jaarverslag - hilversum€¦ · 8.5 inzet social media 8.6 portrettengalerij 8.7 motiemarkt 8.8...

Jaarverslag Raad & Griffie 2017

Griffie, Dudokpark 1

Postbus 9900 1201 GM HILVERSUM [email protected]

April 2018

mailto:[email protected]

1 Jaarverslag Raad & Griffie 2017

Inhoudsopgave

1 Voorwoord griffier 2 2 Wijzigingen in de raad 3 3 Ontwikkelingen 4 3.1 Experimenten commissievergaderingen

4 Diverse commissies en hun politieke dossiers 5 4.1 Commissie Samenleving

4.2 Commissie Ruimte 4.3 Commissie Economie & Bestuur 4.4 Commissie Verkeer & Beheer

4.5 Commissie Verbonden Partijen 4.6 Beeldvormende sessies 4.7 Rekeningencommissie

4.8 Het presidium 4.9 De agendacommissie 5 Werkgeverscommissie 11 6 Personele aangelegenheden griffie 12

6.1 Personeel 6.2 Professionalisering (nog aanvullen a.u.b.)

7 Facilitaire zaken 14 8 Communicatie 15

8.1 Keuze onderwerpen 8.2 ‘De krant’ 8.3 Interviews 8.4 De website 8.5 Inzet social media 8.6 Portrettengalerij 8.7 MotieMarkt 8.8 Klassenbezoek 8.9 Leerwerkplek en andere stages

9 De burgemeester 17 9.1 De burgemeester 9.2 Herbenoemingsprocedure

10 Voorbereidingen voor de verkiezingen 18 10.1 Cursus voor aspirant-raadsleden 10.2 Inwerkprogramma voor de nieuwe raad 10.3 Kieskompas 10.4 Wijkdebatten 10.5 Lijsttrekkersdebat 10.6 Verkiezingskrant 10.7 JONG035 10.6 Voorbereiding administratie en procedure (nog niet klaar)

11 Kindergemeenteraad 20 12 Rekenkamer 21 12.1 Onderzoeken

12.2 Evaluatie functioneren Rekenkamer Hilversum 12.3 Herbenoeming leden en werving vierde lid 12.4 Financiën

13 Jaar in cijfers 22 14 En dit deden wij ook in 2017 23


1.Voorwoord griffier Voor u ligt het jaarverslag 2017 van de raad & de griffie van de gemeente Hilversum. Zo net na de gemeenteraadsverkiezingen lijkt het of 2017 alweer ver achter ons ligt. We hechten er aan om u als (nieuw) raadslid toch te informeren over de activiteiten van de raad in 2017 en de wijze waarop daarbij vanuit de griffie aan de raad ondersteuning is geboden. Er is in 2017 uiteraard weer veel en enthousiast vergaderd en er zijn ook wisselingen in de samenstelling van de raad geweest. Verdrietig was het plotselinge overlijden van het pas kort geleden geïnstalleerde raadslid Louis van Leeuwen. We gedenken hem met eerbied. In de tweede helft van 2017 is hard gewerkt aan het voorbereiden van de opkomstbevorderende activiteiten voor de gemeenteraadsverkiezingen. Het jaar 2017 eindigde met een bijzonder raadsbesluit van drie raden: de gezamenlijke aankoop van Crailo. De griffiers van de gemeenten Laren, Gooise Meren en Hilversum hebben daarbij intensief samengewerkt en zijn opgetreden als intermediair tussen de raden en de stuurgroep. In de fase vlak voor het raadsbesluit zijn er diverse overleggen gefaciliteerd, zelfs in de weekenden. De griffies van de drie gemeenten zijn actief bij het oprichten en begeleiden van de zogenaamde Radenadviesgroep, dus ook de komende jaren zal dit nog veel werk met zich meebrengen. In dit jaarverslag zetten we de zaken uit 2017 nog eens voor u op een rijtje. We wensen u veel leesplezier en nodigen u uit om feedback te geven. Mede namens het griffieteam, Paul van Ruitenbeek raadsgriffier van de gemeente Hilversum

De griffie


2. Wijzigingen in de raad De gemeenteraad wordt eens per vier jaar gekozen. De eerstvolgende gemeenteraadsverkiezingen zijn in 2022. Toch komt het wel voor dat raadsleden tussentijds hun ontslag indienen bij de voorzitter van de raad. Het hoofd stembureau moet dan een nieuwe kandidaat benoemen. In 2017 zijn 4 raadsleden vertrokken. Hart voor Hilversum: mevr. L. Sazias, opgevolgd door dhr. L.A. van Leeuwen dhr. L.A. van Leeuwen (overleden), opgevolgd door mevr. M.J. de Jong D66: dhr. J.L.R. Veltman, opgevolgd door mevr. M.H. Koets Hilversum1: dhr. J. Roos, opgevolgd door dhr. J. Tammer In Hilversum kunnen fracties door maximaal 4 commissieleden per fractie ondersteund worden. In 2017 gebeurde dit door totaal 27 (aantal per 31 december 2017) commissieleden. Bij de commissieleden hebben zich meerdere wijzigingen voorgedaan: dhr. H.J. Schroten D66 Vertrokken mevr. A.F. Dekker GrL Vertrokken mevr. F. Boesveldt GrL Benoemd dhr. J.A. van Waarden GrL Benoemd dhr. J.A. Frenkel Frank Hilversum1 Benoemd – Vertrokken mevr. A. van der Veer Hilversum1 Vertrokken dhr. J. Jongerden Hilversum1 Vertrokken dhr. R. van den Akker Hilversum1 Vertrokken – Benoemd dhr. J. Tammer Hilversum1 Vertrokken, benoemd als raadslid dhr. M.F. Eerenberg Hilversum1 Vertrokken mevr. J.P. Bos Hart voor Hilversum Vertrokken dhr. J.A.C. Slingerland Hart voor Hilversum Benoemd – Vertrokken dhr. M.F. Eerenberg Hart voor Hilversum Benoemd dhr. H.P. Blok Hart voor Hilversum Benoemd dhr. H.P. Blok Leefbaar Hilversum Vertrokken dhr. M. van Voorthuizen Leefbaar Hilversum Vertrokken mevr. P. Geers PvdA Vertrokken dhr. B.N. Eindhoven PvdA Benoemd mevr. H. Bijl PvdA Benoemd mevr. R.S.Y. Timmer SP Benoemd mevr. D.M. van Daalen VVD Benoemd mevr. M. van Schaick-Azami CDA Vertrokken


3. Ontwikkelingen 3.1 Experimenten commissievergaderingen In 2016 heeft het Presidium de griffier gevraagd voorstellen te doen in het Presidium om de knelpunten in de planning en agendering in commissievergaderingen in kleine stapjes op te lossen. Gedacht werd in ieder geval aan het meer clusteren op wethouder en aan een derde parallelle vergadering op één avond. In 2017 is een aantal voorstellen besproken met de agendacommissie en met het presidium. Daarna is besloten met een aantal voorstellen aan de slag te gaan bij wijze van experiment en is hierover gecommuniceerd met de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Er is vervolgens voortvarend gestart met enkele van deze experimenten. Het betreft onder meer: - omruilen (andere vergaderavond) van de commissie Verkeer en Beheer met commissie

Samenleving; - de agendacommissie reserveert een maximale tijdsduur van één uur per onderwerp m.u.v. grote

onderwerpen zoals stationsgebied, begroting en jaarrekening; - het werken met een aparte commissie verbonden partijen (standaard ingepland voor P&C

stukken uit de verbonden partijen en ad hoc beschikbaar voor overige zaken); - het flexibeler inplannen bij overvolle agenda’s (bijvoorbeeld meer op wethouder clusteren); - het organiseren van een 3e parallelle sessie bij overvolle agenda’s. Deze experimenten zijn eind 2017 geëvalueerd met behulp van een enquête, waarop 52% van de respondenten heeft gereageerd. De uitslagen van de evaluatie zijn begin 2018 in het presidium besproken en de voorstellen die in het presidium zijn vastgesteld worden verwerkt in het nieuwe Reglement van Orde en de Verordening op de raadscommissies. Deze worden ter behandeling en vaststelling aangeboden aan de nieuwe raad.


4. Diverse commissies en hun politieke dossiers

4.1 Commissie Samenleving De commissie Samenleving kwam in 2017 zeven keer bij elkaar. Twee maal was dit in een gecombineerde vergadering met de commissie Verkeer en Beheer. Anja Wijnands is de voorzitter van deze commissie en Jeroen Mekel heeft de meeste vergaderingen van deze commissie als griffier gefungeerd. In deze commissie komen de volgende portefeuilles aan de orde: - portefeuilles Zorg, Jeugd en Onderwijs – portefeuillehouder wethouder E.G.J. van der Want; - portefeuille Cultuur – portefeuillehouder wethouder M.W. Jaeger; - portefeuille Sociale zaken, Arbeidsmarkt, Participatie en Welzijn – portefeuillehouder wethouder

A. Klamer; - portefeuille Sport – portefeuillehouder wethouder F.G.J Voorink. Dossiers in de commissie Samenleving In het jaar 2017 heeft de commissie een flink aantal grote dossiers besproken. Hieronder worden de belangrijkste dossiers kort aangehaald. Eerste kwartaal Het eerste kwartaal is onder meer gesproken over de Hilversumpas. Alle fracties staan positief tegenover de ontwikkeling van een Hilversumpas, maar het voorliggende voorstel wordt niet rijp geacht voor besluitvorming in de raad. De commissie vraagt de wethouder om met de inbreng van de fracties een aangepast stuk te vervaardigen en terug te komen naar de commissie. De commissie adviseerde positief over de oprichting van de Coöperatie Productief Leren Gooi- en Vechtstreek U.A. Die corporatie zorgt voor een structurele borging van het project Productief Leren: een unieke en succesvolle plusvoorziening voor vroegtijdige schoolverlaters met gestapelde problematiek in onze regio. Ook is een raadsinformatiebrief over de afspraken met Versa Welzijn in de commissie besproken. Deze twee onderwerpen komen later in de commissie terug. Tweede kwartaal In het tweede kwartaal van 2017 heeft de commissie Samenleving enkele grote dossiers uit het sociaal domein behandeld, waaronder de Nota Bescherming en Opvang. Een plan dat de gemeenten in de regio Gooi en Vecht met elkaar en de ketenpartners hebben gemaakt om er voor te zorgen dat ook de meeste kwetsbare inwoners veilig en beschermd (thuis) kunnen wonen. Met de Kadernota Sociaal Domein heeft de commissie geadviseerd over de beleidskaders die de gemeente hanteert bij de uitvoering van een aantal wetten op het gebied van het sociaal domein, zoals de Participatiewet, de WMO en de Jeugdwet. Al langer was er sprake van dat er knelpunten waren bij het Sociaal Plein. De behandeling van het investeringsplan WINST (Werk, Inkomen en Zorg nieuwe Stijl) moet er toe leiden dat het Sociaal Plein onze inwoners nu en in de toekomst goed kan bedienen. De commissie heeft zich verder in het tweede kwartaal gebogen over het Uitvoeringsprogramma “Aan het Werk” en op culturele gebied over het Beleidsplan 2018-2022 Museum Hilversum. Dit beleidsplan gaat over de toekomstige positie en financiering van Museum Hilversum. Ook de voortgang op een tweetal onderwerpen is aan de orde geweest: de Hilversumpas en de bezuinigingen op Versa Welzijn. De voortgang van de bezuinigingen bij Versa Welzijn en de moeizame gesprekken daarover die op bestuurlijke niveau met de directie van Versa zijn gevoerd, zijn diverse malen onderwerp van gesprek geweest in de commissie Samenleving. De discussies in de commissie hebben uiteindelijk geleid tot een motie van wantrouwen tegen de betrokken


portefeuillehouder. Ondanks dat die motie niet is aangenomen, is de wethouder afgetreden omdat er korte tijd later binnen het college sprake was van een vertrouwensbreuk. Derde en vierde kwartaal In het derde kwartaal zijn het onderwijskansenbeleid en het onderwijshuisvestingsbeleid behandeld. Die vergadering was een gecombineerde vergadering met de commissie Verkeer en Beheer. In het vierde kwartaal heeft de commissie geadviseerd over de actualisering van de verordeningen voor het sociaal domein. Verder is met de portefeuillehouder van gedachten gewisseld over de 1e Monitor Sociaal Domein. De feedback en bevindingen die de commissie aan de wethouder heeft gegeven op proces en inhoud zullen in de volgende monitor worden meegenomen. Tot slot heeft de commissie het Eindvoorstel Toekomst Podium De Vorstin behandeld. Dit Eindvoorstel omvat een duurzame financiële oplossing, die bijdraagt aan een gezond perspectief voor St. Podium De Vorstin.

Andere bijeenkomsten met de commissie Samenleving De woordvoerders van de commissie toonden hun betrokkenheid tijdens verschillende beeldvormende sessies (o.a. Uitvoeringsprogramma van uitkering naar werk, wijkgericht welzijn) en tijdens een op verzoek georganiseerde cursus over de Participatiewet. 4.2 Commissie Ruimte De commissie Ruimte is in 2017 twaalf keer bij elkaar gekomen. Halverwege het jaar heeft, vanwege het invoeren van de experimenten, een wisseling van voorzitter plaatsgevonden. De voorzitter van de commissie Ruimte Jerry Braaksma is vanaf mei voorzitter geworden van de commissie Verkeer & Beheer en Ruud Verkuijlen is voorzitter geworden van de commissie Ruimte. Met de wisseling van voorzitter is ook de commissiegriffier gewisseld. Marco Stoops heeft als commissiegriffier Frank Zwertbroek opgevolgd die uit dienst is getreden. Van de twaalf vergaderingen werden er drie gecombineerd met de commissie Verkeer en Beheer. In deze commissie worden de onderstaande portefeuilles behandeld - portefeuilles Wonen & ISV, Grondzaken portefeuillehouder is wethouder J.N. van Vroonhoven; I.v.m. de verhuizing van wethouder Van Vroonhoven is per 18 december 2017 dhr. W. Van der Spek wethouder geworden. - portefeuille Ruimtelijke Ordening – portefeuillehouder is wethouder F.G.J. Voorink. Dossiers in de commissie Ruimte Doorlopend door het jaar 2017 heen is in de commissie Ruimte een aantal grote dossiers behandeld. Door de complexiteit en omvang zijn dossiers als de Omgevingswet een doorlopend onderwerp over meerdere jaren. Maar ook het Stedenbouwkundig plan Stationsgebied, het Philipshof, Monnikenberg, Neuweg 100, Crailo en wonen zijn meerder keren behandeld in de commissie Ruimte. Gebleken is dat in de commissie Ruimte onderwerpen worden besproken waarbij betrokken inwoners zich laten gelden. Bij alle bestemmingsplanwijzigingen die zijn behandeld hebben belanghebbenden ingesproken en werden de tribunes gevuld door toehoorders. Resultaat van de belangstelling is dat de commissie meerdere malen is uitgeweken naar een extra avond. In het kader van de experimenten is één avond volledig gepland voor insprekers, via een hoorzitting over het Stationsgebied. Met de wijzigingen omtrent de Omgevingswet in het verschiet èn door toedoen van inbreidingsplannen binnen het stedelijk gebied, is de verwachting dat ook in de toekomst de commissie Ruimte in toenemende mate door insprekers zal worden bezocht.


4.3 Commissie Economie & Bestuur De commissie Economie & Bestuur kwam in 2017 negen maal bij elkaar. Pierre van Rooden is de voorzitter van deze commissie en Paul van Ruitenbeek is de commissiegriffier. In deze commissie worden de onderstaande portefeuilles behandeld - portefeuilles Openbare orde en veiligheid, Bestuurlijke aangelegenheden, Communicatie –

portefeuillehouder is burgemeester P.I. Broertjes; - portefeuilles Financiën, Economische zaken & Media, Regiozaken – portefeuillehouder is

wethouder M.W. Jaeger; - portefeuille P&O – portefeuillehouder is wethouder F.G.J. Voorink. Dossiers in de commissie Economie & Bestuur In het jaar 2017 heeft de commissie een aantal dossiers besproken. Hieronder worden de belangrijkste dossiers kort aangehaald. Eerste en tweede kwartaal In de commissie kwam onder andere het evenementenkader aan de orde. De wethouder nam het voorstel terug om het te verfijnen. Het onderwerp veiligheid was van belang. Zo werd de APV herzien en vond een discussieplaats over cameratoezicht. Op het gebied van economie werden het horecakader en de horecaverordening besproken evenals het detailhandelskader. Op het gebied van bestuur was er aandacht voor de mogelijke herindeling en de stappen die de provincie daarin zou gaan zetten en heeft gezet. In Hilversum werd de referendumverordening ingevoerd. De commissie nam kennis van het rekenkameronderzoek vastgoedbeheer en stelde het college daar kritische vragen over. Veel aandacht was er ook voor Hilversum mediastad. Zo werd stilgestaan bij media in de openbare ruimte en werden voorstellen besproken om te komen tot een zichtbare en beleefbare mediastad. Derde en vierde kwartaal In het najaar werd opnieuw aandacht besteed aan de APV en werd de evaluatie van het cameratoezicht besproken. De commissie boog zich over de uitwerking van de aanbevelingen rondom de evaluatie van de rekenkamer en er werd een reactie geformuleerd richting Gedeputeerde Staten van Noord-Holland over de mogelijke herindeling. De Metropoolregio Amsterdam kwam prominenter in beeld. De commissie wil graag meer in positie komen om invloed uit te oefenen. In november kwam de herziene versie van het evenementenkader aan bod en ook de oprichting van de Hilversum Citymarketingorganisatie. 4.4 Commissie Verkeer & Beheer De commissie Verkeer & Beheer is in 2017 acht maal bij elkaar geweest. Opvallend daarbij is dat vijf van deze vergaderingen gecombineerd zijn met die van een andere commissie: drie keer met de commissie Ruimte en twee keer met de commissie Samenleving. Daarnaast valt op dat de vergadering twee keer niet is doorgegaan. De heer Ruud Verkuijlen is de voorzitter van deze commissie. In deze commissie komen de volgende portefeuilles aan de orde: - portefeuilles Bouw- en woningtoezicht, Verkeer – portefeuillehouder is wethouder

F.G.J. Voorink; - portefeuilles Natuur, duurzaamheid en Monumentenzorg – portefeuillehouder was wethouder

J.N. van Vroonhoven. Vanwege haar vertrek naar Australië is haar portefeuille aan het eind van 2017 overgenomen door wethouder W. van der Spek.


Dossiers in de commissie Verkeer & Beheer In het jaar 2017 heeft de commissie een flink aantal grote dossiers besproken. Hieronder worden de belangrijkste dossier kort aangehaald. Eerste kwartaal Het eerste kwartaal is onder meer gesproken over de Franse Kampweg en in het bijzonder de herinrichting door de Provincie Noord-Holland. Doordat de weg grotendeels op grondgebied van Gooise Meren ligt is de invloed van Hilversum beperkt. Op het gebied van verkeer zijn verder de prioriteitenlijst verkeersonveilige situaties en de eindevaluatie Integraal Bereikbaarheid Plan (IBP) besproken. Uit de lijst met verkeeronveilige situaties is een top 10 lijst geselecteerd die als eersten zullen worden aangepakt. Het in 2006 gestarte IBP is geëvalueerd en afgerond. Wel zijn er nog enkele aandachtspunten ten aanzien van de verkeersregelinstallaties die aandacht nodig hebben, zo concludeerde de commissie. Ook het jaarplan Duurzaamheid 2018 en in het verlengde daarvan de motie M17-91 Ja,Ja, Nee, Nee over reclamedrukwerk werd besproken. Tweede kwartaal In het tweede kwartaal van 2017 heeft de commissie Verkeer & Beheer gesproken over de financiering van monumentenrestauraties en de raad geadviseerd om een revolverend fonds in te stellen en de daarbij behorende verordening vast te stellen. Daarnaast heeft zij - in een gecombineerde vergadering met de commissie Ruimte – een belangrijk infrastructureel project behandeld: de verlegging van de centrumring en de gevolgen daarvan als onderdeel van het stedenbouwkundig plan Stationsgebied. Bij de eerste behandeling van dit dossier bleek dat de raadscommissie behoefte had aan een vervolgonderzoek waarbij ook de door de inwoners ingebrachte varianten worden betrokken. De behandeling van een definitief voorstel is daarom tot na de zomer uitgesteld. Op het gebied van parkeren heeft de commissie kaderstellende dossiers behandeld. Voor het fietsparkeren in het centrum heeft de commissie een Plan van Aanpak besproken. Met dit Plan van Aanpak wordt een aanzet gegeven om het centrum aantrekkelijk te houden door enerzijds het ‘wildparkeren’ van fietsers te beteugelen en anderzijds de fietsparkeermogelijkheden uit te breiden. Met de Parkeernota 2017 is het parkeerbeleid voor de gemeente herijkt. De verschillende nota’s op het gebied van parkeren zijn daarin samengevoegd. Ook wordt financieel een duidelijke relatie gelegd tussen het netto overschot dat parkeren jaarlijks oplevert en de uitgaven van deze gelden op de velden 'mobiliteit' en 'buurten'. Tevens is het advies van de bezwaarschriftencommissie besproken om het bezwaar tegen de DEAB-aanwijzing van de gemeentelijke parkeergarages af te wijzen. Op het gebied van duurzaamheid heeft de commissie geadviseerd over een zonneweide bij Anna’s Hoeve: een stap is gezet in de transitie naar een Gasloos Hilversum. Derde en vierde kwartaal In het derde en vierde kwartaal heeft de commissie zich gebogen over de uitwerking van de kaderstellende parkeerdossiers. Voor het fietsparkeerbeleid is geadviseerd over het voorstel om een deel van het exploitatiebudget om te zetten in investeringsbudget, zodat de fietsparkeerproblemen op de Kerkbrink en de Groest kunnen worden aangepakt. En de eerder door de raad vastgestelde (kaderstellende) Parkeernota 2017 is verder uitgewerkt in een nieuwe Parkeerverordening 2018 en in de Nadere Regels parkeervergunningen 2018. Over beiden heeft de commissie geadviseerd. Ook is de parkeerproef aan de Taludweg geëvalueerd, waardoor deze is omgezet naar een definitieve vorm. Op het gebied van duurzaamheid is Tussenstand 2017 programma Duurzaam Hilversum behandeld. Volgens die evaluatie ligt de gemeente op schema. Voor het vervolg van het programma zal de focus meer gaan liggen op de volgende drie speerpunten: 1. Inzetten op energie- en warmtetransitie voor


Hilversum; 2. Burgers, ondernemers en organisaties via de H100-campagne meenemen in de verduurzaming en energietransitie voor Hilversum; 3. Verder op het spoor van het sluiten van Green Deals met maatschappelijke partners. Verder heeft het raadslid mevrouw A. Wolthers een initiatiefvoorstel “Groen manifest” ingediend, waarmee beoogd wordt een impuls te geven aan het onderdeel Behoud Landschap en Groenblauwe kwaliteit van de Regionale Samenwerkingsagenda. Omdat het hier gaat over een initiatiefvoorstel, is dit op grond van artikel 147a Gemeentewet aan het college gestuurd zodat deze in de gelegenheid is zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen. De nieuwe commissie zal het voorstel met het advies in behandeling nemen. 4.5 Commissie Verbonden Partijen De gemeenteraad van Hilversum is vanaf 1 maart 2017 aan de slag gegaan met enkele experimenten die betrekking hebben op de commissievergaderingen. Een van de experimenten is het werken met een aparte commissie Verbonden Partijen. Doel hiervan is flexibeler vergaderen waardoor de raad beter in positie kan komen ten aanzien van de verschillende verbonden partijen, in het bijzonder de Regio Gooi en Vechtstreek. De voorzitter van deze commissie is Annette Wolthers. De commissie heeft in 2017 vijf maal vergaderd. 4.6 Beeldvormende sessies Naast de reguliere commissie vergaderingen waren er ook beeldvormende sessies. Deze worden georganiseerd door het college. Raadsleden en commissieleden werden in 8 avonden nader geïnformeerd over (26) actuele onderwerpen, onder andere over: - HOV in ’t Gooi – 1 maart - Omgevingswet – 29 maart en 20 september - Stationsgebied – 31 mei en 20 september - Statushouders – 31 mei - Programma Buurten, buurtdeals – 29 november - Wijkgericht welzijn – 13 december.

4.7. Rekeningencommissie De rekeningencommissie is de commissie die verslag en rapport uitbrengt aan de raad over de jaarrekening. Daarnaast heeft de commissie het mandaat van de gemeenteraad voor de selectie van, de opdrachtverlening aan en het tussentijdsoverleg met de accountant. Tot slot kan de commissie desgevraagd het college of de raad adviseren. De commissie is in 2017 tien maal bijeen geweest. De belangrijkste onderwerpen komen hierna kort aan bod. In 2017 heeft de rekeningencommissie mede geadviseerd over het nieuwe financiële beleid van de gemeente en de daaraan gekoppelde financiële verordening. Met de verantwoordelijke portefeuillehouder en ambtelijke staf is een paar bijeenkomsten diepgaand van gedachten gewisseld over de keuzes in het financieel beleid. Daarmee is een bijdrage geleverd aan een actualisering waardoor Hilversum voor de komende jaren een beleid heeft dat bij de stad past.

Het contract met de accountant loopt in augustus 2018 af. De huidige accountant heeft te kennen gegeven geen gebruik te willen maken van de verlengingsopties die de overeenkomst biedt. Daarom is door de Rekeningencommissie in augustus 2017 gestart met de voorbereidingen van een aanbestedingsprocedure. In 2018 zal een nieuw contract worden gesloten.

De Rekeningencommissie heeft tot slot zich in 2017 ook gebogen over haar eigen verordening. Door ontwikkelingen in de tijd was die aan herziening toe. Onder meer zijn de geheimhoudingsbepalingen nu actueel. Daarnaast is nauwkeurig naar het takenpakket van de commissie gekeken. Dat is nu toegesneden op de praktijk; de commissie houdt zich bezig met meer dan de jaarrekening. De naam van de commissie verandert daardoor in Audit- en rekeningcommissie. De nieuwe verordening treedt in 2018 in werking.


4.8 Het Presidium Het presidium is een overleg van de fractievoorzitters. De voorzitter van de raad is ook de voorzitter van het presidium. Het presidium heeft in 2017 acht maal vergaderd. Het presidium heeft verschillende taken, die beschreven staan in het Reglement van Orde van de gemeenteraad. Het presidium wordt bijvoorbeeld geconsulteerd over de voorlopige agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad, voordat deze door de agendacommissie respectievelijk de burgemeester worden vastgesteld. De behandelwijze van de begroting en jaarrekening wordt in het presidium besproken. Daarnaast heeft het presidium ook de taak om aanbevelingen te doen aan de raad over de organisatie van de werkzaamheden van de raad en van zijn commissies. Het presidium heeft taken gekregen die voortvloeien uit de nieuwe gedragscodes voor raad en college en uit het stappenplan integriteitsmeldingen. Een aantal belangrijke trajecten is in het presidium besproken. Het eerste traject dat hier genoemd moet worden is dat van de experimenten voor de commissievergaderingen (zie hiervoor paragraaf 3.1). Andere onderwerpen die besproken zijn in het presidium: - opdrachtverlening onderzoek integriteit naar een raadslid; - het maken van procedurele afspraken naar aanleiding van een uitgevoerd integriteitsonderzoek; - terugblik op vergaderingen; - prioriteitenagenda; - overleg met de werkgeverscommissie over het functioneren van de raadsgriffie; - voorstel camera’s in de raadzaal; - vaststellen communicatieplan griffie en opkomstbevorderende activiteiten; - organisatie kindergemeenteraad; - cursus politiek actief; - onderzoek naar de mogelijk inzet van facebook; - afrekening verordening fractievergoedingen; - stand van zaken MotieMarkt en evaluatie; - evaluatie en bijstelling stappenplan integriteitsmeldingen.

4.9 De agendacommissie De agendacommissie heeft in 2017 acht maal keer vergaderd. De commissie bestaat uit de vier voorzitters van de vier vaste raadscommissies. Bij dit overleg zijn één à twee medewerkers van de griffie aanwezig. De teammanager van de afdeling beleidsontwikkeling/beleidsuitvoering en later de gemeentesecretaris alsmede een medewerker bestuursondersteuning zijn in 2017 ook aanwezig geweest bij de vergadering van de agendacommissie. Op deze manier is er een duidelijker koppeling en terugkoppeling tussen de onderwerpen die het college aanmeldt voor agendering en de (oplossing van de) planningsproblemen waar de agendacommissie vaak mee worstelt.


5. De werkgeverscommissie Als gevolg van de dualisering van het gemeentebestuur is bij de Wet dualisering gemeentebestuur en de structuurmaatregelen vorm gegeven aan een zelfstandige raadsondersteuning in de vorm van de verplichte griffie(r). De griffie wordt gevormd door de griffier, de raadsadviseurs/plaatsvervangend griffiers en de griffiemedewerkers. Door de verzelfstandiging van de raadsondersteuning kreeg de raad een werkgeversrol. Hilversum heeft uit praktische overwegingen op 12 januari 2011 gekozen voor een aparte werkgeverscommissie (WGC) voor de griffie, bestaande uit drie raadsleden (waarvan minstens een lid uit de coalitie en een lid uit de oppositie). Jaarlijks doet de WGC verslag aan de raad over haar taakstelling, het werkoverleg en besluitvorming. De WGC voert gesprekken met de griffier als leidinggevende van de griffie. De leidinggevende bevoegdheden ten aanzien van de griffiemedewerkers zijn gemandateerd aan de griffier. 5.1 Samenstelling WGC 2017 De samenstelling van de WGC is in 2017 niet gewijzigd. De commissie bestaat uit Frits Vogel (voorzitter), Hans Roos (tot 6 december) (secretaris) en Marleen Remmers. 5.2 Werkzaamheden WGC De WGC is in 2017 4 keer bij elkaar gekomen voor formeel overleg in aanwezigheid van de griffier.

Tijdens dit overleg zijn de formatieve zaken besproken en de werkdruk van de griffie. In dit overleg

zijn ook de ambities van de griffie in relatie tot de ondersteuning richting de raad besproken.

Boottochtje agendacommissie


6. Personele aangelegenheden griffie 6.1 Personeel Het jaar 2017 is een veelbewogen jaar geweest op het gebied van het personeel op de griffie. Detachering Miep Drenth Raadsadviseur Frank Zwertbroek, die eind 2016 en begin 2017 afwezig was wegens ziekte, kon gelukkig begin 2017 weer langzaam aan de slag. Daardoor was er voor raadsadviseur Miep Drenth alsnog de mogelijkheid om gedetacheerd te gaan werken voor de griffie van de gemeente Wijdemeren. De griffier van Wijdemeren, Debby de Heus, had een tijdelijke functie van plaatsvervangend griffier beschikbaar voor drie dagen per week. Totdat deze functie definitief kon worden ingevuld, konden de werkzaamheden op de griffie Wijdemeren niet door haar alleen worden gedaan. Miep Drenth heeft tijdelijk een uitbreiding van uren gekregen, van 30 tot 40 uur in de week, waardoor zij drie dagen in Wijdemeren kon werken en twee dagen in Hilversum. De werkzaamheden die Miep Drenth op de griffie van Hilversum tijdelijk niet kon doen, zijn verdeeld over de andere medewerkers van de griffie. Afgesproken is dat de detachering zou duren van maart tot en met augustus 2017. Tijdelijke inhuur Jeroen Mekel Omdat Frank Zwertbroek begin 2017 nog niet op volle sterkte bleek te kunnen werken, is een oplossing gevonden door Jeroen Mekel tijdelijk in te huren. Jeroen was eerder ingehuurd op de afdeling Bestuursondersteuning. Daardoor is hij goed bekend met de gemeentelijke organisatie en de bestuurlijke besluitvormingsprocessen en kon hij de werkzaamheden op de griffie snel oppakken. Uitdiensttreding Frank Zwertbroek In het voorjaar van 2017 hebben de werkgeverscommissie, de griffier en Frank Zwertbroek in onderling overleg besloten dat Frank na 31 mei zijn werkzaamheden voor de griffie en dus ook voor de gemeenteraad neer zou leggen. Daarmee kwam een einde aan een lange periode waarin de gemeenteraad van Hilversum is ondersteund door Frank Zwertbroek in zijn functie van raadsadviseur/plaatsvervangend griffier. Per 1 augustus is hij formeel uit dienst getreden. Hierdoor ontstond een vacature voor 32 uur in de week. Sollicitatieprocedure voor de vacature van raadsadviseur In juni 2017 is de vacature van raadsadviseur in- en extern opengesteld. Uit de binnengekomen reacties is een zestal personen geselecteerd, waarmee een eerste sollicitatiegesprek is gevoerd. De tweede ronde is gehouden in aanwezigheid van de voorzitter van de werkgeverscommissie met de laatste twee kandidaten, van wie Jeroen Mekel er één was. Uiteindelijk is besloten Jeroen Mekel te benoemen tot raadsadviseur per 1 september 2017. Verlof Miep Drenth in verband met adoptie Eveneens in juni 2017 kreeg Miep Drenth te horen dat zij en haar man, na een zeer lange wachttijd, een dochter konden adopteren uit Colombia. Miep Drenth had hierover al eerder met de griffier gesproken en afgesproken dat zij in dat geval enige tijd verlof wilde opnemen om met het kind de eerste tijd na terugkomst in Nederland thuis te kunnen blijven. Haar verlof is eind juli ingegaan en duurde tot eind januari 2018. De werkzaamheden van Miep zijn op verschillende manieren opgevangen: deels door deze te verdelen over de medewerkers op de griffie en deels door Bart Smeulders in te huren voor twee dagen in de week. Bart is de overige drie dagen in de week werkzaam als plaatsvervangend griffier in Wijdemeren en was de opvolger van Miep Drenth in die functie. Hij heeft in Hilversum een aantal office-management-taken overgenomen van Cora van der Reijden. Cora kreeg hierdoor tijd om incidenteel werkzaamheden als commissiegriffier te gaan doen.


Het team Het griffieteam is een heel hecht team. In tijden van ziekte, verlof en onverwachte gebeurtenissen steunt men elkaar en worden taken van elkaar overgenomen. De medewerkers vinden het ook leuk om soms naast het werk iets met elkaar te ondernemen. In juli namen teamleden deel aan een vaartochtje met de agendacommissie. Dit is een leuke en zomerse traditie geworden. Om de samenwerking op de griffie nog verder te verbeteren, is er in september een hei-dag gehouden onder begeleiding van een externe. In december is een teamuitje geweest, waarbij ook de griffier en plaatsvervangend griffier van Wijdemeren aanwezig waren. 6.2 Professionalisering De medewerkers op de griffie zijn met hun eigen professionele ontwikkeling bezig. Daarom hebben zij bijvoorbeeld de volgende bijeenkomsten bijgewoond of trainingen gevolgd: - masterclass publiek privaat aandeelhouderschap aan de Erasmus Universiteit, gevolgd door

Dorien Verloop. - Omgevingswet voor griffiers (bijeenkomst bezocht door Paul van Ruitenbeek en Miep Drenth). - Cursus griffiemedewerker, Bestuursacademie (van november 2017 tot en met februari 2018)

gevolgd door Carolien Jansson. - Training debatvoorzitter, bureau Dagvoorzitter, gevolgd door Carolien Jansson. - Bijwonen Jaarcongres Vereniging van Griffiers door Paul van Ruitenbeek. - Bijwonen VNG-congres door Paul van Ruitenbeek

Met alle medewerkers van de griffie en met de secretaris van de rekenkamer is begin 2017 een startgesprek gevoerd. Het gesprek met de secretaris van de rekenkamer is gevoerd samen met de voorzitter van de rekenkamer. De secretaris is hiërarchisch aangesteld door het college, de voorzitter van de rekenkamer geeft een oordeel over het functioneren van de secretaris en de werkgeverstaken worden verricht door de griffier. De griffier streeft ernaar een cyclus van gesprekken te onderhouden bestaande uit een startgesprek aan het begin van periode en een beoordelingsgesprek aan het einde van een periode. Vanwege grote drukte eind 2017 en begin 2018 in verband met de verkiezingen moet de beoordelingsronde voor de medewerkers nog volgen. De werkgeverscommissie heeft wel in februari 2018, voor het verstrijken van de raadsperiode, de griffier beoordeeld.


7. Facilitaire zaken Met betrekking tot facilitaire zaken werkt de griffie nauw samen met collega’s in de ambtelijke organisatie. De rol van de griffie is die van opdrachtgever, de ambtelijke organisatie heeft de rol van opdrachtnemer. Facilitaire zaken is voor de griffie in te delen in vier hoofdonderdelen: a. Het faciliteren van raadsleden en fractiemedewerkers Hier gaat het om het coördineren van aanstellingen en benoemingen, vergoedingen, het regelen van de toegangskey, toegang verlenen tot de systemen zoals Ibabs en algemene vraagbaak. Diverse afdelingen zijn bij deze werkzaamheden betrokken. Het uitbetalen van vergoedingen wordt verzorgd door de salarisadministratie, het verlenen van een toegangskey door de afdeling facilitaire zaken en algemene vraagbaak Ibabs door bestuursondersteuning. De griffie wordt dus voor een deel van haar taken ondersteund door de ambtelijke organisatie. b. De raadzaal en Dudokkamer

In de raadzaal en de Dudokkamer vinden de raads- en commissievergaderingen plaats. Het regelen

van zaken rondom de vergaderingen is een primaire taak van de griffie. Daaronder valt ook een

aantal zaken waarvoor een beroep wordt gedaan op andere afdelingen. Denk bijvoorbeeld aan de

benodigde audiovisuele hulpmiddelen en het elektronische stemsysteem. Het onderhoud en beheer

daarvan wordt uiteraard niet door de griffie zelf gedaan, maar valt ook onder de noemer van

facilitaire zaken, waarvoor de griffie een beroep kan doen op andere afdelingen.

In voorgaande jaren werden de raadsvergaderingen door RTI Hilversum geregistreerd en

uitgezonden. Doordat Rti Hilversum de samenwerking op het gebied van raadsuitzendingen heeft

opgezegd heeft in 2017 een noodzakelijke wisseling plaatsgevonden. De registratie van de

raadsvergaderingen wordt nu door Hof Broadcast Services uitgevoerd. De uitzending verloopt via een

livestream op de website van de gemeente Hilversum. Hier zijn structureel meer kosten mee

gemoeid dan eerder.

In 2017 is gestart met het aanbesteden van beeldregistratie, een camerasysteem, van de

vergaderingen in de raadszaal. Een eerste ronde aanbesteding heeft niet geleid tot inschrijvingen. Op

basis van de geldende aanbestedingsregels is vervolgens overgegaan tot onderhandse aanbesteding.

Verwachting is dat het camerasysteem in 2018 zal worden geïnstalleerd.

c. De bodediensten en vergaderzalen

De bodes verzorgen de inrichting van de vergaderzalen; zij plaatsen naambordjes, verzorgen koffie

en thee, zorgen dat het geluid werkt en benodigd materiaal zoals een scherm of beamer aanwezig

is. Ook bij niet reguliere evenementen zijn zij de rechterhand van de griffie. In 2017 hebben door

langdurige afwezigheid en personeelsverloop van het bodekorps personele wisselingen

plaatsgevonden.

Dit is in samenspraak goed opgevangen waardoor de dienstverlening op niveau is gebleven.

d. Werkplek gerelateerde aangelegenheden voor het griffieteam

De inrichting van de werkplekken van de griffiemedewerkers worden, in opdracht van de griffie,

verzorgd door de ambtelijke afdelingen. We ervaren de samenwerking met facilitaire zaken als

plezierig.


8. Communicatie 8.1 Keuze onderwerpen Bij de keuze van communicatieonderwerpen speelt de visie van de raad op raadscommunicatie een rol; de gemeenteraad zorgt ervoor goed zichtbaar te zijn, laat zien wat zij doet en welke keuzes zij maakt en zoekt daarbij nadrukkelijk de dialoog met inwoners en andere doelgroepen. In het kader van die visie heeft de raadscommunicatieadviseur in de tweede helft van 2017 vooral werkzaamheden verricht in de aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen van 2018. 8.2 De krant Passend binnen de gemeentelijke huisstijl bestaat een eigen krantenpagina voor de Hilversumse raad. Deze verschijnt in de Gooi en Eembode, met een frequentie van 20 keer in 2017. De pagina is een laagdrempelige informatiebron. Er worden raadsactiviteiten aangekondigd en er wordt verslag van activiteiten gedaan. In de editie in de week voor de raadsvergadering is toelichting op de agenda gegeven. In de loop van 2017 kwam de nadruk meer te liggen op de aanstaande gemeenteraadsverkiezingen. Er is bijvoorbeeld uitleg gegeven over het tot stand komen van het Kieskompas en over de oprichting van JONG035, een politiek jongerenplatform. De redactionele verantwoordelijkheid ligt bij de raadscommunicatieadviseur. 8.3 Interviews In 2017 zijn interviews afgenomen bij vijfentwintig raadsleden. Grotendeels vonden deze gesprekken in duo’s plaats. Er zijn foto’s gemaakt in of om het raadhuis. De interviews zijn met een foto gepubliceerd in de Gooi en Eembode op de raadspagina. Ook is burgemeester Pieter Broertjes geïnterviewd in juli 2017 naar aanleiding van zijn herbenoeming. Kinderburgemeester Willemijn en het nieuwe Rekenkamerlid Meriam Embregts kregen ruimte op de pagina. 8.4 De website De gemeentelijke website kreeg in 2017 een nieuw uiterlijk en een versimpelde indeling. Dat was de uitkomst van een proces dat in 2016 is doorlopen in een taskforce met inwoners, waarin de raadscommmunicatieadviseur de raad onder de aandacht bracht. 8.5 Inzet social media Het twitteraccount van de raad heeft een groeiend aantal volgers, dat zijn er aan het einde van 2016 ruim 500, in 2017 wordt het aantal van 750 overschreden. @RaadHilversum volgt ruim 100 twitteraars in 2016, dat is eind december 2017 verdubbeld tot ruim 200. Daaronder zijn bijna alle raadsleden en commissieleden, maar ook bewonersorganisaties en netwerkpartners. Tweets betreffen nieuws dat de gehele raad aangaat en agenda’s van vergaderingen. Ook worden tweets geplaatst tijdens de raadsvergadering over de voortgang van de vergadering en genomen besluiten. In de loop van 2017 zijn ook opkomstbevorderende berichten in verband met de gemeenteraadsverkiezingen getwitterd. Voor Facebook-nieuws wordt het account van de gemeente Hilversum gebruikt. Er is eind 2016 een onderzoek afgerond naar andere gemeenteraden die Facebook gebruiken, om daarna te kunnen bepalen of dit voor Hilversum ook een prettig medium is. Het presidium heeft in januari 2017 besloten geen eigen Facebook-pagina te introduceren. De prettige samenwerking op dat vlak met het Webbureau van de gemeente blijft daarom in stand. 8.6 Portrettengalerij Het presidium heeft besloten dat een moderne digitale galerij via een beeldscherm past bij deze tijd en bij de Mediastad. De monumentale status van het raadhuis bleek in de ontwikkeling ervan een


cruciale factor. De beoogde realisatie in 2016 op die locatie bleek niet realistisch. Het traject is volhardend voortgezet. In april 2017 is de digitale galerij gerealiseerd. In december 2017 is besloten te stoppen met de stand alone werkwijze en de schermen op afstand aan te sturen, zodat inhoud sneller kan worden gewisseld. 8.7 MotieMarkt In oktober 2016 vond de primeur van de MotieMarkt plaats. In januari 2017 vond een evaluatie plaats in het presidium. Daarbij is besloten dat, met enkele verbeterpunten, de MotieMarkt in 2017 zal worden herhaald bij de kadernota. In het voorjaar van 2017 is getracht deze activiteit te organiseren. Ingebrachte ideeën vielen echter niet binnen de norm. De activiteit is overgedragen aan het Programma Buurten, als middel om in te zetten bij het buurtgericht te werken. 8.8 Klassenbezoek In februari en in oktober hebben in totaal 299 kinderen van 5 basisscholen het spel Democracity gespeeld in 12 bijeenkomsten. De activiteiten werden geïnitieerd door de raadscommmunicatieadviseur en begeleid door Prodemos. Burgemeester Broertjes, wethouders Voorink en Jaeger en zes raadsleden gaven meerdere keren hun medewerking.

Democracity 8.9 Leerwerkplek en andere stages In 2017 was wederom een stageplaats beschikbaar op het gebied van communicatie. Deze stageplaats is uitgezet bij HBO en MBO opleidingen in Amsterdam, Utrecht en Hilversum. Met een MBO kandidate is gesproken, zij heeft gekozen voor een andere beschikbare stageplaats. De leerwerkplek is gevuld tot circa april 2017. De betrokkene is daarna op eigen initiatief gestopt vanwege gezondheidsproblemen. Incidenteel is er contact geweest met studenten in verband met leervragen. Bijvoorbeeld studenten van de Hogeschool Utrecht, studierichtingen Journalistiek en Social Work.


9. De Burgemeester

9.1 De Burgemeester Iedere gemeente heeft een burgemeester. De burgemeester heeft verschillende rollen, naast zijn eigen portefeuille Veiligheid en Openbare orde. Hij is voorzitter van de raad, voorzitter van het college en burgervader. De raad heeft de burgemeester in 2011 voorgedragen voor benoeming. In dat kader is het van belang periodiek met elkaar te spreken over de wederzijdse ervaringen. De raad heeft hier een procedure voor ingesteld in een verordening1. Conform deze verordening wordt een functioneringsgesprek gevoerd met de burgemeester. Het verslag wordt na vaststelling verzonden aan de Commissaris van de Koning. 9.2 Herbenoemingsprocedure Onze burgemeester, Pieter Broertjes, is per 1 juli 2011 benoemd tot burgemeester van Hilversum. Zijn termijn van zes jaar duurde tot 1 juli 2017. De burgemeester heeft aangegeven voor herbenoeming in aanmerking te willen komen. De procedure daarvoor is voorbereid en in 2017 afgerond. De griffier, raadsadviseur en raadscommunicatieadviseur hebben een grote rol in deze procedure. Er is een vertrouwenscommissie uit de raad ingesteld, een bijbehorende verordening op de vertrouwenscommissie vastgesteld, er zijn overleggen met de Commissaris van de Koning georganiseerd en de raad heeft zijn aanbevelingen over de herbenoeming uitgebracht, die vervolgens via de commissaris naar de Minister is gestuurd. Het Kabinet besluit vervolgens. In de raadsvergadering van 1 februari 2017 is besloten burgemeester Pieter Broertjes voor te dragen voor herbenoeming. In de buitengewone raadsvergadering van 6 juni 2017 is de burgemeester geïnstalleerd.

Kinderburgemeester Willemijn overhandigt burgemeester Pieter Broertjes de bloemen na zijn installatie.

1 In een verordening is gemeentelijke wetgeving opgenomen. In deze verordening is onder meer de

geheimhouding geregeld.


10. Voorbereidingen voor de verkiezingen Al in een vroeg stadium is gestart met de voorbereidingen voor de gemeenteraadsverkiezingen van 21 maart 2018. Hoewel het organiseren van de verkiezingen de corebusiness is van het team verkiezingen van de gemeente, leert de ervaring dat er voor de griffie ook veel werkzaamheden mee zijn gemoeid. In de zomer van 2017 heeft het presidium een keuze gemaakt uit een aantal opkomstbevorderende activiteiten. Om die goed te kunnen organiseren is de griffie vervolgens direct met het voorwerk begonnen. Een onderdeel daarvan is een periodiek overleg geweest tussen vertegenwoordigers van de verschillende afdelingen die uiteindelijk bij de verkiezingen betrokken zijn. Denkt u hierbij –naast het team verkiezingen en de griffie- aan het centraal stembureau, het Webbureau en de afdeling communicatie. Werkzaamheden die specifiek door de griffie zijn uitgevoerd, worden hieronder kort beschreven. 10.1 Cursus voor aspirant-raadsleden

De griffies van de gemeenten Wijdemeren en Hilversum hebben in het voorjaar en vroege zomer van 2017 samen een cursus georganiseerd voor inwoners die overwegen om politiek actief te worden. Deze cursus was bestemd voor personen met weinig tot geen ervaring in het lokaal bestuur. Er zijn vijf avonden georganiseerd, met ieder een ander thema, afwisselend in het gemeentehuis van Wijdemeren en in het raadhuis van Hilversum. De inhoud van het programma is verzorgd door de griffiers en plaatsvervangend griffiers van de twee gemeenten, de toenmalige gemeentesecretaris van Hilversum, de secretaris van de Regio Gooi en Vechtstreek en door verschillende ambtenaren van de twee gemeenten op diverse inhoudelijke thema’s (bijvoorbeeld omgevingswet, gemeentefinanciën, sociaal domein).

De omgevingswet wordt toegelicht.

10.2 Inwerkprogramma voor de nieuwe raad Al in 2017 is een aanvang gemaakt met het opstellen van een gevarieerd en aantrekkelijk inwerkprogramma voor de nieuwe raad. Hiervoor wordt ook de medewerking gevraagd van inhoudelijke vak-afdelingen. Uiteraard vindt het zwaartepunt aan werkzaamheden in dit kader in 2018 plaats.


10.3 Kieskompas In de zomer van 2017 is door het presidium een afgewogen besluit genomen met Kieskompas te gaan werken als digitale stemhulp voor de Hilversumse kiezers. Van september tot eind november heeft Kieskompas met griffie en partijen een intensief voorbereidingstraject doorlopen om tot stellingen te komen. Tijdens een stellingenconferentie is uit 90 stellingen een keuze gemaakt, zodat er dertig stellingen met voldoende spreiding van meningen van partijen overbleven. Op deze stellingen hebben de partijen zichzelf gepositioneerd. Kieskompas heeft die posities gecheckt met de partijprogramma’s; een hele kluif, die gezamenlijk tot een goed einde is gebracht. 10.4 Wijkdebatten Naast het Kieskompas als laagdrempelig middel om opkomst te bevorderen, is er voor gekozen de wijken in te gaan, om dicht bij huis toegankelijke debatten te organiseren. De voorbereiding lag deels in 2017 om locaties vroegtijdig te kunnen reserveren. Uiteindelijk zijn verspreid door Hilversum zes wijkdebatten uitgevoerd. Vier er van op initiatief van de griffie, één in samenwerking met Stichting de Geus en één in samenwerking met de Stichting Hilversumse Meent. Alle zes wijkdebatten werden begeleid door debatdame Elisabeth van de Hoogen, ook met haar is het contact al in 2017 gelegd. 10.5 Lijsttrekkersdebat In de zomer van 2017 is contact opgenomen met Gooiland om een zaal te reserveren voor het afsluitende lijsttrekkersdebat. Felix Meurders is aangetrokken als debatleider. Verdere uitwerking heeft plaats gevonden in 2018. 10.6 verkiezingskrant Sinds september 2017 is veel tijd besteed aan het samenstellen van de verkiezingkrant. In overleg met partijen is voor een vrije vorm gekozen voor de kopij-inbreng van partijen. De algemene pagina’s zijn opgemaakt door de vormgever van de gemeente Hilversum in goed overleg met de raadscommunicatieadviseur. 10.7 JONG035 Jongeren naar de stembus krijgen. Die wens hadden burgemeester en partijen. Om aan jongeren te vragen hoe zij daar zelf over denken is in november 2017 een pizzameeting georganiseerd door de raadscommmunicatieadviseur en het Webbureau. Daar kwamen 15 jongeren op af, die na het verorberen van de pizza’s met elkaar besloten dat zij zelf een jongerendebat wilden organiseren, met een bijbehorende campagne op social media en in kroegen om jongeren aan te trekken. De groep is na die meeting uitgegroeid tot een bestand van circa 20 leden. De groep heeft zichzelf de naam JONG035, het politieke jongerenplatform, gegeven. De uiteindelijke uitvoering van hun idee vond plaats in 2018. 10.6 Voorbereiding administratie en procedures Na de verkiezingen worden de gegevens van alle gekozen raadsleden en aangemelde commissieleden ook administratief verwerkt. Dit gebeurt samen met andere afdelingen. Om die samenwerking soepel te laten verlopen, en daarmee de verwerking van de administratieve gegevens wordt ruim op tijd geïnventariseerd wat daarvoor nodig is. Bij het verwerken van administratieve gegevens kunt u denken aan gegevens t.b.v. het onderzoek van de geloofsbrieven, gegevens t.b.v. de salarisadministratie, verzendlijsten in outlook, adresstickers etc.


11. Kindergemeenteraad De werving voor het project Kindergemeenteraad via de basisscholen is in het voorjaar van 2017 gestart. De eerste kindergemeenteraad en kinderburgemeester zijn in juli 2017 officieel geïnstalleerd. Activiteiten sluiten zo goed mogelijk aan bij Hilversum als Mediastad. De werkwijze en tijdlijn omvatten een schooljaar.

De Kindergemeenteraad is in 2017 drie keer bijeen geweest. De kindergemeenteraad is een simulatie van een raadsvergadering waarin de plannen gepresenteerd worden en de raadsleden met elkaar in debat gaan. Tijdens de vergadering maken de kinderen onderling en met meerderheid van stemmen uit, welk(e) plan(nen) de gemeente uitvoert. De kindergemeenteraad heeft een budget van 8.000 euro om een of meerdere van hun 7 plannen uit te voeren; de kindergemeenteraad heeft gekozen voor het plan Venne voor Veiligheid (VVV), een campagne tegen pesten en zo mogelijk voor een Buitenlokaal. De kindergemeenteraad heeft het gekozen plannen uitgelegd aan de gemeenteraad in een bijzondere bijeenkomst op 8 november.

De Kindergemeenteraad

Bijzonder leuk is de enorme uitstraling die het project heeft. Ouders voelen zich betrokken en helpen graag mee als dat nodig is, scholen zijn enthousiast en ondersteunen de kinderen die in de kindergemeenteraad zitten. Ook hebben andere organisaties de kindergemeenteraad ontdekt. Regelmatig worden de kinderen gevraagd voor ceremoniële taken. Met enige terughoudendheid, om de kinderen te beschermen tegen overbelasting, worden deze taken uitgevoerd, denk aan de Sinterklaas intochten, de opvoering van de Toverfluit en de onthulling van de vredespaal en de kunsttentoonstelling in de vredesweek.

Ouders en kinderen zijn zeer actief op social media, zodat ook op die manier deze vorm van Hilversumse jeugdparticipatie aandacht krijgt.

In de ambtelijke organisatie is er behoefte om aan de kindergemeenteraad plannen en ideeën voor te leggen. Hoe denken jonge Hilversummers over bepaalde zaken, waar je als kind toch ook mee te maken hebt? Denk aan onderwerpen als armoede, je eigen leefomgeving en woonwensen. Dit sluit erg goed aan bij het doel van het instellen van de kindergemeenteraad en de kinderburgemeester: kinderen betrekken bij het gemeentebestuur en zo meer leren over de democratie en welke rol zij daarin spelen. Kinderen denken actief mee over wat zij anders en beter willen in hun eigen stad, wijk, buurt of straat. Het project laat zien hoe beleid tot stand komt gebaseerd op het principe ‘leren door ervaren’. Door een contante terugkoppeling naar de 7 betrokken scholen is het bereik veel groter dan alleen de kinderen uit de kindergemeenteraad.


12. Rekenkamer Hilversum

12.1 Onderzoeken In 2017 heeft de rekenkamer het onderzoek naar vastgoedbeheer afgerond. Daarnaast heeft de rekenkamer de volgende nieuwe onderzoeken opgestart:

regionale samenwerking;

verstrekking van Wmo-voorzieningen;

landelijk spotdag in samenwerking met de Algemene Rekenkamer en andere lokale rekenkamer(commissie)s.

12.2 Evaluatie functioneren Rekenkamer Hilversum Op 11 oktober 2017 is in de Commissie Economie en Bestuur gesproken over de wijze waarop opvolging gegeven kan worden aan de aanbevelingen uit de Evaluatie van de Rekenkamer Hilversum van september 2016. Dit gesprek vond plaats aan de hand van vier thema’s die uit de evaluatie naar voren kwamen;

1. onderzoeken (betrokkenheid raad en inwoners bij onderzoeken); 2. ambtelijk en bestuurlijk wederhoor (proces van bestuurlijk en ambtelijk wederhoor en

momenten en vormen van contact vóór, tijdens en na afloop van het onderzoek); 3. behandeling rapporten in commissie en raad (gewenste toon, scherpte, presentatiewijze en

tijdsduur); 4. opvolging raadbesluiten naar aanleiding van rekenkameronderzoeken (Monitoren van

afhandeling besluiten en moties). De opgehaalde input uit de Commissie Economie en Bestuur is door de begeleidingscommissie2 verwerkt in een voorstel voor de verdere implementatie. In dit voorstel is tevens het advies van de Rekenkamer Hilversum verwerkt. Op 12 december is het Presidium met dit voorstel akkoord gegaan. 12.3 Herbenoeming leden en werving vierde lid In 2017 is de vacature voor een vierde lid op advies van de begeleidingscommissie, ingevuld. Op 1 februari 2017 is Meriam Embregts benoemd als lid van de Rekenkamer Hilversum. 12.4 Financiën De raad had voor 2017 een bedrag van € 143.000, - voor de rekenkamer begroot ter dekking van alle kosten. Daarvan heeft de rekenkamer € 137.772, - besteed. Het restantbedrag van € 5.228, - vloeit terug naar de algemene middelen. De rekenkamer zal zelf voor 1 maart 2018 een uitgebreid jaarverslag uitbrengen

2 De begeleidingsgroep was als volgt samengesteld: De heer P.I. Broertjes (bestuurlijk opdrachtgever), de heer P.M.H. van Ruitenbeek (ambtelijk opdrachtgever), de heer R.A. Elenbaas (plaatsvervangend voorzitter Rekenkamer Hilversum), de heer H.P. Blok (fractiemedewerker Leefbaar Hilversum), de heer E. Falan (fractiemedewerker PvdA), de heer M.A. van Velthuijsen (raadslid D66) en de heer D.E.O. Streutker (raadslid CDA)


13. Het jaar in cijfers

In onderstaand schema ziet u hoe vaak er vergaderd is. De sterretjes in de laatste kolom verwijzen naar de opmerkingen onder het schema.

2017 2016 2015

Aantal Aantal *

Gemeenteraad 10 / - / 2 11 15 *1

Gezamenlijke commissie 2 / - / 2 2 5 *1+2

Commissie Economie & bestuur 9 / 2 / 1 9 / - / 2 12 *1

Commissie Ruimte 9 / 2 / 3 9 / 1 / 3 8 *1

Commissie Samenleving 9 /3 / - 9 / - / 1 12 *1

Commissie Verkeer & Beheer 9 / 3 / 1 9 / 2 / 1 8 *1

Gecombineerde commissie 4 -- 1

Presidium 8 7 10

Agendacommissie 9 10 9

Rekeningencommissie 10 4 8

Werkgeverscommissie 4 23 *3

Agendapunten raad (excl. vaste

onderdelen)

109 101 115

Amendementen 46 47 41

Amendementen verworpen 14 18 8

Amendementen aangenomen 24 29 31

Amendementen

ingetrokken/aangehouden.

3 / 2 - 2

Moties 56 60 60

Moties verworpen 18 12 16

Moties aangenomen 26 34 34

Moties ingetrokken/aangehouden 6 / 6 11 10

Moties / amendementen niet ingediend -/ 3 3 -

Initiatiefvoorstel 1 1

Artikel 41 vragen 7 8 12

Raadsinformatiebrieven 99 90 104

Collegebrieven 16 9 2

Burgemeestersbrieven 31 41 13

Wethoudersbrieven 208 146 95

Agendapunten fracties / griffie 10 / 11 - / 13 7/15

Beeldvormende sessie (BVS) 9 / 28 /1 9/29/4 12 *4

Vragen aan het college (reguliere cyclus) 116 100 115

*1 Aantal geplande vergaderingen / vervallen vergaderingen / extra toegevoegde vergaderingen *2 Twee extra gezamenlijke commissies over Buurten en Crailo *3 Afkomstig van de werkgeverscommissie *4 De cijfers BVS zijn gesplitst in aantal avonden / totaal aantal onderwerpen / onderwerpen met dubbele sessie.


14. En dit deden wij ook in 2017

Trainingen voor beleidsmedewerkers In nauwe samenwerking met de afdeling bestuursondersteuning, is door de griffie een presentatie samengesteld ten behoeve van de training voor beleidsmedewerkers. De gedachte hierachter is dat het voor beleidsmedewerkers niet alleen nodig is om vakinhoudelijke kennis te hebben, maar dat het ook nodig is dat zij kennis hebben van de Gemeentewet en van de in Hilversum gehanteerde procedures. De boodschap die wij als rode draad meegeven is dat de steller van een stuk van het begin tot het eind zelf verantwoordelijk is voor dat stuk. Dat betekent dat de steller het stuk blijft volgen tot en met het laatste beslissende bestuursorgaan en ook nog daarna (bekendmaking, uitvoering). In 2017 is deze training nog enkele malen bij de verschillende afdelingen gegeven. Voorzitterstrainingen voor de commissie- en raadsvoorzitters en voor de (aspirant) plaatsvervangende voorzitters Het voorzitten van vergaderingen vraagt om deskundigheid en vaardigheden. Op 19 januari is een training georganiseerd voor alle commissievoorzitters, de raadsvoorzitter, de plaatsvervangende voorzitters en aspirant voorzitters. De voorzitters kregen zoveel mogelijk tips en handvatten en wisselden met elkaar ervaringen uit. Deze training voldeed niet op alle vlakken aan de wensen en verwachtingen van de deelnemers. Daarom is op 16 mei aanvullend een voorzitterstraining gegeven, door een andere trainer, tot tevredenheid van de deelnemers. Cursus Participatiewet Op verzoek van de woordvoerders in de commissie Samenleving heeft de griffie een cursus/presentatie over de Participatiewet georganiseerd. De inhoud van de cursus is verzorgd door twee inhoudelijke vak-ambtenaren, dhr. H. van Deutekom en mw. A. de Wit. Is ingegaan op de volgende onderdelen, waarbij voldoende ruimte was om vragen te stellen: 1. Het grotere verhaal: historische achtergrond 2. Karakter bijstandswetgeving 3. Trends en ontwikkelingen in de bijstandswetten 4. De Participatiewet: waarom? 5. Uitgangspunten en principes 6. Dilemma’s: hoe om te gaan met…? (voorbeelden) 7. Twee pijlers: inkomensondersteuning en arbeidsinschakeling 8. Doelgroepen 9. Algemene bijstand: hoe werkt dat? 10. Bijzondere bijstand: hoe werkt dat? 11. Arbeidsinschakeling: hoe werkt dat? Jaarlijkse zomerbarbecue voor alle medewerkers De zomerbarbecue, vlak voor het zomerreces, is een traditie geworden als afsluiting van het eerste deel van het politieke jaar. Raad, fractiemedewerkers, college en ambtenaren werden daar voor uitgenodigd. Het werd een heerlijke en gezellige zomerbarbecue met een kleine 100 personen op een zonovergoten terrein van Gemeentewerken. Bij die gelegenheid werd ook afscheid genomen van interim gemeentesecretaris Peter Schulten waarmee prettig samen is gewerkt. Herziening raadsverordeningen Een aantal raadsverordeningen en reglementen is of wordt herzien, onder verantwoordelijkheid van de griffie. Deze worden behandeld in de commissie Economie & Bestuur en uiteraard vastgesteld door de raad. Als zich bijzonderheden voordoen, kan ervoor worden gekozen om de situatie eerst in het presidium te bespreken. Het betreft onder meer de volgende verordeningen en reglementen:


Verordening Rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden: De gewijzigde verordening is vastgesteld in de raad van 5 april 2017. De commissieleden krijgen nu een bedrag uitgekeerd dat gerelateerd is aan het aantal commissievergaderingen dat zij als woordvoerder hebben bijgewoond. De griffie draagt zorg voor de benodigde administratie voor deze wijze van betalingen. Het reglement van orde van de gemeenteraad: Als uitgangspunt nemen wij de modellen van de VNG (één modelreglement van orde en één modelverordening op de raadscommissies). Het nieuwe Reglement zal door de nieuwe raad worden vastgesteld. Het stappenplan onderzoek integriteitsschendingen: Nadat de eerste ervaringen zijn opgedaan met het stappenplan, is bekeken op welke onderdelen aanpassing nodig is. Vaststelling van het nieuwe stappenplan vond plaats in de raad van 7 maart 2018. Avond voor nieuwe inwoners Op dinsdagavond 21 november 2017 bezochten nieuwe Hilversummers het raadhuis om zich te laten informeren over de dienstverlening van de gemeente tijdens de jaarlijkse avond voor nieuwe inwoners. Hilversumse organisaties waren te vinden op een informatiemarkt, zodat ook over activiteiten op het gebied van ontmoeting, welzijn, sport en de eigen buurten materiaal te verzamelen was. In de raadzaal gaf de raad zelf acte de présence. Inwoners gingen in gesprek met de diverse partijen of individuele vertegenwoordigers daarvan. Voor de raad een leuk en effectief middel zich te presenteren aan nieuwe Hilversummers. Aanwezigen ontvingen de flyer ’’gemeentebestuur’’ en natuurlijk de nodige gadgets van de partijen. Diverse bijeenkomsten in de regio Gooi & Vechtstreek Raadsleden namen deel aan bijeenkomsten van de Metropoolregio Amsterdam (MRA) waar Hilversum in participeert samen met 33 andere gemeenten uit de provincies Noord-Holland en Flevoland. Ook werden de Regiopodia bezocht door raadsleden, griffier, griffiemedewerkers en/of communicatieadviseur. Kerstborrel In 2017 vond op 18 december de kerstborrel plaats in MOUT. Raadsleden en medewerkers van de gemeente kwamen daar in een ontspannen setting bijeen. Zowel burgemeester Pieter Broertjes als gemeentesecretaris Dick Emmer spraken kort een woord, en een band zorgde voor de muzikale omlijsting.

jaarverslag - hilversum€¦ · 8.5 inzet social media 8.6 portrettengalerij 8.7 motiemarkt 8.8...

Documents