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1 - PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR

CODIGO Pl - G D - 0 1

1 - PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR

VERSION FECHA

1 05 Mayo 2016

iDUVIi

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR

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INSTITUTO DE DESARROLLO URBNO, VIVIENDA Y GESTION

TERRITORIAL DE CHIA

IDUVI

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

(PINAR)

FECHA DE APROBACIÓN: 05-May-2016

APROBÓ: COMITÉ DE ARCHIVO, CHIA 05 MAYO DE 2016

VERSION 1.0

ELABORÓ: Lina Alexandra Jamaica

CHIA MAYO 2016

"Sí... A'iarcamosLA DIFERENCIA" C A R R E R A 7A N o . 11 - 45

TELEFAX: 8616115 - 8631283 - 8616128 E- MAIL: rm\udm)sí¡n.\m\i:\)<}i^^^

CODIGO Pl - GD-01


VERSION 1 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR FECHA 05 Mayo 2016

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Contenido

1 INTRODUCCION 3

2 IDENTIFICACION DE LA S ITUACION ACTUAL 4

3 D E S A R R O L L O DEL PLAN INSTITUCIONAL 4

3.1 DEFINICION DE A S P E C T O S CRITICOS 4

3.2 PRIORIZACION DE A S P E C T O S CRITICOS 6

4 FORMULACION DE LA VISION ESTRATEGICA 9

4.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS 9

4.2 SEGUIMIENTO Y C O N T R O L 11

5 PLANES 13

5.1 PLAN DE I N S T R U M E N T O S ARCHIVISTICOS DEL IDUVI 13

5.1 PLAN ADMIN ISTRACIÓN DE ARCHIVOS 15

5.2 PLAN ADQUIS IC IÓN TECNOI ÓGICA 17

5.3 PLAN A D E C U A C I Ó N DE ESPACIOS FÍSICOS 18

6 MAPA DE RUTA 19

7 C O N T R O L DE CAMBIOS 19

8 A P R O B A C I O N 19

"Sí... MarcamosLÁ DIFERENCIA" C A R R E R A 7 A No. 11-45

TELEFAX: 8616115 - 8631283 - 8616128 E- MAIL: ani iacic i ios H.itluvichid.iítiv Ci)

1 CODIGO"^ Pl - GD-01


VERSION 1 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR FECHA 05 Mayo 2016

IDUVi!



1 INTRODUCCION

El PINAR contemplado como instrumento para la planeacion archivistica el cual determina los elementos importantes para el cumplimiento de las directrices de la gestión arctiivistica

Teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el informe del estado actual del archivo del IDUVI y junto con la matriz DOFA, en el que se describen las necesidades, oportunidades y puntos críticos a mejorar, permitirá establecer los métodos y directrices para el manejo de una adecuada gestión y conservación de los documentos memoriales de la entidad, para tal efecto, se han contemplado objetivos y metas que minimicen los riesgos que se puedan presentar por la no adecuada administración de los archivos físico y electrónicamente almacenados.

"Sí... MarcamosLA DIFERENCJÁ" C A R R E R A 7A No. 11-45

TELEFAX: 8616115 ^ 8531283 - 8516128 E- MAIL: I . . Í , Í , , C K I ; < - Í /JÍIUX i J i i ; , ¡j.n xo

imm PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PINAR

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2 IDENTIFICACION DE LA SITUACION ACTUAL

Teniendo como base los productos realizados en el trascurso del año como son: el levantamiento de la información en cada una de las dependencias de la entidad, el diagnóstico del archivo, la matriz DOFA y el informe del diagnóstico: permitieron identificar algunos aspectos críticos que serán descritos y analizados más adelante en el presente documento

En relación al desarrollo de sus actividades el IDUVI requiere la administración, conservación y preservación a largo plazo de la información de valor primado para la entidad y el municipio de Chía, para esto debe contar con un proceso de Gestión Documental que normalice, centralice y sistematice las unidades documentales en cumplimiento de las normas archivisticas.

3 DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL

3.1 DEFINICION DE ASPECTOSGRITICOS

A continuación se describen los aspectos críticos que se identifican en la entidad.

ASPECTOS CRITICOS RIESGOS No se cuenta con instrumentos archivísticos que permite dar las directrices para los cumplimientos de las normas archivisticas.

Sanción por incumplimiento de las normas archivisticas.

Ausencia de directrices y lineamientos claros referente a las responsabilidades de la gestión documental en la entidad.

Perdida de la memoria institucional

Desorganización de los archivos físicos y electrónicos en cada una de las dependencias de la entidad.

Descentralización de la información que se produce y se tramita en la entidad.

Perdida de la información, por consecuencia de mantener las unidades documentales en los puestos de trabajo o sitios no adecuados.

Desagregación de responsabilidades, de la administración documental.

Acumulación de la documentación que se produce en la entidad, sin ningún tratamiento archivístico.

"Sí... r^iarcamosLÁ. DIFERENCIA" C A R R E R A 7A No. 11 - 45

TELEFAX: 8616115 - 8631283 - 8616128 E- MAIL: u..mac!cnos-«:i4ivicbií,.g..

^ PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PINAR

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PINAR

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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR FECHA 05 Mayo 2016

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A S P E C T O S CRITICOS R IESGOS

Ausencia de herramientas tecnologías que ayuden con la administración física y electrónicamente almacenada.

Perdida de información, por no llevar un control del inventano documental o administración de préstamos y devoluciones de las unidades documentales.

Dificultad para la recuperación de forma manual de la información.

Manejo de archivos planos sin segundad de información, y descentralizados.

Existencia de documentos producidos y almacenados electrónicamente sin control.

Desarticulación de unidades documentales híbridas, sin control y normalización del proceso.

Trazabilidad de la información.

Ausencia de espacios físicos para el almacenamiento de la información que se produce en la entidad.

Acumulación de unidades documentales en sitios no adecuados, que conlleva al deterioro y pérdida de documentación.

Perdida de la memoria institucional

No se tía realizado procesos de digitalización, para la conservación de unidades documentales contempladas como memoria institucional y municipal.

Perdida de la Información

Detenoro de la información física por mala manipulación o por no contar con las medidas necesarias para su conservación total en la entidad.

"Sí... MarcamosLÁ DIFERENCIA" C A R R E R A 7A No. 11 - 45

TELEFAX: 8616115 - 8531283 - 8616128 E- MAIL: cíMilHCleiuwi/.iduvichiíi <io\

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PINAR

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IDUVI!



3.2 PRIORtZÁCIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

La Prionzación consiste en determinar el nivel de impacto de los aspectos críticos, frente a los ejes erticuladores que representan la función archivistica.

Admin is t rac ión de Archivos: Involucra aspectos de infraestructura, presupuesto, normatividad políticas procedimientos, personal

Acceso a la Información: comprende los aspectos de trasparencia, participación y servicio al ciudadano, por último la organización documental.

Preservación de la Información: Conservación y almacenamiento de la información.

Aspectos tecnológicos y de seguridad: abarca la segundad de la información e infraestructura tecnológica.

Fortalecimiento y art iculación: Armonización de la gestión con otros sistemas con los que cuenta la entidad

Se realizará la calificación de 1 a 10 teniendo el 10 el vaior de mayor impacto.

" S / . . . MarcamosLA DIFERENCIA" C A R R E R A 7A No. 11 -45

TELEFAX; 8616115 - S6312S3 - 8616128 E- MAIL: auü,icíi;i)iK,.MsÑ!> ik!!.¡Á^'i:-..v!:

• 1: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PINAR

CODIGO Pl - GD-01 1: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR

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EJES ARTICULADORES

Aspectos críticos Administración de archivos

Acceso a la información

Preservación de la información

Aspectos tecnológicos y de seguridad

Fortalecimiento y articulación Total

No se cuenta con instrumentos archivisticos que permite dar las directrices para los cumplimientos de las normas arcliivisticas.

10 9 8 10 10 47


10 10 9 10 10 49

Ausencia de herramientas tecnotogias que ayuden con la administración tanto física como digital. 10 10 10 10 10 50

Existencia de documentos producidos y almacenados electrónicamente sin control. 5 9 9 10 10 43

Ausencia de espacios físicos para el almacenamiento de la información que se produce en la entidad. 10 6 7 6 5 34

No se ha realizado procesos de digitalización, para la conservación de unidades documentales contempladas como memoria institucional y municipal.

10 10 10 10 ' 0 50

Calificación de 1 a 10 55 54 53 56 55

"Sí... TELEFAX; 8 6 1 6 1 1 5 - 8

MarcamosLA DIFERENCIA^" CARRERA 7A No. 11 -45

531283 - 8616128 MAIL; ..u:j . ici.- i ; . ' - , ; / U Ü A icria.a.oi

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L PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR

CODIGO Pl - GD-01 L PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR

VERSION 1 L PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR FECHA 05 Mayo 2016

IDUOT



Ana vez priorizado los aspectos críticos vs los ejes articuladcres y ordenándolos de mayor a menor según su impacto, se tiene como resultado lo presentado a continuación la cual permitirá establecer la visión estratégica de la gestión documental.

ASPECTOS CRITICOS TOTAL EJES ARTICULADORES TOTAL

Ausencia de herramientas tecnologías que ayuden con la administración tanto física como digital.

50 Aspectos tecnológicos y de segundad 56

Mo se ha realizado procesos de digitalización, para la conservación de unidades documentales contempladas como memoria institucional y municipal.

50 Administración de archivos 55


49 Acceso a la información 54

No se cuenta con instrumentos archivísticos que permite dar las directrices para los cumplimientos de las normas archivisticas 47 Preservación de le información 53


43


34

"Sí... MarcamosLA DIFERENCIA" C A R R E R A 7A N o . 1 1 - 4 5

TELEFAX: 8516115 - 8631283 - 8516128 E- tvlAIL: cori ia.iciv.s •

•i CODIGO Pl - GD-01


VERSION FECHA

1 05 Mayo 2016 I

l ü U V i



4 FORMULACION DE LA VISION ESTRATEGICA

De acuerdo a las priorizaciones y la politica de gestión documental, el IDUVI tendrá como visión la implementación apropiada del sistema de gestión documental, permitiendo la administración, conservación y preservación de la información que se maneja en cumplimiento de los requisitos normativos, uso de fierramientas tecnológicas que permita la disponibilidad, integridad, y fidelidad de información, asi mismo contribuyendo al uso racial de los recursos para contribuir con el medio ambiente en cumplimiento de la directiva presidencial 04 del 2012.

4.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

ASPECTOS CRITICOS OBJETIVO

Ausencia de tierramientas tecnologías que ayuden con la administración tanto física como digital.

Contar con una solución tecnológica que permita el adecuado manejo de la gestión de la información.

No se ha realizado procesos de digitalización, para la conservación de unidades documentales contempladas como memoria institucional y municipal

Adquirir las herramientas y soluciones tecnológicas que permitan la digitalización de las unidades documentales.

Determinar las senes documentales que serán digitalizadas como estrategia para alcanzar el flujo de información confiable para la toma de decisiones y la articulación de los procesos que se manejan en la entidad.


Centralizar la información en un solo sistema de información, que permita la administración de toda la información que se conserva en la entidad.

Centralizar los archivos de gestión que se encuentran en los puestos de trabajo a un sitio adecuado para su administración y custodia.

"Sí... MarcamosLA DIFERENCIA" C A R R E R A 7A N o . 11 -45

TELEFAX: 8616115 - 8631283 - 8616128 E- MAIL: roí,:.» i;n,.s „¡óus kh : . , >i

d i PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR

CODIGO Pl -GD~01

d i PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR

VERSION 1 d i PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR FECHA 05 Mayo 2016

IDUVI



ASPECTOS CRITICOS OBJETIVO

No se cuenta con instrumentos archivisticos que permite dar las directrices para los cumplimientos de las normas archivlsticas-

Elaborar cada uno de los instrumentos archivisticos en cumplimiento del decreto 2609 del 2012.

Existencia de documentos producidos y almacenados electrónicamente sin un control.

Analizar con cada oficina productora la información que se maneja electrónicamente almacenada y que hace parte de las unidades documentales.

Estructurar nombres de los documentos electrónicos e identificación dentro de las TRD

Identificar y estructurar el almacenamiento de la información permitiendo la fidelidad, confidencialidad y disponibilidad.


Adecuar los espacios físicos necesarios dentro de la entidad en cumplimiento de los requisitos mínimos técnicos y legales necesarios para la conservación y preservación de los documentos delarchivo de gestión y central.

"Sí.., MarcamosLA DIFERENCIA" C A R R E R A 7A No. 11 - 45

TELEFAX: 8616115 - 8631283 - 8616128 E- MAIL: contaclcnos:tf iduvichia.ftov.co

CODIGO PLN - AR-01 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS VERSION 1

FECHA 05 Mayo 2016

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4.2 SEGUIMIENTO Y CONTROL

ASPECTOS CRITICOS OBJETIVO PLANES

Ausencia de herramientas tecnologías que ayuden con la administración tanto fisica como digital.

Contar con una solución tecnológica que permita el adecuado manejo de la gestión de la información.

Plan adquisición tecnológica

Plan administración de archivos

No se ha realizado procesos de digitalización, para la conservación de unidades documentales contempladas como memoria institucional y municipal.

Adquirir las herramientas y soluciones tecnológicas que permitan la digitalización de las unidades documentales.

Determinar las senes documentales que serán digitalizadas como estrategia para alcanzar el flujo de información confiable para la toma de decisiones y la articulación de los procesos que se manejan en la entidad.


Plan adquisición tecnológica


Centralizar la información en un solo sistema de información, que permita la administración de toda la información que se conserva en la entidad, independiente de su entidad productora

Centralizar funcionalmente los archivos de gestión físicos

Realizar el inventario de la información del IDUVI


No se cuenta con instrumentos archivísticos que permite dar las directhces para los cumplimientos de las normas archivisticas.

Elaborar cada uno de los instrumentos archivísticos en cumplimiento del decreto 2609 del 2012.

Capacitación a los funcionarios de la entidad sobre el uso de los instrumentos archivisticos.

Plan Instrumentos archivísticos


Analizar con cada oficina productora la información que se maneja electrónicamente almacenada y que hace parte de las unidades documentales.

Estructurar nombres de los documentos electrónicos e identificación dentro de las


"Sí... MarcamosLA DIFERENÚA" 1̂ C A R R E R A 7A No. 11 - 45

TELEFAX: 8616115 - 8631283 - 8616128 E- MAIL: ciMil;:ictCiiosVí;¡dliv¡ch¡a.,gov.C()

CODIGO PLN - AR-01

i - • PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS VERSION 1

FECHA 05 Mayo 2016 i D U ^ i i PINAR PAGINA Página 12 de 20

A S P E C T O S CRITICOS OBJETIVO PLANES

TRD

Identificar y estructurar el almacenamiento de la información permitiendo la fidelidad, confidencialidad y disponibilidad.


Adecuar los espacios físicos necesarios dentro de la entidad en cumplimiento de los requisitos técnicos y legales necesarios para la conservación y preservación de los arctiivos.

Plan adecuación de espacios físicos

"Sí... :mosLA DIFERENCL C A R R E R A 7A No. 11 - 45

TELEFAX: 8616115 - 8631283 - 8616128 E- MAIL: , r. ;c: : a


PINAR

CODIGO PLN - AR-01 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PINAR

VERSION 1 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PINAR FECHA 05 Mayo 2016

IDUVi


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5 PLANES

5.1 PLAN DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL IDUVI

NOMBRE DEL PLAN Plan Instrumentos Archivisticos del IDUVI

OBJETIVO Elaborar cada uno de los instrumentos archivísticos en cumplimiento del decreto 2609 del 2012.

ALCANCE Elaboración de la documentación necesaria para el cumplimiento de los instrumentos arctiivísticos según lo estipulado en el decreto 2609 del 2012.

ACTIVIDADES E N T R E G A B L E R E S P O N S A B L E FECHA INICIO

FECHA FINAL

OBSERVACIO NES

Levantamiento de la información.

Informe Contratista Gestión Documental

Feb 2016

Abr. 2016

Se ha venido realizando en paralelo con la elaboración de los inslrurTienlos archivísticos.

Elaboración del programa de gestión documental.

PGD

Acta de comité

Contratista Gestión Documental

Mar 2016 May. 2016

Se encuentra en proceso de elaboración

Elaboración de los cuadros de clasificación documental.

CCD Contratista Gestión Documental

Feb 2016 Ago. 2016

Se encuentra en proceso de elaboración.

Se elaboran y se entrega paralelo a las TRD.

Elaboración del Sistema Integrado de Conservación.

SIC Contratista Jun 2016

Ago 2016

Elaboración de las tablas de retención documental.

TRD Contratista Gestión Documental

Feb 2016

Ago 2016

Se encuentra en proceso de elaboración

Depende de la programación de las reuniones para la aprobación por

" S / . . . MarcamosLÁ DIFERENCIA" C A R R E R A 7A No. 11 - 45

TELEFAX: 8616115 - 8631283 - 8616128 MAIL: v nniiicienoíVíjduvichia.gov.a'

4 C O D I G O PLN - AR-01 P L A N I N S T I T U C I O N A L DE A R C H I V O S V E R S I O N 1

FECHA 05 Mayo 2016

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A C T I V I D A D E S E N T R E G A B L E R E S P O N S A B L E F E C H A INICIO

F E C H A F INAL

O B S E R V A C I O NES

parte del comité de arct i ivo de las TRD.

Realizar los mapas de procesos, f lujos documenta les de la ent idad

Caracter izac ión de los p rocesos de gest ión documenta l

Contrat ista Gest ión Documenta l

Jul 2016

Oct 2016

Realizar el Banco terminológico

Banco terminológ ico

Contrat ista Gest ión Documenta l

Ago 2016 Nov 2016

Tablas control de Acceso

T A C Contrat ista Gest ión Documenta l

Sep 2016 Dic 2016

Depende de la aprobación por parte del comité de archivo referente a la solución tecnológica a adquirir.

Modelo de requisitos para la gestión de los documentos electrónicos.

Mode lo Contrat ista Gest ión Documenta l

Oct 2016

Dic 2016

Depende de la aprobac ión por parte del comité de archivo referente a la solución tecnológica a adquirir. Queda como propuesta para su apl icación


TELEFAX: 8616115 - 8631283 - 8616128 E- MAIL: coi»lacicm.s.v#,idMviehÍ3.gov.c(>

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P L A N I N S T I T U C I O N A L DE A R C H I V O S

PINAR

C O D I G O V E R S I O N

PLN - AR-01 1

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5.2 P L A N A D M I N I S T R A C I Ó N DE A R C H I V O S

N O M B R E DEL P L A N P lan a d m i n i s t r a c i ó n de a r c h i v o s

O B J E T I V O Elaborar cada uno de los inst rumentos archivíst icos en cumpl imiento del decreto 2609 del 2012.

A L C A N C E Inventar io documenta l organizado, fol iado e ident i f icado Atenc ión de consul ta prés tamos y devo luc iones de un idades documenta les

A C T I V I D A D E S

Realizar inventario documenta l

E N T R E G A B L E

Inventar io de un idades documenta les del IDUVI de los años 2015 al 2017, o rgan izadas

R E S P O N S A B L E

Gest ión documenta l

F E C H A INICIO

Ene 2017

F E C H A F INAL

Dic 2017

O B S E R V A C I O N E S

Sujeto a la solución tecnológica que adquiera la ent idad. Contar con el personal para realizar la dedicada a por ciento.

abor cien

Una vez real izado el inventar io de los años propuestos después se convierte en una act iv idad cont inua.

Digital ización de unidades documenta les de valor pnmar io

Un idades documenta les dig i ta l izadas

Gest ión Documenta l

Ene 2017

Dic 2017

Sujeto a la solución tecnológica que adquiera la ent idad para la digi tal ización de las unidades documenta les y la asociac ión al inventar io documenta l .

Sujeto a la adquis ic ión de escáner para dicha labor. Se convier te en una act iv idad cont inua.

Contar personal realizar la

con el para labor

"Sí... MarcamosLA ÚiFERENCIA" C A R R E R A 7A No. 1 1 - 4 5

TELEFAX: 8616115 - 8 6 3 1 2 8 3 - 8616128 E-MAIL: .r^ • r

ir P L A N I N S T I T U C I O N A L DE A R C H I V O S

P INAR

C O D I G O PLN - AR-01 ir P L A N I N S T I T U C I O N A L DE A R C H I V O S

P INAR

V E R S I O N 1 ir P L A N I N S T I T U C I O N A L DE A R C H I V O S

P INAR FECHA 05 Mayo 2016

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P INAR P A G I N A Página 16 de 20

A C T I V I D A D E S E N T R E G A B L E R E S P O N S A B L E F E C H A INICIO

F E C H A F INAL

O B S E R V A C I O N E S

dedicada al cien por ciento.

Anal izar con cada oficina productora la información que se maneja e lect rónicamente a lmacenada y que hace parte de las un idades documenta les .

Exped ientes híbr idos con índices e lectrónicos


S is temas de información y comunicac iones

Ene 2017

Dic 2019

Sujeto a la adquis ic ión tecnológica.

Contar con el personal para realizar la labor dedicada al cien por ciento.

Estructurar nombres de los documentos electrónicos e identi f icación dentro de las TRD

Expedientes híbr idos con índices electrónicos


S is temas de información y comun icac iones

Ene 2017

Dic 2019

Sujeto a la adquis ic ión tecnológica

Contar con el personal para realizar la labor dedicada al cien por ciento

"Sí... MarcamosLÁ DÍFERENÚÁ" C A R R E R A 7A No. 11 - 45

TELEFAX: 8616115 - 8631283 - 8616128 E- MAIL: uMiiíieictio:-;,/ láitx ichia.üov.co

'i CODIGO P L N - A R - 0 1 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS VERSION 1

FECHA 05 Mayo 2016 PINAR PAGINA Página 17 de 20

;5.3 PLAN ADQUISICIÓN TECNOLÓGICA

NOMBRE DEL PLAN Plan Adquisición Tecnológica

OBJETIVO Adquisición de una solución tecnológica para la sistematización de la gestión documental

ALCANCE Levantamiento de requerimientos y necesidades de la gestión documental Impicmentación de la solución tecnológica

ACTIVIDADES E N T R E G A B L E R E S P O N S A B L E FECHA INICIO

FECHA FINAL

Oct 2016

OBSERVACIONES

Estudio de necesidades y levantamiento de requerimientos

Estudio de requerimientos

Gestión documental

Sistemas de información y comunicaciones

Sep. 2016

FECHA FINAL

Oct 2016

Se tiene presente tanto de Hardware como de software

Estudios de mercado en cumplimiento de las necesidades

Estudio de mercado

Gestión documental


Oct 2016

Nov 2016


Adquisición de la solución tecnológica

Contrato de desarrollo o adquisición tecnológica

Gestión documental


Asesoría Jurídica

Ene 2017

Mar 2017


Implementación de la solución tecnológica

Solución tecnológica ajustada

Gestión documental


Mar 2017

Jun 2017

Sujeto a tipo de contrato.

"Sí... MarcamosLA DIFERENCIA " ^ C A R R E R A 7A No. 11 - 45

TELEFAX: 8616115 - 8631283 - 8616128 E- MAIL: ;.oii!acicni.>í.íí.idiAÍchia.guv.c(.

IDUVÜ


PINAR

CODIGO PLN - AR-01 VERSION 1 FECHA 05 Mayo 2016 PAGINA Página 18 de 20

:5.4 PLAN ADECUACIÓN DE ESPACIOS FÍSICOS

NOMBRE DEL PLAN Plan Adecuación de Espacios Físicos

OBJETIVO Adecuación de espacio físico para archivos de yesliún y archivo central

ALCANCE Estudiar la necesidad de espacios físicos para almacenamiento de información de los archivos de gestión y central

Adecuación de espacios físicos en cumplimiento de las normas técnicas para la preservación y conservación de la documentación.

ACTIVIDADES E N T R E G A B L E R E S P O N S A B L E FECHA FECHA OBSERVACIONES INICIO FINAL

Estudiar la Informe de Gestión Feb 2016 Mar 2016 Se presentó en el necesidad de Diagnostico documental informe del adecuación de diagnóstico del espacios archivo del IDUVI físicos Adecuación de Espacios Subgerencia Mar Dic espacios físicos 2016 2016 físicos para habilitados Gestión archivo de para archivo documental gestión central

y

"Sí... MarcamosLA OlFERENdA" C A R R E R A 7A No. 11 -45

TELEFAX: 8515115 - 8531283 - 8515128 E- MAIL: oilÜiCíciH!:. (/ lüuvichin.üov.c.

1 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PINAR

CODIGO PLN - AR-01 1 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PINAR

VERSION 1 1 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS


IDUVI



6 MAPA DE RUTA

7 CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DE LOS CAMBIOS

1.0 05 mayo 2016 Versión inicial del PINAR

8 APROBACION

R E V I S O A P R O B O Cargo: Cargo:

Firma: / y T jj Firma: Px ñ ^

1 / A P R O B O A P R O B O

Cargo:

—\

Cargo: f't£^etf&A);3^¿ ify^uM-íMfy/^fsM)

Firmaj j / ^

"Sí... MGrcamosLÁ DIFERENCIA" C A R R E R A 7A No. 11 - 45

TELEFAX; 8615115 - 8631283 - 8616128 E- MAIL: c^>maclcno^•í/ iuuvlthia-<!í>v.c<.s

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¿- PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PINAR

CODIGO VERSION

PLN - AR-01 1

é

¿- PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS




A P R O B O A P R O B O Cargo: Cargo:

Firma: Firma:

A P R O B O A P R O B O Cargo: Cargo:

Firma: Firma:


TELEFAX: 861G115 - 8631283 - 8616128 E- MAIL: Cí.ntactenosYíJduvIchia.gov.co

instituto de desarrollo urbno, vivienda y gestion ... documental/pi-gd-01(2).pdf · la prionzación...

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