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Instructivo para el Procedimiento de
Importaciones
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
División de Administración de Bienes y Servicios
Sección de Compras y Administración de Bienes
2005
OBJETIVO
Presentar a la comunidad
Universitaria, los procedimientos
relacionados con las importaciones
para la Universidad del valle.
CONTENIDO
1. Solicitud de Importación 4
2. Solicitud de Factura Proforma 5
3. Trámite con Agente Aduanero 6
4. Elaboración y tramite del Registro de Disponibilidad Presupuestal 7
5. Trámite de Licencia de Importación 8
6. Exoneración de IVA por aportes de
Colciencias 10
7. Pago a Proveedores 12
8. Impresión de Orden Contractual
de Importación 14
9. Pago al Agente de Aduanas 15
10. Recepción del bien 16
11. Ajustes al Valor de nacionalización 19
12. Confirmación de Legalización del Bien 20
Pág.
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1. Realizar solicitud de Importación
Diligenciar Formato de solicitud de importaciones (Ver anexo), junto con reporte técnico y cotizaciones
Autoriza Solicitud de Importación.
Elabora y tramita Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Envía Solicitud de Importación, CDP y Cotización a la Sección de Compras y Administración de Bienes. Si importación es > a 200 SMMLV, adjunta Formato de Estudio y Convivencia
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2. Solicitud de Factura Proforma
Verifica Solicitud en el Formato
Registra datos para solicitar Factura Proforma
Envía Solicitud de Factura Proforma al Proveedor
Envía Factura Proforma a Sección de Compras y Administración de Bienes
Ingresa información de la Proforma (días de entrega, garantía, seguros, valor, medidas aproximadas de peso, volumen, cantidad)
La Factura Proforma debe ir a nombre de la Universidad del Valle
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3.Tramite con Agente Aduanero
Si el peso del bien es mayor a 26 Kg o el costo supera los US $1000, se realizan las actividades de nacionalización de los bienes.
Genera Solicitud para preliquidación (Costos por tramites del Agente de Aduanas) anexa y envía comunicación de solicitud al Agente.
Envía preliquidación (Costo Aproximado del valor del tramite de nacionalización)
Ingresa Datos al Sistema de la preliquidación (gastos de nacionalización, derechos arancelarios, etc)
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4. Elaboración y tramite del Registro de Disponibilidad Presupuestal
Envía información de la preforma y de la preliquidación al operario de la Unidad solicitante
Elaborar y tramitar los Registro de Disponibilidad Presupuestal que correspondan (Agente de Aduanas y Proveedor)
Completar preliquidación (Costo de Nacionalización) y orden contractual de importación con los números de los Registros Presupuéstales
5. Tramite de Licencia de Importación (1/2)
Tramite de licencia de Importación (Sólo para bienes mayores a US$1.000 y peso mayor a 26 Kg
Envía Solicitud de Licencia de Importación
Envía Borrador de la Licencia de Importación
Revisa y aprueba borradorCorrige Borrador y envía para firma de la Sección de Compras y Administración de Bienes
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5. Tramite de Licencia de Importación (2/2)
Firma el original de la Licencia de importación
Tramita y obtiene la Licencia de Importación. Envía a la Sección de Compras y Administración de Bienes.
Ingresa fecha, numero e información de la Licencia al sistema.
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6. Exención de IVA por aporte de COLCIENCIAS (1/2)
Genera solicitud de exoneración de IVA
Imprime solicitud y anexa comunicación a COLCIENCIAS
Firma SolicitudEnvía Solicitud a COLCIENCIAS
6. Exención de IVA por aporte de COLCIENCIAS (2/2)
Recibe notificación de COLCIENCIAS informando sobre la Resolución de exención de IVA
Envía notificación firmada por el Rector a la Oficina de la Universidad del Valle en Bogota, para realizar tramite pertinente ante COLCIENCIAS.
Reclama Resolución de COLCIENCIAS donde se especifica exoneración de IVA. Envía a la Sección de Compras y Administración de Bienes.
Registra número de Resolución, número de licencia de importación y valor del bien en en us$
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7. Pago a Proveedores (1/2)
Ingresa los datos del proveedor en SABS
Imprime Solicitud y anexa al Registro Presupuestal
Existe solicitud de carta de crédito??
Elabora Solicitud a la Sección de Pagaduría y anexa CDP. Firma Jefe Sección de Compras y Administración de Bienes
Elabora y tramita solicitud de pago en Interfinanzas)
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Entrega información a la Sección de Presupuesto
7. Pago a Proveedores (2/2)
Revisa Documentos y registra la información
Entrega Documentos a la Sección de Pagaduría
Realiza los tramites para el traslado Bancario
Envía confirmación del traslado (Swift) a la Sección de Compras y Administración de Bienes
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8. Impresión de la Orden Contractual de Importación
Verifica el Pago al Proveedor
Imprime Orden Contractual de Importación
Envía Comunicación al Proveedor con la confirmación de la transferencia para enviar artículos
Envía Orden Contractual de Importación al proveedor, con información del giro, o carta de crédito e instrucciones de envío y de uso, con la autorización del Jefe de la Sección de Compras y Administración de Bienes
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9. Pago al Agente de Aduanas
Elabora presolicitud de pago en SABS.
Elabora Solicitud de pago en Interfinanzas
Tramita el Pago al Agente de Aduanas
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10. Recepción del Bien (1/3)
Recibe notificación de la entrada del bien en el Deposito Aduanero
Notifica al Agente Aduanero de la entrada del bien (información enviada por el deposito)
Tramita nacionalización de mercancía
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10. Recepción del Bien (2/3)
Entrega a la Sección de Compras y Administración de Bienes, los bienes importados.
Recibe la factura del Agente, factores de nacionalización y los bienes recibidos
Confronta la factura con la orden contractual de importación realizada
Confronta y asigna cantidades y precios reales
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Asigna y envía el bien a la persona solicitante
Recibe y acepta el bien adquirido
Ejecuta el procedimiento de registro y marcado del bien.
10. Recepción del Bien (3/3)
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11 Ajustes al valor de nacionalización
Realiza y tramita la solicitud de pago, si el cobro es mayor al pagado, se realiza el procedimiento de “Pago al Agente de Aduanas”
Informa a la dependencia si hay reembolso por parte del Agente de Aduanas, para realizar los correspondientes ajustes presupuéstales
Realiza Ajustes
En caso de que el cobro sea mayor (con base en las facturas) al valor inicial pagado, realizar el ajuste y trámite al Registro de Disponibilidad Presupuestal. En el caso de haber reembolso, se genera el documento para reembolso por parte del Funcionario de Compras.
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12. Confirmación de Legalización del Bien
Ingresa información de los pagos reales realizados, costos de transporte, IVA y aranceles
Envía comunicación a las Secciones de Contabilidad y Pagaduría, con la información de la importación, anexando documentos soportes
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Para tener en cuenta:
En el caso de bienes a ser importados directamente por la Universidad (pago directo a proveedor en el exterior), se debe tener en cuenta que el valor del bien o bienes debe ser liquidado a una Tasa Representativa de Mercado o Tasa de Cambio con incremento de porcentaje de aproximadamente 2% para prever el cambios en la Tasa.
En el caso de bienes menores a US$1000, el término INCOTERM de negociación es CIP y se debe también adicionar al presupuesto un porcentaje fijo del 26% por gastos de nacionalización. En el caso de bienes mayores a US$1000, el término INCOTERM de negociación es CPT y se debe adicionar al presupuesto un porcentaje entre el 18% y el 26% por gastos de nacionalización.
Al momento de Elaborar el Presupuesto de Importación:
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Para ambos casos se debe adicionar un valor de U$40 dólares para cubrir pagos adicionales por concepto de gastos de envío de mensajes y comisiones bancarias, que se generan cuando tramitan pagos al exterior por importaciones.
Por aparte del presupuesto de importación se debe prever los costos de las instalaciones locativas, aditamentos, mantenimiento y puesta a punto de los equipos para la puesta de funcionamiento.
Para tener en cuenta:Al momento de Elaborar el Presupuesto de Importación:
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Para tener en cuenta:
La factura proforma debe estar a nombre de la Universidad del valle y no a nombre del profesor que hace la gestión.
La solicitud de pago debe llegar a la Sección de Presupuesto con el VoBo de la Oficina de Compras y Administración de Bienes y Servicios.
La Dependencia debe indicar claramente los datos de transferencia. Dichos datos debe ser:– Nombre de la cuenta– Nombre del Banco– Número de la Cuenta– Código IBAN, SWIFT, ABA (según sea el caso)– Dirección de Banco– Ciudad, País
Al Realizar Pagos al Exterior en Divisas
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Para tener en cuenta:
Debe especificarse claramente las condiciones de despacho, por ejemplo: a la confirmación de pago, 10 – 15 días, etc.
Cuando un pedido llega al extranjero mediante correo, este llega con una guía aérea, dicha guía aérea debe ser entregado junto con la factura y el informe de recepción a la Sección de Tesorería, con el fin de dar cumplimiento a la circular externa CDIN-31 de junio 6 de 2000, que estableció la obligación de los importadores. El no cumplimiento causa sanción en cabeza del representante Legal del Importador.
Al Realizar Pagos al Exterior en Divisas
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Para tener en cuenta:
En el caso de matriculas académicas en el exterior de los profesores de la Universidad, deberán enviar a la Sección de Tesorería el comprobante o constancia que expide dicha universidad después de realizar el pago
En el caso de cuotas de afiliación o sostenimiento a organismos internacionales, uso de bases de datos, basta con que la Dependencia firme la Solicitud de Pago en el campo de “Recibido a satisfacción” o enviar a la Sección de Tesorería un Cumplido
Al Realizar Pagos de Servicios en Divisas
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Para tener en cuenta:
Cuando se pagan inscripción a cursos, deberán enviar a la Sección de Tesorería copia de la constancia de asistencia al curso, expedido por la Entidad que presto el Servicio.
Cuando son servicio de suscripción a revistas o documentos, se deberá incluir en la factura los números incluidos en la suscripción y posteriormente la Dependencia deberá enviar periódicamente y cada que llegue la revista una constancia que indique el número recibido y el número de Solicitud de Pago con el que se realizo dicha suscripción. Así mismo se recuerda que dichas revistas deben estar catalogadas por la Biblioteca Mario Carvajal, así no estén disponibles en la Biblioteca, sino en la Facultad.
Al Realizar Pagos de Servicios en Divisas
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Para tener en cuenta:
Cuando alguna dependencia de la universidad firme algún contrato con un Organismo Internacional, deberá llevar copia de dicho contrato a la Sección de Tesorería con el fin de ser reportado al Banco de la republica.
Cuando no existe contrato se debe informar a la Sección de Tesorería claramente el concepto del ingreso para así mismo reportarlo a las dependencias de Vigilancia y Control.
En el caso de Ingresos por concepto de Divisas
ANEXOS
Formato de Solicitud de Importaciones
DIA MES AÑO
Proponente:
Dirección:
Teléfono: E-mail:
Nombre proyecto: Código:
ÍTEMS CANTIDAD VALOR UNID VALOR TOTAL MONEDA
ANEXAR A LA SOLICITUD
Elaborado por: Área de Calidad y MejoramientoOficina de Planeación y Desarrollo Institucional
* Recomendaciones de adjudicación (cuadro comparativo).* Certificado de Disponibilidad Presupuestal.* Cotizaciones o Proforma INVOICE.
ARTÍCULOS O ÍTEMS A IMPORTAR
Forma de pago: Estampilla Fondo Especial Fondo Común
SOLICITANTE ORDENADOR DE GASTOS
OTROS (Seguros,CIF,costos fletes)TOTAL EN PESOS*
*(Total igual al de preforma)
FECHA DE SOLICITUD
INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE
Dependencia solicitante No. de Certificado de Disponibilidad
Justificación de la solicitud :
DATOS DEL PROPONENTE EXTRANJERO
Termino de Comercio Internacional* : CIF FOB EXW Otro cuál?___________________
Patrocinado por Colciencias: Si No
DESCRIPCIÓN ÍTEM EN INGLES
*(CIF: Puesto en Cali ; FOB: Puerto de embarque ; EXW: Recoger en fábrica)
TRM UTILIZADA PARA EL CAMBIO TOTAL IMPORTACIÓN (MONEDA)
DESCRIPCIÓN ÍTEM EN ESPAÑOL
Vicerrectoría ADMINISTRATIVA División de Administración de Bienes y Servicios Sección de Compras y Administración de Bienes
SOLICITUD DE IMPORTACIÓNNo. 000
Anotaciones
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
División de Administración de Bienes y Servicios
Sección de Compras y Administración de Bienes
Tel. 321 22 11 - 3391709