KĨ NĂNG GIAO TIẾP QUA MAIL

Trình bày : Nguyễn Thị Thúy.

Mail: nthuy.hr@gmail.com

Blog: http://nthuyhr.blogspot.com/

Nội dung

• Kĩ năng giao tiếp qua mail là gì? Tại sao hải giao tiếp qua mail?

• Cái lỗi sai thường gặp khi giao tiếp qua mail.

• Cách tạo một mail hoàn chỉnh.

1. Kĩ năng giao tiếp qua mail là gì? Tại sao phải giao tiếp qua mail một cách chuyên nghiệp?

1.1. Kĩ năng giao tiếp qua mail.

Cách bạn sử dụng ngôn ngữ viết để

+ Truyền đạt thông tin, thông điệp

+ Xây dựng và duy trì mối quan hệ.

1.2. Tại sao phải giao tiếp qua mail một cách chuyên nghiệp.

+ Gây ấn tượng, thiện cảm với người cần giao tiếp.

+ Đạt được hiệu quả trong công việc.

2. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP KHI GIAO TIẾP QUA

MAIL.

2.1. Tên mail:

+ Tên không nghiêm túc, mang tính giải trí

+ Tên quá dài và không có nội dung rõ ràng.

+ Tên không thể hiện được tên và lĩnh vực chuyên môn

2.2.Tiêu đề.

Các lỗi sai thường gặp:

+ Viết không tiêu đề.

+ Viết không dấu.

+ Viết tắt

.

2.3. Nội dung thư: + Nội dung không tôn trọng người đọc + Cấu trúc lộn xộn, không ngắt nghỉ, khó hiểu. + Nội dung lan man, không rõ ràng, không viết hoa đầu dòng

2.4. Không có thói quen Follow email

Hình ảnh minh họa về các lỗi sai thường gặp

3. Cách tạo một Email chuyên nghiệp3.1. Tên Email: + Sử dụng những địa chỉ Email nghiêm túc, lịch sự.+ Tên Email hải thể hiện được tên họ của bạn. + Các con số có thể được kèm theo nhưng không được quá dài.

3.2. Tiêu đề.+ Tiêu đề Email hải rõ ràng, đúng mục đích, không quá dài.+ Viết có dấu, đúng Tiếng Việt.+ Không viết tắt, sử dụng đúng nguyên tắc viết hoa

3.2 .Nội dung thư: + Nội dung tôn trọng người đọc. + Cấu trúc mạch lạc, dễ hiểu, dễ theo dõi + Nội dung trọng tâm, rõ ràng, in đậm những từ cần chú ý.3.3. Chữ kí cuối Email. + Để đầy đủ thông tin liên lạc ở hần này :VD: Tô Thanh Hải | System Adminnistrator Skye: tthai30 M: (+84) 1268 596 786 | Mail: tthai@gmail.com Website: sites.google.com/site/tthai|

ĐÚC KẾT.MỘT FORMAT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

•Khi bạn viết một email, tối thiểu bạn phải tuân thủ theo một format chuẩn thông thường sau:•1. Người nhận: Gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng công cụ CC và BCC•2. Chủ đề: Chủ đề rõ dàng gắn gọn xúc tích nhất... phần này sẽ xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc mail của bạn•3. Lời chào: Kính gửi:... ; Dear ....•4. Nội dung: Nội dung nên gắn gọn, xúc tích, trình bày ý nào ra ý đó, nên gạch đầu dòng từng ý..•5. Chứ kỹ: Nên có Lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.•6. File đính kèm: Nếu bạn định gửi File đính kèm, tuyết đối không lên quên file đính kèm... mọi người đánh giá rất thấp về sự lãng trí này.

Cảm ơn vì đã theo dõi, chúc bạn thành công!.