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INFORME No. AG-EE-009-2020

INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA SOBRE EL REGISTRO, CONTROL Y CUSTODIA DE LOS ACTIVOS DE

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Limón, 24 de diciembre del 2020

Auditoría General de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo

Económico de la Vertiente Atlántica

Junta de Administración Portuaria y de

Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica

Auditoría General Teléfonos: 2799-0262/ 2799-0159

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Limón y nuestros servicios en www.japdeva.go.cr

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Limón, 24 de diciembre del 2020

Oficio Au-133-2020

Consejo de Administración de JAPDEVA M.Sc. Andrea Centeno Rodríguez – Presidencia Ejecutiva JAPDEVA Licda. Jill Salmon Small – Gerencia General JAPDEVA Licda. Lisbeth Rodríguez Clark – División Financiero Contable JAPDEVA Licda. Danuria Parker Hodgson – Departamento Financiero JAPDEVA Licda. María Luz Acosta Gómez – Departamento Informática JAPDEVA Lic. Alberto Taylor Martínez – Sección de Contabilidad JAPDEVA Estimados señores y señoras: Asunto: Remisión de informe final.

Adjunto remitimos informe AG-EE-009-2020, en el cual se exponen los resultados obtenidos del “Registro, control y custodia de los activos de propiedad, planta y equipo”. En el mismo se detallan los hallazgos determinados, así como las conclusiones arribadas y las recomendaciones consideradas adecuadas para corregir tanto las situaciones reportadas como las debilidades de control interno y de riesgos presentes. No omitimos dejar constancia que el borrador de este informe fue presentado y discutido el día 02 de diciembre del 2020 al ser las 13:00 horas. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, les solicitamos atentamente determinar e indicar los plazos de cumplimiento de las recomendaciones giradas en el informe, con el propósito de establecer nuestro programa de seguimiento sobre el cumplimiento de las mismas. Atentamente,

Lic. Mainor Segura Bejarano

Auditor General a.i.- JAPDEVA Cc: Consecutivo

mailto:[email protected]

http://www.japdeva.go.cr/







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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 7

ORIGEN DE LA AUDITORÍA ............................................................................................................. 7

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA .......................................................................................................... 7

EQUIPO DE TRABAJO ...................................................................................................................... 8

ALCANCE......................................................................................................................................... 8

CRITERIOS DE AUDITORÍA .............................................................................................................. 8

METODOLOGÍA APLICADA ............................................................................................................. 8

ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ............................. 9

LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA .............................................. 9

GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO........................................................................ 9

MEJORAS IMPLEMENTADAS POR LA ADMINISTRACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA .................... 10

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ..................................... 11

SIGLAS .......................................................................................................................................... 11

2. RESULTADOS ................................................................................................................................ 12

Debilidades de control interno en el Departamento Financiero ................................................. 12

Diferencias encontradas entre el registro auxiliar de activos fijos y el saldo contable ............... 16

Diferencias encontradas en la depreciación de activos ............................................................... 19

Deficiencias detectadas en el proceso y control interno de los activos retirados ....................... 21

Deficiencias con respecto a la revaluación de activos ................................................................. 25

Deficiencias en la verificación física de los activos de propiedad, planta y equipo. .................... 26

3. CONCLUSIONES ............................................................................................................................ 33

4. RECOMENDACIONES .................................................................................................................... 36

Al Consejo de Administración ...................................................................................................... 36

A la Presidencia Ejecutiva............................................................................................................. 37









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A la Gerencia General .................................................................................................................. 38

A la Dirección Administrativa Financiera ..................................................................................... 38

A la División Financiera Contable ................................................................................................. 41

ANEXOS ............................................................................................................................................. 42









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Resumen Ejecutivo ¿QUÉ EXAMINAMOS? El presente estudio de auditoría examinó el cumplimiento de la normativa que regula el registro y control de los activos de propiedad, planta y equipo de la institución. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? Los activos de propiedad, planta y equipo corresponden al 91.8% del total de activos de la Institución. Resulta necesario verificar el cumplimiento, validez y suficiencia del sistema de control interno, con respecto a la protección del patrimonio, específicamente en cuanto a la recepción, control y/o custodia de los activos. En el Decreto Ejecutivo N° 34029-H, publicado en La Gaceta 196 del 11 de octubre de 2007, se establece la adopción e implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), en el ámbito Costarricense, situación que es aplicable para JAPDEVA. ¿QUÉ ENCONTRAMOS?

Se evidenciaron debilidades en el sistema de control interno establecido en el Departamento Financiero de JAPDEVA.

Se encontraron diferencias entre el registro auxiliar de activos fijos y el saldo contable.

En revisión realizada se presentaron diferencias en el monto por depreciación de activos.

No se aplica lo dispuesto en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes y además se detectaron deficiencias en el proceso de retiro de activos.









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Según revisión realizada al proceso de revaluación de activos se evidenció que la institución no cumple con la normativa contable establecida, así como deficiencias en el registro y control de la revaluación de activos.

Según verificación física realizada a los activos de propiedad, planta y

equipo de la institución se evidenciaron debilidades en el registro y control de esos activos.

¿QUÉ SIGUE? La Auditoría Interna ha formulado una serie de recomendaciones al Consejo de Administración, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y Dirección Administrativa Financiera, orientadas a mejorar el sistema de control interno, que a su vez mitigue o minimice los riesgos que eventualmente se podrían presentar para la Institución en el proceso de control y registro de los activos de propiedad, planta y equipo.









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INFORME No. AG-EE-009-2020

INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA SOBRE EL REGISTRO, CONTROL Y CUSTODIA DE LOS ACTIVOS DE PROPIEDAD,

PLANTA Y EQUIPO

1. INTRODUCCIÓN

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La presente auditoría financiera tiene como fundamento la ampliación de los resultados del estudio que realizó esta Auditoría General sobre la devolución de activos por parte de exfuncionarios de la institución, que generó el informe AG-EE-001-2020 con fecha 31 de marzo del 2020. A pesar de no haberse programado en el plan anual de trabajo de la Auditoría General para el año 2020, resulta relevante evaluar la gestión de la institución en el registro, custodia y control de los activos de propiedad, planta y equipo.

1.2. Lo anterior considerando que al 31 de marzo del 2020 el monto total de activos1 era de ¢246.913.700.000,00 y de este monto, el 91,18% (¢225.131.122.744,34) corresponde a activos fijos2. Estos datos incrementan significativamente la relevancia de revisar los procesos de la Administración Activa en materia de la gestión de los activos fijos.

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.3. La presente auditoría financiera tuvo como objetivo general, determinar si los controles ejercidos sobre los activos de propiedad, planta y equipo, permiten asegurar su existencia, derechos, integridad, valoración e imputación de tales activos.

1.4. Como objetivos específicos: a) verificar si existen controles adecuados que permitan el correcto proceso de registro contable sobre los activos que se adquieren, trasladan o desechan, b) determinar si la Institución tiene control de los derechos sobre los activos y si se usan para la generación de beneficios económicos futuros, c) verificar mediante la inspección física, la existencia de los activos registrados; y d) verificar que los registros

1 Dato obtenido del Estado Financiero al 31 de marzo del 2020.

2 Dato obtenido del Balance de Comprobación después del cierre al 31 de marzo del 2020.









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contables de los activos de propiedad, planta y equipo hayan sido aplicados por los importes y eventuales valoraciones adecuadamente.

EQUIPO DE TRABAJO

1.5. El equipo de trabajo se encuentra conformado por el Lic. Freddy Meza Alvarado como Auditor Designado para realizar el presente estudio y el Lic. Mainor Segura Bejarano, Auditor General a.i.

ALCANCE

1.6. El período que abarca la auditoría realizada está comprendido entre el 01 de enero del 2018 y el 31 de marzo del 2020, ampliándose en aquellos casos que se consideró necesario durante la auditoría.

CRITERIOS DE AUDITORÍA

1.7. Los criterios utilizados para el desarrollo de la auditoría, corresponden a la normativa contable vigente en materia de reconocimiento y medición de la información correspondiente a los activos de propiedad, planta y equipo; así como el diseño, implementación, mantenimiento y perfeccionamiento de los controles internos establecidos.

METODOLOGÍA APLICADA

1.8. El estudio abarcó políticas, procedimientos, actividades y documentación referente a los activos de propiedad, planta y equipo, mediante la obtención y el análisis de la información relacionada, según se detalla:

Revisión y análisis del marco normativo que rige la actividad en estudio.

Recolección de la información y documentación existente.

Entrevistas y consultas a diferentes funcionarios y dependencias de la Institución.

Revisión de la información disponible y suministrada por el Departamento Financiero.

Análisis de la información obtenida del SIAFJ, específicamente de los módulos de contabilidad y activos fijos.

Aplicación de pruebas de auditoria de control y de carácter sustantivo (analíticas y de detalle), de acuerdo con el plan de auditoría establecido, que incluyó la también verificación física de una muestra de activos de propiedad, planta y equipo.









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1.9. Adicionalmente, se efectuaron entrevistas a la Jefa del Departamento Financiero, la Licda. Danuria Parker Hodgson, como área directamente relacionada.

1.10. Para la ejecución del trabajo se observaron las políticas definidas en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC-064-2014), Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), Directrices Generales sobre Principios y Enunciados Éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la CGR, auditorías internas y servidores públicos en general (D-2-2004-CO). Asimismo, se observó lo estipulado en la siguiente normativa:

Ley General de Control Interno No. 8292, publicada en la Gaceta No. 169 del 04 de setiembre del 2002.

Normas Internacionales de Información Financiera.

ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

1.11. El compromiso y esfuerzo demostrado por la Departamento Financiero, para suministrar la información y atender aclaraciones en el desarrollo de la auditoría, teniendo en cuenta el escaso recurso humano del que disponen.

LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

1.12. La información no fue suministrada en los términos y plazos solicitados, pese a que se concedieron ampliaciones en el plazo de entrega, esto impidió el análisis oportuno.

GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO

1.13. La Ley General de Control Interno, en su artículo 15, establece como parte de las actividades de control que la Administración Activa debe proteger y conservar todos los activos institucionales.

1.14. De igual manera, las Normas de Control Interno para el Sector Público indican que los Jerarcas y Titulares Subordinados deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución.









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1.15. Esta Auditoría General, en relación con el tema en estudio, ha elaborado los siguientes informes: AG-AR-005-2018 (Evaluación del Módulo de Activos Fijos) y el AG-EE-001-2020 (Estudio Especial sobre la devolución de activos por parte de los funcionarios que se retiraron de la institución según la Ley N°9764).

1.16. La entrada en vigencia de las Normas Internacionales de Información Financiera, como marco de referencia para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de la información financiera en Costa Rica, hace que empresas públicas como JAPDEVA, deban implementarlo en un tiempo razonable.

1.17. Desde el punto de vista financiero los activos de propiedad, planta y equipo

representan un porcentaje importante del Patrimonio de JAPDEVA. 1.18. Como parte de sus funciones, el Departamento Financiero Contable de la

institución, a través de la Sección de Contabilidad de Costos, es el encargado de la administración y operación del sistema de activos fijos, actividad que realiza por medio del Sistema Integrado de Administración Financiera de JAPDEVA; así como de garantizar razonablemente el reconocimiento, medición, presentación y revelación en los estados financieros, de la información financiera de la Institución que de acuerdo con el marco de referencia vigente.

1.19. El presente informe se enfoca principalmente en una revisión desde el punto de vista financiero, lo que permite verificar, entre otros, el cumplimiento de disposiciones establecidas en las Normas Internacionales de Información Financiera y en lo pertinente las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, en relación con los activos de propiedad, planta y equipo.

MEJORAS IMPLEMENTADAS POR LA ADMINISTRACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

1.20. El Departamento Financiero solicitó al Departamento de Informática una revisión de los listados que genera el Módulo de Activos Fijos del SIAFJ, ya que los mismos presentan diferencia.









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COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.21. El borrador del presente informe se entregó a la Presidencia Ejecutiva, Gerencia General, Dirección Administrativa Financiera, División Financiera Contable, Departamento Financiero Contable, Sección de Contabilidad y el Departamento de Informática mediante el oficio No. Au-120-2020 del 27 de noviembre del 2020, con el propósito de que en fecha 02 de diciembre del 2020, se realizara la comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditoría que alude el presente informe.

1.22. Dicha comunicación preliminar se efectuó el 02 de diciembre del 2020, en sesión virtual mediante la plataforma ZOOM, estando presentes: el Lic. Mainor Segura Bejarano y el Ing. Freddy Meza Alvarado por parte de la Auditoría y la Msc. Andrea Centeno Rodríguez, Licda. Jill Salmon Small, Licda. Karla Ávila Abrahams, Licda. Danuria Parker Hodgson, Licda. María Luz Acosta Gómez y el Lic. Alberto Taylor Martínez por parte de la Administración Activa.

1.23. A partir de la fecha en que se realizó la comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y recomendaciones, se concedió un plazo de diez (10) días hábiles, para que la Administración Activa formulara y remitiera a esta Auditoría General las observaciones que considerara pertinentes sobre su contenido, aportando el sustento documental correspondiente.

1.24. Mediante correo electrónico, del 04 de diciembre del 2020, el Lic. Alberto Taylor Martínez remitió a esta Auditoría General las observaciones sobre el citado borrador de informe. La Licda. Danuria Parker Hodgson remitió información adicional solicitada por esta Auditoría, misma que fue recibida mediante correo electrónico del 16 de diciembre del 2020.

1.25. La Auditoría General analizó las observaciones y se realizaron los ajustes en el presente informe final.

SIGLAS

1.26. Para referirse a algunos conceptos en el presente informe, se han utilizado las siguientes siglas:









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SIGLAS DETALLE

JAPDEVA Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica

NICSP Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público NIIF Normas Internacionales de Información Financiera SIAFJ Sistema Integrado de Administración Financiera JAPDEVA

2. RESULTADOS

Debilidades de control interno en el Departamento Financiero

2.1. Durante la evaluación de riesgos realizada en la etapa de Planificación del presente estudio, se determinó que el Departamento Financiero no cuenta con autoevaluación de control interno, ni información relacionada con el Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucionales (SEVRI).

2.2. Además se evidenció que el Departamento Financiero presentaba las siguientes debilidades de control interno:

Desactualización de manuales de procedimientos.

No se ha asignado formalmente, en el SIAFJ, cada uno de los

funcionarios que administran activos que son propiedad de la Institución.

Los controles implementados por el Departamento Financiero en los procesos de registro y control de activos de propiedad, planta y equipo no se encuentran documentados en el Manual de Procedimientos.

Ausencia de una cultura de administración de riesgos.

Ausencia en la definición de los objetivos y metas de los procesos a cargo del Departamento Financiero.

2.3. El artículo 7 de la Ley General de Control Interno establece lo siguiente:

“Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno. Los entes y órganos sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control interno, los cuales deberán ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales. Además, deberán proporcionar









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seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias; todo conforme al primer párrafo del artículo 3 de la presente Ley.”

2.4. El artículo 10 de la misma Ley indica que el sistema de control interno será

responsabilidad de jerarca y titular subordinado, mismos que deberán de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar dicho sistema.

2.5. Asimismo, el artículo 14 de la mencionada ley establece lo siguiente:

“Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos. b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos. c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable. d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.”

2.6. Por su parte, el artículo 15 señala en cuanto a las actividades de control lo

siguiente:

“Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: […] b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: […] ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales. iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.









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iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido. […]”

2.7. En cuanto a las autoevaluaciones de control interno, el artículo 17 explica:

“Seguimiento del sistema de control interno. Entiéndase por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes: a) Que los funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales integradas a tales acciones. b) Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos. […]”

2.8. Adicionalmente, la Ley de Control Interno en su artículo 18 explica sobre la

aplicación del SEVRI en cada departamento:

“Sistema específico de valoración del riesgo institucional. Todo ente u órgano deberá contar con un sistema específico de valoración del riesgo institucional por áreas, sectores, actividades o tarea que, de conformidad con sus particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo.”

2.9. Las debilidades detectadas en el sistema de control interno del

Departamento Financiero se dan por una omisión de la normativa, específicamente la Ley General de Control Interno y las Normas de Control Interno para el Sector Público.









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2.10. Como resultado las mencionadas omisiones, se da una desmejora del sistema de control interno institucional, así como un alto nivel de probabilidad de que se materialicen los riesgos relacionados con la protección y conservación de todos los activos institucionales, pudiéndose afectar económicamente a la Institución, así como la información financiera, reflejando montos de propiedad, planta y equipo que podrían no reflejar la realidad económica de la propiedad, planta y equipo.

2.11. Por otro lado, como se mencionó anteriormente, el Departamento Financiero a través de la Sección de Contabilidad de Costos, tienen dentro de sus funciones la administración y operación del sistema de activos fijos, contabilidad de costos, maquinaria y equipo de la Institución.

2.12. Pero adicionalmente, existe responsabilidad por parte de las jefaturas y de los funcionarios en general, con respecto a la protección y custodia del patrimonio institucional que se encuentra bajo su custodia o administración.

2.13. EL artículo 38 del Reglamento Autónomo de Trabajo de JAPDEVA establece como funciones de las jefaturas: “(b) Vigilar que los edificios, las instalaciones, las máquinas, enseres, herramientas y demás objetos de servicio de su departamento, se hallen siempre en perfecto estado y que sean bien cuidados y atendidos” y (e) “Practicar periódicamente revisión o inventario de los instrumentos, herramientas y objetos de las Institución que tengan en uso los trabajadores de su Departamento”.

2.14. De igual manera el Reglamento para el Registro y Control de Bienes establece claramente las responsabilidades de las jefaturas en la administración de los activos de la institución.

2.15. De modo que la responsabilidad de los activos fijos de la institución recae sobre el Departamento Financiero y titulares subordinados de la institución, pero es el primero el encargado de ejercer el control y verificación de dichos activos.

2.16. Este tema de las responsabilidades de las jefaturas con respecto a los activos fijos fue abarcado por la Auditoría General en su informe AG-EE-001-2020 denominado “Estudio especial sobre la devolución de activos por parte de los funcionarios que se retiraron de la institución según la Ley N°9764” y en el que se le giraron las recomendaciones 4.1 y 4.4 a la Gerencia General que se mencionan a continuación:









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“4.1. Dar a conocer a nivel institucional, las directrices emitidas por la Administración Superior en el manejo, custodia, entrega y devolución de los activos fijos en JAPDEVA. Adicionalmente, modificar esas directrices en el sentido de que existan formularios uniformes, detallados que cumplan con las normas básicas de comunicación de la información. 4.2. Instruir a la Gerencias, Portuaria y de Desarrollo, para que soliciten a los titulares subordinados, el cumplimiento a lo dispuesto en el Reglamento para el registro y control de bienes de JAPDEVA, se complete el formulario de devolución de activos (indicada en la recomendación 4.2) y se envíe a la Dirección Administrativa Financiera. En caso de incumplimiento de los titulares subordinados en la presentación de los respectivos formularios, se deberá iniciar inmediatamente los procedimientos administrativos ante el órgano competente.”

Diferencias encontradas entre el registro auxiliar de activos fijos y el saldo contable

2.17. Se determinó que al 30 de noviembre del 2020, la información financiera relacionada con los activos de propiedad, planta y equipo presentan la siguientes situaciones:

El reporte facilitado por la Jefatura del Departamento Financiero como registro auxiliar de activos de propiedad, planta y equipo mantiene una diferencia, con el saldo según contabilidad a esa misma fecha, de ¢10.632.890,02 (diez millones seiscientos treinta y dos mil ochocientos noventa colones con dos céntimos), según se detalla en el Anexo N° 1.

Al respecto, la Jefatura del Departamento Financiero indicó a esta Auditoría de manera verbal, el 22 de diciembre del 2020, que identificó el origen de la diferencia en la conciliación, por lo que para el próximo cierre contable se estaría realizando el ajuste correspondiente.

2.18. Durante la revisión de la documentación y reportes relacionados se detectaron las siguientes situaciones:

Los diferentes reportes que genera el Sistema de Activos Fijos no son congruentes entre sí, con respecto a la cantidad de activos fijos institucionales. Para ilustrar lo indicado, se muestra la siguiente tabla:









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Tabla 2.1 Cantidad de activos asignados por listado al 30 de noviembre del 2020

Nombre del listado Cantidad de activos

Activos por fecha de ingreso 27930

Activos por cuenta contable* 28128

Activos por orden alfabético 27938

Activos por grupos 27937

Fuente: Elaboración propia con información del SIAF.

(*) En esta opción el Módulo de Activos Fijos no tiene la opción para escoger el estado asignado

Se presentan casos en el registro auxiliar de activos fijos en donde el monto está conformado por una gran cantidad de dígitos, por lo que el reporte lo presenta ilegible (con asteriscos), aunque la suma de los totales si están correctos. Los datos faltantes se incluyeron de manera manual en el archivo Excel preparado por la Auditoría, para efectuar los análisis correspondientes.

Adicionalmente se detectó que existen activos que fueron retirados del sistema de activos fijos en más de una ocasión, mismos que afectan (con sus duplicaciones) el saldo contable en ¢11.420.567,69.

2.19. El artículo 8 de la Ley General de Control Interno explica que:

“Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.”

2.20. Por su parte el artículo 15 de la misma Ley, establece que el jerarca y de

los titulares subordinados tienen los siguientes deberes en las actividades de control:









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“[…] iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente. iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido. v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de aplicación.”

2.21. Asimismo las Normas de Control Interno para el Sector Público (NCISP)

establecen en el artículo 4.4.3 que:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados.”

2.22. Las mismas normas indican en el artículo 5.6 lo siguiente:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo.”

2.23. La anterior situación obedece, según explicó la Jefatura del Departamento

Financiero a esta Auditoría, que son problemas de diseño de SIAFJ, mismas que deben reportarse al Departamento de Informática como incidentes para una pronta corrección.

2.24. Las diferencias encontradas, así como las situaciones adicionales detectadas, generan incertidumbre de que la información de los registros auxiliares de los activos de propiedad, planta y equipo y el saldo contable no sean confiables para una adecuada toma de decisiones.









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2.25. Asimismo, a partir de las diferencias encontradas entre el registro auxiliar y

el saldo contable, podría no presentarse razonablemente la información financiera correspondiente a la propiedad, planta y equipo.

Diferencias encontradas en la depreciación de activos

2.26. Esta Auditoría procedió a realizar el cálculo de depreciación acumulada correspondiente al costo original de la totalidad de activos de planta y equipo provenientes del listado de activos por fecha de ingreso (generado del Módulo de Activos Fijos el 15 de diciembre 2020). Es importante aclarar que el método utilizado por la institución para el cálculo de depreciación es el de Línea Recta.

2.27. Como resultado del recalculo realizado, se presenta una diferencia de ¢138.897.749,95 (ciento treinta y ocho millones ochocientos noventa y siete mil setecientos cuarenta y nueve colones con noventa y cinco céntimos) con respecto a la información de depreciación acumulada costo original calculada por el SIAFJ.

2.28. Por otra parte, realizamos una serie de revisiones con la finalidad de

verificar la congruencia de la información contenida en el registro auxiliar, encontrando las siguientes situaciones:

Esta Auditoría detectó que a las Grúas Portacontenedores Luisa y Glenda, ubicadas en el Puerto de Moín, se les asignó una Vida Útil de 60 meses (5 años), mientras que el Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la renta establece como mínimo 180 meses (15 años). De igual manera el Ing. Rolando Latouche Castro, Jefe de Maquinaria y Equipo, indicó a esta Auditoría, mediante correo electrónico del 01 de setiembre del 2020, que la vida útil operativa de estos equipos es de 15 años.

Por otra parte, se evidenció que existen 488 activos con costo de revaluación, pero que no muestran el monto correspondiente por concepto de depreciación acumulada por revaluación.

Además se detectó que seis activos no muestran depreciación acumulada en el costo original a pesar de que cuentan con un monto asignado en el costo original.









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Con respecto a las mejoras, se detectó que cuatro (4) activos muestran valores en el costo de mejora pero ninguno de ellos muestra valor en la respectiva depreciación acumulada.

Con relación al activo número 09-000159 (Remolcador Pablo Presbere), se observa que en el Listado de activos por Fecha de Adquisición obtenido del SIAFJ, se le asignó una vida útil de 180 meses, pero inmediatamente se muestra que tiene una Vida Útil Restante de 217 meses.

La grúa portacontenedores marca Liebheer (número de activo 09-000188), la cual fue adquirida en el año 2001, se le asignó una vida útil de 120 meses a nivel de sistema; sin embargo, al 15 de diciembre 2020 según el reporte o listado de activos, se indica como vida útil restante un mes. Contablemente, este equipo se debió depreciar completamente al año 2011, momento en que cumplió los 10 años o 120 meses de vida útil asignado.

No se observa consistencia en la cantidad de meses de vida útil de las edificaciones que presentan características similares, tal como se puede observar en la Tabla 2.2:

Tabla 2.2

Activos con características similares pero vida útil diferente

Número de activo Nombre Vida útil SIAFJ(meses)

34-000003 Edificio Gerencia Portuaria 408

34-000012 Edificio Central JAPDEVA 816

34-000023 Edificio Zona Portuaria Moín 360

03-000001 Edificio e instalaciones CENFOCAP 420

03-000008 Construcción Módulos Guardería 940

Fuente: Elaboración propia con datos del SIAFJ

2.29. Al realizar una revisión de la depreciación acumulada en el costo original de

las Grúas Portacontenedores Glenda y Luisa de la Terminal Gastón Kogan, con fecha de corte al 31 de marzo 2020, las mismas presentan diferencias en la depreciación acumulada de costo original de ¢313.323.546,81. Al revisar el historial de movimientos del activo 09-000309 (Grúa Portacontenedores Luisa), obtenido del sistema SIAFJ, se observa que el sistema registra de manera correcta 15 movimientos de ¢78.330.886,70









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correspondiente a la depreciación mensual del activo, pero de manera errónea suma ¢1.488.286.847.30 de depreciación acumulada cuando lo correcto es ¢1.174.963.300,50. Igual situación sucede con el activo # 09-000310 denominado Grúa Portacontenedores Glenda. Al respecto, la Jefatura del Departamento Financiero Contable explicó que esta situación acontece debido a que el SIAFJ no realiza históricos al momento de generar los listados, por lo que la información incluye el monto de depreciación acumulada al último mes de cierre contable realizado.

2.30. Lo anterior infringe los artículos 8 y 15 de la Ley General del Control Interno, además de los artículos 4.4.3 y 5.6 de las NCISP, mismos que se detallaron líneas arriba.

2.31. Las situaciones detectadas se dan debido a problemas en la puesta en marcha del SIAFJ, específicamente el módulo de activos fijos, pero además se debe a la falta de controles periódicos por parte del Departamento Financiero para detectar estas diferencias o errores.

2.32. Como consecuencia de lo anterior, los valores de depreciación acumulada

podrían no reflejar adecuada, ni razonablemente el desgaste de los activos a los largo de su vida útil en los estados financieros de la institución.

Deficiencias detectadas en el proceso y control interno de los activos retirados

2.33. Como resultado de una revisión realizada por esta Auditoría de una muestra de registros contables de activos que se retiraron entre el 01 de enero 2019 y el 31 de marzo del 2020, se detectó que ningún activo retirado cuenta con el avalúo respectivo, ni la autorización del Máximo Jerarca o Gerente respectivo.

2.34. Dentro de los expedientes de activos retirados, que lleva el encargado de Activos Fijos, se pudo obtener una boleta o formulario que utiliza la Administración para documentar la baja de los activos. Sin embargo, este formulario presenta en el espacio correspondiente para las firma de visto bueno que se consigne el nombre y firma del Jefe Dirección o Gerencia Respectiva.

2.35. Al respecto, el artículo 24 del Reglamento para el registro y control de bienes de JAPDEVA establece lo siguiente:









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“Delegación de baja de Bienes: Le corresponde al máximo jerarca, dictar la resolución final de la baja de bienes de su institución. Podrá delegar formalmente esta función siguiendo al efecto las disposiciones y observando los límites que establecen la ley General de la Administración Pública y la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos, en materia de delegación de competencias.”

2.36. De igual manera, el artículo 26 de la misma norma explica cuáles son los

requisitos necesarios para dar de baja a los bienes de la institución, tal como se muestra a continuación:

“Requisitos para la baja de bienes: para dar de baja bienes por cualquiera de los conceptos anteriormente citados, además de cumplir con las obligaciones señaladas en el artículo 13 de este Reglamento se debe cumplir con los siguientes requisitos:

(…) b) Avalúo correspondiente; (…) c) Autorización de baja por parte del máximo jerarca de la institución (Consejo Directivo) o por autorización de los gerentes, en caso de que el avalúo del bien no supere los ¢500.000.00 (quinientos mil colones, exactos); y (…).” (Lo marcado en negrita no es del original)

2.37. El Departamento Financiero Contable, recibe las boletas o formularios para dar de baja a los activos y realiza el trámite correspondiente con el visto bueno a nivel jerárquico de Dirección, sin requerir que los mismos cuenten con la autorización de la Gerencia respectiva, esto cuando el monto es menor a los ¢500.000.

2.38. En el Anexo N° 2 del presente informe se puede observar un ejemplo del Formulario utilizado para dar de baja a los activos y que es utilizado por el Departamento Financiero para realizar el trámite correspondiente en el sistema informático.

2.39. Adicionalmente, se detectó que el Módulo de Activos Fijos del SIAFJ permite que se realice más de un retiro a un mismo activo. Se comprobó que dos activos se retiraron en tres ocasiones y 42 activos se retiraron del sistema en dos ocasiones.









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2.40. En relación con lo anterior, esta Auditoría realizó una revisión de todos los movimientos contables generados por los activos retirados en más de una ocasión y se comprobó que cada vez que se realiza el retiro, el sistema contable ejecuta los asientos correspondientes. Según cálculos realizados por esta Auditoría, el monto que genera los activos retirados en más de una ocasión es de ¢11.420.567,69 (once millones cuatrocientos veinte mil quinientos sesenta y siete colones con sesenta y nueve céntimos).

2.41. Los errores que se presentan en los retiros de activos en más de una ocasión se debe: 1) por fallas del sistema informático que lo permite, 2) ausencia de controles periódicos por parte del Departamento Financiero para detectar este tipo de fallas o errores y 3) falta de cuidado de la persona encargada de realizar los retiros de activos en el sistema informático.

2.42. Estas situaciones que presenta el SIAFJ en el retiro de activos del sistema, nuevamente se infringe los artículos 8 y 15 de la Ley General del Control Interno, además de los artículos 4.4.3 y 5.6 de las NCISP, mismos que se detallaron líneas arriba.

2.43. Siguiendo el análisis de los registros contables correspondientes a los activos retirados, se observa que cada vez que se registra el retiro de un activo, se registra contablemente el valor neto del activo en la cuenta 06-04-27-00-00-400-001-001-003-008-000 denominada Superávit en Activos Excluidos, cuando lo correcto según la norma contable es que se registren de la siguiente manera:

La diferencia que resulta del costo menos la depreciación acumulada (para el costo original y mejoras), en una cuenta de pérdida o ganancia por retiro de activos, en los resultados del periodo:

Depreciación acumulada (costo y mejora) xxx

Pérdida por retiro de activo xxx

Costo original (costo y mejora) xxx

Si se acostumbra aplicar registros contables para realizar sistemáticamente el superávit por revaluación a utilidades acumuladas a lo largo de la vida útil de la revaluación, la diferencia que resulta del activo revaluado menos la depreciación acumulada revaluada, se registra como un débito a la cuenta de Superávit por revaluación. En este caso, la cuenta de superávit por revaluación deberá debitarse por el monto de superávit que mantenga el activo que se retira en la fecha de la aplicación del registro contable:









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Depreciación acumulada revaluada xxx

Superávit por revaluación xxx

Activo revaluado xxx

Si no se acostumbra aplicar registros contables para realizar sistemáticamente el superávit por revaluación a utilidades acumuladas a lo largo de la vida útil de la revaluación, se registra un débito a la cuenta de superávit por revaluación por el monto del activo revaluado (sin depreciación acumulada). El monto equivalente a la depreciación acumulada del activo revaluado al momento del retiro se registra como un crédito a utilidades acumuladas:

Depreciación acumulada revaluada xxx

Superávit por revaluación xxx

Activo revaluado xxx

Utilidades acumuladas xxx

2.44. Lo anterior tiene fundamento en las Normas Internacionales de Información

Financiera (NIIF), específicamente la Norma Internacional de Contabilidad número 16 llamada Propiedades, planta y equipo, establece en los apartados 68 y 71, que:

“68. La pérdida o ganancia surgida al dar de baja un elemento de propiedades, planta y equipo se incluirá en el resultado del periodo cuando la partida sea dada de baja en cuentas (…) 71. La pérdida o ganancia derivada de la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo se determinará como la diferencia entre el importe neto que, en su caso, se obtenga por la disposición, y el importe en libros del elemento”

2.45. De acuerdo con la documentación que se analizó respecto al registro

contable aplicado para dar de baja a los activos, la Administración Activa no tiene claridad en cuanto a la forma en que debe aplicarse el registro contable que debe efectuarse para cumplir con las disposiciones del marco de información financiera aplicable (NIIF).

2.46. En virtud de lo anterior, tanto el estado de resultados como la sección patrimonial en donde se incluyen los registros contables relacionados con la









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revaluación, presentan incorrecciones en relación con dicho marco de referencia.

Deficiencias con respecto a la revaluación de activos

2.47. En la revisión que realizó esta Auditoría a los activos que han sido revaluados, se comprobó que la última revaluación de activos de la clasificación de edificios, instalaciones y equipos portuarios se llevó a cabo en el año 2015, es decir, hace 5 años.

2.48. La Norma Internacional de Contabilidad número 16 llamada “Propiedad, Planta y Equipo”, en su párrafo 34, señala con respecto a las revaluaciones lo siguiente:

“Algunos elementos de propiedades, planta y equipo experimentan cambios significativos y volátiles en su valor razonable, por lo que necesitarán revaluaciones anuales. Tales revaluaciones frecuentes serán innecesarias para elementos de propiedades, planta y equipo con variaciones insignificantes en su valor razonable. Para éstos, pueden ser suficientes las revaluaciones hechas cada tres o cinco años.” (El subrayado no es del original).

2.49. La Jefatura del Departamento Financiero indicó que para realizar las

revaluaciones se solicita la aprobación del Consejo de Administración y que por lo general las revaluaciones se realizan en el último trimestre de cada quinquenio, por lo que a la fecha de elaboración del presente estudio aún se encontraban dentro del plazo estipulado en la norma.

2.50. Así las cosas, la Institución aún no ha realizado los avalúos que permita actualizar el valor de los elementos de propiedad, planta y equipo, para el cumplimiento oportuno de las NIIF.

2.51. Por otro lado, esta Auditoría detectó en el Listado de activos fijos que

existen activos con clasificación de herramientas y equipos de taller, mobiliario y equipo de oficina, mobiliario y equipo de recreación, equipo de servicio y seguridad y equipos de bodega que presentan un monto por concepto de revaluación. En total se contabilizan 10.004 activos fijos en esta condición.

2.52. Al respecto la NIC 16 llamada “Propiedad, planta y equipo” establecen en el apartado 29 lo siguiente:









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“29. La entidad elegirá como política contable el modelo del costo del párrafo 30 o el modelo de revaluación del párrafo 31, y aplicará esa política a todos los elementos que compongan una clase de propiedades, planta y equipo. (…) 36. Si se revalúa un elemento de propiedades, planta y equipo, todos los elementos de propiedades, planta y equipo a los que pertenezca ese activo se reavaluarán también.”

2.53. Según la Jefatura del Departamento Financiero, la presencia de activos a los cuales no les corresponde un monto de revaluación se debe a problemas en la puesta en marcha del SIAFJ.

2.54. Es importante resaltar que como se ha dicho con anterioridad, la NIC 16 sugiere que cuando se tiene información de que los elementos de propiedad, planta y equipo tienen variaciones insignificantes en su valor razonable pueden ser suficientes las revaluaciones hechas cada tres o cinco años. En relación con esta condición, los activos de propiedad, planta y equipo de la Institución clasificados en herramientas y equipos de taller, mobiliario y equipo de oficina, mobiliario y equipo de recreación, equipo de servicio y seguridad y equipos de bodega, los cuales en general tienen una vida útil asignada de diez (10) años, en caso de cumplir oportunamente con las revaluaciones de los elementos incluidos en estas categorías, tendrían al menos dos (2) revaluaciones a lo largo de su vida útil, para los 10.648 activos. Sin embargo, es probable que durante esa vida útil estas categorías de activos tengan cambios insignificantes de valor, lo que en nuestro criterio conlleva un costo beneficio muy alto al aplicarles una revaluación.

Deficiencias en la verificación física de los activos de propiedad, planta y equipo.

2.55. Esta Auditoría seleccionó una muestra de activos de propiedad, planta y equipo y procedió a verificar su existencia física. A continuación un detalle de las situaciones detectadas: Elementos de Propiedad:

En la Administración Portuaria, de los nueve terrenos que se encuentran registrados en el SIAFJ, solamente tres terrenos (números de activos 15-000002, 15-000003 y 15-000009) se encuentra









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debidamente inscrito ante el Registro Nacional y cuenta con su respectivo Plano Catastrado.

Con la descripción de los terrenos o nombre del activo que aparece en el Módulo de Activos Fijos del SIAFJ no es posible saber con exactitud a cuál terreno corresponde según la información del Registro Nacional. Importante indicar que éste Módulo cuenta con una opción en la pestaña de Registro para acceder a información de las propiedades tales como número de plano y número de finca, pero dicha información no se logra visualizar en las consultas que se realizan a los activos. La Tabla 2.3. muestra lo señalado anteriormente:

Tabla 2.3 Propiedades a nombre de JAPDEVA que no aparecen registradas en el SIAFJ

Número activo

Nombre del Activo

Registrado en SIAF

Inscrito en Registro

de la propiedad

Registro a nombre de

No. de finca

Tiene Plano

Catastrado Número de

Plano Observaciones

15-000001 TERRENOS ZONA PORTUARIA No No Sin inscribir

Sin número de finca Sí L-9-1978

Terreno Zona Portuaria Limón. No aparece registrado en el Registro de Propiedad, cuenta con Plano Catastro pero no se concluyó la inscripción

15-000002 TERRENO EN LOS BANOS Sí Sí JAPDEVA L-125711 Sí

L-0012007-1976 Ok

15-000003 TERRENO LOS COCOS 2 Sí Sí JAPDEVA L-45160 Sí

L-0620312-1986 Ok

15-000004

ACCESO DE FERROCARRILES Y FURGONES Sí

No se logra observar a cual terreno en específico se refiere

15-000005 ALMACENES SIN PAVIMENTO Sí


15-000006

ALMACENAMIENTO LIBRE PAVIMENTO Sí


15-000007

TERRENOS EXPROPIADOS ASERRADERO ASBUNG Sí L-5393

Según información de Registro de la propiedad este número de finca fue cerrado y se reunió formando la finca L-178538

15-000009

TERRENOS EXPROPIADOS DE LIMON LUMBER COMPANY LIMITED Sí Sí JAPDEVA L-5919 No No tiene

Ok. Según información suministrada corresponde al Terreno contiguo al Río Limoncito (1040,16m2). El Plano Catastro registrado no existe

15-000010

PATIO NUEVO ACCESO AL PUERTO DE LIMON Sí


Fuente: Elaboración propia con datos del Registro Nacional, SIAFJ y el Departamento Financiero









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Según verificaciones efectuadas en la página del Registro Nacional, existen cinco terrenos de la institución que no se encuentran registrados en el Sistema SIAFJ, mismos que se muestran en la siguiente Tabla 2.4:


Nombre del Activo

Registrado

en SIAFJ

Inscrito en

Registro Nacional

Registro a nombre

de No. de finca

Tiene Plano Catastrado

Número de Plano

Terreno Transportes Cont Cruz Roja (1429,90m2) No No

Sin inscribir

Sin número de finca Sí L-77240-1992

Terreno Oficina San José (855,97m2) No Sí JAPDEVA

SJ-297234 No No se indica

Terreno contiguo al Río Limoncito (169,59m2) No Sí JAPDEVA L-65317 Sí

L-0224643-1994

Terreno expansión portuaria No Sí JAPDEVA L-5324 Sí

L-0964828-1991

Terreno con patio, casa de aserradero, destinado a proyecto expansión portuaria en Limón a cargao (SIC) de JAPDEVA (8724,07m2) No Sí JAPDEVA L-178538 Sí L-964829-1991


De los seis terrenos que se observan en la Tabla 2.4, tres cuentan con plano catastrado y el respectivo registro del bien inmueble. De los restantes dos terrenos, uno cuenta con plano catastro pero no se realizó el debido registro del bien, mientras que el otro si se encuentra registrado, pero no se logró obtener información del plano catastrado.

Por su parte, la Administración de Desarrollo tiene registrado en el SIAFJ cinco terrenos o propiedades, pero solamente se logró obtener información del Registro de la Propiedad a tres de ellos, tal como se muestra a continuación:









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Número activo Nombre del Activo

Registrado en SIAF

Inscrito en Registro de la propiedad

Registro a nombre de

No. de finca

Tiene Plano Catastrado

Número de Plano

15-000001 TERRENO Sí



15-000004 TERRENO PARA TECHOS INDUSTRIALES

Sí Sí JAPDEVA L-86098 Sí

L-0543157-1999

Sí Sí JAPDEVA L-86097 Sí

L-0543156-1999

15-000005 TERRENO Sí Sí JAPDEVA L-16656 Sí

L-0002385-1971

Terreno Canales del Norte Sí JAPDEVA L-96658 Sí

L-0000001-1977


Cabe resaltar lo acontecido con el terreno para techos industriales, con número de activo 15-000004, en el cual se registraron de manera conjunta en el SIAFJ las dos propiedades que cuenta JAPDEVA en el sector de Zona Franca, Liverpool, cuando lo correcto es que se registraran de manera independiente.

Elementos de Planta:

En el listado o reporte de activos generado en el SIAFJ, se observan 73 activos correspondientes a la cuenta Edificios, pero al realizar una comparación con la información de los avalúos realizados en el año 2010 se observa que en Puerto Limón cuentan con 34 edificaciones, Puerto Moín con 57 y en San José con uno para un total de 92 edificaciones.

En la cuenta de edificios se observa que existen activos que no corresponden a esa clasificación, mismos que se detallan en la Tabla 2.6:

Tabla 2.6 Activos fijos que no corresponden a edificios

Número de Activo Nombre del activo

03-000009 Instalación de una puerta 0.84 x 2,36

03-000012 Puerta de aluminio con vidrio claro

03-000013 Puerta de aluminio con vidrio









30

Número de Activo Nombre del activo

03-000014 Puerta de vidrio para marco aluminio

03-000015 Puerta de vidrio para marco aluminio

03-000016 Licencia CITRIX

03-000017 Puerta a base de marco de aluminio

03-000018 Puerta base de marco de aluminio bronce

03-000019 Puerta a base de marco de aluminio

03-000038 Toldo de 36 metros x 24 de lonaflex

Fuente: Elaboración propia con información del SIAFJ

Según la tabla anterior, Las puertas no son activos tipo edificio, ya que estas forman parte de un conjunto de componentes de la edificación. Las puertas que se reemplazan por daño o remodelación son gastos por mantenimiento. Por su parte, la Licencia Citrix corresponde a un sistema informático y los toldos de lona no corresponden a una categoría de edificios.

Elementos de Equipos:

Esta Auditoría inspeccionó 60 activos con clasificación de equipos, pero solamente se evidenció la existencia de 10 activos en diferentes ubicaciones de la institución. Con respecto a estos activos localizados, identificamos las siguientes situaciones:

a. Uno se encuentra en estado inservible, que corresponde al activo 09-000221 Montacargas Clark #435-168. El resto se encuentra en buenas condiciones.

b. Cuatro no cuentan con la respectiva placa metálica de identificación.

c. Dos se encuentran mal codificados en cuanto al centro de costos, ya que se fueron localizados en otro Departamento, tal como se observa en la Tabla 2.7:

Tabla 2.7

Activos localizados en diferente localización a la registrada

Número de activo

Nombre del activo

Departamento según registro del SIAFJ

Departamento donde se localizó

06-021175 Persiana PVC Bodega Recursos humanos

06-021153 Persiana PVC Bodega Personal

Fuente: Elaboración propia con información del SIAFJ.









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d. Tres activos están asignados como responsables exfuncionarios de la institución, según se muestra en la Tabla 2.8:

Tabla 2.8 Activos que presentan como responsables exfuncionarios de la

institución

Número de activo

Nombre del activo Responsable según SIAF

06-021175 Persiana PVC Valerie Rosita Lemones Smith

06-021153 Persiana PVC Vilma Romero Calderón

04-001685 Escalera telescópica Douglas Pinel Ramírez

Fuente: Elaboración propia con información del SIAFJ.

e. Al realizar consulta del activo 04-001846 (Caja de metal para herramientas) en el sistema de activos fijos, se observa que este activo tiene un estado de registrado; es decir, que se encuentra en Bodega de Materiales. Pero al consultar la pestaña de asignación en el mismo sistema, se observa que este activo fue asignado a la exfuncionaria Susan Pérez García pero no se le cambió el estado. Al permanecer en estado registrado, es como si estuviera sin uso o que aún permanece en la Bodega de Materiales y por lo tanto no registra costo de depreciación acumulada. Debido a lo anterior se procedió a obtener un listado en el SIAFJ de todos los activos que se encuentren en condición o estado de registrado. Del listado se observa que 477 activos tienen esta condición.

f. El activo número 06-017131, que corresponde a una Cámara de video digital, aparece en estado registrado pero se encuentra en la oficina de la Auditoría General. Es importante indicar que este activo se contempló en el inventario realizado en enero del 2020 por este departamento, el cual fue entregado al Departamento Financiero Contable mediante oficio Au-005-2020 del 23 de enero del 2020. Otro aspecto relevante es que el costo original de este activo en el Sistema de Activos Fijos es de ¢78.875.130,00 (setenta y ocho millones ochocientos setenta y cinco mil ciento treinta colones exactos), monto que no es razonable tomando en consideración el tipo activo.









32

g. El activo 35-000001, que corresponde a una caja herramientas móvil ajustable 356-762mm 31kg capacidad, fue registrado en el código contable 100-001-004-001-009-000 (Maquinaria y Equipo De Taller-Activos revaluados). Este activo tiene como fecha de adquisición 12 de mayo del 2011 y se puede observar en la columna de costo revaluado que la misma está en cero, hecho que indica que el activo no ha sido revaluado, por lo que no debería encontrarse en esa clasificación.

h. Al realizar una revisión de activos similares al mencionado anteriormente, por fecha de adquisición y número de placa, se comprobó que la institución adquirió tres cajas de herramientas con características idénticas, pero estas fueron registradas en el Código Contable 100-001-002-001-006-000 (Maquinaria y Equipo de Taller-Activos Depreciables), por lo que el activo 35-000001 se registró de manera incorrecta. En la Tabla 2.9 se observa lo indicado anteriormente:

Tabla 2.9

Caja de herramientas adquirida en la misma fecha pero registrada de manera incorrecta

Número de activo Nombre del activo

Fecha adquisición

Costo original

04-001604 Caja herramientas móvil ajustable 356-762mm 31kg capacidad 12/05/2011 ¢153,561.35


04-001641 Caja ajustable móvil 356-762mm 12/05/2011 ¢153,561.35


Fuente: Elaboración propia con información del SIAFJ

i. Otros equipos que se encuentran registrados en una clasificación incorrecta se muestra en el Anexo N° 3 del presente documento.

2.56. El artículo 4.3 de las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen lo siguiente:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección,









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custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual. (…)” (la negrita no es del original)

2.57. El artículo 4.4.5 de la misma Norma indica lo siguiente:

“Verificaciones y conciliaciones periódicas: La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.”

2.58. La situación descrita anteriormente se debe a que el inventario de activos

fijos se encuentra desactualizado y muchos de los equipos o herramientas de trabajo en realidad ya no existen (de manera física) ya que fueron adquiridos hace muchos años, pero aún siguen apareciendo en el Listado de activos fijos, o bien, se han extraviado de algún modo.

2.59. Como consecuencia de lo anterior, así como de todos los hallazgos mencionados a lo largo de este documento, es que no se puede tener certeza razonable con respecto a la información que administra el registro auxiliar de propiedad, planta y equipo con respecto a afirmaciones como integridad, exactitud, clasificación, entre otras; así como respecto a afirmaciones como existencia, derechos, integridad y exactitud en los saldos contables al cierre del periodo.

3. CONCLUSIONES

3.1. El Departamento Financiero no cuenta con manuales de procedimientos actualizados que documenten adecuadamente los procesos que realiza hoy día; y carece de procedimientos relacionados con la protección y conservación de los activos institucionales.

3.2. La información que mantiene el SIAFJ correspondiente a los activos de

propiedad, planta y equipo, no contiene datos actualizados relacionados con los funcionarios responsables de administrar los activos que son









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propiedad de la institución; en virtud que no se ha asignado formalmente a los funcionarios que los están utilizando.

3.3. El Departamento Financiero carece de la definición de objetivos y metas a

obtener a partir de los procesos a cargo del departamento, así como de una cultura de administración de riesgos relacionados con tales procesos, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley General de Control Interno.

3.4. Existe una diferencia entre el registro auxiliar y el saldo contable de la

cuenta de propiedad, planta y equipo por un monto de ¢10.632.890,02.

3.5. Como resultado comparar el cálculo de la depreciación acumulada de costo original del SIAFJ con el recálculo realizado por esta Auditoría General resulta una diferencia de ¢138.897.749,95.

3.6. Con respecto a las revaluaciones y mejoras, no es posible realizar verificaciones o recálculos en relación con sus respectivas depreciaciones, en virtud que ninguno de los reportes o listados, ni el sistema tiene las vidas útiles asignadas a cada revaluación o mejora.

3.7. No hay consistencia en la asignación de los periodos de vida útil de los

activos propiedad, planta y equipo, ni se cumple con los plazos de vida útil estipulados por el Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta.

3.8. Los listados que se generan en el Módulo de Activos Fijos del SIAFJ presentan las depreciaciones acumuladas con respecto al último mes de cierre y no con la fecha de corte que el usuario solicita la generación de dichos listados.

3.9. Se retiraron activos en el periodo de estudio que no cumplieron con los

requisitos de contar con un avalúo del bien, ni con la autorización de la Gerencia respectiva; o en su defecto, por parte del Consejo de Administración, tal como lo establece la normativa específica.

3.10. El Módulo de Activos Fijos del SIAFJ permite que se realice más de un

retiro a un mismo activo, lo cual genera incorrecciones en el saldo contable, que a su vez genera diferencias con el registro auxiliar de activos de propiedad, planta y equipo.









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3.11. La forma en que se registran contablemente los activos retirados, ocasiona que tanto el estado de resultados como la sección patrimonial en donde se incluyen los registros contables relacionados con la revaluación, presenten incorrecciones.

3.12. La última revaluación de activos de tipo edificios, instalaciones y equipos

portuarios se llevó a cabo en el año 2015. De conformidad con las NIIF, corresponde realizar la revaluación de los elementos de propiedad, planta y equipo próximamente.

3.13. Se evidenció que una importante cantidad de activos de equipo (al menos

10.004 activos), en las clasificaciones de herramientas y equipos de taller, mobiliario y equipo de oficina, mobiliario y equipo de recreación, equipo de servicio y seguridad y equipos de bodega, presentan un monto por concepto de revaluación, sin que se cuente con un argumento suficiente y adecuado de que la requieran.

3.14. De los nueve terrenos de la Administración Portuaria que se encuentran

registrados en el SIAFJ, solamente tres de ellos se encuentran debidamente inscritos ante el Registro Nacional y cuenta con su respectivo Plano Catastrado.

3.15. Cinco terrenos que pertenecen y están siendo utilizados por la institución,

no se encuentran registrados en el Sistema SIAFJ. Dos de esos terrenos solamente cuentan con plano catastrado que no se han inscrito formalmente a nombre de JAPDEVA ante el Registro Nacional.

3.16. El Módulo de Activos Fijos, en la pestaña de Registro, cuenta con una opción para ingresar información relacionada con los terrenos de la institución como número de finca y plano catastrado, pero esa información no puede ser verificada desde la pestaña de Consulta del mismo módulo y no forma parte de la información que se obtiene al realizar una Consulta de Activo de manera individual.

3.17. El listado o reporte de activos generado en el SIAFJ incluye 73 activos correspondientes a la cuenta de edificios, mientras que en la información de los avalúos realizados en el año 2010 se detalla un total de 92 edificaciones.









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3.18. Como parte de los elementos de propiedad, planta y equipo con clasificación de edificio, se incluyen activos que no corresponden con dicha agrupación.

3.19. Muchos de los activos que se detallan en el registro auxiliar de activos no

se localizan físicamente; y de los que se pueden localizar, algunos de ellos carecen de una identificación (número de activo), presentan un centro de costos que no corresponde con su ubicación física, o bien se encuentran asignados a exfuncionarios de la Institución.

3.20. Existe un gran número de activos que tienen condición de registrado, pero los mismos ya fueron entregados formalmente, ocasionando que a nivel de sistema no haya un registro por depreciación acumulada de estos activos.

3.21. El costo original registrado del activo número 06-017131, que corresponde

a una Cámara de video digital registrada a la Auditoría General, es de ¢78.875.130,00, valor que no es razonable tomando en consideración el tipo de activo.

3.22. Existen activos que aunque nunca han sido revaluados, se clasificaron en

cuentas de corresponden a activos revaluados; y otros que se encuentran registrados en las cuentas contables que no corresponden.

4. RECOMENDACIONES

Al Consejo de Administración

4.1. En virtud de la importancia de los resultados presentados en este informe con respecto a la propiedad, planta y equipo al 31 de marzo del 2020, es requerido que en el seno del Consejo de Administración; se le instruya a la Presidencia Ejecutiva para que presente un plan de implementación de las recomendaciones incluidas en el presente informe, que involucre a cada una de las instancias a las cuales van dirigidas las respectivas recomendaciones.

4.2. Instruir a la Presidencia Ejecutiva y Gerencia General, para que se finalice con el inventario general de activos propiedad, planta y equipo, tanto en la Administración Portuaria como en la de Desarrollo, incluyendo la persona responsable de cada activo. Los resultados obtenidos de esta toma física, servirán para actualizar la información









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que se encuentra el Módulo de Activos Fijos del SIAFJ, después de haberla conciliado de acuerdo con la recomendación 4.4. de presente informe (Conclusiones 3.2 y 3.19)

A la Presidencia Ejecutiva

4.3. Instruir a la Gerencia General la conformación de un equipo de trabajo (Departamento Financiero, Sección de Contabilidad, Departamento de Informática, entre otros) para que realice lo siguiente:

Se identifiquen aquellos registros contables que corresponden a activos retirados más de una vez.

Se defina cual es la descripción adecuada de los activos que es difícil identificar.

Se ajuste la diferencia que existe entre los saldos contables y el registro auxiliar de activos de propiedad, planta y equipo.

Para lo anterior, también debe considerarse la presentación de un informe ante el Consejo de Administración para que se analice y aprueben los ajustes contables requeridos en cada uno de los casos citados (Conclusiones 3.4 y 3.5).

4.4. Asimismo, tomando en consideración las situaciones identificadas con respecto a la imposibilidad de analizar las depreciaciones acumuladas de las mejoras y revaluaciones, se requiere que el equipo de trabajo que se indica en el punto anterior, analice e implemente la manera en que se pueda extraer del SIAFJ la información suficiente y adecuada en relación con las vidas útiles, y se comprueben periódicamente los montos acumulados en los estados financieros por ese concepto. También deberá considerarse la presentación de un informe ante el Consejo de Administración para que se analicen y aprueben los eventuales ajustes contables que surjan a raíz de la implementación de esta recomendación (Conclusión 3.6).

4.5. Instruir a la Gerencia General para que le solicite al equipo de trabajo, conformado a partir de la recomendación 4.4., una verificación de que las vidas útiles asignadas en las diferentes categorías de activos de propiedad, planta y equipo son adecuadas. En los casos en que se determinen errores en dicha asignación, se elabore y presente un informe detallado ante el Consejo de Administración para el respectivo









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análisis y aprobación de los eventuales ajustes contables que se deban aplicar (Conclusión 3.7).

4.6. Instruir a la Gerencia General, Gerencia Portuaria y Gerencia Administración de Desarrollo, con apoyo en el Departamento Legal, para que recopilen y actualicen la información relacionada con los terrenos o propiedades y edificios que se encuentran administradas por la Institución; y conjuntamente con Departamento Financiero concilien esa información con la que actualmente se encuentra registrada en el Módulo de activos fijos, de manera que se determinen cuáles deben ser incluidos y cuáles excluidos de los registros contables, así como la corrección de la descripción de cada uno para facilitar su identificación. A partir del ejercicio anterior, se requiere de la elaboración y presentación de un informe detallado ante el Consejo de Administración para el respectivo análisis y aprobación de los eventuales ajustes contables que se deban aplicar de conformidad con el marco de información financiera aplicable (Conclusiones 3.14, 3.15 y 3.17).

4.7. Girar instrucciones a la Gerencia General, Gerencia Portuaria y

Gerencia de Desarrollo, con apoyo del Departamento Legal, para que realicen las acciones necesarias con el propósito de que todas las propiedades de la institución cuenten con su respectivo plano catastro y se encuentren inscritas formalmente en el Registro Nacional (Conclusión 3.14 y 3.15).

A la Gerencia General

4.8. Instruir a la Dirección de Ingeniería Portuaria, la División de Maquinaria y Equipo y al Departamento de Marino y Grúa para que presenten próximamente, los avalúos de equipos, instalaciones y edificios de la institución; y trasladen la información a la Dirección Administrativa Financiera para realizar la actualización de los valores de revaluación en los estados financieros de la Institución (Conclusión 3.12).

A la Dirección Administrativa Financiera

4.9. Instruir a la División Financiera Contable para que conjuntamente con el Departamento Financiero y el Departamento de Planificación (encargado a nivel institucional del control interno), se elaboren las políticas, objetivos y metas, SEVRI y autoevaluación de control interno









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del Departamento Financiero de acuerdo a lo indicado en la Ley General de Control Interno (Conclusión 3.3).

4.10. Instruir a la División Financiera Contable para que conjuntamente con el Departamento Financiero actualicen el Manual de Procedimientos del proceso de Registro y Control de Activos Fijos, de manera que se documente adecuadamente las actividades a realizar, las funciones y responsabilidades de los funcionarios encargados, así como los formularios, herramientas, plantillas, entre otros a utilizar; de manera que se garantice la protección y conservación de los activos de propiedad, planta y equipo (Conclusión 3.1).

4.11. Solicitar un informe a la División Financiera Contable y Departamento

Financiero de los activos que han sido retirados y que no cumplieron con los requisitos de contar con un avalúo del bien y la respectiva aprobación, ya sea de la Gerencia respectiva o el Consejo de Administración, tal como lo establece la normativa específica. (Conclusión 3.9).

4.12. Instruir a la División Financiera Contable para que en coordinación con

el Departamento Financiero y la Sección de Contabilidad, procedan a analizar cada uno de los registros contables correspondientes a los retiros de activos de propiedad, planta y equipo que duplicaron o triplicaron; y procedan a realizar la reversión de tales asientos contables (Conclusión 3.10).

4.13. Instruir a la División Financiera Contable para que en coordinación con Departamento de Informática y el Departamento Financiero, analicen y realicen los cambios pertinentes en el SIAFJ de manera que no permita el retiro de activos en más de una ocasión, ni la duplicación de los registros contables, ya sea por retiro o inclusión de activos (Conclusión 3.10).

4.14. Instruir a la División Financiera Contable para que en coordinación con el Departamento Financiero y la Sección de Contabilidad, revisen cada uno de los registros contables aplicados por concepto de retiros de activos; y procedan a realizar los ajustes contables necesarios para la corrección del tratamiento contable (Conclusión 3.11).

4.15. Analizar la revaluación de los activos de equipo que se encuentran en

las clasificaciones de herramientas y equipos de taller, mobiliario y









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equipo de oficina, mobiliario y equipo de recreación, equipo de servicio y seguridad y equipos de bodega, en cuanto a los argumentos que le dieron origen a dichas revaluaciones, la validez de la metodología utilizada y la conveniencia de utilizar el método de revaluación para su medición posterior y no el método del costo, considerando la relación de costo beneficio. En caso de que se concluya que a criterio de la Institución estas categorías de activos de propiedad, planta y equipo (o algunas de ellas) no deban revaluarse, se deberá elaborar y presentar un informe detallado ante el Consejo de Administración para respectivo análisis y aprobación del(de los) ajuste(s) contable(s) que se deba(n) aplicar (Conclusión 3.13).

4.16. Instruir a la División Financiera Contable para que en coordinación con el Departamento Financiero analice cada uno de los 477 activos que se encuentran en estado registrado y determine si deben cambiarse a un estado de asignado, previa verificación de salida de la Bodega de Materiales. (Conclusión 3.20)

4.17. Instruir a la División Financiera Contable para que conjuntamente con el Departamento Financiero, Sección de Contabilidad y Departamento de Informática analicen los elementos de propiedad, planta y equipo que se presentan categorizados como activos revaluados contablemente pero que no tienen revaluación, y proponer el(los) ajuste(s) contable(s) o en los sistemas de información que permitan incluirlos en una categoría que refleje adecuadamente su naturaleza contable (Conclusión 3.22)

4.18. Instruir a la División Financiera Contable para que en coordinación con Departamento de Informática y el Departamento Financiero, analicen y realicen los cambios pertinentes en el SIAFJ para que en el Módulo de Activos Fijos, específicamente en la pestaña de Consulta, se pueda contar con la opción de visualizar la información de los terrenos, misma que se genera en la pestaña de Registro del mismo Módulo (Conclusión 3.16).

4.19. Instruir a la División Financiera Contable para que en coordinación con Departamento de Informática y el Departamento Financiero, analicen y realicen los cambios pertinentes en el SIAFJ para que cuando se generen listados de activos fijos con una fecha de corte específica, el sistema realice los cálculos necesarios en las depreciaciones acumuladas según la fecha solicitada (Conclusión 3.8).









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A la División Financiera Contable

4.20. Instruir al Departamento Financiero que realice la reclasificación de aquellos elementos de propiedad, planta y equipo que han sido clasificados como edificio, cuando no corresponden a esa clasificación. Esta reclasificación implica analizar si se han capitalizado desembolsos que corresponden a gastos (de mantenimiento, por ejemplo) y proceder con el ajuste respectivo con efecto en resultados u otro resultado integral según corresponda, tales como puertas o toldos y otros (Conclusión 3.18).

4.21. Instruir al Encargado de la Bodega de Materiales, para que una vez

realizado la actualización del inventario general de activos fijos, ejecute verificaciones periódicas de la existencia de los bienes inventariados, conforme el artículo 10 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de JAPDEVA.

4.22. Instruir al Departamento Financiero para que realice las gestiones

necesarias a fin de que se registre de manera correcta el valor de costo original del activo número 06-017131, que corresponde a una Cámara de video digital, asimismo registrar en la cuenta correcta el activo 35-000001, que corresponde a una CAJA HERRAMIENTAS MOVIL AJUSTABLE 356-762mm 31kg CAPACIDAD (Conclusión 3.21).

Cordialmente,

Ing. Freddy Meza Alvarado Lic. Mainor Segura Bejarano Auditor Designado Auditor General a.i.

Copia: Archivo









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ANEXOS









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ANEXO 1









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ANEXO 2 Formulario utilizado para dar de baja a los activos fijos









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ANEXO 3 Activos tipo equipos registrados de manera incorrecta

Activo

Nombre Registrado en

06-019861 Monitor LCD a color de 24" Equipo de servicio y seguridad -

activos depreciables







07-000266

Proyector multimedia Equipo de transporte - activos depreciables

11-002378

Cabezal portuario marca capacity, modelo tj9000, traccion 4x2

Equipo de servicio y seguridad - activos depreciables

11-002379



11-002380



11-002381



11-002382



11-002383



11-002384



11-002399 Carreta portuaria marca pratt, modelo yc472




11-002402 Carreta portuaria marca Equipo de servicio y seguridad -









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Activo


pratt, modelo yc472 activos depreciables



























08-000219 Persiana vertical pvc 87 x 220 c/cenefa

Mobiliario y equipo de soda comedor - activos depreciables

08-000220 Persiana vertical pvc 174.5 x 220 c/cenefa




08-000222 Persiana vertical pvc 141 x 220 c/cenefas














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Activo




08-000226 Persiana pvc vertical de 140.5 x 220 c/ cenefa


08-000227 Persiana pvc vertical de 135 x 220 c/cenefa














08-000234 Persiana vertical pvc 135.5 x 220 c/cenefas








08-000239 Persiana vertical pvc 80 x 220 c/cenfas




08-000241 Persiana vertical pvc 92.5 x 220 c/cenefa




08-000243 Persiana vertical pvc 124.5 x 220 c/cenefas






informe no. ag-ee-009-2020 informe de auditorÍa …

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