Introducción.

Los diagramas de flujo son una manera de representar visualmente el flujo de datos a

travéz de sistemas de tratamiento de información. Los diagramas de flujo describen que

operaciónes y en que secuencia se requieren para solucionar un problema dado.

Un diagrama de flujo u organigrama es una representación diagramática que ilustra la

secuencia de las operaciones que se realizarán para conseguir la solución de un

problema. Los diagramas de flujo se dibujan generalmente antes de comenzar a

programar el código frente a la computadora. Los diagramas de flujo facilitan la

comunicación entre los programadores y la gente del negocio. Estos diagramas de flujo

desempeñan un papel vital en la programación de un problema y facilitan la comprensión

de problemas complicados y sobre todo muy largos. Una vez que se dibuja el diagrama

de flujo, llega a ser fácil escribír el programa en cualquier idióma de alto nivel. Vemos a

menudo cómo los diagramas de flujo nos dan ventaja al momento de explicar el programa

a otros. Por lo tanto, está correcto decir que un diagrama de flujo es una necesidad para

la documentación mejor de un programa complejo

Diagrama de Flujo de Datos

Un diagrama de flujo de datos (DFD por sus siglas en español e inglés) es una representación gráfica para la maceta del "flujo" de datos a través de un sistema de información. Un diagrama de flujo de datos también se puede utilizar para la visualización de procesamiento de datos (diseño estructurado). Es una práctica común para un diseñador dibujar un contexto a nivel de DFD que primero muestra la interacción entre el sistema y las entidades externas. Este contexto a nivel de DFD se "explotó" para mostrar más detalles del sistema que se está modelando.

Los diagramas de flujo de datos fueron inventados por Larry Constantine, el desarrollador original del diseño estructurado, basado en el modelo de computación de Martin y Estrin: "flujo gráfico de datos" . Los diagramas de flujo de datos (DFD) son una de las tres perspectivas esenciales de Análisis de Sistemas Estructurados y Diseño por Método SSADM. El patrocinador de un proyecto y los usuarios finales tendrán que ser informados y consultados en todas las etapas de una evolución del sistema. Con un diagrama de flujo de datos, los usuarios van a poder visualizar la forma en que el sistema funcione, lo que el sistema va a lograr, y cómo el sistema se pondrá en práctica. El antiguo sistema de diagramas de flujo de datos puede ser elaborado y se comparó con el nuevo sistema de diagramas de flujo para establecer diferencias y mejoras a aplicar para desarrollar un sistema más eficiente. Los diagramas de flujo de datos pueden ser usados para proporcionar al usuario final una idea física de cómo resultarán los datos a última instancia, y cómo tienen un efecto sobre la estructura de todo el sistema. La manera en que cualquier sistema es desarrollado puede determinarse a través de un diagrama de flujo de datos. El desarrollo de un DFD ayuda en la identificación de los datos de la transacción en el modelo de datos.

Los Diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos símbolos estándares; sin

embargo, algunos símbolos especiales pueden también ser desarrollados cuando séan

requeridos. Algunos símbolos estándares, que se requieren con frecuencia para

diagramar programas de computadora se muestran a continuación:

Inicio o fin del programa

Pasos, procesos o líneas de instruccion de programa de

computo

Operaciones de entrada y salida

Toma de desiciónes y Ramificación

Conector para unir el flujo a otra parte del diagrama

Cinta magnética

Disco magnético

Conector de pagina

Líneas de flujo

Anotación

Display, para mostrar datos

Envía datos a la impresora

SIMBOLOGIA DE GANE AND SARSON

ASME:

Asme.

Concepto de Diagrama de Flujo Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción. Las personas que no están directamente involucradas en los procesos de realización del producto o servicio, tienen imágenes idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad.  La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa está ahora disponible para ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo. Ventajas de los Diagramas de Flujo * Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto. * Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión. * Muestran las interfases cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas. * Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso. ¿Qué Símbolos se Emplean en los Diagramas de Flujo? Los símbolos tienen significados específicos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas. Los símbolos más comunes son : 

Desarrollo del Diagrama de Flujo Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo : * Identificar a los participantes de la reunión donde se desarrollará el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas. * Definir que se espera obtener del diagrama de flujo. * Identificar quién lo empleará y cómo. * Establecer el nivel de detalle requerido. * Determinar los límites del proceso a describir. Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son : * Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. * Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico. * Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas también. * Identificar y listar los puntos de decisión. * Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos. * Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido. 

Ejemplo : Reparación de la PC MACRO Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de información requerida por el usuario del mismo. Probablemente la dirección de la empresa no esté interesada en los detalles y le sea suficiente una descripción genérica del proceso. Este es el caso del ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel macro.  En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitación de nuevos empleados o la búsqueda de oportunidades de mejora, será necesario disponer de una descripción detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro, como muestra el ejemplo siguiente. Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de detalles.

ISO 9000.1. Resumen. 2.3. Desarrollo 4. Determinación de las necesidades de documentación. 5. Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización. 6. Diseño del sistema documental. 7. Elaboración de los documentos. 8. Implantación del sistema documental. 9. Mantenimiento y mejora del sistema. 10. Conclusiones 11. Bibliografia.

 

RESUMEN.

El sistema de gestión de la calidad tiene su soporte en el sistema documental, por lo que éste tiene una importancia vital en el logro de la calidad, que no es más que la satisfacción de las necesidades de los clientes.

Existen varias metodologías para la implementación de sistemas de gestión de la calidad, y todas coinciden en considerar como una de sus etapas la elaboración de la documentación, pero no se trata con profundidad el tema de cómo lograr el funcionamiento eficaz del sistema documental y qué procesos implica. Es por ello que se realizó este trabajo, con el objetivo de elaborar una metodología para implementar un sistema documental que cumpla con los requerimientos de las normas ISO 9000:2000 y sirva de referencia a cualquier organización que se encuentre enfrascada en esta compleja tarea.

Aplicando el enfoque de procesos se logró caracterizar los procesos de la documentación y proponer los pasos necesarios para implementar el sistema documental que sirva de base al sistema de gestión de la calidad en cualquier tipo de organización.

INTRODUCCIÓN

La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los sistemas de gestión de la calidad basados en las normas ISO 9000, que reflejan el consenso internacional en este tema, han cobrado una gran popularidad, y muchas organizaciones se han decidido a tomar el camino de implantarlo.

Cuba no está ajena a este proceso. La desaparición de los mercados tradicionales ha forzado al país a tratar de introducir sus productos y servicios en el mercado internacional, lo que ha convertido en un imperativo para muchas empresas la implementación de sistemas de gestión de la calidad. De hecho, en el 2002, 90 empresas cubanas ya cuentan con sistemas de gestión de la calidad certificados, con una tendencia a un aumento de la cifra al avanzar el proceso de Perfeccionamiento Empresarial.

La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.

Existen diversos metodologías para la implementación de sistemas de gestión de la calidad, y en todas sus autores coinciden en considerar a la elaboración de la documentación como una etapa importante, pero existe una tendencia a reducir el enfoque de esta cuestión a ofrecer algunos consejos para la elaboración de documentos

( fundamentalmente del Manual de Calidad y los procedimientos), cuando no se trata sólo de confeccionarlos sino de garantizar que el sistema documental funcione como tal y pase a ser una herramienta eficaz para la administración de los procesos.

Por ello, este trabajo tiene como objetivo ofrecer una metodología para implementar un sistema documental que cumpla con los requisitos de las normas ISO 9000:2000, y pueda ser aplicada por los especialistas de calidad de cualquier organización que se enfrente a la compleja tarea de establecer un sistema de gestión de la calidad.

DESARROLLO

La metodología que se propone cuenta con seis etapas y se describe de manera general en el siguiente esquema:

 Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" 

ETAPA 1. Determinación de las necesidades de documentación.

Objetivo: Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organización para garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas.

Tareas:

1. Estudiar en las normas ISO 9000 los elementos de la documentación aplicables a la organización.

La versión del año 2000 de las normas ISO 9000 dan la posibilidad de aplicar el sentido común y decidir de acuerdo con las características de la organización en cuanto a tamaño, tipo de actividad que realiza, complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal, la extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad. No obstante exigen la existencia de los siguientes documentos:

Declaraciones documentadas de una política de calidad y objetivos de la calidad. Manual de Calidad. Procedimientos documentados para: Control de documentos. Control de los registros de calidad. Auditorías internas. Control de productos no conformes. Acciones correctivas. Acciones preventivas. Los documentos requeridos por la organización para asegurar el control,

funcionamiento y planificación efectivos de sus procesos. Registros para: Revisiones efectuadas por la dirección al sistema de gestión de la calidad Educación, formación, habilidades y experiencia del personal. Procesos de realización del producto y cumplimiento de los requisitos del producto. Revisión de los requisitos relacionados con el producto. Elementos de entrada del diseño y desarrollo. Resultados de la verificación del diseño y desarrollo. Resultados de la validación del diseño y desarrollo. Control de cambios del diseño y desarrollo. Evaluación de proveedores. Control de los equipos de medición y seguimiento cuando no existen patrones

nacionales o internacionales. Resultados de la verificación y calibración de los instrumentos de medición.

Auditorías internas. Autoridad responsable de la puesta en uso del producto. Tratamiento de las no conformidades. Acciones correctivas. Acciones preventivas.

1. Cada sector establece determinadas regulaciones que deben ser cumplidas para garantizar la uniformidad de los productos y servicios que oferten sus organizaciones y el cumplimiento de los requisitos legales que impone el estado como representante de los intereses de la sociedad en su conjunto. Podemos citar por ejemplo en el sector farmacéutico las Buenas Prácticas de Producción Farmacéutica, en el sector de la Salud, las Buenas Prácticas de Laboratorio Clínico, en el sector del software las normas ISO SPICE y el modelo de evaluación CMM, entre otros. Es por ello que la documentación del sistema de calidad debe armonizar los requisitos de las ISO que son genéricos, con los requisitos específicos del sector en que se desenvuelve la organización.

2. Estudiar las regulaciones específicas del sector en que se desenvuelve la organización para determinar los documentos que deben responder al cumplimiento de estos requisitos legales.

3. Determinar los tipos de documentos que deben existir y sus requisitos.

Con los resultados de las tareas anteriores se deben decidir cuáles son los tipos de documentos que deben existir en la organización para cumplir con los requisitos de las normas ISO 9000 y de las regulaciones propias del sector. Así tenemos que usualmente las organizaciones tendrán que contar con:

Manual de Calidad Manuales de Procedimientos Procedimientos generales y específicos Registros Planes de Calidad Especificaciones

Además podrán existir otros documentos como:

Planes de inspección y ensayo. Expedientes maestros de los productos Informes Planos Dibujos, esquemas Etiquetas Certificados Prospectos Reglamentos Facturas Tarjetas de almacenamiento Modelos Instrucciones

Estos documentos pueden ser útiles para obtener los resultados que la organización desea en materia de gestión de la calidad.

Etapa 2. Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización.

Objetivo: Conocer la situación de la documentación en la organización comparando lo que existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior.

Tareas:

1. Al elaborar la guía se deben tener en cuenta las necesidades de documentación determinadas en la etapa anterior así como los requisitos que debe cumplir la documentación.

En este caso se elaboró un cuestionario organizado por requisito de la norma ISO 9001:2000, teniendo en cuenta además los requisitos de la documentación de calidad encontrados en la bibliografía consultada.

2. Elaborar la guía para el diagnóstico

Para la ejecución del diagnóstico se debe utilizar la guía y aplicar técnicas como la observación, la entrevista y la revisión de documentos. Se debe determinar la existencia o no de los documentos, en qué medida cumplen con los requisitos establecidos para la documentación y si están siendo utilizados adecuadamente.

3. Ejecutar el diagnóstico.4. Elaborar y presentar el informe de diagnóstico.

El informe debe contener los documentos existentes por proceso, su adecuación o no a los requisitos y su utilización correcta o no, de acuerdo con los resultados del diagnóstico. Debe presentarse a la alta dirección.

Etapa 3.Diseño del sistema documental.

Objetivo: Establecer todos los elementos generales necesarios para la elaboración del Sistema Documental.

Tareas:

1. Para realizar esta tarea se debe clasificar la documentación y definir su jerarquía utilizando un criterio único. Usualmente se utiliza el criterio de la pirámide que aparece en la ISO 10013:94, donde se ubica en el nivel más alto el Manual de Calidad, en el segundo nivel los procedimientos y en el tercer nivel instrucciones, registros, especificaciones y otros documentos. Otro criterio es el que clasifica los documentos regulatorios en tres niveles: el primero donde se encuentra el Manual de Calidad, el segundo donde se encuentran los procedimientos generales y el tercero donde se encuentran los procedimientos específicos, especificaciones, y otros documentos. Los registros al no ser documentos regulatorios no entran dentro de esta clasificación. Ambos criterios no ubican en ningún lugar dentro de la jerarquía la documentación regulatoria de procedencia externa (ejemplo: Normas ISO 9000, Normas Cubanas aplicables a la entidad específica ) pero estos documentos también deben ser controlados.

2. Definir la jerarquía de la documentación.

La elaboración de la documentación es una buena oportunidad de involucrar a todo el personal en el sistema de gestión de la calidad, por lo que debe ser desplegada por toda la organización de acuerdo con los niveles jerárquicos establecidos en el paso anterior y la estructura organizativa existente. Así, el Manual de Calidad, que es el documento de mayor nivel jerárquico, debe ser elaborado por un grupo de personas

de diferentes áreas conducido por un representante de la dirección con autoridad definida para tomar las decisiones relativas al sistema de gestión de la calidad. Los procedimientos generales deben ser elaborados por personal de los mandos intermedios y los procedimientos específicos, especificaciones, registros, etc por el personal que los utilizará posteriormente.

3. Definir autoridad y responsabilidad para la elaboración de la documentación a cada nivel.

4. Definir estructura y formato del Manual de Calidad.

El grupo de personas designadas para elaborar el Manual de Calidad deben definir sobre la base de las normas ISO 9001 y 9004, la estructura y formato del Manual de Calidad, teniendo en cuenta las exclusiones permisibles. Esta estructura contará con las siguientes partes:

Titulo Resumen acerca del manual Tabla de contenido Breve descripción de la organización Alcance (incluyendo toda exclusión permisible) Términos y definiciones Sistema de Gestión de la Calidad

o Responsabilidad de la direccióno Gestión de recursoso Materialización del productoo Medición, análisis y mejora.

El formato del manual debe tener en cuenta el cumplimiento de los requisitos establecidos para la documentación y facilitar su consulta y actualización.

1. Determinar los procesos de la documentación.

Para determinar los procesos de la documentación proponemos auxiliarse del siguiente enfoque que los desagrega en dos procesos generales:

Gestión de la documentación técnica Utilización de la documentación

Se desagregaron estos procesos generales en sus procesos específicos

Gestión de la documentación técnica:

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Utilización de la documentación

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Estos procesos específicos se desagregan a su vez en procesos unitarios y se determinan las entradas y salidas de cada uno de ellos:

Planificación de la elaboración

Entradas: información sobre la necesidad de documentación y la posibilidad real de satisfacer esta necesidad.

Salidas: Plan de elaboración de documentos

Procesos unitarios:

 Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar"

Elaboración

Entradas: Plan de elaboración de documentos

Salidas: Proyecto de documento

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Revisión

Entradas: Proyecto de documento

Salidas: Proyecto de documento corregido y listo para aprobar.

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Aprobación Entradas: Proyecto de documento revisado

Salidas: Documento aprobado

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Identificación:

Entradas: Documento aprobado

Salidas: Documento identificado con un código

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Reproducción

Entradas: Documento aprobado e identificado

Salidas: Documento reproducido en el número de copias necesarias

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Distribución

Entradas: documento a distribuir

Salidas: documento distribuido en las áreas

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Archivo

Entradas: documento a archivar

Salidas: documento archivado

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Comprobación

Entradas: Documento vigente

Salidas: Documento comprobado

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Modificación

Entradas: documento vigente

Salidas: documento modificado

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Derogación y/o destrucción

Entradas: documento comprobado declarado obsoleto

Salidas: documento derogado y/o destruido

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Consulta

Entradas: Solicitud de consulta

Salidas: documento consultado

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Liberación (para el caso de registros)

Entradas: registros llenos

Salidas: registros revisados

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

1. En esta tarea se debe organizar el flujo de la documentación de manera que garantize que los documentos estén en el lugar requerido de manera oportuna y que la información sea accesible a las personas autorizadas.

2. Establecer el flujo de la documentación.

Para cumplimentar esta tarea se deben seguir los procesos unitarios descritos para este proceso en la cuarta tarea.

3. Confeccionar el plan de elaboración de documentos4. Planificar la capacitación del personal implicado.

Para ello se deben tener en cuenta las necesidades de capacitación y los recursos disponibles para llevarla a cabo.

Etapa 4. Elaboración de los documentos.

Objetivo: elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel.

Tareas:

1. En esta tarea se llevará a cabo la capacitación planificada en la etapa anterior.

2. Capacitar al personal implicado.

Para elaborar los procedimientos generales se sugiere utilizar la siguiente estructura:

Partes Carácter Contenido

Objetivo Obligatorio Definirá el objetivo del procedimiento

Alcance Obligatorio Especificará el alcance de la aplicación del procedimiento

Responsabilidades Obligatorio Designará a los responsables de ejecutar y supervisar el cumplimiento del procedimiento

Términos y definiciones Opcional Aclarará de ser necesario el uso de términos o definiciones no comunes aplicables al procedimiento.

Procedimiento Obligatorio Describirá en orden cronológico el conjunto de operaciones necesarias para ejecutar el procedimiento.

Requisitos de documentación Obligatorio Relacionará todos los registros que deben ser completados durante la ejecución del procedimiento.

Referencias Obligatorio Referirá todos aquellos documentos que hayan sido consultados o se mencionen en el procedimiento

Anexos Opcional Incluirá el formato de los registros, planos, tablas o algún otro material que facilite la comprensión del procedimiento.

3. Elaborar los procedimientos generales.

El grupo seleccionado elaborará el Manual de acuerdo con el formato establecido en la etapa de diseño teniendo en cuenta la necesaria participación de todas las áreas involucradas.

4. Elaborar el Manual de Calidad.

Los otros documentos se elaborarán de acuerdo con el plan y siguiendo las instrucciones confeccionadas para cada tipo de documento que deben haber sido aprendidas durante la capacitación.

5. Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa anterior.6. Revisar y aprobar todos los documentos por parte del personal competente

autorizado.

La revisión y aprobación de la documentación se realizará a medida que ésta se vaya elaborando.

Etapa 5. Implantación del sistema documental.

Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados.

Tareas:

1. Para ejecutar esta tarea se deben tener en cuenta las características propias de la organización y los recursos existentes.

2. Definir el cronograma de implantación.

La documentación aprobada debe ser distribuida a las áreas en la medida en que vaya siendo aprobada.

3. Distribuir la documentación a todos los implicados.

Cuando existan dificultades con la implantación de un procedimiento y se determinen necesidades de capacitación el plan elaborado debe ser actualizado y ejecutar la acción correctora en el período de tiempo más breve posible.

4. Determinar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de capacitación.5. Poner en práctica lo establecido en los documentos.6. Recopilar evidencia documentada de lo anterior.

Etapa 6. Mantenimiento y mejora del sistema.

Objetivo: Mantener la adecuación del sistema a las necesidades de la organización a través de la mejora continua.

Tareas:

1. Realizar auditorías internas para identificar oportunidades de mejora.2. Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no

conformidades en la documentación.

CONCLUSIONES:

El trabajo realizado provee a las organizaciones de una metodología para implementar su sistema documental de acuerdo con las normas ISO 9000:2000 y garantizar el soporte de su sistema de gestión de la calidad.

Esta familia de normas apareció en 1987, tomando como base la norma británica BS 5750 de 1987, experimentando su mayor crecimiento a partir de la versión de 1994. La versión actual data de 2008, publicada el 13 de noviembre de 2008.[1]

La principal norma de la familia es la ISO 9001:2008 - Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.

Otra norma vinculante a la anterior es la ISO 9004:2000 - Sistemas de Gestión de la Calidad - Directrices para la mejora del desempeño.

Las normas ISO 9000 de 1994 estaban principalmente dirigidas a organizaciones que realizaban procesos productivos y, por tanto, su implantación en las empresas de servicios planteaba muchos problemas. Esto fomentó la idea de que son normas excesivamente

burocráticas.

Con la revisión de 2000 se consiguió una norma menos pesada, adecuada para organizaciones de todo tipo, aplicable sin problemas en empresas de servicios e incluso en la Administración Pública, con el fin de implantarla y posteriormente, si lo deciden, ser certificadas conforme a la norma ISO 9001.

[editar] CertificaciónPara verificar que se cumplen los requisitos de la norma, existen unas entidades de certificación que auditan la implantación y mantenimiento, emitiendo un certificado de conformidad. Estas entidades están vigiladas por organismos nacionales que regulan su actividad.

Para la implantación o preparación previa, es muy conveniente que apoye a la organización una empresa de consultoría, que tenga buenas referencias, y el firme compromiso de la Dirección de que quiere implantar el Sistema, ya que es necesario dedicar tiempo del personal de la empresa para implantar el Sistema de gestión de la calidad.

A la hora de elegir una empresa de asesoramiento, es necesario definir cual es la necesidad del proyecto. Es en función de esta necesidad que la empresa debe elegir entre las variadas ofertas del mercado.

[editar] Proceso de Certificación

Con el fin de ser certificado conforme a la norma ISO 9001 (única norma certificable de la serie), las organizaciones deben elegir el alcance que vaya a certificarse, los procesos o áreas que desea involucrar en el proyecto, seleccionar un registro, someterse a la auditoría y, después de completar con éxito, someterse a una inspección anual para mantener la certificación.

Los requerimientos de la norma son genéricos, a raíz de que los mismos deben ser aplicables a cualquier empresa, independientemente de factores tales como: tamaño, actividad, clientes, planificación, tipo y estilo de liderazgo, etc. Por tanto, en los requerimientos se establece el "que", pero no el "como". Un proyecto de implementación involucra que la empresa desarrolle criterios específicos y que los aplique, a través del SGC, a las actividades propias de la empresa. Al desarrollar estos criterios coherentes con su actividad, la empresa construye su Sistema de Gestión de la Calidad.

En el caso de que el auditor encuentre áreas de incumplimiento, la organización tiene un plazo para adoptar medidas correctivas, sin perder la vigencia de la certificación o la continuidad en el proceso de certificación (dependiendo de que ya hubiera o no obtenido la certificación).

Un proyecto de implementación, involucrará, de mínima:

Entender y conocer los requerimientos normativos y como los mismos alcanzan a la actividad de la empresa.

Analizar la situación de la organización, donde está y donde debe llegar. Construir desde cada acción puntual un Sistema de Gestión de la Calidad. Documentar los procesos que sean requeridos por la norma, así como aquellas que la

actividad propia de la empresa requiera.

La norma solicita que se documenten procedimientos vinculados a: gestión y control documental, registros de la calidad, auditorias internas, producto no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas,

Detectar las necesidades de capacitación propias de la empresa.

Durante la ejecución del proyecto será necesario capacitar al personal en lo referido a la política de calidad, aspectos relativos a la gestión de la calidad que los asista a comprender el aporte o incidencia de su actividad al producto o servicio brindado por la empresa (a fin de generar compromiso y conciencia), herramientas de auditoria interna para aquellas personas que se vayan a desempeñar en esa posición.

Realizar Auditorías Internas. Utilizar el Sistema de Calidad (SGC), registrar su uso y mejorarlo durante varios meses. Solicitar la Auditoría de Certificación

Las normas nacen para que las empresa se rijan por unos principios de organización y para que

den estabilidad en el mercado y en la sociedad.

Cuando se crea un producto o servicio se hace para satisfacer las necesidades y demandas de

unos clientes. Para tener buenos rendimientos económicos y asegurar el futuro, la empresa tiene

que organizarse de tal forma que dé garantías a los usuarios, compradores, trabajadores,

directivos y accionistas.

El equilibrio social está en juego, resulta inaceptable encontrar hoy empresas con mandos rígidos

y ancladas en el pasado, sin la capacidad de adaptarse a los cambios y que no se enfocan en su

cliente, por eso es importante, para una firma que desee alcanzar altos niveles de competitividad,

el uso y aplicación de estándares de calidad internacionales que le permitan ampliar sus

mercados, mejorar su posicionamiento y crear valor.

QUÉ SON LAS NORMAS ISO 9000

La serie ISO 9000 es un conjunto de normas orientadas a ordenar la gestión de la empresa que

han ganado reconocimiento y aceptación internacional debido al mayor poder que tienen los

consumidores y a la alta competencia internacional acentuada por los procesos integracionistas.

Algunas de estas normas especifican requisitos para sistemas de calidad (ISO 9001, 9002, 9003) y

otras dan una guía para ayudar en la interpretación e implementación del sistema de calidad (ISO

9000-2, ISO 9004-1)

ANTECEDENTES DE LAS NORMAS ISO 9000

La normalización internacional se realiza con base en un amplio criterio, no sólo se refiere a lo

legislación comunitaria en moleña de productos o servicios, sino

pretendiendo ser un método para asegurar la economía, ahorrar gastos, evitar el desempleo y

garantizar el funcionamiento rentable de las empresas. Las

organizaciones deben tener un sistema de calidad más eficiente cada día, que integre todas las

actividades que pudieran afectar la satisfacción de las necesidades explícitas y tácitas de sus

clientes.

Es por esta rozón que surgió la necesidad de normalizar la forma de asegurar la calidad.

El Organisno Internacional de Normalización, ISO, (Internatlonal Organization for Standardization),

fue creado en 1 947 y cuenta con 91 estados miembros, que son representados por sus

organismos nacionales de normalización

La ISO trabaja para lograr uno forma común de conseguir el establecimiento del sistema de

calidad, que garantice la satisfacción de las necesidades y

expectativas de los consumidores.

A comienzos de! año 1980 la ISO designó una serie de comités técnicos para

que trabajaran en el desarrollo de normas comunes que fuesen aceptadas

universalmente. El resultado de este trabajo fue publicado siete años más tarde a través del

compendio de normas ISO 9000, posterior a la publicación de la norma de aseguramiento de la

calidad-vocabulario (ISO 8402), que fue dada a conocer en 1986.

El diario oficial de las comunidades europeas, el 28 de Enero de 1991, publicó una comunicación

que fue también nombrada el Libro Verde de la normalización. Este importante documento no sólo

fue un marco de referencia para Europa, sino también para las comunidades que negocian con

ellos, como el caso de Mercosur, con esto se exige o sus proveedores que sean auditados y

certificados bajo los lineamientos de la ISO 9000

La frecuencia que ISO estableció para la revisión y actualización de lo serie ISO

9000 fue de cinco años.

OBJETIVOS DE LAS ISO 9000

Proporcionar elementos para que una organización pueda lograr la calidad del producto o servicio,

a la vez que mantenerla en el tiempo, de manera que las necesidades del cliente sean satisfechas

permanentemente, permitiéndole a la empresa reducir costos de calidad, aumentar la

productividad, y destacarse o sobresalir frente a la competencia.

Proporcionar a los clientes o usuarios la seguridad de que el producto o los servicios tienen la

calidad deseada, concertada, pactada o contratada.

Proporcionar a la dirección de la empresa la seguridad de que se obtiene la calidad deseada.

Establecer las directrices, mediante las cuales la organización, puede seleccionar y utilizar las

normas.

FAMILIA ISO 9000

NORMA AÑO CONTENIDO

8402 1986 Gestión y aseguramiento de la calidad

9000 1987  

9000-1 1987 Norma para la gestión y aseguramiento de la calidad - Parte 1

9000-2 1993 Norma para la gestión y aseguramiento de la calidad - Parte 2

9000-3 1991 Norma para la gestión y aseguramiento de la calidad - Parte 3

9000-4 1993 Norma para la gestión y aseguramiento de la calidad - Parte 4

9001 1987 Sistema de calidad

9002 1987 Sistema de calidad

9003 1987 Sistema de calidad

9004-1 1987 Gestión de la calidad y elementos del sistema de calidad - Parte 1

9004-2 1991 Gestión de la calidad y elementos del sistema de calidad - Parte 2

9004-3 1993 Gestión de la calidad y elementos del sistema de calidad - Parte 3 

9004-4 1993 Gestión de la calidad y elementos del sistema de calidad - Parte 4

9004-5 PC Gestión de la calidad y elementos del sistema de calidad - Parte 5

9004-6 PT Gestión de la calidad y elementos del sistema de calidad - Parte 6

9004-7 PNI Gestión de la calidad y elementos del sistema de calidad - Parte 7

9004-8 NP Gestión de la calidad y elementos del sistema de calidad - Parte 8

PC = Proyecto de comité ; PT = Proyecto de trabajo

10011-1 1990 Lineamientos para auditar sistemas de calidad- Parte 1

10011-2 1991 Lineamientos para auditar sistemas de calidad- Parte 2

10011-3 1991 Lineamientos para auditar sistemas de calidad- Parte 3

10012-1 PT Requerimiento de aseguramiento para equipos de medición

10013 PNI Lineamientos para la elaboración de manuales de calidad

10014 PT Aspectos económicos de la calidad

10015 NP Educación continua y lineamientos para la capacitación

La norma ISO 9000 contiene las directrices para seleccionar y utilizar las

normas para el aseguramiento de la calidad, es decir, es la que permite

seleccionar un modelo de aseguramiento de calidad, entre las que se describen

las ISO 9001/9002/9003.

La norma ISO 9004. establece directrices relativas a los factores técnicos,

administrativos y humanos que afectan a la calidad del producto, es decir,

establece directrices para la gestión de la calidad.

La norma ISO 9004-2 establece directrices relativas a los factores técnicos,

administrativos y humanos que afectan a la calidad de los servicios, es decir, se

refiere especialmente a los servicio.

Las normas ISO 9001/9002/9003 establecen requisitos de determinan que

elementos tienen que comprender los sistemas de calidad, pero no es el propósito imponer

uniformidad en los sistemas de calidad. 5on genéricas e independientes de cualquier industria o

sector económico concreto.

Las tres normas tienen igual introducción y antecedentes, pero en lo referido a

los requisitos del sistema encontramos diferencias. La primera diferencia es

relativa al número de temas (ver tabla 1), y la segunda es 'relativa a la exigencia. La más completa

es la 9001. mientras que la 9003 es la mas escueta y sencilla.

Otra diferencia la encontramos en el objeto y campo de aplicación que detallamos a continuación:

ISO-9001: especifica los requisitos que debe cumplir un sistema de calidad,

aplicables cuando un contrato entre dos partes exige que se demuestre la

capacidad de un proveedor en el diseño, desarrollo, producción, instalación y

servicio posventa del producto suministrado, con la finalidad de satisfacer al cliente.

ISO-9OO2: especifica los requisitos que debe cumplir un sistema de calidad,

aplicables cuando un contrata entre dos partes exige que se demuestre la

capacidad de un proveedor en la producción, Instalación y servicie' posventa del

producto suministrado, con la finalidad de satisfacer al cliente.

ISO-9003: especifica los requisitos que debe cumplir un sistema de calidad,

aplicables cuando un contrato entre dos partes exige que se demuestre la

capacidad de un proveedor en la inspección, y ensayos finales del producto

suministrado, con la finalidad de satisfacer al cliente.

Carlos López

calbarrobagestiopolis.com