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INSTRUÇÃO DE TRABALHO
ADMINISTRATIVO
FINANCEIRO
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Revisão: 01
Elaborado por: Data: Verificado/Aprovado Data:
Dept. Qualidade 25/03/2009 Conselho Administração Dezembro 2011
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1.0 OBJETIVO
2.0 DESCRIÇÃO
2.1 CADASTRO
2.1.1 CADASTRO DE VEÍCULOS
2.1.2 CADASTRO DE PJ
2.1.3 CADASTRO DE PF
2.1.4 CADASTRO DE FORNECEDORES
2.2 CONTAS A RECEBER
2.2.1 CONTAS A RECEBER – FATURAMENTO
2.2.2 CONTAS A RECEBER – ALTERAÇÃO OU CANCELAMENTO
2.2.3 CONTAS A RECEBER – EXPORTAÇÃO DO FATURAMENTO PARA O BANCO
2.2.4 CONTAS A RECEBER – RECEBIMENTOS ( CARTÃO/$$/CH/ETC)
2.2.5 FATURAMENTO AVULSO/GERENCIAMENTO FATURAS
2.3 CONTAS A PAGAR
2.3.1 CONTAS A PAGAR – AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS
2.3.2 CONTAS A PAGAR – PROCESSO DE COMPRA
2.3.3 CONTAS A PAGAR – ORÇAMENTO
2.3.4 CONTAS A PAGAR – ORDEM DE SERVIÇO - OS
2.3.5 CONTAS A PAGAR – LANÇAMENTO DE DESPESAS
2.3.6 CONTAS A PAGAR – PAGAMENTOS DE CONTAS
2.4 MOVIMENTO DIÁRIO
2.5 CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
2.6 CONTROLES DE REEMBOLSOS
2.7 ARQUIVAMENTOS DE CONTRATOS, MOVIMENTOS DIÁRIOS – ARQUIVO
MORTO.
2.8 LIBERAÇÃO E BLOQUEIO DE CLIENTES NO SISTEMA
2.8.1 BLOQUEIO DE CLIENTES PF
2.8.2 LIBERAÇÃO DE CADASTRO PJ
2.9 DETALHAMENTO DE DOCUMENTOS QUE ACOMPANHAM O MOVIMENTO
DIÁRIO
2.10 CONTROLES
2.10.1CONTROLES DE REEMBOLSOS
2.10.2CONTROLES DE MULTAS
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3.0 REGISTROS
4.0 RESPONSABILIDADE 5.0 NATUREZA DAS MODIFICAÇÕES
1.0 OBJETIVO
Sistematizar os serviços referentes às atividades administrativo financeiras da Loja.
Documentar procedimentos para serem seguidos, em variadas possibilidades e referentes às atividades da área Financeira, permitindo a divulgação aos colaboradores
e responsáveis pela área ou que, de alguma forma, participam do processo.
A Instrução de Trabalho sempre faz referência à função do colaborador conforme Organograma básico.
As funções referenciadas nesta Instrução de Trabalho constam de um organograma básico que deve ser desenvolvido na Loja e mantido atualizado.
2.0 DESCRIÇÃO
A alimentação passo a passo e correta no Sistema, descrito em Instruções de Trabalho (Operação, Frota, Comercial) permitem interação financeira de toda organização
(geração de receitas, despesas, emissão de boletos, etc.). Assim, realizar no Sistema o
encerramento de contratos, a gestão de seus valores a receber, lançar despesas e pagamentos utilizando a conta bancaria correta, agiliza localização de forma rápida e
eficiente, permitindo verificações ou relatórios a qualquer momento.
2.1 CADASRO
Dando início no Sistema é necessário que estejam cadastrados os fornecedores,
clientes PF e PJ e os veículos, a frota. O Responsável Financeiro tem de fazer
inicialmente o trabalho do cadastramento de cada um destes itens e recomendando-se a utilização das “Vídeo Aulas” publicadas no site Alugue Brasil/Portal do
Associado/Sistema Euroit/Modulo 1.
2.1.1 CADASTRO DE VEÍCULOS
O Responsável Financeiro entra em Cadastro>Veículos Próprios>Cadastro de Veículos
Próprios>Incluir novo registro. Preenche Dados Básicos, Dados de Compra e Empresa, Acessórios, Avaliação, Outros.
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Ainda pode adicionar no Sistema, fotos ou documentação do veículo utilizando a
Pastinha Amarela e fazendo o Upload.
2.1.2 CADASTRO DE PJ
O Responsável Financeiro entra em Cadastro>Clientes>Clientes>Incluir jurídico
Preenche todas as abas. Ver e ouvir as recomendações/vídeo aula (Modulo 1) no
Portal.
2.1.3 CADASTRO DE PF
O Responsável Financeiro entra em Cadastro>Clientes>Clientes>Incluir PF Preenche todas as abas. Ver e ouvir as recomendações/vídeo aula (Modulo 1) no Portal.
2.1.4 CADASTRO DE FORNECEDORES
O Responsável Financeiro entra em Cadastro>Cadastro de Fornecedores>Incluir novo
registro . Preencher todas os dados em todas as abas. Ver e ouvir as
recomendações/vídeo aula (Modulo 1) no Portal.
2.2 CONTAS A RECEBER
Diariamente o Responsável Administrativo Financeiro recebe da Operação (Operadores
ou o Responsável da Operação) o movimento diário do dia anterior, que é resultado
dos encerramentos dos Contratos.
Observa datas, quantidade de parcelas, principalmente quando existem fechamentos
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retroativos.
Exemplo: fechamentos de contratos em que os veículos foram entregues em dias anteriores. A data informada ao Sistema não pode ser do dia do lançamento e sim a
data real da devolução do veículo. O Sistema utiliza as datas informadas para calcular
os valores a receber e que serão faturados e o prazo de faturamento é calculado
também automaticamente.
NOTA: O sistema não permite misturar recebimentos faturados com recebimentos de
cartão de crédito ou dinheiro.
2.2.1 CONTAS A RECEBER - FATURAMENTO
O Responsável Financeiro recebe diariamente da Operação os contratos encerrados no
dia anterior. Separa os contratos para faturar, dos demais tais como cartão de crédito, dinheiro, cheques, etc.
Os contratos encerrados (PJ ou PF) que são faturados deverão ter uma fatura gerada,
“fatura – geração” e assim que forem recebidos dos Clientes baixados no Sistema,
“recebimento – faturamento/receber”.
Tira cópias dos contratos encerrados e suas respectivas autorizações de faturamento emitidas pelos clientes. Entra no Sistema em Financeiro>Contas a
Receber>Faturamento PJ> Geração.
Providencia duas vias dos contratos encerrados, montando dois processos, sendo um
destinado ao arquivo da loja (original), em pastas de A a Z e por ordem de vencimento
e o outro para o Cliente, que será encaminhado juntamente com o boleto de cobrança emitido no sistema do banco.
O Responsável Financeiro acessa Financeiro>Contas a Receber>Faturamento PJ>
Geração, preenche, Pesquisar e após localizar a fatura aciona Gerar. O Sistema abre
tela que deve ser preenchida com os dados conforme solicitados, e no final clica em Gerar Fatura.
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Geração Pesquisar
Nos casos de Clientes que necessitam faturas independentes, como por exemplo,
despesas adicionais, combustível, avarias, etc, pode gerar faturas parciais.
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No caso de um contrato necessitar o pagamento de duas formas diferentes, sendo por
exemplo uma parte em dinheiro e outra parte faturada, existe a possibilidade de fazer a geração de faturamento do valor a faturar, ficando a opção de pagamento em
dinheiro ou cartão de crédito para ser tratado em Financeiro>Contas a
Receber>Recebimento Contratos (Cartão/$$/Ch).
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2.2.2 CONTAS A RECEBER – ALTERAÇÃO OU CANCELAMENTO
Na necessidade de se ALTERAR ou CANCELAR uma fatura emitida, pesquisa o recebimento já lançado utilizando um dos critérios de busca. Entra em
Financeiro>Contas a Receber>Recebimento Faturamento>Alteração e faz as
alterações
utilizando um dos critérios de busca
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2.2.3 CONTAS A RECEBER – EXPORTAÇÃO DO FATURAMENTO PARA O
BANCO (EXEMPLO ITAÚ)
Lançado o recebimento no Sistema, o Responsável Financeiro pode emitir o boleto de
cobrança de bancos como Itaú, Bradesco, Banco do Brasil, HSBC.
Faz a exportação dos dados acessando Financeiro>Contas a Receber>Recebimento
Faturamento>Exportação>Exportação Itaú, no caso de Itaú por exemplo.
Financeiro>Contas a Receber>Recebimento Faturamento>Exportação>Exportação Itaú
Para dar baixa em valores já recebidos entra em Financeiro>Contas a Receber>Recebimento Faturamento>Receber
Financeiro Contas a Receber Recebimento Faturamento Receber
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2.2.4 CONTAS A RECEBER – RECEBIMENTOS (CARTÃO/$$/CH/ETC)
O Responsável Financeiro recebe da Operação os contratos encerrados com
pagamentos em Cartão de Crédito/Dinheiro/Cheque faz os lançamentos dos
respectivos recebimentos e arquiva em pasta de A a Z em ordem de data de vencimento para controle de recebimento.
Entra em Financeiro>Contas A Receber>Recebimentos Contratos Cartão de
Credito/$$/Ch.etc.)>Geração>Pesquisar seleciona Abertos, Fechados, Renovados.
Financeiro>Contas A Receber>Recebimentos Contratos( Cartão de Credito/$$/Ch.etc)>Geração
Pesquisar seleciona Abertos, Fechados, Renovados
Seleciona o contrato para lançar o recebimento e lança todas as informações até
Incluir
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Também se faz alteração desse lançamento entrando em RECEBIMENTOS CONTRATOS
(CARTÃO/$$/ETC) / Alteração.
Da mesma forma faz a Pesquisa, seleciona a alteração, preenche os dados a serem
alterados e Alterar.
2.2.5 FATURAMENTO AVULSO/GERENCIAMENTO FATURAS
Permite o lançamento no Sistema de qualquer recebimento desvinculado de contrato
de locação, cobrança de avarias, multas.
É exemplo, vendas de carros onde Responsável Financeiro cadastra o comprador com
os dados completos em Financeiro>Contas a Receber>Faturamento avulso> Incluir
FAT NF Avulsa ou FAT NF contrato, conforme o caso preenche todos os campos das 3 abas.
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Incluir FAT NF Avulsa ou FAT NF contrato
NOTA: Este lançamento é possível somente após o veículo ter sido colocado no Status
PARA VENDA/DESATIVAÇÃO, entrando em Cadastro>Frota>Veículos Próprios>Venda Desativação De Veículos Próprios>Pesquisa selecionando a placa.
Para incluir o faturamento avulso devem ser preenchido as 3 abas
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Para incluir uma fatura proveniente de um contrato usa a mesma sequencia com a
diferença de que é vinculado ao contrato de locação
Contrato
2.3 CONTAS A PAGAR
2.3.1 CONTAS A PAGAR – AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS
O Responsável Financeiro alimenta as despesas no Sistema dando sua autorização.
Entra em Financeiro>Contas a Pagar>Autorização de Despesas e preenche os campos
requisitados. Fica dessa forma gravada a autorização.
2.3.2 CONTAS A PAGAR – PROCESSO DE COMPRA
O Responsável Financeiro registra o processo de compra alimentando o Sistema, onde informa Dados Gerais, Serviços Solicitados, Responsável do Processo, Data de
Lançamento, Data de Aprovação, e Descrição.
Entra em Financeiro>Contas a Pagar>Processo de Compra>Incluir novo registro e
preenche os dados solicitados. O Sistema permite acessar visualizar e alterar os dados
alimentados.
2.3.3 CONTAS A PAGAR – ORÇAMENTO
Os orçamentos feitos devem ser alimentados no Sistema entrando em Financeiro>Contas a Pagar>Orçamentos>Incluir novo registro. Preenchendo os dados
do orçamento nas 3 abas (Dados Gerais, Serviços Solicitados, Fornecedor) e acionando
Incluir, permitirá visualizar ou alterar orçamentos, ou ainda gerar uma OS a partir da
escolha de um orçamento.
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2.3.4 CONTAS A PAGAR – ORDEM DE SERVIÇO - OS
A OS é um procedimento que documenta a vinculação de cada carro com suas
respectivas despesas, permitindo diversos tipos de relatórios de uso e importância do
Responsável Financeiro e Direção. Assim, as compras de peças, manutenções, lavagens, abastecimentos ficam documentadas no Sistema (Dados Gerais, Serviços,
Contratos, Serviços Programados). Pode ser visualizada, cancelada, alterada desde
que não tenha havido a geração da despesa.
A OS e seu manuseio é uma atribuição de responsabilidade do Responsável de Frota e está descrita nessa Instrução de Trabalho.
2.3.5 CONTAS A PAGAR – LANÇAMENTO DE DESPESAS
O Responsável Financeiro recebe diversas cobranças que são as despesas da empresa.
Separa por tipo cobrança (OSs, impostos, financiamentos, etc) lança todas no
Sistema, acionando Financeiro>Contas a Pagar>Lançamento de Despesas>Incluir
novo registro ou Incluir Despesa à vista. Este procedimento faz a geração das despesas no Sistema e proporciona a gestão de pagamentos e relatórios para analises.
São alimentadas despesas fixas tais como água, energia, salários e OSs (que são as
despesas inerentes aos carros).
Financeiro Contas a Pagar Lançamento de Despesas Incluir novo registro
Preenche todos os campos, de todas as abas Dados Gerais, Serviços, Financeiro,
Contratos e Incluir
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Com a informação da listagem dos lançamentos feitos o Responsável Financeiro pode
pedir para o Sistema gerar fatura ou boleto de cobrança de uma despesa lançada.
Financeiro>Contas a Receber> Lançamento de Despesas>Pesquisar, seleciona o icone
Histórico e Gerar BOL/FAT
Histórico
Gerar BOL/FAT
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Preenche os dados necessários para gerar fatura (3 abas)
2.3.6 CONTAS A PAGAR – PAGAMENTOS DE CONTAS
O Responsável Financeiro entra diariamente no Sistema e faz pagamentos de vencíveis
do dia. Usa filtro de data e seleciona o item a ser pago. Entra em Financeiro>Contas a Pagar>Pagamento de Contas>Pesquisar.
Financeiro Contas a Pagar Pagamento de Contas Pesquisar
Pode dar baixa num item listado.
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Pode fazer o pagamento diretamente pelo Sistema, selecionando o banco e digitando o
código de barras no campo Linha Digitável. Confirma o pagamento e imprime o comprovante para arquivo.
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2.4 MOVIMENTO DIÁRIO
O Responsável Financeiro recebe diariamente da Operação o relatório Resumo Diário
de Vendas referente aos contratos fechados, com todos os contratos encerrados. Entra
em Relatórios>GerenciaisI>Resumo Diário de Vendas>Pesquisar. Verifica se os valores de fechamentos das máquinas de cartões de crédito estão conforme o relatório, bem
como, o total de contratos a faturar ou recebidos em dinheiro estão corretos.
Caso ocorra divergência entre a soma do movimento diário e o total apresentado,
localiza o erro e corrige.
Cada contrato encerrado acompanha Contrato (Sistema), Check List (Sistema) de
entrega e devolução e os dados referentes à forma de pagamento.
Relatórios>Gerenciais I.
O Responsável Financeiro arquiva os contratos por ordem crescente de numeração
com todos os comprovantes (cartão, check list, etc) em caixas “box” (sugestão de separar por lotes de 100 em 100).
Os relatórios Movimento Diário são arquivados separadamente e por data de
fechamento.
Relatórios GerenciaisI Resumo Diário de Vendas Pesquisar
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Quando faturado para empresa, verifica contrato (abertura e fechamento), check list e
a autorização de faturamento da empresa.
Quando faturado para agencia de turismo verifica contrato (abertura e fechamento),
check list e o voucher.
Quando faturado com Cartão de Credito verifica contrato (abertura e fechamento),
check list e o comprovante do Cartão de Credito.
Quando faturado a seguradora, verifica contrato (abertura e fechamento), check list e a Solicitação de Carro Reserva.
Quando recebido em dinheiro ou cheque, verifica contrato (abertura e fechamento),
check list e o dinheiro ou cheque.
Anexar aos documentos recibos de eventuais reembolsos. Exemplo: pedágios.
2.5 CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
Periodicamente o Responsável Financeiro imprime os extratos juntos as
administradoras de cartões de credito, extrato de faturas recebidas e das contas bancarias da empresa.
Os extratos das contas via sistema são extraídos acessando: Financeiro>Contas
Bancárias>Extrato. Seleciona conta, período e Pesquisar.
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Financeiro Contas Bancárias Extrato. Seleciona conta, período e Pesquisar.
O sistema apresenta os dados bancários das contas selecionadas no período
Confere os extratos das contas bancárias com os extraídos do sistema e verifica se os saldos estão iguais. Se encontrar divergência, localiza o valor que falta ou lançado
errado e providencia a correção.
NOTA: Uma boa forma de se controlar contas bancárias é manter as verificações anteriores em sequência (extratos bancários), isto é, arquivando e conferindo a partir
de uma data já consolidada.
2.6 CONTROLES DE REEMBOLSOS
Após a conciliação bancária Responsável Financeiro arquiva os contratos por ordem
crescente de numeração com todos os comprovantes (cartão, check list, etc) em
caixas “box” (sugestão de separar por lotes de 100 em 100).
Os relatórios Movimento Diário são arquivados separadamente e por data de
fechamento.
2.7 ARQUIVAMENTOS DE CONTRATOS, MOVIMENTOS DIÁRIOS – ARQUIVO
MORTO.
Após a conciliação bancária Responsável Financeiro arquiva os contratos por ordem
crescente de numeração com todos os comprovantes (cartão, check list, etc) em caixas “box” (sugestão de separar por lotes de 100 em 100).
Os relatórios Movimento Diário são arquivados separadamente e por data de
fechamento.
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2.8 LIBERAÇÃO E BLOQUEIO DE CLIENTES NO SISTEMA
2.8.1 BLOQUEIO DE CLIENTES PF
Todos os Clientes PF cadastrados no Sistema entram automaticamente LIBERADOS e
em caso de necessidade, qualquer um, pode ser bloqueado impedindo que seja aberto novo contrato ou que qualquer atendente ou em outra filial o faça. O Responsável
Financeiro entra em Financeiro>Liberação/Bloqueio de Cliente>PF Cadastral>Pesquisar
pelo CPF, selecionar e Alterar.
Para reverter utiliza o mesmo caminho e aciona Cancelar o bloqueio.
Financeiro Liberação/Bloqueio de Cliente PF Cadastral CNPJ Pesquisar
2.8.2 LIBERAÇÃO DE CADASTRO PJ
Diferentemente das PFs, todos os Clientes PJ cadastrados no Sistema entram
automaticamente bloqueados e necessitam desbloqueio.
Normalmente a responsabilidade do cadastramento de um Cliente PJ recai no
Responsável Comercial mas pode também ser feito pelo Responsável Financeiro da
Loja. Deve ser cadastrado e feito o Upload dos requisitos necessários (documentos),
como determina a IT03 Comercial e pedido a Liberação para a Sede/Responsável Administrativo Financeiro.
A Sede faz uma verificação fiscalizadora dos requisitos mínimos e faz a liberação de
cadastro e financeiro a nível nacional.
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2.9 DETALHAMENTO DE DOCUMENTOS QUE ACOMPANHAM O MOVIMENTO
DIÁRIO
Quando faturado para empresa, verifica contrato (abertura e fechamento), check list e
a autorização de faturamento da empresa.
Quando faturado para agencia de turismo verifica contrato (abertura e fechamento),
check list e o voucher.
Quando faturado com Cartão de Credito verifica contrato (abertura e fechamento),
check list e o comprovante do Cartão de Credito.
Quando faturado a seguradora, verifica contrato (abertura e fechamento), check list e
a Solicitação de Carro Reserva.
Quando recebido em dinheiro ou cheque, verifica contrato (abertura e fechamento), check list e o dinheiro ou cheque.
Anexar aos documentos recibos de eventuais reembolsos. Exemplo: pedágios.
2.10 CONTROLES
2.10.1 CONTROLES DE REEMBOLSOS
Diariamente o Responsável Financeiro, analisa os contratos encerrados no dia anterior extrai as O.S. e confere se estão de acordo com itens reembolsáveis e lançadas como
despesa de contrato, agrupa as mesmas por fornecedor e realiza a geração da despesa
conforme item 2.3.
Exemplo: valores de pedágios, lavagens, abastecimentos, etc.
2.10.2 CONTROLES DE MULTAS
É sabido que as multas são uma difícil atribuição que as locadoras tem de cuidar.
Devem ser tratadas com rapidez e objetividade não provocando riscos de desgastes financeiros ou administrativos.
Demoras em identificar o condutor ou cobrança geram re-multa ou indisposição com o
Cliente
O Sistema é ótima ferramenta para essa gestão, permitindo verificações rápidas sobre
cadastramento, identificação do condutor, cobrança, agendado o pagamento. Pode ser
pesquisado de inúmeras formas.
Acessa Operacional/Frota>Multas informa os itens e Pesquisar ou Incluir novo Registro
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Operacional/frota Multas Pesquisar
O Sistema abre tela com várias abas para preenchimento. Infração, Responsabilidade,
Documentos, Observações, Pendências, Lançamento de despesas, Lançamento
Contrato, Encerramento e sempre acionando Incluir.
Aba Infração cadastra dados técnicos ds multas utilizando os códigos nelas existentes.
No caso de multa originaria de contrato a aba Responsabilidade automaticamente
vincula o contrato com a multa, bastando informar que a responsabilidade é do cliente.
Existe campo para que se possa registrar um motorista além dos cadastrados no contrato. Útil em casos de contratos PJ sem condutor ou caso o cliente queira
identificar outro condutor.
Aba Documentos permite fazer upload de arquivos com documentos.
Aba Observações utilizada para realizar quantos registros/observações se necessário.
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Aba Pendências para se fazer acompanhamento do processo, desde a identificação até
o encerramento, colocando data máxima de finalização de cada atividade. Este procedimento faz gerar pendência na tela inicial do Sistema sempre que ultrapassado
o prazo de finalização.
Aba Lcto Despesa cadastra automaticamente no contas a pagar.
Aba Lcto Contrato vincula a multa ao contrato de locação, aparecendo no espelho do
contrato e contas a receber.
O Responsável Financeiro faz a cobrança dos valores de multas como descrito em
Contas a Receber
3.0 REGISTROS
IDENTIFICAÇÃO CODIGO RECUPERAÇÃO Contrato Sistema Número do Contrato
Check List Sistema Número do Contrato
4.0 RESPONSABILIDADE
Está descrita passo-a-passo nesta instrução de trabalho.
5.0 NATUREZA DAS MODIFICAÇÕES
Rev. 00 - Emissão inicial do documento.
Rev. 01 – Revisão Geral em Dezembro 2011