innbokskontroll og delingskultur - innovasjon norge, it-avd., 15.juni 2016
TRANSCRIPT
Innbokskontroll og delingskulturInnovasjon Norge, IT-avd
Oslo, 15.juni 2016
Jørn KippersundForedragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no
Du burde engasjere deg i foretaket, og lese et memo nå og da
Jeg advarte deg om memoene.Jo flere du sender, dess færre leses.
Fastlege
EktefelleSkiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff3-barns far
For mange oppgaver?
Stress
???
2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Klientene klager, 11 %
Stress
tanken på uløste oppgaver
Hodet: Løse oppgaver, ikke huske på
- Alt du gjør er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst
For mange oppgaver, for lite tid?
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
Hvordan kommer oppgavene til deg?
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes
Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere håndtering
Når over mer
Hvor finner du oppgavene dine på jobb? Hjemme?Hvor havner oppgavene i en innboks?Hvor havner oppgavene i en nyhetsstrøm?Hvor kan du ta vare på en oppgave som absolutt ikke bør glippe?
E-post ulik en tradisjonell innboks?
Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!
Hva gjør e-post til en spesiell kanal?
• Viktig og uviktig i salig blanding• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker
på å nå alle”• Ekstremt volum• Ekstrem tilgjengelighet
”Innboksen stresser meg ikke, men jobben stresser meg”
Oppgave
Oppgave
OppgaveOppgave
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Har du noensinne glippet på en oppgave fordi du ikke håndterte aktuell e-post i tide?Har du irritert deg over andre, i egen organisasjon, som ikke svarer på e-post?
Etterrettelig, definisjon:
-Gjøre det du sier du skal gjøre-Svare når du bør-At ting ikke
glipper
skille uløst fra løst
skille uløst fra løst
skille ulest fra lest
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
ellerfjerne løste
Oppgave
Oppgave
OppgaveOppgave
UlestStjerne
Flagg
Mappe
Liste
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
ellerfjerne løste
(= den er jeg ferdig med)
fjerne løstefiske uløste
fisker uløste
har fjernet løste
2
0 11
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste oppgavene, oppnås ved å fjerne de løste oppgavene
Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave
@
@@@@
@@ @@@
Man Tir Ons Tor Fre
Man Tir Ons Tor Fre
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave
fjerne løstevs
fiske uløste
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer
Jobbe mer?
Jobbe mer?
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer
Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og andre
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Hver e-post er en oppgave
Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er
veldig ofte å slette eller arkivere
HURTIGTASTERSAMTALEVISNING
System 1 vs
System 2(Daniel Kahneman)
System 1 vs System 2
-Flytte mus, tenke plassering-> krever system 2-ressurser
Hver e-post som havner i innboksen
er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere
Filtrér-Automatisk-Manuelt
Hver e-post er en oppgave
Golden moments!
(Slide lånt fra Hans-Petter Nygård Hansen)
Golden moments!
Golden moments!
Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig med den?
– sletter?– arkiverer?– videresender?– deler?
Golden moments!
Å skrive riktig tekst i emnefeltet er en kollegial handling!
Å skrive dårlig tekst i emnefeltet (eller ikke skrive) er ukollegialt!
Handling eller
Referanse?
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaveri innboksen= handling
Verktøy = det du har gjort og kanskje får bruk for
= arkiv = referanse
Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL
Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar
Referanse / Handling
Referanse
Handling
ARBEIDSPLATTFORM
Innboks= handling
Arkiv = referanse
Hvor skal vi lagre informasjonen??
ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Rasjonell arkivering-Mapper -fravær av mapper?-Prosjektorganisering
-Kategorier??
System 1 vs System 2
-Ta stilling til arkivering - krever system 2-ressurser
Varsel eller originalinformasjon?
I N B O X
Varsel
Original-informasjon
Handling?
Får bruk for?
Varsel eller originalinfo
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Forsvinner?
Lettere med tiden?
Neste skritt
”Jamen det blir bare for mange e-poster”
”Jamen det blir bare for mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer verdifulle
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@@
@@@
@@
@@@@@
@@@
Oppgave
Platåfase
Ener
gi o
g be
geist
ring
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Ferdig!!
Platåfase
Ener
gi o
g be
geist
ring
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Oppgave Oppgave nr 2
?
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Større skrivebord = større produksjon?
Løsning – større skrivebord?
Mange oppgaver på arbeidsflaten = mange kontekstbytter
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@@
@@@
@@
@@@@@
@@@
E-post er for viktig til å håndtere mens du
egentlig gjør noe annet
Skap rom for å jobbe med e-post
og bare e-post
Steng epost- varsling når du
jobber med noe annet
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@@
@@@
@@
@@@@@
@@@
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
8:00
12:00
16:00
@ @
@ @ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@@
@@@
@@
@@@@@
@@@
Respond to whatever penetrates our attention… ?
Innbokskontroll ≠
-svare på alt- svare med én gang
Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Dele eller sende?
Vær raus med hvem du setter på kopi. Du vet aldri
hvem du kan få behov for å skylde på.
KONTEKSTUELL INFORMASJON
VS
KOPISYKEN
KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig• der den trengs• når den trengs• for personen(e) som trenger den
Your inbox is your castle!
I N B O X
Hva har vi i midten??
Handleliste
Handleliste
Varsel!!
sende dele
Deling, fordeler
• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder fokus
• Den (kanskje samme person) har oppgavene tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli avbrutt
• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid
Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus
Deling, eksempler
• Prosjektdokument, arrangement• Vaktliste, leger• Pasientjournal• Agendadokument, faste møter• Kalender• CRM-verktøy
E-post
CRM E-postE-post
E-post
Sharepoint?
???
Kalender
CRM
Gunda
Tom
Jeg setter alle telefoner over til Tom uten å gidde å sjekke CRM-systemet, for jeg vet fra før at han aldri
skriver noe inn der
Jeg gidder ikke skrive noe inn i CRM-systemet, for
Gunda sjekker det aldri, så jeg får alle telefoner til meg
uansett
Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til leder som da må overta ansvaret for å huske dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i møteagenda?
sende dele
1:1-teknologisosial
delingsteknologi
Handling?
Får bruk for?
Varsel eller originalinfo Lettere for mottager å
håndtere et varsel enn originalinformasjon!
Golden moments!
Tilføre verdi
Golden moments!
Deler eller sender jeg?
Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?
Sender jeg varsel eller originalinformasjon?
Golden moments!
Kalender – gjøre en avtale
Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi skriver inn avtalen?
Ta med hjemIdentifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Ta med hjemIdentifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Vær i modus for oppgaveløsning når du sjekker
en innboks
www.innbokskontroll.no/presentasjoner
facebook.com/innbokskontroll
(quick-fix)
Workshop!
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste oppgavene, oppnås ved å fjerne de løste oppgavene
Tøm innboksen!
Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv” 3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen. 5. Gjør oppgaver uten utsettelse
Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én melding (”dult”) i innboksen, resten i prosjektmappe
Rasjonell arkivering / Hurtigtaster
Outlooks egne hurtigtaster – forslag:
Send. Alt+S eller ctrl+EnterReply to a message. Ctrl+RReply all to a message. Ctrl+Shift+RReply with meeting request. Ctrl+Alt+RForward a message. Ctrl+FMute a conversation Ctrl+DFind a message or other item. Ctrl+EUndo Ctrl+ZAvansert søk Ctrl+Shift+F
Stor liste med hurtigtaster på
www.bit.ly/hurtigtasteroutlook
Oppgaver fram i tid
- Alt du gjør er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av ”Making Ideas Happen”)
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy
Fra prosjekt -> din arbeidsflate
- Kalender- Hendelse- Forespørsler
prosjektmapping+
dult+
arbeidsplattform=
prosjektkontroll
Hvordan sikrer du deg dine dult?
• Flagg i outlook– Ny oppgaveliste– Fungerer bare om man angir tidsfrist– Hvis tatt i bruk – må gis høyeste prioritet
Fra din idé -> dine hvilende prosjekt
Fra din idé -> dine hvilende prosjekt
Fra din idé -> dine hvilende prosjekt
Om du kan stole på dine dult
Dele
Fra din idé -> dine hvilende prosjekt
Original-informasjon
Varsel
Hva har Innovasjon Norge i midten?- I dag?
I fremtiden?
Fokus
Unngå valgmuligheter
Enig/uenig?
Vi kan bare løse én refleksjonskrevende oppgave av gangen
Enig/uenig?
Bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@