inkoop in strategisch perspectief strategie en planning prestatiemeting in inkoop hoofdstuk 14...
TRANSCRIPT
Inkoop in Strategisch Perspectief
Strategie en planning
Prestatiemeting in inkoop
Hoofdstuk 14
HOOFDSTUK
14
Inkoop in Strategisch Perspectief
Programma
Factoren van invloed op inkoopprestatiemeting Waarom inkoopprestaties beoordelen? Hoe inkoopprestaties beoordelen? Dimensies van het inkoopresultaat Inkoopbesparingen en andere
inkoopkengetallen Sarbanes-Oxley en procurement governance
Hoofdstuk 14
Inkoop in Strategisch Perspectief
Factoren van invloed op inkoopprestatiemeting
Terugkoppeling van prestatie van inkoop is van groot belang voor succes
Factoren die meting beinvloeden: Visie van management op inkoop
Veelal afhankelijk van de markt waarin men actief is Bepaalt plaats in de organisatie Bepaalt prestatie-indicatoren
Wijze waarop inkoopplannen tot stand komen Concrete targets bepalend voor beoordeling
Karakter van inkoopactiviteit Grote verschillen in inkoop van grondstoffen vs
handelsprodukten
Hoofdstuk 14
Inkoop in Strategisch Perspectief
Factoren van invloed op inkoopprestatiemeting
Hoofdstuk 14
Inkoop in Strategisch Perspectief
Waarom inkoopprestaties beoordelen?
Een aantal redenen Betere inkoopbeslissingen
Afwijkingen van gepland resultaat zijn zichtbaar Vergroten van zichtbaarheid in onderneming
Erkenning van de activiteit Voeren van gericht inkoopbeleid
Vergelijken van historische gegevens Betere verstandhouding met andere afdelingen
Door regelmatig overleg Motivering
Mits inkopers voor resultaten worden beloond Afstemming van leveranciersactiviteiten op
ondernemingsdoelen zijn van groot belang Toenemende invloed van inkoop op het financieel
resultaat vereist het meten van inkoopresultaten
Hoofdstuk 14
Inkoop in Strategisch Perspectief
Hoe inkoopprestaties beoordelen?
Inkoopresultaat Inkoopeffectiviteit: mate waarin gestelde doelstellingen
gehaald zijn Inkoopefficiency: middelen die nodig zijn om een
activiteitenprogramma te realiseren Samengevat: de mate waarin inkoop erin slaagt
doelstellingen te halen tegen zo laag mogelijke kosten Strategische bijdrage
Mate waarin inkoop kan zorgen voor superieure ketenprestaties door relaties met leveranciers
Operationele bijdrage Mate waarin inkoop lagere materiaalkosten,
leveringszekerheid, kortere doorlooptijden etc realiseert
Hoofdstuk 14
Inkoop in Strategisch Perspectief
Dimensies van het inkoopresultaat
Vier gebieden voor prestatie-indicatoren Materiaalkosten en –prijzen
Beheersing en controle van prijzen Verlagen van inkoopgebonden kosten en prijzen
Kwaliteit van ingekochte materialen en diensten Vermindering ontwikkelingskosten, change orders Percentage afkeur, lijnuitval tgv. ingekochte goederen
Inkooplogistiek Tijdig plaatsen van bestellingen Toezicht op tijdige levering door leverancier Toezicht op geleverde hoeveelheden en optimaliseren bestelbeleid
Inkooporganisatie Professionaliteit inkoopmedewerkers Leiderschap en kwaliteit management Procedures en richtlijnen Inkoopinformatiesystemen en -intelligence
Hoofdstuk 14
Inkoop in Strategisch Perspectief
Dimensies van het inkoopresultaat
Hoofdstuk 14
Inkoop in Strategisch Perspectief
Inkoopbesparingen
Veelgebruikte budgetten in de inkoop Inkoopmaterialenbudget
Bepalen vaak meer dan 50% van de kostprijs van eindproducten
Plannings- en controle-instrument Neerslag van in te kopen volumes tbv produktieplanning Prognose van prijzen Frequent overleg inkopers en productieplanners
Inkoopbudget indirecte materialen Onderhoudsmaterialen, reservedelen, bureauonderdelen Op basis van historisch verbruik plus marge
Inversteringsbudget en Gereedschappenbudget Zeggenschap van management, inkoop ondersteunt Op basis van productieplan
Afdelingsbudget Organisatiekosten op basis van vaste bezetting
Hoofdstuk 14
Inkoop in Strategisch Perspectief
Inkoopbesparingen
Besparingen in inkoop Kostenvermijdingen
Verschillen in historische en huidige prijzen zonder duurzaam karakter
Kostenreducties Andere leverancierskeuze of wijziging specificatie;
duurzaam karakter Classificatie
1.Concurrerende offertes2.Distributiemethoden3.Inkooppolitiek4.Optimaliseren van het bestelbeleid5.Waardeanalyse, substitutie en standaardisatie6.Make or buy
Hoofdstuk 14
Inkoop in Strategisch Perspectief
Inkoopbesparingen
Aandachtspunten voor besparingsprogramma’s Duidelijke taakstellingen mbt inkoopbesparingen Eliminering van invloeden waar inkoop geen greep op heeft Onderscheid tussen verwachte en feitelijke besparingen Onafhankelijke verificatie van inkoopbesparingen
Maverick buying: interne gebruikers werken om inkoop heen
Compliance rate: percentage van volume dat daadwerkelijk onder contract wordt ingekocht
Hoofdstuk 14
Inkoop in Strategisch Perspectief
Inkoopkengetallen
Kwaliteit Meten dmv ratio’s en enquêtes % afkeur; kosten van herstel; % lijnuitval; inspectiekosten;
aantal verzonden creditnota’s; aantal claims; aantrekkelijkheid voor leveranciers
Bestelbeleid Administratieve doorlooptijd; bestelaanvragen/ offertes/
orderbevestigingen/ bestellingen/ spoedorders per tijdseenheid Tijdige levering
Aantal op tijd/te laat/te vroeg geleverde orders; extra vervoerskosten
Leveringsbetrouwbaarheid % ‘non-moving’ voorraad; voorraadtekorten; deelleveringen;
spoedorders; omloopsnelheid voorraad; voorraadwaarde; uitstaande orders
Hoofdstuk 14
Inkoop in Strategisch Perspectief
Inkoopkengetallen
Voor welke producten wil men dit soort informatie? Van problematische leveranciers Essentieel voor voortgang van productie Kritieke vs. niet-kritieke leveringen
Op basis van data kunnen leverings-betrouwbaarheidsindices worden berekend
Onduidelijke relatie tussen aangewende middelen en resultaat vormt bij inkoopresultaatmetingen een probleem
Beoordeling van functioneren van een inkoopafdeling kan dmv een inkoopaudit
Bij rapportage van deze gegevens zijn voornamelijk validiteit en betrouwbaarheid een probleem
Hoofdstuk 14
Inkoop in Strategisch Perspectief
Overzicht aandachtsgebieden en meetpunten
Hoofdstuk 14
Meting gericht op Continu (C) / Incidenteel (I)
Voorbeelden
Inkoopmate-riaalprijzen en -kosten
Beheersing ven controle van inkoopkostenReductie van inkoopkosten
C
C
Inkoopmaterialen-bidgetten, verschillen-rapportages, prijsontwikkelingenOntwikkeling inkoopomzet, kostenbesparingen, effect op ROI
Kwaliteit van ingekochte goederen en diensten
Betrokkenheid van inkoop in voortrajectToezicht op kwaliteit geleverde goederen
I
C
Goedkeur van monsters, aantal change ordersKwaliteitsindices per leverancier, kwaliteitskosten per leverancier
Inkooplogistiek Toezicht op tijdig indienen van bestelaanvragenToezicht op tijdige leveringToezicht op geleverde hoeveelheden
I
C
C
Orderdoorlooptijd binnen inkoopafdeling, achterstanden per inkoper, spoedordersLeveringsbetrouwbaarheidsindex per leverancier, aantal manco’sAantal kleine orders, onder- en meerleveringen, omloopsnelheid voorraden
Inkooporganisatie Training en motivatie inkoopmedewerkersInkoopmanagement
Inkoopinformatie-systemen en –researchInkoopprocedures en -richtlijnen
I
I/C
I/C
I
Tijdbestedingsanalyse, workloadanalyse, ziekteverzuimInkoopafdelingsbudget, inkoopauditInkoopaudit
Inkoopaudit, aantal nieuwe/geëlimineerde procedures
Inkoop in Strategisch Perspectief
Sarbanes-Oxley en procurement governance
Corporate governance tgv. bedrijfsschandalen Strenge regels door Amerikaanse senatoren Sarbanes
en Oxley (SOx)
Procurement governance voor inkoopprocessen Inkoop bij uitstek gevoelig voor fraude Aanstelling CPO voor toezicht op en beschrijving van
processen in inkoop Verantwoordelijk voor inrichting van processen samen
met CEO en CFO
Hoofdstuk 14