iso 9001: 2008 - nulisbuku.comnulisbuku.com/books/download/samples/e15486fbef60c164d17b0854d… ·...

ISO 9001: 2008DOCUMENT DEVELOPMENT

COMPLIANCE MANUAL

Purwadi, M.Pd

Media Guru

ISO 9001: 2008Document Development Compliance Manual

Oleh: PURWADI, M.Pd.

Editor : TiaraDesain Sampul : BowoTata letak : Rian

Diterbitkan Oleh :Penerbit Media Guruwebsite : www.mediaguru.co.idemail : [email protected]

Ukuran : 15 x 23 cmIsi : vi + 154 hlm

Cetakan : PertamaTahun : 2012

ISBN.

Hak Cipta © 2012, pada penulis

Hak Publikasi pada Penerbit

Dilarang memperbanyak, memperbanyak sebagian atau seluruh isi dari buku ini dalam bentuk apapun, tanpa izin tertulis dari penerbit.

iiiISO 9001: 2008DOCUMENT DEVELOPMENT COMPLIANCE MANUAL

Mutu merupakan kata kunci dalam Era-Globalisasi yang ditandai dengan begitu banyaknya persaingan yang ketat pada saat ini. Keberhasilan sekolah Anda dalam upaya untuk menjadi pemenang dalam kompetisi, khususnya dalam dunia pendidikan, sangat ditentukan oleh nilai tambah dan kemampuan sekolah Anda dalam mengelola dan meningkatkan sumberdaya yang dimiliki oleh sekolah Anda sendiri. Maka sekolah Anda harus menyadari bahwa dalam proses perencanaan untuk memenuhi 8 standar pendidikan serta memenuhi harapan-harapan masyarakat. Sekolah Anda wajib untuk mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008 yang fokus pada kepuasan warga sekolah menuju standar mutu pelayanan pendidikan.

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di sekolah Anda adalah hal yang sangat penting. Mengapa demikian? Karena SMM ISO 9001:2008 memfokuskan pada peningkatan layanan pendidikan dari semua sektor layanan yang ada di sekolah Anda mulai dari WMM (wakil manajemen mutu), kurikulum, sarpras, humas, kesiswaan, SBI, BP/BK, Korma ...untuk mendapatkan nilai tambah yang lebih baik, mulai dari sistem administrasi pada semua sektor layanan di sekolah Anda, memiliki pengendalian pengarsipan, memiliki prosedur kerja yang oprasional dan terukur, memiliki acuan baku yang disepakati oleh semua warga sekolah, sehingga sekolah Anda dipastikan memiliki kinerja yang terukur dan terencana dengan jelas bahwa apapun yang dikerjakan pasti jelas hasilnya.

Oleh karena itu, ada hal yang sangat penting bahwa penerapan SMM ISO 9001:2008 bukan hanya untuk memenuhi 8 standar pendidikan yang memenuhi kebutuhan masyarakat, namun juga untuk kepentingan sekolah Anda sendiri untuk mendapatkan nilai tambah yang lebih pada

PRAKATA

iv ISO 9001: 2008DOCUMENT DEVELOPMENT COMPLIANCE MANUAL FOR EDUCATION

produk yang sama dengan lembaga-lembaga yang lain. Maka tugas sekolah Anda yang sudah menerapkan SMM ISO 9001:2008 wajib untuk menjadi sekolah referensi bagi lembaga lain, jika sekolah Anda sudah mampu WIN (memenangkan) lembaga lain menjadi jagonya mutu seperti sekolah Anda, maka saya katakan bahwa sekolah Anda telah menemukan kekuatannya dengan SMM ISO 9001:2008.

Pertanyaan saya: Apakah bisa sekolah Anda menjadi jagonya mutu? Jawabnya pasti BISA. Saya memastikan sekolah Anda dengan berjuang keras serta dibina oleh konsultan yang prima pasti meraih apa yang sekolah Anda mau.

Selamat Berkaya

Purwadi

DAFTAR ISI

PRAKATA ........................................................................................... iii

DAFTAR ISI ........................................................................................ v

BAB 1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ............................ 1

BAB 2. Simulation of ISO 9001:2008 ............................................... 29

BAB 3. Standart Quality Service ISO 9001:2008 Proposal ............... 53

BAB 4. Milestone ISO 9001:2008 .................................................... 73

BAB 5. Check List Procedure Document ISO 9001:2008 ................. 75

BAB 6. Check List Assessment for Education ISO 9001:2008 .......... 109

BAB 7. Pengenalan IWA-2 Sebagai Pedoman SMM Pendidikan ...... 131

BAB 8. IWA-2:2007 Mengacu pada 8 Standar Pendidikan ............... 141

BOOK REFERENCES ........................................................................... 151

1Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Pendahuluan0.1 Umum

Penggunaan suatu sistem manajemen mutu merupakan suatu keputusan strategis pada sekolah Anda. Rancangan dan penerapan sistem manajemen mutu di sekolah Anda tentunya dipengaruhi oleh:a) Lingkungan sekolah, perubahan-perubahan dalam lingkungan

sekolah Anda serta hal-hal terkait dengan lingkungan sekolah Anda.b) Kebutuhan sekolah Anda yang terus meningkat dan bervariasi.c) Peningkatan pada prestasi, lulusan, dedikasi, SDM yang diberikan

oleh sekolah Anda.d) Proses-proses perencanaan sekolah Anda yang diterapkan.e) Ukuran serta struktur sekolah Anda.

Tujuan SMM ISO 9001:2008 bukanlah untuk menyeragamkan struktur sistem manajemen mutu atau menyeragamkan dokumen di sekolah Anda. Persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan dalam standar Internasional ini bertujuan untuk melengkapi persyaratan-persyaratan produk mutu sekolah Anda yang mengacu pada 8 standar pendidikan khususnya di negara kita Indonesia. Jadi Informasi yang disebut “CATATAN” adalah panduan dalam memahami atau klarifikasi persyaratan yang terkait. Prinsip-prinsip manajemen mutu yang ditetapkan dalam SMM ISO 9001:2008 dengan berbagai pertimbangan pada peningkatan serta pengembangan standar Internasional.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008

BAB

1

2 ISO 9001: 2008DOCUMENT DEVELOPMENT COMPLIANCE MANUAL FOR EDUCATION

0.2 Pendekatan Proses

Sekolah Anda perlu memahami bahwa Standar Internasional ini mampu mempromosikan serta mengembangkan pendekatan “PROSES” pada saat sekolah Anda memulai penerapan dan peningkatan efektivitas suatu sistem manajemen mutu. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi persyaratan pelanggan.

Agar sekolah Anda bisa berfungsi dengan efektif, maka sekolah Anda harus menerapkan dan mengelola aktifitas-aktifitas yang saling terkait. Aktifitas atau sekumpulan aktifitas tersebut menggunakan sumber daya, kemudian mengelolanya agar mampu mengubah masukan-masukan menjadi keluaran-keluaran (output) yang dapat dipertimbangkan sebagai suatu proses perencanaan pengembangan sekolah Anda. Pada umumnya seringkali output dari suatu proses secara langsung merupakan masukan-masukan yang sangat berharga untuk proses perencanaan sekolah Anda berikutnya.

Penerapan suatu sistem yang mengelola proses-proses sekolah dalam menjalankan perencanaannya serta indentifikasi dan interaksi antar proses-proses tersebut, dan pengelolaannya untuk menghasilkan suatu hasil yang diinginkan oleh sekolah Anda, inilah yang disebut dengan “Pendekatan Proses”.

Keuntungan menerapkan prinsip pendekatan proses adalah pengendalian yang terus-menerus berkelanjutan untuk memastikan kelangsungan antara proses-proses SDM dalam sistem proses perencanaannya, termasuk kombinasi, interaksinya, komunikasinya baik internal maupun eksternal.

Pendekatan proses ini dalam sistem manajemen mutu menekankan pentingnya:

a) Pendekatan proses digunakan untuk memahami dan memenuhi persyaratan-persyaratannya.

b) Pendekatan proses adalah kebutuhan untuk mempertimbangkan proses-proses yang memberikan nilai tambah di sekolah Anda.


c) Dengan pendekatan proses diharapkan sekolah mendapatkan hasil-hasil kinerja proses yang efektif.

d) Sekolah Anda mengalami peningkatan secara berkelanjutan berdasarkan atas pengalaman dari proses-proses berdasarkan pada pengukuran tujuan sekolah.

Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 benar-benar memfokuskan pada sistem yang dibangun bedasarkan persyaratan, tidak ada tujuan yang lain, kecuali untuk peningkatan kepuasan pelanggan di sekolah Anda (warga sekolah). Siapa pelanggan sekolah Anda? Siswa, Wali Murid, Guru, Staff, Karyawan, Kepala Sekolah, lembaga pemasok kebutuhan sekolah Anda, lembaga mitra sekolah Anda ... Jadi SMM ISO 9001:2008 memerhatikan bahwa pelanggan memainkan peran yang sangat penting dalam menetapkan persyaratan-persyaratan sebagai masukan. Pemantauan kepuasan pelanggan di sekolah Anda dengan adanya evaluasi informasi terkait dengan bagaimana persepsi pelanggan terhadap sekolah Anda, sudahkan memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan si sekolah Anda?

Bagaimana metodologi sistem manajemen mutu, yaitu: “Plan, Do, Check. Action” (PDCA), dapat diterapkan di sekolah Anda pada semua unit kerja untuk menjalankan proses-proses perencanaannya?

Ø Plan : Pada tahap perencanaan ini sekolah Anda menetapkan sasaran atau target-target sekolah dan proses perencanaan yang diperlukan untuk memberikan hasil-hasil yang sesuai dengan persyaratan-persyaratan kepuasan pada pelanggan di sekolah Anda serta kebijakan-kebijakan keputusan yang diambil oleh sekolah Anda.

Ø Do : melakukan serta menerapkan proses-proses perencanaan yang sudah di sepakati bersama.

Ø Check : pemeriksaan atau pemantauan dan mengukur terhadap proses-proses sistem manajeman yang diterapakan di sekolah Anda serta mengukur hasilnya (produk jasa layanan mutu pendidikan)


dan kemudian dibandingkan dengan kebijakan-kebijakan, sasaran-sasaran mutu pada tiap unit kerja dengan persyaratan-persyaratan hasil sekolah/produk sekolah dan kemudian melaporkan hasilnya.

Ø Act : mengambil tindakan untuk meningkatkan secara berkelanjutan pada kinerja proses.

Sistem Manajemen Mutu Persyaratan ISO 9001:2008Ruang Lingkup:1. Umum Klausul Standar internasional menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen mutu bahwa suatu organisasi dalam hal ini saya fokuskan pada lembaga sekolah:a) Sekolah Anda benar-benar ingin menunjukkan secara konsisten

produk pendidikan dalam hal ini saya sebut dengan jasa layanan pendidikan yang efektif dan efisien, produk lulusan siswa yang memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan dan mengacu pada 8 standar pendidikan.

b) Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan di sekolah Anda melalui proses-proses manajemen mutu layanan yang berkelanjutan serta jaminan kesesuaian dengan harapan-harapan masyarakat dan perundangan atau peraturan yang berlaku (8 standar pendidikan)

Catatan 1: Istilah “Produk” dalam standar Internasional hanya diterapkan untuk:a) Produk yang ditujukan atau disyaratkan oleh pelanggan. Jika standar

internasioal diterapkan pada lembagan sekolah, maka produk yang dihasilkan adalah berupa standar mutu layanan pendidikan yang efektif dan efisien serta lulusan yang diharapkan oleh masyarakat.

b) Setiap hasil produk sekolah yang diinginkan dari proses-proses disebut sebagai realisasi produk pendidikan.

Catatan 2: persyaratan perundangan dan peraturan dianggap sebagai persyaratan yang sah, contoh 8 standar pendidikan Semua persyaratan dari Standar Internasional ini adalah bersifat umum dan tidak ada format baku dan dimaksudkan agar dapat diterapkan


pada semua organisasi termasuk lembaga pendidikan tanpa mengurangi jenis, ukuran, dan produk sekolah yang dihasilkan.

2. RujukanNormatif Dokumen normatif menjadi penting dalam penerapan dokumen ini. Untuk rujukan yang berlaku hanya edisi terbaru yang diterapkan. Untuk rujukan yang kadaluarsa edisi terakhir dari rujukan dokumen (termasuk adanya perubahan) berlaku.

3. IstilahdanDefinisi Untuk maksud dari standar internasional ini sepanjang teks dalam standar internasional bila terdapat istilah “Produk” hal ini juga berarti “Jasa”.

4. Sistem Manajemen Mutu4.1 Persyaratan Umum

Organisasi sekolah wajib menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, serta wajib memelihara sistem manajemen mutu secara berkelanjutan yang efektif dan sesuai dengan persyaratan standar internasional yang mengacu pada 8 standar pendidikan.Maka tugas sekolah harus:a) Menetapkan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen

mutu dan penerapannya diseluruh unit kerja sekolah Anda.b) Menetapkan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut.c) Menetapkan kriteria dan metode yang dibutuhkan untuk

menjamin bahwa operasi serta pengendalian dari proses-proses tersebut menjadi efektif.

d) Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung operasi dan pemantauan dari proses-proses tersebut.

e) Melakukan pemantauan, pengukuran dan (bila memungkinkan) serta menganalisa proses-proses yang dilakukan.

f) Menerapkan tindakan yang perlu untuk mencapai hasil yang direncakan untuk peningkatan berkelanjutan dari proses tersebut.


Bila sekolah memilih untuk melakukan suatu proses dan dikerjakan oleh pihak lain (Konsultan Manajemen Mutu) untuk mendapatkan hasil produk mutu sekolah yang diharapkan, maka sekolah harus menjamin pengendalian proses-proses tersebut. Tujuannya adalah agar pihak lain (konsultan) tetap pada jalur yang diinginkan sekolah dalam menuju sistem manajemen mutu layanan pendidikan yang diharapkan.

Catatan 1 Proses-proses yang dilakukan baik oleh pihak lain (konsultan) yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu harus mencakup: 1) proses-proses kegiatan manajemen, 2) penyediaan sumber daya, 3) realisasi produk (jasa layanan mutu) sekolah, 4) pengukuran, 5) analisis, dan 6) peningkatan berkelanjutan serta perbaikan berkelanjutan.

Catatan 2 Suatu “proses yang dikerjakan oleh pihak lain” adalah suatu proses yang diperlukan oleh organisasai atau lembaga sekolah untuk sistem manajemen mutu dan yang dipilih oleh sekolah untuk dikerjakan oleh pihak luar (konsultan).

Catatan 3 Memastikan pengendalian atas proses-proses yang dikerjakan oleh pihak luar (konsultan) tidak melepaskan tanggung jawab sekolah untuk memastikan kesesuaian dengan seluruh pelanggan sekolah atau semua warga sekolah.

4.2 Persyaratan Dokumentasi

4.2.1 Umum

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup

a) Pernyataan terdokumentasi pada kebijakan mutu, sasaran mutu, serta pedoman mutu.

b) Prosedur terdokumentasi yang disyaratkan sesuai dengan standar internasional yang mengacu pada 8 standar pendidikan.

c) Dokumen yang dimaksud adalah catatan mutu, yang ditetapkan oleh lembaga sekolah untuk menjamin keefektifan perencanaan, pengoperasian, dan pengendalian dari proses-prosesnya.


Catatan 1 Jika istilah “Prosedur terdokumentasi” muncul dalam Standar Internasional yaitu prosedur yang telah ditetapkan, didokumentasikan, diterapkan, serta dipelihara oleh sekolah. Jadi suatu prosedur operasional dapat didukung oleh satu atau lebih dokumennya atau format dokumennya.

Catatan 2 Yang harus diingat oleh sekolah Anda bahwa dokumentasi sistem manajemen mutu tidaklah baku jadi boleh berbeda satu sekolah dengan sekolah yang lain. Mengapa demikian? Karena:

a) Ukuran jenis organisasi atau lembaga dan kegiatannya

b) Kompleksitas proses-prosesnya, interaksinya, serta komptensi dari sumberdaya yang berbeda pula.

Catatan 3 Dokumentasi dapat dalam bentuk atau jenis media apa saja yang terpenting sekolah tersebut merasa aman, nyaman, dan mengalami peningkatan mutu sekolah.

4.2.1.1 Pedoman Mutu

Sekolah harus menetapkan dan memelihara pedoman mutu yang mencakup:

a) Ruang lingkup sistem manajemen mutu, termasuk di dalamnya terdapat rincian-rincian proses kerja dan alasan-alasan jika terjadi pengecualian.

b) Prosedur mutu harus terdokumentasi dengan baik yang ditetapkan untuk proses pelaksanaan sistem manajemen mutu, dengan kata lain prosedur mutu dijadikan sebagai rujukannya.

c) Prosedur mutu juga menggambarkan secara detail interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu yang dikerjakan oleh masing-masing unit kerja disekolah Anda.

4.2.1.2 Pengendalian Dokumen

Dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu wajib untuk dikendalikan. Jadi catatan adalah suatu jenis dokumen dan harus dikendalikan dan tidak diperkenan keluar tanpa seijin unit


kerja masing-masing, mengapa demikian? Karena ini sesuai dengan persyratan yang diberikan pada klausul 4.2.4

Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan oleh sekolah untuk menentukan pengendalian yang dibutuhkan:

a) Prosedur untuk mensahkan kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.

b) Prosedur untuk meninjau dan memperbaharui sesuai dengan keperluan dan mengesahkan ulang dokumennya.

c) Prosedur untuk menjamin bahwa perubahan dan status revisi dari dokumen yang berlaku diidentifikasi.

d) Prosedur untuk menjamin bahwa versi dokumen yang berlaku dan tersedia di tempat penggunaan di sekolah Anda.

e) Prosedur untuk menjamin bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan sudah diidentifikasi.

f) Prosedur untuk menjamin bahwa dokumen yang keluar ditetapkan oleh sekolah yang bertujuan untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu teridentifikasi, serta pendistribusian dokumen selalu dikendalikan.

g) Prosedur digunakan untuk mencegah penggunaan yang tidak diharapkan dari dokumen yang kadaluarsa, dan menerapkan identifikasi yang sesuai jika dokumen tersebut disimpan untuk tujuan tertentu.

4.2.1.3 Pengendalian Catatan

Catatan-catatan dibuat oleh sekolah Anda. Catatan tersebut harus memberikan bukti kebenaran dan kesesuaian terhadap persyaratan dan efektivitas pengoperasian sistem manajemen mutu pelayanan di sekolah. Catatan tersebut wajib untuk dikendalikan

Jadi sekolah wajib menetapkan suatu prosedur terdokumentasi untuk menentukan pengendalian yang diperlukan oleh sekolah Anda dalam hal: identifikasi, penyimpanan, perlindungan, masa simpan, serta pemusnahan catatan. Sekolah Anda perlu memahami bahwa catatan-catatan mutu yang telah sekolah buat dan disusun secara


rapi harus tetap terbaca, mudah diidentifikasi dan gampang diambil, jadi kalau catatan itu posisinya jauh, maka dekatkan, jika kurang nyaman tatalah atau susunlah menjadi nyaman dan menyenangkan. Ok!

4.2.2 Tanggung Jawab Manajemen

4.2.2.1 Komitmen Manajemen

Top Manajemen, dalam hal ini adalah Kepala Sekolah Anda, wajib memberikan bukti atas kesungguhannya untuk mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen mutu dan secara terus menerus meningkatkan efektifitasnya. Bagaimana Top Manajemen Kepala Sekolah bisa meningkatkan efektifitasnya? Caranya ialah:

a) Top Manajemen wajib mengkomunikasikan kepada semua warga sekolah tentang pentingnya memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan demikian juga persyaratan perundang-undangan dan peraturan yang mengacu pada 8 standar pendidikan.

b) Top Manajemen harus menetapkan kebijakan mutu.

c) Top Manajemen wajib menjamin bahwa sasaran-sasaran mutu yang telah ditatapkan bersama dilaksanakan dengan penuh komitmen.

d) Top Manajemen memimpin pelaksanaan tinjaun manajemen serta menjamin tersedianya sumber daya yang memadai.

4.2.2.2 Fokus Pelanggan

Manajemen puncak atau saya menyebutnya Top Manajemen wajib menjamin bahwa peryaratan pelanggan harus ditetapkan serta dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan sekolah Anda (klausul 7.2.1 dan 8.2.1)

4.2.2.3 Kebijakan Mutu

Top Manajemen harus menjamin bahwa kebijakan mutu yang telah dibuat dan disepakati oleh semua personel kunci dan warga sekolah harus:


a) Sesuai dengan tujuan mewah sekolah.b) Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan serta

secara berkelanjutan untuk mendapatkan efektiftas dan efisiensi pada sistem manajemen mutu.

c) Memberikan kerangka yang jelas untuk menetapkan dan melakukan peninjauan pada sasaran-sasaran mutu.

d) Selalu mengkomunikasikan dan dapat dimengerti oleh sekolah.e) Secara rutin dilakukan tinjuan manajemen agar selalu sesuai.

4.2.2.4 Perencanaan

4.2.2.4.1 Sasaran Mutu

Top Manajemen (Kepala Sekolah) wajib menjamin bahwa sasaran mutu, termasuk pada hal-hal yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan produk Jasa layanan mutu pendidikan dan lulusan (klausul 7.1) ditetapkan pada fungsi dan tingkatan yang disesuaikan dengan kondisi sekolah. Sasaran mutu sekolah harus dapat diukur keterlaksanaan dan konsisten dengan kebijakan mutu yang sudah disepakati.

4.2.2.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Top Manajemen Kepala Sekolah wajib menjamin bahwa:a) Perencanaan sistem manajemen mutu dilaksanakan agar

memenuhi persyaratan yang diberikan demikian juga dengan sasaran mutu.

b) Integritas sistem manajemen mutu harus dipelihara ketika terjadi perubahan terhadap sistem manajemen direncanakan dan diterapkan.

4.2.2.5 Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi

4.2.2.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang

Kepala sekolah sebagai top manajemen harus menunjuk seorang anggota dari tim manajemen mutu sekolah sebagai WMM (Wakil Manajemen Mutu) yang memiliki tanggung jawab sebagai berikut:


a) Menjamin bahwa proses-proses perencanaan yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu ditetapkan, diterapkan, serta dipelihara.

b) Melaporkan kepada Top Manajemen berkenaan dengan kinerja dari sistem manajemen serta kebutuhan untuk peningkatannya.

c) Memastikan bahwa pentingnya kesadaran akan persyaratan kepuasan pelanggan kepada keseluruh jajaran di tiap-tiap unit kerja di sekolah.

Catatan: Tanggung jawab WMM dapat mencakup sebagai penghubung dengan pihak luar terkait dengan kepentingan sistem manajemen mutu.

4.2.2.6 Tinjauan Manajemen

4.2.2.6.1 Umum

Fungsi penting top manajemen harus secara rutin melakukan tinjauan manajemen mutu di sekolahnya, dalam jangka waktu yang direcanakan yang bertujuan untuk memastikan kelanjutan kesesuaian, kecukupan, dan efektifitasnya. Tinjauan manajemen mutu ini harus mencakup penilaian terhadap peluang-peluang untuk peningkatan perbaikan dan kebutuhan untuk perubahan yang lebih baik pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu, sasaran mutu sekolah Anda. Jangan lupa bahwa catatan dari tinjuan manajemen harus dipelihara sebagai pijakan menuju perbaikan berkelanjutan yang fokus pada kepuasan pelanggan.

4.2.2.6.2 Masukan Tinjauan Manajemen Mutu sekolah

Hasil dari rapat tinjauan manajemen mutu sekolah harus mencakup informasi mengenai:

a) Hasil audit internal.

b) Umpan balik pelanggan dengan melakukan penyebaran angket kuisioner terhadap tingkat kepuasan pelayanan mutu pendidikan di sekolah.

c) Status tindakan pencegahan dan perbaikan terhadap hasil angket kepuasan pelanggan.


d) Tindak lanjut dari tinjauan menajemen sebelumnya.

e) Perubahan yang dapat memengaruhi sistem manajemen mutu.

f) Rekomendasi untuk peningktan perbaikan berkelanjutan.

4.2.2.6.3 Keluaran Tinjauan

Hasil atau keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup adanya keputusan serta tindakan yang berhubungan dengan:a) Peningkatan keefektifan sistem manajemen dan proses-proses

perencanaan standarnya.b) Peningkatan dari produk sekolah (Jasa layanan pendidikan serta

kualitas lulusan siswa) yang berhubungan dengan persyaratan kepuasan pelanggan.

c) Kebutuhan sumber daya.

4.3 Manajemen Sumber Daya

4.3.1 Penyediaan Sumber Daya

Sekolah wajib menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan:

a) Untuk menerapkan serta memelihara sistem manajemen mutu, dan secara berkesinambungan untuk meningkatkan sumber daya yang dibutuhkan serta meningkatkan keefektifannya.

b) Untuk mewujudkan tingkat kepuasan pelanggan di sekolah (warga sekolah) dengan memenuhi persyaratan pelanggan atau masyarakat.

4.3.2 Sumber Daya Manusia

4.3.2.1 Umum

Personel yang ditunjuk untuk melakukan pekerjaan yang memengaruhi terhadap kesesuaian persyaratan produk pendidikan haruslah memiliki kompetensi berdasarkan kesesuaian pendidikan, pelatihan, keterampilan, serta pengalamannya.

Catatan: Kesesuaian dengan persyaratan produk pendidikan dapat berdampak secara langsung atau tidak langsung oleh personel yang melakukan suatu pekerjaan di dalam sistem manajemen mutu.


4.3.2.2Kompetensi,Pelatihan,danKepedulian

Untuk itu sekolah haruslah:

a) Menetapkan kompetensi yang dibutuhkan untuk personel yang melaksanakan pekerjaan yang memengaruhi kesesuian dengan persyaratan produk pendidikan.

b) Memberikan pelatihan dan mengambil tindakan lainnya untuk memenuhi kebutuhan kompetensi di sekolah.

c) Melakukan evaluasi keefektifan tindakan yang telah dilaksanakan.

d) Memastikan bahwa semua personel kunci benar-benar peduli pada pentingnya kegiatan sistem manajemen mutu dalam tujuannya mencapai sasaran mutu.

e) Memelihara catatan yang sesuai dengan kebutuhan produk pendidikan, keterampilan, dan pengalaman.

4.3.3Infrastruktur

Sekolah wajib menetapkan, menyediakan, serta memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk pendidikan. Jadi infrastruktur meliputi:

a) Gedung/bangunan, ruang kerja, serta alat-alat terkait.

b) Peralatan proses (baik perangkat keras dan perangkat lunak) serta.

c) Layanan pendukung seperti transport dan komunikasi atau sistem informasi.

4.3.4 Lingkungan Kerja

Sekolah wajib menetapkan dan mengelola lingkungan kerja sekolah yang nyaman, sesuai dengan yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian persyaratan pada produk pendidikan. Dalam hal ini termasuk 8 standar pendidikan.

Catatan Penting: istilah pada “Lingkungan Kerja” dengan kondisi ketika pekerjaan dilakukan termasuk faktor-faktor fisik lingkungan, serta faktor lainnya seperti keramaian/kebisingan, suhu, kelembaban, cahaya atau cuaca.


4.4. Realisasi Produk Pendidikan

4.4.1 Perencanaan Realisasi Produk Pendidikan

Sekolah harus merencanakan dan mengembangkan proses-proses perencanaan yang dibutuhkan untuk merealisasikan produk pendidikan. Yang harus diingat bahwa realisasi produk pendidikan harus konsisten dengan persyaratan lain yang terkait dari proses sistem manajemen mutu.

Dalam perencanaan realisai produk pendidikan, sekolah wajib menentukan hal-hal berikut:

a) Sasaran mutu sekolah dan persyaratan produk pendidikan.

b) Kebutuhan untuk menetapkan proses-proses dan dokumen-dokumen, menyediakan sumber daya yang spesifik untuk produk pendidikan.

c) Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan kegiatan yang spesifik yang sekiranya diperlukan untuk produk pendidikan serta kriteria keberterimaan terhadap produk-produk pendidikan yang dibuat.

d) Catatan-catatan mutu yang telah dibuat dan dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi sistem manajemen mutu serta produk pendidikan yang dihasilkan memenuhi persyaratan.

Keluaran atau bentuk produk pendidikan (jasa layanan mutu pendidikan dan lulusan) harus dalam bentuk yang sesuai dengan metode operasi sekolah.

Catatan 1 Dokumen yang menjelaskan proses sistem manajemen mutu, sumber daya yang diterapkan untuk produk pendidikan tertentu misalnya: proyek atau kontrak tertentu, dapat dirujuk pada rencana mutu sekolah.

Catatan 2 Sekolah dapat juga menerapkan persyaratan yang diberikan (klausul 7.3) untuk mengembangkan proses produk pendidikan.


4.4.2 Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan

4.4.2.1 Penetapan Persyaratan yang Berhubungan dengan produk pendidikan

Maka Sekolah harus menetapkan:

a) Persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan sekolah (warga sekolah), termasuk persyaratan untuk penyerahan dan kegiatan setelah penyerahan.

b) Persyaratan yang tidak dinyatakan oleh warga sekolah (pelanggan sekolah), tetapi dibutuhkan untuk ditetapkan atau untuk penggunaan tertentu.

c) Persyaratan perundangan dan peraturan yang terkait dengan produk-produk pendidikan.

d) Persyaratan tambahan yang ditentukan oleh sekolah.

4.4.2.2 Tinjauan Persyaratan yang Terkait Dengan Produk Pendidikan Sekolah wajib melakukan peninjauan terhadap prasyarat yang terkait dengan produk pendidikan. Tujuan ini harus dilaksanakan sebelum sekolah berjanji untuk memberikan produk pendidikan (jasa layanan mutu pendidikan serta hasil lulusan) kepada masyarakat, dan harus memastikan bahwa:a) Persyaratan produk pendidikan sudah ditetapkan.b) Sekolah memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan

yang telah ditetapkan.

4.4.2.3 Komunikasi Pelanggan Sekolah Sekolah wajib menentukan dan menerapkan pengaturan yang efektif untuk berkomunikasi, baik internal antar unit kerja di sekolah maupun komunikasi eksternal pada warga sekolah maupun personal kunci, yang berhubungan dengan:a) Informasi produk pendidikan.b) Permintaan penawaran, penanganan kontrak atau order,

termasuk di dalamnya jika terjadi perubahan.c) Umpan balik dengan memberikan angket kepuasan pelanggan,

termasuk keluhan pelanggan.


4.4.3 Rancangan dan Pengembangan4.4.3.1 Perencanaan Rancangan dan Pengembangan

Sekolah wajib merencanakan dan mengendalikan rancangan dan pengembangan produk pendidikan tersebut. Selama perencanaan rancangan serta pengembangannya, sekolah wajib menentukan:a) Tahapan-tahapan rancangan dan pengembangannya.b) Tinjauan manajemen, verifikasi, dan validasi yang mencukupi

untuk setiap tahapan rancangan dan pengembangannya.c) Tanggung jawab dan wewenang untuk rancangan dan

pengembangannya.

Sekolah wajib mengelola hubungan antar unit kerja disekolah (waka kur, humas, sarpras, kesiswaan ...) yang terlibat dalam rancangan dan pengembangannya untuk memastikan komunikasi internal yang efektif dan kejelasan tugas dan tanggung jawab.

Keluaran perencanaan harus diperbaharui, disesuaikan dengan kondisi serta keperluan, sejalan dengan kamajuan rancangan serta pengembangannya.

Catatan Tinjauan rancangan dan pengembangan, verifikasi dan validasi mempunyai tujuan yang berbeda. Hal tersebut dapat dilakukan, kemudian dicatat secara terpisah atau digabungkan, sesuai kebutuhan untuk produk pendidikan di sekolah.

4.4.3.2 Masukan Rancangan dan Pengembangan

Masukan yang berhubungan denngan persyaratan produk pendidikan wajib dicatat kemudian ditetapkan, dipelihara (klausul 4.2.4). Jadi masukan tersebut wajib mencakup:

a) Persyaratan fungsional dan kinerja.

b) Persyaratan perundangan dan peraturan yang berlaku.

c) Bila dapat ditetapkan, informasi yang diperoleh dari rancangan sebelumnya yang serupa.


d) Persyaratan lainnya yang perlu untuk rancangan dan pengembangannya.

Setiap masukan wajib ditinjau kecukupannya. Persyaratan wajib lengkap, jelas, dan tidak saling bertentangan.

4.4.3.3 Keluaran Rancangan dan Pengembangan

Keluaran rancangan dan pengembangan harus dalam bentuk yang dapat dibuktikan kesesuaiannya dengan masukan rancangan dan harus disetujui sebelum diterbitkan:

Keluaran Rancangan dan Pengembagannya wajib:

a) Memenuhi persyaratan masukan rancangan dan pengembangannya.

b) Memberi informasi yang tepat untuk pembelian, pemberian jasa layanan mutu pendidikan.

c) Menetapkan karakteristik produk pendidikan (jasa layanan mutu pendidikan) yang perlu untuk penggunaan yang efektiif, aman, serta benar.

Catatan Informasi untuk jasa layanan mutu sekolah dan penyediaan jasa dapat secara detail serta dipelihara.

4.4.3.4 Tinjauan Rancangan dan Pengembangan

Pada tahapan yang sesuai, tinjauan yang sistematis terhadap rancangan dan pengembangan wajib dilaksanakan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (klausul 7.3.1).

a) Untuk mengevaluasi kemampuan dari hasil rancangan dan pengembangan wajib memenuhi persyaratan.

b) Untuk mengidentifikasi masalah dan usaha tindakan yang dibutuhkan.

Peserta pada tinjauan manajemen tersebut harus meliputi wakil dari masing-masing unit kerja di sekolah yang berkaitan dengan tahapan rancangan dan pengembangan sekolah yang sedang ditinjau. Catatan hasil dari hasil tinjauan dan tindakan yang diperlukan harus dipelihara (kalusul 4.2.4).


4.4.3.5VerifikasiRancangandanPengembangan

Verifikasi wajib dilaksanakan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (klausul 7.3.1) untuk memastikan bahwa keluaran rancangan dan pengembangannya telah memenuhi persyaratan masukan rancangan dan pengembangan. Catatan verifikasi dan tindakan yang diperlukan wajib dipelihara (klausul 4.2.4).

4.4.3.6 Validasi Rancangan dan Pengembangan

Validasi rancangan dan pengembangan wajib dilaksanakan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (klausul 7.3.1) untuk memastikan bahwa hasil produk pendidikan (jasa layanan mutu pendidikan) mampu memenuhi persyaratan yang ditetapkan atau maksud penggunaan yang diketahui. Jika dapat dilaksanakan, validasi harus dilaksanakan sebelum penyerahan atau diimplementasikan. Catatan hasil dari validasi dan tindakan yang diperlukan harus dipelihara (klausul 4.2.4).

4.4.3.7 Perubahan Rncangan dan Pengembangan

Perubahan atas rancangan dan pengembangannya wajib diidentifikasi dan catatannya dipelihara. Perubahan wajib ditinjau, diverifikasi, dan divalidasi, sesuai dengan kemungkinan yang ada, dan disetujui sebelum diterapkan. Tinjauan perubahan rancangan dan pengembangan termasuk evaluasi pengaruh dari perubahan pada komponen unit kerja sekolah dan hasil produk pendidikan. Catatan hasil dari tinjauan perubahan dan tindakan yang diperlukan harus dijaga (klausul 4.2.4).

4.4.4 Pembelian

4.4.4.1 Proses Pembelian

Sekolah wajib memastikan bahwa produk (barang dan jasa) yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang ditetapkan. Jenis dan jangkauan pengendalian yang diterapkan kepada pemasok dan produk (barang dan jasa) yang dibeli tergantung dari pengaruh produk yang dibeli untuk realisasi produk pendidikan berikutnya.


Sekolah harus mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan pada kemampuannya untuk memasok produk (barang dan jasa) sesuai dengan persyaratan sekolah. Kriteria untuk pemilihan, evaluasi yang ditetapkan. Catatan hasil evaluasi dan bila tindakan yang diperlukan sebagai hasil evaluasi tersebut wajib dipelihara (klausul 4.2.4).

4.4.4.2InformasiPembelian

Informasi pembelian wajib menjelaskan produk yang akan dibeli:

a) Persyaratan untuk persetujuan produk, pengguna, proses dan peralatan.

b) Persyaratan kualifikasi personal.

c) Persyaratan sistem manajemen mutu.

4.4.4.3VerifikasiProdukyangDibeli

Sekolah harus menetapkan dan menerapkan inspeksi atau kegiatan lainnya yang diperlukan untuk memastikan bahwa produk (barang dan jasa) yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang ditetapkan.

4.4.5 Produksi dan Penyediaan Jasa

4.4.5.1 Pengendalian Produksi (dokuman) dan Penyediaan Jasa

Sekolah harus merencanakan dan melaksakan produksi (hasil dokumen maupun lulusan) dan penyediaan jasa layanan mutu pendidikan dalam keadaan terkendali. Keadaan yang terkendali wajib mencakup, apabila dapat diterapkan:

a) Ketersediaan informasi yang menjelaskan karakteristik produk

b) Ketersediaan instruksi kerja, sesuai kebutuhan, dan jika diperlukan

c) Penggunaan peralatan yang memadai

d) Ketersediaan dan penggunaan peralatan pemantauan dan pengukuran

e) Penerapan pemantauan dan pengukuran

f) Penerapan kegiatan pelepasan, penyerahan, dan setelah penyerahan


4.4.5.2 Validasi Proses-Proses Produksi (barang, alat) dan Penyediaan Jasa

Sekolah wajib melakukan validasi setiap proses produksi dan penyediaan jasa dimana hasil keluaran tidak dapat diverifikasi dengan pemantauan atau pengukuran. Ini mencakup proses dimana kekurangan tersebut dapat dilihat hanya setelah produk digunakan atau pelayanan telah diserahkan.

Validasi wajib memeragakan kemampuan proses tersebut termasuk, sesuai kebutuhan:a) Menetapkan kriteria untuk tinjauan dan pengesahan proses.b) Pengesahan peralatan dan kualitas personel.c) Penggunaan metode dan prosedur yang spesifik.d) Persyaratan melalui catatan (klausul 4.2.4).e) Valudasi ulang.

4.4.5.3IdentifikasidanMampuTelusur

Bilamana sesuai, sekolah harus mengidentifikasi produk pendidikan melalui cara-cara yang tepat selama realisasi produk.

Sekolah harus mengidentifikasi statas produk pendidikan sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran selama realisasi produk.

4.4.5.4 Barang Milik Pelanggan

Sekolah harus merawat barang milik pelanggan (bantuan wali murid, paguyuban...) selama berada di bawah kendali sekolah atau digunakan oleh sekolah. Sekolah harus mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi, dan menjaga barang milik pelanggan jika hilang, rusak, ataupun ditemukan tidak sesuai untuk pengunaannya, hal ini harus dilaporkan ke pelanggan dan catatannya dijaga (klausul 4.2.4).

Catatan Barang milik pelanggan dapat termasuk hak intelektual.


4.4.5.5 Pemeliharaan Produk

Sekolah wajib menjaga produk pendidikan selama proses internal dan penyerahan ke tujuan yang dimaksud untuk menjaga kesesuaian produk. Bila sesuai, pemeliharaan harus meliputi identifikasi, penanganan, pengemasan jika diperlukan, penyimpanan, dan perlindungan. Pemeliharaan juga harus berlaku pada komponen produk.

4.4.6 Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran

Sekolah wajib menentukan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan dan alat pemantauan serta pengukuran yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian produk terhadap persyaratan yang ditetapkan.

Sekolah wajb menetapkan proses untuk memastikan keabsahan hasilnya, alat pengukuran harus:a) Dikalibrasi atau diverifikasi, atau keduanya, pada jangka waktu

tertentu, atau sebelum dipakai, terhadap standar pengukuran internasional atau nasional (8 standar pendidikan).

b) Disesuaikan dengan keperluan.c) Diidentifikasi agar status kalibrasi dapat dipastikan.d) Dijaga, dilindungi dari kerusakan dan kesalahan selama

penanganan, perawatan, dan penyimpanan.

Selain itu, sekolah wajib menilai dan mencatat keabsahan hasil pengukuran bila peralatan ditemukan tidak sesuai dengan persyaratannya. Sekolah wajib mengambil tindakan perbaikan yang sesuai pada peralatan dan produksi yang terkena dampaknya.

Bila digunakan pada pemantauan dan pengukuran persyaratan tertentu, kemampuan perangkat lunak komputer untuk memenuhi penerapan yang dimaksud wajib disahkan.

Catatan Konfirmasi kemampuan software komputer untuk memenuhi tujuan aplikasi dapat termasuk verifikasi dan manajemen konfigurasi untuk memelihara kesesuaiannya dalam penggunaan


5. Pengukuran, Analisa dan Peningkatan

5.1 Umum

Sekolah wajib merencanakan dan menerapkan pemantauan, pengukuran, analisis dan peningkatan proses yang diperlukan:

a) Untuk memperagakan kesesuaian dengan persyaratan produk jasa layanan mutu pendidikan.

b) Untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu.

c) Untuk secara berkelanjutann meningkatkan keefektifan sistem mmanajemen mutu.

5.2 Pemantauan dan Pengukuran

5.2.1 Kepuasan Pelanggan

Salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu, sekolah wajib memantau informasi yang berhubungan dengan tanggapan pelanggan warga sekolah apakah sekolah telah memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan? Metode-metode untuk mendapatkan dan mengunakan informasi ini harus ditetapkan.

Catatan Memantau persepsi pelanggan dapat termasuk mendapatkan masukan dari berbagai sumber seperti survei kepuasan pelanggan, data pelanggan mengenai jasa layanan mutu sekolah yang diterapkan, survei opini, ucapan selamat, klaim garansi, laporan-laporan pihak luar.

5.2.2 Audit Internal

Sekolah wajib melaksanakan audit internal yang direncanakan secara berkala untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu:

a) Sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (klausul 7.1) terhadap persyaratan standar internasional ini dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan.

b) Sudah diterapkan secara efektif dan terjaga.

Program audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan area atau unit kerja yang akan


diaudit, juga hasil audit sebelumnya. Kriteria audit meliputi ruang lingkup, frekuensi dan metodenya harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan objektifitas dan kenetralan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Dalam proses internal audit sekolah bisa melakukan dengan sistem silang antar unit kerja di sekolah Anda

Prosedur terdokumentasi wajib dibuat untuk menetapkan tanggung jawab dan persyaratan-persyaratan untuk merencanakan audit, menetapkan catatan dan melaporkan audit, menetapkan catatan dan melaporkan audit.

Manajemen bertanggung jawab atas yang telah diaudit harus memastikan bahwa tindakan telah diambil tanpa untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya.

Kegiatan tindak lanjut harus mencakup verifikasi tindakan yang diambil dan melaporkan hasil-hasil verifikasi (klausul 8.5.2).

5.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Sekolah wajib menerapkan metode yang sesuai untuk pemantauan dan, jika dapat diterapkan, pengukuran proses-proses sistem menajemen mutu. Metode tersebut harus bisa memeragakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan. Bila hasil yang direncanakan tidak terpenuhi, maka langkah koreksi dan tindakan koreksi atau perbaikan harus diambil, sesuai dengan keperluan.

5.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk Pendidikan

Sekolah wajib memonitor dan mengukur karakteristik produk pendidikan untuk membuktikan bahwa persyaratan produk pendidikan telah terpenuhi. Kegiatan ini wajib dilakukan dalam tahapan proses realisasi produk pendidikan yang sesuai menurut pengaturan yang direncanakan (klausul 7.1). bukti kesesuaian dengan kriteria keberterimaan harus dijaga dengan baik.


Catatan mutu harus mengindikasikan personel yang berwenang dalam melepaskan produk pendidikan (klausul 4.2.4).

Pelepasan atau pengesahan produk pendidikan dan penyerahan jasa tidak boleh dilaksanakan sampai seluruh pengaturan yang direncanakan telah dilengkapi dengan memuaskan, atau jika tidak, atas persetujuan dari pihak yang berwenang, jika dapat diterapkan, oleh pelanggan sekolah yaitu semua elemen-elemen warga sekolah.

5.3 PengendalianKetidaksesuaianProdukPendidikan

Sekolah wajib memastikan bahwa produk Pendidikan yang tidak sesuai dengan persyaratan produk pendidikan, diidentifikasi serta dikendalikan untuk mencegah pengunaan atau penyerahan yang tidak diinginkan. Pengendalian serta tanggung jawab dan wewenang terkait untuk memperlakukan ketidaksesuaian produk jasa layanan mutu pendidikan harus ditetapkan dalam bentuk prosedur terdokumentasi.

Jika dapat diterapkan, sekolah wajib memperlakukan ketidaksesuaian produk pendidikan dengan cara:

a) Mengambil tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan.

b) Kewenangan penggunaannya, pelepasan atau penerimaan di bawah konsesi oleh yang berwenang yang terkait dan jika dapat diterapkan, oleh pelanggan sekolah.

c) Mengambil tindakan untuk menghindarkan penggunaan atau penerapan sesuai tujuan semula.

d) Mengambil tindakan yang sesuai pada dampak atau potensi dampak, ketidaksesuaian saat ketidaksesuaian produk pendidikan ditemukan setelah penyerahan atau saat penggunaan.

Bila ketidaksesuaian telah diperbaiki maka wajib dilakukan verifikasi ulang untuk memperlihatkan keksesuaian dengan persyaratan.


Catatan ketidaksesuaian yang terjadi dan tindakan yang diambil selanjutnya, termasuk konsesi yang diperoleh harus dijaga dengan konsisten.

5.4 Analisa Data

Sekolah wajib menentukan, mengumpulkan, dan menganalisa data yang sesuai untuk memeragakan kelayakan dan keefektifan sistem manajemen mutu dan mengevaluasi jika peningkatan berkelanjutan yang efektif dari sistem manajemen mutu dapat dilakukan. Kegiatan ini harus meliputi data yang diambil sebagai hasil pemantauan dan pengukuran serta dari sumber lainnya yang terkait.

Analisa data wajib memberikan informasi yang berhubungan dengan:

a) Kepuasan pelanggan (klausul 7.2.1).

b) Kesesuaian dengan persyaratan produk pendidikan (klausul 7.2.1).

c) Karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk peluang untuk tindakan preventif (klausul 8.2.3 dan 8.2.4).

d) Para pemasok (klausul 7.4).

5.5 Peningkatan

5.5.1 Peningkatan Berkelanjutan

Sekolah wajib meningkatkan secara berkelanjutan keefektifan sistem menajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan korektif, serta preventif, dan tinjauan manajemen.

5.5.2TindakanKotektif

Sekolah wajib mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaian untuk mencegah terulangnya kejadian tersebut. tindakan korektif harus sesuai dengan dampak ketidaksesuaian yang ditimbulkan.


Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan persyaratan sebagai berikut:

a) Meninjau ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan).

b) Menentukan penyebab dari ketidaksesuaian.

c) Mengevaluasi kebutuhan akan tindakan yang dilakukan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak akan terulang kembali.

d) Mencatat hasil tindakan yang diambil (klausul 4.2.4).

e) Meninjau kembali efektifitas tindakan yang diambil.

5.5.3TindakPreventif(pencegahan)

Sekolah harus menentukan tindakan untuk menghilangkan peyebab yang berpotensi dapat menimbulkan ketidaksesuaian untuk mencegah hal-hal tersebut terjadi. Jadi tindakan preventif ini harus sesuai dengan dampak dari masalah potensial tersebut.

Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan persyaratan sebagai berikut:

a) Meninjau ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan warga sekolah).

b) Menentukan penyebab dari ketidaksesuaian.

c) Mengevaluasi kebutuhan akan tindakan yang dilakukan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak akan terulang kembali.

d) Mencatat hasil tindakan yang diambil (klausul 4.2.4).

e) Meninjau kembali efektifitas tindakan yang diambil.


Semoga bermanfaat

“No action nothing happenWhen you take action miracle happen

Knowledge is somethingAction is everything

Knowledge and action is perfecting”

Take acTion now!!!

SIMULATION OF ISO9001 : 2008

1. Apakah Organisasi ISO Organisasi Standar Internasional yang telah diakui lebih dari 175 negara dan berdiri pada tahun 1947 di Jenewa, Swiss, yang bertujuan untuk mengembangkan dan mempromosikan standar-standar umum yang berlaku secara Internasional yang bertujuan untuk memajukan pengembangan standarisasi dan aktivitas yang terkait di seluruh dunia dan hasilnya berupa persetujuan internasional yang kemudian dipublikasikan sebagai standar internasional.

2. Apakah ISO Perlu kita bahwa ISO bukanlah akronim, ISO merupakan makna kecil (short form) Organisasi Standar Internasional. ISO diambil dari bahasa Yunani “ISOS” yang berarti “sama” seperti Isoterm (suhu yang sama) Isometric (dimensi yang sama) & Isobar (tekanan yang sama) pengunaan kata ISO untuk memudahkan penggunaannya.

3. WorldwideTotalofISO9001:2008 Pengguna ISO lebih dari 175 Negara diseluruh dunia pada tahun 2003 s/d 2007 : dan top 10 countries yang mengimplementasikan ISO 9001:2008 certificate adalah China, Italy, Japan, Spain, India, Jermany, USA, UK, France, Netherlands.

BAB

2


4. Apakah Standar ISO 9001:2008 Yang dimaksud dengan Standar adalah persetujuan terdokumentasi yang berisi spesifikasi dan kriteria lainnya untuk digunakan secara konsisten sebagai peraturan, petunjuk atau definisi karakteristik untuk memastikan bahwa material, produk/dalam dunia pendidikan produk yang dimaksud Lulusan atau Jasa Pendidikan, proses dan layanan sesuai dengan tujuannya. Saya contohkan kartu kredit, kartu telepon, dan kartu lainnya sesuai standar internasional yang ditetapkan ISO dengan ketebalan optimal 0,76 mm sehingga dapat digunakan diseluruh dunia.

5. Apa Fokus ISO 9001:2008 Fokus ISO adalah Persyaratan minimal untuk menerapkan sistem manajemen mutu, merupakan standar sistem manajemen mutu atau standar percepatan layanan bukan standar Produk, sebagai acuan untuk meninjau keefektifan sistem manajemen mutu, bertujuan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, dan dapat diterapkan untuk internal sekolah, organisasi, lembaga, kelompok ... untuk memperoleh sertifikasi atau tujuan kontrak.

6. TerminologidanDefinisiISO9001:2008 SMM ISO 9001:2008 : Supplier (Wali Murid) - Organisasi (Sekolah) - Pelanggan (Siswa) dan fokus ISO 9001 adalah pada “Kepuasan Pelanggan” jadi produk bukan hanya barang, tetapi juga dapat berarti JASA Layanan Mutu Pendidikan. Untuk itu SMM ISO 9001:2008 diakui serta dijadikan standar prasyarat minimal menuju standar mutu layanan pendidikan yang efektif dan efisien di lembaga pendidikan.

7. Alasan Dasar Menerapkan SMM ISO 9001:2008 Membantu organisasi, lembaga, kelompok... dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan yang fokus pada kepuasan pelanggan, mengajak organisasi lembaga, kelompok.... menganalisis persyaratan pelanggan menetapkan proses yang memberi sumbangan bagi pencapaian produk dan jasa layanan mutu pendidikan yang diterima oleh

31Simulation of ISO 9001:2008

pelanggan dan menjaga proses-proses ini terkendali, memberi keyakinan pada organisasi, lembaga, kelompok... dan pelanggannya bahwa sistem mampu memberikan produk dan jasa mutu layanan pendidikan yang konsisten memenuhi persyaratan, memberikan kerangka kerja bagi perbaikan berkelanjutan dan meningkatkan kepuasan pelanggan serta pihak berkepentingan lainnya.

8. Mengapa Menerapkan ISO 9001:2008 pada Lembaga Pendidikan

Penerapan ISO pada dunia pendidikan adalah upaya sadar untuk memberdayakan sekolah melalui aspek mutu jasa layanan mutu pendidikan dan lulusan dan kepuasan pelanggan. SMM ISO 9001:2008 adalah satu-satunya Standar Sistem Manajemen Mutu yang diakui secara Internasional dan bersifat global.

9. Kondisi Sekolah pada Umumnya:A. Tidak memiliki komitmen manajemen.

B. Tidak fokus pada pelanggan (warga sekolah) sekolah.

C. Tidak memiliki kebijakkan mutu.

D. Tidak memiliki perencanaan.

E. Tidak memiliki sasaran mutu pada tiap-tiap unit kerja (waka kurikulum, humas, sarpras ...) di sekolah.

F. Tidak memiliki tanggung jawab dan wewenang yang jelas.

G. Tidak memiliki komunikasi internal (antar warga sekolah atau unit kerja) yang baik.

H. Tidak melakukan rapat tinjauan manajemen.

I. Tidak memiliki desain pengembangan.

J. Tidak memiliki tindakan perbaikan.

K tidak memiliki tindakan pencegahan.

Jika kondisi Lembaga sekolah seperti ini sudah dapat dipastikan akan sulit berkembang apalagi untuk mendapatkan nilai tambahnya.


10.BayangkanJikaKondisiSekolahSepertiBerikutini:A. Tidak ada instruksi kerja atau informasi tertulis.

B. Instruksi kerja tidak di taati.

C. Tidak ada bukti atau dokumen alias hilang dan tidak terkendali.

D. Rekaman sulit ditemukan.

E. Dokumen-dokumen tidak terkontrol.

F. Melakukan perubahan yang bukan wewenangnya.

G. Penataan di dalam dan luar sekolah kurang baik.

H. Meletakkan barang tidak pada tempatnya.

I. Status barang tidak jelas.

J. Komplain pelanggan (warga sekolah: siswa, guru, staff, karyawan, wali murid ...) tidak ditangani sampai tuntas.

Sekolah dengan kondisi seperti ini adalah mempercepat untuk tidak tumbuh, bahkan cepat atau lambat akan tergilas dengan waktu. Mengapa demikian? Harapan-harapan masyarakat pada mutu pendidikan akan terus meningkat dan semakin tinggi, jika sekolah tidak lagi mampu memberikan lebih yaa rest in piece saja.

11. Keuntungan Menerapkan SMM ISO 9001:2008A. Adanya jaminan organisasi untuk menerapkan SMM & produk

atau keluaran lulusan sekolah yang dihasilkan sesuai dengan keinginan dan harapan-harapan masyarakat.

B. Setiap unit kerja di sekolah (para Waka) Anda mempunyai kejelasan tugas & tanggung jawab. Jadi dipastikan tidak akan terjadi tumpang tindih kewenangan dalam menjalankan manajemen proses perencanaan sekolah.

C. Terwujudnya ketepatan dan percepatan mutu layanan pendidikan disemua unit kerja sekolah.

12. Keluarga ISO 9001:2008A. Perubahan yang signifikan dari versi 1994 ke versi 2000 adalah

Polanya yaitu : plan - do – check - action (PDCA).


B. Pendekatan Proses.

C. Penekanan pada kepuasan pelanggan.

D. Peningkatan berkesinambungan.

E. Penekanan peran & tanggung jawab manajemen puncak (Top Manajemen atau Kepala Sekolah) terhadap SMM sekolah.

13. Standar SMM ISO 9001:2008 Dikembangkan dengan memperhatikan 8 Prinsip Manajemen Mutu Disusun dengan pola Pendekatan Proses (Process Approach) yaitu :

“Suatu sistematika identifikasi dan pengaturan proses dan interaksi antar proses tersebut.” Penekanan Tujuan pada : Pencapaian Kepuasan Pelanggan Peningkatan Berkelanjutan (Continual Improvement).

14.ApaManfaatPenerapanSMMISO9001:2008 Nilai tambah sekolah dengan menerapkan SMM ISO 9001:2008 adalah adanya konsistensi dalam pelaksanaan aktivitas-aktivitas di sekolah, organisasi, lembaga, kelompok... dengan kemampuan tindak telusur dan pemastian mutu, adanya aspek pengendalian dan pencegahan, karena :

A. Menetapkan secara jelas tanggung jawab dan wewenang dari personal kunci.

B. Mendokumentasikan prosedur.

C. Adanya sistem kontrol yang tersistem (Formulir Kerja) dengan Internal Audit dan Ekternal audit manajemen.

D. Sekolah, lembaga, organisasi, kelompok ... akan menerapkan prinsip Organisasi Pembelajar (learning organization).

15. Apa Target Yang Akan Dicapai Oleh Sekolah Anda, Misalnya:A. Menekan tingkat keluhan ketidak puasan pelanggan, dalam

menerima layanan pendidikan dan pelatihan hingga 10%.

B. Terdapat peningkatan nilai Ujian Nasional … menjadi …

C. Terdapat peningkatan nilai dengan standar kelulusan nasional pada UAN 5,60 memjadi 6,69 peningkatan 35%.


D. Tutor 75% sudah memiliki sertifikat TOEFL.

E. Tutor 75% menggunakan Bahasa Inggris dalam berkomunikasi rutin disekolah.

F. Peningkatan keterserapan tamatan SD ke SMP Negeri, SMP ke SMA Negeri dan SMA ke PT Negeri terbaik di Indonesia maupun luar negeri.

G. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu …

H. Meraih juara ... Tingkat ..

I. Memberikan pelayanan online …

J. 99% fokus pada kepuasan pelanggan ..

Silakan sekolah Anda belajar membuat keputusan mulai dari sekarang untuk menentukan target-target sekolah dengan mengunakan skala prioritas dan terukur, baik jangka pendek maupun jangka panjang, kemudian menerapkan SMM ISO 9001:2008 adalah sebagai media untuk mewujudkan apa yang sekolah Anda targetkan. Amin

16. Alat Pengukur Sasaran atau Target Mutu Sekolah Anda adalah “ SMART”S : Spesifik (bukan bersifat umum)

M : Measurable (dapat diukur)

A : Achievable (dapat dicapai)

R : Realistic (berorientasi pada proses)

T : Time Frame (jelas kerangka waktu pelaksanaanya)

Saya sarankan hidari cara berpikir yang ekstrim untuk pengembangan sekolah Anda, misalnya sekolah Anda sangat ingin sekali membuat ruang khusus yang disebut Space Room (ruang luar angkasa) seperti hal sekolah-sekolah di Jepang, jika keinginan tersebut tidak realistis (anggarannya) dan tidak mungkin dicapai, maka sekolah Anda tidak perlu untuk memaksakan diri. Jadi susunlah dan ciptakan sasaran mutu sekolah yang SMART dengan cara sharing dengan warga sekolah.


17. Mengapa SMM ISO 9001:2008 dibutuhkan pada dunia pendidikanA. Pada awal tahun 2005 ISO 9001:2008 kemudian didukung

oleh IWA-2:2007 yang fokus pada 8 standar pendidikan mulai dirintis oleh pemerintah adalah sistem manajemen mutu yang secara luas telah diakui manfaatnya secara Nasional maupun Internasional untuk pemastian mutu di organisasi, lembaga, kelompok, sekolah, perguruan tinggi ....

B. Adanya sistem yang konsisten dalam menjalankan manajemen perencanaan dan proses pada setiap sub unit kerja di sekolah Anda.

C. Adanya sistem pengendalian dan pencegahan baik pada pengendalian dokumen serta pencegahan terhadap proses-proses manajemen yang tidak sesuai.

D. Adanya sistem untuk peningkatan secara berkelanjutan (continual improvement) di sekolah Anda.

18. 6 Prosedur yang Dipersyaratkan oleh SMM ISO 9001:2008A. Prosedur pengendalian dokumen. (4.2.3)B. Prosedur pengendalian rekaman (4.2.4)C. Prosedur Audit Internal.(8.2.2)D. Pengendalian produk tidak sesuai ( 8.3)E. Prosedur Tindakan Koreksi (8.5.2)F. Prosedur Tindakan Pencegahan (8.5.3)

Klausul 4.2.3Pengendalian Dokumen “Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu yang ditetapkan oleh organisasi” harus dikendalikan dengan suatu Prosedur Terdokumentasi.

A. Pengendalian mencakup pada kegiatan:1) Persetujuan untuk penerbitan.2) Peninjauan dan pembaharuan.3) Identifikasi atas perubahan dan status revisi terakhir.


4) Tersedianya dokumen pada tempat penggunaan.5) Mudah diidentifikasi dan tetap jelas.6) ldentifkasi dan distribusi mencakup untuk dokumen eksternal.7) Mencegahan penggunaan dokumen yang kadaluwarsa dan

menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen tersebut.

B. Persetujuan penerbitan dokumen dilakukan oleh pihak yang diberi kewenangan untuk melakukan peninjauan dan pengesahan dokumen. Hal ini dapat dilakukan pada tiap-tiap bagian atau departemen dalam organisasi, lembaga, kelompok, sekolah... atau dipusatkan kepada satu pihak seperti Wakil Manajemen Mutu.

C. Khusus untuk penerbitan manual Mutu, Kebijakan dan Sasaran Mutu, pada umumnya pengesahan untuk penerbitan dilakukan oleh Pimpinan Manajemen (Kepala Sekolah).

D. Suatu daftar Induk Dokumen (Master list) harus tersedia untuk mengendalikan dokumentasi sistem manajemen mutu.

E. Perubahan dokumen dilakukan dengan cara mengajukan permohonan perubahan berikut dengan alasannya.

F. Distribusi dokumen dilakukan dengan cara melakukan serah terima dokumen dan dicatat termasuk penarikan dokumen yang kadaluwarsa.

Klausul 4.2.4Pengendalian Catatan Catatan harus ditetapkan, dipelihara dan dikendalikan dengan suatu Prosedur Terdokumentasi sebagai bukti kesesuaian terhadap persyaratan dan efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan oleh sekolah Anda.A. Catatan harus jelas dan mudah diidentifikasi dan ditemukan.B. Catatan Mutu yang dikendalikan tidak terbatas hanya kepada

catatan mutu yang disyaratkan oleh standar, tetapi mencakup catatan-catatan yang diperlukan oleh organisasi sebagai alat kendali atas kegiatan perencanaan dan operasionalnya di sekolah Anda.

C. Pengendalian Catatan mencakup identifikasi, penyimpanan, perlindungan, penarikan, lama simpan dan disposisinya.


Klausul 8.2.2Internal Audit Internal Audit harus dilakukan pada jangka waktu yang direncanakan untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu telah sesuai dengan rencana dan persyaratan organisasi, lembaga, kolompok, sekolah... serta Standar Internasional; Dipelihara dan efektif diterapkan.A. Program audit harus direncanakan dengan memerhatikan status

dan kepentingan dari proses dan bagian atau area yang akan diaudit termasuk hasil dari audit sebelumnya.

B. Tujuan, ruang lingkup, frekuensi dan metode audit harus ditetapkan.C. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan

obyektifitas dan keseragaman dari proses audit, jadi yang perlu sekolah Anda pegang teguh bahwa audit internal bukan lahan untuk mencari-cari kesalahan orang, teman, bagian ... lain. Akan tetapi, untuk berlomba-lomba dalam perbaikan mutu pendidikan di sekolah Anda.

D. Auditor tidak boleh melakukan audit terhadap pekerjaannya sendiri. Dalam proses Audit internal dilakukan dengan model silang, misalnya: Waka kurikulum mengaudit waka sarpras, waka sarpras mengaudit waka humas ...

E. Prosedur Terdokumentasi harus tersedia untuk menetapkan tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit termasuk pelaporan dan pencatatannya.

F. Manajemen bagian yang diaudit (Auditee) harus memastikan dilakukannya tindakan koreksi tepat waktu untuk menghilangkan ketidak-sesuaian dan penyebabnya yang ditemukan.

G. Tindak lanjut perlu dilakukan untuk memeriksa tindakan yang diambil dan melaporkan hasil pemeriksaan tersebut.

Klausul 8.3Pengendalian Jasa Pendidikan Yang Tidak Sesuai Sistem pelayanan sekolah yang tidak sesuai dengan persyaratan harus diidentifkasi dan dikendalikan untuk mencegah pengiriman atau penggunaan yang tidak sesuai.


A. Prosedur Terdokumentasi harus disediakan untuk mengendalikan produk yang tidak sesuai, mencakup tanggung jawab dan wewenang untuk peninjauan dan penyelesaian masalah yang terjadi.

B. Tindakan yang harus dilakukan atas produk yang tidak sesuai antara lain dengan cara: melakukan tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian; menyetujui penggunaannya, menerima dengan konsesi dengan kuasa yang berwenang atau pelanggan jika dimungkinkan; melakukan tindakan untuk mencegah penggunaan sesungguhnya.

C. Catatan atas ketidaksesuaian yang terjadi berikut tindakan yang dilakukan dan hasilnya harus tersedia.

D. Produk yang telah diperbaiki harus dilakukan verifikasi ulang untuk menunjukkan kesesuaian persyaratannya.

E. Jika ketidaksesuaian ditemukan setelah POS, Format, Instruksi kerja... dikirim atau digunakan, maka suatu tindakan harus dilakukan sebagai konsekuensi atas terjadinya ketidaksesuaian tersebut.

Klausul 8.5.2Tindakan Koreksi Tindakan Koreksi harus dilakukan untuk mengurangi penyebab ketidaksesuaian dalam rangka mencegah terulangnya hal tersebut.

A. Tindakan Koreksi harus tertuju pada akibat dari masalah yang ditemukan.

B. Prosedur Tindakan Koreksi harus menetapkan persyaratan untuk:

1) Meninjau ketidaksesuaian yang terjadi, termasuk keluhan pelanggan.

2) Menentukan penyebab ketidaksesuaian.

3) Mengevaluasi perlunya tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terjadi lagi.

4) Menentukan dan menerapkan tindakan yang diperlukan.

5) Mencatat hasil tindakan koreksi.

6) Meninjau tindakan koreksi yang dilakukan.


Klausul 8.5.3Tindakan Pencegahan Tindakan Pencegahan dilakukan untuk meniadakan penyebab dari suatu potensi ketidaksesuaian dengan tujuan mencegah terjadinya hal tersebut. Pelaksanaan tindakan pencegahan harus sesuai dengan dampak dari potensi masalah yang terjadi. Suatu Prosedur terdokumentasi Tindakan Pencegahan harus menetapkan persyaratan untuk:

A. Menetapkan potensi ketidaksesuaian dan penyebabnya.

B. Mengevaluasi perlunya tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian.

C. Menentukan dan menerapkan tindakan yang diperlukan.

D. Mencatat hasil tindakan koreksi.

E. Meninjau tindakan pencegahan yang telah dilakukan.

Strategi Penerapan SMM ISO 9001:2008 Bagian ini membahas proses penerapan Sistem Manajemen Mutu dan kegiatan kegiatan yang tercakup dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu. Penerapan Standar SMM ISO 9001:2000 harus dilakukan dengan suatu strategi manajemen.

Menetapkan Komitmen Komitmen merupakan persyaratan dasar dari proses penerapan SMM ISO 9001:2000 yang akan memberikan motivasi dan panduan untuk pelaksanaannya. Komitmen harus ditunjukkan oleh semua tingkatan dan personal yang ada dalam organisasi. Pimpinan Manajemen organisasi bertanggung jawab untuk menunjukkan komitmennya sebagai pemeran utama dalam proses penerapan SMM ISO 9001:2000, yang kemudian diturunkan kepada semua tingkatan dalam organisasi dimana pada masing-masing fungsi yang ada dituntut pula untuk membuat komitmen yang sama dengan komitmen dari Pimpinan Manajemen. Kegagalan utama penerapan Standar SMM ISO 9001:2000 adalah tidak adanya komitmen dari pelaksana Sistem Manajemen Mutu yang ditetapkan. Komitmen ditunjukkan dengan keikutsertaan yang aktif dan memahami


arah tujuan diterapkannya SMM ISO 9001:2000 di dalam organisasi serta menyepakati Sistem Manajemen Mutu yang telah ditetapkan bersama-sama.

Program Penerapan & Tahapan Program :A. PemahamanB. Pengembangan Sistem & DokumenC. Penerapan SistemD. Peninjauan dan Sertifikasi

Program Penerapan SMM ISO 9001:2000 disusun dalam suatu rencana kerja yang baik dan terjadwal dengan target yang jelas dan dimengerti. Program Penerapan SMM ISO 9001:2000 harus melibatkan semua tingkatan dan fungsi di dalam organisasi, termasuk semua pelaksana Sistem Manajemen yang ditetapkan. Tahap Pemahaman akan mencakup pemahaman atas persyaratan SMM ISO 9001:2000 dan kesesuaian dari Sistem Manajemen yang dijalankan dengan persyaratan SMM ISO 9001:2000 tersebut. Pengembangan Dokumentasi dilakukan setelah memahami persyaratan SMM ISO 9001:2000 dan kebutuhan penyempurnaan Sistem Manajemen yang ada untuk memenuhi persyaratan SMM ISO 9001:2000. Sistem dan dokumentasi yang ditetapkan kemudian diterapkan dan dijalankan oleh pelaksana sistem didalam organisasi secara menyeluruh. Hasil penerapan Sistem Manajemen harus ditinjau untuk memastikan konsistensi kesesuaiannya dengan persyaratan SMM ISO 9001:2000 serta tercapainya hasil yang diharapkan.

Penerapan Sistem Manajemen Mutu MemerlukanA. Komitmen

B. Komunikasi

C. Kerjasama

D. Pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu harus diperhatikan oleh manajemen sebagai alat pemenuhan persyaratan konsumen, pencapaian efisiensi dan efektifitas proses serta mekanisme untuk peningkatan yang berkelanjutan.


E. Manajemen harus mempunyai komitmen dan Pimpinan Manajemen harus dilihat sebagai penggerak yang memberikan kepemimpinannya. Komitmen manajemen harus transparan, dengan memberikan pelatihan, mengalokasikan sumber daya dan menciptakan lingkungan atau budaya organisasi, lembaga, kelompok, sekolah... yang baik.

F. Metode dan Gaya Komunikasi beragam dari satu organisasi ke organisasi lain. Subyek mutu harus dikomunikasikan melalui semua tingkatan organisasi. Sistem Mutu yang telah terdokumentasi harus dilaksanakan secara efisien dan efektif, dengan melakukan proses komunikasi yang praktis, mudah dipahami dan terbuka.

G. Sistem Manajemen Mutu tidak statis dan terkait dengan persyaratan baru dan strategi bisnis baru. Manajemen harus meninjau ulang sistem secara berkala dan mengambil tindakan tindakan yang tepat. Komitmen manajemen yang berkelanjutan dan audit internal akan menjamin konsistensi manajemen mutu.

19. 8 (Delapan) Prinsip SMM ISO 9001:2008A. Fokus kepada Pelanggan (Customer focus)B. Kepemimpinan (Leaderships) C. Peningkatan berkelanjutan (Continual improvement)D. Keterlibatan orang-orang (Involvement of people)E. Pendekatan proses (Process approach)F. Pendekatan Sistem untuk Manajemen (System approach to

Management)G. Pendekatan secara nyata untuk membuat keputusan (Factual

approach to decision making)H. Hubungan saling menguntungkan dengan suplier/lembaga,

toko... yang memenuhi kebutuhan sekolah Anda (Mutually beneficial supplier relationships)

20. Mengapa Harus SMM ISO 9001:2008A. Hal ini dikarenakan kondisi sekolah kita pada umumnya belum

memiliki sistem manajemen mutu.


B. Carut marutnya birokrasi di sekolah.

C. Tenaga administrasi tidak atau belum berfungsi sebagaimana mestinya.

D. Setiap hari guru menangani permasalahan di luar keguruan di sekolah.

21. Mengapa Perlu SMM ISO 9001:2008A. Pengakuan secara internasional.

B. Produk atau mutu layanan pendidikan lebih kompetitif atas produk yang sama.

C. Sistem prosedur yang baku.

D. Sistem terdokumentasi dalam prosedur & instruksi kerja.

E. Mutu proses, produk & sumber daya yang terkendali dan konsisten.

F. Penurunan biaya.

G. Peningkatan produktivitas.

22. Bagaimana Seharusnya Sistem Manajemen Mutu di SekolahA. Memenuhi kebutuhan organisasi dan prosesnya.

B. Menunjukkan kebijakan dan sasaran serta cara pencapaiannya.

C. Menunjukkan struktur, peranan dan tanggung jawab organisasi, sekolah.

D. Terstruktur dan terdokumentasi.

E. Diterapkan, dipelihara dan ditingkatkan.

23. Apa Hubungan Sekolah dengan SMM ISO 9001:2008 SMM ISO 9001:2008 yang diimplementasikan disekolah secara konsisten akan mewujudkan peningkatan produktivitas & daya saing; standar mutu, delivery times & services. Mengapa demikian? Karena tujuan sekolah menerapkan ISO bukan bertujuan untuk mengubah kearipan-kearipan atau budaya lokal yang sudah baik di sekolah tersebut. Akan tetapi, ISO bersinergi dengan kearipan-kearipan lokal yang


sudah berjalan bertahun-tahun dan baik tersebut untuk lebih tertata, distandarkan, ditingkatkan, memiliki target yang sesuai dengan karipan lokal atau budaya lokal yang diinginkan, serta dilengkapi dengan format-format yang memberikan akses kemudahan untuk menjalankan proses-proses manajemen disekolah, dan instruksi kerja yang oprasional. Jadi dengan adanya standar tentang aktifitas-aktifitas sederhana di sekolah akan menghasilkan peningkatan produktivitas dan daya saing; standar mutu, delivery times dan services.

24. VISI Dirjen P-SMA JakartaPernyataandariBpk.ProfSungkowoDiretoratP-SMA Menyampaikan bahwa: “Pendidikan Kita tidak membuat sekolah atau kelas Internasional, tetapi Mutu yang bertaraf internasional SNP + X (Keunggulan) Jadi R-SBI (R) adalah sebuah upaya Dir. P-SMA sebagai media untuk menciptakan QUALITY” jadi maksud dan tujuan sekolah berstandar adalah menjadikan budaya dan kearipan-kearipan lokal dikenal secara internasional. Kita tunjukkan budaya dan kearipan lokal pada dunia internasional bukan budaya barat/luar negeri yang secara segaja dipaksakan sebagai budaya sekolah. Bukan kelas Internasional atau World Class (kelas dunia) yang didengung-dengungkan, tetapi mutu akademik maupun non akademi (budaya) yang bertaraf internasional.

25. Paradikma Baru Dalam Dunia PendidikanA. Paradigma tersebut adalah: School Culture = Quality power

(daya saing) untuk menciptakan “Achievement” (prestasi). Jadi kearipan-kearipan sekolah atau budaya lokal sekolah yang memiliki visi kualitas yang unggul dan diyakini bahwa budaya lokal sekolah yang unggul dipastikan menciptakan prestasi. Untuk itu sekolah diharapkan selalu Kreatif, Inovatif, serta memiliki Spiritual yang baik.

B. Prestasi bisa diraih kalau sekolah memiliki sistem manajemen mutu layanan pendidikan yang diyakini baik dan disepakati dan dihormati bersama warga sekolah. Jadi SMM ISO 9001:2008 fokus pada standar mutu layanan kepuasan pelanggan yaitu warga sekolah (guru, staff, karyawan, siswa, kepala sekolah, wali murid...).


C. Tuntutan Sekolah Pada Era-Globalisasi. Mengapa demikian? Hal ini dikarenakan masyarakat dari tahun-ketahun, generasi ke generasi terus menuntut standar yang lebih tinggi dari sebelumnya. Saran saya buatlah kreativitas serta inovasinya yang melebihi apa yang menjadi harapan-harapan masyarakat, dengan demikian sekolah Anda sudah berstandar Unggul, ingat dengan menggunakan prinsip SMART.

D. The most demanding of Globalization is … High quality: local quality power, region quality power, province quality power, national quality power, and international quality power

26. Sekolah yang Bagaimana Diakui Secara Internasional Pada umumnya masyarakat masih memiliki persepsi yang salah “Apa yang dikandung maksud sekolah berstandar internasional” pada bayangan kebanyakan orang sekolah berstandar adalah sekolah yang memiliki fasilitas yang terlengkap dan megah, jika demikian persepsinya maka sekolah itu telah membuat image World Class (Kelas Dunia) bukan pada prestasi Internasional. Sekolah yang diakui secara Internasional sebenarnya adalah; Tepat waktu, Konsisten atau Ajek, Keahlian, Keramahan, Keamanan, kenyamanan lingkungan, Kemudahan kontak Komunikasi, Pemahaman pelanggan, Tanggapan keluhan pelanggan selalu selesai pada saat itu juga. Jadi standar Internasional yang disepakati secara internasional tidak ada yang menyebutkan sekolah harus memiliki fasilitas yang megah, saran saya fasilitas seperti lop top, cctv, smartboard, internet, komputer, DVD, LCD... adalah penunjang dalam sekolah bestandar, jadi jangan dibalik, sehingga terkesan mahal, diskriminatif, hanya yang kaya bisa menikmati, harus full berbahasa Inggris ...

27. Syarat Sekolah Menuju Standar Yang Diharapakan PemerintahA. 30% S-2/S-3.

B. Memiliki Manajemen ISO.


C. Sister School dengan Negara Maju.

D. UN harus bagus di atas lebih tinggi dari rata-rata.

E. Masuk PTN terbaik dalam Negeri maupun Luar negeri.

F. Prestasi Internasinal (akademik maupun non akademik).

G. Berbahasa Inggris aktif (guru:TOEFL 550=7,5 computer base & siswa).

H. Kurikulum berbasis TIK.

I. Aministrasinya menggunakan PAS.

J. Perpustakaan digital.

28. 8 Prinsip SMM ISO 9001:2008A. Fokus pada pelanggan.

B. Kepemimpinan.

C. Pelibatan orang.

D. Pendekatan proses.

E. Pendekatan pada sistem manjemen.

F. Perbaikan berkesinambungan.

G. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan.

H. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok.

Fokus Pada Pelanggan

Organisasi menggantungkan kepada pelanggannya, sehingga harus memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan yang akan datang, harus mampu memenuhi persyaratan-persyaratan pelanggan dan berusaha keras untuk dapat melebihi persyaratan pelanggan yang diinginkan.

Pelibatan Seluruh Warga

1. Mutu merupakan tanggung jawab setiap orang.

2. Sasaran mutu melibatkan seluruh tingkat dan setiap orang.

3. Komunikasi adalah hal yang paling penting dan mendasar.

4. Pelatihan merupakan sarana berkomunikasi, melibatkan dan membuat orang menjadi mampu.


5. Definisi mengenai tanggung jawab dan wewenang itu penting dan mendasar (essential) pemberdayaan.

6. Setiap orang dapat dilibatkan dengan berbagai cara sesuai dengan karakternya.

Pendekatan Proses

Mengapa ini penting bagi organisasi ini? Karena suatu hasil yang diinginkan dapat dicapai lebih efisien apabila sumber daya dan aktivitas-aktivitas dikelola sebagai suatu proses.

Prinsip Oprasional SMM ISO 9001:2008

Berikan mutu yang Anda miliki, dan miliki kepuasan, harapan dan kebutuhan pelanggan dengan mutu produk dan jasa yang Anda berikan. Dengan prinsip operasional ISO:

P = Plan (rencanakan)

D = Do (laksanakan)

C = Check (tinjau kembali)

A = Action (ambil tindakan)

Mengapa demikian? Karena dinamika pelanggan atau masyarakat terus menghendaki mutu produk dan jasa yang semakin tinggi.


Harapan Untuk Berubah

Prinsip ISO yang ditanamkan pada lembaga, organisasi, kelompok, sekolah ... memegang prinsip PLAN: Menetapkan sasaran dan proses yang dibutuhkan. DO: Penerapan Proses. CHECK: Mengawasi dan mengukur Pelaksanaan Proses. ACTION: Mengambil tindakan untuk peningkatan kinerja. Plan, Do, Check, Action digunakan sekolah untuk menjalan aktivitas-aktivitas atau kegiatan sekolah Anda.

Pendekatan Pada Sistem Manajemen

Perlu memahami dan mengelola proses yang saling terkait sebagai suatu sistem yang memberi sumbangan pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan Keluaran (outputs) suatu proses seringkali merupakan masukan (inputs) bagi proses berikutnya. Oleh sebab itu, perlu adanya komitmen terhadap mutu sebagai rangkaian peristiwa dengan cara menghubungkan pada setiap proses material dan informasi mengalir melalui sistem, semakin lancar alirannya, semakin tinggi efisiensinya. Ok!

Perbaikan Berkelanjutan

1. Perbaikan harus merupakan sasaran permanen bagi setiap lembaga sekolah.

2. Perbaikan harus direncanakan dan dikelola oleh seluruh bagian pada unit kerja disekolah.

3. Tidak seorang pun dan tidak satu sistem pun yang sempurna, untuk itu saling mengingatkan dan membantu adalah media perbaikan berkelanjutan.

4. Selalu ada tempat untuk perbaikan.

5. Organisasi tidak pernah diam di tempat, begitu juga persaingan.

6. Perbaikan tidak akan terjadi sendiri, untuk itu harus sekolah yang dipimpin oleh Top Manajemen wajib membuat rekayasa kegiatan-kegiatan yang mengarah pada perbaikan berkelanjutan


Pengambilan Keputusan Berdarkan Fakta

1. Keputusan yang efektif selalu didasarkan pada analisis informasi dan data.

2. Metode dan langkah-langkah harus direncanakan.

3. Data perlu dikumpulkan sesuai dengan fakta, independen dan tanpa bias.

4. Informasi perlu dikomunikasikan kepada para pembuat kebijakan keputusan sesuai dengan format yang biasa digunakan. Perlu dipahami janganlah membuat format keputusan yang tidak dapat dipahami oleh warga sekolah, misalnya tiba-tiba format ditulis dalam Bahasa Perancis dimana semua warga sekolah tidak paham Bahasa Perancis.

5. Sistem informasi perlu direncanakan, “kabar angin, kabar burung” dapat menyesatkan.

6. Dalam mengambil KEPUTUSAN harus melibatkan semua warga sekolah agar mengorangkan orang atau memanusiakan manusia.

7. Dan berdasarkan FAKTA dan analisis biar tidak muncul FITNAH.

Hubungan Dengan Pemasok Yang Saling Menguntungkan

1. Pelanggan dan pemasok (siapa saja, alat apapun, sistem apapun yang diyakini menjadi faktor kali pengembangan sekolah Anda) adalah saling bergantung (interdependent) dan harus bekerjasama demi manfaat bagi keduanya.

2. Hubungan yang baik dengan pemasok tercipta berdasarkan atas komunikasi yang efektif.

3. Mendengarkan dan memperhatikan adalah suatu bekal penting dan mendasar.

4. Komunikasi yang baik pemasok adalah hasil dari perencanaan, sistem dan pengalaman yang baik.

5. Hubungan jangka panjang dengan pemasok memungkinkan sekolah untuk merencanakan hari depan dan saling memberikan kepercayaan.


Struktur Dokumen ISO adalah:

Manual mutu, Prosedur mutu, Instruksi kerja, Dokumen pendukung Kebijakan mutu, Sasaran mutu, Manual mutu, Prosedur terdokumentasi, Dokumen untuk pengendalian proses, dan Catatan mutu.

Jadi standar minimal Dokumen SMM ISO 9001:2008 yang dipersyaratkan adalah:

a. Dokumen tingkat I : Pedoman Mutu (Quality Manual)

b. Dokumen tingkat II : Prosedur Mutu (Quality Prosedur)

c. Dokumen tingkat III : Instruksi Kerja (Work Instruction)

d. Dokumen tingkat IV : Dokumen pendukung (Form-form)

Catatan : Kebijakan mutu (Quality Policy) dan Sasaran mutu (Quality Objective) merupakan dokumen tingkat 1, tetapi terpisah dari Pedoman Mutu.

29. Tahapan Pembuatan DokumenA. Sekolah melakukan pembentukan tim penyelarasan dokumen

sesuai dengan unit kegiatan sekolah dengan klausul ISO.

B. Perencanaan

C. Persiapan

D. Penulisan

E. Peninjauan

F. Uji coba dan perbaikan

G. Pengesahan

H. Penerapan

30. Rancangan Implentasi SMM ISO 9001:2008A. Pembentukan steering komite dan tim kerja ISO di sekolah

Anda.

B. Pelatihan pemahaman SMM ISO.

C. Sosialisasi peduli mutu secara berantai di sekolah Anda.


D. Penyusunan pedoman mutu.

E. Organisasi dokumen-dokumen SMM ISO.

F. Sosialisasi pedoman dan dokumen mutu.

G. Penerapan implementasi SMM ISO.

H. Implementasi SMM ISO.

I. Pelatihan audit internal.

J. Evaluasi hasil implementasi dan revisi dokumen.

K. Audit internal.

L. Tinjauan manajemen.

M. Tindakan korektif.

N. Preaudit oleh lembaga sertifikasi.

O. Tinjauan manajemen.

P. Tindakan korektif.

Q. Audit sertifikasi.

R. Tinjauan manajemen.

S. Tindakan koreksi.

T. Sertifikasi

31. Proses Terdokumentasi Prosedur terdokumentasi “cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses” (SNI/ISO 9000:2008). Prosedur dapat juga tidak terdokumentasi dan umumnya prosedur berisi:

A. Tujuan (untuk apa prosedur digunakan?)

B. Ruang kingkup (batasan penggunaan prosedur)

C. Referensi

D. Definisi

E. Penanggung jawab

F. Uraian prosedur (urutan kegiatan, sarana dan prasarana yang diperlukan, alur proses–flowchart)

G. Lampiran (formulir-dokumen terkait,rekaman catatan, dan lainnya).


32.PenutupdanFilosofiSMMISO9001:2008Filosofi Sistem Manajemen Mutu adalah:

A. Write what you do (tulis apa yang Anda kerjakan).

B. Do what you write (kerjakan apa yang Anda tulis).

C. Record for all your activity (rekam semua kegiatan Anda).

D. Action any different or continous improvement (perbaikan terus menerus).

Semoga Bermanfaat

CREAT YOUR QUALITY TARGET

Standart Quality Service ISO 9001:2008 Proposal

Mutu merupakan kata kunci dalam Era Globalisasi yang ditandai begitu banyaknya persaingan yang ketat pada saat ini. Keberhasilan dalam upaya untuk menjadi pemenang dalam kompetisi, khususnya dalam dunia pendidikan, sangat ditentukan oleh kemampuan sekolah Anda dalam mengelola dan meningkatkan sumber daya yang di miliki oleh sekolah Anda sendiri dalam memberikan layanan pendidikan di sekolah Anda yang benar-benar prima. Sekolah Anda dalam hal ini harus benar-benar menyadari bahwa dalam proses memenuhi Standar Pendidikan dan memenuhi harapan masyarakat. Sekolah Anda harus menunjukkan nilai tambahnya dalam memenuhi harapan mewah dari masyarakat tersebut.

Penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 di sekolah Anda merupakan hal yang sangat penting. Mengapa demikian? Karena SMM ISO 9001:2008 memfokuskan pada peningkatan layanan pendidikan dari semua sektor pendidikan yang ada di sekolah Anda. Dalam upaya meningkatkan gairah layanan pendidikan, SMM ISO digunakan untuk meningkatkan kompetensi warga sekolah Anda untuk menjadi jagoan; Jagoan Kesiswaan, Jagoan Kurikulum, Jagoan Humas, Jagoan Sarpras dan seterusnya.

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 akan dapat memberikan nilai tambah. Apa dimaksud dengan Nilai Tambah? Sekolah Anda akan bertambah baik Sistem Administrasinya pada semua bagian sub. bidang, bertambah menjadi segalanya dan menjadi terpenuhi. Jika

BAB

3


sekolah Anda dipastikan menerapkan SMM ISO 9001:2008, maka akan memiliki keunggulan pada Sistem Administrasi pada semua bagian di sekolah Anda. Hal ini bisa terjadi karena pada SMM ISO sekolah Anda wajib untuk mengendalikan kearsipan. Dengan merapkan SMM ISO, sekolah Anda juga akan memiliki prosedur kerja yang operasional dan terukur (dapat dilaksanakan), sehingga tidak terjadi tumpang tindih kewenangan dan kewajiban di sekolah Anda. Sekolah Anda dipastikan memiliki acuan baku yang telah ditetapkan oleh Top Manajemen (Kepala Sekolah) di sekolah Anda, dan kemudian diterapkan oleh semua warga sekolah, sehingga sekolah akan dipastikan memiliki kinerja yang terukur dan terencana dengan jelas bahwa apa pun yang dikerjakan pasti jelas hasilnya. Kemudian, Top Manajemen melakukan tinjauan menajemen di sekolah secara berkala sebagai dasar untuk perbaikan berkelanjutan. Proses pengambilan keputusan apa pun yang dilakukan oleh sekolah yang menerapkan SMM ISO 9001:2008 untuk meningkatkan kualitas mutu pendidikan di sekolah wajib mengikut sertakan seluruh warga sekolah yang tentunya untuk mencapai cita-cita dan tujuan mewah di sekolah baik jangka panjang, menengah, dan pendek. Kemudian secara rutin melakukan Audit Internal untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu yang sudah dibuat sesuai dengan kategori sekolah Anda dan benar-benar sudah berjalan sesuai dengan jalurnya yaitu sesuai dengan klausul yang dipersyaratkan dengan standar-standar Internasional.

Untuk sekolah Anda yang dipastikan menerapkan SMM ISO 9001:2008, setelah mendapatkan keunggulan secara Internal, juga mendapatkan keuntungan Eksternal. Apa manfaat Eksternal bagi sekolah Anda yang pasti menerapkan SMM ISO 9001:2008? yaitu akan mendapatkan gelar “Mutu Sekolah Berstandar Internasional SMM ISO 9001:2008” dengan kategori sekolah Anda tersebut (MSBI ISO9001:2008) sudah barang tentu memberikan peningkatan kepercayaan layanan pendidikan kepada masyarakat luas yang benar-benar Bertaraf Internasional karena sekolah Anda di Audit oleh Lembaga Sertifikasi Mutu Internasional yang dilakukan oleh Negara-negara OECD (kelompok Ngera berekonomi maju) yang diberi kewenangan untuk megeluarkan Sertifikat

55Standart Quality Service ISO 9001:2008 Proposal

Mutu Internasional, kemudian sekolah Anda terdaftar dan diakui sebagai sekolah yang bersertifikat ISO, sehingga sekolah Anda akan memiliki standar yang sama dengan sekolah-sekolah maju di Indonesia yang sudah berlabel ISO. Perlu sekolah Anda tahu bukan bentuk dari pembohongan kepada masyarakat luas.

Oleh karena itu, ada hal yang sangat-sangat penting dan dipahami pada sekolah Anda, bahwa penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ini bukan hanya untuk memenuhi kebutuhan sesuai persyaratan kepuasan layanan pendidikan pada pelanggan di sekolah Anda. Akan tetapi, juga untuk kepentingan sekolah Anda sendiri untuk mendapatkan nilai tambah yang lebih terhadap produk yang sama dengan lembaga-lembaga lain. Ketika sekolah Anda sudah mendapatkan pengakuan formal dengan menyandang gelar Sekolah Bersertifikat Internasional SMM ISO 9001:2008 wajib dan harus menjaga konsistensi mutu. Bagaimana cara menjaga konsistensi mutu? Untuk sekolah Anda yang mengimplementasikan dan mendapat kepercayaan Internasional (bersertifikat ISO) harus memiliki prinsip “WIN-WIN”. Jika sekolah Anda sudah dikenal sebagai Jagonya Mutu sekolah Anda diwajibkan memiliki jadwal untuk memberikan pembinaan kepada lembaga-lembaga lain, dan ketika sistem manajemen mutu yang sekolah Anda miliki nantinya benar-benar bisa diterapkan oleh lembaga lain dengan sedikit modifikasi lalu lembaga lain menjadi sukses seperti sekolah Anda, maka sekolah Anda sudah memberikan kemenangan pada lembaga lain. Saat itulah sekolah Anda telah menemukan Jalan Kekuatannya dengan SMM ISO 9001:2008.

Apakah bisa sekolah Anda menjadi Jagonya Mutu? Jawabnya pasti bisa, jika syarat atau klausul menuju Sistem Manajemen Mutu ISO9001:2008 sekolah Anda dilakukan dengan baik. Serta pembinaan dengan konsultan yang prima sebagaimana yang telah dilakukan di lembaga-lembaga sekolah yang sudah berhasil dengan SMM ISO 9001:2008.


Persyaratan-persyaratan SMM ISO 9001:2008 sebagai berikut (Klausul 4.1-8.5.3):

PERSYARATAN-PERSYARATAN KLAUSULRuang Lingkup

Umum Aplikasi

11.11.2

Acuan Normatif 2Tujuan dan Definisi 3SISTEM MANAJEMEN MUTU 4

Persyaratan Umum 4.1

PERSYARATAN-PERSYARATAN KLAUSULPersyaratan Dokumen

Umum Pedoman/Manual MutuPengendalian DokumenPengendalian Rekaman/Catatan Mutu

4.24.2.14.2.24.2.34.2.4

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5Komitmen ManajemenFokus pada PelangganKebijakan Mutu

5.15.25.3

Perencanaan Tujuan MutuPerencanaan Sistem Manajemen Mutu

5.45.4.15.4.2

Tanggung Jawab, Wewenang, dan KomunikasiTanggung Jawad dan WewenangWakil ManajemenKomunikasi Internal

5.55.5.15.5.25.5.3

Tinjauan ManajemenUmumInput TinjauanOutput Tinjauan

5.65.6.15.6.25.6.3


MANAJEMEN SUMBER DAYA 6Penyediaan Sumber Daya 6.1Sumber Daya Manusia

UmumKemampuan, Kesadaran, dan Pelatihan

6.26.2.16.2.2

Prasarana 6.3Lingkungan Kerja 6.4

REALISASI PRODUK (JASA LAYANAN MUTU PENDIDIKAN)

7

Perencanaan Realisasi Produk 7.1Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan

Penentuan Persyaratan yang Berkaitan dengan ProdukTinjauan Persyaratan yang Berkaitan dengan ProdukKomunikasi dengan Pelanggan

7.27.2.1

7.2.2

7.2.3Disain dan Pengembangan

Perencanaan Disain dan PengembanganInput Disain dan PengembanganOutput Disain dan Pengembangan

7.37.3.17.3.27.3.3

PERSYARATAN-PERSYARATAN KLAUSULTinjauan Disain dan Pengembangan

Verifikasi disain dan Pengembangan

Validasi Disain dan Pengembangan

Pengendalian Perubahan Disain dan Pengembangan

7.3.47.3.57.3.67.3.7

Pembelian Proses PembelianInformasi PembelianVerifikasi Produk (barang maupun jasa) yang Dibeli

7.47.4.17.4.27.4.3


Penyediaan Produksi dan Jasa

Pengendalian Penyediaan Produk (barang) dan Jasa

Validasi Proses untuk Penyediaan Produk dan Jasa

Identifikasi dan Mampu Telusur

Kepemilikan Pelanggan

Pengawetan Produk

7.5

7.5.1

7.5.2

7.5.3

7.5.4

7.5.5Pengendalian Peralatan Monitoring dan Pengukuran

7.6

PENGUKURAN, ANALISA, DAN PERBAIKAN 8Umum 8.1Monitoring dan Penngukuran

Kepuasan Pelanggan

Internal Audit

Monitoring dan Pengukuran Proses

Monitoring dan Pengukuran Produk

8.2

8.2.1

8.2.2

8.2.3

8.2.4Pengendalian Produk Tidak Sesuai 8.3Analisa Data 8.4Perbaikan

Perbaikan Berkelanjutan

Tindakan Koreksi

Tindakan Pencegahan

8.5

8.5.1

8.5.2

8.5.3

Apabila SMM ISO 9001:2008 ini diterapkan pada sekolah Anda secara benar dan konsisten, maka dapat dipastikan terjadi magic pada sekolah Anda yaitu adanya peningkatan kinerja dan kepuasan pelanggan (staff, siswa, guru, kepala sekolah, penjaga sekolah, wali murid, serta masyarakat sekitar). Sekolah harus memahami bahwa dalam proses meraih SMM ISO mengutamakan pengendalian proses sejak awal, sehingga seluruh proses kerja menjadi titik-titik kritis dan penting yang menentukan keberhasilan sekolah Anda dalam meningkatkan dan menumbuhkan mutu layanan


pendidikan dan mutu proses untuk menghasilkan cita-cita dan tujuan mewah sekolah Anda.

MANFAAT PENERAPAN SMM ISO 9001:2008 Jika sekolah Anda yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 secara konsisten dan berkelanjutan, maka sekolah Anda sudah dipastikan mendapatkan nilai tambah yang sangat besar.

Manfaat eksternal pada sekolah Anda yang fokus pada penerapan SMM ISO 9001:2008 adalah

Ø Meningkatkan hubungan dengan positif dengan peserta didik.

Ø Meningkatkan hubungan dengan pelanggan (kepuasan pelanggan).

Ø Lebih kompetitif dibandingkan dengan sekolah lain atas produk yang sama.

Ø Peningkatan kepuasan pelanggan.

Ø Perbaikan dalam penanganan komplain dan keluhan pelanggan.

Manfaat Internal (lebih banyak dibanding manfaat eksternal) di sekolah Anda adalah:

Ø Penurunan kerja ulang.

Ø Penurunan dalam biaya jangka panjang.

Ø Perbaikan dalam pengedalian dan pengukuran proses.

Ø Perbaikan moral dan respon dari staff.

Ø Perbaikan tanggung jawab individu, bagian, dan sistem manajemen.

Ø Perbaikan kejelasan wewenang dan tanggung jawab.

Ø Peningkatan efisiensi penggunaan sumber daya.

Sistem manajemen sekolah Anda menjadi lebih baik dan berkembang, mengapa demikian? Karena sekolah Anda memiliki:

1. Pedoman Mutu

PM (Pedoman Mutu) sebagai alat “Promosi Sekolah” yang berisikan tentang “Profil Sekolah” dan penjelasan tentang operasional penerapan SMM ISO 9001:2008.


2. Kebijakan Mutu

KM (Kbijakan Mutu) sebagai pedoman arah kebijakan jangka panjang sekolah Anda dalam hal perbaikan mutu sekolah secara berkelanjutan.

3. Sasaran Mutu

SM (Sasaran Mutu) yang dimaksud dalam ISO adalah seperangkat pedoman organisasi yang digunakan untuk meraih target-target jangka pendek dan peningkatan sekolah.

4. Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja

PM/PK (Prosedur Mutu/Prosedur Kerja) adalah seperangkat pedoman mutu dalam melaksanakan tugas-tugasnya di sekolah Anda menjadi terprosedur baku yang dipergunakan oleh seluruh departemen/devisi di sekolah Anda.

5. Job Deskripsi atau Tugas dan Tanggung Jawab

JD (Job Description) adalah seperangkat pedoman standar pembagian tugas-tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tidak ada tumpang tindih kewenangan dalam menjalankan proses-proses di seluruh departemen/devisi di sekolah Anda.

6. Standar Internal

SI (Standar Internal) adalah seperangkat pedoman standar yang berisikan persyaratan-persyaratan input yang akan menentukan output, sehingga dijadikan standar dalam peningkatan kinerja sekolah Anda.

7. Standardisasi Format, Pemakaian, dan Pengendalian Arsip

SF (Standardisasi Format) adalah seperangkat kumpulan rekaman penting (file, CD, Buku, Format, Dokumen) sehingga benar-benar memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip yang tersimpan. Mengapa harus pengelolaan arsip wajib baik untuk sekolah Anda? Jawabnya adalah kerena pengelolaan arsip yang baik mudah dilihat dan gampang diambil dan mudah dikembalikan pada


tempatnya merupakan wujud kinerja dan menunjukkan tingkat profesionalisme di sekolah Anda.

METODE LAYANAN SETTING SMM ISO 9001:2008 Metode layanan Pembinaan Konsultan Manajemen SMM ISO9001:2008 terbagi menjadi 8 (delapan) tahapan program penting, dengan steps sebagai berikut:

STEP 1 PELATIHAN PEMAHAMAN PENERAPAN SMM ISO 9001:2008

Kegiatan ini dilaksanakan untuk memberikan pemahaman SMM ISO 9001:2008 kepada seluruh personal kunci dari masing-masing kegiatan atau bagian.

Adapun rencana program pada Step 1 ini adalah sebagai berikut:

- Pelatihan Pemahaman SMM ISO 9001:2008 kepada seluruh personal kunci di sekolah Anda dalam perencanaan penerapan dan pemeliharaannya.

PELATIHAN:

STEP 1

PEMAHAMAN PENERAPAN SMM ISO9001:2008

Tujuan:

Memberikan pemahaman umum dan teknis kepada peserta mengenai peran sekolah Anda dalam meningkatkan kinerjanya dan memfokuskan pada kepuasan pelanggan dengan menggunakan SMM ISO 9001:2008.

Topik:

1. Quality Awareness

2. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

3. Penerapan Sistem Manajemen Mutu

4. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

Waktu: 3 hari


STEP 2 PERENCANAAN PENERAPAN ISO 9001:2008

Pada langkah ke 2 ini, memberikan panduan, bimbingan, dan petunjuk kepada TIM ISO di sekolah Anda dalam merancang tata waktu penerapan SMM ISO 9001:2008 serta penyiapan rancang bangun dokumentasi dan penanggungjawab pengembangan SMM ISO 9001:2008.

Adapun target dari program ini adalah:

1. Terwujudnya rencana waktu penerapan SMM ISO 9001:2008 di sekolah Anda.

2. Terwujudnya rancang bangun dokumentasi SMM ISO 9001:2008 dan matriks pertanggungjawaban SMM ISO 9001:2008.

STEP 3 PENGEMBANGAN DOKUMEN SMM ISO9001:2008

Pada langkah ke 3 ini, konsultan memberikan pembinaan terhadap Tim Sukses ISO di sekolah Anda untuk membuat sistem dokumentasi yang disesuaikan klausul standar ISO9001:2008 yang terdiri dari: Kebijakan Mutu, Tujuan Mutu, Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, dan Dokumen Pendukung Lainnya (dokumen terkait).

Adapun target yang akan dicapai pada langkah ke 3 ini sebagai berikut:

1. Memperbaiki, membangun dan mengembangkan sistem dokumen yang sesuai dengan proses kegiatan di sekolah Anda untuk memenuhi standar SMM ISO 9001:2008.

2. Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu yang telah dirancang oleh Tim Sukses dapat diterapkan secara efektif di sekolah Anda.

3. Meninjau ulang (review) seluruh prosedur yang pernah dibuat.


STEP 4 PENGEMBANGAN, PENYELARASAN DAN BIMBINGAN PENERAPAN SMM ISO 9001:2008

Pada langkah ke 4 ini konsultan memberikan bimbingan dan motivasi atas pentingnya kepada semua warga sekolah bahwa Sistem Manajemen Mutu yang telah dibuat dan disepakati oleh sekolah Anda merupakan kunci untuk menerapkan SMM ISO 9001:2008, serta untuk menjaga konsistensi terhadap mutu yang dihasilkan.

Adapun target yang akan diraih pada sesi ini adalah:

1. Memastikan bahwa seluruh persyaratan dalam SMM ISO 9001:2008 telah dipenuhi dalam bentuk dokumen oleh tim sukses di sekolah Anda.

2. Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu yang di bangun oleh Tim Sukses sekolah Anda sudah dimengerti, dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh semua personel kunci yang terkait.

STEP 5 PELATIHAN DAN PRAKTEK AUDIT MUTU INTERNAL

Pada langkah ke 5 ini, konsultan bersama dengan Tim Sukses akan benar-benar memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu telah diterapkan oleh sekolah Anda dan telah memenuhi Standar SMM ISO 90012008.

Adapun target yang akan diraih pada step 5 adalah:


1. Pelatihan Audit Mutu Internal (Internal Quality Audit Training) di sekolah Anda yang bertujuan untuk menyiapkan personel sekolah Anda yang dipilih untuk menjadi Auditor Mutu Internal.

2. Sebagai bukti bahwa Audit Mutu Internal telah dilaksanakan di sekolah Anda, yang merupakan salah satu syarat yang wajib dipenuhi.

3. Sekolah Anda melakukan perbaikan maupun modifikasi prosedur jika dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan SMM Standar ISO 9001:2008.

PELATIHAN

AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

Tujuan:

Training yang dilakukan di sekolah Anda pada sesi ini adalah akan memberikan pemahaman tentang prinsip dan teknik yang fokus pada Audit yang benar-benar efektif melalui workshop, studi kasus, diskusi, dan praktikal Audit.

Topik :

1. Prinsip-prinsip Audit Mutu Internal.

2. Studi kasus dan ujian.

3. Tanggung jawab dan wewenang auditor.

4. Praktek Audit internal.

5. Proses audit dan pelaporan.

Waktu : 3 hari


STEP 6 PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJEMEN

Pada langkah ke 6 ini Prima Edukasi Konsultan akan memberikan pendampingan dan memandu proses tinjuan manajemen untuk melihat aktifitas penerapan SMM ISO 9001:2008 di sekolah Anda.

Aktivitaspadakegiatan iniharusmencapai target-target sebagaiberikut:

1. Pelaksanaan tinjuan manajemen pada seluruh divisi/bidang area oprasional di sekolah Anda, guna memastikan efektivitas penerapan SMM ISO 9001:2008

2. Meninjau kembali pada seluruh temuan Audit, feedback pelanggan, kinerja proses sekolah.

3. Menjadikan hasil dari Tinjuan Manajemen sebagai input atau masukan yang sangat berarti bagi rencana kemajuan sekolah Anda.

STEP 7 PEMERIKSAAN KESIAPAN PENERAPAN SMM ISO 9001:2008 DAN PERSIAPAN PRE-AUDIT (PRE ASSESSMENT)

Pada langkah yang ke 7 ini pihak dari konsultan akan memeriksa secara komprehensif terkait dengan segala persiapan untuk penerapan SMM ISO 9001:2008.

Targetaktifitaspadalangkahke7iniadalah:

1. Pelaksanaan Audit pada seluruh waka di sekolah Anda oleh konsultan yang bertujuan untuk memastikan kesiapan penerapan SMM ISO 9001:2008.

2. Melakukan review pada seluruh hasil temuan Audit.

3. Melakukan tindakan koreksi/perbaikan atas seluruh temuan pada dokumen maupun penerapan SMM yang belum memenuhi standar ISO 9001:2008 di sekolah Anda.


STEP 8 PERBAIKAN HASIL PER-AUDIT DAN PERSIAPAN FINAL AUDIT OLEH LEMBAGA EKSTERNAL AUDIT

Pada langkah yang ke 8 ini adalah yang sangat penting dimana sekolah Anda bersama-sama dengan konsultan melakukan perbaikan hasil temuan ketidaksesuaian dari hasil pre-audit (Pre-Assessment) oleh Lembaga Sertifikasi Internasional. Setelah semua atas ketidaksesuaian tersebut diperbaiki dan dikirim ke Lembaga Sertifikasi Internasional, selanjutnya Lembaga Sertifikasi akan segara melakukan Final Audit (Final Assessment) sebagai syarat Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 di sekolah Anda.


ALUR PROSES SETTING SMM ISO 9001:2008

Pelatihan ISO 9001

Penerapan ISO 9001

Pelatihan Audit Internal

Apakah sesuai dengan ISO 9001

Pengajuan ke Lembaga Sertifikasi

Apakah cukup berdasarkan ISO 9001?

Apakah sesuai dengan ISO 9001?

Pemberian SertifikatISO 9001:2008

Audit Kecukupan

Audit Kesesuaian

Pengembangan Dokumen ISO 9001 (Konsultasi sampai peroses mendapatkan Sertifikat ISO)

Perbaikan

Perbaikan

Perbaikan Perbaikan

Tidak

Tidak

Tidak Tidak

Major Minor

Audit UlangSebagian

Kunjungan lanjutan

Ya

Ya


WAKTU & BIAYA1. Target perencanaan waktu untuk menyelesaikan program Penerapan

dan perolehan sertifikat ISO 9001:2008 di sekolah Anda selama 6-7 bulan (sesuai dengan 8 tahapan program yang direncanakan) dengan konsultan yang berpengalaman.

2. Program setting SMM di sekolah Anda direncanakan dimulai pada bulan Maret s/d bulan Septembar berdasarkan rencana jadwal kunjungan sebagai berikut:

NO PROGRAM ISO9001

KUNJUNGAN JUMLAH HARI KERJAI II III IV V VI VII

1. Pelatihan Pemahaman SMM ISO 9001:2008

3

2. Perencanaan Penerapan SMM ISO9001:2008

1

3. Pengembangan Dokumen SMM ISO9001:2008

10

4. Pengembangan Penyelarasan dan Bimbingan Penerapan SMM ISO9001:2008

10

5. Pelatihan dan Praktek Audit Mutu Internal

3

6. Pemeriksaan Persiapan Penerapan SMM ISO9001:2008 dan Persiapan Pre-Assessment

3

7. Pre-Assessment -


8. Perbaikan Hasil Pre-Assessment dan Persiapan Final Assessment

2

9. Final Assessment -TOTAL HARI KONSULTAN 32

Catatan:

- Rincian Jadwal Kunjungan akan ditentukan dengan bersama oleh semu pihak di sekolah Anda.

- Jaringan internet bisa dipergunakan untuk efektifitas dan percepatan konsultasi.

Rincian Biaya Program Setting SMM ISO 9001:2008 adalah sebagaiberikut:

NO SERVISE COST1. Layanan konsultasi selama 6-7 bulan (setara

dengan 32 hari kerja atau 224 jam kerja dengan konsultan) di sekolah Anda, mulai dari:

Biaya konsultan diselesaikan secara internal sekolah

2. • Pelatihan pemahaman ISO 9001:2008 dan materi pelatihan (termasuk sertifikat peserta)

3. • Sosialisasi ISO 9001:2008 dan materi sosialisasi

4. • Perencanaan dan pengebangan seluruh dokumen untuk implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO (pembinaan selama 6-7 bulan)

5. • Pelatihan dan praktek audit Mutu Internal dan Materi Pelatihan Audit (termasuk sertifikat peserta)

6. • Pemeriksaan peserta menghadapi badan sertifikasi

7. • Perbaikan hasil sertifikasi sampai mendapat sertifikasi ISO 9001:2008


Catatan:

- Biaya konsultan diselesaikan secara internal dengan sekolah Anda, tidak termasuk biaya Lembaga Sertifikasi SMM ISO 9001:2008.

- Akomudasi penginapan selama setting SMM ISO 9001 menjadi tanggung jawab sekolah Anda. (Jika sekolah Anda berada di luar Daerah jangkauan konsultan)

- Pajak dibebankan pada sekolah Anda.

- Jika sekolah Anda menginginkan sampai pada Audit Eksternal atau Final Essessment oleh Lembaga Audit ISO internasional total biaya dibicara secara interen dengan sekolah Anda.

- Sistem pembayaran secara bertahap sehingga meringankan sekolah Anda dengan rincian sebagai berikut:

Tahap Besaran Dibayarkan I 50% Pada saat kontrak kerjasama

ditandatanganiII 25% Bulan ke III

III 25% Bulan ke VTOTAL 100%

- Apabila sekolah Anda menghendaki, maka sistem pembiayaan ini dapat diubah sesuai dengan keinginan sekolah Anda.

BEBERAPA KEUNTUNGAN MEMAKAI JASA PRIMA EDUCATION QUALITY MANAGEMENT CONSULTANTA. Kami Prima Edukasi Manajemen Mutu Konsultan tidak sekedar

menyesuaikan sistem manajemen sekolah dengan standar Internasional ISO 9001:2008, tetapi kami juga akan menyempurnakan Sistem Manajemennya.

B. Kami fokus pada nilai tambah sekolah Anda khususnya pada Sistem Manajemen Mutu yang benar-benar untuk Manajemen Mutu Pendidikan di sekolah Anda.


C. Kami berniat untuk memotong tingkat kemahalan biaya penerapan SMM ISO 9001:2008 yang dilakukan oleh konsultan non-pendidikan (Perusahaan).

D. Kami fokus pada manajemen mutu pendidikan bukan manajemen mutu perusahaan yang dipaksakan untuk sekolah.

E. Kami memiliki network dan hubungan yang baik dengan lembaga Sertifikasi cabang Jakarta dan Surabaya, sehingga sekolah Anda memiliki banyak pilihan untuk Lembaga Sertifikasi ISO 9001:2008

Semoga Bermanfaat

Take action now!!!!

MILLSTONE IMPLEMENTATIONS QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

SD/MI, SMP/MTS, SMA/MA/SMK2011/2012

NO ACTIONS 1 2 3 4 5 61 Start Up/Persiapan

a. Pembentukan TIM ISOb. Kick off / Opening Meeting

2. Pelatihana. Pemahaman Standar ISO 9001:2008b. Dokumen dan Penerapan Sistem ISOc. Management Workshop

3. Pemetaan Proses Usahaa. Tinjauan Sistem Saat inib. Identifikasi Dokukemen dan Rencana

Kerja4. Pengembangan Sistem dan Dokumentasi

a. Penetapan Kebijakkan dan Sasaran Mutu

b. Perancangan dan Pengembangan Sistem serta Dokumentasinya

c. Tinjauan dan Perbaikan dokumen

MILESTONE ISO 9001:2008

BAB

4


5. Implementasi Sistema. Rancangan dan Sosialisasib. Pengawasan Implementasi Sistemc. Pelatihan Internal Auditd. Tindak Lanjut Audit Mutu Internal

6. Pre-Assessmenta. Audit Pre-Assessment oleh Auditorb. Tindak lanjut hasil Pre Assesment

7. Sertifikasi- Tindak Lanjut Hasil audit Sertifikasi

Note:

1) Millstone implementation Quality Management System has been being started on November right now.

2) Millstone has been being planed on December and will have finished by the end of May

3) ISO Certificate will have been achieved by ... (Nama Sekolah) by the end of May

... (lokasi), ... (tanggal, bulan, tahun)

APPROVED BY

Head Master of ... (Nama Sekolah)

(Nama Kepala Sekoah)

Management Representative

... (Nama Sekolah)

Purwadi, M.Pd

CHECK LIST PROCEDURE DOCUMENT ISO 9001:2008

A. DAFTAR DOKUMEN ISO 9001:2008 VERSI 1

PROGRES PENYUSUNAN DOKUMEN / PROSEDUR

SMA ................................................

PER 20.....

NO PROSES NAMA DOKUMENPENANGGUNG

NOMORDOKUMEN

1

PENINGKATAN MUTU / ISO

1

Manual Mutu WMM MM-WMM-001

1. Kebijakan Mutu MM-001

2. Sasaran Mutu MM-002

3. Struktur Organisasi

MM-003

4. Diagram Rencana Mutu / Proses Bisnis

MM-004

5. Diagram Alir Interaksi Antar Proses

MM-005

6. Uraian Tugas MM-006

2 Pengendalian dokumen dan data

WMM PK-WMM- 001

1. Daftar Revisi Dokumen

FK-WMM-001

BAB

5


2. LembarPerubahan Dokumen

FK-WMM-002

3. Lembar Serah Terima Dokumen

FK-WMM-003

4. Daftar Dokumen Internal

FK-WMM-004

5. Daftar Dokumen Eksternal

FK-WMM-005

6. Format penarikan salinan dokumen

FK-WMM-006

3 Pengendalaian Catatan Mutu

WMM PK-WMM-002

1. Daftar Formulir FK-WMM-007

2. Daftar Catatan Mutu

FK-WMM-008

4 Audit Mutu Internal

WMM PK-WMM-003

1. Jadwal Kegiatan Audit Internal

FK-WMM-009

2. Laporan Hasil Audit

FK-WMM-010

3. Rekapitulasi Hasil Audit Internal

FK-WMM-011

4. check list audit internal

FK-WMM-012

5 Tinjauan Manajemen

WMM PK-WMM-004

1. Hasil Tinjauan Manajemen

FK-WMM-013

6 Tindakan Koreksi dan pencegahan

WMM P-WMM-005

1. Lembar Tindakan Koreksi dan Pencegahan

F-WMM-014

77Check List Procedure Document ISO 9001:2008

7 Analisa Data WMM PK-WMM-006

1. Laporan hasil analisa data

FK-WMM-015

2 HUMAS 8 Penerimaan Tamu Humas PK-HUM-001

format buku tamu satpam

FK-HUMAS-001

format kartu tamu FK-HUMAS-002

format buku tamu umum

FK-HUM-003

9 Kemitraan Humas PK-HUM-002

format pendataan calon mitra [Lembaga]

FK-HUM-004

format pendataan calon mitra [perorangan]

FK-HUM-005

sistematika proposal

FK-HUM-006

laporan hasil dan evaluasi kerja sama

FK-HUM-007

10 Publikasi Humas PR-HUM-003

sistematika rencana kerja marketing

FK-HUM-008

check list kegiatan marketing

FK-HUM-009

sistematika laporan dan evaluasi kegiatan marketing

FK-HUM-010

11 Penanganan Keluhan Pelanggan

Humas PR-HUM-004

formulir keluhan pelanggan

FK-HUM-011

buku catatan keluhan pelanggan

FK-HUM-012


form disposisi keluhan pelanggan

FK-HUM-013

form tindak lanjut keluhan pelanggan

FK-HUM-014

12 Kepuasan Pelanggan

Humas PR-HUM-005

angket kepuasan pelanggan

FK-HUM-015

analisa kepuasan pelanggan

FK-HUM-016

rekapitulasi hasil kepuasan pelanggan

FK-HUM-017

13 Alumni Humas PR-HUM-006

formulir database alumni

FK-HUM-018

form kartu alumni FK-HUM-019

formulir isian data persebaran alumni

FK-HUM-020

buku alumni FK-HUM-021

14 Perencanaan Program Sekolah

Humas PR-HUM-007

format usulan program sekolah

FK-HUM-022

format RAPBS FK-HUM-023

format monitor-ing pelaksanaan program

FK-HUM-024

sistematika lapo-ran pelaksanaan program

FK-HUM-025

15 PermintaanInfor-masi

PK-HUM-008

Format permintaan informasi

FK-HUM-026


Rekapitulasi per-mintaan informasi

FK-HUM-027

16 Rapat PK-HUM-009

rencana kegiatan rapat

FK-HUM-028

undangan rapat FK-HUM-029

Notulensi rapat FK-HUM-030

3 KURIKULUM 17 Perencanaan Pem-belajaran

Kurikulum PK-KUR-001

Format SK tim KTSP dan tim akademik

FK-KUR-001

format KTSP FK-KUR-002

format pembagian tugas mengajar

FK-KUR-003

format jadwal mengajar/piket

FK-KUR-004

format SK pemba-gian jam mengajar

FK-KUR-005

format review perangkat pembe-lajaran

FK-KUR-006

sistematika silabus FK-KUR-007

Sistematika RPP FK-KUR-008

sistematika pro-gram tahunan

FK-KUR-009

sistematika pro-gram semester

FK-KUR-010

Intruksi kerja per-angkat pembela-jaran

IK-KUR-001

18 Pelaksanaan Pem-belajaran

PK-KUR-002

check list kesiapan media

FK-KUR-011

format jurnal kegiatan pembela-jaran guru

FK-KUR-012


format jurnal kegiatan pembela-jaran kelas

FK-KUR-013

format lembar refleksi pembelaja-ran guru oleh siswa

FK-KUR-014

format rekapitulasi refleksi pembela-jaran

FK-KUR-015

format laporan hasil refleksi pem-belajaran

FK-KUR-016

19 Penilaian Pembe-lajaran

Kurikulum PK-KUR-003

format KKM mata pelajaran

FK-KUR-017

format lembar penilaian afektif

FK-KUR-018

format lembar penilaian praktik

FK-KUR-019

format kisi-kisi soal FK-KUR-020

format daftar nilai hasil evaluasi

FK-KUR-021

format analisa hasil evaluasi

FK-KUR-022

format remidi FK-KUR-023

format pengayaan FK-KUR-024

format rekapitulasi nilai hasil evaluasi

FK-KUR-025

4 SARPRAS 20 Pengadaan Barang dan Jasa

Sarana prasa-rana

PK-SAR-001

format panitia pengadaan barang dan jasa

FK-SAR-001

format SK panita pengadaan barang dan jasa

FK-SAR-002

format kebutuhan permintaan barang dan jasa tahunan

FK-SAR-003


format kebutuhan permintaan barang dan jasa insidentil

FK-SAR-004

format rekapitulasi permintaan barang dan jasa tahunan

FK-SAR-005

format rekapitulasi permintaan barang dan jasa insidentil

FK-SAR-006

Instruksi kerja pengadaan barang dan jasa

IK-SAR-001

21 Evaluasi penyedia Barang dan jasa

Sarana prasa-rana

PK-SAR-002

daftar supplier FK-SAR-007

format evaluasi suplier

FK-SAR-008

format hasil evalu-asi suplier

FK-SAR-009

22 Pengelolaan Labo-ratorium

Sarana prasa-rana

PK-SAR-003

jadwal penggu-naan lab

FK-SAR-010

Format penggu-naan lab

FK-SAR-011

format jurnal peng-gunaan lab

FK-SAR-012

format daftar in-ventaris alat lab

FK-SAR-013

format jadwal pe-rawatan peralatan lab

FK-SAR-014

format blanko peminjaman alat/bahan lab

FK-SAR-015

Instruksi kerja bahan kimia

IK-SAR-002

instruksi kerja lemari asam

IK-SAR-003


23 Pengadaan alat & bahan laborato-rium

Sarana prasa-rana

PK-SAR-004

format kebutuhan alat & bahan labo-ratorium

FK-SAR-016

format tanda terima penyerahan

FK-SAR-017

format rekapitulasi permintaan alat & bahan Lab untuk guru

FK-SAR-018

format rekapitulasi permintaan alat & bahan Lab untuk siswa

FK-SAR-019

format ucapan tanda terima kasih

FK-SAR-020

24 Pengadaan bahan pustaka

Sarana prasa-rana

PK-SAR-005

format kebutuhan bahan pustaka

FK-SAR-021

tanda terima pe-nyerahan form

FK-SAR-022

format rekapitulasi permintaan bahan pustaka guru

FK-SAR-023

format rekapitulasi permintaan bahan pustaka siswa

FK-SAR-024

format ucapan tanda terima kasih

FK-SAR-025

25 Pengelolaan Per-pustakaam

Sarana prasa-rana

PK-SAR-006

format buku kun-jungan

FK-SAR-026

format kartu per-pustakaan

FK-SAR-027

format buku peminjaman dan pengembalian

FK-SAR-028


format buku denda FK-SAR-029

Instruksi kerja inventarisasi bahan pustaka

IK-SAR-004

5 KESISWAAN 26 PPDB Kesiswaan PK-SIS-001

format SK panitia PPDB

FK-SIS-001

format pedoman teknis PPDB

FK-SIS-002

format jabaran tugas panitia PPDB

FK-SIS-003

format sosialisasi PPDB

FK-SIS-004

Jadwal kegiaatan PPDB

FK-SIS-005

format MOU FK-SIS-006

format pengambi-lan formulir

FK-SIS-007-a

format formulir pendaftaran

FK-SIS-007-b

Format daftar peserta pendaf-taran

FK-SIS-007-c

format check list persiapan

FK-SIS-008

Format peserta didik yang diterima

FK-SIS-009

27 MOS Kesiswaan PK-SIS-002

format SK panitia MO

FK-SIS-010a

format daftar ma-teri dan penyampai materi

FK-SIS-010b

format jadwal MOS FK-SIS-010c

format daftar peserta MOS

FK-SIS-010d

format check list kesiapan

FK-SIS-011


daftar hadir peserta MOS

FK-SIS-012

format sistematika laporan

FK-SIS-013

28 Kegiatan Ke-siswaan

Kesiswaan PK-SIS-003

draft pembina OSIS dan pembina ekstra

FK-SIS-014

SK pembina OSIS dan pembina ekstra

FK-SIS-015

format program kerja dan anggaran kerja

FK-SIS-016

format jadwal kegiatan

FK-SIS-017

format jurnal keg-iatan kesiswaan

FK-SIS-018

format laporan kegiatan kesiswaan

FK-SIS-019

29 Peningkatan Prestasi Siswa

Kesiswaan PK-SIS-004

format sistematika program peningka-tan prestasi siswa

FK-SIS-020

format SK pem-bimbing prestasi siswa

FK-SIS-021

format peserta pembimbingan pengembangan prestasi siswa

FK-SIS-022

format jadwal pembimbingan pengembangan prestasi siswa

FK-SIS-023


format jurnal pembimbingan pengembangan prestasi siswa

FK-SIS-024

format daftar peserta mengikuti lomba

FK-SIS-025

format sistematika laporan pengem-bangan prestasi siswa

FK-SIS-026

30 Beasiswa Miskin Kesiswaan PK-SIS-005

format tim penge-lola beasiswa

FK-SIS-027

Format SK tim pe-ngelola beasiswa

FK-SIS-028

format berkas pe-ngajuan beasiswa

FK-SIS-029

format siswa yang berhak menerima beasiswa miskin

FK-SIS-030

format siswa yang menerima beasi-sawa

FK-SIS-031

format laporan penerimaan bea-siswa miskin

FK-SIS-032

31 Upacara Kesiswaan PK-SIS-006

format SK pelatih upacara

FK-SIS-033

format jadwal pembina dan petu-gas upacara

FK-SIS-034

32 KetertibanSiswa Kesiswaan PK-SIS-007

format tata tertib dan pelanggaran siswa

FK-SIS-035

daftar hadir sosia-lisasi

FK-SIS-036


format surat per-nyataan orang tua siswa

FK-SIS-037

format temuan pelanggaran

FK-SIS-038

format buku pelanggaran

FK-SIS-039

format surat pang-gilan siswa

FK-SIS-040

6 KETATA USA-HAAN

33 Surat masuk TUS PK-TUS-001

lembar disposisi FK-TUS-001

format tanda terima distribusi surat

FK-TUS-002

34 Surat Keluar TUS PK-TUS-002

lembar disposisi FK-TUS-001

35 Penerimaan Pegawai

TUS PK-TUS-003

format analisa ke-butuhan pegawai

Fk-TUS-003

rekapitulasi pendaftar pegawai

FK-TUS-004

draft SK pegawai FK-TUS-005

36 IzincutiPegawai TUS PK-TUS-4

Format permoho-nan cuti

FK-TUS-006

format surat cuti pegawai

FK-TUS-007

37 Penilaian pegawai TUS PK-TUS-005

format penilaian DP3

FK-TUS-008

38 Pengembangan Staf

TUS PK-TUS-006


format peta kom-petensi

FK-TUS-009

lembar usulan pengembangan staf

FK-TUS-010

rekapitulasi usulan pengembangan staf

FK-TUS-011

lembar pengesa-han pengemba-ngan staf

FK-TUS-012

39 Penerimaan Dana TUS PK-TUS-007

format kartu pem-bayaran

FK-TUS-013

format buku penerimaan

FK-TUS-014

40 Pengeluaran keuangan

TUS PK-TUS-008

Format pencairan dana

FK-TUS-015

41 Kebersihan TUS PK-TUS-009

format jadwal kebersihan

FK-TUS-016

format log peme-riksaaan kebersi-han

Fk-TUS-017

7 BP/BK 42 Keluar kelas BP/BK PK-BP-001

format surat izin keluar kelas

FK-BP-001

format buku izin keluar kelas

FK-BP-002

43 Izin pulang BP/BK PK-BP-002

format surat izin pulang

FK-BP-004

format buku izin pulang

FK-BP-005


44 Pelayanan BK BP/BK PK-BP-003

format buku kasus/anecdot

FK-BP-006

format buku pelanggaran tatatertib siswa

FK-BP-007

format catatan konseling

FK-BP-008

format sosiometri FK-BP-009

format tes IQ FK-BP-010

format buku tamu dan pengaduan

FK-BP-011

format alat ungkap masalah

FK-BP-012

format home visit FK-BP-013

format pelaksa-naan analisa data hasil himpunan data

FK-BP-014

format surat pe-manggilan

FK-BP-015

format check list layanan BK

FK-BP-016

Penjelasan :

0 = Dokumen/Prosedur belum dibuat

1 = Dokumen/Prosedur sudah dibuat, belum direview

2 = Dokumen/Prosedur sudah direview, masih perlu perbaikan

3 = Dokumen/Prosedur sudah selesai dan siap untuk disahkan

4 = Dokumen/Prosedur sudah disahkan dan siap didistribusikan


B. DAFTAR DOKUMEN ISO 9001:2008 VERSI KE 2

DAFTAR DOKUMEN MR (MANAGEMENT REPRESENTATIVE)

SD/MI, SMP/MTS, SMA/MA/SMK

A. POS : Prosedur Oprasional Standar & Formulir1. Analisa Data2. Internal Audit3. Pengendalian Produk Tidak Sesuai4. Pengendalian Catatan Mutu5. Pengendalian Dokumen6. Tindakan Koreksi dan Pencegahan7. Tinjauan Manajemen

B. Manual Mutu MAN Nglawak Kertosono1. BAB I UMUM2. BAB II KEBIJAKAN, SASARAN MUTU & PROSES MANAJEMEN

PENDIDIKAN3. BAB III ADMINISTRASI DOKUMEN4. BAB IV SISTEM MANAJEMEN MUTU5. BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN6. BAB VI MANAJEMEN SUMBER DAYA7. BAB VII REALISASI PRODUK8. BAB VIII PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN

C. Formulir Penunjang MR1. Daftar Induk Dukumen2. Daftar Distribusi Dokumen3. Perubahan Dokumen4. Daftar Riwayat Perubahan Dokumen5. Daftar Induk Catatan Mutu6. Agenda Manajemen Review7. Program Audit8. Daftar Temuan Audit


9. Checklist Audit10. Pelaksanaan Audit Mutu Internal11. Kesanggupan di Audit Mutu Internal12. Tindakan Korektif dan Pencegahan13. Hasil AMI14. Notulen15. Buku Komplain Pelanggan


DAFTAR DOKUMEN KURIKULUM


A. Pos Kurikulum MAN Nglawak Kertosono1. POS KBM (KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR)2. POS UJIAN SEMESTER3. POS UJIAN SEKOLAH4. POS UJIAN NASIONAL5. POS KBM UNGGULAN6. POS KBM CAMBRIDGE7. POS UJIAN TENGAH SEMESTER8. POS PERENCANAAN TRY OUT

B. Formulir Penunjang Kurikulum1. Konsep Silabus KTSP 2. Silabus 3. SK KKM 4. Program Tahunan 5. SK Kenaikan Kelas dan Penjurusan 6. Daftar Tanggal dan Hari Efektif 7. Rekapitulasi Program Semester 8. Program Kektuntasan Minimal 9. Lesson Plan (RPP) 10. Kisi-kisi Penyusunan Soal 11. Kartu Soal12. Analisis Prosentase13. Buku Pantau Sasaran Mutu Kurikulum14. DHS untuk Guru15. DKN untuk Guru16. DKN Akhir Semester17. Jurnal Kelas18. Kalender Pendidikan19. Leger Raport20. Buku Pantau Sasaran Mutu Kurikulum


21. Raport Agaman22. Cambridge Raport23. Formulir Daftar Siswa Naik Bersyarat24. Formulir Surat Pernyataan Naik Bersyarat25. Analisis Guru26. Format Jadwal27. Supervisi28. Tim pengembang KTSP29. Daftar induk catatan mutu kurikulum30. Format Absen31. Penjurusan Kelas32. SK Tim Penjamin Mutu33. Surat pernyataan orang tua remidial34. Tim kerja KTSP35. Tim Penjamin mutu


DAFTAR DOKUMEN KESISWAAN


A. Prosedur Operasional Standar Kesiswaan1. POS KESIAP SIAGAAN2. POS PPDB (PENERIAMAAN PESERTA DIDIK BARU)3. POS EKSTRA KULIKULER

B. Formulir Penunjang Kesiswaan

1. Data Calan Siswa Baru

2. Surat Ijin Masuk atau Meninggalkan Kelas

3. Penggumuman Hasil Seleksi Siswa Baru

4. Rekap Poin

5. Daftar Hadir Kegiatan Ekstrakurikuler

6. Rekapitulasi Kehadiran Ekstrakurikuler

7. Buku Pantau Sasaran Mutu Kesiswaan

8. Bulu komplain Pelanggan

9. Data Pembinaan Siswa

10. Formulir Pelanggaran Tata Tertib

11. Tata Tertib

12. Tindak Lanjut

13. Rekap Pelanggaran Lain-lain

14. Rekap Pelanggaran Keterlambatan

15. Cover Daftar Ulang

16. Kata Pengantar

17. Tatib Siswa

18. Tatib Membawa HP

19. Surat Penyataan & Tanda Bukti Pembayaran


DAFTAR DOKUMEN SARPRAS


A. Prosedur Operasional Standar Sarpras

1. POS PERAWATAN LINGKUNGAN

2. POS SELEKSI DAN EVALUASI SUPLIER

3. POS PENGADAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BARANG

4. POS PEMINJAMAN GEDUNG DAN PERAWATAN

B. Formulir Penunjang

1. Buku Pantau Sasaran Mutu Prasaranan

2. Buku Komplain Pelanggan

3. Notulen

4. Daftar Inventaris Barang

5. Buku Pantau Kebersihan

6. Lembar Pantau Peralatan Dalam Ruangan

7. Formulir Pengajuan Pembelian Barang

8. Daftar Pembelian Barang

9. Daftar Penerimaan, Penyimpanan, dan Distribusi Barang

10. Daftar Persediaan Barang

11. Daftar Peminjaman Barang

12. Daftar Riwayat Perbaikan

13. Daftar Pengajuan Penghapusan Barang

14. Berita Acara Penghapusan Barang

15. Berita Acara Penerimaan Barang

16. Daftar Hadir Petugas Kebersihan

17. Jadwal Pantau Kesiapan Ruang Auditorium

18. Daftar Pantau Kesiapan Ruang Auditorium

19. Daftar Pelaksanaan Back Up dan Store Data

20. Jadwal Pemeriksaan Peralatan

21. Catatan Suplier Terpilih


DAFTAR DOKUMEN HUMAS


A. Prosedur Operasional Standar & Formulir

1. POS PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN

2. POS KEGIATAN SEKOLAH

3. POS PENERIAMAAN TAMU

4. POS PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN


1. Materi Ujian

2. Blanko Nilai Praktek Agama

3. DKN Ujian Praktek Agama

4. Daftar Hadir Peserta Ujian Agama

5. DKN Ujian Akhir

6. Raport Agama

7. Journal Membaca Al-Qur’an

8. Buku Pantau Sasaran Mutu Kurikulum

9. Draf Kurikulum PAI Man Nglawak Kertosono


DAFTAR DOKUMEN CAMBRIDGE


A. Prosedur Operasional Standar

1. POS SERTIFIKASI CAMBRIDGE

B. Formulir Pendukung

1. Daftar Nilai Koreksi

2. Nilai Perumusan CP 1

3. Surat Pernyataan

4. Daftar Hadir Siswa 1

5. Daftar Hadir Tutor

6. Nilai Perumusan 2

7. Daftar Hadir Siswa 2

8. Daftar Hadir Tutor 2

9. Daftar Hadir Panitia

10. Daftar Hadir Pengawas

11. Format Pengambilan Sertifikat

12. Format Pendaftaran

13. Buku Pantau Sasaran Mutu Kepala Program

14. Daftar Hadir Pembinaan Awal

15. Format Kepanitiaan

16. Daftar Hadir Rapat Panitia

17. Daftar Hadir Rapat Pengawas

18. Biodata Peserta

19. Jadwal online Training

20. Buku Pantau Sasaran Mutu Kurikulum


DAFTAR DOKUMEN KORMA


A. Prosedur Operasional Kordinator Mata Pelajaran (Korma)

B. FormatDafatarCatatanMutu

NO JUDUL CATATAN MUTU

PERANGKAT MENGAJAR1 Kalender Akademik2 Jadwal Mengajar3 Program Tahunan (Prota)4 Program Semester (Promes)5 Rencana Pekan Efektif (RPE)6 Silabus7 Rencana Pelaksanaan Pelajaran (RPP)8 Jurnal Mengajar9 Daftar Hadir Peserta didik

10 Daftar Hasil Belajar Peserta didik11 Program Perbaikan dan Pengayaan12 Kriteria Ketuntasan Minimal (KKM)13 Daftar Buku Pegangan Tenaga Pendidik


DAFTAR DOKUMEN SBI


A. Prosedur Operasional Standar SBI

1. POS RINTISAN MADRASAH BERSTANDAR INTERNASIONAL

DAFTAR DOKUMEN BK (BIMBINGAN KONSELING)


A. Prosedur Operasional Standar BK & Formulir

1. POS INSTRUMENTAL HIMPUNAN DATA SISWA

2. POS LAYANAN BK

3. POS BEASISWA BKM


1. Formulir studi kasus

2. Kartu bimbingan

3. Surat pengantar bimbingan

4. Surat pengantar & izin bimbingan

5. Surat pangilan wali murid/orang tua

6. Data pribadi siswa

7. Laporan kunjangan rumah

8. Surat keterangan prestasi

9. Penelusuran lulusan

10. Surat pernyataan pelanggaran

11. Surat pernyataan pengunduran diri

12. Buku pantau saran mutu bimbingan


DAFTAR DOKUMEN LABORATORIUM


A. Prosedur Oprasional Standar Laboratorium1. POS LABORATORIUM BAHASA2. POS PEMAKAIAN TI3. POS LABORATORIUM MIPA4. POS SELEKSI DAN EVALUASI SUPLIER

B. Formulir Pendukung1. Jadwal Penggunaan Lab.2. Daftar Penggunaan Lab. IPA3. Daftar Kebutuhan4. Daftar Permintaan Barang5. Buku Penerimaan Barang6. Daftar Iventaris7. Jadwal Perawatan8. Blanko Peminjaman9. Blanko STOK10. Buku Pantau Sasaran Mutu Lab.11. Buku Saran & Keluhan Lab.12. Daftar Penghapusan Barang13. Surat Pesanan Barang14. Berita Acara pemeriksaan Barang15. Format Penilaian Kinerja Rekanan16. Laporan Evaluasi Rekanan17. Daftar Rekanan18. Seleksi Suplier19. Laporan Pembuatan Barang Jadi & Pembelian Barang Inventaris20. Laporan Perubahan Inventaris21. Laporan Barang Inventaris Yang Rusak22. Pesanan Barang23. Permintaan Penawaran Barang24. Pemijaman Barang25. Perbaikan & Perawatan26. Pantauan Ketercapaian Sasaran Mutu


DAFTAR DOKUMEN PERPUSTAKAAN


A. Prosedur Oprasional Standar Perpustakaan


1. Buku Pantau Sasaran Mutu Perpustakaan

2. Formulir Pengadaan Buku Perpustakaan

3. Daftar Nama Peminjam Buku Paket

4. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan

5. Laporan Transaksi Peminjaman

6. Data Buku

7. Buku Induk

8. Buku Pengunjung

9. Buku Peminjaman

10. Buku Pengunaan Komputer

11. Buku Denda

12. Pengajuan Pengadaan Buku

13. Kartu pesanan

14. Penambahan koleksi

15. Buku Induk Perpustakaan

16. Registrasi Majalah Harian

17. Registrasi Majalah Bulanan

18. Kartu Pinjaman

19. Slip Buku Pinjaman

20. Statistik Harian

21. Daftar Peminjman Buku Paket

22. Statistik Peminjaman

23. Statistik Pengunjung

24. Daftar Pengunjung Harian

25. Tanda Bebas

26. Permintaan Kartu


27. Penerimaan Barang

28. Registrasi Majalah Mingguan

29. Laporan Keadaan Buku & Bahan Lainya

30. Laporan Mebeler

31. Laporan Buku Yang Dipinjam

32. Laporan Peminjaman Buku

33. Laporan Keuangan

34. Laporan Pengunjung Perpustakaan

35. Laporan Perpustakaan


DAFTAR DOKUMEN TATA USAHA


A. Prosedur Oprasional Standar Tata Usaha

1. POS Administrasi Kepegawaiana. Absensi pegawaib. DP-3c. Rekomendasi hasil seleksid. Rekapitulasi data guru

2. Pos Administrasi Kesiswaan

a. Daftar nama perserta didik

b. Rekapitusasi absensi perserta didik

c. Rekapitulasi jumlah perserta siswa

d. Mutusi perserta didik

e. Hasil tes siswa mutusi

3. Pos Administrasi Persuratan

a. Surat masuk

b. Surat keluar

c. Buku ekspedisi

d. disposisi


1. Buku Pantau Sasaran Mutu Tata Usaha

2. Form Agenda Surat Keluar

3. Form Dispensasi

4. Lampiran Kebersihan Kelas

5. Lampiran Struktur Organisasi Sekolah

6. Lampiran Surat Pernyataan Kursus

7. Lapiran Surat Tugas Pelatihan


DAFTAR DOKUMEN TATA USAHA KHUSUS BENDAHARA


A. Prosedur Oprasional Standar Tata Usaha Bagian Bendahara

1. POS TATA USAHAN BAGIAN BENDAHARA SEKOLAH (DIPA & PENGELUARAN)


1. Buku Pantau Sasaran Mutu Keuangan

2. Daftar Penerimaan Gaji Man Nglawak Kertosono

3. Slip Gaji PNS Man Nglawak

4. Daftar Pengambilan Gaji Pegawai

5. Buku Catatan Harian

6. Buku Catatan SPP


DAFTAR DOKUMEN UKS


A. Prosedur Oprasional Standar Uks & Formilir

1. Pos Pembinaan Lingkungan Sekolah Sehat

Formulir UKS POS 1

a. Checklist kebersihan sekolah

b. Checklist kebersihan pemeriksaan 3 M

c. Checklist kebersihan kerja bakti

d. Checklist kebersihan kamar mandi

e. Daftar identifikasi sarana lingkungan sehat

2. Pos Kegiatan Pendidikan Kesehatan

Formulir UKS POS 2

a. Daftar guru pembina UKS

b. Identifikasi KKR

c. Daftar kader UKS

3. Pos Kegiatan Pelayanan Kesehatan

Formulir UKS POS 3

a. Data dasar status kesehatan individu

b. Kartu diagnosa

c. Register pemeriksaan kesehatan

d. Daftar kunjungan UKS


DAFTAR DOKUMEN WALI KELAS


A. Prosedur Oprasional Standar Wali Kelas

B. Formulir wali kelas

1. SK

2. Perencaan Pembinaan dan Pembimbingan Siswa

3. Catatan Pembinaan

4. Surat Tugas

5. Catatan Masalah

6. Surat Panggilan Orangtua/wali

7. Dafta Hadir

8. Catatan Perkembangan Peserta Didik

9. Surat Pengunduran Diri


DAFTAR DOKUMEN UNIT PENJAMIN MUTU


A. Pos Pengembangan SDM

B. Formulir UPM (Unit Penjamin Mutu)

1. Job description

2. Job specification

3. Kuisioner untuk wali murid

4. Kuisioner kepuasan pelanggan

5. Pengaduan pelanggan

6. Evaluasi kinerja guru

7. Program survei kepuasan pelanggan

8. Rencana tindakan hasil survei kepuasan pelanggan

9. Sasaran mutu unit penjamin mutu

10. Buku pantau sasaran mutu unit penjamin mutu

11. Notulen

12. Buku komplain pelanggan

13. Daftar pengesahan kuisioner

14. Daftar induk catatan mutu

15. Format indentifikasi pengajuan kebutuhan pelatihan

16. Format jadwal pelatihan


DAFTAR DOKUMEN BIMBEL


A. Pos Bimbingan Belajar

B. Format Bimbel

1. Jadwal bimbingan masuk PTN

2. Jadwal bimbingan malam

KETENTUAN MUTU SCURITY


A. Ketentuan Mutu Scurity

B. Format Scurity

1. Penerimaan tamu

2. Cleaning service

CHECK LIST ASSESSMENT FOR EDUCATION USE ISO 9001:2008

No Assessment Check List Assessment Result

Requirements Yes No Remarks 1 QUALITY SYSTEM (Mutu system)

1.1 Sudahkah sekolah mengidentifikasi mutu lu-lusan siswa untuk mengetahui kebutuhan dan memberikan keterangan/fakta/bukti ke-sesuaian syarat/keperluan serta pelaksanaan yang efektif terhadap mutu lulusan?

1.2 Sudahkah sekolah melakukan kontrol terhadap beberapa catatan-catatan berikut ini:• Catatan–catatan dari pendidikan,

pengalaman, training/pelatihan, dan kecakapan dari (guru/staff/karyawan/kepsek ...).

• Hasil rapat tinjauan manajemen dari hasil kuisioner tingkat kepuasan layanan pendidikan (mutu jasa pelayanan pendidikan Jasa) dan kemudian ditindak-lanjuti.

• Catatan-catatan mutu dari sasaran mutu dan pengembangan sekolah di periksa dan kemudian ditindak-lanjuti

• Catatan-catatan mutu dari hasil rapat tinjauan mutu/evaluasi dari pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid)/supplier dan kemudian ditindak-lanjuti

BAB

6


• Identifikasi unik dan pengukuran dari jasa pelayanan sekolah jika diminta untuk diperiksa.

• Alat pengukuran dan hasil pengukuran.• Wewenang dan tanggung jawab dari tiap-

tiap sub bidang pendidikan.1.3 Apakah ada catatan bukti-bukti dari pelaksanaan

untuk diikuti dan dipakai.• Hak milik pelanggan (guru, staff, karyawan,

siswa, wali murid) yang hilang, rusak atau tidak layak pakai dilaporkan ke pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid).

• Catatan-catan proses pengesahan.• Dasar dari pengukuran tidak lepas dari

mampu telusur standar nasional atau internasional.

• Pengambilan hasil perbaikan dan melakukan pencegahan.

2 MANAGEMEN RESPONSIBILITY (Tanggung jawab manajemen)2.1 Apakah ada pembuktian komitmen oleh Top

Manajemen (Kepsek) terhadap peningkatan kualitas manajemen mutu?

2.2 Kebijakan Mutu (Quality Management)• Sudahkan Top Manajemen (Kepala

sekolah) menentukan kebijakan mutu dan meyakinkan bahwa sasaran mutu telah ditetapkan?

• Apakah kebijakan mutu sesuai dengan tu-juan sekolah?

• Apakah kebijakan mutu dikomunikasikan dan dipahami di seluruh sub bidang di sekolah (waka kurikulum, kesiswaan, sar-pras dll ...)?

2.3 Perencanaanan Mutu (Quality Management System)Apakah keluaran dari perencanaan mutu / sasa-ran mutu didokumentasikan di sekolah?

2.4 Tanggung Jawab & Wewenang (Responsibility and Authority)

111Check List Assessment for Education ISO 9001:2008

2.4.1 Sudahkah sekolah menetapkan tanggung dan kewenangannya untuk memudahkan dan efektif terhadap mutu pelayanan pendidikan di sekolah.

2.4.2 Sudahkah sekolah menyiapkan bagan-bagan atau struktur sekolah serta diagram alur untuk memahami berbagai hubungannya?

2.4.3 Sudahkah tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan kepada semua personel yang terlibat dalam pelaksanaan sasaran mutu?

3 SUMBER DAYA MANUSIA (Human Resources)3.1 Apakah personel yang melakukan/ bertanggung

jawab terhadap tugas mutu pelayanan di sekolah memiliki dasar kompetensi sebagai berikut: • Latar belakang pendidikan yang mendukung• Terlatih • Memiliki kemampuan di bidangnya• Berpengalaman

3.2 Apakah sekolah yang dipimpin oleh Top Management sudah meyakinkan bahwa semua tenaga pendidik, staff, karyawan ... memahami akan akibat dan pentingnya aktifitas-aktifitas mereka dan bagaimana konstribusi meraka untuk mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan?

3.3 Apakah catatan-catatan mutu yang ada dalam hal pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman dirawat?

4 WORK ENVIRONMENT (Lingkungan Kerja)Apakah sekolah menerapkan suatu peraturan terhadap keselamatan dan kenyamanan pelayanan pendidikan yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan kualitas pelayanan pendidikan? Keselamtan kerja dan kenyamanan pembelajaran


• Sekolah memiliki laboratorium dan dilengkapi dengan alat keselamantan:- Fisika- Kimia- Biologi- Bahasa

• Kelengkapan media pembelajaran:- LCD- Komputer/Laptop- Printer- Peralatan dan bahan laboratorium- Sound system- White Board- Spidol- CD/DVD Pembelajaran- Penghapus

• Penataan di sekolah- Ruang laboratorium dilengkapi

dengan lemari asam- Tempat Ibadah- Ruang Keksek- Ruang Guru- Ruang TAUS- UKS- OSIS- SARPRAS- Sarana prasarana olah raga- Penyediaan Air Bersih- Taman sekolah- Kerindangan halaman- Penempatan tempat sampah

5 INFRASTRUCTURE (Sarana Prasarana)Apakah sekolah sudah menentukan, menye-diakan, dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyarataran mutu jasa pelayanan pendidikan jasa disekolah?

6 CUSTOMER COMMUNICATION (Komunikasi antar pelanggan (guru,staff,karyawan,siswa,walimurid)


6.1 Apakah sekolah sudah melakukan peninjauan terhadap persyaratan dari pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) dan persyaratan yang lain yang telah ditetapkan oleh sekolah (sebelumnya) sebagai bentuk komitmen siswa baru/wali murid / supplier kepada (calon) pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid)?

6.2 Apakah lembaga sudah menyusun sasaran mutu komunikasi terhadap pengenalan/pelaksanaan dan implementasi terhadap sistem mutu pelayanan pendidikan di sekolah?• Sudahkah umpan balik dan komplain

pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) diselesaikan dengan tuntas?

7 PRODUCT DESIGN (Desain Jasa Pendidikan)7.1 Apakah sekolah melakukan perencanaanan

dan kontrol terhadap desain/sasaran mutu dan pengembangan terhadap hasil layanan pendidikan?

7.2 Apakah desain/perencanaanan dan pengembangan yang disahkan memperkuat bahwa hasil pelayanan jasa pendidikan di sekolah mampu memenuhi persyaratan yang telah ditentukan dan memenuhi persyaratan input dari pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid)?

7.3 Apakah hasil dari catatan-catatan mutu yang telah disahkan dan konsekuensinya ditindak-lanjuti?

8 PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru)8.1 Apakah sekolah melakukan evaluasi dan

seleksi terhadap PPDB (Penerimaan peserta didik baru), barang, dan Jasa berdasarkan atas kemampuan sesuai dengan persyaratan sekolah yang ditetapkan?

8.2 Sudahkah sekolah mengidentifikasi/mema-hami dan melaksanakan aktifitas-aktifitas penting untuk pengujian calon peserta didik, barang dan Jasa?


8.3 Apakah hasil dari catatan-catatan mutu terhadap hasil evaluasi dan sasaran mutu ke depan ditindak-lanjuti?

9 PURCHASING (Pembelian)9.1 Apakah sekolah melakukan evaluasi dan seleksi

supplier berdasarkan atas k e m a m p u a n n y a dalam supply barang sesuai dengan permintaan/persyaratan?

9.2 Sudahkah sekolah mengidentifikasi dan melaksanakan kegiatan penting dalam verifikasi terhadap pembelian barang?

9.3 Apakah hasil dari evaluasi dan rencana tindak lanjut di dokumentasikan?

10 PRODUCTION AND SERVICE OPERASION (Penyedian Mutu jasa pelayanan pendidikan & Jasa)

10.1 Apakah sekolah melaksanakan kontrol terhadap jasa pelayanan pendidikan sebagai berikut:• Ketersediaan informasi yang dibutuhkan

untuk mendokumentasikan kualitas pelayanan pendidikan di sekolah

• Ketersediaan dan pengunaan alat ukur dan pemantauan untuk PPDB

10.2 Sudahkah sekolah mengidentifikasi hasil mutu jasa pelayanan pendidikan dan proses layanan yang disyaratkan disahkan/resmikan?

10.3 Apakah sekolah mengidentifikasi dengan alat/cara yang tepat pada mutu jasa pelayanan pendidikan dan pelaksanaan pelayanan?

10.4 Apakah metode dan kontrol yang sudah ditetapkan oleh sekolah menjamin kesesuaian/terpeliharanya terhadap mutu jasa pelayanan pendidikan dengan persyaratan pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) selama proses pendidikan di sekolah (internal)?

11 CALIBRATION (Pengukuran)11.1 Dimana monitoring dan alat pengukuran

digunakan:


Pengujian sistem pelayanan mutu pendidikan yang dilakukukan secara periodik atau dengan alat yang digunakan sebelumnya memiliki kemampuan standar internasional atau national. Apakah alat ukur pengujian di dokumentasikan?

12 PRESERVATION OF PRODUCT (Pemeliharaan jasa pelayanan)12.1 Apakah metode dan sistem kontrol pelayanan

mutu pendidikan yang ditetapkan oleh sekolah mampu memelihara kesesuaian mutu jasa pelayanan pendidikan dengan persyaratan/prasyarat pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) selama proses diklat internal dan ketepatan pelayanan jasa?

12.2 Apakah metode dan alat kontrol meliputi:• Ketentuan mutu jasa pelayanan pendidikan?• Perawatan mutu jasa pelayanan pendidikan?• Penyimpanan?• Perlindungan terhadap mutu jasa

pelayanan pendidikan?

13 MEASUREMENT & ANALYSIS (Pengukuran dan Analisa)13.1 Apakah monitor dan pengukuran oleh sekolah

mampu mengukur karakteristik mutu jasa pelayanan pendidikan dengan kesesuaiannya dengan persyaratan pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) yang telah ditetapkan?

13.2 Sudahkah sekolah menyelenggarakan kontrol karakteristik khusus terhadap mutu jasa pelayanan pendidikan pada prosesnya? Jika memang sudah, apakah sudah dilakukan secara konsisten?

13.3 Sudahkah sekolah meyakinkan bahwa mutu jasa pelayanan pendidikan yang tidak sesuai/layak dengan prasyarat sudah ditinjau/identifikasi dan dilkukan pengontrolan pencegahan?

13.4 Apakah sekolah melakukan langkah-langkah sebagai berikut terhadap mutu jasa pelayanan pendidikan yang tidak sesuai dengan persyaratan pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid):


• Melakukan tindakan pencegahan untuk menghapus terjadinya/deteksi ketidaksesuaian mutu jasa pelayanan?

• Menunjuk personel yang berwenang atau meneriman dengan konsesus oleh personel yang berwenang, kecuali disetujui oleh pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) .

• Dengan melakukan tindakan menghindari dan disesuaikan dengan aslinya sesuai dengan persyaratan pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid).

13.5 Apakah catatan-catatan mutu terhadap hal-hal ketidaksesuaian dan langkah-langkah serta konsesi (kelonggaran) yang telah dilakukan di dokumentasikan / dirawat.

Isilah Check List ini dengan kondisi sekolah yang sebenar-benarnya


ASSESSMENT CHECK LIST FOR EDUCATIONAND THE ANALYSIS

No Assessment Check List Assessment Result TheCorrectiveAction

shallbeDoneiftheResult is “NO”Requirements Yes No Remarks

1 QUALITY SYSTEM (Mutu system)

1.1 Sudahkah sekolah meng-identifikasi mutu lulusan siswa untuk mengetahui kebutuhan dan memberikan keterangan/fakta/bukti kesesuaian syarat/keperluan serta pelaksanaan yang efektif terhadap mutu lulusan?

No Lengkapi seluruh dokumen speksifikasi mutu jasa pelayanan pendidikan atau Catatan-catatan mutu tentang mutu jasa pelayanan pendidikan atau lakukan pengujian mutu jasa pelayanan pendidikan pada audit internal dan eksternal untuk mengetahui mutu jasa pelayanan pendidikan di sekolah

1.2 Sudahkah sekolah melakukan kontrol terhadap beberapa catatan-catan berikut ini:

• Catatan–catatan dari pendidikan, pengalaman, training/pelatihan, dan kecakapan dari (guru/staff/karyawan/kepsek ...)

No Lengkapi foto copy ijazah pendidikan atau sertifikat-sertifikat pelatihan seluruh karyawan

• Hasil rapat tinjauan manajemen dari hasil kuisioner tingkat kepuasan layanan pendidikan (mutu jasa pelayanan pendidikan Jasa) dan kemudian ditindak-lanjuti

No Lengkapi hasil rekaman / catatan peninjauan; pengujian mutu jasa pelayanan pendidikan (Contoh Form ....., Insepksi mutu jasa pelayanan pendidikan data tersebut).


• Catatan-catatan mutu dari sasaran mutu dan pengembangan sekolah di periksa dan kemudian ditindak lanjuti

No Buatlah sasaran mutu sekolah 2 s/d 4 tahun mendatang dan ditindak lanjuti

• Catatan-catatan mutu dari hasil rapat tinjauan mutu/evaluasi dari pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid)/suppliers dan kemudian ditindak lanjuti

No Lakukan kuisioner dari siswa dan wali murid

• Identifikasi unik dan pengukuran dari jasa pelayanan sekolah jika diminta untuk diperiksa

No Catat tgl/bln/thn ketika formulir kerja mutu jasa pelayanan pendidikan dikirim ke pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid), data tersebut. Simpan dalam ordner

• Alat pengukuran dan hasil pengukuran

No Buat / lengkapi / Sim-pan kuisioner Kalibrasi sebagai dasar untuk melakukan tinjauan manajemen dan audit internal / eksternal dalam Ordner/Map Kalibrasi

• Wewenang dan tanggung jawab dari tiap-tiap sub bidang pendidikan

No Lengkapi petugas yang melakukan peninjauan/pengecekan mutu jasa pelayanan pendidikan

1.3 Apakah ada catatan bukti-bukti dari pelaksanaan untuk diikuti dan dipakai


• Hak milik pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) yang hilang, rusak atau tidak layak pakai dilaporkan ke pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid)

No (Jika ada) simpan seluruh dokumen merknya pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid)

• Catatan-catatan proses pengesahan

No Simpan rekaman / catatan peninjauan mutu jasa pelayanan pendidikan

• Dasar dari pengukuran tidak lepas dari mampu telusur standar nasional atau internasional

No Simpan rekaman / catatan kalibrasi eskternal

No Jika ada (terutama komplain dari pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) simpan rekaman / catatan dalam ordner

2 MANAGEMEN RESPONSIBILITY (Tanggung jawab manajemen)

2.1 Apakah ada pembuktian komitmen oleh Top Manaje-men (Kepsek) terhadap peningkatan kualitas manaje-men mutu?

No Buatkan pernyataan tertulis Top Management tentang tekad mutu jasa pelayanan pendidikan dan adakan sosialisasi/pertemuan dengan seluruh sub bidang pendidikan secara berkala (Lihat contoh .....


2.2 Kebijakkan Mutu (Quality Management)

• Sudahkan Top Manajemen (Kepala sekolah) menentukan kebijakan mutu dan meyakinkan bahwa sasaran mutu telah ditetapkan?

No Tetapkan kebijakan mutu sekolah terutama dalam hal mutu jasa pelayanan pendidikan dan pelayanan kepada pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid). Kemudian ada-kan sosialisasi/perte-muan dengan seluruh sub bidang pendidikan secara berkala untuk meningkatkan pelaya-nan kepada pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) (Lihat contoh .......)

• Apakah kebijakan mutu sesuai dengan tujuan sekolah?

No

• Apakah kebijakan mutu dikomunikasikan dan dipahami di seluruh sub bidang di sekolah (waka kurikulum, kesiswaan, sarpras ...)?

No

2.3 Perencanaanan Mutu (Quality Management System)

Apakah keluaran dari peren-canaan mutu / sasaran mutu didokumentasikan di sekolah?

No Buatkan Sasaran mutu dalam mencapai mutu jasa pelayanan pendi-dikan yang ditetapkan (Lihat contoh .....)

2.4 Tanggung Jawab & Wewenang (Responsibility and Authority)

2.4.1 Sudahkah sekolah menetap-kan tanggung dan kewena-ngannya untuk memudahkan dan efektif terhadap mutu pelayanan pendidikan di sekolah

No Buatkan Uraian Tugas, Tanggung jawab danWewenang masing-masing bagian di Sekolah (Lihat Contoh ....) yang disahkan oleh PimpinanSekolah dan lakukan soialisasi ke seluruh sub bidang pendidikan.

2.4.2 Sudahkah sekolah me-nyiapkan bagan-bagan atau struktur sekolah serta diag-ram alur untuk memahami berbagai hubungannya?

No Tetapkan Struktur Sekolah yang disahkan oleh Top Management kemudian informasikan keseluruh sub bidang pendidikan (Lihat Con-toh Struktur Sekolah)


2.4.3 Sudahkah tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan kepada semua personel yang terlibat dalam pelaksanaan sasaran mutu?

No Lihat Corrective action butir 24.1

3 SUMBER DAYA MANUSIA (Human Resources)

3.1 Apakah personel yang melakukan/ bertanggung jawab terhadap tugas mutu pelayanan di sekolah memili-ki dasar kompetensi sebagai berikut:

• Latar belakang pendidi-kan yang mendukung

No Tetapkan petugas sesuai dengan jenis pendidikan

• Terlatih No Tetapkan petugas terkait titik kritis di Bagian Mutu jasa pelayanan pendidikan dan Peninjauan/Penge-cekan sesuai dengan pelatihan yang pernah diikuti & pengalaman yang dimiiki (Lihat Contoh)

• Memiliki kemampuan di bidangnya

No

• Berpengalaman No

3.2 Apakah sekolah yang dipim-pin oleh Top Management sudah meyakinkan bahwa semua tenaga pendidik, staff, karyawan ... memahami akan akibat dan pentingnya aktifitas-aktifitas mereka dan bagaimana konstribusi mere-ka untuk mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan?

No Lakukan pertemuan secara berkala untuk membahas mutu jasa pelayanan pendidikan sekolah dan beri ke-sempatan untuk meny-ampaikan ide-ide dari sub bidang pendidikan


3.3 Apakah catatan-catatan mutu yang ada dalam hal pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman dirawat?

No Simpan rekaman / catatan / catatan mutu Corrective action butir 3.1 dan 3.2 dalam ord-ner/map tertentu

4 WORK ENVIRONMENT (Lingkungan Kerja)

Apakah sekolah menerapkan suatu peraturan terhadap ke-selamatan dan kenyamanan pelayanan pendidikan yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap per-syaratan kualitas pelayanan pendidikan?

No Untuk beberapa sekolah membuat komponen dari bahan cair kimia, wajib melengkapi peralatan keamanan pelanggan

Keselamtan kerja dan kenya-manan pembelajaran

• Sekolah memiliki labo-ratorium dan dilengkapi dengan alat keselama-tan:FisikaKimiaBiologiBahasa

• Kelengkapan media pembelajaran:LCDKomputer/LaptopPrinterPeralatan dan bahan

laboratoriumSound systemWhite BoardSpidolCD/DVD Pembela-

jaranPenghapus


• Penataan di sekolahRuang laboratorium

dilengkapi dengan lemari asam

Tempat IbadahRuang Keksek

Ruang GuruRuang TAUSUKSOSISSARPRASSarana prasarana

olah ragaPenyediaan Air

BersihTaman sekolah

Kerindangan hala-man

Penempatan tempat sampah

5 INFRASTRUCTURE (Sarana Prasarana)

Apakah sekolah sudah menentukan, menyediakan, dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyarataran mutu jasa pelayanan pendidikan jasa di sekolah?

No Lengkapi Jadwal Perawatan dan Form Permintaan Perawatan (Lihat Contoh Form......... )

6 CUSTOMER COMMUNICATION (Komunikasi antar pelanggan (guru,staff,karyawan,siswa,walimurid,pemasok...)

6.1 Apakah sekolah sudah melakukan peninjauan terhadap persyaratan dari pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) dan persyaratan yang lain yang telah ditetapkan oleh sekolah (sebelumnya) sebagai bentuk komitmen siswa baru/wali murid / supplier kepada (calon) pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid)?

No Lakukan kajian terhadap persyaratan permintaan pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid), yaitu : waktu, jumlah yang diminta, mutu yang dipersyaratkan, kemampuan mutu jasa pelayanan pendidikansi dll. (Lihat contoh dokumen ......)


6.2 Apakah lembaga sudah menyusun sasaran mutu komunikasi terhadap pengenalan/pelaksanaan dan implementasi terhadap system mutu pelayanan pendidikan di sekolah?

• Sudahkah umpan balik dan komplain pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) diselesaikan dengan tuntas?

No Lakukan tindak lanjut penanganan keluhan dan komplain dari pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) dan tetapkan target waktu tindak lanjutnya (Lihat contoh dokumen ......)

7 PRODUCT DESIGN (Desain Jasa Pendidikan)

7.1 Apakah sekolah melakukan perencanaanan dan kontrol terhadap desain / sasaran mutu dan pengembangan terhadap hasil layanan pendidikan?

No Lakukan kajian terhadap persyaratan mutu jasa pelayanan pendidikan (dokumen spesifikasi, material yang digunakan, peralatan yang tersedia) dan lainnya

7.2 Apakah desain/perencanaanan dan pengembangan yang disahkan memperkuat bahwa hasil pelayanan jasa pendidikan di sekolah mampu memenuhi persyaratan yang telah ditentukan dan memenuhi persyaratan input dari pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid)?

No Lakukan kajian jika telah dibuat sasaran mutu jasa pelayanan pendidikan ke pihak ketiga untuk mengetahui mutu jasa pelayanan pendidikan

7.3 Apakah hasil dari catatan-catatan mutu yang telah disahkan dan konsekuensinya ditindak lanjuti?

No Lakukan kajian jika mutu jasa pelayanan pendidikan sudah memenuhi persyaratan terhadap material, peralatan ukur dan uji data tersebut.


8 PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru)

8.1 Apakah sekolah melakukan evaluasi dan seleksi terhadap PPDB (Penerimaan peserta didik baru), barang, dan Jasa berdasarkan atas kemampuan sesuai dengan persyaratan sekolah yang ditetapkan?

No Lakukan kajian terhadap kemampuan siswa baru/wali murid (supplier) melalui Form Daftar Siswa baru/wali murid (Lihat Contoh Form ......)

8.2 Sudahkah sekolah mengidentifikasi / memahami dan melaksanakan aktifitas-aktifitas penting untuk pengujian calon peserta didik, barang dan Jasa?

No Lakukan identifikasi terhadap kemampuan siswa baru/wali murid, Kompetensi, dan lain-lain.

8.3 Apakah hasil dari catatan-catatan mutu terhadap hasil evaluasi dan sasaran mutu ke depan ditindak lanjuti?

No Ambil tindakan jika siswa baru/wali murid sudah tidak memenuhi kemampuannya?

9 PURCHASING (Pembelian)

9.1 Apakah sekolah melakukan evaluasi dan seleksi supplier berdasarkan atas kemampuannya dalam supply barang sesuai dengan permintaan/persyaratan?

No Lakukan kajian terhadap kemampuan pemasok (supplier) melalui Form Daftar Pemasok (Lihat Contoh Form ......)

9.2 Sudahkah sekolah mengidentifikasi dan melaksanakan kegiatan penting dalam verifikasi terhadap pembelian barang?

No Lakukan identifikasi terhadap kemampuan pemasok pada Waktu, Mutu barang, dll.

9.3 Apakah hasil dari evaluasi dan rencana tindak lanjut didokumentasikan?

No Ambil tindakan jika pemasok sudah tidak memenuhi kemampuannya?

10 PRODUCTION AND SERVICE OPERATION (Penyedian Mutu jasa pelayanan pendidikan & Jasa)

10.1 Apakah sekolah melaksanakan kontrol terhadap jasa pelayanan pendidikan sebagai berikut:


• Ketersediaan informasi yang dibutuhkan untuk mendokumentasikan kualitas pelayanan pendidikan di sekolah

No Lakukan kajian terhadap persyaratan mutu dan spesifikasi mutu jasa pelayanan pendidikan

• Ketersediaan dan pengunaan alat ukur dan pemantauan untuk PPDB

No Tetapkan peralatan ukur dan uji yang akan digunakan untuk mengetahui mutu jasa pelayanan pendidikan yang akan dibuat (Lihat Contorh Form ......, Sasaran mutu Mutu)

10.2 Sudahkah sekolah mengidentifikasi hasil mutu jasa pelayanan pendidikan dan proses layanan yang disyaratkan disahkan/resmikan?

No Tetapkan kemampuan peralatan mutu jasa pelayanan pendidikan dan peralatan ukur dan uji untuk mengetahui mutu jasa pelayanan pendidikan (Lihat Contorh Form ......, Sasaran mutu Mutu).

10.3 Apakah sekolah mengidentifikasi dengan alat/cara yang tepat pada mutu jasa pelayanan pendidikan dan pelaksanaan pelayanan?

No Tetapkan cara untuk mengetahui setiap langkah proses dalam membuat mutu jasa pelayanan pendidikan berikut langkah untuk mengetahui mutu jasa pelayanan pendidikan serta tindak lanjut penangannya jika langkah tidak sesuai dengan target/sasaran yang ditetapkan. (Lihat Contorh Form ......, Sasaran mutu Mutu).

10.4 Apakah metode dan kontrol yang sudah ditetapkan oleh sekolah menjamin kesesuaian/terpeliharanya terhadap mutu jasa pelayanan pendidikan dengan persyaratan pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) selama proses pendidikan di sekolah (internal)?

No


11 CALIBRATION (Pengukuran)

11.1 Dimana monitoring dan alat pengukuran digunakan:

No Tetapkan peralatan ukur dan uji yang digunakan di titik kritis untuk mengetahui akurasi alat dengan mengkalibrasi ke Laboratorium Uji Kalibrasi Eksternal (Lihat Contoh Form ...... Daftar Alat Ukur dan Uji yang Dikalibrasi).

Pengujian sistem pelayanan mutu pendidikan yang dilakukukan secara periodik atau dengan alat yang digunakan sebelumnya memilki kemampuan standar internasional atau national. Apakah alat ukur pengujian didokumentasikan?

No

12 PRESERVATION OF PRODUCT/SERVISE (pemeliharaan jasa pelayanan)

12.1 Apakah metode dan sistem kontrol pelayanan mutu pendidikan yang ditetapkan oleh sekolah mampu memelihara kesesuaian mutu jasa pelayanan pendidikan dengan persyaratan/prasyarat pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) selama proses diklat internal dan ketepatan pelayanan jasa?

No Tetapkan cara untuk implementasi mutu jasa pelayanan pendidikan ke Agen/Pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) sesuai dengan kemampuan mutu jasa pelayanan pendidikansi serta mutu yang diminta oleh pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) (jika ada) atau jika tidak ada tetapkan sendiri mutu dan spesifikasi mutu jasa pelayanan pendidikan (Lihat Contoh Form ....... )

12.2 Apakah metode dan alat control meliputi:

No Tetapkan cara menyimpan dan implementasi mutu jasa pelayanan pendidikan (PDCA, 6 SIXMA, TQMS), cara mengemas mutu jasa pelayanan pendidikan dan cara penanganan mutu jasa pelayanan pendidikan (Lihat Contoh IK dan Form ...... )

Ketentuan mutu jasa pelayanan pendidikan?

Perawatan mutu jasa pelayanan pendidikan?

Penyimpanan?Perlindungan terhadap

mutu jasa pelayanan pendidikan?


13 MEASUREMENT & ANALYSIS (Pengukuran dan Analisa)

13.1 Apakah monitor dan mengukuran oleh sekolah mampu mengukur karakteristik mutu jasa pelayanan pendidikan dengan kesesuaiannya dengan persyaratan pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid) yang telah ditetapkan?

No Tetapkan cara untuk mengetahui karakteristik mutu jasa pelayanan pendidikan (Lihat Contoh Form ..... Sasaran mutu Mutu).

13.2 Sudahkah sekolah menye-lenggarakan kontrol karakte-ristik khusus terhadap mutu jasa pelayanan pendidikan pada prosesnya? Jika me-mang sudah, apakah sudah dilakukan secara konsisten?

No Harus dilakukan penin-jauan setiap langkah proses mutu jasa pelayanan pendidikans di bagian titik kritis dengan menggunakan cara tertentu sesuai dengan jenis mutu jasa pelayanan pendidikan yang dibuat. Harus dicatat setiap hasil peninjauan mutu jasa pelayanan pendidikan dalam oleh Petugas Peninjauan (Inspektor) Lihat Contoh Form...... yang terdokumen-tasi berikut alat ukur yang digunakan dan Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan yang dilakukan oleh Top Management Lihat Contoh IK ........ Tindakan Koreksi serta Tindakan Pencegahan. Harus dicatat setiap langkah tindakan ko-reksi dan pencegahan Lihat Contoh Form ......Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan.

13.3 Sudahkah sekolah meya-kinkan bahwa mutu jasa pelayanan pendidikan yang tidak sesuai/layak dengan prasyarat sudah ditinjau/identifikasi dan dilkukan pen-gontrolan pencegahan?

No

13.4 Apakah sekolah melakukan langkah-langkah sebagai berikut terhadap mutu jasa pelayanan pendidikan yang ti-dak sesuai dengan persyaratan pelanggan (guru, staff, kar-yawan, siswa, wali murid):

No

Melakukan tindakan pencegahan untuk menghapus terjadinya/deteksi ketidaksesuaian mutu jasa pelayanan?

No

Menunjuk personel yang berwenang atau menerima dengan konsesus oleh personel yang berwenang, kecuali disetujui oleh pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid)

No


Dengan melakukan tindakan menghindari dan disesuaikan dengan aslinya sesuai dengan persyaratan pelanggan (guru, staff, karyawan, siswa, wali murid)

No

13.5 Apakah catatan-catatan mutu terhadap hal-hal ketidaksesuaian dan langkah-langkah serta konsesi (kelonggaran) yang telah dilakukan di dokumentasi-kan/dirawat.

Catatan:

Top Manajemen : Kepala Sekolah

Produk : Jasa layanan mutu sekolah serta lulusan

Pelanggan : Semua warga sekolah (siswa, guru, staff...)

1. Tidak adanya ...

2. Kurang adanya ...

3. Penataan kelas/ruang yang ...

4. Dokumen sulit ditemukan ...

5. Lemahnya ...

6. Tidak tepat …

7. Sulit melakukan …

8. Rekaman sulit …

Take action now!!!!

PENGENALAN IWA-2 SEBAGAI PEDOMAN SMM PENDIDIKAN

IWA-2 adalah panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 bagi lembaga pendidikan. IWA adalah singkatan dari International Workshop Agreement. Panduan ini dipublikasikan oleh ISO (International Organization for Standardization) serta disusun melalui mekanisme workshop, dan bukan melalui proses komite. International Workshop Agreement disetujui melalui konsensus di antara para partisipan. Panduan ini ditinjau setiap 3 tahun untuk memastikan kesesuaiannya dengan standar sistem manajemen mutu yang berlaku. Berdasarkan hasil dari tinjauan, maka diputuskan apakah panduan ini akan direvisi atau ditarik.

International Workshop Agreement – 2 edisi pertama yaitu IWA-2: 2003 diterbitkan pada tahun 2003 dan disetujui pada workshop yang diadakan di Acapulco, Mexico, pada bulan Oktober 2002. Edisi kedua yaitu IWA-2: 2007 disetujui pada workshop yang diadakan di Busan, Korea pada bulan November 2006. Edisi yang kedua ini menggantikan edisi pertama (IWA-2: 2003). Edisi kedua dari IWA-2 ini disusun oleh para peserta workshop yang terdiri dari 47 ahli dibidang pendidikan dan penjaminan mutu di antaranya guru, kepala sekolah, dosen, auditor, konsultan mutu, profesor, praktisi, pengamat pendidikan dan konsultan pendidikan.

Hal ini memastikan bahwa IWA-2 dapat menjadi panduan yang cukup membumi bagi para praktisi pendidikan dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001. Satu hal penting yang harus diperhatikan

BAB

7


bahwa IWA-2 adalah sebagai panduan, dan bukanlah suatu persyaratan (requirements) sebagaimana ISO 9001. Jadi tidak boleh sebagai pengganti SMM ISO 9001 dan tidak dapat dijadikan acuan kontrak dalam peninjauan kesesuaian maupun untuk keperluan sertifikasi.

Meskipun SMM ISO 9001 berlaku generik, namun panduan ini dikeluarkan guna memudahkan lembaga pendidikan mulai dari level pendidikan dasar, menengah, atas, universitas hingga pendidikan jarak jauh serta e-learning, dalam menerapkan SMM ISO 9001 secara efektif.

Dengan mengimplementasikan IWA-2 diharapkan lembaga pendidikan memiliki efektifitas yang tinggi untuk dapat memenuhi persyaratan pelanggan, memperjelas implementasi SMM ISO 9001, mencapai pengembangan dan keberhasilan yang berkelanjutan.

Petunjuk penerapan IWA-2 dalam lembaga pendidikan memiliki klausul-klausul yang hampir sama dengan klausul-klausul dalam SMM ISO 9001. Namun demikian, beberapa klausul yang ada pada SMM ISO 9001 disesuaikan dengan kondisi yang ada pada lembaga pendidikan.

Prinsip-Prinsip Utama dalam IWA-2 Dikarenakan IWA-2 ini merupakan petunjuk penggunaan dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, maka prinsip-prinsip IWA-2 juga menggunakan 8 (delapan) prinsip yang ada pada SMM ISO 9001. Akan tetapi, karena kekhasan dari lembaga pendidikan, maka prinsip-prinsip yang ada pada SMM ISO 9001 tersebut ditambah lagi dengan 4 prinsip keberhasilan berkelanjutan khusus dalam IWA-2. Sehingga jumlah keseluruhan ada 12 prinsip manajemen mutu lembaga pendidikan.

Delapan prinsip manajemen mutu lembaga pendidikan dalam IWA-2 adalah sebagai berikut:

1. Process Approach (Pendekatan Proses)

Prinsip ini mengindikasikan bahwa IWA-2 merupakan petunjuk penggunaan yang menekankan pada proses yang dilaksanakan. Prinsip ini dilatarbelakangi oleh asumsi bahwa produk yang baik kemungkinan besar dihasilkan oleh proses yang baik pula. Oleh karena produk

133Pengenalan IWA-2 Sebagai Pedoman SMM Pendidikan

lembaga pendidikan merupakan produk yang sukar diukur secara singkat dan bukan produk yang langsung dapat dilihat hasilnya, maka penekanan pada proses merupakan hal yang sangat penting dalam lembaga pendidikan. Dalam kaitan dengan proses yang dilakukan, harus dirancang agar proses tersebut terkait dengan visi lembaga pendidikan. Pencapaian visi lembaga pendidikan merupakan keseluruhan proses yang harus dilakukan oleh keseluruhan komponen yang ada di lembaga pendidikan, baik itu komponen administratif, maupun akademik. Visi lembaga pendidikan harus mengandung unsur-unsur kompetensi hasil pembelajaran yang dilakukannya. Visi lembaga pendidikan juga harus mengadopsi berbagai kebutuhan dan harapan seluruh pemangku kepentingan terhadap kompetensi yang ingin dihasilkan oleh lembaga pendidikan. Dengan demikian, proses yang dilakukan oleh lembaga pendidikan adalah proses yang menuju ke arah pencapaian kompetensi dan juga proses yang mengarah kepada peningkatan pemenuhan kebutuhan dan harapan seluruh pemangku kepentingan.

2. Understanding Core Competence (Customer Focus / Kepuasan Pelanggan)

Prinsip ini merupakan penyesuaian dari prinsip fokus pada pelanggan di SMM ISO 9001. Adanya prinsip ini mengindikasikan bahwa sumber daya manusia (SDM) merupakan bagian yang sangat penting dalam lembaga pendidikan. Berbagai kegiatan pendidikan, merupakan kegiatan yang sangat erat kaitannya dengan budaya, keterampilan, penggunaan teknologi, penggunaan dan pemanfaatan keilmuan. Semua kegiatan tersebut merupakan kegiatan yang membutuhkan kompetensi pendidik dan kompetensi prasyarat bagi peserta didik. Tenaga pengajar yang memberikan pengajaran pada satu bidang studi, harus memiliki kompetensi di bidang tersebut. Itulah sebabnya kompetensi merupakan bagian penting dari lembaga pendidikan.

Dalam era dimana persaingan merupakan hal yang secara alami akan terjadi, maka lembaga pendidikan harus memiliki kemampuan untuk memberikan nilai tambah dan inovasi terhadap berbagai produknya. Nilai tambah tersebut akan sangat baik jika pada masing-masing lembaga


pendidikan memiliki jenis nilai tambah yang berbeda-beda. Perbedaan pada nilai tambah inilah yang kemudian akan menjadi daya saing pada lembaga pendidikan. Berbagai nilai tambah tersebut akan dapat dihasilkan jika kompetensi SDM yang ada di lembaga pendidikan dikembangkan dengan baik dan tepat.

3. Total Optimization (Systems Approach to Management / Pendekatan Sistem Manajemen)

Prinsip ini merupakan penyesuaian dari prinsip pendekatan proses pada manajemen dalam SMM ISO 9001. Dalam prinsip ini terkandung makna bahwa penerapan IWA-2 di lembaga pendidikan harus didasarkan pada proses yang opimal pada keseluruhan kegiatan.

Sebagaimana diketahui bahwa dalam lembaga pendidikan selalu ada dua kegiatan utama, yaitu kegiatan yang berkaitan dengan administratif dan kegiatan yang berkaitan dengan akademik. Optimalisasi proses harus dilakukan pada seluruh kegiatan baik pada kegiatan administratif maupun akademik. Optimalisasi pada kegiatan administratif utamanya dilakukan pada keseluruhan proses pelayanan, sedangkan optimalisasi pada kegiatan akademik utamanya dilakukan pada proses pembelajaran.

4. Visionary Leadership (Kepemimpinan yang bervisi)

Prinsip ini adalah penyesuaian dari prinsip kepemimpinan pada ISO 9001. Dalam organisasi apapun kepemimpinan selalu menjadi penentu utama perkembangan dan kemajuan organisasi, termasuk lembaga pendidikan. Tugas utama pemimpin adalah memahami arah dan tujuan organisasi. Sebagai nahkoda utama lembaga pendidikan, pemimpin akan mementukan arah dan tujuan yang akan di tempuh. Disinilah akan ditentukan tingkat kevisioneran seorang pemimpin.

Lembaga pendidikan akan disegani dan diakui dunia, jika dari lembaga pendidikan tersebut lahir lulusan-lulusan yang berkualitas yang mampu memenuhi kebutuhan zaman, melahirkan budaya tinggi, dan mampu memenuhi kebutuhan pembangunan suatu negara. Dalam iklim dengan perubahan yang sangat cepat tersebut kesinambungan


organisasi dan implementasi IWA-2 di lembaga pendidikan akan sangat tergantung kepada visi lembaga pendidikan. Visi lembaga pendidikan sangat dipengaruhi oleh kepemimpinan lembaga pendidikan itu sendiri, oleh karena itulah kepemimpinan yang visioner menjadi prinsip dalam implementasi IWA-2.

Pencapaian visi lembaga pendidikan tidak dapat dilakukan jika tidak dioperasionalkan dalam bentuk yang lebih teknis. Itulah sebabnya lembaga pendidikan harus mendorong diimplementasikannya tahapan-tahapan pencapaian visi lembaga pendidikan melalui berbagai kebijakan, dan kemudian merumuskannya kedalam tahapan-tahapan operasional, mulai dari rencana jangka pendek sampai dengan rencana jangka panjang.

5. Factual Approach (Pendekatan yang Nyata)

Prinsip ini merupakan penyesuaian dari prinsip pendekatan pada fakta untuk mengambil keputusan pada SMM ISO 9001. Prinsip ini mengindikasikan bahwa implementasi IWA-2 di lembaga pendidikan harus didasarkan pada data. Kondisi ini kemudian akan menuntut adanya berbagai proses pencarian data. Proses pencarian data tersebut dilakukan dengan melalui proses pengukuran atau penilaian. Dari hasil pengukuran dan penilaian tersebut kemudian dilakukan analisis data. Analisis data menggunakan kombinasi tinjauan antara informasi yang didapat dan kebijakan yang diterapkan. Metode yang digunakan merupakan metode logis dan dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. Dari hasil analisis inilah data dan fakta yang terjadi kemudian dipakai pijakan dalam proses pengambilan keputusan.

Adanya prinsip ini akan menghindarkan berbagai proses pengambilan keputusan yang didasarkan pada unsur-unsur suka tidak suka, atau pengambilan keputusan yang tidak logis. Dalam prinsip pendekatan berdasarkan fakta ini, berbagai tindak perbaikan dapat dilakukan dengan tepat dan efisien, dan yang lebih penting, fakta-fakta yang ada dan analisis yang dilakukan terhadap berbagai fakta tersebut merupakan pijakan kuat untuk melaksanakan pengembangan lembaga pendidikan.


6. Collaboration with Partners (kerjasama dengan patner)

Prinsip ini merupakan penyesuaian dari prinsip hubungan saling menguntungkan dengan pemasok pada SMM ISO 9001. Pada prinsip ini terkandung makna jika sebuah organisasi memiliki hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok maka organisasi tersebut akan dapat menghasilkan produk yang berkualitas sesuai dengan persyaratan yang ditentukan. Demikian pula pada lembaga pendidikan yang memiliki berbagai partner (istilah yang lebih tepat untuk menyebut pemasok pada institusi pendidikan). Partner-partner lembaga pendidikan tersebut harus berkolaborasi dengan lembaga pendidikan.

Lembaga pendidikan merupakan organisasi yang paling kompleks berkaitan dengan partner. Kompleksitas hubungan antara lembaga pendidikan dengan partner tersebut dikarenakan karakteristik lembaga pendidikan yang bertujuan menghasilkan SDM yang berkualitas. Berkualitas dalam artian memiliki kompetensi-kompetensi sebagaimana yang dipersyaratkan di atas. Memproduksi kompetensi adalah menghasilkan sesuatu yang sangat kompleks, tidak hanya berkaitan dengan kemampuan dan keilmuan dalam melaksanakan pekerjaan, tetapi juga karakter, sikap, nilai-nilai, dan juga budaya-budaya yang harus dimiliki oleh seseorang. Hasil dari kompetensi tersebut pada beberapa hal dapat ditunjukkan langsung dalam seketika, namun ada juga yang baru dapat ditunjukkan dalam jangka menengah dan bahkan ada yang akan baru muncul dalam jangka panjang. Hal-hal itulah yang kiranya penting bagi lembaga pendidikan untuk selalu mengimplementasikan prinsip berkolaborasi dengan partner ini.

7. Involvement of People (keterlibatan warga sekolah) Prinsip ini sama persis dengan prinsip yang ada dalam SMM ISO 9001:2008. Dalam prinsip ini terkandung makna bahwa sangat sulit untuk menghasilkan suatu produk atau layanan yang bermutu jika tidak seluruh SDM yang ada dalam organisasi tersebut terlibat dalam upaya menghasilkan produk atau layanan yang bermutu tersebut. Pelibatan seluruh SDM tersebut akan menjadi lebih penting dalam kaitan dengan lembaga pendidikan.


Dalam lembaga pendidikan sangat banyak pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan oleh kegiatan individual. Kegiatan pembelajaran misalnya merupakan kegiatan-kegiatan yang harus dikerjakan oleh guru/dosen secara individual. Baik buruknya kegiatan pembelajaran sangat tergantung dari kegiatan individual guru/dosen dalam proses pembelajaran tersebut. Jika terdapat satu orang guru/dosen saja yang tidak terlibat dalam keseluruhan sistem mutu, maka akan ada kemungkinan besar bahwa pada mata kuliah tersebut akan menyimpang dari kompetensi yang direncanakan. Banyaknya SDM yang tidak terlibat dalam kegiatan implementasi sistem manajemen mutu, maka akan semakin berat bagi dihasilkannya suatu lulusan yang bermutu. Hal tersebut dikarenakan lulusan yang bermutu dibangun dari berbagai kegiatan pembelajaran yang dilakukan oleh guru/dosen, baik di ruang kelas maupun di laboratorium.

Demikian pula halnya dengan yang dilakukan pada kegiatan administrasi dan pelayanan. Berbagai SDM yang terlibat dalam kegiatan pelayanan harus terlibat dalam sistem mutu yang direncanakan, mulai dari para pengambil keputusan yang ada pada manajemen puncak sampai dengan pekerja teknis. Para guru/dosen akan sangat sulit mengajar dengan baik jika para petugas kebersihan tidak melaksanakan pekerjaannya dengan baik. Demikian seterusnya, keseluruhan SDM lembaga pendidikan harus terlibat dalam keseluruhan upaya untuk menghasilkan berbagai produk/layanan lembaga pendidikan yang bermutu.

8. Continuous Improvement (perbaikan berkelanjutan)

Prinsip ini juga merupakan prinsip yang sama dengan prinsip yang ada dalam SMM ISO 9001:2008. Dalam IWA-2, prinsip ini lebih ditekankan pada proses pembelajaran baik itu pembelajaran organisasi maupun pembelajaran peserta didik. Proses pengembangan berkelanjutan akan dapat dilaksanakan dengan baik, jika penumbuhan berbagai kegiatan kreatif, inovatif, dan konstruktif di lembaga pendidikan terlaksana dengan baik.


Proses pengembangan berkelanjutan pada proses pembelajaran adalah suatu upaya untuk selalu meningkatkan kompetensi peserta didik seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta tuntutan kebutuhan para pemangku kepentingan. Tuntutan kebutuhan para pemangku kepentingan tersebut meliputi kebutuhan pengguna lulusan, kebutuhan profesional, maupun kebutuhan masyarakat. Sedangkan proses pengembangan berkelanjutan pada organisasi diarahkan untuk meningkatkan kemandirian dan daya saing lembaga pendidikan dalam menghadapi berbagai persaingan baik pada skala nasional, regional maupun internasional.

Namun demikian, proses pengembangan berkelanjutan tidak dapat dilaksanakan jika para pemangku kepentingan tidak mengetahui sejauh mana organisasi lembaga pendidikan melaksanakan berbagai kegiatan mutu pada saat ini. Itulah sebabnya lembaga pendidikan harus memiliki berbagai data dari apa yang telah dilakukan pada saat ini, proses pengambilan data harus dilakukan secara periodik melalui suatu kegiatan pengukuran diseluruh wilayah lembaga pendidikan. Kegiatan tersebut dapat dilakukan dalam bentuk evaluasi diri, pengawasan ataupun audit internal. Analisis berbagai data tersebut itulah yang kemudian akan dijadikan pijakan dalam proses pengembangan secara berkelanjutan. Proses pengembangan berkelanjutan akan dapat dilaksanakan jika tidak terjadi kesenjangan yang lebar antara kondisi yang ada dan kondisi yang direncanakan.

Prinsip-Prinsip Tambahan dalam IWA-2 Selain 8 prinsip IWA-2 di atas yang memiliki kesamaan dengan 8 prinsip yang ada pada SMM ISO 9001:2008, terdapat pula 4 prinsip tambahan yang dijadikan dasar untuk pencapaian keberhasilan lembaga pendidikan secara berkelanjutan. Prinsip-prinsip tambahan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Creating Learner Value (Menciptakan nilai-nilai pembelajaran)

Prinsip tambahan pertama adalah menciptakan nilai bagi peserta didik. Prinsip ini dimaksudkan untuk mendorong peserta didik (learner)


untuk merasa puas dengan nilai atau manfaat yang mereka terima. Kepuasan ini diukur untuk menentukan sampai berapa jauh kebutuhan dan harapan dari peserta didik telah terpenuhi. Pengukuran ini sebaiknya dilakukan secara teratur atau periodik untuk menghasilkan kecenderungan data yang akan lebih berguna dibandingkan dengan pengukuran yang dilakukan hanya satu kali. Hasil dari pengukuran akan digunakan untuk meninjau proses serta layanan yang menciptakan nilai bagi peserta didik.

2. Focusing on Social Value (Fokus pada nilai-nilai sosial)

Prinsip tambahan kedua adalah fokus kepada nilai sosial. Prinsip ini terkait dengan bagaimana peserta didik dan pihak-pihak terkait lainnya merasakan tentang etika, keselamatan, dan perlindungan lingkungan. Hal ini bertolak dari pemikiran bahwa lembaga pendidikan dapat memastikan pertumbuhan yang berkelanjutan ketika masyarakat secara umum dapat menghargai nilai tambah dari peserta didik.

3. Agility (Kecerdasan)

Prinsip tambahan ketiga adalah kecerdikan. Hal ini sangatlah penting untuk mempertahankan pertumbuhan di dalam lingkungan pendidikan yang berubah secara drastis, dan mengubah kondisi yang terus berubah ini menjadi suatu kesempatan untuk keberhasilan yang berkelanjutan dalam lembaga pendidikan.

4. Autonomy (Kemandirian)

Prinsip yang terakhir adalah otonomi. Prinsip otonomi ini didasarkan pada analisa lingkungan dan analisa diri. Setiap organisasi pendidikan harus memutuskan sendiri tentang nilai-nilai dan melakukan langkah-langkah yang sesuai, dan tidak dipengaruhi hal-hal lain agar tidak bias.

DefinisiProdukdanPelanggandalamIWA-2 IWA-2 mendefinisikan produk sebagai “educational service ” dan pelanggan adalah “learner”. Definisi ini sebetulnya terlalu sempit dan membawa dampak yang tidak menguntungkan dalam penerapan sistem manajemen mutu di beberapa jenis lembaga pendidikan. Definisi pelanggan atas dasar definisi produk tadi tentunya juga lebih luas dari apa yang dinyatakan dalam IWA-2. Pelanggan adalah pihak-pihak yang


memanfaatkan atau yang berkepentingan terhadap produk. Dalam sekolah, pihak-pihak tersebut adalah siswa/mahasiswa sebagai peserta didik, masyarakat, jenjang pendidikan yang lebih tinggi, dunia industri, dan tentunya pemerintah. Persepsi merekalah sebetulnya yang lebih menentukan apakah sekolah sudah berhasil mencapai tujuannya atau tidak. Dalam sektor pendidikan, peserta didik sebetulnya bukan hanya sebagai pelanggan yang memanfaatkan pengetahuan, keterampilan, dan nilai-nilai yang ditanamkan lembaga pendidikan dalam diri peserta didik. Proses belajar dan mengajar sebagai proses utama dalam menghasilkan produk “educational service” tidak akan tercipta tanpa adanya kerja sama antara peserta didik (siswa/mahasiswa) dengan tenaga pengajar (guru/dosen). Atau dalam arti lain, peserta didik bukan sekedar pelanggan dan pelanggan bukan hanya peserta didik. Definisi yang lebih tepat dan lebih luas tentang produk dalam lembaga pendidikan adalah pengetahuan, kemampuan dan nilai-nilai yang tertanam dalam diri peserta didik sebagai hasil akhir dari seluruh mata rantai proses pendidikan.

IWA 2:2007 MENGACU PADA 8 STANDAR PENDIDIKAN

1. IWA-2 STANDAR ISIPerencanaan Realisasi Lulusan. Klausul 7.1

Dokumen Terkait:

1. Prosedur Perencanaan KBM (POS-7.1-KUR-01)

2. Prosedur Perencanaan Ujian Semester (POS-7.1-KUR-02)

3. Prosedur Perencanaan Ujian Sekolah (POS-7.1-KUR-03)

4. Prosedur Perencanaan Ujian Nasional (POS-7.1-KUR-04)

5. Prosedur Perencanaan KBM Akeselerasi(POS-7.1-KUR-05)

6. Prosedur Perencanaan KBM Cambridge(POS-7.1-KUR-06)

7. Prosedur Perencanaan Ujian Tengah Semester (POS-7.1-KUR-07)

8. Rencana Mutu (RM-7.5)

Penyediaan Produk dan Jasa. Klausul 7.5Dokumen Terkait:





5. Prosedur Perencanaan KBM Akeselerasi (POS-7.1-KUR-05)

6. Prosedur Perencanaan KBM Cambridge (POS-7.1-KUR-06)

BAB

8



8. Prosedur PSB (POS-7.2-SIS-01)

9. Prosedur Ekstrakurikuler (POS-7.2-SIS-02)

10. Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan (POS-7.2-SIS-03)

11. Prosedur kesiapsiagaan (POS-7.2-SIS-04)

12. Prosedur KORMA (POS-7.5-KORMA-01)

13. Prosedur Layanan Bimbngan Konseling (POS-7.5-BK-01)

14. Prosedur Pengendalian Data Dalam BK (POS-7.5-BK-02)

15. Prosedur Perpustakaan (POS-7.5-PUS-01)

16. Prosedur Pengendalian Lab. IPA (POS-7.5-LMIPA-01)

17. Prosedur Pengendalian Lab. Bahasa (POS-7.5-LBHS-01)

18. Prosedur Pengendalian Lab. Komputer (POS-7.5-KOM-01)

2. IWA-2 STANDAR PROSESPenyediaan Produk dan Jasa. Klausul 7.5Dokumen Terkait:











11. Prosedur kesiap-siagaan (POS-7.2-SIS-04)


13. Prosedur Layanan Bimbingan Konseling (POS-7.5-BK-01)

143IWA-2:2007 Mengacu pada 8 Standar Pendidikan






Monitoring dan Pengukuran. Klausul 8.5Dokumen Terkait:

1. Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (POS-8.5-MR-01)

3. IWA-2 STANDAR KOMPETENSI KELULUSANPengukuran, Analisa, dan Perbaikan. Klausul 8.1

Dokumen Terkait:

1. Prosedur Internal Audit (POS-8.2-MR-01)

2. Prosedur Pengukuran Kepuasan Pelanggan (POS-8.2-HUM-01)

Perbaikan. Klausul 8.1

Dokumen Terkait:


Proses Berakaitan dengan Pelanggan. Klausul 7.2Dokumen Terkait:











10. Prosedur Penangan Keluhan Peserta didik (POS-7.2-SIS-03)

11. Prosedur Kesiap-siagaan (POS-7.2-SIS-04)

Penyediaan Produk dan Jasa. Klausul 7.5

Dokumen Terkait:











11. Prosedur kesiapsiagaan (POS-7.2-SIS-04)








4. IWA-2 STANDAR TENAGA KEPENDIDIKANPenyediaan Sumberdaya. Klausul 6.1

Dokumen Terkait:

1. Prosedur Administrasi Kepegawaian (POS-6.2-TU-01)

2. Prosedur Pemeliharaan Gedung dan Peralatan (POS-6.3-SAR-01)

3. Prosedur Pemeliharaan Lingkungan (POS-6.4-SAR-01)


Sumber Daya Manusia. Klausul 6.2Dokumen Terkait:


2. Prosedur Pengembangan SDM (POS-6.2-TU-02)

Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi. Klausul 5.5

Dokumen Terkait:

1. Uraian Deskripsi Tanggung Jawab dan Wewenang sesuai Struktur Organisasi

5. IWA-2 STANDAR SARANA DAN PRASARANAPrasarana. Klausul 6.3

Dokumen Terkait:



Lingkungan Kerja. Klausul 6.4Dokumen Terkait:



6. IWA-2 STANDAR PENGELOLAANKomitmen Manajemen. Klausul 5.1

Dokumen Terkait:

1. Prosedur Tinjauan Manajemen (POS-5.6-MR-01)

Perencanaan. Klausul 5.4

Dokumen Terkait:

1. Rencana Manajemen Mutu (Sasaran Mutu)

Tinjauan Manajemen. Klausul 5.6

Dokumen Terkait:

1. Prosedur Tinjauan Manajemen (POS-5.6-MR-01)


Perencanaan Realisasi Lulusan. Klausul 7.1

Dokumen Terkait:1. Prosedur Perencanaan KBM (POS-7.1-KUR-01)2. Prosedur Perencanaan Ujian Semester (POS-7.1-KUR-02)3. Prosedur Perencanaan Ujian Sekolah (POS-7.1-KUR-03)4. Prosedur Perencanaan Ujian Nasional (POS-7.1-KUR-04)5. Prosedur Perencanaan KBM Akeselerasi (POS-7.1-KUR-05)6. Prosedur Perencanaan KBM Cambridge (POS-7.1-KUR-06)7. Prosedur Perencanaan Ujian Tengah Semester (POS-7.1-

KUR-07)



Dokumen Terkait:1. Prosedur Perencanaan KBM (POS-7.1-KUR-01)2. Prosedur Perencanaan Ujian Semester (POS-7.1-KUR-02)3. Prosedur Perencanaan Ujian Sekolah (POS-7.1-KUR-03)4. Prosedur Perencanaan Ujian Nasional (POS-7.1-KUR-04)5. Prosedur Perencanaan KBM Akeselerasi (POS-7.1-KUR-05)6. Prosedur Perencanaan KBM Cambridge (POS-7.1-KUR-06)7. Prosedur Perencanaan Ujian Tengah Semester (POS-7.1-KUR-07)8. Prosedur PSB (POS-7.2-SIS-01)9. Prosedur Ekstrakurikuler (POS-7.2-SIS-02)10. Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan (POS-7.2-SIS-03)11. Prosedur kesiapsiagaan (POS-7.2-SIS-04)12. Prosedur KORMA (POS-7.5-KORMA-01)13. Prosedur Layanan Bimbngan Konseling (POS-7.5-BK-01)14. Prosedur Pengendalian Data Dalam BK (POS-7.5-BK-02)15. Prosedur Perpustakaan (POS-7.5-PUS-01)16. Prosedur Pengendalian Lab. IPA (POS-7.5-LMIPA-01)17. Prosedur Pengendalian Lab. Bahasa (POS-7.5-LBHS-01)18. Prosedur Pengendalian Lab. Komputer (POS-7.5-KOM-01)


Monitoring dan Pengukuran. Klausul 8.2

Dokumen Terkait:

1. Prosedur Pengukuran dan Pemantauan (POS-8.2-MR-01)




Dokumen Terkait:


Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi. Klausul 5.5

Dokumen Terkait:

1. Uraian Deskripsi Tanggung Jawab dan Wewenang sesuai Struktur Organisasi

Monitoring dan Pengukuran. Klausul 8.2

Dokumen Terkait:




Analisa Data. Klausul 8.4

Dokumen Terkait:

1. Prosedur Seleksi Supplier (Pemasok ) (POS-7.4-SAR-01)

2. Prosedur Seleksi Supplier (Pemasok ) (POS-7.4-LMIPA-01)



Dokumen Terkait:



7. IWA-2 STANDAR PEMBIAYAANPenyediaan Sumberdaya. Klausul 6.1

Dokumen Terkait:




Pembelian. Klausul 7.4

Dokumen Terkait:

1. Prosedur Pengadaan dan Pendistribusian Barang (POS-7.4-SAR-01)

2. Prosedur Seleksi Supplier (Pemasok) (POS-7.4-SAR-02)

8. IWA-2 STANDAR PENILAIAN PENDIDIKANPerencanaan Realisasi Lulusan. Klausul 7.1

Dokumen Terkait:










Dokumen Terkait:












11. Prosedur kesiap-siagaan (POS-7.2-SIS-04)








Pengendalian Peralatan Monitoring dan Pengukuran. Klausul 7.6

Dokumen Terkait:




4. Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (POS-8.5-MR-01) ...

Monitoring dan Pengukuran. Klausul 8.2Dokumen Terkait:




Pengendalian Produk Tidak Sesuai. Klausul 8.3

Dokumen Terkait:

1. Prosedur Penanganan Produk Tidak Sesuai (POS-8.3-MR-01)



Analisa Data. Klausul 8.4

Dokumen Terkait:1. Prosedur Seleksi Supplier (Pemasok ) (POS-7.4-SAR-01)2. Prosedur Seleksi Supplier (Pemasok ) (POS-7.4-LMIPA-01)3. Prosedur Pengukuran Kepuasan Pelanggan (POS-8.2-HUM-01)


Dokumen Terkait:


Persyaratan Dokumen. Klausul 4.2Dokumen Terkait:1. Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu (POS-4.2-MR-01)2. Prosedur Pengendalian Catatan Mutu (POS-4.2-MR-02)

Penyediaan Produk dan Jasa. Klausul ISO 7.5

Dokumen Terkait:1. Prosedur Perencanaan KBM (POS-7.1-KUR-01)2. Prosedur Perencanaan Ujian Semester (POS-7.1-KUR-02)3. Prosedur Perencanaan Ujian Sekolah (POS-7.1-KUR-03)4. Prosedur Perencanaan Ujian Nasional (POS-7.1-KUR-04)5. Prosedur Perencanaan KBM Akeselerasi (POS-7.1-KUR-05)6. Prosedur Perencanaan KBM Cambridge (POS-7.1-KUR-06)7. Prosedur Perencanaan Ujian Tengah Semester (POS-7.1-KUR-07)8. Prosedur PSB (POS-7.2-SIS-01)9. Prosedur Ekstrakurikuler (POS-7.2-SIS-02)10. Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan (POS-7.2-SIS-03)11. Prosedur kesiapsiagaan (POS-7.2-SIS-04)12. Prosedur KORMA (POS-7.5-KORMA-01)13. Prosedur Layanan Bimbngan Konseling (POS-7.5-BK-01)14. Prosedur Pengendalian Data Dalam BK (POS-7.5-BK-02)15. Prosedur Perpustakaan (POS-7.5-PUS-01)16. Prosedur Pengendalian Lab. IPA (POS-7.5-LMIPA-01)17. Prosedur Pengendalian Lab. Bahasa (POS-7.5-LBHS-01)18. Prosedur Pengendalian Lab. Komputer (POS-7.5-KOM-01)

Beaumont, Leland R. 1995. ISO 9001: The Standard International Standard System for Assuring Product and Service Quality. ISO Easy: New Jersey

Cianfrani, Charles A., J. Tsiakals., John E. West., Jack West. 2000. ISO 9001:2000 Explained. ASQ Quality Press: Wisconsin

Gaal, Arpad. 2001. ISO 9001:2000 for Small Business: Implementing Process-Approach Quality Management. CRC Press LLC: Florida

Jenner, Michael G. 1995. Software Quality Management and ISO 9001: How to Make Them Work for You. Jon Wiley and Son: New Jersey

Kanholm, Jack. 2008. ISO 9001:2008 Template Documentation: Quality Manual, 26 Operational Procedures and 18 forms. AQA Press: Canada Ketola, J., Kathy Roberts. 2001. ISO 9001:2000 Management Responsibility In a Nutshell. Paton Press: California

Russel, J.P., Dennis Arter. 2008. ISO Lesson Guide 2008 Pocket Guide to ISO 9001-2008 Third Edition. ASQ Quality Press: Wisconsin

Tricker, Ray., Bruce Sherring-Lucas. 2005. ISO 9001:2000 in Brief. Elsevier: Burlington

Trubiano, John., Gerard W. Paradis., John R. Trebbiano. 2002. Demystifying ISO 9001:2000. Prentice Hall: New Jersey

Vavra, Terry G. 2002. Customer Satisfaction Measurement Simplified: A Step-by-Step Guide for ISO 9001:2000 Certification. ASQ Quality Press: Wisconsin

Wealleans, David. 2005. The Quality Audit for ISO 9001:2000: A Practical Guide. Gower Publishing Limiter: England

BOOK REFERENCES

Nama : Purwadi, M.Pd.

Tanggal Lahir : Kediri, 16 Desember 1975

Pendidikan : Prog. Pascasarjana Universitas Islam Malang (UNISMA)

Pelatihan : 1. Pelatihan SMM ISO9001:2008 Malang

2. Pelatihan SMM ISO9001:2008 Surabaya

3. Pelatihan SMM ISO9001:2008 Jakarta

4. Pelatihan R-SMA BI Jakarta P-SMA Pusat

5. Penerimaan R-SMA BI Jakarta

Pengalaman Kerja

1. Ketua Program Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional SMA AR-Risalah Lirboyo Kota Kediri (2009-2010)

2. Ketua perolehan sertifikasi ISO 9001:2008 SMA Ar-Risalah Lirboyo Kota-Kediri (2009- sampai sekarang)

3. Pelatih dan Konsultan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 (2008 s/d sekarang)

4. Instruktur pelatihan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 (2008 s/d sekarang)

Kantor Pusat : Jl. Raya Bancar No. 26 Prambon Nganjuk. Mobile Phone: 085 735 935 737

Email: [email protected]

WRITER & TRAINER SMM ISO 9001:2008 CURRICULUM VITAE

“SEKOLAH ANDA ADALAH KEBEBASAN DAN KEKAYAAN ANDA, SELAMAT BERKAYA CIPTAKAN

NILAI TAMBAH YANG LANGGENG”

INGAT !!!!!“No action nothing happen

When you take action miracle happenKnowledge is something

Action is everythingKnowledge and action is perfecting”

iso 9001: 2008 - nulisbuku.comnulisbuku.com/books/download/samples/e15486fbef60c164d17b0854d… ·...

Documents