Billing ServerInstalasiJika menggunakan Windows Vista, nonaktifkan fitur UAC (Control Panel>User Accounts and Family Safety>User Accounts>Turn User Account Control On or Off)Jika menggunakan Windows 7, setting fitur UAC (Control Panel>User Accounts and Family Safety>User Accounts>Change User Account Control Settings=Never Notify), lalu restart komputer.1. Ekstrak file server.zip hasil download (misal ke d:\master).2. Tutup semua aplikasi yang sedang berjalan agar tidak bentrok dengan instalasi billing.3. Jalankan file setup.exe, dan ikuti petunjuknya sampai proses instalasi selesai.4. Jalankan EZ Timebilling.Catatan: Anda harus login windows dengan akun Administrator agar EZ Timebilling dapat terinstall dengan baik.Menjalankan ProgramKlik Start Menu > Programs > EZ-Soft > EZ TimebillingLoginPada saat pertama kali menjalankan program, biasanya akan muncul pesan Tanggal Audit tidak sama dengan tanggal sistem/komputer. Jika tidak ada transaksi yang belum selesai diproses, anda dapat mengubah tanggal audit di menu Program>Konfigurasi>Ubah Tanggal Audit.Jika muncul pesan seperti itu, itu berarti tanggal program tidak sama dengan tanggal komputer anda. Ini dikarenakan Program ini memiliki tanggal sendiri yang kami namakan tanggal audit, dimana tanggal Audit tersebut hanya bisa berubah bila terjadi proses tutup hari atau anda mengubahnya secara manual lewat program.Untuk melanjutkan ke program, klik tombol OK di pesan tersebut.Berikutnya anda akan disuguhi dengan layar dialog login. Masukkan di kotak isian nama pengguna dengan ADM (tanpa kutip) dan kata sandinya kosong (tidak usah diisi), lalu klik Oke.Menu utama EZ Timebilling ditampilkan.Menu utamaDi sebelah atas layar menu utama terdapat beberapa buah menu pulldown dan tombol (toolbar). Berikut ini akan kami jelaskan satu persatu fungsi dari menu dan tombol tersebut.KonfigurasiMenu ini berisi pengaturan program, antara lain konfigurasi program, pengaturan tarif, kelompok Akun dan item barang untuk penjualan.1. Programo Tanggal Audit: Tanggal audit adalah tanggal program, dan ini berbeda dengan tanggal komputer. Anda dapat mengubah tanggal audit bila ternyata tidak sama dengan tanggal komputer, biasanya ini dilakukan pada saat awal menjalankan program. Untuk mengubah tanggal audit, pilih tanggal lalu tekan Ubah tanggal Audit, dan jalankan ulang EZ Timebilling.o Shift: Untuk mengubah tanggal shift secara manual. Gunakan fitur ini jika betul-betul terpaksa. Dalam keadaan normal, anda dapat melakukan ganti shift dari menu Program>Ganti shifto Shift Maksimal: Jumlah maksimal shift yang diperbolehkan dalam 1 harinya. Defaultnya 3 shift.o Otomatis tutup hari pada jam: Jika dicentang, maka program akan secara otomatis melakukan proses tutup hari pada jam yang telah ditentukan.o Simbol mata uang: Anda dapat menentukan simbol mata uang yang digunakan untuk melakukan transaksi di billing. Defaultnya Rp.o Bahasa: Sistem ini sudah dilengkapi dengan fitur multibahasa, sehingga anda dapat menentukan jenis bahasa yang anda inginkan untuk mengoperasikan sistem ini. Defaultnya adalah Bahasa Indonesia. Untuk mengubah atau menambah bahasa baru, anda dapat melakukannya lewat menu program>bahasa.o Port Koneksi: Port untuk koneksi client-server billing, defaultnya adalah 2021. Anda dapat mengubahnya jika ternyata port ini sudah digunakan oleh aplikasi lainnya, dan tentunya perubahan port ini harus dilakukan juga di sisi client. Setelah mengubah port, anda harus merestart billing.o Cek Koneksi Client Server setiap: Program akan secara otomatis mengecek konektivitas semua klien yang terhubung ke Billing server setiap waktu yang anda tentukan, sehingga status klien di billing server akan selalu canggih (up to date). o Waktu untuk mengingatkan user sebelum waktunya habis: Anda dapat menentukan berapa menit user akan diingatkan sebelum waktunya habis. Defaultnya 3 menit.o Jika petugas tidak berhak melakukan operasi tertentu, maka tampilkan: Pesan Peringatan/Dialog Login. Anda dapat memilih apa yang akan ditampilkan oleh sistem jika petugas tidak dapat masuk ke modul atau melakukan operasi tertentu di program, defaultnya Dialog Login. o Jika program dikunci, maka yang boleh membukanya kembali adalah: Jika yang dipilih adalah pengguna aktif atau Administrator, maka ketika programnya dikunci, yang berhak membukanya kembali hanya pengguna yang menguncinya atau Administrator. Gunakan pilihan ini untuk meningkatkan keamanan billing, agar billing server tidak dapat diakses oleh petugas lainnya ketika petugas jaga sedang tidak ditempat.2. Transaksi Tidak boleh tutup hari jika masih ada transaksi yang belum dibayar: Jika dicentang, maka petugas tidak akan dapat melakukan proses tutup hari jika masih ada transaksi yang belum dibayar. o Pembulatan nilai transaksi: Anda dapat memilih metode pembulatan untuk nilai total transaksi pada saat pembayaran, apakah pembulatan 100, 500, 100 rupiah atau tidak melakukan pembulatan.o Maksimal pengubahan durasi: Anda dapat memberikan kebijakan untuk mengurangi/menambah durasi transaksi rental pengguna yang sudah stop. Defaultnya adalah 2 menit.o Simpan Transaksi Workstation setiap: Program akan menyimpan data transaksi rental yang sedang aktif ke database setiap waktu yang anda tentukan (dalam menit). Ini berguna agar bila ada masalah yang tidak terduga dan menyebabkan EZ Timebilling tertutup secara tidak normal (misalnya mati lampu, komputer hang dll), data-data transaksi tetap akan tersimpan, sehingga bila programnya dijalankan lagi data-data masih tetap tersimpan dengan baik. Defaultnya adalah 5 menit.o Jika billing server ditutup kemudian dijalankan lagi, maka hitung durasi berdasarkan: Durasi terakhir didatabase / jam mulai. Dengan fitur ini, anda dapat menentukan bagaimana billing seharusnya menghitung durasi saat dijalankan.o Jika pengguna pascabayar stop, maka transaksinya otomatis terbayar: otomatis mengubah status transaksi pascabayar menjadi closed jika sudah stop, dengan demikian tidak akan memunculkan form pembayaran.o Di Perhitungan durasi, 1 detik sama dengan: Perhitungan durasi billing server di setiap komputer berbeda-beda, tidak bisa 100% akurat. Hal ini tergantung dari banyak sedikitnya jumlah klien, spesifikasi dan juga beban komputer billing server. Dengan fitur ini, anda dapat mengatur cepat/lambatnya perhitungan durasi billing agar lebih akurat atau mendekati perhitungan durasi yang sebenarnya. Semakin kecil nilainya, maka semakin cepat perhitungan durasinya, begitupun sebaliknya. Defaultnya 1000 ms (milliseconds).3. Tampilano Tampilkan Tab Aplikasi W/S: anda dapat mengatur apakah Tab Aplikasi yang ada di menu utama akan ditampilkan atau tidak.o Tampilkan Tab Desktop W/S: anda dapat mengatur apakah Tab Desktop yang ada di menu utama akan ditampilkan atau tidak.o Tampilkan Tab Informasi Pendapatan: anda dapat mengatur apakah Informasi Pendapatan yang berupa total pendapatan rental,penjualan dan akun yang ada di menu utama akan ditampilkan atau tidak.o Tampilkan tombol lookup akun di login klien: anda dapat mengatur apakah tombol Tampilkan daftar Akun yang ada di dialog Login Klien akan ditampilkan atau tidak.4. Databaseo Database: Anda dapat menentukan lokasi penyimpanan database billing anda disini.o Backup database setiap: Anda dapat membuat cadangan/backup dari database billing setiap periode waktu yang anda tentukan. Defaultnya setiap 1 jam.o Hapus backup berumur lebih dari: Sistem akan otomatis menghapus cadangan/backup database yang umurnya lebih dari yang anda tentukan. Defaultnya 1 hari.o Folder Backup: Tempat anda menyimpan cadangan/backup database billing. Defaultnya di folder \Backup.o Backup Database: Gunakan tombol ini jika anda ingin membackup database saat itu juga.5. Suarao Aktifkan suara: Centang jika anda ingin mengaktifkan suara pada program billing.o Klien login: pilih file wav yang anda inginkan jika ada pengguna yang login.o Klien stop: pilih file wav yang anda inginkan jika ada pengguna yang stop.o Peringatan: pilih file wav yang anda inginkan jika ada pengguna yang diskonek.o Pesan: pilih file wav yang anda inginkan jika ada server menerima pesan dari klien.o Konfirmasi petugas: pilih file wav yang anda inginkan jika ada operasi di klien yang membutuhkan konfirmasi petugas.o Reset: Mereset seting suara ke pengaturan awal.6. Laporana. Setelah Proses tutup hari.Anda dapat menentukan apa yang harus dilakukan oleh sistem setelah dilakukan proses tutup hari.o Cetak Laporan berikut: Setelah proses tutup hari, sistem akan menampilkan laporan-laporan yang anda pilih.o Kirim via email Laporan berikut: Setelah proses tutup hari, sistem akan mengirimkan via email laporan-laporan yang anda pilih.b. Pengaturan Email.Pilihan ini diisikan jika anda ingin mengirimkan laporan via email. Selain itu, anda juga harus mempunyai email client terinstall di komputer anda, yaitu outlook expres, dan tentunya anda harus mensetting terlebih dahulu email client. Hal ini dikarenakan billing menggunakan program email client tersebut untuk mengirimkan laporan via email. Untuk mensetting email client, silahkan sesuaikan dengan setting pop server dan smtp server dari penyedia email yang anda gunakan.o Penerima: isikan dengan alamat email penerima, misalnya pemilik_warnet@yahoo.com.o Subject: isikan dengan subject email, misalkan Laporan Warnet.7. Printero Printer Nota: Printer nota adalah printer yang digunakan untuk mencetak nota/struk transaksi rental/penjualan/pembelian/akun. Pilih jenis printer yang digunakan untuk printer nota anda. Direct Print adalah jika printer anda dot matrix, sedangkan windows printer adalah sebaliknya. Di pilihan Direct Print terdapat pilihan port Printer. Defaultnya LPT1 (port Paralel). o Printer Laporan: pilih default printer yang akan digunakan untuk mencetak laporan.o Lebar Nota: Tentukan ukuran lebar nota yang anda inginkan sehingga dapat anda sesuaikan dengan lebar kertas nota yang anda gunakan. Defaultnya 36 karakter.o Jarak antar nota: Anda dapat menentukan jarak antar nota. Defaultnya 10 baris.o Catatan Nota: isikan catatan anda yang berupa ucapan terimakasih atau yang lainnya yang ingin anda tampilkan di setiap nota transaksi.o Auto print nota: Sistem akan secara otomatis mencetak nota setiap terjadi pembayaran untuk transaksi.8. Klien.o Konfirmasi Petugas: Anda dapat menentukan apakah sistem harus mengkonfirmasikan kepada petugas jika adan pengguna yang ingin pindah/tukar tempat sendiri, atau ada yang akan menggunakan Administrator klien.o Tampilkan data perusahaan: Jika anda mencentang pada No. Telepon, maka data nomor telepon perusahaan akan ditampilkan di semua billing client.o Jika klien menggunakan tarif prabayar sekali pakai, maka tampilkan peringatan jika waktunya akan habis: Jika dicentang, maka jika klien menggunakan tarif prabayar sekali pakai (misal paket), sistem akan memunculkan peringatan ketika waktunya akan habis. Jika tidak dicentang, maka hanya tarif yang selain jenisnya prabayar sekali pakai saja yg memunculkan peringatan ketika waktunya akan habis (misal Voucher, Member, Personal).9. Akuno Akun prabayar sekali pakai boleh diisi ulang: Jika dicentang, maka tarif yang jenisnya prabayar sekali pakai (misal paket), boleh diisi ulang.o Akun prabayar sekali pakai akan hangus setelah: Akun prabayar sekali pakai (misal akun paket) akan hangus setelah jumlah stop yang ditentukan. Defaultnya 1 kali stop.o Tidak menampilkan sandi di nota akun: Jika dicentang, maka sandi pengguna tidak akan ditampilkan di nota transaksi akun.o Akumulasikan masa aktif jika mengisi ulang akun prabayar: Jika dicentang, maka program akan mengakumulasikan masa aktif akun jika akun tersebut diisi ulang8. TarifMenu ini digunakan untuk pengaturan tarif EZ Timebilling. Kami telah menyediakan beberapa tarif siap pakai yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan anda. Anda juga dapat menambah tarif baru ataupun menghapus tarif yang anda anggap tidak perlu. a. Generalo Nama Tarif: Isikan dengan nama tarif (misal Personal, Member, Siswa, Voucher, Paket dll).o Jenis Akun: Terdapat 3 jenis akun, yaitu Prabayar, Pascabayar dan Administratif. Jenis akun prabayar adalah jenis akun yang dibayar dimuka. Tarif yang menggunakan jenis akun ini misalnya Voucher dan Paket. Jenis akun pascabayar adalah jenis akun yang dibayar setelah selesai main. Contoh tarif yang menggunakan jenis akun ini adalah Member dan Personal. Sedangkan jenis akun Administratif adalah jenis akun yang digunakan untuk keperluan internal. Contoh tarifnya adalah Pegawai.o Sekali Pakai: Hanya berlaku untuk jenis akun prabayar, untuk menandakan apakah ini adalah akun prabayar sekali pakai atau bukan. Contoh tarifnya adalah Paket.o Membutuhkan otorisasi akun: bila dicentang, tarif ini memerlukan registrasi/pendaftaran akun terlebih dahulu, misalnya tarif Member, Paket dan Voucher. Untuk membuat akun, anda dapat masuk ke menu Program>Akun>Buat Akun. o Tarif ini tidak aktif: Sebaiknya anda menggunakan pilihan ini untuk menonaktifkan tarif daripada dengan menghapusnya.o Satuan waktu: Fitur ini digunakan oleh jenis tarif prabayar dan berguna sebagai kelipatan perhitungan durasi saat stop billing. Misalnya, satuan waktu diisikan 5 menit, maka pada saat user stop pada saat durasinya, misalnya 00:01:00, maka durasinya akan diperhitungan sebagai 5 menit. Atau jika user stop pada saat durasinya 00:57:00, maka durasinya diperhitungkan sebagai 1 jam.o Merupakan sub tarif: adalah tarif penyesuaian dari tarif yang lain. Sub tarif ini dipergunakan oleh tarif yang memerlukan penyesuaian harga untuk waktu-waktu login tertentu (happy hour). Sebagai contoh dari sub tarif adalah Member Siang dan Member malam. Kedua sub tarif ini dipergunakan oleh Tarif Test Member. Biaya untuk tarif Test Member adalah sama kapan pun waktu loginnya (Rp.3000/jam), tapi jika jam loginnya saat jam Member Siang (antara jam 07:00:00 s/d 17:59:59) maka perhitungan yang akan digunakan adalah tarif Member siang, yaitu Rp. 3000/jam dan menjadi Rp.2500/jam jika main lebih dari 5 jam. Dan jika jam Loginnya saat jam Member Malam (antara jam 18:00:00 s/d 6:59:59) maka perhitungan yang digunakan adalah tarif Member Malam, yaitu Rp. 3000/jam dan menjadi Rp. 2500/jam jika main lebih dari 3 jam. Contoh lain dari sub tarif adalah happy hour. Sub tarif ini digunakan oleh tarif personal with Diskon. Perhitungan tarif untuk personal with Diskon adalah Rp. 2000/30 menit, sedangkan perhitungan tarif untuk happy hour adalah Rp. 1500/30 menit, berlaku antara jam 22.00 s/d jam 07.00. Artinya, jika pengguna login menggunakan tarif personal with Diskon pada jam normal, maka akan dikenakan tarif normal yaitu Rp. 2000/30 menit, namun jika pengguna login tarif personal with Diskon antara jam 22.00 s/d jam 07.00, maka akan dikenakan tarif diskon, yaitu Rp. 1500/30 menit.o Toleransi Waktu: Program akan mentolerir penggunaan workstation apabila tidak melebihi waktu toleransi yang anda tentukan. Misalnya anda menentukan waktu toleransi 1 menit, maka biaya tidak akan dihitung jika penggunaannya masih 1 menit atau kurang, dan baru akan dihitung bila sudah lebih dari 1 menit. Perlu diingat, bahwa toleransi waktu tersebut hanya berlaku untuk jam pertama saja, bukan untuk jam-jam berikutnya. Contohnya adalah tarif Personal with Toleransi 1, dengan toleransi 1 menit dan perhitungan biayanya adalah Rp. 2000/30 menit. Ilustrasi biaya untuk tarif Personal with Toleransi 1 adalah sebagai berikut:Menit