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Prep. 02-15-06. Prof. Abigail Ríos Lugo, MPA

Sistema Universitario Ana G. Méndez

School for Professional Studies

Universidad del Este, Universidad Metropolitana, Universidad del Turabo

ITHM 310

CONVENTION SALES

VENTAS DE CONVENCIONES

© Sistema Universitario Ana G. Méndez, 2006

Derechos Reservados.

© Ana G. Méndez University System, 2006. All rights reserved.

ITHM 310 Convention Sales and Services 2



TABLA DE CONTENIDO/TABLE OF CONTENTS

Páginas/Pages

Prontuario/Study Guide ..................................................................................... 3

Taller Uno/Workshop One ............................................................................... 21

Taller Dos/Workshop Two................................................................................ 24

Taller Tres/Workshop Three ............................................................................ 26

Taller Cuatro/Workshop Four........................................................................... 28

Taller Cinco/Workshop Five............................................................................. 31

Anejo A/Appendix A......................................................................................... 33

Anejo B/Appendix B......................................................................................... 35

Anejo C/Appendix C......................................................................................... 37

Anejo D/Appendix D......................................................................................... 39

Anejo E/Appendix E......................................................................................... 41

Anejo F/Appendix F ......................................................................................... 43




Prontuario

Título del Curso Ventas de Convenciones

Codificación ITHM 310

Duración Cinco Semanas o según aplique

Pre-requisito ITHM 302, 307

Descripción

Este curso presenta las destrezas de ventas especializadas que se requieren en la

industria de convenciones. Algunos temas incluyen el vocabulario relacionado a la

oficina de ventas de un hotel, Introducción al acomodo de habitaciones, los

componentes audiovisuales y el uso de la tecnología, los deberes y responsabilidades

del Gerente de ventas de convenciones, estrategias exitosas de ventas, estrategias de

reservaciones, así como, la revisión y negociación de contrastos y la apropiada

gerencia financiera de una reunión. Se discute también las reuniones previas y

subsiguientes de las convenciones.

Objetivos Generales

1. Entender la terminología utilizada en la industria de venta de convenciones y ventas

de grupos.

2. Entender los principios de mercadeo al aplicarlos a la venta en los hoteles.

3. Describir exitosas estrategias de ventas, así como, tácticas de negociaciones.

4. Entender los conceptos de la relación entre mercadeo y ventas.

5. Revisar los métodos básicos de enfrentar las objeciones de los clientes y de cómo

cerrar una cuenta.

6. Analizar las diferencias en la venta de diferentes grupos y convenciones al

compararlas con ventas individuales.

7. Explicar los servicios que ofrece el Gerente de Convenciones.

8. Entender el rol y responsabilidades de los negociados de convenciones y visitantes

y cómo coordinan esfuerzos de ventas en conjunto con los hoteles que tienen

facilidades para reuniones.

Texto y Recursos

Astroff, M., & Abbey, J. (2002). Convention Sales & Services (6th edition). Waterbury




Referencias y material suplementario

Culinary Institute of America. Remarkable Service: A Guide to Winning and

Keeping Customers for Servers, Managers, and Restaurant Owners.

Goldblatt, J. (2005). Special events: Event Leadership for a New World. (4th edition). Jhon Wiley &

Sons ,Inc. Axler, B. H., & Litrides, C.A. Food and Beverage Service.

Ismail, A. (1999). Catering Sales and Conventions Services. International Thomson Publishing.

Kotschevar, L. H., & Tanke, M. L. Managing bar and beverage operations.

Levy, B.R., & Marion, B.H. (2002). Successful special events: planning, hosting, and evaluating.

Lucas, R. W. (2004). Customer Service: Skills & Concepts for Success. (2nd ed.). John

Wiley & Sons.

Martin, W.B. (2002). Quality Service: What Every Hospitality Manager

Needs to Know. 1st edition. Prentice Hall.

Rocco, M. A., & Andrew N. V. (2001). Hospitality Today, An Introduction. (4th Ed.).

The Educational Institute of the AH & LA, Lansing, Michigan

Timm, P. R. (2002). Customer Service: Career Success through Customer

Satisfaction. (2nd Ed.). Prentice Hall.

Periodicals and Journals

Meetings and Conventions

Special Events

Special Events Magazine

Successful Meetings

Tourism Management

Travel & hospitality career directory

Travel Weekly

Evaluación

El esquema de evaluación que se utilizará en este curso es el siguiente:

CRITERIOS %

Asistencia y puntualidad 10%

Participación y contribución en clase 15%




Portafolio del curso Presentación Tareas asignadas

75% 10% 65%

NOTA: Las rúbricas a utilizarse para la evaluación de estas actividades se incluyen

al final del módulo.

1. Asistencia y Puntualidad: La asistencia es mandatoria y la puntualidad

representa ética profesional. El facilitador llevará un registro de las mismas para

cada taller y, al finalizar el curso, utilizará el Anejo A para evaluar a cada

estudiante.

2. Participación y Contribución en clase: Se espera que todo estudiante asista a

clases preparado para discutir los temas del día (lecturas, preguntas asignadas,

diario actualizado, etc.) y que participe activamente en cada taller. El Facilitador

evaluará la participación y contribución de cada estudiante al finalizar el curso

(Anejo A). Tomará en cuenta el grado de participación de cada estudiante, si se

preparó para cada taller y su contribución en el desarrollo de la clase.

3. Portafolio del curso: Cada estudiante deberá preparar un portafolio del curso

donde reflexionará sobre los temas del curso y sus experiencias en el centro de

práctica. Es importante que cada estudiante trabaje este portafolio a partir de la

primera semana de clases, lo mantenga actualizado y lo traiga a clases cada

semana para que lo pueda utilizar y el Facilitador lo pueda revisar. El Portafolio

será evaluado utilizando el Anejo B e incluirá las siguientes partes:

a. Tareas semanales: La industria de la hospitalidad es una cambiante día

a día. Los gerentes dentro de esta industria deben ser multitalentosos.

A través de las tares semanales, el estudiante está expuesto a la práctica

y a mantenerse al día en relación a la cambiante industria de la

hospitalidad. Las mismas serán entregadas al finalizar cada taller y el

Facilitador devolverá las tareas en la siguiente clase con las correcciones

y recomendaciones a las mismas. El estudiante podrá revisar, corregir y

mejorar esas tareas en función de los comentarios del Facilitador y lo

aprendido en clase. Los trabajos deberán ser preparados en el idioma

del taller. (Nota: Deberá incluir en el portafolio TODAS las tareas

asignadas).




b. “Muddiest point” -El estudiante auto evaluará su experiencia de

aprendizaje desde su hogar a través del “Muddiest Point” (Apéndice C) y

enviará la misma vía e-mail al completar las tareas asignadas de cada

taller.

c. Reacción Escrita Inmediata: El estudiante auto evaluará su experiencia

de aprendizaje en el salón de clases a través de la Reacción Escrita

Inmediata (Apéndice D). La misma se discutirá en el salón de clases.




Descripción de las normas del curso

1. La asistencia es obligatoria. El estudiante debe excusarse con el facilitador, si tiene

alguna ausencia y reponer todo trabajo. El facilitador se reserva el derecho de

aceptar la excusa y el trabajo presentado y ajustar la evaluación, según entienda

necesario.

2. Las presentaciones orales y actividades especiales no se pueden reponer, si el

estudiante presenta una excusa válida y constatable (Ej. médica o de un tribunal),

se procederá a citarlo para un examen escrito de la actividad a la cual no asistió.

3. Este curso es de naturaleza acelerada y requiere que el estudiante se prepare antes

de cada taller, según especifica el módulo. Se requiere un promedio de 10 horas

semanales para prepararse para cada taller.

4. El estudiante debe someter trabajos de su autoría, por lo tanto, no deberá incurrir en

plagio. Debe dar crédito a cualquier referencia.

5. Si el facilitador realiza algún cambio, deberá discutir los mismos con el estudiante

en el Taller Uno. Además, entregará los acuerdos por escrito a los estudiantes y al

Programa.

6. El facilitador establecerá el medio y proceso de contacto.

7. El uso de teléfonos celulares está prohibido durante los talleres.

8. No está permitido traer niños o familiares en los salones de clases.

9. El estudiante tendrá la oportunidad de aprender tanto a través del español como del

inglés. Los talleres serán facilitados en ambos idiomas en días alternos. Esto

significa que los talleres serán facilitados en un idioma diferente cada semana. Un

estudiante puede interactuar y hacer preguntas en el idioma de su preferencia; pero,

en general, se le solicitará que utilice un solo idioma en trabajos específicos. En

cada curso se utilizará el español y el inglés de forma equilibrada.

10. En trabajos grupales, salvo situaciones excepcionales, se considerará que el

mismo se prepara por todos los integrantes del grupo y serán evaluados por igual.

11. Todo estudiante está sujeto a las normas de comportamiento de la institución y

las que se establezcan en el curso.

12. Los trabajos y asignaciones deberán entregarse en la fecha indicada y en su

totalidad.




Nota: Si por alguna razón no puede acceder las direcciones electrónicas

ofrecidas en el módulo, no se limite a ellas. Existen otros “web sites” que

podrá utilizar para la búsqueda de la información deseada. Entre ellas están:

• www.google.com

• www.Altavista.com

• www.AskJeeves.com

• www.Excite.com

• www.Pregunta.com

• www.Findarticles.com

El facilitador puede realizar cambios a las direcciones electrónicas y/o añadir

algunas de ser necesario.




Filosofía y Metodología Educativa

Este curso está basado en la teoría educativa del Constructivismo.

Constructivismo es una filosofía de aprendizaje fundamentada en la premisa, de que,

reflexionando a través de nuestras experiencias, podemos construir nuestro propio

conocimiento sobre el mundo en el que vivimos.

Cada uno de nosotros genera nuestras propias “reglas “y “métodos mentales”

que utilizamos para darle sentido a nuestras experiencias. Aprender, por lo tanto, es

simplemente el proceso de ajustar nuestros modelos mentales para poder acomodar

nuevas experiencias. Como facilitadores, nuestro enfoque es el mantener una

conexión entre los hechos y fomentar un nuevo entendimiento en los estudiantes.

También, intentamos adaptar nuestras estrategias de enseñanza a las respuestas de

nuestros estudiantes y motivar a los mismos a analizar, interpretar y predecir

información.

Existen varios principios para el constructivismo, entre los cuales están:

1. El aprendizaje es una búsqueda de significados. Por lo tanto, el aprendizaje

debe comenzar con situaciones en las cuales los estudiantes estén buscando

activamente construir un significado.

2. Significado requiere comprender todas las partes. Y, las partes deben

entenderse en el contexto del todo. Por lo tanto, el proceso de aprendizaje

se enfoca en los conceptos primarios, no en hechos aislados.

3. Para enseñar bien, debemos entender los modelos mentales que los

estudiantes utilizan para percibir el mundo y las presunciones que ellos

hacen para apoyar dichos modelos.

4. El propósito del aprendizaje, es para un individuo, el construir su propio

significado, no sólo memorizar las contestaciones “correctas” y repetir el

significado de otra persona. Como la educación es intrínsicamente

interdisciplinaria, la única forma válida para asegurar el aprendizaje es hacer

del avalúo parte esencial de dicho proceso, asegurando que el mismo provea

a los estudiantes con la información sobre la calidad de su aprendizaje.

5. La evaluación debe servir como una herramienta de auto-análisis.




6. Proveer herramientas y ambientes que ayuden a los estudiantes a interpretar

las múltiples perspectivas que existen en el mundo.

7. El aprendizaje debe ser controlado internamente y analizado por el

estudiante.




Study Guide

Course Title Convention Sales

Code ITHM 310

Time Length Five Weeks or as applicable

Pre-requisite ITHM 302, ITHM 370

Description

Presentation of the specialized sales skills required for the industry. Topics will include:

vocabulary relative to the hotel ales office, introduction to room set-up, the audiovisual components

and use of technology, an the roles an responsibilities of convention sales and service managers,

successful techniques, booking strategies as well as the review and negotiation of contracts and

the appropriate financial management of a meeting. pre and post-convention meetings are also

discussed.

General Objectives

1. Understand the vocabulary used in the hotel sales an conventions and groups sale

environment.

2. Have a basic understanding of the principals of marketing as applied to hotel sales.

3. Describe successful selling strategies and techniques as well as negotiating tactics.

4. Understand the concepts of relationship marketing and selling.

5. Revise basic methods of overcoming client objections and closing a sale.

6. Analyze the differences in selling to different group and convention market as

compared to individual sales.

7. Explain services that are offered by the meeting or convention manager.

8. Understand the role and responsibilities of convention and visitors bureaus an how

they should coordinate sales efforts with are hotels with meeting facilities.

Texts and Resources

Astroff, M., & Abbey, J. (2002). Convention Sales & Services (6th edition). Waterbury

References and Supplementary Materials

Culinary Institute of America. Remarkable Service: A Guide to Winning and

Keeping Customers for Servers, Managers, and Restaurant Owners.

Goldblatt, J. (2005). Special events: Event Leadership for a New World. (4th edition). Jhon Wiley &

Sons ,Inc. Axler, B. H., & Litrides, C.A. Food and Beverage Service.




Ismail, A. (1999). Catering Sales and Conventions Services. International Thomson Publishing.

Kotschevar, L. H., & Tanke, M. L.Managing bar and beverage operations.

Levy, B.R., & Marion, B.H. (1997). Successful special events: planning, hosting, and evaluating.

Aspen Publication.

Lucas, R. W. (2004). Customer Service: Skills & Concepts for Success. (2nd ed.). John

Wiley & Sons.

Martin, W.B. (2002). Quality Service: What Every Hospitality Manager

Needs to Know. 1st edition. Prentice Hall.

Rocco, M. A., & Andrew N. V. (2001). Hospitality Today, An Introduction. (4th Ed.).

The Educational Institute of the AH & LA, Lansing, Michigan

Timm, P. R. (2002). Customer Service: Career Success through Customer

Satisfaction. (2nd Ed.). Prentice Hall.

Periodicals and Journals

Meetings and Conventions

Special Events


Successful Meetings

Tourism Management

Travel & hospitality career directory

Travel Weekly

Evaluation

Students in this course will be evaluated as follows:

Criteria %

Attendance and punctuality 10%

Class Participation 15%

Portfolio Presentation Assignments

75% 10% 65%

NOTE: The rubrics to be used for these evaluations are included at the end of the

module.




1. Attendance and punctuality: Attendance is mandatory, and being punctual reflects a

professional ethic. The facilitator will register the student’s performance for both in

every workshop, and at the end of the course. The facilitator will evaluate each

student with the rubric in Appendix A.

2. Class participation and contribution: All students are expected to attend class

prepared to discuss workshop topics (readings, assigned questions, study cases, etc.),

and to actively participate in class. The Facilitator will evaluate the student’s overall

class participation, at the end of the course. They will use Appendix A; taking into

consideration the degree of participation, if it shows the student’s degree of

preparation for class, and how much this participation contributed to the class’

development.

3. Course portfolio: Each student must prepare a course portfolio, where he/she will

reflect on course topics and development. It is important that all students work on their

portfolio beginning the first week of class, and keeping it up-to-date. They should also

bring it to class for discussion and Facilitator review. The Portfolio will be evaluated by

the Facilitator (Appendix B), and it should include the following sections:

a. Weekly Assignments: Every student must include in the portfolio a copy of

the assignments required throughout this module. Every student must bring

all written assignments to class. The Facilitator will return the assignments in

the next class, so that the student may revise, correct or improve these

assignments, based on Facilitator’s comments and what was learned in class

Assignments must be prepared in the language of the workshop. (Note: The

student should include in the portfolio ALL the assignments prior the

workshops).

b. The Muddiest Point: The student will self-assess his/her participation through

the One-minute paper (Appendix D). The student will complete and sent it by e-

mail to the Facilitator at the end of they have completed their assignments. The

Muddiest Point should be answered in the language of the workshop.

c. One-minute paper: The student will self-assess his/her participation through

the One-minute paper (Appendix D). The student will complete and turn it in to




the Facilitator at the end of the workshop. One-minute paper should be

answered in the language of the workshop.




Description of course policies

1. Attendance at all class sessions is mandatory. If the Facilitator excuses an

absence, the student must make up for all presentations, papers, or other

assignments due on the date of the absence. The Facilitator will have the final

decision on approval of absences. He/she reserves the right to accept or reject

assignments past due, and to adjust the student’s grade accordingly.

2. Oral presentations and special activities cannot be remade. If the student

provides a valid and verifiable excuse (Ex. medical or from a court), he/she will

be summoned for a written test on the activity in which he/she did not attend.

3. The course is conducted in an accelerated format and requires that students

prepare in advance for each workshop according to the course module. Each

workshop requires at least ten hours of preparation.

4. It is expected that all written work will be solely that of the student and should not

be plagiarized. That is, the student must be the author of all work submitted. All

quoted or paraphrased material must be properly cited, with credit given to its

author or publisher. It should be noted that plagiarized writings are easily

detectable and students should not risk losing credit for material that is clearly

not their own.

5. If the Facilitator makes changes to the study guide, such changes should be

discussed with the students during the first workshop. Changes agreed upon

should be indicated in writing and given to the students and to the program

administrator.

6. The facilitator will establish the means and way of contact with the students.

7. The use of cellular phones is prohibited during sessions.

8. Children or family members are not allowed to the classrooms.

9. Workshops will be facilitated in English and Spanish in alternate days, in keeping

with the format established in this module. Students may interact and ask

questions in the language of their preference, but generally it is expected that

they use the language of the specific assignment. Each course will have an

equal balance of Spanish and English usage.




10. All students are subject to the policies regarding behavior in the university

community established by the institution and in this course.

11. In group works, except under exceptional circumstances, it will be considered

that all the members of the group perform work and thus they will be evaluated

equally.

12. The written works and assignments will be turned on that assigned date in their

entirety.

Note: If for any reason you can not access the URL’s presented in the module, do

not limit your investigation. There are many search engines you can use for your

search. Here are some of them:

• www.google.com

• www.Altavista.com

• www.AskJeeves.com

• www.Excite.com

• www.Pregunta.com

• www.Findarticles.com

The facilitator may make changes and add additional web resources if deemed

necessary.




Teaching Philosophy and Methodology

This course is grounded in the learning theory of Constructivism. Constructivism is

a philosophy of learning founded on the premise that, by reflecting on our experiences,

we construct our own understanding of the world in which we live.

Each of us generates our own “rules” and “mental models,” which we use to make

sense of our experiences. Learning, therefore, is simply the process of adjusting our

mental models to accommodate new experiences. As teachers, our focus is on making

connections between facts and fostering new understanding in students. We will also

attempt to tailor our teaching strategies to student responses and encourage students to

analyze, interpret and predict information.

There are several guiding principles of constructivism:

1. Learning is a search for meaning. Therefore, learning must start with the issues

around which students are actively trying to construct meaning.

2. Meaning requires understanding wholes as well as parts. And parts must be

understood in the context of wholes. Therefore, the learning process focuses on

primary concepts, not isolated facts.

3. In order to teach well, we must understand the mental models that students use

to perceive the world and the assumptions they make to support those models.

4. The purpose of learning is for an individual to construct his or her own meaning,

not just memorize the "right" answers and regurgitate someone else's meaning.

Since education is inherently interdisciplinary, the only valuable way to measure

learning is to make the assessment part of the learning process, ensuring it

provides students with information on the quality of their learning.

5. Evaluation should serve as a self-analysis tool.

6. Provide tools and environments that help learners interpret the multiple

perspectives of the world.

7. Learning should be internally controlled and mediated by the learner.




Workshop One

Specific Objectives

At the end of this workshop, the students will:

1. Identify the types of meetings held and tell when and why each is typically used.

2. Distinguish the types of organizations that hold meeting and detail specific

requirements of each.

URLs

Allmeetings

www.allmeetings.com

Benchmark Hospitality

www.benchmark-hospitality.com

Conferon

www.conferon.com

Convention industry Council (CIC)

www.c-I-c.org

Dolce International

www.dolce.com

EventSource

www.eventsource.com

Florida Convention Center

ww.info.com/FloridaConventionCenter

Florida Convention Center: Conference, Arena, civic

www.conventioncenters.us/Florida.html - 22k

Florida Travel Big

www.Florida-Travel.big.com

Helms Briscoe

www.helmsbriscoe.com

Hospitality Sales and Marketing association International (HSMAI)

www.hsmai.org

International Association of Conference Centers (IACC)

www.iacconline.org




International Association of Conference and Visitors Bureaus (IACVB)

www.iacvb.org

Meetings and Conventions Online

http://www.meetings-conventions.com/

Meeting Industry Mall

www.mim.com

Meetings Professionals International

www.mpiweb.org

Orlando Convention Center-Orange County Convention Center

www.internationaldriveorlando.com/orange_county.htm - 14k

Orlando Info

www.orlandoinfo.com/

Restaurant Business

www.restaurantbiz.com

Restaurant & Institutions

www.rimag.com


http://www.specialevents.com

Assignments before Workshop One

1. Read carefully the module, and bring your doubts and concerns to discuss them in

class.

2. Read the topic Introduction to the Conventions, Meetings and Trade Show Industry

of the suggested textbook, and make a list of the different types of meetings and its

definition. Discuss

3. Read topic Selling other Markets, and explain the characteristics of SMERF groups.

Discuss their importance in the conventions world.

4. Read topic Audiovisual Requirements from the suggested textbook, and write paper

explaining how technology has changed the presentation of information (two to three

pages, Courier 12, 1.5 spaces). The facilitator will grade this paper using Appendix

F.

5. Complete Appendix C and sent it by e-mail to the Facilitator.




Activities

1. The Facilitator would explain in detail the class module, and will answer any

questions or doubts from the students regarding the class.

2. The students will share their list on the different types of meetings and its definition.

3. The Facilitator and the students will discuss the characteristics of SMERF groups.

4. In a study group, the students will share their findings on assignment #3, and then

bring their summary to the rest of the class.

5. The Facilitator will lead a class discussion on how technology is reshaping the

relationship between meeting planners and hotel salespeople.

6. The facilitator will explain the assignments for the next workshop.

Assesstment

The students will complete the One-Minute Paper (Appendix D) and the Facilitator will

be answering the students’ doubts and concerns.




Taller Dos

Objetivos Específicos

Al finalizar el Taller, el estudiante podrá:

1. Explicar la importancia del mercadeo en el éxito dentro de la industria de reuniones

y convenciones.

2. Entender cómo se desarrolla un plan de mercadeo para la industria de reuniones y

convenciones.

Direcciones Electrónicas

Allmeetings

www.allmeetings.com



Conferon

www.conferon.com


www.c-I-c.org

Dolce International

www.dolce.com

EventSource

www.eventsource.com





Florida Travel Big


Helms Briscoe



www.hsmai.org





www.iacconline.org


www.iacvb.org




www.mim.com


www.mpiweb.org



Orlando Info


Restaurant Business



www.rimag.com



Visit Florida

www.flausa.com/

Tareas a realizar antes del Taller Dos

1. Luego de leer el tema “Developing a Marketing Plan” del texto sugerido, explique

brevemente los cuatro pasos para desarrollar un plan de mercadeo.

2. Prepare una presentación oral (“power point”) donde escogerá dos hoteles de su

predilección y analizará cómo los mismos se han posicionado dentro del mercado.

Incluya los siguientes factores: atributos físicos, servicio, personal, localización e

imagen. Podrá incluir cualquier otra información adicional que entienda sea

relevante para su presentación oral. El Facilitador evaluará la presentación

utilizando el Apéndice F.

3. Complete el Anejo C y envíelo vía e-mail al facilitador.




Actividades

1. Discusión en pleno del desarrollo de un plan de mercadeo.

2. Los estudiantes llevarán a cabo su presentación oral.

3. El facilitador discutirá las asignaciones para el próximo taller.

Actividad de avalúo

Los estudiantes completarán la Reacción Escrita Inmediata (Anejo D) para entregar al finalizar

la clase.




Workshop Three

Specific Objectives

At the end of this workshop, the students:

1. Analyze how to negotiate contract meeting planners that benefit both the hotel and the

group.

2. Describe the various areas that are included in a typical hotel contract.

3. Discuss the importance of standardizing contracts and be able to detail how multiple –

meeting contracts are negotiated.

URLs

American Bar Association Alternative Dispute Resolution Section

www.abanet.org/dispute/drlinks.html

Convention Industry Council

www.conventionindustry.org





Hospitality Law

www.hospitalitylaw.com

Hospitality Sales Marketing International (HSMAI)

www.hsmai.org



Assignments before Workshop Three

1. After reading topic Negotiations and Contracts, answer the study questions to

discuss them in class.

2. Explain the definition of negotiation and what is involved in this process.

3. Complete Appendix C and sent it by e-mail to the Facilitator.

Activities

1. The Facilitator and the students will discuss the study questions from topic

Negotiations and Contracts.




2. In the study group, the students will share their definitions on negotiation and bring

the summary to the rest of the group.

Assesstment

The students will complete the One-Minute Paper (Appendix D) and turn it at the end of

the class.




Taller Cuatro

Objetivos Específicos

Al finalizar el Taller, el estudiante podrá:

1. Describir los diferentes tipos de registro y el sistema de seguridad para controlar

la asistencia a los eventos.

2. Analizar los servicios típicos que ofrece un hotel a los grupos de convenciones.

3. Detallar varios programas que ofrecen los hoteles para entretener a los

acompañantes de los grupos que se encuentran en una reunión o convención.

Direcciones Electrónicas





Florida Travel Big



www.hsmai.org



Orlando Info


Visit Florida

www.flausa.com/

American Culinary Federation

www.acfchefs.org

Tareas a realizar antes del Taller Cuatro

1. Lea el tema “Admisión Systems and other services” y redacte un ensayo (dos a tres

pagina, Courier 12, 1.5 espacios) donde explique la importancia del proceso de

admisiones y seguridad que ofrece un hotel para los grupos de convenciones.

2. Discuta la importancia de programas para loa acompañantes a convenciones y

mencione que actividades típicas ofrece un hotel para los niños.




3. Complete el Anejo C y envíelo vía e-mail al facilitador.

Actividades

1. Los estudiantes compartirán sus ensayos con el resto del grupo.

2. En grupos de estudios (si hay un solo estudiante, el /facilitador será parte del

grupo) se discutirán los hallazgos de la tarea #2.

3. El facilitador discutirá las asignaciones para el próximo taller.

Actividad de avalúo

Los estudiantes completarán la Reacción Escrita Inmediata (Anejo D) para entregar al finalizar

la clase.




Workshop Five

Note: This is a bilingual workshop. Both, assignments before workshop and

activites, will be conducted in both languages, English and Spanish.

Specific Objectives

At the end of this workshop, the student will:

1. Detail the areas that must be covered when establishing a billing procedure for a

group or a meeting.

2. Distinguish the difference between the various types of folios commonly used to bill

groups.

3. Recognize the need for post-event follow up.

URLs

Allmeetings

www.allmeetings.com



Conferon

www.conferon.com


www.c-I-c.org

Dolce International

www.dolce.com

EventSource

www.eventsource.com





Florida Travel Big


Helms Briscoe






www.hsmai.org


www.iacconline.org


www.iacvb.org




www.mim.com


www.mpiweb.org



Orlando Info


Restaurant Business



www.rimag.com



Visit Florida

www.flausa.com/

Assignments before Workshop Five

1. Read topic Convention Billing and Post-Convention Review from the suggested

textbook.

2. Discuss the three different folios that can be used for a meeting or convention and

who pays the charges for each in English.

3. Outline the HSMAI’s suggested payment schedule in Spanish.




4. Write a two pages paper explaining the importance of a post-event follow up, what

should be included in the post-convention report, what are the benefits of post-

convention reports in English.

5. Design a sample report that would help your hotel to gauge the success of a

convention in Spanish.

Activities

1. The Facilitator and the students will discuss the Convention Billing and Post-

Convention Review.

Assesstment

Recap Activity-The students will complete the The 5-Minute Essay. The essays will

be read to the rest of the class and the students will be able to review the material in a

group manner.




Anejo A

RÚBRICA PARA EVALUACIÓN DE PARTICIPACIÓN EN CLASE

NOMBRE: __________________________ NOTA FINAL _____________ FECHA: ____________________________

Asistencia y puntualidad: ______%

_____ 0= Faltó a 4 o más talleres o faltó a 3 talleres y llegó tarde a 2 talleres

_____ 1= Faltó a 3 talleres o faltó a 2 talleres pero llegó tarde a tres talleres

_____ 2= Faltó a 2 talleres o faltó a 1 taller pero llego tarde a tres o más talleres

_____ 3= Faltó a 1 taller o no faltó pero llegó tarde a tres talleres

_____ 4= No faltó a los talleres pero llegó tarde a uno o dos talleres

_____ 5= No faltó ni llegó tarde a los talleres

Aportación a la clase:______%

0-No Cumplió 1-Deficiente 2-Regular 3-Bueno 4-Muy Bueno 5-Excelente N/A-No Aplica

CRITERIOS 0 1 2 3 4 5 N/A

1. Contribuye frecuentemente a las discusiones en clase.

2. Demuestra interés en las discusiones en clase.

3. Contesta preguntas del facilitador y sus compañeros.

4. Formula preguntas pertinentes al tema de la clase.

5. Viene preparado (a) a clase.

6. Contribuye a la clase con material e información adicional.

7. Presenta argumentos fundamentados en las lecturas y trabajos de la clase

8. Demuestra atención y apertura a los puntos y argumentos de sus compañeros.

9. Contesta preguntas y planteamientos de sus compañeros.

10. Demuestra iniciativa y creatividad en las actividades de clase.

Comentarios: __________________________________________________________




Appendix A

RUBRIC TO EVALUATE CLASS PARTICIPATION NAME: __________________________ FINAL GRADE ____________ DATE: __________________________

Attendance and Punctuality: ______%

_____ 0= Absent in 4 or more workshops or absent in 3 workshops and was late in 2 workshops

_____ 1= Absent in 3 workshops or absent in 2 workshops and was late in 3 or more workshops

_____ 2= Absent in 2 workshops or absent in 1 workshops and was late in 3 or more workshops

_____ 3= Absent in 1 workshop or attended all workshops but was late in 3 workshops

_____ 4= Attended all workshops but was late in 1 or 2 workshops

_____ 5= Perfect attendance

Class Participation: ______%

0-NOT OBSERVED 1-DEFICIENT 2-AVERAGE 3-GOOD 4-VERY GOOD 5-EXCELLENT N/A- NOT APPLY

CRITERIA 0 1 2 3 4 5 N/A

1. Contributes frequently to class discussion.

2. Demonstrates interest in class discussion.

3. Answers questions made by the facilitators and classmates.

4. Asks questions pertinent to the class subject.

5. Arrives prepared to class.

6. Contributes to class with additional material and information.

7. Presents arguments based on class lecture and work.

8. Demonstrates attention and opening towards arguments from classmates.

9. Answers questions and expositions from classmates.

10. Demonstrates initiative and creativity in class activities.

Comments: _______________________________________________________




Anejo B

DOCUMENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL PORTAFOLIO

NOMBRE________________________ FECHA _____________________

Criterio a evaluarse Puntuación

asignada

Puntuación

obtenida

Puntualidad: Entrega en la fecha asignada 5 %

Presentación: Usa estilo de redacción recomendado,

escritura, acentuación

10 %

Organización de los temas trabajados: Secuencia y

ordenamiento

10 %

Dominio de los conceptos: Sustenta lo planteado con

referencias correctamente citadas en el texto.

15 %

Profundidad de las ideas: Establece los planteamientos

con el alcance adecuado.

15 %

Originalidad: Trata el tema de manera única,

diferenciándose de sus compañeros.

10 %

Amplía los conceptos con ideas nuevas: Actualiza con

referencias recientes.

15 %

Corrige errores: Vigila la redacción, evita los errores

tipográficos mediante uso del corrector computadorizado.

10 %

Evidencia con bibliografía: Cita correctamente en el texto

y en la bibliografía usando el estilo APA de redacción.

10 %

Total de puntos acumulados 100 %




Appendix B

DOCUMENT FOR PORTFOLIO EVALUATION

NAME________________________ DATE _______________________

Criteria to be evaluated Assigned

proportion

Obtained

grade

Timeliness: Handed in at the assigned date and time 5 %

Presentation: Uses suggested writing style (APA style),

writing structure, punctuation

10 %

Organization of the presented works: Ordering and

sequencing

10 %

Concept mastery: Applies the concepts learned during the

course, using references correctly quoted in the written text

15 %

Depth of ideas: Establishes arguments and statesmen’s

within the expected spectrum of ideas for a college student

15 %

Originality: Works the portfolio in a unique manner,

differentiating this work from that of the rest of the group

10 %

Broadens concepts: Presented with new ideas, updating

them with new references

15 %

Corrects mistakes: Correct writing strategies, avoiding

typographical errors by using the computer spell-check

10 %

Presents evidence through updated bibliography, using

APA style

10 %

Total of accumulated points 100 %




Anejo C

Punto más Confuso

¿Cuál ha sido el punto (s) más confuso luego de terminar tus tareas? En otras

palabras, que tema (s) no entendiste lo suficiente? Explica en detalle tus dudas y/o

preguntas sobre el tema (s).

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

____________________________________________________________________

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______________________________________________________________________

______________________________________________________________________




Appendix C

The Muddiest Point

What has been the "muddiest" point so far in this workshop? That is, what topic remains

the least clear to you? Explain in detail all your concerns, doubts and questions you

have about the content of this workshop.

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

____________________________________________________________________

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______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________




Anejo D

REACCIÓN ESCRITA INMEDIATA

Nombre: ___________________________

Fecha : ___________________________

Después de cada taller, deberá contestar las siguientes preguntas y devolver este

documento al/a la facilitador/a. Estas contestaciones le proveerán al facilitador/a

información valiosa acerca de sus dudas respecto a los temas o asuntos discutidos en

el taller de hoy.

1. El tema más importante del taller de hoy fue…

2. Después de discutir el tema, aún me quedan algunas dudas, que son…

3. Me agradaría que se retomara la discusión de los siguientes aspectos

relacionados al tema, ya que éstos son de importancia para mí.




Appendix D

ONE MINUTE- PAPER

Name ________________________

Date _________________________

After each workshop, you must answer the following questions and return the

document to the facilitator. These answers will provide the facilitator with valuable

information regarding your doubts regarding the topics or concepts discussed in class

today.

1. The most important topic or theme of today’s workshop was…

2. After discussing the topic, some questions are still unanswered. These are…

3. I would like this discussion to go further into these other/s topic/s that are very

important for me.




Appendix E

RÚBRICA DE EVALUACIÓN DE PRESENTACIONES ORALES

NOMBRE:___________________________ NOTA FINAL:____________ FECHA:______________________ TITULO:__________________________ 0-No Cumplió 1-Deficiente 2-Regular 3-Bueno 4-Muy Bueno 5-Excelente N/A-No Aplica

CRITERIOS 0 1 2 3 4 5 N/A 1. Realiza una introducción efectiva del tema. 2. Identifica el propósito, los objetivos e ideas principales que se incluyen en la presentación.

3. La presentación es organizada y coherente y puede seguirse con facilidad.

4. El presentador demuestra dominio del tema o materia de la presentación al explicar con propiedad el contenido y no incurrir en errores.

5. Las ideas y argumentos de la presentación están bien fundamentados en los recursos presentados, consultados o discutidos en clase.

6. Se utiliza un lenguaje apropiado con corrección sintáctica y gramatical.

7. El resumen de los puntos principales y/o la presentación de las conclusiones es claro y apropiado.

8. Se cumplen los objetivos o propósitos anunciados en la introducción.

9. La presentación es interesante y amena. 10. La presentación demuestra creatividad. 11. Dicción clara, sin muletillas o barbarismos y

tono adecuado.

12. Proyección efectiva, postura corporal adecuada, y manejo de la audiencia.

13. Capta la atención e interés de la audiencia y/o promueve su participación, según aplique.

14. Uso efectivo de la tecnología, ayudas visuales, drama o ejercicios de acuerdo al ejercicio y el tema presentado, según aplique

15. Cumple con el tiempo asignado; no se extiende demasiado ni es demasiado breve.

Comentarios: ________________________________________________________________




Appendix E

RUBRIC TO EVALUATE ORAL PRESENTATIONS

NAME:__________________________ FINAL GRADE: ___________________ DATE:____________________________ TITLE: ________________________ 0-NOT OBSERVED 1-DEFICIENT 2-AVERAGE 3-GOOD 4-VERY GOOD 5-EXCELLENT N/A-NOT APPLY

CRITERIA 0 1 2 3 4 5 N/A 1. Performs an effective introduction of the

theme to be discussed.

2. Identifies purpose, objectives and principal ideas included in the presentation.

3. Presentation is organized, coherent and can be easily followed.

4. The presenter demonstrated mastery of the theme or matter of the presentation by properly explaining content and not making mistakes.

5. The presentation ideas and arguments are based in sources presented, consulted or discussed in class.

6. Utilized appropriate language with syntactical and grammatical correction.

7. The summary of principal points and/or the presentation of conclusions are clear and appropriate.

8. Fulfilled the objectives or purpose set in the introduction.

9. The presentation is interesting and entertaining.

10. The presentation demonstrates creativity.

11. Clear diction, without pet phrases, barbarisms and with adequate tone.

12. Effective projection, adequate body posture and audience management.

13. Captures audience attention and interest and/or promotes participation, depending on which applies.

14. Effective use of technology, visual aids, drama or exercises depending on the theme or exercise presented.

15. Complies with assigned time; not too lengthy or too brief.

Comments: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________




Appendix F

RÚBRICA PARA EVALUAR TRABAJOS ESCRITOS

NOMBRE: ___________________________NOTA FINAL ___________________ TÍTULO _____________________________FECHA:_____________________________

0-No Cumplió 1-Deficiente 2-Regular 3-Bueno 4-Muy Bueno 5-Excelente N/A-No Aplica

CRITERIOS 0 1 2 3 4 5 N/A

1. El escrito es claro, enfocado e interesante.

2. Identifica el propósito, los objetivos e ideas principales que se incluyen en el escrito.

3. La presentación de las ideas es organizada y coherente y puede seguirse con facilidad.

4. El escrito incluye todas las partes o elementos del tema o tarea asignada de manera directa y apropiada.

5. El autor demuestra dominio del tema o materia de la presentación al explicar con propiedad el contenido y no incurrir en errores.

6. Las ideas y argumentos de la presentación están bien fundamentadas en los recursos presentados, consultados o discutidos en clase.

7. El resumen de los puntos principales y/o la presentación de las conclusiones es claro y apropiado.

8. Se cumplieron los objetivos o propósitos anunciados en la introducción.

9. El punto de vista del autor se presenta de manera clara, contundente y bien fundamentada.

10. El escrito demuestra sustancia, lógica y originalidad.

11. Se utiliza un lenguaje apropiado con corrección sintáctica y gramatical.

12. Utiliza vocabulario preciso, correcto y apropiado.

13. Contiene oraciones y párrafos bien construidos que facilitan la lectura y comprensión del escrito.

14. El escrito está bien editado y presentado.

Comentarios: __________________________________________________________ ______________________________________________________________________________




Appendix F

RUBRIC TO EVALUATE WRITTEN PAPERS

NAME: _______________________ FINAL GRADE: ________________ TITLE: _______________________ DATE: _________________________ 0-NOT OBSERVED 1-DEFICIENT 2-AVERAGE 3-GOOD 4-VERY GOOD 5-EXCELLENT N/A-NOT APPLY

CRITERIA 0 1 2 3 4 5 N/A

1. The paper is clear, focused and interesting.

2. Identifies purpose, objectives and principal ideas included in the paper.

3. Presentation of ideas is organized, coherent and can be easily followed.

4. The paper includes all parts or elements of the assigned theme or task in a direct and appropriate manner.

5. The author demonstrates mastery of the presentation theme or matter, as it properly explains content and does not incur in mistakes.

6. The presentation ideas and arguments are based in sources presented, consulted or discussed in class.

7. The summary of principal points and/or the presentation of conclusions are clear and appropriate.

8. Fulfilled the objectives or purpose set in the introduction.

9. The author presents his point of view in a clear, convincing and well-based manner.

10. The paper demonstrates substance, logic and originality.

11. Utilizes appropriate language with grammatical and syntactical correction.

12. Utilizes precise, correct and appropriate vocabulary.

13. Contains well-constructed sentences and paragraphs that facilitate lecture and comprehension.

14. The paper is well edited and presented. Comments: _____________________________________________________




Recap Activity

The 5-Minute Essay

Objective:

To emphasize the concepts discussed during the entire workshop series and review the

learning process. An assessment tool for the facilitator and the student to evaluate the

fulfillment of objectives.

Procedure:

The students will answer in a handwritten essay format the following questions posed

by the facilitator:

• What are the important points that you learned during the course?

• What points are you unclear about or do you still have concerns about?

The essays will be read to the rest of the class and the students will be able to review

the material in a group manner.

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