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INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS DEL PROCESO DE COBRO
Para el proceso de cobro de los contratistas de la Secretaria de Educación 78479 de 2019, se hace necesario presentar una documentación especifica que debe presentarse de la siguiente forma: UNA CARPETA MARCADA CON SU NUMERO DE CEDULA Esta carpeta debe contener 2 carpetas, una administrativa y una tecnica. (como se muestra en la imagen).
DOCUMENTOS CARPETA ADMINISTRATIVA Los documentos de la carpeta ADMINISTRATIVA debe presentarse en UN SOLO ARCHIVO pdf MARCADO ÚNICAMENTE CON EL NUMERO DE CÉDULA con los siguientes documentos en este orden:
CXC (Cuenta de cobro) Informe de supervisión administrativa (ISA) Declaración Juramentada (DJ) Planilla de Pago de seguridad social Recibo de pago de seguridad social Copia del Rut Si tiene cuenta AFC adjuntar certificado bancario de la cuenta AFC.
CXC (Cuenta de Cobro)
ISA (Informe de supervisión administrativa)
DJ (Declaración Juramentada)
Medellín, fecha (ultimo dia habil del mes)
Señores
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA
Medellín
Asunto: Declaración juramentada para disminuir la base gravable con el pago de
seguridad Social y para la aplicación de la retención en la fuente por renta.
De acuerdo con lo establecido en el parágrafo 1 del Decreto Nacional 2271 de 2009,
presento solicitud para disminuir la base de retención en la fuente con los aportes que
realizo al sistema de seguridad social por el contrato No.
xxxxx - xxxxx DE 2019
Para tal efecto certifico bajo la gravedad del juramento que:
a) Los documentos soportes del pago de aportes obligatorios al Sistema General
de Seguridad Social corresponden a los ingresos provenientes del contrato materia
del pago sujeto a revisión.
b) El valor a disminuir de la base de retención en la fuente corresponde al periodo que origina el pago de: XX de MES de 2019 al XX de MES de 2019
c) Los aportes realizados al sistema de seguridad social según planilla anexa, la cual
corresponde a este contrato.
d) El monto para disminuir la base de retención en la fuente por concepto de Salud y
Pensión, sin interés de mora es:
Salud $ xxxxx Pensión $ xxxxxx ARL $ xxxxxx TOTAL $ xxxxxx
Certifico que los aportes que estoy realizando al sistema de seguridad social,
corresponde a la suma de los ingresos bases de cotización (IBC) de la totalidad de los
contratos que tengo vigentes.
Por otro lado y como lo establece el parágrafo 2 del artículo 383 del Estatuto Tributario,
certifico que no he contratado dos ó más personas relacionadas a esta actividad
(contrato). FIRMAR NOMBRE DE QUIEN COBRA CC DE QUIEN COBRA
Valor correspondiente al 16 % del ingreso base de cotización –IBC
Valor correspondiente al 0.5 % del ingreso base de cotización –IBC
Valor de la suma de los tres.
Debe coincidir con la fecha de la cuenta de cobro (Es la misma)
Se especifica el periodo a cobrar
misma)
Valor correspondiente al 12,5 % del ingreso base de cotización –IBC
Número del contrato
Planilla de Pago de aporte a seguridad social
Se debe adjuntar la planilla en donde se informa el pago de los aportes a seguridad social.
Recibo de pago de seguridad social
Se debe adjuntar además de la planilla pagada, el soporte de ese pago realizado
Los contratistas que realizan el pago de la seguridad social en puntos de pago físico, los soportes de pago válidos son las tirillas de pago o factura, en cualquiera de los casos debes verificar que: fecha, valor, # de cc; y # de planilla sean los mismos a la “planilla pagada” Algunos ejemplos son:
Ejemplo # 1:
Ejemplo # 2
Ejemplo # 3 Ejemplo # 4:
En caso que el pago se haga a través de sucursal virtual o de manera electrónica, se debe verificar que los siguientes datos tengan correspondencia con la “planilla pagada”: (fecha, valor, razón social o cc, # de recibo o número de planilla- # de comprobante)
Ejemplo # 1:
EL NUMERO DE RECIBO DEBE SER EL MISMO QUE EL DE LA
PLANILLA PAGADA
Ejemplo # 2: Sucursal virtual o de manera electrónica
Otros soportes de pago pueden ser: Código CUS; para este caso deben verificar que el código CUS del soporte de pago aparezca en la “planilla pagada”
Ejemplo:
DEBE CONTERNER CODIO CUS QUE SE CRUCE CON EL DE LA
PLANILLA
EL NUMERO DE REFERNCIA DE LA PLANILLA DEBE SER EL
MISMO QUE EL DE LA PLANILLA PAGADA
CASOS DE SOPORTE DE PAGO QUE NO SON VÁLIDOS:
Ejemplo #1 Este documento no certifica el pago de la planilla de aportes a la seguridad social ya que no es emitido por la entidad financiera.
EN ESTE CASO NO TENEMOS COMO VERIFICAR QUE ESTE SOPORTE ES EL DEL PAGO DE LA PLANILLA A LA QUE SE HACE
REFERNCIA
Ejemplo # 2: el documento que se relaciona no es soporte de pago de la seguridad social, ya que este documento no permite verificar si este soporte corresponde al pago de planilla que se presenta.
Ejemplo # 3 Pantallazo movimiento bancario ni de la app ni del portal, el documento que se relaciona no es soporte de pago de la seguridad social, este documento no permite verificar si este soporte corresponde al pago de planilla que se presenta.
EN ESTE CASO NO TENEMOS COMO VERIFICAR QUE ESTE SOPORTE ES EL DEL PAGO DE LA PLANILLA A LA QUE SE HACE
REFERNCIA
En el caso en el que se presenten INCONSISTENCIAS, debe enviar nuevamente todos los documentos en el mismo archivo PDF con el mismo orden inicial pero MARCADO CON EL NUMERO DE CEDULA – I
DOCUMENTOS CARPETA TECNICA
La capeta técnica debe contener: Informe de supervisión técnica y Evidencias tal como se muestra a continuación
1. INFORME DE SUPERVISION TECNICA IST: Nombre del archivo: IST-número de documento Formato: PFD
Este informe es el que da cuenta del desarrollo de las actividades a cargo por cada período de cobro, debe entregarse cada mes así como las evidencias y demás documentos para cobro (administrativos). Debe enviarse en formato PDF, por favor no enviar en formato Word A continuación se mencionan los campos más relevantes (por favor ver formato muestra al final de este documento): ENCABEZADO: Contiene los datos personales, valor y período de ejecución del contrato, número de informe (o cuenta de cobro) y datos del supervisor técnico, tener presente que: El nombre del supervisor técnico es FLOR MARCELA ORTIZ DAVILA y cargo: Coordinadora Técnica . ACTIVIDADES: Se deben mostrar todas las actividades contractuales presentes en tu contrato. El informe debe contener avance para todas las actividades presentes en el contrato, si en el período no se desarrolló alguna, incluir un comentario “no aplica para este período”, no eliminar actividades ni dejarlas en blanco. PORCENTAJE DE AVANCE: Corresponde al porcentaje de avance financiero del contrato, se calcula sumando los cobros realizados y dividido el valor total del contrato, debe coincidir con el porcentaje de avance mostrado en el informe de supervisión administrativa ISA. FIRMAS: El informe debe estar firmado por el contratista, con visto bueno del líder del proceso, por favor dejar libre el espacio para firma del supervisor ya que esta corresponde al supervisor técnico y se incluye una vez verificado el informe y las evidencias, NO usar este espacio para el visto bueno del líder del proceso.
2. EVIDENCIAS. Nombre del archivo: Evidencias
Formato: carpeta Son los documentos que soportan el desarrollo de las actividades, deben enviarse cada mes. Tener en cuenta El envío debe hacerse por la plataforma, por favor revisar el formato de los documentos con el fin de optimizar la capacidad de envío (15 megas carpeta completa que incluye evidencias y demás documentos), Con el fin de facilitar el envío y la revisión y optimizar la capacidad de la plataforma, por favor tener en cuenta:
Evitar el envío de fotografías, si a criterio del contratista éstas son necesarias, por favor optar por formato pdf.
Revisar la necesidad de adjuntar altas cantidades de documentos extensos, en lugar de ellos, se permite entregar una relación de los mismos, dejando descrito el lugar donde reposan en caso de requerirse la consulta.
Procurar que cada actividad tenga por lo menos una evidencia asociada.
Procurar que el nombre de cada evidencia (o grupo de evidencias) tenga relación con la actividad que soporta, se recomienda que el nombre del archivo sea, “actividad #x” según aplique.
Evitar al máximo nombres largos para las evidencias (más de 4 palabras) ya que en ocasiones ha sido necesario modificar uno a uno los nombres porque al ser tan extensos, no permiten cambiarles la ubicación.
PARA TENER EN CUENTA Cada mes será posible descargar por plataforma los documentos prediligenciados (CC, DJ e ISA), sin embargo éstos son borradores que deberán ser revisados antes de la firma, en caso de encontrar algún dato errado, por favor utilizar la plantilla en blanco que se adjunta para diligenciar correctamente el documento. Es importante que, con el fin de actualizar la base de datos para el mes siguiente, si encuentran algún error en algún dato personal, como teléfono fijo, celular, dirección, email. Nos escriban un correo a [email protected].