instituto politÉcnico nacional escuela superior de ......1.7 relación entre la auditoria interna y...
TRANSCRIPT
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN
UNIDAD TEPEPAN
SEMINARIO:
LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PÚBLICO
TEMA:
“CASO PRACTICO DE CARMAS SA. DE C.V.”
INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TITULO DE:
CONTADOR PÚBLICO
PRESENTAN:
ELSA BAUTISTA AGUILAR
ILIANA SARA GARCIA GOMEZ
JONATAN MAURICIO GONZALEZ SEGURA
DANIEL ADRIAN GUTIERREZ ESPINOSA
NORMA ILIANA NAVARRETE TURCIO
CONDUCTOR DEL SEMINARIO:
C.P. HÉCTOR HERNÁNDEZ MÁRQUEZ
MEXICO, D.F. JUNIO 2006
2
AGRADECIMIENTOS
Al termino de una de las etapas más importantes de nuestra vida agradecemos a:
Al Instituto Politécnico Nacional agradecemos por elegirnos y darnos la oportunidad, de formar parte de una
generación más de egresados que se enorgullezcan de pertenecer a esta institución educativa.
A la Escuela Superior de Comercio y Administración Unidad Tepepan, agradecemos por el apoyo durante
nuestra estancia dentro del plantel, por brindarnos los recursos y herramientas necesarias para desarrollar
nuestra profesión y enfrentarnos a nuevos retos en un futuro.
A los Profesores; que laboran como personal docente y de los cuales pudimos obtener los conocimientos
necesarios y guiarnos para alcanzar nuestra meta, de ser un profesioncita con los conocimientos suficientes y
los valores morales y éticos que requiere nuestra profesión.
3
I N D I C E
CAPITULO I: ANTECEDENTES Y EVOLUCION
1.1 Antecedentes generales de la auditoria 11
1.2 Evolución de la auditoria 12
1.3 Concepto general de auditoria 13-14
1.4 Auditoria en forma de grafica 15
1.5 Normas de auditoria generalmente aceptadas 16
1.6 Clasificación de la auditoria 17
1.6.1 Auditoria interna 18
1.6.1.1 Concepto de la auditoria interna 19
1.6.1.2 Evolución de la auditoria interna 19
1.6.1.3 Objetivo y naturaleza de la auditoria interna 20
1.6.1.4 Independencia en el ejercicio de auditoria interna 21
1.6.1.5 Posición organizacional 21
1.6.1.6 Objetividad 22
1.6.1.7 Alcance de la auditoria interna 22
1.6.1.8 Informe de auditoria interna 23
1.6.2 Auditoria externa 24
1.7 Relación entre la auditoria interna y la auditoria externa 25
1.8 Diferencia entre auditoria interna y auditoria externa 25
1.9 Tipos de auditoria 27
1.9.1 Auditoria de Estados Financieros 27
1.9.2 Auditoria Operacional 27
1.9.3Auditoria Administrativa 27
1.9.4 Auditoria Gubernamental 27
1.9.5 Auditoria Fiscal 27
1.9.6 Auditoria Integral 27
1.10 Preparación y conclusión del informe de auditoria 28
CAPITULO II: AUDITORIA OPERACIONAL
2.1 Antecedentes y evolución 29
2.2 Concepto 30
2.3 Objetivo 30
2.4 Importancia 30
2.5. Ciclos de Transacción 30
2.5.1 Introducción 30
4
2.5.2. Tipos de Transacción
2.5.2.1 Ciclo de Ingresos 35
2.5.2.2 Ciclo de Egresos 36
2.5.2.3 Ciclo de Tesorería 37
2.5.2.4 Ciclo de Producción 39
2.5.2.5 Ciclo de Nominas 41
2.5.2.6 Ciclo de Información 42
2.5.3 Punto de contacto entre ciclos 44
CAPITULO III: AUDITORIA ADMINISTRATIVA
3.1 Antecedentes y evolución 46
3.1.1 Análisis crítico de los Antecedentes Históricos 48
3.2. Concepto 48
3.3 Importancia 48
3.4 Objetivos 51
3. 5. El Proceso Administrativo 52
3.5.1 Introducción 52
3.5.1.1 Fases del Proceso Administrativo 53
3.5.2 Planeación 53
3.5.2.1 Importancia de la Planeación 53
3.5.2.2. Principios de la Planeación 54
3.5.2.3. Etapas de la Planeación 54
3.5.3 Organización 55
3.5.3.1 Importancia de la Organización 55
3.5.3.2 Principios de la Organización 56
3.5.3.3. Etapas de Organización 56
3.5.4. Dirección 56
3.5.4.1. Importancia de la Dirección 57
3.5.4.2 Principios de la Dirección 57
3.5.4.3 Etapas de Dirección 58
3.5.5. Control 58
3.5.5.1 Importancia del Control 60
3.5.5.2 Principios del Control 60
3.5.5.3 Etapas del Control 61
3.6. Naturaleza, Propósito y alcance de la Auditoria Administrativa 61
3.7 Dimensión y Objeto de la Auditoria Administrativa 62
3.8 Parámetros de la Auditoria Administrativa 62
3.9 Campos de Acción y Programa de Auditoria Administrativa 64
5
3.10 Etapas de la Auditoria Administrativa 65
CAPITULO IV: EVALUACION DE RIESGO
4.1 Introducción 69
4.2 Evaluación de los Riesgos de Auditoria 71
4.2.1 Riesgo Inherente 72
4.2.2- Riesgo de Control 73
4.2.3 Riesgo de Detección 73
4.3 Análisis de Exposición a Riesgos 74
4.4 Estructura de Evaluación 74
4.5 Administración de Riesgos de Negocio 75
4.5.1 Entorno Actual 75
4.5.2 Categorías de Riesgos 76
4.5.3 Herramientas para la Evaluación Integral de los Riesgos 77
4.5.4 Las cinco fuerzas de Porter Y Modelo Pest 78
4.6 Administración de los Riesgos; Modelo utilizado en Australia 79
4.6.1 Establecer el contexto 79
4.6.2 Identificar Riesgos 79
4.6.3Analizar Riesgos 80
4.6.4 Evaluar Riesgos 80
4.6.5 Tratar Riesgos 80
4.6.6 Monitorear y Revisar 80
4.6.7 Comunicar y consultar 80
4.7 Acciones a seguir derivadas de la Evaluación de Riesgo 81
4.8 Optimización de Riesgos 81
4.9 Medición y Monitoreo para incrementar valor 81
4.10 La Estrategia y la Estructura de Riesgos 81
4.11 Comparación del Tratamiento del Riesgo 82
4.12 La Evaluación de Riesgo de un cliente en su información financiera 83
4.13 Conclusiones 83
CAPITULO V: CONTROL INTERNO
5.1 Introducción 84
5.2 Antecedentes y Evolución 85
5.3. Concepto 86
5.4 Estructura del Control Interno 87
5.4.1 Ambiente de Control 88
5.4.1.1 Factores de Ambiente de Control Interno 85
6
5.4.2 Sistema Contable 90
5.4.2.1 Métodos y Registros del Sistema Contable 90
5.4.3 Procedimientos de Control 90
5.4.3.1 Objetivos de los procedimientos de control 90
5.4.3.2. Tipos de procedimientos de control 90
5.4.3.3 Factores específicos del ambiente de control, el sistema
contable y los procedimientos de control 91
5.5 Evaluación Preliminar del Control Interno 92
5.6 Evaluación del Procedimiento Electrónico de Datos (PED) 92
5.6.1 Importancia del PED 92
5.6.2 Procedimientos de la revisión preliminar del PED 92
5.7 Pruebas de Cumplimiento 93
5.8 Evaluación final del Control Interno 93
5.8.1 Comunicaciones de Situaciones a Informar 94
5.8.2 Importancia de las Situaciones a Informar 94
5.9 Ejemplo de una carta introductora al informe sobre asuntos relacionados con la
estructura de Control Interno 95
5.10 Conclusiones 96
CAPITULO VI: CALIDAD
6.1 Antecedentes 98
6.1.1 Evolución del Concepto de Calidad 98
6.1.2 Calidad en la Época Artesanal 99
6.1.3 Calidad en la Época Industrial 100
6.1.4 El control de la Calidad mediante la inspección 101
6.1.5 El control estadístico de la calidad 101
6.1.6 El aseguramiento de la calidad 102
6.2 Concepto 102
6.3 Principales precursores 103
6.3.1 Eduard Deming 103
6.3.2 Joseph Juran 106
6.3.3 Kaoru Ishikawa 107
6.3.4 Philip B. Crosby 108
6.3.5 Armand Feigenbaum 110
6.4 Concepto de Norma 111
6.5 Niveles de Normalización 111
6.6 Normas Iso 9000 112
7
6.7 Importancia de la Normalización 113
6.8 Qué es una certificación 113
6.9 Proceso de certificación 113
6.10 Beneficios de una certificación 118
CAPITULO VII: CODIGO DE ETICA
7.1 La Ética y el Auditor 120
7.1.1 Independencia, Integridad y Objetividad 120
7.1.2 Objetividad Profesional 122
7.1.2.1 Independencia de hecho 122
7.1.2.2 Independencia de apariencia 122
7.2 Normas generales y técnicas 122
7.3 Responsabilidad hacia la sociedad 123
7.4 Responsabilidades hacia quien patrocina los servicios 124
7.5 Responsabilidad hacia la profesión 124
7.6 Responsabilidad para con los clientes 125
7.7 Responsabilidad para con los colegas 125
7.8 Otras responsabilidades y prácticas 126
CAPITULO VIII: FRAUDE
8.1 Concepto 127
8.2.-Elementos del Fraude 128
8.3 Áreas sensibles 128
8.4 Medios para efectuar fraudes 132
8.4.1 Dentro de los documentos 133
8.4.2. Documentos alterados 133
8.4.3. Con firmas apócrifas 133
8.4.4 Carencias o retrasos de controles 133
8.4.5. Formas en que se detecta un fraude 133
8.4.6. Responsabilidad del auditor interno 133
8.5 El Auditor Interno y el Fraude 134
8
CAPITULO IX: CASO PRACTICO
9.1 Introducción 135
9.2 Objetivo 136
9.2.1 Objetivos específicos 136
9.3 Constitución del despacho 136
9.4 Inscripción patronal 137
9.5 Acta constitutiva 138
9.6 Organigrama 144
9.7 Determinación de costos vs cuota facturable 145
9.8 Desarrollo del caso practico 147
9.9 Organigramas 150
9.10 Propuesta de trabajo 153
9.11 Control interno 171
9.12 Programas 176
9.13 Procesos 186
9.13.1 Procesos as is 187
9.13.2 Procesos to be 192
9.14 Informe 198
Conclusiones 207 Bibliografia 208
9
INTRODUCCIÓN
En el presente Seminario denominado “La Auditoria Operacional-Administrativa y el Contador Público” se
desarrollará un Trabajo Profesional en el cual se tratarán temas que pretenden ser de ayuda para atender las
necesidades que se presentan en las empresas en cuanto a la revisión, análisis y evaluación de la gestión
administrativa con la finalidad de alcanzar los objetivos establecidos además de asegurar el apego a las
políticas preescritas, considerando como punto igualmente primordial proveer herramientas para examinar la
calidad de las actividades de la empresa.
En particular dentro del programa del seminario, se ha desarrollado lo que concierne a La auditoria interna
como actividad profesional, que nos llevara a considerar algunos conceptos básicos dentro del entorno general
de auditoria, para así mismo dar un marco teórico de como se van relacionando diferentes aspectos con el fin
de que el auditor lleve a cabo con éxito y calidad su trabajo.
.
Por lo que el objetivo del presente trabajo es abordar temas que tienen como propósito, tener una amplia
perspectiva de los conceptos y las actividades desarrolladas en la ejecución de la auditoria.
De inicio se proporciona una visión introductoria al concepto de Auditoria como tal, en la cual se consideran
los antecedentes de cómo han surgido necesidades de información confiable para una correcta toma de
decisiones.
Además, se detallan los tipos de auditoria con la intención de dar un panorama general del campo de trabajo
dentro del cual el auditor puede desarrollarse profesionalmente.
Seguido a esto, se hace un visión parcial dentro de la Auditoria; capitulo en el cual se encontraran los
diferentes enfoques de intervención y alcance de la auditoria interna, en los cuales están descritos sus
objetivos básicos, tales como el control interno, así como, promover eficiencia y eficacia en la operación de la
entidad.
Así mismo se describe la Auditoria Administrativa, en donde se explica, que el examen integral que se hace a
la organización es, con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora, y que de
esta forma, resultará una herramienta para los directivos y así comparar el estado actual de la empresa y que
tan lejos sé está de lo que quiere ser, considerando las medidas que debe tomar para alcanzar los objetivos
establecidos. Además, contiene un tema que es: Auditoria Operacional, en el que se explica concretamente
como nos ayuda esta evaluación a motivar la eficiencia en los procedimientos y actividades de la empresa,
todo con el fin de evaluar la calidad y promover con esto la productividad de la entidad.
10
Posteriormente teniendo ya como base la Auditoria Administrativa y la Auditoria Operacional nos
adentraremos a los ciclos de transacción los cuales nos ayudaran a clasificar en un grupo de actividades
homogéneas para la correcta revisión de las mismas de forma secuencial.
En conjunto a la auditoria operacional, se encontraran los ciclos de transacciones, tema en el cual se dará
cuenta de que lo que se revisa son las actividades que al separarlas en funciones se puede llevar a cabo un
análisis que permita adentrarse en la operación de la empresa y así poder evaluarla.
En relación a la auditoria administrativa se ha abordado el proceso administrativo para poder tener una visión
de los elementos de los que se integra y la interacción concurrente entre ellos.
Un punto de gran relevancia es la evaluación de riegos, el cual se ha desarrollado con la intención de dar un
enfoque de cómo podría afectar a la empresa en su desempeño de no ser considerados.
Simultáneamente se aborda un asunto primordial dentro de la ejecución de la auditoria, y se refiere a la
evaluación del control interno ya que con ello se pueden establecer las bases para determinar el grado de
confianza que se va a depositar, considerando que esto le permita determinar la naturaleza, extensión y
oportunidad que va a dar el auditor a los procedimientos a revisar.
En relación a la empresa se ha tomado en cuenta un asunto relevante: calidad, ya que como consecuencia del
mercado globalizado, en la actualidad, los clientes, quienes son ahora mas conocedores, saber elegir con
decisión, por lo cual se ha planteado un capitulo sobre los aspectos básicos de cómo la empresa puede estar en
un estado permanente de competitividad.
Como auditores, el trabajo debe ser desarrollado bajo requisitos que establece un Código de ética, por lo que
éste tema al ser un punto elemental para el desempeño laboral. Es abordado para dar una perspectiva sobre
deberes y derechos que como profesionistas es imprescindible tomar en cuenta.
Casi finalizando con el desarrollo de esta labor de investigación, se encontrará descrito, que una forma de
asegurar que el auditor cuente con las habilidades y conocimientos, así como la actualización sobre los
cambios, se crearon instituciones por los mismos auditores para regular y hasta certificar que el auditor
cumple con los requisitos necesarios para ejercer esta profesión.
Y para observar la aplicación de la información presentada, se encuentra un Caso Práctico, para dar al lector
un ejemplo de cómo podemos encontrar los conceptos descritos de manera teórica, en cada organización
dentro de su operación.
11
CAPITULO I: ANTECEDENTES Y EVOLUCION
1.1 ANTECEDENTES GENERALES DE LA AUDITORIA
La auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad, basada en la
verificación de los registros patrimoniales. Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos,
teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. Acreditase,
todavía, que él término auditor evidenciando el título del que practica esta técnica, apareció a finales del siglo
XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos países de Europa durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se
encargaban de ejecutar las funciones de auditoria, destacándose entre ellas los consejos Londinenses
(Inglaterra), en 1310 el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia) 1581.
En 1733 se inventa la lanzadera volante artefacto que revoluciona el proceso de manufactura textil,
posteriormente, en 1767 aparecen las primeras máquinas hiladoras y de tejido que son accionadas por energía
hidráulica y en 1783-1784 se descubre un nuevo método para descarburar el hierro, logrando que su
industrialización se abarate y comience a utilizarse de manera masiva; nace la industria siderúrgica, lo que
permite al maquinismo una extraordinaria expansión. Se inventa la máquina de vapor, y hacia finales de este
siglo toma posesión formal la revolución industrial. Aparecen en consecuencia nuevas formas de organización
fabril y comercial, emana el concepto de capitalismo, surgiendo así las teorías económicas de libre comercio
de Adam Smith y David Ricardo. Se perfeccionan y modernizan los procesos de contabilidad y nacen nuevas
corrientes en materia de contabilidad de costos. Comienza a surgir en esa época tibias disposiciones y
regulaciones gubernamentales que solicitan (no exigían) los estados financieros de las empresas que tenían
acciones colocadas entre el gran público inversionista fueran revisadas por contadores públicos
independientes.
En ese entonces no habían aparecido los principios de contabilidad generalmente aceptados dando lugar a que
cada quien contabilizara como quisiera, como pudiera o le conviniera. Tampoco existían las normas y
procedimientos de Auditoria también generalmente aceptadas y los auditores revisaban como pudieran y
como querían, además de que sus informes eran presentados a capricho y a conveniencia de los dueños y
administradores de las empresas, de emisoras de acciones, quienes a su vez, los entregaban o mostraban a las
autoridades y a los pequeños inversionistas cuando querían. Todo lo anterior dio origen a una cadena de
fraudes y engaños que en combinación con perdidas de mercados y problemas económicos, provocaron la
caída de la bolsa de valores de Nueva York en Octubre de 1929.
El presidente norteamericano Franklin Delano Roosevelt emitió los actos de seguridad de la ley de valores en
1933, completada y ampliada con la ley de intercambio de valores de 1934, las cuales, entre otras
12
disposiciones obligan a todas las empresas emisoras que tienen colocadas acciones entre el gran público
inversionista, registrar sus operaciones sobre bases y criterios contables homogéneos, consistentes y
generalmente aceptados por el núcleo social en el que convergen y por los contadores públicos; de igual
manera que los estados financieros que se generan sean revisados y examinados anualmente por contadores
públicos independientes con base en normas y procedimientos de auditoria que sean de aceptación general por
la comunidad contable. Y para vigilar que se dé este cumplimiento a tales disposiciones se crea la Comisión
de Vigilancia del Intercambio de Valores.
Ante la ausencia de una doctrina contable formal, homogénea y de aplicación general y a la falta de
pronunciamiento para la práctica estandarizada de la auditoria de estados financieros, la comisión para la
vigilancia de intercambios de valores convocó a contadores públicos de la época para que se recogieran los
estudios e investigaciones sobre la materia que habían comenzado a aparecer en ese momento.
En Junio de 1936 se publica un documento denominado “Declaración tentativa de principios de contabilidad”,
y además en ese mismo año se publica “El examen de estados financieros” que fue aceptado de inmediato y
con carácter de obligatorio para todo auditor.
En el año de 1938 nace el Instituto Americano de Contadores Públicos, mismo que prevalece hasta la fecha,
creando el comité de Principios de Contabilidad quien promulga en el año de 1939 sus boletines de
investigación contable que vinieron a constituir los primeros pronunciamientos de ese tiempo.
1.2 EVOLUCION DE LA AUDITORIA
Se tiene evidencia de que algún tipo de auditoria se practicó en tiempos muy remotos, ya que los soberanos
exigían el mantenimiento de las cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, se pone en
manifiesto que fueron tomadas algunas medidas para evitar desfalcos en dichas cuentas. A medida que se
desarrollo el comercio, surgió la necesidad de las revisiones independientes para asegurase de la adecuación y
finalidad de los registros mantenidos en varias empresas comerciales. La auditoria como profesión fue
reconocida por primera vez bajo la Ley Británica de Sociedades Anónimas de 1862 y el reconocimiento
general tuvo lugar durante el periodo del mandato de la Ley “Un sistema metódico y normalizado de
contabilidad era deseable para una adecuada información y para la prevención del fraude”. También
reconocida como “Una aceptación general de la necesidad de efectuar una revisión independiente de las
cuentas de las pequeñas y grandes empresas”. Desde 1982 hasta 1905, la profesión de la auditoria creció y
floreció en Inglaterra, y se introdujo en los Estados Unidos hacia el 1900. En Inglaterra se siguió haciendo
hincapié en cuanto a la detección del fraude como objetivo primordial de la auditoria.
En 1912 se dijo: En los que podría llamarse los días en los que se formó la auditoria, a los estudiantes se les
enseñaban que los objetivos primordiales de ésta eran:
La detección y prevención de fraude.
13
La detección y prevención de errores.
Sin embargo, en los años siguientes hubo un cambio decisivo en la demanda y el servicio, y los propósitos
actuales son:
El cerciorarse de la condición financiera actual y de las ganancias de una empresa.
La detección y prevención de fraude, siendo éste un objetivo menor.
Este cambio en el objetivo de la auditoria continuó desarrollándose, no sin oposición, hasta aproximadamente
1940, en este tiempo “Existía un cierto grado de acuerdo en el que el auditor podía y debería no ocuparse
primordialmente de la detección de fraude”. El objetivo primordial de una auditoria independiente debe ser la
revisión de la posición financiera y de los resultados de operación como se indica en los estados financieros
del cliente, de manera que pueda ofrecerse una opinión sobre la adecuada presentación de éstas a las partes
interesadas.
La evolución de la función de auditoria ha sido continua a lo largo de estos últimos años, caracterizada por el
progresivo aumento de atribuciones y responsabilidades, con el objetivo fundamental de servir cada vez mejor
a la dirección de las empresas, como instrumento que asegure la eficiencia de su gestión.
Ha sido preciso recorrer un largo camino desde el inicio de la auditoria, como una rama de la contabilidad, a
la que se creía vinculada, hasta el momento actual, en que constituye toda una especialidad de la
administración y gestión de la empresa. Al principio la finalidad de la función de auditoria era simplemente
revisar la situación económica – financiera de la empresa, buscando posibles fraudes o errores y asegurando la
aplicación correcta de las normas contables, sin embargo, en los años previos a la segunda guerra mundial, los
hombres de empresa tomaron conciencia de que era necesario, implantar en ellas un sistema de control
independiente de la estructura jerárquica y operativa, aduciendo para ello razones como:
La creciente complejidad de los fenómenos económicos y la dinámica cambiante de los
métodos y sistemas de administración y gestión de empresas.
La dimensión de las empresas, que obligaba a los directores a dedicar su atención a los
problemas más importantes, por carecer de tiempo y posibilidades físicas para gestionar y
examinar de cerca todas las actividades de la compañía.
La multiplicación de la delegación de funciones, poderes y alejamiento de las empresas
filiales de sus empresas matrices.
La evolución de las comunicaciones a escala mundial.
1.3 CONCEPTO GENERAL DE AUDITORIA
Inicialmente, la auditoria se limita a las verificaciones de los registros contables dedicándose a observar si los
mismos eran exactos.
14
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas
referencias de los registros.
Con el tiempo el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los
que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objetivo remoto, o sea observa la veracidad y
exactitud de los registros.
ENTONCES ENTENDEREMOS COMO AUDITORIA:
a) Una recopilación, acumulación y evaluación de evidencia sobre información de una entidad,
para determinar e informar el grado de cumplimiento entre la información y los criterios
establecidos.
b) Una sistemática evaluación de las diversas operaciones y controles de una organización,
para determinar si se siguen políticas y procedimientos aceptados, si se siguen las normas
establecidas, si se utilizan los recursos eficientemente y si se han alcanzado los objetivos de la
organización.
c) Un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias
relacionadas con informes sobre actividades económicas y otras situaciones que tienen una
relación directa con las actividades que se desarrollan en una entidad pública o privada. El fin
del proceso consiste en determinar el grado de precisión del contenido informativo con las
evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado
observando principios establecidos para el caso.
De esta tercera definición obtendremos algunos puntos que son importantes analizarlos para saber que la
auditoria es un proceso que reúne varias características, que son indispensables para una ejecución completa y
correcta.
Es un proceso sistemático, esto quiere decir que en toda auditoria debe existir un conjunto
de procedimientos lógicos y organizados que el auditor debe cumplir para la recopilación de la
información que necesita para emitir su opinión final. Sin embargo cabe destacar que estos
procedimientos varían de acuerdo a las características que reúna cada empresa, pero esto no
significa, que el auditor no deba dar cumplimiento a los estándares generales establecidos por la
profesión.
También en esta definición se indica que la evidencia se obtiene y evalúa de manera
objetiva, esto quiere decir que el auditor debe realizar su trabajo con una actitud de
independencia neutral frente a su trabajo.
La evidencia que debe obtener el auditor consiste en una amplia gama de información y
datos que los puedan ayudar a elaborar su informe final. Esta definición no es estricta en cuanto
a la naturaleza de la evidencia que se ha revisado, más bien nos indica que el auditor debe usar
su criterio profesional para saber cual de toda la evidencia que posee es la apropiada para el
15
trabajo que esta ejecutando, él debe considerar cualquier elemento o dato que le permita realizar
una evaluación objetiva y expresar un dictamen profesional.
Los informes a los cuales hace mención la definición, no solo se refiere a las actividades
económicas, es decir, informes financieros de la empresa, sino que también al ser una definición
general se puede aplicar criterio profesional para poder relacionarlo con otras actividades de
interés personal.
El auditor tiene un papel que desarrollar en este proceso, el cual es, determinar el grado de
precisión que existe entre los hechos que ocurren en realidad y los informes que se han
elaborado después de haber sucedido tales hechos.
El auditor debe realizar una evaluación y un informe de los acontecimientos revisados, para
ello debe acogerse a principios establecidos. El auditor debe conocer claramente los principios
aplicados en cada informe que emita, también debe tener la capacidad suficiente para
determinar que dichos principios han sido aplicados de manera correcta en cada situación. Lo
más común es que el auditor realice su trabajo de acuerdo a los principios de contabilidad
generalmente aceptados (PCGA), sin embargo en algunas ocasiones los principios apropiados
son algunas leyes, reglamentos, convenios contractuales, manuales de procedimientos y otras
disposiciones establecidas por la autoridad competente en el tema.
1.4 AUDITORIA EN FORMA DE GRAFICA
Si visualizamos la figura siguiente podríamos decir que la auditoria es un proceso a través del cual un sujeto
(auditor) lleva a cabo la revisión de un objeto (situación auditada), con el fin de emitir una opinión acerca de
su racionabilidad (o fidelidad), sobre la base de un patrón o estándar establecido.
Sujeto; es el auditor que realiza la revisión del objeto bajo examen, que puede ser una cuenta contable
determinada, un departamento en forma completa, un procedimiento, etcétera.
Objeto; es la situación auditada, esta puede ser muy diversa, ya que en algunos casos se da que sea una
empresa en forma completa y en otros, solo se realiza esta revisión a una situación precisa.
Estándar; es el punto de comparación que tiene el auditor, para poder evaluar si la situación bajo examen
cumple o no, con un determinado patrón establecido con anterioridad a la ocurrencia de la situación. Este
estándar puede ser por ejemplo, principios de contabilidad generalmente aceptados, normas de auditorias
generalmente aceptadas, ley del Impuesto Sobre la Renta la renta, ley de impuesto al valor agregado,
manuales de procedimiento, en otras palabras cualquier documento que nos permita apoyar el dictamen final
del auditor.
16
1.5 NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS
Las normas de auditoria son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al
trabajo que desempeña y la información que rinde como resultado de este trabajo.
Las normas de auditoria se clasifican en:
a) Normas personales.- Se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder
asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la auditoria impone, un trabajo
de este tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor debe tener preadquiridas
antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoria y cualidades que debe mantener
durante el desarrollo de toda su actividad profesional.
b) Normas de ejecución del trabajo.- El auditor está obligado a ejecutar su trabajo con
cuidado y diligencia. Aun cuando es difícil definir lo que en cada tarea puede representar un
cuidado y diligencia adecuados, existen ciertos elementos que por su importancia, deben ser
cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la ejecución del trabajo, que constituyen
la especificación particular, por lo menos al mínimo indispensable, de la exigencia de cuidado
y diligencia, son los que constituyen las normas denominadas de ejecución del trabajo.
c) Normas de información.- El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o
informe. Mediante él, pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su
17
trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. El dictamen o informe del auditor
es en lo que va a reposar la confianza de los interesados en los estados financieros para
prestarles fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la situación financiera y los
resultados de operación de la empresa. Por último, es principalmente, a través del informe o
dictamen, como el público y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos,
es la única parte, de dicho trabajo que queda a su alcance.
1.6 CLASIFICACION DE LA AUDITORIA
En el ámbito de la administración, la auditoria es una función asesora – técnica al servicio de la dirección
superior de la empresa, cuya misión fundamental es apoyar la gestión empresarial en lo relativo a las
necesidades de información, evaluación y control para el proceso de toma de decisiones, tanto internas como
externas a la organización.
Existen dos clases de auditoria desde el punto de vista de quien la realiza:
EXTERNA
INTERNA
PERSONAS A QUIENES LES INTERESA LA AUDITORÍA.
La auditoria y el resultado final es decir, el dictamen, les interesa a las personas siguientes:
Propietarios, socios o accionistas. Para mayor confianza y seguridad en sus aportaciones.
El Consejo de Administración. Para garantizar la correcta administración de la empresa de
acuerdo a sus estatutos.
Los Comisarios. Para vigilar la administración de la entidad.
Los Directivos y Funcionarios. Para comparar lo real con lo planeado y tomar decisiones
correctas.
Los Trabajadores. Para conocer el resultado de la entidad y asegurarse del cumplimiento de
la participación de utilidades.
Los Proveedores. Para determinar y vigilar constantemente el control del crédito.
El Gobierno, Municipio Estatal y Federal. Para tener la seguridad de que los contribuyentes
han pagado correctamente sus impuestos.
Inversionistas. Para medir la conveniencia e ingreso, como accionista de acuerdo con el
rendimiento de la entidad.
Los Bancos. Determinar el monto de los financiamientos de acuerdo con la capacidad de
paso, así como obtener la seguridad y garantía de los créditos, de acuerdo con productividad de
la empresa.
18
1.6.1 AUDITORIA INTERNA
La auditoria Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad
económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas
determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma.
Las auditorias internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la
evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el
mejoramiento de los métodos y procedimientos del control interno que redunden en una operación más
eficiente y eficaz. Cuando la auditoria está dirigida por Contadores Públicos Profesionales Independientes, la
opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una
garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e
independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, y aunque mantenga una actitud
independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede
afirmar que el auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del
Público.
La auditoria interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene
características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre
ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de
auditoria interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas
de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección tome las
medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoria interna solo interviene en las operaciones y
decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta
sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.
Un Auditor Interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y
se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en
una operación más eficiente y eficaz.
El auditor interno es nombrado por la administración de la organización, es el encargado de verificar las
fortalezas y suficiencia de los controles que se aplican dentro de la empresa.
El informe que realiza debe proporcionar todos los datos relevantes con respecto a la efectividad y eficiencia
de las operaciones, de la suficiencia y confiabilidad de la información financiera y del cumplimiento de las
regulaciones de la empresa.
19
1.6.1.1 CONCEPTO DE LA AUDITORIA INTERNA
Es el examen critico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica,
realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el
objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de
circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la fe pública.
Auditoria interna es una función independiente de evaluación establecida dentro de una organización para
examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organización.
El trabajo de auditoria interna es un control organizacional cuya función consiste en medir y evaluar la
eficiencia de otros controles.
1.6.1.2 EVOLUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA
La función de la auditoria interna se presenta cuando cualquier persona se ocupa de revisar algo que ella
misma hizo. En este punto, esta misma persona se pregunta que tan bien lo ha hecho y, tal vez, evaluara la
posibilidad de como hacerlo mejor si lo tuviera que hacer otra vez. Cuando una segunda persona se involucra
a esta acción, la función se expande y se incluye la revisión de las actividades de segundas personas. En los
negocios pequeños el dueño o el gerente revisarán lo que están haciendo sus empleados. Aquí sé esta llevando
a cabo como una actividad básica de la administración.
Evalúa la efectividad de los registros contables y/o demás mecanismos o procedimientos que posee una
empresa, con la intención de prever modificaciones en los mismos para hacerlos más confiables y seguros, y
de esa manera evitar al máximo las posibles irregularidades motivadas por un deficiente control interno de la
empresa.
Sin embargo, como las operaciones en los negocios tienden a crecer en volumen y complejidad, no es práctico
para el dueño o para la alta dirección tener un contacto mas estrecho sobre las diferentes operaciones, para
revisar que se estén llevando a acabo satisfactoriamente y con un alto grado de efectividad. En este momento
se tendrá que crear un sistema de supervisión que tratara de extender su vigilancia a través de ese sistema en
virtud de que le es cada vez más difícil asegurarse que sus negocios están funcionando correctamente.
La asignación del primer auditor interno generalmente se origina para satisfacer necesidades de operación
básicas. Las primeras de estas necesidades de la dirección fueron las de verificar si los activos de la
organización estaban adecuadamente protegidos; si las políticas y procedimientos de la organización estaban
siendo respetados; y si los registros financieros eran confiables. A este primer auditor interno se le dio un
enfoque de checador de cuentas y se le veía mas como policía que como colaborador.
20
En los últimos tiempos, la situación planteada ha sufrido grandes cambios. Las operaciones en todo tipo de
organización se han incrementado progresivamente, tanto en volumen como en complejidad; los problemas
administrativos que en consecuencia se han dejado presionan cada vez más a la alta dirección.
La evolución es natural; por consiguiente la dirección ha contemplado la posibilidad de utilizar los servicios
de la auditoria interna. En este momento, algunos empleados son movidos por toda la organización con el
objetivo de obtener mejores resultados y beneficios de estos empleados con un incremento en costo
relativamente bajo. Simultáneamente, los auditores internos percibieron la oportunidad de abrirse hacia
nuevas áreas; y así, orientaron su acción a ofrecer un mejor servicio a la dirección.
Los primero auditores internos enfocaron su atención hacia la contabilidad y algunos aspectos de control
financiero. Con el cambio, se fueron extendiendo a cubrir otras áreas no financieras.
La auditoria interna, como cualquier otra actividad en procesos de evolución, refleja un amplio panorama de
diferentes acciones operacionales y niveles que pueden cubrir.
En muchas organizaciones la auditoria interna:
Como una posición de nivel staff es completamente nueva y su papel principal aun no esta
perfectamente definido.
Esta funcionando bajo la dependencia de diferentes niveles en la organización.
Esta integrada a los departamentos contable u otras áreas operativas.
Su campo de acción esta enfocado hacia aspectos eminentemente financieros.
Su orientación esta cambiando a otras áreas operativas no financieras.
Esta siendo ubicada en los altos niveles operativos de la organización y esta demostrando
por si misma que es un elemento importante y respetable que coadyuva en los esfuerzos de la
dirección.
En una extensión de su alcance, la auditoria interna también esta sirviendo al consejo de
administración, generalmente el comité de auditoria del mismo consejo.
La profesión de auditoria interna, en si misma, a través de su propio esfuerzo y dedicación,
ha establecido las bases para un continuo ascendente desarrollo.
1.6.1.3 OBJETIVO Y NATURALEZA DE LA AUDITORIA INTERNA
El objetivo de la auditoria interna es prestar servicios a todos los miembros de la organización en el efectivo
desempeño de sus responsabilidades, a través de proporcionarles análisis, evaluaciones, recomendaciones,
asesoría, e información relacionada con las actividades revisadas.
El objetivo también de la auditoria interna, es la promoción de un efectivo control a un costo razonable.
21
Auditoria interna es una actividad independiente de evaluación establecida dentro de una organización como
un servicio a la misma. Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuación y
eficiencia de otros controles.
1.6.1.4 INDEPENDENCIA EN EL EJERCICIO DE AUDITORIA INTERNA
Los auditores internos deben ser independientes a las actividades que auditen; los auditores internos son
independientes cuando llevan a cabo su trabajo libre y objetivamente; la independencia permite a los auditores
internos el rendir juicios imparciales, esenciales para la propia conducción de las auditorias; esto se logra a
través de la posición organizacional y la objetividad.
1.6.1.5 POSICIÓN ORGANIZACIONAL
La posición organizacional del departamento de auditoria interna debe ser lo suficientemente relevante para
que le permita el cumplimiento de sus responsabilidades de auditoria.
Los auditores internos deben de contar con el apoyo de la administración y del consejo de administración para
poder obtener así la cooperación de los auditores y poder llevar a cabo su trabajo libre de cualquier
interferencia.
a) Al director del departamento de auditoria interna se le debe responsabilizar en lo individual
entro de la organización con suficiente autoridad para promover independencia y asegurar una
amplia cobertura de auditoria, adecuadas consideraciones a los reportes de auditoria y
apropiadas acciones a las recomendaciones de auditoria.
b) El director debe tener comunicación directa con el consejo de administración. La
comunicación regular con el consejo ayuda a asegurar la independencia y provee los
mecanismos para que auditor y consejo se mantengan informados de asuntos de interés mutuo.
c) La independencia crece cuando el consejo de administración concurre en la selección o
remoción del director del departamento de auditoria interna.
d) El propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna deben ser
definidos por escrito en un documento formal.
e) El director debe buscar la aprobación de este documento por parte de la administración y la
aceptación del consejo de administración. El documento debe:
Establecer la posición del departamento dentro de la
organización,
Autorizar el acceso a registros, personal y recursos físicos
relevantes para la ejecución de las auditorias.
Definir el alcance de las actividades de auditoria interna.
22
f) El director de auditoria interna debe suministrar anualmente para aprobación de la
administración y para información del consejo, un resumen del programa de auditorias del
departamento, plantilla de personal y presupuesto de operación.
g) El director de auditoria interna debe suministrar periódicamente a la administración,
reportes de actividades y anualmente al consejo de administración con la frecuencia que sea
necesaria. Los reportes de actividades deben incluir aquellos hallazgos de auditoria que sean
relevantes así como sus recomendaciones; Y deben informar a la administración y el consejo
cualquier desviación significativa al programa autorizado de auditoria, a la plantilla de personal
y al presupuesto de operación, así como las razones de ello.
1.6.1.6 OBJETIVIDAD
Los auditores internos deben ser objetivos en el desarrollo de sus auditorias.
a) La objetividad es una actitud de independencia mental que deben mantener a los auditores
internos en el desarrollo de sus auditorias. Los auditores internos no deben subordinar su
juicio al de otros en materia de auditoria.
b) La objetividad requiere que los auditores internos lleven a cabo sus auditorias de
manera tal que tengan una honesta confianza en el resultado de su trabajo y que no hayan
creado compromisos respecto a la calidad de lo auditado. Los auditores internos no deben
intervenir en situaciones en que se sientan inhabilitados para presentar juicios objetivos y
profesionales.
1.6.1.7 ALCANCE DE LA AUDITORIA INTERNA
El alcance de la auditoria interna debe cubrir el examen y evaluación de la adecuación y eficiencia del sistema
de control interno de la organización y la calidad de ejecución en el desempeño de las responsabilidades
asignadas. El propósito de revisar la adecuación del sistema de control interno es para asegurarse que el
sistema establecido proporcionará una razonable seguridad de que los objetivos y metas de la organización
están siendo alcanzados en forma eficiente y económica. El propósito de revisar la eficiencia del sistema de
control interno es para asegurarse que el sistema esta funcionando según lo planeado.
El propósito de revisar la calidad de ejecución es para asegurarse que los objetivos y metas de la organización
están siendo alcanzados.
Los objetivos primarios del control interno son para asegurar:
a) La confiabilidad e integridad de la información.
b) El cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentaciones.
c) La salvaguarda de activos.
d) El económico y eficiente uso de los recursos.
e) El cumplimiento de los objetivos y metas establecidos para las operaciones o programas.
23
1.6.1.8 INFORME DE AUDITORIA INTERNA
Los informes son el medio por el cual diferentes personas, tanto internas como externas de la organización,
evalúan el trabajo del auditor interno así como su contribución. El informe constituye también la más sólida
evidencia acerca del carácter profesional de las actividades de auditoria interna.
El informe de auditoria interna cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como
para la administración. Estas funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la
auditoria y en la determinación de cómo redactar el documento indicado incluyen entre otras los siguientes:
a) Conclusiones basadas en la auditoria. El informe sirve para sumarizar la evidencia obtenida
durante la auditoria, con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el resultado
final del trabajo de auditoria.
b) Reportar condiciones. El informe reporta ala organización un resumen de las principales
áreas que requieren mejoras; esto es, el informe puede ser visto como una herramienta de que se
vale la administración para conocer sus operaciones y para evaluar su ejecución. El informe
indica que áreas están bien y cuales pueden ser susceptibles de optimizar.
c) Marco de referencia de la acción administrativa. Las recomendaciones en el informe
representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la
administración. Con base en las condiciones reportadas y en la identificación de causas, las
recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir
deficiencias y mejorar las operaciones. El informe también tiene propósitos de referencia, tanto
para la revisión de otras áreas de la organización como para dar seguimiento y poder determinar
el grado de acciones correctivas adoptadas.
d) Aclarar puntos de vista del auditado. Es normal que el auditado trate de mitigar las
circunstancia o aclarar algunas situaciones en las que esta en desacuerdo. Una clara posición del
auditado y los comentarios del auditor ayudaran a puntualizar los criterios de la administración
y proporcionaran bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.
El informe esta dirigido a la administración. Pero administración existe en muchos niveles, incluyendo la
administración de los componentes organizacionales que están siendo revisados y la administración de alto
nivel que es responsable por los mencionados componentes organizacionales. Cada grupo administrativo o
gerencial tiene necesidades que mejor puedan servir a los intereses de la organización.
El informe de resultados cubre muchos aspectos, se pueden describir las más importantes como:
Informes orales.
Informes escritos intermedios.
Tipos de informe en forma de cuestionario.
Informes regulares escritos.
Resumen de informes escritos.
24
1.6.2 AUDITORIA EXTERNA
La practican profesionistas que no dependen de la empresa económicamente ni bajo ningún otro concepto y a
quienes se reconocen un juicio imparcial merecedor de la confianza de terceros, el objeto de su trabajo es la
emisión de un dictamen.
La Auditoria Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la racionabilidad, integridad y autenticidad
de los Estados Financieros, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas
de la organización.
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoria Externa es el examen crítico, sistemático y
detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin
vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas, con el objeto de emitir una opinión
independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para
su mejoramiento.
El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información
generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener
plena credibilidad en la información examinada.
La Auditoria Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y
emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la
evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los
usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado al término Auditoria Externa a
Auditoria de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir
Auditoria Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoria Externa del Sistema de Información
Administrativo, Auditoria Externa del Sistema de Información Automático, etc.
La auditoria externa o independiente tiene por objeto averiguar la racionabilidad, integridad y autenticidad de
los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la
organización.
Una auditoria externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de
información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y
permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del auditor.
Una auditoria debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta
persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los
resultados de auditoria, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al
25
término del examen y conociendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los
documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de
investigación.
Bajo cualquier circunstancia, un contador profesional acertado se distingue por una combinación de un
conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales
adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.
1.7 RELACIÓN ENTRE LA AUDITORIA INTERNA Y LA AUDITORIA EXTERNA
El papel de la auditoria interna es determinado, por la administración y sus objetivos difieren de los del
auditor externo quien es nombrado para dictaminar independientemente sobre los estados financieros. Los
objetivos de la función de auditoria interna varían de acuerdo a los requerimientos de la administración.
El interés primordial del auditor externo es si los estados financieros están libres de representaciones erróneas
de importancia relativa.
No obstante, algunos de los medios de lograr sus respectivos objetivos son a menudo similares y así ciertos
aspectos de la auditoria interna pueden ser útiles para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance los
procedimientos de auditoria externa.
La auditoria interna es parte de la entidad. Independientemente del grado de autonomía y objetividad de la
auditoria interna, no puede lograr el mismo grado de independencia que se requiere del auditor externo
cuando expresa una opinión sobre los estados financieros. El auditor externo tiene la responsabilidad única
por la opinión de auditoria expresada, y esa responsabilidad no se reduce por ningún uso que se haga de la
auditoria externa. Todos los juicios relacionados con la auditoria de los estados financieros son los del auditor
externo.
1.8 DIFERENCIA ENTRE AUDITORIA INTERNA Y AUDITORIA EXTERNA
Existen diferencias sustanciales entre la Auditoria Interna y Externa, algunas de las cuales se pueden detallar
así:
En la Auditoria Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la
Auditoria Externa la relación es de tipo civil.
En la Auditoria Interna él diagnostico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de al
Auditoria Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas.
La Auditoria Interna esta inhabilitada para dar fe publica, debido a su vinculación contractual
laboral, mientras que la Auditoria Externa tiene la facultad legal para dar fe publica.
26
Concepto Auditoria Interna Auditoria Externa
1) Sujeto
Empleado (Evitar que traslade información
a otros sitios) función: SALVAGUARDA
EMPRESA O ENTIDAD.
Profesional Independiente: se fija solo
en la imagen fiel (legislación vigente)
Su función es EVALUAR EMPRESA O
ENTIDAD.
2) Grados de
independencia
Limitada: El auditor interno no se limita
exclusivamente a dar un informe de todo
sino que se dedica a evaluar las peticiones de
la dirección o del consejo. ESTA
OBLIGADO A SEGUIR UN PROGRAMA
Total: Está sujeto a las directrices
técnicas de auditoria.
3) Responsabilidad Laboral Penal: El informe del auditor tiene
consecuencias jurídicas
4) Objetivo
Examen de gestión (Toda actuación que se
realice sobre activos o pasivos de la
empresa) El sentido de activo o pasivo debe
tomarse como se consideran desde el
derecho mercantil.
Examen de la situación financiera para
dar opinión
5) Informe emitido
Dirigido a la gerencia, dirección y/o Consejo
de Administración. Puede hacerse para
cualquier tipo de empresa
Accionistas o Consejo de
Administración con carácter obligatorio
si lo obliga la ley o con carácter optativo
si lo desea la empresa. Se acompaña a
las cuentas anuales y se da a conocer en
la junta general en junio
aproximadamente.
6) Uso del Informe Va dirigido exclusivamente a la empresa (Su
transmisión tiene carácter penal)
Va dirigido a la empresa y al público en
general. Necesidad para cotizar en bolsa
y emitir todo tipo de valores.
27
1.9 TIPOS DE AUDITORIA
Los tipos de Auditoria de acuerdo a los objetivos fundamentales que persiguen son:
Auditoria de Estados Financieros.
Auditoria Operacional.
Auditoria Administrativa.
Auditoria Gubernamental.
Auditoria Fiscal.
Auditoria Integral.
1.9.1 AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS
Revisión total o parcial de Estados Financieros con un criterio y punto de vista independiente, con objeto de
expresar una opinión respecto a ellos para efectos ante terceros.
1.9.2 AUDITORIA OPERACIONAL
Es la actitud de búsqueda constante de oportunidades para aumentar eficiencia en los controles operacionales
y en la realización misma de las operaciones.
1.9.3 AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Se refiere a la evaluación de la forma en que la administración esta cumpliendo los objetivos, desempeñando
las funciones gerenciales dentro del proceso administrativo, y logrando decisiones efectivas en el
cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.
1.9.4 AUDITORIA GUBERNAMENTAL
Revisión de aspectos financieros, operacionales, administrativos, de resultados de programa y de
cumplimiento de disposiciones legales que enmarcan la actividad de las entidades públicas.
1.9.5 AUDITORIA FISCAL
Verifica el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes
desde el punto de vista fiscal.
1.9.6 AUDITORIA INTEGRAL
Revisa que los Estados Financieros reflejen razonablemente la situación financiera y los resultados de sus
operaciones y si los recursos que maneja la entidad y que fueron revisados, se utilizan con economía,
eficiencia y eficacia.
28
1.10 PREPARACIÓN Y CONCLUSIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA
a) Formato del informe: Esto asegura que la información que se requiera será obtenida al inicio
de la auditoria; esto será una guía inmejorable para los auditores en el buen desempeño de su
comisión.
Los hallazgos serán desarrollados, completados e insertados en las propias secciones del
informe, conjuntamente con los comentarios del auditado.
b) Delegación de la redacción: Se debe dar oportunidad de que sean los mismo auditores
quienes redacten los hallazgos resultantes de su intervención; esto les dará mayor oportunidad
de obtener experiencia, misma que es de alta importancia para su desarrollo.
c) Supervisión: El supervisor debe estar involucrado en el proceso de redacción desde el inicio
de la auditoria; deberá estar atento a las tendencias para asegurarse de la solidez de los
hallazgos. El supervisor debe revisar también los papeles de trabajo y determinar si los
auditores los están preparando de acuerdo a los lineamientos establecidos.
d) Discusión con el auditado: La discusión de los hallazgos con el personal de la organización
conlleva un beneficio adicional: ayuda a llegar a acuerdos respecto a la implementación de
acciones correctivas. Cuando este acuerdo se ha logrado, el auditor estará en condiciones de
reducir el volumen de detalle a incluir en su reporte del hallazgo, reduciendo consecuentemente
el tamaño del informe final.
29
2 CAPITULO II: AUDITORIA OPERACIONAL
3
2.1 ANTECEDENTES Y EVOLUCIÓN
El primer antecedente formal sobre el origen de la auditoria operacional tiene origen en 1945, cuando en una
ocasión de la conferencia anual de The Institute of Internal Auditors se incluye para discusión en panel, el
tema Scope of Internal Auditing of technical operations (Alcance de la auditoria interna en operaciones
técnicas).
En el mismo año Frederic E.Mints auditor interno de la Lockheed Aircraft Corporation comenzó a utilizar de
manera formal en sus trabajos y reportes él termino “auditoria operacional” que es como se le conoce hasta la
fecha, causando gran revuelo entre la comunidad por lo novedoso del termino.
En 1948 Arthur H.Kent, auditor interno escribe un artículo denominado Auditorias de Operaciones.
De manera formal la referencia lo da The Institute of Internal Auditors al incluir en 1956 en su libro
Bibliography of Internal Auditing, un capitulo denominado Operaciones auditables este formaba parte de 10
capítulos.
El director de investigación y educación Bradford Cadmus presentara una propuesta formal sobre dicha
auditoria y fuera por lo tanto considerado el padre de la auditoria operacional.
Bradford Cadmus señalo como las más representativas características de la auditoria operacional las
siguientes:
• Cuando el auditor revisa los registros de ingresos, esta haciendo auditoria financiera.
• Cuando observa como se trata a un cliente esta actuando como auditor operacional.
• El auditor operacional debe asumir que es el dueño del negocio, antes que recomiende un
cambio que sea critica de la operación debe preguntarse así mismo que haría si fuera el dueño.
• El auditor operacional debe cuestionarse como revisaría el dueño su negocio si tuviera
tiempo para hacerlo.
• La auditoria operacional debe considerarse como un estado de actitud, a manera de análisis.
• Ambas auditorias van combinadas para obtener el logro máximo de los objetivos planeados
por dicha entidad al principio de dicha auditoria.
La auditoria operacional entra en México en la década de 1970, divulga y amplia su aceptación en los 80” y
llega a su plena consolidación y madurez en los 90”.
30
2.2 CONCEPTO
Se conoce como el examen de transacciones de las áreas funcionales en una organización.
La auditoria operacional se enfoca principalmente a la revisión de los sistemas y procedimientos que se
manejan en la entidad que se auditan.
La auditoria operacional evalúa la eficiencia, eficacia y economía con que están siendo utilizados los recursos.
La auditoria operacional pretende detectar fallas en las transacciones, duplicidad de funciones, tiempos
ociosos, con el fin de solucionar estos problemas y lograr una mejor productividad.
2.3 OBJETIVO
Su objetivo primordial es promover y lograr la eficiencia operativa, entendiendo eficiencia como sinónimo de
productividad: “El máximo beneficio con el mínimo costo”.
Su objetivo es motivar la eficiencia en la operación y evaluar la calidad de la operación.
2.4 IMPORTANCIA
Es una revisión y evaluación parcial o total de las operaciones y procedimientos adoptados en una empresa,
con la finalidad principal de auxiliar a la dirección a eliminar las deficiencias por medio de un análisis
constructivo de los problemas operativos que necesitan corregirse para lograr mayor eficiencia y economía en
las operaciones.
2.5 CICLOS DE TRANSACCIÓN
2.5.1 INTRODUCCIÓN:
Para entender que son los Ciclos de Transacción tendremos que recordar algunos conceptos básicos que nos
ayudaran a identificar el conjunto de funciones entrelazadas para cumplir un objetivo especifico dentro de la
organización; la actividad que ayuda para mejorar dichas funciones por medio de métodos y procedimientos
perfectamente planeados y organizados para evaluar por medio de parámetros y lineamientos establecidos por
la administración a los procesos en cuestión; así como diversas clasificaciones de ciclos de transacción según
el punto de vista del autor con base a las necesidades de revisión de las funciones que enmarcan la unidad de
examen o evaluación.
Auditoria Interna; Es una sola función con diferentes enfoques de intervención y alcance (Administrativos,
Operacionales o Financieros). Su alcance abarca el análisis desagregado de los elementos que integran la
definición de control interno y su comparación con estándares establecidos, de acuerdo a los resultados que se
esperan obtener al aplicar el control interno. La auditoria interna es una función independiente de evaluación
establecida dentro de una organización, para examinar y evaluar sus actividades como ente de servicio. Su
objetivo consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades
proporcionándoles análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información.
31
Objetivos básicos del Control Interno; Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y
adherencia a las políticas prescritas o establecidas por la administración de la entidad (Auditoria
Administrativa), promover eficiencia en la operación (Auditoria Operativa), Asegurar racionabilidad,
confiabilidad, oportunidad e integridad de la información administrativa, operacional y financiera que se
genera en la entidad (Auditoria Integral) y que dicha información tiene por objeto apoyar a la dirección en la
toma de decisiones; En resumen la protección de los activos de la entidad.
Auditoria Administrativa; Su objetivo primordial es evaluar la calidad de la administración en su conjunto,
revisar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del Proceso
Administrativo y lo que incide en ellos.
Auditoria Operacional; Su objetivo primordial es evaluar la calidad de la Operación por medio de
promover la eficacia en la misma.
La auditoria: Es una actividad profesional que consiste en el examen critico y constructivo de eventos
individuales o colectivos, con el objeto de emitir una opinión respecto a ellos y promover la implementación
de acciones correctivas que se consideren necesarias para mejorar su ejecución. Por tanto la auditoria no es
una actividad exclusiva de los contadores públicos, se lleva a cabo por diferentes especialistas en la materia
que examinen en forma integral, con actitud constructiva, el desarrollo del conjunto de eventos o procesos. La
auditoria es una actividad universal.
Los acontecimientos o hechos económicos que ocurren en el medio social pueden clasificarse en dos grupos:
Aquellos que no involucran cambios inmediatos en las finanzas de una entidad, tales como las fluctuaciones
de precios en los hidrocarburos, la expansión de un monopolio, la escasez de ciertas materias primas o los
cambios en las disposiciones tributarias del gobierno y aquellos que si modifican su estructura financiera,
entre los cuales se pueden citar las compras de cercanías, el pago de remuneraciones al personal, la obtención
de créditos bancarios o el cobro de facturas a los clientes; estos últimos que involucran cambios inmediatos en
la estructura financiera de una entidad se denominan transacciones.
Teniendo claros los conceptos de Auditoria Administrativa, Auditoria Operacional, Proceso Administrativo y
Control Interno; nos adentraremos a comprender los elementos del concepto de ciclos de transacción lo cual
nos ayudará a clasificar en un grupo de actividades homogéneas para la correcta revisión de las mismas de
forma secuencial.
Elementos:
Función; conjunto de actividades que se realizan dentro de un ciclo y esta compuesta por una actividad
central, con una actividad antecedente y una actividad consecuente.
32
Transacción:
Es un hecho económico que involucra cambios en la estructura financiera de la entidad.
Concepto:
Es el conjunto de Funciones y Transacciones dentro de un proceso ordenadas de manera lógica y secuencial
encaminadas a lograr un objetivo específico y común entre sí, y que es la justificación para realizar un
proceso determinado.
La vida de una empresa es, en consecuencia, un flujo permanente de transacciones o de operaciones
entrelazadas para formar un ciclo global que modifican los recursos que constituyen sus finanzas. Los
propietarios, trabajadores, acreedores y terceros en general con intereses en la entidad, necesitan información
sobre lo que ocurre en ella como consecuencia de las operaciones llevadas acabo. Con tal propósito, las
transacciones deben clasificarse homogéneamente en ciclos que tienen un punto de partida: se cuenta con
recursos financieros, se compra se produce o transforma, se vende, se cobra; y se vuelve a contar con recursos
financieros.
Cada etapa de ese ciclo global es factible segregarla en ciclos individuales de operación para su mejor análisis
y comprensión. A su vez, cada ciclo individual de operación esta constituido por varias funciones.
Cada función es un conjunto de actividades que se realiza dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar,
procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso que las
ordena de manera lógica y secuencial.
Surgen así los ciclos de operación constituidos por transacciones de naturaleza semejante que, con el concurso
de procedimientos y sistemas, producen información accesible y útil para tomar decisiones.
Sin embargo, la información que proviene de los sistemas que integran un ciclo de transacciones no es
siempre de carácter contable o financiero. Otros muchos datos esenciales resultan de los procedimientos y
sistemas que conforman a los ciclos de operación y dependerán del tipo de empresa que sé este auditando.
33
La SAS No. 30 sugiere que las operaciones se estudien dé acuerdo con algún punto común, tales como el
ciclo o la función. El conocimiento de esas clases de operaciones relacionadas se puede obtener creando o
inspeccionando documentación escrita, haciendo indagaciones con el personal de la empresa y observando el
procesamiento de esas operaciones.
A continuación mencionaremos algunas clasificaciones y el autor que la propone:
Según Bradford Cadmus (Manual de Auditoria Operacional).
En este libro dedica el primer capítulo para la naturaleza y filosofía de la auditoria operacional como un
análisis constructivo que debe llevar a cabo el auditor para coadyuvar en las mejoras de las operaciones
tendiendo a obtener mayor rentabilidad de ellas. Los siguientes siete capítulos se refieren a igual número de
funciones, proporcionando un antecedente e información general sobre los objetivos de cada una de las
mismas, su problemática, los controles que requieren y programas para auditarlas. Dicha división por
funciones es:
Ciclo de Compras.
Ciclo de Tráfico y transportación.
Ciclo de Desperdicios, recuperaciones y material obsoleto.
Ciclo de Operaciones de recepción.
Ciclo de Inmuebles, maquinaria y equipo.
Ciclo de Publicidad y promoción de Ventas.
Ciclo de Programas de Seguros.
Organización
Ciclo de Tesorería
Ciclo de Egresos
Ciclo de Ingresos Ciclo de Producción
Ciclo de Información
34
Walter G. Kell y William C. Boynton (Auditoria Moderna).
Él menciona que las categorías importantes de transacciones se deben de estudiar utilizando el enfoque de
ciclos de transacción, y que es necesario identificar: las principales áreas de actividad; las principales clases
de transacciones dentro de la actividad; y los pasos o funciones asociados con cada clase de transacción. Él
utiliza los siguientes ciclos y clases específicas de transacciones:
Ciclo de Ingresos (Ventas, entradas de efectivo y ajustes a ventas).
Ciclo de Erogaciones (Compras y desembolsos de efectivo).
Ciclo de Producción (Nómina).
Ciclo de Inversión (Manufactura).
Ciclo de Financiamiento (Inversiones temporales e inversiones a largo plazo, pasivo a largo
plazo y capital social).
Taylor y Glezen (Auditoria, Integración de Conceptos y Procedimientos).
En este libro se menciona que existen muchas maneras de clasificar las operaciones dentro de un sistema de
contabilidad y que una firma Internacional de CP Arthur Andersen Co. en “A Guide for Studying and
Evaluating Internal Accounting Controls, 1978” lo hace distribuyendo las operaciones en los siguientes cuatro
grupos de ciclos económicos:
El Ciclo de Tesorería:
Los recursos recibidos de los inversionistas en acciones o pasivos.
Los recursos invertidos temporalmente mientras no se requieren para las operaciones.
El Ciclo de Desembolsos:
Los bienes o servicios adquiridos con los proveedores y empleados a cambio de
obligaciones de pago.
Las obligaciones pagadas a proveedores y empleados.
El Ciclo de Conversión:
La posesión de recursos.
El uso de los recursos.
La transformación de recursos.
El Ciclo de Ingresos:
La entrega de recursos a personas externas, a cambio de la promesa del pago futuro.
Los pagos efectuados por personas externas, sobre los recursos que les fueron entregados.
Gabriel Sánchez Curiel (Auditoria Operacional; El examen de Flujos de Transacciones).
En este libro el autor menciona que los acontecimientos económicos que ocurren en el medio social se
clasifican en dos grupos: aquellos que no involucran cambios inmediatos en las finanzas de la entidad y
aquellos que si modifican su estructura financiera; estos últimos se denominan transacciones y concluye con:
35
“La vida de una empresa es, en consecuencia, un flujo constante de transacciones o de operaciones que
modifican los recursos que constituyen sus finanzas”. Por lo tanto, clasifica las transacciones
homogéneamente, de acuerdo a su naturaleza semejante y con base a la operación de una empresa de
transformación y son:
Ciclo Financiero o de Tesorería.
Ciclo de Egresos.
Ciclo de Producción o Transformación.
Ciclo de Ingresos.
Ciclo de Información.
Como hemos visto, la clasificación que propone cada autor, tiene una razón y obedece principalmente a su
punto de vista, experiencia y época. Cada uno de ellos nos demuestra que para realizar una auditoria operativa
es necesario dividir las funciones, operaciones o transacciones en ciclos, con una justificación lógica y que
radica en la auditoria misma.
2.5.2 TIPOS DE TRANSACCIÓN
2.5.2.1 CICLO DE INGRESOS
Esta integrado por los sistemas para controlar el intercambio de bienes y servicios con clientes, y la cobranza
en efectivo del ingreso por los bienes vendidos o servicios prestados. El control interno aplicable por ejemplo:
en ventas, se basa en archivos de crédito, listas de precios, ordenes del cliente, documentos de embarque y
facturas de ventas; todos estos procesos con su debida autorización y registro en los documentos que para tal
fin establezca la empresa.
En el caso de entradas de dinero el control se establece con el uso de avisos de remisión del cliente; registro y
control de devoluciones y rebajas por ventas usando los formatos y autorizados por el personal indicado; y de
igual manera se debe de controlar los cargos por cuentas malas, ventas canceladas, devoluciones y las cuentas
incobrables que se determinen y sean autorizadas bajo los procedimientos establecidos por la empresa.
Algunos de los objetivos de este ciclo son:
Control de ventas de mercancías.
Control de prestación de servicios.
El otorgamiento de crédito.
Administración de la cartera.
La recepción de Pedidos.
36
La remesa de mercancías (envío o entrega al cliente).
La cobranza.
Recepción del efectivo.
El manejo de cuentas por cobrar.
Los cobros en efectivo a cuenta.
Los depósitos en cuentas bancarias.
Garantizar la recuperación de un crédito a favor de la entidad.
Controlar los ajustes a las ventas por descuentos, rebajas o devoluciones.
Controlar las cuentas incobrables (provisiones y cancelaciones).
La parte del ciclo del ingreso que comprende las ventas a crédito y las entradas a caja se puede ilustrar en esta
forma:
2.5.2.2 CICLO DE EGRESOS
Esta integrado por los sistemas para controlar transacciones relacionadas con erogaciones o salidas de
efectivo en general; en el abastecimiento oportuno de materias primas o producto terminado para dar un
excelente servicio a los clientes; de igual manera abastecer de servicios generales y especializados para el
correcto desarrollo de funciones de los diferentes departamentos en la empresa. El control interno en este
ciclo al igual que en los demás es importante en cuanto al desarrollo de proveedores externos, aprobación de
costos de adquisición, negociación de créditos y condiciones favorables para la empresa, y aprovecha el
Cobro al
Otorgamiento del Crédito
Envío de Mercancía
Registro de los cargos hechos al cliente
Efectivo Cobrado al cliente
Recepción del Pedido del cliente
Registro de los pagos hechos por los clientes
Ciclo de Ingresos
37
financiamiento por medio de este tipo de terceros, todos estos procesos deberán de ser registrados en los
documentos establecidos por la empresa y autorizados por el personal designado para tal fin.
Algunos de los objetivos de este ciclo son:
Los bienes o servicios adquiridos con los proveedores y empleados a cambio de
obligaciones de pago.
Las obligaciones pagadas a proveedores y empleados.
Compras nacionales y de importación, amparándose en la autorización para hacer
desembolsos, requisiciones de compras, órdenes de compras, recepción de informes y facturas
de proveedores.
Cuentas por pagar.
Pago de sueldos y salarios, así como beneficios a empleados, usando informes de tiempo.
Conciliaciones de cuentas Bancarias.
Adquisiciones generales de activos fijos y pago de las mismas.
La parte del ciclo de egresos relacionada con la adquisición y pago de inventario se puede ilustrar como
sigue:
2.5.2.3 CICLO DE TESORERÍA
Este ciclo comprende los sistemas para control de las operaciones que se relacionan con la captación de
recursos, su manejo y custodia, el control interno aplicable a este ciclo es el conjunto de funciones que se
encargan de los aspectos financieros de una organización, por medio del análisis de alternativas de
financiamiento, aprobación de las alternativas, ejecución y seguimiento de la opción aplicada.
Elaboración de orden de compra y envío a proveedor
Recepción de producto. Elaboración de documento
Elaboración de póliza para pagar al proveedor
Pago remitido al proveedor
Requisición o solicitud de compra de inventario
Recepción de Factura del Proveedor
Ciclo de Egresos
38
Es responsable por el correcto, eficiente flujo de fondos y control de todo el proceso de administración del
dinero.
Algunos de los objetivos de este ciclo son:
Dictar y establecer políticas en materia de pronosticar y planear la obtención de recursos
monetarios, proponer y llevar a cabo programas de financiamiento requerido.
Adquisición y reembolso de pasivos, usando diversos tipos de papel comercial.
Emisión y retiro de acciones, usando certificados de acciones.
Compra y venta de acciones de tesorería.
Compra y venta de inversiones, usando certificados de acciones y bonos (sistemas para el
control de las operaciones que se relacionan con inversiones en valores y partes sociales de
otras entidades).
Proteger los valores.
Acumulaciones, cobros y pagos de intereses.
Concesión de créditos a clientes y otros terceros.
Autorización, documentación y registro de préstamos distintos a los obtenidos de
proveedores.
Autorización de transacciones que implican aumentos o disminuciones de capital social.
Autorización y pago de dividendos.
Administración de los recursos invertidos temporalmente mientras no se requieren para las
operaciones.
Financiamiento con pasivo a largo plazo proveniente de prestamos hipotecarios,
documentos por pagar y obligaciones.
Los recursos recibidos de los inversionistas en acciones o pasivos.
Inversión de excedentes de efectivo.
Interactuar y llevar relaciones con los mercados de capital.
La parte del ciclo de tesorería relacionada con la adquisición de pasivo, con la inversión de recursos
provenientes del pasivo se puede ilustrar en la figura siguiente:
39
2.5.2.4 CICLO DE PRODUCCIÓN
Comprende los sistemas que se relacionan con la transformación de las materias primas en productos
terminados, la determinación de los costos de manufactura, la administración y evaluación de los inventarios
de materias primas, producción en proceso y artículos terminados, la determinación del costo de los artículos
vendidos, el control, registro y custodia de las inversiones en inmuebles, maquinaria y equipos.
El ciclo de producción incluye la planeación y control de los tipos y cantidades de artículos o mercancías que
se deban manufacturar, los niveles de inventario a mantener y las transacciones y eventos relacionados con el
proceso de manufactura. Al igual que en todas las transacciones de la empresa es muy importante el registro
contable y en este caso la contabilidad de costos.
El volumen de transacciones de manufactura generalmente es elevado y como resultado existen numerosas
oportunidades de que ocurran errores e irregularidades, por lo cual el control interno es muy importante en su
aplicación correcta para evitar al máximo dichas desviaciones. La planeación y autorización de insumos
necesarios para dicha manufactura es importante para cada paso productivo; deberán de estar debidamente
documentados y autorizados para ser ejecutados; de esta forma podrá ser cuantificada la productividad y los
costos incurridos.
Algunos de los objetivos de este ciclo son:
Planeación y control de la producción en cuanto a cantidad, tipo y tiempo de procesamiento.
Control de las transferencias de inventario de materias primas a producción en proceso y
producto terminado.
Acumulacion y cobro de intereses provenientes de las inversiones
Acumulacion y pago de intereses sobre el pasivo
Aplicación de los recursos a la compra de inversiones
Recursos obtenidos incurriendo en pasivo
CICLO DE TESORERIAPago del pasivo
Acumulacion y cobro de intereses provenientes de las inversiones
Acumulacion y pago de intereses sobre el pasivo
Aplicación de los recursos a la compra de inversiones
Recursos obtenidos incurriendo en pasivo
CICLO DE TESORERIAPago del pasivo
40
Administración de inventario.
Administración de mano de obra directa e indirecta utilizada durante la producción.
Solicitud y administración de insumos o materiales indirectos para la producción (Explosión
de materiales indirectos).
Control de calidad de producción.
La determinación, control y administración de mermas y desperdicios derivados del proceso
productivo.
Administración y custodia de la maquinaria y equipo; así como de las instalaciones
utilizadas durante la producción.
Registro de la depreciación y amortización de herramientas, equipos e inmuebles.
Administración de mantenimientos preventivos y correctivos sobre la maquinaria, equipo e
instalaciones del área de producción.
Contabilidad de costos directos e indirectos.
Este ciclo que comprende la producción de artículos y las transferencias entre inventarios se puede ilustrar de
la siguiente manera:
Administración del inventario
Requisición de materiales y cálculo de mano de obra a utilizar
Entrada de materiales a producción en proceso
Registro de producción terminada
Transferencia al inventario de producto
Recepción de la orden de Producción
Contabilización y determinación del costo de
Ciclo de Producción
41
2.5.2.5 CICLO DE NOMINAS
Comprende las transacciones relacionadas con los eventos y actividades de las compensaciones a ejecutivos
(bonos), empleados, obreros, vendedores, Previsión social, obligaciones contractuales, laborales e impuesto
sobre nóminas. Este proceso de nóminas es de un interés relevante debido a que esta íntimamente relacionado
con todos los aspectos operativos de la organización y su esfuerzo por lograr una efectiva utilización del
recurso humano.
Actualmente el procesamiento de transacciones referentes a este ciclo, esta tan evolucionado, que se han
convertido en sistemas de nominas muy organizados, que obedecen a los requerimientos legales y que
mantienen registros individuales de percepciones que muestran, los ingresos brutos, deducciones de nomina y
pago neto; esto a su ves los hace confiables ya que generalmente contienen controles internos eficientes.
Algunos de los objetivos de este ciclo son:
Analizar y aprobar la creación de puestos de acuerdo al crecimiento de necesidades de la
empresa.
Analizar la estructura organizacional y organigrama de la empresa para la compactación de
niveles y ó disminución de personal.
Selección y contratación del personal calificado de acuerdo al perfil establecido para cubrir
los puestos de nueva creación o puestos vacantes.
Crear, implantar o ejecutar, y supervisar los programas de inducción, capacitación y
motivación del personal de todos los niveles (ejecutivos, administrativos y operativos) dentro de
las instalaciones de la empresa o en forma externa en caso de ser necesario.
Creación, actualización, manejo y salvaguarda del archivo del personal de la empresa.
Determinar el pago de sueldos a ejecutivos, así como las compensaciones o bonos a los que
son acreedores de acuerdo a las metas u objetivos cumplidos que la empresa estableció.
Determinación de pago de sueldos y prestaciones sociales al personal administrativo.
Determinación del pago de salarios a obreros, de acuerdo a las horas trabajadas o la
producción obtenida (destajo); así como las prestaciones sociales establecidas.
Determinación del pago de comisiones a vendedores.
Determinación de Planes de pensiones de acuerdo a la antigüedad del personal.
Verificación de la correcta distribución del pago de la participación de los trabajadores en
las utilidades de la empresa.
Creación del programa de vacaciones del personal, así como él calculo de esta prestación.
Relaciones Sindicales.
Determinación del pago de impuestos generados por la utilización del recurso humano
(impuestos laborales).
42
Este ciclo que comprende la selección y contratación del personal para cubrir alguna vacante, partiendo de la
solicitud de algún departamento para la creación de un puesto o para cubrir alguna vacante; se puede ilustrar
de la siguiente manera:
2.5.2.6 CICLO DE INFORMACIÓN
Este se relaciona con el sistema de contabilidad general, el sistema de contabilidad de costos y los
procedimientos para estructurar la información que contienen los estados financieros. Este ciclo engloba todas
las operaciones que generan información y que sirve para evaluar el desarrollo correcto de las actividades con
base a las normas y políticas establecidas en la empresa. Actualmente se apoya en los sistemas de
Procesamiento Electrónico de Datos (PED) y que están tan avanzados que en un solo sistema integral se
registran todas las operaciones desarrolladas y que incluso determina las actividades siguientes a desarrollar;
de este mismo se obtienen todos los reportes para evaluar el desempeño de la empresa en forma general o
individual por procesos. En este caso el control interno se basa en el correcto registro de las operaciones
dentro del sistema ya que el propio sistema es una medición del cumplimiento del control interno durante el
desarrollo de cada operación o transacción. En este ciclo se unen procesos de otros ciclos para la obtención de
la información necesaria que servirá para la toma de decisiones en cada nivel de la empresa o proceso
productivo.
Este es él ultimo ciclo de nuestro estudio, de igual importancia que los demás, en él nos damos cuenta que no
esta basado únicamente en la información contable y financiera sino en la información que generan todas y
cada una de las operaciones que se desarrollan en la empresa en la vida diaria de esta y que dicho ciclo es un
Inducción, Capacitación y Adiestramiento
Proceso de entrevistas, evaluación y selección de Personal
Aceptación delCandidato
Desarrollo dentro de la Empresa
Solicitud de nuevo puesto o cubrir vacante
Ciclo de Nominas
Promoción del personal o terminación
43
apoyo para la verificación de la correcta ejecución de los controles internos que aseguraran la optima
operación de la empresa.
Algunos de los objetivos de este ciclo son:
Verificar el correcto registro de las operaciones.
Verificar que los registros sean veraz y oportunos.
Generación de formatos para el correcto registro de operaciones.
Estudio y optimización del flujo de documentos.
Procesamiento y clasificación de datos.
Creación de sistemas electrónicos de procesamiento de datos o modificación a los existentes
con base a la necesidad de los usuarios de la información.
Generación de reportes para todos los usuarios, mismos que deberán ser autorizados sobre
su contenido, y su justificación radica en la utilidad de dichos reportes, así como el nivel en el
cual serán utilizados.
Verificar la retroalimentación de las necesidades de los usuarios de la información y el
sistema vigente.
Este ciclo lo podemos ilustrar con el proceso de información sobre las ventas y la necesidad de saber el total
de ventas acumuladas en un periodo determinado de la siguiente manera:
Registro de cobros a clientes
Registro de pedidos y su facturación a clientes.
Registro de ventas de crédito y contado
Registro de depósito de los cobros efectuados
Solicitud del reporte de ventas acumuladas
Ciclo de InformaciónRegistro de Cancelación de ventas y devoluciones de clientes
Elaboración de Reporte de
44
2.5.3 PUNTO DE CONTACTO ENTRE CICLOS
Aunque cada ciclo tiene características distintivas, existe entre ellos cierta superposición de operaciones. Los
ciclos descritos comprenden también todas las operaciones que las empresas llevan a cabo normalmente y
entre ellas se enlazan para formar el Ciclo Global de operación.
Por ejemplo el ciclo de producción se mezcla con los ciclos de egresos y de ingresos. El primero involucra la
adquisición de bienes y servicios que se necesitan en la producción; él ultimo, la venta de los artículos
terminados a los clientes.
Con frecuencia las transacciones del ciclo de erogaciones afectan más cuentas de los estados financieros que
todos los demás ciclos combinados. Este ciclo impacta en todos los activos circulantes, excepto en las
inversiones temporales y cuentas por cobrar, en todos los activos fijos y activos intangibles y en muchos
pasivos circulantes. Los efectos en el estado de resultados también son muy importantes dado que las
transacciones de este ciclo involucran gastos importantes, por ejemplo, sueldos y salarios, impuestos,
servicios, publicidad y reparaciones a las herramientas y equipos utilizados en la producción y en la
administración.
CONCLUSIÓN:
La Auditoria Operacional – Administrativa es el examen del flujo de transacciones llevadas a cabo en una o
varias áreas funcionales que constituyen la estructura de una entidad, así como evaluar la calidad de la
administración en su conjunto, con el propósito de incrementar la eficiencia y la eficacia operativa a través de
proponer las recomendaciones que se consideren necesarias.
La auditoria implica un desarrollo integral y secuenciado del examen sobre los procedimientos que configuran
un sistema; el desarrollo de la revisión debe comenzar en el punto de origen del sistema auditado y concluir
donde éste termina. Con lo anterior, la auditoria operacional se efectúa en cualquiera de los ciclos de
transacciones y por consiguiente, sobre uno o varios sistemas implementados para el control y procesamiento
de operaciones.
Este tipo de auditoria involucra los siguientes elementos fundamentales que deben de considerarse al
realizarla:
El examen del flujo de las transacciones debe encausarse hacia los aspectos administrativos
de los métodos y procedimientos que integran un sistema.
Una operación pude contemplarse bajo dos puntos de vista: el evento técnico y su efecto
monetario en las finanzas de la sociedad; este ultimo es motivo de captura y procesamiento a
través de los sistemas computacionales y constituye el punto de atención de la auditoria
Operacional - Administrativa.
45
En eventos técnicos de gran complejidad es necesaria la intervención de especialistas en la materia y con el
trabajo en conjunto evaluar el proceso, en cuanto a la forma de efectuarlo y los controles inherentes a él para
la obtención de resultados satisfactorios.
La auditoria debe tener un enfoque constructivo. Su finalidad esencial es incrementar la eficiencia y la
eficacia en el desarrollo de las operaciones.
En consecuencia, quien lleva a cabo el examen debe tener presente que su responsabilidad principal es
detectar todo aquello que pueda eliminarse, combinarse, transferirse, corregirse o modificarse en la estructura
de un sistema.
En cuanto al auditor o sus colaboradores no es muy recomendable que intervengan en el diseño detallado de
los cambios que requiere un sistema o sus procedimientos; tampoco se recomienda que intervengan en la
implementación de los controles que configuran la estructura de dichos procedimientos. Esto con motivo que
en posteriores revisiones se perdería la objetividad al revisar los procedimientos a los cuales colaboro para su
implementación; perdería la independencia sobre la operación.
46
3 CAPITULO III: AUDITORIA ADMINISTRATIVA
3.1 ANTECEDENTES Y EVOLUCIÓN
Hechos históricos de mayor relevancia para la Administración, en especial como precedentes para la
formación de una rama especializada que se dedique al control y revisión periódica del desempeño
organizacional:
En 1800, James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir
procedimientos de operación;
Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886, realizaron
valiosas aportaciones a la eficiencia operativa, al uso de organigramas y al estudio de la
administración respectivamente;
En 1933, Lyndal F. Urwick sostiene la importancia de los controles para estimular la
productividad de la empresa;
En 1935, James O. McKinsey propone la evaluación de todos los aspectos de una empresa, a
la luz de su presente y futuro probable;
En 1945, El Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisión de una
empresa puede realizarse analizando sus funciones;
En 1949, Billy E. Goetz declara que la auditoria administrativa es la encargada de descubrir y
corregir errores de administración;
En 1952, William S. Spriegel y Ernest Coulter contemplan una aplicación basada en conjuntos
de preguntas para captar información en una empresa;
En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar a una organización a través de
una auditoria, utilizando cuatro procedimientos: Apreciación de Conjuntos, Informal, por
Comparación e Ideal;
En 1955, Harold Koontz y Ciryl O'Donnell proponen la auto-auditoria.
En 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la
ejecución de la auditoria administrativa;
En 1963, Stephen R. Michael aborda el tema de la medición del desempeño y evaluación de la
eficiencia en una organización productiva;
En 1964, Dimitris N. Chorafas contempla la necesidad de que las empresas tomen en cuenta
que sus elementos tienden al desarrollo como consecuencia de su evolución y transformación,
lo que las obliga a tener un adecuado control de sus acciones;
En 1965, David Anderson y Leo Schmitdt relacionan la conformación idónea de una unidad
de auditoria, específicamente en cuanto a sus funciones, personal y estructura;
En 1966, José Antonio Fernández desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques
de la auditoria administrativa;
47
En 1968, C. A. Clark visualiza la auditoria como un elemento de peso en la evaluación de la
función y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos
fundamentales de la auditoria administrativa. Fernando Vilchis Plata explica cómo está
integrado el informe de auditoria, cómo debe prepararse y que beneficios puede traer a una
empresa su correcta observancia;
En 1971, Agustín Reyes Ponce ofrece una visión general de la auditoria administrativa;
En 1972, el Centro Natural de Productividad elabora las Bases de Autodiagnóstico, obra que
brinda una alternativa para que las empresas puedan determinar y jerarquizar los elementos
que inciden en su operación a efectos de toma de decisiones;
En 1974, César González Alcántara retoma la importancia de la función del control como
etapa final del proceso además de definir el contenido estructural, funcional y humano de una
contraloría;
En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para
instrumentar una auditoria de las operaciones que realiza una empresa;
En 1977, Patricia Diez de Bonilla y Jorge Álvarez Anguiano proponen aplicaciones viables de
llevar a la práctica y un marco metodológico que permite entender la esencia de la auditoria de
manera más accesible, respectivamente;
En 1978, Ladislao Solares Vera difunde el trabajo cuya síntesis reúne normas de auditoria, las
características del servicio de un auditor interno e independiente el alcance de una empresa
con base en la consideración de sus funciones y su aplicación en la empresa privada y sector
público;
En 1983, Spencer Hyden analiza los procedimientos de trabajo de una empresa y propone una
forma para evaluarlos;
En 1987, Gabriel Sánchez Curiel aborda el concepto de auditoria operacional, la metodología
para utilizarla, la evaluación de sistemas, el informe y la implantación y seguimiento de
sugerencias;
En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los aspectos teóricos y prácticos de la auditoria
administrativa, las diferencias con otra clase de auditorias, los enfoques más representativos,
incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo;
1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque
profundo; muestra las fases y metodología para su aplicación, la forma de diseñar y emplear
cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para ejemplificar una aplicación
específica.
48
3.1.1 ANÁLISIS CRÍTICO DE LOS ANTECEDENTES HISTÓRICOS
La auditoria administrativa surgió de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la
empresa en un período de tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner en orden los
recursos de la empresa para lograr un mejor desempeño y productividad.
Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que está fallando o que no se
está cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se están llevando a cabalidad y si la empresa está alcanzando
sus metas.
3.2 CONCEPTO
La conceptualización de la auditoria administrativa tiene posturas y corrientes diversas, de las cuales se
transcribirán los conceptos que se consideran más relevantes, con el fin de llegar a proponer conclusiones
propias de cada lector:
Una auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el
propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
Auditoria administrativa es la técnica que tiene el objeto de revisar, supervisar y evaluar la
administración de la empresa. (Roberto J., Auditoria Administrativa, Limusa, México, 1986,
p.14.).
Una auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar
su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
Es el examen comprensivo y constructivo de una empresa, de una institución, de una sección del gobierno o
de cualquier parte de un organismo, como una división o departamento, respecto a sus planes y objetivos, sus
métodos y controles su forma de operación y el uso de sus recursos físicos y humanos.
Es la revisión objetiva, metódica, completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales con base a los
niveles jerárquicos de la empresa en cuanto a su estructura y la participación individual de los integrantes de
la institución.
La Auditoria Administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y que tan lejos esta
de lo que quiere ser y que medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse
para acceder a un mejor nivel de desempeño.
3.3 IMPORTANCIA
La auditoria Administrativa es necesaria como una herramienta que permita cuantificar los errores
administrativos que se estén cometiendo y poder corregirlos de manera eficaz.
49
La Auditoria Administrativa forma parte esencial del proceso administrativo, por que sin control, los otros
pasos del proceso no son significativos, por lo que además, la auditoria va de la mano con la administración,
como parte integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia administración.
La importancia de la auditoria administrativa radica en que es un elemento que ayuda a complementar a la
administración en determinadas áreas que requieren economías y prácticas mejoradas.
Es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las
fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas,
leyes y reglamentos que pueden tener un impacto significativo en la operación y en los reportes,
y asegurar si la organización los está cumpliendo y respetando. (Juan R. Santillana González,
Auditoria IV, ECASA, México, 1999, p.25.)
La auditoria administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la
estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de
cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus
recursos humanos y materiales. (José A. Fernández Arena, La auditoria administrativa, Diana,
México, p.13.). En un ambiente económico globalizado, que es el que prevalece en nuestros
días, donde la competitividad en la única alternativa de sobre vivencia, las empresas requieren
incrementar su productividad para ser competitivas.
El camino hacia esta meta es el camino de la eficiencia, que es el objetivo de la administración como ciencia,
y la Auditoria Administrativa tiene como objetivo el mejoramiento de la administración de una empresa.
La importancia de una técnica está en función de su utilidad para el hombre, y aunque la Auditoria
Administrativa nace en la primera mitad del siglo XX, es en nuestros días cuando adquiere mayor
importancia como herramienta de apoyo para la administración.
Los países industrializados la han venido utilizando desde hace tiempo. Es importante que los países en vías
de desarrollo la redescubran, pues quién si no ellos, necesite ponerse a la altura de las economías más
desarrolladas para poder competir en este ambiente globalizado.
Y es aquí donde entra en juego la Auditoria Administrativa. Al igual que los atletas, para poder competir las
empresas deben estar en las mejores condiciones posibles, y al igual que un entrenador observa y valora los
movimientos de su entrenado, con el objeto de corregir lo que esta haciendo mal o mejorar lo que está
haciendo bien, así la Auditoria Administrativa revisa y valora la administración de una empresa.
Una empresa no puede operar productivamente si no cuenta con una administración sana. La administración
es para una empresa lo que el sistema operativo es para una computadora, ésta puede contar con excelentes
programas de aplicación pero si su sistema operativo no funciona bien, esos programas tendrán un
aprovechamiento precario y deficiente. Así, la empresa puede contar con sus funciones básicas de producción,
50
comercialización, financiamiento, etc., pero si éstas no son operadas a través de una buena administración, sus
resultados siempre serán pobres.
Es por eso que debe vigilarse constantemente la administración, ya que es el alma de la maquinaria
empresarial, y aunque ella no se ve, si se perciben sus resultados. El que se revisen los planes de la empresa
(objetivos, políticas, procedimientos, métodos, etc.); su estructura organizacional, la manera como su recurso
humano – él más importante, por complejo – es dirigido y sus sistemas de control, renglones que constituyen
la administración. Y lo más importante, la manera como las decisiones tomadas en estos renglones afectan
la eficiencia de las funciones básicas de la empresa, permitirá determinar posibles pérdidas, deficiencias y
oportunidades de mejoramiento, todo esto en beneficio de la empresa y de la comunidad a la que sirve.
Sin embargo, debemos reconocer que ninguna técnica, por útil que sea, sirve por sí sola produciendo los
resultados deseados, si no se cuenta con la actitud correcta en cuanto a la valoración y búsqueda de
mejoramiento.
El éxito en una empresa depende de los buenos criterios administrativos. Por eso a continuación exponemos
los factores más comunes en cualquier empresa, que pueden llevar al fracaso:
Desinterés en el servicio al cliente.
Rotación injustificada y excesiva de personal.
Influencias organizacionales extranjeras que no compaginan con las formas
organizacionales del país.
Incumplimiento de políticas administrativas, al existir conflictos e intereses personales entre
compañeros de trabajo.
Factores internos negativos provenientes de la enseñanza educativa del personal que labora
en la empresa.
Despotismo, vicios administrativos, negación al cambio.
Complejidad de los sistemas de operación, por una inadecuada y escasa evaluación.
Insuficiente capital de trabajo.
Costo de operaciones elevadas innecesarias.
Maquinaria y equipos obsoletos.
Sistemas de información deficientes e inadecuados.
Estructura organizacional deficiente.
Objetivos inadecuados para la empresa, por no haber estudiado antes su momento
transitorio económico y social.
Desinterés en el flujo de operación de la competencia.
Control de calidad inadecuado.
Inadecuado uso en las finanzas administrativas.
51
Estos factores son algunos de los aspectos que no se toman en cuenta al dirigir una empresa e invertir en ella.
Para las empresas del futuro o empresas que aspiren perdurar y evolucionar, el evaluar y controlar lo anterior
con la ayuda de un sistema administrativo, se obtendrá un máximo de visión empresarial, como también un
sistema de mantenimiento adecuado y oportuno para el proceso administrativo.
“La necesidad radica en el hecho de que ésta proporciona a los directivos de una organización un panorama
sobre la forma de cómo está siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando
aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos detectados exijan una mayor y
pronta atención.
3.4 OBJETIVOS
Por sus características la auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el
crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que se revele en qué áreas se requiere de un estudio
más profundo, qué acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos, como
imprimir mayor cohesión al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un análisis causa-efecto que concilie
en forma congruente los hechos con las ideas.
En virtud de lo anterior, es necesario fijar el marco para definir objetivos cuya cobertura encamine las tareas a
los logros específicos.
Entre los más sobresalientes para lograrlo se pueden mencionar:
De control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoria y poder
evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
De productividad. Encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento
de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
De organización. Determinan que el curso de la auditoria apoye la definición de la
estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de
autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio. Representan la manera en que la auditoria puede constatar que la organización
está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y
satisfacción de sus clientes.
De calidad. Disponen que la auditoria tienda a elevar los niveles de actuación de la
organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente
competitivos.
De cambio. Transforman a la auditoria en un instrumento que hace más permeable y
receptiva a la organización.
52
De aprendizaje. Permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para
convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones. Traducen la puesta en práctica y resultados de la auditoria en un
sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.
El propósito de la auditoria administrativa, es revisar y evaluar una organización a fin de identificar y eliminar
deficiencias o irregularidades en cualquiera de las áreas examinadas. Esto significa que por medio de la
auditoria administrativa, la administración de una empresa podrá llevar a cabo entre otras labores, las
siguientes:
Eliminar pérdidas y deficiencias.
Mejorar los sistemas y procedimientos de control.
Mejorar los medios de control.
Desarrollar mejorar al personal.
Utilizar mejor los recursos de que se dispone, tanto humanos como físicos.
Mejorar la eficiencia en el personal.
Reducir al máximo los fraudes.
Que las empresas cuenten con buenos canales de comunicación.
Reducir costos.
Además tiene por objetivo desagregar los componentes de la organización en fases o elementos para su
estudio individual y la interacción concurrente entre ellos, con el propósito de alcanzar los objetivos de la
propia organización.
Aunque bien se puede resumir su objetivo en, evaluar la calidad de la administración en su conjunto.
3.5 EL PROCESO ADMINISTRATIVO
3.5.1 INTRODUCCIÓN
La auditoria administrativa es producto de una necesidad que ha venido tomando forma a lo largo de la
historia de la administración, por que se le considera una herramienta idónea para examinar el desempeño de
una organización y detectar oportunidades de mejora. Su ejecución le permite visualizar a una organización
en su conjunto, considerando sus características particulares y campo de trabajo, lo que la convierte en un
factor estratégico para el cambio.
Lo que la auditoria administrativa pretende evaluar es cómo los dirigentes de la empresa están utilizando la
metodología de trabajo que les marca la ciencia administrativa.
53
¿Están planeando las cosas antes de hacerlas?
¿Se han organizado de tal manera que faciliten el logro de los objetivos previamente fijados?
¿Son capaces de obtener la mejor disposición y el mejor desempeño de sus subordinados?
¿Están revisando que las cosas se hagan y resulten como se estipularon desde un principio?
En pocas palabras ¿están trabajando adecuadamente el proceso administrativo y los principios administrativos
que esta ciencia les aporta para el manejo eficiente de los recursos de la empresa?
De no estarse administrando correctamente, llegaría el momento en que por mala administración, no habría
estados financieros que dictaminar, pues la empresa habría fracasado en su propósito.
3.5.1.1 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeación.- ¿qué se quiere hacer?
Organización.- ¿cómo se va hacer?
Dirección.- ver que se haga.
Control.- ¿cómo se ha realizado?
3.5.2 PLANEACIÓN
La administración es la ciencia de la eficiencia, busca hacer las cosas bien, para ello recurre a su vez a una
serie de pasos o procesos. El primero es definir de antemano lo que se pretende lograr, que se va a hacer,
como se va a hacer inclusive definiendo los recursos con los que se cuenta para lograr el objetivo, etc., Para
esto, busca toda la información que sea necesaria y que apoye las decisiones que habrán de tomarse. A esto se
le llama planeación.
La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la
investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella
se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias
para afrontarlas.
Por otra parte el reconocer hacia donde se dirige la acción permite encaminar y aprovechar mejor los recursos.
El establecimiento de los objetivos en esta etapa, determinara la condición de una empresa.
3.5.2.1 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
a) Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los
elimina.
54
b) Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y
mejorar las cosas.
c) Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
empirismos.
d) Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
e) Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
f) Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
g) Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
h) Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.
3.5.2.2 PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación es indispensable
para lograr una administración racional:
a) Factibilidad.- Lo que se planee debe ser realizable, la planeación debe adaptarse a la
realidad.
b) Objetividad y cuantificación.- Cuando se planea es necesario basarse en datos reales,
razonamientos precisos y exactos nunca en especulaciones. La planeación será más confiable en
tanto que pueda ser cuantificada, es decir expresada en tiempo, dinero, cantidades y
especificaciones.
c) Flexibilidad.- Al elaborar un plan es necesario establecer márgenes de holgura que
permitan afrontar situaciones imprevistas.
d) Unidad.- Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y
dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales.
e) Del cambio de estrategias.- Cuando un plan se entiende con relación al tiempo (lago plazo)
será necesario rehacerlo completamente.
3.5.2.3 ETAPAS DE LA PLANEACIÓN
La planeación es básica ya que es punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa.
Esta integrada por las siguientes etapas:
a) Propósitos.- Son los fines esenciales que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de
cualquier grupo social.
b) Investigación.- La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de
todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como los medios óptimos para
conseguirlos.
55
c) Premisas.- Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o
condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.
d) Objetivos.- Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por
alcanzar.
e) Estrategias.- Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el
empleo general de los recursos.
f) Políticas.- Son guías para orientar la acción.
g) Programas.- Un esquema donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que
habrán de realizarse para alcanzar los objetivos.
h) Presupuestos.- Es un esquema escrito de tipo general y/o especifico, que determina por
anticipado, en términos cuantitativos, el origen y asignación de los recursos de la empresa, para
un período específico.
i) Procedimientos.- Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben
seguirse en la realización de un trabajo respectivo.
3.5.3 ORGANIZACIÓN
Otro proceso al que recurre la administración es dividir el trabajo y en definir las distintas relaciones de
autoridad que van a darse entre las personas y entre los distintos grupos de trabajo, creando con esto una
estructura organizacional que facilite el logro del objetivo fijado. A esto se le llama organización.
Una vez que se ha establecido “lo que se quiere hacer” será necesario determinar “como hacerlo” qué medidas
utilizar para lograr los que se desea, esto sólo es posible a través de la organización.
Se define a la organización como el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional
de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, correlación y agrupación de actividades, con el fin
de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
3.5.3.1 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
a) Es de carácter continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
recursos están sujetos a cambios constantes.
b) Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo
social.
c) Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con
un mínimo de esfuerzos.
d) Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la
productividad.
e) Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
56
3.5.3.2 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran
íntimamente relacionados y son:
a) Del objetivo.- Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con
los objetivos.
b) Especialización.- El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la
ejecución de una sola actividad.
c) Jerarquía.- Es necesario establecer centros de autoridad de lo que emane la comunicación
necesaria para lograr los planes.
d) Paridad de autoridad y responsabilidad.- A cada grado de responsabilidad conferido debe
corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
e) Unidad de mando.- Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para
cada función debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a más de
un superior.
f) Difusión. - Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad deben
publicarse y ponerse por escrito.
g) Amplitud o tramo de control.- Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que
deben reportar a un ejecutivo.
h) De la coordinación.- Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse a
fin de lograr un objetivo común.
i) Continuidad.- La estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse
y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
3.5.3.3 ETAPAS DE ORGANIZACIÓN
a) División de trabajo.- Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de
realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la
especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
b) Coordinación.- Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar
eficientemente una tarea.
3.5.4 DIRECCIÓN
Otro proceso busca que los dirigentes sean realmente eficaces, constituyéndose en auténticos facilitadores de
la labor de sus subordinados, logrando siempre la mejor disposición y desempeño de éstos, a través de la
adecuada comunicación y relación de trabajo. A esto se le llama dirección.
57
La dirección es la esencia misma de la administración siendo una de sus características que no puede
contemplarse como una etapa aislada.
Se define a la dirección como la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante
la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.
3.5.4.1 IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN
a) Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
b) A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la
estructura organizacional.
c) La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y consecuentemente en
la productividad.
d) Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de
organización y en la eficacia de los sistemas de control.
e) A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
3.5.4.2 PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN
a) De la armonía del objetivo y coordinación de los intereses.- Los objetivos de la empresa
sólo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos.
b) Impersonalidad de mando.- Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen
como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados. Puntualiza la
importancia de impersonalizar las órdenes y de no involucrar situaciones personales ni abusar
de la autoridad.
c) De la supervisión directa.- Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el
dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos los
realicen con mayor facilidad.
d) De la vía jerárquica.- Postula la importancia de respetar los canales de comunicación
establecidos por la organización formal. De tal manera que al emitirse una orden sea transmitida
a través de los niveles jerárquicos correspondientes.
e) De la resolución del conflicto.- Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan
durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar
una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que parezca, puede originar que
esté se desarrolle y provoque problemas graves colaterales.
58
f) Aprovechamiento del conflicto.- Ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y
emprender diversas alternativas. Los conflictos no son más que pequeños “focos rojos” que
surgen en la vida normal de cualquier empresa.
3.5.4.3 ETAPAS DE DIRECCIÓN
a) Toma de decisiones.- Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias
alternativas.
b) Integración.- El administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en
marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.
c) Reglas:
El hombre adecuado para el puesto adecuado.
De la provisión de elementos necesarios.- A cada miembro de la empresa debe
proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de
su puesto.
De la importancia de la introducción adecuada.- El momento en el que el elemento humano
ingresa ala empresa es trascendental, pues de el dependerá su adaptación al ambiente de la
empresa.
La integración comprende cuatro etapas:
Reclutamiento.- Obtención de los candidatos para ocupar los puestos.
Selección.- Mediante la utilización de ciertas técnicas se elige entre diversos
candidatos, al más idóneo para el puesto.
Introducción o inducción.- Armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los
objetivos de la empresa.
Capacitación y desarrollo.- Lograr el desenvolvimiento e incremento de las
capacidades del personal.
d) Motivación.- En su acepción más sencilla, motivar significa “mover”, conducir, impulsar a
la acción La motivación es la labor más importante de la dirección a la ves la más compleja,
pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos.
e) Comunicación.- La comunicación en un aspecto clave en el proceso de dirección. La
comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se recibe y transmite
información en un grupo social.
f) Supervisión.- Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades
se realicen adecuadamente.
3.5.5 CONTROL
Y por supuesto hay que verificar constantemente que vamos en el camino correcto hacia la meta planteada; lo
que dijimos que se iba a hacer y la forma como lo haríamos, incluyendo los recursos con los que vimos a
contar, así como la manera en que se dividirían las tareas.
59
La forma como los dirigentes nos iban a coordinar, esté realizándose en la forma prevista e idealmente
eficiente. A esto se le llama control.
La Auditoria Administrativa es precisamente una de las técnicas que existen del control administrativo, y por
tanto posee sus propias características, etapas y principios.
El control es un proceso de verificación para revisar que estamos haciendo lo correcto. Su definición nos dice
que es el proceso mediante el cual se mide lo que se ha hecho, o sea los resultados, se comparan estas
mediciones con lo previamente definido, o sea lo planeado, y si se encuentra alguna diferencia o desviación,
se toman las medidas correctivas.
Uno de los aspectos interesantes de la función de control es que se aplica a todos y cada una de las etapas o
fases del proceso administrativo, es decir:
Se controla la planeación al ver que ésta se lleve a cabo.
Se controla la organización, al ver que esta controle su estructura.
Se controla la dirección, al ver que ésta se ejecute con propiedad.
Se controla el control al ver que éste se esté dando.
A su vez, el proceso administrativo también se aplica al control, no perdamos de vista que la auditoria
administrativa como técnica de control, también recibirá este tratamiento, es decir; habría que planearlo al
definir que vamos a controlar; organizarlo, al definir quien o quienes se habrían de encargar de él; dirigirlo,
para que se ejecute con eficiencia, y controlarlo, verificando que efectivamente está controlando lo esperado.
Otro aspecto del control es que puede ejercerse sobre cualquier tipo de actividad: el trabajo, las compras, las
ventas, la enseñanza, la producción, las relaciones humanas, etc. Y puede orientarse hacia distintas materias,
como costos, tiempo, calidad, precios, colores, sabores, cantidades, etc.
El proceso de control se ejecuta a través de distintas etapas, algunas de ellas se perciben directamente en su
propia definición. Estas etapas son:
Definición de las normas o metas.
Medición de los resultados.
Comparación de los resultados contra las normas o metas.
Corrección de desviaciones.
Por tanto, por definición, el control en principios busca las anomalías, las desviaciones y las fallas en lo que
se está haciendo. Sin embargo aunque la Auditoria Administrativa es una técnica de control, se distingue en
que no sólo busca las fallas, sino también las oportunidades de mejoramiento. Aunque no se descubran fallas,
60
la auditoria administrativa estará atenta a las posibilidades de mejorar algo que en principio funciona, pero
que podría funcionar mejor.
Tendremos que reconocer que la función de control de ninguna manera es perfecta, y aunque una de las
aspiraciones- pues de hecho es un principio de control- es tratar siempre de ser lo más objetivo posible, esto
no siempre se logra, pues muchos de los aspectos que son objeto de control no son cuantificables, y por ello
se da la apreciación subjetiva. Esta situación suele presentarse en la Auditoria Administrativa, especialmente
cuando tienen que evaluarse cuestiones de relaciones humanas.
El tener presente esta situación nos permitirá determinar con mayor profesionalismo el grado de confiabilidad
que debemos darle al resultado de nuestros análisis, interpretaciones y conclusiones.
Si conceptualizamos a la auditoria administrativa como una técnica de control, que lleva a cabo una revisión
de los hechos mediante la investigación, entonces podremos afirmar que es útil a la administración y por
tanto a las organizaciones, ya que al evaluar las actividades y decisiones administrativas, permite el
mejoramiento de éstas, incrementando así no sólo su eficiencia sino también su efectividad.
Se define a la técnica de control como la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de
detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
3.5.5.1 IMPORTANCIA DEL CONTROL
El control es de vital importancia dado que:
a) Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.
b) Se aplica a todo, a las cosas, a las personas y a los actos.
c) Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no
se vuelvan a presentar en el futuro.
d) Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo
como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
e) Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
3.5.5.2 PRINCIPIOS DEL CONTROL
a) Equilibrio.- A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control
correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega, la responsabilidad se
comparte.
b) De los objetivos.- El control existe en función de los objetivos.
61
c) De la oportunidad.- El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir debe
aplicarse antes de que se efectúe el error.
d) De las desviaciones.- Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con
los planes deben ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las
causas que los originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
e) De excepción.- El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir los costos y tiempo.
f) De la función controlada.- Señala que la persona o la función que realiza el control no
debe estar involucrada con la actividad a controlar.
3.5.5.3 ETAPAS DEL CONTROL
a) Establecimiento de estándares.- Un estándar puede ser definido como una unidad de
medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en el cual se efectúa el control.
b) Medición de resultados.- Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la
aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
c) Corrección.- La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para
integrar las desviaciones en relación con los estándares.
d) Retroalimentación.- A través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al
sistema administrativo al correr del tiempo.
3.6 NATURALEZA, PROPÓSITO Y ACANCE DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
En cuanto a la naturaleza, propósito y alcance de la Auditoria Administrativa, en ocasiones se confunden los
términos o se utilizan con demasiada liberalidad sin darle importancia a la necesaria claridad de la materia. Es
por eso que suelen darse opiniones diversas, a veces demasiado vagas y a veces no muy bien enfocadas, lo
cual crea confusión en la comprensión y en la utilización. Esto se debe precisamente a lo que ya se había
señalado anteriormente: la relativa juventud de la profesión y de sus técnicas, en este caso la Auditoria
Administrativa.
Ahora, hablando de la naturaleza de la Auditoria Administrativa, a veces encontramos falta de precisión y
vaguedad, afirmándose cosas que pudieran interpretarse como ligadas a su naturaleza.
En relación con su propósito hay quienes afirman que sirve para valorar la calidad de los administradores.
Otros, para evaluar el fundamento de la administración. El muy conocido William P. Leonard (1971),
menciona que su propósito es descubrir deficiencias o irregularidades y señalar sus probables remedios.
Anaya Sánchez (1976), afirma que pretende una evaluación de la empresa en todas sus áreas. En cuanto a su
alcance, entendido esto como lo que puede llegar a abarcar, algunos mencionan a la administración, pero la
62
mayoría se refiere a la empresa, alguna parte de ella (departamento) o alguna Función (mercadotecnia,
compras, producción, etc.) de la misma.
Nosotros pensamos, en primer lugar, que la definición de estos términos es muy importante, y que por lo
mismo no deben manejarse a la ligera, dándoles en ocasiones significados sinónimos, que lo único que
provocan es confusión y por consiguiente retardan la consolidación de la técnica y su profesionalismo.
Por tanto, consideramos que la naturaleza, esencia o característica fundamental de la Auditoria Administrativa
está determinada por ser una herramienta administrativa, específicamente una técnica de control, de carácter
revisor, evaluativo, dictaminador y sugerente. Esto es que pertenece al marco teórico de la ciencia
administrativa; que se utiliza en la función de control; que básicamente consiste en revisar aspectos
administrativos, con la finalidad de evaluarlos, llegar a conclusiones y sugerir los cambios pertinentes.
En relación con su propósito, éste emana de su propia naturaleza, y no es otro que el mejoramiento de la
administración, con su correspondiente consecuencia: el mejoramiento del nivel de efectividad de la empresa
u organización.
Por último en cuanto al alcance, está dado por el ámbito de aplicaciones de la Auditoria Administrativa, es
decir en donde se puede aplicar, En este sentido podemos aplicar en: toda la empresa, un departamento, una
función o en una subfunción de la misma.
3.7 DIMENSIÓN Y OBJETO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
El concepto de dimensión se refiere a la amplitud de la Auditoria Administrativa, en cuanto a qué tanto del
proceso administrativo abarcará. Mientras que el objeto se refiere específicamente a lo que va a estudiar, es
este caso la Administración o Proceso administrativo.
Por consiguiente, desde su dimensión puede ser:
a) Total.- Cuando el objeto de estudio son todas las funciones del proceso administrativo
(planeación, organización, dirección y control).
b) Es parcial.- cuando su objeto de estudio es solo alguna función del proceso administrativo.
c) Es fragmentaria.- cuando su objeto de estudio es algún elemento de una función del proceso
administrativo, por ejemplo: políticas, procedimientos, división del trabajo, delegación de
autoridad, tipo de liderazgo, comunicación, etc.
3.8 PARÁMETROS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
En nuestra opinión, los parámetros de la Auditoria Administrativa son, sin duda, el aspecto teórico conceptual
más importante, pues constituyen los puntos de referencia que el auditor tiene para llevar a cabo las
evaluaciones de los sistemas administrativos.
63
Estos parámetros son de índole distinta, y los podemos clasificar en tres:
El marco teórico de la ciencia administrativa.
El estado del arte en cuestiones operativas.
La normatividad de la organización.
El marco teórico de la ciencia administrativa está constituido por todos los conocimientos que la
administración como ciencia aporta a la humanidad. Sus teorías, principios, conceptos y técnicas relacionadas
primordialmente con el proceso administrativo, que a su vez esta constituido por las funciones fundamentales
de planeación, organización, dirección y control. Cada una de ellas con sus propias herramientas conceptuales
y sus principios, que constituyen como dijimos, y desde este punto de vista, los parámetros referenciales para
el auditor administrativo.
En este sentido estamos hablando de aspectos como: la necesidad de definir los objetivos antes de iniciar una
operación; la importancia de dividir adecuadamente el trabajo entre los miembros de un grupo; la importancia
de la comunicación efectiva entre los directivos y los subordinados; la necesidad de controlar las operaciones
bajo el principio de participación que señala la conveniencia de hacer participar a la gente en la toma de
decisiones, etcétera.
Es estado del arte en cuestiones operativas está constituido por los últimos avances que existen como
resultado de la praxis administrativa en las funciones básicas de las empresas. Funciones como las de
producción, compras, finanzas, mercadotecnia y administración de recursos humanos, que en el desarrollo de
sus operaciones crean nuevos conceptos y técnicas que vienen a constituir los paradigmas operativos en la
administración de las organizaciones.
Aquí estamos hablando de las técnicas que cada empresa adopta, crea y desarrolla, para llevar a cabo sus
operaciones: el desarrollo de un nuevo dispositivo que reduzca el tiempo de producción, la creación de un
nuevo procedimiento que reduzca los niveles de inventarios (just in time); el diseño de un nuevo programa
computacional que permita un mejor rastreo de las inversiones en cuentas de rendimiento variables; la
implementación de una nueva técnica de ventas (timesharing); la generación de un nuevo método para evaluar
la productividad de los trabajadores, etcétera.
En cuanto a la normatividad, está constituida por los diferentes tipos de planes predeterminados por la
organización, y que han sido especificados mediante objetivos, políticas, programas, presupuestos,
procedimientos, métodos, estándares, etc. Es decir, todo lo que la organización en particular ha definido como
pautas a seguir para el logro del objeto fundamental para el cual fue creado, y siempre en la búsqueda de una
más eficiente y productiva operación.
En este especto estamos hablando de lo que cada organización ha definido como los lineamientos a seguir,
por ejemplo: el objetivo de incrementar 15% las ventas para el siguiente año; el definir una nueva disposición
en beneficio del medio, al tratar sus aguas residuales; la creación del programa que desarrollara un nuevo
64
producto, la autorización para crear un nuevo presupuesto que apoye la educación de los hijos de sus
empleados; la sustitución de una de las etapas en el procedimiento de envío de sus productos; el cambio de
método para darle mantenimiento a las instalaciones; la definición de un nuevo estándar de calidad en los
servicios prestados al cliente, entre otros.
3.9 CAMPOS DE ACCIÓN Y PROGRAMA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Esta auditoria se aplica a cualquier entidad, la obligación del auditor es determinar la secuencia con que debe
aplicarse; lo anterior significa que no hay una regla estricta del cómo, cuándo y en dónde aplicar la auditoria,
es un asunto de criterio y condiciones, estando éstas directamente relacionadas con la problemática
particular de la entidad. Los principios éticos y técnicos se aplicarán sobre objetivos específicos, tendientes a
verificar una situación, hechos, circunstancias o problemas en el proceso administrativo.
El campo de acción es, por lo anterior, un conjunto de coordenadas que indican el terreno a revisar. Las
unidades administrativas, funciones o actividades de los departamentos o secciones de la empresa, pueden ser
materia de auditoria.
El campo de acción de la auditoria puede ser, entre otros:
Compras.
Producción.
Control de calidad.
Mercadotecnia.
Publicidad y promoción.
Crédito y cobranzas.
Contabilidad.
Recursos Humanos.
Administración de recursos financieros.
Inventarios.
Distribución y entrega de mercancías.
Inmueble, maquinaria y equipo.
Estrategia fiscal, financiera.
Sistema de control presupuestario.
Informática.
Una vez especificado el campo de acción, puede procederse a la aplicación del siguiente programa de
auditoria administrativa:
Fase 1. Procedimientos preliminares:
Precisar el objetivo.
65
Estudio global para obtener datos generales y comerciales, organización, datos de volumen
y datos financieros.
Analizar estructura organizacional, puestos y actividades; costo-hombre por actividad,
distribución de costo-carga de trabajo, procedimientos de operación; archivos y sistemas de
información.
Estudiar y evaluar el control interno del área.
Fase 2. Planeación:
Sin perder de vista lo que hemos definido como el objeto de la Auditoria Administrativa, es
decir el proceso administrativo, el campo de aplicación es amplísimo, pues cualquier
actividad o función que se realice en grupo, que utilice recursos y persiga un objetivo puede,
o mejor dicho debe ser administrada, y por tanto podrá ser objeto de una investigación
evaluativa de la Auditoria Administrativa.
Habrá que aclarar que aunque una actividad se haya llevado a cabo de la manera más empírica, sin haber
acudido a lo que la ciencia administrativa nos señala, ésta puede ser objeto de evaluación por medio de la
Auditoria Administrativa, ya que la universalidad del proceso administrativo nos ha demostrado que aunque
en muchas ocasiones las cosas no se hacen con todas “la de la ley”, de una u otra manera se planean,
organizan, dirigen y controlan, aunque hayan sido empíricamente. De ahí la universalidad del proceso
administrativo, que nos permite abordar cualquier tipo de actividad, ya sea para su diseño por primera vez o
para su rediseño con el propósito de mejoramiento.
Por tanto en este renglón podríamos mencionar un sinnúmero de actividades propias de cualquier
organización, desde las más complejas hasta las más sencillas; es decir, desde una función básica de la
empresa, que abarcará a toda ésta, como podría ser la función de “administración de recursos humanos”, o la
función del departamento de compras de una gran cadena de tiendas de departamentos, hasta un sencillo
procedimiento, como podría ser el empacado de mercancías en las cajas registradoras de un supermercado, o
el procedimiento de entrega de correspondencia interna en una oficina. Pasando por actividades
medianamente complejas, por ejemplo el proceso de venta que utiliza la fuerza de ventas de una empresa
industrial o el sistema de control de calidad de un restaurante de comida rápida.
3.10 ETAPAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Aunque en términos muy generales y esquemáticos podríamos identificar al proceso de Auditoria
Administrativa con las etapas de la función administrativa de control, consistentes en determinación de
normas, medición de resultados, evaluación de los resultados e implementación de medidas correctivas, es
innegable que para efectos prácticos, estas resultarían demasiado vagas. Es por eso que a través de la
66
evolución de la Auditoria Administrativa se han propuesto pasos más operativos que guíen de una manera
más clara a quienes la realicen.
Una de las primeras aportaciones que se hicieron sobre la metodología de la auditoria administrativa fue la
T.G. Rose (1932): Aunque de manera no muy sistematizada, presenta lo que podríamos identificar como los
pasos propuestos por él:
En primer lugar, propone una investigación a la estructura organizacional de la empresa, con
la idea de conocer como está constituida.
Después sugiere revisar algunos aspectos particulares, como la definición precisa de las
funciones de los puestos, la manera como los directivos utilizan su tiempo, el tipo de
información que estos reciben, tanto de carácter interno como externo.
En tercer lugar, aconseja analizar las funciones de producción, distribución, desarrollo,
contabilidad y finanzas, cuestiones legales y, por ultimo, las relaciones industriales.
Como podemos percibir es esta etapa de desarrollo de la administración y por ende de la Auditoria
Administrativa, todavía no era clara la identificación, ni la diferenciación entre las funciones de la
administración y las empresas.
Años más tarde, William P. Leonard (1959), propone de manera más esquemática los que él considera los
pasos de la Auditoria Administrativa:
Examen de las áreas que van a auditarse.
Evaluación de lo observado.
Presentación oral y escrita de los resultados.
Seguimiento de la puesta en práctica de las recomendaciones.
Otro conocido autor, Norbeck nos propone los siguientes pasos:
Estudio preliminar para conocer la naturaleza general de la operación o de los problemas.
Planeación de la Auditoria con base en los resultados del punto anterior.
Realización propiamente de la auditoria.
Rubio y Hernández, autores mexicanos, proponen un procedimiento más detallado:
Planeación, que implica: definición del estudio que se va a desarrollar, diagnostico
administrativo, definición de objetivos, alcance, personal necesario, tiempo requerido,
herramientas, etc.
Examen, que consiste en obtener información sobre la cuestión que se va a auditar.
Evaluación de la información captada.
Presentación del informe a los interesados.
La Asociación Nacional de Colegios de Licenciados en Administración, A.C., a través de una comisión
especial también propone una serie de pasos y consideraciones:
67
Entrevista previa con el principal funcionario de la unidad que se va a auditar.
Estudio general, que culmina con un diagnostico administrativo.
Presentación de los auditores ante los funcionarios que se verán involucrados en la auditoria.
Elaboración del programa de trabajo.
Recolección de datos documentados.
Obtención de informes, por medio de entrevistas y observaciones.
Evaluación, usando medios objetivos y el criterio del auditor.
Resumen verbal y escrito de los resultados de la Auditoria Administrativa.
A continuación presentaremos un bosquejo de los pasos a seguir:
a) Trabajos preliminares. Estos consisten, básicamente, de una serie de entrevistas con
nuestro cliente, las cuales tienen como objetivo dejar en claro las características básicas del
trabajo que se va a realizar, qué es lo que quiere el cliente y qué hará, en términos generales, el
auditor. Así que se hará preguntas como las siguientes: ¿por qué se solicita la auditoria?, ¿Cuál
es su propósito?, ¿Cuál es la unidad a la que se aplicará?, ¿Se ha identificado algún problema en
particular?
b) Diagnostico administrativo e investigación previa. Él diagnostico administrativo tiene
como objetivo, proporcionarnos una panorámica de cómo la empresa percibe y practica la
administración – como proceso metodológico- La investigación previa tiene varios propósitos,
uno de ellos es conocer de manera general a la empresa y/o unidad que se va a auditar. Otro
propósito es confirmar, de ser posible, lo expuesto por el cliente en cuanto al problema
identificado y la magnitud de éste, así como prever algunas situaciones que puedan darse
durante la auditoria, etc. Para esto el auditor se apoyará preponderantemente en información
documentada. Después de esta fase, el auditor estará en posibilidades de hacer una mejor
estimación del tiempo y de los horarios, si es que no lo pude hacer en la primera fase.
c) Elaboración del programa de la Auditoria Administrativa. Todo buen administrador
debe planear sus actividades, y el auditor no debe ser la excepción. El programa de la Auditoria
Administrativa señalará las actividades que deben realizarse, las fechas de inicio y fin de
actividades, los tiempos que durarán dichas actividades, las personas que las realizarán, los
instrumentos que utilizaran en la recopilación de la información, etc.
d) Obtención de la Información. En esta fase, y de acuerdo con el programa de la auditoria,
el auditor obtendrá toda la información pertinente sobre el caso estudiado, pudiendo recurrir a
herramientas como entrevista, observación, encuesta, etc., dependiendo del tipo de información
que necesite. La información no solo será de índole interna, de ser necesario también debe ser
de índole externa.
e) Análisis, clasificación y evaluación de la información. El análisis y clasificación de la
información podrá hacerse por métodos preponderantemente estadísticos, pero la evaluación de
la misma, y más propiamente dicho, la evaluación de los hechos mediante la información, es el
68
meollo de la Auditoria Administrativa, pues aquí es donde el auditor ponen en juego su
verdadero valor.
Los pasos anteriores son relativamente sencillos, pues se puede aprender a mecanizarlos; pero interpretar la
información, entender qué es lo que dice, requiere de talento, conocimientos, experiencia y criterios para
interpretarla correctamente y llegar al siguiente paso.
f) Conclusiones y recomendaciones. Ligado de manera inextricable al paso anterior, vienen
las conclusiones emanadas de ese trabajo intelectual. Apoyados en la ciencia administrativa, en
el estado del arte y la normatividad de la empresa, propondremos las recomendaciones o
sugerencias con las que hipotéticamente y basados en nuestra investigación, habremos de dar
solución al problema o situación analizada.
g) Elaboración y presentación del informe final. Aunque parte de la elaboración del
informe puede realizarse durante el desarrollo de la auditoria, de hecho puede haber informes
parciales, llega un momento en que hay que dedicarle especial atención, ya cerca del final de la
auditoria. En él, se informara de manera clara y concisa, sobre los resultados de la Auditoria
Administrativa. No debemos olvidar que a los ojos de nuestro cliente, lo que él recibe a
cambio de su informe es su pago es este informe, y en él espera encontrar las valiosas
recomendaciones que habrán de mejorar su administración. El informe final, aunque es de
carácter escrito, debe presentarse apoyado en una exposición verbal.
h) Implementación y seguimiento. Algunos autores consideran que esta fase es de carácter
opcional, que no corresponde al auditor llevarla a cabo, sino a la misma empresa; otros piensan
que el auditor debe actuar como asesor en las implementaciones que haga la empresa, y otros
piensan que la persona más indicada para coordinar la implementación de las sugerencias es el
auditor, y por tanto debe estar totalmente involucrado en ello. Cualquiera que sea la forma, lo
importante es que esto quede previamente acordado desde el inicio de la auditoria.
69
4 CAPITULO IV: EVALUACION DE RIESGO
4.1 INTRODUCCIÓN
Todas las entidades, independientemente de su tamaño, estructura, naturaleza o industria a que pertenecen,
encuentran riesgos en todos los niveles de su organización. Los riesgos afectan la capacidad de sobrevivir,
competir con éxito en la industria, mantener fortaleza financiera e imagen pública positiva, y mantener
calidad en los productos, servicios y personal. No hay un camino práctico para reducir el riesgo a cero.
El proceso de identificar, analizar y administrar riesgos es un componente crítico de un sistema de control
interno. Y reconocer que el cambio siempre esta presente, identificar las condiciones alteradas y tomar las
acciones necesarias para reaccionar al cambio, son básicos en el proceso de evaluación de riesgo.
Los riesgos pueden existir tanto a nivel de empresa como de proceso o aplicación. Los riesgos a nivel empresa
provienen de factores externos (ejemplo: la competencia puede alterar las actividades de ventas o servicios,
modificar las necesidades y expectativas de los compradores, afectar el desarrollo de productos) o de factores
internos (Problemas en los procesamientos de los sistemas de información pueden afectar adversamente a las
operaciones; y cambios de las responsabilidades de la gerencia pueden afectar el funcionamiento de ciertos
controles).
Los riesgos pueden surgir o modificarse debido a circunstancias como las siguientes:
a) Cambio en el entorno operativo.- Los cambios en el entorno reglamentario u operativo
pueden provocar cambios en presiones competitivas y riesgos significativamente diferentes.
b) Nuevo personal.- El nuevo personal puede tener un enfoque o comprensión diferente
respecto al control interno.
c) Sistemas de información nuevos o modificados- Cambios importantes y rápidos en
sistemas de información pueden alterar riesgos de control interno.
d) Crecimiento rápido.-La expansión importante y rápida de operaciones puede provocar
presión en los controles y aumentar el riesgo de que se ignoren.
e) Nuevas líneas, productos o actividades.-La poca experiencia del cliente en nuevos
negocios o transacciones pueden crear riesgos de control interno.
f) Reestructuración corporativa.-Una reestructuración puede requerir reducciones de
personal y cambios en supervisión y segregación de funciones y ello puede modificar los
riesgos asociados con el control interno.
g) Operaciones extranjeras- La expansión o adquisición de operaciones extranjeras acarrea
riesgos nuevos y únicos que pueden afectar el control interno.
h) Pronunciamientos contables.- La adopción de principios contables nuevos o modificados
puede afectar los riesgos en la preparación de Estados Financieros.
70
El riesgo general potencial de errores importantes en los Estados Financieros y el grado de dificultad que
tengamos para obtener suficiente evidencia de auditoria puede aumentar cuando la gerencia:
Parece dispuesta a aceptar riesgos demasiado altos de negocios en sus decisiones
importantes.
Firma compromisos sin considerar debidamente los riesgos de negocios que acarrean.
No vigila y controla de cerca riesgos importantes de control relativos a los compromisos que
ha firmado.
Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos
que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los
objetivos a los distintos niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos
consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve
de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos.
Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando
continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el
cambio.
“La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos para
identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas”. Aunque para crecer es
necesario asumir riesgos prudentes, la dirección debe identificar y analizar riesgos, cuantificarlos, y prever la
probabilidad de que ocurran así como las posibles consecuencias.
En las cambiantes circunstancias actuales hay que prestar especial atención a ciertas condiciones:
Los cambios que se producen en el entorno operativo; y pueden generar un nuevo entorno
normativo o económico, aumentando la presión competitiva y creando nuevos riesgos para
la empresa. Por ejemplo, las des-inversiones y/o adquisiciones que realizan las empresas en
el sector de las telecomunicaciones modifican sustancialmente su negocio.
Nuevas líneas de negocio; o nuevos productos, como consecuencia de los cuales los
controles existentes dejan de reducir el riesgo de manera efectiva.
La reestructuración de las empresas; mediante el redimensionamiento a los ajustes de
plantilla. Es un aspecto delicado ya que en el nuevo entorno existe la posibilidad de eliminar
un puesto que desempeña una función clave de control sin instituir otro control en su lugar.
La expansión o adquisición de explotaciones en el extranjero; que implica nuevos riesgos tal
vez no del todo conocidos pero que deben tomarse en cuenta.
71
Progresos tecnológicos; en el proceso de producción o en los sistemas de información, como
consecuencia de los cuales los controles dejan de ser adecuados para reducir los nuevos
riesgos que suponen.
Personal nuevo; que puede no conocer la cultura de la empresa o puede atender más a los
resultados que a las actividades de control. De no estar debidamente formada la gente nueva
en una organización puede decidir llevar el negocio a su manera en lugar de hacerlo como lo
exige el nuevo entorno en que actúa.
Crecimiento rápido; cuando se produce una significativa expansión en la actividad, los
sistemas existentes se ven sometidos a presiones que pueden producir fallos en los
controles.
Debido a la naturaleza dinámica de tales factores, la evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una
vez para siempre. Debe ser un proceso continuo, una actividad básica de la organización, como la evaluación
continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora continua de los procesos.
Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la dirección anticipar los
nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas. Algunas empresas han creado comités de riesgo para analizar
todos los nuevos productos en desarrollo y estudiar los riesgos que suponen para la empresa. Lo importante
no es utilizar determinada metodología de evaluación del riesgo sino convertir la evaluación del riesgo en
parte natural del proceso de planificación de la empresa.
4.2 EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORIA
Se define como el riesgo en el que el auditor puede incurrir sin saberlo, y no llegar a modificar
adecuadamente su opinión respecto a Estados Financieros que estén materialmente equivocados. Cuanto más
seguro quiera estar el auditor al expresar una opinión correcta, menor será el riesgo de auditoria que este
dispuesto a aceptar. Si se desea un nivel de certeza del 99% entonces el riesgo de auditoria es de 1%.
El “Riesgo de Auditoria” representa la posibilidad de que el auditor pueda dar una opinión sin salvedades,
sobre unos estados financieros que contengan errores y desviaciones de principios de contabilidad.
Riesgo en Auditoria: Es la posibilidad que una vez efectuado el examen de auditoria, permanezcan
situaciones relevantes no informadas o errores significativos en el objeto auditado.
La selección de proyectos de auditoria a incluir en el plan anual de auditoria es uno de los más importantes
problemas que confronta la gerencia de auditoria. Si se desean lograr los objetivos de la función de auditoria
interna, se deben asignar los recursos disponibles de una manera efectiva y eficiente. Las fallas en la selección
72
de los proyectos adecuados resultarán en oportunidades no aprovechadas de mejorar el control y la eficiencia
operativa.
Subyacente al plan de prioridades de auditoria está la suposición de que la evaluación de los proyectos
potenciales de auditoria será más efectiva si se sigue un proceso formal para obtener la información necesaria
para tomar las decisiones de selección de proyectos. El enfoque que se describe en las siguientes líneas es
básicamente una estructura en la cual aplicar el sentido común y el juicio profesional.
El universo de la auditoria al cual el plan de prioridades de auditoria será determinado por los gerentes de
auditoria y el director de auditoria interna. Su determinación del universo de auditoria estará basada en el
conocimiento del plan estratégico y de las operaciones de la compañía, la revisión de los cuadros de
organización, funciones y responsabilidades de los distintos componentes de la empresa y discusiones con el
nivel gerencial responsable.
La metodología que se presenta es relativamente simple, sin embargo, en la gran mayoría de los casos, es
suficiente para alcanzar decisiones de selección de proyectos razonables, prudentes y por sobre todo
defendibles.
A continuación se describe por qué son importantes el análisis de exposición a riesgos y la priorización de
proyectos de auditoria y se brinda una estructura a utilizar para realizar el análisis de exposición a riesgos y
establecer un programa de prioridades en los proyectos de auditoria.
El riesgo de auditoria es la combinación de tres elementos:
La posibilidad de existencia de errores o irregularidades significativas en el objeto a auditar.
La posibilidad de – no – detección o neutralización de la materialización de estos errores o
irregularidades por el sistema de control interno del ente auditado.
La posibilidad de su – no-detección por parte del auditor, mediante la aplicación de sus
procedimientos de auditoria.
Los tres elementos componentes del riesgo de auditoria antes citados dan origen a los siguientes riesgos:
Riesgo Inherente.
Riesgo de Control.
Riesgo de Detección.
4.2.1 RIESGO INHERENTE
Esta dado por la posibilidad de la existencia de omisiones, errores o irregularidades significativas en el objeto
sometido a examen, ya sean estos estados financieros, procedimientos operativos o administrativos, gestión,
73
etc. Es aquel propio de la naturaleza del objeto auditado y esta influido tanto por factores internos y externos.
Aquel que no se puede eliminar, siempre estará presente en toda empresa.
Ejemplo: La inexperiencia de la gerencia puede afectar la preparación de los estados financieros: la operación
eficaz del proceso de cierre de los estados financieros, o la vigilancia efectiva sobre los procesos.
Las cuentas también podrán diferir en susceptibilidad de pérdida, robo y fraude. El efectivo es más
susceptible de ser sustraído que los activos fijos.
4.2.2 RIESGO DE CONTROL
Es el riesgo de que una aseveración equivoca pueda presentarse en una cuenta o clase de transacciones si que
el control interno del cliente lo evite, o lo detecte y corrija oportunamente.
En el riesgo de control corresponde a la posibilidad de que se materialicen los riesgos inherentes y que éstos
no se hayan detectado, controlado o evitado, por el sistema de control interno diseñado para tales efectos.
Los controles internos eficaces sobre una cuenta reducen el riesgo de control, en tanto que los controles
internos ineficaces aumentan el riesgo de control. Ejemplo: los controles podrán ser ineficaces debido a fallas
humanas, como consecuencia de descuido o de fatiga.
4.2.3 RIESGO DE DETECCIÓN
Es la posibilidad que los procedimientos de auditoria seleccionados no detecten los errores, o irregularidades
existentes en el objeto auditado situaciones que tampoco fueron detectadas o neutralizadas por el sistema de
control interno de la organización.
Esto puede originarse en el alcance de las pruebas, la oportunidad en que fueron efectuadas y la calidad con
que fueron aplicadas.
“Los riesgos antes mencionados deberán ser evaluados por el auditor durante la ejecución de su trabajo,
apoyando así a la consecución de su objetivo de auditoria en forma eficaz como eficiente. La actividad de
evaluación de los riesgos al interior de un trabajo de auditoria se constituye en una de las actividades más
complejas del trabajo del auditor dada la gran cantidad de factores que intervienen en cada uno de los
riesgos antes mencionados”.
El riesgo inherente depende de la naturaleza del objeto a auditar y el impacto del entorno en él y el riesgo de
control de la existencia, calidad y funcionamiento del control interno de la organización, en cambio el riesgo
74
de detección dependerá exclusivamente de la calidad de trabajo del auditor, de la adecuada planificación y
ejecución de sus procedimientos de auditoria, de su naturaleza, oportunidad y alcance.
4.3 ANÁLISIS DE EXPOSICIÓN A RIESGOS
Es una técnica utilizada para examinar proyectos potenciales de auditoria y elegir los proyectos que
tienen la mayor exposición a riesgos. Un enfoque de análisis de exposición a riesgos para la selección de
proyectos de auditoria es importante dado que representa un medio para lograr un aseguramiento razonable de
que los recursos de auditoria son asignados de una manera óptima, ejemplo: El plan de auditoria para la
función de auditoria interna asigna los recursos de auditoria de una forma destinada a lograr los máximos
beneficios. A este fin, el enfoque de exposición a riesgos provee criterios explícitos para seleccionar
sistemáticamente los proyectos de auditoria.
El análisis de exposición a riesgos, tal como se aplica al planeamiento de auditoria interna, es un área que
evolucionará a medida que se gane experiencia con su implementación. Aunque el análisis de exposición a
riesgos es difícil y no bien definido, el mismo no puede ignorarse. Dadas las circunstancias actuales, el curso
de acción adecuado y prudente es aplicar debido cuidado al considerar y documentar todos los factores
relevantes al tomar decisiones de exposición a riesgos.
4.4 ESTRUCTURA DE EVALUACIÓN
Al encarar el proceso de evaluación y selección de proyectos de auditoria, auditoria interna confronta un
problema económico, una cantidad prácticamente ilimitada de proyectos de auditoria y una cantidad limitada
de recursos. Dada la escasez de recursos de auditoria (mano de obra, fondos para viajes, etc.) es importante
enfocarse en los proyectos que tienen la mayor exposición a riesgos.
Esta fase del análisis debería estructurarse para capturar tanto los factores tangibles como los cualitativamente
intangibles que juega un rol clave en el proceso de selección de auditoria. No se ha realizado ningún intento
por priorizar la lista siguiente de variables en términos de su importancia relativa:
Volumen monetario.
Implicancias en caso de divulgación.
Control Interno.
Interés de la gerencia.
Resultados de auditorias anteriores.
Cambios en personal/ procedimientos.
Complejidad de la actividad.
Tiempo transcurrido desde la última auditoria.
75
Desvíos respecto del plan presupuesto.
Carácter de la actividad. Para realizar un correcto análisis corresponde la asignación de una ponderación relativa a estos factores.
Luego evaluar para cada proyecto el puntaje a asignar a cada factor en una escala establecida previamente.
Finalmente haciendo jugar los puntajes asignados y las ponderaciones relativas se estará en condiciones de
calcular el valor final que le corresponde a cada proyecto potencial de auditoria.
4.5 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE NEGOCIO
En la actualidad, las organizaciones están enfocando los esfuerzos corporativos en la búsqueda de nuevas
opciones para incrementar el valor para sus accionistas. En esta búsqueda, una tendencia importante es la
administración de riesgos de negocio, la cual ayuda a generar este valor agregado a las organizaciones que lo
practican, es decir, el concepto de riesgo está complementando su definición tradicional de eventos que
impiden el logro de objetivos para convertirse en oportunidades de desarrollo para una empresa.
El riesgo genera oportunidades; las oportunidades generan valor y el valor se convierte en mejoras para el
negocio y los accionistas.
Se puede resaltar que en la mayoría de las industrias y organizaciones, está reconociendo que los riesgos no
son solamente peligros a ser evadidos sino que, en muchos casos, son oportunidades a ser asumidas. “El
riesgo como tal no es malo, lo malo es el riesgo mal manejado, mal entendido, mal valorizado, no planeado”
asegura Suzanne Labarage, CRO en el Royal Bank of Canadá.
Un enfoque orientado a lo integral, incorporado y con visión de futuro, ayuda a la organización a administrar
sus riesgos clave de negocio y aprovechar sus oportunidades para maximizar el valor para los accionistas y
del negocio como un todo.
Algunos modelos actuales sostienen que la administración de los riesgos debe estar intrínsecamente ligada a
la estrategia del negocio, la cual incluye la visión, misión y objetivos ya establecidos; así como los procesos
para definir sus operaciones de mayor importancia y sus filosofías, políticas, planes e iniciativas de
crecimiento y desarrollo.
4.5.1 ENTORNO ACTUAL
En la medida en la que los riesgos cambian y se incrementen, las administraciones de varias industrias
Buscan asegurar que se esté considerando adecuadamente tanto los riesgos como el monto de riesgos
comparados con el apetito de riesgos de sus unidades o divisiones en la organización y comparado con otras
organizaciones dentro de sus mismos mercados e industria ó con la competencia. La tolerancia al riesgo de
76
cada organización es única y varia de acuerdo a la cultura organizacional, así como a los factores
externos.
Un aspecto crítico de la responsabilidad de la administración es determinar qué riesgos serán prioridad y
después reevaluar periódicamente esa elección conforme a las circunstancias.
4.5.2 CATEGORÍAS DE RIESGOS
Riesgos de la organización.
Integridad.
Financiero Información.
Cumplimiento Recursos.
Humanos.
Operativo
77
4.5.3 HERRAMIENTAS PARA LA EVALUACIÓN INTEGRAL DE LOS RIESGOS
A continuación se enuncian algunas herramientas que pueden utilizarse en la evaluación integral de los
riesgos.
78
4.5.4 LAS CINCO FUERZAS DE PORTER Y MODELO PEST
79
4.6 ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS; MODELO UTILIZADO EN AUSTRALIA
Es el término aplicado a un método lógico y sistemático de establecer el contexto, identificar, analizar,
evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una actividad, función o proceso de una
forma que a las organizaciones minimizar pérdidas y maximizar oportunidades, es decir, es tanto identificar
las oportunidades como también evitar o mitigar las pérdidas.
4.6.1 ESTABLECER EL CONTEXTO
Establecer el contexto estratégico, organizacional y de administración de riesgos en el cual tendrá lugar el
resto del proceso. Deberían establecerse criterios contra los cuales se evaluarán los riesgos y definirse la
estructura del análisis.
4.6.2 IDENTIFICAR RIESGOS
Identificar qué, por qué y cómo pueden surgir las cosas como base para análisis posterior.
80
4.6.3 ANALIZAR RIESGOS
Determinar los controles existentes y analizar riesgos en términos de consecuencias y probabilidades en el
contexto de esos controles. El análisis debería considerar el rango de consecuencias potenciales y cuán
probable es que ocurran esas consecuencias.
Consecuencias y probabilidades pueden ser combinadas para producir un nivel estimado de riesgo.
4.6.4 EVALUAR RIESGOS
Comparar niveles estimados de riesgos contra los criterios preestablecidos. Esto posibilita que los riesgos sean
ordenados como para identificar las prioridades de administración.
Si los niveles de riesgo establecidos son bajos, los riesgos podrían caer en una categoría aceptable y no se
requeriría un tratamiento.
4.6.5 TRATAR RIESGOS
Aceptar y monitorear los riesgos de baja prioridad. Para otros riesgos, desarrollar e implementar un plan de
administración especifico que incluya consideraciones de fondo.
4.6.6 MONITOREAR Y REVISAR
Monitorear y revisar el desempeño del sistema de administración de riesgos y los cambios que podrían
afectarlo.
4.6.7 COMUNICAR Y CONSULTAR
Comunicar y consultar con interesados internos y externos según corresponda en cada etapa del proceso de
administración de riesgos y concerniendo al proceso como un todo.
Una vez que se ha hecho un análisis de los riesgos existente en la organización, para algunos de ellos no se
requerirá tomar acciones inmediatas, sin embargo cuando exista un riesgo con una probabilidad alta de
ocurrencia y con un alto impacto, la administración deberá tomar acciones inmediatas para mover ese riesgo a
un rango aceptable e incluso eliminarlo, basándose en un análisis de riesgo / beneficio para la organización.
Habiendo evaluado y clasificado sistemáticamente los riesgos y tal vez habiendo tratado de entender su
impacto, muchas organizaciones pueden determinar qué riesgos deben ser administrados a nivel corporativo y
cuáles riesgos deben ser administrados en los niveles medios dentro de la organización.
81
La administración de riesgo centralizada tiende a enfocarse a los riesgos que afectan el logro de los objetivos
y estrategias claves de la organización y que afectan significativamente casi todas las funciones y casi todos
los procesos (ejemplo; prestigio, imagen, etc.). La responsabilidad de estos riesgos debe recaer en la dirección
general y/o consejo superior, los otros riesgos que podrían ser administrados de manera centralizada son
aquellos que requieren habilidades especializadas y que no pueden ser trabajados al nivel de división, o
aquellos que requieran de contratación de servicios externos.
Los riesgos que deben administrarse de manera descentralizada podrían hacerse al nivel de división o proceso,
aquellos que son importantes únicamente en un proceso particular, pero que no afectan a la organización en la
implementación exitosa de sus estrategias generales.
4.7 ACCIONES A SEGUIR DERIVADAS DE LA EVALUACIÓN DE RIESGO
La evaluación de riesgo ha probado ser un proceso altamente útil para identificar, categorizar y evaluar
riesgos críticos, con base en su probabilidad de ocurrencia y magnitud de impacto. El punto clave que ha
surgido, sin embargo, es ¿qué hacer con la información, cuando la evaluación de riesgo ha sido terminada?.
En algunos casos, las organizaciones se encuentran con que el proceso ha identificado tantos riesgos que no es
posible darle seguimiento a todos, y en otros casos, se encuentra con que no se ha podido trasladar la
evaluación de riesgo a pasos de acción específicos en el contexto de administración de apetito de riesgo que
aporten valor a la organización.
4.8 OPTIMIZACIÓN DE RIESGOS
Comprende el concepto de alternativas; es decir, es un proceso repetitivo, mientras una táctica es
implementada, los riesgos deben ser re - evaluados. Siendo que la re - evaluación no se puede hacer por cada
acción, las organizaciones han empezado a dar surgimiento a las acciones relacionadas con los riesgos más
importantes y materiales de la organización.
4.9 MEDICIÓN Y MONITOREO PARA INCREMENTAR VALOR
La medición y el monitoreo se vuelven acciones necesarias, como un medio continuo de entendimiento y
entrega de reportes para analizar el verdadero impacto de los riesgos. Las organizaciones deben definir los
sistemas de monitoreo y medición que mejor les sirvan a sus estilos de trabajo y características de
administración.
4.10 LA ESTRATEGIA Y LA ESTRUCTURA DE RIESGOS
La estrategia de riesgo proporciona los lineamientos para las actividades dentro de la organización; es la
columna vertebral para dar a la organización la cultura del negocio central. La estrategia de riesgo debe
82
llevarse a cabo con base en la estructura de riesgo, que engloba los roles y responsabilidades para la
administración de riesgos.
Estas estructuras definen responsabilidades y líneas que reporten información, las cuales facultan a los
administradores a actuar bajo límites relacionados con el apetito de riesgo.
La comunicación de la estrategia de riesgo es esencial y debe estar diseñada para asegurar que todos los
empleados e inversionistas entiendan la misión, visión y objetivos de la organización.
Los líderes deben demostrar claramente la relevancia de la estrategia de la administración de riesgos,
proporcionando historias de éxito, para maximizar valor en el proceso de la comunicación.
Habiendo establecido la responsabilidad y confianza, los lideres deben también ser cuidadosos al asegurarse
que todo el personal de la organización tenga las habilidades necesarias para la ejecución y monitoreo de la
administración de riesgo.
4.11 COMPARACIÓN DEL TRATAMIENTO DEL RIESGO, SI EXISTE UNA ADECUADA
ADMINISTRACIÓN DEL MISMO
83
4.12 LA EVALUACIÓN DE RIESGO DE UN CLIENTE EN SU INFORMACIÓN FINANCIERA
Consiste en la identificación, análisis y manejo de los riesgos en la preparación de estados financieros bajo los
principios de contabilidad generalmente aceptados. Los riesgos aplicables a la información financiera
incluyen eventos y circunstancias externas e internas que pueden afectar la habilidad del cliente para registrar,
procesar, sumarizar e informar datos financieros consistentes con las aseveraciones de la gerencia en los
Estados Financieros.
Una vez que se han identificado los riesgos, la gerencia pondera su importancia, la probabilidad de que
ocurran y como deben manejarse. La gerencia puede iniciar planes, programas o acciones para responder a
riesgos específicos o puede aceptarlos a la luz de costos u otras consideraciones.
4.13 CONCLUSIONES
La administración de riesgo ayuda a la organización a tener más clara su situación tanto interna como
externamente, ya que se convierte en un medio de ayuda para que la organización cambie su enfoque de
respuesta, y pueda reaccionar de una manera proactiva y no reactiva hacia los eventos que puedan surgir. La
evaluación de riesgos en algunos casos puede salvar a las organizaciones de irse a la quiebra, ya que protege
contra sorpresas.
Al hacer una evaluación constante de riesgos se constituye en valor organizacional que permite el éxito futuro
de la organización en un entorno cambiante y competitivo, obteniendo una mejora en el desarrollo y
desempeño de la organización.
Identificar, optimizar y administrar el portafolio de riesgos permite a la organización tener un enfoque claro
para mejorar la asignación de recursos; estabiliza los resultados y encuentra nuevas oportunidades para
mejorar los aspectos críticos del negocio, obteniendo beneficios económicos medibles.
La administración de riesgos permite adoptar uno de los elementos más importantes que apoyan la
transparencia, certidumbre a terceros y confianza en los inversionistas. Da respuesta a las necesidades del
consejo superior y al comité de auditoria, se reenfoca de este modo el concepto de auditoria interna, el plan y
la ejecución de las auditorias.
“Si logramos los objetivos del negocio, seremos muy exitoso; si no los logramos, una de la razones será una
deficiente administración de riesgos”.
84
5 CAPITULO V: CONTROL INTERNO
5.1 INTRODUCCIÓN
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los
últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de
implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para
mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique Controles Internos en sus
operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una
planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su
gestión.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos
coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos,
verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la
gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son
importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de
afinar su función-habilidad dentro de la organización. Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios
se pueden lograr implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y
preservar los bienes de un departamento o de la empresa.
Antes que el auditor prepare el programa de auditoria, deberá realizar una evaluación preliminar de los
controles de contabilidad internos. Esta revisión preliminar podrá realizarse en áreas que son fundamentales
en el proceso de planificación, especialmente en las que la auditoria debe hacer un énfasis especial a cuyo
tiempo de estudio se debe ampliar. El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de
cumplir con la norma de ejecución del trabajo que se requiere que: "El auditor debe efectuar un estudio y
evaluación adecuada de control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza
que va a depositar en él y le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que da a los
procedimientos de auditoria".
El conocimiento y evaluación del control interno deben permitir al auditor establecer una relación especifica
entre la calidad del control interno de la entidad y él álcense, oportunidad y naturaleza de las pruebas de
auditoria. Por otra parte, el auditor deberá comunicar las debilidades o desviaciones al control interno del
cliente que son definidas como "Situaciones a Informar". El control interno es todo un sistema de controles
financieros utilizados por las empresas, y además, lo establece la dirección o gerencia para que los negocios
puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y ordenada, con el fin de proteger sus
activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus registros
85
contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o patrón de comportamiento para que las operaciones y
actividades en los diferentes departamentos de la organización fluyan con mayor facilidad.
5.2 ANTECEDENTES Y EVOLUCIÓN
Catácora, 1996:238, expresa que el control interno: "Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un
sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones
reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control
interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable". En la perspectiva que
aquí adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede
correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las
más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe
asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades. Después de revisar y
analizar algunos conceptos con relación al control, se puede decir que estos controles nos permite definir la
forma sistemática de como las empresas han visto la necesidad de implementar controles administrativos en
todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el
riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las mismas. Sea cual sea la aplicación del control que se quiere
implementar para la mejora organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas.
Para esto es necesario aplicar un control preventivo, siendo estos los que se encargaran de ejecutar los
controles antes del inicio de un proceso o gestión administrativa. Adicionalmente, se cuentan con controles de
detección de los cuales se ejecutan durante o después de un proceso, la eficacia de este tipo de control
dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución
del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier serie de procedimiento de control, es necesario definir los
objetivos a cumplir.
Unido a esto, (Poch, 1992:17), expresa "el control aplicado de la gestión tiene por meta la mejora de los
resultados ligados a los objetivos." Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido,
(Leonard, 1990:33), asegura "los controles es en realidad una tarea de comprobación para estar seguro que
todo se encuentra en orden.".
Es bueno resaltar que si los controles se aplican de una forma ordenada y organizada, entonces existirá una
interrelación positiva entre ellos, la cual vendría a constituir un sistema de control sumamente más efectivo.
Cabe destacar que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las
expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y así su
reiteración. Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una base de pruebas para
ver si los controles previstos están operando como se planeó. Por esto el control interno no puede funcionar
paralelamente al sistema, por estar estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para
lograr el objetivo establecido por la organización.
86
Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y
que igualmente abarca el plan de organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única
finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, la (Federación de Colegios de Contadores
Públicos de Venezuela 1994:310), la define como: "El plan de organización, de todos los métodos y medidas
coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las
operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa".
Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo también desde un punto
de vista financiero donde (Holmes, 1994:3), lo define como: "Una función de la gerencia que tiene por objeto
salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la
seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización".
Asimismo, el concepto de control interno emitido por (Redondo, 1993:267), es: "se debe hacer un estudio y
una evaluación adecuada de control interno existente, como base para determinar la amplitud de las pruebas a
las cuales se limitarán los procedimientos de auditorias".
Dentro de esta perspectiva (Catácora, 1996:238), señala que: "un sistema de control interno se establece bajo
la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno diseña
pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos". Es notorio manifestar, que el
control interno tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales trazados por la
empresa, y esto a su vez a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la
organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa.
5.3 CONCEPTO
El Control Interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos,
instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman
una organización pública, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa,
sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o
grupos de interés que debe atender.
El Control Interno por lo tanto no es un evento aislado, es más bien una serie de acciones que ocurren de
manera constante a través del funcionamiento y operación de una entidad pública, debiendo reconocerse como
un componente integral de cada sistema o parte inherente a la estructura administrativa y operacional
existente en la organización pública, asistiendo a la dirección de manera constante, en cuanto al manejo de la
entidad y alcance de sus metas se refiere. La Administración Pública tiene bajo su responsabilidad el cuidado,
manejo y utilización de los bienes públicos, en procura del beneficio y del bien común de todas las personas
que habitan el territorio nacional, dentro del marco de la Constitución y las leyes. En este sentido, las
87
entidades públicas están orientadas a prestar un servicio público y su legitimidad se sustenta, en la eficiencia y
calidad con que prestan estos servicios y satisfacen las demandas de la comunidad, dentro de un marco de
valores compartidos que promuevan los Derechos Humanos, el bien común y la dignidad de las personas. La
entidad pública por lo tanto necesita una gestión eficaz y responsable que le permita sostenerse en las mejores
condiciones posibles, y lograr un equilibrio óptimo entre su administración y sus fines.
De allí que la Constitución Política en su Artículo 209º, incorporara el Control Interno como un soporte
administrativo esencial orientándolo a garantizar el logro de los objetivos de cada institución pública y del
Estado en su conjunto, fundamentado en el cumplimiento de los principios que rigen la Administración
pública en especial los de eficiencia, eficacia, moralidad y transparencia; en la coordinación de las
actuaciones entre las diferentes entidades que lo conforman, preparándolo adicionalmente para responder a
los controles de orden externo que le son inherentes, y en especial al Control Ciudadano.
Lo anterior hace que el Control Interno en las entidades del Estado debe soportarse en la Constitución Política
y dentro de ésta, en aquellos aspectos que le dan origen a sus formas de organización, a la manera como debe
administrarse y controlarse, a los principios de administración pública que le son inherentes, orientándolo
como el medio que es para lograr el cumplimiento de la finalidad social del Estado.
Conceptuar la base principal del Control Interno, a saber el Estado mismo, hace imperativo conocer sus
formas de organización y las competencias que dentro de él corresponde a cada nivel, sector o entidad que lo
conforman, constituyéndose en una fuente imprescindible de orientación metodológica y aplicativa para
establecer la importancia del Control Interno, como soporte al cumplimiento de los objetivos de cada
institución u organización pública y de los fines esenciales del Estado.
5.4 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
OBJETIVO DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
El objetivo es definir los elementos de la estructura del control interno y establecer los procedimientos
normativos aplicables a su estudio y evaluación, como un aspecto fundamental al establecer la estrategia de
auditoria así como señalar los lineamientos que deben seguirse al informar sobre debilidades o desviaciones al
control interno.
DEFINICIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
La estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para
proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad.
ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Los elementos de la estructura del control interno son:
88
El ambiente del control interno.
El sistema contable.
Los procedimientos del control interno.
5.4.1 AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control interno representa la combinación de factores que afectan las políticas y
procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles.
5.4.1.1 FACTORES DEL AMBIENTE DE CONTROL INTERNO
Los factores del ambiente de control interno son los siguientes:
a) Actitud de la administración hacia los controles internos establecidos.- Las operaciones
de la administración, incluyen una gran diversidad de características entre otras, los siguientes
enfoque para asumir y vigilar los riesgos de negocios, actitudes y acciones con respecto a la
información financiera, incluyendo el énfasis en el cumplimiento de presupuestos, logro de
utilidades y otros aspectos financieros y operativos.
Estas características influyen sustancialmente en el ambiente de control, sobre todo cuando unas
cuantas personas dominan la administración, independientemente de las consideraciones que se
den a otros factores del propio ambiente de control.
b) Estructura de organización de la entidad.-La estructura de organización de una entidad
proporciona el marco general para planear, dirigir, y controlar las operaciones.
Una estructura adecuada incluye la forma y naturaleza de las áreas de la entidad, incluyendo el
procedimiento de datos y las relaciones jerárquicas respectivas.
Además, deberá asignar de manera adecuada la autoridad y responsabilidad dentro de la
entidad.
c) Funcionamiento de organización de la entidad.- Los comités de auditoria son nombrados
por el Consejo de Administración y tienen papel fundamental en vigilar el cumplimiento de las
políticas y practicas contables y de información financiera de la entidad.
El comité debe apoyar al Consejo de Administración en sus responsabilidades y ayudar a
mantener una comunicación directa entre el Consejo y los auditores externos.
d) Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.- Estos métodos afectan la
comprensión de las relaciones jerárquicas y las responsabilidades establecidas dentro de la
entidad.
Los métodos para asignar autoridad y responsabilidad incluyen entre otros aspectos, los
siguientes:
Políticas sobre asuntos tales como prácticas de negocios, conflictos de interés y
código de conducta.
Asignación de responsabilidades y delegación de autoridad para tratar asuntos tales
como metas y objetivos de la organización, funciones operativas y requisitos legales.
89
Descripción de puestos de los empleados, delineando funciones especificas,
relaciones jerárquicas y restricciones.
Documentación de los sistemas de cómputo, indicando los procedimientos para
autorizar transacciones y aprobar cambios a los sistemas existentes.
e) Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento
de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de auditoria interna.- Estos
métodos afectan el control directo de la administración, sobre la autoridad delegada a otros, así
como su capacidad para supervisar efectivamente las actividades de la entidad en general. Los
métodos de control administrativo incluyen entre otros:
Establecimientos de sistemas de planeación y reporte de información, que
establezcan los objetivos de la administración y los resultados del desempeño real. Tales
sistemas podrán incluir planeación estratégica, presupuestos, pronósticos, planeación de
utilidades y contabilidad por área de responsabilidad.
Establecimiento de métodos que identifiquen al desempeño real y las excepciones
al desempeño planeado, así como la comunicación a los niveles administrativos apropiados.
Utilización de métodos apropiados para investigar desviaciones a las expectativas y
tomar acciones correctivas oportunas y adecuadas.
Establecimiento y vigilancia de políticas para desarrollar y modificar los sistemas
contables y los procedimientos de control, incluyendo el desarrollo, modificación y uso de
programas de cómputo y archivos de datos relacionados. La función de auditoria interna
efectiva debe contar con relaciones de autoridad e información adecuada, personal
capacitado y recursos suficientes para llevar a cabo su función.
f) Políticas y prácticas de personal.-Estas políticas y prácticas afectan la capacidad de una
entidad para emplear personal competente que le permita lograr sus metas y objetivos.
Incluyen los procedimientos y políticas para contratar, capacitar, evaluar, promover y
compensar a los empleados, así como para proporcionarles los recursos necesarios para que
puedan cumplir con sus responsabilidades asignadas.
g) Influencias externas que afecten las operaciones y practicas de la entidad.-Están
representadas por factores ajenos a la entidad, que afectan las operaciones y práctica de la
misma. Incluyen los requisitos de vigilancia y cumplimiento establecidos por organismos
regulados y la evaluación afectada por terceros, de las acciones de la entidad. Aunque las
influencias externas suelen estar fuera de control de la entidad, podrán aumentar la conciencia y
actitud de la administración, hacia la conducción e información de las operaciones y hacer que
se establezcan procedimientos o políticas especificas de control interno al respecto.
La calidad del ambiente de control interno es una clara indicación de la importancia que la administración
de la entidad le da a los controles establecidos.
90
5.4.2 SISTEMA CONTABLE
El sistema contable consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar
registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad económica.
5.4.2.1 METODOS Y REGISTROS DEL SISTEMA CONTABLE
Se debe contar con los siguientes métodos y registros para que un sistema contable sea útil y confiable:
• Identificar y registrar únicamente las transacciones reales que reúnen los criterios
establecidos por la administración.
• Describir oportunamente todas las transacciones con el detalle necesario que permitan su
adecuada clasificación.
• Cuantificar el valor de las operaciones en unidades monetarias.
• Presentar y revelar adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.
5.4.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Los procedimientos de control están constituidos por los procedimientos y políticas adicionales al ambiente
de control y al sistema contable. El auditor debe determinar la manera que la entidad ha aplicado las políticas
y procedimientos, su uniformidad de aplicación y que persona las ha llevado a cabo, para concluir que
efectivamente están operando.
5.4.3.1OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en distintos niveles de organización
y del procesamiento de las transacciones. Entre otros se tienen los siguientes objetivos:
Debida autorización de transacciones y actividades.
Adecuada segregación de funciones y responsabilidades.
Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las
operaciones.
Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.
Verificación independiente de la actuación de otros y adecuada evaluación de las
operaciones registradas.
5.4.3.2 TIPOS DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Los procedimientos de control pueden ser:
• De carácter preventivo.
• De carácter detectivo.
91
Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las
transacciones.
Los procedimientos de control de carácter detectivo tienen como finalidad detectar los errores o las
desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido identificados por los
procedimientos de control preventivos.
5.4.3.3 FACTORES ESPECIFICOS DEL AMBIENTE DE CONTROL, EL SISTEMA CONTABLE Y
LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL.
Los factores que deben considerarse de una empresa o entidad son los siguientes:
• Tamaño de la entidad.
• Características de la industria en la que opera.
• Organización de la entidad.
• Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control establecidas.
• Problemas específicos del negocio.
• Requisitos legales aplicables.
• El establecimiento y mantenimiento de toda una estructura de control interno representa una
gran responsabilidad de la administración, para proporcionar una seguridad razonable de que se
logran los objetivos de una entidad.
Por lo tanto la gerencia debe vigilar en forma constante la estructura de control interno, con la finalidad de ver
si opera en forma eficaz o si se debe modificar de acuerdo a las condiciones existente dentro de la empresa.
Toda estructura de control interno se puede ver afectada en su efectividad por varias causas, tales como
errores de juicio, descuido, malos entendidos en las instrucciones, descuidos fatigas del personal, el caso
omiso por parte de la gerencia, entre otras.
En una auditoria, el auditor deberá documentar su conocimiento y comprensión de la estructura del control
interno, como parte del proceso de plantación. La forma y alcance de la documentación sé vera afectada por el
tamaño y complejidad de la entidad y la naturaleza de la estructura del control interno.
5.5 EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO
En esta etapa el auditor debe evaluar el riesgo que trae consigo en el trabajo que va a realizar, con objeto de
considerarlo en el diseño de sus programas de trabajo de auditoria y para identificar gradualmente las
actividades y características específicas de la entidad.
Aun cuando en esta etapa no se han probado los controles internos, el auditor deberá principalmente:
92
Comprender el ambiente de control establecido por la administración para detectar errores
potenciales.
Describir y verificar su comprensión de los procedimientos de control de la administración.
Evaluar el diseño de los sistemas de control, para determinar si es probable que sean
eficaces para prevenir o detectar y corregir los errores potenciales identificables.
Formar un juicio sobre la confianza que podrá depositarse en el control que será probado.
Una vez que el auditor ha adquirido un conocimiento general de la estructura de control interno, estará
capacitado para decidir el grado de confianza que depositara en los controles existentes, para la prevención y
detección de errores potenciales importantes o bien si directamente los objetivos de auditoria se pueden
alcanzar de manera más eficiente y efectiva a través de la aplicación de pruebas sustantivas.
5.6 EVALUACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS (PED)
Los objetivos de la evaluación del procedimiento electrónico de datos son:
Desarrollar una interpretación global de la estructura de la organización.
Determinar en que forma puede influir el PED sobre la naturaleza, oportunidad o amplitud
de los procedimientos de auditoria que se han de realizar.
Determinar si se han de revisar posteriormente los controles contables del proceso de datos.
5.6.1 IMPORTANCIA DEL PED
Debido a la importancia que han adquirido los sistemas de PED en la información contable, así como el
volumen de operaciones procesadas en ellos, la perdida de huellas visibles y concentración de funciones
contables que frecuentemente se dan en un ambiente de este tipo, el auditor debe conocer, evaluar y en su
caso, probar el sistema de PED, como parte fundamental del estudio de valuación del control interno y
documentar adecuadamente sus conclusiones sobre su efecto en la información financiera y el grado de
confianza que depositara en los controles.
5.6.2 PROCEDIMIENTOS DE LA REVISIÓN PRELIMINAR DEL PED
Los procedimientos de la revisión del proceso de datos que realiza el auditor suelen incluir los siguientes
asuntos:
Obtener y preparar un organigrama actualizado del departamento o funciones del proceso
electrónico de datos.
Entrevistar al personal competente del proceso electrónico de datos y obtener información y
descripciones del procesador central, periféricos, software de aplicación y cambios previstos en
el hardware del departamento.
Obtener copias de los informes de las revisiones realizadas por terceros si se dispone de
ellos, si el cliente utiliza los servicios de un centro de cálculo.
93
Formarse una opinión global de las aplicaciones financieras del centro de procesos de datos
que tienen importancia para la auditoria y preparar una descripción breve de aquellas que
podrían afectar significativamente a la naturaleza, oportunidad o amplitud de los
procedimientos de auditoria que se han de realizar.
Los factores que se han de considerar incluyen el grado de utilización del centro de procesos de datos en
aplicaciones de los controles de contabilidad importantes, la estructura básica de los controles de contabilidad
de la entidad, el flujo de transacciones, los documentos justificativos de la mismas, la existencia de otras
auditorias y la información referente a otros puntos de control.
5.7 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
La finalidad de las pruebas de cumplimiento es reunir evidencia suficiente para concluir si los sistemas de
control establecidos por la administración, prevendrán o detectarán y corregirán errores potenciales que
pudieran tener un efecto importante en los estados financieros.
Esta conclusión permite confiar en el control como fuente de seguridad general de auditoria y disminuir el
alcance de las pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para respaldar la evaluación de la aparente confiabilidad de
procedimientos específicos de control. Estas pruebas pueden implicar el examen de documentación de
transacciones para buscar la presencia o ausencia de atributos específicos (controles defectivos).
Al efectuar una prueba de cumplimiento en una muestra de transacciones seleccionadas, se puede determinar
una tasa máxima estimada de desviaciones y así llegar a una conclusión sobre la eficiencia de los
procedimientos de control durante el periodo examinado.
Además de las pruebas que se describen, es necesario establecer, por indagación y observación e inspección
de documentación, la forma en que la administración se ha asegurado que el sistema de control continúa
operando efectivamente a pesar de posibles cambios en el medio ambiente.
Los procedimientos de auditoria podrían variar si como resultado de las pruebas de cumplimiento, se detectan
debilidades o desviaciones a los procedimientos del control.
5.8 EVALUACIÓN FINAL DEL CONTROL INTERNO
La evaluación final de los procedimientos de control seleccionados, se hará después de llevar a cabo las
pruebas de cumplimiento de dichos controles.
94
La evaluación se hará determinando si los procedimientos de control están funcionando de manera efectiva
según se diseñaron, durante todo el periodo.
Al término de la evaluación del control interno el auditor como parte de su trabajo debe proporcionar
sugerencias que permitan mejorar la estructura del control interno existente.
5.8.1 COMUNICACIONES DE SITUACIONES A INFORMAR
Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse al cliente, ya que
representan deficiencias importantes en el diseño u operación de la estructura de control interno, que podrán
afectar negativamente la capacidad de la organización para registrar, procesar y resumir y reportar
información financiera uniforme con las afirmaciones de la administración en los estados financieros.
Tales deficiencias pueden incluir diferentes aspectos del control interno.
5.8.2 IMPORTANCIA DE LAS SITUACIONES A INFORMAR
La evaluación preliminar del control interno suele influir en la identificación de las principales deficiencias
visibles de control.
También durante el curso de su trabajo el auditor debe estar al tanto de los asuntos relacionados con el control
interno, que puedan ser de interés para el cliente (situaciones a informar).
El objetivo del auditor en una auditoria es formarse una opinión sobre los estados financieros de la entidad,
por lo que no tiene obligación de investigar y encontrar situaciones a informar.
Sin embargo, debe estar al tanto de ellas, a través de la evaluación de los elementos de la estructura del
control interno, de la aplicación de procedimientos de auditoria sobre saldos o transacciones de alguna otra
manera dentro del curso de la revisión.
El juicio del auditor con respecto a las situaciones e informar, varia en cada trabajo y esta influenciado por la
naturaleza y la extensión de los procedimientos de auditoria y otros factores, tales como el tamaño de la
entidad, su complejidad y la naturaleza y diversificación de sus actividades.
Esta comunicación se debe hacer con personas de alto nivel de autoridad y responsabilidad, tales como el
Consejo de Administración, el dueño de la empresa o con quienes hayan contratado al auditor.
Como parte de su trabajo, el auditor debe además, proporcionar sugerencias que permitan mejorar la
estructura de control interno existente.
El auditor podrá:
95
Identificar asuntos que a su juicio no sean estrictamente situaciones a informar o bien sean
poco importantes y tendrá que decidir si comunica o no estos asuntos en beneficios de la
administración.
Violación intencional de los controles establecidos, por parte de personal de alto nivel
jerárquico, en detrimento de los objetivos de control.
Detectar fallas en la protección de los activos, contra pérdidas, daños o uso indebido de los
mismos.
Detectar fallas en la ejecución de funciones que son parte de la estructura del control
interno, tales como preparación o revisión oportuna de conciliaciones.
Aplicación indebida de principios de contabilidad con la intención de distorsionar la
información financiera.
Faltas de adhesión a las políticas y procedimientos establecidos por el administrador.
Falta de capacidad y entrenamiento de los empleados o funcionarios para el adecuado
desarrollo de sus actividades.
Otras deficiencias:
Fallas en el seguimiento y corrección de deficiencias de control interno previamente
reportadas.
Transacciones importantes con partes relacionadas no reveladas.
Falta de objetividad de los responsables en la forma de decisiones contables y de
información financiera.
Declaraciones incorrectas por parte del personal del cliente hacia el auditor.
5.9 EJEMPLO DE UNA CARTA INTRODUCTORA AL INFORME SOBRE ASUNTOS
RELACIONADOS CON LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO.
Al consejo de administración
De Blam Eléctrica S.A. de CV,
En relación con nuestro examen de los estados financieros de la empresa Blam Eléctrica S.A. de C.V. Por el
año terminado el 31 de Diciembre de 1997, hemos evaluado la estructura del control interno de la compañía,
únicamente hasta el grado que consideramos necesario para tener una base sobre la cual determinar la
naturaleza extensión y oportunidad de las pruebas de auditoria. Aplicando en nuestro examen de los estados
financieros de la compañía. Nuestra evaluación de la estructura de control interno no comprendió un estudio y
evaluación detallada de ninguno de sus elementos y no fue ejecutada con el propósito de desarrollar
recomendaciones detalladas o evaluar la eficiencia con la cual la estructura de control interno de la compañía
permite prevenir o detectar todos los errores o irregularidades que pudieran ocurrir. Los asuntos tratados aquí
fueron considerados durante nuestro examen y no modifican nuestra opinión fechada el 29 de Marzo de 1998
96
sobre dichos estados financieros. El informe adjunto también incluye comentarios y sugerencias con respecto
a otros asuntos financieros y administrativos, los cuales notaremos durante el curso de nuestro examen de los
estados financieros.
Todos estos comentarios se presentan como sugerencias constructivas para la consideración de la
Administración; como parte del proceso continúo de modificación y mejoramiento de la estructura de control
interno existente y de otras prácticas y procedimientos administrativos financieros.
Este informe es para uso exclusivo de la Administración de la compañía y no debe ser utilizado con ningún
otro fin.
Deseamos expresar nuestro agradecimiento por la cortesía y cooperación extendida a nuestros representantes
durante el curso de su trabajo. Nos agradaría discutir estas recomendaciones en mayor detalle, de ser
necesario y asimismo, proporcionar la ayuda necesaria para su implantación.
Muy atentamente
Auditores, S.A. de CV
5.10 CONCLUSIONES
De acuerdo al estudio realizado es muy importante que se lleve a cabo un estudio y evaluación del control
interno antes de que se prepare o planee el programa de auditoria, esto con la finalidad de adquirir un
conocimiento general de la estructura del control interno.
Es fundamental realizar un estudio y evaluación del control interno ya que a través de ello el auditor va poder
determinar la confianza que va depositar en el control interno y saber si debe o no aplicar las pruebas de
auditoria.
Si una empresa tiene un buen control interno en las áreas de su contabilidad y se están llevando a cabo en
forma eficaz podemos concluir que se puede tener confianza en el control interno de la empresa, pero esto
debe ser verificado por el auditor revisando que las políticas y los procedimientos se hayan aplicado
uniformemente.
También es necesario que la gerencia tenga una actitud positiva en los controles internos, verificando que se
estén llevando en forma adecuada las políticas y los procedimientos de la entidad con la finalidad de ver si se
opera eficientemente o si deben cambiar las políticas o los procedimientos existentes.
97
CAPUTULO VI: CALIDAD
INTRODUCCION
Una de las consecuencias de la Globalización de los mercados, es la exigencia de los clientes, quienes más
conocedores y más complejos, ahora saben elegir con decisión. Por su parte, los gerentes reconocen que se
pueden obtener ventajas competitivas sustanciales mediante un mejor servicio al cliente, por lo que el mismo
se ha convertido en un medio poderoso para diferenciar una empresa de sus competidores. Por ejemplo,
recientemente, muchas empresas han comenzado a cambiar su definición de calidad más allá de la estrecha
descripción de las características propias del producto para ampliarla hacia la oferta total del producto. El
artículo analiza qué se debe entender por un Servicio de Cliente, describiendo sus características y su
importancia.
Sin duda alguna, México enfrentará grandes retos ante la globalización, Las industrias Mexicanas en la
globalización, están obligadas a reducir los costos y adoptar los nuevos cambios en métodos tecnológicos de
producción y así la economía estará acorde con la realidad, con la creencia de la economía en la globalización
no bastas con tener grandes capitales, es necesario que todos podamos tener una visión general para poder
competir, con una administración de recursos humanos, geográficos y ambientales, pero principal factor de
desarrollo, lo tenemos al diversificar la producción, mejora continua de los productos, que permite la
evolución de mejores productos en la mejora continua de cada día, que lleva al consumidor a pagar un menor
precio por productos de mejor calidad, en este juego sólo se lucha por la permanencia en el mercado y no por
la hegemonía o la obtención de utilidades; El desarrollo sólo se logra compitiendo.
Si bien es cierto que nuestra economía no ha sido fácil, bien es incierto que la Globalización nos brinda una
óptima oportunidad de alcanzar el bienestar, es momento que seamos críticos al formular planes de negocios y
al ponerlos en práctica, dejamos de seguir modelos de desarrollo impuestos por otras naciones, somos
autónomos y no tenemos por qué depender de otras naciones , es por esta y otras razones que los empresarios
deberán lograr en las industrias, los estándares internacionales de calidad, crear o al menos adaptar métodos
tecnológicos en los procesos industriales y administrar los recursos disponibles, para poder ser competitivos.
Pero lo más importante, es que cada uno de los empresarios se encuentre con la cultura empresarial que es
fundamental en el desarrollo y éxito del empresario, que es el motor y timón de toda empresa. En las manos
de ellos y en las nuestras esta el adquirir y fomentar la cultura empresarial para darle un nuevo rumbo a las
empresas de México.
Todo mundo sabe hoy en día que la globalización tiene un alto grado de influencia en la competitividad de las
empresas. Ante la apertura indiscriminada de los mercados, los movimientos de capital tras fronteras, el flujo
de información en tiempo real, los cambios en los gustos y preferencias de los consumidores, hace necesario
que hoy en día las empresas pongan especial cuidado en trabajar con altos estándares de calidad,
productividad, y flexibilidad, para poder afrontar con éxito dichos cambios e influir de manea eficaz en la
98
gestión de la empresa, apoyándose en el diseño de sistemas altamente confiables que respondan a las
exigencias del mercado. Por ello, es necesario que la empresa diseñe un Sistema de Administración de
calidad, sustentado en una serie de subsistemas que le permitan cumplir con los objetivos y metas establecidas
para tal fin, complementados con la serie de normas ISO 9000, sin embargo, la norma por si sola, no deberá
considerarse como la panacea, ya que el apoyo que nos da es mediante el establecimiento de una serie de
políticas y procedimientos que describen parte de lo que debemos considerar en el sistema de calidad.
6.1 ANTECEDENTES
6.1.1 EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE CALIDAD.
En las últimas décadas, los conceptos de Calidad han evolucionado desde el punto de referirse solamente a la
fabricación de productos, a abarcar el sistema de gestión de la totalidad de la empresa. Incluso la definición de
Calidad ha sufrido una radical transformación desde que se decía que era la adecuación a una especificación,
hasta el momento actual en que Calidad es sinónimo de satisfacción de cliente. Remontándose en los tiempos,
en los años 40 se hablaba de inspección, de tal modo que todos los productos finales se probaban 100% para
intentar asegurar la ausencia de defectos.
Posteriormente, en los años 60, los departamentos de Calidad tenían como función el Aseguramiento de la
Calidad y tuvieron un fuerte desarrollo, apoyados en la creación de ingenierías, compuestas por personal con
importantes conocimientos de técnicas de Calidad y fiabilidad, que empezaron a dirigir sus esfuerzos hacia la
prevención de los defectos.
Los conceptos de Calidad se empezaron a aplicar fuera de las áreas de fabricación, intentando en las fases de
diseño desarrollar productos que fueran fiables, fáciles de probar durante las etapas de fabricación e
instalación y buscando la implantación de procesos cuya capacidad asegurara la Calidad final de los
productos. En estas fechas, se empezaron a manejar conceptos con los que actualmente se está familiarizado
como manual de Calidad, control de procesos, auditorias de Calidad, cero defectos, etc.
En los años 70, en las empresas japonesas ya estaban establecidos principios como "La Calidad es
responsabilidad de todos" y "Hay que hacer las cosas bien a la primera" y era frecuente hablar de "cliente
interno". Todos estos conceptos fueron adaptándose a lo largo de la década de los 80 en el resto de mundo, al
observarse el excelente resultado que habían dado en Japón. Por otra parte, aparecieron nuevas técnicas e
ideas que pudieron ser adoptadas por el sector de servicios que había estado al margen de esta evolución.
A finales de los 80 y comienzos de los 90, las empresas necesitaron demostrar a sus clientes que los Sistemas
de Calidad que tenían implantados garantizaban la Calidad de sus productos y servicios. Como consecuencia
de esta necesidad y utilizando la existencia de la normativa internacional y de organismos nacionales de
99
certificación, empezaron a solicitar certificados que aseguraban que cumplían los requisitos de las citadas
normativas.
En la década de los 90, la liberalización de los mercados, las nuevas tecnologías, el incremento de la
competencia y la necesidad de realizar drásticas reducciones de costes, han hecho surgir en muchas empresas
programas de implantación de Sistemas de Gestión de Calidad Total, con el objetivo fundamental de
aumentar la competitividad y de satisfacer las expectativas de los clientes.
6.1.2 CALIDAD EN LA ÉPOCA ARTESANAL
Durante la Edad Media en Europa, el artesano hábil fungía tanto de fabricante como de inspector. Dado que
era el "fabricante" quien trataba directamente con el cliente, existía gran orgullo en el bien hacer. Para
asegurar que los artesanos estuvieran adecuadamente capacitados aparecieron los gremios artesanales,
formados por maestros, oficiales y aprendices. El aseguramiento de la calidad era informal; se hacía todo el
esfuerzo necesario para asegurar que la calidad quedara incorporada en el producto final por las personas que
lo producían. Estas ideas, que se perdieron con el advenimiento de la revolución industrial, son una base
importante de los esfuerzos modernos del aseguramiento de la calidad.
A mediados del siglo XVIII, un armero francés, Honoré Le Blanc, desarrolló un sistema para la fabricación de
mosquetes según un patrón estándar, utilizando piezas intercambiables. Thomas Jefferson trajo la idea a
Estados Unidos, y en 1798 el gobierno de este país le dio a Eli Whitney un contrato para suministrarle 10,000
mosquetes en un plazo de dos años. El uso de piezas intercambiables necesitaba un control de calidad estricto.
A diferencia de un producto personalizado, fabricado por un artesano, que puede ajustarse y golpearse hasta
que funcione correctamente, el acoplamiento al azar de piezas que deben funcionar juntas no da esta
seguridad. Estas piezas deben producirse de acuerdo con una norma cuidadosamente diseñada.
Whitney diseñó máquinas herramientas especiales y capacitó trabajadores sin preparación para la fabricación
de piezas, siguiendo un diseño fijo que posteriormente se medía y comparaba con un modelo, pero subestimó
el efecto de las variaciones dentro de los procesos de producción (un obstáculo que en la actualidad sigue
afectando a las empresas).
Debido a los problemas que resultaron, Whitney requirió más de 10 años para terminar el proyecto. Sin
embargo, se le dio reconocimiento al concepto de piezas intercambiables, lo que finalmente desembocó en la
revolución industrial, haciendo que el aseguramiento de la calidad se convirtiera en un componente crítico del
proceso de producción.
100
En esta época como los fabricantes eran los mismos vendedores tenían que ofrecer su producto o servicio
mejor que los demás artesanos en donde es un trato directo de fabricante a consumidor final y se pueden
corregir más fácilmente los defectos que pudiesen surgir.
Los trabajos de manufactura en la época preindustrial, como eran prácticamente labores de artesanía, tenían
mucho que ver con la obra de arte.
El artesano ponía todo su empeño en hacer lo mejor posible cada una de sus obras cuidando incluso que la
presentación del trabajo satisficiera los gustos estéticos de la época, dado que la perfección de su obra
dependía su prestigio artesanal.
El juicio acerca de la calidad del producto tenía entonces como base la relación personal que se establecía
entre el artesano y el usuario.
6.1.3 CALIDAD EN LA EPOCA INDUSTRIAL
Irónicamente, uno de los líderes de la revolución industrial, Henry Ford, desarrolló a principios de siglo
muchos de los fundamentos de lo que ahora conocemos como "administración de la calidad total". Ésta fue
descubierta cuando en 1982 los ejecutivos de Ford visitaron Japón, para estudiar las prácticas de
administración japonesas. Conforme cuenta la historia, un ejecutivo japonés hacía tantas referencias "al libro"
que el personal de Ford descubrió que se trataba de la traducción al japonés de My Lífe and Work, escrita por
Henry Ford y Samuel Crowther en 1926 (Nueva York: Garden City Publishing Co.). "El libro" se había
convertido en la Biblia industrial de Japón y con el paso de los años Ford Motor Company se había alejado de
sus principios. Cuando los ejecutivos de Ford regresaron a Estados Unidos, tuvieron que ir a una tienda de
libros usados a buscar un ejemplar.
En esta época fue yo creo donde sobresalió más la calidad porque ya sé tenia que observar que la competencia
con los competidores y el que mejor ofreciera el producto es que iba a ser consumido.
Con el advenimiento de la era industrial esta situación cambió. El taller cedió su lugar a la fábrica de
producción masiva, bien fuera de artículos terminados o bien de piezas que iban a ser ensambladas en una
etapa posterior de producción y que, por consiguiente, eran reemplazables.
En estos procesos de evolución se distinguen cuatro diferentes etapas:
• Cuidar la calidad de los productos mediante un trabajo de inspección.
• Cuando se cae en la cuenta de que la atención a la calidad exige observación del proceso a
fin de mejorarlo.
• En la que se percibe la necesidad de asegurar el mejoramiento introducido.
101
• La etapa en la que la administración misma redefine su papel con el propósito de que la
calidad del producto sea la estrategia a emplear para tener éxito frente a los competidores.
6.1.4 EL CONTROL DE LA CALIDAD MEDIANTE LA INSPECCIÓN
Esta etapa coincide con el periodo en el que comienza a tener mucha importancia la producción de artículos
en serie. Ante esta situación era necesario ver si él articulo, al final de la línea de producción resultaba apto o
no, para el uso para el que estaba destinado; Por eso, en las fábricas se vio la conveniencia de introducir un
departamento especial a cuyo cargo estuviera la tarea de inspección, A este nuevo organismo se le denominó
departamento de control de calidad.
Radford, en su obra The Control of Quality in Manufacturing. Afirma que la inspección tiene como propósito
examinar de cerca y en forma crítica el trabajo para comprobar su calidad y detectar los errores; una vez que
éstos han sido identificados personas especializadas en la materia deben ponerles remedio. Lo importante es
que el producto cumpla con los estándares establecidos, porque el comprador juzga la calidad de los artículos
tomando como base su uniformidad, que es resultado que el fabricante se ciña a dichas especificaciones.
La inspección no solo debe llevarse a cabo en forma visual, sino además con ayuda de instrumentos de
medición. Radford propone métodos de muestreo como ayudad para llevar a cabo el control de calidad, mas
no fundamenta sus métodos en la estadística; habla además, de cómo debe organizarse el departamento de
inspección.
6.1.5 EL CONTROL ESTADÍSTICO DE LA CALIDAD
Los trabajos de investigación llevados a cabo, en la década de los treinta, por Bell Telphone Laboratories
fueron el origen de lo que actualmente se denomina control estadístico de la calidad (Statistical Quality
Control SQC)
Shewhart fue el primero en reconocer que en toda producción industrial se da variación en el proceso. Esta
variación debe ser estudiada con los principios de la probabilidad de la estadística. Observo que no pueden
producirse dos partes con las mismas especificaciones, lo cual se debe, entre otras cosas, a las diferencias que
se dan en la materia prima, a las diferentes habilidades de los operadores y a las condiciones en que se
encuentra el equipo, Mas aún, se da variación aun en las piezas producidas por un mismo operador y con la
misma maquinaria.
Shewharta desarrolló técnicas estadísticas sencillas para determinar dichos límites y gráficas de control en las
que se pudieran presentarlos resultados.
102
Harold dodge y Hary Roming, avanzaban en la forma de llevar a cabo la práctica del muestreo.
La participación de Estados Unidos en la segunda Guerra Mundial y la necesidad de producir armamento en
grandes cantidades fueron la ocasión para que se aplicaran con mayor amplitud los conceptos y las técnicas
del control estadístico de la calidad. La necesidad de elaborar programas de entrenamiento en asuntos
referentes al control de calidad con la cooperación de importantes universidades de Estados Unidos, fue la
ocasión para que los conceptos y las técnicas del control estadístico se introdujeran en el ámbito universitario.
6.1.6 EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
El aseguramiento de la calidad son todas aquellas acciones, llevadas cabo sistemáticamente, que están
destinadas a obtener un proceso productivo que asegure que el producto o servicio satisfará los requerimientos
de calidad.
En definitiva, la filosofía que sustenta esta etapa es que la calidad se construye en los procesos: si cada
proceso se realiza correctamente, no existe ningún motivo para que aparezcan defectos y, en consecuencia, no
será necesario controlar la calidad del producto obtenido. La cultura de la empresa incorpora la idea de hacer
las cosas bien a la primera. Un elemento característico del aseguramiento de la calidad es el Manual de
Calidad, en el que se recogen los procedimientos adecuados para realizar cada proceso, y se incluyen todas las
actividades en todas las etapas hasta la obtención del producto final. Podríamos decir que el este manual es “la
Biblia del sistema de aseguramiento de la calidad”.
Para que el sistema pueda ser certificado por terceros ha de estar elaborado de acuerdo a normas establecidas,
como la serie ISO 9000. Una vez desarrollado el sistema de acuerdo a alguna de estas normas, existen
autoridades de certificación que evalúan dicho sistema y en caso de cumplir los requerimientos de calidad
necesarios, certifican a la organización. El objetivo de la certificación es doble:
• Alcanzar y mantener la calidad del producto o servicio para satisfacer al cliente.
• Proporcionar garantías al cliente de que el producto o servicio que se le ofrece cumple unos
determinados estándares de calidad.
6.2 CONCEPTO
SIGNIFICADO Y USO DE LA PALABRA CALIDAD
Concepto de calidad, según lo define la norma ISO 9000 versión 2000.
“Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con unos requisitos” el término
“Conjunto de características inherentes” se refiere de la siguiente manera tomando como ejemplo un producto
103
como referencia, todo producto o servicio posee un conjunto de características que le son inherentes lo cual lo
hace diferente a los demás, como son el color, tamaño, peso, forma, material del que está fabricado etc.
Para el caso de un servicio las características pueden ser amabilidad en la atención, rapidez, información
clara, etc.; estas características inherentes son las que la empresa puede manipular, controlar y modificar, son
aquellos elementos reales y concretos con los que los trabajadores lidian a diario y también aquellas con las
que el cliente tiene contacto, es decir, puede palpar observar etc.
El segundo término a explicar es “requisitos” el cual la misma norma define como “Necesidad o Expectativa
establecida generalmente implícita u obligatoria.”
A diferencia de las características del producto o servicio que están bajo el control de la empresa, los
“requisitos” dependen fundamentalmente del cliente y son la concreción o representación de sus necesidades
y expectativas por lo que tenemos, de un lado, al cliente con sus necesidades y expectativas, es decir con sus
“requisitos,” y por el otro, a la empresa con unos productos o servicios con unas determinadas características,
pues bien el grado en que las características inherentes de un producto o servicio “cumplen” con unos
requisitos (necesidades y expectativas) del cliente es lo que se conoce como calidad.
6.3 PRINCIPALES PRECURSORES
6.3.1 EDUARD DEMING.
Propuso un ciclo sin fin sobre el diseño, manufactura, prueba y venta de productos, seguido por
investigaciones de mercado y a continuación, rediseño, y así sucesivamente.
Decía que la mayor calidad lleva a más productividad.
LA REACCIÓN EN CADENA
Deming afirma que la mayor calidad conduce a mayor productividad, la cual a su vez lleva a fortaleza
competitiva a largo plazo.
La teoría de Deming de “reacción en cadena” resume esta idea.
Esa teoría afirma que las mejoras en calidad conducen a menores costos debido al menor reproceso, menos
errores, menos demoras y retrasos, y mejor uso de tiempo y materiales.
A su vez, los costos menores conducen a mejoras de productividad.
104
Con mejor calidad y menores precios la firma puede alcanzar una mayor participación en el mercado y con
ello permanecer en el negocio, con lo que proporciona más y más empleos, Deming hace resaltar que la alta
administración tiene la irrenunciable responsabilidad del mejoramiento de la calidad.
Aumento de la calidad.
Aumento de la productividad.
Reducción de costes.
Reducción de precios.
Mayor cuota de mercado.
Creación puestos de trabajo.
Mayores beneficios.
Supervivencia de la empresa.
LOS CATORCE PUNTOS.
a) Crear un hábito de constancia en la mejoría de productos y servicios, teniendo como
objetivo en volverse más competitivos y permanecer en el mercado para continuar dando
trabajo a la gente.
b) Adoptar la nueva filosofía. Estamos en una nueva era económica, los gerentes occidentales
deben despertar al reto.
c) Dejen de depender en la inspección para alcanzar la calidad. Eliminen la necesidad de
inspeccionar a gran escala mediante integrar la calidad dentro del producto desde un principio.
d) Terminen con la práctica de otorgar compras en base al precio. En su lugar, minimicen el
costo total. Concéntrense en un solo proveedor para cada materia prima y generen una
confianza y fidelidad.
e) Mejoren constantemente y para siempre los procesos de planeación, producción y servicio.
mejoren calidad y productividad y aún así, reduzcan constantemente sus costos.
f) Instituyan el entrenamiento en el trabajo. Esto debe ser una parte del trabajo diario de todos
los obreros, empleados y gerentes.
g) Adopten e instituyan liderazgo. El objetivo de la supervisión debe ser el de ayudar a la
gente, las máquinas y los dispositivos a hacer un trabajo mejor.
h) Eliminen el miedo de tal forma que la gente haga su mejor esfuerzo de trabajar con
efectividad porque ellos quieren que la empresa tenga éxito.
i) Rompan las barreras entre gente de los diversos departamentos o categorías. Todos deben
trabajar como un equipo, y deben todos anticiparse a posibles problemas que se presenten.
j) Eliminen “slogans” o frases hechas, exhortos y metas para los trabajadores pidiéndoles cero
defectos y nuevos niveles de productividad. Causan baja calidad y productividad corresponden
al sistema y por tanto están fuera del control de los trabajadores.
105
k) Eliminen cuotas numéricas para los trabajadores o metas numéricas para la gerencia:
l) Eliminen standards de volumen de trabajo (cuotas) en el piso de manufactura.
m) Eliminen el concepto obsoleto de "gerencia por objetivo. Substitúyanlas con liderazgo.
n) Retiren las barreras que le roban a la gente el orgullo de su mano de obra y sus logros
personales- eliminen los sistemas anuales de comparación o de “méritos”: Retiren barreras que
le quitan al trabajador el derecho de enorgullecerse de lo que hace. Cambiar de los meros
números a la calidad como concepto. Retiren barreras que le roban a la gente en la gerencia o
ingeniería el orgullo por sus logros personales. Esto significa la eliminación de sistemas de
rangos por mérito o de gerencia por objetivos.
o) Instituyan un programa vigoroso de educación y de auto-mejoramiento para cada quién.
Permítanles participar en la elección de las áreas de desarrollo.
p) Pongan a cada quién en la empresa a trabajar en el logro de la transformación. La
transformación es el trabajo de todos.
LA REACCIÓN EN CADENA DE DEMING
Se ofrece empleos y más empleos.
Se permanece en el negocio
Mejora la productividad
Se captura al mercado con mejor calidad y menor precio
Los costos disminuyen debido a menor reproceso, menores errores, menores demoras y cuellos de botella y mejor
uso del tiempo y materiales.
Se mejora la calidad
106
6.3.2 JOSEPH JURAN
LA ESPIRAL DEL PROGRESO DE LA CALIDAD
"La espiral muestra una secuencia típica de actividades para poner un producto en el mercado. En las grandes
empresas se departa mentalizan esas actividades. Como resultado cada departamento realiza un proceso
operativo, produce un producto y suministra dicho producto a otros departamentos receptores que pueden ser
considerados "clientes" que reciben los productos procedentes de los departamentos proveedores.
"La Espiral" es una versión altamente simplificada de lo que ocurre en una gran empresa, ya que representa
las diferentes etapas del ciclo de mejora de la calidad según Juran. Parte de la idea de, en primer lugar,
identificar las necesidades de los clientes mediante una investigación del mercado, para que con los
resultados obtenidos se haga el diseño del producto y se planean los procesos productivos de la organización
para colocar el producto en el mercado y retroalimentar el proceso.
LA ESPIRAL DE JURAN
1 Investigación de mercado. 6 Control del diseño.
2 Desarrollo del producto. 7 Inspección, ensayo.
3 Diseño. 8 Venta.
4 Planificación para la fabricación. 9 Retroalimentación.
5 Compras. 10 Investigación de mercado.
LA TRILOGÍA DE JURAN
23
4 56
7
8
910
1
107
• Planeación de la calidad.
• Control de la calidad.
• Mejoramiento de la calidad.
La planificación de la calidad en uno de los tres procesos básicos de gestión por medio de los cuales
gestionamos la calidad. Los tres procesos (la trilogía de Juran) están interrelacionados.
Todo comienza con la planificación de la calidad. El objeto de planificar la calidad es suministrar a las fuerzas
operativas los medios para producir productos que puedan satisfacer las necesidades de los clientes, productos
tales como facturas, películas de polietileno, contrato de ventas, llamadas de asistencia técnica y diseños
nuevos para los bienes.
Una vez que se ha completado la planificación, el plan se pasa a las fuerzas operativas. Su trabajo es producir
el producto. Luego se analiza que cambios se le deben hacer al proceso para obtener una mejor calidad.
6.3.3 KAORU ISHIKAWA
Sus principales aportaciones han sido la configuración anual del diagrama causa-efecto, para efectuar análisis
de causalidad, llamado en su honor diagrama de Ishikawa y la estructuración actual de los Círculos de Calidad
tal como funcionan en Japón. Estos diagramas son la única técnica verdaderamente Japonesa que usan los
círculos de calidad ya sean en Japón o en Estados Unidos. Fueron inventados por el Dr. Ishikawa en 1990.
Esta técnica, simple y eficaz, ha sido enseñada a los trabajadores de mas de 50 países. Este diagrama ha
demostrado ser una herramienta muy poderosa que puede ser fácilmente utilizada para analizar y resolver
problemas, es tan simple que cualquier persona lo puede aplicar.
108
El Control Total de Calidad (CTC) es responsabilidad de todos los empleados y divisiones. Es una actividad
de grupo y no lo pueden hacer los individuos.
LAS SIETE HERRAMIENTAS ESTADÍSTICAS
• Diagrama de pareto.
• Diagrama de causa-efecto.
• Histograma.
• Estratificación.
• Hoja de verificación.
• Gráficos de control.
• Diagrama de dispersión.
LAS SIETE HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS
• Diagrama de afinidad.
• Diagrama de relaciones.
• Diagrama matricial.
• Diagrama de árbol.
• Diagrama de priorización.
• Diagrama de flechas.
• Gráfica de proceso de decisiones programadas.
6.3.4 PHILIP B. CROSBY
Es mejor conocido como creador de los conceptos: “Cero defectos” y “Aprovecha el día”, y como miembro
portavoz de una agrupación de ejecutivos quienes sostienen la idea de que los problemas en los negocios
norteamericanos son causados por la mala administración y no por malos trabajadores.
Crosby menciona, entre otras cosas que el problema de la administración de la calidad no esta en lo que la
gente desconoce de ella, sino en aquello que se cree saber sobre la calidad, establece que todo mundo es
partidario de ella, todo mundo cree que la entiende, todo mundo piensa que para gozar de ella basta con seguir
las propias inclinaciones naturales y, principalmente, la mayoría de las personas sienten que todos los
problemas en estas áreas son ocasionados por otros individuos.
La esencia de los conceptos de Crosby sobre la calidad se encuentra en lo que llaman los “Absolutos de la
administración de la calidad”, y los “Elementos básicos de mejoría”. Los absolutos de la administración de
calidad de Crosby son los siguientes:
109
Calidad quiere decir cumplir con las condiciones, no-elegancia.- Los requerimientos
deben estar claramente enunciados, actúan como dispositivos de comunicación.
No hay tal problema de calidad.- La calidad se origina en departamentos funcionales y no
en departamento de calidad.
No existe la economía de la calidad. Siempre es menos costoso hacer el trabajo bien a la
primera vez. Es lo que dice cuando la calidad es gratis. Lo que cuesta con las acciones que
acarrea no hacer bien los trabajos la primera vez.
La única medida del rendimiento es el costo de la calidad. Es costo de la calidad son los
gastos por no cumplir las normas, es decir el desembolso por falta de conformidad.
La única norma del rendimiento es “cero defectos”. Crosby cree que el concepto cero
defectos esta mal entendido y en muchas partes se oponen al. Cero defectos no es un programa
motivacional.
Cero defectos es una norma de rendimiento. Es la norma del artesano sin importar su puesto...el tema de cero
defectos es hacerlo bien la primera vez. Esto quiere decir concentrarse en evitar defectos y no encontrarlos y
corregirlos.
Crosby asegura que la calidad no cuesta. No es un regalo, pero es gratuita. Lo que cuesta dinero son las
cosas que no tienen calidad (todas las acciones resultan de no hacer bien las cosas a la primera vez). La
calidad no solo no cuesta, sino que es una autentica generadora de utilidades. Cada peso que se deja de gastar
en hacer las cosas mal, hacerlas de nuevo o en lugar de horas, se convierte en medio peso directamente en las
utilidades. Si se concentran los esfuerzos en asegurar la calidad, probablemente se pueden incrementar las
utilidades de un 5% a un 10% sobre las ventas. Esto es mucho dinero que no cuesta.
Crosby implementa la palabra de la PREVENCIÓN como una palabra clave en la definición de la calidad
total. Ya que él paradigma que Crosby quiere eliminar es el de que la calidad se da por medio de inspección,
de pruebas, y de revisiones. Esto nos originaria perdidas tanto de tiempo como de materiales, ya que con la
mentalidad de inspección esto esta preparando al personal a fallar, así que “hay que prevenir y no corregir”.
Crosby propone 4 pilares que debe incluir un programa corporativo de la calidad, los cuales son:
• Participación y actitud de la administración.
• Administración profesional de la calidad.
• Programas originales.
• Reconocimiento.
14 PASOS DE PHILIP CROSBY
• Compromiso en la dirección.
• Equipo para el mejoramiento de la calidad.
110
• Medición.
• El costo de la calidad.
• Crear una conciencia sobre la calidad.
• Acción correctiva.
• Planificar el día de cero defectos.
• Educación del personal.
• El día de cero defectos.
• Fijar metas.
• Eliminar las causas del error.
• Reconocimiento.
• Consejo de calidad.
• Repetir todo el proceso.
6.3.5 ARMAND FEIGENBAUM
CONTROL TOTAL DE CALIDAD
Feigenbaum sostiene que los métodos individuales, como la estadística o el mantenimiento preventivo, son
segmentos de un programa exhaustivo de Control de Calidad, definido de la siguiente manera:
Un sistema eficaz para coordinar el mantenimiento de la calidad y los esfuerzos de mejora de varios grupos en
una organización, de tal forma a que se optimice el costo de producción para permitir la completa satisfacción
de los clientes.
Feigenbaum subraya que la "calidad no significa "mejor" sino lo mejor para el cliente en servicio y precio".
En el control de calidad la palabra "control" representa una herramienta de la administración, consistente en
cuatro pasos:
• Definir las características de calidad que son importantes.
• Establecer estándares deseados para esas características.
• Actuar cuando se exceden los estándares.
• Planear mejoras en los estándares de calidad.
COSTOS DE CALIDAD
Los Costos de Calidad pueden definirse como aquellos costos incurridos por la industria para dar al cliente un
producto de calidad. Se dividen, de acuerdo con su origen en:
• Costos de prevención: son aquellos en que se incurre para evitar las fallas y sus costos. Los
conceptos usualmente manejados en esta categoría son:
Costos de planeación,
111
Revisión de nuevos productos,
Entrenamiento,
Control de procesos
Adquisición y análisis de los datos de calidad,
Reportes de calidad e
Inversiones en proyectos de mejora.
Costos de evaluación: son aquellos en que se incurre al medir las condiciones del
producto en sus etapas de producción. Los conceptos considerados en esta etapa son:
Inspección de materias primas.
Inspección y pruebas del proceso y producto.
Mantenimiento de la precisión de los equipos de medición.
Evaluación de inventarios.
Costos de fallas internas: son aquellos incurridos por la generación de defectos
durante la operación hasta antes del embarque del producto. Los conceptos incluidos son:
Desperdicio.
Reproceso.
Pruebas.
Fallas de quipo.
Costos de fallas externas: son los generados por defectos en el producto una vez
que son embarcados. Los conceptos en esta área son:
Ajuste de precio por reclamaciones.
Retorno de productos.
Descuentos.
Cargos por garantía.
6.4 CONCEPTO DE NORMA
Las normas son documentos que describen lineamientos o regulaciones de tipo comercial, mediante
especificaciones u otros tópicos, es importante conocer los tipos de normas y los niveles normativos
existentes.
6.5 NIVELES DE NORMALIZACION
• REGIONALES
• NACIONALES
112
• ASOCIACION
• EMPRESA
• INTERNACIONALES
INTERNACIONALES
IEC: Comisión Internacional de Electrotecnia.
OIML: Organización Internacional de Metrología Legal.
ISO Organización Internacional de Normalización, Entre otros.
REGIONALES
COPANT: Comisión Panamericana de Normas Técnicas.
CEN: Comisión Europea de Normalización.
MERCOSUR
NACIONALES
México: economía-normas.gob.mx
6.6 NORMAS ISO 9000
INTRODUCCIÓN
La familia de las normas NMX-CC citadas a continuación se han elaborado para asistir a las organizaciones,
de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de bastión de la calidad eficaces.
ISO 9000
La norma NMX-CC-9000-IMNC describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad y
especifica la terminología para los sistemas de gestión de la calidad
Las Normas ISO 9000 son un conjunto de normas y directrices internacionales para la gestión de la calidad
que, desde su publicación inicial en 1987, han obtenido una reputación global como base para el
establecimiento de sistemas de gestión de la calidad.
Dado que los protocolos de ISO requieren que todas las normas sean revisadas al menos cada cinco años para
determinar si deben mantenerse, revisarse o anularse, la versión de 1994 de las normas pertenecientes a la
familia ISO 9000, fue revisada por el Comité Técnico ISO/TC 176, publicándose el 15 de diciembre del año
2000.
ISO 9001
113
La norma NMX-CC-9001-IMNC especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables
a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los
requisitos de sus clientes y los reglamentos que le sean de aplicación y su objetivo es aumentar la satisfacción
del cliente.
La norma ISO 9001, es un método de trabajo, que se considera tan bueno, Que es el mejor para mejorar la
calidad y satisfacción de cara al consumidor. La versión actual, es del año 2000 ISO 9001:2000, que ha sido
adoptada como modelo a seguir para obtener la certificación de calidad. Y es a lo que tiende, y debe de
aspirar toda empresa competitiva, que quiera permanecer y sobrevivir en el exigente mercado actual.
ISO 9004
La norma NMX-CC-9004-IMNC proporciona directrices que consideran tanto la eficacia como la eficiencia
del sistema de gestión de la calidad. El objetivo de esta norma es la mejora del desempeño de la organización
y la satisfacción de los clientes y de otras parte interesadas.
6.7 IMPORTANCIA DE LA NORMALIZACIÓN
Permite mejorar la adaptación de los productos, procesos y servicios a los propósitos para los cuales fueron
diseñados, Apunta, básicamente, a crear criterios mínimos operativos para un producto, proceso o servicio.
Es una herramienta para el desarrollo de la economía pues permite la racionalización de la producción
(dominio de las características técnicas de los productos, la validación de métodos de producción y la
obtención de ganancias en torno a una mayor productividad y la garantía de la seguridad de los empleados).
6.8 QUÉ ES UNA CERTIFICACIÓN
La acción de una tercera parte que demuestra que se da adecuada confianza a un producto, proceso o servicio
debidamente identificado y que cumple con normas específicas u otros documentos normativos.
6.9 PROCESO DE CERTIFICACIÓN
La certificación es la actividad que consiste en atestiguar que un producto o servicio se ajusta a determinadas
normas, con la expedición de un acta o una marca de conformidad, en la que se da fe documental del
cumplimiento de todos los requisitos exigidos en dichas normas.
Una empresa se decide a certificar su Sistema de Calidad por los siguientes motivos:
• Por exigencia de sus clientes.
• Como herramienta de competitividad.
114
• Para obligarse a tener implantado un Sistema de Calidad.
La certificación debe llevarse a cabo por un organismo habilitado. Para el desarrollo e implantación de un
Sistema de Aseguramiento de la Calidad, existen tres reglas básicas que hay que cumplir:
• Decir lo que se hace.
• Hacer lo que se dice.
• Poder demostrarlo.
En base a estas tres reglas se puede dividir el proceso de desarrollo e implantación del Sistema:
• Desarrollo del Sistema.
• Implantación del Sistema.
• Certificación.
DESARROLLO DEL SISTEMA.
DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CALIDAD
La documentación que sustenta el Sistema de Calidad debe dar respuesta a todos los apartados de la norma
utilizada, siempre que sean de aplicación a las actividades que se realizan en la empresa.
Esta documentación puede estar compuesta por un Manual de Calidad, Procedimientos de Aseguramiento de
la Calidad y Operativos, Instrucciones de Trabajo y Especificaciones.
MANUAL DE CALIDAD
Es un documento general, de aplicación a todas las áreas de la empresa.
Incluye:
• Presentación de la empresa.
• Política y objetivos sobre la Calidad.
• Organigrama de la organización, y funciones.
• Disposiciones para conseguir la Calidad.
PROCEDIMIENTOS DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD.
Documentos que dan respuesta a apartados concretos de la norma, y que desarrollan las pautas fundamentales
que se dan el Manual de Calidad.
115
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Estos pueden definirse como documentos que desarrollan las pautas fundamentales que se describen en el
Manual de Calidad o en los Procedimientos de Aseguramiento de la Calidad, y que recogen los requisitos
exigidos por la operativa de la empresa. En éstos se incluirá además del objeto, alcance, responsabilidades y
desarrollo del mismo, los registros que se generan como consecuencia de las actividades descritas.
La utilidad de los procedimientos es:
Implantación del Sistema de Calidad.
Implantación de una operativa: Normalizan los métodos de actuación, evitando
indefiniciones e improvisaciones.
INSTRUCCIONES DE TRABAJO Y ESPECIFICACIONES
Es importante definir las actividades que se van a realizar en el desarrollo de un Sistema de Calidad; las
cuales deben ser coordinadas por el Responsable de Calidad y por el Comité de Calidad:
Definir los procedimientos a crear, cubriendo siempre tanto los apartados de la norma que
se aplique, como las actividades incluidas en el Sistema de Calidad de la empresa.
Asignar los responsables para la elaboración del Manual de Calidad, Procedimientos e
Instrucciones de Trabajo.
Revisar y aprobar los documentos generados, por las autoridades con competencia para ello.
Distribuir la documentación aprobada a los implicados en el cumplimiento de ella.
La implantación de la documentación generada puede hacerse en paralelo a la generación de dicha
documentación, o una vez completada la documentación en su conjunto. Es por tanto en este momento
cuando comienza la implantación del Sistema de Calidad en la empresa. Las dificultades que se pueden
presentar durante el desarrollo de un Sistema de Calidad, pueden depender del tamaño de la empresa, del
sector de actividad de la misma, etc. Aunque hay problemas comunes como pueden ser los siguientes:
Falta de disponibilidad del Representante de la Dirección.
Trabas de los empleados / operarios para la utilización de procedimientos escritos.
Poco apoyo de la Dirección y de los mandos intermedios.
Trabas para redactar procedimientos con cierta complejidad técnica (p.e. procedimientos de
calibración).
Revisión y aprobación de los procedimientos sin estudiarlos.
IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
La implantación consiste en poner en práctica lo que se ha escrito en los procedimientos. Es en esta etapa
cuando se ponen de manifiesto las virtudes y defectos de los documentos redactados, y cuando surgen las
necesidades de cambios en dichos documentos.
116
El Responsable de Calidad debe coordinar estas actividades consensuado los cambios entre todo el personal
involucrado, y asegurarse de que se levan a cabo las revisiones y aprobaciones correspondientes.
El Responsable de Calidad mantendrá informado al Comité de implantación de la marcha de estas
actividades.
Al ponerse en marcha los procedimientos, comenzará la generación de registros, como evidencia de las
actividades realizadas, es importante tener en cuenta las opiniones y comentarios de los involucrados en el
Sistema.
Los problemas más comunes que se suelen presentar en la implantación de un Sistema de Calidad son los
siguientes:
• Resistencia al cambio en la realización de actividades del personal implicado.
• Acumulación de documentos, formatos, registros, etc.
• Mala distribución de la documentación.
• Complejidad de los documentos.
• Falta de implicación de los Mandos en la implantación del Sistema.
CERTIFICACIÓN
Después de un cierto tiempo de rodaje del Sistema, la empresa debe estar en condiciones de certificar su
Sistema de Aseguramiento de la Calidad.
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
Envío de la documentación al organismo certificador.
Visita previa del organismo certificador a la empresa.
Auditoria de certificación.
Si existen desviaciones o no conformidades elaborar un plan de acciones correctoras.
Si es requerida se realizará una Auditoria extraordinaria.
Si se cumplen los requisitos de certificación, el organismo certificador concederá el
correspondiente certificado.
Es necesario después de la certificación un seguimiento interno y externo por parte de la empresa.
SEGUIMIENTO INTERNO
Se requiere de las siguientes actividades:
Realización de Auditorias internas, como herramienta para encontrar posibles desviaciones
y también para mejorar el Sistema.
Ejecución de acciones correctoras y preventivas, como consecuencia de las desviaciones
encontradas en las Auditorias internas y en el día a día de la empresa.
117
Revisión del Sistema por la Dirección. Para ello se utilizarán como datos de partida, entre
otros, los derivados de la ejecución de acciones correctoras y de las Auditorias internas.
La realización de Planes de Formación para el personal involucrado en tareas que puedan
afectar a la Calidad.
SEGUIMIENTO EXTERNO
La actuación del organismo certificador no termina con la concesión del certificado; este certificado necesita
un "mantenimiento" por parte de dicho organismo:
AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO
La frecuencia de estas Auditorias depende del organismo certificador. En cada Auditoria de seguimiento el
organismo certificador genera el correspondiente informe de Auditoria; sobre la base de esta se elabora el
plan de acciones correctoras o se realiza una Auditoria extraordinaria.
AUDITORÍAS DE RENOVACIÓN
La frecuencia de estas Auditorias es menor que las de seguimiento, pero son de mayor intensidad. Después de
una Auditoria extraordinaria o de renovación, el organismo certificador puede considerar que la empresa no
cumple los requisitos para mantener el certificado; en este caso dicho organismo procederá a la retirada del
mismo.
INSTITUCIONES AUDITORAS
Durante el proceso de certificación ISO 9000 aparecen en escena cuatro figuras que estarán relacionadas a la
auditoria en la empresa:
• Los organismos de certificación, también conocidos como cuerpos certificadores, son las
organizaciones que se dedican a emitir certificados ISO 9000 a las empresas. Para poder emitir estos
certificados, estas organizaciones deben poseer primero un permiso de funcionamiento. Esto se logra
declarando que operan bajo el conjunto de reglas y regulaciones que se encuentran en un documento
conocido como EN 45012. A su vez cada país opera una agencia de acreditación gubernamental o
privada que tiene la facultad para emitir permisos de funcionamiento, durante un período fijo de
tiempo, como organismo de certificación ISO 9000. Por consiguiente, una vez que una agencia de
acreditación considera que una organización satisface los requerimientos EN 45012 y que ha
cancelado la cuota de inscripción correspondiente, esta organización puede operar como organismo
de certificación ISO 9000.
• Organización asesora / conductora, contratada por la empresa que desea obtener la certificación
basada en el prestigio que esta sustenta, esta estará encargada en dirigir la auditoria externa y será
118
representada en la empresa durante el proceso por el auditor certificado quien es un profesional
contratado por la organización asesora.
• Auditores certificados, los requisitos para llegar a ser un profesional auditor comprenden el asistir a
un curso de evaluador en jefe, aprobar un examen de dos horas de duración y dirigir al menos cinco
revisiones para demostrar que comprende las normas y que sabe revisar un sistema de aseguramiento
de la calidad y que además ha cancelado la cuota a uno de los cuerpos de certificación de auditores
como: RAB en Estados Unidos, IRCA en Reino Unido, COFRAC en Francia, UNI en Italia,
AENOR en España, INMETRO en Brasil, entre otros. Dependiendo del grado de experiencia que
muestre el auditor este puede llegar a ser mucho más flexible y comprensivo ya que no hay una sola
forma de interpretar las normas ISO 9000. Cuando un auditor revisa un sistema no documentado, es
decir no tiene experiencia en el funcionamiento de la empresa, este enfrenta el desafío adicional de
descubrir y comprender de manera literal el sistema al mismo tiempo que lo audita.
• Auditor interno, esta persona es un miembro de la empresa que busca ser certificada y es capacitada
para este fin. Tal como lo indican los lineamientos ISO 10000, no es necesario que el auditor interno
pertenezca al departamento que se encontrará auditando, pero es un elemento esencial debido a que
trabajará en coordinación con la auditoria externa y además tiene la ventaja que conoce el proceso
productivo y la forma en que este se ha venido administrando previo a la certificación.
6.10 BENEFICIOS DE UNA CERTIFICACIÓN
BENEFICIOS DE MERCADO
Incrementa la ventaja competitiva.
Incrementa el acceso a los mercados globales.
Satisface los requerimientos del comprador.
Mejora la satisfacción del cliente.
Realza la imagen pública.
BENEFICIOS ESTRATEGICOS
Reconocimiento en todo el mundo.
Mejora el entendimiento de los requerimientos legales.
Mejora la gestión del riesgo.
BENEFICIOS FINANCIEROS
Incrementa la confianza de los accionistas.
119
Disminuye los costos de seguros.
Facilita el acceso al mercado financiero.
120
CAPITULO VII: CODIGO DE ETICA
7.1 LA ÉTICA Y EL AUDITOR
La ética profesional es una parte de la ética, que estudia los deberes y los derechos de los profesionales. La
ética general comprende las normas mediante las cuales un individuo decide su conducta. Por lo general la
ética, como código de conducta, influye en las personas y además, en su ámbito profesional y en las
relaciones que establecen con terceros.
Ética es una palabra derivada del vocablo griego ethikos, que define aquella parte de la filosofía que trata de
la moral y de las obligaciones del hombre en un contexto de entregar las reglas de conducta que deben
seguirse para hacer el bien y evitar el mal; es en esta línea que podemos inferir que no hay éticas especificas,
sino una sola ética, la del ser humano, la de la persona, y que solo encuentra especificaciones diversas,
atendiendo a las distintas circunstancias en las que el hombre se encuentra.
Es evidente que este tema, considerando sus características y consecuencias en su aplicación, es inagotable y
solo se tratara de abarcar las cuestiones más relevantes. Las reglas o normas que rigen la conducta humana, no
pueden ser definidas sino en función de la naturaleza del hombre; las diferentes actitudes humanas, es decir,
las predisposiciones a pensar, sentir y actuar con relación a algo, se les comprende vinculadas a la estructura
del carácter de la persona, a quien atribuimos una virtud o un vicio, precisamente estos aspectos están
inmersos en las disciplinas de la ética y la moral.
El objetivo es abordar, en forma breve y para su reflexión, el tema de la ética del auditor. Puesto que en
cualquier acción disciplinaría contra los auditores daña su reputación profesional, por lo tanto, tenemos que
tener un gran cuidado al realizar nuestras actividades como auditores, de modo que se apeguen a los ideales
del código de ética.
Un código de ética sirve para organizar y entender mejor las reglas de conductas del auditor.
7.1.1 INDEPENDENCIA, INTEGRIDAD Y OBJETIVIDAD
El auditor no emitirá opinión alguna sobre los resultados de una empresa a menos que él, sea independiente a
la empresa auditada. Esta independencia es una de las características más importantes del auditor, ya que solo
manteniendo la reputación de independientes están en posibilidad de servir con propiedad a quienes confían
en ellos.
Tradicionalmente la independencia ha sido definida como la capacidad de actuar con integridad y objetividad.
La integridad es un elemento de carácter, representado por la firmeza del principio moral, rectitud y honradez.
La objetividad, en lo que corresponde a los auditores, representa la capacidad de mantener una actitud
121
imparcial y manejar de un modo libre de desviaciones todos los asuntos que caen bajo su revisión. Como
profesionales independientes los auditores no subordinarán su criterio a las opiniones de los clientes.
Los usuarios de los estados financieros tienen el derecho de suponer un juicio independiente por parte de los
auditores que expresan sus opiniones sobre los estados. El estado de independencia mental, al que también se
le llama independencia de hecho, es algo que exigen las normas de auditoria generalmente aceptadas.
Puesto que los usuarios de los estados financieros no pueden determinar el verdadero estado de independencia
del auditor, lo más probable es que el usuario base cualquier conclusión sobre las señales externas indicativas
de la independencia del auditor. Si el usuario conoce que existe una íntima asociación entre el auditor y la
administración, entre el auditor y los propietarios, o entre el auditor y un grupo en particular de usuarios, es
probable que dude de la independencia del auditor. Por lo tanto corresponde a los auditores evitar todas las
relaciones que puedan ocasionar que los usuarios tengan duda sobre su independencia.
La conclusión a que llega el observador bien informado al evaluar la relación del auditor es la prueba final de
sí dicha relación puede ocasionar que se dañe la apariencia de independencia del auditor. Este debe ponerse
en el lugar del observador y después, tomando en cuenta todos los hechos, fuerza de carácter normal y
comportamiento normal bajo las circunstancias, el auditor tiene que decidir sí la relación amenaza su
integridad y objetividad.
Se debe evitar cualquier relación que dañe la apariencia de independencia ante un observador bien informado.
Aunque en realidad la apariencia de independencia no garantiza la independencia de hecho, la cual es la
integridad y objetividad producida por una actitud mental independiente, dicha apariencia es fundamental
para mantener la confianza de los clientes.
En cada una de las reglas de conductas del código de ética profesional, no se describen todos los actos que
están prohibidos, ni todos los actos permitidos. El auditor debe esforzarse por cumplir con el espíritu del
código, y no sólo con la redacción de las reglas.
Se espera que los auditores no eviten las relaciones con el personal de la empresa auditada, ni menos las que
mantiene durante su examen de auditoria. Es completamente natural que los auditores y el personal de la
empresa auditada puedan tener relaciones sociales, religiosas y cívicas normales. Ningún observador
razonable pondría en duda la integridad y objetividad del auditor debido a estos contactos, pero si el auditor
entrara en alguna inversión conjunta con algún funcionario, director, o accionista de la empresa auditada, el
observador podría dudar de la independencia del auditor.
122
7.1.2 OBJETIVIDAD PROFESIONAL
Es la capacidad de un profesional de llegar a conclusiones correctas respecto a los asuntos que se le
encomiendan. El principio de objetividad impone a todos los auditores profesionales la obligación de ser:
justos, honestos intelectualmente y libres de conflictos de interés.
Es la capacidad del auditor de mantenerse independiente en sus juicios profesionales, evitar influencias
propias y de otros que pudieran deteriorar las conclusiones verdaderas derivadas de las evidencias mismas del
problema. Para ser objetivo, se debe ser independiente.
7.1.2.1 INDEPENDENCIA DE HECHO
Es un ingrediente básico cuyo deterioro impide la ejecución de los servicios profesionales, por lo tanto, es
deber de todo auditor mantenerla impecable en cualquier forma que preste sus servicios.
7.1.2.2 INDEPENDENCIA DE APARIENCIA
Es la confianza que un observador razonable, en la capacidad del auditor, tiene para ejecutar su trabajo de
manera honesta.
Cuando el auditor es contratado como empleado de una organización, pierde la independencia de apariencia y
en consecuencia no puede ser auditor externo de la misma entidad.
7.2 NORMAS GENERALES Y TÉCNICAS
Un auditor debe cumplir con las siguientes normas generales y tiene que justificar cualquier desviación de las
mismas:
a) Competencia profesional.- Un auditor sólo debe aceptar aquellos compromisos que
razonablemente él o su equipo de trabajo esperar terminar con competencia profesional.
b) Debido cuidado profesional.-El auditor debe poner el debido cuidado profesional en el
desarrollo de un compromiso.
c) Planeación y supervisión.- El auditor deberá planear y supervisar adecuadamente el
trabajo.
d) Suficiente información relevante.-El auditor debe obtener suficiente información relevante
que le permita establecer una base razonable para llegar a conclusiones o recomendaciones en
relación con el trabajo.
e) Pronostico.-El auditor no permitirá que se utilice su nombre en relación con cualquier
pronóstico de operaciones futuras, de modo tal que haga creer que él garantiza la posibilidad de
cumplimiento del pronostico.
123
Los auditores que prestan servicios profesionales tienen la responsabilidad de ser competentes, ejercer el
debido cuidado y observar las normas y técnicas establecidas por los organismos profesionales. Tienen que
tener los suficientes conocimientos y capacidad para planear y supervisar adecuadamente todos los trabajos.
El auditor a cargo de un compromiso no tiene necesidad de ser competente para llevar a cabo todos los
aspectos del trabajo en lo personal, pero tiene que estar en posición de definir las tareas, supervisar a quienes
las ejecutan evaluar su realización y llegar a una conclusión general.
Aquellos que se presentan por sí solos como auditores en ejercicio declaran tener el grado de habilidad que
normalmente poseen los equipos de trabajos en una empresa de auditoria. Se espera que terminen el trabajo de
acuerdo con las normas profesionales. Tienen que planear de manera competente el trabajo, supervisarlo y
obtener la información suficiente, así como ejercer cuidado y diligencia razonables en todas las fases del
trabajo, no obstante, no se espera que sean infalibles o libres de errores de criterio. Los auditores en ejercicio
no solo tienen que estar bien informados sobre las normas profesionales apropiadas y los asuntos técnicos
aplicable al trabajo, sino que también tienen que comprender las características generales del negocio de sus
clientes. Deben tener un conocimiento profundo sobre la industria en particular de su cliente y en especial
sobre la de todas las empresas que son su cliente, que de tal manera puedan estar seguro de que ha obtenido la
información suficiente que sirva de base a las conclusiones o recomendaciones a que se llegue en el trabajo en
particular.
La constante capacitación es fundamental para que el auditor logre los requerimientos de competencia. Un
requisito mínimo es mantenerse actualizado en las últimas leyes publicadas.
Muchos auditores han encontrado que los cursos de desarrollo profesional son una herramienta efectiva de
mantener la competencia en numerosas áreas. Es tan importante el tema de la capacitación que cierto número
de países han establecido leyes que, para renovar la licencia para ejercer, exigen a los auditores evidencias de
haber cursado un número de horas de capacitación.
Tanto si lo exige la ley o no, las personas profesionales deben aceptar la responsabilidad de mantenerse
competentes en todos los aspectos de sus trabajos.
7.3 RESPONSABILIDAD HACIA LA SOCIEDAD
a) Independencia de criterio.- Al expresar cualquier juicio profesional el contador público
acepta la obligación de sostener un criterio libre de conflicto de intereses e imparcial.
b) Calidad profesional de los trabajos.-En la prestación de cualquier servicio se espera del
contador público un verdadero trabajo profesional, por lo que siempre tendrá presentes las
disposiciones normativas de la profesión que sean aplicables al trabajo específico que esté
124
desempeñando. Actuará asimismo con la intención, el cuidado y la diligencia de una persona
responsable.
c) Preparación y calidad del profesional.-Como requisito para que el contador público
acepte prestar sus servicios, deberá tener el entrenamiento técnico y la capacidad necesaria para
realizar las actividades profesionales satisfactoriamente.
d) Responsabilidad personal.-El contador público siempre aceptará una responsabilidad
personal por los trabajos llevados a cabo por él o realizados bajo su dirección.
7.4 RESPONSABILIDADES HACIA QUIEN PATROCINA LOS SERVICIOS
a) Secreto profesional.- El contador público tiene la obligación de guardar el secreto
profesional y de no revelar, por ningún motivo, en beneficio propio o de terceros, los hechos,
datos o circunstancias de que tenga o hubiese tenido conocimiento en el ejercicio de su
profesión. Con la autorización de los interesados, el contador público proporcionará a las
autoridades competentes la información y documentación que éstas le soliciten.
b) Obligación de rechazar tareas que no cumplan con la moral.- Faltará al honor y
dignidad profesional todo contador público que directa o indirectamente intervenga en arreglos
o asuntos que no cumplan con la moral.
c) Lealtad hacia el patrocinador de los servicios.- El contador público se abstendrá de
aprovecharse de situaciones que puedan perjudicar a quien haya contratado sus servicios.
d) Retribución económica.- Por los servicios que presta, el Contador Público se hace acreedor
a una retribución económica.
7.5 RESPONSABILIDAD HACIA LA PROFESIÓN
a) Respeto a los colegas y a la profesión.- Todo contador público cuidará sus relaciones con
sus colaboradores, con sus colegas y con las instituciones que los agrupan, buscando que
nunca se menoscabe la dignidad de la profesión sino que se enaltezca, actuando con
espíritu de grupo.
b) Dignificación de la imagen profesional a base de calidad.-Para hacer llegar a la sociedad
en general y a los usuarios de sus servicios una imagen positiva y de prestigio profesional,
el contador público se valdrá fundamentalmente de su calidad profesional y personal,
apoyándose en la promoción institucional y cuando lo considere conducente, para aquellos
servicios diferentes a los de dictaminación, podrá comunicar y difundir sus propias
capacidades sin demeritar a sus colegas o a la profesión en general. Los servicios de
dictaminación se refieren a los provenientes de la auditoria de estados financieros. No es
permisible utilizar para fines publicitarios el término genérico de auditoria.
c) Difusión y enseñanza de conocimientos técnicos.-Todo contador público que de alguna
manera transmita sus conocimientos, tendrá como objetivo mantener las más altas normas
125
profesionales y de conducta y contribuir al desarrollo y difusión de los conocimientos
propios de la profesión.
7.6 RESPONSABILIDAD PARA CON LOS CLIENTES
Al recopilar la evidencia suficiente para expresar un dictamen profesional es natural que los auditores lleguen
a conocer las negociaciones financieras y comerciales más privadas del cliente. Se enteran de futuras fusiones,
nuevos productos, cambios en las tasas de dividendos, cambios en el personal y otra información
confidencial.
Si el auditor llegara a revelar esta información confidencial el cliente podría sufrir graves daños.
La exposición de información confidencial también daña la carrera profesional del auditor, así como a toda la
profesión. Los auditores respetan la naturaleza confidencial de la información obtenida al llevar a cabo
trabajos profesionales para sus clientes actuales y también en el caso de los clientes potenciales y clientes
anteriores.
Los auditores deben comprender que mucha de la información sobre los asuntos del cliente no es conocida
por todos los empleados de dicho cliente y tiene que asegurar que se mantenga confidencial. No debe permitir
que personas no autorizadas tengan acceso a los papeles de trabajo donde aparece esta información.
La regla sobre información confidencial se aplica igualmente a los colegas, y por consiguiente le está
prohibido a un auditor anterior discutir asuntos del cliente con un nuevo auditor sin el permiso del cliente. A
los auditores que vendan su oficina les está prohibido traspasar los papeles de trabajo a los nuevos
propietarios sin la autorización de cada cliente.
7.7 RESPONSABILIDAD PARA CON LOS COLEGAS
La reputación de la profesión no solo depende de la conducta de los auditores individuales, sino que la
mejoría de los servicios y el avance de la profesión también dependen de la confianza mutua que existe entre
los auditores. Es esencial el libre intercambio de información y es una fuente principal de información sobre
las prácticas y técnicas de evolución de la profesión. Por lo general los auditores no mantienen en secreto sus
ideas y descubrimientos sino que los discuten en reuniones profesionales, escriben sobre ellos en revistas
especializadas e incluso los proporcionan para curso de desarrollo profesional.
Debido a que la reputación de un auditor individual depende en gran parte de la reputación de la profesión, en
general los auditores deben preocuparse por que los colegas también cumplan con las normas profesionales
apropiadas. La mayoría de los auditores aceptan con agrado la oportunidad de aprender como mejorar sus
procedimientos y cumplir mejor con sus funciones.
126
Cuando se mantiene dentro de los límites razonables, la rivalidad profesional puede representar una función
valiosa. El espíritu competitivo de alcanzar logros y sobresalir motivará a los auditores a trabajar
intensamente, a luchar por obtener trabajos que representen un reto mayor, obtener clientes que hagan más
rentable el ejercicio de la profesión y aumentar su preocupación por el bienestar de los clientes.
7.8 OTRAS RESPONSABILIDADES Y PRÁCTICAS
Las reglas que por lógica no corresponden a otro sub-tema y cuyo fin principal es aumentar el respeto y la
confianza del cliente. Estas reglas oscilan desde algunas muy generales a otras muy específicas.
Desde un punto de vista filosófico no se necesita otra regla más que la que exige que el auditor no cometa una
acción que desacredite a la profesión.
En realidad todas las demás cláusulas del código de ética profesional son interpretaciones de esta regla
general. Las demás reglas ayudan a los auditores a conocer cuales acciones han sido consideradas como
deshonrosas para la profesión. Bajo esta regla general, cualquier cosa que el auditor haga de naturaleza ilegal
o inmoral que se considere que desacredita a la profesión dará como resultado una acción disciplinaria.
Con relación a los conceptos de ética profesional se afirma que los auditores “deben apoyar los esfuerzos para
lograr igualdad de oportunidades para todos, sin tomar en cuenta razas, credos religiosos o sexos, y contribuir
a esta meta mediante sus propias relaciones de servicios y prácticas de empleo”.
Entonces la ética, es y debe ser un tema de constante actualidad, que su difusión en todos los niveles de la
enseñanza debe ser sistematizada, de suerte que nuestra generación y las futuras generaciones se eduquen en
el campo ético; esto repercutirá positivamente en el afán que todos se han impuesto, el de erradicar la no
práctica de la ética profesional.
127
CAPITULO VIII: FRAUDE
8.1 CONCEPTO
Es un engaño mediante el cual alguien perjudica a otro y se beneficia a sí mismo. Acto ilícito realizado para
ocupar derechos o eludir obligaciones legales.
La posibilidad de fraude siempre esta presente en cualquier tipo de utilización de recursos; por consiguiente,
es un aspecto que deberá tener presente la administración y otras partes interesadas en la organización.
Un fraude requiere ser detectado y dentro de lo posible, debe ser prevenido. La responsabilidad primaria sobre
estos hechos es de la administración, incluyendo a sus funcionarios de línea y área de contabilidad; sin
embargo la administración necesita apoyarse en alguien para que le ayude en estos casos, ese alguien viene a
ser los auditores internos.
El énfasis actual en materia de fraude se refleja en los estándares publicados por el Instituto de Auditores
Internos (E.U.A); en efecto, en los “estándares para la práctica de la auditoria Interna que en su sección 280,
establece”:
“En el ejercicio del debido cuidado profesional los auditores internos, deben estar en la posibilidad
de detectar errores por comisión u omisión, ineficiencia, desperdicios, falta de efectividad y
conflictos de intereses. También deberá estar alerta sobre aquellas actividades y en circunstancia
donde se presenten irregularidades con mayor frecuencia
“El auditor interno no debe dar una absoluta seguridad de que no exista irregularidades o
deficiencias; por consiguiente, el auditor interno siempre deberá considerar la posibilidad de que
determine irregularidades o deficiencias durante sus asignaciones de auditoria interna”.
El estándar no establece que el auditor interno crea responsabilidades por la detección de fraudes; sin
embargo, si requiere que esté alerta para ello, saber que puede existir, y considerar siempre esta
situación durante el desarrollo de una auditoria. Además el estándar puntualizará claramente que el
auditor no deba dar una absoluta seguridad de que no existan irregularidades.
128
8.2.-ELEMENTOS DEL FRAUDE
Sujeto Activo.
Sujeto Pasivo.
Objeto.
8.3 ÁREAS SENSIBLES
INSUFICIENCIA DEL CAPITAL DE TRABAJO
Este puede ser indicativo de problemas tales como exceso de expansión, decremento en los ingresos,
transferencias de fondos a otras organizaciones, créditos insuficientes y exceso de gastos.
ALTA ROTACION DEL PERSONAL DE FINANZAS Y CONTABILIDAD
El cambio continuo del personal de finanzas y de contabilidad puede ser indicativo de desempeño inadecuado,
bien sea por la gente o por los sistemas y debilidades en el control interno.
129
USO DE UNA SOLA FUENTE DE PROCURACION
Una buena práctica de procuración requiere la competencia de proveedores a fin de que la organización
obtenga los mejores productos al mejor precio.
EXCESIVO GASTOS DE VIAJE
En la revisión de gastos de viaje el auditor puede encontrar viajes personales no autorizados, gastos de
representación injustificados, gastos superiores a los autorizados por la organización y otro tipo de gastos de
naturaleza similar.
DECREMENTO DE PERSONAL
Este esta enfocado a la revisión de la forma en que estas distribuido el trabajo y que por diferentes razones, el
personal ha disminuido su calidad, productividad, interés del trabajo.
EXCESO GASTOS DE CONSULTORIA Y HONORARIOS
Estos pueden ser indicativos de abusos en servicios encomendados a terceros, favoritismo y problemas
especiales de la organización que requieren de un extenso trabajo legal.
CAMBIOS EN LOS AUDITORES EXTERNOS
En algunos casos el cambio de auditores externos puede ser indicativo de diferencia de opinión respecto al
método de manejo de cierto tipo de transacciones.
FALTANTES EN INVENTARIOS
Un inadecuado almacenaje puede dar motivo a robos o mal uso de los activos.
INFORMES EXTEMPORANEOS
Informes que por costumbre se presenta extemporáneamente, pueden estar manipulados o cubrir acciones
fraudulentas.
MUCHAS CUENTAS BANCARIAS
El uso de un gran número de cuantas bancarias, superior a las que normalmente se requieren, puede ser
indicativo de desvío de fondos o cobertura de transacciones ilegales.
DIFICULTADES DE COBRANZA
Cualquier problema en la recuperación de cuentas por cobrar deberá ser analizado para determinar si existen
ventas ficticias y si se ha dispuesto de fondos recibidos por concepto de cobranza.
Metodología para el manejo del fraude.
Identificación de indicadores.
130
Los actos fraudulentos se pueden descubrir por diferentes maneras: el auditor interno los puede detectar
durante el curso de sus revisiones; algunos documentos pueden contener conceptos cuestionables a los que se
puede dar seguimiento para descubrir irregularidades. Es factible que se presenten alegatos entre terceros o
empleados de la organización que deriven en suspicacias respecto al por qué de tal discusión.
INFORMACIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
Tan pronto exista la sospecha de un fraude debe ser informada de inmediato a los altos funcionarios de la
organización ya que ésta, generalmente, está interesada en este tipo de problemas. También es importante
avisar que se tomen medidas oportunas y evitar así cualquier tipo de difusión poco favorable.
INICIO DE LA INVESTIGACIÓN
Tan pronto se haya revisado los hechos preliminares, se debe de preparar un plan de acción y encargar el caso
a un auditor o a un investigador específicamente designado.
Es especialmente importante iniciar la investigación tan pronto como sea posible para prevenir la destrucción
o alteración de registros, obtener confesiones y allegarse de evidencia que pueden ser usadas durante el
desarrollo de la investigación.
El auditor interno deberá determinar los tipos de registro y la documentación soporte que será revisada. Para
prevenir la necesidad de un chequeo detallado, es conveniente entrevistar al personal clave que conoce del
caso, así como a testigos, antes de iniciar la revisión.
El tipo de evidencia, necesario para probar el caso, deberá ser discutido para asegurar la calidad de la misma.
Durante la etapa de planeación para allegarse de informes y datos, se debe recabar el número, nombre y
posición de las personas para identificar sus antecedentes y conocer si existe algún indicativo de problemas
personales o de cualquier otra índole.
CONDUCCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Coordinación de esfuerzos. En la conducción de la investigación es necesario coordinar en primer orden, los
esfuerzos de todas las partes involucradas.
• Selección del procedimiento de Auditoria.
• Determinación de beneficios personales.
• Investigación de áreas específicas.
• Técnicas de entrevistas.
• Información proveniente del delatado.
• Oportunidad de la entrevista.
131
• Derechos de los empleados.
• Conducción de la entrevista.
• Confesiones por escrito.
REEVALUACIÓN DE LOS CONTROLES INTERNOS
Como conclusión de las investigaciones, el auditor interno deberá hacer un cuidadoso análisis de los controles
internos relativos. Su interés se centra en lo siguiente:
• Cual fue la causa del problema: control interno ineficiente o controles que no funcionan.
• Puede ocurrir el mismo tipo de fraude cometido en otras áreas de la organización.
• Existen controles preventivos adicionales justificables económicamente.
• Cualquier propuesta de expansión, se puede encajar bajo el patrón normal de operación, y
así lo aceptan los empleados, o requiere de ajustes especiales.
• Como se puede revisar el programa de auditoria para prevenir actos fraudulentos como el
recién ocurrido.
Con base en los hechos del caso se debe decidir si se despide al empleado deshonesto, si el caso se turna a las
autoridades competentes, y a la forma de recuperar lo faltante.
Por otro lado, si la decisión es poner el caso en manos de las autoridades y él sospechoso resulta inocente, la
administración deberá decidir cual será el nuevo trabajo a confiarle en restitución a su empleado.
El auditor interno reconocer que en algunos casos es muy difícil decidir si el sospechoso se pone en manos de
la autoridad. La decisión dependerá del monto de lo defraudado, del tipo de fraude, el tipo de evidencia
disponible, las circunstancias por las que defraudó y altas consideraciones de tipo político.
Es especialmente frustraste para un auditor interno concluir con una investigación, entregar toda la evidencia
a las autoridades competentes y, finalmente, que no se haga nada.
REDACCIÓN DEL INFORME
Cuando el resultado de las pruebas de auditoria identifica distorsiones en los estados financieros, el auditor
debe considerar sí esas distorsiones son o no son indicativas de fraude. Esta determinación afecta la
evaluación de importancia relativa hecha por el auditor y las respuestas necesarias que se determinen como
resultado de esa evaluación.
Si el auditor considera que las distorsiones pueden ser el resultado de fraude, pero que el efecto de ellas en los
estados financieros no es significativo, el auditor de todas maneras debe evaluar las implicaciones,
132
especialmente aquellas relacionadas con la posición, en la organización de la entidad de la(s) persona(s)
involucrada(s).
8.4 MEDIOS PARA EFECTUAR FRAUDES
El boletín 3070 en la evaluación de la evidencia de auditoria de riesgo de distorsiones significativas debido a
fraude, la evaluación de estos riesgos por el auditor debe ser un proceso continuo durante la auditoria.
Durante el trabajo de campo, pueden identificarse condiciones como las que se mencionan a continuación que
hagan necesario modificar o apoyar el juicio de auditoria referente a su evaluación del riesgo:
Dentro de los estados financieros la evaluación durante la auditoria de riesgos de distorsiones significativas
debido a fraude. La evaluación de estos riesgos por el auditor debe ser un proceso continuo durante la
auditoria.
133
8.4.1 DENTRO DE LOS DOCUMENTO
Que sean falsificados.
Inventados.
Reutilizados.
8.4.2. DOCUMENTOS ALTERADOS
Borraduras en cantidades.
En importe.
En operaciones aritméticas.
8.4.3. CON FIRMAS APÓCRIFAS
Se deberá de tener un catalogo de firmas de los altos funcionarios o de las personas autorizadas para el
manejo de cuentas y documentos importantes, ya que las firmas pueden ser falsificadas y ser utilizadas en
actos de ilícitos, además esta sé darán de alta en las instituciones bancarias en donde se maneje las cuantas de
la entidad las cuales se podrán visualizar y se darán que son autorizadas.
8.4.4 CARENCIAS O RETRASOS DE CONTROLES
Registros contables.
Conciliaciones.
Arqueos.
Supervisión.
Control físico y autorizaciones.
8.4.5. FORMAS EN QUE SE DETECTA UN FRAUDE
Durante la auditoria.
Por otro departamento ratificado por auditoria.
Por el departamento responsable y ratificado por auditoria.
Hechos irregulares reportados por el departamento responsable.
Denuncia internas o de terceros.
8.4.6. RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR INTERNO
Las responsabilidades del auditor interno, en materia de fraudes, en principio se pueden resumir como sigue:
En la revisión de sistemas ayudará a evaluar el alcance en la prevención y detección de
fraudes, con las relativas consideraciones a los demás objetivos operacionales.
134
Estar alerta a las posibilidades de fraude en la revisión de las actividades operativas
desarrolladas por el personal de la organización, incluyendo la evaluación constructiva de la
capacidad administrativa.
Asistir y cooperar con otro personal de la organización a quien se le haya asignado la
responsabilidad de investigar fraudes ya cometidos o sospechas de ellos.
Desempeñar asignaciones especiales relacionadas con fraudes requerimiento específico de
administradores de la organización.
Buscar, directa o indirectamente, un balance orientando su esfuerzo hacia los fraudes y
hacia la máxima de servicios en otro tipo de necesidades de la administración.
8.5 EL AUDITOR INTERNO Y EL FRAUDE
El auditor interno deberá:
Descubrir el fraude por diferentes normas durante el curso de sus revisiones.
Informar de inmediato de una sospecha de fraude, a los funcionarios de la organización.
Una vez detectado el fraude, el auditor interno deberá preparar un plan de acción y encargar
el caso a un investigador específicamente designado. (iniciar la investigación).
Coordinar los esfuerzos de todas las partes involucradas.
Llevar acabo las acciones en contra del defraudador.
La administración deberá de tomar la iniciativa en el caso del defraudador de realizar el despido y turnar a las
autoridades correspondientes.
135
CAPITULO 1X: CASO PRACTICO
9.1 INTRODUCCION
En el presente trabajo encontraran el desarrrollo de una auditoria operacional-administrativa de la Cia. Cartón
y Mas S.A. de C.V., que tiene como objetivo conocer el funcionamiento financiero e integral de una entidad
comercial y dar un diagnostico sobre su funcionabilidad a través de una revisión analítica de los procesos que
realiza diariamente la empresa en el área de tesorería..
Dicha revisión se realiza para conocer que sistema utiliza para realizar sus operaciones diarias y conocer el
grado de confiabilidad que tiene la empresa, para llevar a cabo la revisión se estableció el siguiente plan de
trabajo :
- Accesoria en Tesorería
- Plan de implementación
- Equipo de trabajo
- Cronograma de actividades de auditoria
- Factores de éxito
- Levantamiento de control interno
- Elaboración de programas de trabajo
- Elaboración de procesos en el área de tesorería.
- Informe
La función de Tesorería se refiere a la captación de recursos de que dispone una entidad, se tratan a detalle las
cuentas por cobrar y sus procedimientos de control en aspectos como su origen, su creación y registro así
como aspectos de la administración y manejo de las cuentas por cobrar y los diversos conceptos por los se
origina una cuenta por cobrar, se hace mención al tratamiento de las cuentas por cobrar cuando estas están
amparadas con documentos.
Se tratan también aspectos relativos a la custodia del dinero mediante el proceso de caja, así como los
controles que se deben implantar en este rubro y para el adecuado manejo y custodia valores.
Una buena tesorería no es nunca fruto de la improvisación del momento se basa en:
Que la empresa obtenga beneficios
Que la gestión financiera y general de la empresa se haya planteado con toda seriedad.
136
La tesorería financia todo el ciclo productivo en toda empresa en marcha se produce una circulación continua
de capital, que discurre desde el propio dinero metálico que se mantiene en caja y bancos, los bienes
materiales (inventarios, equipo y edificios), y los activos financieros semilíquidos (cuentas por cobrar), los
que finalmente terminan convirtiéndose en efectivo.
Este fluir monetarios generado por las actividades propias del negocio puede ser incrementado por fuentes
ajenas mediante préstamos o aumentos de capital.
Dinero de propio Dinero por aporte Recursos potenciales
Operación + Dinero por créditos + Capital = De la empresa
9..2 OBJETIVO
El objetivo de la auditoria en el área de Tesorería es verificar como se maneja esta para poder entender los
problemas y así proponer mejores controles y funcionamientos para llevar a cabo una mejor tesorería e
incrementar su eficiencia operativa.
9.2.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Debida autorización de transacciones o actividades
Adecuada segregación de funciones y responsabilidades
Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las
operaciones.
Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos
Verificaciones independientes de la actuación de otros y adecuada evaluación de las operaciones registradas
9.3 CONSTUTUCION DEL DESPACHO
IDEJI CONSULTORES, S.C., fue fundado en enero del año 2001 por Elsa Bautista Aguilar, con el
propósito de proporcionar un servicio integral en las áreas de auditoria, contabilidad y consultora financiera y
fiscal, el cual a través del tiempo se a mantenido y profesionalizado adaptándonos a las cambiantes
situaciones económicas y fiscales del país con el objeto de ser una firma mas representativa. Nuestra firma a
137
formado parte de la comunidad profesional de servicios contables y asesoría de empresas en los últimos años
participando activamente en le desarrollo y crecimiento de cada uno de sus clientes.
9.4 INSCRIPCION PATRONAL
Razón social:
IDEJI CONSULTORES, S.C
Domicilio:
Las Flores No. 7 piso 31 oficina 501 Col. Lomas de Chapultepec
México, D.F. C.P. 3810 Tel: 01(55) 15174147
Actividad:
Prestación de asesoria contable y administrativa.
Registro patronal:
Y7713000102
CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION
Inscripción al R.F.C.
Llevar contabilidad.
Expedir comprobantes.
Guardar información durante 5 años.
Obligados a dictaminar serán:
- Ingresos por mas de 27,466.83.00
- Activos por mas 54,932,367
- Mínimo 300 trabajadores.
138
9.5 ACTA CONSTITUTIVA
ACTA CONSTITUTIVA VOLUMEN DCCG.-INSTRUMENTO NUMERO VEINTISIETE MIL OCHOCIENTOS.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EN LA CIUDAD DE MEXICO, a 16 de enero -----------------------de dos mil, Yo el notario titular de la notaría numero ciento doce del Distrito Federal, licenciado HECTOR VILCHIS CANSECO, HAGO CONSTAR: EL CONTRATO DE SOCIEDAD que otorgan las señoritas contadoras público ELSA BAUTISTA E ILIANA SARA GARCIA GOMEZ, en los términos de la siguiente declaración y cláusula única.--------------D e c l a r a n los otorgantes :---------------------------------------------------------------------------------------------- UNICO.- Que para el otorgamiento del presente instrumento la Secretaría de Relaciones Exteriores concedió
el permiso que copio a la letra como sigue: “Al margen superior izquierdo sello con el Escudo Nacional.-
Estados Unidos Mexicanos .- Secretaría de Relaciones Exteriores .- México.- Al margen superior derecho:
DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS DEL ARTICULO 27 CONSTITUCIONAL .- PERMISO
No.044019.- EXP. No. 26897/2/98.- FOLIO No. 58010.- , D. F., a quince de mayo de dos mil cinco. EN
ATENCION a que la C. Elsa Bautista, solicitó permiso de esta Secretaria para que se constituya una:
SOCIEDAD CIVIL, bajo la denominación de: IDEJI, CONSULTORES ,S. C., con duración de : 97 años,
domicilio social en: México D. F., capital de $ 250,000.00.,M. N., objeto social: El que se detalla en el anexo
que firmado y sellado forma parte integrante de este permiso. -Este permiso se expide en la inteligencia de
que la sociedad tendrá fines preponderantemente económicos, y no así mercantiles y de lucro .- y para
insertar en la escritura constitutiva de la sociedad la siguiente cláusula contenida en el artículo 8º. Del
Reglamento del la Ley Orgánica de la Fracción I del Artículo 27 de la Constitución General de la República.-
por medio de la cual se conviene con el Gobierno Mexicano ante la Secretaría de Relaciones Exteriores, por
los socios fundadores y los futuros de la sociedad pueda tener, que: “Ninguna persona extranjera física o
moral podrá tener participación social alguna en la sociedad. Si por algún motivo, alguna de las personas
mencionadas anteriormente , por cualquier evento llegaré a adquirir una participación social , conviniendo así
lo establecido en el párrafo que antecede, se conviene desde ahora en que dicha adquisición será anulada y,
por tanto, cancelada y sin “ningún valor la participación social de que se contrate y los títulos que la
representen, teniéndose por reducido el capital social en una cantidad igual al valor de la participación
cancelada”. -CONCEDE al solicitante permiso para constituir la sociedad a condición de insertar en la
escritura constitutiva la cláusula arriba transcrita, en la inteligencia de que la totalidad del capital social estará
siempre suscrito por mexicanos.- En cada caso de adquisición de bienes raíces deberá solicitarse de esta
Secretaría el permiso previo. -Este permiso se concede con fundamento en los artículos 17 de la Ley para
Promover la Inversión Mexicana y Regular la Inversión Extranjera y 28, fracción v, de la Ley Orgánica de la
Administración Pública Federal, en los términos de los artículos 27 Constitucional, fracción I, 1º. De su Ley
Orgánica y 8º. De su Reglamento; su uso implica su aceptación incondicional y obliga al cumplimiento de
las disposiciones que rige el objeto de la sociedad. Su incumplimiento o violación origina la aplicación de las
sanciones que determinan dichos Ordenamientos y se expide sin perjuicio de otras autorizaciones, licencias o
permiso que el interesado deba obtener para el establecimiento y operación de la sociedad. -El texto integro
139
de este permiso se insertará en la escritura constitutiva y dejará de surtir efectos si no se hace uso del mismo
dentro de los noventa días hábiles siguientes a la fecha de su expedición.- SUFRAGIO EFECTIVO. NO
REELECCION.- p.o. DEL SECRETARIO.- EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN DE
TRAMITE.- Lic. Marco Antonio Matias.- Firmado.-“----ANEXO.-.”La sociedad tendrá por objeto: 1.- La
prestación de servicios profesionales consistentes tanto en la realización de actividades relacionadas con
todas las área de administración de empresas, tales como, auditoria, capacitación y adiestramiento.- C. P.
ELSA BAUTISTA. Dos firmas ilegibles.- Dos sellos de la Secretaría de Relaciones Exteriores.- Dirección
General de Asuntos Jurídicos.- anexo 58010.”—“HECIENDA.-DECLARACION DE PAGO DE
DERECHOS POR CERTIFICACIONES, REPOSCIONES, ETC.- Oficina autorizada: Tlatelolco, D. F.,
Datos de identificación del contribuyente: “IDEJI CONSULTORES, S. C. Dependencia: SECCRETARIA
DE RELACIONES EXTERIORES.- Descripción del concepto:..........Permiso conforme a las fracciones I y
IV del artículo 27 Constitucional.- Const. $18,000.00.- Importe a pagar: $18,000.00.- No. 3234690.”-----------
------ El documento antes trascrito lo agrego al apéndice en el legajo mercado con el número de este
instrumento bajo la letra “A”.-------------Atento lo expuesto las personas mencionadas al principio de este
instrumento otorgan la siguiente:----------------------------- C L A Ú S U L A U N I C A:------------------------
------LAs señoritas contadoras publico ELSA BAUTISTA E ILIANA SARA GARCIA GOMEZ, constituyen
una Sociedad Civil mexicana que se regirá por las disposiciones del Código Civil para el Distrito Federal y
por los siguientes:----------------------------E S T A T U T O S ----------------------------------------------------------
---C A P I TU L O P R I M E R O----------------------------DENOMINACION, OBJETO, DURACION,
DOMICILIO Y NACIONALIDAD.---------------------------------------------ARTICULO PRIMERO.- La
sociedad se denominará “IDEJI CONSULTORES”. Por tal razón social se empleará seguidas de las palabras
“SOCIEDAD CIVIL” o de sus abreviaturas S.C.”.------------------ARTICULO SEGUNDO.- Es objeto de la
sociedad: -- 7.- La prestación de servicios profesionales consistentes en el area de administración de
empresas, tales como:-auditoria, capacitación y adiestramiento. La sociedad no realizará actos que constituyan
especulación comercial.----------------------------------------------ARTICULO TERCERO.- La duración será de
noventa y siete años que empezará a contarse a partir de la fecha de firma de esta escritura.----------------------
--------ARTICULO CUARTO.- El domicilio de la sociedad será el Distrito Federal sin perjuicio de establecer
agencias o sucursales en cualquier parte de la República o del extranjero.--------------------------------------------
ARTICULO QUINTO.-La sociedad es mexicana: “Ninguna persona extranjera física o moral podrá tener
participación social alguna en la sociedad. Si por algún motivo, alguna de las personas mencionadas
anteriormente, por cualquier evento llegare a adquirir una participación social, contraviniendo así lo
establecido en el párrafo que antecede, se conviene desde ahora en que dicha adquisición será nula, y, por
tanto, cancelada y sin ningún valor en la participación social de que se trate y los titulaos que la representen,
teniéndose por reducido el capital en una cantidad de igual al valor de la participación cancelada.” -------------
--CAPITULO SEGUNDO------------------------------------------CAPITAL SOCIAL, PARTES SOCIALES Y
SOCIOS--------------ARTICULO SEXTO.-El capital social será de DOSCIENTOS CINCUENTA MIL
PESOS MONEDA NACIONAL, íntegramente suscito y pagado, representado DOSCIENTOS CINCUENTA
partes sociales con valor de MIL PESOS MONEDA NACIONAL, cada una. El Capital Social podrá
140
incrementarse por futuras aportaciones en efectivo o en especie que hagan los socios, y deberá estar suscrito
siempre--------------------------------------------------------por mexicanos.----------------------------------------------
ARTICULO SEPTIMO.- Los socios no podrán ceder sus derechos sin consentimiento previo y unánime del
resto de los coasociados; y sin él tampoco pueden admitirse nuevos socios.------------------------ARTICULO
OCTAVO.- En caso de cesión, los socios gozarán del derecho al tanto. Si varios socios quisieren hacer uso
de ese derecho, les competerá éste en la proporción que representen en el capital. El término para hacer uso
del derecho del tanto será de treinta días, contando a partir de aquel en que reciban por escrito aviso del socio
que pretenda enajenar.----------------------------ARTICULO NOVENO.- Los socios que administren la
sociedad son responsables ilimitada, solidaria y subsidiariamente de las-----------------obligaciones sociales. El
resto de los socios sólo responderá hasta el monto de aportaciones.------------------------------------------------
ARTICULO DECIMO.-Ningún socio puede ser excluido de la sociedad si no por acuerdo unánime del resto
de los socios y siempre que haya cometido alguna violación a los Estatutos Sociales.----------------Serán
causas de exclusión las siguientes: a).- Por uso de la firma social o del capital social para negocio propio.-b).-
Por infracción al pacto social.-c).- Por infracción de las disposiciones legales que rigen al contrato social.-d).-
Por comisión de actos fraudulentos o dolosos en contra de la sociedad.----------------------------------------
ARTICULO DECIMO PRIMERO.-El socio excluido es responsable de la parte de las pérdidas que le
correspondan, los otros socios pudren retener la parte capital y utilidades del primero, hasta concluir las
operaciones pendientes en el momento de la exclusión.--------------CAPITULO TERCERO----------------------
---------------------------------.ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS------------------------ARTICULO
DECIMO SEGUNDO.-La asamblea de socios se reunirá por lo menos una vez al año, dentro de los primeros
tres meses------siguientes a la clausura del ejercicio social para tratar necesariamente del balance
correspondiente al ejercicio inmediato anterior y del destino de las utilidades, sin perjuicio de los demás
asuntos que incluyan en la convocatoria. Será convocada por los socios---------- administradores o en su caso,
por los socios que representen más de la tercera parte del capital social.-----------ARTICULO DECIMO
TERCERO.-Las convocatorias para las asambleas deberán contener el orden del día ser remitidas a cada
socio. La remisión se hará por correo certificado con acuse de recibo, por lo menos con seis días de
anticipación a la fecha de celebración de la asamblea. Cuando a la asamblea concurra la totalidad del capital
social, no será necesario el requisito de la convocatoria.-------------------ARTICULO DECIMO CUARTO.-
Los socios podrán concurrir personalmente a las asambleas y hacerse representar en ellas por mandatarios
constituidos mediante simple carta poder y gozarán de un voto por cada parte social. La asamblea quedará
legalmente constituida si concurre el sesenta y ocho por ciento del capital social, cuando se trate de primera
convocatoria y si no se logra el quórum, se expedirá una segunda convocatoria y la asamblea quedará
legalmente constituida, cualquiera que sea el monto del capital que se halla representado.- En caso de primera
convocatoria, las resoluciones se tomarán por mayoría de votos de los socios que representen por lo menos la
mitad del capital social, salvo que en estos estatutos exijan una mayoría más elevada. En caso de segunda
convocatoria y salvo la excepción antes prevista, las decisiones se tomarán por simple mayoría de votos,
cualquiera que sea el capital representado. Será necesario la total asistencia y el consentimiento unánime, en
los siguientes casos: a).- Cuando se trate de cambiar el objeto social.- b).-Cuando se trate de aumentar las
141
obligaciones de los socios.- c) Cuando se trate de excluir algún socio.- Cualquier modificación al contrato
social se decidirá por la mayoría de los socios que representen las tres cuartas partes del capital social, cuando
menos.---ARTICULO DECIMO QUINTO.- En las asambleas actuarán como Presidente y como Secretario
las personas que la propia asamblea designe para esos cargos.- De toda reunión de la asamblea se levantará
acta que firmarán todos los concurrentes.-----------------------------------------------------------------------------------
--CAPITULO CUARTO-----------------------------------------------------------------------------------
ADMINISTRACIÓN ------------------------------------ARTICULO DECIMO SEXTO.- La administración de la
sociedad estará a cargo de uno o varios administradores según acuerde la asamblea, los cuales deberán ser
socios y de nacionalidad mexicana. Cuando sean varios administradores obrarán conjunta o separadamente
según lo acuerde la asamblea.-----------------------------------------------------ARTICULO DECIMO SEPTIMO.-
Para el cumplimiento de su función, él o los administradores contarán con: a).- Poder general para pleitos y
cobranzas con la amplitud del primer párrafo del artículo dos mil quinientos cincuenta y cuatro del Código
Civil para el Distrito Federal en Materia Común y para toda la República en Materia Federal vigente, y sus
correlativos de cualquier lugar con todas las facultades generales y con las especiales que requieren mención
o cláusula especial conforme a la Ley, sin limitación alguna e inclusive con las facultades a que se refiere el
artículo dos mil quinientos ochenta y dos y aun las enumeradas en el articulo dos mil quinientos ochenta y
siete del mismo Código y sus correlativos de cualquier lugar, que se tienen aquí por reproducidos y de una
manera enunciativa, pero no limitada, queda facultado el apoderado para desistirse del juicio de amparo,
otorgar y suscribir toda clase de documentos públicos y privados, hacer manifestaciones, renuncias, protestas,
aún las establecidas por la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y para compadecer y
ejercer sus facultades ante toda clase de personas, de autoridades o dependencias, judiciales y
administrativas, civiles, penales agrarias y del trabajo, (especialmente para articular y absolver federales o
locales, en juicio y fuera de el, con la mayor amplitud posible y expresamente presentar quejas, querellas y
denuncias, ratificarlas y ampliarlas desistirse de las mismas y constituirse en tercero coadyuvante del
Ministerio Público, otorgar perdón judicial, en su caso, aportar pruebas, solicitar quiebras y en general, para
iniciar, proseguir y dar término en cualquier forma a toda clase de recursos, arbitrajes y procedimientos de
cualquier orden, inclusive desistirse de instancias y procedimientos; b).- Poder General para actos de dominio,
sin limitación alguna, con la amplitud del tercer párrafo del mismo artículo dos mil quinientos cincuenta y
cuatro antes mencionado y su correlativo de cualquier lugar, especialmente disponer, vender, hipotecar,
permutar en todo o en parte bienes de la compañía.- d).- otorgar, suscribir, emitir, endosar, negociar, y en
cualquier forma operar con títulos de crédito de toda clase, en todos los términos del artículo noveno de la
Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito; así como obligar a la sociedad en cualquier forma; e).-
Nombrar remover gerentes, subgerentes, agentes y demás empleados, señalándoles sus facultades y
remuneraciones, ejecutar los acuerdos de las Asambleas Generales de Accionistas aunque no tenga facultad
expresa y firma por medio de las personas que al efecto designen, toda clase de documentos relacionados
directa o indirectamente con los objetos de la sociedad.- f).- Otorgar toda clase de poderes generales y
especiales y revocarlos.--------------------------------------------------------------CAPITULO QUINTO---------------
----------------------EJERCICIOS SOCIALES, BALANCE , GANANCIAS Y PERDIDAS----ARTICULO
142
DECIMO OCTAVO.- Los ejercicios sociales se computarán por años naturales, o sea del primero de enero al
treinta y uno de diciembre de cada año, excepto del primer ejercicio que será irregular y que comenzara desde
la fecha de firma de esta escritura y terminará el treinta y uno de diciembre del año en curso.--------------------
----------------ARTICULO DECIMO NOVENO.- Los ingresos de la sociedad serán aplicados, en primer lugar,
a sufragar los gastos propios de operación, tales como sueldos de empleados, cuotas patronales al seguro
social, renta del local, energía eléctrica, papelería, aseo, depreciación de equipos, suscripciones y en general
todos
los gastos y devaluaciones propias del desempeño del objeto social. El remanente será distribuido entre los
socios en proporción a sus aportaciones.---------------------------ARTICULO VIGESIMO.- Las pérdidas, en su
caso, serán reportadas por los socios, en proporción al monto de sus partes sociales y hasta el valor nominal
de las mismas. ---------------------------------------------------------------------------------------------CAPITULO
SEXTO ------------------------------DISOLUCION Y LIQUIDADCION---------------------------ARTICULO
VIGESIMO PRIMERO.- La sociedad se disolverá en los casos previstos en las fracciones primera, segunda
tercera y séptima del articulo dios mil setecientos veinte del Código Civil para el Distrito Federal, en caso de
muerte de alguno de los socios la parte social correspondiente será incluida en sucesión para ser entregado a
sus herederos.-------------------------------------------------------------ARTICULO VIGESIMO SEGUNDO.-
Disuelta la sociedades pondrá en liquidación, la cual será realizada por todos los socios. Las utilidades
resultantes de esta liquidación se harán en forma proporcional a las aportaciones de los socios y de no
haberlas de la misma manera se repartirán las pérdidas.------------------------------------ARTICULO
VIGESIMO TERCERO.- El socio que renunciará tendrá derecho a que se liquide su aportación y los
beneficios que pudiera corresponderle en el momento que retirarse de la sociedad, pero el pago se hará en la
forma en que lo determine la asamblea.-----------------------------TRANSITORIOS ---------------------------------
----------------- ARTICULO VIGESIMO CUARTO.- El capital social a quedado íntegramente pagado en sus
setecientas partes sociales de la siguiente manera:----------------------SOCIOS PARTES SOCIALES MONTO
------- ARTICULO VIGESIMO QUINTO.- Los otorgantes constituidos en primera asamblea eligen la
señorita contadora publico ELSA BAUTISTA Como Socia de la Sociedad, quien durará en el cargo en el que
el mismo no le sea revocado, gozando en el ejercicio de sus funciones de los poderes y facultades
establecidas en el Artículo Décimo Séptimo de los estatutos sociales, el cual se tiene aquí por reproducido
íntegramente como si a la letra se insertase.---------------------------ARTICULO VIGESIMO SEXTO.-se
otorga a la Señorita ILIANA SARA GARCIA GOMEZ, PODER GENERAL para pleitos y cobranzas, con
todas las facultades y aún las especiales que requieran cláusula especial conforme a la ley, sin limitación
alguna e inclusive con las facultades a que se refiere el articulo dos mil quinientos ochenta y dos y aún las
enumeradas en el articulo dos mil quinientos ochenta y siete del mismo Código y sus correlativos de
cualquier lugar, que se tienen aquí por reproducidos y de manera enunciativa, pero no limitativa, queda
facultada la apoderada para desistirse del juicio de amparo, otorgar y suscribir toda clase de documentos
públicos y privados, hacer manifestaciones, renuncias, protestas y aún las establecidas por la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos y para comparecer y ejercer sus facultades ante toda clase de
personas, de autoridades o dependencias, judiciales y administrativas, civiles, penales, agrarias y del trabajo,
143
(especialmente para articular y absolver posiciones), federales y locales, en juicio y fuera de él, con la mayor
amplitud posible y expresamente presentar quejas, querellas y denuncias, ratificarlas y ampliarlas, desistirse
de las mismas y constituirse en tercero coadyuvante del Ministerio Público y otorgar perdón judicial, en su
caso, aportar pruebas, solicitar quiebras y en general, para iniciar, proseguir y dar término en cualquiera
forma a toda clase de recursos, arbitrajes y procedimientos de cualquier orden, inclusive desistirse de
instancias y procedimientos. Sustituir al presente mandato en todo o en parte, conferir poderes con todas o
algunas de las facultades que se le confiere y revocar los mandatos o sustituciones que otorgare y
cualesquiera otros.-----------------------------------Respecto de sus generales los otorgantes declaran ser: CP
ELSA BAUTISTA de México, D. F. E ILIANA SARA GARCIA GOMEZ de México, D. F., Yo el notario
conozco a los otorgantes, quienes tienen capacidad legal; les leí este instrumento y les expliqué el valor y las
consecuencias legales de su contenido: manifestando su conformidad ante mí firmando el seis del mismo------
----enero----------------Acto con el cual yo el notario autorizo definitivamente este instrumento, en virtud de
que no existe requisito administrativo alguno que cumplir y que conforme a las leyes sea necesario para la
autorización definitiva de este instrumento.- Doy fe.-------------------------Firma del señor contador público
ILIANA SARA GARCIA GOMEZ, Firma de CP ELSA BAUTISTA’.- Francisco de Icaza.-Rubrica.- Sello :
“Lic. Hector Vilchis Canseca- Notaria 112, México Distrito Federal.- Estados Unidos Mexicanos”.------LIC
HECTOR VILCHIS CANSECA, notario titular de la notaria numero ciento doce del Distrito Federal,
CERTIFICO: Que la presente copia concuerda exactamente con su original de donde esta tomada.. Y para
constancia expido la presente certificación en México, a 16 de enero de dos mil.
144
9.6 ORGANIGRAMA
145
9.7 DETERMINACIÓN DE COSTOS VS CUOTA FACTURABLE
146
147
9.8 DESARROLLO CASO PRACTICO
HISTORIA DE LA EMPRESA
Fundado en 1983, el Grupo Pack tex ha experimentado una historia de crecimiento constante y expansión
internacional. Pack tex está formado por varias fábricas en toda Latinoamerica que producen cartón y
manipulados del cartón para diversos usos de envase y embalaje industrial. Nuestra filial Cartón y más S.A de
C.V., es líder mundial en la producción de soportes de cartón para hilaturas, incluyendo tubos y conos, y
ofrece soluciones completas para embalaje y expedición a fábricas de hilatura en todo el mundo. Otras
divisiones incluyen Recar que fabrica cartón reciclado para usos especializados en Asia y en Europa, Lam
Pack que hace laminados de papel en el Noreste de los EEUU, y Compositub que hace envases compuestos en
México.
EQUIPO DE GESTIÓN
GGrruuppoo PPaacckk TTeexx
JOSE LUIS ARTIGA es nuestro Presidente desde la fundación de la compañía en 1983. El Sr. Artiga ha
dirigido la compañía durante los 23 años de expansión hacia nuevos mercados geográficos y de producto,
definiendo los objetivos principales en calidad de producto, servicio al cliente y satisfacción del empleado,
con resultados de crecimiento consistente y continuado.
MANUEL GONZALEZ es el Vicepresidente de Ingeniería desde 1983. Ha estado a cargo del diseño,
desarrollo y construcción de los sucesivas tecnologías y equipos de producción que han permitido a la
compañía mantener su liderazgo tecnológico.
FERNANDO MARTINEZ ha servido en diferentes cargos directivos desde 1983. Su título más reciente es
el de Vicepresidente para la Fabricación de Papel. En este cargo supervisa todas las fábricas de papel del
148
grupo en Europa y Asia, y es responsable de la expansión de la compañía en los mercados de cartón de altas
prestaciones en el Extremo Oriente.
MICHEL SCHMIDLIN ha estado en la compañía desde 1985 y es actualmente el COO, (Chief Operation
Officer) máximo responsable de operaciones. Bajo su supervisión la división Carton y Más ha iniciado su
expansión y diversificación de la línea de productos para incluir elementos de embalaje y otros suministros de
fabricación para nuestros clientes en todo el mundo.
JOAQUIN VIÑAS ha sido CFO (Chief Financial Officer), Vicepresidente de Finanzas y Consejero del
Grupo desde 1988 cuando se unió a la compañía. Ha sido responsable del diseño de los sistemas de control
interno y control financiero que han ayudado en la expansión y diversificación de la empresa a lo largo de los
años.
JEFF JIEPING YAO se unió a la Compañía en 1989. En el 2004 se convirtió en Consejero Delegado del
Grupo Pack tex. El Sr. Yao ha sido el responsable del crecimiento y del éxito obtenido con las inversiones de
la Compañía en los mercados de Asia, y en la actualidade concentra en la identificación de oportunidades en
la república Popular China.
Misión
Nuestra misión es proveer productos de empaque y embalaje para los sectores productivos y comerciales,
buscando ser competitivos en los mercados globales, mediante una operación rentable y eficiente que
garantice una fuente de trabajo y desarrollo permanente.
Nuestras operaciones utilizarán la tecnología como herramienta para optimizar la productividad en los
procesos, promoviendo que nuestra empresa ofrezca productos de calidad en menores tiempos de entrega
como su principal ventaja competitiva.
La satisfacción total de nuestros clientes, será el eje principal de nuestro esfuerzo, buscando cumplir sus
expectativas con productos fabricados a la medida.
Visión Consolidarnos como uno de los mejores proveedores de productos de empaque y embalaje para las pequeñas
y medianas empresas a nivel mundial, implantando y manteniendo una filosofía de mejoramiento continuo
mediante un sistema de aseguramiento de calidad certificado bajo la serie de normas ISO-9001, así como
también, contando con personal 100% calificado para la realización de las actividades operativas y
comerciales.
Valores Los principios que rigen las relaciones con nuestros clientes, proveedores, empleados y la sociedad en
general, son:
149
Justicia. Promover que las políticas y procedimientos de la organización garanticen que cada persona o
entidad reciban lo que les corresponda. Del mismo modo, nuestra organización sólo aceptará este mismo trato
para sí.
Compromiso. Cumplir con las responsabilidades aceptadas, con un enfoque al logro de los objetivos,
garantizando personalmente que los resultados sean correctos.
Humildad. Aceptar nuestras debilidades y errores, con un enfoque positivo y una actitud proactiva hacia la
mejora.
Lealtad. Procurar el bienestar de la organización sobre cualquier beneficio particular para sus empleados,
clientes o proveedores.
Productos
• Soportes para hiladuras
Nuestros conos y tubos de cartón para hilaturas están hechos con cartón superior de calidad extra refinada y
repoden a las tolerancias dimensiónales más estrictas de la industria, con equilibrio rotacional incomparable.
El resultado es una eficiencia óptima en las máquinas de bobinado, y la consiguiente disminución de costes
para la hilatura.
• Cartón Reciclado
Nuestro catálogo completo de cartón reciclado para usos especializados en la manufactura de productos
manipulados satisface las necesidades más estrictas de los usuarios, incluyendo plybond, calibre/mano,
consistencia en gramaje, etc.
• Otros Envases y Productos de Embalaje
Nuestros para la industria del embalaje incluyen una gran selección de laminados de papel, para distintas
aplicaciones, siempre ofreciendo alta calidad y versatilidad. También fabricamos envases cilíndricos
compuestos para diversas industrias incluyendo la industria alimentaría y para bebidas de lujo.
Como se indico al inicio del presente capitulo, la auditoria se realiza a una de las subsidiarias de Grupo Pack
Tex denominada Carton y Mas S.A de C.V., el cual se aborda a continuación.
150
Cartón y más de México S.A. de C.V.
Grupo Cartón y Más S.A. de C.V. (Carmas), se dedica a la comercialización de productos de cartón, como
son cajas para estibar, así también diversos productos para empaque de artículos de tocador como jabones,
pastas dentales entre otros ; y cajas para medicamentos.
9.9 ORGANIGRAMAS
CCaarrttóónn yy MMááss,, SS..AA.. ddee CC..VV.. OOrrggaanniiggrraammaa GGeenneerraall
151
CCaarrttóónn yy MMááss,, SS..AA.. ddee CC..VV..
OOrrggaanniiggrraammaa DDiirreecccciióónn FFiinnaannzzaass
Visión externa
Esta empresa situada en la Ciudad de México, se rige por las leyes mexicanas aplicables a personas morales,
teniendo unas ventas netas anuales de 115 millones.
Tiene planeado expandir sus operaciones a Centroamérica para el año 2007 con la apertura de una subsidiaria,
y esta considerando una alianza estratégica con una empresa de Brasil.
Este giro es estable y la variación del mercado no les afecta de una forma considerable, sin embargo el precio
del papel puede elevarse en los próximos años por las regulaciones para la tala y aprovechamiento de bosques
de acuerdo con las disposiciones de la SEMARNAT.
152
Competidores
Sus principales competidores son Grupo Cartonero México y Sonoco, con ventas anuales de 128 y 120
millones de pesos respectivamente.
Clientes
Carmas cuenta entre sus principales clientes a Colgate Palmolive, Novartis, Pfizer y Kimberly Clark, entre
otros.
153
9.10 PROPUESTA DE TRABAJO
Contenido
Nuestro entendimiento de sus necesidades
Asesoría en Tesorería
Objetivo de asesoría
Enfoque
Entregables
Plan de Implementación
Equipo de trabajo
Cronograma de actividades de Auditoria
Factores de éxito
¿Por qué IDEJI Consultores, S.C.?
Valor por su dinero
Anexos-
Términos y condiciones
154
CARTA PRESENTACION
Ing. David Izaguirre
Director de Finanzas de Cartón y Más S.A. de C.V.
Av. Del Panteón N°3-B
Col. Ampliación Candelaria
04380 México D.F.
27 de marzo de 2006
Estimado Ing. Izaguirre:
Agradecemos la oportunidad de presentar esta propuesta para asistir a Cartón y Más de S.A. de C.V.
(CARMAS) en el servicio de evaluación de la Tesorería.
Como se lo hemos comunicado, estamos entusiasmados en trabajar conjuntamente con usted y su personal
para la implementación y ejecución satisfactoria de este proyecto. Estamos confiados en que IDEJI
Consultores S.C. es la firma de asesores de negocios que necesitan para cumplir con los objetivos de
CARMAS, existiendo entre otras, las siguientes razones y que se describen con más detalle en la propuesta
adjunta:
• Práctica de servicios predominante: Somos una firma líder en prestar los servicios de auditoria y
otros servicios profesionales a las principales instituciones y organizaciones locales y
multinacionales, teniendo la experiencia que ustedes requieren.
• Recursos de calidad mundial: Nuestra gente es el máximo diferenciador. Nuestro compromiso de
equipo es el contar con el personal con conocimientos profundos de auditoria, técnicas y desarrollo
de trabajos con calidad. Nuestro personal cuenta con experiencia y habilidades para ser asesores de
negocios y prestar servicios de calidad integrados, así como una comunicación eficiente con la
gerencia, el departamento de tesorería y especialistas. Adicionalmente hemos desarrollado a nuestro
personal para que, con apoyo de herramientas tecnológicas de vanguardia, podamos brindar un
servicio de asesoría y competitividad con calidad a nuestros clientes.
• Nuestra actitud en servicios de auditoria interna: No creemos en un procedimiento único que se
ajuste a un todo. Nuestra actitud es entender completamente sus necesidades y diseñar los mejores
155
procedimientos para su solución. Nuestra propuesta esta basada en el trabajo que nos permita
fortalecer nuestras relaciones con la administración de CARMAS.
• Invirtiendo para el éxito: En IDEJI Consultores S.C. creemos, y es nuestro compromiso, entregar
“valor por su dinero”. Adicionalmente, nos comprometemos a construir relaciones de negocios a
largo plazo y de retroalimentación con CARMAS. De acuerdo con esto, en el proyecto a efectuar,
estamos proponiendo hacer el trabajo lo más eficiente posible para reducir los honorarios.
Ustedes pueden estar seguros que contarán con el más alto nivel de calidad en servicios, atención y
consideración profesional. Estaremos orgullosos de poderles servir en la forma en que ustedes también se
sientan orgullosos de tener a IDEJI Consultores S.C. como sus asesores en auditoria interna. Estamos a sus
órdenes para discutir con ustedes nuestra propuesta y metodología, especificadas en la propuesta adjunta.
Atentamente,
IDEJI Consultores S.C
C.P. Elsa Bautista.
Anexo-
Propuesta de servicios
156
Nuestro entendimiento de sus necesidades
Con base en la entrevista que realizamos con el personal de Cartón y Más S.A. de C.V. (CARMAS), llevamos
a cabo un análisis del departamento de Tesorería obteniendo las siguientes conclusiones:
El departamento de Tesorería requiere definir claramente sus procesos y hacer eficiente el tiempo
que invierte en cada uno de ellos.
El flujo de la información dentro del departamento y hacia sus clientes no es rápido y eficiente.
Es necesario que se revisen las políticas establecidas en contexto y aplicación.
No se tiene seguridad de la integridad y exactitud sobre las operaciones efectuadas por la
Tesorería.
En IDEJI Consultores S.C. entendemos claramente la importancia y el valor de los procesos y las operaciones
realizadas por la Tesorería de CARMAS. Para la cual es necesario realizar lo siguiente:
Evaluación de los procesos de Tesorería documentados y no documentados.
Verificar que los procesos de Tesorería estén alineados entre si y claramente definidos, y en su
defecto alinear a los procesos con las mejores prácticas de Tesorería.
Identificación de las políticas de Tesorería aplicables y las desviaciones en que incurre la
Tesorería durante su aplicación, a través de la revisión del Control Interno establecido.
Evaluación de manera muestral de las operaciones que realiza la Tesorería.
157
Objetivo
El objetivo de esta propuesta es asesorar y realizar una revisión de las operaciones que realiza departamento
de Tesorería de CARMAS contribuyendo al mejoramiento y eficiencia de los procesos.
Evaluación de los procesos de Tesorería
Alinear los procesos del departamento de Tesorería con las mejores prácticas.
Revisar la aplicabilidad y estructura de las políticas a través del Control interno.
Determinar las desviaciones en las operaciones que realiza la Tesorería si existen.
158
Cronograma
159
Enfoque
Para alcanzar los objetivos antes mencionados, proponemos otorgar la asesoría al departamento de Tesorería,
siguiendo la secuencia que se menciona a continuación:
Lo anterior incluye revisiones del periodo enero marzo 2006 y el tiempo necesario para la revisión de los
procesos, con fecha probable para entrega de lo que se menciona más adelante, el dia 5 de mayo de 2006.
Evaluación y alineación de los procesos de Tesorería.
Revisión de las políticas de la Tesorería y su aplicación
- Diagnóstico sobre la situación actual.
- Evaluación de Procesos.⇒ Establecimiento y
definición de los procesos de la Tesorería documentados y no documentados.
⇒ Alineación de los procesos de Tesorería con las mejores practicas del sector.
-Analizar las políticas de operaciones que mantiene actualmente la Tesorería. ⇒ Verificar la correcta
aplicación de las políticas de la Tesorería a través del Control Interno.
⇒ Determinar las mejoras aplicables a las políticas establecidas.
160
Entregables
Atendiendo a sus necesidades se comunicará de forma oportuna los avances de cada etapa como sigue:
1. Entrega del reporte de la evaluación de los procesos y su grado de madurez
2. Entrega de los procesos objetivo propuestos discutidos con la administración.
3. Detalle de las desviaciones y hallazgos encontrados durante la revisión.
4. Recomendaciones aplicables de acuerdo con las mejores prácticas de Tesorería
161
Factores de éxito para llevar a cabo el proyecto
Para la realización adecuada del proyecto existen algunos factores clave que deben facilitarse por ambas
partes con el fin de asegurar el éxito del mismo, algunos de los más importantes son:
Disponer oportunamente de la información que sea requerida.
Apego a las agendas, calendario y planes de trabajo preparados para el proyecto.
Disponibilidad de los dueños de los procesos para aclaraciones, análisis y discusión de los
resultados obtenidos durante la revisión.
Comunicación objetiva y formal entre los miembros del equipo a cargo del proyecto.
Decisiones enfocadas a los compromisos y puntos críticos, conforme se vayan identificando
durante el proyecto.
Contar con espacio físico y facilidades requeridas para la ejecución de las tareas propias del
proyecto.
Comunicación continua con el coordinador del proyecto y con el personal involucrado por parte
de CARMAS.
162
¿Por qué IDEJI?
Nuestra gente y experiencia -
Para cumplir con los objetivos mencionados en esta propuesta ponemos a su disposición a nuestro personal
profesional con experiencia comprobada en auditoria interna, con enfoque de negocios.
Este equipo de trabajo estará supervisado de manera constante por un socio y un gerente especializados en
auditoria interna, quienes tienen una amplia experiencia en la evaluación de riesgos y soluciones integrales de
mejora.
Consideramos que somos una firma que cuenta con la más amplia cobertura que le brindará oportunidad en la
información, confidencialidad y profesionalismo, con la seguridad de que el trabajo se esta realizando por
personal con amplia experiencia a un precio razonable.
163
Valor por su dinero
Estamos convencidos de ser la Firma más capacitada para atender a CARMAS y las razones que nos asisten
son las siguientes:
Nos involucramos desde el inicio y hasta el final en el mejoramiento de los procesos de Tesorería de
CARMAS.
Nuestro involucramiento a fondo es un compromiso ineludible.
Nuestro personal está capacitado para atender los requerimientos de CARMAS además, contamos con la
experiencia, utilizando el conocimiento y capacidades de nuestra gente.
El honorario relativo a la asesoría se basa en el tiempo real incurrido por el personal que participa en el
trabajo y las cuotas individuales de facturación por hora, mismas que varían de acuerdo al grado de
responsabilidad relacionada a la experiencia y habilidad que es requerida, por lo que el honorario estimado
para este proyecto es de $550,000. Adicionalmente, facturaríamos los gastos menores incurridos por su
cuenta y el impuesto al valor agregado correspondiente.
164
Términos y Condiciones
BUSINESS ADVISORY SERVICES – TÉRMINOS Y CONDICIONES ESTÁNDAR
Estos Términos y Condiciones Estándar, y la Propuesta de Servicios Profesionales y sus modificaciones (la
Propuesta de Servicios Profesionales ) a la cual se adjuntan los presentes términos y condiciones (en conjunto,
El CONTRATO), una vez que la Propuesta de Servicios Profesionales sea firmada por ambas partes,
constituye el acuerdo completo entre El Cliente y IDEJI Consultores S.C., México (IDEJI) con relación a los
servicios (los Servicios) descritos en la Propuesta de Servicios Profesionales.
1. Servicios que serán proporcionados por IDEJI
1.1 IDEJI prestará los servicios descritos en la Propuesta de Servicios Profesionales.
1.2 En caso de que en la Propuesta de Servicios Profesionales se nombre a los profesionales de IDEJI que en
principio habrán de analizar los trabajos, IDEJI realizará todo esfuerzo razonable para que los mismos sean
asignados. Si por cualquier causa alguna de esas personas no estuvieran disponibles a la fecha en que
comiencen los servicios, IDEJI podrá designar a otros profesionales con aptitudes similares. 1.3 Cuando la
Propuesta de Servicios Profesionales haga referencia o mención a términos y plazos, IDEJI llevará a cabo
todos los esfuerzos que sean razonables para cumplir con sus obligaciones de acuerdo con los mismos; sin
embargo, salvo acuerdo escrito específico en contrario de las partes, los términos y plazos indicados son
metas fijadas con fines de planificación y estimación únicamente, y no son contractualmente vinculantes.
2. Productos del proyecto
2.1 De ser el caso, IDEJI entregará al Cliente los productos del proyecto que se encuentren descritos en la
Propuesta de Trabajo, en la manera y términos descritos en la misma. 2.2 El Cliente contará con un plazo de
diez días naturales partir de la fecha en la que se entregue cualquiera de los Productos del proyecto para
notificar por escrito al representante de IDEJI acreditado en la Propuesta de Servicios Profesionales, sobre la
aceptación o no-aceptación del mismo; en el entendido de que la falta de dicha notificación dentro del plazo
mencionado, constituirá su aceptación tácita. Se exceptúan de ésta obligación todos aquellos casos que
expresamente así se indiquen en la Propuesta de Servicios Profesionales. 2.3 De conformidad con la Cláusula
2.4 incluida a continuación, El Cliente será el legítimo titular de todos los derechos de autor que se generen
con respecto a los Productos del proyecto. 2.4 Los derechos de autor y otros derechos de propiedad
intelectual relativos a cualquier tipo de material o software (tanto escrito como computarizado), a las
metodologías propias, plantillas, formularios, hojas de cálculo, bases de datos y cualesquiera otras
herramientas electrónicas creadas por IDEJI u otorgadas bajo licencia a IDEJI con anterioridad a este
CONTRATO, o fuera de este trabajo (Trabajos preexistentes) y en el caso de cualquier modificación
165
posterior, los documentos de trabajo de IDEJI generados durante la ejecución de los Servicios así como la
información confidencial generada, utilizada, proporcionada por IDEJI o proporcionada a IDEJI , seguirá
siendo propiedad de IDEJI o del otorgante de la licencia, según el caso; pero si los Trabajos preexistentes
llegasen a formar parte de alguno de los Productos del proyecto, se podrá otorgar al Cliente una licencia para
utilizarlos de acuerdo con esta Cláusula.
Ninguna cláusula de este CONTRATO limitará o impedirá a IDEJI el desarrollo o uso de los Trabajos
preexistentes, la información confidencial de IDEJI, las ideas, conceptos, “know-how”, información, técnicas,
inventos, mejoras, etc., incluyendo las pertenecientes al campo de la tecnología de la información y procesos
de negocios, sea para sí ó para otros clientes; que sean desarrollados durante el curso de los Servicios y
relacionados con métodos o procesos de aplicación de tipo particular o general. Con base en el párrafo
anterior, se podrá otorgar al Cliente una licencia no exclusiva e intransferible, para el uso de los trabajos
preexistentes para su utilización de manera interna y únicamente para el estricto cumplimiento de los fines
para los cuales fueron entregados; esto, en la medida en que los Trabajos preexistentes formen parte de los
productos del proyecto y únicamente en caso de que IDEJI lo considere necesario. Llegado el caso, el Cliente
se compromete a no proveer los trabajos preexistentes o copias de los mismos a ningún tercero, haciéndose
solidariamente responsable de los daños, perjuicios o delitos que pudieran llegar a cometerse por éste motivo,
y causados por negligencia, dolo, ignorancia o mala fe de su personal directo o indirecto. 2.5
Independientemente de lo dispuesto en éste documento, el uso de cualquier tipo de software que sea
considerado dentro de los Trabajos preexistentes para la realización, creación, desarrollo, implantación,
ejecución, distribución, comercialización, etc., de los Productos del proyecto ; se sujetará a los términos de las
demás licencias de software a la que se haga referencia en la Propuesta de Servicios Profesionales, y de no
existir tal referencia, el Cliente podrá utilizar el software de acuerdo con la licencia otorgada en virtud de la
Cláusula 2.4 anterior.
3 Responsabilidades del Cliente
3.1 El Cliente confirma que tanto la definición como el alcance de los servicios descritos en el presente
CONTRATO son suficientes para responder a sus necesidades; siendo el Cliente el único responsable por los
resultados que se obtengan por el uso de los Servicios o cualquiera de los Productos del proyecto.
3.2 El Cliente declara que:
3.2.1 Tanto la información como los recursos de cualquier tipo, utilizados o revelados a la fecha a IDEJI , así
como aquellos que hayan de ser utilizados o revelados a IDEJI , son auténticos y correctos, y no inducirán ni
en lo individual ni en conjunto en error en ningún aspecto a IDEJI , por lo que exime a IDEJI de cualquier
responsabilidad derivada o que se pueda derivar por éste motivo. En tal virtud, IDEJI no tendrá la obligación
de verificar la exactitud o integridad de dicha información o recursos. 3.2.2 Es el único responsable por el
uso de cualquier software de su propiedad o de terceros, que sea suministrado o encomendado para su uso,
desarrollo, implantación, modificación, etc., a IDEJI . 3.2.3 A mayor abundamiento de lo anterior, deslinda
de cualquier tipo de responsabilidad tanto a IDEJI como a sus empleados, por cualquier pérdida, perjuicio o
daño que de manera directa o indirecta sufra el Cliente o un tercero, con relación al uso de cualquier tipo de
166
información, materiales o software, proporcionado a IDEJI, de conformidad con lo establecido en el presente
apartado 3 de éste CONTRATO.
3.3 El cliente conviene en:
3.3.1 Proveer a IDEJI y su personal todo el espacio de oficina y otras comodidades e instalaciones que por la
naturaleza de sus funciones pudieran requerir para llevar a cabo los servicios. 3.3.2 Asegurarse de que cuenta
con los procedimientos apropiados de respaldo, seguridad y detección de virus para cualquier equipo
computarizado, información o material que proporcione a IDEJI . 3.3.3 Proporcionar cualquier tipo de
asistencia, información o materiales que IDEJI pudiera requerir para la realización de los Servicios;
asegurándose de que esté siempre disponible, el personal responsable de proporcionar la asistencia y
responder a las consultas que IDEJI requiera para el eficaz desarrollo de los Servicios; debiendo tener dicho
personal la destreza, capacidad y experiencia adecuadas. Si algún miembro del personal del Cliente no
cumpliera con cualquiera de los requerimientos o necesidades de IDEJI, el Cliente tendrá la obligación de
proporcionar el personal adecuado, sea de manera adicional o alternativa al previamente asignado. 3.4 El
cumplimiento por parte de IDEJI de los términos del presente CONTRATO, dependerá a su vez de que el
Cliente cumpla oportunamente con todas las responsabilidades asumidas en virtud del mismo, en la manera y
términos que en él se describen; en el entendido de que cualquier estimación de plazos, honorarios o recursos
de cualquier tipo que IDEJI llegara a proporcionar al Cliente por medio de una Propuesta de Servicios
Profesionales , tendrán siempre como base los niveles de asistencia y recursos del Cliente descritos en este
CONTRATO . En virtud de lo anterior, IDEJI no será responsable por ningún tipo de demora, daño, perjuicio,
y en general de cualquier consecuencia resultante del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones
contraídas en la Propuesta de Servicios Profesionales o en el presente CONTRATO, cuando dicho
incumplimiento se suscite por causas imputables al Cliente . De igual manera, el incumplimiento de
cualquiera de las obligaciones contraídas en la Propuesta de Servicios Profesionales o en el presente
CONTRATO por parte del Cliente, podrá ocasionar un aumento en los honorarios de IDEJI en función de: 1)
las actividades adicionales que IDEJI se vea obligada a llevar a cabo para la ejecución de los Servicios, 2)
cuando IDEJI se vea obligada a reprogramar los compromisos adquiridos con terceros, a fin de llevar a cabo
de manera la ejecución de los Servicios, o 3) cuando a consecuencia del incumplimiento del Cliente a IDEJI
no le fuere posible proveer los servicios ofrecidos a terceros.
4. Honorarios y pago
4.1 Cualquier estimación de honorarios proporcionada por IDEJI no tendrá carácter de propuesta formal, por
lo que no podrá considerarse como definitiva, ni obliga a IDEJI a sujetarse a la misma; salvo en los casos de
aceptación escrita por parte de IDEJI, o por disposición en contrario plasmada en la Propuesta de Servicios
Profesionales. 4.2 El Cliente pagará a IDEJI los honorarios establecidos en la Propuesta de Servicios
Profesionales. Dichos honorarios no incluyen ningún tipo de gasto que pudiera generarse, salvo indicación en
contrario en la misma Propuesta de Servicios Profesionales; por lo que el Cliente se obliga a pagar los gastos
incurridos por parte de IDEJI con relación a la prestación de los Servicios. Cualquier acuerdo especial de
reembolso de gastos será convenido y adicionado como anexo en la
167
Propuesta de Servicios Profesionales. El Cliente será responsable también por el pago de cualquier tipo de
impuesto al cual se encuentre legalmente obligado como resultado de la Propuesta de Servicios Profesionales
o de este CONTRATO, a la tasa vigente en la fecha en que se origina dicha obligación. Las facturas de IDEJI
serán emitidas de acuerdo con lo establecido en la Propuesta de Servicios Profesionales. 4.3 Todas las
facturas serán pagaderas a un plazo máximo de 30 (Treinta) días naturales, contados a partir de la fecha de
recibo de las mismas, pudiendo IDEJI reservarse el derecho de cargar una tasa de interés comercial igual al
12% anual sobre las cuentas vencidas, hasta la total liquidación de las mismas.
5. De la Vigencia y Causas de Rescisión del CONTRATO
5.1 El presente CONTRATO tendrá vigencia a partir de la fecha de inicio determinada en la Propuesta de
Servicios Profesionales o, cuando no se especifique una fecha de inicio, a partir de la fecha de su firma por
ambas partes. En caso de que IDEJI hubiera comenzado la ejecución de los Servicios antes de la firma de la
Propuesta de Servicios Profesionales o en su caso del presente CONTRATO, la ejecución de los trabajos que
en su caso se hubieran prestado de manera anticipada se considerarán dentro del conjunto de Servicios
contemplados dentro de la Propuesta de Servicios Profesionales o dentro del CONTRATO. 5.2 El
CONTRATO continuará vigente hasta que todos los Servicios o Productos del proyecto hayan sido provistos,
a menos que sea rescindido anticipadamente de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en este
documento. 5.3 Cualquiera de las partes podrá rescindir este CONTRATO sin responsabilidad alguna, sin
necesidad de resolución judicial o administrativa y con efectos inmediatos, en los casos siguientes: a) Si la
otra parte incumple cualquiera de las obligaciones contraídas en virtud de éste CONTRATO, siempre que
dicho incumplimiento se derive de causas imputables a la parte que incumpla; b) Cuando la otra parte sea
insolvente, entre en liquidación, en suspensión de cualquier índole y, en general, cuando por cualquier
circunstancia deje de realizar operaciones; c) La parte que en su caso solicite la rescisión anticipada del
CONTRATO se obliga a notificar por escrito a la contraparte sobre dicha situación, pudiendo en su caso
otorgarse un plazo de 30 días naturales para la conclusión de los Servicios que se encuentren pendientes de
conclusión a la fecha. El otorgamiento de éste plazo para la conclusión de dichos trabajos será potestativo
para las partes. 5.4 La rescisión a la que se hace referencia en el punto 5.2 anterior, deberá notificarse por
escrito con al menos treinta (30) días naturales de anticipación a la fecha en la que se pretenda dar por
terminada la relación entre las partes. El Cliente pagará a IDEJI todos los Servicios provistos hasta esa fecha,
así como por los costos en los que IDEJI haya incurrido o tenga que incurrir, como resultado de la rescisión
anticipada del CONTRATO.
6. Limitación de responsabilidad.
6.1 Las partes convienen que IDEJI únicamente será responsable ante el Cliente, hasta por un monto igual al
total de los honorarios profesionales pactados por la prestación de los Servicios, independientemente de que
dicha responsabilidad sea producto de una resolución judicial, administrativa, o por cualquier tipo de acuerdo
que al respecto celebre IDEJI con el Cliente.
168
6.2 IDEJI no se hace responsable por cualquier posible daño o perjuicio directo o indirecto que pueda sufrir
el Cliente, con relación a los Servicios provistos en virtud de la Propuesta de Servicios Profesionales o el
CONTRATO, salvo cuando se determine mediante resolución judicial que los mismos se originaron debido a
una conducta deshonesta, o por actos fraudulentos del personal directo de IDEJI. 6.3 IDEJI no será
responsable en ningún caso ante el Cliente, por cualquier otro tipo de responsabilidad distinta a la señalada en
el punto anterior. 6.4 IDEJI garantiza que los Servicios serán realizados y supervisados por el personal con
las competencias adecuadas. IDEJI no otorga ningún otro tipo de garantía, expresa o tácita,
independientemente de que la solicitud o exigencia de la garantía se origine en virtud de la ley, de los usos y
costumbres en el comercio o la profesión de que se trate. Lo anterior se tiene por expresamente reconocido y
aceptado por parte del Cliente a la firma de la Propuesta de Servicios Profesionales y del presente
CONTRATO. 6.5 El Cliente acuerda y acepta que la presente relación contractual es única y exclusivamente
con IDEJI, por lo que no podrá formular reclamación alguna con relación a los Servicios o a los términos
descritos en la Propuesta de Servicios Profesionales o en el CONTRATO, en contra de ningún tercero;
incluyendo dentro del término tercero a cualquier otra empresa o negocio propiedad de IDEJI alrededor del
mundo. 6.6 IDEJI no acepta responsabilidad alguna frente a cualquier tercero que se beneficie con la
utilización de los entregables del proyecto. Debido a que esta asignación y nuestros entregables (productos del
proyecto) son únicamente para el uso y beneficio interno del Cliente, el Cliente acuerda indemnizar y
mantener a salvo a IDEJI y su personal respecto de cualquier reclamo, demanda, costos y gastos, incluyendo
honorarios razonables de abogados, que pudieran surgir de ó relativos a los servicios que se encuentran bajo
los lineamientos de este acuerdo, excepto en la medida de lo que finalmente se determinara que fuera
resultado de cualquier negligencia grave, conducta inapropiada ó comportamiento fraudulento de IDEJI
relativo a tales servicios.
169
7. Disposiciones generales
7.1 Las partes acuerdan que no serán responsables por la demora o incumplimiento de cualquiera de las
obligaciones adquiridas por medio de la Propuesta de Servicios Profesionales o el CONTRATO, cuando dicha
demora o incumplimiento sean originados por causas de fuerza mayor o caso fortuito. 7.2 Ninguna de las
partes podrá ceder las obligaciones o derechos adquiridos en virtud de la Propuesta de Servicios Profesionales
o del CONTRATO sin el previo consentimiento por escrito de la otra parte, misma que deberá realizarse con
al menos 5 días naturales de anticipación. 7.3 Ninguna renuncia, exención de responsabilidad o modificación
de cualquier término o condición de este documento será válida, a menos que se haya notificado por escrito y
con acuse de recibo de un representante autorizado de la parte contra la cual dicha renuncia, exención o
modificación pretenda hacerse valer, con al menos 5 días naturales de anticipación. La renuncia de alguna de
las partes a exigir el cumplimiento de cualquiera de los compromisos asumidos por la otra, únicamente tendrá
efectos sobre el compromiso específico a que dicha renuncia haga mención.
7.4 Los derechos y obligaciones que expresa o implícitamente se señalen en la Propuesta de Servicios
Profesionales o en el CONTRATO como destinados a subsistir luego de la rescisión o vencimiento de tales
documentos, continuarán vinculando a las partes en la manera y términos que en ellos se establece. 7.5
Durante el plazo del CONTRATO, y dentro de un término de 12 meses posteriores a su rescisión o
terminación, ninguna de las partes ofrecerá empleo, directa o indirectamente, a ningún empleado de la otra
parte que haya prestado servicios o intervenido sustancialmente de manera directa o indirecta en el desarrollo
de los mismos, sin el previo consentimiento que por escrito otorgue la otra parte.
7.6 Ninguna cláusula de este CONTRATO limitará o impedirá que IDEJI preste servicios a otros clientes.
7.7 Cuando las partes determinen que alguna de las obligaciones o derechos establecidos en el CONTRATO
no es válida, sea en forma total o parcial, el resto del CONTRATO no se verá afectado, siempre y cuando no
afecte el objeto del CONTRATO y éste pueda llevarse a cabo. 7.8 Este CONTRATO constituye el acuerdo
completo y definitivo entre IDEJI y el Cliente con relación a los Servicios que en el mismo se mencionan; por
lo que reemplazará a cualquier propuesta, correspondencia, entendimiento u otra comunicación previa, que se
hubiese generado tanto de manera oral o escrita.
170
8 Ley aplicable y jurisdicción
8.1 Las partes acuerdan expresamente que este CONTRATO será regido e interpretado de acuerdo con la
legislación de los Estados Unidos Mexicanos y en caso de controversia que surgiera con motivo de la
interpretación o cumplimiento del mismo, dichas controversias serán resueltas definitivamente a través de los
Tribunales competentes de la Ciudad de México, por lo que las partes renuncian desde este momento a
cualquier jurisdicción distinta que pudiera corresponderles con base en sus domicilios presentes o futuros.
171
9.11 Control Interno
172
173
174
175
176
9.12 PROGRAMAS
Actividades Ref. Realizad
o por Fecha Documentos a recabar
CAJA
a) Arqueo de Caja
• Verificar que la encargada de fondo fijo firmo
carta responsiva al recibir el fondo fijo a su cargo.
• Verificar con que periodicidad de Enero a
Marzo se realizaron los reembolsos de caja.
• Verificar en que forma son rembolsados los gastos a la encargada del fondo fijo.
• Realización de Arqueo sorpresivo del fondo fijo
por personal de IDEGI.
• Revisión de los arqueos realizados por la empresa de Enero a Marzo.
• Investigar que personal es el asignado para
realizar los arqueos dentro de la empresa y que relación tiene con la encargada del fondo fijo.
• Revisar que el personal que tiene a cargo la
custodia de los fondos sea diferente al que elabora los arqueos.
• Validar que los vales, recibos, facturas y otros
comprobantes de gastos realizados pendientes de rembolsar, cumplan con los siguientes aspectos:
1) la autenticidad de dichos comprobantes, 2) que sean de fecha reciente; 3) que estén debidamente autorizados para su
pago. 4) Que sean necesarios para el desarrollo de las
actividad de la compañía
• Verificar que importe tienen los gastos más altos rembolsados por fondo fijo.
• Verificar que todos estos comprobantes hayan
sido debidamente reembolsados en el periodo de Enero a Marzo.
• Verificar que seguimiento se le da al arqueo
cuando se haya detectado una diferencia entre
177
lo contado físicamente y el fondo asignado.
• Revisar que se haya hecho del conocimiento inmediato de tesorero y que haya procedido su aclaración.
• Revisar en el Manual de la Tesorería si existe
una política de faltantes y sobrantes de efectivo.
• Revisar que existan cajas o fuertes o un lugar seguro en donde se resguarda el efectivo, chequeras, facturas., etc.
• Verificar que personal cuenta con las claves de
combinaciones y con que periodicidad son cambiadas.
• Verificar si se cuenta con algún seguro que
cubra el efectivo contra algún riesgo como robo o siniestro.
• Se cuenta con alguna fianza de fidelidad para la
persona encargada del fondo fijo.
b) Revisión de cobro a clientes por ventas en oficina: con tarjeta, efectivo y cheques.
Fase 1: Identificación de oportunidades de cobro
• Verificar que por el tipo de operaciones de la empresa es necesario recibir pagos en efectivo de los clientes.
• La empresa realiza ventas de mostrador.
• Se reciben cheques posfechados.
• Verificar los controles que se llevan sobre la
forma de custodia que de enero a marzo tenga de los Cheques posfechados recibidos de los clientes por el cajero.
• Verificar que la cobranza de Enero a Marzo
hecha por la empresa, surge de una operación previa de Ventas del mismo periodo, que a su vez, originó un proceso de Facturación. Esto significa que en el momento de la cobranza ya se dispone de registros de computación con información almacenada (fecha de vencimiento) que permitirá identificar, en el momento correspondiente, las distintas oportunidades en las que deben iniciarse las gestiones de cobro.
178
• Verificar que un programa de computación
recorra periódicamente el archivo de Débitos a Clientes pendientes de cancelación (normalmente Facturas y Notas de Débito) y detectará cuáles se encuentran en situación de cobro en el período del enero a marzo. Una situación similar se presentará si llevan registros de Documentos a Cobrar.
Fase 2: Preparación de la gestión de cobro
• Verificar que la gestión de cobro (cuando se realiza por medio de cobradores) debe estructurarse según la distribución geográfica de los deudores, de manera que cada cobrador será responsable de su zona asignada.
• Verificar que si hay un proceso de computación
procesará la información almacenada en archivos y emitirá listados (diarios) ordenados por zona, las cuales contengan la identificación de los comprobantes, cuya cobranza se encargará cada cobrador. El detalle de esos listados incluirá el número de Factura, Nota de Débito o Pagaré, fecha de emisión y de vencimiento, importe neto (indicación de descuento, si corresponde), razón social o nombre del deudor, domicilio de pago y un espacio destinado para registrar el resultado de la gestión (“no cobrado” o, en caso contrario, número de recibo, tipo de recaudación de importe neto y descuento).
Fase 3: Gestión de cobro
• Verificar que la cobranza que se efectúa por medio de cobradores a domicilio, estos entregarán recibos que podrán ser provisorios, si las normas de la empresa lo determinan, hasta que los cheques sean acreditados en su cuenta. En caso contrario, el recibo será definitivo (recibo oficial), pero se aconseja dejar constancia en éste mediante una leyenda aclaratoria que certifique los documentos a los que hace referencia ese recibo. Luego de verificarse la acreditación bancaria de los respectivos cheques recibidos, los mismos serán cancelados.
179
• Verificar que el cobrador lo dejará registrado en el listado que se le entregó para el trámite, con el detalle del número de cheque, banco, importe y número de recibo, si es que tuvo éxito en su gestión.
Fase 4: Rendición de la cobranza
• Verificar que Los cobradores efectuen la rendición diaria de la función que han cumplido. Esto significa como comunican a Tesorería qué valores, de los que planificó cobrar, fueron percibidos, y bajo qué forma: en cheque o en pagaré, y también cuáles no se pudieron cobrar (y la causa de ello).
• Revisar que formulario está diseñado para esta
rendición, y su accesibilidad a las personas que los requieran para su uso.
• Verificar como es avalada por la información
contenida en los recibos (cuya copia forma parte de la rendición) y en los valores recibidos.
• Verificar si todos documentos elaborados y los
valores serán controlados por Tesorería (destinatario de esos elementos),
• Revisar si son aprobados por tesorería y si está
de acuerdo, en el proceso de rendición.
• Revisar si tesorería incorporará un resumen de los valores recibidos en la planilla diaria de caja
• Ver si por parte de cobranzas actualiza sus
registros a fin de repetir al día siguiente, un nuevo ciclo del procedimiento, con su documentación y su circuito informativo depurados.
• Verificar si en esta fase, se efectua en la
institución bancaria —por parte del sector Tesorería— el depósito de los cheques recibidos, tanto de los cobradores.
• Verificar que las cobranzas recibidas sean
depositadas íntegramente y sin demoras. Esto significa que no deben tomarse esos fondos (ni parte de los mismos) para efectuar pagos y que estos sean efectuados a través del fondo fijo (si la erogación es de poca significación) o por medio de cheques propios, si su importancia lo requiere.
180
Fase 5: Control y registración de la cobranza
• Verificar que contabilidad sea el responsable de controlar la consistencia de toda la información generada de la gestión de Cobranza.
• Revisar que luego de la verificación,
confeccione los respectivos asientos en la contabilidad general y en el Subdiario de Ingresos y Egresos.
• La información a que hacemos referencia (base
del control) es la siguiente:
• El control de consistencia consiste en las siguientes verificaciones:
o Los créditos a las cuentas de clientes, en cancelación de facturas (u otros débitos) adeudadas por ellos, deberán coincidir con la sumatoria de los importes registrados en los listados de cobranzas de los cobradores y con el listado de valores recibidos por correspondencia.
o En caso de haberse otorgado descuentos por pronto pago, se deberán conciliar los importes totales de facturas canceladas con los importes reales cobrados en relación con esas facturas.
o — La sumatoria de los listados indicados en el primer punto deben concordar con el importe total de recibos emitidos y con la suma de los importes de las boletas de depósito.
• Validar que las notas venta estén foliadas progresivamente y requisadas fiscalmente.
• Verificar que la nota remisión original se
entrege al cliente para que pase a caja a liquidarla y este en el sistema.
• Verificar que los documentos se entreguen al
cajero quien firmará la relación de recibido de conformidad
• Verificar que los pagos se harán por medio de
cheques nominativos con firmas mancomunadas.
181
c) Recepción de facturas de proveedores Fase 1: Revisión de la factura del proveedor • Verificar como es el proceso de la recepción de
la factura del proveedor • Revisar si está es ingresada a un archivo para
mantener el control sobre la misma y si con eso se evitan extravíos, demoras u otros inconvenientes.
• Revisar que en el sistema sean ingresados los datos al soporte magnético con el fin de disponer de los mismos cuando sean requeridos para continuar con los pasos del circuito.
• Revisar si se efectúa un control formal de la
factura: ésta consiste en revisar si la misma cumple con las formalidades exigidas por la ley tributaria, evitando sanciones que podrían implicar la aceptación de procesar documentación que no cumpla con los requisitos legales y reglamentarios (formato, numeración, inscripciones impresas, etc.).
Fase 2: Autorización de pago • Una vez aprobada la primera revisión formal,
en la fase 2 se procede a verificar el contenido de la factura del proveedor (que éste pretende cobrar) con el contenido del resto de la documentación asociada a la transacción en análisis.
• Para ello se procederá a armar el legajo de
pago; esto es, agrupar la documentación que originó la transacción de compra, que se compone de los siguientes elementos:
o Factura del proveedor (original). o Orden de Compra. o Remito del proveedor, conformado
por el recepcionista. o Parte de Recepción, emitido por el
recepcionista.
• La revisión de fondo, necesaria para autorizar el pago, comprende los siguientes pasos de control (coincidencia de datos en todos los documentos en que figuren los mismos):
o Verificar que la razón social impresa en la factura corresponda al proveedor al que se asignó la compra.
o Verificar que los productos facturados, y su cantidad, sean los
182
indicados en la respectiva Orden de Compra.
o Controlar que los productos facturados fueron recibidos sin objeción (conforme a lo indicado en el Remito emitido y en el Parte de Recepción).
o Controlar que los precios facturados correspondan a los convenidos en la cotización presentada por el proveedor y ratificada en la Orden de Compra. Verificar que se apliquen los descuentos convenidos.
o Verificar la exactitud de los cálculos aritméticos contenidos en la factura, incluyendo la aplicación de impuestos y de sus respectivas alícuotas.
o Dejar constancia del resultado de la inspección de control de calidad (cuando los artículos adquiridos así lo requieran).
• Si la revisión ha pasado con éxito todos los requisitos señalados se estará en condiciones de autorizar el pago. Esta decisión se concreta con la emisión de un instrumento denominado Or-den de Pago. Este documento actúa como carátula que precede el Legajo de Pago, del que se hizo referencia anteriormente. La Orden de Pago es un documento numerado sobre la base de una numeración secuencial interrumpida. Contendrá la indicación del beneficiario del pago (proveedor), la fecha de emisión y fecha de pago y la imputación contable; será firmada por el emisor, que es el responsable del sector Cuentas a Pagar.
• La documentación completa (el legajo) se enviará al sector Tesorería (con la autorización) para efectivizar el pago.
• Fase 3: Operación de Pago
• Tesorería, sobre la base de la documentación recibida (Legajo de Pago acompañado de la Or-den de Pago), revisa el legajo y emite el cheque (en la fecha de vencimiento prevista) obser-vando las normas de control interno que se encuentren vigentes. Registra, sobre la Orden de Pago, el banco y número de cheque aplicado. Firma el cheque (primera firma de dos) y anula la documentación (sella “pagado”), a efectos de evitar la repetición del circuito de pago uti-lizando nuevamente la misma documentación, hecho que podría provocar la emisión de otro cheque para el mismo pago.
• Es conveniente que el cheque lleve una segunda firma, además de la del tesorero, de modo que se fortalezca la seguridad cuando se dispongan
183
de fondos de la empresa. Fase 4: Registro contable • Las registro contables que corresponden
efectuar, como resultado de las operaciones de pago, se indican a continuación:
o Se debita la cuenta del proveedor (se cancela el pasivo que se habla creado a causa de la recepción de la mercadería).
o Se acreditan las subcuentas del banco adonde se giraron los cheques.
o Simultáneamente, se registran las operaciones en las respectivas cuentas del Mayor General.
Fase 5: Verificación del recibo de proveedor
• Es recomendable exigir al proveedor la entrega de un recibo oficial en el momento del pago. Si bien se tomó la precaución de librar el cheque de pago con la cláusula “no a la orden”, y de cruzarlo a efectos de asegurar que sólo sea cobrado por el beneficiario al depositario en su propia cuenta bancaria (sin poder endosarlo), la existencia de un recibo oficial fortalece las medidas de control (agiliza un potencial proceso de prueba en caso de tener que justificar un eventual reclamo de deuda: el recibo indica que partidas se han cancelado).El recibo oficial deberá ser incorporado al Legajo de Pago para cerrar la documentación del circuito.
• Verificar que los comprobantes se deberán
cancelar con el sello fechador de pagado en el momento de efectuar el pago.
d) Revisión de la emisión de cheques • Verificar si se encuentra actualizado, en el
banco y en las oficinas de la entidad, el registro de autorización de firmas para expedir cheques.
• Revisar que el uso de chequeras mantienen la numeración consecutiva.
• Validar la política de que todos los cheques que se expidan se hagan nominativamente; asimismo, que se fije un importe mínimo para efectuar pagos por medio de estos.
• Verificar que exista una persona responsable para el manejo de las cuentas de cheques.
• Verificar que los cheque expedidos estén soportados con la documentación
184
correspondiente debidamente requisitada (previa revisión y autorización), y la póliza de egresos.
• Verificar la cancelación a un tiempo determinado aquellos cheques en tránsito que no han sido cobrados.
• Verificar que la firma para la expedición de cheques se este realizando en forma mancomunada.
• Conciliar mensualmente los estados de cuenta bancarios con el control matriz de las chequeras y los registros contables.
• Validar que las cuentas de cheques que se manejen estén registrarse a nombre de la entidad.
• Verificar que no se realice firmar cheques en blanco.
• Verificar que se encuentre en un lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques.
• Validar que estén adherir a los talonarios los cheques originales cancelados.
• Verificar que se lleve un control sobre los cheques devueltos a fin de evitar que vayan a cubrir faltantes en caja.
e) Revisión de la dispersión de fondos
• Revisar que los pagos solicitados estén debidamente autorizados de acuerdo a la Tabla de facultades y con firmas mancomunadas.
• Verificar que los pagos realizados en el mes estén debidamente capturados en el sistema.
• Validar que los pagos solicitados y capturados en el sistema estén debidamente validados, confirmados y autorizados por el Gerente de Tesorería.
• Solicitar el reporte del día generado por el sistema de Tesorería y considerar una muestra para revisar la duplicidad de pagos.
• Revisar que los pagos solicitados por las diferentes áreas estén debidamente documentados.
• Verificar que los arqueos se realicen de manera sorpresiva cuidando y controlando que no se mezcle o se disponga de efectivo de otros fondos o de los ingresos entrantes, para evitar que se cubran faltantes.
• Verificar que antes de realizar el pago de cualquier comprobante, debe hacerse una revisión sobre el cumplimiento de requisitos fiscales y administrativos correspondientes.
• Verificar que los comprobantes se deberán cancelar con el sello fechador de pagado en el
185
momento de efectuar el pago. f) Conciliación Bancarias
Verificar si se determinar y analiza las partidas que establecen la diferencia entre el saldo en bancos según la empresa y el saldo que muestra el estado de cuenta bancario. Revisar que las diferencias encontradas se deriven de:
• Diferencias en las fechas de contabilización (depósitos y cheques en transito).
• Por desconocimiento por parte de la empresa de movimientos operados por el banco (cheques depositados no pagados, cargos por manejo, por cobranza, comisiones, intereses, etc.).
• Por movimientos erróneos. • Las partidas de conciliación deberán ser
investigadas y, en su caso, ajustadas por personal independiente al manejo y custodia de fondos y chequeras.
OBSERVACIONES Con respecto de las cédulas realizadas durante la revisión al Departamento de Tesorería de Cartón y Más SA de CV. (Carmas), en las cuales se deja evidencia de las pruebas efectuadas y de la sustantivación así como todo el material documentado por IDEJI Consultores (cédulas, narrativas, flujos preliminares y demás papeles de trabajo) y de acuerdo con la propuesta y contrato de prestación de servicios en el cual se estipulan los “Entregables”, IDEJI Consultores, SC (IDEJI) se reserva el derecho a presentar únicamente los resultados y el diagnostico que emanan de dichos papeles. Los papeles antes mencionados son propiedad de IDEJI, la información contenida en ellos es propiedad de Carmas y serán guardados con la más rigurosa y estricta confidencialidad y solo serán usados en posteriores ocasiones para continuar con las mejoras a la empresa.
186
9.13 PROCESOS
Simbología Empleada
187
9.13.1 PROCESOS AS IS
188
189
190
191
192
9.13.2 PROCESOS TO BE
193
194
195
196
197
198
9.14 INFORME
CARTÓN Y MÁS, S.A. DE C.V.
REPORTE CONFIDENCIAL AUDITORÍA INTERNA
MEMORÁNDUM DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
Cartón y Más, S.A. de C.V.
Índice Calificación Página
I.- ESTRUCTURA DEL MEMORANDUM 2 II.- ENFOQUE Y ALCANCE DE LA REVISIÓN 1.- 2.-
Objetivo Alcance
4 4
III.- EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS 1.- Desviaciones a la Política CARMAS de caja B 5 2.- Los arqueos a los fondos fijos no se están realizando en forma
sorpresiva B 6
3.- Falta de un catálogo de firmas de los responsables para autorizar gastos
B 7
4.- Falta niveles de autorización y segregación de funciones B 8 5.- Cheques pendientes en tránsito B 9 6.- Cálculo inadecuado de los pagos B 10 7.- Determinación tardía del flujo de efectivo B 11 8.- Fianza de fidelidad insuficiente B 12 9.- No existen manuales de operación B 13
199
I. ESTRUCTURA DEL MEMORÁNDUM
Este memorando incluye las observaciones y recomendaciones derivadas de la auditoría operacional
realizada a la Tesorería.
Como resultado de la revisión, en la sección III se incluye el detalle de las observaciones detectadas, y en
su caso, las causas de las mismas, las cuales fueron comentadas en su oportunidad con los responsables
del área. Asimismo, se identificaron los posibles riesgos inherentes y/o de control y se desarrollaron las
recomendaciones tendientes a fortalecer el ambiente de control y a minimizar los posibles riesgos.
Además, con el propósito de identificar el esfuerzo que se requiere para la implantación de las mejoras,
las observaciones fueron calificadas en tres tipos, las cuales se definen más adelante, al igual que las
propuestas o iniciativas del personal responsable de las áreas en las que se identificaron las
observaciones.
Calificación de las observaciones:
A
El nivel de cumplimiento con las políticas de Carmas, Normas de Información Financiera y
buenas prácticas de procesamiento de datos, proveen una opinión razonable sobre la integridad
de los estados financieros y la salvaguarda de los activos. Aún cuando se incurrió en algunas
desviaciones no relevantes a las mencionado anteriormente.
B
Aún cuando se incurrió en desviaciones y requieran a procedimientos de control susceptibles de
corregirse, el nivel de cumplimiento con las políticas de Carmas, principios de contabilidad
generalmente aceptados y buena prácticas de procesamiento de datos ,proveen una opinión
razonable sobre la integridad de los estados financieros y la salvaguarda de los activos.
C
Se incurrió en desviaciones importantes a políticas y procedimientos de control y
administrativos y que por su incidencia pudieran afectar la razonabilidad de la integridad de los
estados financieros, y la salvaguarda de los
activos, por lo que requiere atención inmediata.
II. ENFOQUE Y ALCANCE DE LA REVISIÓN
1. Objetivo
Entendimiento del flujo de operaciones de Tesorería.
Evaluación del sistema de control interno contable, financiero y operativo, establecido en las diferentes
operaciones.
Identificación de riesgos en las operaciones que pudieran tener un efecto desfavorable en la parte
contable, fiscal u operativa.
Evaluación de políticas contables, fiscales, administrativas y de sistemas.
200
Evaluación de la adecuada salvaguarda de los activos.
Identificación de operaciones de riesgo que pudieran tener un efecto desfavorable para la unidad de
negocio, así como propuestas para prevenir o minimizar riesgos.
Verificación de la integridad de los sistemas de información, asegurándonos de que éstos generan
información financiera oportuna y confiable, de manera que sea la base para la toma de decisiones dentro
de la unidad de negocio.
2. Alcance
Entrevistas con el personal responsable de Tesorería, tanto en actividades operativas como en
administrativas.
Evaluación del ambiente de control.
Documentación de los procesos para la determinación del plan general y programas detallados de
auditoría.
Ejecución de pruebas de auditoría y revisión de documentación.
Análisis y discusión de los hallazgos identificados con el personal involucrado y traducirlos en
oportunidades y recomendaciones para cumplir objetivos financieros, operacionales, de cumplimiento y
estratégicos.
Presentación a la dirección y discusión de los informes.
III.- EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS
1. Reembolso del fondo fijo a través de transferencia bancaria a la cuenta personal del cajero - B
Situación actual – Causa
El reembolso del fondo fijo se realiza mediante transferencia bancaria a la cuenta personal del encargado
de la custodia de dicho fondo, cabe señalar que en esta cuenta el empleado recibe su pago de nómina.
Posible riesgo / área de oportunidad
Debido a que el efectivo se deposita a la cuenta bancaria personal del encargado del fondo fijo, los
recursos podrían ser utilizados para fines ajenos a la compañía, sin que exista posibilidad para la gerencia
de ejercer una supervisión al respecto.
Recomendación
De acuerdo con la política de Carmas el cheque del reembolso del fondo fijo debe emitirse a nombre de la
persona encargada de su custodia.
Comentarios de la gerencia, plan de acción y responsable
201
La contraloría buscará formas de evitar que se deposite en la cuenta personal del trabajador.
/Responsable/ C.P. Rubén Jiménez
Área involucrada: Contraloría.
2. Los arqueos a los fondos fijos no se están realizando en forma sorpresiva - B
Situación actual – Causa
Los arqueos practicados al fondo fijo se han venido realizando a finales de cada mes para efectos de
cierre, por lo que no se está cumpliendo con la política de Carmas.
Por otra parte, el formato que se está utilizando para documentar los arqueos practicados no cuenta con un
área de observaciones, en su caso, explicación de las diferencias y planes de acción.
Posible riesgo / área de oportunidad
Malversación de fondos.
Falta de información relacionada con el resultado del arqueo practicado por el formato que se está
utilizando.
Recomendación
Cumplir con la política de Carmas que establece que los arqueos deben realizarse en forma sorpresiva y
no en forma recurrente al cierre contable de cada mes.
Adecuar el formato de arqueo de fondo fijo que se está utilizando actualmente, incluyendo entre otras
cosas, el número de folio, área de observaciones sobre las diferencias encontradas y planes de acción.
Véase en el Anexo I, el formato propuesto para la realización de arqueos de fondo fijo.
Comentarios de la gerencia, plan de acción y responsable
Desde el mes de Marzo se llevan a cabo estas revisiones de forma sorpresiva.
/Responsable/ C.P. Rubén Jiménez
Área involucrada: Contraloría.
202
3. Falta de un catálogo de firmas de los responsables para autorizar gastos - B
Situación actual – Causa
No existe un catálogo que incluya el nombre y las firmas de los funcionarios facultados para autorizar
gastos, así como el importe límite que pueden aprobar de acuerdo con su nivel jerárquico. Actualmente
las personas que autorizan el pago de gastos a través del fondo fijo son las siguientes:
Nombre del empleado Puesto
C.P. Eduardo Silva Rodríguez Gerentes de Tesorería.
Posible riesgo / área de oportunidad
Pago de gastos no autorizados por las personas responsables.
Inadecuada segregación de funciones con el responsable de sucursal.
Malversación de fondos.
Recomendación
El área de contraloría debe elaborar el catálogo de firmas de los funcionarios facultados para aprobar el
pago de gastos entregándolo a la sucursal para su conocimiento, y requerir que sólo sean aceptados para
pago los comprobantes de gastos autorizados por las personas descritas en dicho catálogo y con los
montos establecidos.
Comentarios de la gerencia, plan de acción y responsable
Contraloría implantara el catalogo de firmas.
/Responsable/ C.P. Rubén Jiménez.
Área involucrada: Contraloría.
4. Falta niveles de autorización y segregación de funciones - B
Situación actual – Causa
El auxiliar de cuentas por pagar revisa y la programación del pago que el mismo elabora y la trasmite.
Posible riesgo / área de oportunidad
Pago de gastos no autorizados por las personas responsables.
Inadecuada segregación de funciones con el responsable de sucursal.
203
Malversación de fondos.
Recomendación
El área de Tesorería debe ser la que programe los pagos y trasmita las operaciones por medio del portal
bancario, teniendo una persona que capture y una más que autoricé mediante firma electrónica.
Comentarios de la gerencia, plan de acción y responsable
El área de Tesorería se encargara de realizar estos movimientos a través del auxiliar de tesorería y el
gerente.
/Responsable/ C.P. Rubén Jiménez.
Área involucrada: Contraloría.
5. Cheques pendientes en tránsito - B
Situación actual – Causa
Se tienen cheques pendientes de entregar con más de 5 meses de su emisión.
Posible riesgo / área de oportunidad
Extravío de documentos
Conciliaciones bancarias con partidas mayores a 3 meses
Dinero a la vista sin inversión.
Recomendación
El área de Tesorería debe cancelar de inmediato esos cheques y solicitar a la gente de cuentas por pagar
que se ponga en contacto con los proveedores, para tener las conciliaciones bancarias lo más depuradas
posible y no correr el riesgo de que los proveedores hagan efectivo la cláusula de los intereses moratorios
que tienen las facturas., (en su mayoría).
Comentarios de la gerencia, plan de acción y responsable
El área de tesorería informara a CXP y cancelara los cheques antes mencionados.
/Responsable/ C.P. Eduardo Silva Rodríguez.
Área involucrada: Tesorería y CXP
204
6. Cálculo inadecuado de los pagos-B
Situación actual – Causa
El auxiliar de tesorería elabora un pronóstico de la programación de pago diario y luego lo compara con
el elaborado por cuentas por pagar
Posible riesgo / área de oportunidad
Fondo insuficiente para efectuar los pagos
Exceso de efectivo sin invertir
Determinación del flujo errónea.
Recomendación
El área de tesorería debe determinar el total de pagos y/o dispersión de fondos diariamente, se sugiere
que cuentas por pagar programe sus pagos y tesorería los tenga por lo menos 48 horas antes del
vencimiento, y en su defecto se haga un calendario con las fechas de recepción de solicitudes de pago.
Comentarios de la gerencia, plan de acción y responsable
El área de tesorería se encargara de determinar el flujo diario y será la única responsable de efectuar las
transferencias, por su parte cuentas por pagar, entregara la solicitud de remesas para pagos ordinarios los
días viernes de cada semana.
/Responsable/ C.P. Eduardo Silva Rodríguez.
Área involucrada: Tesorería y CXP.
7. Determinación tardía del flujo de efectivo -B
Situación actual – Causa
Para la determinación del flujo de efectivo real se hace hasta el momento en que cierra contabilidad
después del día 10 de cada.
Posible riesgo / área de oportunidad
Toma de decisiones sin fundamentos
Perdida de oportunidades de inversión
Datos no reales al momento al momento de presentar el flujo.
205
Recomendación
La tesorería debe determinar el flujo diariamente y presentar cuando menos un reporte semanal del flujo,
para tener información de primera mano, ya que esta es un área critica y su información debe ser
dinámica.
Comentarios de la gerencia, plan de acción y responsable
El área de tesorería se encargara de determinar el flujo diario y elaborar un reporte semanal que será
entregado al director de finanzas a más tardar los lunes por la mañana
/Responsable/ C.P. Eduardo Silva Rodríguez.
Área involucrada: Tesorería.
8. Fianza de fidelidad insuficiente - B
Situación actual – Causa
La empresa tiene una fianza de fidelidad solo por el gerente de tesorería y su importe es de $30,000.00
Posible riesgo / área de oportunidad
En alguna eventualidad de otro empleado estará descubierto
En alguna eventualidad tramites y juicios costosos para la empresa
Datos no reales al momento al momento de presentar el flujo.
Recomendación
La compañía debería de adquirir una prima mayor y cubrir a todo el personal que tenga relación con el
manejo de dinero en efectivo, virtual y tarjetas de crédito, para que en caso de alguna eventualidad este
cubierto y no tenga que llevar a cabo el mismo la querella.
Comentarios de la gerencia, plan de acción y responsable
La compañía elaborara una lista del personal que tenga relación con manejo de efectivo en cualquier
modalidad y adquirirá una fianza por un monto mayor.
/Responsable/ C.P. David Izaguirre.
Área involucrada: Dirección de finanzas.
206
9. No existen manuales de operación - B
Situación actual – Causa
La empresa no tiene manuales de operación en la Tesorería, las operaciones son realizadas de acuerdo a
las costumbres del puesto.
Posible riesgo / área de oportunidad
Por la rotación del personal se pierden practicas o se modifica la forma de operar
En caso de alguna renuncia o despido inesperado, la empresa desconoce la operación
Puede haber incapacidades y las personas que cubren no conocen el procedimiento.
Recomendación
Se sugiere crear manuales y comenzar a aplicarlos de inmediato dentro del área, así como implementar un
programa de capacitación a personas con perfil para cubrir el puesto.
Comentarios de la gerencia, plan de acción y responsable
La compañía acepta implementar los manuales y solicita a IDEJI Consultores SC., la elaboración de los
mismos, siendo un trabajo adicional el cual será facturable a Carmas.
/Responsable/ C.P. David Izaguirre.
Área involucrada: Dirección de finanzas
10. Recepción de cheques post-fechados - B
Situación actual – Causa
La empresa acepta los clientes paguen con cheques post-fechados, mismos que son depositados hasta la
fecha indicada.
Posible riesgo / área de oportunidad
Recuperación de flujo lento por cobro de cheques
Cheques sin fondos al momento del cobro
Información errónea
207
Recomendación
Se sugiere no aceptar cheques post-fechados y crear una política para entrega de mercancía una vez
recibido el pago
Comentarios de la gerencia, plan de acción y responsable
La compañía no aceptara el pago con cheques post-fechados e implementara una política para entrega de
mercancía cuando el tesorería informe del cobro realizado.
/Responsable/ C.P. David Izaguirre.
Área involucrada: Dirección de finanzas
CONCLUSIONES
Durante la elaboración, desarrollo y resultados del presente trabajo pudimos evaluar los procesos en el
área de tesorería de la empresa Cartón y Mas, S.A. de C.V el cual nos sirvió para conocer una empresa
real y poder aportar los conocimientos necesarios de auditoria operacional administrativa .
El resultado de la revisión tuvo como finalidad incrementar controles para el mejoramiento del área de
tesorería de la empresa, con nuevas políticas, procesos más confiables, programas nuevos de trabajo,
revisión del área de caja, clientes y flujos de efectivo.
Como profesionistas pudimos ampliar nuestros conocimientos y dar nuevas ideas a empresas como
Cartón y Mas, S.A. de C.V , la cual nos dio la oportunidad de conocer completamente su estructura,
organización y problemática en sus diferentes áreas teniendo como resultado el mejoramiento de tesorería
y quedando conforme la dirección de la misma con resultados satisfactorios.
208
BIBLIOGRAFIA
Libros
Tapia Ayala Francisco.
Auditoria Operacional.
Editorial Escasa.
Año de impresión:
González Mondragón Armando.
Auditoria Administrativa Generalidades, auditoria en recursos humanos y gerencias alternativas.
Editorial Trillas.
Año de Impresión: 2002.
Mancillas Pérez Eduardo.
La Auditoria Administrativa un enfoque científico.
Editorial Trillas.
Año de Impresión: 2001.
Instituto Mexicano de contadores públicos.
La auditoria interna en México y EU.
Editorial IMCP.
Año de Impresión: 2000.
Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
Código de Ética Profesional.
Editorial Impresores FOC, S.A. de C.V.
Año de Impresión: 2005.
Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
Normas y procedimientos de auditoria.
Editorial IMAI.
Año de Impresión: 1995.
C.P. Paz Zavala Enrique.
Introducción a la contaduría Fundamentos .
Editorial. ECAFSA.
Año de impresión: 1999.
Pérez López Cesar.
Control estadístico de la calidad teoría , practica y aplicaciones.
Editorial. Alfa omega-RAMA.
209
Dale H. Besterfield.
Control de calidad.
Editorial. Prentice Hall.
4ta. Edición.
Gómez Morfin Joaquín.
El control interno en los negocios.
Editorial. Fondo de cultura económica.
Paginas de Internet.
Gestiopolis: www.gestiopolis.com
Instituto Mexicano de auditores Internos: www.imai.com.mx
Instituto Mexicano de Contadores Públicos: www.imcp.com.mx
Control interno informe coso: www.monografias.com.mx
Monografías: www.monografias.com.mx
Adminístrate hoy: www.administratehoy.com.mx
Universidad Abierta: www.universidadabrierta.edu.mx
El prisma: www.elprisma.com.mx
Senado : www.sarbane.senate.gov/pages/biografy.com.mx
Barredo Prieto Manuel: www.monografias.com.mx/trabajos/filosofias-calidad.
Revistas:
Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
Contaduría Pública.
Editorial. Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
Año de Impresión 2005.
Colegio de Contadores Públicos de México.
Revista Veritas.
Editorial. Colegio de Contadores Públicos de México.
Año de Impresión: 2005
Boletín 3070.
Consideraciones sobre el fraude que deben hacerse en una auditoria de estados financieros.
Editorial. Instituto mexicano de contadores públicos.
Año de impresión: 2004.
Adminístrate Hoy.
Editorial. Citem, S.A. de C.V.
Año de impresión 2006.