kajian mapping abk kota samarinda 2014
DESCRIPTION
Hasil kajian mapping komprehensif berbasis ABK di lingkungan Pemkot Samarinda 2014, kerjasama Pemkot Samarinda dan PKP2A III LANTRANSCRIPT
Presented By Rustan Amarullah., SP, MA, M.S.E (Peneliti - LAN; 081355271421)
Saran dari Sekkot Samarinda untuk melakukan kajian
pemetaan kebutuhan PNS seluruh SKPD
Rekomendasi Kajian BLDD tahun sebelumnya
Kajian diharapkan dapat menjadi bahan kebijakan atau pelengkap penataan organisasi yang optimal
>> SAMPEL PELAKSANAAN ABK
1. Dinas Bina Marga dan Pengairan = 21
2. Dinas Kebersihan dan Pertamanan = 15
3. RSUD IA. MOEIS = 74. BP2TSP = 65. Kecamatan Samarinda
Kota = 8
1. Dinas Lainnya2. Badan Lainnya3. Kantor Lainnya4. Setda & Setwan
• UU Nomor 5 Tahun 2014 Setiap instansi pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja
• PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi PNS Analisis Kebutuhan PNS dilakukan berdasarkan analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang Pegawai dalam jangka waktu tertentu
• Keputusan MENPAN No: KEP/75/M.PAN/7/2004 Formasi PNS disusun Berdasarkan Beban Kerja
• Permendagri Nomor 57 Tahun 2007 Untuk menentukan besaran susunan organisasi dilakukan melalui analisis beban kerja
• Permendagri Nomor 12 Tahun 2008 Penataan kelembagaan, ketatalaksanaan dan kepegawaian berdasarkan Analisis Beban Kerja
Dasar Hukum Pelaksanaan ABK
Asesmen
Organisasi SaatIni
Redefinisi Visi ,
Misi ,Strategidan SasaranOrganisasi
Restrukturisasi
Organisasi
Analisis Beban
Kerja
Perbaikan
Tatalaksana / Proses Bisnis
Analisis
Jabatan
Perbaikan SOP
Perencanaan
Pegawai
Pendidikan dan
PelatihanBerbasis
Kompetensi
Rekrutmen dan
Seleksi
Evaluasi
Jabatan
Pemeringkatan
Jabatan
Penetapan
TunjanganKinerja
Pengembangan
Model Kompetensi
Penilaian
KinerjaPegawai
Pemberian
TunjanganKinerja
Asesmen
KompetensiIndividu
Pengembangan
Karir
Penguatan
Unit KerjaOrganisasi
Standar Kinerja
Organisasi
Database
Kepegawaian
Perbaikan
Kewenangan / Fungsi
Pengembangan
e-Office dan e-Government
Pengembangan
StandarKompetensi
Jabatan
Penyusunan
IKU
Akuntabilitas
Kinerja InstansiPemerintah
Profil Birokrasi
SAMARINDA2020
Penetapan Standar Pelayanan
Target Kinerja Layanan
Pengembangan
IndikatorKinerja Jabatan
MANAJEMEN PERUBAHAN PENATAAN PERUBAHAN UU PENGUATAN PENGAWASAN INTERNAL
QUICK WINS
Pembentukan Sekretariat Daerah Kota Samarinda
Perda No.15 Tahun 2013 tentang perubahan kedua atas Perda No.9 Tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja Sekretariat Daerah Kota Samarinda
Pembentukan Dinas Daerah
Perda No.14 Tahun 2013 tentang perubahan ketiga atas Perda No.11 Tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja dinas daerah Kota Samarinda
Lembaga Teknis Daerah
Perda No.6 Tahun 2012 tentang perubahan kedua atas Perda No.12 Tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, dan lembaga teknis daerah Kota Samarinda
DISDUKCAPIL Kota
Samarinda, Semester I
Tahun 2014 menyebutkan
bahwa jumlah penduduk
Samarinda mencapai
sekitar 844.944 jiwa. Jika
dibandingkan dengan
jumlah PNS yang ada maka
diperoleh rasio sekitar 1/85.
Beberapa negara maju lainnya dimana jumlah rata-rata pegawai jika
dibandingkan dengan jumlah penduduk adalah antara 2% sampai 3%. Jika acuan
minimal yaitu 2% digunakan, maka kebutuhan jumlah PNS di Kota Samarinda
adalah berjumlah sekitar 16.899 pegawai.
NegaraRasio PNS & Jumlah
PendudukLuas Wilayah (Km2)
Indonesia 1,9% 1.990.250
China 2,7% 9.598.077
Thailand 1,9% 514.000
Malaysia 3,7% 329.750
Singapura 2,5% 697
Filipina 2,9% 300.000
Brunei Darussalam 11,4% 5.770
Samarinda 1,2% 718
“Pemerintah Berat Di Ongkos” Idealnya jumlah rata-rata pegawai di daerahjika dibandingkan dengan jumlah penduduk adalah 2,1%
(Kemendagri, 2010)
(Diolah dari berbagai sumber, 2014)
PEMDA Total APBD Jumlah PNS Ratio APBD : PNS
Prov. Kaltim Rp 13.000.000.000.000 7330 Rp 823.448.276
Kabupaten Malinau Rp 2.310.720.733.235 3492 Rp 661.718.423
Kabupaten Tarakan Rp 1.156.422.000.000 4012 Rp 288.240.777
Kab. Kukar Rp 4.968.195.000.000 16575 Rp 299.740.271
Kabupaten Paser Rp 1.086.453.754.777 5662 Rp 191.885.156
Kota Samarinda Rp 2.236.246.000.000 9988 Rp 223.893.271
PERBANDINGAN RATIO APBD TERHADAP PNS DI BERBAGAI DAERAH
RUMUSAN MASALAHBagaimana kondisi pemetaan SDM aparatur melalui Analisis Beban Kerja di lingkungan Pemerintah Kota Samarinda?
Apa saja kendala atau masalah yang dihadapi dalam pemetaan SDM aparatur di lingkungan Pemerintah Daerah Kota Samarinda?
RUANG LINGKUP & METODE
33 Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Kota Samarinda yang dipilih secara bertujuan (purposive sampling)
Analisis deskriptif kuantitatif dengan menggunakan Kepmenpan No.75 Tahun 2004 = Permendagri No. 12 Tahun 2008
BAPPEDA BKD
BPKAD DISTAMBEN
DISDIKBUD DISNAKER
DISDUKCAPIL INSPEKTORAT
KPUAD DCKTK
DISPORA DK & UKM
BKPPP DINAS PASAR
DISPERINDAG DISPENDA
BLH SATPOL PP
BKBKS SET-KORPRI
BPBPK BANKESBANGPOL
DINKES SET-DPRD
DIPERTANAK DISTANHUTBUN
SEKRETARIAT DAERAH DISHUB
BAG. ORGANISASI BPMD
BAG. HUKUM BAPEMAS-PEM
BAG. KESRA BLDD
BAG. PEMERINTAHAN UMUM DINAS KESSOS
BAG. PEREKONOMIAN DISPAR-EK-KOMINFO
BAG. PEMBANGUNAN
BAG. UMUM
BAG. KERJASAMA
BAG. HUMAS DAN PROTOKOL
BAG. PENATAUSAHAAN KEUANGAN
BATASAN PENELITIANKajian ini membatasi pada jumlah atau kuantitas kebutuhan riil pegawai pada organisasi pemerintah daerah yang dikaji, sehingga belum mencakup jenis-jenis jabatan yang dibutuhkan, serta kualitas dan kompetensi pejabat yang dibutuhkan
5 SKPD yaitu RSUD I.A Moeis, Dinas Kebersihan dan Pertamanan,
Kecamatan Samarinda Kota, Dinas Bina Marga dan Pengairan, serta
Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu (BP2TSP) tidak
dimasukkan dalam kajian ini
Selain itu, Kecamatan dan Kelurahan juga tidak disertakan mengingat
keterbatasan kajian ini.
Adapun Tenaga Tidak Tetap Daerah (T3D) hanya dilakukan
inventarisasi kuantitasnya pada masing-masing SKPD mengingat
implikasi adanya UU No. 5 Tahun 2014 terkait Pegawai Pemerintahdengan Perjanjian Kerja (PPPK).
1 Persiapan, meliputi penyusunan TOR dan kuesioner, serta persiapan pengumpulan data
2Sosialisasi dan Pengumpulan data, terlebih dahulu dilakukan presentasi terkait pengertian dan tujuan analisis beban kerja kepada seluruh pegawai dalam SKPD. Selanjutnya melakukan penyebaran formulir isian, wawancara, serta pengamatan langsung
3 Pengolahan data, dilakukan dengan menggunakan metode identifikasi tugas per tugas jabatan dan selanjutnya menggunakan mekanisme perhitungan yang telah ditetapkan dalam Kepmenpan No. 75 Tahun 2004
TAHAPAN UMUM PELAKSANAAN ABK
Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan (struktural, fungsional
umum, dan fungsional tertentu) menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan
FORMPENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA
Formulir ABK terkumpul dari 32 SKPD
Dinas Pariwisata, Ekonomi Kreatif dan Komunikasi Informatika, dan Bagian Perkotaan Sekretariat Daerah
Total JS : 578 Jabatan Total JFU : 1.312 Jabatan
Total JFT : 198 Jabatan Total T3D : 1.320 Pegawai
Kebutuhan total tambahan personil sebanyak 677 orang
kebutuhan JFU untuk memecah beban kerja Jabatan Struktural sebanyak 155 orang
Kebutuhan JFU lainnya sebanyak 508 orang
Kebutuhan JFT sebanyak 49 orang
Perlu didorong untuk pemenuhan JFT
Kebutuhan 677 pegawai ini adalah jumlah minimal
Terkait tenaga tidak tetap yang dapat dianalisis berjumlah total 1.320
orang
Seiring lahirnya UU No. 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara
menyebutkan bahwa istilah tenaga tidak tetap ini akan berganti menjadi Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK).
Namun demikian, tidak serta merta tenaga tidak tetap yang ada saat ini
yang berjumlah 1.320 orang akan langsung diangkat sebagai PPPK,
sebab tetap harus melalui serangkaian test penerimaan yang dipersyaratkan oleh pemerintah daerah
Sebagian besar pegawai tidak mau diarahkan untuk menjadi fungsional khusus, dengan alasan tunjangan jabatan yang kecil serta syarat kenaikan pangkatnya terlalu berat
Masih ditemukan pegawai yang belum memiliki nama jabatan fungsional
yang menyesuaikan dengan Perka BKN No. 3 Tahun 2013 atau masih menggunakan jabatan staff.
Beberapa form ABK yang masuk tidak menyertakan rincian uraian
tugas, sehingga menyebabkan kesulitan dalam memberikan gambaran beban kerja yang lebih riil, lengkap, dan rasional.
Selain itu, beberapa nama jabatan fungsional umum yang sudah ada
saat ini juga masih perlu disesuaikan, sebagai contoh Jabatan
Monitoring, Pembinaan, dan Evaluasi Kegiatan Usaha Migas, perlu
dilakukan penyesuaian nama JFU-nya sesuai dengan regulasi yang ada.
Terdapat beberapa jabatan fungsional umum lain yang telah diberikan
nama jabatan, namun tidak melaksanakan tugas sesuai dengan nama jabatan yang diembannya.
Beberapa uraian tugas jabatan struktural yang terdapat di Perwali sudah
tidak sesuai lagi dengan apa yang selama ini dikerjakan, bahkan
sebagian besar dari uraian tugas yang ada tidak mereka jalankan.
Terdapat urusan yang seharusnya dijalankan oleh suatu unit/ seksi tetapi dijalankan oleh unit kerja lainnya.
Permasalahan lain yang ditemukan adalah kecenderungan jabatan
fungsional umum yang ada pada suatu SKPD adalah pengolah data.
Padahal dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari pemangku jabatan
tersebut relatif tidak melakukan pengolahan data melainkan tugas-tugas
administatif sebagaimana jabatan pengadministrasi umum.
Kondisi ini dapat terjadi karena penempatan pegawai dalam jabatan yang
cenderung hanya memperhatikan grade jabatan dan besaran TTP yang diperoleh.
Beban Kerja Tinggi
Beban Kerja Kurang
+ +[Capacity Building]
Pengalihan(-)
- -[E-Gov/ IT]
[SOP][Delegasi]
+ +
Penyesuaian[Evaluasi
Kelembagaan]
Penyesuaian[Evaluasi
Kelembagaan]
Hasil ABK SDM URTUG Kelembagaan
TINDAK LANJUT TERHADAP HASIL ABK
√ √ √
KESIMPULAN (1)• Berdasarkan hasil analisis beban kerja diperoleh kebutuhan
tambahan personil untuk menunjang pelaksanaan tugas organisasi sebanyak 677 orang. Jumlah ini berasal dari kebutuhan JFU untuk memecah beban kerja Jabatan Struktural sebanyak 155 orang, kelompok JFU lainnya sebanyak 508 orang dan JFT sebanyak 49 orang
• SKPD yang memiliki beban kerja paling tinggi atau dalam hal ini membutuhkan tambahan personil paling banyak adalah Satpol PP dengan kebutuhan sebanyak 163 orang, serta Dinas Perhubungan dengan kebutuhan sebanyak 68 orang. Sedangkan SKPD yang mengalami kelebihan pegawai atau dalam hal ini beban kerjanya relatif masih rendah adalah Sekretariat Daerah, khususnya Bagian Kesejahteraan Rakyat dan Bagian Kerjasama yang masing-masing kelebihan pegawai sebanyak 3 dan 2 orang
KESIMPULAN (2)Beberapa kendala yang dihadapi dalam pemetaan SDM aparatur di lingkungan Pemerintah Kota Samarinda diantaranya:
Masih ditemukan pegawai yang belum memiliki nama jabatan fungsional yang menyesuaikan dengan Perka BKN No. 3 Tahun 2013 atau masih menggunakan jabatan staff;
Beberapa form ABK yang diterima tidak menyertakan rincian uraian tugas, sehingga menyebabkan kesulitan dalam melacak setiap langkah yang dilakukan dalam menjalankan satu uraian tugas;
Beberapa uraian tugas jabatan struktural yang terdapat di Perwali sudah tidak sesuai lagi dengan apa yang selama ini dikerjakan, bahkan sebagian besar dari uraian tugas yang ada tidak mereka jalankan
REKOMENDASI (1)
• Untuk menunjang hasil kajian ini, perlu dilakukan analisis khusus terkait pemetaan jenis-jenis jabatan yang diperlukan secara lengkap dari jumlah kebutuhan pegawai sebanyak 677 orang tersebut. Jenis-jenis jabatan ini dipetakan agar dapat secara jelas terlihat penyebaran dan komposisi pegawai untuk menunjang tugas organisasi. Selain itu, juga diperlukan pemetaan kualitas dan kompetensi pejabat yang dibutuhkan dalam jabatan tersebut
REKOMENDASI (2)
• Perlu dilakukan identifikasi ulang terhadap nama jabatan yang ada dengan tugas riil yang dilaksanakan. Hal ini perlu dilakukan karena, (1) masih ditemukan pegawai yang belum memiliki nama jabatan fungsional yang sesuai dengan Perka BKN No.3 Tahun 2013 atau masih menggunakan nama jabatan staff; (2) masih ditemukan adanya perbedaan antara jabatan yang disandang oleh pegawai dengan tugas-tugas riil yang dilakukan atau tugas yang dilakukan tidak mencerminkan nama jabatannya
REKOMENDASI (3)
• Perlu dilakukan re-distribusi pegawai antar unit yang ada didalam organisasi untuk mengantisipasi adanya kelebihan pegawai pada suatu unit dan kekurangan pegawai pada unit lainnya, serta antar SKPD jika dimungkinkan
• Mengarahkan serta membuka kesempatan kepada pegawai untuk menjadi fungsional tertentu, langkah ini tentunya harus diikuti dengan dibuatkannya suatu kebijakan agar pegawai tertarik untuk menjadi fungsional tertentu, misalnya saja dengan memberikan kemudahan pegawai untuk mengikuti diklat fungsional, serta dengan memberikan insentif khusus bagi jabatan tersebut
REKOMENDASI (4)
• Untuk kegiatan-kegiatan yang tidak rutin dan sifatnya sementara, seperti kegiatan proyek atau kepanitiaan maka bisa memanfaatkan tenaga outsourcing atau memanfaatkan jasa event organizer. Dengan arah perencanaan pengelolaan pegawai dimasa mendatang yang mempersyaratkan minimal pendidikan adalah Diploma I, maka beberapa jabatan teknis seperti, caraka, sopir, pramusaji, dan yang setara akan dikerjakan oleh tenaga outsourcing
• Perlunya penyesuaian/ evaluasi uraian tugas untukmenghilangkan adanya overlapping/ duplikasi tugas, selain itu secara simultan melakukan evaluasi kelembagaan
REKOMENDASI (5)
• Dengan jumlah beban kerja tinggi tentu perlu dibarengi dengan peningkatan kapasitas pegawai secara memadai, sehingga pelaksanaan tugas jabatan, unit kerja, dan bahkan satuan kerja dapat dijalankan secara optimal
• Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja serta mempercepat proses kerja maka diperlukan dukungan piranti modern dan teknologi informasi. Pemenuhan ICT ini penting dalam rangka mengatasi keterbatasan SDM yang dimiliki, selain juga untuk mempercepat proses kerja organisasi
Badan Litbang dan Diklat Kota Samarinda PKP2A III LAN Samarinda