instructivo in-afil-0001 versión 01 fecha · instructivo – in-afil-0001 versión 01 fecha...

INSTRUCTIVO – IN-AFIL-0001 Versión 01

FECHA 29/06/11

Página 1 de 21

PARA: Afiliaciones

DE: Auditoría

ASUNTO: Documentación respaldatoria de legajos - Carga al Sistema de Afiliaciones - Fecha de Corte.

A. OBJETIVOS:

I) Establecer la documentación necesaria para el armado de los legajos de afiliaciones

a ATE y/o ATEM.

II) Establecer el procedimiento y las limitaciones de los operadores para el alta correcta

de las afiliaciones al Sistema.

III) Fijar una fecha de corte para las Seccionales del Interior para el alta de las

afiliaciones al sistema.

B. ALCANCE:

Esta norma es de aplicación para:

• promotores y delegados que ingresen afiliaciones.

• operadores encargados del ingreso de datos al Sistema de Afiliaciones.

Solo a lo establecido en el punto D. I (Documentación respaldatoria para conformar el

Legajo de Afiliación):

• personal de Secretaria y Recepción, Videoteca, Capacitación (Presencial y A

distancia), Pórtico, Predio UNL ATE, Casa España, Mutual (Créditos,

Afiliaciones, Depósito, Administración, Interior.)

C. VIGENCIA:

El presente instructivo regirá desde el 01/07/2011

D. PROCEDIMIENTO:


FECHA 29/06/11

Página 2 de 21

I) Documentación respaldatoria necesaria para conformar el Legajo de

Afiliación

1.1 Afiliaciones a ATE

• Ficha individual de afiliación completa por duplicado y firmadas por el titular

(Anexo I.i).

• Autorizaciones de descuento por duplicado, firmadas y selladas por el jefe de

personal o persona habilitado del respectivo lugar de trabajo (Anexo I.ii).

• Copia de último recibo de sueldo.

• Copia de DNI.

• Copia de impuesto o servicio a nombre de la persona o certificado de vecindad.

1.2 Afiliaciones a ATEM

• Ficha individual de afiliación completa y firmadas por el titular (Anexo II.i).

• Autorizaciones de descuento por duplicado, firmadas y selladas por el jefe de

personal o persona habilitado del respectivo lugar de trabajo (Anexo II.ii).

• Copia de los últimos 3 recibos de sueldo.

• Copia de DNI.

• Copia de impuesto o servicio a nombre de la persona o certificado de vecindad.

1.3 Documentación necesaria para incorporar al grupo familiar

1.3.1 Cónyuge:

• copia de libreta de matrimonio

• copia de libreta de familia.

1.3.2 Concubinato:

• copia de Declaración Jurada de Concubinato, o

• copias de partida de Nacimiento de hijos en común, o


FECHA 29/06/11

Página 3 de 21

• copia de certificado de domicilio emitido por policía, o

• copias de facturas de servicios de cada uno con domicilio coincidente.

• DNI con cambio de domicilio actualizado coincidentes.

• Copia de carnet de IAPOS.

1.3.3 Hijos:

• copia de partida de nacimiento de los hijos, o

• copia de libreta de matrimonio o de familia donde consta el casamiento y el

nacimiento de los hijos, o

• copia de DNI (cuando el afiliado figure como denunciante en el

documento), o

• copia del carnet de IAPOS, o

• en caso de que el hijo de la pareja del afiliado este bajo el cuidado de

éstos, presentar copias de facturas de servicios de cada uno con domicilio

coincidente; más copia de DNI donde la pareja figure como denunciante

del hijo, o copia de partida de nacimiento.

II) Carga de datos al Sistema de Afiliaciones

2.1 Creación de Cuenta

Las nuevas afiliaciones deben cargarse al Sistema en cada una de las seccionales donde

se origina.

Como paso previo a la creación de una cuenta en el Sistema de Afiliaciones debe

constatarse que no se trate de una reafiliación de un mismo Ministerio. De ser así debe

habilitarse la cuenta existente y actualizar los datos.

En caso de ser una nueva afiliación debe prestarse la adecuada atención al momento de

generar la cuenta ya que el ingreso de un dato incorrecto deriva en la posterior anulación

de la misma.

2.2 Análisis del Recibo de Sueldo


FECHA 29/06/11

Página 4 de 21

Se debe prestar atención al Ministerio al cual pertenece, y si es Titular o figura con otra

denominación según los siguientes casos:

• Sistema Único de Sueldos (SUS)

Ministerio de Salud

1. Titular: se afilia sin problema y la cuota se descuenta por recibo de sueldo.

2. Suplencias, Emergencias: abonan la cuota por caja. En caso de pertenecer a

una Seccional del Interior, se realiza una afiliación “simbólica”, es decir, al no

poder pagar por caja no se le emite orden y no paga nada. La finalidad de

dicha afiliación es de carácter gremial, debido a que son potenciales afiliados

del agrupamiento 2695.

No se otorgaran créditos (salvo autorización expresa) y en caso de realizar

cursos los mismos se abonaran por caja.

3. Reemplazantes: se afilia a ATE y/o ATEM como si fuese titular pero para

solicitar un crédito se debe verificar con el encargado de personal en

Ministerio de Salud.

4. Interino Suplente: ídem titular.

Ministerio de Desarrollo Social


2. Emergencia: En el sistema se carga en otro número de Ministerio ya que los

descuento se envían aparte – Lote 59.

• Ministerio de Gobierno Sueldos (MGS)

Ministerio de Educación – Administrativas

Ministerio de Gobierno y Reforma del Estado


• Sistema Sueldo Centralizado (SSC)


FECHA 29/06/11

Página 5 de 21

Ministerio de Educación - Escuelas


2. Interino: ídem Titular.

3. Reemplazante: en este caso depende si es de larga o de corta duración:

- Larga: se debe controlar que en la codificación del recibo aparezca el “1”,

de lo contrario que la fecha (que figura abajo) sea hasta el 31 de

diciembre. El tratamiento es como si fuese Titular. Asimismo deberá

presentar certificado de continuidad del reemplazo expedido por el

directivo de la escuela.

- Corta: en la codificación aparece el “5” o el “3” y la fecha es por un

período (un mes, tres meses, etc.) Si es un “no docente” la cuota debe

abonarse por caja, pero se pide igual la autorización de descuento firmada

por si luego pasa a planta. En caso de pertenecer a una Seccional del

Interior, se realiza una afiliación “simbólica”, es decir, al no poder pagar

por caja no se le emite orden y no paga nada. La finalidad de dicha

afiliación es de carácter gremial, debido a que son potenciales afiliados

del agrupamiento 2695.

No se otorgaran créditos (salvo autorización expresa y presentando las

garantías requeridas) y en caso de realizar cursos los mismos deberán

abonarse por caja.

Si es un “docente” directamente no se afilia (no pertenece al

agrupamiento 2695).

2.3 Carga de datos al Sistema

Pautas a tener en cuenta al momento de efectuar la carga al sistema:

2.3.1 Solapa “PERSONALES”


FECHA 29/06/11

Página 6 de 21

2.3.1.1 Carga de DOMICILIO

A continuación se exponen algunos domicilios complejos (por la diversidad de formatos

que adoptan) y la forma de carga adecuada de los casos tomados como ejemplo:

DNI CALLE: Calle-Barrio-Zona

Nº - Altura

numérica-Torre -

manzana

Piso: Nº piso-

monoblock-

escalera

Depto.: Nº de

Depto.- Casa

112560 L.FLORES 2 TORRE 5 8 1042

589018 LAS TALAS DEL LELE 200M. OESTE

589892 BO.M.ZASPE MANZANA 4 PA CASA 33

907402 BO.M.ZASPE MANZANA 1 1 ESC 4 114

908249 BO LAS FLORES TORRE 18

7

1720348 ZONA URBANA INTIYACO

1721724 GUSTAVO COCHET- 7637 1 860

1902512 LA FE (SANTA CRUZ Y SAN..) 8844

5435871 LAS FLORES I MONOBLOCK 11 PB 13

Campo Incluye....

Calle Calle-Barrio-Zona.

Nº Altura numérica-Nº de torre-

Manzana o Monoblock.

Piso Nº de piso (incluye PA y PB)

Nº Escalera.

Depto. Nº de departamento- Nº de

casa – Nº Vivienda.

Código

Postal

Localidad donde vive

efectivamente el afiliado y no

la localidad del lugar de

afiliación.


FECHA 29/06/11

Página 7 de 21

2.3.1.2 Carga de DATOS PERSONALES

• (1) Teléfono

Para el número FIJO:

Debe completarse el prefijo con cero y luego el número completo, por

ejemplo: (0342) 4887078 0342 4887078

Para el número CELULAR:

El mismo debe respetar el formato “con 0 para el prefijo y sin 15 para el

número”, por ejemplo: (0342) 154555555 0342 4555555 (sin espacios, sin

puntos ni guiones).

En caso de existir más de un celular separar los números con una barra “/”.

Caja de Ahorro Nº (3): se ingresa el número según recibo de sueldo sin guiones.

Forma de pago (4): las modalidades de pago habilitadas son “caja” y “descuento”: e-mail: siempre que esté completo en la ficha individual de afiliación. Situación Actual: esta información es de utilidad a nivel interno; la modalidad a utilizar es “Normal”.

Sexo: femenino o masculino según corresponda

Fecha de Nacimiento: con formato dd/mm/aaaa

Nacionalidad: según corresponda

Estado Civil: casado, soltero, viudo, concubino, divorciado, otros

Teléfono / Celular (1): este dato debe cargarse por separado, utilizando un campo para el prefijo y otro para el número

Cód. Postal: su ingreso vincula automáticamente al nombre de la localidad del domicilio. Seccional (2): corresponde al número de seccional donde opera como afiliado para el acceso a las prestaciones. Al ingresar el número de seccional automáticamente trae el nombre.

Habilitado: resulta imprescindible la

habilitación de la cuenta.

CUIL: se obtiene del recibo de sueldo del afiliado. Última modif: en este campo sale

automáticamente el operador que realizó alguna modificación.


FECHA 29/06/11

Página 8 de 21

Tanto para el TELÉFONO FIJO como para CELULAR se deben cargar SÓLO

NÚMEROS, no es válida ninguna aclaración en letras.

• (2) Seccional en este campo debe identificarse la Mutual donde opera el afiliado:

Nº Seccional del afiliado

01 SANTA FE

05 VERA

06 SAN JAVIER

07 RECONQUISTA

08 RAFAELA

09 SAN CRISTOBAL

10 TOSTADO

11 OLIVEROS

12 VENADO TUERTO

13 SAN JUSTO

14 HELVECIA

15 GALVEZ

16 ROSARIO

17 SAN JORGE

18 SAN CARLOS

19 CAÑADA DE GOMEZ

20 CORONDA

21 ESPERANZA

• (3) Caja de Ahorro Nº

Ministerio de Salud:

El número a cargar en el Sistema se forma con “0” + el número de sucursal (3

dígitos) + el número de cuenta (8 dígitos).

Por ejemplo: número de cuenta por recibo de sueldo: SUC: 503 CTA: 052149-03

050305214903.

Ministerio de Educación:


FECHA 29/06/11

Página 9 de 21

El número a cargar en el Sistema se forma con “0” + número de sucursal (3

dígitos) + los últimos 8 dígitos del número de cuenta que aparece en el recibo de

sueldo, contando de atrás hacia adelante.

Por ejemplo: número de cuenta por recibo de sueldo: 501-0154702-00

050115470200.

En la Seccional de Rosario debe colocarse “0000” como los primeros dígitos en el

sistema.

Municipalidad de la Ciudad de Santa Fe de la Vera Cruz:

El número a cargar en el Sistema se forma con “0599” + los últimos 8 dígitos del

número de cuenta que aparece en el recibo de sueldo, contando de atrás hacia

adelante.

Por ejemplo: número de cuenta por recibo de sueldo: 9908325804 (el cual

aparece en el extremo inferior izquierdo del recibo) 059908325804.

• (4) Forma de Pago

Caja: ingresan la cuota por caja. Se incluye a contratados, planes sociales,

emergencias de salud, becarios-promoción comunitaria-no docentes

reemplazantes de corta duración. Los afiliados del Interior no pueden abonar

la cuota bajo esta modalidad.

Descuento: la cuota se abona bajo la modalidad de descuento por planilla.

Son empleados públicos activos nacionales, provinciales y municipales (en

planta permanente), jubilados nacionales, provinciales y municipales.

2.3.2 Solapa “LABORALES”

Se deben completar en forma obligatoria los campos de Domicilio Laboral, Teléfono

Laboral, Horario, Fecha de Ingreso y Profesión.


FECHA 29/06/11

Página 10 de 21

Luego se deben completar los datos de cada Ministerio, los cuales se obtienen del recibo

de sueldo del afiliado:

2.3.2.1 Ministerio de Educación

Unidad de Organización: dato que se

obtiene de la carpeta donde figura como

lote.

Sub-unidad de Organización: siempre

se coloca 0 (cero).

Departamento: son los primeros dos

dígitos de la clave del recibo de sueldo;

este dato también se puede obtener de la

carpeta donde figura como lote.

Escuela: son los cuatro dígitos

siguientes al número de departamento.

Nº de veces: es el penúltimo digito de la clave del recibo de sueldo.

Dígito control: es el último digito de la clave del recibo de sueldo.

Liq.: Se carga siempre como 0001.

Titular: figura en el recibo de sueldo.

Reemplazante: figura en el recibo de sueldo.

Interino: figura en el recibo de sueldo.

Lote: no se utiliza en la carga de ficha de afiliado, figura siempre 00.


FECHA 29/06/11

Página 11 de 21

2.3.2.2 Ministerio de Educación - Administrativas -

2.3.2.3 Ministerio de Seguridad - Ministerio de Obras y Servicios Públicos -

Ministerio de Producción - Caja de Jubilaciones y Pensiones de la Provincia

(activos) - Tribunal de Cuentas de la Provincia - Ministerio de Justicia y

Derechos Humanos - Ministerio de Aguas, Obras y Servicios Públicos -

Ministerio de Gobierno y Reforma del Estado

Los cuatro primeros dígitos de la clave de sueldo corresponden al lote y al Ministerio

respectivamente, a partir de los dígitos siguientes se comienzan a obtener estos datos

comenzando con la unidad de organización y terminando por el digito de control.

Lote: se debe cargar 23 si es de

Santa Fe o 29 si es de Rosario

(estos datos están informados en

la clave del recibo).


FECHA 29/06/11

Página 12 de 21

2.3.2.4 Ministerio de Economía - Ministerio de Desarrollo Social - Ministerio

de Trabajo y Seguridad Social - Administración Provincial de Ingresos (API)

- Dirección de Catastro - Caja de Lotería de la Provincia - Ministerio de Salud

- IAPOS

El primer número que figura en la clave del recibo corresponde al número de Ministerio; a

partir de los dígitos siguientes se obtienen los datos necesarios para cargar en el sistema.

Lote: no se utiliza por lo que se coloca siempre 00


FECHA 29/06/11

Página 13 de 21

2.3.2.5 Caja Municipal de Jubilados y Pensionados

Los datos se cargan del número que figura en el recibo de sueldo.

Dependencia: son los tres dígitos

siguientes al número de ministerio

Boca de Pago: son los seis dígitos

siguientes a la dependencia.

Nº de cargo: son los dos dígitos que

siguen a la boca de pago.

Conector: son los tres dígitos

posteriores al tipo y número de

documento.

Digito de Control: es el último digito q

figura en la clave.

Lote: este dato no se usa. Se coloca

siempre 00 (cero).


FECHA 29/06/11

Página 14 de 21

2.3.2.6 Caja de Jubilados y Pensiones de la Provincia (pasivo):

2.3.3 Solapa Gremiales “ATE” y “ATEM”

Se coloca el tilde en caso de ser afiliado y se completan los siguientes datos:

2.3.3.1 Alta

ATE


FECHA 29/06/11

Página 15 de 21

ATEM

2.3.3.2 Baja

• Debe registrarse en el cuadro de “OBSERVACIONES” y tildar el campo de “no

emitir ordenes”.

Fecha de alta: se carga el día en el cual la persona se afilia.

Mes del informe del alta: corresponde al mes en el cual va a entrar la

cuota (por ej. si el día de afiliación es el 20 de junio de 2010, la fecha

de informe de alta será en julio y el año en 2010)

Año del informe del alta: corresponde al año de afiliación.

Origen de afiliación: cuando el afiliado se acerca a la Seccional para

afiliarse el origen es “Espontaneo”, en cambio si se origina por la

gestión de un promotor o delegado, será “Promotor” o “Delegado”

respectivamente.


FECHA 29/06/11

Página 16 de 21

2.3.4 Solapa “OBSERVACIONES”

• (1) Observaciones situaciones excepcionales:

• autorizaciones de descuento sin firmar,

• documentación pendiente de entrega (del afiliado o del grupo familiar),

• carga por error de un dato laboral que no se puede modificar,

• no poder habilitar una afiliación,

• deudas en Videoteca,

• el no otorgamiento de créditos,

• la presentación de concurso preventivo, quiebra o renuncia,

• el afiliado está en período de licencia o suspensión en el trabajo, etc.

• (2) Seccional cotizante todas las dependencias del sistema están vinculadas a

una Seccional Cotizante, por lo cual este dato es definido automáticamente al

Observaciones (1): en este cuadro se debe dejar asentado todo lo que haya quedado pendiente o que se desea resaltar por ser alguna situación excepcional.

No emitir órdenes: al tildarse esta opción se bloquea a los operadores para que emitan órdenes. Inhabilitar para cursos: se tilda generalmente para el caso

de personas que adeudan cursos anteriores, de manera tal que cuando intenten hacer un nuevo curso les aparece dicha observación y el operador corrobore si queda deuda pendiente. A los jubilados nacionales no se les pueden cargar cursos. Inhabilitar uso del predio: se inhabilita a quienes, estando afiliados, no pueden utilizar el predio por diversos motivos, como por ejemplo el caso de docentes con horas cátedras cuando no abonaron la diferencia mínima que se exige para la utilización del predio.

Seccional cotizante (2): se debe cargar en base al nomenclador

Agrupamiento (3): se completa siempre según el agrupamiento al que corresponde cada afiliado. Firmó autorización de Desc. Jubilado: a todos los mayores de 60 años, aún siendo empleados activos se les hace firmar la autorización de descuento para jubilados. Esta opción se tilda cuando efectivamente la firman. Inicio - Fin quiebra (4): INICIO: en este campo se informa la fecha de declaración en quiebra del afiliado (información obtenida desde la lectura del Boletín Oficial – comunicación del Ministerio // FIN: fecha de conclusión de la quiebra, también obtenida desde el Boletín Oficial.

Operador de Alta: se completa automáticamente e indica el operador que dio de alta al afiliado.


FECHA 29/06/11

Página 17 de 21

momento de la carga del lugar de trabajo del afiliado, y en este campo deberá

aparecer por defecto “0 - INDEFINIDA”.

- En caso de una nueva dependencia, la misma es cargada y vinculada con

la Seccional Cotizante correspondiente en ATE – Santa Fe, en base al

nomenclador. (Anexo III).

Nº Seccional Cotizante

1 SANTA FE

5 VERA

6 SAN JAVIER

7 RECONQUISTA

8 RAFAELA

16 ROSARIO

En caso de que la localidad no se encuentre en el nomenclador, se

imputara a “1 – SANTA FE”.

- En caso de que el afiliado, por su lugar de trabajo, deba cotizar en una

seccional distinta a la vinculada en el sistema, deberá indicarse esta

situación en la ficha de afiliación y proceder a la carga manual de la misma.

Ejemplo:

DEPENDENCIA: 16 – ADMINISTRACION PROVINCIAL DE IMPUESTOS (A.P.I.)

SECCIONAL COTIZANTE por defecto: 1 – SANTA FE como excepción puede

que el lugar efectivo de trabajo del afiliado sea una repartición en Rafaela, por lo

cual en el campo de Seccional Cotizante deberá cargarse manualmente 8 –

RAFAELA.

• (3) Agrupamiento

Provinciales 2695: asistentes escolares de todas las escuelas publicas;

empleados de los Ministerios; personal de los hospitales (excepto

profesionales); IAPOS, Caja de Jubilaciones; Lotería.

Provinciales – otros: personal docente; policía; profesionales médicos y

otras especialidades de hospitales; personal de imprenta oficial;


FECHA 29/06/11

Página 18 de 21

empleados municipales y nacionales; empleados de Vialidad Provincial;

jubilados y pensionados.

Convenios

Cuentas especiales

Nacionales

Afiliados por Caja

• (4) Inicio – Fin Quiebra

Inicio Quiebra: dentro del área de Afiliaciones (CDP Santa Fe) se

designará un encargado de detección de quiebra, que será el

responsable de leer diariamente el boletín oficial a través de la página

web http://www.santa-fe.gov.ar/gbrn/boletinoficial/index.php o la versión

impresa. Cabe aclarar que este dato es fundamental a los fines de la

determinación del crédito que se pedirá se verifique y que sin la

obtención de la Fecha de Declaración de Quiebra exacta no se puede

completar el proceso.

Inmediatamente, el encargado de detección de quiebras deberá bloquear

la cuenta del afiliado que se encuentre concursado para que no sea

posible emitir órdenes a su nombre (No emitir Ordenes – Inhabilitar para

Predio – Inhabilitar para cursos) y cambiar la situación a “Quiebra”.

Asimismo, deberá dejar asentado en observaciones la fecha de quiebra

en el campo “Inicio Quiebra” y en el campo de “Observaciones” la

siguiente leyenda: “Presentó Quiebra - BO: xx/xx/xxxx” y la parte

pertinente del oficio publicado en el BO.

Seguidamente deberá crear una nueva cuenta denominada

“CONCURSO PREVENTIVO” (ministerio 94) o “QUIEBRAS” (ministerio

84) según el caso.

Fin Quiebra: cuando de la lectura del Boletín Oficial se detecte la

conclusión de la Quiebra, la encargada de detección de Quiebras deberá

desbloquear la cuenta del afiliado y cambiar la situación a “Normal”,

dejando asentado en el campo de “Observaciones” la siguiente leyenda:

http://www.santa-fe.gov.ar/gbrn/boletinoficial/index.php


FECHA 29/06/11

Página 19 de 21

“Conclusión de la Quiebra – BO: xx/xx/xxxx y la parte pertinente del oficio

publicado en el BO; deshabilitando la cuenta creada de CONCURSO

PREVENTIVO” (ministerio 94) o “QUIEBRAS” (ministerio 84) según el

caso.

2.3.5 Solapa “FAMILIARES”

Se debe efectuar la carga del grupo familiar siempre que el afiliado presente la

documentación respaldatoria suficiente de acuerdo a lo establecido en el punto D 1.3).

Cumpliendo con esto, se debe completar el parentesco y todos los datos personales que

solicita el sistema. En el caso especial de que el familiar posea algún tipo de

discapacidad, debe detallarse en la columna “discapacidad” a que tipo corresponde

(física o motriz – total o parcial).

En caso de que un desafiliado solicite nuevamente la afiliación y a su vez tiene una

cuenta creada con un grupo familiar cargado de acuerdo a lo establecido en parámetros

anteriores al presente instructivo (los cuales solamente pedían nombre y parentesco)

debe solicitarse la documentación que acredite el vinculo. Los campos restantes solo se

completaran cuando el afiliado presente la misma, por lo cual la falta de carga de datos

implicará que no se ha regularizado la situación.


FECHA 29/06/11

Página 20 de 21

2.3.6 Acciones que pueden realizar los operadores de las Seccionales del

Interior

2.3.6.1 Seccionales del Interior

Las acciones que pueden realizar los operadores del Interior en el Sistema de Afiliaciones

son:

• dar de alta un nuevo afiliado.

• ingresar todos sus datos.

• cargar su grupo familiar.

Asimismo pueden modificar:

Apellido.

Nombre.

Calle.

Número.


FECHA 29/06/11

Página 21 de 21

Piso.

Departamento.

Teléfono.

Celular.

Código Postal.

Número de caja de ahorro.

Número CUIL.

E-mail.

Pueden editar observaciones.

Puede tildar/destildar "No emitir ordenes".

Puede agregar o quitar familiares.

Los operadores del Interior no pueden realizar modificaciones que no estén enunciadas

anteriormente. Eso incluye la desafiliación de una persona.

III) Fecha de Corte

3.1 Seccionales del Interior

Se establece como fecha de corte para el ingreso al Sistema de Afiliaciones y envío de

legajos a ATE Santa Fe, hasta 2 (dos) días hábiles antes de cierre del mes, para asegurar

su correcta incorporación en las listas de descuento a los Ministerios e imputación en los

listados para el análisis de estadísticas de afiliación.

instructivo in-afil-0001 versión 01 fecha · instructivo – in-afil-0001 versión 01 fecha...

Documents