BAB III KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK

3.1 Jadwal Kerja Praktek Kegiatan lapangan dalama kerja praktek dilaksanakan selama kurang lebih 1 (satu) bulan yang terhitung dari tanggal 7 juli sampai dengan 12 agustus 2008. Kegiatan- kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama kerja praktek menganalisis sistem yang sudah ada, mencari data, mencatat dan mengumpulkan bahan-bahan materi untuk menyusun laporan kerja praktek serta mengerjakan tugas yang diberikan oleh pembimbing lapangan. 3.2 Cara / teknik kerja praktek Adapun urian kegiatan kerja praktek yang dilkukan penulis selama kurang lebih 1 (satu) bulan di Pusat Lingkungan Geologi (PLG) Bandung adalah sebagai berikut :1. Pengenalan lingkungan perpustakaan diantaranya menganalisis sistem

yang berjalan pada perpustakaan dengan melakukan wawancara pada petugas perpustakaan.

17

18

2. Hasil analisis tersebut kemudian digambarkan dalam beberapa bentuk

flow map yaitu flow map sistem pembuatan katalog yang berjalan, sistem peminjaman buku yang berjalan dan sistem pemberian sangsi yang berjalan.3. Setelah dianalisis, penulis merancang sistem yang baru berdasarkan

Teknologi Informasi yaitu sistem yang berbasis web.

3.3 Batasan Masalah Agar pembahasan dalam laporan ini tidak meluas dan lebih terarah, maka Pembahasan yang akan dilakukan dalam makalah ini memiliki batasan-batasan sebagai berikut : Laporan ini akan memberikan penjelasan mengenai analisis sistem yang

sedang berjalan yang digambarkan dengan flow map. Laporan ini akan memberikan penjelasan mengenai analisis sistem

informasi perpustakaan yang diusulkan dan digambarkan dengan flow map.

3.4 Landasan teori

19

3.4.1

Sistem Sistem : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Karakteristik Sistem :1.

Memiliki Komponen ;

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau

20

dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

2.

Batas sistem (boundary) ;

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.a.

Lingkungan Luar Sistem (Environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.b.

Penghubung Sistem (Interface) ; Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.c.

Masukan Sistem (Input) ;

21

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.d.

Keluaran Sistem (Output) ; Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.e.

Pengolah Sistem (Process) ;

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.f.

Sasaran Sistem :

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori :1.

On-line systems. Sistem on-line adalah sistem yang menerima

langsung input pada area dimana input tersebut direkam dan

22

menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri dapat dipisah-pisah dalam skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara, reservasi kereta api, perbankan dll.2.

Real-time systems. Sistem real-time adalah mekanisme

pengontrolan, perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalah skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanya hanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.3.

Decision support system + strategic planning system. Sistem

yang memproses transaksi organisasi secara harian dan membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi-fungsi

23

matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.4.

Knowledge-based system. Program komputer yang dibuat

mendekati kemampuan danpengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

3.4.2

Informasi Informasi: data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input proses output. Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya. Representasi informasi: pelambangan informasi, misalnya: representasi biner. Kuantitas informasi: satuan ukuran informasi. Tergantung representasi. Untuk representasi biner satuannya: bit, byte, word dll.

24

Kualitas informasi: bias terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem. Umur informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operatinginformation (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu). Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :1.

Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan

dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.2.

Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada

penerima tidak boleh terlambat.3.

Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk

pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

25

Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

3.4.3

Sistem Informasi Definisi Sistem Informasi: Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Atau ; Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data. Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci : 1. Berbasis Komputer dan Sistem Manusia/Mesin

26

a. Berbasis Komputer : perancang harus memahami pengetahuan

komputer dan pemrosesan informasib. Sistem Manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai

pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem.

2. Sistem Basis Data Terintegrasia. Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing)

dalam sebuah data base manajemen sistem. 3. Mendukung Operasi a. Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi. Istilah Sistem Informasi 1. Manajemen Information System 2. Information Processing System

27

3. Information Decision System 4. Information System. Semuanya mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi. Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. Komponen Fisik Sistem Informasi: 1.Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat

Input/Output,Terminal untuk interaksi, Media komunikasi data. 2. Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll). 3. Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer. 4. Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem

28

5. Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:a. Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data

dan melakukan inquiry = operator);b. First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung

dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah. c. Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.d. Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus,

analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang. Aplikasi = program + prosedur pengoperasian. 3.4.4 Database Database merupakan media dimana suatu informasi disimpan,seperti sebuah filling kabinet yang menyimpan arsip-arsip surat pada suatu perusahaan. Ada dua type database utama, yaitu Flat-File dan Database Relational. Database yang Flat-File menyimpan data secara single dalam dengan ukuran byte tertentu dan akan bertambah terus, karena sifatnya yang single dan memungkinkan proses penambahan file membutuhkan

29

updating data yang terus menerus maka database yang Flat File ini dikatakan kurang efisien untuk saat ini. SOFTWARE DATABASE Software-software atau aplikasi yang dapat digunakan untuk mendesain sebuah database saat ini banyak sekali, baik yang bersifat Open-Source maupun yang Close-Source. Semuanya itu dibuat untuk memudahkan dalam mendesain database sebagai media penyimpanan data. Contoh-contoh aplikasiaplikasi database yang digunakan untuk database desktop maupun untuk database client/Server atau Web base tersebut adalah : 1. DBASE III Plus 2. Microsoft Acces 3. Paradox 4. SQL SERVER 5. MySQL 6. ORACLE 7. PostgreSQL 8. ADABAS 3.4.5 Tool sistem1.

ERD

30

Entity Relationship Diagram atau ERD merupakan metode untuk merancang database secara sistematis yang berisi komponen-komponen. Himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut. (Gregorius, 2002)2.

DFD

Sebelum mengimplementasi program, maka dilakukan pembuatan DFD atau Data Flow Diagram. DFD adalah suatu grafik yang menjelaskan sebuah sistem dengan menggunakan bentuk-bentuk atau simbol untuk menggambarkan aliran data dari proses-proses yang saling berhubungan. DFD menggambarkan input, process, dan output yang terjadi dalam suatu sistem. DFD juga menggambarkan aliran data dalam sebuah sistem. Dalam mendokumentasikan sebuah sistem, DFD mempunyai level-level mulai dari yang terkecil, yaitu level 0 atau sering disebut context diagram. Context diagram ini merupakan gambaran paling umum dari sistem, yang hanya memiliki satu proses saja untuk mewakili seluruh sistem. Semakin bertambahnya level dalam DFD akan semakin detail digambarkannya proses-proses yang ada pada sistem, tetapi yang boleh bertambah hanya proses dan data flow saja. Sedangkan untuk data source, jumlahnya harus tetap dengan yang ada pada context diagram. Khusus untuk data store, pada context diagram masih belum digambarkan, akan tampak pada level 1 dan konsisten jumlahnya sampai pada level berikutnya.

31

3.4.6

Tool Implementasi 1. Apache Web server adalah software yang memberikan layanan web. Web server menggunakan protocol yang disebut dengan HTTP (HyperText Transfer Protocol). Anda mempunyai banyak pilihan di dunia open source, tergantung pada keperluan Anda. Salah satu web server yang sangat terkenal dan menjadi standar de facto setiap distribusi Linux, yaitu Apache.Apache adalah nama web server yang dibuat berbasiskan kode sumber dan ide-ide yang ada pada web server leluhurnya, yaitu web server NCSA. Sesuai namanya, web server NCSA dibuat oleh National Center for Supercomputing Applications. Tidak seperti poryek leluhurnya yang dibiayai oleh pemerintah Amerika, web server Apache dikembangkan oleh sekelompok programer yang bekerja tanpa dibayar oleh siapapun. Mereka mengerjakan proyek ini dengan berbagai macam alasan, akan tetapi alasan yang paling mendasar adalah mereka senang jika perangkat lunak mereka digunakan oleh banyak orang. Apache adalah web server yang kompak, modular, mengikuti standar protokol HTTP, dan tentu saja sangat digemari. Kesimpulan ini bisa didapatkan dari jumlah pengguna yang jauh melebihi para pesaingnya.

32

Sesuai hasil survai yang dilakukan oleh Netcraft, bulan Januari 2005 saja jumlahnya tidak kurang dari 68% pangsa web server yang berjalan di Internet. Ini berarti jika semua web server selain Apache digabung, masih belum bias mengalahkan jumlah Apache. Saat ini ada dua versi Apache yang bisa dipakai untuk server produksi, yaitu versi mayor 2.0 dan versi mayor 1.3. Anda bisa menggunakan salah satu dari keduanya. Tapi sangat dianjurkan Anda memakai versi 2.0. 2. PHP PHP adalah singkatan dari "PHP: Hypertext Preprocessor", yang merupakan sebuah bahasa scripting yang terpasang pada HTML. Sebagian besar sintaks mirip dengan bahasa C, Java dan Perl, ditambah beberapa fungsi PHP yang spesifik. Tujuan utama penggunaan bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web menulis halaman web dinamik dengan cepat Hubungan PHP dengan HTML Halaman web biasanya disusun dari kode-kode html yang disimpan dalam sebuah file berekstensi .html. File html ini dikirimkan oleh server (atau file) ke browser, kemudian browser menerjemahkan kode-kode tersebut sehingga menghasilkan suatu tampilan yang indah. Lain halnya dengan program php, program ini harus diterjemahkan oleh web-server

33

sehingga menghasilkan kode html yang dikirim ke browser agar dapat ditampilkan. Program ini dapat berdiri sendiri ataupun disisipkan di antara kode-kode html sehingga dapat langsung ditampilkan bersama dengan kode-kode html tersebut. Program php dapat ditambahkan dengan mengapit program tersebut di antara tanda . Tanda-tanda tersebut biasanya disebut tanda untuk escaping (kabur) dari kode html. File html yang telah dibubuhi program php harus diganti ekstensi-nya menjadi .php3 atau.php. PHP merupakan bahasa pemograman web yang bersifat server-side HTML=embedded scripting, di mana script-nya menyatu dengan HTML dan berada si server. Artinya adalah sintaks dan perintah-perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan HTML biasa. PHP dikenal sebgai bahasa scripting yang menyatu dengan tag HTML, dieksekusi di server dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis seperti ASP (Active Server Pages) dan JSP (Java Server Pages).3. MySQL

MySQL adalah sebuah aplikasi Relational Database Management Server (RDBMS) yang sangat cepat dan kokoh serta bersifat open source. MySQL merupakan sebuah server database yang banyak digunakan di

34

dunia maya, karena keandakannya dan juga karena sifatnya yang shareway. (Gregorius, 2002) Dalam konteks bahasa SQL, pada umumnya informasi tersimpan dalam table-tabel yang secara logik merupakan struktur 2 dimensi yang terdiri atas baris-baris data (row ataupun record) yang berada dalam satu atau lebih kolom.4.

Macromedia Dreamweaver

Macromedia Dreamweaver adalah suatu editor HTML profesional untuk perancangan, pengkodean, pengembangan website, halaman web dan aplikasi web. Dreamweaver juga menyediakan tools yang sangat membantu meningkatkan pengalaman dalam pembuatan web yang powerfull. Berbagai fitur visual editing pada Dreamweaver mengizinkan Anda membuat halaman web dengan cepat tanpa harus menuliskan satu baris kode.

3.5 Data Kerja Prtaktek

Adapun data kerja praktek yang penulis dapatkan selama kurang lebih 1 (satu) bulan di Pusat Lingkungan Geologi (PLG) Bandung adalah sebagai berikut : 3.5.1 Analisis Sistem yang Berjalan

35

Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan merupakan analisis terhadap sistem yang ada diperusahaan. Sistem ini digunakan untuk mengetahui informasi apa saja yang masuk dan keluar didalam pengolahan data perpustakaan di Pusat Lingkungan Geologi (PLG) Bandung. Analisis sistem yang sedang berjalan ini dilakukan terhadap prosedur yang sedang berjalan serta kelemahan pada sistem yang sedang berjalan tersebut.3.5.2

Analisis Prosedur sistem Perpustakaan yang Sedang Berjalan Asal Buku buku atau bahan pustaka Semua koleksi / bahan pustaka yang ada di perpustakaan biasanya diperoleh

dari : 1. Pembelian dengan mengunakan anggaran tahunan yang telah disediakan. 2. Hadiah buku yang diberikan beberapa instansi dalam dan luar negeri 3. Kerjasama biasanya dilakukan dengan perpustakaan yang lain. 4. Pembuatan buku sendiri. Jenis bahan pustaka Secara umum semua bahan pustaka yang diterima dicatat pada buku besar dan dibagi menjadi beberapa klasifikasi, yaitu :

36

1. Teks book 2. Artikel 3. Kliping 4. Laporan5. Kamus; contohnya kamus ilmiah (ensiklopedia). 6. Peta

Bahan pustaka yang sudah diklasifikasikan ini diberi label dan dismpan didalam rak yang telah disediakan sesuai dengan klasifikasi yang diberikan. Klasifikasi ini dimaksudkan untuk memudahkan petugas dalam pembuatan katalog. Pada proses pelabelan semua bahan pustaka diberi kodenya masing-masing kecuali kamus. Biasanya pengkodean untuk teks book dibuat menggunakan kelas Universal Decimal Classification (UDC). Sedangkan untuk laporan, artikel, dan kliping biasanya dibuat berdasarkan petugas atau pegawai perpustakaan sehingga mereka mudah untuk mencari buku yang diperlukan. Pengkodean tersebut biasanya dibuat berdasarkan huruf awal dari klasifikasi yang sudah diberikan dan judul koleksi / bahan pustaka dari klasifikasi tersebut, selain itu ada juga yang dibuat berupa angka-angka, untuk laporan tahunan kodenya L.T untuk laporan lapangan kodenya dibuat sesuai dengan laporan yang diterima dari setiap daerah.

37

Proses pembelian buku biasanya dilakukan oleh bagian pengadaan barang berdasarkan permintaan atau informasi buku yang harus dibeli dari petugas perpustakaan, setelah itu bagian pengadaan barang akan memberikan pengajuan kepada pimpinan dan setelah disetujui pimpinan akan memberikan informasi kepada bagian keuangan untuk memberikan sejumlah uang yang diperlukan oleh bagian pengadaan barang untuk membeli buku. Buku yang dibuat sendiri biasanya didapat dari hasil peneliatian dan laporan laporan yang diterima. Peta yang ada di perpustakaan biasanya dibuat oleh proyek lapangan yang kemudian disalurkan ke gudang dan dari gudang akan disalurkan lagi ke perpustakaan. Peta yang dibuat ini dapat dijual dan pembelian biasanya dari perusahaan - perusahaan dan di peruntukan untuk umum, hasil dari penjualan peta tersebut dapat langsung diberikan kepada bagian keuangan. Perpustakaan ini hanya dapat dipinjam oleh pegawai setempat dengan mengisi nama, tanda tangan dan tanggal peminjaman pada kartu peminjaman / pengembalian yang ada pada bagian belakang buku. Begitu juga sebaliknya ketika buku tersebut dikembalikan ke perpustakaan. Pegawai hanya mengisi tanggal pengembalian pada kartu tersebut, peminjman buku yang diperbolehkan oleh pihak perpustakaan adalah maksimal 3 (tiga) buku dan lama peminjaman buku hanya sampai 12 (duabelas) hari. Jika buku tersebut belum dikembalikan sesuai dengan waktu yang ditentukan maka pihak perpustakaan akan mengeluarkan surat pemberitahuan.

38

3.5.2.1 Flow Map Pada Sistem pembuatan Katalog yang Berjalan Dari deskripsi prosedur sistem diatas, sistem pengadaan buku yang sedang berjalan di perpustakaan Pusat Lingkungan Geologi (PLG) Bandung dapat digambarkan dalam bentuk Flow map yang dapat terlihat dibawah ini :Bag . pengadaanPetugas Perpustakaan Bag . keuangan Pimpinan

Brosur pengadaan buku

Brosur pengadaan buku

Surat yang sudah disetujui

Surat pengajuan pembelian buku

Pengecekan buku

Pengecekan surat

Pengecekan surat

Data buku yang akan dibeli

Data buku yang akan dibeli

Surat yang sudah disetujui

Surat pengajuan pembelian buku

Surat yang sudah disetuhui

Buku

Uang

Pembelian buku

kwitansi

Kwitansi pembelian

Gambar 2 Flow Map Pada Sistem Pengadaan Buku yang Berjalan

Buku

39

3.5.2.2 Flow Map Pada Sistem pembuatan Katalog yang Berjalan Dari deskripsi prosedur sistem diatas, sistem pembuatan katalog yang sedang berjalan di perpustakaan Pusat lingkungan Geologi (PLG) Bandung dapat digambarkan dalam betuk flow map yang terlihat seperti dibawah ini : Bag. pengadaan Petugas Perpustakaan

Buku

Buku

Pengecekan & Pengklasifikasian Buku

Buku yang sudah di klasifikasikan

Pelabelan & pengkodean

Buku yang sudah dilabelkan

Proses pembuatan katalog

Data data katalog

Gambar 3 Flow map Sistem Perpustakaan Katalog yang Berjalan

40

3.5.2.3 Flow Map pada Sistem Peminjaman Buku yang Berjalan Dari deskripsi prosedur sistem diatas, sistem peminjaman buku yang sedang berjalan di Perpustakaan Pusat lingkungan Geologi (PLG) Bandung dapat digambarkan dalam bentk Flow map yang dapat terlihat dibawah ini :

P e m in ja mB u ku K a ta lo g

P e tu g a s P e rp u s ta k a a nK a r tu k a ta lo g

K a r tu p e m in ja m a n P e n g e ce ka n B u ku

B u ku

b u ku C a ta t p e m in ja m a n

41

Gambar 4 Flow map Sistem Peminjaman Buku yang Berjalan

3.5.2.4

Flow Map Pada Sistem Pemberian Sangsi yang Berjalan

Dari deskripsi prosedur sistem diatas, sistem pemberian sangsi yang sedang berjalan di Perpustakaan Pusat lingkungan Geologi (PLG) Bandung dapat digambarkan dalam bentuk Flow map yang dapat terlihat dibawah ini :

42

Petugas PerpustakaanKartu Peminjaman

PeminjamSurat pemberitahuan

Pengecekan kartu

Pembuatan surat

Surat Pemberitahuan

Gambar 5 Flow map Sistem Pemberian sangsi yang Berjalan

Kekurangan dan kelebihan menggunakan sistem yang sedang berjalan : Kekurangan :

43

1. Proses peminjaman membutuhkan waktu yang lama. 2. Pencatatan data data pemninjam masih bersifat manual. Sehingga dalam proses pencarian data data peminjam membutuhkan waktu yang lama dan kemungkinan hilangnya data data peminjam besar. 3. Peminjaman hanya dapat dilakukan oleh pegawai setempat. Kelebihan : 1. Informasi penting yang ada di perpustakaan tidak mudah diketahui oleh banyak orang. 2. Petugas tidak perlu sungkan dalam memberikan sangsi kepada peminjam dalam hal ini pegawai. 3.5.3 Usulan Sistem yang dikembangkan Berdasarkan Teknologi Informasi Dari prosedur sistem yang sedang berjalan diatas masih terdapat kelemahan kelemahan, oleh karena itu penulis mencoba mengusulkan sistem yang dikembangkan berdasarkan teknologi informasi.

44

3.5.3.1

Flow Map Pada Sistem pembuatan kartu anggota Perpustakaan

yang Diusulkan Flow map yang diusulkan untuk sistem informasi perpustakaan tidak mengubah prosedur yang telah ada tetapi hanya mengubah cara pengolahan data yang tadinya dengan manual menjadi komputerisasi Berikut ini gambar flow map yang diusulkan untuk sistem perpustakaan yang:Ago n g ta P tu a e gsK p la ea p u ka n erp sta a

s tar

F rm lir o u P n a ra e d fta n

L p ra D ta ao n a A gg ta n o

Fo u rm lir P n afta n e d ra

P n a ta e c ta n D ta a Ag o n g ta

L p ra ao n D ta P g s a etu a

D ta B s a ae Ed n Pmu n e b ata K rtu a an g ta go P m u ta e ba n L p D ta a a ago n g ta

K rtu a Ag o n g ta

L p ra ao n D ta a Ago n g ta

P m u ta e ba n La o n p ra D ta p tu a a e gs

L p ra ao n D ta a P tu a e gs

Gambar 6 Flow map Sistem pembuatan kartu anggota perpustakaan yang Diusulkan

45

Setiap orang yang akan meminjam buku harus menjadi anggota perpustakaan, maka bagian pertama adalah membuat formulir keanggotaan, kemudian data data anggota dimasukan ke dalam database, jika data data valid maka akan dibuatkan kartu anggota. Selanjutnya petugas akan membuat laporan-laporan kepada kepala perpustakaan antara lain : laporan data anggota, laporan peminjaman, laporan pengembalian, dan laporan data petugas.3.5.3.2

Flow Map Pada Sistem peminjaman yang DiusulkanAnggota Petugas Kepala perpustakaanLaporan pem injam an

Star

Kartu Anggota

Kartu Anggota

P encatatan peminjaman

End

Data Base

K artu Anggota

P buatan em Laporan peminjaman

Laporan Peminjaman

Gambar 7 Flow map Sistem peminjaman yang Diusulkan

46

Jika ada seseorang yang akan meminjam buku petugas akan melihat dulu kartu anggotanya, kemudian melakukan proses pencatatan peminjaman yang kemudian akan dibuatkan laporan peminjaman.

3.5.3.3AnggotaStar

Flow Map Pada Sistem pengembalian yang DiusulkanPetugasKartu Anggota

Kepala Perpustakaan

Laporan Peminjaman

Kartu Anggota

Cek Pengem balian

Laporan Denda

Terlambat Ya Tidak

End

Pencatatan Denda

Pencatatan pengembalian

Data Base

Pembuatan Laporan Pengembalian

Laporan pengembalian

Laporan denda

47

Gambar 8 Flow map Sistem pengembalian yang Diusulkan Untuk pengembalian sama seperti peminjaman ketika akan

mengembalikan buku petugas akan melihat kartu anggota terlebih dahulu, kemudian dicocokan dengan database yang ada apakah pengembalian buku telat atau tidak jika telat maka akan dikenakan denda, dan petugas akan membuat laporan pengembalian beserta laporan denda.