kementerian perindustrian -...
TRANSCRIPT
KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN
Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav 52-53, Telp/fax: 021 - 5252746, Jakarta Selatan 12950
PEDOMAN TEKNIS
PENILAIAN PARTISIPATIF INDUSTRI
Dalam
IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2
DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1)
PUSAT PENGKAJIAN INDUSTRI HIJAU DAN LINGKUNGAN HIDUP
BADAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN, IKLIM DAN MUTU INDUSTRI (BPKIMI)
2011
ii
PEDOMAN TEKNIK PENILAIAN PARTISIPATIF INDUSTRI DALAM
IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1)
PEMBINA
Menteri Perindustrian M.S Hidayat
PENANGGUNG JAWAB
Arryanto Sagala
TIM PENGARAH Tri Reni Budiharti Shinta D. Sirait
TIM PENYUSUN
Agus Margiwiyatno Gunawan Wibisono
Bambang Giri Teguh Arfianto
Muhammad Hafiz Widyastuti
Ade Abdullah
TIM EDITOR Sangapan
Denny Noviansyah Yuni Herlina Harahap Patti Rahmi Rahayu
Ellen Connie Maringka
DITERBITKAN OLEH Pusat Pengkajian Industri Hijau dan Lingkungan Hidup Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim, dan Mutu Industri
DICETAK OLEH
KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN
iii
PEDOMAN TEKNIK PENILAIAN PARTISIPATIF INDUSTRI DALAM IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1) Edisi I. Jakarta : Kementerian Perindustrian, Januari 2011 vi + 20 hlm. Disajikan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris Alamat Penerbit: Kementerian Perindustrian Jl. Gatot Subroto Kav. 52-53 Jakarta Selatan 12950 ISBN:.......................................
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan
Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunia-
Nya sehingga Pedoman Teknis untuk Pengkajian
Pengelolaan energi di industri secara partisipatif dalam
rangka implementasi Konservasi Energi dan Pengurangan
Emisi CO2 di Sektor Industri (Fase 1) ini dapat diselesaikan
pada waktunya.
Pedoman Teknis ini disusun untuk meningkatkan
pengetahuan dalam pelaksanaan konservasi energi dan
pengurangan emisi CO2 di sektor industri yang telah dibahas
oleh. unsur pemerintah, tenaga ahli dan praktisi.
Diharapkan Pedoman Teknis ini bermanfaat bagi
para pihak yang berkepentingan, khususnya SDM industri
baja dan industri pulp & kertas. Akhir kata kami mengucapkan
terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam
penyusunan Pedoman ini.
Jakarta, Januari 2011
Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim dan Mutu Industri
Kepala,
Arryanto Sagala
v
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................ iv DAFTAR ISI ........................................................... v
BAB I PENDAHULUAN ................................ 1 1.1. Latar Belakang .................................... 1 1.2. Tujuan ................................................. 2 1.3. Sasaran ............................................... 2
BAB II KONSEP DASAR ................................ 3
2.1. Aktifitas Kelompok Kecil ................... 3 2.2. Penilaian Partisipatif Industri (PIA) ... 9
BAB III METODOLOGI .................................... 10
3.1. Peserta ................................................ 10 3.2. Fasilitator ............................................ 13 3.3. Bahan-bahan ....................................... 14 3.4. Perangkat PIA dan Kegunaannya ..... 14 3.5. Prosedur Penggunaan Perangkat PIA 15 3.6. Telaahan dan Kesimpulan Hasil-hasil
PIA ........................................... 18
BAB IV PENUTUP ........................................... 21
DAFTAR PUSTAKA ......................................... 22
Halaman 1 dari 22
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Konservasi energi dan pengurangan emisi CO2
adalah isu penting bagi manajemen perusahaan dan
dianggap sebagai bagian dari manajemen energi.
Konservasi energi penting bagi perusahaan karena dapat
memberikan pengaruh yang besar terhadap aspek operasi
perusahaan, seperti biaya energi yang tinggi. Selain itu,
tidak efisiennya penggunaan energi mempunyai korelasi
kuat dalam produksi emisi yang tinggi; hal ini akan
mempengaruhi kualitas lingkungan.
Salah satu kunci keberhasilan konservasi energi
pada perusahaan industri adalah partisipasi pemangku
kepentingan di perusahaan dalam mengimplementasikan
program konservasi energi. Dalam konsep partisipasi, ada
3 elemen penting, yaitu pengaruh, interaksi, dan berbagi
informasi.
Suatu strategi yang dapat digunakan untuk
meningkatkan partisipasi para pemangku kepentingan,
perusahaan dapat membentuk Kelompok Kecil Kegiatan
(small group activities). Kegiatan kelompok kecil
merupakan kegiatan yang dilakukan secara sukarela dan
berkesinambungan oleh semua anggota kelompok-
kelompok kecil di tempat kerja yang sama dan bertujuan
untuk meningkatkan kegiatan di tempat kerja sesuai
dengan kebijakan perusahaan.
Semua anggota kelompok melakukan penilaian
partisipatif untuk mencari informasi tentang masalah,
Halaman 2 dari 22
kebutuhan, dan potensi yang dapat mempengaruhi
pencapaian konservasi energi dan pengurangan emisi
CO2. Temuan kemudian dibahas dalam kelompok untuk
mencari solusi, untuk mengembangkan rencana aksi, dan
untuk melaksanakannya.
Budaya partisipatif tidak akan tiba-tiba terjadi. Oleh
karena itu, upaya harus dilakukan untuk mengembangkan
budaya. Sebuah metode yang dapat dipakai untuk
keperluan tersebut adalah Participatory Industri Appraisal
(PIA).
1.2. Tujuan
Pedoman ini ditujukan untuk memberikan panduan
bagi perusahaan industri untuk meningkatkan partisipasi
pemangku kepentingan dalam perusahaan dalam
melaksanakan konservasi energi dan pengurangan emisi
CO2.
1.3. Sasaran
Sasaran dari panduan ini adalah pembentukan
kelompok kecil kegiatan dan menyusun kegiatan-kegiatan
kelompok tersebut untuk melakukan appraisal (penilaian)
secara partisipatif guna menjamin program konservasi
energi yang berkelanjutan dan pengurangan emisi CO2.
Halaman 3 dari 22
BAB II KONSEP DASAR
2.1. Aktivitas Kelompok Kecil
A. Dasar Pembentukan dan Manfaat
Kegiatan kelompok kecil merupakan kegiatan yang
dilakukan secara sukarela dan berkesinambungan oleh
semua anggota kelompok-kelompok kecil di tempat kerja
yang sama dan bertujuan untuk meningkatkan operasi di
tempat kerja tersebut sesuai dengan kebijakan
perusahaan. Ide-ide dasar di balik kelompok kecil kegiatan
adalah sebagai berikut:
1) Untuk mengembangkan pekerjaan yang memuaskan
dengan meningkatkan dan memanfaatkan keterampilan
pekerja secara efektif.
2) Untuk menciptakan tempat kerja yang nyaman dengan
menghargai kualitas pekerja.
3) Untuk memberikan kontribusi pada peningkatan dan
pengembangan perusahaan.
B. Manfaat Aktivitas Kelompok Kecil
1) Menetapkan tujuan secara berkelompok dan
bekerja untuk mencapai tujuan dengan kerja sama
tim.
2) Anggota kelompok berbagi dan mengkoordinasikan
peran masing-masing dengan lebih baik.
3) Komunikasi antara pekerja dan manajemen, serta
antara pekerja dari berbagai usia dapat
ditingkatkan.
4) Semangat pekerja sangat meningkat.
Halaman 4 dari 22
5) Pekerja memperoleh keterampilan dan
pengetahuan yang baru, dan mengembangkan
sikap lebih kooperatif.
6) Mempunyai kemandirian dan dapat memecahkan
masalah yang sering dilupakan.
7) Hubungan tenaga kerja dan manajemen dapat
ditingkatkan.
Berdasarkan hal tersebut di atas, diharapkan
perusahaan akan mencapai kemajuan dan semakin
berkembang karena didukung oleh pekerja yang
mempunyai motivasi, inisiatif yang tinggi, dan budaya
dalam tim kerja dalam menyelesaikan pekerjaan yang
direncanakan oleh manajemen perusahaan atau
pemecahan masalah yang sering dilupakan dalam
manajemen.
C. Pembentukan Aktivitas Kelompok Kecil
Pembentukan Aktivitas Kelompok Kecil dalam
rangka Total Productive Management (TPM) lebih erat
kaitannya dengan garis (atau formal) organisasi pabrik
pada kasus Total Quality Management (TQM). Ada
pendapat bahwa TPM dapat dikatakan bentuk organisasi
terbaik dalam memanfaatkan aktivitas kelompok kecil untuk
tujuan konservasi energi karena masalah dapat di atasi
sebagai salah satu "pilar" pada sistem TPM. Namun,
mengadopsi TPM untuk pabrik berarti benar-benar
menempatkan sejumlah besar jam kerja untuk berbagai
pekerjaan, dan kemungkinan ada beberapa pabrik sulit
memperkenalkan metode TPM karena kurangnya tenaga
kerja. Perusahaan ini dapat menerapkan menemukan cara
lain.
Halaman 5 dari 22
Contoh organisasi TPM untuk tujuan pengelolaan
energi dengan penjelasannya ditunjukkan pada Gambar
2.1. Dalam hal ini, Organisasi TPM tersebut dinyatakan
sebagai Organisasi Manajemen Energi, dan Organisasi
TPM benar-benar diadopsi dan digunakan untuk
memecahkan masalah konservasi energi sebagai salah
satu pilar.
Struktur organisasi dalam kegiatan pengelolaan
energi harus memberdayakan kelompok-kelompok kecil
yang tumpang tindih (overlap). Komite promosi manajemen
energi harus dibentuk di semua tingkat organisasi
perusahaan, yaitu pada tingkat perusahaan, pabrik,
departemen, divisi dan bagian, termasuk kantor promosi
yang disebut kantor energi atau kantor manajemen energi.
Masing-masing kantor manajemen energi mempunyai
orang yang bertanggung jawab secara permanen.
Struktur organisasi dengan kelompok kecil yang
overlap (lingkar manajemen energi) akan memberikan
efisiensi dan efektivitas untuk komunikasi internal dan
kegiatan administrasi.
Halaman 6 dari 22
Gambar 2.1. Lingkar Manajemen Energi (Struktur
Organisasi Kelompok Kecil Tumpang-
Tindih).
Peran dan tanggung jawab kantor pendukung
manajemen energi adalah sebagai berikut:
1) Memastikan kegiatan pengelolaan energi pada setiap
tingkat pada arah yang sama dan tidak tertunda.
2) Mempromosikan kegiatan manajemen energi dan
membuatnya berjalan lancar.
3) Memberikan pedoman yang memadai dan metode
untuk terus mempromosikan kegiatan pengelolaan
energi secara terus menerus.
4) Mendengarkan gagasan dan saran dari kelompok kecil
dan pertimbangkan untuk perbaikan promosi
manajemen energi.
5) Memberikan saran yang tepat dalam menjalankan
aktivitas manajemen energi untuk kelompok-kelompok
kecil.
6) Memelihara hubungan baik dengan sikap ramah dan
orientasi melayani.
Halaman 7 dari 22
Peran dan tanggung jawab manajemen puncak
adalah sebagai berikut:
1) Menetapkan kebijakan perusahaan dan target untuk
kegiatan manajemen energi.
2) Melakukan tindak lanjut dan memastikan kegiatan
pengelolaan energi sejalan dengan kebijakan.
3) Mempertimbangkan ide-ide dan saran dari kantor
promosi manajemen energi.
4) Mempertimbangkan laporan dari komite promosi
manajemen energi.
Peran dan tanggung jawab manajemen menengah
adalah sebagai berikut:
1) Menetapkan kebijakan pengelolaan energi dan target
yang menjadi tanggung jawab divisi departemen atau
bagian sejalan dengan kebijakan perusahaan.
2) Menetapkan target kuantitatif untuk setiap lingkar
manajemen energi dari break-down target perusahaan.
3) Menetapkan bidang yang harus ditingkatkan dan
mengatur anggota yang tepat untuk bertanggung jawab
pada setiap bidang. Melakukan tindak lanjut,
memberikan saran, memberikan rekomendasi dan
memberikan bantuan untuk kegiatan lingkar
manajemen energi. Memberikan laporan berkala
kepada komite atas kemajuan, komentar dan saran dari
kegiatan lingkar manajemen energi.
Halaman 8 dari 22
Peran dan tanggung jawab lingkar manajemen
energi adalah sebagai berikut:
1) Menjalankan aktivitas lingkar manajemen energi dalam
bidang yang ditugaskan.
2) Secara berkala melaporkan kepada komite atas
kemajuan dan permasalahan yang terjadi.
3) Meminta komite untuk membantu dan memberikan
saran dan ide dalam promosi kegiatan pengelolaan
energi.
Peran dan tanggung jawab pemimpin kelompok
kecil/pemimpin lingkar manajemen energi adalah sebagai
berikut:
1) Memberikan kesempatan setiap anggota untuk
sepenuhnya mengekspresikan potensi mereka yang
tak terbatas.
2) Membuat sistem yang mendorong kerjasama antar
anggota.
3) Memberikan pelatihan yang sesuai untuk masing-
masing anggota yang diperlukan.
4) Memacu sikap "ingin bekerja" dari setiap anggota.
5) Memberikan suasana, lingkungan, dan tempat kerja
yang cocok untuk bekerja.
6) Secara terus menerus melakukan pemeriksaan cek
dan meningkatkan kemampuan kerja, perilaku "ingin
bekerja", lingkungan, dan tempat kerja.
7) Mendiskusikan dengan manajer, pemimpin kelompok
atau unit lain untuk membuat keberhasilan kegiatan
kelompok kecil.
Halaman 9 dari 22
2.2. Penilaian Partisipatif Industri
Dalam Partisipatory Industrial Appraisal (PIA),
Appraisal merupakan sarana untuk mencari informasi
tentang kebutuhan, masalah, dan potensi dalam suatu
industri. Participatory bermakna bahwa semua pekerja
berpartisipasi dalam mengurangi masalah dan identifikasi
kebutuhan perusahaan melalui proses bottom-up sesuai
dengan kebijakan perusahaan. Sasaran Participatory
Industrial Appraisal adalah untuk membantu para pekerja
memperkuat kapasitas mereka dalam rencana
pengembangan, pengambilan keputusan dan tindakan
terhadap kondisi yang lebih baik di tempat kerja untuk
mencapai sasaran perusahaan.
Metode Participatory Industrial Appraisal dapat
digunakan oleh perusahaan untuk memperkuat kegiatan
kelompok kecil, mempertimbangkan overlapping small
groups sesuai lingkar manajemen energi. Para manajer
akan berperan sebagai fasilitator untuk memandu semua
pekerja dalam kelompok kecil.
Beberapa pendekatan untuk menggunakan metode
ini adalah sebagai berikut:
1) Mempelajari masalah secara menyeluruh.
Semua pekerja harus memahami isu, terutama sifat,
cakupan, konteks, faktor yang mempengaruhi, dan
solusi yang mungkin diperlukan dengan bimbingan
seorang fasilitator.
2) Pengalaman dan evaluasi pengetahuan.
Setelah pekerja memahami masalah secara
menyeluruh, maka mereka dapat diberi kesempatan
untuk menerapkan pengetahuan mereka dalam karya-
karya nyata dan melakukan evaluasi terhadap hasilnya.
Halaman 10 dari 22
3) Adaptasi pengetahuan untuk unit.
Para pekerja harus berpikir untuk mengadaptasi
pengetahuannya dan mengakuisisinya secara teratur.
4) Penyebaran pengetahuan.
Pengetahuan harus dibagi dengan orang lain hingga
dapat diintegrasikan ke dalam praktek.
Detil pelaksanaan Participatory Industrial Appraisal
disajikan dalam Bab III. Metodologi.
Halaman 11 dari 22
BAB III
METODOLOGI
3.1. Peserta
Peserta PIA adalah para anggota kelompok
kecil. Oleh karena itu, aktivitas kelompok kecil harus
dibentuk dahulu.
Dalam rangka membentuk aktivitas kelompok
kecil, metode dasar berikut ini harus digunakan di suatu
perusahaan berdasarkan filosofi "Partisipasi Semua
Karyawan" mulai dari manajemen puncak sampai
tingkat pekerja:
1) Pendirian Infrastruktur/Lingkungan untuk aktivitas
kelompok kecil oleh manajemen.
Manajemen puncak dalam hubungannya dengan
karyawan harus menyediakan hal-hal sebagai
berikut:
a) Pengumuman pernyataan kebijakan mendukung
aktivitas kelompok kecil.
b) Organisasi satuan tugas atau tim untuk
memotivasi dan membantu aktivitas kelompok
kecil.
c) Pembentukan sistem manajemen aktivitas
kelompok kecil di suatu perusahaan.
d) Penetapan rencana tindakan tahunan untuk
keberlanjutan aktivitas kelompok kecil di
perusahaan.
e) Penyediaan tempat dan kesempatan untuk
bimbingan, presentasi hasil kegiatan
Halaman 12 dari 22
f) Pembentukan sistem penghargaan untuk
kontribusi karyawan.
g) Pembentukan sistem pelaporan dari daftar topik
hasil kegiatan.
h) Pembentukan sistem evaluasi yang berkeadilan.
2) Pembentukan kelompok
Setelah berkonsultasi dengan manajer, pekerja
harus membentuk kelompok untuk aktivitas
kelompok kecil. Ukuran kelompok tergantung pada
ukuran bagian dan topiknya. Hal yang sangat
penting adalah bahwa setiap anggota kelompok
harus memiliki peran untuk melakukan kegiatan di
bawah pemimpin kelompok.
3) Menetapkan topik kegiatan.
Berdasarkan temuan masalah/hambatan,
setelah berkonsultasi dengan manajer, setiap
kelompok akan menetapkan topik kegiatan mereka.
Pada dasarnya topik untuk akitivitas kelompok kecil
tidak terlalu sulit secara teknis dan bukan kegiatan
jangka panjang.
4) Menetapkan jangka waktu aktivitas kelompok kecil.
Manajer harus menetapkan suatu jangka waktu
bagi kelompok kecil mulai dari topik sampai
penyelesaian laporan, sesuai dengan rencana
bisnis. Biasanya, satu (satu) tahun atau 6 (enam)
bulan adalah periode yang memadai.
5) Menetapkan rencana aksi untuk setiap topik oleh
setiap kelompok.
Halaman 13 dari 22
Setiap kelompok akan membuat rencana aksi
untuk masing-masing kegiatan.
6) Realisasi kegiatan sesuai rencana aksi.
Kegiatan aktual oleh setiap kelompok
dilaksanakan sesuai dengan rencana aksi.
3.2. Fasilitator
Perusahaan harus memilih fasilitator untuk
memandu diskusi kelompok kecil. Fasilitator harus
memiliki pemahaman yang baik tentang kebijakan
manajemen energi perusahaan dan memiliki
keterampilan teknis yang memadai untuk dibagikan
kepada para pekerja dalam kelompok kecil.
Karakter seorang fasilitator yang baik ditandai
oleh:
1) berkemampuan mendorong semua anggota
kelompok kecil untuk berpartisipasi dalam diskusi,
2) seorang komunikator yang efektif,
3) disegani oleh para pekerja,
4) mempunyai pengetahuan tentang latar belakang
anggota kelompok kecil ,
5) memahami dan menghormati budaya masyarakat,
dan
6) pendengar yang baik dan bersedia untuk belajar.
Sementara sikap seorang fasilitator yang baik
ditandai oleh:
1) menghormati ide,
2) diangkat oleh peserta,
3) mengelola waktu secara efektif,
Halaman 14 dari 22
4) menciptakan suasana hangat, dan
5) memiliki rasa humor.
3.3. Bahan-bahan
Bahan-bahan yang diperlukan untuk PIA adalah
sebagai berikut:
1) Potongan kertas kecil berwarna untuk membuat
gambar atau dapat diberi label sebagai pembeda.
2) Beberapa Kertas A0 dan Pena untuk mencatat
hasil latihan.
3) Kertas A4 dan pena berwarna untuk mencatat
hasil.
4) Kapur untuk membuat gambar
3.4. Perangkat PIA dan kegunaannya
Jadwal Historis
Jadwal Historis akan membantu jalannya
diskusi dan dapat digunakan untuk:
1) Memberikan orientasi terhadap rencana
pengembangan.
2) Mempelajari kejadian yang telah terjadi di masa
lalu dan pengaruhnya.
3) Mengidentifikasi masalah yang berhubungan
dengan produksi dan pengaruhnya.
Pohon Masalah-Penyebab-Dampak-Solusi
Pohon masalah-penyebab-dampak-solusi
(Pohon Masalah) memfasilitasi diskusi pada:
1) Masalah yang mempengaruhi kinerja unit,
penyebab dan dampak dari masalah tersebut
Halaman 15 dari 22
2) Hubungan antara berbagai penyebab dan dampak
dari masalah
3) Solusi dan kegiatan yang akan mengatasi masalah
tersebut
Pohon masalah dapat digunakan untuk
mengidentifikasi:
1) Persepsi pekerja tentang penyebab masalah yang
dihadapi oleh unit.
2) Persepsi pekerja tentang efek dari masalah yang
dihadapi oleh unit.
3) Keterkaitan antara berbagai penyebab dan
efeknya.
3.5. Prosedur penggunaan perangkat PIA
A. Jadwal Historis
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk
menggunakan Jadwal Historis:
Tahap 1 :
Tarik suatu garis pada kertas A0.
Salah satu ujung pada garis adalah
‘saat ini’ dan jelaskan kepada pekerja
bahwa ini adalah garis waktu atau
garis historis.
Tahap 2 : Minta para pekerja untuk
mendiskusikan situasi di unit (saat ini).
Catat informasi tersebut pada kartu
atau menggunakan simbol untuk
visualisasi.
Tahap 3 : Minta para pekerja untuk memikirkan
Halaman 16 dari 22
tanggal yang diketahui atau kejadian
yang mereka ingat. Bagaimana kondisi
pada saat itu? Bagaimana
pengaruhnya terhadap perusahaan?
Tahap 4 : Minta para pekerja untuk mengingat
kembali kejadian penting (positif dan
negatif) sepanjang sejarah (dari yang
lalu sampai sekarang) dan tahun
munculnya. Tempatkan kejadian-
kejadian dan tanggal yang
bersangkutan pada garis waktu.
Diskusikan dengan para pekerja
mengenai pengaruh atau dampak
kejadian-kejadian tersebut (positif and
negatif).
Tahap 5 : Fasilitasi diskusi antar para pekerja
mengenai garis waktu historis untuk
meyakinkan semua informasi yang
relevan ditempatkan pada garis
waktu. Diskusikan dengan para
pekerja mengenai kerawanan di
masa mendatang ke kejadian-
kejadian yang didaftar pada garis
waktu? Apa yang dapat dilakukan
untuk mitigasi atau mencegah
kejadian tersebut di masa
mendatang?
Harus dipastikan bahwa seseorang mencatat hasil
diskusi.
Halaman 17 dari 22
B. Pohon Masalah-Penyebab-Dampak-Solusi
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk
menggunakan Pohon Masalah-Penyebab-Pengaruh-
Solusi :
Tahap 1 : Mulai dengan mendiskusikan masalah
yang akan dianalisis. Tulis masalah
tersebut pada kartu berwarna dan letakkan
di tengah kertas A0. Tarik suatu garis
memotong tengah kertas A0 (melewati
kartu masalah). Tulis ‘penyebab’ di atas
garis dan ‘dampak’ di bawah garis.
Tahap 2 : Minta para pekerja untuk mendiskusikan
beberapa penyebab dari masalah. Tulis
setiap penyebab pada satu kartu, pastikan
ditulis pada kartu yang berwarna sama.
Diskusikan setiap penyebab dan
identifikasi setiap penyebab yang
berkontribusi dan alirannya. Perlu diingat
bahwa penyebab-penyebab dikaitkan dan
ditarik garis untuk menunjukkan kaitannya.
Tahap 3 : Mulai mendiskusikan dampak-dampak dari
masalah setelah semua penyebab dan
kaitannya dapat diidentifikasi. Tulis setiap
dampak pada satu kartu – kartu dengan
warna yang berbeda dengan warna kartu
yang digunakan untuk penyebab.
Diskusikan setiap dampak dan identifikasi
setiap dampak yang berkontribusi pada
aliran dampak. Perlu diingat bahwa
dampak dikaitkan dan gunakan garis untuk
menggambarkannya.
Halaman 18 dari 22
Tahap 4 : Anda sudah mempunyai semua penyebab
dan dampak dari masalah, selanjutnya
anda dapat memulai untuk
mengidentifikasi beberapa penyebab
masalah yang dapat diselesaikan pekerja.
Tulis setiap aktivitas pada satu kartu –
kartu ini berbeda warna dengan kartu
untuk penyebab dan dampak. Telaah
beberapa penyebab untuk meyakinkan
bahwa aktivitas yang diusulkan jelas,
sesuai dan layak.
Tahap 5 : Setelah selesai, tulis hasil diskusi pada
kertas A0 dan pindahkan ke lembar kertas
A4.
3.6. Menelaah dan menyimpulkan hasil-hasil PIA.
Setelah semua kelompok-kelompok kecil
menyelesaikan PIA, dan hasil-hasilnya ditelaah dan
didiskusikan dengan semua orang, setiap kelompok
harus menominasikan penyaji, orang ini memaparkan
kepada semua orang di pertemuan atas hasil dari
kelompoknya. Fasilitator membawa semua pekerja
berkumpul dan menjelaskan bahwa setiap orang dapat
melihat hasil dari kelompok yang bukan kelompoknya.
Fasilitator meringkas semua hasil dan mengidentifikasi
isu dan usulan aktivitas yang sama.
Halaman 19 dari 22
A. Menominasikan Penyaji dari setiap kelompok
Para fasilitator meminta setiap kelompok untuk
mencalonkan seorang Penyaji dari setiap kelompok.
Pilih Penyaji yang aktif dan antusias. Sebagai
Fasilitator mendampingi Penyaji dalam presentasi
untuk membuat mereka merasa lebih nyaman.
B. Peran fasilitator
Fasilitator memainkan peran yang penting dalam
menelaah dan pemaparan hasil PIA setiap kelompok.
Yakinkan bahwa setiap orang dapat melihat
pemaparan setiap Penyaji. Selalu mendorong diskusi
antar pekerja, berusaha mendorong para pekerja
untuk bertanya dan Penyaji yang menjawab – bukan
Fasilitator !
C. Isi Paparan
Setiap pemaparan kelompok paling lama 10 menit.
Penyaji memaparkan berikut ini :
1) Tinjauan singkat yang telah dilakukan.
2) Tinjauan problem/isu utama yang diidentifikasi dan
usulan aktivitas yang dapat dikerjakan para
pekerja.
3) Beri kesempatan bagi pekerja lain untuk
menyampaikan pertanyaan dan ide-ide.
Halaman 20 dari 22
D. Ringkasan pertemuan
Fasilitator membuat catatan saat setiap
kelompok menyampaikan hasil, membuat catatan
masalah, isu, dan usulan aktivitas yang sama.
Halaman 21 dari 22
BAB IV
PENUTUP
Keberhasilan implementasi PIA akan tergantung
pada kebijakan dan komitmen manajemen puncak,
kemampuan fasilitator, dan motivasi seluruh anggota
kelompok kecil.
Halaman 22 dari 22
DAFTAR PUSTAKA
Anonymous. 2007. Participatory Rural Appraisal Manual. Quang Ngai Rural Development Program — RUDEP, Vietnam.
Anonymous. 2008. Energy efficiency initiatives: Indian
experience. Bulletin Energy Efficiency (A bulletin of the Indian Renewable Energy Development Agency Limited), Vol. 8. January 2008. ISSN: 0 9 7 2 - 3 1 0 2.
Anonymous. 2009. Energy Management Handbook for
ASEAN: New approach energy management in ASEAN Countries. Energy Conservation Center Japan.
Adebo, S. 2000. Training Manual on Participatory
Rural Appraisal. Bhandari, B.B. 2003. Participatory Rural Appraisal.
Institute for Global Environmental Strategies. Japan. Kodali, R. and Chandra, S. 2001. Analytical hierarchy
process for justification of total productive maintenance. Journal of Production Planning Control, 2001, Vol. 12, No. 7, 695–705.
i
MINISTRY OF INDUSTRY
Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav 52-53, Telp/fax: 021 - 5252746, Jakarta Selatan 12950
TECHNICAL GUIDELINE For PARTICIPATORY INDUSTRY APPRAISAL
In
IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR
(PHASE 1)
CENTER FOR GREEN INDUSTRY AND ENVIRONMENT ASSESSMENT
AGENCY FOR INDUSTRIAL POLICY, CLIMATE AND QUALITY ASSESSMENT
2011
ii
TECHNICAL GUIDELINE for PARTICIPATORY INDUSTRY APPRAISAL
In IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1)
FOUNDER
Industry Minister M.S Hidayat
ADVISOR
Arryanto Sagala
STEERING COMITTEE Tri Reni Budiharti Shinta D. Sirait
AUTHORS
Agus Margiwiyatno Gunawan Wibisono
Bambang Giri Teguh Arfianto
Muhammad Hafiz Widyastuti
Ade Abdullah
EDITORS Sangapan
Denny Noviansyah Yuni Herlina Harahap Patti Rahmi Rahayu
Ellen Connie Maringka
PUBLISHED BY Center for Green Industry and Environment Assessment
Agency for Industrial Policy, Climate and Quality Assessment
PRINTED BY MINISTRY OF INDUSTRY
iii
TECHNICAL GUIDELINE for PARTICIPATORY INDUSTRY APPRAISAL In IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1) 1
st Edition. Jakarta : Ministry of Industry,January 2011
vi + 21 pg. Version: Presented in Bahasa Indonesia and English Publishes Address: Ministry of Industry Jl. Gatot Subroto Kav. 52-53 Jakarta Selatan 12950 ISBN: ...............................................
iv
FOREWORD
Praise the Lord giving us His mercy and grace so
this Technical Guideline for Participatory Industrial
Appraisal within the framework of Implementation of
Energy Conservation and CO2 Emission Reduction in
Industrial Sector (Phase 1) can be finalized in time.
This Technical Guideline is structured to enhance
knowledge in implementation of energy conservation and
reduction of CO2 emission which have been discussed by
governments, experts and practitioners.
It is expected that this Technical Guideline is useful
for the related parties to implement energy conservation
and reduction of CO2 emission. Finally, we would like to
thank all those who have participated in the preparation of
this guideline.
Jakarta, January 2011
Head of
Agency for Industrial Policy, Climate
and Quality Assessment
Arryanto Sagala
v
Table of Content
CHAPTER I INTRODUCTION................................ 1 1.1. Background ....................................... 1 1.2. Objectives ......................................... 2 1.3. Goals ................................................. 2
CHAPTER II BASIC CONCEPT ......................... 3
2.1. Small Group ctivities ......................... 3 2.2. Participatory Industrial Appraisal
(PIA) .................................................. 8
CHAPTER III METHODOLOGY ............................. 10
3.1. Participants ....................................... 10 3.2. Facilitators ........................................ 11 3.3. Materials ........................................... 12 3.4. PIA Tools And Purposes .................. 13 3.5. Procedures of Using PIA Tools ........ 13 3.6. Reviewing and Concluding PIA
Results .............................................. 16
BAB IV CLOSING REMARK ........................ 18
REFERENCES ........................................................... 19
Page 1 of 19
CHAPTER I
INTRODUCTION
1.1. Background
Energy conservation and CO2 emission reduction is
an important issue for company management and
considered as a part of energy management.
Importance of energy conservation for the company as it
could give considerable influence to company operation
aspect, such as high energy cost. In addition, inefficient
of energy use has strong correlation to high production of
emission; this will influence quality of environment.
One of key success in energy conservation in an
industrial company is participation of stakeholders within
the company in implementing energy conservation
program. In participation concept, there are 3 important
element, i.e. influence, interaction, and information
sharing.
An applicable strategy to increase participation of
the stakeholders, company could establish Small Group
Activities. Small group activities are activities carried out
voluntarily and continuously by all members of small
groups within the same work place aimed at improving
the operation of the work place in line with company
policy.
All member of the group conduct a participatory
appraisal by participation, i.e. to find information about
problem, need, and potency that could influence
achievement of the energy conservation and CO2
emission reduction. The findings then will be discussed
Page 2 of 19
in the group to seek solution, to develop action plan, and
to implement.
Participatory culture will not be suddenly occurred.
Therefore, an effort should be made to develop the
culture. A method for that purpose is Participatory
Industry Appraisal.
1.2. Objectives
This guideline is to provide guidance for industrial
company to improve participation of stakeholders in
implementing energy conservation and CO2 emission
reduction.
1.3. Goals
Goals of the guideline are establishment of the
small group activities and activities of the groups by using
Participatory Industry Appraisal for ensuring sustainable
energy conservation and CO2 emission reduction
program.
Page 3 of 19
CHAPTER II
BASIC CONCEPT
2.1. Small Group Activity
A. Basic idea and advantage
Small group activities are activities carried out
voluntarily and continuously by all members of small
groups within the same work place aimed at improving
the operation of the work place in line with company
policy. Basic ideas behind small group activities are as
follows:
1) To develop work that is satisfying and fulfilling by
raising workers' capabilities and making effective use
of their ingenuity.
2) To create a lively and bright work place by respecting
the human qualities of the workers.
3) To contribute to the improvement and development of
the company.
B. The Advantages of Small-Group Activities:
1) Setting group objectives and working for their
attainment strengthens the sense of teamwork.
2) Group members share and coordinate their
respective roles better.
3) Communication between labor and management,
as well as between workers of different ages, is
improved.
4) Morale is greatly improved.
5) Workers acquire new skills and knowledge and
develop more cooperative attitudes.
Page 4 of 19
6) The group is self-sustaining and solves problems
that would otherwise be left to management.
7) Labor-management relations are greatly improved.
Based on the matter above mentioned, it can be
expected that company will achieve considerable progress
and development as it is supported by workers with high
motivation, initiative, and team work culture in completing
works planned by the company management or solving
problem which may ignore by the management.
C. Forming Small Group Activity (SGA)
Forming Small Group Activity in the framework of
TPM more closely related to the line (or formal)
organization of the case TQM factory. There are opinions
that TPM may be the best form of organization of the Small
Group Activity utilize for the purpose of Energy
Conservation, Energy Conservation because of problems
can be handled as one of the "pillars" some TPM systems.
However, adopting the TPM to factory means really put a
significant amount of man hours to the various items of
work, and maybe there are some factories it is difficult to
introduce the method of TPM due to lack of manpower.
Then, better for the company to find another way.
Example such as "TPM Organization for the
purpose of energy management" is shown in Figure 2.1.
and the following explanation. In this case, "TPM
Organization for the purpose of energy management"
expressed as "Energy Management Organization," and
really "TPM Organization" adopted and used to solve the
problem of energy conservation as one of the pillars.
Page 5 of 19
Organizational structure in energy management
activities should have overlapping small groups. Committee
of energy management promotion should be formed at all
levels of company organization, namely at the level of
companies, factories, department, division and section
levels, including promotion office called the energy or
energy management office. Energy management of each
office will have a person responsible for permanent.
Organizational structure with overlapping small groups
(energy management circles) will provide efficiency and
effectiveness for internal communications and
administration activities.
Figure 2.1. Energy Management Circle (Overlapping Small
Group Organization Structure)
Page 6 of 19
Role and responsibility of energy management
promotion office are as follows:
1) Ensure the overall energy management activities of
each level are in the same right directions and not
delayed.
2) Promote energy management activities and make them
run smoother.
3) Provide appropriate guidance and methods to
continually promote energy management activities with
non-stop.
4) Listen for ideas and suggestions from small groups,
consider for improvement of energy management
promotion.
5) Provide appropriate advises in running energy
management activities for small groups.
6) Maintain good human relation, friendly reaction and
service mind.
Role and responsibility of top management are as
follows :
1) Establish company policy and target for energy
management activities.
2) Follow up and ensure energy management activities
are in line with policy.
3) Consider ideas and suggestions from energy
management promotion offices.
4) Consider reports from energy management promotion
committees.
Page 7 of 19
Role and responsibility of middle management are as
follows:
1) Establish energy management policy and target for
responsible department, division or section in line with
the company policy.
2) Establish numerical targets for each energy
management circle by braking down from company
target.
3) Establish topics to be improved and set appropriate
members responsible for each topic. Follow up,
advice, recommend and provide help for energy
management circle activities. Periodically report to
upper committee the progress, comments and
suggestions of energy management circle activities.
Role and responsibility energy management circle are
as follows:
1) Run energy management circle activities in the
assigned topic successfully.
2) Periodically report to upper committee the progress
and problems occurred.
3) Ask upper committee for help and provide
suggestions and ideas in promotion of energy
management activities.
Role and responsibility of small group leader/ energy
management circle leader are as follows:
1) Provide each member opportunity to fully express
their unlimited potentials.
2) Create system that promotes cooperation among
members.
3) Provide each member necessary appropriate training.
4) Promote ―willing to work‖ feeling of each member.
Page 8 of 19
5) Provide appropriate atmosphere, environment and
work place suitable for working.
6) Continually check and promote working ability, ―willing
to work‖ feeling and appropriate working environment.
7) Discuss with managers/ group leaders or other units
for making success small group activities.
2.2. Participatory Industrial Appraisal
In Participatory Industry Appraisal, appraisal means
to find information about a problem, need, and potency in
an industry. Participatory means that all workers
participate in alleviating problems and need of the company
through a bottom-up process in line with the company
policy. Target of Participatory Industry Appraisal is to help
workers in strengthening their capacity in developing plan,
decision, and action towards better condition in work place
for achieving the company targets.
Participatory Industrial Appraisal method can be use
by the company in strengthening small group activities.
Considering the overlapping small group presented in the
previous section, The method could be appropriate to be
used for energy management circle. The managers will
play as facilitators to guide all workers in a small group.
Some approaches for using the method is as
follows:
1) Learn issues thoroughly.
All workers should understand the issues and be fully
aware of it, especially its nature, scope, context,
responsible factors, and its possible solution. Guidance
of a facilitator should be provided for this purpose.
Page 9 of 19
2) Experience and evaluate the knowledge.
Once the workers understand the issues thoroughly,
then they sould be given a chance to apply their
knowledge in the real works and to make evaluation
of the results.
3) Adapt the knowledge for the unit.
The knowledge should be lively and living by using it
time and again. The workers should think to adapt
and so that the acquisition becomes a regular
practice.
4) Promotion of the knowledge.
The knowledge should be shared with others until it
can be integrated into practices.
Detail implementation of the Participatory Industrial
appraisal is presented in Chapter III. Methodology.
Page 10 of 19
CHAPTER III
METHODOLOGY
3.1. Participants
The PIA participants are members of small groups.
Therefore, small group activities should be established first.
In order to develop the Small Group Activities (SGA),
the following basic method should be established in a
company based on the philosophy of ―Participation of All
Employees‖ from top management through worker level :
1) Establishment of Infrastructure / Environment for SGA
by management.
The top management should provide the following with
employees:
a) Announcement of policy to support SGA.
b) Organization of a task force or a team to motivate
and assist SGA.
c) Establishment of management system of SGA in a
company.
d) Establishment of annual plan of action to proceed
SGA in the company.
e) Establishment of places and opportunities for
guidance, presentation of activity results
f) Establishment of the award system for employees‘
contribution.
g) Establishment of a reporting system from
registration of a theme through results of activities.
h) Establishment of a fair evaluation system.
Page 11 of 19
2) Establishment of groups
Consulting with a manager, workers should form groups
for SGA. The size of a group depends upon the size of
section or group and subject etc. It is very important
that each group member shall have role to proceed
activities under a group leader.
3) Setup of subject for activities
Based on findings of problems/barrier to be improved,
under consulting with a manager, each group will setup
a subject for their activities. Basically, subjects for SGA
should not technically too difficult and it is not a long
term activities.
4) Setup of basic duration of group activities for SGA.
Managers shall set up a basic period for SGA from
setting up a subject through completing the report, in
accordance with a basic business plan. Usually, one
year or 6 months would be appropriate.
5) Setup an action plan for each subject by an each group
Each group should setup a plan of action for activities.
6) Actual implementation of activities in accordance to the
action plan
The actual activities by each group will be implemented
based on the action plan.
3.2. Facilitators
The company has to select facilitator for guiding the
small group discussion. The facilitator has to have good
understanding on company‘s energy management policy
Page 12 of 19
and have sufficient technical skills to share with workers in
the small group.
Character of a good facilitator is indicated by :
1) having capability of encouraging all member of small
group to participate in discussions,
2) an effective communicator,
3) someone people like and respect,
4) some background knowledge of people in the small
group,
5) understand and respect the community culture, and
6) a good listener and is willing to learn.
While attitude of a good facilitator is indicated by :
1) enthusiastic,
2) respect ideas raised by participants,
3) manage time effectively,
4) create a warm atmosphere, and
5) have a sense of humour.
3.3. Materials
The PIA do not require much equipment or materials,
the following are materials needed:
1. Small pieces of coloured paper (‗cards‘) to draw
pictures on them or can be labeled to represent things.
2. Some A0 Paper and pens — these are used to record
the results of exercises.
3. A4 folders, A4 paper and coloured pens are needed to
record the results.
4. Chalk also be useful for making drawings.
Page 13 of 19
3.4. PIA Tools and Purposes
Historical Timelines
Historical Timelines facilitate discussion, it can be used to:
1) Provide orientation to development plans.
2) Learn lessons on events that have happened in the
past and their effects.
3) Identify issues associated with production and their
affects.
Problem-Cause-Effect-Solution Trees
Problem-Cause-Effect-Solution Trees (Problem Trees)
facilitate discussion on:
1) A problem affecting the unit performance and the
causes and effects of the problem.
2) Linkages between different causes and different
effects of problems.
3) Solutions and activities that will contribute to solve the
problem.
Problem Trees can be used to identify:
1) Worker perceptions of problems causes that face by the
unit.
2) Worker perceptions of problems effects that face by the
unit.
3) Linkages between different causes and effects of
problems
3.5. Procedure of using the PIR tools
A. Historical Timelines
The following is steps in using Historical Timelines:
Step 1 : Draw a line on an A0 paper. One end of the
Page 14 of 19
line will be ‗now‘ and explain to the workers
that this is a ‗Timeline‘ or ‗History Line‘.
Step 2 : Ask the workers to discuss the current
situation in the unit (now). Record this
information on a card or visually using
symbols.
Step 3 : Ask the workers to think of the earliest known
date or event that they remember. What were
conditions like at this time? What were some
of the effects on the company?
Step 4 : Ask the workers to recall key events (positive
and negative) throughout history (from the
earliest to now) and the year they occurred.
Place the events and the corresponding dates
on the timeline. Discuss with the workers
about the influences or effects of these events
(positive and negative).
Step 5 : Facilitate discussion between the workers on
the Historical Timeline to ensure all relevant
information is placed on the timeline. Discuss
with workers about future vulnerability to the
events listed on the timeline? What could be
done to mitigate or prevent such events
happening in the future?
Ensure that one person records the results when the
exercise is fully completed.
Page 15 of 19
B. Problem-Cause-Effect-Solution Trees
The following is steps in using Problem-Cause-Effect-
Solution Trees :
Step 1 : Start by discussing the problem that will be
analyzed.
Write this problem on a colored card and
place this in the middle of the A0 paper.
Draw a line across the middle of the A0
paper (through the problem). Write ‗Causes‘
above the line and ‗Effects‘ below the line.
Step 2 : Ask the workers to discuss some of the
causes of the problem. Write each cause on
a card—make sure the cards are the same
color. Discuss each of the causes and
identify any contributing and flow-on causes.
Remember that causes are linked—draw
lines to show these links.
Step 3 : Start to discuss the effects of the problem
once you have identified all the contributing
causes and their links. Write each effect on
a card—these cards are a different color to
the ‗Causes‘. Discuss each of the effects
and identify any contributing and flow-on
effects. Remember to show that effects are
linked and use lines to draw these.
Page 16 of 19
Step 4 : You should have all the causes and effects
of the problem—now you can start to identify
some activities that workers can conduct to
solve some of the causes of the problem.
Write each of the activities on a card—these
cards are a different colour to the causes
and effects. Review some of the causes to
make sure they a clear and more appropriate
and feasible activities are proposed.
Step 5 : Once completed, write the results on the A0
paper and transfer the results to an A4
sheet.
3.6. Reviewing and concluding PIA results
Now all the small groups have finished the PIA, and
the results shall be reviewed and discussed with all the
people. Each small group should nominate a Presenter—
this person presents their group‘s results to all people at
the meeting. The facilitator brings all workers together and
explain that everyone will now look at the results of other
groups. The facilitator summarises the results of all
exercises and identify common issues and proposed
activities.
A. Nominating a presenter from each group
The Facilitators asks each group to nominate a
presenter from each group. Choose an active and
enthusiastic presenter. As a Facilitator, go through the
presentation with the presenter just to make them feel a
more comfortable.
Page 17 of 19
B. Role of the facilitator
The facilitator plays an important role in the review
and presentation of PIA results by each group. Make sure
that all people can see the presentation of each presenter.
Always encourage discussion between the workers—try to
encourage workers to ask questions and encourage the
presenter to answer—not the facilitator !
C. Content of the presentation
Each group presentation is a maximum of 10
minutes. The presenter explains the following:
1) Brief overview of the exercise that was conducted.
2) Overview of the main problems/ issues identified and
activities proposed that workers can conduct.
3) Give an opportunity for other workers to raise
questions and ideas.
D. Summary of meeting
The facilitator makes notes when each group
presents results — record the common problems and
issues and proposed activities.
Page 18 of 19
CHAPTER IV
CLOSING REMARK
Success of PIA implementation will depend on top
management policy and commitment, capability of
facilitators, and all small groups member motivation.
Page 19 of 19
REFERENCES
Anonymous. 2007. Participatory Rural Appraisal Manual.
Quang Ngai Rural Development Program — RUDEP,
Vietnam.
Anonymous. 2008. Energy Efficiency Initiatives: Indian
Experience. Bulletin Energy Efficiency (A bulletin of the
Indian Renewable Energy Development Agency
Limited), Vol. 8. January 2008. ISSN: 0 9 7 2 - 3 1 0 2.
Anonymous. 2009. Energy Management Handbook for
ASEAN: New approach energy management in ASEAN
Countries. Energy Conservation Center Japan.
Adebo, S. 2000. Training Manual on Participatory Rural
Appraisal.
Bhandari, B.B. 2003. Participatory Rural Appraisal.
Institute for Global Environmental Strategies. Japan.
Kodali, R. and Chandra, S. 2001. Analytical Hierarchy
Process for Justification of Total Productive Maintenance.
Journal of Production Planning Control, 2001, Vol. 12, No.
7, 695–705.