investeringenstatuut stichting antares woonservice...op een verandering van het bestaand vastgoed...
TRANSCRIPT
Investeringenstatuut
Stichting
Antares Woonservice
Vastgesteld door de Directeur-Bestuurder P.J.C.W. Stelder d.d. 17-09-2019
Goedgekeurd door de Raad van Commissarissen d.d. 08-10-2019
Versie: 08-10-2019
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
2
Inhoudsopgave
1. Doelstelling en reikwijdte ........................................................................................ 3
1.1. Inleiding.............................................................................................................................................. 3
1.2. Definities ............................................................................................................................................ 3
1.3. Doelstelling ........................................................................................................................................ 4
1.4. Besluitvorming .................................................................................................................................. 4
2. Proces ...................................................................................................................... 6
2.1. Rollen en verantwoordelijkheden.................................................................................................. 6
2.2. Aanvullende procesafspraken ........................................................................................................ 7
2.3. Projectfasen en verantwoordelijkheden ...................................................................................... 7
2.4. Administratieve organisatie en interne beheersing ................................................................ 10
3. Toetsingskader Investeringen ............................................................................... 12
3.1. Algemeen ......................................................................................................................................... 12
3.2. Strategische toets .......................................................................................................................... 12
3.2.1. Volkshuisvestelijke en maatschappelijk toets .......................................................................... 13
3.2.2. Wettelijke toets ............................................................................................................................... 13
3.2.3. Markttoets ........................................................................................................................................ 14
3.2.4. Toets op alternatieven .................................................................................................................. 15
3.2.5. Toets op risico’s .............................................................................................................................. 15
3.3. Organisatorische toets .................................................................................................................. 15
3.4. Technische toets ............................................................................................................................. 16
3.5. Financiële toets ............................................................................................................................... 16
4. Toetsingskader Desinvesteringen .......................................................................... 18
4.1. Beoordelingscriteria ....................................................................................................................... 18
4.2. Proces en rolverdeling ................................................................................................................... 18
Bijlage I: Overzicht projecttoetsen per fase van het investeringsproces. ............................... 19
Bijlage II: Opzet projectenadministratie ............................................................................ 20
Bijlage III: Opzet Investeringsvoorstel ............................................................................. 21
Bijlage IV: Strategisch Overleg Vastgoed ........................................................................... 22
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
3
1. Doelstelling en reikwijdte
1.1. Inleiding Als maatschappelijke onderneming levert Antares samen met de aan haar verbonden c.q.
gelieerde rechtspersonen, diensten die het publieke belang dienen. Het leveren van
dergelijke diensten vraagt om een grote inspanning op het terrein van goed bestuur, goed
toezicht en maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Antares heeft als doel werkzaam te zijn op het gebied van volkshuisvesting (zowel voor
DAEB-activiteiten als niet-DAEB-activiteiten). Het wettelijke kader voor Antares is
beschreven in de Woningwet, die wordt geoperationaliseerd in het Besluit toegelaten
instellingen volkshuisvesting (hierna: BTiV) en de Regeling toegelaten instellingen
volkshuisvesting (hierna: RTiV). Naast deze wettelijke kaders houdt Antares zich aan de
Governancecode Woningcorporaties. Alle activiteiten en de daaruit voortvloeiende
investeringen zijn hieraan ondergeschikt, dienend en vinden binnen dit kader plaats.
In het verlengde van bovenstaande uitgangspunten is dit investeringenstatuut opgesteld.
Het investeringenstatuut geeft een stelsel van regels, procedures en bevoegdheden
voor het doen van (des)investeringen. Daarnaast zijn de gedeelde normen en waarden
van de Directeur-Bestuurder, het management, de medewerkers en derden die in opdracht
werken, minstens even belangrijk om op een verantwoorde en transparante wijze
(des)investeringen te doen.
Antares stuurt actief op integer gedrag, zoals vastgelegd in de Gedragscode1. Antares heeft
een Speak-Up Meldregeling2 die medewerkers in staat stelt vermoedens van niet integer
gedrag te melden. De procuratieregeling3, zoals vastgesteld binnen Antares, is leidend voor
de bevoegdheden van de betrokkenen in de onderliggende processen.
Het investeringenstatuut maakt onderdeel uit van de governancestructuur van Antares.
Het geeft een nadere invulling van de rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen
binnen Antares waar het gaat om (des)investeringen en geldt in dat opzicht als aanvulling
op de statuten van de Stichting Antares Woonservice en de respectievelijke reglementen van
de Raad van Commissarissen en Bestuur. Bij eventuele tegenstrijdigheid tussen de statuten
en dit investeringenstatuut prevaleren de statuten van de Stichting Antares Woonservice.
Het investeringenstatuut zal in die gevallen worden aangepast. Indien een verandering of
uitbreiding van de wettelijke externe kaders plaatsvindt waardoor strijdigheid met het
investeringenstatuut ontstaat, prevaleert de wet.
Naast de bepalingen in dit investeringenstatuut geldt ook gezond verstand. Van de
betrokkenen binnen Antares wordt verwacht dat daarbij steeds wordt gehandeld op basis
van principes die aan dit investeringenstatuut ten grondslag liggen, zoals transparantie,
zorgvuldigheid, controleerbaarheid en slagvaardigheid. Ook als het investeringenstatuut niet
direct duidelijkheid biedt hoe te handelen. Houding, gedrag en werken conform de geldende
normen, waarden en cultuur van Antares zijn daarbij leidend en vastgelegd in de
eerdergenoemde Gedragscode.
1.2. Definities Investeringen worden gedefinieerd als de inzet van (financiële) middelen die gericht zijn
op een verandering van het bestaand vastgoed en/of die leidt tot een waardevermeerdering
van het vastgoed.
1 Antares Gedragscode; regels voor integer en eerlijk handelen, d.d. 28-01-2019 2 Speak-up Meldregeling, d.d. 28-01-2019 3 Procuratieregeling Stichting Antares Woonservice, d.d. 25-09-2018
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
4
Desinvesteringen worden gedefinieerd als het duurzaam onttrekken van vastgoed aan de
portefeuille. Hier wordt zowel verkopen als sloop onder verstaan.
Dit statuut heeft betrekking op de volgende type (des)investeringen:
Nieuwbouw;
Renovatie, (gedeeltelijke) herstructuring/herbestemming en verduurzaming van
bestaand bezit (inclusief sloop/nieuwbouw);
Aankopen (vastgoed en grond);
Verkopen (vastgoed en grond);
(Des)Investeringen in combinatie met onderhoud, verduurzaming en verkopen.
1.3. Doelstelling Dit investeringenstatuut heeft tot doel:
Het scheppen van kaders voor (des)investeringsbesluiten binnen Antares;
Het voorzien in een toetsingskader voor (des)investeringsbesluiten binnen Antares en
haar verbindingen;
Het transparant, integer, zorgvuldig en beheersbaar omgaan met investeringen binnen
de kaders van de bestaande wet- en regelgeving en te ondersteunen in het maken van
keuzes en de beheersing van het proces;
Het vaststellen van beoordelingscriteria voor (des)investeringsbesluiten;
Het (nader) vaststellen van de rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen
(Raad van Commissarissen (RvC), Directeur-Bestuurder, Managementteam (MT) en
medewerkers) bij (des)investeringsbesluiten;
Het bieden van een toetsingskader aan de RvC om zijn toezichthoudende rol in te vullen.
Dit statuut heeft betrekking op zowel DAEB-activiteiten als niet-DAEB-activiteiten. Indien
verschillende kaders, processen of rapportages voor DAEB of niet-DAEB-activiteiten worden
gehanteerd, wordt dit expliciet in dit statuut vermeld.
1.4. Besluitvorming
De hoofdlijnen van de besluitvormingsprocedures, procedures en kaders waarbinnen Antares
haar investeringsactiviteiten uitvoert zijn vastgelegd in de navolgende documenten, waarbij
een eerder genoemd document prevaleert boven een later genoemd document (zie
onderstaande tabel).
Document4 Toelichting
Statuten In dit document zijn de interne rechtsverhoudingen en organisatieregels in
verhouding tot de organisatiedoelen vastgelegd. Uit de statuten komt het
Reglement Bestuur en het Reglement RvC voort, waarin
verantwoordelijkheden en taken zijn belegd.
Reglement Financieel Beleid en Beheer
Het ingevolge artikel 55a van de Woningwet opgestelde reglement waarin
inzichtelijk is gemaakt hoe Antares borgt dat haar financiële continuïteit
niet in gevaar wordt gebracht.
Investeringenstatuut Het investeringenstatuut beschrijft de bevoegdheden, de besluitvorming,
het proces en het toetsingskader.
Procuratieregeling Dit document regelt de gedelegeerde bevoegdheid van functionarissen om
namens Antares verplichtingen met juridische en financiële consequenties
jegens derden aan te gaan.
4 De documenten zijn te vinden op de website van Antares www.thuisbijantares.nl
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
5
Met het investeringenstatuut geeft Antares invulling aan de vigerende wet- en regelgeving,
waaronder de Woningwet en de Governancecode woningcorporaties. Onderhavig
investeringenstatuut maakt onderdeel uit van de governancestructuur van Antares en is
onlosmakelijk verbonden met de documenten zoals opgenomen in voorgaande tabel.
Het investeringenstatuut is vastgesteld door de Directeur-Bestuurder en goedgekeurd door
de Raad van Commissarissen.
Eventuele wijzigingen op het investeringenstatuut worden vastgesteld door de Directeur-
Bestuurder en ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen5.
Het investeringenstatuut heeft een langdurige werking en wordt minimaal eens in de twee
jaar, in opdracht van de Directeur-Bestuurder, geëvalueerd en, indien nodig, aangepast.
5 Statuten Stichting Antares Woonservice, artikel 7, lid 4 sub q
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
6
2. Proces
2.1. Rollen en verantwoordelijkheden
Binnen Antares zijn verschillende geledingen betrokken bij het (des)investeringsproces.
Onderstaande tabel geeft een globaal overzicht van rollen en verantwoordelijkheden per
functie.
Rol Verantwoordelijkheid
RvC De RvC geeft goedkeuring aan het door de directeur-bestuurder vastgestelde
investeringenstatuut en eventuele wijzigingen hierin6.
De RvC geeft, onder bepaalde voorwaarden, goedkeuring aan bepaalde
(des)investeringen7.
De RvC adviseert gevraagd en ongevraagd de Directeur-Bestuurder over bepaalde
(des)investeringen.
Directeur-bestuurder
De Directeur-Bestuurder stelt het investeringenstatuut op of laat dat in opdracht
opstellen.
De Directeur-Bestuurder stelt eventuele wijziging in het investeringenstatuut vast.
De Directeur-Bestuurder is algemeen verantwoordelijk voor het doen van
(des)investeringen.
De Directeur-Bestuurder neemt (des)investeringsbesluiten8 en handelt daarbij
volgens de vigerende wet- en regelgeving en conform de kaders uit dit
Investeringenstatuut.
De Directeur-Bestuurder kan besluiten tot het inwinnen van (nader) advies.
De Directeur-Bestuurder is bevoegd, bij onvoorziene omstandigheden, een
gemaximeerde overschrijding toe te staan van de begroting9. Daarover wordt
achteraf verantwoording aan de RvC afgelegd.
De Directeur-Bestuurder kan de besluitvorming ten aanzien van vervreemding van
een of meer individuele woongelegenheden middels een schriftelijke volmacht
delegeren aan het MT of bepaalde leden daarvan.
De vervanging van de Directeur-Bestuurder ligt vast in de procuratieregeling10.
MT Het MT is verantwoordelijk voor het (laten) voorbereiden van
(des)investeringsbesluiten voor de Directeur-Bestuurder, incl. het inwinnen van
advies bij (interne of externe) experts.
Het MT (c.q. één of meer leden daarvan) kan worden belast met de uitvoering van
(des)investeringsbesluiten.
Het MT adviseert gevraagd en ongevraagd de Directeur-Bestuurder over de
voorgelegde (des)investeringsbesluiten.
Het MT beoordeelt integraal (des)investeringsvoorstellen met behulp van
fasedocumenten aan het toetsingskader
Controller11 De Controller is verantwoordelijk voor de toetsing vooraf of (des)investeringen in
lijn zijn met wet- en regelgeving en de uitgangspunten van administratieve
organisatie en interne beheersing en of bij een voorgestelde (des)investering met
inachtneming daarvan wordt gehandeld.
De Controller monitort en toetst de adequate invulling van de diverse projectfasen
bij (des)investeringen, en rapporteert daarover in het MT.
De Controller geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de Directeur-bestuurder
en draagt escalatie-verantwoordelijkheid op alle niveaus.
De Controller is, in opdracht van de Directeur-bestuurder, verantwoordelijk voor
de voortdurende actualisering van het investeringenstatuut in lijn met
ontwikkelingen in regel- en wetgeving, met een minimale frequentie van eens per
twee jaar.
6 Statuten Stichting Antares Woonservice, artikel 7, lid 4 sub q 7 Statuten Stichting Antares Woonservice, artikel 7, lid 4 sub c en sub i 8 Statuten Stichting Antares Woonservice, artikel 7, lid 4 sub c en sub i 9 Reglement Bestuur Stichting Antares Woonservice, artikel 6, lid 7 10 Procuratieregeling Stichting Antares Woonservice, d.d. 25-09-2018 11 Reglement Financieel Beleid en Beheer Stichting Antares Woonservice, d.d. 28-01-2019
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
7
Rol Verantwoordelijkheid
Projectleider
Proces-eigenaar
De Projectleider/Proceseigenaar is feitelijk de behandelaar van de investering.
De Projectleider/Proceseigenaar formuleert de verschillende documenten in de
verschillende projectfasen, in samenspraak met het eigen projectteam waarin zijn
vertegenwoordigd alle perspectieven om te komen tot een adequaat voorstel (de
maatschappelijke, vastgoed- en vermogenskant, duurzaamheid, alsmede het
fiscale en juridische oogpunt en van financiële impact en administratieve
organisatie).
De Projectleider/Proceseigenaar brengt het (des)investeringsvoorstel ter
advisering in bij het MT en legt het na een positief advies ter besluitvorming voor
bij de Directeur-Bestuurder en/of de RvC.
De Projectleider/Proceseigenaar is verantwoordelijk voor het vullen en monitoren
van het toetsingskader.
Strategisch Overleg Vastgoed (SOV)
Het SOV geeft richting aan de signalen, initiatieven en kansen die ontstaan in de
markt voor de ontwikkeling van vastgoed- of vastgoed-gerelateerde projecten,
vanuit een strategisch perspectief.
Het SOV ordent de initiatieven en adviseert over de benoeming van de
projecteigenaren en het budget voor de haalbaarheidsfase middels een
startdocument.
Het SOV monitort de voortgang tot en met de haalbaarheidsfase op basis van het
startdocument en adviseert over het voortgangsbesluit.
Het SOV bestaat standaard uit de volgende functies:
o Directeur-Bestuurder.
o Manager Finance & Informatisering
o Manager Klantteam
o Adviseur Conceptontwikkeling Vastgoed
o Adviseur Vastgoed en Beleid
o Adviseur Vastgoed en Beleid/Projectleider
o Accountmanager & Adviseur Vastgoed
o Controller (toehoorder)
o Op verzoek kunnen andere functies worden gevraagd (tijdelijk of éénmalig) te participeren in het Strategisch Overleg Vastgoed.
2.2. Aanvullende procesafspraken
Voor alle betrokkenen geldt dat zij verplicht zijn melding te maken aan de Directeur-
bestuurder van de bij hem of haar bekende onvolkomenheden of onjuistheden in het aan de
Directeur-Bestuurder voorgelegde (des)investeringsvoorstel.
Daarnaast dient elk (des)investeringsbesluit aan te geven wie verantwoordelijk is voor de
uitvoering van het besluit (i.c. de projectleider of proceseigenaar).
2.3. Projectfasen en verantwoordelijkheden De besluitvorming over een project en het daaraan verbonden investeringsbesluit vindt
plaats conform de Project Voorstel-structuur (PV-structuur). Hiertoe worden er een vijftal
fasen doorlopen, met daartussen zogenaamde besluitvormingsmomenten, een Go/No Go-
moment). Schematisch weergegeven ziet het er als volgt uit:
MT
Team
Directie &
Strategie
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
8
In onderstaande tabel worden de fasen nader omschreven, met bij elke fase-overgang een
Go/No-Go moment op basis van het opgeleverde document.
Fase Werkwijze Resultaat Document
0. Initiatieffase
De definitie van het project,
incl. een Go/No Go
Aanleiding
Doelstelling
Bronvermelding
Globale
omgevingsanalyse
Impact- en
risicoanalyse
organisatie
De vertaling van een kans/initiatief in
een globaal omschreven project, met
doelstelling, globale planning, globale
kostenopzet en projectorganisatie.
Advies Go/No Go
Bij een Go: de benoeming van een
Projectleider/Proceseigenaar en
betrokkenen
Bij een Go: De vaststelling van het
budget voor haalbaarheidsfase
Startdocument
1. Haalbaarheidsfase
Inventarisatie,
onderbouwing en globale verkenning op de
haalbaarheid van het
project.
Afstemming
Vastgoedsturing
(portefeuille en markt-
ontwikkeling)
Toetsing aan kaders
Haalbaarheidsonderzoek (incl.
programma van eisen)
Voorlopig ontwerp (VO)
Globale raming stichtingskosten
Voorlopige rendementsberekening
Kaders nieuwbouw/verbouw
Communicatieplan (intern en extern)
Intentieverklaring
Impact- en risicoanalyse Antares
Haalbaarheids-
document
2. Ontwerpfase
Voorbereidende
werkzaamheden op de
realisatie van het project.
Uitwerken
randvoorwaarden
Toetsing aan kaders
Bouwaanvraag
Vergunningen
Definitief PvE
Definitief ontwerp (DO)
Bestek
Definitieve raming stichtingskosten
Definitieve rendementsberekening
Samenwerkingsovereenkomst
Goedkeuring Aw
Investerings-
document
3. Uitvoeringsfase
De feitelijke (ver)bouw.
Aanbesteding
Overeenkomsten
Start verkoop/ verhuur
Uitvoeren bouw
Oplevering
Oplevering van het project
Verhuur/verkoop Voortgangsdocument
4. Evaluatiefase
De (financiële)
eindafrekening, evaluatie
en nazorg, uiterlijk 4
maanden na oplevering.
Nacalculatie
Beoordeling
projectdossier
Procesbeoordeling
Tevredenheidsmeting
Financiële afrekening
Kwaliteit procesgang
Leverancierswaardering
Klantwaardering
Verbeterpunten
Verantwoordings-
document
En de rolverdeling per fase:
Fase Document Opstellen Advies Vaststellen Goedkeuren
Initiatieffase Startdocument Strategisch
Overleg
Vastgoed
Strategisch
Overleg
Vastgoed
Directeur-
Bestuurder
n.v.t.
Haalbaarheids-
fase Voortgangs-
document
Proceseigenaar/
Projectleider
Strategisch
Overleg
Vastgoed
Directeur-
Bestuurder
Directeur Bestuurder
RvC, mits boven de
procuratie van de Directeur-
Bestuurder
Ontwerpfase Investerings-
document
Proceseigenaar/
Projectleider
MT
Controller
Directeur-
Bestuurder
Directeur-Bestuurder
RvC, mits boven de
procuratie van de Directeur-
Bestuurder
Uitvoeringsfase Voortgangs-
document
Proceseigenaar/
Projectleider
MT
Controller
Directeur-
Bestuurder
Directeur Bestuurder, indien
het budget wordt
overschreden met < 10%
RvC indien budget wordt
overschreden met > 10%
Evaluatiefase Verantwoor-
dingssdocument
Proceseigenaar/
Projectleider
MT
Controller
Directeur-
Bestuurder
Directeur-Bestuurder
RvC, voor wat betreft de
projecten die de RvC
goedgekeurd heeft in de
voorgaande drie fasen
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
9
Initiatieffase
De initiatieffase wordt normaliter opgestart in het Strategisch Overleg Vastgoed waar alle
initiatieven en marktsignalen worden ingebracht. Hier wordt de afweging (aan de hand van
het toetsingskader in hoofdstuk 3) gemaakt of het initiatief passend is voor Antares. Mocht
dit het geval zijn, dan wordt er een projectleider of proceseigenaar benoemd die start met
de ontwikkeling van een startdocument.
De initiatieffase wordt afgesloten met een startdocument. Het startdocument geeft een
budget vrij om tijdens de vervolgfase (haalbaarheidsfase) een haalbaarheidsonderzoek uit
te voeren en een voorlopig ontwerp op te stellen. Het startdocument kan door het SOV of
door het MT voorgestelde randvoorwaarden, kaders en uitgangspunten bevatten waar bij het
vervolg van de voorbereiding van de (her)ontwikkeling rekening mee dient te worden
gehouden.
Het startdocument omvat een GO/NO-GO advies, waar het SOV een besluit over neemt.
Haalbaarheidsfase
De haalbaarheidsfase bestaat feitelijk uit twee onderdelen:
De stedenbouwkundige haalbaarheid, onderdeel van het haalbaarheidsonderzoek;
De ontwikkeling van een voorlopig ontwerp.
De haalbaarheidsfase mondt uit in een haalbaarheidsdocument, waarin concreet de
haalbaarheid van de (des)investering aannemelijk is gemaakt in een voorlopig ontwerp en
een financiële doorrekening.
Aangetoond moet zijn dat het project bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie,
zoals vastgelegd in Ondernemingsplan en de Vastgoedsturing.
Op basis van het voorlopig ontwerp en na analyse van alternatieven neemt de Directeur-
Bestuurder een voortgangsdocument, na advies vanuit het SOV, het MT en de Controller. Dit
document wordt tevens ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC in die gevallen dat het boven
de procuratie van de Directeur-Bestuurder gaat.
Ontwerpfase
De ontwerpfase eindigt met het opstellen van een investeringsdocument, op basis van het
definitief ontwerp. Dit document wordt, na advies van het MT en de Controller, vastgesteld
door de Directeur-Bestuurder en ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC in die gevallen dat
het boven de procuratie van de Directeur-Bestuurder gaat.
Uitvoeringsfase
De voortgang van het project in de uitvoeringsfase wordt gemonitord door middel van een
voortgangsdocument. Indien de investering ten opzichte van het budget wordt
overschreden, dan dient dit vooraf ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de Directeur-
Bestuurder12, waarna verantwoording achteraf plaatsvindt aan de RvC. Een afwijking groter
dan 10% dient ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de RvC.
Evaluatiefase
In de evaluatiefase wordt een verantwoordingsdocument opgesteld. Hierin wordt getoetst
of en in welke mate de realisatie afwijkt van de inschattingen zoals opgenomen in het
investeringsdocument. Hiertoe worden de financiële kengetallen en de inschatting van de
vraag naar en het aanbod van het product zoals opgenomen in het investeringsdocument
geëvalueerd.
12 Reglement Bestuur, artikel 6 lid 7.
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
10
Ook wordt er een analyse uitgevoerd naar de mate waarin risico's onderschat of genegeerd
zijn. Het verantwoordingsdocument wordt na oplevering van het project opgesteld en ter
informatie gedeeld met de RvC voor wat betreft de projecten die de RvC goedgekeurd heeft.
De evaluatie dient binnen zes maanden na afloop van het project te zijn opgeleverd.
Algemeen
Voor de verschillende documenten maakt Antares gebruik van vaste formats.
Documenten worden opgesteld op basis van de GOTIC+R methodiek:
Geld (investering, rendement, etc.);
Organisatie (intern/extern);
Tijd (planning);
Informatie;
Communicatie;
Risico-analyse.
2.4. Administratieve organisatie en interne beheersing
Risicomanagement
Risico’s kunnen het behalen van doelstellingen, gekoppeld aan de strategie, bedreigen.
Administratieve organisatie en interne beheersing stellen de stichting in staat om de
risico’s te identificeren, te prioriteren, te analyseren en te beheersen.
Administratieve organisatie en interne beheersing
Bij de interne beheersing wordt gebruik gemaakt van AO-procesbeschrijvingen,
periodieke managementinformatie, interne controles en externe audits alsmede
risicomanagement.
De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mandatering van (des)
investeringsactiviteiten zijn vastgelegd in de procuratieregeling13 en het reglement
Bestuur14.
Bij de uit te voeren (des)investeringsactiviteiten is functiescheiding tussen de
autoriserende, controlerende, registrerende en uitvoerende functionarissen toegepast.
Procesmanagement
Vanuit het principe van Integraal Management is de proceseigenaar van het proces
(Des)Investeringen verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de administratieve
organisatie, ondersteund daarbij door het teams Finance, Support, Directie & Strategie
en de Controller.
De proceseigenaar binnen Antares voor het proces (Des)Investeringen is de Adviseur
Conceptontwikkeling Vastgoed.
Managementinformatie
Het projectenoverzicht wordt ieder tertaal geagendeerd en besproken in het
Managementteam.
Het projectenoverzicht wordt ieder tertaal gerapporteerd in de tertaalrapportage.
De proceseigenaar voor het proces (Des)Investeringen (i.c. de Adviseur
Conceptontwikkeling Vastgoed) is verantwoordelijk voor de oplevering van het
projectenoverzicht.
13 Procuratieregeling Stichting Antares Woonservice, d.d. 25-09-2018 14 Reglement Bestuur Stichting Antares Woonservice, artikel 6, lid 7
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
11
Projectenadministratie en -management
Antares hanteert een Projectenadministratie (zie bijlage II) en houdt dit steeds up-to-
date. Team Finance & Informatisering (Medewerker Financiën) draagt zorg voor de
administratie, monitoring alsmede de periodieke rapportage naar de betrokken partijen
(onder eindverantwoordelijkheid van de Manager Finance & Informatisering).
Een (financiële) (des)investeringsverplichting wordt direct door de functionaris die de
overeenkomst heeft afgesloten vastgelegd en geregistreerd in de Projectenadministratie.
(Des)investeringen en overige investeringen worden projectmatig geïnitieerd en
uitgevoerd, conform de PV-structuur (conform paragraaf 2.2). Uitzonderingen worden
direct gemeld bij de Directeur-Bestuurder.
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
12
3. Toetsingskader Investeringen
3.1. Algemeen Antares hanteert een aantal criteria voor het beoordelen van een investering, gekoppeld aan
de verschillende fasen en fasedocumenten. Zodoende kan worden bepaald of en welke
bijsturing noodzakelijk is.
1. Strategische toetsen
2. Organisatorische toets
3. Technische toets
4. Financiële toetsen
Van onderstaande kaders kan alleen worden afgeweken indien de consequenties van de
afwijking in kaart zijn gebracht, vastgesteld zijn door de Directeur-Bestuurder en
goedgekeurd door de RvC.
3.2. Strategische toets De overall-missie van Antares15:
‘Wij dragen zorg voor goede en betaalbare huisvesting, wooncomfort met aandacht voor
het milieu en de leefomgeving. Wij doen dat op een transparante, klantgerichte, integere
en resultaatgerichte wijze, met een efficiënte, professionele en betrokken organisatie,
in goede samenwerking met onze stakeholders.’
De corebusiness van Antares16:
Het verhuren van goede betaalbare woningen aan minder draagkrachtige mensen.
Antares wil een bijdrage leveren aan een beter milieu en leefomgeving, het wooncomfort
van huurders vergroten, woonlasten beheersen, aantrekkelijk bezit behouden, verhuur-
en verkooprisico’s verminderen en zorg dragen voor een gezonde financiële huishouding
en continuïteit’.
15 Ondernemingsplan Antares 2016-2020 d.d. juni 2016 16 Ondernemingsplan Antares 2016-2020 d.d. juni 2016
Financiële toets op corporatieniveau
Financiële toets
Financiële toetsen op
projectniveau
Technische toets
Toets op risico's
Organisatorische toets
Marktvraagtoets Toets op alternatieven
Strategische toets
Wettelijke toets
Volkshuisvestelijke en maatschappelijke toets
Pro
ject
be
oo
rde
ling
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
13
De corebusiness van Antares is vertaald in de ‘bedoeling van Antares’. Uitgaande van
Customer Intimacy staat de klant centraal, waarbij Antares, naast een uitstekende service,
een betaalbare, goed onderhouden, veilige en duurzame woning biedt. Binnen Antares wordt
dit (samen werken) aan Woongeluk genoemd17.
Het huisvesten van mensen die hierin vanuit financiële of sociale omstandigheden niet zelf
kunnen voorzien is de kerntaak van Antares. Om deze missie invulling te geven is Antares
zowel beheerder van het vastgoed dat zij in portefeuille heeft, als ontwikkelaar om dit
vastgoed te transformeren, nieuw vastgoed toe te voegen aan de portefeuille of te verkopen
op de markt.
3.2.1. Volkshuisvestelijke en maatschappelijk toets Antares onderbouwt in haar portefeuillestrategie dat investeringen passen in de vraag en
aanbod op de markt, zowel voor de korte- als de lange termijn.
Antares toetst in welke mate de investering past binnen de ondernemingsstrategie en de
uitwerking daarvan in de portefeuillestrategie en de complexstrategieën. Daarmee borgen
wij dat de investering past binnen de huidige en toekomstige ontwikkeling van de
vastgoedportefeuille en daarmee bijdraagt aan de realisatie van onze wensportefeuille.
Het speculatief in bezit nemen van grond en vastgoed is niet toegestaan, hetgeen in lijn is
met de bedoeling van de Woningwet.
De maatschappelijke doelstellingen van Antares zijn verankerd in de prestatieafspraken die
met de gemeenten zijn gemaakt in het kader van maatschappelijke prestaties.
Indien een investering niet past binnen de afspraken met voorgaande partijen wordt
gemotiveerd waarom van deze afspraken wordt afgeweken, wat de verwachte consequenties
hiervan zijn en welke acties zijn ondernomen richting deze partijen om hen te informeren
dan wel tot aangepaste afspraken te komen.
3.2.2. Wettelijke toets De investeringen moeten voldoen aan alle wettelijke en interne kaders die zijn omschreven
in de wet en in het specifiek de Woningwet, BTiV, RTiV en de statuten en reglementen van
Antares. Voor niet-DAEB-activiteiten gelden ten opzichte van DAEB-activiteiten additionele
eisen en procedurevoorschriften.
Specifieke aandachtspunten:
De Minister heeft regels opgesteld over de verkoop van woningen en ander vastgoed
door woningcorporaties. Kern daarvan is dat in veel gevallen de minister de verkoop
dient goed te keuren. Besluitvorming over verkoop is daarom in die gevallen onder
voorbehoud van goedkeuring door de Minister.
17 Antares Nieuws ‘Onze droom is uitgekomen’ d.d. 30-10-2022
Het project past binnen het ondernemingsplan
Het project past binnen de portefeuillestrategie
Het project draagt bij aan de doelstellingen van Antares
Het project past binnen de prestatieafspraken met de gemeente(n).
Het project voldoet aan (eventuele) overige afspraken met de gemeente(n) (alleen indien het project niet expliciet is opgenomen in de prestatieafspraken).
Het project voldoet qua aantallen aan de strategische reserve.
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
14
Het WSW kan een rol hebben in de besluitvorming over verkoop. Het WSW dient
goedkeuring te geven voor de verkoop van bezit wanneer dat bezit een waarde heeft
van meer dan 1% van het balanstotaal, waarbij gewaardeerd wordt tegen beleidswaarde
(zowel waarde van het te verkopen bezit als de balans). Wanneer hier sprake van is,
vindt besluitvorming over de verkoop plaats onder voorbehoud van goedkeuring WSW.
Voor aanvang van de ontwerpfase is getoetst of aan alle wettelijke verplichtingen en interne
kaders is voldaan, als onderdeel van de haalbaarheidsfase. Een investeringsbesluit kan in
principe alleen worden genomen wanneer de vereiste externe goedkeuringen zijn verkregen.
Antares heeft in haar aanbestedingsbeleid vastgelegd hoe partnerselectie en -evaluatie
plaatsvindt. Beoogde contractpartners worden onderworpen aan een integriteits- en
continuïteitscheck. De bevindingen worden in het investeringsvoorstel opgenomen.
Voor wat betreft de toets van interne kaders, moet gedacht worden aan:
Inkoopbeleid18
Aanbestedingsbeleid (onderdeel van het inkoopbeleid van Antares)
Juridische toets
3.2.3. Marktvraagtoets De marktvraagtoets beslaat de ontwikkeling van de vraag naar het type te ontwikkelen
vastgoed. In het geval van woningen toetst Antares of op korte, middellange en lange termijn
voldoende vraag (in product, kwaliteit en in aantallen) bestaat naar het product dat zij wil
ontwikkelen of renoveren.
In deze kwalitatieve toets wordt minimaal omschreven welke invloed de volgende factoren
hebben op de vraag naar het betreffende type vastgoed:
Demografische ontwikkelingen;
Economische ontwikkelingen op lokaal en regionaal niveau, en;
De locatie van het project ten opzichte van voorzieningen en/of de ontwikkeling van
toekomstige voorzieningen.
Nadat de vraag naar het product is onderzocht, dient op basis van bestaande inzichten en
openbaar bekend zijnde plannen onderzocht te worden hoeveel gelijkwaardige projecten zijn
opgestart of naar inschatting gaan worden door concurrerende ontwikkelaars/verhuurders.
Op kwalitatieve wijze dient onderbouwd te worden dat het aanbod ook op lange termijn in
evenwicht blijft met de vraag.
18 Inkoopbeleid Stichting Antares Woonservice, vastgesteld 30-04-2019
Het project voldoet aan wet- en regelgeving alsmede regels en toetscriteria van het WSW en de Aw.
Het project voldoet aan de interne kaders die Antares zich heeft gesteld.
De vraag naar het project, beoordeeld aan de hand van een analyse van demografische, economische en locatie specifieke ontwikkelingen, blijft op korte, middellange en lange termijn bestaan.
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
15
3.2.4. Toets op alternatieven Voor investeringen in bestaand bezit dient voldoende onderzoek te zijn gedaan naar een
alternatieve ontwikkeling of aanpak voor de betreffende locatie of het betreffende product.
Er wordt door middel van een kwalitatieve onderbouwing duidelijk gemaakt waarom het
voorgestelde project sloop-/nieuwbouw vanuit het perspectief van de doelstellingen van
Antares, vanuit vastgoedsturing en de gemaakte prestatieafspraken beter is dan renovatie
(of vice versa).
3.2.5. Toets op risico’s Risico’s kunnen het behalen van doelstellingen, gekoppeld aan de strategie, bedreigen.
Administratieve organisatie en interne beheersing stellen Antares in staat om de risico’s te
identificeren, te prioriteren, te analyseren en te beheersen. Bij de beheersing wordt gebruik
gemaakt van AO-procesbeschrijvingen, periodieke managementinformatie, interne- en
externe controles/audits en risicomanagement.
De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mandatering van investeringsactiviteiten zijn
vastgelegd in de Procuratieregeling19 en het Reglement Bestuur20. Bij de uit te voeren
investeringsactiviteiten is functiescheiding tussen de autoriserende, controlerende,
registrerende en uitvoerende functionarissen toegepast.
Bij elk investeringsvoorstel wordt op gestructureerde wijze het risicoprofiel van het project
in kaart gebracht. Antares onderkent de volgende projectrisico’s:
Maatschappelijk risico
Politiek risico (w.o. planschade)
Marktrisico (w.o. omgeving, locatie e.d.)
Grond- en bouwkostenrisico
Financieringsrisico
Fiscaal / juridische / compliance risico
Bestemmingswijzigingen
Antares stuurt actief op het beheersen van geïdentificeerde risico’s. Voor het betreffende
investeringsproject worden risico’s in kaart gebracht en beheersmaatregelen genomen.
3.3. Organisatorische toets Antares dient voldoende slagkracht te hebben om een (additioneel) project te kunnen
uitvoeren. Hiertoe wordt bij de jaarlijkse begroting reeds een eerste globale toets uitgevoerd.
In het investeringsvoorstel wordt vervolgens concreet aangegeven dat voor het onderhavige
project voldoende capaciteit (kennis en tijd) aanwezig is om het project uit voeren.
19 Procuratieregeling Stichting Antares Woonservice, d.d. 25-09-2018 20 Reglement Bestuur Stichting Antares Woonservice, artikel 6, lid 7
Alternatieven leiden niet tot een betere realisatie van de doelstellingen van Antares.
Zijn de project specifieke risico’s benoemd, gekwantificeerd en worden deze beheerst?
Past het projectrisico in de risicobereidheid van Antares?
De organisatie heeft voldoende (externe) capaciteit (kennis en tijd) om het project uit te kunnen voeren
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
16
3.4. Technische toets
Antares checkt of de technische specificaties en het uitrustingsniveau van het
investeringsproject passen binnen het kwaliteitsbeleid van Antares. Het project moet
technisch en functioneel voldoen en aansluiten bij de marktkwaliteit. Het project wordt
getoetst volgens het binnen Anares geldende programma van eisen.
3.5. Financiële toets De (des)investering dient wat betreft aard en omvang te passen in de (meerjaren)begroting
(MJB). De financiering dient te passen binnen de kaders gesteld door het treasurystatuut.
Een investeringsbesluit ten aanzien van niet-DAEB-activiteiten kan alleen worden genomen
wanneer voldoende borgingsruimte voor het aantrekken van de financiering beschikbaar is,
dan wel eigen middelen voor deze investering beschikbaar zijn. Een investeringsbesluit ten
aanzien van niet-DAEB kan alleen worden genomen als er voor de financiering een voorstel
(feitelijke toezegging) beschikbaar is.
DAEB-bezit: hierbij wordt gekeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van kosten en
uitgaven. Bij opbrengsten/inkomsten wordt gekeken naar een passende prijs-
prestatieverhouding, gebaseerd op volkshuisvestelijke randvoorwaarden. Iedere
investeringsbeslissing van de corporatie moet apart benoemd en onderbouwd worden.
Steeds moet worden getoetst of en in hoeverre een toereikend rendement wordt behaald
met de investering. Daarnaast wordt ook gekeken naar de bedrijfswaarde en/of (nieuw)
de beleidswaarde.
Niet DAEB-bezit: hierin wordt de beleggingsdoelstelling benoemd. De
investeringsafweging geschiedt dan met de zogenaamde marktwaarde in verhuurde staat
en de ingeschatte leegwaarde.
Financiële beoordelingscriteria dienen te borgen dat Antares investeringen doet die financieel
kunnen worden verantwoord. Het investeringsprogramma van Antares dient te passen in de
algemene kaders van het financieel beleid, op organisatieniveau, ten aanzien van
solvabiliteit, liquiditeit, Loan To Value (LTV), Interest Coverage Ratio (ICR), Debt Service
Coverage Ratio (DSCR) en rendement. Daarnaast dienen de individuele investeringen te
voldoen aan bepaalde rendementseisen.
De financiële kaders worden ieder jaar vastgesteld en opgenomen in de MJB.
Bij het realiseren van de strategische doelen streeft Antares naar een zo optimaal mogelijke
inzet van de beschikbare financiële middelen, waarbij te allen tijde de financiële continuïteit
en de continuïteit van de dienstverlening op langere termijn moet zijn gewaarborgd. Hierop
wordt toegezien door de Aw en het WSW. Daarnaast is Antares, omdat zij zich intern heeft
opgelegd dat alle DAEB-activiteiten met borging gefinancierd worden, afhankelijk van de
eisen rond financierbaarheid als gesteld door het WSW. De financiële analyse op
corporatieniveau vormt een vast onderdeel van de MJB.
De voorgenomen investeringen worden in de MJB opgenomen, welke aan de financiële
normen van de Aw en het WSW wordt getoetst. Investeringen voortvloeiend uit de MJB
voldoen dus per definitie aan de normen van de Autoriteiten. Indien investeringen sterk
afwijken van hoe deze zijn opgenomen in MJB of bij investeringen die worden overwogen
terwijl deze niet zijn opgenomen in MJB, dient het effect op de financiën van Antares te
worden getoetst.
Het project voldoet aan de technische en functionele eisen en aan het interne vastgestelde kwaliteitsbeleid.
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
17
Het project past qua aard en omvang in de (meerjaren)begroting.
Het project voldoet aan de vastgestelde financiële kaders op projectniveau.
Het project voldoet aan de vastgestelde financiële kaders op organisatieniveau.
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
18
4. Toetsingskader Desinvesteringen
4.1. Beoordelingscriteria Bij het verkopen van vastgoed dient aan de wettelijke kaders voldaan te worden:
De verkoop van vastgoed dient op marktconforme wijze plaats te vinden;
Verkoopbesluiten vereisen goedkeuring van de Directeur-Bestuurder danwel de RvC;
Prijsvorming en proces dienen transparant en onderbouwd te zijn.
Vanzelfsprekend dient het verkoopproces aan alle wettelijke kaders te voldoen. Soms kan
toestemming van het WSW of de Aw aan de orde zijn. Dit wordt van tevoren in kaart
gebracht. Indien toestemming is vereist worden de procedurele stappen inzichtelijk gemaakt.
Daarnaast dient een volkshuisvestelijke toets plaats te vinden, waarbij wordt gekeken of
verkopen van het complex past binnen de kaders van de vastgoedsturing en de
prestatieafspraken, de afspraken met de gemeente.
Naast een wettelijke en volkshuisvestelijke toets dienen financieel functionele overwegingen
meegenomen te worden in het verkoopvoorstel. De aantrekkelijkheid om het complex te
verkopen uit financieel functioneel oogpunt kan onder meer blijken uit het (laag) geraamd
rendement en een lage marktwaarde/leegwaarderatio.
4.2. Proces en rolverdeling
Bij het verkopen van bezit worden dezelfde rollen onderscheiden als bij het
investeringsproces. Verkoop van bezit is een onderdeel van de vastgoedsturing van Antares.
In feite zijn er twee manieren om vastgoed te verkopen: via uitponden of via complexgewijze
verkoop.
Bij uitponden vindt goedkeuring van de RvC plaats middels een besluit tot uitbreiding van de
verkoopvijver. Dit besluit wordt afzonderlijk voorgelegd. Na goedkeuring kan het vastgoed
bij opzegging van het huurcontract worden verkocht. In de MJB wordt een prognose van de
(opbrengsten van de) verkopen opgenomen.
Bij complexgewijze verkoop (als onderdeel van vastgoedsturing) stelt de Coordinator
Verkoop & BOG een verkoopvoorstel op dat wordt voorgelegd aan het MT, waarbij antwoord
wordt gegeven op de toetsvragen van paragraaf 3.1. Na vaststelling door de Directeur-
Bestuurder en (eventuele) goedkeuring van de RvC mag overgegaan worden tot de
daadwerkelijke verkoop.
De wettelijke kaders omtrent het type complex zijn duidelijk en de procedurele stappen zijn in kaart gebracht
Er is duidelijkheid of toestemming van het WSW of Aw vereist is, en indien dit het geval is zijn de procedurele stappen in kaart gebracht
De verkoop kent een transparant proces en de prijsvorming is marktconform
De verkoop van het complex past binnen de kaders van de vigerende portefeuillestrategie en complexplannen (asset management)
De verkoop van het complex past binnen de Prestatie- en eventueel overige afspraken met de gemeente
De verkoop van het complex is aantrekkelijk vanuit functioneel oogpunt
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
19
Bijlage I: Overzicht projecttoetsen per fase van het investeringsproces.
Toetsingscriterium Vereiste Opmerkingen
Strategische toets Volkshuisvestelijke toets
Het project past binnen het ondernemingsplan
Het project past binnen de portefeuillestrategie
Het project draagt bij aan de doelstellingen van
Antares
Strategische toets Maatschappelijke toets
Het project past binnen de prestatieafspraken met de
gemeente(n)
Het project voldoet aan (eventuele) overige afspraken
met de gemeente(n) (alleen indien het project niet
expliciet is opgenomen in de prestatieafspraken)
Het project voldoet qua aantallen aan de strategische
reserve.
Strategische toets
Wettelijke toets Het project voldoet aan wet- en regelgeving alsmede
regels en toetscriteria van het WSW en Aw
Het project voldoet aan de interne kaders die Antares
zich heeft gesteld
Strategische toets Marktvraagtoets
De vraag naar het project, beoordeeld aan de hand
van een analyse van demografische, economische en
locatie specifieke ontwikkelingen, blijft op korte,
middellange en lange termijn bestaan
Strategische toets
Toets op alternatieven Alternatieven leiden niet tot een betere realisatie van
de doelstellingen van Antares
Strategsche toets
Toets op risico’s Zijn de project specifieke risico’s benoemd,
gekwantificeerd en worden deze beheerst?
Past het projectrisico in de risicobereidheid van
Antares?
Organisatorische toets Capaciteit organisatie
De organisatie heeft voldoende (externe) capaciteit
(kennis en tijd) om het project uit te kunnen voeren
Technische toets Het project voldoet aan de technische en functionele
eisen en aan het intern vastgestelde kwaliteitsbeleid
Financiële toets Het project past qua aard en omvang in de
(meerjaren) begroting
Het project voldoet aan de vastgestelde financiële
kaders op projectniveau
Het project voldoet aan de vastgestelde financiële
kaders op organisatieniveau
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
20
Bijlage II: Opzet projectenadministratie
Projectenadministratie
In de projectenadministratie binnen Empire worden vastgoed- en grondtransacties op een
transparante wijze vastgelegd. Doel is een betere toetsingsmogelijkheid van dergelijke
transacties te bereiken. Door de vastlegging is het mogelijk de transacties achteraf te toetsen
op wettelijkheid en correctheid.
De projectenadministratie verschaft onder meer inzicht in:
de transactie zelf
de betrokken contractpartijen
de 'business rationale' van de transactie
de te verwachten (transactie)toekomst van het registergoed
de herkomst van de financiële middelen
de wijze van financiering
de (transactie)geschiedenis van het registergoed voorafgaand aan de transactie
de taxateur
de condities waaronder de transactie plaatsvindt.
Een jaar na elke transactie wordt nagegaan of de verwachtingen zoals in het
projectenadministratie zijn aangegeven ook daadwerkelijk zijn uitgekomen.
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
21
Bijlage III: Opzet Investeringsvoorstel
Een investeringsvoorstel omvat:
De toepassing van het in hoofdstuk 3 aangegeven toetsingskader
De overwegingen en afwegingen ten aanzien van, de effecten op, de vastgoedportefeuille
en de financiële positie van de stichting
Een financierings-, fiscale-, juridische- en risicoparagraaf, waarin het advies van de
projectgroep is opgenomen
Een specifieke en nauwkeurige inschatting van de benodigde investering, het rendement
en de risico’s.
In de financieringsparagraaf van het investeringsvoorstel wordt ingegaan op de
financierbaarheid van het investeringsbesluit door middel van de bij het WSW geborgde
leningen, in het geval van DAEB-Investeringen. Bij niet-DAEB-Investeringen wordt de
verkrijgbaarheid en haalbaarheid van financiering en het risico hiervan in beeld gebracht.
In de fiscale paragraaf worden de fiscale gevolgen van het investeringsbesluit inzichtelijk
gemaakt.
In de juridische paragraaf worden de juridische aspecten (inclusief risico’s) van het
investeringsbesluit beschreven en eventuele consequenties benoemd.
In de risicoparagraaf worden de risico's in beeld gebracht en gekwantificeerd. In de
analyse wordt onderscheid gemaakt tussen strategische, operationele, financiële, fiscale,
juridische, compliance en imago risico’s
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
22
Bijlage IV: Rol Strategisch Overleg Vastgoed
Historie
Zo’n 6 jaar geleden is binnen Antares het Strategisch Overleg ingevoerd. Vollediger zou zijn
de titel: Strategisch Overleg Vastgoed (SOV). Immers, vastgoed-gerelateerde zaken vormen
de agenda van het overleg. Reden om dit overleg destijds op te starten was de op
verschillende niveaus en bij verschillende collega’s binnen komende ‘kansen of initiatieven’
een centrale overleg plek te geven binnen Antares. Belangrijkste vraag per project is: wat
doen we met dit initiatief, deze vraag of deze kans: is deze vraag interessant genoeg om
hier in te stappen of …..? (Go of No-Go).
Nu, medio 2019 is er, mede gezien de organisatiewijziging binnen Antares per 1 april 2018
behoefte om doelstelling, besluiten, taken en verantwoordelijkheden van het Strategisch
Overleg nog eens onder de loep te nemen. Deze bijlage heeft de ambitie om daarin te
voorzien.
Doelstelling
De doelstelling van het strategisch overleg is richting geven aan de vele signalen, kansen die
bij de verschillende collega’s de afgelopen periode zijn binnen gekomen.
Binnen het SOV worden behandeld:
Het SOV gaat over de initiatieven op het gebied van nieuwbouw alsmede op onze
bestaande woningen, wooncomplexen; (her-) ontwikkeling, transformatie, aan- of
verkoop van ons vastgoed.
Signalen, initiatieven, vragen (bv vanuit de gemeente), ideeën, marktontwikkelingen,
trends, etc. op gebied van vastgoed, zowel nieuwbouw als bestaand bezit. Het betreft
vraagstukken op strategisch niveau.
Status en Structuur
Binnen het SOV wordt richting gegeven, worden besluiten genomen en worden acties
bepaald. Op basis hiervan wordt een projectopdracht opgesteld. Tevens wordt een
projectleider of projecteigenaar benoemd. Primair is de Adviseur Vastgoed en
Beleid/Projectleider Conceptontwikkeling hiervoor de aangewezen persoon. Deze werkt de
opdracht uit. Een en ander wordt door de projectleider vastgelegd in een start- en
voortgangsbesluit (conform en in lijn met het Investeringenstatuut). Deze worden
respectievelijk door de directeur-bestuurder geaccordeerd.
Documenten worden opgesteld op basis van de GOTIC+R methodiek:
Geld (investering, rendement, etc.)
Organisatie (intern/extern)
Tijd (planning)
Informatie
Communicatie
Risico-analyse.
Het strategisch overleg monitort de voortgang totdat de directeur-bestuurder (en waar nodig
RvC) het voortgangsdocument Haalbaarheidsfase heeft geaccordeerd.
Structuur
De vergadercyclus van het SOV is 1 keer per maand.
Het voorzitterschap berust bij de directeur.
Verslaglegging wordt verzorgd door het secretariaat van Antares. De agenda wordt eveneens
door het secretariaat opgesteld, met input vanuit de leden van het SOV.
Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice
23
De vergadering wordt gevormd door:
Directeur-Bestuurder.
Manager Finance & Informatisering
Manager Klantteam
Adviseur Conceptontwikkeling Vastgoed
Adviseur Vastgoed en Beleid
Adviseur Vastgoed en Beleid/Projectleider
Accountmanager & Adviseur Vastgoed
Controller (rol: toehoorder).
Desgewenst kunnen derden uitgenodigd worden. Meestal betreft het dan deskundigen op
specifieke projecten (bijv. projectleider) of specifieke vakgebieden.
De agenda omvat feitelijk de volgende onderdelen:
Nieuwe initiatieven; Starten we de initiatieffase op?
Beoordelen en vaststellen van startdocumenten als onderdeel van de initiatieffase
Adviseren over voortgangsdocumenten in de haalbaarheidsfase
Interne Communicatie
Het is belangrijk dat de organisatie goed en vroegtijdig geïnformeerd wordt over een initiatief
van Antares.
Collega’s worden door middel van het intranet geïnformeerd:
Na ieder Strategisch Projecten Overleg (actie: Secretariaat)
Na ieder MT (actie: Secretariaat)
Informatie vanuit het SOV wordt verspreid in nauw overleg met de adviseur
Conceptontwikkeling Vastgoed en de Directeur-bestuurder.