

Es sind mehrere Vorteile, die nun die Entwicklung der neuen

Webanwendungen mit sich bringt. Vorteilhaft sind z. B. die stndige

Prsenz bzw. automatische Absicherung und Aktualitt der Online-

Software. Nie wieder muss befrchtet werden, dass Daten, z. B. durch

Viren oder Computerabstrze verloren gehen, da sie ja nicht auf demeigenen, sondern auf dem Rechner des Service-Anbieters liegen, welcher

professionelle Server-Systeme einsetzt. Diese sind um ein weites sicherer

als die Festplatten von normalen PCs, denn alle Daten werden mehrfach

und besonders gesichert abgespeichert. Auch sind die Online-

Programme immer aktuell, d. h. man braucht nie ein Update oder

hnliches installieren und nutzt so stets die neueste Software. Fr ein

Unternehmen besteht der klarste Vorteil in der Anwendung der neuenSoftware jedoch in der Steigerung der Produktivitt durch den hheren

Grad der Zusammenarbeit. Das Teilen von Information und das

gleichzeitige Arbeiten an verschiedensten Projekten wird zum

Kinderspiel. Zudem wird die Einbeziehung von diversen

Interessengruppen (wie z. B. Kunden und Lieferanten) in den

Kommunikationsprozess erleichtert, indem es man z. B. kunden- und

lieferantenrelevante Informationen via Social-Networking-Software teilt.

Hinzu kommt, dass durch die Online-Verfgbarkeit der neuen
http://www.google.de/chromehttp://www.zoho.com/http://www.37signals.com/http://www.37signals.com/http://www.zoho.com/http://www.google.de/chrome


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Anwendungen ein Zugriff von jedem Ort erfolgen kann, an dem ein

internetfhiges Gert parat steht. Dieses ermglicht einen noch

ungeahnten Zuwachs an Mobilitt und Flexibilitt. Als wichtigste

Gertegruppen, die mit die Zukunft des mobilen Internets bestimmenwerden, seien hier das iPhone und das iPad der Firma Apple, sowie

smtliche Gerte, die mit dem Google Mobil- Betriebssystem Android

laufen, genannt. Insgesamt lsst sich also festhalten, dass der Aufwand

fr IT-Nutzung und IT-Instandhaltung in Zukunft abnehmen wird.

Dieses hat zur Folge, dass man Ressourcen ausgerichtet auf IT-

Management (z. B. eigene IT-Abteilung, externe IT-Dienstleister,

Einsatz von Sicherheit- und Backup-Software) fr andere Zweckeverwenden kann. Durch das Teilen von Information und das gleichzeitige

Arbeiten an Dokumenten wird auch die Kommunikations-Komplexitt

eines Unternehmens verringert, denn es wird z. B. nicht mehr ntig sein,

zig Emails hin- und herzusenden, weiterzuleiten oder mitzulesen, da alle

Beteiligten mit einem Klick auf dem gleichen Stand sein werden.
http://www.apple.com/de/iphone/http://www.apple.com/de/ipad/http://www.apple.com/de/ipad/http://www.apple.com/de/iphone/


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Mehr als nur ein einziges Thema

Viele Begriffe werden im Zusammenhang mit dieser neuen Entwicklung

genannt: Enterprise 2.0, Software as a Service (SaaS), Social

Organization, Wissensmanagement 2.0 und natrlich Cloud-Computing.Welchen Begriff man auch in den Vordergrund stellt, Fakt ist, dass es

in Zukunft mehr und mehr zu einer Verschmelzung von

Kommunikationsprozessen eines Unternehmens kommen wird. Auch

werden sich Organisationen durch die zunehmende Integration der

digitalen Kommunikation automatisch mehr ffnen, da die digitale

Zusammenarbeit mit smtlichen Geschftspartnern und anderen

Beteiligten vernetzt, fr alle sichtbar und somit auch transparentstattfinden wird.

Das besondere an KMU im digitalen Zeitalter

Der Fokus dieses Textes liegt auf den kleinen und mittleren Unternehmen

(inkl. der Selbstndigen oder "Ein-Personen-Unternehmen"). Sie

knnen, anders als die groen, schneller und motivierter Neues

annehmen und umsetzen, da Entscheidungen unkomplizierter getroffenwerden knnen. Mit den neuen Technologien ist es zudem aus dem Stand

heraus mglich, eine IT-Infrastruktur einzufhren, die man sonst nur

in groen Konzernen findet. "Waffengleichheit" zwischen Groen und

Kleinen ist damit hergestellt. Auch ist gerade fr kleine Unternehmen

das Prinzip des Cloud-Computings optimal, ermglicht es doch der IT-

Infrastruktur, fleixibel mit dem Unternehmen mitzuwachsen. D. h., wenn

ein Unternehmen an IT-Infrastruktur, z. B. in Wachstumszeiten, mehr bentigt, kann es leicht und kostengnstig z. B. Speicherplatz

hinzumieten und in schlechteren Zeiten diese Kosten wieder einsparen.

Der folgende Praxis-Leitfaden, das Anwendungsbeispiel und die

anschlieende Liste von Programmen und Anbietern soll helfen, die

ersten und besser informierten Schritte in Richtung der Nutzung der

neuen digitalen Mglichkeiten zu machen.


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II. Praxis-Leitfaden

Software-Auswahl

Um die richtigen Anwendungen und Dienstleistungen fr denprofessionellen Einsatz im Unternehmen zu finden, sollte man viele

ausprobieren. Ein Vorteil der neuen Software ist nmlich auch, dass man

sich nicht mehr langfristig auf einen Anbieter festlegen muss, obwohl

z. B. Google es natrlich gerne htte, dass man nur die hauseigenen

Anwendungen (siehe Google Apps) zumindest als Rahmen nutzt. Auch ist

es mglich, neu hinzukommende Anwendungen leicht in das bestehende

Web-Software-Portfolio zu integrieren, da immer mehr Web-anwendungen z. B. ein anwendungsbergreifendes Log-In-System

anbieten. Ebenso leicht ist es, eine Anwendung wieder zu entfernen und

die bestehenden Daten fr eine andere oder neue Anwendung

mitzunehmen.

Die Hauptauswahl-Kriterien sollten deshalb sein, dass man sich mit einer

Anwendung "wohl fhlt", dass man durch Tests einen Nutzen in einemGeschftsbereich erkennt und dass man dem Anbieter vertraut, auch weil

man ihm ja, zumindest zeitweise, seine Daten berlsst.

Drei einfache Schritte fr die Einfhrung

Natrlich kann jede Anwendung isoliert getestet und auch eingesetzt

werden. Der klarste Vorteil der meisten neuen Webanwendungen besteht

aber, wie schon gesagt, in der Steigerung der Produktivitt durch dasleichte Teilen von Information und den einfachen Einbezug von

zustzlichen Mit-Bearbeitern. Deshalb sollte gleich damit begonnen

werden, die neuen Anwendungen so einzusetzen, wie sie auch in Zukunft

eingesetzt werden, nmlich komplett integriert und vernetzt.

Genau fr dieses Vorhaben lassen sich drei einfache Schritte durchfhren

und auf smtliche Einfhrungen neuer Online-Software und digitaler

Aktivitten (mit Teilungskomponente oder ohne) in Unternehmen
http://www.google.com/apps/intl/de/business/index.html#utm_campaign=de&utm_source=de-ha-emea-de-bk&utm_medium=ha&utm_term=google%20appshttp://www.google.com/apps/intl/de/business/index.html#utm_campaign=de&utm_source=de-ha-emea-de-bk&utm_medium=ha&utm_term=google%20apps


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anwenden. Diese drei Schritte garantieren einen flexiblen Auf- und

Ausbau einer neuen IT-Infrastruktur und knnten damit die Basis fr

die Entstehung einer neuen digitalen Unternehmenskultur bilden. Sie

eignen sich auch fr die ffnung einer Organisation und den Einbezugexterner Parteien, wie z. B. Kunden oder Geschftspartner, und sind

somit auch ntzlich fr "Ein-Personen-Unternehmen", die auf diese

Kommunikation angewiesen sind.


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Im ersten Schrittsollte ein "Bienenstock" gefunden werden, also ein

zentraler Treffpunkt, von der alle digitale Aktivitt eines Unternehmens

ausgeht. Hier sollten sich alle teilnehmenden Mitglieder treffen,

austauschen und Start- und Endpunkte diverser Aktivitten festhalten.Fr den Einsatz als Zentrale eignen sich Anwendungen fr

Projektmanagement, Teamkommunikation oder Dateiverwaltung, wie z.

B. folgende Anwendungen (siehe auch Anbieterverzeichnis):

Box.net

Zoho Projects

Basecamp, Backback (beide von 37signals) blueKiwi

Socialwok


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Im zweiten Schrittsollten Regeln fr das "digitale Miteinander"

aufgestellt werden. Smtliche Teilnehmer sollten beispielsweise ermutigt

werden, ihre eigenen, bevorzugten Anwendungen und Anbieter

auszusuchen. Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, knnten einigeRegeln z. B. wie folgt lauten:

Derjenige, der ein Projekt oder eine digitale Team-Aktivitt startet

oder dafr die Verantwortung trgt, kann die Anwendung dafr

bestimmen, vorausgesetzt diese Anwendung erlaubt das leichte

Hinzufgen von Mit-Bearbeitern und Teilen von Information.

Es sollte stets der Hinweis auf und die Verlinkung zu einerdigitalen Aktivitt oder zu einem Projekt fr alle oder fr

bestimmte Teilnehmer an einem immer gleichen Ort verffentlicht

werden

Teilnehmer sollten ermuntert werden, Statusmitteilungen zu

verffentlichen


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Im dritten Schrittsollte die "Signalstrke" der digitalen Prozesse

berprft bzw. es sollte durch einfache Messung der digitalen Aktivitten

eine Erfolgskontrolle durchgefhrt werden. Hier kann z. B. der

"Kommunikationsfluss" im Zusammenhang mit einem Online-Projektuntersucht werden. Messkriterien knnten beispielsweise sein:

Anzahl der Statusmeldungen fr ein Projekt

Lebendigkeit der Diskussion im Zusammenhang mit einem Projekt

(z. B. Anzahl der Kommentare)

Funktionalitts- und Effektivittsbewertung durch die Teilnehmer

(Online-Fragebogen)


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III. Anwendungsbeispiel: "Krawatten-Marketing"

In der Praxis knnte die Durchfhrung der drei Schritte beispielsweise

wie folgt aussehen:

In dem kleinen Unternehmen CoolTie GmbH, welches hochwertige und

individuell-designte Krawatten herstellt und online vertreibt , soll eine

Marketing- und Kommunikations-Strategie ausgearbeitet werden.

Gnther, der Chef, hat 6 Mitarbeiter fr das Projekt ausgewhlt.

Hermann und Renate sollen ein Suchmaschinenmarketing-Konzept

ausarbeiten, Peter und Maria eine digitales PR-Konzept und Helmut und

Anna sollen sich um die Analyse der Webseite und die Beobachtung derOnline-Reputation des Unternehmens kmmern. Auerdem hat Helmut

die Gesamt-Projektleitung. Als "digitale Zentrale" wird Socialwokgewhlt

(siehe Bild).

Peter und Maria gehen gleich in medias res. Helmut hat bereits einen

Projektfeed fr das PR-Konzept in Socialwok eingerichtet (siehe Bild).
http://www.socialwok.com/http://www.socialwok.com/


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Da Peter gerne mit Google Docs (deutscher Name: Google text & tabellen)arbeitet, startet er eine Liste fr Online-PR-Portale mithilfe der Google-

Tabellenkalkulation (siehe Bild).

Auch Maria will mit Google Docs arbeiten und mit der Textverarbeitung

eine erste Vorlage fr neue Pressemitteilungen erstellen, die den heutigen
http://docs.google.com/http://docs.google.com/


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Social-Media-Grundstzen entspricht. Beide verffentlichen die Links zu

den Google Dokumenten im Newsstream (siehe Bild).

Dann gewhren beide allen Projektteilnehmern Lesezugriff auf dieDokumente, damit z. B. Helmut sich jederzeit einen berblick

verschaffen kann.

Hermann und Renate mgen beide die Zoho-Suite und einigen sich auf

das Tool Sheet. Ihr Ziel ist es, eine Suchwortkampagne fr Google

Adwords zu erstellen. Doch zunchst wollen sie erst einmal

"Brainstormen", und da Renate zurzeit vom Home-Office aus arbeitet,nutzen sie Sync.in (siehe Bild) und Skype fr die Echtzeit-

Zusammenarbeit und Kommunikation. Nach Erstellung eines

Aufgabenfeeds "Suchmaschinenmarketing" in Socialwok, verffentlichen

auch sie die Links zu den Dokumenten und geben Statusupdates. Ferner

gewhren die beiden auch Lesezugriff auf alle Dokumente.
http://sync.in/http://www.skype.com/http://www.skype.com/http://sync.in/


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Da Helmut die Gesamtprojektverantwortung inne hat, berlasst er erst

einmal Anna die Recherche nach geeigneten Web-Analyse und Social

Media Beobachtungs-Tools. Sie nutzt Diigo (siehe Bild) fr die Recherche

und macht ihre Entdeckungen fr alle zugnglich. Auch sie verffentlicht

die Links zu ihren Dokumenten in SocialWok, und Helmut richtet fr das

Thema Web-Analyse und Online Reputation einen Aufgaben-Feed ein.
http://www.diigo.com/http://www.diigo.com/


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Nachdem die drei Zweierteams ihre Aufgaben beendet haben, ldt

Helmut alle zu der Bearbeitung einer Zoho Show-Prsentation (siehe

Bild) ein, in die jede Gruppe eine Zusammenfassung ihrer Ergebnisse

einbringen soll. Die Prsentation mchte Helmut mit allen anderenTeammitgliedern Gnther vortragen.

Abschlieend schaut Gnther sich das gesamte Projekt in Socialwok unter

den Aspekten des Kommunikationsverkehrs an (Statusupdates,

Verlinkungen, Kommentare, nderungen, etc. - siehe Bild)


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Zustzlich erstellt er via Google Docs Formulare einen Fragebogen, mit

dem er alle Teilnehmer nach den Erfahrungen in puncto Funktionalitt

und Effektivitt der Kommunikationsvorgnge und des digitalen Ablaufs

des Projekts befragt (siehe Bild).


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IV. Anwendungsliste

Die Liste soll einen ersten berblick ber die groe Auswahl verfgbarer

Cloud-Software geben. Die meisten Anbieter verffentlichen ihre

Software in englisch, die mit "(D)" gekennzeichneten Anwendungen sindin auch deutsch verfgbar. Alle Anbieter, die hier aufgelistet sind, haben

entweder eine kostenlose Variante im Angebot oder bieten einen langen,

kostenlosen Testlauf ihres Produktes an, so dass man alles in Ruhe

ausprobieren kann.

Browser

Firefox (D) Google Chrome (D)

Safari (D)

Opera (D)

Email

Google Mail (D)

Zoho Mail (D) Yahoo Mail (D)

Online Office

Google Texte & Tabellen (D)

Zoho Writer (D)

Zoho Sheet (D)

Zoho Show(D) 280 Slides

Datei-Sharing, Intranet, Digitale Zentrale

Box.net

Backpack

Zoho Docs (D)

Socialwok
http://www.mozilla-europe.org/de/firefoxhttp://www.google.com/chrome/http://www.apple.com/de/safarihttp://www.opera.com/http://www.googlemail.com/http://mail.zoho.com/loginhttps://login.yahoo.com/config/mail?&.src=ym&.intl=dehttp://docs.google.com/http://writer.zoho.com/http://sheet.zoho.com/http://show.zoho.com/http://280slides.com/http://www.box.net/http://backpackit.com/http://docs.zoho.com/http://www.socialwok.com/http://www.socialwok.com/http://docs.zoho.com/http://backpackit.com/http://www.box.net/http://280slides.com/http://show.zoho.com/http://sheet.zoho.com/http://writer.zoho.com/http://docs.google.com/https://login.yahoo.com/config/mail?&.src=ym&.intl=dehttp://mail.zoho.com/loginhttp://www.googlemail.com/http://www.opera.com/http://www.apple.com/de/safarihttp://www.google.com/chrome/http://www.mozilla-europe.org/de/firefox


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Projektmanagement, Digitale Zentrale

Zoho Projects (D)

Basecamp

Rechnungsmanagement, Buchfhrung, Zeiterfassung &

Auftragsmanagement

Billomat (D)

Zoho Invoice (D)

billFLO

ClearBooks

Freshbooks Saasu.com

Customer Relationship Management

Highrise CRM

Zoho CRM (D)

BatchBook

Tactile CRM Blue Kiwi

Knowledge Management, Ideensammlung & Recherche

Diigo

WebNotes

Fragebogen & Formulare (Marktforschung, Kundenzufriedenheit,Foren)

surveygizmo

Google Docs (Formulare) (D)

Zoho Polls

Wufoo

surverymonkey

Zoho Discussions (D)

Get Satisfaction
http://projects.zoho.com/http://basecamphq.com/http://www.billomat.com/https://invoice.zoho.com/http://www.billflo.com/http://www.clearbooks.co.uk/http://www.freshbooks.com/http://www.saasu.com/http://highrisehq.com/http://crm.zoho.com/http://batchblue.com/http://www.tactilecrm.com/http://www.bluekiwi-software.com/http://www.diigo.com/http://www.webnotes.net/http://www.surveygizmo.com/http://docs.google.com/http://zohopolls.com/http://wufoo.com/http://www.surveymonkey.com/http://discussions.zoho.com/http://getsatisfaction.com/http://getsatisfaction.com/http://discussions.zoho.com/http://www.surveymonkey.com/http://wufoo.com/http://zohopolls.com/http://docs.google.com/http://www.surveygizmo.com/http://www.webnotes.net/http://www.diigo.com/http://www.bluekiwi-software.com/http://www.tactilecrm.com/http://batchblue.com/http://crm.zoho.com/http://highrisehq.com/http://www.saasu.com/http://www.freshbooks.com/http://www.clearbooks.co.uk/http://www.billflo.com/https://invoice.zoho.com/http://www.billomat.com/http://basecamphq.com/http://projects.zoho.com/


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Formspring.me

Web-Konferenz-, Telefonie-, Kommunikations- und Teamworksoftware

Skype (D) Zoho Meeting

Zoho Chat

TinyChat

tokbox

MightyMeeting

Campfire

hipchat Sync.in

Google Wave

Webseiten-Erstellung

Jimdo (D)

Yola

Wiki-Erstellung

Zoho Wiki (D)

Personalmanagement, Bewerbermanagement

Zoho People

Zoho Recruit

Grafik & Bildbearbeitung

Picnik(D)

Aviary
http://www.formspring.me/http://www.skype.com/http://meeting.zoho.com/http://chat.zoho.com/login.jsp?serviceurl=/mpchat.dohttp://www.tinychat.com/http://www.tokbox.com/http://www.mightymeeting.com/http://campfirenow.com/http://hipchat.com/http://sync.in/http://wave.google.com/http://de.jimdo.com/http://www.yola.com/http://wiki.zoho.com/login.do?serviceurl=/register.dohttp://people.zoho.com/jsp/iamlogin.jsphttp://www.zoho.com/recruit/index.htmlhttp://www.picnik.com/http://aviary.com/http://aviary.com/http://www.picnik.com/http://www.zoho.com/recruit/index.htmlhttp://people.zoho.com/jsp/iamlogin.jsphttp://wiki.zoho.com/login.do?serviceurl=/register.dohttp://wiki.zoho.com/login.do?serviceurl=/register.dohttp://www.yola.com/http://de.jimdo.com/http://wave.google.com/http://sync.in/http://hipchat.com/http://campfirenow.com/http://www.mightymeeting.com/http://www.tokbox.com/http://www.tinychat.com/http://chat.zoho.com/login.jsp?serviceurl=/mpchat.dohttp://meeting.zoho.com/http://www.skype.com/http://www.formspring.me/


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