kata pengantar - baliprov.go.idbaliprov.go.id/files/subdomain/disdikpora/file/file download... ·...
TRANSCRIPT
i
KATA PENGANTAR
Panduan Teknis Helpdesk Dapodikmen merupakan panduan bagi
para operator/stakeholder untuk mengunakan Aplikasi Helpdesk
Dapodikmen. Aplikasi Helpdesk Dapodikmen merupakan Sub
Sistem dari Aplikasi Dapodikmen sebagai media untuk semua
pihak dalam mencari solusi terhadap permasalahan dan kendala
teknis yang dihadapai di lapangan.
Aplikasi Helpdesk Dapodikmen merupakan salah satu aplikasi
layanan yang diberikan oleh Sekretariat Direktorat Jenderal
Pendidikan Menengah dalam rangka meningkatkan layanan
publik dalam hal ini layanan penggunaan Aplikasi Dapodikmen.
Kami sadar bahwa Aplikasi Helpdesk Dapodikmen ini belum
sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun
terhadap Aplikasi Helpdesk Dapodikmen ini sangat kami
harapkan guna peningkatan kualitas layanan helpdesk
Dapodikmen di masa yang akan datang.
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .................................................................. I
DAFTAR ISI .......................................................................... II
A. LATAR BELAKANG ........................................................... 1
B. TUJUAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN ..................... 4
C. DEFINISI APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN ................... 5
D. KEUNGGULAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN ............ 5
E. FITUR APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN ........................ 6
1. Akses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen ............................ 7
2. Halaman Login ............................................................ 7
3. Penjelasan Fitur dan Fungsi .......................................... 8
3.1 Menu Beranda ............................................................................. 9
3.2 Menu Profil .................................................................................. 9
3.3 Menu Posting dan Comment ..................................................... 10
3.4 Menu Rekap Total Comment Pada Topik .................................. 11
3.5 Menu Tag .................................................................................. 13
3.6 Menu Untuk hapus/edit serta melihat comment pada topik ... 14
3.7 Announcement /Pengumuman ................................................. 15
3.8 Menu Toolbar ............................................................................ 16
PENUTUP ............................................................................ 23
1
A. LATAR BELAKANG
Perencanaan Pendidikan merupakan salah satu bagian penting
dalam rangka mewujudkan program pembangunan pendidikan
nasional, yaitu: peningkatan akses, mutu, tata kelola dan
penguatan akuntabilitas dan tata kelola pendidikan nasional.
Untuk melaksanakan perencanaan pendidikan maupun untuk
melaksanakan program-program pendidikan secara tepat
sasaran dan berkesinambungan diperlukan adanya data
pendidikan yang cepat, lengkap, valid, akuntabel, dan terbarukan
(up to date).
Data Pokok Pendidikan atau Dapodik adalah sistem pendataan
skala Nasional yang terpadu, dan merupakan sumber data utama
pendidikan nasional, yang merupakan bagian dari Program
perancanaan pendidikan nasional dalam rangka mewujudkan
insan Indonesia yang Cerdas dan Kompetitif.
Dengan ketersediaan data yang cepat, lengkap, valid, akuntabel
dan up to date tersebut, maka proses perencanaan, pelaksanaan,
pelaporan dan evaluasi kinerja program-program pendidikan
nasional dapat dilaksanakan dengan lebih terukur, tepat sasaran,
efektif, efisien dan berkelanjutan. Sehubungan dengan hal
tersebut, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan telah
mengembangkan suatu sistem pendataan skala nasional yang
terpadu dan disebut dengan Data Pokok Pendidikan (Dapodik).
2
Telah banyak kegiatan pendataan/penjaringan data yang telah
dilaksanakan oleh berbagai lembaga internal di lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, namun demikian data
yang dimiliki belum bisa memenuhi kebutuhan semua pihak.
Permasalahan yang terjadi selama ini adalah (1) belum
tercapainya kelengkapan data, (2) masih kurangnya akurasi data,
(3) data yang tidak mutakhir (belum terkini), (4) data kurang
terperinci dan (5) pendataan tidak terpadu sehingga integrasi
sistem sulit untuk dilakukan.
Oleh karena itu sejak akhir 2010, Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan mulai menjalani proses Reformasi Birokrasi. Salah
satu poin yang merupakan bagian dari Reformasi Birokrasi adalah
mekanisme pendataan serta penyaluran dana hibah. Konsep
yang digulirkan oleh Kementerian yaitu integrasi antara berbagai
sistem pendataan di lingkup masing-masing Direktorat Jenderal.
Selanjutnya langkah-langkah yang telah diambil untuk
menyelesaikan kendala dan hambatan tersebut makan integrasi
data sekolah direncanakan dan dirumuskan dengan berbasis
web/online. Pada tahun 2011 Ditjen Pendidikan Menengah mulai
membangun Sistem Aplikasi Pendataan Pendidikan Menengah
yang modern, terintegrasi dan sistematis dengan memanfaatkan
teknologi ICT. Teknologi ICT digunakan dalam membangun
aplikasi perangkat lunak (software) beserta perangkat kerasnya
untuk menampung data pendidikan dari stakeholder. Aplikasi
tersebut harus bersifat dua arah sehingga stakeholder dapat
3
menginput/memasukkan data secara mandiri untuk disimpan
dalam server Basis Data Pendidikan Nasional.
Pengembangan basis data dan aplikasi Pendataan Pendidikan
Menengah dilakukan dengan tahapan sebagai berikut (1)
identifikasi kebutuhan sistem, (2) analisis system, (3)
pengembangan modul pendataan, (4) pengembangan modul
pemutakhiran data secara transaksional dan online, (5)
pengembangan modul desimenasi data dan modul eksekutif.
Berdasarkan hasil evaluasi kebutuhan pendataan maka
diperlukan suatu system aplikasi pendataan yang dapat
memenuhi kebutuhan dan atau permintaan data pokok
pendidikan dimana data yang dibutuhkan tidak lagi agregat, akan
tetapi data sudah berbasis data individual.
Setelah semua rangkaian persiapan pembangunan aplikasi
pendidikan menengah selesai, maka pada tanggal 2 Mei 2014
yang bertepatan dengan Peringatan Hari Pendidikan Nasional,
Direktur Jenderal Pendidikan Menengah secara resmi
meluncurkan Aplikasi DAPODIKMEN. Sejak tanggal tersebut
Aplikasi DAPODIKMEN secara resmi mulai berlaku dan digunakan
sebagai satu-satunya aplikasi penjaringan data pendidikan
menengah yang digunakan di lingkungan Ditjen Dikmen.
Pada perkembangan implementasi Aplikasi Dapodikmen di
lapangan mengalami banyak kendala dan tantangan. Salah
4
satunya adalah belum meratanya kemampuan/skill dari operator
sekolah, masih banyak operator yang masih membutuhkan
bimbingan dalam melakukan input data maupun menjalankan
prosedur terkait transaksi akademik. Oleh karena itu Ditjen
Dikmen memberikan layanan helpdesk baik secara tatap muka di
kantor dan secara online. Oleh karena itu untuk memberikan
solusi secara cepat secara online maka Sekretariat Ditjen Dikmen
menyusun dan meluncurkan aplikasi helpdesk dapodikmen.
B. TUJUAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN
Adapun tujuan diluncurkannya Aplikasi HelpDesk Dapodikmen
adalah sebagai berikut :
1. Sebagai sarana untuk sosialisasi dan edukasi agar pendataan
Dapodikmen dapat dijalankan dengan baik di lapangan.
2. Sebagai sarana pencari solusi terhadap permasalahan yang
terjadi dilapangan yang bersifat dua arah. Karena solusi
tersebut tidak hanya ditemukan oleh tim dapodikmen pusat
saja, namun juga solusi tersebut ditemukan oleh para
operator di lapangan. Selanjutnya solusi tersebut dapat
dijadikan rujukan bagi Sekolah, Dinas Pendidikan Kab/Kota
dan Propinsi.
3. Sebagai sarana berbagi informasi, konsultasi dan bimbingan
teknis terkait pendataan Dapodikmen secara on line.
4. Sebagai Quality Control dan Quality Assurance terhadap
keberlangsungan Dapodikmen.
5
C. DEFINISI APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN
Aplikasi Helpdesk Dapodikmen merupakan subsistem pendataan
data pokok pendidikan menengah untuk membantu menangani
kebutuhan pengguna/user terkait dengan pertanyaan,
pelayanan, support teknis, atau komplain terhadap produk
aplikasi dapodikmen dengan memanfaatkan suatu
sistem/prosedur untuk memudahkan penelusuran terhadap
tindakan penyelesaian dari suatu masalah terkait implementasi
pendataan Dapodikmen.
D. KEUNGGULAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN
Aplikasi helpdesk dapodikmen ini dikembangkan atas dasar
prinsip untuk memberikan kemudahan komunikasi antara
operator dapodikmen di sekolah dengan petugas helpdesk
dapodikmen di pusat dalam rangka mengatasi kendala-kendala
yang terjadi di lapangan. Aplikasi helpdesk dapodikmen
diharapkan dapat menutupi kelemahan-kelemahan model
komunikasi yang selama ini digunakan. Berikut ini beberapa
keunggulan yang dimilkiki oleh Aplikasi Helpdesk Dapodikmen
yaitu :
1. Secara fisik aplikasi helpdesk dapodikmen dapat diakses
secara online selama 24 jam per hari. Sehingga pengguna
aplikasi Dapodikmen dapat setiap saat mencari informasi
6
solusi terhadap permasalahan implementasi dapodikmen di
lapanagan.
2. Pengguna aplikasi dapodikmen dapat berkomunikasi dengan
petugas helpdesk dapodikmen melalui topic yang
terkategorisasi dengan rapih. Pesan teks yang dikirim oleh
operator sekolah dapat dikombinasikan dengan pesan
gambar maupun video.
3. Bagi petugas helpdesk, aplikasi ini sangat membatu ketika
harus mengkases server dapodikmen secara bersamaan.
Aplikasi helpdesk dapodikmen dirancang agar petugas
helpdesk dapat langsung mengakses ke server dapodikmen
tanpa harus keluar aplikasi ketika petugas tersbeut
memerlukan informasi terkait dengan data sekolah yang
sudah dilayaninya.
4. Aplikasi helpdesk dapodikmen ini dikembangkan dengan
menggunakan Single Sign On (SSO). Artinya bahwa operator
dapodikmen yang sudah terdaftar dalam aplikasi
dapodikmen dan sistem PDSP dapat langsung mengakses
aplikasi ini tanpa harus mendaftar ulang lagi.
E. FITUR APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN
Fitur aplikasi helpdesk dapodikmen disusun untuk memfasilitasi
operator sekolah berupa penyediaan informasi atau membantu
Pengguna dapodikmen apabila mengalami masalah. Secara
umum fitur-fitur aplikasi helpdesk dapodikmen antara lain :
7
1. Akses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen
Untuk dapat mengakses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen para
operator sekolah/penguna dapat mengetikkan url pada
browser internet (disarankan browser mozila) dengan alamat
http://helpdesk.dikmen.kemdikbud.go.id, seperti pada
gambar 1 dibawah ini.
Gambar 1. Akses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen
2. Halaman Login
Pada halaman ini User diwajibkan untuk melakukan Login
untuk dapat mengakses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen.
Masukan Username dan password sesuai dengan akun pada
saat registrasi aplikasi dapodikmen. Login ke Aplikasi
Helpdesk Dapodikmen menggunakan user account yang
diregistrasi di aplikasi Dapodikmen. Syaratnya, user account
yang pertama kali dibuat dan telah disinkronisasi.
8
Gambar 2. Halaman Login Aplikasi Helpdesk Dapodikmen
3. Penjelasan Fitur dan Fungsi
Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi
menu-menu khusus sesuai hak akses pengguna helpdesk. Klik
tab menu tersebut untuk masuk ke dalam menu tertentu.
Gambar 3. Penjelasan Elemen – Elemen Helpdesk Dapodikmen
9
3.1 Menu Beranda
Menu ini berisi beberapa menu yaitu menu halaman utama,
pemberitaan, posting, refresh halaman, total tag posting, total
posting di balas, pencarian topik, upload foto penggunana,
ubah password posting berita/pemberitahuan informasi
kepada sesama user, logout. Menu-menu aplikasi helpdesk
tersebut silahkan lihat pada gambar 4 dibawah ini.
Gambar 4. Penjelasan Menu Beranda Aplikasi Helpdesk Dapodikmen
3.2 Menu Profil
Menu profil menginformasikan identitas user pengguna
seperti gambar dibawah ini.
10
Gambar 5. Menu Profil Aplikasi Helpdesk Dapodikmen
3.3 Menu Posting dan Comment
Menu posting dan comment ini disesuaikan dengan topik
permasalahan, untuk sementara tema ini dibatasi seputar
diskusi umum, peserta didik, PTK, wilayah, referensi
operasional dan satuan pendidikan, adapun kalau nanti pada
saat sudah berjalan dan banyak masalah yang perlu
penambahan topik akan ditambahkan sesuai dengan
kebutuhan yang ada.
Penggunaan menu ini silahkan pengguna memilih topik yang
sudah ada seperti gambar 6 dan silahkan isikan posting pada
menu yang tersedia serta upload file pada tombol browse jika
ada file yang memang harus disertakan untuk lebih jelasnya
silahkan lihat gambar berikut gambar 7 dan praktekan pada
aplikasi helpdesk dapodikmen.
11
Gambar 6. Memilih topik diskusi di Aplikasi Helpdesk Dapodikmen
Adapun menu posting dan comment tombol browse untuk
upload file pada gambar 7 di bawah ini.
Gambar 7. Tampilan saat akan mengunggah gambar pada posting
3.4 Menu Rekap Total Comment Pada Topik
Menu ini untuk mencari topik-topik yang disampaikan oleh
operator dapodikmen dan menu ini juga menggambarkan
berapa banyak total komentar pengguna aplikasi helpdesk
dalam menyampaikan komentar maupun sharing informasi
yang sudah dijawab atau belum oleh administrator helpdesk.
Gambar tampilan menu seperti gambar 8 dibawah ini
12
Gambar 8. Rekap total komentar pada masing – masing topik
Pada menu rekap pencarian topik silahkan pengguna aplikasi
mengetikan tema/topik yang dicari seperti contoh gambar 9
di bawah ini dengan melakukan dropdown topik
Gambar 9. Pencarian topik diskusi
Selanjutnya pencarian topik/ tema pembahasan masalah
dapat dilakukan melalui menu pencaian seperti gambar 10 di
bawah ini.
13
Gambar 10. Pencarian topik diskusi
Adapun hasil pencarian topic/tema pembahasan dapat
ditampilkan seperti gambar 11 di bawah ini.
Gambar 11. Hasil pencarian topik diskusi
3.5 Menu Tag
Menu tag ini berfungsi sebagai klasifikasi tujuan pengiriman
posting terhadap group atau pengguna dapodikmen tertentu.
Caranya silahkan klik menu tag ketikan nama yang akan ditag
setelah itu klik menu tag. Adapun tampilan menunya seperti
gambar 12 di bawah ini.
14
Gambar 12. Menu Tag
3.6 Menu Untuk hapus/edit serta melihat comment pada topik
Menu menghapus/edit topik ini hanya bisa digunakan oleh
administrator helpdesk atau pemposting topik/pengguna.
Tampilan menu hapus/edit topik seperti gambar 13 di bawah
ini.
Gambar 13. Menghapus/edit komentar
15
Gambar uraian menu hapus/edit topic dapat dilihat pada
gambar 14 di bawah ini.
Gambar 14. Penjelasan tombol hapus/edit komentar
3.7 Announcement /Pengumuman
Pada menu ini berfungsi untuk memberikan informasi
pengumuman pada forum. Caranya silahkan klik menu
announcement dan sesuaikan topik yang mau di umumkan.
Langkah 1
Gambar 15. Langkah 1 memberikan pengumuman
Langkah 2
16
Gambar 16. Langkah 2 memberikan pengumuman
3.8 Menu Toolbar
Menu toolbar aplikasi heldpdesk adalah sebuah strip
horizontal yang berisi daftar menu yang tersedia untuk
aplikasi helpdesk dapodikmen. Menu ini berada dibagian atas
jendela layar yang terbuka setelah pengguna login. Adapun
bagian-bagian dari menu bar ini yaitu :
1. Beranda
Menu ini adalah untuk menampilkan beranda halaman aplikasi
helpdesk untuk pengguna ataupun administrator.
Gambar 17. Beranda
17
2. Posting
Posting adalah kegiatan untuk membuat artikel/posting agar
muncul di dalam aplikasi helpdesk untuk disampaikan kepada
semua pengguna atau pengguna tertentu.
Gambar 18. Posting
3. Refresh
refresh page atau reload page pada browser aplikasi helpdesk
dapodikmen yaitu untuk memuat kembali halaman posting
yang gagal dimuat sebelumnya
Gambar 19. Refresh
4. Tag
berfungsi sebagai klasifikasi tujuan pengiriman posting
terhadap group atau pengguna dapodikmen tertentu.
Gambar 20. Tag
5. Berita
berfungsi sebagai membuat berita/posting/informasi untuk
disebarkan kepada group atau pengguna dapodikmen
tertentu
18
Gambar 21. Menu Berita
Gambar 22. Melihat berita
6. Pencarian Topik
Pencarian topik ini berfungsi untuk mencari posting/berita
tertentu supaya efesien,efektif dan hemat waktu dalam
pencarian.
Gambar 23. Form pencarian topik
19
Gambar 24. Hasil pencarian topik
7. Tombol Cari
tombol cari ini berfungsi untuk mengeksekusi pada menu
pencarian topik/posting.
Gambar 25. Tombol pencarian
8. Upload foto pengguna
menu ini yaitu berfungsi untuk mengupload foto pengguna.
Caranya silahkan klik tombol yang diberi tanda seperti gambar
dibawah ini :
Gambar 26. Tombol mengubah foto profil
20
Gambar 27. Tampilan upload foto
setelah mengklik tombol upload foto akan muncul menu
seperti gambar berikut lalu klik tombol browse untuk mencari
lokasi file foto pengguna dan klik tombol upload untuk
mengunggah fotonya.
Gambar 28. Tampilan upload foto
9. Reset password pengguna
Gambar 29. Reset password pengguna
21
Tombol menu reset ini yaitu untuk mengganti password pada
pengguna akun aplikasi helpdesk ini.
Gambar 30. Reset password pengguna
10. Pencarian Sekolah
Menu ini berfungsi untuk mencari sekolah tertentu
keywordnya bis menggunakan nama sekolah ataupun NPSN
caranya silahkan klik menu sekolah ketikan nama
sekolah/npns setelah klik tombol cari. Hasilnya seperti gambar
dibawah ini.
Gambar 31. Pencarian Sekolah
11. Logout / keluar aplikasi
Gambar 32. Tombol Logout
22
Tombol menu logout / keluar yaitu untuk keluar dari aplikasi helpdesk seperti tampilan dibawah ini.
Gambar 33. Halaman Login setelah logout
23
PENUTUP
Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai manual book
aplikasi helpdesk dapodikmen yang menjadi pokok bahasan
pengoperasian, tentunya masih banyak kekurangan dan
kelemahan dalam penulisannya.
Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman untuk
memberikan kritik dan saran yang membangun kepada penulis
demi sempurnanya manual book aplikasi helpdesk dapodikmen
ini. Semoga manual book aplikasi helpdesk dapodikmen ini
berguna bagi pengguna sebagai panduan dalam penggunaan
aplikasinya.