inisiasi, perencanan dan esekusi dalam...
TRANSCRIPT
Inisiasi, Perencanan dan
Esekusi dalam Proyek
Project Phases
1. Initiation
Tahap pertama adalah tahap inisiasi, di mana proyek dipilih dan ditetapkan.
2. Planning
Pada tahap perencanaan, keputusan dibuat tentang apa yang harus dilakukanketika harus berbagai kegiatan dilakukan.
3. Execution
4. Controlling
Pelaksanaan dan pengendalian umumnya terjadi bersama-sama. Pada tahappelaksanaan, tim proyek mencoba untuk melakukan apa yang direncanakan. Padatahap pengendalian, prestasi dan langkah-langkah manajer proyek proyekmembandingkannya dengan harapan
4. Closing
Tahap terakhir adalah tahap penutupan. Pada fase ini, deliverable proyekditerima dan keberhasilan dirayakan.
Project Initiation
Select right project
Clear business case
Data on extent of problem
Let customer’s voice speak
Project risks assessed
Similar projects reviewed
Environmental threats scanned
Stakeholders identified
Project scope defined
Planning Phase
Communication planScope management planApproval of plansGap analysisRequest for Proposal (RFP)
Vendor selection
Work breakdown & ScheduleBudget and Resource assessment Identify critical pathEnd of plan
Communication plan
Daftar komunikasi yang akan diberitahu tentang kemajuan proyek
dan berapa frekuensi.
Rencana komunikasi harus mencakup setidaknya dua kelompok
orang, berbagai sponsor proyek dan orang-orang garis depanterkena proyek.
Scope management plan
Perencanaan juga melibatkan memutuskan untuk kontinjensi bagaimana
ruang lingkup proyek akan berubah.
Sebuah proses harus dirancang untuk mengkomunikasikan perlunya
perubahan, ruang lingkup perubahan, implikasi dari perubahan untuk
anggaran dan finish waktu, dan proses pengambilan keputusan untuk
membicarakan apakah akan melanjutkan proyek terus dengan
perubahan.
Approval of plans
Sebuah persetujuan resmi dari rencana diperlukan
sebelum pelaksanaan proyek dimulai.
Gap analysis
Suatu metode atau alat yang digunakan untuk mengetahui tingkat
kinerja suatu perusahaan atau institusi.
Dengan kata lain, gap analysis merupakan suatu metode yang
digunakan untuk mengetahui kinerja dari sistem yang sedangberjalan dengan sistem standar.
Dalam kondisi umum, kinerja suatu perusahaan atau institusi dapat
tercemin dalam sistem operasional maupun strategi yang
digunakan oleh institusi tersebut.
Request for Proposal (RFP)
RFP—dokumentasi yang menjelaskan detil kebutuhan sistem (system
requirements) yang dikirim kepada vendor
Undangan untuk ikut tender proyek
Biasanya dalam bentuk iklan koran atau Web site
Work breakdown & Schedule
Work breakdown structure (WBS) ‐ untuk menentukan pekerjaan pekerjaan
yang ada dalam proyek.
Matriks tanggungjawab ‐ untuk menentukan organisasi proyek,
orang‐orang kunci dan tanggungjawabnya.
Gantt charts ‐ digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan
jadwal pekerjaan secara detail.
Jaringan kerja (network) ‐ untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan
dimuiai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.
Budget and Resource assessment
manajemen biaya proyek adalah pada biaya sumberdaya yang
digunakan utk menyelesaikan kegiatan dalam jadwal proyek
Identify critical path
menentukan perkiraan waktu penyelesaian akan dikenal istilah jalur kritis,
jalur yang memiliki rangkaian-rangkaian kegiatan dengan total jumlah
waktu terlama dan waktu penyelesaian proyek yang tercepat.
Sehingga dapat dikatakan bahwa jalur kritis berisikan kegiatan-kegiatan
kritis dari awal sampai akhir jalur.
Seorang manajer proyek harus mampu mengidentifikasi jalur kritis dengan
baik, sebab pda jalur ini terdapat kegiatan yang jika pelaksanaannya
terlambat makketerlambatan seluruh proyek.
Dalam sebuah jaringan kerja dapat saja terdiri dari beberapa jalur.
End of plan
Ada akhirnya formal untuk perencanaan
Elements of a Detailed Plan
1. Project team
2. Work plan
3. Time and cost of activities
4. Project risks
5. Communication plan
6. Other management plans
Project team
Selection
Description
Work plan
High level tasks listed
Ask for lower level tasks
Time and cost of activities
Project schedule
Project budget
Project risks
Plans to reduce risk
Plans for disasters
Communication plan
Recipient, mode, frequency, responsibility
Other management plans
Scope managementScope management
Resource management
Quality management
Project Execution
Dalam proyek tahap pelaksanaan, manajer melakukan
enam tugas yang berbeda termasuk menyelesaikan
rencana, mengelola sumber daya proyek, mendorong
kerja sama tim, berkomunikasi kemajuan proyek,
mengelola isu-isu proyek dan melakukan kontrol kualitas.
Components of Project Execution
1. Completing plans
2. Managing project resources
3. Encouraging teamwork
4. Communication
5. Issue management
6. Quality control
1. Completing plans
Participation matters
Self interest motivates
Stay on the message
Explain the logic
Provide social support
Use media
2. Managing project resources
Poor track record
Life cycle costing
Total costs
Not component costs
Indirect costs
Earned value management
3. Encourage Teamwork
Forming
Storming-
Norming
Performing phase
Brainstorming
Nominal group technique
Delphi group process
Integrative group process
4 Communication
Status reports
1. Tasks completed on time?
2. If not, what is needed?
3. What is next?
4. Issues interfering with tasks
Status reports
Send to all
Frequency
5. Issue Management
Issue ticket
Assignment to team member
Resolution should be verified
Software
6. Quality Control
Customer satisfaction
Health outcomes
Cost
Market share