ZARZĄDZANIE REALIZACJA PROJEKTÓW IT

Dofinansowanie projektów IT ze środków unijnych Pozyskanie środków z funduszy Unii Europejskiej to dla przedsiębiorców wielka szansa na poprawę konkurencyjności i okazja do rozwoju biznesu.

/

i

ANNA RUTKOWSKA

Iając dostęp do unijnych pieniędzy, fir­my osiągają dynamikę wzrostu, na jaką nie mogą liczyć, finansując działalność z innych źródeł. To właśnie dlatego tak wiele polskich firm w latach 2007 -2013 sięgnęło po fundusze europej­

skie i wdrożyło nowe technologie. Wśród przedsiębiorców szczególną popularno­

ścią cieszyły się Regionalne Programy Operacyjne oraz Program Operacyjny Innowacyjna Gospo­darka, a konkretnie działania 8.1 - wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospo­darki elektronicznej i 8.2 - wspieranie wdraża­nia elektronicznego biznesu typu B2B, w tym systemów klasy ERP, Workflow, EDI, CRM itp. Jak informuje Polska Agencja Rozwoju Przedsię­biorczości, na same działania 8.1 elektroniczny biznes i 8.2 systemy B2B na początku września br. alokacja środków wynosiła odpowiednio 390 mln i 400 mln euro. Do tej pory instytucja pośredni­cząca zawarła z beneficjentami pomocy umowy na kwoty 1,211 mld zł (działanie 8.1) i 823 mln zł (działanie 8.2).

Jednak aby pozyskać środki na realizację inno­wacyjnych pomysłów z obszaru IT, nie wystarczy tylko wyciągnąć rękę po pieniądze. Projekt infor­matyczny, którego wdrożenie jest współfinanso­wane ze środków UE, rządzi się swoimi prawami.

Choć za realizację projektu odpowiedzialny jest oczywiście przedsiębiorca, to obu stronom powin­no zależeć na osiągnięciu wspólnego celu.

Dobre praktyki Do dobrych praktyk zalicza się współpracę przedsiębiorcy aplikującego o środki europejskie z zewnętrznym konsultantem, nawiązaną już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie. Doradca, znając zasady pozyskiwania funduszy unijnych i znając technologie IT, rozwieje wąt­pliwości związane m.in. z celem inwestycji czy doborem odpowiednich środków. Warto również skorzystać z zewnętrznego doradztwa, realizując wdrożenie, i potraktować je jako audyt projektu.

Dla firmy dostarczającej i wdrażającej oprogra­mowanie, gdy zakup systemu jest współfinanso­wany w ramach projektu UE, szczególnie ważna jest ścisła współpraca z kierownikiem projektu po stronie klienta. Beneficjent funduszy unijnych zatrudnia lub powołuje spośród dotychczasowych pracowników kierownika projektu. Będzie on odpowiedzialny za szeroko pojęte zarządzanie projektem, realizację, komunikację z instytucją pośredniczącą, monitoring harmonogramu rze­czowo-finansowego, promocję, ewaluację. Klient powinien zwrócić szczególną uwagę, aby takie stanowisko było ujęte w biznesplanie, zwłaszcza gdy jest rozbudowany, a dostawca rozwiązań kla­

sy ERP, CRM, EDI jest tylko jednym z uczestników projektu UE. Drugą niezbędną osobą w projekcie unijnym jest specjalista odpowiedzialny za spo­rządzanie sprawozdań do instytucji wdrażającej/ zarządzającej tzw. wniosków o płatność, przygoto­wywanych w dedykowanej do tego aplikacji - „generatorze wniosków". Te czynności najczę­ściej powierzane są osobom związanym z księgo­wością i finansami firmy.

Terminy realizacji i dokumentacja Sam fakt podpisania umowy o dofinansowanie również powinien odbywać się przy konsulta­cjach z dostawcą oprogramowania, zwłaszcza w zakresie terminów realizacji poszczególnych etapów prac. Przedsiębiorca będący beneficjen­tem pomocy ze środków europejskich powinien też od samego początku dokumentować zadania - począwszy od zebrania ofert od dostawców i dokumentacji wyboru najkorzystniejszej oferty na dostawę usług, poprzez podpisywanie umów z dostawcami zgodnymi ze specyfikacjami technicznymi projektu, dokumentowanie ponie­sionych wydatków, protokołowanie odebranych etapów prac, itp. Innymi słowy, przedsiębiorca powinien być świadomy praw i obowiązków stron umowy związanych z realizacją projektu w zakresie zarządzania, rozliczania, monito­rowania, sprawozdawczości i kontroli, a także w zakresie informacji i promocji. Do zadań przedsiębiorcy należeć będzie przechowywanie dokumentacji projektowej przez 10 lat. Prawdzi­wym wyzwaniem będzie jednak konieczność za­pewnienia trwałości rezultatów projektu - efekty przedsięwzięcia muszą być utrzymane w ciągu od trzech do nawet pięciu lat od zakończenia projektu.

Skutecznie napisany projekt, przyznanie dofinansowania i podpisanie umowy o dofi­nansowanie przez przedsiębiorcę to dopiero początek cyklu życia projektu europejskiego. Gdy już zrobi się pierwszy krok, szybko przychodzi czas na kolejne. Zarządzanie przedsięwzięciem współfinansowanym ze środków unijnych ma kilka aspektów. Jest to zarówno zarządzanie personelem, współpracą między partnerami oraz podwykonawcami, jak i zarządzanie finansami. Warto zacząć od zweryfikowania pomysłu założo­nego we wniosku i biznesplanie z obecną sytuacją firmy i warunkami panującymi na rynku. Od momentu złożenia dokumentów aplikacyjnych do ogłoszenia listy przyznanych dofinansowań i pod­pisania umowy o dofinansowanie mija często pól roku. A w IT pół roku to nowe możliwości.

COMPUTERWORLD2013-11-06

REALIZACJA PROJEKTÓW IT ZARZĄDZANIE

Biblia beneficjenta Dwa podstawowe dokumenty, tzw. „Biblia beneficjenta", poza całym szeregiem przepisów prawa krajowego i wspólnotowego, według któ­rych realizowany jest projekt, to: umowa o do­finansowanie zawarta pomiędzy beneficjentem a instytucją wdrażającą/instytucją pośredniczącą II stopnia (w przypadku działań 8.1, 8.2 PO IG jest nią Polska Agencja Rozwoju Przedsiębior­czości) oraz stanowiący załącznik do tej umowy harmonogram rzeczowo-finansowy projektu. To właśnie w tym załączniku zebrane są terminy, kwoty dotyczące poszczególnych zadań i eta­pów projektu.

Przed rozliczeniem ostatniej transzy środków finansowych z Unii możemy się spodziewać kontroli. Kontrolujący sprawdzają, czy w sie­dzibie znajdują się oryginały dokumentów sta­nowiących załączniki do wniosków o płatność. Sprawdzane są faktury, procedura wyboru ofert, umowy z kontrahentami, dostawcami, protokoły zdawczo-odbiorcze, dokumenty OT, wyodręb­niona ewidencja księgowa. Zanim wpuścimy do siedziby firmy kontrolującego, powinniśmy sprawdzić obecność tablic informacyjnych pro­jektu. Kontrolę najlepiej potraktować jako pomoc w usystematyzowaniu wszystkich dokumen­tów projektowych, a nie lęk przed wykryciem nieścisłości.

Bezpieczne przedsięwzięcie czy ryzykowny interes? Współfinansowanie projektu informatycznego ze środków unijnych bywa często obarczone ryzykiem dotyczącym realizacji projektu, a zwłaszcza płynności finansowej. Przedsię­biorca powinien mieć na uwadze, że mimo wysokich zaliczek związanych z projektem i kwoty dofinansowania sięgającej nawet 70% kosztów kwalifikowalnych projektu, zdarzają się opóźnienia w transferze środków. Zwłoka wynikać może z błędów we wnioskach o płat­ność, ale również z braku środków na koncie

w PARP To beneficjent w umowie o dofinan­sowanie zobowiązuje się do zabezpieczenia finansowego projektu.

Wprawdzie ryzyko jest na stale wpisane w zarządzanie projektem unijnym, ale może się okazać, że nie taki diabeł straszny, jak go malują. Instytucje wdrażające, czyli w tym przypadku PARP są rozliczane ze stopnia wykorzystania funduszy unijnych, będzie więc im zależało, by wykazać jak najwyższe statystyki dotyczące procentu wykorzystanych pieniędzy przyznanych przez Unię Europejską. Można powiedzieć, że mimo biurokracji urzędniczej, po drugiej stronie też siedzą ludzie, z którymi przy odrobinie dobrej woli i w granicach wytycznych można coś wyne­gocjować, ustalić, przesunąć czy sporządzić aneks do umowy.

Co może beneficjent Beneficjent ma prawo opóźnić rozpoczęcie projektu, przesunąć termin realizacji poszczegól­nych etapów, a nawet zmienić projekt. Ważne, by wprowadzając wszelkie modyfikacje, postępo­wać zgodnie z wytycznymi i informować o nich instytucję wdrażającą. Wprowadzone przez beneficjenta zmiany odzwierciedlone zostają w aneksie do umowy lub piśmie informującym o akceptacji zmian bez konieczności sporządzania aneksu. To jednak nie wszystko. Beneficjent ma prawo do przesunięć pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków do 10% wartości kwoty danej kategorii.

Projekty na IT w perspektywie finansowej 2014-2020 Choć z końcem 2013 r. zakończy się Program Innowacyjna Gospodarka, nowatorskie pomysły przedsiębiorców nie stracą na ważności. W nowej perspektywie finansowej inwestycje w innowacje, w tym w IT, będą wciąż jednym z głównych prio­rytetów Komisji Europejskiej. W ramach Progra­mu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, będącego

Projekt europejski w IT krok po kroku Analiza potrzeb

biznesowych firmy. Znalezienie źródła

finansowania. Ogłoszenie konkursu

• Przygotowanie wniosku, biznesplanu wraz

z załącznikami

Ogłoszenie wyników. Przyznanie dofinansowania.

Podpisanie umowy

Testy i szkolenia użytkowników.

Wnioski o płatności. Audyt. Kontrola

Instalacja. Parametryzacja sprzętu i oprogramowania

Wnioski o płatność. Monitoring

Zakup usług doradczych i eksperckich. Zakup niezbędnego sprzętu

i oprogramowania. Wniosek o zaliczkę

Uruchomienie produkcyjne systemu.

Wniosek o płatność końcową

Utrzymanie systemu. Konserwacja. Serwis. Utrzymanie trwałości

projektu (3-5 lat). Przechowywanie

dokumentacji 10 lat

następcą Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, zaplanowano 8,8 mld euro, w szcze­gólności w ramach priorytetów:

1. wsparcie prowadzenia prac B+R przez przedsiębiorstwa oraz konsorcja naukowo--przemysłowe;

2. wsparcie innowacji w przedsiębiorstwach; 3. wsparcie otoczenia i potencjału innowacyj­

nych przedsiębiorstw. W ramach tych środków znajdziemy wiele

źródeł dotacji dla przedsiębiorstw na informaty­zację.

Oprócz Programu Inteligentny Rozwój, w nowej perspektywie finansowej pojawią się również Regionalne Programy Operacyjne, na które zaplanowano przeznaczyć 26 mld euro. Rozwijany będzie również Program Opera­cyjny Polska Cyfrowa (budżet ok. 2 mld euro, wpierający administrację w działaniach zwią­zanych z rozwojem sieci szerokopasmowych, tworzeniem e-usług publicznych, digitalizacją i udostępnieniem zasobów publicznych). 2 mld

19 Choć z końcem 2013 r. zakoń­czy SIĘ Program Innowacyjna Gospodarka, nowatorskie pomy­sły przedsiębiorców nie stracą ważności. W nowej perspekty­wie finansowej inwestycje w innowacje, w tym w IT, będą wciąż jednym z głównych priory­tetów Komisji Europejskiej.

budżetu, w tym na wdrażanie innowacji, będą do dyspozycji z Programu Operacyjnego Polska Wschodnia. Ponadto w perspektywie finanso­wej 2014-2020 zostaną wprowadzone nowe instrumenty finansowe. Poza dotacją będą to fundusze gwarancyjne, fundusze typu venture capital, kredyty technologiczne czy bony na inwestycje i pożyczki.

W ciągu września i października 2013 r. są przeprowadzane konsultacje społeczne dla więk­szości programów. W grudniu projekty wszyst­kich programów operacyjnych ma przyjąć rząd, a na przełomie roku będą one przekazane Komisji Europejskiej, z którą dyskutowane są na bieżąco. Późniejsze negocjacje z Komisją mogą potrwać od kilku miesięcy do roku. Na ogłoszenie naborów do nowych programów dotacyjnych trzeba trochę poczekać. Zgodnie z deklaracjami urzędników pierwsze wnioski będzie można składać nie wcze­śniej niż przed końcem 2014 r. »

Anna Rutkowska, Business Consultant w Hicron sp. z o.o., realizującej projekty IT współfinansowa­ne ze środków UE. Obecnie realizuje wdrożenie dla dolnośląskiej firmy z branży przemysłowej, która otrzymała dofinansowanie w ramach dzia­łania 8.2 z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na wdrożenie systemu klasy ERP EDI i Workflow.

COMPUTERWORLD2013-11-06