kep.47 men 2009 ttg penyusunan sop di kkp.pdf
TRANSCRIPT
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
1/30
KEPUTUSANMENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR KEP. 47 /MEN/2009
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan tatapemerintahan yang baik, serta untuk menunjang kelancaranpelaksanaan tugas umum pemerintahan di bidang kelautan danperikanan agar lebih efisien, efektif, transparan, dan akuntabel,maka perlu Pedoman Penyusunan Prosedur OperasionalStandar (POS) di lingkungan Departemen Kelautan danPerikanan;
b. bahwa untuk itu perlu ditetapkan dengan Keputusan Menteri;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentangPenyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi,Kolusi, dan Nepotisme;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentangPembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah,Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan DaerahKabupaten/Kota;
3. Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata KerjaKementerian Negara Republik Indonesia sebagaimana diubahterakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2008;
4. Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang UnitOrganisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RepublikIndonesia sebagaimana telah diubah terakhir dengan PeraturanPresiden Nomor 50 Tahun 2008;
5. Keputusan Presiden Nomor 187/M Tahun 2004 sebagaimanatelah diubah terakhir dengan Keputusan Presiden Nomor 58/M
Tahun 2008;6. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman PenyusunanStandar Operasional Prosedur (SOP) AdministrasiPemerintahan;
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
2/30
2
7. Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan NomorKEP.24/MEN/2002 tentang Tata Cara dan Teknik PenyusunanPeraturan Perundang-undangan di Lingkungan DepartemenKelautan dan Perikanan;
8. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan NomorPER.07/MEN/ 2005 tentang Organisasi dan Tata KerjaDepartemen Kelautan dan Perikanan sebagaimana telahdiubah terakhir dengan Peraturan Menteri Kelautan danPerikanan Nomor PER.04/MEN/2009;
Memperhatikan: 1. Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang AkuntabilitasKinerja Instansi Pemerintah;
2. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang PercepatanPemberantasan Korupsi;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : KEPUTUSAN MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANANREPUBLIK INDONESIA TENTANG PEDOMAN PENYUSUNANPROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) DILINGKUNGAN DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN.
PERTAMA : Menetapkan Pedoman Penyusunan Prosedur OperasionalStandar (POS)di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikananyang selanjutnya disebut Pedoman Penyusunan POS,
sebagaimana tersebut dalam Lampiran Keputusan ini.
KEDUA : Pedoman Penyusunan POS memuat tata cara penyusunan POSdan merupakan acuan bagi setiap unit organisasi di lingkunganDepartemen Kelautan dan Perikanan dalam menyusun POSsesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing.
KETIGA : Ketentuan lebih lanjut terhadap Pedoman Penyusunan POSsebagaimana dimaksud diktum KEDUA ditetapkan dalamPetunjuk Pelaksanaan(Juklak) dan/atau Petunjuk Teknis (Juknis)
oleh pimpinan unit eselon I atau pimpinan unit kerja otonom,setelah di koordinasikan dengan Sekretaris Jenderal.
KEEMPAT : Dengan ditetapkannya Keputusan ini, maka ketentuan yangmengatur mengenai POS yang telah ada sebelum ditetapkannyaKeputusan ini dinyatakan tetap berlaku sepanjang tidakbertentangan dengan Keputusan ini.
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
3/30
KELIMA : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakartapada tanggal 30 Juni 2009
MENTERl KELAUTAN DAN PERIKANAN R.I.,
ttd.
FREDDY NUMBERI
3
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
4/30
4
LAMPIRAN: Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan R.I.,Nomor Kep. 47 /Men/2009Tentang Pedoman Penyusunan ProsedurOperasional Standar (POS) di lingkunganDepartemen Kelautan dan Perikanan
BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
Dalam rangka memperbaiki dan meningkatkan kinerja di segala bidang,
pemerintah terus melakukan berbagai upaya yang diperlukan, salah satu bentuk
perbaikan tersebut melalui pembenahan proses kinerja intern pemerintah yang
selama ini dinilai masih terlalu birokratis, belum efisien dan efektif,
penyalahgunaan wewenang, Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN), dan
cenderung menyulitkan masyarakat ataupun pihak lain yang ingin berhubungan
dengan instansi pemerintah.
Pemerintah telah mencanangkan penerapan prinsip-prinsip tata
pemerintahan yang baik (good governance) sejak tahun 1998. Melalui penerapan
prinsip-prinsip tata pemerintahan yang baik diharapkan dapat mendorong
terbentuknya dan terselenggaranya manajemen pemerintahan negara yang lebih
efisien dan efektif, serta terbentuknya semangat profesionalisme di kalangan
aparatur pemerintah.
Pencanangan good governance tersebut semakin menguat dengan
diundangkannya UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara
yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme. Komitmenpemerintah untuk mewujudkan good governance telah ditetapkan dalam berbagai
kebijakan seperti Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas
Kinerja Instansi Pemerintah, dan Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan
Pemberantasan Korupsi.
Salah satu upaya untuk mewujudkan good governancedalam pelaksanaan
tugas umum pemerintahan adalah melakukan pelayanan umum yang berkualitas,
memuaskan, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu diperlukan
Prosedur Operasional Standar (POS)sebagai pedoman atau petunjuk bagi para
aparatur (pejabat atau pegawai) dalam melaksanakan tugas (pelayanan) dengan
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
5/30
5
baik sedangkan bagi para pengguna jasa pelayanan (pelanggan) untuk
mengetahui atau memahami akan suatu prosedur pelayanan yang dilakukan oleh
aparatur. Dengan demikian dapat dihindarkan adanya tumpang tindih, kesalahan
prosedur dalam melaksanakan tugas, dan adanya kejelasan tanggung jawab,
serta memberikan informasi yang diperlukan dalam menyusun standar pelayanan
sehingga dapat menciptakan atau menghasilkan efisiensi dan efektivitas kinerja
organisasi dalam mencapai tujuannya. Untuk menjamin adanya kesamaan
pengertian dan keseragaman dalam penyusunan prosedur operasional, maka
perlu dibuat Pedoman Penyusunan POS.
Berkaitan dengan hal tersebut, Kementerian Pendayagunaan Aparatur
Negara telah menetapkan Peraturan Menteri Negara PAN Nomor
PER.21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan, namun mengingat pedoman tersebut masih
bersifat umum, maka Departemen Kelautan dan Perikanan perlu menyusun
pedoman yang lebih spesifik dan hanya berlaku di lingkup Departemen Kelautan
dan Perikanan.
B. Maksud dan Tujuan.
1. Maksud
Pedoman Penyusunan POS dimaksudkan untuk dijadikan acuan bagi seluruh
unit kerja di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan dalam
menyusun POS masing-masing unit kerja.
2. Tujuan
Pedoman Penyusunan POS disusun dengan tujuan untuk mewujudkanpelayanan umum yang berkualitas, memuaskan, transparan, dan dapat
dipertanggungjawabkan.
C. Ruang Lingkup
Ruang Lingkup Pedoman Penyusunan POS meliputi :
1. Asas-Asas, Prinsip dan Muatan Dokumen POS;
2. Tipe dan format POS ;
3. Mekanisme Penyusunan POS.
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
6/30
6
D. Pengertian
1. Prosedur Operasional Standar yang selanjutnya disebut POS adalah
penetapan tertulis mengenai apa, kapan, dimana dan oleh siapa suatu
kegiatan/tugas harus dilakukan sebagai dasar dan acuan dalam proses
pelaksanaan kegiatan dalam suatu organisasi.
2. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain,
untuk menunjukkan adanya urutan tahapan secara jelas dan pasti, serta cara-
cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas.
3. Pelayanan Publik yaitu segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh
penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan
penerima pelayanan maupun sebagai pelaksanaan ketentuan peraturan
perundang-undangan.4. Simbol-simbol merupakan suatu gambar yang merepresentasikan suatu
proses tertentu dalam POS.
5. Produk atau Output merupakan semua jenis pelayanan yang dihasilkan atau
dikerjakan oleh suatu unit kerja baik yang berupa barang maupun jasa.
6. POS Teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis,
setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada
kemungkinan-kemungkinan variasi lain.
7. POS Administrasi adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif.
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
7/30
7
BAB II
ASAS-ASAS, PRINSIP-PRINSIP DAN MUATAN DOKUMEN POS
A. Asas-Asas Penyusunan POS
Asas-asas dalam penyusunan POS meliputi :
1. Asas Pembakuan
POS disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah dibakukan
sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukan suatu tugas.
2. Asas Pertanggungjawaban
POS dapat dipertanggungjawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, dan
standar yang ditetapkan maupun keabsahannya.
3. Asas Kepastian
Adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur selaku pemberi
layanan dan masyarakat sebagai penerima layanan sehingga masing-masing
pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.
4. Asas Keterkaitan
Bahwa dalam pelaksanaannya POS senantiasa terkait dengan kegiatan
administrasi umum lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung dan
berkaitan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5. Asas Kecepatan dan Kelancaran
Digunakan untuk menjamin terselesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai
dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, serta menjamin
kemudahan dan kelancaran secara prosedural.
6. Asas Keamanan
POS digunakan untuk kepentingan semua pihak yang terlibat dalam
pelaksanaan tugas agar sesuai dengan apa yang telah ditetapkan, sehingga
dapat memberikan kenyamanan dalam pelaksanaan tugas.
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
8/30
8
7. Asas Keterbukaan
POS dapat menciptakan adanya keterbukaan dalam pelaksanaan tugas
sehingga tidak akan muncul kecurigaan baik dari aparatur sebagai pemberi
layanan maupun masyarakat sebagai penerima layanan.
B. Prinsip-Prinsip Pelaksanaan
Prinsip-prinsip dalam penyusunan POS meliputi :
1. Kemudahan
POS harus dibuat secara jelas,
sederhana, dan singkat sehingga mudah
dimengerti dan diterapkan.
2. Kejelasan
POS harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus
melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan sampai
dimana tanggung jawab masing-masing pejabat/pegawai.
3. Keterukuran
POS harus dapat memberikan pedoman yang jelas untuk mengukur ketepatan
norma waktu, keakuratan hasil kerja, maupun rincian biaya pelayanan, dan tata
cara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.
4. Fleksibilitas
POS harus dirumuskan sedemikian rupa sehingga mudah direvisi bila
diperlukan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan
kebijakan yang berlaku.
C. Muatan Dokumen POS
Setiap POS yang berada dalam lingkup proses tertentu setelah selesai
dibuat/disusun kemudian disatukan dalam satu dokumen POS. Dokumen POS
meliputi:
1) Halaman Judul (cover);
2) Lembar pengesahan Dokumen POS (Keputusan Pimpinan Unit Kerja);
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
9/30
9
3) Daftar Isi dokumen POS;
4) Penjelasan singkat penggunaan;
5) Prosedur Operasional Standar (POS), yang dilengkapi dengan beberapa hal
sebagai berikut:
a. Nama POS;
b. Satuan Kerja/Unit Kerja;
c. Nomor dokumen;
d. Tanggal pembuatan;
e. Tanggal revisi;
f. Tanggal efektif;
g. Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten;
h. Dasar hukum;
i. Keterkaitan;
j. Peringatan (catatan: bila diperlukan);
k. Kualifikasi Personel (catatan: bila diperlukan);
l. Peralatan dan Perlengkapan (catatan: bila diperlukan);
m. Uraian POS;
n. Pencatatan.
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
10/30
10
BAB III
TIPE DAN FORMAT POS
A. TIPE POS
Secara umum POS dapat dibedakan ke dalam dua tipe/model, yaitu POS
teknis (technical Standard Operational Procedure) dan POS administratif
(administrative Standard Operational Procedure). Untuk kegiatan-kegiatan yang
cenderung sangat bersifat teknis, maka tipe POS teknis lebih tepat digunakan.
Sedangkan untuk pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya administratif, maka tipe
POS administratif yang lebih tepat. Dalam organisasi yang sifat pekerjaannya
tidak hanya administratif, tetapi juga teknis, dapat mempergunakan
penggabungan dari kedua tipe tersebut. Secara lebih rinci perbedaan antara
POS teknis dan POS administratif adalah sebagai berikut:
1. POS Teknis (Technical SOP)
POS teknis pada umumnya disusun untuk berbagai kegiatan teknis, seperti
misalnya:
a) POS tentang bagaimana melakukan pemantauan kesehatan dan
lingkungan perairan budidaya sehingga dapat diperoleh data yang
akurat dan representatif dalam program Pemantauan Kesehatan danLingkungan Perairan Budidaya,
b) POS mengenai tatacara pengujian bakteri atau virus pada ikan impor
yang akan masuk ke wilayah Indonesia di Unit Pelaksana Teknis
Karantina Ikan seluruh Indonesia. Selain itu, POS teknis juga dibutuhkan
untuk kegiatan-kegiatan seperti memproses dan mengevaluasi data
(termasuk verifikasi dan validasi), pemodelan, pengenalan resiko, dan
mengaudit peralatan operasional.
Dalam proses penyusunan POS tipe ini perlu memasukkan langkah-Iangkahyang spesifik dari proses inisiatif, pengkoordinasian, dan pencatatan hasil
dari kegiatan. Di samping itu, penyusunan POS teknis juga harus
disesuaikan dengan kerangka kerja yang ada. Namun format penulisannya
dapat dimodifikasi, baik itu diperluas maupun dipersempit disesuaikan
dengan kebutuhan masing-masing kegiatan.
2. POS Administratif (Administrative Standard Operational Procedure)
POS administratif dipergunakan untuk:
a) menyusun berbagai macam prosedur kegiatan administratif,
b) mereview dokumen seperti kontrak, proyek, menentukan kebutuhan diklat,
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
11/30
11
ataupun
c) menggambarkan prosedur surat-menyurat kantor.
Dalam penyusunan POS administratif perlu memasukkan beberapa langkah
yang spesifik dari proses inisiatif kegiatan seperti, pengkoordinasian kegiatan
dan pencatatan hasil dari setiap kegiatan. Penyusunan POS administratif juga
harus disesuaikan dengan kerangka kerja yang ada, akan tetapi formatnya
dapat dimodifikasi, baik itu diperluas maupun dipersempit disesuaikan
dengan kebutuhan masing-masing kegiatan. Misalnya:
a) POS tentang Pengajuan Cuti,
b) POS tentang Penerimaan Pegawai Baru.
B. Format POS
Selain tipe POS, yang harus diperhatikan pula adalah format POS. Dengan
memperhatikan format penyusunannya, maka pengorganisasiannya dapat
dipermudah sehingga memudahkan bagi para pengguna dalam memahami isi
POS tersebut serta lebih efisien dalam penggunaan dan memberi kesesuaian
dengan spesifikasi organisasi yang mengembangkannya. Dua faktor yang dapat
dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan POS yang akan dipakai
oleh suatu organisasi adalah:
a) berapa banyak keputusan/pilihan yang akan dibuat dalam suatu prosedur,
b) berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu
prosedur.
Format terbaik POS adalah yang dapat memberikan wadah serta dapat
menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat dan memfasilitasi
implementasi POS secara konsisten. Format POS yang masih relevan digunakan
saat ini adalah sebagai berikut:
1. Langkah sederhana (Simple Steps)
Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya
memuat sedikit kegiatan. Format POS ini dapat digunakan dalam situasi
dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang
telah disusun, dan biasanya merupakan prosedur rutin. Dalam simple stepsini
kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang
pendek.
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
12/30
12
2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika
prosedur disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi
lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.
Dalam hierarchical steps langkah-Iangkah yang telah diidentifikasi dijabarkan
ke dalam sub-sub langkah secara terperinci.
3. Grafik (Graphic)
Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik,
maka format ini dapat dipakai. Da!am format ini proses yang panjang tersebut
dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi
beberapa langkah. Hal ini mernudahkan bagi pegawai/petugas dalam
melaksanakan prosedur. Format ini juga bisa digunakan jika dalam
menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu gambaratau diagram.
4. DiagramAlir (Flowcharts)
Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam POS
tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan
membutuhkan jawaban "ya" atau "tidak" yang akan mempengaruhi sub
langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah
untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian
langkah-Iangkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil.
5. Kombinasi
Selain menggunakan empat macam pilihan format POS di atas, penyusunan
POS dapat merupakan kombinasi antara format-format POS yang ada
tersebut. Misalnya dapat berupa gabungan antara format flowchart yang
menggunakan simbol-simbol dengan format simple steps yang disertai
dengan uraian aktivitas kegiatan yang dilakukan, (seperti yang tergambar
dalam contoh 5, format POS Kombinasi).
Hal penting yang perlu diperhatikan dalam penulisan POS, dengan format
manapun yang akan dipergunakan, tercipta beberapa informasi yang perlu
dimasukkan kedalam setiap POS. Informasi tersebut antara lain:
a) perlunya judul yang jelas,
b) nama orang yang bertanggung jawab akan POS tersebut, dan
c) tanggal POS mulai efektif dioperasionalkan.
Di samping itu POS juga harus memasukkan daftar bahan atau peralatan yang
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
13/30
diperlukan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan yang termuat dalam POS.
Simbol-simbol yang dipergunakan dalam penyusunan POS adalah sebagai
berikut:
13
Proses serempak Proses penyimpanan data garis alur proses
Konektor untuk penundaan dokumen garis alur tembusan
Perpindahan halaman
Start/ akhir proses persiapan pengambilan keputusan konektor
Data kartu penggabungan disket magnetik
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
14/30
14
BAB IV
MEKANISMEPENYUSUNAN POS
Mekanisme penyusunan POS merupakan sebuah siklus, yang dimulai dari
tahap persiapan, diawali dengan pembentukan Tim penyusunan POS, penilaian
kebutuhan POS (SOP Need Assessment), penyusunan POS, pengembangan POS
(SOP Development), penerapan POS (SOP Implementation), hingga monitoring dan
evaluasi POS (SOP Monitoring And Evaluation) dan jika dari hasil evaluasi perlu
dilakukan penyempurnaan ataupun pembuatan POS yang baru, maka proses dimulai
kembali dari tahapan persiapan POS.
A. Persiapan
Penyusunan POS memerlukan adanya komitmen yang kuat dari pihak
pimpinan dalam organisasi. Kemauan untuk melakukan perubahan atas
prosedur-prosedur yang sudah ada perlu dipertegas oleh pimpinan karena
kecenderungan untuk menolak perubahan akan selalu menjadi penghambat atas
pembaharuan. Agar penyusunan POS dapat dilakukan dengan baik, maka perlu
dilakukan persiapan-persiapan sebagai berikut:
1. Membentuk Tim dan kelengkapannya.
Tim bertugas untuk melakukan identifikasi kebutuhan, mengumpulkan data,
melakukan analisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan ujicoba,
melakukan sosialisasi, mengawal penerapan, memonitor dan melakukan
evaluasi, melakukan penyempurnaan-penyempurnaan, menyajikan hasil-hasil
pengembangan mereka kepada pimpinan unit kerja dan tugas-tugas lainnya.
Tim hendaknya terdiri dari tim yang melingkupi POS organisasi secara
keseluruhan, dan tim yang melingkup unit-unit kerja pada berbagai levelnya.
Tim yang dibentuk harus dilengkapi dengan berbagai kelengkapan lain,
seperti kewenangan dan tanggung jawab. Kewenangan dimaksud meliputi
kewenangan untuk memperoleh informasi dari satuan kerja atau sumber lain,
melakukan review dan pengujian, melakukan identifikasi, melakukan analisis
dan menyeleksi berbagai alternatif prosedur yang akan distandarkan, menulis
POS, mendistribusikan hasil kepada seluruh anggota tim untuk direview, dan
melakukan pengujian. Tim memiliki tanggungjawab untuk menyampaikan
hasil-hasil yang telah diperoleh kepada pimpinan.
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
15/30
15
2. Memberikan pelatihan-pelatihan bagi anggota tim
Agar tim dapat melakukan tugasnya dengan baik, maka seluruh anggota tim
harus memperoleh pembekalan yang cukup tentang bagaimana menyusun
POS. Petunjuk pelaksanaan penyusunan POS ini menjadi panduan bagi
anggota tim dalam melaksanakan tugasnya.
3. Memastikan bahwa seluruh unit tahu tentang upaya pimpinan untuk
melakukan perubahan terhadap prosedur-prosedur operasional yang
diperlukan.
B. Penilaian Kebutuhan POS (SOPNeedAssessment)
Penilaian kebutuhan POS bertujuan untuk mengetahui sampai sejauhmana kebutuhan suatu organisasi dalam mengembangkan POS-nya. Untuk
organisasi yang sama sekali belum memiliki POS, tentunya penilaian kebutuhan
akan sangat bermanfaat dalam menentukan ruang lingkup, jenis, dan jumlah
POS yang dibutuhkan. Ruang lingkup akan berkaitan dengan bidang tugas mana
yang prosedur-prosedur operasionalnya akan menjadi target untuk distandarkan.
Untuk organisasi yang telah memiliki POS, penilaian kebutuhan ini dilakukan
sebagai bagian dari tindak lanjut atas hasil evaluasi terhadap penerapan POS.
Hasil evaluasi akan memberikan informasi apakah POS yang telah ada
sudah mampu memenuhi semua kebutuhan organisasi dalam penataan
hubungan kerja baik secara internal maupun eksternal, keselarasannya dengan
misi dan lingkungan organisasi, serta peraturan perundangan yang berlaku.
Apabila ternyata hasil evaluasi menunjukkan berbagai kelemahan dalam POS
yang telah ada, maka dilakukan kembali penilaian kebutuhan untuk melihat
kembali ruang !ingkup, jenis dan jumlah serta penyempurnaan-penyempurnaan
yang perlu dilakukan.
Penilaian kebutuhan POS dipengaruhi oleh berbagai aspek yang
mempengaruhi beroperasinya organisasi sehari-hari. Aspek-aspek itu meliputi:
1) lingkungan operasional (operating environment),
2) berbagai peraturan perundang-undangan dan petunjuk teknis yang berlaku
(standard of practice), serta
3) kebutuhan organisasi dan seluruh stakeholdernya (local need).
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
16/30
16
Beberapa hal umum yang dapat dilakukan dalam melakukan penilaian
kebutuhan POS:
1. Memperoleh dukungan organisasi dalam melaksanakan penilaian
kebutuhan, dukungan organisasi sangat penting bagi kelancaran dan
keberhasilan penyusunan POS. Dukungan ini dapat dalam berbagai
bentuk, mulai dari penyediaan berbagai sumber daya yang dibutuhkan
(personil, waktu, tempat pertemuan,dll).
2. Mengembangkan rencana tindak (action plan).
Pelaksanaan penilaian kebutuhan yang menyeluruh dapat menjadi sebuah
proses yang cukup padat dan memakan waktu yang cukup lama. Oleh
karena itu membuat sebuah rencana tindak akan sangat membantu dalam
menjaga komitmen kerja, menunjukkan akuntabilitas kerja, serta membantutim penilaian kebutuhan berfokus pada apa yang ingin dicapai dari proses
ini.
3. Melakukan penilaian kebutuhan.
Jika organisasi telah memiliki POS, dan ingin melakukan penyempurnaan
terhadap POS yang telah ada, maka proses penilaian kebutuhan dapat
dimulai dengan melihat kembali informasi yang diperoleh dari proses
evaluasi. Proses evaluasi antara lain akan memberikan informasi
mengenai mana POS yang tidak dapat dilaksanakan atau sudah tidak
relevan lagi, mana POS baru yang mungkin diperlukan, dan mana POS
yang perlu disempurnakan. Jika organisasi belum memiliki POS sama
sekali, maka tim penilai kebutuhan dapat memulai dengan mempelajari
aspek lingkungan operasional dan peraturan perundang-undangan dan
petunjuk teknis ataupun dokumen-dokumen internal organisasi yang
memberikan pengaruh terhadap proses organisasi. Proses ini akan
menghasilkan kebutuhan sementara mengenai POS yang perlu dibuat.
4. Membuat sebuah daftar POS yang akan dikembangkan.
Dari uraian nomor 3 di atas maka dapat disusun sebuah daftar mengenai
POS apa saja yang akan disempurnakan atau yang akan dibuatkan baru.
5. Melakukan analisis terhadap POS yang telah ada berdasarkan daftar yang
dikembangkan dalam tahapan nomor 4. Uraian yang lebih mendalam
dilakukan dengan melihat kembali pada setiap POS yang ada, dan
mengidentifikasi bagian-bagian mana saja yang perlu dikembangkan,
direvisi, diganti, atau dihilangkan. POS yang berkaitan dengan hukum dan
perundangan harus memiliki prioritas yang tinggi untuk dikembangkan.
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
17/30
17
6. Membuat dokumen penilaian kebutuhan POS.
Sebagai sebuah tahap akhir dari penilaian kebutuhan POS, tim penilai
kebutuhan harus membuat sebuah laporan atau dokumen penilaian
kebutuhan POS.
Dokumen memuat hasil kesimpulan semua temuan dan rekomendasi yang
didapatkan dari proses penilaian kebutuhan ini. Berbagai prioritas yang harus
dilakukan segera dijelaskan dengan mempertimbangkan kemampuan
organisasi serta alasan yang rasional harus diberikan untuk setiap
pengembangan, baik penambahan, perubahan, penggantian, maupun
penghapusan berbagai POS yang telah ada. Jika organisasi belum memiliki
POS harus diberikan alasan mengapa POS tersebut diperlukan.
C. Penyusunan POS
Setelah berbagai alternatif prosedur dipilih, langkah selanjutnya adalah
menyusun POS. Pada proses penyusunan ini, untuk memperoleh prosedur yang
baik, bahkan tim terkadang harus kembali mengumpulkan informasi yang
dirasakan kurang, melakukan analisis, mengidentifikasi dan menetapkan
alternatif.
Aspek yang perlu diperhatikan dalam penyusunan POS, antara lain; tipe POS,
apakah POS teknis atau POS administratif, dimana dalam penulisan POS ini
perlu ditetapkan lebih dahulu tipe mana yang akan digunakan sesuai dengan
kebutuhan organisasi. Juga perlu diperhatikan mengenai format POS yang akan
dipakai apakah dengan hierarchical steps, graphic, flowchart atau kombinasi
yang menggabungkan antara fomat narasi yang menggambarkan langkah-
langkah urut kegiatan dengan format flowchart yang menggunakan simbol-
simbol dan ditempatkan persis pada posisi setiap jabatan yang berwenang dan
bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas tersebut.
D. Pengembangan POS
Sebagai sebuah standar yang akan dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan
tugas keseharian organisasi, maka pengembangan POS tidak merupakan
sebuah kegiatan yang dilakukan sekali jadi, tetapi memerlukan tinjau ulang/kaji
ulang sebelum akhirnya menjadi POS yang valid dan reliable yang benar-benar
menjadi acuan bagi setiap proses dalam organisasi.
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
18/30
18
Pengembangan POS pada dasarnya meliputi 7 (tujuh) tahapan proses
kegiatan secara berurutan yang dapat dirinci sebagai berikut:
1. Pembentukan Tim
Untuk mengembangkan POS dengan berbagai kelengkapannya, organisasi
tidak dapat selalu mengandalkan POS yang sudah dibuat tanpa melihat
perubahan-perubahan yang terjadi, baik dari sisi lingkungan operasional,
kebijakan pemerintah maupun kebutuhan internal organisasi. Oleh karena itu,
POS perlu secara terus-menerus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
organisasi dalam menjawab tantangan perubahan terutama yang berkaitan
dengan peningkatan kualitas pelayanan.
Tim sebaiknya independen, artinya tidak meliputi orang-orang yang berada
dalam satuan-satuan kerja dalam organisasi, ataupun anggota tim yang
diambil dari orang-orang yang berada dalam satuan kerja pada organisasi.
2. Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Altematif
Pekerjaan pertama yang harus dilakukan oleh tim dalam mengembangkan
POS setelah mereka melalui proses penguatan internal adalah
mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan untuk menyusun POS.
Identifikasi informasi yang akan dicari, dapat dipisahkan mana informasi yang
dicari dari sumber primer dan mana yang dicari dari sumber sekunder.
Jika identifikasi berbagai informasi yang akan dikumpulkan sudah diperoleh,
maka selanjutnya adalah memilih teknik pengumpulan datanya. Ada berbagai
kernungkinan teknik pengumpulan informasi yang dapat digunakan untuk
mengembangkan POS, seperti melalui brainstorming, focus group, wawancara,
survey, benchmark, telaahan dokumen dan lainnya. Teknik mana yang akandigunakan, sangat terkait erat dengan instrumen pengumpul informasinya.
3. Analisis dan Pemilihan Alternatif
Langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap alternatif-alternatif
prosedur yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standarnya. Panduan
umum dalam menentukan alternatif mana yang dipilih untuk distandarkan
antara lain meliputi aspek-aspek sebagai berikut: kelayakan, implementasi,
kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan, dan kelayakan politis.
Dengan membandingkan berbagai alternatif melalui keuntungan dan kerugian
yang kemungkinan terjadi jika diterapkan, selanjutnya dapat dipilih alternatif
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
19/30
19
mana yang dipandang dapat memenuhi kebutuhan organisasi.
Proses analisis ini akan menghasilkan prosedur-prosedur yang telah dipilih,
baik berupa penyempurnaan prosedur-prosedur yang sudah ada sebelumnya,
pembuatan prosedur-prosedur yang sudah ada namun belum distandarkan,
atau prosedur-prosedur yang belum ada atau sama sekali baru.
4. Perumusan POS
Aspek yang perlu diperhatikan dalam perumusan POS, antara lain: tipe POS,
apakah POS teknis atau POS administratif, dimana dalam penulisan POS ini
perlu ditetapkan lebih dahulu tipe mana yang akan digunakan sesuai dengan
kebutuhan organisasi. Juga perlu diperhatikan mengenai format POS yang
akan dipakai apakah dengan hierarchical steps, graphic, atau flowchart.
5. Pengintegrasian POS
POS yang telah disusun perlu diintegrasikan ke dalam sebuah dokumen yang
nantinya akan menjadi panduan dalam pelaksanaan prosedur-prosedur
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi ataupun penyelenggaraan pelayanan.
Pengintegrasian perlu dilakukan, karena satu prosedur dengan prosedur
lainnya yang saling terkait dan harus diselaraskan sehingga tidak terjadi
inkonsistensi, ketidakseragaman, dan saling bertentangan yang justru akan
menghambat prosedur itu sendiri.
Sebagai contoh seperti POS SLO dengan POS SIB harus terintegrasi karena
memiliki keterkaitan satu sama lain.
6. Pengujian dan Review
Untuk memperoleh POS yang memenuhi aspek-aspek sebagaimana telah
diuraikan diatas, POS yang dirumuskan oleh tim pengembangan POS harus
melalui tahap pengujian dan review. Berbagai catatan mengenai pengujian
harus dibuat oleh tim untuk jenis prosedur yang dibuatkan standarnya,
sehingga proses penyempurnaan POS yang perlu disempurnakan dapat
dilakukan dengan baik. Setelah proses ini diselesaikan, selanjutnya POS yang
telah dirumuskan siap untuk disampaikan kepada pimpinan. Penyampaian
kepada pimpinan, tidak hanya semata memberikan POS yang telah
dirumuskan, tetapi sebaiknya tim membuat suatu pengantar atau semacam
executive summary yang berisi antara lain penjelasan mengenai prosedur-
prosedur apa saja yang distandarkan, mengapa prosedur tersebut perlu
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
20/30
20
distandarkan, sejauh mana prosedur yang telah distandarkan memenuhi
harapan pimpinan, sejauh mana prosedur yang telah distandarkan telah
memenuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku dan lain sebagainya.
7. Pengesahan POS
Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh
pimpinan. Proses pengesahan akan meliputi penelitian dan evaluasi oleh
pimpinan terhadap prosedur yang distandarkan. Oleh karena itu, jika tim
menyusun executive summary, akan sangat membantu pimpinan dalam
memahami hasil rumusan sebelum melakukan pengesahan. Meskipun POS
telah disahkan oleh pimpinan, tetapi POS harus dilakukan review secara
terus-menerus agar diperoleh POS yang benar-benar efisien dan efektif,
sehingga masih dimungkinkan adanya perubahan.
Agar POS yang telah disusun dapat lebih bermanfaat dalam rangka peningkatan
pelayanan untuk memenuhi harapan pengguna jasa, maka perlu diperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
a. Standar mutu output
POS yang telah disusun perlu dilengkapi dengan standar-standar mutu, baik
dilihat dari sisi output yang dihasilkan, waktu penyelesaian, kelengkapan,
ketepatan, dan kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku, dan kriteria lainnya. Untuk setiap aktivitas yang dimuat dalam POS,
pemuatan standar-standar mutu ini sangat penting, mengingat setiap prosedur
harus memiliki kepastian dalam penyelesaian outputnya dilihat dari kriteria-
kriteria sebagaimana disebutkan di atas.
b. Standar sarana dan prasarana
POS yang telah disusun juga harus dilengkapi dengan standar sarana dan
prasarana yang akan digunakan dalam melaksanakan prosedur-prosedur yang
distandarkan. Jika ternyata prosedur-prosedur yang telah distandarkan tidak
didukung dengan sarana dan prasarana yang tidak memenuhi persyaratan,
konsistensi prosedur tersebut akan terganggu, dan secara keseluruhan akan
mengganggu proses pelayanan.
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
21/30
21
E. PenerapanPOS
Penerapan POS dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi
merupakan langkah selanjutnya dari siklus POS setelah pengembangan POS
yang menghasilkan rumusan POS di mana secara formal ditetapkan oleh
pimpinan organisasi. Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa tujuan-
tujuan berikut dapat tercapai:
1. Setiap pelaksana mengetahui POS yang baru/diubah dan mengetahui
alasan perubahannya.
2. Salinan/kopi POS disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh
semua pelaksana.
3. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam POS dan dapat
menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untukmenerapkan POS secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan
akibat yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan POS).
4. Perubahan POS pada tahap penerapan dapat berupa penambahan atau
pengurangan langkah kegiatan yang disebabkan adanya perubahan
kebijakan, kebutuhan konsumen, maupun adanya kebutuhan organisasi
yang didasarkan pada alasan yang dapat dipertanggungjawabkan
F. Perubahan POS
Terhadap POS yang telah dilaksanakan dan memerlukan adanya perubahan
dikarenakan adanya perubahan kebijakan, kebutuhan konsumen, kebutuhan
organisasi, maka hal tersebut dimungkinkan yang tentunya disertai dengan
alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Perubahan terhadap POS dapat
berupa penambahan atau pengurangan.
G. Monitoring dan Evaluasi
Pelaksanaan penerapan POS harus secara terus-menerus dipantau sehingga
proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Masukan-masukan dalam
setiap upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga dalam evaluasi
sehingga penyempurnaan-penyempurnaan terhadap POS dapat dilakukan
dengan cepat sesuai dengan kebutuhan.
Agar monitoring dan evaluasi dapat berjalan dengan baik, maka perlu dibentuk
tim monitoring dan evaluasi. Tim akan dapat bekerja secara efektif bila dipilih
dari anggota tim yang sebelumnya terlibat dalam tim pengembangan POS dan
tim supervisi. Namun demikian tim ini perlu pula dibantu oleh tim yang berasal
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
22/30
22
dari masing-masing unit kerja yang secara langsung dapat memantau jalannya
penerapan POS pada proses penyelenggaraan organisasi khususnya yang
berkaitan dengan unit kerjanya sebagai bagian dari proses secara keseluruhan
dari organisasi.
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
23/30
H. Contoh- contoh Format POS
Form 1
POS Tahap sederhana (Simple Steps)
Nomor POS :
Tanggal Pembuatan:
Tanggal Revisi:
Nama Unit Kerja ..
Tanggal Efektif:
Prosedur Operasional Standar
Penanganan Surat Masuk
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan:
1. 1.
2. 2.
.
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. 1.
2. 2.
.
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
1. 1.
2. 2. .
Uraian Prosedur:
1. Subbag TU menerima, memilah, mengagendakan, memberi lembar disposisi dan menyampaikan surat masukkepada Subbag TU
2. Subbag TU meneliti dan menyampaikan surat masuk kepada Pimpinan Unit Kerja melalui Pengadminisrasi Umummasing-masing
3. Pimpinan Unit Kerja memeriksa, membaca dan memberi disposisi kepada pejabat dibawahnya melalui Subbag TU
untuk di proses lebih lanjut
4. Subbag TU mencatat, mengagendakan dan mendistribusikan kepada pejabat yang dituju dalam lembar disposisi
5. Pejabat penerima disposisi menerima surat untuk diproses lebih lanjut.
Disahkan oleh:
Kepala
23
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
24/30
Form 2
POSTahap Hirarki (Hierarchical Steps)
Nomor POS :
Tanggal Pembuatan :Tanggal Revisi :
Nama Unit Kerja ..
Tanggal Efektif :
Prosedur Operasional Standar
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan:
1. 1.
2. 2.
. .
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. 1.
2. 2.
. .
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
1. 1.
2. 2.
. .
Uraian Prosedur:
1. Mengisi formulir cuti tahunan
a. Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian;
b. Isi Formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa;
c. Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian Kepegawaianmemberikan pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia;
d. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangani formulir pengajuan cuti dan menyampaikan kepada atasanlangsung yang bersangkutan.
2. Persetujuan atasan langsung dan pejabat yang berwenang memberi cutia. Atasan langsung yang bersangkutan memberi persetujuan dengan memberikan tanda tangan pada formulir
pengajuan cuti dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberi cuti;
b. Pejabat yang berwenang memberi cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuancuti, menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan.
3. Pelaksanaan Cutia. Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian,
menyampaikan satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untukdokumentasi;
b. Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cutimelaporkan kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;
c. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Pimpinan Unit Kerja
24
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
25/30
Form 3POS Graphic
Nama Unit Kerja
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan:
1. 1.
2. 2.
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. 1.
2. 2.
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
1. 1.
2. 2.
Nomor POS :
Tanggal ditetapkan :
Tanggal Revisi :
Tanggal Efektif :
Prosedur Operasional StandarPengajuan Cuti Tahunan
Isi Formuli r Persetujuan Cuti
a. Pegawai yang mengajukan cuti,mengisi formulir cuti tahunan
a Pegawai mengajukan kepada atasanlangsung untuk mendapatkanpersetujuan
a. Pegawai yang mengajukan cutimenyampaikan formulir kepadaBagian Kepegawaian, copy untukunit kerjanya dan copy untuk yang
bersangkutan.
b. Serahkan formulir ke Bagian yangmenangani kepegawaian
b Atasan langsung menandatangani danmenyampaikan kepada pejabat yangberwenang memberikan cuti
b. Pegawai yang mengajukan cutiwajib melaporkan kemajuanpekerjaannya sebelum cuti.
c. Bagian yang menangani kepegawaianmeneliti ketersediaan cuti bagipegawai yang mengajukan danmenyerahkan kepada yangbersangkutan.
c Pejabat yang berwenang memberikancuti menandatangani pengajuan danmenyampaikan kembali kepada atasanlangsung pegawai yang bersangkutan
c. Pelaksanaan cuti oleh yangbersangkutan
d. Pegawai menandatangani formulir danmenyerahkan kepada atasan langsung
d Atasan langsung menyampaikankepada yang bersangkutan
Disahkan oleh:Pimpinan Unit Kerja
25
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
26/30
Form 4
POS Diagram Ali r (Flowchart)
Nama Unit Kerja ..
Prosedur Operasional StandarPembelian/Pengadaan Jasa Kalibrasi dan Perbaikan Alat
Nomor POS :
Tanggal ditetapkan :
Tanggal Revisi :
Tanggal Efektif :
Dasar Hukum Kualif ikasi Pelaksanaan
1. 1.
2. 2.
. . . . . . .
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan:
1. 1.
2. 2.
. . . . . . .
Peringatan Pencatatan dan Pendataan:
1. 1.
2. 2.
. . . . . . .
Uraian Prosedur :
1.
2.
3.
. .
26
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
27/30
Diagram Alir (Flow Chart) Kegiatan:
Disahkan oleh:Pimpinan Unit Kerja
27
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
28/30
Form 5
POS Kombinasi/ Gabungan
Nama Unit Kerja ..
Prosedur Operasional StandarPengajuan dan Pertanggungjawaban Uang Muka
Nomor POS :
Tanggal ditetapkan :
Tanggal Revisi :
Tanggal Efektif :
Dasar Hukum Kualif ikasi Pelaksanaan
1. 1.
2. 2.
. . . . . . .
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan:
1. 1.
2. 2.
. . . . . . .
Peringatan Pencatatan dan Pendataan:
1. 1.
2. 2.
. . . . . . .
Uraian Prosedur :
No. Uraian PUMKKasubag/
BagPPK
VersSPM
Penand.SPM
Bendahara
1 Berdasarkan Rencana Operasional Kegiatan,Pemegang Uang Muka(PUMK) menyusun rincian kebutuhan Bagian untuk bulan tertentu,membuat usul pengajuan uang muka, meneliti,menandatangani, memintaparaf kepada Kasubbag yang bersangkutan dan mengajukan kepadaKepala Bagian selaku PPK untuk mendapatkan persetujuan. ApabilaKabag bukan PPK, maka usulan pengajuan uang muka wajibditandatangani oleh Kabag sebagai penanggung jawab kegiatansebelum diajukan kepada PPK.
2 PPK menerima usul pengajuan uang muka dari PUMK, meneliti,mengoreksi/menandatangani dan meneruskan kepada PUMK untukdiproses lebih lanjut.
3 PUMK menerima usul pengajuan uang muka yang sudah ditandatanganiPPK, meneliti kemudian mengajukan kepada Bendahara.
2
4 Bendahara menerima usul pengajuan uang muka, meneliti, membayaruang muka kepada PUMK. Apabila uang belum tersedia, Bendaharamemberi catatan kapan uang muka akan dibayarkan.
4
3
28
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
29/30
No. UraianPUMK Kasubag/
BagPPK
Ver.SPM
Penand.SPM
Bendahara
5 PUMK menerima pembayaran uang muka, mencatat, menyampaikaninformasi kepada Kasubbag yang bersangkutan bahwa telah tersedia uangmuka untuk pekerjaan yang telah direncanakan
6 Kasubbag menerima informasi dari PUMK, mempersiapkan danmelaksanakan pekerjaan, menyelesaikan berkas pertanggungjawaban danmenyampaikan kepada PUMK. Untuk kegiatanyang memerlukan pembayaran dimuka, Kasubbag dapat meminta panjarterlebih dahulu kepada PUMK sejumlah yang diperlukan denganmenandatangani tanda terima panjar.
5
7 PUMK menerima berkas pertanggungjawaban dari Kasubbag, meneliti,mencatat, kemudian mengajukan kepada Kabag selaku PPK untukmendapatkan pengesahan pertanggungjawaban Apabila Kabag bukansebagai PPK, sebelum berkas pertanggungjawaban diajukan kepada PPK,terlebih dahulu dimintakan pengesahan dari Kabag yang bersangkutan.
8 PPK menerima berkas pertanggungjawaban, meneliti, menandatanganiberkas pertanggung-jawaban, meneruskan kepada PUMK untuk diproseslebih lanjut.
6
7
9 PUMK menerima berkas pertanggungjawaban dari PPK, meneliti, danmenyampaikan kepada Bendahara
10 Bendahara menerima berkas pertanggung jawaban dari PUMK, meneliti,dan apabila berkas pertanggungjawaban belum lengkap maka berkas tsbdikembalikan kepada PUMK, tetapi bila berkas lengkap bendaharamenyiapkan dan mengajukan SPP kepada PPK
11 PPK menerima berkas SPP dari Bendahara, meneliti, menandatangani,dan meneruskan kepada Bendahara
12 Bendahara menerima SPP yang sudah ditandatangani, meneliti, dan
meneruskan kepada Verifikator SPP.
8
9
10
11
13 Verifikator SPP menerima berkas SPP, mencatat, memverifikasi, kemudianmenyampaikan kepada Pejabat Penandatangan SPM.
14 Pejabat penandatangan SPM menerima berkas SPP dari Verifikator SPP,meneliti mencatat,membuat,menandatangani SPM, dan menyampaikankepada KPPN.
12
13
Disahkan oleh:Pimpinan Unit Kerja
29
-
7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf
30/30
BAB V
PENUTUP
Di Iingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan saat ini sudah mengenal adanya
prosedur kerja yang sudah dapat dijadikan acuan dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.Berpijak dari prosedur kerja yang telah ada, dan untuk menyesuaikan dengan
perkembangan kebutuhan pelaksanaan tugas dalam rangka peningkatan efisiensi,
efektifitas, transparansi dan akuntabilitas maka prosedur kerja yang telah ada dapat
dikembangkan menjadi POS.
Untuk kesamaan persepsi dan memudahkan pelaksanaan pengembangan POS, maka
diharapkan uraian-uraian pada bab-bab sebelumnya dapat dijadikan acuan dalam
mengembangkan POS. Selanjutnya POS dimaksud merupakan acuan dalam menyusun
standar pelayanan.
Demikian pedoman ini dibuat untuk dapat dilaksanakan, sehingga dengan adanya POS
dan standar pelayanan pada unit-unit organisasi di Lingkungan Departemen Kelautan dan
Perikanan, diharapkan pelaksanaan pekerjaan dapat lebih efisien, efektif, transparan dan
akuntabel serta terciptanya pelayanan prima kepada para pengguna jasa kantor-kantor
pelayanan di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan.
MENTERl KELAUTAN DAN PERIKANANREPUBLIK INDONESIA,
ttd.
FREDDY NUMBERI