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ipv® – System-Dienstleistungen im FM – Potenziale durch systematische Ausschreibungsvorbereitung in der öffentlichen Hand
12. Beschaffungskongress 2010-Workshop Beschaffung & Technologie–30.09.10
ÜbersichtKomplexe FM-Dienstleistungen bieten maximalen Mehrwert Seite 3
Werkzeuge für Ausschreibung und Vergabe komplexer Leistungen Seite 10
Anbieter-Kompetenz und GEFMA-FM-Excellence Seite 19
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 3
Der Markt differenziert in unterschiedliche FM-Produkte mit wachsendem Mehrwert
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
ipv® System-Dienstleistung Übertragung der funktionalen Gesamt- verantwortung für einen Teil oder das gesamte Sekundärgeschäft des AG auf den Dienstleister; z.B. Gesamtverantwortung für einen komplexen Standort oder überregionale Verantwortung für den technischen Betrieb
Paket-Dienstleistung Bündel von Einzel-Dienstleistungen in der Management-Funktion eines Dienstleisters, beispielsweise TGM+IGM-Leistungen oder alle TGM-Gewerke
Einzel-Dienstleistung Gewerkespezifische Dienstleistung innerhalb der Gesamtverantwortung des Kunden selbst oder eines Dienstleisters in der Managementfunktion für den AG, z.B. IGM- oder KGM- Leistungen etc.
EINZEL-DIENSTLEISTUNG
PAKET- DIENSTLEISTUNG
ipv®
SYSTEM-DIENSTLEISTUNG
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 4
Die Vergabe von Einzel-Dienstleistungen führt zur Variabilisierung von Fixkosten
EINZEL-DIENSTLEISTUNG
PAKET- DIENSTLEISTUNG
ipv®
SYSTEM-DIENSTLEISTUNG
Verminderung von Kosten durch veränderte Tarifstrukturen
Bessere Auslastung von notwendigen Personalkapazitäten
Flexibilisierung des Personalaufwandes beim Kunden, von den Fixkosten hin zu variablen Kosten
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 5
Paket-Dienstleistungen verringern zusätzlich administrativen Aufwand
Einkaufsvorteile durch Bündelung von Leistungen bei einem Lieferanten
Abgabe von Koordinierungsleistungen (Managementleistungen)
Reduzierung des Verwaltungsaufwandes beim Kunden
EINZEL-DIENSTLEISTUNG
PAKET- DIENSTLEISTUNG
ipv®
SYSTEM-DIENSTLEISTUNG
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 6
Mit System-Dienstleistungen verlagert der Kunde Verantwortung auf den Dienstleister
Kostensenkung durch enge Verzahnung der Prozesse und Abbau von Redundanzen
Technische, rechtliche und wirtschaftliche Verantwortungsübertragung
Planbarkeit der Betriebsaufwendungen
Verringerung von Kapitaleinsatz beim Kunden
Zielkonformität zwischen Kunde und Dienstleister
Konzeptionelle Kompetenz des Dienstleisters ist ProduktbestandteilEINZEL-DIENSTLEISTUNG
PAKET- DIENSTLEISTUNG
ipv®
SYSTEM-DIENSTLEISTUNG
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 7
FM-Dienstleistungen werden zunehmend integriert vergeben
2005 2006 2007 heute künftig (3-5 Jahre)
Befragungsergebnisse nach Lünendonk 1
Integrierte Vergabe
Paketvergabe
Einzelvergabe
Marktentwicklung in % nach Roland Berger 2
Nein
Ja Management- leistungen im Gesamtangebots- portfolio werden für den Anwender immer wichtiger
In einigen Jahren werden Unternehmen, die integrierte Serviceleistungen anbieten, den Markt dominieren
1 Lünendonk-Studie 2008 2 Roland Berger -Studie 2005
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 8
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
Erfahrung HOCHTIEF FM: Vollinstandhaltungsvertrag TGM
Auftragnehmer
Vollumfängliche Verantwortung für die Instandhaltung
Instandsetzungsbudget ist Vertragsbestandteil
Managen aller Leistungen der Instandhaltung ( I / W / IS )
Kurze Entscheidungswege / schnelle Reaktionszeiten
Vorbeugende Instandsetzung
Ein Ansprechpartner beim AN
Keine Budgetierung der Instandhaltung notwendig
Geringer Personalaufwand für das Controlling des AN
Hohe Anlagenverfügbarkeit durch Definition von Service-Level
Keine kleinteiligen Entscheidun- gen zur Instandhaltung nötig
Auftraggeber
ÜbersichtKomplexe FM-Dienstleistungen bieten maximalen Mehrwert Seite 3
Werkzeuge für Ausschreibung und Vergabe komplexer Leistungen Seite 10
Anbieter-Kompetenz und GEFMA-FM-Excellence Seite 16
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 10
Der GEFMA-Arbeitskreis ipv® bietet Werkzeuge für die Ausschreibung und Vergabe komplexer FM-Leistungen
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
GEFMA 620 neuAnforderungen der System-Dienstleistung
an die Mitarbeiterqualifikation
GEFMA 961Ergebnisorientierte Ausschreibung
und Vertrag für die öffentliche Hand
GEFMA 960Ergebnisorientierte Ausschreibung und
Vertrag für die Privatwirtschaft
GEFMA 730 Zertifizierungsverfahrenfür den Befähigungsnachweis als System- Dienstleister
GEFMA 560Output-orientierte Ausschreibung für System-Dienstleistungen im FM für die Privatwirtschaft
GEFMA 550 ipv®-Standardvertrag für ergebnisorientierte LeistungsvereinbarungEmpfehlung Bundeskartellamt)
GEFMA 561Output-orientierte Ausschreibung für
System-Dienstleistungen im FM unter Berücksichtigung der besonderen
Anforderungen der öffentlichen Vergabe GEFMA 551 ipv®-Mustervertrag für die öffentliche Hand
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 11
GEFMA-Ausschreibungsleitfaden 961 ist Hilfestellung und Norm zugleich
Kriterien für den Teilnahmewettbewerb im FM
Kriterien für die Angebotsbewertung
Mustervertrag
Ausführliche Beschreibung der B.I.L.D.-Methode zur ergebnisorientierten Leistungsbeschreibung
Leitfaden GEFMA 961
für die Ausschreibung komplexer
Facility Management-Dienstleistungen als Integrale Prozess Verantwortung ipv®
durch öffentliche Auftraggeber
Autoren: Mitgliedsunternehmen des GEFMA-Arbeitskreises ipv®
Dr. Odin Unternehmensberatung GmbH
DR. ODIN GMBH
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 12
Konzeptentwicklung beim DL (Wettbewerb zu Sekundärprozessen)
Prozessoptimierung zwischen den Teilprozessen und Gewerken (beidseitige Synergien) ermöglicht Kosteneinsparung
Gesamtverantwortung ermöglicht mehr Qualität bei gleichem Aufwand
Individuelle Partnerkonstellation (inkl. Stärken-/Schwächenanalyse)
Allgemeingültige Kriterien zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit der Dienstleister
Etablierte Standardisierungen für Verträge mit komplexer Leistung und Verantwortung
Ergebnisorientierung steht im Fokus: Preis + Konzept werden in den Wettbewerb der Dienstleister gestellt
Traditionelle LV-Vergabe Ergebnisorientierte Funktionalvergabe
Schnittstellenprobleme
Informationsverlust an jedem Übergabepunkt
Dienstleistungsverantwortung eingeschränkt
- Konzept-Verantwortung liegt beim LV-Ersteller (Tätigkeiten und Zyklen werden vorgegeben)
- Wirtschaftliche und rechtliche Verantwortung zur Leistungs- durchführung verbleiben oft beim AG
Zielkonflikt birgt Ergebnisrisiko für den Auftraggeber
Preis Preis & Konzept
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 13
Eine fundierte Methode unterstützt den Kunden bei der Formulierung von zu liefernden Ergebnissen
Physikalische Schnittstellen
Einspeisung EVU
Energieeinkauf
Entnahmestellen
…
Organisatorischrechtlichen Schnittstellen
Verkehrssicherung
Anlagenverantwortung
Fremdfirmenkoordinator
Gewährleistungsverfolgung
…
Liefern• Mengen
• Qualität• Zeiten• Vergütung
Dokumentieren• Kaufm. Dokumente
• Abrechnung• technische Dokumente• gesetzliche Nachweise
• Versicherungsnachweis
• Reporting
Betreuen• Allgemeine Aufgaben• Hard-/Software• Organisatorisch-rechtliche
Schnittstellen
• Projektmethodik• Rahmenbedingungen
Inganghalten• Vorgaben zum Werterhalt
• Verantwortungstiefe• Wertgrenze
B.I.L.D.-Methode
B. I.
D.L.
Liefern• Mengen
• Qualität• Zeiten• Vergütung
Dokumentieren• Kaufm. Dokumente
• Abrechnung• technische Dokumente• gesetzliche Nachweise
• Versicherungsnachweis
• Reporting
Betreuen• Allgemeine Aufgaben• Hard-/Software• Organisatorisch-rechtliche
Schnittstellen
• Projektmethodik• Rahmenbedingungen
Inganghalten• Vorgaben zum Werterhalt
• Verantwortungstiefe• Wertgrenze
B.I.L.D.-Methode
B. I.
D.L.
Gesicherte Ergebnisse
Anzahl Störungen
Ausfallzeiten
Mengen/Qualitäten
Reaktionszeiten
Bonus-Malus-Regelung
…
Inkludierte Kosten
Einzelmaßnahmen bis zur vereinbarten Wertgrenze
Betriebsstoffe
Ersatzteile
…
GEFMA-Ausschreibungsleitfaden 960/961
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 14
Funktional ist nicht „nicht konkret“
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
FM-S
yste
m-D
iens
tleis
tung
s-Ve
rtrag
B.I.L.D.er
Anhänge Ebene 1
Services/GewerkeB.I.L.D.-Leistungskomponenten
Anhänge Ebene 2
MengenMassen
Anhänge Ebene 3
allg.Anhänge
allg.Anhänge
Preise
Anhänge Ebene 4
Regel-betrieb
B.I.L.D. 1
Regel-betrieb
B.I.L.D. 1
Abruf-leistungen
B.I.L.D. 2
Abruf-leistungen
B.I.L.D. 2
Projekte
B.I.L.D. 3
Projekte
B.I.L.D. 3
Std.satz jeQualifikation
Einheitspreise
• Instandsetzung < Wertgrenze• Leuchtmittelwechsel• Hausmeisterleistungen• Umzugsunterstützung• Malerarbeiten• …
• große Instandhaltungs-maßnahmen > Wertgrenze
• Projekte des AG• …
Angebote im Wettbewerbmit last call
Jahrespauschale• AnlagenkatasterKlima/Brandschutz Jahrespauschale• AnlagenkatasterKlima/Brandschutz
• Anlagenkataster JahrespauschaleElektroversorgung • Anlagenkataster JahrespauschaleElektroversorgung
• Flächenkataster JahrespauschaleReinigung • Flächenkataster JahrespauschaleReinigung
Außenanlagen/Grünpflege • Flächekataster• Baumkataster JahrespauschaleAußenanlagen/Grünpflege • Flächekataster• Baumkataster Jahrespauschale
Etc.
JahrespauschaleHeizung/Lüftung/Sanitär • Anlagenkataster je Gewerk JahrespauschaleHeizung/Lüftung/Sanitär • Anlagenkataster je Gewerk
Mengen und Massen in Form von Katastern liefern Messbarkeit und Preis
Mengen und Massen als „Business Plan“ bilden die ständigen Veränderungen im FM-Geschäft ab und lassen es quantifizier- bar werden
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 15
Preisvergleich der Angebote für die Erbringung von System-Dienstleistungen
Preise Fremd- Personal Preise Fremd- Personal Preise Fremd- Personal Kosten Fremd- Personal
gesamt leistung gesamt leistung gesamt leistung gesamt leistung[€] davon [€] Anzahl [€] davon [€] Anzahl [€] davon [€] Anzahl [€] davon [€] Anzahl
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Summen
Platz
Teilprozesse
Anbieter A: Anbieter B: Anbieter C: Auftraggeber (eigen)
Preise und Konzepte ergeben gemeinsam das Ergebnis der Ausschreibung
Es wird empfohlen, die konzeptionellen Lösungsvorschläge mit 45 % Gewichtung in die Bewertung einzubeziehen.
In der Privatwirtschat hat sich dies bewährt.
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 16
Eine professionelle Vergabe komplexer Dienstleistungen beginnt mit dem Teilnahmewettbewerb
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
unbekannt erfüllt gut sehr gut0 Punkte 1 Punkt 2 Punkte 3 Punkte
Allgemeine UnternehmensdatenBonitätSicherheiten, Bürgschaften
EignungFachkunde
Bewertung und Nutzung des Benchmarking zwischen unterschiedlichen Kundenbranchen, Aufträgen bzw. Organisationseinheiten (best practice) und zur Vertragsgestaltung
2%
aktive Mitwirkung an der Markt- und Branchenentwicklung in Verbänden und Organisationen
1%
Konzepte und Vorgaben für die umfassende Schonung der natürlichen Ressourcen, Referenzen
1%
individualisierbare Standardleistungsbeschreibungen für Kundenbranchen sind vorhanden (Darstellung des Mehrwerts)
2%
Qualifikationen und Kapazitäten für die Schaffung von Basisdaten für die Kalkulation kundenbranchenspezifischer Erfordernisse im Anfragefall
4%
planmäßige Bereitstellung von Mitteln für die Erarbeitung von Instrumenten und Maßnahmen für die Verbesserung der vertragsrelevanten Prozesse in der System-Dienstleistung
2%
Schulung der GEFMA-Richtlinien zur System-Dienstleistung 1%Schulungen für spezifische Aufgabenstellungen in Verbindung mit dem Anspruch an die umfassende Qualität in der System-Dienstleistung
4%
Schulung von Mitarbeitern, die Beratungs- und Planungsleistungen erbringen, insbesondere für die mögliche Prozessgestaltung
4%
LeistungsfähigkeitNachweis der Abbildung des Geschäftsfeldes Integraler System-Dienstleistung im Management-Review
1%
Durchgängige Geschäftsplanung des System-Dienstleistungs-Geschäfts in allen Bereichen (Vertrieb, Vertragsmanagement, Ausführung, Administration)
4%
Zielvereinbarungen für die Führungskräfte, Coach zu sein für komplexe System-Dienstleistungs-Prozesse, für die Schnittstellenverantwortung und den Know-how-Übergang in den Wertschöpunfgsbereichen
4%
Nachhaltige Willenserklärung zur System-Dienstleistung - nach innen und außen 1%
Instrument für die geregelte und systematische Kommunikation zwischen AG und AN und die anschließende Umsetzung der Maßnahmen für die permanente Optimierung der System-Dienstleistungs-Prozesse; mit dem Kunden vereinbartes Reporting (Darstellung des Mehrwerts für den Kunden)
4%
geschäftsspezifische EDV- und Informationssysteme, die die ipv®-Leistungen in der Entwicklung und operativ sicherstellen
4%
Zuverlässigkeitaktive Einschaltung der Führungskräfte in die Erarbeitung von Instrumenten und Maßnahmen für die Verbesserung der vertragsrelevanten Prozesse in der System-Dienstleistung
2%
Vorhandensein der nötigen personellen Ressourcen (Qualifikation und Anzahl) für die Erbringung der Wertschöpfungstiefe von System-Dienstleistungen
4%
Gewicht[%]Bewertungskriterien
BewertungPunktzahl
Für die Auswahl von Anbietern für eine Vergabe komplexer FM-Leistungen können die Befähigungskriterien zum Vorbild genommen werden, die sich die System- Dienstleister im FM-Markt als Qualitätsmaßstab gesetzt haben (GEFMA- Richtlinie 730)
Öff.AG können zulassen, dass deutsche FM-Unternehmen den neutralen Nachweis für die Erfüllung dieser Kriterien mit dem ipv® -Zertifikat oder einem gleichwertigen Zertifikat erbringen.
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 17
FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb
Erfahrung HOCHTIEF FM: Empfehlungen für einen Auftraggeber
Fazit: Klare Definitionen bei Zielen und Schnittstellen erleichtern beiden Seiten die künftige vertragliche Zusammenarbeit.
Definition des Leistungsschwerpunktes ( TGM / IGM ) - Prioritätenvereinbarung
Leistungsfähigkeit des Dienstleisters hinsichtlich des Schwerpunktes prüfen
Qualitätsstandards durch Service-Level festlegen
Personelle Schnittstellen zwischen AG und AN klar definieren
Kompetenz beim Ansprechpartner AG sicherstellen
ÜbersichtKomplexe FM-Dienstleistungen bieten maximalen Mehrwert Seite 3
Werkzeuge für Ausschreibung und Vergabe komplexer Leistungen Seite 10
Anbieter-Kompetenz und GEFMA-FM-Excellence Seite 19
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 19
FM-Excelllence setzt Standards für die Qualifikation und Kompetenz von FM-Dienstleistern im Markt
FM-Excellence bildet drei Ebenen der Qualitätsmessung und des Befähigungsnachweises für qualifizierte FM-Unternehmen ab
- 710 – Befähigung zur Rechtskonformität
- 720 – Befähigung zu FM-spezifischen Managementkompetenzen
- 730 – Befähigung zur Integration von Rechtskonformität und Managementkompetenz zur wirtschaftlichen, technischen und rechtlichen Verantwortungs- übertragung
FM-Produkte | Werkzeuge | Anbieter-Kompetenz
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 20
EINZEL-DIENSTLEISTUNG
PAKET- DIENSTLEISTUNG
ipv®
SYSTEM-DIENSTLEISTUNG
Auswahlsicherheit für rechtskonforme Auftragnehmer durch den Auftraggeber
Nachweis der Rechtsverantwortung des Auftraggebers
Reduzierung des Eigenaufwandes in der Überwachungsleistung des Auftragnehmers durch Qualitätsbeleg
Nachweis der Rechtsverantwortung des Auftragnehmers
GEFMA-Richtlinie 710 sichert dem Kunden Rechtskonformität
FM-Produkte | Werkzeuge | Anbieter-Kompetenz
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 21
Umfassendes Qualitätsmanagement des Auftragnehmers nach ISO 9001 ff.
Gewährleistung von Standards für FM-Start- up-Prozesse
Nachweis von normierten Arbeitsweisen im FM auf Seiten des Auftragnehmers, insbesondere in der Vertragseröffnung und Vertrags- überleitung (Managementleistungen)
EINZEL-DIENSTLEISTUNG
PAKET- DIENSTLEISTUNG
ipv®
SYSTEM-DIENSTLEISTUNG
GEFMA-Richtlinie 720 sorgt für Prozesssicherheit und FM- spezifische Prozesse
FM-Produkte | Werkzeuge | Anbieter-Kompetenz
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 22
Zusicherung der Nutzbarkeit und Verfügbarkeit der an den Auftragnehmer übertragenen Prozesse
Optimierung des Ressourceneinsatzes sowie Maßnahmenentwicklung für effiziente Betriebsleistungen
Prozessoptimierung und Verzahnung der Prozesse beim Dienstleister
EINZEL-DIENSTLEISTUNG
PAKET- DIENSTLEISTUNG
ipv®
SYSTEM-DIENSTLEISTUNG
GEFMA-Richtlinie 730 garantiert dem Kunden qualitative Ergebnissicherheit
FM-Produkte | Werkzeuge | Anbieter-Kompetenz
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 23
Und wirtschaftliche Ergebnissicherheit seiner FM-Prozesse
Ganzheitliche Übertragung der wirtschaftlichen Verantwortung auf den System-Dienstleister – und damit auch Verpflichtung des Auftragnehmers zur Mitwirkung bei der Erreichung der strategischen Ziele
Sicherheit: Einhaltung von Budgets und Zeitplänen sowie höchster Qualitätsstandards durch ausgeprägte Branchenkompetenz des Auftraggebers
EINZEL-DIENSTLEISTUNG
PAKET- DIENSTLEISTUNG
ipv®
SYSTEM-DIENSTLEISTUNG
FM-Produkte | Werkzeuge | Anbieter-Kompetenz
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 24
FM-Produkte | Werkzeuge | Anbieter-Kompetenz
- Trägt das komplette Instandsetzungsrisiko
- Einhalten der Service Level und der Anlagenverfügbarkeit
+ Risikominimierung durch regelmäßige Inspektion und Wartung
+ Vorbeugende Instandsetzung
+ Permanente Anlagenoptimierung und schnelle Reaktion auf Nutzerwünsche
+ Freie Komponentenauswahl
Erfahrung HOCHTIEF FM: Chancen und Risiken der Vertragspartner
Auftragnehmer Auftraggeber
- Kostenübersicht der einzelenen Instandsetzungen
- Wertschöpfung erst bei langfristigen Aufträgen
+ Risikoverlagerung
+ Festes Budget
+ Kostengünstiger
+ Schnelle / vorbeugende Instandsetzung
+ Personalkosteneinsparungen
Fazit: Hohe Wertschöpfung und hohe Anlagenverfügbarkeit ist meist erst bei langfristigen Vertragen - > 5 Jahre – möglich.
GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 25
GEFMA-Arbeitskreis ipv® bietet Werkzeuge für ein qualifiziertes Facility Management und eine qualifizierte Vergabe
Der GEFMA-Arbeitskreis ipv® unterstützt den Trend bei FM-Ausschreibungen von den LV-Ausschreibungen hin zu funktionalen ergebnisorientierten Ausschreibungen
- Die Komplexität nimmt zu
- Der FM-Markt erfordert hohe Kompetenz der Dienstleister
- Komplexe Vergaben machen Standards in der Abwicklung und in den Problemlösungen durch den AN erforderlich
Der GEFMA-Arbeitskreis ipv® prägt Standards für die erforderliche Befähigung von FM-Dienstleistern und vereint in seiner Qualitätsmarke alle drei Ebenen des FM-Excellence-Programms
FM-Produkte | Werkzeuge | Anbieter-Kompetenz