institut pertanian bogor direktorat administrasi...
TRANSCRIPT
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 1 dari 16
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
WISUDA
NO. POB/DAP/13
URAIAN Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal
Disusun oleh Subdit. EP 01 Juli 2011
Diperiksa oleh Kasubdit. EP 01 Juli 2011
Disahkan oleh Direktur AP 01 Juli 2011
Status Dokumen
No. Distribusi
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI
PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 2 dari 16
FRM/DAP/15-00 01 Juli 2011
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN
Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 3 dari 16
1. Tujuan
(1). Memberikan panduan dalam pelaksanaan wisuda;
(2). Menjelaskan persyaratan yang harus dipenuhi lulusan untuk dapat
mengikuti wisuda;
(3). Terselenggaranya proses wisuda yang tertib, terkendali dan sesuai
dengan perencanaan.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini meliputi proses penerimaan persyaratan wisuda, gladi resik
hingga teknis pelaksanaan wisuda.
3. Pengertian/Definisi
(1). Kelulusan adalah tahap akhir proses belajar mengajar dimana
mahasiswa telah menyelesaikan semua matakuliah dengan beban
studi > 144 dan IPK > 2.00 (untuk setiap kelompk kompetensi
matakuliah interdep, mayor, minor, dan keseluruhan) dan dinyatakan
dalam Surat Keterangan Lulus (SKL) fakultas/sekolah Pascasarjana
dan Diploma
(2). Lulusan adalah mahasiswa yang telah memenuhi syarat kelulusan
Program Doktor, Magister, Sarjana, dan Diploma.
(3). Wisuda adalah upacara akademik berupa Sidang Terbuka Institut yang
dilaksanakan dalam rangka penyerahan ijazah dan Wisuda kepada
lulusan yang dilaksanakan di tingkat IPB
(4). Penyerahan Ijazah adalah rangkaian dalam rangka acara wisuda dan
penyerahan ijazah yang dilaksanakan di tingkat IPB
(5). Gelar Akademik adalah gelar akademik di lingkungan IPB yang
disahkan melalui SK Rektor.
(6). Predikat kelulusan adalah tingkat pencapaian keberhasilan studi yang
tercermin pada Indeks Prestasi Akademik (IPK) dengan tingkatan
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 4 dari 16
Memuaskan, Sangat Memuaskan, dan Cum Laude sesuai dengan
ketentuan dalam Buku Panduan.
(7). DAP : Direktorat Administrasi Pendidikan
(8). EP : Evaluasi Pendidikan
(9). SKL : Surat Keterangan Lulus
(10). SIM-WISUDA : Sistem Informasi Manajemen Wisuda.
(11). Gladi Bersih : Simulasi wisuda yang diselenggarakan sebelum hari
pelaksanaan wisuda.
4. Referensi
5. Ketentuan Umum
(1). Persyaratan Wisuda dan Penyerahan Ijazah adalah:
Mengisi Formulir Pendaftaran dari DitAP
Bukti pembayaran Biaya wisuda dari BNI 46 (fotocopy dan
menunjukkan aslinya
SKL Fakultas (asli)
Transkrip Akhir
Bukti Penyerahan Skripsi/Thesis/Disertasi/Praktek Lapang dari
perpustakaan IPB (asli)
Surat Keterangan Bebas Pustaka dari perpustakaan IPB (asli)
Copy Lembar Pengesahan Skripsi/Thesis/Disertasi/Praktek Lapang
Pas Foto Hitam-Putih terbaru ukuran 3x4 cm (2 lembar)
Copy Ijazah Terakhir
(2). Pelaksanaan Penyerahan Ijazah dan Wisuda Program Doktor, Magister,
Sarjana, dan Diploma dilaksanakan 7-8 kali dalam satu tahun dengan
kuota per angkatan adalah 800 mahasiswa.
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 5 dari 16
(3). Pelaksanaan Wisuda dilakukan di Graha Widya Wisuda (GWW) dengan
penanggungjawab DAP.
(4). yang berhak mengikuti Wisuda dan Penyerahan Ijazah adalah
mahasiswa yang sudah mempunyai SKL Fakultas/ Sekolah
Pascasarjana/ Diploma dan masuk dalam daftar wisudawan
Fakultas/Sekolah Pascasarjana/Diploma yang dikirim ke DAP.
(5). Daftar nama lulusan tiap wisuda ditetapkan dengan Keputusan Rektor.
(6). Rektor menetapkan lulusan terbaik dan kepada lulusan terbaik tersebut
diberikan penghargaan prestasi akademik pada saat wisuda.
(7). Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menetapkan lulusan terbaik
berdasarkan urutan prioritas sebagai berikut: (a). Seluruh sks diperoleh
dari Program Sarjana di IPB, (b). Predkat kelulusan, (c). Indeks prestasi
kumulatif, (d). Lama studi, (e). Perilaku, (f). Aktivitas yang menunjang.
6. Rincian Instruksi Kerja
6.1. Flowchart Kegiatan
(pada halaman berikutnya)
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 6 dari 16
PROSES PENYELENGGARAAN WISUDA
Calon WisudawanCalon Wisudawan Staff RSPPStaff RSPPKasubdit EPKasubdit EP Dir. APDir. AP Kasubdit
RSPP
Kasubdit
RSPPSTAKEHOLDERSTAKEHOLDER
1
Staf EPStaf EP
Mulai
Staf EP menerima kelengkapan
persyaratan pendaftaran awal wisuda
dari lulusan /calon wisudawan
Staf EP membuka pelayanan
Pendaftaran Ulang Wisuda
Staf EP menerima Pengembalian
toga dan KTM dari Mahasiswa
EP menyerahkan ijazah dan transkip
akhir kepada Mahasiswa
Staf EP melayani pendaftaran wisuda
Staf EP menginput data lulusan yang
telah mendaftar
Buku wisuda,
Transkip akhir dan
ijazah
POB Transkip Akhir
dan Ijazah
1
2
3
4
5
6
7
9
10
Staf EP memverifikasi
kelengkapan persyaratan
pendaftaran wisuda
ya
Staf EP meminta calon
wisudawan untuk
melengkapi persyaratantidak
Calon Wisudawan
menyerahkan kelengkapan
persyaratan pendaftaran
wisuda
Staf EP menerbitkan Surat Undangan Rakor
Surat Undangan
Rakor
Staf EP mendistribusikan Surat
Undangan Rakor
DAP melakukan rakor dengan pihak-pihak yang berkepentingan
DAP melakukan Gladi Bersih
DAP menjadi Panitia Pelaksanaan Wisuda
Selesai
DAP memberikan buku wisuda
8
11
12
13
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 7 dari 16
6.2. Penjelasan.
Kegiatan 1.
Staf EP melayani pendaftaran wisuda dengan memberikan 1 map yang berisi
lembar kendali wisuda (FRM/DAP/22-00), formulir pendaftaran wisuda
(FRM/DAP/24-00), tanda terima peminjaman toga (FRM/DAP/28-00), dan
tanda terima pembayaran bank kepada lulusan/calon wisudawan.
Kegiatan 2.
Staf EP menerima kelengkapan persyaratan pendaftaran wisuda dari
lulusan/calon wisudawan dengan memberi ceklis pada lembar kendali
(FRM/DAP/22-00) dan mempersiapkan Kartu Undangan Wisuda sesuai
dengan Instruksi Kerja Penyiapan Kartu Undangan Wisuda (ISK/DAP/12).
Kegiatan 3.
Staf EP memverifikasi kelengkapan persyaratan wisuda. Apabila persyaratan
yang diajukan tidak lengkap, maka staf EP akan meminta lulusan/calon
wisudawan untuk melengkapinya.
Apabila persyaratan telah lengkap, maka staf EP akan memberikan :
Nomor Pendaftaran Wisuda (FRM/DAP/25-00)
Apabila pendaftar telah mencapai kuota maksimum 800 lulusan/calon
wisudawan, maka nomor pendaftaran kembali ke nomor 1 untuk wisuda
tahap berikutnya).
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 8 dari 16
Kartu Foto (FRM/DAP/26-00)
Kegiatan 4.
Lulusan/calon wisudawan melakukan sesi foto di ruang studio foto DAP
setelah menyerahkan kartu foto kepada petugas.
Kegiatan 5.
Staf EP akan mengisi Daftar lulusan/calon wisudawan (FRM/DAP/27-00)
Kegiatan 6.
Staf EP menginput data dan mengedit biodata lulusan/calon wisudawan
melalui SIM-WISUDA berdasarkan data dari berkas yang dilampirkan
lulusan/calon wisudawan.
Output yang dihasilkan dari input biodata lulusan ini adalah :
Buku Wisuda (dibuat sesuai dengan Instruksi Kerja Pembuatan Buku
Wisuda (ISK/DAP/14).
Ijazah.
Transkip Akhir.
Kegiatan 5.
Staf EP membuka layanan Pendaftaran Ulang yang terdiri dari kegiatan :
Lulusan/calon wisudawan memperlihatkan Nomor Kuota, Nomor Foto,
dan Bukti Peminjaman Toga (FRM/DAP/28-00) untuk mendapatkan
Undangan Wisuda dan Toga.
Staf EP memberikan Undangan Wisuda (beserta kelengkapannya) dan
Toga.
Undangan Wisuda dan kelengkapannya terdiri atas :
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 9 dari 16
A. Tanda Parkir Kendaraan
B. Kupon Konsumsi dan Air Minum
C. Jadwal dan Susunan Acara Gladi Bersih dan Form Pengambilan
transkip dan Ijazah
Staf EP merekap pengambilan undangan wisuda dalam form monitoring
pengambilan undangan wisuda (FRM/DAP/29-00)
Kegiatan 6.
Staf EP menerbitkan Surat Undangan untuk melakukan Rakor. Setelah
sebelumnya diverifikasi dan diparaf oleh Kasubdit EP dan ditandatangani
oleh Dir.AP
Kegiatan 7.
Staf EP mendistribusikan surat undangan rakor kepada :
Sekretaris Program Magister Sekolah Pasca Sarjana (PJ. Wisuda SPs).
Kepala Unit Keamanan Kampus.
Kasubdit Pengendalian Bisnis Dit.BK
Kasubdit RSPP dan EP
Kasubdit Pengelolaan Air Bersih, Listrik dan Telepon (Dit.Faspro)
Kadiv. Akademik sekolah Pasca Sarjana
Kasi Fasilitas Kantor Dit. Faspro
Kasi Instalasi dan Bangunan Dit.Faspro
Kasi Fasilitas Akademik Dit.Faspro
Kabid Humas dan Protokoler Sekretariat Eksekutif.
Ketua Agrianita.
Ketua Paguyuban Rektor
Kantor Audit Internal (KAI)
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 10 dari 16
Prohumasi
Presidium Agriaswara, Pengurus Genta Kaherman, Pengurus GSP SPs.
Komandan Menwa.
Kegiatan 8.
DAP melakukan Rakor dengan pihak-pihak yang telah disebutkan pada
kegiatan 6 untuk membahas secara teknis persiapan menjelang acara gladi
bersih dan pelaksanaan wisuda.
Rakor dilaksanakan satu minggu setelah pendaftaran ulang atau seminggu
sebelum hari pelaksanaan wisuda.
Kegiatan 9.
DAP melakukan Gladi Bersih untuk kesiapan para lulusan/calon wisudawan
dan pelaksanaannya sesuai dengan Instruksi Kerja Gladi Bersih
(ISK/DAP/13).
Kegiatan 10.
DAP menjadi penanggung jawab pelaksanaan wisuda
Kegiatan 11.
DAP memberikan buku wisuda kepada lulusan setelah acara wisuda selesai.
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 11 dari 16
Kegiatan 12.
Staf EP menerima pengembalian toga dan KTM dari lulusan dan
merekapnya dalam form peminjaman dan pengambilan toga (FRM/DAP/49-
00).
Pengembalian toga dan KTM merupakan syarat untuk pengambilan Ijazah
dan Transkip Akhir. Waktu pengembalian toga dan KTM adalah satu hari
setelah Wisuda dilaksanakan.
Kegiatan 13.
Staf EP menyerahkan Ijazah dan transkip akhir kepada Lulusan dan
merekapnya dalam form pengambilan transkrip dan ijazah (FRM/DAP/51-
00).
7. Daftar Dokumen Pendukung
Form Kendali Ijazah, Transkrip dan Wisuda (FRM/DAP/22-00)
Form Formulir pendaftaran wisuda (FRM/DAP/24-00).
Form Nomor Pendaftaran Wisuda (FRM/DAP/25-00)
Form Kartu Foto (FRM/DAP/26-00)
Form Rekapitulasi calon wisudawan (FRM/DAP/27-00)
Form Tanda Terima Peminjaman Toga (FRM/DAP/28-00)
Form Monitoring Pengambilan Undangan Wisuda (FRM/DAP/29-00)
Form Peminjaman dan Pengambilan Toga (FRM/DAP/49-00)
Form Pengambilan Ijazah dan Transkrip (FRM/DAP/51-00)
Instruksi Kerja Penyiapan Kartu Undangan Wisuda (ISK/DAP/12)
Instruksi Kerja Gladi Bersih (ISK/DAP/13)
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 12 dari 16
Instruksi Kerja Pembuatan Buku Wisuda (ISK/DAP/14)
8. Lampiran Formulir/Format
FRM/DAP/22-00
01-Juli-11
FORMULIR KENDALI TRANSKIP AKHIR, IJAZAH DAN WISUDA
Wisuda:
No.:
Nama:
NIM:
PK:
No. Persyaratan Ada
1 Foto (Hitam Putih 3x4)
2 Formulir Pendaftaran
3 Copy Ijazah SLTA
4 Surat Keterangan Lulus (SKL) Diploma
5 Lampiran Transkrip Akhir
6 Copy Lembar Pengesahan Tugas Akhir
7 Copy Abstract (Judul Bahasa Inggris)
8 Bukti Pembayaran Biaya Wisuda dari BNI 46
9 Surat Keterangan Bebas Pustaka dari LSI (Asli)
10 Bukti Penyerahan Tugas Akhir dari LSI (Asli)
Catatan: Petugas berhak menolak apabila salah satu butir persyaratan di atas tidak
dipenuhi
Bogor, …………
Petugas
No. Ijazah: …………………..
(…………………………………………)
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 13 dari 16
PROSES ENTRI
No. Uraian Tgl Petugas
1 Entri Biodata (Termasuk No. Ijazah)
2 Entri Judul Tugas Akhir
3 Entri Dosen Pembimbing
4 Judul Tugas Akhir (Bahasa Inggris) (Permintaan)
PROSES PENCETAKAN
No. Uraian Draft Koreksi Edit Final Paraf
1 Ijazah (Bahasa Indonesia)
2 Transkrip (Bahasa Indonesia)
3 Ijazah (Bahasa Inggris) (Permintaan)
4 Transkrip (Bahasa Inggris) (Permintaan) CATATAN KOREKSI: CATATAN KASUBDIT:
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 14 dari 16
FRM/DAP/24-00
01 Juli 2011
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 15 dari 16
FRM/DAP/24-00
01 Juli 2011
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/13
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
WISUDA Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 16 dari 16
FRM/DAP/26-00
01 Juli 2011
FRM/DAP/26-00 01 Juli 2011
FRM/DAP/29-00
01 Juli 2011
FRM/DAP/25-00 01 Juli 2011
FRM/DAP/26-00 01 Juli 2011