Pembangunan disegala bidang bertujuan untuk meningkatkan taraf hidup rakyat.

Kegiatan pembangunan untuk menghadapi tantangan globalisasi. Kegiatan harus

efficient (doing the right things) dan effective (doing things right). Penguasaan

manajemen proyek harus dimiliki dalam era globalisasi untuk memenangkan suatu

proyek. Pembangunan proyek fisik seperti perbaikan perkampungan, prasarana,

industri dikelola secara efektif dan eficient. Manajemen proyek merupakan metoda

pengelolaan yang dikembangkan secara intensif sejak pertengahan abad 20.

Sistematika Manajemen Proyek

1. Identifikasi Obyek yang akan dikelola

Identifikasi kegiatan yang berbentuk proyek, siklus proyek, jenis proyek dan

kriteria kompleksitas proyek.

2. Konsep Pengelolaan

Manajemen klasik (merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan

mengendalikan), manajemen klasik-fungsional (gabungan arus kerja dan

komunikasi vertikal dan horizontal).

3. Metode, teknik dan tata laksana

Metode analisis jaringan kerja untuk perencanaan dan pengendalian proyek

termasuk penyusunan jadwal pekerjaan dan sumberdaya yang diperlukan). Aspek

pengendalian : penggunaan metode dan teknik memantau dan mengukur kinerja

(performance) suatu pekerjaan)

4. Kelayakan sebelum menjadi bentuk fisik

Kelayakan untuk menilai gagasan sebelum menjadi bentuk fisik. Kelayakan

meliputi aspek teknik, ekonomi, pemasaran dan finansial.

5. Penyiapan dan penyediaan perangkat dan peserta

Perangkat yang lengkap dan berkualitas disiapkan dan peserta proyek (pemilik,

konsultan, kontraktor, penyandang dana, rekanan dan lain-lain).

6. Implementasi fisik di lapangan

Proyek engineering manufaktur-konstruksi menjadi contoh implementasi

dilapangan.

Kegiatan Proyek

Kegiatan Proyek merupakan kegiatan sementara berlangsung dalam waktu terbatas

dengan alokasi sumber daya tertentu untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah

digariskan dengan jelas. Tugas tersebut dapat berupa membangun pabrik, membuat

produk baru atau melakukan penelitian dan pengembangan.

Ciri Pokok Proyek:

1. Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir,

2. Jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu,

3. Bersifat sementara dengan titik awal dan akhir yang jelas,

4. Nonrutin dan tidak berulang-ulang. Jenis dan intensitas kegiatan berubah

sepanjang proyek berlangsung.

Di samping proyek, dikenal pula program yang mempunyai sifat sama dengan

proyek. Perbedaannya terletak pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumber

daya yang diperlukan. Program memiliki skala yang lebih besar dari proyek. Program

merupakan kumpulan bermacam-macam proyek, seperti Program Pembangunan

Perkotaan (Jalan, Jembatan, Fasilitas Gedung, dll).

Sasaran Proyek dan Tiga Kendala (Constraint)

Proyek memiliki tujuan khusus, misalnya rumah tinggal, jembatan, atau

instalasi pabrik. Dapat pula berupa hasil kerja penelitian dan pengembangan. Didalam

proses mencapai tujuan tersebut telah ditentukan batasan yaitu besar biaya

(anggaran) yang dialokasikan, dan jadwal serta mutu yang harus dipenuhi. Ketiga

batasan di atas disebut tiga kendala (triple constraint). Proyek diselesaikan dengan

biaya yang tidak melebihi anggara, Jadwal proyek dilaksanakan sesuai kontrak, dan

Mutu produk atau kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan dan kriteria yang

dipersyaratkan.

Ukuran Proyek

Kriteria ukuran proyek :

1. Kecil (1 – 10 juta $),

2. Medium (11 – 75 juta),

3. Besar (80 -200 juta),

4. Super (250 – 600 juta) dan

5. Mega (1.000 – 3.000 juta $).

Kompleksitas Proyek

Kompleksitas proyek tergantung pada :

1. Jumlah macam kegiatan didalam proyek,

2. Macam dan jumlah hubungan antar kelompok (organisasi) di dalam proyek,

3. Macam dan jumlah hubungan antar kegiatan (organisasi) di dalam proyek dengan

pihak luar.

Timbulnya Suatu Proyek

Awal timbulnya suatu proyek dapat berasal dari beberapa sumber berikut ini :

1. Rencana Pemerintah

Misalnya proyek pembangunan prasarana (jalan, jembatan, bendungan, lapangan

terbang). Tujuannya dititikberatkan pada kepentingan umum dan masyarakat.

2. Permintaan Pasar

Hal ini terjadi bila suatu ketika pasar memerlukan kenaikan suatu macam produk

dalam jumlah besar. Contohnya seperti kenaikan jumlah produk sehingga

dibangun sarana produksi baru.

3. Dari dalam Perusahaan yang bersangkutan

Hal ini dimulai dengan adanya desakan keperluan dan setelah dikaji dari segala

aspek menghasilkan keputusan untuk merealisasikannya menjadi proyek.

Misalnya proyek untuk meningkatkan efisiensi kerja dan memperbaharui

(moderninasi) perangkat dan sistem kerja lama agar mampu bersaing.

4. Dari Kegiatan Penelitian dan Pengembangan

Dari kegiatan tersebut dihasilkan produk baru yang diperkirakan akan banyak

manfaat dan peminatnya, sehingga mendorong dibangunnya fasilitas produksi.

Misalnya komoditi obat – obat dan bahan kimia yang lain. Bagi proyek yang

berukuran besar dan kompleks, karena umumnya melibatkan sumber daya yang

besar, prakarsa sering timbul dari pihak pemerintah, perusahaan swasta besar,

atau multinasional. Singkatnya seperti Pembangunan fasilitas produksi untuk

produk baru yang dihasilkan oleh penelitian dan pengembangan.

Perkembangan Siklus Proyek

Suatu sistem yang dinamis, seperti halnya proyek, memiliki tahap – tahap

perkembangan. Pada masing – masing tahap terdapat kegiatan yang dominan dengan

tujuan yang khusus atau spesifik. Sampai saat ini belum ada keseragaman pembagian

tahap dalam siklus proyek, baik jumlah maupun terminology yang dipakai. Hal ini

antara lain karena banyaknya macam, ukuran, dan kompleksitas proyek, serta latar

belakang tujuan pembagian itu sendiri.

Pembagian menurut UNIDO (United Nation Industrial Development

Organization).

Siklus Proyek:

a. Tahap persiapan

1. Identifikasi gagasan atau analisis pendahuluan,

2. Pengembangan ide menjadi konsep-konsep alternatif,

3. Formulasi lingkup proyek ,

4. Evaluasi lanjutan dan keputusan untuk investasi.

b. Tahap implementasi

1. Penyiapan desain engineering terinci, jadwal induk dan anggaran,

2. Pengadaan kontrak dan pembelian,

3. Pengerjaan pabrikasi, konstruksi, uji coba dan start up.

Setelah proyek selesai kemudian dilanjutkan dengan operasi rutin dari instalasi yang

baru selesai dibangun.

Pembagian menurut MRDC (Mobil Research and Development Corporation).

Siklus Proyek:

a. Front End

1. Identifikasi lingkup gagasan (ide) yang timbul,

2. Memikirkan alternatif-alternatif yang mungkin,

3. Memililih alternatif dan merumuskannya menjadi lingkup kerja pendahuluan,

4. Membuat perkiraan biaya dan jadwal pendahuluan,

5. Menyiapkan angka anggaran biaya tahap berikutnya.

b. Tahap 1

1. Memperjelas definisi lingkup kerja,

2. Menyusun anggaran proyek dan jadwal induk,

3. Menyiapkan dokumen tender, rancangan kontrak dan memilih calon

pelaksana (kontraktor) untuk pekerjaan Tahap 2.

b. Tahap 2

1. Membuat desain engineering terinci,

2. Melakukan pembelian atau kontrak material dan jasa,

3. Manufaktur (pabrikasi)peralatan dan konstruksi,

4. Melakukan inspeksi, uji coba dan start-up.

Bila tahap – tahap di atas telah diselesaikan maka proyek telah dianggap selesai dan

diserahkan kepada pemilik untuk dioperasikan.

Contoh – contoh di atas menunjukkan bahwa pembagian siklus proyek

menjadi beberapa tahap pada umumnya didasarkan atas jenis kegiatan utama

(dominan) yang berlangsung di dalam tahap yang bersangkutan. Kegiatan utama ini

tidak harus berhenti pada tahap yang bersangkutan, tetapi masih berkelanjutan di

tahap berikutnya. Jadi, ada jenis kegiatan yang sama dengan tahap terdahulu tetapi

intensitasnya sudah jauh berbeda.

Dari sudut pengelolaan proyek, manfaat yang diperoleh dari adanya

pembagian siklus proyek menjadi tahap – tahap ini adalah memudahkan untuk

mengidentifikasikan dan mengikuti perubahan kegiatan, dan selanjunya menyiapkan

sumber daya dan usaha yang diperlukan untuk menanganinya.

Tahap Siklus Proyek

UNIDO membagi siklus proyek kedalam tiga tahap yaitu:

1. Tahap Konseptual

Terdiri dari menyusun dan merumuskan gagasan, menganalisis pendahuluan dan

melakukan studi kelayakan.

2. Tahap PP(Perancanaan dan Pemantapan)/Definisi

Terdiri dari :

a. Melanjutkan evaluasi hasil kegiatan tahap konseptual untuk memperoleh

kesimpulan yang digunakan untuk pengambilan keputusan kelangsungan

investasi atau proyek,

b. Menyiapkan perangkat seperti data, kriteria dan spesifikasi teknik,

engineering dan komersial yang selanjutnya dipakai untuk membuat dokumen

tender dan kontrak,

c. Menyusun perencanaan dan membuat keputusan yang strategis untuk

penyelenggaraan proyek seperti jenis kontrak yang akan dipakai, bobot

sasaran pokok, filosofi desain, komposisi pendanaan dan lain – lain,

d. Memilih peserta proyek yang terdiri dari staf pemilik, kontraktor, konsultan,

arsitek, dan lain – lain.

3. Tahap Implementasi

Terdiri dari :

1. Mengkaji lingkup kerja proyek, kemudian membuat program implementasi

dan mengkomunikasikan kepada peserta dan penanggung jawab proyek,

2. Melakukan pekerjaan desain engineering terinci, pengadaan material dan

peralatan, pabrikasi, instalasi (konstruksi),

3. Melakukan perencanaan dan pengendalian pada aspek biaya, jadwal dan

mutu. Kegiatan lain yang tidak kalah penting ialah memobilisasi tenaga kerja,

melatih dan melakukan pengawasan,

4. Menutup proyek, ini termasuk kegiatan inspeksi akhir, uji coba, start-up, dan

pra operasi,

5. Menyerahkan hasil proyek kepada pemilik,

6. Menyelesaikan masalah asuransi, klaim, dan keuangan proyek.

4. Tahap Operasi atau Utilisasi

Tahap ini tidak termasuk dalam siklus proyek tetapi merupakan kegiatan

operasional, dicantumkan di sini hanya untuk memperjelas batas kegiatan –

kegiatan yang bersangkutan, yaitu di mana kegiatan proyek berhenti dan

organisasi operasi mulai bertanggung jawab atas operasi dan pemeliharaan

instalasi atau produk hasil proyek.

Macam Proyek

1. Proyek Engineering-Konstruksi

Kegiatan utamanya meliputi pengkajian kelayakan, desain engineering,

pengadaan dan konstruksi. Contohnya pembangunan gedung, jembatan, jalan

raya, pelabuhan dan fasilitas industri.

Kegiatan Utama Proyek Engineering-Konstruksi

Tahap Konseptual

1. Perumusan gagasan,

2. Kerangka acuan,

3. Studi kelayakan,

4. Indikasi dimensi lingkup proyek,

5. Indikasi biaya dan jadwal.

Tahap PP/Definisi

1. Pendalaman berbagai aspek persoalan,

2. Desain – engineering dan pengembangan,

3. Pembuatan jadwal induk dan anggaran, menentukan kelanjutan investasi,

4. Penyusunan strategi penyelenggaraan dan rencana pemakaian sumber daya,

5. Pembelian dini,

6. Penyiapan perangkat dan peserta.

Tahap Implementasi

1. Desain engineering terinci,

2. Pembuatan spesifikasi dan kriteria,

3. Pembelian peralatan dan material,

4. Pabrikasi dan konstruksi,

5. Inspeksi mutu,

6. Uji coba kemampuan,

7. Start-up, demobilisasi dan laporan penutupan proyek.

Tahap Operasi

1. Operasi rutin,

2. Pengamatan prestasi.

2. Proyek Engineering-Manufaktur

Kegiatan utamanya meliputi desain engineering, pengembangan produk (product

development), pengadaan, manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasi

produk yang dihasilkan. Contohnya pembuatan ketel uap, generator listrik, mesin

pabrik dan mobil. Jika kegiatan manufaktur dilakukan berulang – ulang, rutin, dan

menghasilkan produk yang sama dengan terdahulu, maka kegiatan ini tidak lagi

diklasifikasikan sebagai proyek.

Kegiatan Utama Proyek Engineering-Manufaktur

1. Desain dan Pengembangan Produk

Setelah lulus pengkajian kelayakan dari bermacam – macam aspek pada tahap

konseptual, maka dilanjutkan dengan desain dan pengembangan produk.

Kegiatan ini terdiri dari :

a. Analisis fungsi dan desain engineering

Kegiatan pokok disini adalah engineering dari produk yang akan dibuat

beserta komponen – komponennya.

b. Desain engineering terinci dan pengembangan produk

Kegiatan pokok di sini adalah menjabarkan dan menerjemahkan yang

telah dikerjakan pada butir a menjadi spesifikasi, criteria dan gambar –

gambar desain engineering untuk dipakai sebagai pedoman dalam proses

pembelian material, manufaktur, perakitan dan uji coba.

a. Sistem Integrasi

Dalam hubungan ini dilakukan pula studi perihal integrasi dan kaitannya

(interface) dengan fasilitas dan perlatan yang telah ada di bengkel (pabrik)

tersebut.

b. Membuat Prototip (prototype)

Sering kali sebelum menghasilkan produk akhir, dibuat terlebih dahulu

prototip (prototype). Dari prototip tersebut kemudian dilakukan testing (uji

coba). Data dan informasi yang dihasilkan dianalisis dan dikembangkan lebih

jauh untuk menjadi masukan pada kegiatan berikutnya.

c. Manufaktur (produksi)

Kegiatan ini terdiri dari pembelian material dan peralatan serta pabrikasi

komponen produk. Kegiatan ini dikerjakan oleh bidang manufaktur

perusahaan yang bersangkutan atau diserahkan kepada subkontraktor.

d. Perakitan dan Instalasi

Kegiatan akhir dari proyek Engineering-Manufaktur adalah merakit dan

menginstal komponen – komponen produk menjadi produk akhir,

mengadakan tes, inspeksi, dan uji coba sebelum diserahkan kepada pemesan.

3. Proyek Penelitian dan Pengembangan (research and development)

Proyek ini bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka

menghasilkan produk tertentu. Dalam mengejar hasil akhir, proyek ini sering kali

menempuh proses yang berubah – ubah demikian pula dengan lingkup kerjanya.

Agar tidak melebihi anggaran atau jadwal secara substansial maka perlu diberikan

batasan yang ketat perihal masalah tersebut.

a. Merancang sistem informasi manajemen, meliputi perangkat lunak maupun

perangkat keras,

b. Merancang program efisiensi dan penghematan,

c. Diversifikasi, penggabungan dan pengambilalihan.

Proyek tersebut tidak membuahkan hasil dalam bentuk fisik, tetapi laporan akhir.

Kegiatan Utama Proyek Penelitian dan Pengembangan

Tahap Konseptual

1. Melihat kesempatan dan merumuskan gagasan,

2. Meletakkan dasar studi kelayakan,

3. Melakukan lingkup kerja, jadwal, dan perkiraan biaya.

Tahap PP/Definisi

1. Menjabarkan lingkup kerja/kegiatan,

2. Memperdalam evaluasi,

3. Melakukan desain engineering pendahuluan.

Tahap Implementasi

1. Mengadakan material dan peralatan,

2. Melakukan pilot test,

3. Menganalisis hasil – hasilnya,

4. Melaksanakan “test penuh” dan menganalisis hasil – hasilnya,

5. Membuat laporan akhir.

Tahap Operasi

1. Mengedarkan laporan akhir untuk mendapatkan tanggapan,

2. Membandingkan rencana dengan hasil.

4. Proyek Pelayan Manajemen

a. Tahap Konseptual

Tahap ini mengkaji persoalan atau keperluan yang dihadapi. Jadi disini kita

berusaha menggali dan merumuskan penyebab terjadinya keadaan yang tidak

efisien tersebut

b. Tahap PP atau Definisi

Pada tahap ini aspek dari pemecahan persoalan mendapatkan perhatian

sepenuhnya untuk dikaji secara mendalam. Tahap ini ditutup dengan membuat

laporan sementara (interim report) perihal usulan di atas, termasuk indikasi

biaya dan jadwal yang diperlukan bila usulan tersebut dilaksanakan.

c. Tahap Implementasi

Pada tahap ini segala rencana dan usulan tahap terdahulu, setelah ditemukan

alternatif yang dianggap terbaik, kemudian dirinci, dijabarkan, dihitung dan

disusun menjadi suatu sistem yang bila direalisasikan diperkirakan dapat

memecahkan persoalan yang dihadapi oleh perusahaan.

d. Tahap Utilitas

Perusahaan yang member tugas menerima laporan akhir kemudian

membahasnya untuk menentukan direalisasi atau tidaknya usulan yang dimuat

dalam laporan tersebut. Bila direalisasikan maka laporan dapat digunakan

sebagai pedoman untuk pelaksanaan.

5. Proyek Kapital

Meliputi pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan

(mesin – mesin), manufaktur (pabrikasi) dan konstruksi pembangunan fasilitas

produksi.

Kegiatan Proyek Versus Kegiatan Operasional

Kegiatan Proyek mewujudkan atau membangun sistem yang belum ada.

Kegiatan Operasional mendayagunakan sistem yang telah ada (pabrik, gedung

atau fasilitas lain) berulang-ulang.

Perbandingan Kegiatan Proyek dan Kegiatan Operasional

Kegiatan Proyek

1. Bercorak dinamis, nonrutin.

2. Siklus proyek relatif pendek.

3. Intensitas kegiatan di dalam periode siklus berubah – ubah ( naik turun ).

4. Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah

ditentukan.

5. Terdiri dari bermacam – macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin

ilmu.

6. Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya.

Kegiatan Operasional

1. Berulang – ulang, rutin.

2. Berlangsung dalam jangka panjang.

3. Intensitas kegiatan relatif sama.

4. Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam dalam proyek.

5. Macam kegiatan tidak terlalu banyak.

6. Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstan.