1

Optimización de costes una oportunidad para reinventar el modelo de negocio

Jordi Viñas jvinas@itik.es

4 Mayo 2012

Jornada sobre Gestión Deportiva

Soluciones en tiempo de crisis

Patrocinado por:

2

¿Cómo nos afecta la crisis actual?

¿Continuamos gestionando igual que antes de la crisis?

Gestión de la facturación e impagados

Estructura organizativa y relación con el equipo

Trato con el socio/a

La oferta de actividades dirigidas

Protocolos para el control de consumos

1. Cambios en la demanda -Siguen habiendo altas, pero menos -Se reduce el tiempo de estancia en alta

2. Incremento de impagados -Mayores dificultades en recobros -Necesidad de implementar procedimientos de cobro más eficientes

3. Esfuerzos de dirección orientados la gestión eficiente -Estructura jerarquizada -Toma de decisiones en base a indicadores financieros y comerciales

4. Mayor necesidad de orientación al socio/a -Necesidad de saber mejor las necesidades de nuestros socios/as -¿Obligados a mantener centros de coste deficitarios?

¿Cómo nos afecta la crisis actual?

3

SPORTS DEVELOPMENT

PROGRAM

Entender qué motivos que afectan a nuestro centro

¿Cómo nos afecta la crisis actual?

¿Son exactamente los mismos que los que afectan a nuestros competidores?

¿Son los mismos que afectan al sector?

¿Habrá costes asociados a la mejora?

¿Conocemos los siguientes indicadores de nuestros clientes?

Tasa de rotación Tiempo de estancia en alta Última vez que accedieron al centro al

devolver el recibo bancario

→Por tipo de cuota →Por tipo de socio

4

Ante el problema… ¡No salen los números! 2 opciones

Prever un incremento de facturación

Elaborar un plan de reducción de costes

A

B

¿Qué opción os genera una mayor seguridad

para la solución del problema?

5

Debemos reducir costes, pero… ¿Cómo?

Análisis de costes

- ¿Qué tipo de costes analizasteis?

- ¿Cómo lo analizasteis? ¿Con quién lo analizasteis?

- ¿Cuándo tomasteis la decisión?

Análisis presupuestario

- ¿Análisis de información en base a Cuenta de Resultados o Cash Flow?

- ¿Utilizasteis algún otro tipo de información más allá de la económica?

En vuestra última decisión relacionada con una reducción de costes,

¿qué camino seguisteis?

6

idea 1

INFORMACIÓN

idea 2

INNOVACIÓN

Reducción de costes pero… ¿qué costes?

Decisiones relacionadas con una reducción de costes

Influencia a nivel Operativo Estratégico

Reducción número horas actividades dirigidas

Potenciación sistemas de recobro de impagados

Eliminación de actividades complementarias deficitarias

Renegociación o Evaluación proveedores habituales

Modificación organigrama: reducción cargos intermedios Evaluación subcontratos

(ej. servicio de limpieza) Reducir el horario de apertura o

cierre fines de semana Aumento de cuotas

El mayor calado de las decisiones ‘estratégicas’ no significa que se deba empezar por las ‘operativas’

¡Las decisiones que implican al personal no deben dejarse para el final! 8

Reducción de costes pero… ¿qué costes?

Decisiones relacionadas con una reducción de costes

Influencia a nivel Operativo Estratégico

Crear oportunidades

Solución de problemas

9

Desfase

presupuestario

Decisión reducción de

costes

Análisis situación

Perspectivas Financiera Comercial Procesos int. Recursos

Creación indicadores y seguimiento

Perspectivas Financiera Comercial Procesos

Internos Recursos

Frecuencia

Diaria

Semanal

Mensual

Previsión sobre cuando se producirá

el ahorro

Comunicación al personal

Implantación de las

decisiones

Evaluación de los

resultados y redefinición

del camino a seguir

Los 5 pasos para una reducción de costes

1

2

3

4

5

10

PerspectivaColectivos que la

representan

En relación a la responsabilidad de

gestión operativa

Financiera Propietarios Externo

Comercial Clientes Externo

Procesos internosDirección,

Estructura organizativaInterno

Recursos

Trabajadores,

Tecnología,

Infrastructuras

Interno

Cuadro integral de indicadores

¿Tendemos a plantearnos objetivos sobre los que no tenemos control?

Necesitamos buscar relaciones causa-efecto entre perspectivas

11

Recursos

Procesos internos

Clientes

Financiera

Destinar recursos a un programa específico de

entrenamiento personalizado

Identificar a un responsable del

programa

Definir la producción del

servicio

Elevar el índice de asistencia al centro

Ofrecer servicios personalizados de

acuerdo al segmento de cliente

Incrementar el tiempo de estancia en alta

Incrementar la facturación interna

Cuadro integral de indicadores

Concretar momento de oferta del

servicio

Evaluar espacios y materiales

12

IDEA 1 conclusión

Comprender los motivos que afectan a de nuestro centro

Reducción de costes en base a un proceso de planificación

Cuadro de indicadores más allá de los financieros y comerciales

Determinación en la toma de decisiones

Si el centro entra en un problema persistente de resultados, la optimización de costes no será la solución 13

Datos

Información

Toma de decisiones operativa

Definición del camino estrategia

Indicadores

IDEA 1 conclusión

14

idea 1

INFORMACIÓN

idea 2

INNOVACIÓN

Directivos Generación X y Generación Y Nacidos 70s Nacidos 80s

Gestión centrada en la cuenta de resultados

Valoración por la explotación eficiente de los recursos

Foco en la comercialización en un mercado en crecimiento

Gestión cíclica impulsada por nuevas demandas

Estructura y Comunicación jerarquizada

Viven/Vivimos la primera

crisis con alcance global

Características del estilo de gestión

16

Reflexión sobre el estilo de gestión

Gestión del

cambio

Fluidez del

tiempo

Explotar vs

Explorar

Innovación ‘El pasado es un país extranjero, allí las cosas

se hacen de otra manera’ Gianrico Carofiglio

17

Gestión del

cambio

Fluidez del

tiempo

Explotar vs

Explorar

Innovación

Estructura

organizativa

Cultura

organizativa

Liderazgo e

Inteligencia

Reflexión sobre el estilo de gestión

18

Explotar vs Explorar

Utilización eficiente de los

recursos de la organización

Toma de decisiones en base a

históricos de indicadores

Estructura jerarquizada

Comunicación vertical

EXPLOTAR

Constante diversificación en

servicios complementarios

Conjunto de indicadores que

permitan anticipar resultados

Estructura flexible

Comunicación transversal

EXPLORAR

19

Gestión del Cambio

¿Quién propone la incorporación de nuevos servicios?

¿Mecanismos diferentes entre serv. deportivos y complementarios?

¿Nos tomamos con seriedad las sugerencias y reclamaciones?

Cambios operativos y estratégicos, ¿seguimos procesos diferentes?

¿Nos preocupamos de conocer los procesos de la competencia?

¿Preparamos el presupuesto igual que en años anteriores?

En el análisis para tomar decisiones… ¿indicadores proactivos?

Cuestionario de autoevaluación…

20

Fluidez del tiempo

Fase del ciclo anual en el que:

tomamos una decisión vinculada a la reducción de costes.

realizamos la previsión y nos marcamos los objetivos del año.

A tener en cuenta…

Comunicación al personal:

¿Cuándo lo comunicamos?

¿Cómo lo comunicamos?

21

Innovación

Explorador analiza

Artista concreta

Juez critica y decide Guerrero

ejecuta

Proceso de creación

1

2

3 4

22

¿Estamos en las redes sociales? ¿Debemos estar?

Proceso de creación - ejemplos

Más allá de las paredes del gimnasio, presentes en su estilo de vida

¿Existen sistemas que permitan disminuir la rotación e incrementar la facturación simultáneamente?

¿Diseñamos programas en función de los motivos por los que se apuntan a nuestro centro?

23

Las organizaciones más capaces de enfrentar el futuro

no creen en si mismas por lo que son,

sino por su capacidad de dejar de ser lo que son.

Alberto Jorge Acosta

IDEA 2 conclusión

24

1. Análisis externo (entorno-competencia)

2. Análisis interno periódico (encuestas satisfacción + evaluación desempeño)

3. Cuadro de indicadores integral

4. Presupuesto en base 0

5. Evaluación de proveedores

DECÁLOGO resumen

6. Estudios analíticos del valor de los servicios de pago

complementario

7. Comunicación de las decisiones al personal

8. Orientación eficiente de la toma de decisiones

9. Mezclar decisiones operativas y estratégicas

10. Predisposición al descubrimiento

25

Muchas gracias

Jordi Viñas jvinas@itik.es

4 Mayo 2012

Jornada sobre Gestión Deportiva

Soluciones en tiempo de crisis

Patrocinado por: