FORMATO 12.1: REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FSICAS

1. DEFINICIN

El Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas, es un registro auxiliar de carcter tributario, cuyo objeto es llevar el control en unidades fsicas, de las existencias de la empresa. Su uso es similar al de un kardex en Unidades Fsicas. 2. OBLIGADOS A LLEVARLO

La obligacin de llevar el Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas est regulada por el inciso b) del artculo 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta. Segn esta norma, estn obligados a llevar este registro aquellos contribuyentes, empresas o sociedades ubicadas en el Rgimen General del Impuesto a la Renta, cuyos ingresos flucten entre 500 UIT y 1,500 UIT del ejercicio en curso. EXCEPTUADOS:Los contribuyentes que se encuentren obligados a llevar el Registro de Inventario Permanente Valorizado, se encuentran exceptuados de llevar el Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas. Es importante recordar que se encuentran obligados a llevar este registro, aquellos contribuyentes cuyos ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente hayan sido mayores a 1,500 UITs del ejercicio en curso.

Esta excepcin est establecida en el Numeral 13.4 del artculo 13 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT (30.12.2006).

3. FORMALIDADES

a) Datos de cabeceraEl Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas, al ser un libro vinculado a asuntos tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, deber contar con los siguientes datos de cabecera: Denominacin del registro. Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada. Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominacin y/o Razn Social de ste. Informacin del Establecimiento donde se ubican las existencias. Cdigo de la existencia. Tipo de existencia3. Descripcin de la existencia. Cdigo de la unidad de medida.

No obstante lo anterior, tratndose del Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas llevado en forma manual, bastar con incluir estos datos en el primer folio de cada perodo o ejercicio. b) Registro de las OperacionesAl efectuar el registro de las operaciones en el Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas, el sujeto obligado deber efectuar dicha anotacin:

En orden cronolgico. De manera legible, sin espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni seales de haber sido alteradas. Totalizando sus importes. Utilizando los trminos VAN y VIENEN segn corresponda, al final y al inicio de cada folio respectivamente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas que se lleve en hojas sueltas o continuas. De no realizarse operaciones en un determinado perodo o ejercicio gravable se registrar la leyenda SIN OPERACIONES en el folio correspondiente.Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas que se lleve en hojas sueltas o continuas.En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos en el numeral 4 del artculo 87 del Cdigo Tributario5.

De acuerdo a esta disposicin, los libros y registros deben ser llevados en castellano y expresados en moneda nacional; salvo que se trate de contribuyentes que reciban y/o efecten inversin extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se establezcan mediante Decreto Supremo refrendado por el Ministro de Economa y Finanzas, y que al efecto contraten con el Estado, en cuyo caso podrn llevar la contabilidad en dlares de los Estados Unidos de Amrica. En folios originales, no admitindose la adhesin de hojas o folios. 4. OBLIGACIN DE LEGALIZAR

Adems de las formalidades sealadas en el punto anterior, debe considerarse que el Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas debe ser legalizado, por un notario o, a falta de stos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

5. PLAZO MXIMO DE ATRASO

El Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas no podr tener un atraso mayor a un (1) mes, contados a partir del primer da hbil del mes siguiente de realizadas las operaciones relacionadas con la entrada o salida de bienes. 6. FORMATO E INFORMACIN MNIMA

El Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas ser llevado utilizando el Formato 12.1 REGISTRO DEL INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FSICAS - DETALLE DEL INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FSICAS, en el cual deber incluirse la siguiente informacin mnima: a) Fecha de emisin del documento de traslado, comprobante de pago, documento interno o similar.

b) Tipo de documento de traslado, comprobante de pago, documento interno o similar6.

c) Nmero de serie del documento de traslado, comprobante de pago, documento interno o similar.

d) Nmero del documento de traslado, comprobante de pago, documento interno o similar.

e) Tipo de operacin.

f) Entradas en unidades, adicionalmente considerar en esta columna la informacin del saldo inicial.

g) Salidas en unidades.

h) Saldo final en unidades.

i) Totales. IMPORTANTE:En el Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas se deber registrar mensualmente toda la informacin, por cada tipo de existencia, proveniente de la entrada y salida fsica de las mismas en cada almacn. 7. APLICACIN PRCTICA

La empresa SILLAS DEL ORIENTE S.R.L. dedicada a la comercializacin de escritorios, es contribuyente del Rgimen General del Impuesto a la Renta, estando obligada a llevar el Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas. Sobre el particular, el contador de la citada empresa nos pide ayuda a efectos de anotar en el citado registro, las siguientes operaciones realizadas durante el mes de Enero de 2010: a) Con fecha 15.01.2010 se adquiere 24 Escritorios Personales (mercaderas) por un valor total de S/. 12,000 ms IGV al proveedor SANTA CLARA S.R.L. segn factura N 001-25980. Se gira el cheque N 001 para su cancelacin.

b) Con fecha 17.01.2010 efecta la venta al contado de 10 Escritorios Personales por un valor total de S/. 10,000 ms IGV, a la empresa SAN LUIS S.A.C. segn factura N 001-0001. El Costo de Ventas es de S/. 5,000. El dinero es depositado en cuenta corriente.

c) Con fecha 21.01.2010 se adquiere 120 Escritorios Personales (mercaderas) por un valor total de S/. 60,000 ms IGV al proveedor INVERSIONES SANTA CLAUX S.R.L. segn factura N 001-5640. Se gira el cheque N 003 para su cancelacin.

d) Con fecha 27.01.2010 se efecta la venta al contado de 100 Escritorios Personales a un valor total de S/. 100,000 ms IGV a la empresa SAN LUIS S.A.C. segn factura N 001-0002. El Costo de Ventas de los productos terminados vendidos es de S/. 50,000. El dinero es depositado en cuenta corriente. SOLUCIN:De acuerdo a los supuestos que nos proporciona la empresa SILLAS DEL ORIENTE S.A.C., el llenado del Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas sera de acuerdo a lo siguiente:

8. EXCEPCIN A LA OBLIGACIN DE OBSERVAR EL FORMATO Y LA INFORMACIN MNIMA

En relacin a la obligacin de observar el Formato y la Informacin mnima del Registro de Inventario Permanente en Unidades fsicas, es importante recordar que la Sptima Disposicin Complementaria y Final de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su aplicacin. En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, la utilizacin de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continas. Como se observa de lo anterior, slo en tanto se lleve el Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas en forma manual, existir la obligacin de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevar el Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas en Hojas sueltas o continuas, no existir la obligacin de observar el citado formato. De otra parte, y en cuanto a la informacin mnima, la referida sptima disposicin complementaria y final tambin ha sealado que los deudores tributarios no obligados a incluir determinada informacin en un libro o registro podrn optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha informacin, las columnas en donde se deban consignar la referida informacin. Lo antes sealado, lo podramos resumir en el siguiente cuadro: OBLIGACIN DE UTILIZAR LOS FORMATOS Cuando el Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas es llevado en forma manual: Es obligatoria. Cuando el Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas es llevado mediante hojas sueltas o continas: No es obligatoria.OBLIGACIN DE OBSERVAR INFORMACIN MINIMA Sujetos obligados a incluir toda la informacin en el Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas: Es obligatoria. Sujetos no obligados a incluir determinada informacin en el Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas: Podrn optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha informacin, las columnas en donde se deban consignar la referida informacin.