Instructions to use the TA/DA utility 

1.  Officers  can  approach  this  utility  only  after  signing  in  through  a  valid  login  and password. With this utility the officers can do the following: 

a.  They  can  immediately  prepare  their  requisitions  on  their  own  for  TA/DA/LTC advances, only after getting move sanction from the competent authority.  

b.  No clerical assistance is required for using this utility. Therefore clerical mistakes are obviated. 

c.  They  can  prepare  their  requisitions  and  submit  the  same  to  Pr.CDA(O)  from anywhere  at  anytime  through  an  internet  environment,  from  the website  of Pr.CDA(O) only. 

d.  They  can  submit  it  online  to  Pr.CDA(O)  for  immediate  action  and  release  of payment of advance.  

e.  They can save it for their record.  

f.  They can use the system generated document  id for tracking the status of their requisitions online or manual, as and when  this  facility  is made available. They can  send  the  hard  copy  of  their  requisitions  to  Pr.CDA(O)  immediately,  after getting  countersigned  from  the  competent  authority. Hard  copy of  requisition should accompany with all necessary documents as required normally. 

g.  Once online  requisition  is  successfully  submitted, officers neither need  to  FAX the  same  to  Pr.CDA(O),  nor  to  confirm  on  telephone  about  receipt.  It  is  a sophisticated and well‐managed system. Online requisition will  immediately be downloaded at a central processing cell and processed on priority. We will try to establish  a  system  soon  to  inform  about  the details of  cheque of payment by return email. 

2.  Pr.CDA(O) may  start  processing  requisitions  received  online  through  the website  and releasing  the payment of advance  just  to avoid delay and  for  the  convenience of  the officer, without waiting for the hard copy of the requisition. Therefore,  it  is advised to be extra careful while filling the entries in the fields of move sanction. It is also advised to enclose all necessary documents along with the hard copy of the requisition. 

3.  Before  submitting online  requisition, please ensure  that  the basic audit  requirements (viz. obtaining of Move Sanction / AHQ letter authorizing their move) are fulfilled.  The system will not allow using of this utility to submit requisition without filling the field of 

  1

Move Sanction.  If the entries of this field are found  ‘not tallying’ with the actual move sanction letter, at the stage of verification on receipt of hard copy of the requisition and during  auditing  the  claims,  the  matter  may  be  reported  to  the  administrative authorities. 

4.  It may please be noted that after submitting online requisition, necessity of sending the hard copy of requisition duly countersigned by the competent authority along with the necessary  documents  through  post  and  necessity  of  submitting  the  claim  for  final adjustment through post are not dispensed with. 

5.  The purpose of online requisition is only to obviate the delay in transit for receiving your requisitions  and  non‐clarity  of  FAX  requisitions  and  to  establish  the  uniformity  of application of rules and regulations at Pr.CDA(O)’s end. 

6.  Now, the procedure to submit requisitions online  

a.  Please log in with username and password. 

b.  Next screen will show a link ‘Submit TA/DA’ 

 

c.  The next screen is divided into 4 parts: 

i.  Requisition Advance, which displays the personal details of the officer. 

ii.  Parent Station / Child Station which will be required to be entered from the drop‐down menu provided under each head, if details are not shown. 

iii.  Bank details which displays information as available. 

iv.  Journey details which is required to be entered i.e. requisition type ( type of move  ‐TD/PD/LTC  to  be  selected  from  drop‐down), Move  Sanction number, move  sanction  date,  from  station(to  be  selected  from  drop‐down),  to  station(to be  selected  from drop‐down),  from date &to date (to  be  selected  from  the  date  calendar  provided  for  the  same)  are required to be filled in.  

v.  Clicking on  the OK button will ask  for confirmation of data entered and will navigate into the next screen. 

  2

d.   In  the  next  screen,  data  entered  in  the  earlier  screen  is  carried  forward  for display.  In the lower half, the following options have been provided for selection of  

i.  DA  rates  i.e. Pre‐revised  /  revised. On  selection  the option Click  ‘Fetch Rate’ before proceeding. 

ii.  Nature of duty ( to be selected from drop‐down) 

iii.  Mode of Journey ( to be selected from drop‐down) 

iv.  Entitled fare (to be typed) 

v.  Total absence (system calculated) 

vi.  Food Bills ( revised rates to be typed) 

vii.  Accommodation (revised rates to be typed) 

viii.  RMA (to be typed) 

ix.  Halt Period (system calculated) 

x.  Amount admissible (system calculated) 

e.  Messages will be popped if amounts are entered over and above entitlement. 

f.  A  text will be shown which  is required  to be entered before clicking  the  ‘Save’ button. 

g.  A  document  id will  be  generated  and  displayed.  This way  your  requisition  is online submitted to Pr.CDA(O). 

h.  Please note this document id for generating print out. 

i.  For generating print out please do the following : 

 

i.  Select ‘Requisition Report’. 

ii.  From  the  following screen, select  the document  id  from  the drop‐down menu against DAK ID and click ‘Preview Report’ to see the details or click 

  3

‘Export to PDF’ to save the document on the machine to generate print out. 

 

iii.  The hard copy of the requisition should be printed, signed by the officer, countersigned  by  competent  authority  and  forwarded  along  with requisite documents / certificates  immediately after online submission of the same. 

 

Web Administrator 

http://pcdaopune.gov.in 

 

  4