instituto colombiano de desarrollo rural incoder sistema integrado de gestión calidad y meci
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INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL
INCODER
Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI
OBJETIVO
Familiarizar a los participantes con los aspectos consideraciones y conceptos referentes a los sistemas de gestión de la calidad.
CONTEXTO INTERNACIONALY NACIONAL
EL MODELO DE GESTION
Gestión de la Calidad
Gestión de los recursos
Medición, análisis y mejora
Clientes(y otras partes interesadas)
requisitos Realizacióndel producto
entrada resultado producto
Mejoramiento continuo del sistemade Gestión de Calidad
Responsabilidad de
la Dirección
satisfacción
Clientes(y otras partes interesadas)
ISO 9001:2008 y MECI 1000:2014
CALIDAD(ISO 9000)
Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
GESTION DE CALIDAD
GESTIONActividades coordinadas para dirigir y controlar
una organización
GESTION DE LA CALIDAD… En lo relativo a la calidad
Planificación de la calidad
Control de la calidad
Aseguramiento de la calidad
Mejora de la calidad
CALIDAD
SATISFACCION DEL
CLIENTEPercepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido los requisitos
PLANIFICACION DE LA CALIDAD
Parte de la gestión de calidad enfocada en el establecimiento de objetivos de calidad y en la especificación de los procesos operacionales y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de calidad
CONTROL DE LA CALIDAD
Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
Parte de la Gestión de la Calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.
MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD
Parte de la Gestión de la C orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.
Familia de normas ISO 9000
NTC GP1000:2009REQUISITOS PARA SGC
ISO 9000Fundamentos y vocabulario
ISO 9004 Sostenibilidad
ISO 19011Auditorias
1. ENFOQUE AL CLIENTE 2. LIDERAZGO
3. PARTICIPACION DEL PERSONAL
5. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTION
7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIONES
9.COORDINACION, COOPERACION Y ARTICULACION
4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
6. MEJORA CONTINUA
8. RELACION BENEFICIOSA CON PROVEEDORES
10. TRANSPARENCIA
PRINCIPIOS DE
GESTION DE
CALIDAD
PRINCIPIOS DE MECI
AutocontrolCapacidad de cada servidor público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades.
Autogestión
Capacidad en la entidad pública para interrelacionar la Autorregulación y el autocontrol, con el propósito de ejecutar de manera efectiva su función administrativa.
Autoregulación Capacidad institucional para aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad.
ESTRUCTURA DEL MECI
Información y comunicación
Talento HumanoDireccionamiento EstratégicoAdministración del RiesgoAutoevaluación InstitucionalAuditoría InternaPlanes de Mejoramiento
Acuerdos,compromisos y protocolos éticos, desarrollo del talento humano, planes programas y proyectos, operación por procesos, estructura organizacional, indicadores, política de operación, política de administración del riesgo, identificación y análisis y valoración del riesgo, autoevaluación, auditoría interna y plan de mejoramiento
Módulo de Control de Planeación y GestiónMódulo de Control de Evaluación y Seguimiento
MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD Y MECI
• Noviembre 7 de 2006
• Noviembre 26 de 2006
• Año 2007
• Agosto 14 de 2008
• Año 2008
• Marzo de 2008
• Octubre de 2009
• Agosto de 2010
• Agosto de 2014
• Se adoptan el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad mediante Resolución 2215 de 2006.
• La Alta Dirección firma Acta de Compromiso con el Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI .
• Se inician el diseño e implementación del Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI
• Se logran las siguientes certificaciones por parte del Icontec con una vigencia hasta el 2011 así : NTCGP1000-2004 de carácter nacional
ISO9001-2000-NTC9001-2000 e ISO9001-2000 de IQNET de carácter Internacional
• Se realizan acciones para el Mantenimiento y Mejora del Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI.
• Se declara inexequible la Ley 1152 de 2007 y se realizan ajustes al sistema en sus procesos misionales
• Se logra por parte de Icontec concepto favorable para mantener, actualizar y ampliar el certificado de calidad con las nuevas funciones del Instituto mediante documentos: NTCGP1000-2004 de carácter nacional e ISO9001-2000-NTC9001-2008 e ISO9001-2008 de IQNET de carácter internacional
• Concepto favorable de Icontec para Mantener la Certificación hasta el 2011
• Concepto favorable de Icontec para mantener la certificación hasta el año 2017
NORMATIVIDAD SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI
Constitución Política
de Colombia
Decreto1826 de 1994
Decreto1537 de 2001
Decreto2145 de 1999
Decreto4110 de 2004 y
Decreto 4485 de 2009
MECI
Calidad
Decreto
2913 de 2007
Artículo 209
Artículo 269
Ley 87 de 1993
Ley 872 de 2003
Ley 489 de 1998
NORMAS EXTERNAS Normas InternasLEY 87 DE 1993 ESTABLECE NORMAS PARA EL EJERCICIO DE CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DE ESTADO
LEY 872 DE 2003 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA RAMA EJECUTIVA DELPODER PUBLICOEL SECTOR PUBLICO
NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004 Y 2009
Resolución 1633 de 2006. Adopta el Modelo Estándar de Control Interno.Resolución 2215 de 2006. Integra los dos sistemas
Resolución 3270 de 2007. Adopta los Códigos de Ética y Buen Gobierno.
Resolución 186 de 2008. continua la implementación del sistema integrado.Resolución 1133 de 2008. Adopta el Manual Integrado de Gestión Calidad – MECI, Manual de procedimientos y Mapa de Riesgos. Resolución 1696 de junio 16 de 2010. Ordena la continuidad del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI y reorganiza las instancias de gestión del mismo
DECRETO 1599 de 2005 POR EL CUAL SE ADOPTA EL NUEVO MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 100 2005
FUNDAMENTACIÓN LEGAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALLIDAD MECI DEL INCODER
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA DE LA
ORGANIZACIÓN
POLITICA DE CALIDAD
OBJETIVOS DE CALIDAD
Necesidades presentes y
futuras
Revisiones de dirección
Productos actuales
Desempeño del proceso
Niveles de satisfacción
Despliegue a toda la
organización
Asignación de responsabilidade
s
Comunicación a niveles
pertinentes
Trasladar a contribuciones
individuales
Revisión periódica
Asociar a indicadores
Algunos requisitos exclusivos de MECI o de la NTCGP1000.
Misión y VisiónAutoevaluación y Planes de mejora individual.
Objetivos y Política de Calidad
Control de documentos
MEC I
NTC
GP
10
00
Entre otros
MISIONEjecutar políticas de desarrollo rural, en coordinación con las
comunidades e instituciones pública y privadas relacionadas
con el sector agropecuario, forestal y pesquero, facilitando el
acceso de los pobladores rurales a los factores productivos y
sociales, para contribuir a mejorar su calidad de
vida y al desarrollo socio económico del país.
Para el año 2019, el
INCODER será reconocido
como la entidad líder en la
ejecución de políticas de
desarrollo rural de manera
participativa, competitiva, equitativa y sostenible.
Oficina de Prensa – Coordinación Talento Humano/2008
VISION
• POLITICA DE LA CALIDAD El INCODER se compromete a prestar un servicio oportuno,
transparente, concertado y amable, propendiendo por el mejoramiento continuo que asegure la ejecución eficiente, eficaz y efectiva de las políticas de desarrollo rural, con el fin de contribuir al logro de una vida digna de los pobladores rurales
• OBJETIVOS DE LA CALIDAD1. Mejorar la calidad de vida de los pobladores rurales
2. Aumentar la capacidad de autogestión de los pobladores rurales y entidades territoriales
3. Incrementar la dotación de factores productivos y sociales.
CÓDIGO DE BUENGOBIERNO
Compromisos éticos de la Alta Dirección respecto a la gestión íntegra, eficiente y transparente en su labor de dirección y/o gobierno, promulgados ante los
diversos públicos y grupos de interés.
Se constituye en la principal herramienta para alinear a todo el equipo de trabajo dentro de un estilo de dirección unificado.
CODIGO DE ETICA
Conjunto de Principios, valores, y Directrices dirigidos a incorporar en la cultura de la entidad buenas prácticas organizacionales de integridad y transparencia, en coherencia con el CBG.
INSTRUMENTOS DE GESTION ETICA
PRINCIPIOS DE LA ENTIDAD• El interés general prima sobre el interés particular.
• La equidad, la justicia y la verdad se manifestarán permanente en las actuaciones y decisiones del instituto.
• La finalidad fundamental del Instituto es contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los pobladores rurales.
• El INCODER reconoce que las diferencias individuales son naturales y fundamentales para la integración y desarrollo de la Entidad y su posicionamiento en la sociedad.
PRINCIPIOS DE LA ENTIDAD
• Los ciudadanos tienen derecho a participar en las decisiones públicas que los afecten.
• Reconocimiento a la preservación y conservación del medio ambiente como medida de aseguramiento del equilibrio del medio rural desde una perspectiva global.
• El servidor público tiene como función servir con eficiencia, eficacia y efectividad a la ciudadanía.
• La administración de los recursos públicos exige la rendición de cuentas a la sociedad sobre su manejo, utilización y los resultados de su gestión.
VALORES INSTITUCIONALES
• Responsabilidad y Cumplimiento• Honestidad • Compromiso• Pertenencia e Identidad• Solidaridad y Colaboración• Respeto • Calidad • Confianza y Transparencia• Tolerancia• Servicio
Operatividad del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Los resultados deseados se logran más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso
Enfoque basado en Procesos
• Identificar sistemáticamente las actividades necesarias para obtener un resultado esperado
• Identificar procesos que inciden en la calidad
• Identifica y medir las entradas y salidas de un proceso
• Identificar clientes y proveedores de un proceso
• Identificar las interrelaciones entre los procesos
Enfoque basado en Procesos
• Establecer responsabilidad autoridad y criterios de medición del desempeño de los procesos
• Identificar factores que mejorarán los procesos
• Evaluar riesgos de los procesos respecto a los interesados
• Reducir riesgos y variación de procesos
Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan,
que transforman entradas en salidas
ENTRADAS
Todo lo que se transforma
RECURSOS
PROCESO
SALIDAS
Resultados de un proceso
Permiten la transformación de
las entradas
PHVA: GESTION DE LA CALIDAD
A P
V H
Actuar correctamente
Actuar correctamente
VerificarVerificar
Establecer metas
Establecer metas
Establecer métodos
Establecer métodos
Educar y entrenarEducar y entrenar
Ejecutar y recolectar
datos
Ejecutar y recolectar
datos
ACTUARACTUAR PLANEARPLANEAR
HACERHACERVERIFICARVERIFICAR
TIPOS DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATEGICOS Establecen el norte del proceso operativo enfocan a la organización a los propósitos fundamentales
PROCESOSMISIONALES Razón de ser de la empresa.
PROCESOS DE APOYO Permite Que procesos operacionales se desarrollenA partir del suministro de recursos
PROCESOS DE EVALUACION Permite hacer el control y seguimiento al desempeño de los proceso para verificar la calidad del producto o servicio
¿Por qué son complementarios los sistemas de calidad y MECI?
1. Los dos contribuyen a alcanzar los fines esenciales del estado, establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia.
2. Tienen elementos comunes
3. Aquellos elementos que no son comunes a las dos, igual contribuyen a alcanzar los fines esenciales del estado.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS• UBICACIÓN EN EL MAPA DE PROCESOS
• OBJETIVOS• REQUISITOS POR CUMPLIR• ENTRADAS• SALIDAS• DUEÑOS • CLIENTES• ACTIVIDADES• RECURSOS• DOCUMENTACIÓN• MEDICIÓN- INDICADORES DE GESTIÓN• REQUISITOS ISO 9001 -RELACIONADOS
Procesos Certificados
•Tres procesos estratégicos con 18 procedimientos
•Diez procesos misionales 44 procedimientos
•Nueve procesos de apoyo con 53 procedimientos
•Un proceso de evaluación y control con 7 procedimientos
•TOTAL 23PROCESOS • TOTAL 122 PROCEDIMIENTOS
Procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI
CERTIFICACIÓNES
IQNETISO 9001 - 2008NTCGP 1000
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1REQUISITOSGENERALES
EstablecerDocumentar
Implantar MantenerY Mejorar
4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
NTC-GP 1000:2009 CAPITULO 4
4.2.1GENERALIDADES
4.2.4CONTROL DE
REGISTROS
4.2.2MANUAL
DE CALIDAD
4.2.3CONTROL DE DOCUMENTOS
DOCUMENTACIÓN DEL SGC• Política y Objetivos de la calidad
• Manual de calidad• Procedimientos documentados
requeridos por ISO 9001: 2008• Registros requeridos por la norma• Documentos necesitados por la
organización para asegurarse de la eficaz planificación , operación y control de sus procesos
Procedimientos Obligatorios del sistema
• Para el control de documentos• Para el control de registros• Para el Tratamiento de Producto no
conforme• Para Acciones correctivas• Para Acciones preventivas• Para auditorias internas
INICIO
IDENTIFICA NECESIDAD
ASIGNA RESPONSABLE DE ELABORACIÓN
PROYECTA DOCUMENTO
SOCIALIZA DOCUMENTO
REVISA Y APRUEBA
CODIFICA
ACTUALIZA LISTADO DOCUMENTOS
DEVUELVE DOCUMENTO
DUEÑO O RESPONSABLE DEL PROCESO
SERVIDOR DESIGNADO GRUPO DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
NO
SI
REMITE PARA APROBACIÓN
FIN
CODIFICACIONGG Gestión Gerencial
ASIG Administración Sistema Integrado de Gestión
P Planeación
OS Otorgamiento de Subsidio
IPDR Implementación de Proyectos de Desarrollo Rural
PAREL Fomento de la Pesca Artesanal y la Acuicultura de Recursos Limitados
DPAT Desarrollo de Proyectos de Adecuación de Tierras
GAE Gestión de Asuntos Étnicos
PAS Promoción, Acompañamiento y seguimiento
PA Procesos Agrarios
OP Ordenamiento Productivo
TB Titulación de Baldíos
AC Atención al Ciudadano
GTH Gestión de Talento Humano
CID Control Interno Disciplinario
GRF Gestión de Recursos Financieros
GC Gestión de Contratación
GLBS Gestión Logística de Bienes y Servicios
GD Gestión Documental
CP Comunicación Pública
GIT Gestión de Información y Tecnología
GJ Gestión Jurídica
EC Evaluación y Control
SOLICITUD PARA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCESO:
NOMBRE EMITIDO POR FECHA UBICACIÓNACCESO LIBRE /
ACCESO RESTRINGIDO
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
DISTRIBUCIÓN
No ejemplares
Proceso
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS
CONTROL DE REGISTROS
INICIO
IDENTIFICA LOS REGISTROS
ORGANIZA CARPETAS ROTULADAS
LEGAJA CRONOLOGICAMENTEY FOLIA
ELABORA LISTADO F6-PE-ASIG
CÓDIGO SERIE
CAJ A
OBSERVACIONES:
INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL - INCODER
OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO
FOLIOS: DEL CARPETA FOLDER DE
SERIE DOCUMENTAL
NOMBRE DE LA SERIE
TITULO DE CARPETA
CONSECUTIVO O RANGO
FECHAS EXTREMAS DE LA CARPETA
DIA/ MES/ AÑO / INICIAL DIA/ MES/ AÑO - FINAL
LOCALIZACIÓN
FIN
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
NTC- GP1000:2009 CAPITULO 5
5.1 COMPROMISODE LA
DIRECCIÓN
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 5.3 POLITICA DE CALIDAD
5.4 PLANIFICACIÓN
Objetivosde la calidad Planificación
5.5 RESPONSABILIDADAUTORIDAD Y
COMUNICACIÓN5.5.1 Responsabilidad y
Autoridad
5.5.2 Representante de La Dirección
5.5.3 ComunicaciónInterna
5.6 REVISIÓN POR LADIRECCIÓN
5.6..1 Generalidades
5.6.2 Información paraLa revisión
5.6.3 Resultados dela revisión
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
DETERMINAR Y PROPORCIONAR RECURSOS
NECESARIOS PARA :
IMPLEMENTAR Y MANTENER SGC Y MEJORAR
CONTINUAMENTE SUEFICACIA
AUMENTAR LA SATISFACCIÓNDEL CLIENTE MEDIANTEEL CUMPLIMIENTO DE
SUS REQUISITOS
R. HUMANOS(6.2)
INFRAESTRUCTURA(6.3)
AMBIENTE DE TRABAJO(6.4)
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.1 PLANIFICACIÓNDE LA
RELIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.2 PROCESOS RELACIONADOS
CON LOS CLIENTES
7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS
DE SEGUIMIENTOY MEDICIÓN7.5 PRODUCCIÓN
Y PRESTACIÓNDEL SERVICIO
7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES
7.3 DISEÑOY
DESARROLLO
8. MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORADESEMPEÑO DE PROCESOS
Satisfacción delcliente
AuditoriaInterna
Análisis deDatos
Seguimiento y medición delos Procesos
Seguimiento y medición de producto
Control delProducto
No conforme
Mejoramiento
Acciones correctivas
Acciones Preventivas
8. “MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA”
8.5.1 Mejora Continua
8.5.2Acción Correctiva
8.5.3Acción Preventiva
8.2.1Satisfacción del Cliente
8.2.2Auditoría Interna
8.2.3Seguimiento y Medición de
los Procesos
8.2.4Seguimiento y Medición del
Producto y/o Servicio
8.5Mejora
8.1Generalidades
8.2Seguimiento y
Medición
8.3Control del
Producto y/o Servicio No Confor m e
8.4Análisis de
Datos
CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
CONCEPTO
Producto no conforme
Resultado de un proceso que no cumple con los requisitos específicos, lo que impide darle visto bueno a su conformidad.
IDENTIFICACI Ó N
F U ENTES
Desempeño del proceso
A u d i t o r í as
Controles de Calidad
DeshechoAcción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto
Liberación
Acción mediante la cual se aprueba un Producto No Conforme. Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso
TRATAMIENTO
Reproceso
Acción tomada sobre un producto o servicio no conforme para que cumpla con los requisitos.
ReparaciónAcción tomada sobre un producto o servicio no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista.
Reclasificación
Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con los requisitos que difieren de los iniciales.
PROCEDIMIENTOPR4-PE-ASIG Control de producto no conforme
Representante Alta Dirección
Grupo de Desarrollo Organizacional
Dueño de ProcesoD. Territorial
Quien identifique la no conformidad
Diligencia la parte del formato correspondiente a la verificación y tratamiento y control del producto no
conforme
Trimestralmente elabora informe análisis del defecto sobre las acciones de mejora
Trimestralmente elabora informe análisis del defecto sobre las acciones de mejora
FIN
PROCEDIMIENTOPR4-PE-ASIG-02 Control de producto no conforme
Representante Alta Dirección
Grupo de Desarrollo Organizacional
Dueño de ProcesoD. Territorial
Quien identifique la no conformidad
INICIO
Identifica el producto no conforme, describe situación. F7-PE-ASIG
Determina el tratamiento a seguir y designa la persona responsable, punto de control.
R3-PE-ASIG
Defina acciones para eliminar la no conformidad, punto de control.
R3-PE-ASIG
Verifica la acción tomada que solucionó el producto no conforme, identificando el punto de control
R3-PE-ASIG
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
INICIO
IDENTIFICA NO CONFORMIDAD
REGISTRA NO CONFORMIDAD EN EL F3-PE-ASIG
AUDITOR O QUIEN DETECTE LA NO CONFORMIDAD
DUEÑO O RESPONSABLE DEL PROCESO
RECIBE INFORME Y ASIGNA RESPONSABLE PARA IMPLEMENTAR LA ACCIÓN
RESPONSABLE
ANALIZA CAUSAS Y TOMA ACCIONES PERTINENTES
HACE SEGUIMIENTO HASTA CERRAR LA NO CONFORMIDAD
REVISA QUE LAS ACCIONES HAYAN SIDO EFICACES
GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL
REVISA ACCIONES TOMADAS Y ELABORA INFORME PARA LA ALTA DIRECCIÓN
FIN
ANÁLISIS DE CAUSAS – DIAGRAMA CAUSA POR QUÉ – POR QUÉ
EFECTO POR QUÉ POR QUÉ POR QUÉ (CAUSA RAÍZ)
ACCION: CORRECTIVA________ PREVENTIVA________
No Acción Responsable Fecha inicio
SITUACIÓN DETECTADA NO CONFORMIDAD PROBLEMA QUEJA O RECLAMO OBSERVACIÓN CONSECUTIVO NO CONFORMIDAD POTENCIAL OTRA
NOMBRE DE QUIEN REPORTA O AUDITOR: FIRMA:
CORREO ELECTRÓNICO:
DEPENDENCIA: FECHA:
Numeral de la Norma
NTCGP1000 o MECI 1000
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN DETECTADA: Nota: En el caso de queja o reclamo, registre día, hora y medio por el cual se comunicó con el cliente informándole sobre el trámite
CORRECCIÓN PROPUESTA:
PERSONA / GRUPO RESPONSABLE POR IMPLEMENTAR LA CORRECCIÓN NOMBRE DEL RESPONSABLE: Firma :________________________ Cargo: ___________________________
ACCION: CORRETIVA___________(Marcar x) PREVENTIVA__________(Marcar x)
Fecha Descripción de las actividades de seguimiento
Nombre del Responsable
Firma
OBSERVACIONES A LA EFECTIVIDAD, EFICIENCIA Y/O EFICACIA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACCIONES PARA SOLUCIONAR LA SITUACIÓN DETECTADA:
Eficaz Fecha de cierre SI NO
FECHA ________________ FIRMA_____________________NOMBRE______________
INDICADORES DE GESTIÓN
PARA EL SISTEMA DE CALIDAD CON ENFOQUE POR
PROCESOS.
Tipos de indicadores1.Eficacia: Grado en el que se realizan las
actividades planificadas y se alcanzan los resultados.
2.Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
3.Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
REQUISITOS NTC GP 1000
•La entidad debe métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, y cuando sea posible, su medición. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia).
•El seguimiento y la medición del impacto (efectividad) de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados pueden realizarse por proceso, por conjunto de procesos o en forma global del sistema.
•Como resultado del seguimiento de la medición y seguimiento de los proceso, deben llevarse a cabo correcciones, acciones preventivas y/o correctivas, según sea conveniente.
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
REQUISITOS NTC GP 1000
•La entidad debe hacer un seguimiento y medir las características del producto y/o servicio, para verificar que se cumplen sus requisitos. Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto y/o prestación del servicio según las disposiciones planificadas (véase el numeral 7.1). Debe mantenerse evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación.
8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio
PROCESO / PROCEDIMIENTO: Describir el nombre del proceso objeto de la medición.
PROPOSITO: Cual es el propósito y/o la razón de la medición.
META: Forma desde el punto de vista cuantitativo que se desea alcanzar, el logro propuesto en el propósito. Parámetro medible, mensurable y controlable.
FORMULA: Descripción de la formulación del indicador con el cual vamos a realizar monitoreo del alcance y logro de la meta. (Fracción: Numerador / Denominador).
QUE MIDE: El indicador y/o formula debe buscar uno de los siguientes criterios: medir; eficacia, eficiencia, efectividad.
FRECUENCIA DE MEDICION: Definir la frecuencia de medición: (Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral, Anual)
• FUENTE DE DATOS: De donde sale la información y donde se almacena.
• RESULTADOS DE LA MEDICION: Colocar los resultados de la medición en el cuadro indicado correspondiente al mes de la medición.
• ANALISIS DE LA INFORNACION: El responsable del proceso debe evaluar los resultados del proceso, propósito, meta y formula, con el fin de identificar oportunidades de mejoramiento del proceso objeto de la medición y la consecuencia del logro de la meta. Dejando evidencia de estos análisis.
• GRAFICA DE COMPORTAMIENTO: Graficar cual ha sido el comportamiento de la medición realizada, puede ser en forma de columnas, barras, circulares, anillos, líneas, etc.
• TOMA DE ACCIONES : Describir brevemente la decisión adoptada. Acción preventiva cuando la tendencia es desfavorable, Acción correctiva cuando incumple la meta, no tomar acción cuando no incumple ni existe tendencia desfavorable o acción de mejora cuando se desea ser más estricto.
AÑO TERRITORIAL
PROCESO
PROPOSITO DEL INDICADOR
NOMBRE DEL INDICADOR
META
FORMULA
QUE MIDE
FRECUENCIA DE MEDICION
FUENTE DE DATOS
NOTA: A continuación, diligencie las casillas que no tienen fórmula, es decir las de color blanco.
RESULTADOS DE LA MEDICION
META A MEDIR Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Cumplimiento Mes (%)
Cumplimiento Acumulado (%)
Valor real mes
V/Real acum. - - - - - - - - - - - -
Valor plan mes
V/ plan acum. - - - - - - - - - - - -
ANALISIS TENDENCIA INDICADOR DEL MES ANALIZADO
GESTIÓN DEL RIESGOS
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI
Según la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000-2009), “es toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impiden el logro de sus objetivos”.
¿QUÉ ES UN RIESGO?
1.3 Componente Administración del Riesgo
Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten autocontrolar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos propuestos
Componente Administración del
Riesgo
1. Subsistema de Control Estratégico
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
COMPONENTES ELEMENTOS1.1.Ambiente de control •Acuerdos, compromisos o protocolos
éticos.•Desarrollo del talento humano•Estilo de Dirección
1.2. Direccionamiento estratégico
•Planes y programas•Modelo de operación por procesos•Estructura Organizacional
1.3.Administración de riesgos
•Contexto estratégico•Identificación de riesgos•Análisis de riesgos•Valoración de riesgos•Políticas de administración de riesgos
Ley 87 de 1993: Por la cual se
establecen normas para el
ejercicio del control interno en las
entidades del Estado.
Artículo 2. Literal a). Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
Artículo 2. Literal f). Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
Ley 87 de 1993
Administración del Riesgo
Etapas de la administración del riesgo
Tratamiento al Riesgo ResidualPlan de Contingencia
Modelo Estándar de Control Interno MECI
1000:2014
MECI1000:2014
RIESGO
Situación o evento que afecta o puede afectar el logro de los objetivos institucionales.
Inventario de Riesgos
Políticas de Administración del Riesgo en el Incoder
ASUMIR EL RIESGO
Contexto estratégico
Observación, distinción y análisis de las circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales.
Permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad pública, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos.
Elemento de Control
EXTERNOEconomía: Disponibilidad de Capital, emisión de deuda o no pago de la misma, liquidez…Políticos: Cambios de Gobierno, Legislación, Políticas Públicas, Regulación.Sociales: Demografía, Responsabilidad Social, Terrorismo.Tecnológicos: Interrupciones, Comercio electrónico, datos externos, tecnología emergente.
INTERNOInfraestructura: Disponibilidad de activos, capacidad de los activos, acceso al capital.Personal: Capacidad del Personal, Salud, Seguridad.Procesos: Capacidad, diseño, ejecución, proveedores, entradas, salidas, conocimiento.Tecnología: Integridad de datos, disponibilidad de datos y sistemas, desarrollo, producción, mantenimiento.
Identificación de riesgos
Estableciendo las causas y los efectos.
Posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad Pública, que ponen en riesgo el logro de la Misión
Elemento de Control
¿Qué puede ocurrir?
¿Cómo puede suceder?
¿Quién puede generarlo?
¿Por qué se puede presentar?
¿Cuándo puede ocurrir?
¿Qué consecuencias traería su ocurrencia?
Categorías de Riesgos• Hurtos/fraude.• Sanciones legales. • Daño activos. • Costos excesivos.• Pérdida de confianza y Credibilidad
Pública.• Decisiones erróneas de la Gerencia.
Análisis de riesgos
Calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo.
Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos (riesgos) positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias (efectos)
Elemento de Control
Valoración de riesgos
Permitiendo estimar las acciones para su tratamiento (Riesgos Residual).
Determina el nivel o grado de exposición de la entidad pública al impacto del riesgo.
Elemento de Control
Aplicando estos criterios que se desplaza a una casilla inferior, la probabilidad o el impacto?????
Sí
Impacto
Sí
RIESGO RESIDUAL
Probabilidad
Políticas de Administración del riesgos
Respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública.
Permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones
Elemento de Control
Políticas en el Incoder
REDUCIR
EVITAR
Tratamiento al Riesgo Residual
Plan de ContingenciaTratamiento del Plan de
Contingencia
• Define las acciones necesarias que se deben adelantar una vez el riesgo se ha materializado
• Genera acciones correctivas, como resultado de la materialización de una no conformidad
Actividades a desarrollar
Generar acciones(Plan de Acciones Correctivas)
Definir responsableDel Plan
Definir tiempos derespuesta