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INFORME PLAN ESTRATÉGICO “LA DEMOCRACIA ES NUESTRA HUELLA”

Vigencia 2013

Bogotá D.C., febrero de 2014

INFORME PLAN ESTRATEGICO

Código: F-PDE-PGI-001 Fecha: 09/06/09 Versión: 0

______________________________________________________________________________________________________ Elaboro: Oficina de Planeación

Introducción

Al finalizar la vigencia 2012, la Alta Dirección de la Registraduría Nacional del Estado Civil, identificó la necesidad de analizar y actualizar los objetivos estratégicos para las vigencias 2013-2015, para lo cual se convocó a una mesa de trabajo, el 17 de mayo de 2013, en la que participó el señor Registrador Nacional Doctor Carlos Ariel Sánchez Torres y el Equipo Directivo. En la mesa de trabajo se analizó el grado de avance y cumplimiento de los objetivos estratégicos 2012-2015, y se efectuó una revisión a los mismos con el fin de determinar sí era viable la continuidad o replanteamiento del Plan Estratégico La Democracia es Nuestra Huella de la Registraduría Nacional del Estado Civil para las vigencias 2013-2015.

Como resultado de esta mesa de trabajo, se formularon 3 objetivos estratégicos para las vigencias 2013-2015, que se encuentran enmarcados en la optimización de procesos y procedimientos, fortalecimiento de los sistemas de información y en la implementación de la carrera administrativa especial en la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Para el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos, los responsables elaboraron el plan de trabajo que contiene las actividades, alcance, fecha de iniciación y terminación, fases o etapas, recursos, responsables, modelo de seguimiento (indicadores) y metas que permiten medir el grado de cumplimiento de los objetivos, así como la definición de algunas actividades de los proyectos de inversión que aportan al cumplimiento de los mismos.

Resultados Objetivos Estratégicos 2013-2015

1. “Optimizar los procesos de las áreas misionales para asegurar una prestación eficaz del servicio a entidades publicas, particulares que ejerzan funciones publicas, población vulnerable y ciudadanía en general, reduciendo los tiempos de respuesta, acorde con las nuevas tecnologías de la RNEC”. 2. “Fortalecer el uso y la incorporación de herramientas tecnológicas para la simplificación de los procesos misionales y de apoyo”.




3. “Implementar el sistema de carrera administrativa especial en la Registraduría Nacional del Estado Civil”. Distribución Porcentual para el Cumplimiento de los Objetivos Estratégicos en las vigencias 2013-2014 y 2015 Los responsables de los objetivos estratégicos definieron el porcentaje de cumplimiento para cada vigencia, haciendo claridad que el porcentaje que se estableció es equivalente al 100% en la vigencia.

Cuadro 1

Plan Estratégico La Democracia es Nuestra Huella

2013-2015

Peso % de cada objetivo respecto

de la gestión

total 2013

% anual


de la gestión

total 2014

% anual


de la gestión

total 2015

% anual

Gestión total por

objetivo para el trienio

Objetivo Estratégico

No. 1

Optimizar los procesos de las áreas misionales para asegurar una prestación eficaz del servicio a entidades publicas, particulares que ejerzan funciones publicas, población vulnerable y ciudadanía en general, reduciendo los tiempos de respuesta, acorde con las nuevas tecnologías de la RNEC.

40%

100%

40%

100%

20%

100%

100%


No. 2

Fortalecer el uso y la incorporación de herramientas tecnológicas para la simplificación de los procesos misionales y de apoyo

35% 100%

35% 100%

30% 100%

100%


No. 3

Implementar el Sistema de Carrera Administrativa Especial en la Registraduría Nacional del Estado Civil

40% 100% 25% 100% 35% 100%

100%

Fuente: Planes de acción de objetivos estratégicos




Para dar cumplimiento a los 3 Objetivos Estratégicos, los responsables constituyeron una serie de actividades que a continuación se describen y determinan el grado de avance durante la vigencia 2013.

I. Objetivo Estratégico No. 1

“Optimizar los procesos de las áreas misionales para asegurar una prestación eficaz del servicio a entidades publicas, particulares que ejerzan funciones publicas, población vulnerable y ciudadanía en general, reduciendo los tiempos de respuesta, acorde con las nuevas tecnologías de la RNEC”. Este objetivo estratégico se encuentra orientado a optimizar el Macroproceso de identificación, a través de la revisión, ajuste y redefinición de los procedimientos correspondientes a los procesos. Con base en el resultado del indicador establecido “Optimización de los procesos de producción” se obtuvo un grado de cumplimiento del 100% a 31 de diciembre de 2013, en relación al porcentaje establecido del 40% para la vigencia, como se puede observar en el cuadro No 1. Este resultado se ubica en un rango de análisis sobresaliente permitiendo concluir que para el macroproceso de identificación se logró la caracterización de las bases de datos y de los usuarios, la revisión de todos los procedimientos, la realización de un estudio de tiempos y cargas de trabajo y la implementación de un software de control de archivos. A continuación se describe el desarrollo de cada una de las actividades ejecutadas que permitieron el cumplimiento del objetivo estratégico: 1. Caracterización de las bases de datos y los usuarios de identificación, Registro Civil, Delegaciones Departamentales, Entes externos, Notarios, Convenios y acceso a base de datos de propiedad de la entidad, cruces de bases de datos y biometría. En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 del 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, en lo referente a la definición de las bases de datos del sistema de información de Registro Civil e Identificación, la Registraduria Delegada para el Registro Civil y la Identificación, estableció el alcance de la caracterización de las bases de datos como se relaciona a continuación:




• Definición y caracterización de las bases de datos de los sistemas de información de Registro Civil e Identificación en el nivel central.

• Definición y caracterización de las bases de datos de los sistemas de información de Registro Civil e Identificación en el nivel desconcentrado. (Delegaciones Departamentales, Registradurias Especiales, Auxiliares y Municipales).

• Definición y caracterización de las bases de datos de los sistemas de

información de Registro Civil e Identificación, puestas a disposición de los entes externos de la Registraduria Nacional del Estado Civil.

La caracterización consistió en definir los datos sensibles que contienen cada una de las bases de datos de los sistemas de información existentes, verificando los productos y/o servicios y usuarios que pueden llegar a tener acceso en cada una de las coordinaciones existentes en oficinas centrales y en el nivel desconcentrado del macroproceso de Identificación, documentando entradas y salidas. Así mismo se verificó el número de funcionarios existentes en cada una de las oficinas, permisos de consulta que tenían actualmente, uso y procesamiento que tenían sobre la información, campos visualizados en pantalla y campos generados mediante la extracción de la información, entre otros. Caracterización base de datos de Identificación 2013

Fuente. Coordinación de Protección de Datos- Identificación Las siguientes coordinaciones realizaron la caracterización de las bases de datos (ANI, MTR, BDR) del Macroproceso de Identificación durante la vigencia 2013:




No. Coordinación 1 Unidad de atención a la Población Vulnerable

UDAPV 2 Jurídica de Identificación 3 Jurídica de Registro Civil 4 Novedades 5 Recepción de material 6 Centro de Información Ciudadana 7 Validación e individualización 8 Agilizaciones 9 Cedulación en el Exterior 10 Archivos de Identificación 11 Producción y envío de documentos 12 Soporte Técnico de Identificación 13 Tarjeta de Identidad 14 Servicio Nacional de Inscripción 15 Soporte Técnico de Registro Civil 16 Línea de Digitalización

Fuente: Registro Civil e Identificación 2. Revisar, redefinir y actualizar ochenta y seis (86) procedimientos de

Identificación. El Macroproceso de Identificación, cuenta con 86 procedimientos de los cuales 57 corresponden al proceso Registro y Actualización de Sistema (RAS) y veintinueve (29) al proceso Certificación, Documentación y Servicios (CDS). Se revisaron en su totalidad los ochenta y seis (86) procedimientos y se crearon 16, como se describen a continuación: • Se modificaron 36 procedimientos de Registro Civil e Identificación. • Se trasladaron 20 procedimientos a la Gerencia de Informática para su

revisión y competencia. • Se ajustaron 8 procedimientos en cuanto al responsable. • Se identificaron 19 procedimientos Obsoletos. • Se diseñaron y elaboraron 16 procedimientos nuevos. • Dos procedimientos de Registro Civil se encuentran en revisión para su

liberación.

3. Realizar un estudio de tiempos y cargas de trabajo para el Macroproceso de Identificación.




Se realizaron mesas de trabajo en conjunto con la coordinación de carrera administrativa, donde se revisó la metodología a aplicar. Así mismo, se determinó que el levantamiento de la información correspondiente a las cargas de trabajo se adelantará en la vigencia 2014. Los resultados de este estudio de tiempos y cargas de trabajo servirán como instrumento para medir la gestión de los procesos del Macroproceso de Identificación, permitiendo apoyar al Macroproceso de Gestión del Talento Humano en la organización y distribución de la planta de personal y en la toma de decisiones, respecto de los concursos referentes a la carrera administrativa.

4. Implementación del software de control de archivos, No Conformidad y control de CD´s en el centro de acopio. La Coordinación de Recepción de Material, cuenta con tres (3) herramientas tecnológicas: Software para el control de archivos de tarjetas decadactilares, software de identificación y envío de No Conformidades de los documentos de identificación a las diferentes Registradurías Auxiliares y Municipales y el software para el control de información en CD´s de booking en el centro de acopio, los cuales servirán de apoyo y a su vez, complementaran el sistema Proyecto de Modernización Tecnológica PMT II. El software de No Conformidades se instaló en los siguientes departamentos: Guajira, Meta, Norte Santander, Cauca, Sucre, Atlántico, Bolívar, Córdoba, Magdalena, Caldas, Risaralda. Igualmente, el aplicativo de control de CD Booking se instaló en 7 sitios a nivel nacional: Registraduría Distrital y en las Delegaciones Departamentales de Cundinamarca, Caldas, Antioquia, Bolívar, Tolima y Putumayo.

Gráfica: Resultado Programado vs Ejecutado. Objetivo 1




Fuente: Documentos soportes de cumplimiento

II. Objetivo Estratégico No. 2

“Fortalecer el uso y la incorporación de herramientas tecnológicas para la simplificación de los procesos misionales y de apoyo”. Este Objetivo Estratégico se encuentra encaminado a mejorar las herramientas tecnológicas y las condiciones del servicio de red lógica y eléctrica, para mantener los sistemas de información actualizados de acuerdo a las necesidades y a la disponibilidad de recursos de los proyectos de inversión de cada vigencia. El indicador establecido de “Fortalecimiento de herramientas tecnológicas”, obtuvo un grado de cumplimiento del 100%, en relación al porcentaje establecido para la vigencia del 35%, siendo equivalente este porcentaje al 100% para la vigencia, como se puede observar en el cuadro No 1. Este resultado se ubica en un rango de análisis sobresaliente, permitiendo concluir que se logró fortalecer las herramientas tecnológicas y se mejoraron las condiciones de conectividad en las diferentes sedes de la Registraduria Nacional del Estado Civil.




Por otra parte, el indicador de efectividad “Sedes mejoradas con Red LAN en la Registraduría Nacional” se ubicó en un rango de análisis sobresaliente, permitiendo medir el grado de impacto que se tuvo con la instalación de la Red Lan en 142 sedes de la Registraduría a nivel nacional, entre adecuaciones, traslados y elementos para el mejoramiento de la plataforma tecnológica las cuales incluyeron puntos de red de datos.

A continuación se describe el desarrollo de cada una de las actividades que permitieron el cumplimiento del objetivo estratégico: 1. Atender los requerimientos tecnológicos de acuerdo a la disponibilidad de recursos del Proyecto de inversión Adquisición de equipos de cómputo para la Registraduría Nacional del Estado Civil.

De acuerdo a los requerimientos de equipos de cómputo presentados por las diferentes Registradurias a nivel nacional y de oficinas centrales, la Entidad logró adquirir los siguientes equipos:

Elementos Cantidad 2013 Computador de escritorio 977 Computador portátil 124 Escáner gama alta 83 Impresoras matriz de punto 70 Impresoras láser monocromática 350 Impresoras multifuncionales 500 Impresoras a color 75 Discos duros externo 100 Monitores LED 120 UPS de 6 KVA 20 Switch administrable 48 puertos 5 Switch administrable 24 puertos 5 Licencias Office STD 2013 OLP 1103 WIN PRO SA OLP 1102

Escáner de producción de documentos 2

Impresoras matriz de punto angosto para UDAPV 23

Servidor producción de documentos 1 Fuente: Gerencia de informática




2. Mejorar las condiciones del servicio de red lógica y eléctrica en las sedes que requieren traslado y/o adecuación a través del Proyecto de inversión Mejoramiento de la Red Eléctrica y de Comunicaciones a nivel nacional.

Esta actividad se desarrolló bajo el contrato interadministrativo No. 079 de 2012 (Liquidado), y 021 de 2013 suscritos entre el Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional y UNE EPM Telecomunicaciones, cuyo objeto fué “ Proporcionar en las sedes de la Registraduría Nacional del Estado Civil las redes de cableado de datos, de corriente regulada y normal, para facilitar la interconexión de servidores de datos y estaciones de trabajo PC, de conformidad con las necesidades descritas en el estudio de necesidad y conveniencia y la propuesta presentada por el contratista”. Para la vigencia 2013, se programó realizar la instalación de 191 puntos de redes de cableado de datos, de corriente regulada y normal para las sedes de la Registraduría nacional, adecuación de 364 puntos de redes de cableado de datos de corriente regulada y normal, instalación y/o adecuación de 160 puntos de las redes de cableado de datos, suministro e instalación de elementos bienes, para el mejoramiento de la red eléctrica y de comunicaciones. De acuerdo a lo anterior, se concluye que para la vigencia 2013, se atendieron 142 sedes, entre adecuaciones, traslados y elementos para el mejoramiento de la plataforma tecnológica.

3. Mantener los Sistemas de Información, a través de recursos por funcionamiento y de los Proyectos de inversión de Servicio de mantenimiento del Archivo Nacional de Identificación ANI y Mantenimiento y Sostenibilidad del Sistema de Identificación y Registro Civil PMT II a Nivel Nacional.

La Gerencia de Informática realizó las siguientes actividades encaminadas al soporte y mantenimiento de los sistemas de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil:

• Soporte del Sistema de Control de Recaudos

Se autorizó el despliegue de las actualizaciones a nivel del Proyecto de Modernización Tecnológica PMT II a todas las Registradurias del país, incluyendo los ajustes realizados al módulo de recaudos. Así mismo, se cuenta con los mecanismos de integración y aspectos técnicos del sistema para recibir la nueva estructura de datos del Proyecto de Modernización Tecnológica PMT.




Por otra parte, se adelantó el acompañamiento de los procesos relacionados con la contratación del mantenimiento del sistema (aclaración de observaciones y evaluación de propuestas), sin embargo, el proceso se declaró desierto en dos oportunidades, en la medida que los proponentes no cumplieron con la totalidad de requisitos habilitantes. • Mantenimiento y sostenibilidad del Archivo Nacional de Identificación ANI

Mediante la resolución 418 del 15 de julio de 2013 del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional, suscribió el contrato No. 012 de 2013, mediante el cual se logrará contar con el servicio especializado para el mantenimiento de las siguientes actividades, por un periodo de seis (6) meses” y por un valor de $ 1.559.800.000 “. 1. Mantenimiento de aplicaciones, ingeniería de software y desarrollo de

aplicaciones: ü Diseño e implementación del Sistema ANI en alta disponibilidad. ü Rediseño del Webservice para implementar el uso de certificados de firmas

digitales. ü Mantenimiento preventivo y correctivo de aplicaciones, software y hardware. ü Ajustes al sistema ANI por nuevos requerimientos de los usuarios internos y

externos. ü Atención de personal especializado para ingeniería del software y mejoras

del sistema. ü Ajustes iniciales funcionales y técnicas, incluyendo mejoras en la seguridad

de acceso a los datos (respaldos y custodia). 2. Repotenciación y/o Actualización ü Actualización HW existe: servidores, estaciones para administración, HW

para backup, licenciamiento. ü Redundancia de HW para garantizar la alta disponibilidad. ü Servicios de instalación y configuración.

• Servicio de Datacenter alterno A través del contrato 007 de 2013, suscrito con el presupuesto del Fondo Rotatorio de la Registraduria Nacional del Estado Civil, se contó con el servicio de Datacenter alterno para el respaldo de algunos sistemas sensibles que dispone la




Entidad en la ciudad de Medellín. Los sistemas que cuentan con respaldo en caso que se presente una situación que afecte nocivamente los sistemas a nivel central son los siguientes: ANI, web service Archivo Nacional de Identificación ANI, Censo, aplicativos soportados en plataforma Windows, página web, correo institucional, aplicaciones administrativas de la Entidad. Así mismo, Incluye servicios especializados y de backup. 3 . Fortalecer las herramientas tecnológicas y de seguridad informática para la totalidad de los procesos a nivel nacional y sostenimiento del servicio de telecomunicaciones, soporte de mantenimiento de hardware y software del Proyecto de inversión de Ampliación de la Red Corporativa de Telecomunicaciones – PMT.

Con el propósito de estandarizar las vías de contacto para el soporte técnico a nivel nacional, optimizar la prestación de los servicios y mejorar la atención de los usuarios en materia de conectividad (ofimática, sistemas PMT, mantenimiento de equipos administrativos y del PMT), la Gerencia de Informática realizó una alianza estratégica con las entidades UNE-EPM Telecomunicaciones y Morpho Safran, para brindar soluciones y servicios informáticos a todas las dependencias de la Entidad, para ello puso a disposición los siguientes medios de comunicación para atender todas las solicitudes de ámbito informático:

Soporte técnico informático — conectividad y ofimática

SLínea a Nivel Nacional: PBX: 57 (1) 4870666 ü Opción O: Soporte Conectividad (VPN, correo, internet, antivirus, red,

canales dedicados y Modem) ü Opción 1: Soporte Ofimática (Equipos administrativos)

Soporte Técnico Informático mserviciouneareqistraduria.qov.co

Peticiones, Quejas y Reclamos del Servicio Pqr [email protected]

Línea Oficinas Centrales: PBX: 2202880 Ext. 1545 ü Opción 0: Soporte Conectividad (correo, internet, antivirus y red)

ü Opción 1: Soporte Ofimática (Equipos administrativos) Soporte Técnico Informático

[email protected] Peticiones, Quejas y Reclamos del Servicio

Pqr [email protected] Soporte Técnico (Mantenimiento Equipos administrativos – Delegaciones)

Línea a Nivel Nacional: PBX: 57 (1) 2202880 Ext. 1007 y 1022

Soporte Técnico Informático — MORPHO SAFRAN / PMT Soporte a: SIRC, HLED, Booking y Web Services




Línea a Nivel Nacional: 57 (1) 2200880

Línea Oficinas centrales: Ext: 1732 soporte [email protected]

Línea a Nivel Nacional (Mantenimiento Equipos PMT): Fijo: 2200869

PBX: 2202880 Ext. 1108 y 1721 Fuente: Intranet

Sostenibilidad del Servicio de Comunicaciones

Se realiza a través del contrato interadministrativo 061 de 2013 de marzo de 2013, suscrito entre UNE EPM y RNEC, cuyo objeto es “Proporcionar una solución integral de telecomunicaciones de la red corporativa de telecomunicaciones PMT y ampliar la capacidad existente que le permita a la RNEC contar con una red corporativa segura de los servicios permanentes para la trasmisión de datos y voz con acceso a internet”, dentro de las actividades se encuentran:

• Conectividad nacional • Servicio de internet • Solución de video Streaming • Solución de correo masivo • Servicio de voz corporativa • Accesorios PRI que traduce en el CAN Continuidad del servicio de Telecomunicaciones

• Servicio de outsorcing UNE y RNEC • Contrato de soporte y mantenimiento • Licenciamiento de software • Mantenimiento estabilizadores de energía UPS, cableado y aires • Mejoramiento de la plataforma informática • Suministro de Servicio de Modem Mejoramiento de la Plataforma Informática • Suministro de Servicio de Modem 3G





Fuente: Documentos Soportes de cumplimiento

III. Objetivo Estratégico No. 3

“Implementar el sistema de carrera administrativa especial en la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

Este objetivo se formuló con el propósito de diseñar y presentar ante las entidades competentes los documentos necesarios para la implementación de la carrera administrativa especial en la Registraduría Nacional en una primera fase como fue el avance del estudio de cargas de trabajo, actualización del manual especifico de funciones y competencias laborales, reglamentación del sistema de evaluación del desempeño laboral, registro público de carrera, propuesta de reglamentación de los procesos de selección, programa de bienestar social, plan institucional de formación y capacitación, programa de reinducción y sistema de evaluación de la gestión.




El resultado del indicador establecido de “Carrera Administrativa” obtuvo un grado de cumplimiento del 100%, con relación al porcentaje establecido para la vigencia del 40%, como se observa en el cuadro No 1. Este resultado se ubica en un rango de análisis sobresaliente permitiendo concluir que a través del macro proceso de Gestión del Talento Humano se logró elaborar los documentos correspondientes al desarrollo de la primera fase de la implementación de la carrera administrativa en la Registraduría Nacional. Las siguientes actividades permitieron el cumplimiento del objetivo estratégico: 1. Primera etapa del levantamiento de información para estudio de cargas de trabajo y actualización del manual especifico de funciones y competencias laborales El Manual Específico de funciones y competencias laborales se considera una herramienta técnica administrativa orientada al logro de la misión institucional, que busca la eficacia y la eficiencia en el establecimiento de las funciones, competencias laborales y los requerimientos exigidos para el desempeño de los empleos que conforman la planta de personal de la Entidad. En sesión del 31 de mayo de 2013, (acta 05 de 2013) de la Comisión de Personal Central, se acordó solicitar a la Escuela Superior de Administración Pública la necesidad de contar con la asesoría y el acompañamiento para el levantamiento de información para elaborar el estudio de cargas laborales y la actualización del manual de funciones. No obstante se decide que el levantamiento de dicha información para esta primera fase, se realice en la Registraduria Delegada para Registro Civil y Ia Identificación, razón por la cual se solicitó planear y presentar la programación para un lapso de seis meses, a partir de junio y concluyendo en diciembre de 2013, labor que de ser necesario, se ampliaría.

Con base en lo anterior, se elaboró el cronograma de trabajo para realizar la actualización del manual específico de funciones y competencias laborales y fue presentado y aprobado en sesión del 25 de junio de 2013, (acta 08 de 2013) del Consejo Superior de la Carrera. Así mismo, para fortalecer los temas antes mencionados, el 26 de noviembre de 2013, se realizó la contratación de una asesora externa.

2. Elaboración y presentación de propuesta de reglamentación del Sistema de

Evaluación del desempeño laboral.




La Evaluación del desempeño es un proceso sistemático y periódico que sirve para estimar cuantitativa y cualitativamente el grado de eficacia y eficiencia de los servidores públicos en el desempeño de sus funciones, identificando las fortalezas y debilidades, con el fin de implementar acciones de mejora que les permita obtener un mejor desempeño laboral. El proyecto de reglamentación del sistema de evaluación del desempeño para los funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil, se está elaborando con base en los Acuerdos 137 y 138 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC. El 27 febrero de 2013, se hizo el primer contacto con la Comisión Nacional del Servicio Civil, a través del Presidente de la Comisión, quien por aplicación supletoria, manifestó la posibilidad que la Registraduría Nacional adopte el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño del Acuerdo 137 de 2010, previa autorización de dicho organismo.

Posteriormente, 16 de abril se adelantó una segunda reunión con la asesora del Presidente de la CNSC, quien explicó los beneficios, retos y dudas sobre la implementación del Sistema Tipo del Acuerdo 137 de 2010, y solventó algunas inquietudes del proyecto de resolución, elaborado por los funcionarios del Grupo de Carrera. Una vez solucionadas las inquietudes, se elaboro la propuesta de reglamentación del sistema de evaluación del desempeño laboral. Finalmente, para apoyar y fortalecer el tema de evaluación del desempeño el 26 de noviembre de 2013, se realizó la contratación de una asesora externa.

3. Primera etapa implementación del Registro Público de carrera Se elaboro el modelo de Registro Público de Carrera con base en la información contenida en la Ley 1350 de 2009 “Por medio de la cual se reglamenta la Carrera Administrativa Especial en la Registraduría Nacional del Estado Civil y se dictan normas que regulen La Gerencia Pública”, Reglamento del Consejo Superior de la Carrera, Decreto 1227 de 2005 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998” y la circular 07 de 2012 de la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC.

En mayo de 2013, se identificó la base de datos de los funcionarios de la Entidad, inscritos en Carrera Administrativa en medio físico y magnético, con el fin de disponer de la información como es del cargo en carrera administrativa, acto administrativo de ingreso, situación administrativa de cada funcionario que este en carrera y los demás aspectos que se encuentren en la normatividad aplicable y




que permita efectuar el registro en el aplicativo que la Gerencia del Talento Humano diseño para tal efecto. A 31 de diciembre se ingresó al aplicativo la información correspondiente a setenta y dos (72) funcionarios, teniendo que realizar algunos ajustes para lograr que quede el software definitivo para ser validado posteriormente por el Consejo Superior de la Carrera. 4. Elaboración y presentación de propuesta de Programa de Bienestar Social

Con fundamento en el Decreto Ley 1567 de 1998, y sus decretos reglamentarios, que establece dos (2) áreas de trabajo: La protección y servicios sociales y la de calidad de vida laboral, se elaboraron dos versiones del programa de bienestar social, la primera versión se proyectó a nivel nacional y con base en estos lineamientos que la Ley otorga se incluyeron actividades enfocadas a mejorar la calidad de vida de los funcionarios y de sus familias, y se programaron para que fueran ejecutadas en todo el territorio nacional, con los recursos asignados para este fin. Esta primera versión esta publicada en la intranet de la Entidad. La segunda versión se complementó en lo que respecta a los responsables del programa en el nivel desconcentrado y el apoyo de las Cajas de Compensación; también se determinó que después de cada actividad se aplicara una encuesta para medir la satisfacción de los programas. En cumplimiento a este programa durante la vigencia 2013, se realizó la celebración de las siguientes actividades: día de la mujer, del hombre, de la secretaria, del niño, del conductor, pensionados, reconocimiento años de servicio de los funcionarios, día de la Registraduria, celebración navideña para los hijos de los funcionarios y las olimpiadas nacionales 2013. Estas actividades se ejecutaron en conjunto con la Caja de Compensación Familiar en todo el territorio nacional.

5. Elaboración y presentación de propuesta del Plan Institucional de Formación y Capacitación (PIFC). Se elaboró la segunda versión del Plan de Formación y Capacitación Institucional, el cual se inició en la vigencia 2012, enviando a todas las Delegaciones Departamentales una encuesta con el fin de realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación, las cuales fueron evaluadas, consolidadas y organizadas de acuerdo a los temas solicitados.




Durante la vigencia 2013, se realizaron capacitaciones en Choco y Quindío sobre lenguaje de señas, así mismo se realizó un congreso sobre protección de datos y en la actualidad, la Universidad Piloto de Colombia está dictando un curso sobre actualización tributaria de 58 horas a 10 funcionarios. Igualmente con ocasión a las Elecciones atípicas, se realizaron capacitaciones y seminarios sobre temas y evaluaciones electorales. En esta segunda versión se incluyeron como responsables el nivel desconcentrado. Así mismo, en convenio con el SENA desde el 17 de octubre, se empezó a dictar una capacitación sobre archivo y tablas de retención, actividad que culminará en la vigencia 2014.

6. Elaboración y presentación de propuesta del Sistema de Evaluación de la

Gestión. Con fundamento en la Ley 1350 de 2009, artículo 64. Acuerdos de Gestión, que establece:

1. Una vez nombrado el empleado que ejerza funciones gerenciales de manera concertada con su superior jerárquico, determinará los objetivos a cumplir.

2. El acuerdo de gestión concretará los compromisos adoptados por el empleado que

ejerza funciones gerenciales con su superior y describirá los resultados esperados en términos de cantidad y calidad. En el acuerdo de gestión se identificarán los indicadores y los medios de verificación de estos indicadores.

3. El acuerdo de gestión será evaluado por el superior jerárquico en el término máximo

de tres (3) meses después de cumplirse el término previsto para su realización, según el grado de cumplimiento de objetivos. La evaluación se hará por escrito y se dejará constancia del grado de cumplimiento de los objetivos.

Se realizó una revisión de las políticas operativas establecidas para concertar y hacer seguimiento a los Acuerdos de Gestión Suscritos para los empleados con funciones gerenciales en el cargo de Delegados Departamentales y Registradores Distritales a nivel nacional, identificando posibles mejoras con el fin de obtener un desempeño más articulado con el nivel central, por ello, se elaboraron las propuestas de mejoramiento al Sistema de Evaluación de la Gestión, donde se logró analizar la pertinencia de los formatos establecidos, identificando mejoras en la consolidación de los medios de verificación, la definición de compromisos institucionales, la periodicidad, los rangos y los criterios de desempeño.




Una vez, efectuado el análisis, se aprobaron los acuerdos de gestión y se suscribieron en la ciudad de San Gil (Santander), en el mes de marzo de 2013, entre el Registrador Nacional del Estado Civil y los Delegados Departamentales, que ejercen funciones gerenciales. El 4 de octubre de 2013, en la ciudad de Santa Marta, se hizo entrega a los Delegados Departamentales de la evaluación al seguimiento de los acuerdos de gestión correspondiente a los dos primeros cuatrimestres de la vigencia 2013, respecto de los compromisos institucionales suscritos por macro proceso. 7. Elaboración y presentación de propuesta del Programa de Reinducción. Según lo contempla el Decreto 1567 de 1998 ”por el cual se crea (sic) el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado”. El programa de Reinducción está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos, que más adelante se señalan. Los programas de reinducción se impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualizaciones acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa.

En cumplimiento de lo anterior, se elaboró la propuesta del programa de Re inducción, y fue presentada a la Comisión de Personal Central el día 25 de septiembre de 2013 con los respectivos avances del mismo a la fecha. La propuesta pretende generar espacios que brinden a los funcionarios de la Entidad la actualización de las Normas, Leyes, Decretos y/o reformas que inciden en la organización del Estado y en el desarrollo de sus funciones, así como fortalecer el sentido de pertenencia por la Entidad reorientando su integración a la cultura organizacional, informando a los funcionarios sobre los cambios en las funciones de las dependencias y de su puesto de trabajo.

Esta propuesta incluye realizar el Programa de Reinducción a través de cursos virtuales con temas de identificación y Electoral.





Fuente: Documentos Soportes de cumplimiento




Conclusiones: a. El Plan Estratégico La Democracia es Nuestra Huella durante la vigencia

2013, presentó un grado de cumplimiento del 100%, respondiendo favorablemente con el desarrollo de las actividades programadas y con los indicadores establecidos para los 3 Objetivos Estratégicos, como se observa en el siguiente cuadro.

Objetivos Estratégicos Peso% vigencia 2013

% ejecución acumulada

respecto al peso del objetivo

% total de cumplimiento del

objetivo equivalente al

100%1. Optimizar los procesos delas áreas misionales paraasegurar una prestacióneficaz del servicio a entidadespublicas, particulares queejerzan funciones publicas,población vulnerable yciudadanía en general,reduciendo los tiempos derespuesta, acorde con lasnuevas tecnologías de laRNEC.

40% 40% 100%

2. Fortalecer el uso y laincorporación de herramientastecnológicas para lasimplificación de los procesosmisionales y de apoyo

35% 35% 100%

3. Implementar el Sistema deCarrera AdministrativaEspecial en la RegistraduríaNacional del Estado Civil

40% 40% 100%

100%

Cumplimiento del Plan EstrategicoLa Democracia es Nuestra Huella

Vigencia 2013

Cumplimiento total Plan Estratégico Fuente: Soportes de cumplimiento




El cumplimiento de los tres objetivos estratégicos contribuyó favorablemente a la Entidad en: Optimizar el proceso misional de Identificación, en razón a que se logró adquirir una visión integral de las bases de datos y de usuarios con que cuenta la Entidad en el macro proceso de identificación, contribuyendo así en el fortalecimiento del desempeño en trabajo y de la comunicación. Así mismo, con la revisión y actualización de todos los procedimientos que hacen parte de los procesos de registro civil e identificación, se puede brindar productos y servicios con calidad y oportunidad a los ciudadanos. Se fortaleció la plataforma tecnológica y de telecomunicaciones de la Registraduria Nacional, toda vez que se adquirieron equipos de última tecnología, se realizó mantenimiento a los diferentes sistemas de información de los procesos misionales y administrativos, se proporcionó redes de cableado de datos, de corriente regulada y normal a ciento cuarenta y dos sedes (142) sedes de la entidad, lo que permitió la interconexión de servidores de datos y estaciones de trabajo PC para compartir archivos, datos y procesos, logrando alcanzar altos estándares en el cumplimiento de la misión institucional. A través de la Gerencia del Talento Humano se logró elaborar los documentos que permitirán llevar a cabo las acciones necesarias para garantizar la implementación y desarrollo del proceso de carrera administrativa para los servidores de la Registraduría Nacional de acuerdo con la Ley, contribuyendo de esta manera a la consolidación del Estado Moderno. Original firmado MARTHA VIANEY DIAZ MOLINA Jefe Oficina de Planeación Elaboró: Sandra Liliana Sánchez

informe plan estratégico rnec 2013 - … · gráfica: resultado programado vs ejecutado. objetivo...

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