innovation centre proposal
DESCRIPTION
Innovation Centre ProposalTRANSCRIPT
-
I D E A
Biro Perencanaan Strategis &
Manajemen Kinerja Perusahaan
Juni 2013
Innovation Centre
-
Latar Belakang C
ore
Aer
on
auti
cal Airfield
Terminal
FBO
Cargo
Hangars
Fuels & Fees
Pas
sen
ger
De
pe
nd
ent Autos Parking
Terminal Concessions
Rental Cars
Taxis
Others Ground Transport
Oth
er D
eve
lop
me
nt Industrial
Retail
Commercial Area
Natural Resources
Agriculture
Recreation
Utilities
Airport revenue centers. Source: KRAMER aerotek inc. (2009).
Adanya transfomasi bisnis bandar udara yang semula hanya sebagai tempat perpindahan moda transportasi darat dan udara serta sebaliknya, telah berkembang menjadi pusat layanan bisnis dengan segala bentuk diversifikasinya. Hal tersebut didorong oleh pertumbuhan angkutan udara yang terus meningkat dari tahun ke tahun. Bandar udara sebagai pintu gerbang suatu wilayah memilki peran penting sebagai simpul jaringan transportasi, saat ini banyak dituntut untuk meningkatkan pelayanan. Lebih penting lagi ekspektasi pengguna jasa semakin tinggi mengingat pelanggan cenderung membandingkan tingkat fasilitas dan pelayanan satu bandar udara dengan bandar udara lainnya. Jika ingin mengambil bagian pada era kompetisi saat ini, bandara-bandara AP2 sebaiknya memunculkan sesuatu yang unik dan berbeda sebagai competitive advantage, yang tentu saja dibutuhkan adanya ide-ide yang mendorong terbentuknya inovasi-inovasi baru dalam pelayanan serta bisnis kebandarudaraan .
Kebutuhan saluran ide-ide yang mendorong inovasi-inovasi yang baru berupa Ideas/Innovation Centre , mutlak dibutuhkan oleh PT AP2, sekaligus dapat menjadi bagian dari kerangka besar Knowledge Management yang sudah diterapkan di perusahaan-perusahaan berskala internasional. "Knowledge management is a discipline that promotes an integrated approach to identifying, capturing, evaluating, retrieving, and sharing all of an enterprise's information assets. These assets may include databases, documents, policies, procedures, and previously un-captured expertise and experience in individual workers." Ideas/Innovation Centre merupakan wadah yang akan mengorganisir dan mengelola kumpulan ide dan inovasi di lingkungan PT AP2 yang menjadi salah satu input dalam database Knowledge Management
2
-
Kebutuhan Innovation
Penciptaan competitive advantage
Peningkatan bisnis kebandarudaraan
Peningkatan the experience of passengers
Tuntutan peningkatan pelayanan bandara
Saat ini PT AP2 dituntut untuk menyediakan pelayanan dan fasilitas yang baik bagi pelanggannya, yang mengarah pada Pelayanan yang Terbaik (Service Excellence), untuk itu PT AP2 harus mampu menciptakan pola-pola operasional bandara menjadi lebih efektif dan efisien yang kemudian dapat mendorong pembiayaan yang kompetitif. Kebutuhan inovasi dalam pelayanan bandara diarahkan untuk memenuhi:
INOVASI sangat penting untuk mendorong EFISIENSI & PROFITABILITAS, memberikan LAYANAN BARU dan LEBIH BAIK, meningkatkan KEPUASAN PELANGGAN Selain itu terbuka kesempatan yang begitu luas dalam melakukan INOVASI pada semua aspek lain seperti penghematan biaya, proses, model bisnis, dan inovasi manajemen. Jadi menitikberatkan pada INOVASI INTERNAL.
Beragam inovasi yang bisa diciptakan, baik inovasi 'internal' maupun 'eksternal, salah satu strategi dengan lebih fokus pada inovasi 'internal, dalam rangka mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi, perusahaan kemudian dapat menggunakan penghematan biaya untuk mendanai inovasi berorientasi pada pertumbuhan.
3
-
3,000 raw ideas
1,000 explored ideas
10 developed ideas
2 project launces
1 successful
idea
Tantangan Penciptaan Ide-ide Baru
Mewujudkan ide menjadi kenyataan adalah hal tidak mudah dan
membutuhkan kesabaran, tekad dan kerja keras
Tantangan
Seringkali inovasi berasal dari suatu kebutuhan biasa, sehingga
memperhatikan masalah-masalah kecil di lingkungan kerja dapat menemukan solusi sederhana untuk pemecahan masalah
keep innovating all the time, one step at a time Source: Stevens, G.A. and Burley, J.,
3,000 Raw Ideas = 1 Commercial Success!
Bagaimana organisasi mendorong
adanya budaya inovasi
Mendefinisikan inovasi dalam organisasi berarti juga melibatkan dan menyelaraskan semua anggota
organisasi dengan pemahaman yang sama. Perlunya pengelolaan ide-ide untuk mendorong adanya
inovasi, merupakan manifestasi kepada karyawan bagaimana budaya inovasi telah tumbuh dalam organisasi.
A shared definition of innovation is the
first step in building an innovation-
driven culture
Corporate sponsorship and leadership around innovation is key. If you dont make it a priority and you dont drive that into the culture, I dont think youll have a strong innovation pipeline. Procter & Gamble
4
-
Konsep Proses Inovasi
Inovasi tidak sekedar pengembangan produk dan layanan yang baru, namun juga dapat berupa pengembangan model bisnis baru, proses baru, aliansi strategis, atau menciptakan pengalaman baru.
think
share develop
implement
adanya isu-isu
butuh ide-ide
adanya opini
butuh tujuan adanya kesempatan
butuh bukti
adanya confidence
butuh performansi
Willingness
to Engage
Willingness
to Share
Willingness
to Learn
Willingness
to Implement Achieve Discovery
Achieve
Understanding
Achieve
Direction
Achieve
Result
5
-
Analisa Proses Inovasi
adanya isu-isu
butuh ide-ide
adanya opini
butuh tujuan adanya kesempatan
butuh bukti
adanya confidence
butuh performansi
Willingness
to Engage
Willingness
to Share
Willingness
to Learn
Willingness
to Implement Achieve Discovery
Achieve
Understanding
Achieve
Direction
Achieve
Result
Inovasi tidak hanya sekedar menciptakan produk baru melainkan juga menjawab permasalahan dan memperbaiki proses bisnis berdasarkan isu-isu yang timbul dalam aspek pelayanan. Perlunya keterlibatan karyawan untuk berpartisipasi dalam penyelesaian masalah. Tentu saja diperlukan ide-ide guna membentuk pemikiran-pemikiran yang mengarah pada penemuan solusi.
Ide-ide yang merupakan pemikiran individu perlu didorong untuk mencapai suatu tujuan dalam konteks kebersamaan dalam suatu organisasi. Untuk itu diperlukan kesadaran untuk berbagi (share) dengan individu-individu lainnya yang juga memiliki berbagai ide, yang pada akhirnya mempunyai pemahaman yang sama tentang kondisi organisasi dalam memberikan pelayanan.
Dengan pemahaman yang sama, terdapat kesempatan untuk membangun solusi secara bersama-sama. Ini berarti adanya kelompok-kelompok yang terdiri atas individu yang berkeinginan belajar memecahkan masalah-masalah yang timbul dalam organisasi. Kesempatan ini menjadi arah yang jelas untuk membuktikan penerapan ide-ide menjadi inovasi melalui serangkaian ujicoba atau pembentukan suatu prototype.
Setelah diperoleh cukup gambaran dari pelaksanaan ujicoba & prototype, maka akan timbul kepercayaan untuk melakukan implementasi hasil inovasi secara utuh dengan harapan adanya peningkatan kinerja yang signifikan. Keberhasilan implementasi ini merupakan capaian bersama dan harus disebarluaskan ke seluruh bagian organisasi serta tetap didengungkan secara terus menerus agar karyawan dan individu lainnya secara aktif terlibat dalam pengembangan inovasi yang baru, yang akhirnya menjadi budaya baru organisasi.
6
-
Knowledge Management
definisi Knowledge Management adalah suatu proses dalam organisasi yang berhubungan dengan bagaimana meng-identifikasi, mem-peroleh, men-distribusi-kan dan men-jaga PENGETAHUAN yang ESENSIAL
bagi perusahaan.
Source: Benjamins, V.R., Knowledge Management in Knowledge-Intensive Organizations, Intelligent Software Components (2001).
KNOWLEDGE CREATION
AND CAPTURE
KNOWLEDGE SHARING AND ENRICHMENT
INFORMATION STORAGE AND RETRIEVAL
KNOWLEDGE DISSEMINATION
IDEA/ INNOVATION CENTRE
merupakan salah satu bagian
yang krusial bagi pembentukan
Knowledge Management, dengan
bagian terbesar terletak di
Knowledge Creation and Capture Source: Introduction of Knowledge Management, Filemon A. Uriarte Jr., 2008
7
-
Tabel Proses Inovasi
Stakeholders Collecting Screening Approval Implementation Documentation
Idea Owner
Innovation Centre & Team
Hi-Level Management
Customer/ end user
Tahap 1: Proses identifikasi dan pengumpulan ide berawal dari pemilik ide yang mengumpulkan ide ke dalam Idea/ Innovation Centre
Tahap 2: Tahapan ini berupa proses klasifikasi dan kategorisasi ide sehingga muncul ide/ inovasi unggulan untuk disetujui
Tahap 3: Proses persetujuan dari dewan direksi terkait dengan ide yang hendak dikembangkan
Tahap 4: Proses pembuatan prototype sampai dengan launching produk
Tahap 5: Hasil yang diharapkan berupa kinerja yang: makin baik makin cepat makin murah yang selanjutnya didokumentasikan & menjadi bagian Knowledge Management
8
-
Collecting
Screening
Approval
Implementation
Documentation
Idea Owner
Idea Centre
Selection by IC Team
Ideas: classification categorize PRIORITY
BOD Approval
Design Development
Prototype
Launching
DISSEMENATION
Reward and Success Story
IDEAS: Airport Service Airport Design Airport Business Airport Operational Airport Technology Airport Management
CRITERIA: Ease of Implementation Impact of implementation
Result: Faster Better Cheaper
Initial Design
Trial/ Test Result
BANK OF IDEA
Part of Knowledge Management
YES
feed back
NO
feed back
YES
Alur Proses Inovasi
9
-
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
Tahap Pengumpulan
Pada tahap awal ide-ide yang telah disampaikan kemudian
dikumpulkan sedemikianrupa, dipilah dan klasifikasikan
sesuai dengan kategori-kategori tertentu yang berhubungan
dengan kegiatan bandara secara umum, yaitu:
Bisnis Kebandarudaraan
Manajemen Kebandarudaraan
Desain Kebandarudaraan
Operasional Kebandarudaraan
Pelayanan Kebandarudaraan
Teknologi Kebandarudaraan
b u s i n e s s
o p e r a t i o n a l
ide ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
http://0800photos.com/0800PHOTOS/thewriteidea/home_-_for_creative_writing_ideas_and_workshops_files/TheWriteIdea-Logo.jpg
10
-
Format & Jenis Saluran
Pada tahap awal penyampaian ide/inovasi dilakukan langsung
ke Idea/ Innovation Centre menggunakan media e-mail
dengan memanfaatkan intranet atau internet pada
umumnya. Selanjutnya dapat dikembangkan melalui berbagai
aplikasi disamping melalui kegiatan brainstorming maupun
forum diskusi.
m e d i a
Kesulitan utama dalam penyampaian ide adalah
menuangkannya dalam bentuk tulisan sehingga dapat
dipahami. Karenanya diperlukan format yang sederhana yang
terdiri paling sedikit tentang:
1. Gambaran ide/inovasi yang dapat dideskripsikan melalui
kalimat atau gambar disertai dengan lata belakang
perumusan ide/inovasi;
2. Sasaran dari rencana implementasi ide/inovasi sesuai
dengan katagori kegiatan pelaksanaan pelayanan bandara;
3. Perkiraan sumber daya yang digunakan dan waktu yang
dibutuhkan sampai dengan implementasi;
4. Hal-hal lain yang relevan.
format & isi http://chains2011.wikispaces.com/file/view/idea_have_write_down.jpg/218493338/idea_have_write_down.jpg
Untuk menjamin transparansi dalam proses seleksi dan keberlanjutan
ide yang masuk, maka TEAM IDEA/ INNOVATION CENTRE akan
memberlakukan mekanisme khusus sebagai berikut:
Setiap ide/ inovasi yang masuk di melalui e-mail akan mendapatkan
konfirmasi balasan
Setiap ide/ inovasi yang masuk akan dikelola sedemikian rupa
menjadi database yang terorganisir
Pengumuman mengenai ide/ inovasi yang masuk dalam seleksi akan
diumumkan melalui website.
Hasil dari seleksi dan tindak lanjut kemajuan di tiap tahapan juga
akan diumumkan di website secara periodik
pengumuman
11
-
Tahap Pemilihan Ide-ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide ide
ide ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide ide
Inovasi ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
ide
Pada tahap ini, diperlukan suatu TIM Idea/Innovation
Centre yang bertugas melakukan pemilihan ide-ide sesuai
dengan kriteria tertentu yang telah ditetapkan dan
mendorong terbentuknya INOVASI dalam lingkungan PT
AP2. Selain itu tim juga melakukan analisa awal terkait
kebutuhan inovasi dan sasaran yang akan dicapai termasuk
memperkirakan seberapa besar benefit yang timbul serta
kemudahan implementasinya.
Hasil dari proses seleksi berupa klasifikasi dan kategorisasi
ide sehingga mudah untuk mendapatkan review dari TIM
Idea/Innovation Centre. Selain itu, ide/inovasi yang telah
melalui proses screening merupakan ide/inovasi yang siap
dikembangkan lebih lanjut pada tahapan prototipe, ujicoba
dan implementasi setelah mendapatkan persetujuan
Manajemen Tingkat Atas.
http://m5.paperblog.com/i/50/500490/source-to-find-ideas-for-writing-blog-L-1j3pNf.jpeg
12
-
Team Idea/ Innovation Centre
Tahap yang krusial dalam pemilihan ide/inovasi
adalah terbentuknya TEAM dalam
IDEA/INNOVATION CENTRE. Tugas utamanya
adalam melakukan proses-proses dalam pemilihan
dan menentukan ide-ide yang akan didorong untuk
menjadi suatu INOVASI perusahaan. Anggota team
terpilih harus dapat merepresentasikan keahlian
dan kemampuan di bidang bisnis, manajemen,
desain, operasional, pelayanan dan teknologi
kebandarudaraan. Sehingga team merupakan
gabungan karyawan lintas fungsi, sehingga team
memiliki kemampuan untuk menyelesaikan
permasalahan secara sistematis serta memiliki
sudut pandang yang luas terutama dalam
memahami persoalan yang kompleks.
Selain itu, anggota team juga harus mampu
memberikan masukan (feedback) jika ide/ inovasi
yang hendak diimplementasikan menghadapi
kendala dan hambatan. Kemampuan untuk
memberikan motivasi bagi para karyawan untuk
terus berjuang dalam merealisasikan mimpi ide
juga menjadi faktor yang harus dimiliki oleh setiap
anggota team.
Susunan keanggotaan TEAM dalam IDEA/ INNOVATION CENTRE akan
diformalkan melalui penetapan BOD dalam menjalankan tugas-tugasnya,
berikut contoh usulan TEAM dimaksud:
Unit Perencanaan Strategis & Manajemen Kinerja Perusahaan
Lead
Anggota
Unit Pengembangan Usaha
Unit Teknologi Kebandarudaraan
Unit Pelayanan Bandara
Unit Pemasaran
Unit Pengembangan SDM
Unit unit lainnya
13
-
Persetujuan
Hasil dari kategorisasi dan penggolongan ide/inovasi di
tahapan sebelumnya dapat memberikan gambaran nyata
bagaimana prioritisasi atas usulan INOVASI dilakukan oleh
TEAM. Selanjutnya diperlukan persetujuan BOD untuk
memperoleh pandangan maupun saran yang menjadi
feedback guna melakukan inisiasi disain bentuk-bentuk
INOVASI yang akan diimplementasikan. Proses ini
membutuhkan keterlibatan penggagas ide atau IDEA
OWNER guna perbaikan, penyesuaian dan peningkatan
hasil INOVASI. Keterlibatan ini dapat menjadi salah satu
bentuk RECOGNATION atas ide-ide yang telah disampaikan
ke Perusahaan. Persetujuan BOD terkait juga dengan
pendanaan untuk memulai suatu INOVASI.
Proposal
Approval
Implementation
timeline RESULT
Persetujuan atas rencana INOVASI merupakan hal yang krusial
dalam proses pengambilan keputusan BOD, oleh karena itu
diperlukan bahan proposal yang komprehensif terkait dengan
output yang akan dihasilkan.
Format-format rencana INOVASI yang dipersiapkan oleh TEAM
harus memberikan gambaran output yang jelas dan memberikan
kemudahan dalam pengambilan keputusan BOD dalam bentuk
persetujuan inisiasi rencana INOVASI
Good & comprehensive
Format prepared by
TEAM
14
-
Implementasi
Design
Prototype
Trial
Launching
Improving
Feedback
Result: NO
Result: OK Tahap-tahap dalam implementasi INOVASI
Design Development
Tahap awal pembangunan suatu rencana INOVASI dapat dimulai setelah adanya persetujuan BOD dan analisa oleh TEAM dan penggagas IDE-IDE serta masukan dengan mempertimbangkan beberapa aspek/faktor.
Prototype
Hasil dari kegiatan pengembangan disain rencana INOVASI dapat berupa prototype yang merupakan bentuk awal yang dibuat atau disimulasikan sebelum diterapkan pada kondisi sebenarnya. Untuk itu diperlukan beberapa tahapan assesment guna mengetahui efektivitas sesuai hasil yang diharapkan.
Trial
Pada tahap berikutnya, Prototype yang telah dihasilkan perlu diujicoba pada kondisi lapangan yang sesungguhnya, dengan mempertimbangkan beberapa aspek, tahapan uji coba dapat dilakukan pada kondisi atau level tertentu misal pada kondisi low traffic kemudian meningkat pada medium dan seterusnya. Apabila hasilnya baik maka dapat langsung dilaunch, tetapi bila belum sesuai maka diperlukan perbaikan pada prototype atau bahkan design awal.
Launching
Tahap terakhir adalah meluncurkan hasil INOVASI tersebut dengan mulai menerapkannya sesuai dengan bidang layanan sehingga tercapai tingkat EFISIENSI & PROFITABILITAS, memberikan LAYANAN BARU dan LEBIH BAIK, meningkatkan KEPUASAN PELANGGAN.
15
-
Dokumentasi
Ide/ inovasi yang telah masuk dalam proses
seleksi maupun yang telah diimplementasikan
harus di dokumentasikan secara baik. Proses
dokumentasi itu sendiri merupakan bagian
penting dari proses knowledge management
yang menjadi tujuan utama perusahaan.
Bagaimana ide/ inovasi yang telah terkumpul
dapat diketahui, ditransfer dan
diimplementasikan dalam Perusahaan
merupakan kunci sukses, sehingga
pengetahuan yang ada di perusahaan dapat
tetap terjaga secara baik.
Dokumentasi juga merupakan bagian dari program RECOGNATION &
APPRECIATION dari BOD serta Manajemen Tingkat Atas lainnya kepada karyawan yang berpartisipasi dalam penyaluran ide-ide dan INOVASI , agar
menjadi pemicu bagi karyawan lain untuk peduli dan terpacu untuk ikut
berpartisipasi. Adapun bentuknya dapat berupa:
Recognition:
Ucapan selamat secara formal
Penghargaan/ Trofi
Sertifikat
Publikasi dalam berbagai
media
Reward:
Uang
Voucher/ Kupon Belanja
Hari libur extra
Beasiswa Pendidikan
Dokumentasi kisah sukses implementasi ide/INOVASI diharapkan juga
mampu menggugah semangat karyawan lain untuk menciptakan kreasi-kreasi
baru demi kemajuan perusahaan. Keberhasilan dalam implementasi
ide/INOVASI menjadi pondasi bagi Knowledge Management di masa
mendatang. 16
-
Penutup
17
I D E A ( S ) for Innovation
any
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]