jbptunpaspp gdl destririzk 554 2 babii
DESCRIPTION
DestririzkTRANSCRIPT
9
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Kajian Pustaka
2.1.1 Sistem Enterprise Resources Planning (ERP)
Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses line
dalam manajemen perusahaan secara transparasi dan memiliki akuntabilitas yang
cukup tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu
yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan
negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu pada
bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam
setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati banyak perusahaan
bersekala besar yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP
yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika
dilihat dari kondisi perusahaan-perusahaan di indonesia, banyak perusahaan besar
yang belum cukup optimal dalam mengintegrasikan setiap proses dalam
perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Terlebih lagi pada
perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit
untuk diaplikasikan bahkan pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasi
tersebut seolah-olah masih menjadi suatu hal yang baru.
2.1.1.1 Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2004:442)
mengemukakan pengertian Enterprise Resources Planning adalah:
10
“Enterprise Resources Planning (ERP) adalah suatu sistem yang
mengintegrasikan seluruh aspek aktivitas organisasi kedalam suatu
sistem informasi akuntansi.”
Menurut Azhar Susanto (2004:20) mengemukakan pengertian Enterprise
Resources Planning adalah:
“ERP adalah paket software terintegrasi yang dirancang untuk
memberikan integrasi yang menyeluruh terhadap seluruh data yang
terkait dengan sistem informasi perusahaan.”
Menurut James A. Hall (2002:114) mengemukakan pengertian
Enterprise Resources Planning adalah:
“ERP sistem adalah paket perangkat lunak modul berganda yang
berkembang terutama dari sistem perencanaan manufaktur tradisional
(manufacturing resources planning-MRP II).”
Menurut Jay Heizer dan Barry Rander (2005:186) mengemukakan
pengertian Enterprise Resources Planning adalah:
“ERP adalah software yang memungkinkan perusahaan untuk: 1.
Mengotomasi dan mengintegrasikan bnyak proses bisnis mereka. 2.
Bebagi database dan praktik bisnis yang umum diseluruh perusahaan,
dan 3. Menghasilkan informasi dalam waktu terkini.”
Menurut James A. O’brien (2005:320) mengemukakan pengertian
Enterprise Resources Planning adalah:
“ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-business, sebuah
kerangka kerja transaksi keseluruhan dengan berbagai hubungan ke
pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan,
perencanaan produksi dan distribusi, serta keuangan.”
11
Menurut Ronald L. Thompson dan William L. Cats-Baril (2003:354)
mengemukakan pengertian Enterprise Resources Planning adalah:
“Enterprise Resources Planning (ERP) system were designed to replace
a compani’s older, legacy information system with a group of higly
intergrated software modules.”
Menurut definisi di atas ERP adalah sistem yang didesain untuk
menggantikan perangkat perusahaan terdahulu, dengan kumpulan modul-modul
software canggih yang terintegrasi dalam menghasilkan sistem informasi.
Menurut www.wikipedia.com mengemukakan pengertian Enterprise
Resource Planning adalah:
“Enterprise Resource Planning (ERP) is an integrated computer-based
system used to manage internal and external resource including tangible
assets, financial resource, materials, and human resource. It is a
software architecture whose purpose is to facilitate the flow of
information between all business functions inside the boundaries of the
organization and manage the connections to outside stakeholders”.
Software ERP yang berupa kumpulan modul-modul diterapkan diseluruh
perusahaan dan menghubungkan seluruh bagian perusahaan melalui tranmisi
logikal dan berbagai data yang sama. Karena cakupanya yang luas, sistem ERP
dibagi atas beberapa modul dan setiap modul dalam sistem ERP saling
melengkapi dan merupakan satu kesatuan. Setiap modul bisa terdiri dari ribuan
proses bisnis, dimana masing-masing proses bisnis ini didapatkan dari praktek-
praktek bisnis terkait (best practices). Pengelompokan modul biasanya dilakukan
berdasarkan pertimbangan fungsional. Konfigurasi ERP memungkinkan 8000
tabel yang mengatur jenjang-jenjang dalam perusahaan merangkum semuanya
12
dalam struktur organisasi sampai diskon harga. Bahkan manajer dapat
memperoleh informasi keuangan perusahaan hanya dengan beberapa ketukan di
keyboard komputer (dikenal dengan istilah information in your fingertips).
Software ini mengubah data transaksi menjadi informasi yang berguna dan
menyusunnya supaya dapat analisa lebih lanjut. Dengan cara ini, semua data
transaksi yang terkumpul berubah menjadi informasi yang dibutuhkan oleh
perusahaan.
2.1.1.2 Software-sofware Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Santo F. Wijaya dan Suparto Daridiato (2009:150) beberapa
vendor (penjual) dari Software Enterprise Resource Planning (ERP) diantaranya
yaitu:
“1. SAP
2. Peoplesoft
3. Oracle”.
Pemilihan vendor dari Enterprise Resource Planning (ERP) cukup sulit
dilakukan. Pemelihan sebuah vendor saja mempunyai benefit dan kekurangan.
Pemelihan sebuah vendor akan menjaga integritas data dan proses standard.
Pemelihan sebuah vendor juga menghindari pelemparan tanggung jawab dari satu
vendor ke vendor lainnya. Dengan sebuah vendor, tanggung jawab keberhasilan
paket terletak ditangan sebuah vendor.
Pemakaian beberapa vendor juga mempunyai benefit seperti
menggabungkan modul-modul terbaik yang dimiliki oleh masing-masing vendor.
13
Keuntungan lainnya adalah kinerja satu vendor dapat dibandingkan dengan
vendor lainnya dan ketergantungan pada satu vendor dapat dikurangi.
2.1.1.2.1 Software System Aplication and Product in Data Processing (SAP)
SAP merupakan salah satu sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
yang popular di Indonesia adalah aplikasi SAP. SAP didirikan sekitar 1975 di
jerman oleh lima orang mantan karyawan yang bekerja di IBM. Singkatan SAP
sebenarnya dari bahasa jerman yaitu System Andwendungen Produkteinder
Datenverarbeitung atau dalam bahasa inggris singkatan dari System Aplication
and Product in Data Processing.
SAP terdiri dari modul-modul yan terintegrasi, meliputi SAP ERP
Enterprise Core, yaitu merupakan solusi aplikasi Enterprise Resource Planning
(ERP), dan SAP Busines Suite, yaitu merupakan paket aplikasi e-busines seperti
SAP Customer Relationship Management, SAP Supply Chain Management, SAP
Supplier Relationship Mnanagement, SAP Product Lifecycle Management.
Pengguna aplikasi Sitem Enterprise Resource Planning (ERP) pada umumnya
adalah perusahaan-perusahaan menengah besar. SAP merupakan pemimpin pasar
di seluruh dunia dengan penugasan pasar mencapai 65%. SAP kini menyediakan
paket solusi ERP untuk perusahaan menengah kecil, seperti SAP Business One
dan SAP All In One.
Fungsi utama dalam SAP Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu
Akuntansi Manajemen, penjualan, distribusi, manufaktur, perencanaan produksi,
pengadaan dan sumber daya manusia.
14
2.1.1.2.2 Software Peoplesoft
Peoplesoft adalah perusahaan software yang cukup lama berkembang
dan produknya sudah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan terkemuka di
dunia. Akuisisi peoplesoft oleh oracle makin menambah keragaman produk oracle
dan memperluas dukungan oracle terhadap semua pengguna produknya, baik
produk database maupun aplikasi program.
Produk-produk software peoplesoft adalah sebagai berikut:
a. HRMS (Human Resource Management System) terdiri dari Payroll,
Benefits, Human Resource, Pension Administration, Time and
Labor.
b. Acconting and Control terdiri dari modul General Ledger,
Payables, Receiveables, Asset Management, Projects, Budgets,
Expenses Cash Management.
c. Treasury Management
d. Material Management
e. Supply Revenue Management
f. Procurement
g. Enterprise Performance Management
h. Project Management
Keunggulan dari produk peoplesoft adalah implementasinya yang cepat
perencanaan dan penjadwalan lanjutan. Produk ini dikembangkan dengan
program yang umum dan memakai pendekatan penjualan Enterprise Resource
Planning (ERP) pertama yang menggabungkan penjadwalan dan perencanaan
15
lanjutan secara langsung kedalam sistem Enterprise Resource Planning (ERP).
Keunggulan ini menyebabkan perusahaan dapat bersaing dalam sektor
manufacturing dengan memberikan suatu interface untuk menangani berbagai
hambatan dalam perencanaan produksi secara serempak.
2.1.1.2.3 Software Oracle
Oracle corporation didirikan pada tahun 1977 dan merupakan
perusahaan software yang mengembangkan, membuat, memasarkan,
mendistribusikan, dan melayani software database, dan infrastruktur software.
Software yang dipasarkan meliputi application server, software kolaborasi, dan
pengembangan. Sejak tahun 2004, perusahaan oracle mengakuisisi salah satu
perusahaan pengembangan system Enterprise Resource Planning (ERP)
terkemukan yaitu peoplesoft, sehingga perusahaan oracle harus mampu
mendukung berbagai jenis produk dan terus mengembangkan produk dan
layanannya.
Oracle disesuaikan dengan focus e-business, dengan berbasiskan
internet. Aplikasi internet memusatkan system Enterprise Resource Planning
(ERP) kedalam beberapa buah server yang dikelola secara professional. Teknoligi
ini juga mengkonsolidasi data kedalam suatu database global dan
mendistribusikan informasi melalui jaringan global. Oracle merupakan
perusahaan perangkat lunak pertama kali di dunia yang mengembangkan dan
menggunakan 100% perangkat lunak perusahaan yang memungkinkan pengunaan
internet disepanjang lini produk.
16
2.1.1.3 Ciri-ciri Enterprise Resources Planning (ERP)
Menurut Mulia Hartono dalam 7 langkah mudah membangun sistem
informasi ERP yang dikutip melalui Journal Enterprise Resources Planning
(2003:2) sebuah ERP sistem memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Sistem Tunggal
Sistem ERP dibangun dalam sistem tunggal sehingga informasi dapat
diperoleh dengan mudah dan cepat karena memiliki data yang terintegrasi.
Sistem lain yang non-ERP umumnya dibangun tidak dalam mesin tunggal
misal ada data dalam SQL server, sementara data lainnya dalam FozPro, hal
ini menyebabkan sulitnya memperoleh informasi dengan cepat.
2. Modul Lengkap
Sistem ERP yang memiliki modul yang lengkap dan saling terintegrasi yang
menjangkau semua bagian dan fungsi perusahaan karena mempunyai konsep
yang jelas.
3. Fleksibel
Sistem ERP sangat fleksibel dan dapat diimplementasikan di semua anak
perusahaan atau pabrik manapun dalam suatu perusahaan karena dapat
disesuaikan (dikonfigurasi) sesuai dengan kebutuhan.
4. Laporan
Sistem ERP memiliki data seluruh sumber daya perusahaan dan dapat
memberikan laporan apa saja yang diperlukan termasuk fungsi-fungsi statistik
untuk menganalisa laporan.
2.1.1.4 Unsur-unsur Enterprise Resources Planning (ERP)
Menurut Michael Uram (2002:2) mengemukakan bahwa ada seperangkat
komputer atau disebut infrastruktur ERP yang diperlukan terdiri dari:
1. Physical Component (Komponen Fisik)
a. Server-Client yang terdiri dari komputer server dan beberapa komputer
client. Server menjadi pusat sistem informasi, sedangkan client
merupakan komputer yang digunakan untuk melakukan tugas-tugas
penenganan data.
b. Network (Jaringan), merupakan suatu unit komunikasi yang membantu
didalam penyebaran informasi.
c. Storage (penyimpanan), merupakan tempat penyimpanan yang digunakan
untuk menyimpan data yang diolah oleh komputer.
17
2. People (Sumber Daya Manusia)
Sumber daya manusia yang mempunyai peranan penting untuk
pengembangan dan implementasi sistem adalah:
a. Staf Bisnis (Business Staff)
Staf bisnis merupakan orang yang bertugas menganalisa workflow
(urutan proses) sistem manajemen yang sedang berjalan (workflow as-is)
dan mendesain workflow baru yang lebih efisien (workflow should-be).
Staf bisnis haruslah orang yang menguasai ilmu yang berhubungan
dengan proses bisnis yang dianalisa, misalnya membuat analisa di
departemen accounting maka staf bisnis harus menguasai siklus
akuntansi.
b. Staf Operasi (Operation Staff)
Staf operasi merupakan staff yang bertanggung jawab pada kegiatan
operasional sehari-hari, misalnya backup data.
c. Staf Pengembangan (Development Staff)
Staf pengembangan bertugas untuk mengembangkan sistem dengan
mendesain program-program yang diperlukan.
3. Organization Process (Proses Organisasi)
a. Program dan Proyek Manajemen (Program and Project Management)
Penerapan sistem ERP biasanya merupakan bagian dari program dan
proyek manajemen, yang dilakukan berdasarkan pertimbangan-
pertimbangan manajemen.
Berikut ini alasan mengapa perusahaan melakukan perubahan:
1. Perubahan kebutuhan pemakai atau bisnis
Peningkatan pesaing, pertumbuhan bisnis atau konsolidasi, merger
dan divestasi, peraturan baru, atau perubahan dalam hubungan
regional serta global dapat mengubah struktur dan tujuan organisasi.
Agar tetap responsif atas kebutuhan perusahaan, maka sistem juga
harus berubah.
2. Perubahan Teknologi
Sejalan dengan makin maju dan murahnya teknologi, perusahaan
dapat memanfaatkan berbagai kemampuan baru atau lama.
3. Peningkatan Proses Bisnis
Banyaknya perusahaan memiliki proses bisnis yang tidak efisien
sehingga membutuhkan pembauruan untuk memuaskan pelanggan.
4. Keunggulan Kompetitif
Peningkatan kualitas, kuantitas dan kecepatan informasi dapat
meningkatkan produk atau layanan serta dapat membantu
mengurangi biaya.
5. Perolehan Produktivitas
Komputer akan mengotomatisasi pekerjaan administrasi secara rutin
serta signifikan didalam mengurangi waktu untuk melakukan tugas-
tugas lainnya.
18
6. Pertumbuhan
Perusahaan berkembang lebih besar dari sistemnya sehingga harus
meningkatkan atau melakukan perubahan terhadap sistemnya secara
keseluruhan.
7. Penciutan
Perusahaan seringkali berpindah dari mainframe terpusat ke jaringan
PC atau sistem berbasis internet untuk memanfaatkan rasio
harga/kinerja mereka. Hal ini menempatkan pengambilan keputusan
dan informasi yang terkait sampai ke bagan organisasi.
b. Perubahan Proses Kerja (Change Management)
Penerapan sistem ERP berpengaruh terhadap budaya perusahaan,
sehingga diperlukan perubahan proses kerja (Change Management) pada
masa penyesuaian atau yang sering disebut proses implementasi. Jika
pada proses implementasi tersebut diperlukan perubahan proses kerja
yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan rekayasa ulang
proses bisnis atau Business Process Reenginering (BPR) yaitu analisis
menyeluruh dan mendesain ulang yang lengkap atau proses bisnis dan
sistem informasi untuk mencapai peningkatan kinerja yang dramatis.
Walaupun memerlukan waktu yang cukup lama beberapa keuntungan
dari proses BPR yaitu:
a. Untuk menyederhanakan sistem
b. Untuk membuatnya lebih efektif
c. Untuk meningkatkan kualitas serta layanan perusahaan
c. Layanan dan Dukungan dari IT Departemen (Support Service)
Untuk mengatasi masalah yang terjadi pada sistem dan mendukung
pelaksanaan dari sistem ERP agar dapat berjalan dengan baik dan
mencapai tujuan, diperlukan adanya layanan dan dukungan dari IT
departemen atau vendor software. Dengan begitu para pengguna (Users)
akan mampu memahami sistem secara cepat, dan user aakan puas dengan
sistem yang ada karena sistem tersebut dapat membantu kerja mereka
dan tidak merumitkan.
Pengimplementasian sistem ERP bukan merupakan kejadian yang muncul
kemudian berakhir. Skala sistem yang sangat luas menyebabkan manajer
menyadari yang terjadi tidak akan pernah lengkap terselesaikan. Organisasi-
organisasi akan terus berubah dan berkembang dan sistem yang ada harus ikut
berubah dan berkembang bersama.
19
2.1.1.5 Tahapan Enterprise Resource Planning (ERP)
Secara umum, tahapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
meliputi tahapan perencanaan, tahapan analisis, tahapan desain, tahapan dukungan
teknis, dan tahapan implementasi.
Menuturut Santo F. Wijaya dan Suparto Darudiato (2009 : 116),
mengemukakan tahapan Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu:
1. Tahapan Perencanaan
2. Tahapan Analisis
3. Tahapan Desain
4. Tahapan Dukungan Teknis
5. Tahapan Implementasi
Adapun penjelasan dari tahapan Enterprise Resource Planning (ERP) di
atas adalah:
1. Tahapan Perencanaan
Langkah awal adalah membentuk komite pengarah, yang bertugas untuk
mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek sistem Enterprise
Resource Planning (ERP) untuk menentukan Project Leader dan anggota tim
dalam membangun sistem.
Tugas Tim Project adalah:
a. Mendefinisikan masalah yang akan diselesaikan oleh sistem Enterprise
Resource Planning (ERP) dan menentukan ruang lingkup proyek secara
lebih rinci.
20
b. Mengevaluasi alternative pendekatan pada Enterprise Resource Planning
(ERP), seperti solusi kostumisasi, satu kesatuan paket, integrasi beberapa
paket software atau kombinasi dari beberapa alternative dan memilih salah
satu solusi.
c. Membuat jadwal dan anggaran proyek dengan memperhatikan studi
kelayakan dan melaporkan setiap temuan yang signifikan kepada komite
pengarah secara berkala baik secara tertulis maupun lisan.
2. Tahapan Analisis
Dalam tahapan analisis, maka komite pengarah telah sepakat untuk
menjalankan proyek sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan sudah
menentukan pendekatan yang akan dilakukan. Tim mulai membentuk kelompok
kerja pada berbagai fungsi di organisasi untuk mengumpulkan informasi dan
mengidentifikasikan kebutuhan pengguna. Pihak konsultan luar dapat dilibatkan
hanya untuk mambantu kelompok kerja dalam menjalankan aktivitas analisis ini.
Tanggung jawab utama Tim adalah:
a. Mengevaluasi vendor yang dapat memenuhi kebutuhan dan membuat
rekomendasi kepada Tim pengarah, yang akan memilih vendor kemudian
Tim akan melakukan evaluasi lebih rinci atas vendor terpilih.
b. Mengidentifikasikan inisiatif rekayasa ulang proses bisnis yang mungkin
diperlukan berdasarkan pendekatan sistem Enterprise Resource Planning
(ERP) dan paket yang dipilih. Meskipun tidak selalu menjadi alternative
yang baik, perusahaan dapat mempertimbangkan solusi untuk melakukan
kostumisasi paket.
21
Setelah itu, maka perwakilan vendor dan pihak konsultan dapat dilibatkan
dalam proses analisis, di mana komite pengarah dan tim proyek akan diberikan
pelatihan intensif mengenai konsep dan operasional sistem oleh pihak konsultan.
Tahap akhir fase ini adalah akan dihasilkan sebuah prototype sistem
Enterprise Resource Planning (ERP) di berbagai fungsi organisasi untuk
melakukan simulasi dan menunjukan integrasi antar modul kepada pengguna dan
identifikasi sesuai kebutuhan. Akhirnya tim proyek akan membuat laporan
rekomendasi kepada komite pengarah untuk proses persetujuan dan verifikasi
kelanjutan proyek.
3. Tahap Desain
Tahap desain dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor atau
konsultan yang telah dipilih. Tingkat desain tergantung pada pendekatan sistem
Enterprise Resource Planning (ERP), jika memilih satu kesatuan paket, maka
antarmuka sebagian besar sudah ditentukan, dan kostumisasi biasanya dilakukan
pada bagian-bagian minor saja. Jika perusahaan memilih pendekatan kostumisasi
paket, biasanya desain antarmuka akan lebih lama. Paket kesatuan biasanya
memerlukan middleware (perangkat perantara) yang minimal, karena hanya
memerlukan antarmuka dengan beberapa bagian system yang alamat atau paket
aplikasi yang disediakan. Jika pendekatan kombinasi beberapa paket, maka
memerlukan desain antarmuka yang lebih rumit, karena berbagai paket dari
berbagai vendor harus saling berkomunikasi.
22
4. Tahap Dukungan Teknis
Untuk menjalin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang,
maka dukungan teknis dan para pengguna sangatlah diperlukan. Walaupun semua
pengguna sudah mendapatkan pelatihan intensif, namun staf dukungan teknis
tetap diperlukan, khususnya untuk pembuatan sistem yang drastic dan
komperhensif, misalnya perbaikan koreksi kesalahan program yang ditemukan
pengguna dalam menjalankan sistem baru. Jika terjadi kesalahan program, maka
diperlukan respon yang cepat dari konsultan atau project leader untuk menjaga
kepercayaan pengguna terhadap sistem baru dan demi mendukung kelancaran dan
efektifitas kerja.
Untuk itu, diperlukan pemeliharaan sistem untuk menjaga kinerja sistem
agar tetap,optimal. Demikian pula pelaksanaan audit sistem dapat dilakukan
dengan secara periodic untuk mengetahui apakah tujuan sistem Enterprise
Resource Planning (ERP) sudah tercapai sesuai yang diharapkan.
5. Tahapan Implementasi
Setelah perusahaan menentukan paket software terpilih yang akan
digunakan dan dilakukan kostumisasi, maka tahapan berikutnya adalah
melakukan konstruksi. Untuk pendekatan kesatuan paket, maka program sudah
dirancang dan diterapkan per modul. Misalnya: fungsi pembelian, inventory,
pembayaran. Untuk fungsi industri manufaktur, biasanya modul yang digunakan
bervariasi tergantung jenis proses bisnis perusahaan.
Dari tahapan implementasi, semua rencana rekayasa ulang proses bisnis
diterapkan, karena semua hardware, software, data, jaringan sudah diterapkan,
23
maka hanya dua hal yang perlu dikaji, yaitu orang dan prosedur. Struktur
organisasi dapat berubah, karyawan dapat berpindah posisi (mutasi). Untuk
mendukung proses implementasi, biasanya diterapkan beberapa prosedur kerja
baru
Setelah modul selesai dikonfigurasi dan diintegrasikan dengan komponen
dan program lainnya, maka tahapan selanjutnya adalah:
a. Pembuatan prototype sistem, yang dilanjutkan dengan dilakukan
validasi beberapa kali iterasi dan dilakukan revisi hingga akhirnya
sistem siap dijalankan.
b. Verifikasi dan pengujian keseluruhan sistem dilakukan beberapa
konfigurasi ulang untuk meningkatkan kinerja sistem.
c. Membuat dokumentasi seluruh sistem dan memberikan pelatihan
kepada semua pengguna sistem.
d. Membuat rencana konversi “roll-out” sistem, yang meliputi jadwal
instalisasi sistem di seluruh organisasi dengan pendekatan strategi
konversi terpilih.
2.1.1.6 Modul-modul Enterprise Resources Planning (ERP)
ERP memiliki cakupan fungsi yang sangat luas, di dalam fungsi-fungsi
tersebut terdapat komponen-komponen yang sering disebut dengan istilah modul.
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi
serta modul pendukung yakni Finansial dan Akuntansi serta Sumber Daya
Manusia.
24
Menurut Henry Somamora (2009:32) dijelaskan modul-modul ERP adalah
sebagai berikut:
a. Modul Operasi adalah: Modul yang berhubungan dengan pengontrolan
produksi. Sub Modulnya terdiri dari: General Logistic, Sales and
Distribution, Material Management, logistic Execution, Quality
Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning
and Control< Project System, Environment Management.
b. Modul Finansial dan Akuntansi adalah: modul yang berhubungan dengan
masalah keuangan dan akuntansi. Sub Modulnya terdiri dari: General
Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management,
Treasury, Enterprise Controlling.
c. Modul Sumber Daya Manusia adalah: Modul yang berhubungan dengan
sumber daya manusia. Sub Modulnya terdiri dari: Personnel Management,
Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management,
Organizational Management, Travel Management.
2.1.1.7 Fungsi Enterprise Resources Planning (ERP) atau Enterprise System
Menurut Gellians, Hunton and Sitton (2005:52) dijelaskan mengenai
fungsi atau gegunaan dari Enterprise System secara umum diantaranya:
1. Enterprise Support for Organizational Process
a. Capturing data during, business process
b. Enterprise System facilitate functioning of the organization’s
business
c. Enterprise System record that business events have accured
d. Enterprise System store data for decision making
2. Enterprise System Support for Major Business Events Process
a. Order to cash
b. Purchase to pay
Di bawah ini akan dijelaskan mengenai definisi fungsi atau kegunaan dari
enterprise sistem adalah sebagai berikut:
1. Dapat mendukung proses organisasi.
a. Pengolahan data, proses bisnis.
b. Menjadi fasilitas bagi fungsi organisasi bisnis.
c. Merekam proses bisnis dengan lebih teliti.
25
d. Menyimpan data untuk pengambilan keputusan.
2. Dapat mendukung dalam proses bisnis yang utama.
a. Pembayaran pesanan
b. Pembayaran pembelian
Sedangkan menurut Henry Simamora (2009:32) dijelaskan mengenai
fungsi atau kegunaan dari sistem Enterprise Resources Planning (ERP) adalah
sebagai berikut:
1. Integrasi data keuangan, yaitu: untuk mengintegrasikan data keuangan
sehingga Top Management bisa melihat dan mengontrol kinerja
keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi proses operasi berfungsi menstandarkan proses operasi
melalui Implementasi Best Practise sehingga terjadi peningkatan
produktivitas. Penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi data dan informasi berfungsi menstandarkan data dan
informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan
besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah
dan jenis bisnis yang berbeda-beda.
2.1.1.8 Faktor-faktor Kesuksesan dalam ERP
Menurut Zeplin Jiwa Husada Tarigan (2003:2) ada beberapa hal yang
menjadi faktor kesuksesan dalam ERP di dalam perusahaan, yaitu:
1. Organisasi (Management)
Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal
dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan, adapun unsur-unsur dalam organisasi adalah:
26
a. Commitment
Sikap karyawan untuk tetap berada dalam organisasi dan terlibat dalam
upaya-upaya mencapai misi, nilai-nilai dan tujuan organisasi. Lebih lanjut
dijelaskan, bahwa komitmen merupakan suatu bentuk loyalitas yang lebih
konkret yang dapat dilihat dari sejauh mana karyawan mencurahkan
perhatian, gagasan, dan tanggung jawab dalam upaya mencapai tujuan
organisasi.
b. Education
Proses pengubahan sikap dan tata lakuseseorng atau kelompok orang
dalam usaha mendewasakan manusia melalui upaya pengajaran dan
pelatihan. Dalam hal ini organisasi di tuntut untuk bisa lebih baik atau
lebih cekatan dalam mengelola organisasi dalam perusahaan, agar tidak
terjadi human error di dalam perusahaan yang dapat merugikan
perusahaaan.
c. Involvement
Derajat dimana orang dikenal dari pekerjaannya, berpartisipasi aktif
didalamnya, dan mengaggap prestasinya penting untuk harga diri.
d. Training
Setiap usaha untuk memperbaiki prestasi kerja pada suatu pekerjaan
tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya. Dalam hal ini
organisasi dituntut untuk bisa mengkordinasikan seluruh bagian yang ada
di dalam perusahaan.
e. Role and Responsibilities
Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen puncak untuk
mengukur dan menilai prestasi kinerja manajer di bawahnya.
2. Proses
Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi scara alami atau
didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya
lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Suatu proses mungkin dikenali oleh
perubahan yang diciptakan terhadap sifat-sifat dari satu atau lebih objek di
bawah pengaruhnya. Unsur-unsur dari proses dalam ERP adalah:
a. Aligment
Penjajaran strategi dimulai dengan kebutuhan penafsiran strategi IT dan
diagnosa masalh yang mengizinkan eksekutif untuk menyediakan
pengertian pada kebutuhan kritis, objektifitas, dan prioritas yang mereka
hadapi.
b. Documentation
Suatu bahan refleksi kegiatan pembelajaran yang berfungsi sebagai alat
evaluasi atau refleksi dari perencanaan sampai implementasi suatu model
pembelajaran,informasi model pembelajaran, strategi pembelajaran yang
diterapkan, interaksi aktif terekam dalam proses dokumentasi.
c. Intergration
Suatu proses menggabungkan atau menyatukan data yang berasal dari
sumber yang berbeda dan mendukung pengguna untuk melihat keastuan
data.
27
d. Process Redesign
Berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau
pengaturan dari beberapa element yang terpisah ke dalam satu kesatuan
yang utuh da berfungsi sebagai konfigurasi dari komponen-komponen
perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
3. Teknologi
Teknologi adalah satu ciri yang mendefinisikan hakikat manusia yaitu bagian
dari sejarahnya meliputi keseluruhan sejarah. Beberapa aspek penting yang
ada didalam teknologi diantaranya adalah:
a. Hardware
Perangkat komputer yang terdiri atas susunan komponen-komponen
elektronik berbentuk fisik (berupa benda). Jenis-jenis hardware pada
personal Computer (PC), antara lain motherboard, hard disk, CD
room,memory, dan lain-lain.
b. Software
Kumpulan beberapa perintah yang dieksekusi oleh mesin komputer dalam
menjalankan pekerjaannya. Perangkat lunak ini merupakan catatan bagi
mesin komputer untuk menyimpan perintah, maupun dokumen, serta arsip
lainnya.
c. System Management
Untuk meminimalisasi penggunaan yang berlebihan dari suatu sistem,
seperti redundasi perangkat atau resource, permintaan yang tumpang
tindih dari penyeimbangan performance, network management, menekan
pengeluaran, biaya maintenace, diagnosis dan perbaikan, serta migrasi
dari suatu sistem lama ke sistem baru.
4. Data
Fakta berupa angka, karakter, simbol, tanda-tanda, tulisan, suara, bunyi yang
mempersentasikan keadaan sebenarnya yang selanjutnya digunakan sebagai
masukan suatu sistem informasi. Ada beberapa jenis data, diantaranya adalah:
a. Master file
Kerangka kerja yang terdiri dari beberpa komponen atau bagian, secara
keseluruhan saling berkaitan dan diorganisir sedemikian rupa dalam
rangka mencapai tujuan organisasi.
b. Transactional file
Bertambah setiap terjadi transaksi baru files tersebut berfungsi untuk
menyimpan secara detail transaksi yang terjadi.
c. Data Structure
Cara menyimpan atau merepresentasikan data di dalam komputer agar
bisa dipakai secara efisien. Sedangkan data adalah representasi dari fakta
dunia nyata. Fakta atau keterangan tentang kekayaan yang disimpan,
direkam atau direpresentasikan dalam bentuk tulisan, suara, gambar,
simbol.
5. Manusia
Dalam sistem ERP, selain teknologi maka ada faktor lain yang sangat
berpengaruh, yaitu faktor manusia. Manusia merupakan pelaku atau objek
28
aktif untuk mencapai kesuksesan-kesuksesan tersebut ada beberapa unsur
yang ada dalam manusia yang harus dikembangkan atau dilatih, yaitu:
a. Education
Proses pengubahan sikap dan tata lakuseseorng atau kelompok orang
dalam usaha mendewasakan manusia melalui upaya pengajaran dan
pelatihan. Dalam hal ini organisasi di tuntut untuk bisa lebih baik atau
lebih cekatan dalam mengelola organisasi dalam perusahaan, agar tidak
terjadi human error di dalam perusahaan yang dapat merugikan
perusahaaan.
b. Training
Setiap usaha untuk memperbaiki prestasi kerja pada suatu pekerjaan
tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya. Dalam hal ini
organisasi dituntut untuk bisa mengkordinasikan seluruh bagian yang ada
di dalam perusahaan.
c. Skill Development
Proses atau tahapan pertumbuhan kearah yang lebih maju. Pertumbuhan
sendiri (growth) berati tahapan peningkatan sesuatu dalam hal jumlah,
ukuran, dan arti pentingnya. Pertumbuhan juga dapat berarti sebuah
tahapan perkembangan.
d. Knowlage Management
Sebuah proses yang mengkoordinasikan pengguna informasi,
pengetahuan, dan pengalaman. Dengan konsep tersebut, berarti ada
perbedaan untuk data, informasi dan pengetahuan. Berdasarkan
hierarkinya, informasi berasal dari data yang telah diproses sehingga
dapat diinterpretasikan.
2.1.1.9 Keuntungan dan Kerugian Enterprise Resources Planning (ERP)
Menurut Henry Simamora yang dikutip melalui Journal Enterprise
Resource Planning (2003:34) dijelaskan mengenai keuntungan yang bisa diukur
dengan menggunakan sistem Enterprise Resources Planning (ERP):
1. Penurunan Inventori
2. Penurunan tenaga kerja secara total
3. Peningkatan service level
4. Peningkatan kontrol keuangan
5. Penurunan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi
29
Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari sistem ERP, beberapa
kelemahan ERP perlu diperhatikan. Kelemahan ERP adalah sebagai berikut:
1. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan
organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP
ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena
imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
2. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
3. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dipenerapan ERP tetapi
tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah.
4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan
tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik
mental maupun keahliannya.
2.1.1.10 Pengaruh Enterprise Resources Planning (ERP)
Pengaruh ERP secara umum dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu
siapa yang dipengaruhi ERP dan mengapa ERP mampu mempengaruhinya. ERP
adalah suatu sistem yang disiapkan untuk perusahaan yang membutuhkan sistem
yang luar biasa. Semakin besar suatu perusahaan maka semakin kompleks pula
permasalahan yang dihadapinya, khususnya permasalahan bisnis. Maka dari itu
diperlukan informasi yang sangat banyak untuk menyelesaikan persoalan tersebut,
baik informasi yang bersifat internal maupun eksternal perusahaan. Sebagai
konsekuensi dari semua ini adalah dibutuhkannya suatu sistem yang mampu
30
menjembatani antara kompleksitas bisnis dan teknologi informasi sebagi sarana
penyedia informasi yang diperlukan oleh perusahaan.
Ada beberapa hal yang menyebabkan ERP berkembang begitu luar biasa.
Pertama adalah faktor pengaruh perilaku kompetitor. Setiap perusahaan akan
selalu berusaha mendapatkan informasi mengenai kompetitornya. Informasi yang
dibutuhkan tidak hanya terbatas pada produk, tetapi lebih pada perusahaannya itu
sendiri. Bila suatu perusahaan telah menerapkan ERP dan berhasil, maka mau
tidak maukompetitornya akan berusaha menerapkan sistem yang sama ataupun
yang lebih baik, jikalau perlu menggunakan software dan konsultan yang sama.
Yang kedua adalah faktor kebutuhan akan rekan bisnis. Secara umum
dengan menerapkan ERP akan menghasilkan informasi yang lebih baik untuk
digunakan dalam proses bisnis dan pengambilan keputusan. Sebagai konsekuensi
adalah kebutuhan data yang up to date serta real time harus terpenuhi. Bila data
berasal dari internal perusahaan maka itu mungkin bukan suatu masalah, tetapu
bila berasal dari eksternal perusahaan maka hal tersebut bisa menjadi masalaha
yang serius. Sehingga dengan alasan untuk pemenuhan kebutuhan informasi,
seringkali perusahaan melakukan tekanan-tekanan kepada rekan bisnisnya untuk
menyediakan informasi yang terbaru dan real time. Jika dirasa perlu, informasi
tersebut juga terintegrasi dengan sistem ERP yang ada di perusahaan. Secara
diplomatis dapat dikatakan perusahaan memaksa rekan bisnisnya turut
menerapkan ERP.
Selain itu ERP mampu mempengaruhi fungsi sistem informasi. Awalnya
personal yang berkecimpung di bidang sistem informasi mempunyai tugas utama
31
untuk perancangan, pengembangan, dan implementasi software. ERP sendiri
dirancang dan dikembangkan oleh pihak luar perusahaan (outsourcing). Dengan
demikian tugas personal di bidang sistem informasi hanya melakukan
implementasi ERP pada perusahaan. Untuk itu pengetahuan yang mendalam
mengenai software paket menjadi sesuatu yang mutlak diperlukan. Dari sini
terjadi pergeseran tugas dan kemampuan seorang sistem analis dan programmer,
yaitu dari perancangan pengembangan dan implementasi software menjadi
penguasaan software paket dan pengimplementasiannya pada perusahaan.
Pengaruh yang lain adalah pergeseran pada fungsi sistem informasi. ERP
menciptakan ketidakjelasan antara user dan spesialis informasi. Konsep
tradisional menjelaskan bahwa spesialis informasi hanya berurusan dengan
teknologi, tidak pada proses bisnis. Namun dengan penerapan ERP, user sebagai
pelaku bisnis selain dituntut menguasai proses bisnis juga dituntut untuk
menguasai teknologi ERP. Begitu juga sebaliknya untuk seorang spesialis
informasi selain memiliki kemampuan teknologi juga dituntut menguasai proses
bisnis.
ERP mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan semua proses yang
ada dalam area fungsional perusahaan, antar departemen, maupun antar lokasi
yang berbeda. Dengan integrasi sistem ini data yang tadinya didapat dari sistem
yang berbeda-beda akan diintegrasikan menjadi sistem tunggal dengan format
yang standar. Dengan demikian tidak ada lagi perbedaan proses yang terjadi antar
fungsi, antar departemen, maupun antar lokasi yang berbeda.Dengan
mengintegrasikan semua proses menjadi sistem yang tunggal, semua informasi
32
akan disimpan dalam format yang sama dalam database yang sama, sehingga
semua akan mengakses data yang sama. Standar dan data tunggal ini akan
mengurangi informasi yang asimetris. Implikasi yang terjadi adalah peningkatan
kontrol terhadap pekerjaan. Bila suatu pekerjaan belum dikerjakan, maka
pekerjaan yang lain tidak akan bisa dikerjakan karena menggunakan data yang
sama. Implikasi yang lainnya adalah semakin meningkatkan akses informasi bagi
siapa saja yang membutuhkan, terutama untuk proses pengambilan keputusan,
baik pada level atas, menengah maupun bawah.
2.1.2 Kinerja
2.1.2.1 Pengertian Kinerja
Kinerja merupakan penampilan hasil kerja pegawai baik secara kuantitas
maupun kualitas. Kinerja dapat berupa penampilan kerja perorangan maupun
kelompok. Kinerja organisasi merupakan hasil interaksi yang kompleks dan
agregasi kinerja sejumlah individu dalam organisasi.
Menurut Kapllan di alih bahasakan oleh Anwar Prabu Mangkunegara
(2000:67) mengemukakan pengertian kinerja yaitu:
“Hasil kerja kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawai
dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang
diberikan kepadanya”.
Menurut Barry Cushway (2001:34) mengemukakan pengertian kinerja
yaitu:
33
“Kinerja adalah menilai bagaimana seseorang telah bekerja dibandingkan
dengan target yang telah ditentukan”.
Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson (2001:78) mengemukakan
pengertian kinerja adalah:
“Kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan
karyawan”.
Dari definisi di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa kinerja adalah
kemampuan atau prestasi yang dicapai didalam melaksanakan suatu tindakan
tertentu.
2.1.2.2 Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan penentuan secara periodik
efektifitas operasional suatu perusahaan, unit bisnis dalam perusahaan, dan
karyawan berdasarkan sasaran, standar dan kriteria yang telah ditetapkan
sebelumnya. Karena perusahaan pada dasarnya dijalankan oleh manusia, maka
penilaian kinerja perusahaan sesungguhnya merupakan penilaian atas perilaku
manusia dalam melaksanakan peran yang mereka mainkan di dalam suatu
perusahaan. Metode yang digunakan dalam pengendalian kinerja menurut robbins
di alih bahasakan oleh Hasibuan Malayu dalam buku Evaluasi Kinerja Perusahaan
(2001:34) yaitu:
1. Esei tertulis
Dengan menulis suatu cerita yang memberikan kekuatan, kelemahan,
kinerja masa lalu, potensial, dan sasaran untuk perbaikkan”.
34
2. Insiden Kritis
Memfokuskan perhatian si penilai pada perilaku-perilaku yang merupakan
kunci untuk membedakan antara menjalankan pekerjaan itu secara efektif
dan melaksananakannya secara tidak efektif”.
3. Skala Penilaian Grafik
Skala ini kurang memakan waktu untuk dikembangkan dan diolah. Skala
ini juga memungkinkan alisis kuantitatif dan perbandingan.
Menurut Robert L. Mathis dan John E. Jackson terjemahan Bambang
Wahyudi (2001:101) mengemukakan penilaian kinerja adalah:
“Penilaian kinerja adalah suatu evaluasi yang dilakukan secara periodik
dan sistematis tentang prestasi kerja / jabatan seorang tenaga kerja,
termasuk potensi pengembangannya”.
Menurut Robbins di alih bahasakan oleh Henry Simamora 2004:338)
mengemukakan penilaian kinerja adalah:
“Penilaian kinerja adalah proses yang dipakai oleh organisasi untuk
mengevaluasi pelaksanaan kerja individu karyawan”.
2.1.2.3 Tujuan Penilaian Kinerja
Menurut Kapllan dan Norton (2001:187) mengemukakan tujuan penilaian
kinerja adalah:
“Secara teoritis tujuan penilaian dikategorikan sebagai suatu yang bersifat
evaluation dan development”.
1. Bersifat evaluasi penilaian harus menyelesaikan:
35
a. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar pemberian kompensasi
b. Hasil penilaian digunakan sebagai staffing decision
c. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar mengevaluasi sistem seleksi
2. Sedangkan yang bersifat development penilai harus menyelasaikan:
a. Prestasi riil yang dicapai individu
b. Kelemahan-kelemahan individu yang menghambat kinerja
c. Prestasi-prestasi yang dikembangkan
2.1.2.4 Pengukuran Kinerja Balance Scorecard
Balance Scorecard (BSC) memberikan kerangka kerja yang komperhensif
untuk menerjemahkan visi dan strategi perusahaan ke dalam seperangkat ukuran
kinerja yang terpadu. Balance scorecard menurut Kapllan dan Norton (2001:22)
juga menerjemahkan misi dan strategi kedalam berbagai tujuan ukuran, yang
tersusun ke dalam empat perspektif
36
Gambar 2.1
Balance Scorecard (BSC) sebagai kerangka kerja
Sumber : Kaplan dan Norton
1. Perspektif Keuangan (Financial Perspective)
Penerapan Balace Scorecard pada perspektif keuangan membantu tujuan
jangka panjang perusahaan dalam usahanya untuk mencapai tingkat
pengembalian modal investasi tinggi dari setiap unit bisnis. Strategi
perusahaan atau unit bisnis dalam perusahaan akan sangat ditentukan oleh
PELANGGAN
Untuk mewujudkan visi
kita, apa yang harus kita
perlihatkan kepada para
pelanggan kita.
VISI
dan
STRATEGI
PEMBELAJARAN DAN
PERTUMBUHAN
Untuk mewujudkan visi kita,
bagaimana kita memelihara
kemampuan kita untuk berubah dan
meningkatkan diri.
PROSES BISNIS
INTERNAL
Untuk menyenangkan para
pemegang saham dan
pelanggan kita proses
bisnis apa yang harus kita
kuasai dengan baik.
FINANCIAL
Untuk berhasil secara financial,
apa yang harus diperlihatkan
kepada para pemegang saham
kita?
37
posisinya dari siklus hidup usaha. Ukuran kinerja keuangan dalam balance
scorecard dapat memberikan kontribusi atau tidak kepada peningkatan laba
dan nilai tambah ekonomis bagi perusahaan dalam berinvestasi, sehingga
dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
Tujuan keuangan menjadi fokus tujuan dan ukuran untuk semua perspektif
lainnya, arti setiap ukuran yang terpilih harus merupakan bagian dari
hubungan sebabakibat yang pada akhirnya akan dapat meningkatkan
kinerja keuangan. Menurut Kapllan dan Norton (2001) pada saat
perusahaan melakukan pengukuran secara financial, maka hal pertama
yang harus dilakukan adalah mendeteksi keberadaan industri yang
dimilikinya. Kapllan menggolongkan tiga tahap perkembangan industri
yaitu:
a. Tahap Pertumbuhan (Growth)
Tahap pertumbuhan memiliki sumber daya yang cukup besar untuk
mengembangkan dan meningkatkan berbagai produk dan jasa baru,
membangn dan memperluas fasilitas produksi, membangun
kemampuan operasi, menanamkan investasi yang besar, memelihara
serta mengembangkan hubungan yang erat dengan pelanggan. Tujuan
keuangan pada tahap ini akan menekankan pada pertumbuhan
penjualan (di pasar yang baru, pelnggan yang baru dan dihasilkan dari
produk dan jasa yang baru). Tolak ukur yang dapat digunakan adalah
tingkat pertumbuhan penjualan, pangsa pasar dan pangsa rekening
yang telah ditargetkan.
38
b. Tahap Bertahan (Sustain)
Perusahaan yang berada pada tahap ini masih melakukan investasi dan
investasi ulang dengan tujuan untuk mengatasi berbagai macam
kemacetan, perluasan kapasitas, dan peningkatan aktivitas perbaikan
yang berkelanjutan. Pada tahap ini perusahaan mampu
mempertahankan pangsa pasar yang dimiliki dan akan mengalami
peningkatan secara bertahap. Tujuan keuangan pada tahap bertahan
akan bertumbuh pada kemampuan perusahaan dalam menghasilkan
tingkat pengembalian modal yang tinggi. Alat ukur yang dapat
digunakan adalah besarnya pendapatan operasional (Operating
Income), besarnya laba kotor (Gross Profit Margin), tingkat
pengembalian investasi (Return On Investment), dan besarnya nilai
tambah ekonomis (Economic Value Added).
c. Tahap Penuaian (Harvest)
Perusahaan yang berada pada tahap menuai ini tidak lagi
membutuhkan investasi yang besar, cukup hanya untuk pemeliharaan
peralatan dan kapabilitas bukan dilakukan untuk perluasan atau
pembangunan berbagai kapabilitas yang baru. Tujuan keuangan pada
tahap ini adalah pada arus kas operasi (sebelum depresiasi) dan
penghematan berbagai kebutuhan modal kerja. Tolak ukur yang dapat
dipergunakan melalui besarnya kas masuk (cash flow) dari kegiatan
operasi perusahaan dan mengurangi kebutuhan modal kerja.
39
2. Perspektif Pelanggan (Customer Perspective)
Kinerja ini dianggap penting dewasa ini mengingat semakin ketatnya
pertarungan mempertahankan pelanggan lama dan merebut para pelanggan
baru. Perspektif pelanggan dalam balance scorecard mengidentifikasi
bagaimana kondisi customer mereka dengan segmen pasar yang telah
dipilih oleh perusahaan untuk bersaing dengan kompetitor mereka.
Segmen yang telah mereka pilih ini mencerminkan keberadaan customer
tersebut sebagai sumber pendapatan mereka.
Tolok ukur kinerjapelanggan dibagi atas dua kelompok yaitu kelompok
pengukuran intidan kelompok penunjang (Kaplan dan Norton, 2000).
Kelompok pengukuran inti (core measurement groups), terdiridari :
Gambar 2.2
Perspektif Pelanggan Inti
Sumber : Kaplan dan Norton
Customer
Profitability
Market Share
Customer
Satisfaction
Customer
Retention Customer
Acquisition
40
a. Market Share
Pengukuran pangsa pasar, yang mengukur seberapa besar proporsi
segmen pasar tertentu yang dikuasai oleh perusahaan, meliputi antara
lain : jumlah pelanggan, jumlah penjualan, dan volume unit penjualan.
b. Customer Retention
Kemampuan mempertahankan kepuasan pelanggan lama (customer
retention), yang mengukur seberapa bnyak perusahaan berhasil
menarik pelanggan-pelanggan lama. Alat ukur yang dapat digunakan
adalah persentase pertumbuhan bisnis dengan pelanggan yang ada saat
ini.
c. Customer Acquisition
Tingkat perolehan pelanggan (customer acquisition), yang mengukur
seberapa banyak perusahaan berhasil menarik pelnggan-pelanggan
baru. Alat ukur yang dugunakan adalah banyaknya jumlah pelanggan
baru dibagi dengan jumlah penjualan kepasar pelanggan baru di
segmen pasar yang ada.
d. Customer Satisfaction
Tingkat kepuasan pelanggan (customer satisfaction), yang mengukur
seberapa besar keuntungan yang berhasil diraih perusahaan dari
penjualan produk kepada para pelanggan.
e. Customer Profitability
Profitabilitas pelanggan (customer profitability), yang mengukur
keuntungan bersih yang diperoleh dari pelanggan atau segmentertentu
41
setelah menghitung berbagai pengeluaran yang dipergunakan untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan tersebut.
Kelompok Penunjang.
a. Atribut-atribut produk (fungsi, harga dan mutu)
Tolak ukur atribut produk adalah tingkat harga eceran relatif, tingkat
daya guna produk, tingkat pengembalian produk oleh pelanggan
sebagai akibat ketidak sempurnaan proses produksi, mutu peralatan
dan fasilitas produksi yang digunakan, kemampuan sumber daya
manusia serta tingkat efisiensi produksi.
b. Hubungan dengan pelanggan
Tolak ukur yang termasuk sub kelompok ini, tingkat fleksibilitas
perusahaan dalam memenuhi keinginan dan kebutuhan para
pelanggannya, penampilan fisik dan mutu layanan yang diberikan oleh
pramunaga serta penampilan fisik fasilitas penjualan.
c. Citra dan reputasi perusahaan beserta produk-produknya dimata para
pelanggannya dan masyarakat konsumen.
3. Perspektif Proses Bisnis Internal (internal Business Process Perspective)
Dalam perspektif ini, perusahaan melakukan pengukuran terhadap semua
aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan baik manajer maupun karyawan
untuk menciptakan suatu produk yang dapat memberikan kepuasan
tertentu bagi customer dan juga para pemegang saham. Dalam hal ini
perusahaan berfokus pada tiga proses bisnis utama, yaitu:
42
Gambar 2.3
Perspektif Proses Bisnis Internal
a. Proses inovasi/mutu, dalam proses penciptaan nilai tambah bagi
customer, proses inivasi merupakan salah satu kritikal proses, dimana
efisiensi dan efektifitas serta ketepatan waktu dari proses inovasi ini
akan mendorong terjadinya efisiensi biaya pada proses penciptaan nilai
tambah bagi customer. Secara garis besar proses inovasi dapat dibagi
menjadi dua yaitu: (1) Pengukuran terhadap proses inovasi yang
bersifat penelitian dasar dan terapan, (2) Pengukuran terhadap proses
pengembangan produk.
b. Proses operasi, dimulai dengan diterimanya pesanan pelanggan dan
diakhiri dengan penyampaian produk atau jasa kepada pelnggan.
Proses ini menitikberatkan penyempurnaanproduk atau jasa kepada
pelanggan secara efisien, konsisten, dan tepat waktu. Pada proses
operasi ini, pengukuran terhadap kinerja dilakukan terhadap tiga
dimensi, yaitu; time measurement, quality proses measurement dan
process cost measurement. Alat ukur yang dapat digunakan adalah
Layanan kepada
pelanggan
Mutu dan Keandalan
Produk
Kecepatan dalam
Memenuhi
Kebutuhan
Pelanggan
Kecepatan dalam
Merespon Komplain
pelanggan
43
troughput time (waktu penyelesaian) dan MCE (manufacturing cycle
effectiveness).
c. Pelayanan purna jual atau pengenalan produk, tahap akhir dalam
proses bisnis internal adalah dilakukannya pengukuran terhadap
pelayanan purna jual kepada costomer. Pengukuran ini menjadi bagian
yang cukup penting dalam proses bisnis internal, karena pelayanan
purna jual ini akan berpengaruh terhadap tingkat kepuasan pelanggan.
Yang termasuk dalam aktivitas purna jual diantaranya adalah: garansi
dan aktivitas reparasi, perlakuan terhadap produk cacat atau rusak,
proses pembayaran yang dilakukan oleh customer pada transaksi
penjualan yang dilakukan secara kredit.
4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Tujuan dimasukannya kinerja ini adalah untuk mendorong perusahaan
untuk menjadi organisasi belajar (learning organization) sekaligus untuk
mendorong pertumbuhannya (Kaplan dan Norton, 2000:110). Tolak ukur
kinerja pertumbuhan dan pembelajaran dapat dibagi menjadi tiga
kelompok:
a. Kelompok Pegawai
Tolak ukur yang masuk dalam kelompok ini antara lain adalah tingkat
kepuasan kerja para pegawai, tingkat perputaran (turn over para
pegawai), besarnya pendapatan para pegawai, nilai tambah pegawai
(pendapatan dikurangi seluruh biaya operasional), tingkat
44
pengembalian balas jasa (return on compensation) yang dihitung
dengan cara membagi nilai tambah dengan total balas jasa pegawai.
b. Kemampuan Sistem Informasi
Alternatif yang termasuk kelompok ini adalah tingkat ketersediaan
informasi yang dibutuhkan, tingkat ketepatan informasi yang tersedia
dan jangka waktu untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
c. Motivasi, Pemberdayaan dan Keserasian Individu Perusahaan
Tolak ukur yang tergabung dalam kelompok ini antara lain adalah
jumlah saran pegawai, jumlah saran yang diimplementasikan atau
direalisasikan, jumlah saran yang berhasil guna dan banyaknya
anggota perusahaan yang dapat mengerti visi dan tujuan perusahaan.
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dikatakan bahwa indikator kinerja
perusahaan dengan menggunakan pendekatan balance score memiliki empat
dimensi yaitu financial, pelanggan, prospek bisnis internal, pembelajaran dan
pertumbuhan. Namun dalam penelitian ini hanya difokuskan pada analisis dimensi
kinerja perusahaan yang bersifat non financial. Hal ini didasarkan pada pendapat
dari Kaplan dan Norton, (2001); Lingle dan Schiemann, (2002) yang dikutip oleh
Rahmat Febrianto (2010:4), bahwa pengukuran kinerja non keuangan didesain
untuk menilai seberapa baik aktivitas yang berhasil dicapai dan dipusatkan pada
tiga dimensi utama yaitu efisiensi, kualitas dan waktu.
45
2.1.2.5 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kinerja
Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson (2001:82) menggunakan
faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu:
1. Kemampuan mereka
2. Motivasi
3. Dukungan yang diterima
4. Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan
5. Hubungan mereka dengan organisasi.
Berdasarkan pengertian di atas, penulis menarik kesimpulan bahwa kinerja
merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu maupun
kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami
atau kemempuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk
berprestasi. Menurut Mangkunegara (2000) menyatakan bahwa faktor yang
mempengaruhi kinerja antara lain:
1. Faktor kemampuan secara psikologis kemampuan (ability) pegawai terdiri
dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan). Oleh
karena itu pegawai perlu ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan
keahliannya.
2. Faktor motivasi terbentuk dari sikap (attitude) seorang pegawai dalam
menghadapi situasi kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakan
diri pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja. Sikap mental merupakan
kondisi mental yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai
potensi kerja secara maksimal.
46
2.1.2.6 Hasil dan Faktor Pendorong Kinerja
Seluruh Balance Scorecard menggunakan ukuran generik tertentu. Ukuran
generik ini cenderung menjadi ukuran utama hasil, yang mencerminkan tujuan
bersama berbagai strategi, dan struktur yang serupa di semua industri dan
perusahaan. Ukuran-ukuran hasil generik ini cenderung menjadi lag indicator
(ukuran hasil) seperti profitabilitas, pangsa pasar, kepuasan pelnggan, retensi
pelanggan, dan keahlian pekerja. Faktor pendorong kinerja, lead indicator, adalah
faktor-faktor khusus yang terdapat pada unit bisnis tertentu. Faktor pendorong
kinerja mencerminkan keunikan dari segi unit bisnis, misalnya: faktor pendorong
financial dari probabilitas, segmen pasar yang dipilih unit bisnis, serta tujuan
proses internal, pembelajaran dan pertumbuhan tertentu yang akan memberi
proporsi nilai kepada pelanggan dan segmen pasar sasaran.
Sebuah BSC yang baik seharusnya memiliki bauran ukuran hasil dan
faktor pendorong kinerja. Ukuran hasil tanpa faktor pendorong kinerja tidak akan
mengkomunikasikan bagaiman hasil tersebut dicapai. Ukuran itu tidak akan
memberikan indikasi dini tentang apakah strategi perusahaan sudah dilaksanakan
dengan berhasil atau tidak. Sebaliknya, faktor pendorong kinerja tanpa ukuran
hasil mungkin dapat membuat unit bisnis mencapai tingkatan operasional jangka
pendek, tetapi akan gagal mengungkapkan apakah peningkatan operasional
tersebut telah diterjemahkan ke dalam bisnis dengan pelanggan saat ini dan
pelanggan baru yang telah diperluas, dan kepada peningkatan kinerja financial.
Sebagai contoh dari gambaran di atas yaitu dalam mengukur efektifitas
penjualan. Dimana yang menjadi ukurannya yaitu rata-rata jumlah produk yang
47
dijual kepada sebuah rumah tangga. Lag indicator ini akan menceritakan apakah
proses yang baru ini dapat berjalan baik atau tidak. Ukuran yang kedua, waktu
yang dipakai bersama pelanggan, disertakan untuk memberi tanda kepada tenaga
penjual di seluruh perusahaan tentang budaya baru yang dibutuhkan oleh strategi
ini. Suatu pendekatan penjualan yang sifatnya relationship-based tidak akan
berhasil jika waktu berhadapan muka dengan pelanggan tidak ditingkatkan.
Waktu bersama pelanggan oleh karenanya menjadi suatu lead indicator (faktor
pendorong) bagi keberhasilan ini.
2.2 Kerangka Pemikiran dan Hipotesis
Untuk mencapai keberhasilan, manajemen perusahaan pada saat ini
bertanggung jawab tidak hanya pada kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan,
tetapi meliputi juga kegiatan yang berhubungan dengan lingkungan luar
perusahaan. Setiap perusahaan memiliki ketergantungan pada system informasi
untuk dapat terus mempertahankan kemampuan berkompetisi. Dengan adanya
system informasi yang baik maka produktivitas dan kinerja suatu perusahaan akan
dapat meningkat. Akuntansi, sebagai system informasi, mengidentifikasikan,
mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu
badan usaha kepada beragam orang.
Menurut Barry E. Chusing (2001:30), pengertian system informasi
akuntansi adalah:
“Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia
dan modal dalam suatu organisasi yang di bangun untuk menyajikan
48
informasi keuangan yang di peroleh dari pengumpulan dan pemrosesan
data keuangan.”
Dalam melakukan perubahan data menjadi informasi terebut, dapat
diwujudkan oleh system informasi akuntansi baik dengan cara manual maupun
terkomputerisasi. Mengingat kebutuhan akan informasi yang mudah, cepat dan
akurat pada kondisi yang cepat berubah pada saat sekarang ini, maka system
informasi yang digunakan secara manual sudah mulai ditinggalkan. Bagi
perusahaan yang relative kecil, mungkin hal tersebut belum sepenuhnya
ditinggalkan. Namun, bagi sebuah perusahaan besar, hal tersebut merupakan suatu
keharusan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam setiap kegiatannya.
Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap
line dalam manajemen perusahaan secara transportasi dan memiliki akuntabilitas
yang cukup tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah
satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan.Indonesia merupakan
Negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomian bertumpu di bidang
bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap
perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati banyak perusahaan besar yang
masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah
satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dar kondisi
perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup
dalam mengintegrasikan setiap proses dalam perusahaan tersebut kedalam suatu
system komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaan-perusahaan yang lebih kecil,
pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan bahkan pemikiran untuk
49
menerapkan sistem yang terintegrasi tersebut seolah-olah masih menjadi suatu hal
yang baru.
Sistem ERP ini merupakan sebuah perangkat lunak modul berganda yang
berkembang terutama dari system perencanaan sumberdaya manufaktur
tradisional (manufacturing resource planning - MRP ). Selain itu ERP adalah
sistem informasi yang berbasis komputer yang antar modulnya saling
berhubungan. Modul adalah bagian kecil dalam system informasi yang
mempunyai fungsi sendiri. Yang dimaksud sistemnya saling berhubungan adalah
jika ada data yang berubah di satu modul, otomatis modul lain akan berubah
datanya.
ERP dalam pelaksanaannya merupakan system yang menghubungkan
semua proses yang ada disuatu perusahaan baik internal maupun eksternal. Seperti
proses dari pembelian barang, penyimpanan, penjualan sampai kepelaporan
akuntansi. Dalam melakukannya, suatu system computer tunggal dapat melayani
kebutuhan unik dari area fungsional. Hal ini bertolak belakang dengan model
system informasi akuntansi yang tradisional. Dimana setiap area fungsional atau
departemen memiliki system komputernya sendiri yang dioptimasi pada cara
dimana ia melakukan bisnis sehari-harinya. ERP menggabungkan semua ini
kedalam suatu system tunggal, yang terintegrasi yang mengakses pada suatu
database tunggal untuk memudahkan pembagian dari informasi dan untuk
memperbaiki komunikasi di seluruh organisasi. Dan dengan ERP, jaminan
integrasi data dapat diandalkan, begitu pula dengan tidak adanya redundasi data.
Yaitu kemungkinan adanya duplikasi data yang akan membuat data tersebut
50
menjadi tidak valid. Jaminan ini merupakan hal penting bagi manajemen dalam
pengambilan keputusan, karena dasar pengambilan keputusan tersebut adalah data
tersebut.
Dalam mengukur keberhasilan sebuah srategi yang diterapkan oleh
perusahaan, maka harus keseimbangan antara hasil (lagging indicator) dengan
factor pendorong kinerja (leading indicator). Karena apabila ukuran hasil tanpa
factor pendorong kinerja maka tidak akan dapat memberikan indikasi dini tentang
bagaimana hasil tersebut bias dicapai. Dan ukurannya tersebut tidak dapat
memberikan indikasi dini apakah strategi telah dilaksanakan dengan berhasil atau
tidak. Sebaliknya, pendorong kinerja tanpa ukuran hasil mungkin mampu
mendorong unit bisnis mencapai peningkatan operasional jangka pendek, tetapi
tidak akan mampu mengungkapkan apakah peningkatan operasional tersebut telah
diterjemahkan ke dalam bidang usaha yang sudah diperluas tidak saja kepada
pelanggan saat ini tetapi juga kepada pelanggan baru, dan pada akhirnya ke dalam
kinerja finansial yang meningkat.menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2000:67),
mengemukakan pengertian kinerja sebagai berikut:
“Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh
seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan
tanggungjawab yang diberikannya”.
Kinerja perusahaan dapat ditingkatkan dengan keberhasilan teknologi
Enterprise Resorce Planning, dimana ERP ditentukan oleh tim proyek atau
disebut key user, dimana key user ini dipengaruhi juga oleh komitmen top
manajemen perusahaan dan budaya perusahaan.
51
Menurut Zeplin Jiwa Husada Tarigan (2003:2) Enterprise Resource
Planning merupakan sebuah teknologi system informasi terintegrasi yang
digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan kinerja perusahaan.
Dari beberapa penelitian didapatkan bahwa implementasi ERP dapat
meningkatkan dengan cepat kinerja perusahaan dan beberapa mengalami
kegagalan, sehingga dapat merusak system perusahaan.
Menurut Sun et al dalam Journal Enterprise Resource Planning (2005)
mengungkapkan bahwa technology Enterprise Resource Planning berpengaruh
positif terhadap pencapaian kinerja perusahaan.
Sedangkan penelitian Elisabeth J. Umble, et al (2003:304) adalah:
“Faktor kesuksesan implementasi ERP antara lain memahami tujuan dari
strategi organisasi, komitmen manajemen puncak, manajemen proyek baik,
perubahan manajemen organisasi, kemampuan tim yang terbaik, akurasi
data, pendidikan dan pelatihan yang ekstensif, serta focus pengukuran
kinerja ERP”.
Dalam penelitian ini penulis hanya melakukan pengukuran dari faktor-
faktor yang menjadi pendorong kinerja (leading indicator). Dan juga dikarenakan
keterbatasan dalam mendapatkan data-data keuangan, maka penulis tidak dapat
menilai factor pendorongnya (leading indicator) darisisi keuangan. Untuk itu
penulis menggunakan metode pengukuran Balance Scorecard yang berkaitan
dengan aktor-faktor pendorong (drivers) kinerja.
Berdasarkan kepada kerang kapemikiran diatas, maka penulis menarik
hipotesis:
“Apabila Enterprise Resource Planning (ERP) dilaksanakan dengan
baik maka akan berpengaruh terhadap kinerja perusahaan”.