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GOBIERNO DEL ESTADO DE YUCATÁN
Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Yucatán
FRACCIÓN XVI
Informe de Gestión del Director General correspondiente
al período SEPTIEMBRE-OCTUBRE 2014
Cabe mencionar que el informe arriba mencionado se encuentran contenidos en el orden del día de la 4ª. Sesión de la
Junta de Gobierno del 2014.
Actualizado al 31 de Diciembre de 2014.
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Informe de Gestión del Director General correspondiente
Al período SEPTIEMBRE-OCTUBRE 2014
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INFORME DE GESTIÓN
CORRESPONDIENTE AL PERÍODO SEPTIEMBRE- OCTUBRE 2014
I. Diagnóstico
INTRODUCCIÓN
Conforme al resultado obtenido de los procesos efectuados en el Instituto de Becas y Crédito Educativo del estado de Yucatán en el bimestre SEP-OCT del presente año, se observó de manera general una reducción en el tiempo empleado en los procesos de los diferentes programas de becas y créditos que opera el instituto, todas estos procesos son dirigidos a apoyar a nuestra sociedad en el sector educativo, aplicando políticas orientadas a ampliar la cobertura de los servicios educativos con criterios de equidad y contribuyendo a mejorar los índices de eficiencia terminal en nuestro Estado, para de este modo contribuir al Plan de Desarrollo Estatal , trabajando por una mejor calidad de vida de la población.
En estos meses reportados se finalizó con la recepción de documentos del programa de becas que permiten que muchos estudiantes con necesidades de apoyo económico, inicien, continúen o concluyan sus estudios en los diferentes niveles educativos. Así mismo la operatividad del apoyo de Crédito continúo dándose y se participó en el mes de octubre en el curso internacional de Crédito Educativo 2014 con la finalidad de avanzar en este tipo de apoyo a los estudiantes.
BECAS Los programas operados en este período informado son: Becas Manutención (antes PRONABES), Becas Económicas, Becas a la Excelencia Artística y
Deportiva, Becas a madres jóvenes y jóvenes embarazadas (Promajoven), Apoyos Complementarios, Becas Abogado “Francisco Repetto Milán” , Becas de Escuelas Particulares, Bécalos en transición a la preparatoria. (Se recuerda que en caso de Repetto Milán únicamente se transfiere el recurso).
En lo que respecta a los preparativos llevados a cabo para el otorgamiento de becas del ciclo escolar 2014-2015 se diagnostica realizar un proceso más ágil, esto debido a diferentes acciones que se implementaron y continúan implementándose. Al ser el primer año que el proceso de becas cambio de cede después de varios años, se requiere y seguirá requiriendo mayor cuidado para la implementación de este proceso.
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CRÉDITO
Los resultados obtenidos durante el bimestre continúan mostrando una mayor demanda de estudiantes que requieren apoyo para continuar sus estudios
en los niveles técnico superior, licenciatura y posgrado; la imposibilidad del estudiante de ingresar a una escuela pública por la baja oferta, el deseo de continuar
con sus estudios y teniendo restricciones económicas, se ven en la necesidad de buscar alternativas de financiamiento para su educación.
Lamentablemente la demanda en la actualidad sigue superando el presupuesto asignado para otorgar este tipo de apoyo y varios de estos apoyos no es
posible otorgarlos.
Así mismo al tener la oportunidad de participar en el XXIV Curso Internacional de Crédito Educativo: "Transformación integral de las instituciones, programas y servicios de crédito educativo y otras ayudas financieras, y gestión estratégica de la movilidad académica internacional", el cual se realizó del 20 al 24 de octubre del 2014 en la ciudad de León, Guanajuato, con el fin de iniciar un proceso de transformación integral de las instituciones, programas y servicios de crédito educativo y otras ayudas financieras. Se observa la necesidad creciente de proyectar al crédito educativo como una alternativa de importancia para el financiamiento de la educación superior, a través de mecanismos que permitan obtener más recursos a través de una mayor inversión por la diversificación de las fuentes de financiamiento con la finalidad de poder cubrir la demanda de solicitudes de créditos educativos.
En lo que respecta a la operatividad:
• Se diagnóstica a través de los cuestionarios de satisfacción del cliente, que la atención del personal del área de crédito educativo es buena, satisfaciendo
la solución a dudas e inquietudes presentadas antes y durante el proceso de otorgamiento de los créditos y recomendando al 100% todos nuestros
servicios.
• A pesar de que se diagnóstica por los comentarios de los solicitantes de créditos a través de estos mismos cuestionarios la necesidad de promocionar
más los créditos para que se conozca este apoyo y aun haciéndose esta labor de manera permanente, en algunos momentos se mesura debido a la
necesidad de mayores recursos económicos para otorgar mayor número de créditos, personal y herramientas necesarias para el control del proceso
completo de crédito educativo.
• Se continúa el proceso de descuentos vía nomina con trabajadores de la educación. Sin embargo es necesario contar con mejores controles para atender
esta área, por lo que se inicia el trabajo de contemplar alternativas como Si Voz y con la finalidad de poder dar seguimiento a la operación de la cartera
vencida.
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II. Resumen de Actividades. Durante este período informado el Instituto continuó con las operaciones del ejercicio fiscal 2014 según lo estipulado en su programa operativo anual y
la ejecución e inicio de la mayor parte de los programas de becas que opera el Instituto debido al inicio del ciclo escolar 2014-2015; así mismo se
entregaron los resultados de “Becas Particulares” y del Programa “Excelencia Académica, Deportiva y Artística” .De igual forma se inició con la recepción de
documentos del programa Becas Económicas, para el ciclo escolar 2014-2015.
En el caso de Crédito Educativo y Becas Promajoven se continúa con la operación normal, ya que son ejecutados de manera anual.
Las actividades concretas de becas y créditos se resumen en cuadros que se presentan a continuación.
BECAS
ACCIONES CANTIDAD AVANCE COMENTARIOS
Elaboración de la convocatoria 5 100% Se efectúan las convocatorias adecuadas a cada uno de los programas de becas
Difusión de la convocatoria
Pronabes (manutención) (I) (CE) Particulares (P) (I) (CE)
100% Se realiza en la prensa local (P), en la página de internet del Instituto ( I ) y en los Centros Escolares (CE) Económicas (P) (I) (CE)
Excelencia (P) (I) Promajóven (I)
Registro de Solicitudes y/o recepción de documentos
66.66%
El proceso de solicitudes de becas del ciclo escolar 2014-2015 se encuentra actualmente recepcionando; se va a dar inicio para el proceso de la beca Manutención (antes PRONABES)en el mes de octubre
Económicas 30,213 Pronabes
(Manutención) 0 Particulares 5,721 Excelencia 389 Promajóven 932 Bécalos 0
Asignación de los diferentes tipos de becas según los lineamientos que los rigen y publicación de los resultados de asignación
66.66% Solo se han asignado los programas de PROMAJOVEN y Becas Particulares
Económicas 28,693 Pronabes
(Manutención) 0 Particulares 4257 Excelencia 363
6
Promajóven 1142 Bécalos 0
Visitas Domiciliarias
0% Es aplicada a una muestra para la comprobación de veracidad de los datos proporcionados por los solicitantes (no se aplica en todos los programas y aun no es tiempo de la aplicación)
Pronabes(Manutencion) 0
Elaboración y entrega de tarjetas a beneficiarios
Económicas 0
50% En el caso de Becas particulares se entregan oficios donde conste que fueron beneficiarios de la beca.
Pronabes
(Manutención) 0 Particulares 4257 Excelencia 363 Promajóven 1142 Bécalos 0
Pago de apoyos económicos
0%
Se realizan 5 pagos bimestrales durante el ciclo escolar, los cuales cubren el periodo de Septiembre a Junio, con
excepción de Pronabes (Manutención), que son 6 pagos, los cuales cubren hasta el periodo vacacional de julio y agosto. Esta información corresponde al ciclo escolar 2014-2015.
Económicas 0 Pronabes
(Manutención) 0 Excelencia 0 Promajoven 0 Bécalos 0
CRÉDITO
Las actividades programadas del Programa Operativo Anual 2014, se estimaron en el departamento de crédito educativo en dos metas generales que
comprenden el otorgamiento de créditos para estudios y el otorgamiento de créditos especiales que incluye la obtención de equipo informático (tabla 1).
En la Tabla 2 están las acciones concretas realizadas en el departamento de crédito durante el los meses de septiembre y octubre 2014.
TABLA 1 META ACCIONES CANTIDAD
Y AVANCE
OBSERVACIONES
Apoyar a estudiantes para iniciar continuar o concluir sus estudios en los niveles técnico superior, superior o posgrado.
Otorgar créditos 207 86%
En estos se consideran los créditos nuevos
otorgados durante el año.240
Dar seguimiento a los acreditados para proporcionarles el apoyo necesario para concluir sus
Administrar créditos 1019 100% Créditos que se encuentran operando.10 58 cierre 20 13 operánd ose + 24 0 del p oa 2014 , la meta sera= a 731
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estudios y recuperar dicho apoyos para que se pueda hacer extensivo a otros jóvenes que deseen emprender su proyecto educativo.
TABLA 2
ACTIVIDADES CANTIDAD/
UNIDAD DE MEDIDA
AVANCE OBSERVACIONES
Proporcionar información general N/A N/A Se informa a cualquier persona que acuda al Instituto ya sea de manera personal o vía
telefónica, se observa este mes un incremento en el número de personas que requieren información sobre CE.
Información de Bonificaciones 500/1019
49% Se les informa a los acreditados las diferentes bonificaciones a las que tendrán derecho
Agendar citas para las sesiones informativas
1455/1400 Citas 349
103% Se incluyen reprogramaciones.
Dar sesiones informativas (Foráneas) 5/8
Sesiones 0
62% Se programan.
Dar sesiones informativas en el Instituto
76/92 Sesiones
16
82% Se programan dos sesiones una vez por semana.
Aplicar encuestas de evaluación de la sesiones informativas
985/708 Encuestas
194
139% Posterior a las sesiones se aplican
Recibir solicitudes acompañadas de documentos
296/245 Solicitudes
76
120% Se reciben y verifican, para integración de los expedientes.
Integrar y archivar expedientes 296/245
Expedientes 76
120% Se integran los expedientes de cada uno de los solicitantes los cuales contienen su solicitud, los documentos requeridos, y se archivan según su folio y estatus.
Capturar Información de expedientes 296/245
Expedientes 120% Se capturan la mayoría de los datos contenidos en la solicitud de crédito.
8
76
Evaluación de las solicitudes de Crédito
294/245 Solicitudes
70
120% Se evalúa cada una de las solicitudes entrantes para poder dar respuesta.
Realizar llamadas para dar respuesta a las nuevas solicitudes y concertar citas para firmas de contratos
302/245 Llamadas
70
123%
Se informa al acreditado si le fue o no aprobado el crédito, en caso de ser aprobado se dar la cita en la cual el solicitante acudirá a firmar con su aval el contrato y pagaré correspondiente
Generar tablas de amortización 883/800 Tablas
141
110% De renovaciones, de nuevos contratos, informáticos y especiales.
Elaborar contratos (incluye pagaré) 883/800
Contratos 141
110% Cada contrato cuenta con un pagaré y su anexo que forma parte integral del contrato.
Firmar contratos (nuevos y renovaciones)
883/800 Contratos
141
110% Una vez autorizado el crédito el estudiante acude con su aval a firmar su contrato de apertura de crédito, para que a partir de este momento se convierta en beneficiario de este apoyo como acreditado.
Verificar anticipos con proveedores 1/10
Anticipos 0
10% Aplica únicamente para el caso del otorgamiento de créditos informáticos.
Elaborar dispersiones para que se turne al área administrativa
30/36 Dispersiones
6
83% Se realizaron 3 por mes.
Elaboración de la documentación para turnar documentos a resguardo
10/12 Documentos
2
83% Se envía al área administrativa para resguardo y seguimiento los pagarés y un juego de contratos originales. Esta actividad se turna de manera semanal.
Revisión y control de estatus de acreditados
380/400 Estatus
110
95% Se verifica el período en que se encuentra el acreditado para el buen control del crédito.
Revisar y controlar la entrega de talonarios
430/200 Talonarios
80
215% Se verifican si es correcta la información que se imprime en los talonarios de cobro que posteriormente se entregan a los acreditados.
9
Realizar reportes históricos del comportamiento de créditos otorgados
10/12 Reportes
2
83% Se realiza un cierre mensual en el cual se genera por diferentes conceptos, como son: género, perfil socioeconómico, nivel educativo, sistema educativo, por lugar de estudio, por ubicación y por escuela.
Aplicar el cuestionario de satisfacción a los acreditados
207/250 Cuestionarios
41
81% Se aplican, para poder tener un control del grado de satisfacción de los acreditados.
Activar tarjetas 130/150 Tarjetas
31
86% Se activan ante la institución bancaria las tarjetas asignándoles un número de cuenta.
Cancelar tarjetas 6/20
Tarjetas 2
30%
Elaborar cierres mensuales del destino de crédito educativo
10/12 Cierres
2
83% Se documenta mensualmente la orientación que se da en el crédito educativo.
Realizar cobranza vía telefónica 2425/1000 Llamadas
200
242% Se realizan llamadas a los acreditados que presentan adeudos en sus pagos
Recuperación de cartera atrasada 248/50
Contactos 190
496% Se envían correos masivos a los acreditados para recordarles sus fechas de pago o para que se pongan al día en los mismos. Así mismo se realizan algunas visitas domiciliarias y en su mayoría la gestión telefónica. (incluye visitas domiciliarias y controversias)
Expedir talonarios 820/320
Talonarios 80
231% Para el pago del crédito.
Verificar estados de cuenta para seguimiento a los pagos vía en línea
10/12 Estados de
cuenta 2
83% Se realiza este control de manera mensual.
Llevar un control para el seguimiento y documentación de la cobranza efectuada por medio de base de datos
120/200 Base de datos
55
60% La cobranza que se realiza, por cada uno de los acreditados, donde se va actualizando la base de datos según la cobranza efectuada.
Actualizar costos de las Instituciones educativas
140/193 Instituciones
60
72% Esta actualización se realiza de las Instituciones donde se encuentren inscritos acreditados o solicitantes de crédito, cada una de estas puede comprender la actualización de varias escuelas.
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Generación de números de referencia para poder contar con una base de datos de los mismos
850/320 Acreditados
80
265% Se generan los números de referencia bancarios de los diferentes acreditados que se encuentran en proceso de pago.
En los meses de septiembre y octubre del 2014 se firmaron un total de 41 nuevos créditos de los cuales 28 fueron para estudios, representando el 68% del total
de créditos otorgados en este período informado y el 32% restante fueron especiales (13).
Del acumulado de créditos otorgados por nivel educativo durante la operación del programa al mes de octubre del presente año, se tiene que el 74.8% de los
acreditados son del nivel de licenciatura, el 6.8% del nivel técnico superior y el 18.5% del nivel de posgrado.
A continuación se presenta una gráfica de dicha distribución:
POR NIVEL EDUCATIVO
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La distribución por perfil socioeconómico acumulado al mes de octubre de 2014, va distribuida como se presenta en la siguiente tabla:
Perfil Socioeconómico Créditos %
MARGINAL 15 1.02
BAJO A 272 18.6
BAJO B 444 30.4
BAJO C 362 24.8
MEDIO A 213 14.6
MEDIO B 97 6.6
MEDIO C 51 3.5
ALTO A 4 0.3
ALTO B 2 0.1
ALTO C 2 0.13
1462 100
En el caso de la distribución por sistema educativo, se observa que de los créditos otorgados acumulados a octubre de 2014, el 64.9 % corresponde a escuelas
privadas y el 35.1 % restante a escuelas públicas.
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III. Comportamiento financiero y programático presupuestal.
La inversión efectuada se presenta a través de los siguientes montos globales:
INVERSIÓN ACUMULADA
CAPÍTULO DESCRIPCIÓN IBECEY SIN PRONABES
(Manutención)
PRONABES (Manutención)
SALDOS CONSOLIDADOS
1000 Servicios Personales $ 5,579,493.93 $ 0.00 $ 5,579,493.93
2000 Materiales y suministros $ 1,030,033.02 $ 89,308.54 $ 1,119,341.56
3000 Servicios Generales $ 1,247,830.12 $ 618,785.32 $ 1,866,615.44
4000 Transferencias $ 45,353,454.90 $ 87,997,210.00 $133,350,664.90
5000 Bienes muebles e inmuebles $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00
TOTAL $ 53’210,811.97 $ 88’705,303.86 $141,916,115.83
El total del proyecto de presupuesto para el año 2014 es de $ 185, 651,704.00 (Son: ciento ochenta y cinco millones seiscientos cincuenta y un mil cincuenta y
setecientos cuatro pesos 00/100 M.N.) los cuales están autorizados por el H. Congreso del Estado para el IBECEY; este presupuesto se conforma con recursos
proporcionados por parte de Secretaria de Administración y Finanzas, Secretaria de Educación del Gobierno del Estado de Yucatán, Gobierno Federal y fundaciones.
A continuación se especifica la variación en la ejecución del programa operativo anual; así como la aplicación de los recursos financieros en relación con el
programa de egresos e ingresos:
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TABLA 3.
GASTO OPERATIVO A OCTUBRE DEL 2014
Capítulo Concepto Autorizado Ejercido Por Ejercer 1000 Servicios Personales 7,000,000.00 5,579,493.93 1,420,506.07
2000 Materiales y Suministros 800,000.00 1,030,033.02 -230,033.02 3000 Servicios Generales 2,075,538.00 1,247,830.12 827,707.88
5000 Bienes Muebles 38,000.00 - 38,000.00
Total 9,913,538.00 7,857,357.07
2,056,180.93
Nota: Existe un recurso del programa PROMAJOVEN que es destinado para gastos de operación del mismo, el cual fue incluido en el capítulo 2000; razón por la cual hay una
variación en el presupuesto por $273,886.25 pesos.
TABLA 4.
PROGRAMA DE BECAS
OCTUBRE 2014
Capitulo Concepto Ingresos Egresos Resultado
4000 Transferencias 46,799,386.90 45,353,454.90 1,445,932.00
Becas Económicas 33,991,411.00 30,300,475.00 3,690,936.00
Excelencia 2,464,200.00 2,618,600.00 -154,400.00
Repetto Millán 1,330,589.00 1,376,879.00 -46,290.00
Bécalos 1,857,667.00 5,724,000.00 -3,866,333.00
Complementarios 1,677,794.90 1,194,000.90 483,794.00
Promajoven 5,477,725.00 4,139,500.00 1,338,225.00
Notas: Cabe señalar que la presente tabla muestra los ingresos y egresos del presente ejercicio fiscal pero tomemos en cuenta que la operación de los programas
es por ciclo escolar; inician en un año fiscal y terminan en el siguiente.
En el Anexo del informe de gestión se incluyen los reportes financieros correspondiente al período: SEP-OCT2014.
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BECAS
En las diferentes tablas se observa al movimiento que hasta la fecha del presente informe ha tenido cada uno de los programas que maneja el Instituto.
TABLA 5.
TIPO DE BECA META NUMERO DE OTORGADOS
REMANENTE 2013
AUTORIZADO 2014
TOTAL POR EJERCER
DISPERSADO 2014
BECAS CANCELA
DAS
POR EJERCER
Becas para madres jóvenes y jóvenes embarazadas
700 932 0.00 5,477,725.00*
5,477,725.00
3,780,800.00
- 1,696,925.00
*Esta cantidad tiene incluido el porcentaje de los gastos de operación que la federación manda para la correcta realización del Programa.
Tabla 6.
TIPO DE BECA META ASIGNADAS 2013-2014
REMANENTE 2012-2013
IMPORTE AUTORIZADO
2013-2014
TOTAL A EJERCER
2013-2014
DISPERSADO 2013-2014
POR EJERCER
Económicas 30,288 27,063 $278,145.00 0.00 $278,145.00 0.00 $278,145.00
Excelencia 320 347 $274,600.00
0.00 $274,600.00
0.00 $274,600.00
Pronabes 12,000 12,279 $3,590,501.95 0.00 $3,590,501.95 0.00 $3,590,501.95
Particulares 3885 4147 - - - - -
Apoyos
Complementarios
39 69 $59,890.00
$1,248,113.00 $1,308,003.00 $299,608.00
$1,008,395.00
Bécalos en la
Transición a Preparatoria
667 661 $247,667.00 0.00 $247,667.00 0.00
$247,667.00
Notas:
• *Nótese el aumento en el importe autorizado, puesto que se realizó una segunda asignación por parte del Gobierno del Estado.
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CRÉDITO
El presupuesto ejercido acumulado al mes de octubre en el año 2014 se presenta en la siguiente tabla, que incluye el presupuesto que nos otorga el Gobierno
del Estado y la diferencia la cual es cubierta a través de la recuperación de los créditos.
Según el tipo de crédito (informático, especial, y estudios) los importes otorgados se especifican a continuación:
TIPOS DE CRÉDITO
EJERCIDO A OCTUBRE DE 2014
INFORMÁTICOS $8,078.00
ESPECIALES $1,055,943.00
ESTUDIOS $5,739,643.00
TOTAL $6,803,664.00
Medidas de disciplina y Austeridad:
Durante estos dos meses se continuaron realizando las medidas implementadas para el presente año fiscal en el IBECEY de manera permanente tal y como:
imprimir en papel reciclado documentación no oficial en las diferentes departamentos del instituto, reciclar diversos materiales de oficina que llega al Instituto a
través de la entrega de documentación de las solicitudes de los diferentes programas de becas (clips, folders, hojas, ligas, protectores de hojas, etc.), mantener
las áreas desocupadas por el personal sin utilización de energía eléctrica, realizar cotizaciones para poder adquirir material y equipo con los mejores precios del
mercado y con calidad óptima, realizar únicamente las compras básicas, verificando el material en existencia y el material reutilizable, disminución en la
contratación de personal eventual, elaboración de rutas durante este año, con la finalidad de economizar en combustible. Aunado a esto se considera el
mantenimiento dado en este periodo, a los equipos de aire acondicionado y cómputo, con la finalidad de obtener un óptimo funcionamiento y ahorro de
energía eléctrica.
PRESUPUESTO EJERCIDO (Dispersado)
ENE.-AGO 2014 (Incluye nuevos y renov.)
PRESUPUESTO EJERCIDO (Dispersado)
SEPT.-OCTUBRE 2014 (Incluye nuevos y renov.)
TOTAL EJERCIDO DISPERSADO
PRESUPUESTO OTORGADO 2014
DIFERENCIA OTORGADO – EJERCIDO
5,662,764.00 1,140,900.00 6,803, 664.00 $6,094,064.00 $709,600.00
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IV. Examen de Resultados.
Los resultados en la operación de las Becas y los Créditos Educativos, se dirigieron a lograr el programa operativo Anual 2014, de la manera más eficaz y
eficiente, el cual está elaborado para cumplir con los objetivos y metas que maneja el Instituto.
Durante estos dos meses se continua con el proceso de recepción de documentos del Programa “Becas Económicas” se benefició a más de 1,000 familias en 10
municipios del Interior del Estado debido a la digitalización que para este ciclo escolar 2014-2015 no fue únicamente en Mérida.
Como recordamos y se reportó en el informe anterior esto significó un ahorro de aproximadamente $80.00 en la economía familiar debido a la reducción de costos
por la disminución en los documentos solicitados.
Los resultados en la operación, continúan enfocándose a lograr el programa operativo Anual 2014, el cual está elaborado para cumplir con los objetivos y
metas de cada uno de los tipos de becas y de crédito educativo, que maneja el Instituto.
BECAS
De manera específica las diferentes actividades realizadas por el departamento de becas durante los meses de SEPTIEMBRE-DICIEMBRE de 2014, se describe a
continuación, cumpliendo con el 100% de las actividades planeadas para este periodo.
ECONÓMICAS
• Recepción de documentos y solicitudes de Becas económicas en todo el Estado.
• Lectura, captura y escaneo de información y documentos de solicitantes de Becas económica de todo el Estado
• Reunión del Comité del Programa de Becas Económicas, para la asignación de Becarios.
• Cruce de Posibles hermanos con los diferentes programas de Becas.
• Elaboración de listados de aceptados y calendarios de pago septiembre-diciembre por municipio.
• Elaboración de la base de datos para enviar al Departamento de administración, con la información necesaria para solicitar tarjetas bancarias
PARTICULARES
• Escaneo de oficios de asignación de beca 2014-2015
• Archivado de oficios de asignación de beca 2014-2015
• Recepción de los oficios de solicitud de datos escolares solicitados a todas las instituciones
• Actualización de archivo electrónico con datos de las instituciones
• Planeación de recepción de renovaciones 2014-2015 (medio superior y superior en febrero)
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PRONABES
• Seguimiento a las solicitudes de la Coordinación Nacional (CNBES)
• Cambio del programa PRONABES a Manutención MANUTENCIÓN
• Cambio de fideicomiso de PRONABES a Manutención
• Reunión del Comité Técnico de Manutención 2014-2015
• Aprobación y distribución de convocatorias 2014-2015
• Platicas informativas en las IPES participantes
• Vigilancia de la recepción de solicitudes 2014-2015 en cada institución
BECAS EXCELENCIA
• Calendario de Actividades del ciclo escolar 2014-2015.
• Informe estadístico de la asignación de becas del ciclo escolar 2014 – 2015.
• Difusión de los resultados de las becas asignadas del ciclo escolar 2014 – 2015 en la página de internet del IBECEY.
PROMAJOVEN
• Actualización de los documentos de las jóvenes.
• Inscripción en la lista de espera de las nuevas becarias al programa PROMAJOVEN.
• Impresión y captura de las calificaciones actuales de cada una de las educandas del IEAEY y de escuelas públicas regulares, que sean solicitantes o que estén inmersas en el programa.
• Identificación de becarias que concluyeron su educación básica Junio a Octubre.
• Comunicación con las instituciones educativas, directores, coordinadores de zona, asesores y solicitantes a beca.
• Reporte de becarias con derecho a pago por permanencia de acuerdo a las reglas de operación 2014.
• Entrega de despensas Julio - Agosto.
• Supervisión del módulo en el hospital materno de Peto, para proporcionar información acerca del programa; así como la implementación de módulos en lengua maya.
• Supervisión de la jornada “Educación sexual y reproductiva”, el uso del condón y los cuidados de prevención de la salud y planificación familiar en los 77 municipios que cuentan con PROMAJOVEN.
• Visitas a las plazas comunitarias y DIF municipales por los programas complementarios.
• Actualización periódica en la base de datos SIP (Sistema de información Promajoven).
• Entrega de Carnets a todas las becarias nuevas del programa PROMAJOVEN para la acreditación de sus pagos y sus talleres complementarios.
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• Continuidad de acciones integrales en salud, educación, alimentación y actividades alternativas para el apoyo familiar de becarias de los municipios que se encuentran en la Cruzada Nacional Contra el Hambre e integración de Municipios además de Mérida y Tahdziú, agregar a Cantamayec, Chankom, Chemax, Chikindzonot, Kanasín, Mayapán, Tekax, Tixcacalcupul, Valladolid y Tizimín.
• Participación en los talleres de IEGY y Reciclaje en los diferentes contextos, familiar, escolar y laboral.
CRÉDITO
• Se firma un acuerdo de colaboración entre la Asociación Panamericana de Instituciones de Crédito Educativo – ÁPICE y la Asociación Mexicana de Institutos para el Crédito Educativo – AMICE, la cual pertenecemos; con el fin de generar mecanismos de concurrencia para que, se pueda gozar de beneficios que otorga APICE como son la investigación, asesoría, capacitación , internacionalización de servicios de crédito educativo y en general todos aquellos temas de interés respecto al crédito educativo.
• Ante el acercamiento de la Asociación Civil “Impulso Universitario A.C.” por el interés de conocer acerca del Crédito Educativo se le invita a dicha institución a participar en el “XXIV Curso Internacional de Crédito Educativo”. Al obtener la asociación un panorama mas amplia del CE se crea una alianza para trabajar en de manera conjunta con la finalidad de apoyarnos de manera conjunta y lograr apoyar a más estudiantes que carecen de recursos necesarios para continuar con sus estudios.
• El indicador de calidad durante el trimestre informado obtuvo resultados del 89% y 92% respectivamente en los meses de septiembre y octubre
respectivamente y en cuyo objetivo está el cumplir con el 80%, por tal motivo se cumplió. En lo referente al indicador fue de gran beneficio poder
darse el cambio al respecto de considerar días naturales por días hábiles ya que por el número de solicitantes con respecto al número de personal
asignado al departamento debido a las restricciones presupuestales existentes, resultaba casi imposible poder cubrir el indicador de calidad.
• Se han otorgado créditos a nuevos beneficiarios y se han firmado contratos de acreditados renovantes.
• Se continua trabajando con el trámite para la firma de nuevos convenios de descuentos vía nómina (actualmente se está trabajando con la ASEY no
hemos obtenido respuesta, se dará seguimiento).
• Los otorgamientos de nuevos CE se han realizado con criterios de legalidad, establecidos en cada uno de los lineamientos que rigen.
• Se han administrado los créditos existentes.
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V. Esfuerzos de superación
Durante este período los esfuerzos que se presentaron de manera general son los siguientes:
• El manual de organización, se tiene prácticamente concluido, únicamente como institución nos quedamos en espera de tener la publicación del estatuto Orgánico, con la finalidad de poder realizar las adecuaciones pertinentes, en caso de que las hubieren. Digitalización del proceso de Becas Económicas en
algunos municipios del Interior del Estado de Yucatán.
• Se continúa con la revisión de los lineamientos de Crédito Educativo y Becas para su posible modificación y queden de esta manera adecuados a la nueva reglamentación emitida.
• Gestionar ante el Secretario de Educación la posibilidad de proyección del Crédito Educativo a través del próximo curso internacional en otoño de 2015.
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Recursos materiales y humanos
El organigrama específico que se presenta a continuación es el vigente operado al mes de octubre del presente año, el cual fue aprobado en el oficio número SAF/2186/2014 de la carpeta de la tercera sesión ordinaria 2014.
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En estos últimos meses del 2014 (Mayo-Octubre) se realizaron las siguientes adquisiciones de bienes activos, las cuales fueron normadas con criterios de
austeridad y fueron necesarias para continuar cumpliendo con la labor institucional del IBECEY.
No
Folio del Bien Descripción del Bien Serie
Fecha de Compra
Cantidad
Factura Estado del Bien Resguardante
S/N S/N Pantalla de Proyección 13779 14/05/2014
01 2811655 BUENO Ing. Manuel Paredes Gual
S/N S/N Pantalla Vios Led 7502238276460 11/06/2014
01
F-
BABBA101625 BUENO
Profa. Emilia Concepción Almeida
Estrada
S/N S/N Escáner Canon Móvil 14 DR-C130 21FW324242 23/06/2014
01 321 BUENO Ing. Manuel Paredes Gual
S/N S/N Escáner Canon Móvil 15 DR-C130 21FW324239 23/06/2014
01 321 BUENO Ing. Manuel Paredes Gual
S/N S/N Escáner Canon Móvil 16 DR-C130 21FW324244 23/06/2014
01 321 BUENO Ing. Manuel Paredes Gual
S/N S/N Escáner Canon Móvil 17 DR-C130 21FW322141 23/06/2014
01 321 BUENO Ing. Manuel Paredes Gual
S/N S/N
Aire Acondicionado Zmartech 12BTUS
Minisplit AC122ZTC/AC122ZTD 28/07/2014
01 F-SND8233 BUENO
Profa. Emilia Concepción Almeida
Estrada
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Recursos financieros
La utilización de manera disciplinada, buscando optimizar los recursos financieros ha permitido economías con la finalidad de mejorar la administración del
Instituto.
Los reportes financieros correspondientes a este período se encuentran adjuntos al presente Informe de Gestión
Progresos alcanzados en observaciones y recomendaciones formuladas por órganos de fiscalización internos y externos.
Se incluye como anexo al presente informe el cuadro de observaciones y recomendaciones recibidas (anexos pág. 43). Este seguimiento se ha hecho con
puntualidad, aun y cuando el informe actual incluye hasta el mes de octubre, se presenta en el apartado Asuntos Generales de esta carpeta la respuesta a las
observaciones preliminares de la visita domiciliaria número 02-001-141-301F-13-2014 las cuales llegaron y dieron respuesta en el mes de noviembre del
presente.
Cabe resaltar que el acta parcial de hechos de visita domiciliaria del IBECEY y de PRONABES enviado por la Auditoria Superior del Estado de Yucatán fueron
anexados en la 3ra sesión Ordinaria de la Junta de Gobierno a partir de la página 131.
BECAS Y CREDITO EDUCATIVO
Se continuaron realizando este bimestre las siguientes medidas con la finalidad de obtener eficiencia y eficacia a través de los procesos de becas y crédito.
• Recepción de documentos en los procesos de becas de manera ágil.
• Continuación del proyecto de digitalización.
• Reestructuras de crédito para la recuperación de la cartera vencida.
VI. Perspectivas
• Gestionar y consolidar la realización del “XXV Curso Internacional de Crédito Educativo” en el Estado de Yucatán en el otoño del 2015, para contar con la participación de personalidades especializadas en el tema de crédito educativo, como es el caso del economista marroquí Jamil Salmi y con ello dar un impulso al crédito educativo en la captación de recursos en apoyo de los estudiantes.
• Se envía el Proyecto de Estatuto Orgánico al jurídico de la Secretaría de Educación con la finalidad de obtener el visto bueno y turnarlo
posteriormente a la Consejería Jurídica del Gobierno del Estado. Toda vez que es recibido el visto bueno, se envía mediante oficio No.
IBECEY/DG/2061/2014 con la finalidad de que una vez que este validado, se realice su publicación y de esta manera poder contar con la normativa
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actualizada y acorde a las necesidades de la población. De esta manera se podrá iniciar con la revisión y modificación si fuera necesario de los
lineamientos de los diferentes programas de becas y crédito con los que trabaja el instituto.
• En lo referente a alianzas interinstitucionales, se espera consolidar en el trimestre próximo con la ASEY los descuentos vía nómina e iniciar el
trámite con algunas instituciones de Educación Superior para que se amplíen las fuentes de financiamiento al estudiante y sea un apoyo tripartita.
Las perspectivas en cada uno de los programas de becas y créditos educativos, se desglosan de manera particular a continuación:
BECAS
ECONÓMICAS
• Salida al interior del Estado para la entrega de listado de aceptado en las escuelas sedes y en los palacios Municipales.
• Impresión y entrega de estadísticas, oficios y nominas al Departamento Administrativo
• Organización de tarjetas bancarias, cartas compromisos y credenciales de identificación como becarios de todo el Estado
• Actividades previas al primer pago del cuatrimestre septiembre-diciembre
• Entrega de resultados y tarjetas bancarias en el Municipio de Mérida.
• Pago de becas económicas, entrega de tarjetas bancarias y credenciales de identificación, en los Municipios del interior del Estado.
• Dispersión para los municipios que cobran con tarjetas bancarias.
PARTICULARES
• Se realizará la planeación del proceso de renovación 2014-2015 (medio superior y superior)
• Seguimiento de la actualización de datos de las instituciones participantes
MANUTENCIÓN
• Archivar las bajas mensuales en las carpetas correspondientes
• Establecimiento de los Comités de Contraloría Social
• Elaboración de proyectos sociales de cada Comité de Contraloría Social
• Recepción de solicitudes (cada IPES entrega al IBECEY)
• Revisión de solicitudes
• Validación de solicitudes
• Planeación de reunión de Comité Técnico
• Elaboración de propuestas de asignación
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• Reunión de Comité Técnico para asignación de becas
• Entrega de tarjetas bancarias para el cobro de la beca
• Pago de la beca de Manutención correspondiente a los meses de septiembre, octubre y noviembre 2014
EXCELENCIA
• Entrega de tarjetas bancarias del ciclo escolar 2014 - 2015.
• Difusión del calendario de pagos del ciclo escolar 2014-2015.
• Análisis de los expedientes físicos y digitales.
• Entrega de tarjetas con descuento para diferentes casas comerciales
• Informe Estadístico de solicitudes del ciclo escolar 2014-2015.
PROMAJOVEN
• Anexo de la lista de espera de solicitudes para aspirantes a beca PROMAJOVEN.
• Validación de expedientes para la asignación de becas y registrar en el SIP.
• Armar, digitalizar y archivar los expedientes de las aspirantes a beca por municipio y orden alfabético
• Estadísticas de posibles refrendos y pagos por el plan de estudios en lengua maya.
• Elaboración de estadísticas de control interno y en la base del sistema nacional de información PROMAJOVEN.
• Envío de copias de la solicitud a las diferentes instituciones que conforman el comité técnico y a los solicitantes que requieran el apoyo.
• Pago de nóminas de la base de datos de Junio a Diciembre por permanencia en el programa.
• Visitar los Municipios por regiones de contraloría social.
• Supervisión de pláticas y talleres de “Salud Sexual y Reproductiva con la demostración del uso del condón, planificación familiar y nutrición.
• Visitas Domiciliarias de casos especiales y en la entrega de canastas con artículos para bebés.
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CRÉDITO
• Realizar un análisis costo-beneficio para contemplar el uso de apoyar la gestión de cobranza a través de empresas como Si-voz.
• Modificar el Reglamento de créditos educativos y la Reglas de operación para el otorgamiento de Créditos, con la finalidad de contar con los
lineamentos acordes a la reglamentación ya publicada y actualizada.
• Seguir aplicando el proyecto de bonificación por pagos puntuales, titulación y promedio de excelencia, evaluando los resultados obtenidos
• Consolidar mayor número de convenios de colaboración entre instituciones con la finalidad de poder aplicar descuentos vía nómina a mayor número de
beneficiarios.
• Consolidar apoyos por parte del sector privado a través de convenios, con la finalidad de apoyar a mayor número de estudiantes.
• Gestionar recursos federales para el otorgamiento de créditos educativo.
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