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ISO 9001:2000
www.ipem.sp.gov.br
Dia Dplanejando o
Alta Administração
Funcionários
Grupo deEstratégias
Técnicas
Grupo deEstratégias
Administrativas
Grupo deAtividadesParalelas
Grupo deSensibilização
Comitê “5S”
Qualidade
pessoas escolhidas dentreos participantes do treinamento
coordenador + 4 colaboradores
Definir onde, quando, como:•com a Alta Administração
Elaborar e acompanhar o cronograma
Formalizar decisões:•criação do comitê•data e local da realização•nomes dos representantes de área
Identificar serviços e diretorias envolvidas (pl. baixa)
ATRIBUIÇÕES DO
COMITÊ “5S”
Definir normas para descarte local e global:•transporte fácil•evitar áreas de circulação•pensar no “seletivo”•pensar no“patrimônio”•contratar empresa para transporte do descarte;
Acompanhar o processo:•reuniões periódicas registradas em ata•informar alta administração•relatar dificuldades e •encontrar soluções
Definir áreas (planta baixa):•local físico,•afinidade serviços, etc.
ATRIBUIÇÕES DO
COMITÊ “5S”
Identificar e definir os representantes de áreae a força-tarefa
Analisar perfil dos indicados:•convidar•formalizar nomes•definir atribuições
•motivado•formador de opinião•conhece a área que representa ou aquela em que vai colaborar•ter bom relacionamento•ter credibilidade
Perfil do Representante de área
ATRIBUIÇÕES DO
COMITÊ “5S”
Motivar / Convencer / Responsabilizar / Ouvir
Definir data / local / hora•duração da palestra: 120 min•testar recursos•dar exemplos práticos•solicitar voluntários•apresentar mapeamento das áreas•apresentar representantes das áreas
Convidar com antecedência
Definir objetivos
Providenciar lista de presença
Registrar imagens para divulgação
ATRIBUIÇÕES DO GRUPO DE
SENSIBILIZAÇÃO
Divulgação•criar imagem (logomarca)•elaborar e distribuir cartazes, circulares, boletins, informativos, impressos, etc.•produzir camiseta (ou outros produtos) para o “Dia D”•criar painel para divulgação de fotos do “antes” e do “depois”
divulgar muito as instruções paraa execução do “Dia D”
Importante:
ATRIBUIÇÕES DO GRUPO DE
ATIVIDADES PARALELAS
Eventos•cerimônia de abertura•brincadeiras durante todo o dia•premiações: pequenas lembranças•alimentação: café da manhã, almoço e lanche•festa de encerramento
Imprensa•registar e dar visibilidade à sensibilização•fotografar (registar) o “antes” e o “depois”•planejar reportagem do “Dia D”: entrevistas•registar “Dia D” com fotos e filmagem•registar todas as atividades “pós-Dia D”, com fotos e vídeo
ATRIBUIÇÕES DO GRUPO DE
ATIVIDADES PARALELAS
reuniões por árearepresentantes + funcionários
máximo 30 min
Levantamento das necessidades (melhoria e manutenção)
Estabelecer critérios e criar formulários para:•aquisição, reforma, transferência de patrimônio•execução de consertos e reformas (pequenas e grandes)•escolha de material de limpeza e de escritório•propostas de mudanças
ADMINISTRATIVAS E TÉCNICASATRIBUIÇÕES DOS GRUPOS DE ESTRATÉGIAS
Seleção das ações viáveis (melhoria e manutenção)
•estabelecer prioridades (viabilizar as ações mais importantes)•elaborar e divulgar orientações referentes à manuseio de equipamentos, documentos oficiais e bens patrimoniados•definir quantidade dos materiais de limpeza e de escritório para compra (por área, mas pode juntar área)•definir cronograma de execução dos consertos e reformas (equipamentos, estrutura física, lógica, telefonia, elétrica, etc.)•providenciar pedidos de compra e de manutenção
reunião com comitê erepresentantes das áreas
ADMINISTRATIVAS E TÉCNICASATRIBUIÇÕES DOS GRUPOS DE ESTRATÉGIAS
Comunicação das ações viáveis e não-viáveis (melhoria e manutenção)•informar e orientar os representantes das áreas quanto aos critérios e conclusões sobre a escolha das ações a serem realizadas•apresentar cronograma de realização (Representantes das Áreas)
ADMINISTRATIVAS E TÉCNICASATRIBUIÇÕES DOS GRUPOS DE ESTRATÉGIAS
Grupo de Estratégias Administrativas e Técnicas + Representantes das Áreas•preparar kit’s com materiais solicitados, por área
Grupo de Atividades Paralelas •checar providências quanto às atividades programadas para o “Dia D”
Comitê “5S” •reunião geral com grupos e representantes: conferir atendimento das etapas do cronograma
PROVIDÊNCIAS FINAIS1 SEMANA ANTES DO “DIA D”
Grupo de Estratégias Administrativas e Técnicas•checar providências para execução das melhorias / manutenções•checar orientações referentes ao manuseio de equipamentos e patrimônio
Grupos de Estratégias Administrativas e Técnicas + Grupo de Atividades Paralelas•distribuir kit’s para os Representantes de Áreas•distribuir camisetas ou outro material
Comitê “5S” •última reunião geral com grupos e representantes: conferir atendimento das etapas do cronograma
1 DIA ANTES DO “DIA D”PROVIDÊNCIAS FINAIS
NO “DIA D”
Comitê “5S” •obedecer a programação•verificar materiais, trabalhos, áreas de descarte, organização, andamento das etapas•identificar problemas•motivar os participantes•acompanhar a Alta Administração e receber convidados
PROVIDÊNCIAS FINAIS
DIA SEGUINTE AO “DIA D”
Comitê “5S” + Representantes de Áreas + Força -Tarefa•contabilizar descarte: pesar, contar,etc.•contabilizar patrimônio transferido, inutilizado, p/ manutenção•registrar resultados•controlar guarda do patrimônio•promover visita dos funcionários
PROVIDÊNCIAS FINAIS
2 DIAS DEPOIS DO “DIA D”
Comitê “5S” + Representantes de Áreas•providenciar remoção do material descartado e do patrimônio disponibilizado•elaborar relatório
PROVIDÊNCIAS FINAIS
3 DIAS DEPOIS DO “DIA D”
Comitê “5S” + Grupo de Atividades Paralelas•fotografar o “depois” (mesmos ângulos do “antes”)
PROVIDÊNCIAS FINAIS
Comitê “5S” + Grupo de Atividades ParalelasOrganizar festa de confraternização para: •divulgar dados (resultados)•expor registros (fotos, vídeos, etc.)•promover agradecimentos•premiar
ENCERRAMENTOPROVIDÊNCIAS FINAIS
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apresentação
Assessoria Técnica de Divulgaçãoe Publicações do IPEM-SP
Secretaria de Estado daJustiça e da Defesa da Cidadania
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GOVERNO DO ESTADO DE
SÃO PAULORESPEITO POR VOCÊ
RESPEITO POR VOCÊ