jak ułatwić interpretację i wprowadzanie danych za...

S t r o n a | 1

Nauki ścisłe priorytetem społeczeństwa opartego na wiedzy Artykuły na platformę CMS

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Bożena Ignatowska

Jak ułatwić interpretację i wprowadzanie danych za pomocą formatowania warunkowego?

Wprowadzenie

Przygotowując zestawienia w arkuszu kalkulacyjnym staramy się aby ich interpretacja była jak najprostsza i służyła uzyskaniu informacji z danych. Znakomitym sposobem na ułatwienie prezentacji/interpretacji liczb są nie tylko wykresy ale również formatowanie warunkowe. W niniejszym artykule zapoznamy się z przykładowymi zastosowaniami formatowania warunkowego. Artykuł zawiera przykłady możliwości wykorzystania formatowania warunkowego w arkuszu kalkulacyjnym wersji MS Office 2007.

Formatowanie warunkowe dla niewtajemniczonych

Formatowanie warunkowe umożliwia zmianę wyglądu komórki/komórek w zależności od wartości liczby lub formuły.

Przedstawienie odpowiedzi na pytania za pomocą pasków danych

Stosowanie i modyfikowanie formatowania warunkowego z zastosowaniem pasków danych poznamy na przykładzie badania ankietowego. Analizujemy wyniki ankiet (Rysunek 1) i chcemy aby komórki arkusza były kolorowane w zależności od wartości i przedstawione za pomocą pasków różnej długości (Rysunek 2) .

Rysunek 1: Wyniki ankiet przed zastosowaniem formatowania warunkowego

Rysunek 2: Wyniki ankiet po zastosowaniu formatowania warunkowego

S t r o n a | 2



Rozwiązanie: 1. Wprowadzamy dane do arkusza.

2. Zaznaczamy odpowiednie komórki, a więc B4:B7

(w tym przykładzie nie zaznaczamy podsumowania).

3. Na karcie Narzędzia główne, wybieramy przycisk

Formatowanie warunkowe, a następnie Paski danych

i wybieramy jeden z dostępnych wzorów.

Sposoby na usuwanie formatowania opisano w punkcie Usuwanie formatowania warunkowego.

Porównanie możliwości formatowania warunkowego

W zależności od potrzeb wyniki ankiety możemy przedstawić za pomocą pasków danych, skali kolorów lub zestawów ikon. Na rysunku poniżej (Rysunek 3) pokazano kilka wariantów formatowania.

Rysunek 3: Różne warianty formatowania warunkowego: wariant 1 – paski danych, wariant 2 – skale kolorów, wariant 3 i 4 –

zestawy ikon

Jak widać celem formatowania warunkowego jest poprawienie czytelności /łatwości interpretacji wyników.

Zadanie do samodzielnego wykonania

1. Przedstaw wartość wydatków (np. kosztów telefonu komórkowego, czynszu) w ostatnich

6 miesiącach za pomocą różnych sposobów formatowania warunkowego.

2. Przedstaw dowolne dane statystyczne wykorzystując różne sposoby formatowania

warunkowego. Przykładowo, poniżej pokazano przykład danych GUS dotyczących dostępu

do Internetu w przedsiębiorstwach bez formatowania oraz z zastosowaniem pasków

danych.

S t r o n a | 3



3. W jakich innych zestawieniach danych możemy korzystać z formatowania warunkowego?

Podaj przykłady.

Usuwanie formatowania warunkowego

Szukając najlepszego sposobu formatowania warunkowego, eksperymentujemy i jesteśmy zmuszeni do kasowania istniejącego sposobu formatowania aby zastąpić go innym. W tym celu:

1. Zaznaczamy odpowiednie komórki (w naszym przykładzie B4:B7).

2. Na karcie Narzędzia główne, wybieramy przycisk Formatowanie warunkowe, a następnie

Wyczyść reguły i w zależności od potrzeb wybieramy „z zaznaczonych komórek” lub

z całego arkusza”.

Modyfikowanie formatowania warunkowego

Załóżmy że analizujemy wyniki ankiety składającej się z kilku pytań. Odpowiedzi na każde z pytań możemy formatować niezależnie – pytanie po pytaniu lub łącznie. Formatowanie niezależne zostało pokazane na przykładzie wariantu 1 (Rysunek 4). W tym wypadku długość najdłuższego paska w każdym pytaniu jest taka sama, niezależnie, czy liczba odpowiedzi była równa 75 czy 50. Również najkrótszy pasek jest tej samej długości niezależnie, czy liczba odpowiedzi wyniosła 3, czy 25.

Rysunek 4: Liczba odpowiedzi formatowana niezależnie dla każdego pytania

Rysunek 5: Liczba odpowiedzi formatowana łącznie

S t r o n a | 4



Mamy jednak możliwość ujednolicenia długości pasków. Takie rozwiązanie zastosowano w wariancie 2 (Rysunek 5). Jeśli chcemy, aby długość paska była proporcjonalna do wartości i porównywalna między różnymi pytaniami, możemy wykonać jedno formatowanie warunkowe dla wszystkich komórek zawierających porównywane/analizowane dane. W tym wypadku pasek który odpowiada wartości 3 będzie krótszy od paska odpowiadającemu wartości 14, itd. niezależnie, czy to jest pytanie 1 czy 2. W celu ujednolicenia formatowania – uzależnienia długości paska od wartości w każdej odpowiedzi, należy zaznaczyć wszystkie komórki z danymi – np. z liczbą odpowiedzi – przytrzymując klawisz Ctrl (Rysunek 6) i dopiero po zaznaczeniu wybrać sposób formatowania. Na rysunkach (Rysunek 4, Rysunek 5) porównano wyniki ankiet, w sytuacji w której odpowiedź na każde pytanie analizujemy niezależnie (wariant 1) oraz w sytuacji, gdy chcielibyśmy liczby odpowiedzi porównywać (wariant 2).

Modyfikowanie formatowania warunkowego w oparciu o własne kryteria

W arkuszu kalkulacyjnym można zmieniać kryteria decydujące o sposobie formatowania np. długości paska. Przykładowo, możemy wymusić aby liczbie 0 odpowiadał najkrótszy pasek a liczbie 100 najdłuższy. W tym celu wykonujemy następujące operacje:

1. Wprowadzamy dane do arkusza.

2. Zaznaczamy odpowiednie komórki (z klawiszem Ctrl jeśli są

umieszczone w różnych obszarach arkusza).

3. Wybieramy sposób formatowania warunkowego.

4. Na karcie Narzędzia główne, wybieramy przycisk Formatowanie warunkowe, Zarządzaj

regułami.

5. Wskazujemy regułę (jeśli jest więcej niż

jedna) i wybieramy opcję Edytuj regułę.

W naszym wypadku dokonano następujących

zmian:

Rysunek 6: Arkusz przed wstawieniem pasków danych – zaznaczono komórki

E4:E7, E11:E12.

S t r o n a | 5



a. Najkrótszy pasek – Liczba – 0

b. Najdłuższy pasek – Liczba – 100

c. Kolor paska – zielony

6. Porównanie wyniku różnych sposobów formatowania warunkowego przedstawia Rysunek 7.

Rysunek 7: Porównanie sposobów formatowania warunkowego: wariant 2 – najdłuższy pasek odpowiada największej liczbie,

najkrótszy najmniejszej, wariant 3 – najdłuższy możliwy pasek odpowiada liczbie 100, a najkrótszy liczbie 1

Zadania do samodzielnego wykonania

1. Twoim zadaniem jest przedstawienie zestawienia wyników testu

20 osób w taki sposób, aby ułatwić odpowiedź na pytanie, kto

zaliczył, a kto niestety… musi test poprawić Wykorzystaj

odpowiedni sposób formatowania warunkowego. Tabela

przedstawia przykładowe rozwiązanie. Wyniki pomiędzy 5 a 6

punktów zaznaczono wykrzyknikiem, jako „wyniki na granicy”.

2. Przedstaw wyniki zmian w budżecie np. domowym,

kieszonkowym. Przedstaw graficznie, które pozycje budżetu

uległy zwiększeniu, a które zmniejszyły się.

3. Przedstaw wyniki ankiety składającej się z co najmniej 3 pytań.

Załóż, że na każde pytanie odpowiadała taka sama liczba osób.

Określ kryteria tak, aby wartości 100% odpowiedzi w każdym pytaniu odpowiadał

najdłuższy pasek.

Wyszukiwanie duplikatów

W sytuacji pracy z dużymi zestawami danych bardzo przydatną jest funkcja wyszukiwania duplikatów.

S t r o n a | 6



Załóżmy, że na liście osób, które pisały test chcemy zaznaczyć te, które test powtarzały. W tym celu:

1. Zaznaczamy odpowiedni zakres (np. z imionami i nazwiskami

osób).

2. Wybieramy przycisk Formatowanie warunkowe, Reguły

wyróżniania komórek, Duplikujące się wartości.

Przykładowe zestawienie z zaznaczonymi powtarzającymi się osobami przedstawia Rysunek 8. W praktyce funkcja wyszukiwania duplikatów jest wykorzystywana do znalezienia powtarzających się osób (np. na podstawie numeru pesel), klientów, (na podstawie numeru klienta), numerów telefonów, itp.

Wyszukiwanie wartości powyżej lub poniżej określonej

Formatowanie warunkowe wykorzystywane jest do wskazania komórek spełniających lub nie określone kryteria. Przykładem może być wskazanie osób, którym nie udało się zaliczyć testu (Rysunek 9).

Rysunek 9: Wskazanie komórek, których wartość jest mniejsza równa 5

W celu zastosowania funkcji wyróżniania wartości komórek postępujemy w następujący sposób: 1. Zaznaczamy zakres danych – np. wyniki testu G4:G13.

2. Wybieramy przycisk Formatowanie warunkowe, Reguły wyróżniania komórek … więcej

reguł.

3. W oknie dialogowym zmieniamy odpowiednie ustawienia:

a. Wartość komórki

b. Mniejsza niż lub równa

c. 5 (znak równości nie jest konieczny)

d. Klikamy przycisk Formatuj, następnie np. Wypełnienie i określamy kolor.

Rysunek 8: Wyszukiwanie duplikatów

S t r o n a | 7



Inne zastosowania: ‒ ukrywanie/wyróżnianie komórek zawierających komunikaty o błędach,

‒ wyróżnianie komórek pustych (np. przy projektowaniu formularzy),

‒ wyróżnianie komórek spełniających zadane kryteria,

‒ wyróżnianie nadchodzących terminów przydatności/płatności, urodzin.

Wykorzystanie formatowania warunkowego przy tworzeniu formularzy

Możliwość wyróżniania komórek pustych, może być wykorzystana do projektowania formularzy, np. wzoru rachunku. Przykład takiego formularza przedstawia Rysunek 11.

Rysunek 10: Fragment formularza, w którym zastosowano formatowanie warunkowe do wskazania, które komórki należy

wypełnić

Etapy przygotowania formularza/ rachunku: 1. Projektujemy rozmieszczenie wszystkich treści rachunku, formatujemy, scalamy komórki,

rysujemy krawędzie.

2. Zaznaczamy komórki, które powinny zostać uzupełnione przez osobę wystawiającą

rachunek/wypełniającą formularz.

Uwaga: Można zaznaczyć wszystkie takie komórki na formularzu przytrzymując klawisz Ctrl lub

powtarzać operacje zaznaczania i formatowania warunkowego komórek.

4. Na karcie Narzędzia główne, wybieramy kolejno:

a. Formatowanie warunkowe

b. Reguły wyróżniania komórek …

c. więcej reguł

d. Formatuj tylko komórki spełniające warunki – wybieramy Puste (Rysunek 10).

e. Klikamy przycisk Formatuj i ustalamy format komórki – np. Wypełnienie – kolor

pomarańczowy.

S t r o n a | 8



5. Można dodatkowo wyłączyć ochronę komórek przeznaczonych do uzupełnienia

„zacieniowanych”, i włączyć ochronę całego arkusza.

6. Rysunek 11 przedstawia fragment formularza, w którym zastosowano formatowanie

warunkowe do wyróżnienie komórek, które należy wypełnić. Takie wyróżnienie jest

pomocne zarówno dla wypełniającego jak i sprawdzającego rachunek.

Fragment rachunku w powiększeniu pokazuje Rysunek 10.

Rysunek 11: Wyróżnianie komórek pustych formularza za pomocą formatowania warunkowego

Zadanie do samodzielnego wykonania

Zaprojektuj własny formularz w arkuszu kalkulacyjnym. Sformatuj komórki, które powinny zostać wypełnione tak, aby po wpisaniu treści zmieniły kolor tła na przezroczysty (biały).

Ukrywanie błędów

Prezentując dane, w celu poprawy czytelności arkusza, wartości mniej istotne możemy ukryć. Rysunek 12 przedstawia arkusz, w którym błędy zostały ukryte za pomocą formatowania warunkowego. W zależności od koloru czcionki wybranego podczas formatowania błędy zostały częściowo ukryte (wariant 1), ukryte (wariant 2) lub wyróżnione (wariant3).

Rysunek 12: Arkusz, w którym wykorzystano formatowanie warunkowe do zmiany sposobu wyświetlania błędów

S t r o n a | 9



Etapy formatowania komórek, mającego na celu wyświetlenie/ukrycie komórek zawierających błędy:

1. Zaznaczamy zakres komórek, w którym spodziewamy się, że mogą wystąpić błędy.

Uwaga: Można zaznaczyć wszystkie takie komórki na formularzu przytrzymując klawisz Ctrl lub

powtarzać operacje zaznaczania i formatowania warunkowego komórek.

2. Na karcie Narzędzia główne, wybieramy kolejno:


b. Reguły wyróżniania komórek …

c. więcej reguł

d. Formatuj tylko komórki spełniające warunki – wybieramy „Zawierające błędy”

e. Klikamy przycisk Formatuj i ustalamy format komórki – np. Czcionka – kolor biały –

pozwoli nam całkowicie ukryć błędy w komórkach zawierających białe lub

przezroczyste tło.

Podobnie można postępować, aby ukryć wartości zerowe, a wyróżnić pozostałe. W ten sposób poprawiamy czytelność istotnych danych .

Formatowanie oparte na formułach

Stosowanie formatowania opartego na formułach jest nieco trudniejsze niż sposoby omawiane powyżej. Dobrym przykładem jest stworzenie kalendarza, w którym automatycznie sobota i niedziela są wyróżniane kolorem. Przykłady kalendarza pokazuje Rysunek 13.

Rysunek 13: Kalendarz – zastosowanie formatowania warunkowego do zaznaczenia soboty i niedzieli

Etapy przygotowania: 1. Do pierwszej komórki kalendarza (np. A1) wpisujemy dowolną datę początkową - należy

pamiętać aby daty wpisywać w formacie rrrr-mm-dd (standardowo) lub innym ustalonym

w systemie.

2. Do kolejnej komórki (w przypadku przedstawionym powyżej – do komórki B1) wpisujemy

formułę, która wartość komórki z datą zwiększy o 1 – czyli formułę =A1+1 .

3. Zawartość tej komórki (B1) kopiujemy do dowolnej ilości komórek formularza. W ten

sposób otrzymamy kolejne daty. W takim wypadku wystarczy, że zmienimy datę

w pierwszej komórce, a wszystkie kolejne również zostaną zmienione – otrzymamy kolejne

daty.

S t r o n a | 10



4. Dodatkowo, jeżeli chcemy aby w komórce z datą był wyświetlany dzień tygodnia –

odpowiednio formatujemy wszystkie daty. Format komórki możemy ustawić przykładowo

jako rrrr-mm-dd ddd (dzień tygodnia będzie wyświetlany skrótem) lub jako rrrr-mm-dd

dddd. Sposób formatowania komórek pokazuje Rysunek 14.

Rysunek 14: Formatowanie dat, w taki sposób, aby był wyświetlany dzień tygodnia

5. Ustawiamy kursor w komórce z datą – w moim przypadku A1 i definiujemy dla tej jednej

komórki odpowiedni sposób formatowania warunkowego, wybierając kolejno:


b. Reguły wyróżniania komórek … więcej reguł

c. Rodzaj formatowania oparty na formule „Użyj formuły….” i wpisujemy formułę

=dzień.tyg(A1;2)>5 (wyjaśnienie poniżej). Sposób wpisywania formuły pokazuje

Rysunek 15.

Rysunek 15: Wprowadzanie reguły formatowania opartej na formule

S t r o n a | 11



d. Klikamy przycisk Formatuj i ustalamy format komórki – np. Wypełnienie – kolor

różowy.

a. Jeżeli komórka A1 nie zawiera daty „weekendowej” to nie będziemy widzieli jeszcze

efektów formatowania – zostały one w naszym wypadku określone tylko dla

komórki A1.

6. Powielanie formatowania warunkowego możemy wykonać za pomocą malarza formatów –

kopiując format komórki A1 dla pozostałych komórek w kalendarzu. Możemy również:

a. Skopiować zawartość komórki z ustalonym formatem warunkowym ( w opisywanym

przypadku – komórki A1)

b. Zaznaczyć pozostałe komórki kalendarza (np. B1:B31)

c. Wkleić specjalnie tylko formaty (Narzędzia główne, Wklej specjalnie, Formaty).

Zmiana pierwszej daty w naszym kalendarzu powinna wpłynąć na sposób cieniowania wszystkich sobót i niedziel . Wyjaśnienie formuły =dzień.tyg(A1;2)>5 Funkcja dzień.tyg ma dwa argumenty: – pierwszy to data – w opisywanym przypadku jest to data z komórki A1 –drugi to sposób liczenia dni tygodnia, w przypadku, gdy poniedziałek chcemy traktować jako pierwszy dzień tygodnia – wpisujemy liczbę 2. Funkcja zwraca liczbę całkowitą od 1 do 7, odpowiadającą dniu tygodnia. Stąd jeśli chcemy aby formuła działała dla 6 i 7 dnia tygodnia możemy napisać: =dzień.tyg(A1;2)>5

Przykład zastosowania wyżej opisanego rozwiązania pokazano na przykładzie Karty ewidencji czasu pracy (Rysunek 16).

Rysunek 16: Karta ewidencji czasu pracy

Zadania do samodzielnego rozwiązania

1. Przygotuj własny kalendarz umieść daty w pionie. Spraw aby soboty były zaznaczane innym

kolorem a niedziele innym. Podpowiedź: formatowanie warunkowe trzeba wykonać dla

sobót inne i dla niedziel inne.

2. W arkuszu są daty – zaznacz wszystkie daty poniedziałkowe.

3. Arkusz przedstawia m.in. daty urodzin poszczególnych pracowników. Co zrobić aby daty

przypadające w dniu otwarcia arkusza były wyróżniane?

S t r o n a | 12



Podsumowanie

Jak pokazano w przykładach formatowanie warunkowe ma wiele zastosowań, które znacznie poprawia funkcjonalność arkuszy – w szczególności w zakresie prezentacji danych. Co ważne, stosowanie formatowania warunkowego jest na ogół bardzo proste. Do tworzenia bardziej wyrafinowanych arkuszy może służyć formatowanie oparte na formułach. Niniejsze opracowanie pokazuje tylko przykłady zastosowań formatowania warunkowego. W Internecie można znaleźć wiele ciekawych zastosowań. Zachęcam do poszukiwań

Bibliografia

1. Matthew MacDonald: Excel. Nieoficjalny podręcznik, Helion 2005/07.

2. Matthew MacDonald: Office 2010 PL. Nieoficjalny podręcznik, Helion 2011/05.

Netografia

1. Tomasz Przyjemski: Korzystamy z formatowania warunkowego - Excel 2007,

http://www.komputerswiat.pl/poradniki/programy/excel/2008/11/korzystamy-z-

formatowania-warunkowego---excel-2007.aspx

2. Przemysław Szyperski: Formatowanie warunkowe, ExcelSzkolenie.pl

http://pszyperski.republika.pl/Excel%202007/Formatowanie%20warunkowe.htm

3. Strona Microsoftu: Dane z formatowaniem warunkowym: przykłady i wskazówki

(Microsoft Office Excel 2007), http://office.microsoft.com/pl-pl/excel-help/dane-z-

formatowaniem-warunkowym-przykady-i-wskazowki-HA010230841.aspx

4. How to Use Excel 2007's Conditional Formatting, BY MYNDA TREACY ON JANUARY 12, 2011

IN EXCEL , MICROSOFT OFFICE TRAINING , ONLINE TRAINING, Applies to Excel 2007 and

2010, http://www.myonlinetraininghub.com/how-to-use-excel-2007%E2%80%99s-

conditional-formatting

5. Excel Conditional Formatting – Examples,

http://www.contextures.com/xlcondformat03.html

Dodatki

Arkusze z przykładami omówionymi w artykule.

http://www.komputerswiat.pl/poradniki/programy/excel/2008/11/korzystamy-z-formatowania-warunkowego---excel-2007.aspx

http://www.komputerswiat.pl/poradniki/programy/excel/2008/11/korzystamy-z-formatowania-warunkowego---excel-2007.aspx

http://pszyperski.republika.pl/Excel%202007/Formatowanie%20warunkowe.htm

http://office.microsoft.com/pl-pl/excel-help/dane-z-formatowaniem-warunkowym-przykady-i-wskazowki-HA010230841.aspx

http://office.microsoft.com/pl-pl/excel-help/dane-z-formatowaniem-warunkowym-przykady-i-wskazowki-HA010230841.aspx

http://www.myonlinetraininghub.com/how-to-use-excel-2007%E2%80%99s-conditional-formatting

http://www.myonlinetraininghub.com/how-to-use-excel-2007%E2%80%99s-conditional-formatting

http://www.contextures.com/xlcondformat03.html

jak ułatwić interpretację i wprowadzanie danych za...

Documents