ir.attachment.6.hlv giaiphapquanlynhansu

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP HLV

Hồ sơ giới thiệu giải pháp

PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ

[OpenERP]

TP.HCM, 09/08/2012


OpenERP Solution /23

MỤC LỤC

MỤC LỤC ............................................................................................................................. 2

DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................................ 3

ĐẶT VẤN ĐỀ ........................................................................................................................ 4

TH ỆU Ả PH P OPENERP PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ .............................. 5

A. Tổng quan hệ thống .................................................................................................. 5

B. Mô tả phân hệ ........................................................................................................... 5

1. Directory Management .......................................................................................... 5

2. Performance Management .................................................................................... 5

3. Holidays/Leaves Management ............................................................................... 6

4. Overtime Management .......................................................................................... 6

5. Contract Management ........................................................................................... 6

6. Contract Renewal Management ............................................................................ 6

7. Salary Reviewal Management ............................................................................... 7

8. Payroll ................................................................................................................... 7

C. Một số quy trình hệ thống .......................................................................................... 8

1. Quy trình tuyển dụng ............................................................................................. 8

2. Quy trình tạo yêu cầu nghỉ phép ............................................................................ 8

D. Phân quyền ............................................................................................................... 9

1. Function of Employee ............................................................................................ 9

2. Function of Manager .............................................................................................. 9

3. Function of HR ..................................................................................................... 10

E. Nơi triển khai ........................................................................................................... 12

PHỤ LỤC ............................................................................................................................ 13

A. Hình ảnh một số giao diện Demo nổi bật ................................................................. 13

1. View of Employee ................................................................................................ 13

2. View of Manager .................................................................................................. 16

3. View of HR .......................................................................................................... 20

THÔN T N L ÊN HỆ ......................................................................................................... 23



DANH MỤC HÌNH ẢNH

Figure 1: Function of Employee ............................................................................... 13

Figure 2: My Profile .................................................................................................. 13

Figure 3: Information Updating ................................................................................. 14

Figure 4: Company - Directory ................................................................................. 14

Figure 5: Company - Org Chart ................................................................................ 14

Figure 6: My Overtime .............................................................................................. 15

Figure 7: My Leave Request .................................................................................... 15

Figure 8: My Leave Summary .................................................................................. 16

Figure 9: My Staff’s Overtime ................................................................................... 16

Figure 10: Staff Request Approvement .................................................................... 17

Figure 11: My Staff’s Annual Leave Balance ............................................................ 17

Figure 12: Staff’s Performance ................................................................................. 17

Figure 13: My Contract ............................................................................................. 18

Figure 14: Contract Staff .......................................................................................... 18

Figure 15: My staff’s Salary Review ......................................................................... 19

Figure 16: My staff’s Contract Renewal .................................................................... 19

Figure 17: Insurance Management .......................................................................... 20

Figure 18: List of New Comer ................................................................................... 20

Figure 19: Create Email/Pass for New Comer ......................................................... 21

Figure 20: Create Contract for New Comer .............................................................. 21

Figure 21: Create Email Templates for HR .............................................................. 22



ĐẶT VẤN ĐỀ



OPENERP

[ PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ ]

A. Tổng quan hệ thống

Hệ thống cho phép toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp đều tham gia vào các quy trình xung quanh việc quản lý nhân sự như:

Directory Management (Quản lý danh bạ nhân viên)

Overtime Management (Quản lý làm việc ngoài giờ)

Holidays/Leaves Management (Quản lý ngày nghỉ)

Performance Management (Quản lý năng lực làm việc của nhân viên)

Contract Management (Quản lý hợp đồng)

o Contract Renewal (Quy trình ký lại hợp động mới)

o Salary Review (Quy trình xét lại tương)

Payroll (Quản lý lương)

Hệ thống được phát triển trên nên tảng mạnh mẽ, có khả năng hiệu trỉnh theo từng quy trình nghiệp vũ của mỗi doanh nghiệp.

B. Mô tả phân hệ

1. Directory Management

• Mô tả: Phân hệ giúp bộ phận nhân sự quản lý , tìm kiếm thông tin của toàn bộ nhân viên trong công ty. Trưởng phòng thấy được thông tin nhân viên phòng ban mình. Mỗi nhân viên thấy được profile, bảng lương của bản thân, và có thể cập nhập một số thông tin cần thiết.

• Đối tượng: Employee, Direct Manager, HR

2. Performance Management

• Mô tả: Thiết lập quy trình quản lý performance của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt nhất năng lực của bản thân. Cũng là một trong những cơ sở trong quá trình Salary reviewal, và trong việc tính lương

• Đối tượng: Employee, Direct manager

• Function

Employee

– Fill Career goal

– Set objectives (mandatory) reflecting major activities

– Set Individual Development Plan

– Auto review

Direct Manager

– Validate objectives

– Refuse objectives



– Yêu cầu chỉnh sửa objectives

– Review objectives

3. Holidays/Leaves Management

• Mô tả: Phân hệ giúp Manager quản lý ngày nghỉ của nhân viên mình. Nhân viên tự quản lý ngày nghỉ của bản thân. Nhân sự quản lý ngày nghỉ của toàn bộ nhân viên. Đặc biệt, hỗ trợ thống kê dữ liệu cho việc tính lương. Tùy theo leave type mà quy trình có thể khác nhau. Leave type: annual leave, sick leave, unpaid leave, Child’s birth, wedding, … Ví dụ như: đối với sick leave type thì nhân viên phải cung cấp giấy khám bệnh cho phòng nhân sự, nếu không những ngày nghỉ đó sẽ được chuyển thành unpaid leave type.

• Đối tượng: Employee, Direct Management, HR.

• Function

Employee

– Submit leave request.

– View annual leave balance

Direct Manager, HR

– Approve or refuse leave request

– View staff annual leave balance

4. Overtime Management

• Mô tả: Thiết lập quy trình quản lý làm việc ngoài giờ của nhân viên, và là dữ liệu cho việc tính lương.

• Đối tượng: Manager, Manager cấp trên

• Function

Manager

– Tạo yêu cầu overtime cho nhân viên

– Sau đó gởi lên cho manager cấp trên

Manager cấp trên

– Manager cấp trên sẽ approve hoặc refuse.

5. Contract Management

• Mô tả: Quản lý hợp đồng bao gồm: Contract type, Wage history, Lưu hợp đồng gốc, Addendums: tạo phụ lục hợp đồng, print báo cáo: Hợp đồng, Quyết định/thư tăng lương, Phụ lục hợp đồng…

• Đối trượng: HR

6. Contract Renewal Management

• Mô tả: Thiết lập quy trình để renew contract

• Đối tượng: System, Direct Manager, HR

• Function



HRMS

– Hệ thống sẽ tự động tạo ra các yêu cầu contract renewal theo thời gian được định nghĩa (ví dụ như trước khi kết thúc hợp đồng trước đó 1 tháng).

Direct Manager

– Quyết định contract type mới của nhân viên

– Nếu manager không quyết định thì hệ thống sẽ tự động quyết định theo quy luật đã được định nghĩa trước.

HR

– Sau khi có quyết định trong quy trình “contract renewal”, HR sẽ nhấn nút hoàn tất để tạo một contract mới.

7. Salary Reviewal Management

• Mô tả: Thiết lập một quy trình để review salary cho nhân viên. Review type: Annual salary review, Unusual Salary Review, Position review or Promotion

• Đối tượng: System, Direct Manager, HR.

• Function

HRMS

– Hệ thống sẽ tự động tạo ra các yêu cầu salary reviewal theo thời gian được định nghĩa.

– Lấy về các thông tin để phục vụ cho việc review như: Current base salary, Current Variable Factor, Salary adjustment History, Last Performance Appraisal, Colleague Benchmark below, Colleague Benchmark above, …

Direct Manager

– Fill “Proposed Salary Adjustment”.

– Ngoài ra, Manager có thể tạo ra 1 yêu cầu salary reviewal trong trường hợp nhân viên của họ làm việc tốt, …

HR

– Sau khi quy trình salary reviewal hoàn tất thì HR sẽ nhấn nút cập nhật vào hợp đồng hiện tại

8. Payroll

• Mô tả: Thiết lập quy trình tính lương hiệu quả, thông minh. Cho phép :

– Điền công thức tính toán như file excel và hơn thế nữa.

– Tạo danh sách các allowance cố định cho nhân viên.

– Import các dữ liệu cần thiết từ bên ngoài vào.

– …

• Function

– Đóng ngày phép.



– Import data cần thiết.

– Load data:

• Thông tin hợp đồng

• Danh sách NV nghỉ trong tháng, NV nghỉ không lương, nhân viên mới, danh sách NV có 2 lương trong tháng, NV có catchup trong tháng, …

– Compute (Tính payslip của từng nhân viên)

– Verify bảng lương

– Pay salary

– HR có thể cho phép hoặc thu hồi quyền xem payslip của nhân viên

• Báo cáo:

– Payslip cho từng nhân viên

C. Một số quy trình hệ thống

1. Quy trình tuyển dụng

– Khi một nhân viên được tuyển dụng, Phòng nhân sự sẽ gởi 1 form để họ điền thông tin (Tên, ngày sinh, …, các file đính kèm: bằng cấp, anh văn, cmnd, …)

– Sau khi điền xong, nhân viên nhấn nút gởi, thông tin sẽ được chuyển vào hệ thống HRMS.

– Sau đó nhân viên phòng nhân sự, sẽ kiểm tra lại thông thông tin đó và xác nhận.

– Sau khi Nhân sự xác nhận hệ thống sẽ tự động gởi cho phòng Its 1 thống báo là điền email công việc cho nhân viên mới.

– Sau khi điền xong nhấn hoàn tất. Hệ thống sẽ tự động tạo tài khoản cho nhân viên mới, sau đó hệ thống sẽ gởi email đến nhân viên mới, để thống báo tài khoản đăng nhập vào toàn bộ hệ thống máy tính, và chào mừng bạn gia nhập công ty.

2. Quy trình tạo yêu cầu nghỉ phép

– Nhân viên sẽ đăng nhập vào hệ thống để điền thông tin như: ngày nghỉ, nghỉ từ ngày nào, đến ngày nào, lý do nghỉ là gì, … \

– Sau khi điền xong nhấn nút gởi, thì yêu cầu sẽ được gởi đến cho manager của nhân viên này xem xét.

– Sau khi manager xác nhận là đồng ý thì việc nghỉ của nhân viên được chấp nhận.

– Nếu kiểu nghỉ là nghỉ bệnh thì sau khi được manager đồng ý cho nghỉ, hệ thống sẽ tự động gởi thông báo đến nhân viên đó 3 lần cách mổi tuần, yêu cầu mang giấy bệnh đến phòng nhân sự, đến lần thứ 4 hệ thống sẽ hủy yêu cầu nghỉ bệnh của nhân viên, …

Chú ý: Tùy theo kiểu nghỉ và đặc điểm nghiệp vụ của mỗi doanh nghiệp, khi triển khai sẽ điều chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp.



D. Phân quyền

Hệ thống bao gồm 3 đối tượng chính: Employee, Direct Manager, HR

1. Function of Employee

Module Corporate

o View My profile, My payslip, Directory, Org chart of company

o Update Information of Profile, notify to HR.

Module Overtime

o View My overtime

Module Holidays

o View: My leaves summary

o Create Leave Requests, send to direct manager.

Module Opera (Performance)

o View My performance: set My business performance, Core competencies, Contribution, Individual development plan, send objectives to dicrect manager.

2. Function of Manager

Module Corporate

o View My profile, My payslip, Directory, Org chart of company


Module Overtime

o View My overtime

o Create My staff’s overtime, send request to HR

o View records ”Waiting for Apporval”, Approve or Refuse staff’s overtime request

Module Holidays

o Create Leave request, send to direct manager.

o View My leaves summary, My staff’s requests, My staff’s annual leave balance

Module Performance (Opera)


o View Staff’s performance: Validate or Refuse objectives

Module Contract

o View My contract, Contract Staff

In salary review process



o Create my staff’s salary review

o View records ”Waiting for Approval”, Approve or Refuse staff’s salary review

In contract renewal process

o Create my staff’s contract renewal

3. Function of HR

Module Corporate

o View My profile, My payslip, Directory, Org chart of company, Directory full view


o Create Insurance for Employee

o View list of new comer: Approve or Delete

o Create Work email and password for new employee

o Create contract for new employee

Module Corporate

o View My overtime, All overtime

o Create My staff’s overtime, send request to HR

o View records ”Waiting for Apporval”, Approve or Refuse staff’s overtime request

o Create Paid Leave Confirmation

Module Holidays

o Create Leave request, send to direct manager.

o View My leaves summary, My staff’s requests, My staff’s annual leave balance

o Sick leave confirmation, Confirm or Refuse sick leave request for employee

o Create and Approve Leave allocation for employee

o View Leaves summary

o Create Scheduled Actions

Module Payroll

o Create Employee Payslip

o Create Payment Advice.

o HR Payroll Import

Module Report

o View HR dashboard, HR manager dashboard

o View and Print Employees timesheet



o View and Print Employee salary statement

o View and Print Salary Register

Module Performance (Opera)


o View Staff’s performance: Validate or Refuse objectives

o View all Staff’s performance

o Report: Objectives progression, Appraisal progression, Differentiation

o Export report

Module Contract

o View My contract, Contract Staff, All contracts

o Create Contract for employee

o Create Contract Addendum

In salary review process

o Create my staff’s salary review

o View records ”Waiting for Approval”, Approve or Refuse staff’s salary review

o View and Create records ”Waiting for BOD decision”

o View and Create all Salary review

In contract renewal process

o Create my staff’s contract renewal

o View All contract renewal

Module Configuration

Contract

o Contract type, Wage type, Ware period, Option for Manager

o Departments

Overtime

o Overtime Compensation Methods

Holidays

o Leave type

Payroll

o HR payroll parameters

o Salary Structure

o Salary Heads

o Company Contributions



o Contribution Register

o Column Input

Opera (Performance)

o Plan

o Performance Email Template

Tools

o Create Email Templates for HR

E. Nơi triển khai

• Công ty Officience:

- 200 nhân viên

- Chia thành 3 công ty con

- Nhân sự thay đổi liên tục

- Outsourcing cho nước ngoài

• Dư án: Triển khai trong 6 tháng

- Địa chỉ truy cập:

https://hr4you.officience.com/openerp/

https://hr4you.officience.com/openerp/



PHỤ LỤC

A. Hình ảnh một số giao diện Demo nổi bật

1. View of Employee

Figure 1: Function of Employee

Figure 2: My Profile



Figure 3: Information Updating

Figure 4: Company - Directory

Figure 5: Company - Org Chart



Figure 6: My Overtime

Figure 7: My Leave Request



Figure 8: My Leave Summary

2. View of Manager

Figure 9: My Staff’s Overtime



Figure 10: Staff Request Approvement

Figure 11: My Staff’s Annual Leave Balance

Figure 12: Staff’s Performance



Figure 13: My Contract

Figure 14: Contract Staff



Figure 15: My staff’s Salary Review

Figure 16: My staff’s Contract Renewal



3. View of HR

Figure 17: Insurance Management

Figure 18: List of New Comer



Figure 19: Create Email/Pass for New Comer

Figure 20: Create Contract for New Comer



Figure 21: Create Email Templates for HR



X N CẢM ƠN

Trân trọng kính chào

BAN DỰ N HLV SOLUT ON.

*****

THÔNG TIN LIÊN HỆ

i th ng tin iên c in vui ng iên hệ

CÔN TY CỔ PHẦN Ả PH P HLV

3 Nguyễn Sơn Hà, P.5, Q.3, Tp.HCM

Điện thoại: 016 -6565-828

Email: [email protected]

Web: www.hlvsolution.com

http://www.hlvsolution.com/

ir.attachment.6.hlv giaiphapquanlynhansu

Documents

hnh nh mt

individual

contract renewal

salary reviewal

staffs salary

create email

staffs contract

view records