interne kontrolle in der öffentlichen verwaltung finanzkontrolle der stadt zÜrich

Interne Kontrolle 12. März 2007 Folie 1

Interne Kontrolle

in der

öffentlichen Verwaltung

FINANZKONTROLLE DER STADT ZÜRICH


Überblick

• Finanzkontrolle der Stadt Zürich:

Auftrag, Eckdaten

• Stadt Zürich: Rahmenbedingungen für Interne Kontrolle

• Praxisbeispiel:

- IKS-Prüfungen (COSO-Systematik)

- Berichterstattung

- Unterstützung der operativ Verantwortlichen


Finanzkontrolle der Stadt Zürich

Gesetzlicher Auftrag / Fachlich unabhängig:

Externe Revisionsaufgaben Stadtrechnung, Bugdet, private Mandate

Interne Revisionsaufgaben (ca. 85 %) Beurteilung von Steuerungs-/Kontrollsystemen (IKS)in finanziellen und operativen Bereichen


FINANZKONTROLLE*

* “Position“ Finanzaufsicht


Stadtverwaltung ZürichEckdaten:

9 Departemente 80 Verwaltungseinheiten

25‘500 MA = 20‘000 Stellenwerte

7 Mia. Fr. Aufwand/Ertrag

1 Mia. Fr. Investitionen

10,3 Mia. Fr. Bilanzsumme

0,5 Mia. Fr. Eigenkapital


Stadtverwaltung Zürich (Statistisches Jahrbuch)

Stellenwerte

Behörden & Allgemeine Verwaltung 312Präsidialdepartement 345Finanzdepartement 607Polizeidepartement 2493Gesundheits- & Umweltdepartement 5210Tiefbau- & Entsorgungsdepartement 1592Hochbaudepartement 581Depart. Industrielle Betriebe (VBZ, EWZ, WVZ etc.) 3238Schul- & Sportdepartement 1524Sozialdepartement 1314Lehrkräfte 1264Auszubildende 1386


Definition „Internes Kontrollsystem“ (IKS)*

Das IKS ist ein Managementinstrument zur zweckmässigen Sicherstellung der Erreichung von Unternehmenszielen in den Bereichen “Prozesse“, “Informationen“, “Vermögensschutz“ und “Compliance“.

Das IKS umfasst alle dafür von der Geschäftsleitung planmässig angeordneten organisatorischen Methoden und Massnahmen.

* u.a. gemäss IKS-Positionspapier des Vorstandes der Treuhand- kammer vom 21.3.2006 (siehe „Der Schweizer Treuhänder“ 2006/5)


IKS – Rahmenbedingungen (1)(Verwaltung Stadt Zürich)

Finanzbereich (Verwaltung)

Internes Buchführungsreglement:

IKS (generelle Forderung ) seit 1986

IKS-Systematik seit 1.1.2006


Reglement Buchführung (Auszug)Verfügung des Vorstehers Finanzdepartement, Stadt Zürich

III. Internes Kontrollsystem (IKS)

Art. 11 Definition (Managementinstrument - Zielerreichung)

Art. 12 Ziele (Prozesse, Informationen, Vermögen, Compliance)

Art. 13 Qualität (5 IKS-Faktoren)

Art. 15 Verantwortung/Überwachung (GL)


Reglement Buchführung (Auszug)Verfügung des Vorstehers Finanzdepartement, Stadt Zürich

III. Internes Kontrollsystem (IKS)Art. 11 (Definition)

Das Interne Kontrollsystem ist ein Führungsinstrument und dient u.a. auch im Rechnungswesen zur syste-matischen Sicherstellung von Unternehmenszielen in den Bereichen Informationen, Prozesse, Vermögens-schutz und Einhaltung von Rahmenbedingungen. Ein IKS umfass alle von der dafür verantwortlichen Geschäftsleitung angeordneten organisatorischen Methoden, Massnahmen, Richtlinien, Verfahren und Aktivitäten, die der Erreichung der gesetzten Ziele dienen.


Reglement Buchführung (Auszug)

Art. 12 (Ziele)

Für das Rechnungswesen sind folgende

IKS-Zielsetzungskategorien definiert:

Zuverlässigkeit und Vollständigkeit von finanziellen Informationen (Ordnungsmässigkeit)

Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen Sicherung des Betriebsvermögens Einhaltung von Rahmenbedingungen (Gesetze,

Bestimmungen, interne Regelungen, Verträge etc.)



Art. 13 (Qualität)

Die Qualität des IKS beruht auf der zweckmässigen Ausgestaltung der folgenden Faktoren:

Internes Umfeld, Risikoanalyse, Kontroll- und Steuerungsmassnahmen, Information und Kommunikation sowie Systemüberwachung.

Die Finanzkontrolle überprüft die Planung, Realisierung und Einhaltung des IKS.



Art. 15 (Verantwortung/Überwachung)

Die Gesamtverantwortung für den Aufbau und die Anordnung des IKS sowie die Sicherstellung der dauernden Wirksamkeit trägt der/die DienstchefIn (...) für den jeweiligen Zuständigkeitsbereich. Im Rahmen ihrer Überwachungsaufgaben haben Vorgesetzte das Funktionieren der Sicherungsmassnahmen zu kontrollieren.



Operativer Bereich (Verwaltung)

Stadtinterne Vorgaben (abstrakt und konkret):

Aufgaben, Steuerungs- und Kontrollmassnahmen

Allgemeine betriebswirtschaftliche Anforderungen

Systematische Vorgehensweise für Interne Kontrolle drängt sich auf!


Stadtinterne Vorgaben:

z.B.



Finanzkontrolle

Finanzverordnung (GRB):

“FK“ prüft (...) nach kantonalem und kommunalem Recht und anerkannten Revisionsgrundsätzen.

= Externe Revision: HWP, (PS ?) = Interne Revision: HWP, SVIR/IIA-Standards

Finanzreglement (StRB): “FK“ überprüft (...) Verfahrensabläufe, insbesondere unter Beachtung der internen Kontrollsysteme.


IKS-Rollenverteilung

- Exekutive: Gesamtverantwortung

- DienstchefIn (DirektorIn):

Verantwortlich für IKS (Zweckmässigkeit und Einhaltung in operativen und finanziellen Bereichen)

- Finanzkontrolle: Beurteilt IKS systematisch und trägt zu dessen Verbesserung bei

- (IAA-Standard 2100: Kernaktivität der Internen Revision)


IKS-Prüfungen: Entwicklung

Seit „jeher“: Punktuelle Prüfungen im IKS-Bereich

Schwerpunkt: Finanzbereich, Einhalteprüfungen (Compliance), Funktionentrennung, Vier-Augen-Prinzip

Seit 1998: Systematischere Vorgehensweise

Seit 2002: - Systematische IKS-Prüfungen

ab 2008: - IKS-Prüfungsplanung stadtweit

- IKS-Status: Gesamtübersicht Stadt


IKS-Prüfungen: Planung/Status

Risikoorientierte Auswahl der Dienstabteilungen und Bereiche, bei denen prioritär IKS-Prüfungen durchgeführt werden.

Gesamtübersicht: Wo wurde in welchen Bereichen mit was für einem Resultat

das IKS geprüft.


Systematische IKS-Prüfungen

Grundsätzliches

Jede Organisationsform(Unternehmen, Verwaltung etc.)

- hat ein IKS

- verfügt über interne Steuerungs- undKontrollmassnahmen


Frage: Bestehende Steuerungs- und Kontrollmassnahmen

- decken Risiken vollständig ab? Risikoanalyse

- sind aufeinander abgestimmt ?

- sind auf Kontrollziele ausgerichtet ?


IST-Zustand “Interne Kontrolle“

Meist gewachsene “IKS“:

- Massnahmen aufgrund von Vorfällen- punktuelle Umsetzung unterschiedlicher

betriebswirtschaftlicher Kenntnisse - Vielfach informell, nicht nachvollziehbar

IKS-Definition/Terminologie unklar, uneinheitlich(Kontrollmassnahme ?)

Unterschiedliches Verständnis, vieleMissverständnisse, kein Vorgehens-Standard


IKS: Ist-Zustand? IKS: Soll-Zustand


Soll-Zustand ?

=

Optimales IKS

=

Angemessenes IKS(Organisation, Grösse, Komplexität, Risiko)


2001: Modell-Wahl der Finanzkontrolle

COSOals Rahmenstruktur

zur Prüfung Interner Kontrollsysteme.

Standard, der sich mittlerweile in derSchweiz und International

durchgesetzt hat!


COSO = Rahmenstruktur für Interne Kontrollsysteme

COSO = Committee of Sponsoring

Organizations of theTreadway Commission


INTOSAI = Internationale Organisation der obersten Rechnungskontrollbehörden

IIA = Institute of Internal Auditors (Intern. Berufsorgan./130‘000 Mitglieder)

SVIR = Schweizerischer Verband für Interne Revision

Seit 2004: Grundlage COSO-

Modell

INTOSAI-Richtlinien für die internen Kontrollnormen im öffentlichen Sektor

SVIR: Leitlinie zum Internen Audit

Seit 2005: COSO-Modell

IIA: Praktische Ratschläge zu den Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision

Seit (2001)/2004: Empfehlung

COSO-Modell


Praktischer Ratschlag (Practice Advisories) zum IIA-Standard “2120 - Kontrollen“

(Auszug)

‘‘Das IIA ist der Auffassung, dass das praktikabelste momentan verfügbare Grundlagenwerk

über Interne Kontrolle der 1992 vom Committee of Sponsoring Organizations (COSO) der Treadway-Kommission veröffentlichte Bericht

"Internal Control - Integrated Framework" ist.(2004)


System-Überwachung

Information & Kommunikation

Kontrollmassnahmen

Risikoanalyse

Internes Umfeld

Pro

zesse

Inform

ationen

Complia

nce

Vermögens-

schutz

Dep

arte

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Akt

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äten

IKS: Systematische Vorgehensweise

COSO-Modell

Bereiche

IKS-Faktoren

Ziele und Faktoren sind

mit- und untereinander

vernetzt

Ziele


COSO – Light ?

COSO als Rahmenmodell für Interne Kontrollen

ist flexibel genug, sich jeder Organisationsgrösse

anzupassen!


COSO I COSO II (ERM)Internal Control Enterprise Risk ManagementIntegrated Framework Integrated Framework

seit 1992 seit 2004

Ursprünglich: Verlässlichkeit Ursprünglich: Verlässlichkeit

der finanziellen der finanziellen

BerichterstattungBerichterstattung----

Heute: IKS für finanzielle Heute: IKS für finanzielle und operative Zielsetzungenund operative Zielsetzungen

Risikomanagement-Risikomanagement-System System

für das ganze für das ganze UnternehmenUnternehmen


COSO I 1992 COSO II (ERM) 2004

Internal Control Enterprise Risk Management

Integrated Framework Integrated Framework

Ziele setzen

Ereignis-Identifizierung

Reaktion auf Risiken

Risikobeurteilung

Kontrollmassnahmen

Information & Kommunik.

Systemüberwachung

Internes Umfeld

= Neu


IKS-Zielsetzungen (gemäss COSO I) (COSO “+ 1“ = 4 Ziele = IAA-Standard & INTOSAI)

- Prozesse: Effektiv und effizient

- Informationen: Zuverlässig und(finanziell + operativ) vollständig

(Ordnungsmässigkeit)- Compliance: Rahmenbedingungen,

Verträgen etc. eingehalten

- Vermögen: Materielle Werte, HR, Know-how u.a. geschützt


IKS-Faktoren/Komponenten (gemäss COSO I) (Vorgehens-Systematik)

• IKS-Verständnis • Organisation/Aufgaben • Ethik, Integrität • Fach-Kompetenz• Management-Philosophie (u.a. abgestimmt mit städtischem Leitbild)• IKS-Systematik

Internes Umfeld

Risikoanalyse

Kontrollmassnahmen


System-Überwachung


IKS-Faktoren/Komponenten

Internes Umfeld

Risikoanalyse

Kontrollmassnahmen


System-Überwachung

• Definition Geschäftsbereiche/

Ziele• Prozesse und Ziele definieren• Risiken identifizieren - Prozesse - Informationen - Betriebsvermögen - Compliance

• Risiken beurteilen (Relevanz,

Eintrittswahrscheinlichkeit, Behandlung)

• Massnahmen/Kontrollziele festlegen zur Beherrschung der Risiken


‘‘Risikoanalysen

sind durch Zielfokussierung

zu systematisieren“


Risikoanalyse

• Definition Geschäftsbereiche/Ziele

• Prozesse und Ziele definieren

• Risiken identifizieren

Wald = Unternehmensweite Risken

&

Bäume = Prozessrisiken

- Prozesse Effektiv/Effizient

- Informationen (F/O) Zuverlässig/Vollständig

- Vermögensschutz Materielle Werte, HR, Know-how

- Compliance Rahmenbedingungen einhalten


für Prozessrisiko-Analyse:Ablaufdiagrammeo.ä.

- Entscheidungen

- Kontrollen/Visa

- Hilfsmittel (For- mulare, Check- listen etc.)

- u.a.



Internes Umfeld

Risikoanalyse

Kontrollmassnahmen


System-Überwachung

• Definition Geschäftsbereiche/

Ziele• Prozesse und Ziele definieren• Risiken identifizieren - Prozesse - Informationen - Betriebsvermögen - Compliance

• Risiken beurteilen (Relevanz,

Eintrittswahrscheinlichkeit, Behandlung)

• Massnahmen/Kontrollziele festlegen zur Beherrschung der Risiken


“Risiken“ der Risikoanalyse:

Nicht zu rudimentär - Systematik verwenden - alle Bereiche und Ziele

- alle (wesentlichen) Risiken erfassen

Risiko = Möglichkeit, dass ein unerwünschtes Ereignis eine Zielerreichung verhindert

Nicht zu kompliziert

Nicht in der Systematik „hängen bleiben“, Übersicht behalten, verständlich bleiben



Internes Umfeld

Risikoanalyse

Kontrollmassnahmen


System-ÜberwachungUmsetzung der Risikoanalyse:

- Organisatorische Instrumente

- Technische Kontrollen - Führungskontrolle

Steuerungs- und Kontrollmassnahmen in Prozesse integrieren!



Internes Umfeld

Risikoanalyse

Kontrollmassnahmen


• Informationsbedarf definieren, Informationssysteme bereitstellen: Wer braucht warum was

• Geeignete Kommunikation sicherstellen: Wer-Wie-Wann (Sitzungen, Protokolle, Mail, Intranet; interne/externe Kanäle etc.)Ziel: u.a. selbständige MA mit hoher Eigenverantwortung: „Jede/r weiss, um was es geht und was zu tun ist“

System-Überwachung



Internes Umfeld

Risikoanalyse

Kontrollmassnahmen


Monitoring: Systematische IKS-Überprüfung (laufend intern und periodisch prozessunabhängig):Dauernde Zweckmässigkeit und Wirksamkeit sicherstellen.

System-Überwachung


1 IKS-Berichterstattung1.1 Gesamtbewertung


1 IKS-Berichterstattung1.2 Detailübersicht (nach COSO-Struktur)


Fazit (1) (Bisher ging‘s doch auch !?)

Ohne einheitliche IKS-Systematik:

Unterschiedliche IKS-Lösungen/Standard

Improvisations-/Sitzungsaufwand

MitarbeiterInnen, die Vakuum ausfüllen (ohne dass der Chef das weiss?!)

Unklarheiten, Lehrläufe, Missverständnisse


Fazit (2) COSO als Vorgehenssystematik

Unterstützung der Führungs- und Aufsichtsfunktion:

Hilft IKS-Anforderungen zu konkretisieren (Klar, Verbindlich)

Effektiv/Effizient durch Systematik (Vollständigkeit der Risikoanalyse, keine „Verzettelung“, Synergiegewinne durch Nachvollziehbarkeit)

Vergleichbar (Kennzahlen Erfüllungsgrad)

Image: Anerkannter, internationaler Standard


Anforderungen an IKS-“Beauftragte“/Berater/Revisoren:

- Kenntnis und Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge/Grundsätze

- Fähigkeit, Gesamtzusammenhänge und Details zu erkennen/richtig zu gewichten

- Ziel- und prozessorientierte Denkweise

- Initialaufwand zur Anwendung einer Vorgehenssystematik leisten


IKS-Unterstützung der operativ

Verantwortlichen durch die Finanzkontrolle:

- IKS-Revisionen- IKS-Kaderinformation - Checklisten IKS-Selbstdeklaration- Informationsgespräche - IKS-Internetseite - Leitfaden „IKS im Rechnungswesen“- IKS Management-Standards- Vorgaben für IKS-“Handbuch“- Managementausbildung: IKS

geplant


Ende

Referat

interne kontrolle in der öffentlichen verwaltung finanzkontrolle der stadt zÜrich

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