kick off benvingut a barcelona 2009 04 17 v4

BENVINGUT A BARCELONA

REUNIÓ DE KICKOFF

17 d’abril de 2009

Gerència d’eAdministració i Sistemes d’Informació


Introducció (recordatori del projecte)

Benvingut a Barcelona és un kit de tràmits i serveis que resoldrà en un sol tràmit les demandes i necessitats més habituals de les persones que s’empadronen de nou a la ciutat, així com de les que canvien de domicili.

Aquest kit s’ofertarà, de forma personalitzada, als nouvinguts (a la ciutat, o al districte), vinculat a les altes i canvis de domicili del padró d’habitants.

Es tracta d’agrupar en una única petició un seguit de tràmits que, actualment, s’estan ofertant per separat (o són nous).

Està plantejat amb una visió integral: s’incorpora als tres canalsd’atenció al ciutadà: presencial, telefònic i telemàtic (web).

Cal deixar clar que aquest kit no és només pels immigrants.

2


Ciutadà Ajuntament Alta padró /canvi domicili

Qüestionari “Benvingut”

“Benvingut a Barcelona”

Tramitació

•Ciutadà nouvingut o que ha canviat de domicili

•El ciutadà es dirigeix a l’Ajuntament via presencial, web o telefònica per donar-se d’alta al padró o canviar de domicili

•Tràmit d’alta al padró o canvi de domicili

•S’ofereix el servei “Benvingut a Barcelona”.

•Es recullen les dades del ciutadà que no es tenen al padró per personalitzar el kit

•Oferta personalitzada dels serveis.

•Es tramiten aquells serveis escollits pel ciutadà

Introducció (definició del procés)

En confirmar-se l’alta del padró el ciutadà rebrà junt amb la documentació del kit una carta de benvinguda de l’alcalde.

En cas de canvis de domicili s’inclourà una carta de benvinguda del regidor del districte de destí.

3


Introducció (tràmits continguts al kit)

Tràmit informatiu que aplegarà la informació sobre

els equipaments d’interès públic propers al nou

domicili, agregant totes les consultes als directoris que actualment s'han de fer per

separat.

Subscripció a l’enviament al mòbil d’un SMS avisant

(amb una certa antelació si s’escau) de l’obertura del

termini.

Tràmit informatiu que aplegarà la informació sobre

els tràmits més habituals d’altres administracions que

comporta un canvi de domicili

4

Inscripció a les sessions d’informació general que s’ofereix als immigrants

acabats d’arribar


Situació actual

Actualment tenim 3 canals de tramitació:• Canal presencial (Via les Oficines d’Atenció al Ciutadà (OACs))• Canal telefònic (Via el telèfon 010)• Canal web (Via el Portal de Tràmits)

Les dades de tramitacions relacionades amb el padró són les següents:

Els canvis al padró es fan majoritàriament a les OACs.

Actualment, no hi ha relacions jeràrquiques entre tràmits.Els tràmits estan aïllats els uns dels altres.

5

2008 OAC Web 010 TotalAltes 105.698 4.067 5.946 115.711

Canvis de domicil i 67.510 4.797 5.369 77.676TOTAL 173.208 8.864 11.315 193.387


Objectius

• Facilitar als nous residents l’aterratge a la ciutat (al nou domicili).

• Ser proactius en la prestació de serveis a la ciutadania. • Millorar l’eficiència dels processos evitant la introducció

reiterada de les dades dels nouvinguts.• Millorar l’eficiència aglutinant serveis de diferents prestadors

municipals:

• Fomentar la interoperabilitat entre administracions públiques.• Promocionar la tramitació en el Portal de Tràmits (i l’ús de la

Carpeta del Ciutadà).

6

Barcelona ActivaBarcelona de Serveis Municipals (B:SM)

Consorci de Biblioteques de Barcelona

Consorci d’Educació de Barcelona

Direcció d’Atenció al Ciutadà

Direcció de Serveis de Cooperació Internacional i Immigració

Institut Municipal d’Hisenda

Institut Municipal d’Informàtica


Abast

• Desenvolupament de nous tràmits:• Carta de benvinguda de l’alcalde (o regidor).• Tràmit informatiu ‘El Meu Barri’, (versions autònoma i en el kit).

• Tràmit informatiu ‘Què cal fer quan es canvia de domicili?’• Subscripció a un servei d’avís – per SMS – de l’inici del

termini de preinscripció i matriculació a les escoles, (versions autònoma i en el kit).

7


Abast

• Integració de tràmits ja existents:• Comunicació de canvi de domicili a altres administracions.• Sol·licitud i lliurament de l’IDCat.• Canvi de titular, i domiciliació, de l’IBI.• Sol·licitud d’alta al Bicing.• Sol·licitud del distintiu de l’Àrea Verda.• Sol·licitud del carnet d’usuari de les Biblioteques de Barcelona.• Sol·licitud d’inscripció a una sessió informativa ‘Emprendre amb

Barcelona Activa és fàcil’.• Sol·licitud d’inscripció als serveis ocupacionals de Barcelona

Activa.• Inscripció a una sessió informativa adreçada a estrangers,

(tràmit en construcció).

8


Abast

• Creació del kit.

• Gestió interna per no demanar cap dada que no sigui necessària i mai més d’una vegada.

• Adaptació de la Carpeta del Ciutadà a les noves funcionalitats.• Personalització del kit mitjançant un qüestionari.• Integració amb els sistemes actuals de tramitació.• Implantació de l’aplicació als 3 canals segons els criteris de la DAC.• Aplicació usable i accessible segons la normativa actual.• Plans de comunicació, formació, suport.

• No forma part de l’abast del projecte la gestió interna dels diferents backoffices dels tràmits existents.

9


Beneficis

• Millor servei al ciutadà, (proactivitat).

• Visió única de cara al ciutadà (dels diferents prestadors municipals).• Simplificació de la tramitació.• Foment de l’ús de certificats digitals.• Foment de la interoperabilitat entre administracions públiques.

• Obtenció de nous usuaris pels diferents prestadors municipals.

10


Equip de treball

• Ajuntament de Barcelona:• Gerència d’eAdministració i Sistemes d’Informació:

• Marc Garriga, cap de projecte.• Susana Gonzàlez, analista funcional.• José Ramón López, suport tècnic.

• Direcció d’Atenció al Ciutadà:• Montse Vallès, responsable funcional.

• Referents tècnics de cada tràmit.• INSA:

• Àlex Máñez, cap de projecte d’INSA.• Javier Martín, analista funcional d’INSA.• Ramón Rodríguez, coordinador de projectes d’INSA.

11


Planificació

12

• El projecte té una duració de 24 setmanes fins a la implantació.• Més un temps addicional – en règim de bossa d’hores – de suport.• El projecte és un conjunt de projectes que contenen les fases de

definició funcional, disseny, construcció i implantació.• Es faran reunions de mini-kickoff per cada tràmit.

Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Oct Nov

Definicions Funcionals

Nous tràmits

Plataforma base del kit

Aplicació de gestió del kit

Incorporació de tràmits

Fase de proves

Gestió del canvi, (comunicació, formació)

Adjudicació (17/03/09) KickOff (17/04/09)


Riscos

• Diversitat de sistemes d’informació a integrar, derivat de la implicació de molts prestadors municipals:

• Aconseguir una definició funcional i completa de tots els tràmits a integrar.

• Dependències tècniques amb d’altres projectes relacionats amb la tramitació.

• Temps de construcció curt: 24 setmanes.

13

Barcelona ActivaBarcelona de Serveis Municipals (B:SM)

Consorci de Biblioteques de Barcelona

Consorci d’Educació de Barcelona

Direcció d’Atenció al Ciutadà

Direcció de Serveis de Cooperació Internacional i Immigració

Institut Municipal d’Hisenda

Institut Municipal d’Informàtica


Dubtes?

14

kick off benvingut a barcelona 2009 04 17 v4

Technology