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INFORME EJECUTIVO ANUAL
MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO
MECI VIGENCIA 2016
INTRODUCCION
Conforme a lo contemplado en la Ley 87 de 1993 artículo 5, Decreto 2145 de 1999 y artículo 2 del
Decreto 2539 del año 2000, y Circular Externa No. 003 del 2 de febrero de 2016, el Departamento
Administrativo de la Función Pública emitió las directrices, órdenes y niveles para la presentación del
Informe Ejecutivo Anual de Control Interno y de seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad
NTCGP 1000 para la vigencia 2016.
FORTALEZAS
1. CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
1.1. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
➢ Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos
Bajo la Resolución Interna No. 110 del 08 de abril de 2008 se adoptó el Manual de Ética para los
servidores públicos de la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, el cual fue
socializado mediante correo electrónico a los funcionarios de la entidad y se encuentra disponible en la
página web de la entidad.
➢ Manual de Funciones y Competencias
La Contraloría General del Departamento Norte de Santander, cuenta con Manual de Funciones y
competencias laborales, de igual forma se adoptó e implementó el Programa de Bienestar Social,
Salud Ocupacional, Inducción y Reinducción y Plan Institucional de Capacitación ejecutándose para
cada vigencia a través del plan de acción formulado para cada una de ellas.
Durante la vigencia 2016 se incorporaron los funcionarios elegidos dentro de las Convocatorias
realizadas por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil, y que acuerdo con los puntajes
obtenidos fueron nombrados y posesionados por parte de la entidad, en aras de fortalecer los
diferentes procesos de la entidad para lograr las metas propuestas dentro de su Plan Estratégico.
➢ Plan Institucional de Formación
La Contraloría General del Departamento Norte de Santander, conforme a la Resolución Interna No.
0104 del 31 de marzo de 2016 la entidad adoptó el Plan Institucional de Formación y Capacitación
para la vigencia 2016, el cual contempló entre otras temáticas las siguientes que se adelantaron
durante la vigencia:
• Proceso Auditor – consolidación del hallazgo
• Términos de las etapas procesales, la prueba, proceso de Responsabilidad Fiscal.
• Concesión de alumbrado público
• Contratación Pública
• Presupuesto Público- Finanzas Públicas y Contabilidad Pública
• Gestión Administrativa
• Cultura Organizacional
• Sistemas de Información
La Contraloría General del Departamento Norte de Santander, viene dando cumplimiento a las
directrices dispuestas por el Departamento Administrativo de la Función Pública en lo referente a la
utilización del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, que corresponde al
Sistema General de Información Administrativa del Sector Público conforme a la Ley 909 de 2004,
como herramienta tecnológica que coadyuva a las entidades en los procesos de planificación,
desarrollo y la gestión del recurso humano de las entidades del estado.
Se dispuso por parte del proceso de Talento humano de la entidad para que los servidores públicos,
registren y actualicen la información insertada en sus respectivas hojas de vida, al igual que las
declaraciones de bienes y rentas a través de este portal, también del personal contratado por parte de
esta departamental.
➢ Programa de Inducción y Reinducción
En el período transcurrido, se realizó inducción a siete (7) nuevos funcionarios vinculados a la entidad,
a quienes se les proporcionó información referente a los procesos, con el fin de que estos servidores
cuenten con las herramientas de conocimiento necesarias para un mejor desempeño laboral.
Los funcionarios de la entidad dieron cumplimiento a la Circular Externa No. 100-07-2016
emanada del DAFP, en el sentido de actualizar la declaración de bienes y rentas a más tardar el día 31
de marzo de 2016, información que debía ser registrada en el SIGEP, para lo cual se verificó por parte
de Talento Humano dicho cumplimiento, evidenciándose que en su totalidad realizó el registro
➢ Programas de Bienestar:
La entidad en cumplimiento a la Resolución No. 105 del 31 de marzo de 2016 “Por la cual se adopta
el Plan Anual de Bienestar Social Laboral para la Contraloría General del Departamento Norte de
Santander vigencia 2016”, ha dispuesto una serie de actividades encaminadas al bienestar de los
funcionarios.
Es así como se adelantó en el año 2016 las siguientes actividades de bienestar al personal:
• Entrenamiento equipo de bolas criollas
• Entrenamiento equipo de Mini tejo
• Bailoterapia, para la cual se realizaron gestiones de apoyo con la Caja de Compensación
Familiar Comfaoriente.
• Se logró apoyo técnico para el equipo de futbol de la entidad
• Se adelantó exámenes de Salud Ocupacional con GESI SALUD IPS S.A.S.
La entidad mediante Resolución No. 252 del 17 de junio de 2016 convocó a los representantes de los
empleados en el Comité de Convivencia Laboral de la Contraloría General del Departamento Norte de
Santander, en el cual tienen derecho a participar todos los funcionarios de la entidad, de acuerdo a
unos requisitos.
➢ Sistema de Evaluación de desempeño
En el período contemplado, la entidad realizó las evaluaciones de desempeño de todos los
funcionarios, tanto de los que se encuentran en carrera administrativa, como de los que superaron el
período de prueba.
1.2. Componente Direccionamiento Estratégico
1.2.1. PLANES Y PROGRAMAS
Durante la vigencia 2016 se diseñaron y adoptaron los Planes de Acción de cada uno de los procesos:
Direccionamiento Estratégico, Control Interno, Responsabilidad Fiscal, Control Fiscal, Jurisdicción
Coactiva y Sancionatorios, Participación Ciudadana, Contraloría Auxiliar, Administrativa y Financiera,
Subcontraloría y su publicación en la página web el 30 de enero de 2016 dando cumplimiento a lo
establecido en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”.
➢ Mediante Resolución No. 097 del 17 de marzo de 2016 se adoptó el Plan Estratégico de la
entidad para la vigencia 2016-2019, directriz para el cumplimiento de la misión, la visión y los
objetivos de la entidad.
El Plan traza seis (6) objetivos institucionales con los respectivos objetivos estratégicos el cual
fue publicado en la página web el 31 de marzo de 2016.
➢ Se observa la interrelación de los procesos estratégicos, misionales y de soporte, situación que
contribuye al cumplimiento de los planes y metas propuestos.
➢ La entidad realizó Actas de empalme entre la Administración de la Dra. Claudia Patricia
Rodríguez Ayala en calidad de Contralora General del Departamento Norte de Santander
vigencia 2012-2015, acción protocolizada por el Dr. Robinson Candelario Albor quien se
encontraba encargado, el cual realizó la entrega del informe de gestión y empalme que sirvió
como punto de partida para la actual administración.
➢ Mediante acta de fecha 08 de enero de 2016 el Contralor Auxiliar Dr. Robinson Candelario Albor
entrega al nuevo Contralor de la entidad Dr. Silvano Serrano Guerrero, enterándolo de los
compromisos vigentes.
➢ PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES DE LA GESTIÓN PÚBLICA Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Es una estrategia creada por la Contraloría General del Departamento Norte de Santander en la
presente vigencia, que buscar fortalecer las competencias de los servidores públicos de la ciudadanía
y la comunidad en áreas de la gestión pública como planeación, presupuesto, participación ciudadana,
control interno y control social.
Ejecutándose en tres fases así:
• DIPLOMADO
Trescientas personas (300) capacitadas en cinco (5) subregiones a través del Diplomado “Control Social a la Gestión Pública” realizándose en seis (6) módulos:
✓ Liderazgo y gestión pública
✓ Control social
✓ Mecanismos de participación ciudadana
✓ Rendición de cuentas
✓ Participación comunitaria
✓ Derechos Humanos, Paz y Resolución de Conflictos
• SEMINARIOS
Al cual asistieron Seiscientas (600) personas certificadas en seis (6) seminarios
TEMA N°
SEMINARIOS: Días MES
1 Presupuesto Público 4 Octubre
2 Contratación Administrativa 18
3 Fundamentos de Gestión Pública 22
Noviembre 4 Control: disciplinario, fiscal ambiental y
en SIA observa 29
DIPLOMADO
FECHAS OCAÑA CUCUTA PAMPLONA CHINÁCOTA SALAZAR
23 y 24 de septiembre
Liderazgo y Gestión Publica
Participación Comunitaria
mecanismos de participación
ciudadana Control Social
Rendición de Cuentas
LUIS ALFREDO JIMENEZ
JAIRO OVIEDO RICHARD PARADA MARCO ANTONIO
LIZCANO JULIETH
SANGUINO
7 y 8 de octubre
mecanismos de participación
ciudadana Control Social
Rendición de Cuentas
Derechos Humanos, Paz y Resolución de
Conflictos
Liderazgo y Gestión Publica
JOSE RAMON ESCALANTE
MARCO ANTONIO LIZCANO
JULIETH SANGUINO ANA MERCEDES FABIO TORRES
14 y 15 de octubre
Control Social Rendición de
Cuentas
Derechos Humanos, Paz y Resolución de
Conflictos
Liderazgo y Gestión Publica
Participación Comunitaria
MARCO ANTONIO LIZCANO
JULIETH SANGUINO LEIDY YAMILE LEAL
MOLINA FABIO TORRES
NESTOR MARTINEZ
21 y 22 de octubre
Rendición de Cuentas
Derechos Humanos, Paz y Resolución de
Conflictos
Liderazgo y Gestión Publica
Participación Comunitaria
mecanismos de participación
ciudadana
JULIETH SANGUINO LEIDY YAMILE LEAL MOLINA
FABIO TORRES JAIRO OVIEDO JESSICA DÍAZ
28 y 29 de octubre
Derechos Humanos, Paz y Resolución de
Conflictos
Liderazgo y Gestión Publica
Participación Comunitaria
mecanismos de participación
ciudadana Control Social
ANA MERCEDES FABIO TORRES JAIRO OVIEDO JOSE RAMON ESCALANTE
MARCO ANTONIO LIZCANO
4 y 5 de noviembre
Participación Comunitaria
mecanismos de participación
ciudadana Control Social
Rendición de Cuentas
Derechos Humanos, Paz y Resolución de
Conflictos
NESTOR MARTINEZ JOSE RAMON ESCALANTE
MARCO ANTONIO LIZCANO
JULIETH SANGUINO
LEIDY YAMILE LEAL MOLINA
5 Control Social 6 Diciembre
• CURSO DE MULTIPLICADORES
Al cual asistieron Ciento cincuenta (150) multiplicadores en tres (3) días:
TEMA N°
MULTIPLICADORES: 32 horas
Días MES
1 Ayudas pedagógicas
1
2
3
Diciembre
Se trabajó con la encuesta adelantada por Transparencia por Colombia, en lo relacionado con la
medición de las acciones de gestión y actividades estratégicas de la Contraloría del Departamento. Así
mismo se trazó y ejecuto lo establecido en la Ley 951 de 2005 y la Ley Estatutaria 1757 de 2015 en lo
pertinente con el informe de gestión y la rendición de cuentas a la comunidad en general, sobre los
logros alcanzados durante la vigencia 2016, teniendo en cuenta para ello los ejes estratégicos trazados
en el plan 2016 -0219.
➢ PLANES DE ACCION
Los Planes de Acción de los diferentes procesos para la vigencia 2016 fueron aprobados por el Comité
Directivo de la entidad el día 31 de enero, procediéndose a su publicación en la página web de la
entidad conforme a lo contemplado en el Decreto 1474 de 2011 ARTÍCULO 74. PLAN DE ACCIÓN DE
LAS ENTIDADES PÚBLICAS. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del
Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan
de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos,
las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus
proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión.
➢ PLAN ANTICORRUPCION
Con fecha 31 de enero de 2016 fue elaborado, socializado y publicado en la página web de la
entidad el Plan Anticorrupción para la presente vigencia, dando cumplimiento a lo preceptuado en el
Decreto 1474 de 2011”ARTÍCULO 73. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL
CIUDADANO. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar
anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia
contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las
medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para
mejorar la atención al ciudadano”
Este plan fue elaborado conforme a lo ordenado y su estructura está orientada en los componentes
de:
COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION COMPONENTE 2: RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES
COMPONENTE 3: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO COMPONENTE 4: RENDICIÓN DE CUENTAS
COMPONENTE 5: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Actividades Realizadas
Con fecha 31 de diciembre de 2016 se rindió el Informe del Plan Anticorrupción dentro del cual se
adelantó:
• Capacitación a los funcionarios de la entidad.
• Seguimiento y control de las investigaciones.
• Determinación de un espacio privado para la recepción de diligencias
• Mejoramiento en las condiciones de seguridad de los sitios de trabajo.
• Recepción, atención inmediata y seguimiento a las quejas de corrupción al interior
de la entidad.
• Calidad de las providencias tomadas.
1.2.2. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
La entidad siguiendo los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad, cumple las políticas de
operación establecidas mediante una estructura de operación por procesos: Estratégicos, Misionales,
de Apoyo, de Evaluación y de Mejora Continua, permitiéndole dinamizar las actividades cotidianas en
procura de brindar un mejor servicio a comunidad en general y sus partes interesadas.
En la vigencia 2016 y teniendo en cuenta el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, se
dinamizaron las actividades enmarcadas en el Mapa de Procesos contemplado:
1.2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
➢ Gestión Documental
En el mes de noviembre de 2016 la entidad implementó las tablas de retención documental y la
automatización de la Ventanilla Única de comunicaciones como parte fundamental de la gestión
documental, dando cumplimiento a los cuatro elementos cruciales de la Agenda Nacional:
A) La tendencia cero papel de Presidencia de la República.
B) Gobierno en línea y activación del Gel-T
C) Principio de Transparencia y Eficacia en la Gestión Documental de los organismos del
Estado y la Función Pública.
D) Celeridad y eficacia en la respuesta a los requerimientos de las comunidades gracias a la
automatización de las comunicaciones oficiales.
Con dicha implementación, además de fortalecer la administración del manejo de
comunicaciones oficiales, la consulta de los acervos archivísticos, patrimonio documental del
Fondo de Bienestar Social y de capacitación de la Contraloría General del Departamento Norte
de Santander, y mejorar su gestión administrativa desde una gestión documental moderna y
eficiente, el Fondo de Bienestar Social y de Capacitación de la Contraloría General del
Departamento Norte de Santander precisa mejorar aspectos de su desempeño institucional,
tales como:
• Disponer del Cuadro Maestro de documentos de gestión de la Contraloría General del
Departamento Norte de Santander debidamente codificados.
• Reducir el tiempo a la hora de consultar cualquier tipo de comunicación oficial o
documento ingresado al sistema de gestión documental.
• Rebajar los costos tanto en papel como en procesos y materiales archivístico, enmarcado
en la cultura de “Tendencia cero papel”
• Evita la perdida de documentos al registrar y construir una memoria digital inmediata a las
comunicaciones.
• Incrementar la satisfacción de los usuarios etc.
• Durante la vigencia 2016 se realizó Auditoría de seguimiento al Sistema de Gestión de
Calidad de la entidad por parte del ICONTEC, lográndose mantener la certificación
otorgada a la entidad en el año 2011.
Se trabajó con la encuesta adelantada por Transparencia por Colombia, en lo relacionado con la
medición de las acciones de gestión y actividades estratégicas de la Contraloría del
Departamento. Así mismo se trazó y ejecuto lo establecido en la Ley 951 de 2005 y la Ley
Estatutaria 1757 de 2015 en lo pertinente con el informe de gestión y la rendición de cuentas a
la comunidad en general, sobre los logros alcanzados durante la vigencia 2016, teniendo en
cuenta para ello los ejes estratégicos trazados en el plan 2016 -0219.
1.3. ADMINISTRACION DEL RIESGO
➢ La entidad en cumplimiento a las Políticas de Administración de Riesgos, descritas en el artículo
73 de la Ley 1474 de 2011, en el artículo 5 de la Ley 1757 de 2015 y en la Ley de Transparencia
y Acceso a la Información (Ley 1712 de 2014) orientadas a prevenir la corrupción, ha
identificado para la vigencia 2016 la posible ocurrencia y/o materialización de situaciones no
deseables y/o riesgo de corrupción en los diferentes procesos al interior de la entidad.
➢ Es así, que en cumplimiento de esta normativa, se realiza seguimiento y monitoreo de manera
trimestral, de lo cual se debe publicar en la página web dicho cumplimiento, donde se evidencia
la política institucional que permita minimizar la ocurrencia de cualquier acto de corrupción
➢ .Seguimiento Riesgos de Gestión
En la vigencia se realizó seguimiento a los controles establecidos en los riesgos de gestión de los
diferentes procesos así:
PROCESO RIESGO SEGUIMIENTO
Responsabilidad
Fiscal
NO determinación de la
responsabilidad fiscal y/o
administrativa sancionatoria
a que haya lugar.
El líder del proceso efectúa revisión
constante de los procesos asignados
a cada profesional, igualmente se
remite informe mensual de las
actuaciones y decisiones procesales,
siendo la evidencia los
correspondientes informes que
reposan en secretaría y en el
despacho del señor Contralor.
Comunicación y
Aislamiento de la
Se observa el trámite
correspondiente a cada denuncia
observando los resultados arrojados
en los tiempos establecidos, de igual
manera las respuestas a los quejosos
Participación
Ciudadana
comunidad con el órgano de
control y deficiente gestión
en el trámite de peticiones y
denuncias.
y/o denunciantes. Dando de esta
forma cumplimiento a lo contemplado
en el Estatuto Anticorrupción Decreto
1474 de 2011 artículo 76,
publicándose en la página web de la
entidad el estado de las denuncias
recepcionadas durante la vigencia
2016.
Gestión del Talento
Humano
Fallas en la aplicación del
procedimiento de selección
y vinculación del talento
humano de esta
departamental.
Las vinculaciones de personal de
planta a la entidad, se efectúan
siguiendo lo dispuesto en las
diferentes listas de elegibles
expedidas por la CNSC, previo
proceso de concurso.
Se verifica el cumplimiento de los
requisitos establecidos en el Manual
de Funciones cotejando los
documentos soportes.
Las certificaciones de experiencia y
estudios aportados por los
funcionarios se validan requiriendo la
información a las entidades que
emiten las constancias.
Control Interno
Incumplimiento en la
autoevaluación del sistema
de control interno y falta de
seguimiento a la gestión
realizada por la Contraloría
General del Departamento
Norte de Santander.
En la vigencia 2016 se realizó
auditorías internas de gestión a los
procesos de la entidad, cuyo
resultado arrojó los hallazgos, a los
cuales se les suscribió plan de
mejoramiento para subsanar las
debilidades detectadas.
Se estableció medidas de control por
Control Fiscal Micro
Falta de seguimiento a la
gestión realizada por los
entes sujetos de control.
parte del líder del proceso de Control
Fiscal Micro en cada una de las
etapas del proceso Auditor, cuenta
anualizada y trámite de denuncias,
tales como el visto bueno a cada una
de las solicitudes de información y
mediante memorando No. 300-05-
110 del 19 de julio de 2016 la
Contralora Auxiliar Delegada para
Auditorías les recordó a los
funcionarios que toda solicitud de
información, informes y demás que
se tramiten en esta dependencia,
deben llevar el visto bueno de la líder
del proceso.
Administrativa y
Financiera
Manejo inadecuado de los
recursos financieros de la
Contraloría General del
Departamento Norte de
Santander
Durante la vigencia 2016 la entidad
cuenta con tres (03) pólizas que
cubren: Responsabilidad Civil,
Manejo y Negocio Empresarial, de
igual manera la entidad rinde
mensualmente informes financieros a
entidades de control y a la alta
dirección
Direccionamiento
Estratégico
Incumplimiento del Plan
Estratégico de la Contraloría
General del Departamento
Norte de Santander.
A través de las diferentes acciones
de control establecidas en la entidad,
se verificó el cumplimiento a las
acciones pertinentes, para lo cual se
realiza los primeros cinco (5) días de
cada mes el Informe de Gestión de
los diferentes procesos al despacho
del Contralor, donde se plasma las
actividades realizadas.
2. MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
2.1. AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
La Contraloría General del Departamento elaboró la Estrategia de Anticorrupción, Atención al
Ciudadano y Participación Ciudadana 2016, la cual fue publicada en la página web de la entidad, con
los respectivos seguimientos realizados en los meses de abril, agosto y diciembre de 2016.
En la vigencia 2016 se realizó monitoreo a los procesos conforme a los indicadores formulados dentro
de los planes de acción de cada uno de ellos, al igual que el seguimiento de los planes de
mejoramiento y mapas de riesgos.
2.2. AUDITORIA INTERNA
La Contraloría del Departamento dentro del proceso de evaluación independiente a través de la Oficina
de Control Interno, realizó evaluación a través de las auditorías internas a los procesos de la entidad, y
al Sistema de Gestión de Calidad, detectándose deficiencias y oportunidades de mejora que se deben
corregir y controlar, para lo cual se formularon los respectivos planes de mejoramiento con el fin de
subsanar los hallazgos encontrados.
En la vigencia 2016 se realizaron las siguientes Auditorías Internas al Sistema de Gestión y Control de
esta departamental:
➢ Auditoría Interna al proceso de Direccionamiento Estratégico
➢ Auditoría Interna del proceso Direccionamiento de Talento Humano
➢ Auditoría Interna al proceso Responsabilidad Fiscal
➢ Auditoría Interna al proceso Control Fiscal Micro
➢ Auditoría Interna al proceso Participación Ciudadana
➢ Auditoría Interna al proceso Administrativa y Financiera
➢ Auditoría interna al proceso Jurisdicción Coactiva
De igual forma se adelantó Auditoría Interna al Sistema de Gestión de Calidad, en la cual se detectaron
no conformidades menores y oportunidades de mejora en los procesos, a las cuales se les dio el
tratamiento correspondiente implementando las acciones correctivas para subsanarlas.
2.3. Planes de Mejoramiento
Durante la vigencia 2016 se formularon planes de mejoramiento resultado de las Auditorías Internas de
Gestión realizadas por parte de:
PROCESO HALLAZGO
Gestión de Talento Humano 2
Responsabilidad Fiscal 1
Control Fiscal Micro 4
Participación Ciudadana 1
Administrativa y Financiera 4
Jurisdicción Coactiva 3
Administrativos 1
De acuerdo a este resultado se determinaron las acciones de mejora que permitieron subsanar los
hallazgos encontrados.
De igual forma se formularon acciones correctivas resultado de la Auditoría Interna al Sistema de
Gestión de Calidad, así:
PROCESO
NO
CONFORMIDADES
MENORES
OPORTUNIDADES
DE MEJORA
Gestión de Talento Humano 3
Direccionamiento Estratégico 1
Responsabilidad Fiscal 5 1
Control Fiscal Micro 7 2
Participación Ciudadana 1 5
Administrativa y Financiera 1 2
AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
En la vigencia 2016 la entidad fue objeto de Auditoría de Seguimiento al Sistema de Gestión de
Calidad bajo los requisitos de las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, por parte del ente
certificador ICONTEC, en la cual se detectaron cuatro (4) No Conformidades Menores, a las cuales se
les estructuró el respectivo plan de acción el cual fue aprobado.
De esta forma la entidad fue objeto del Mantenimiento de la certificación por parte de ese instituto.
EVALUACION DE LA AUDIENCIA PUBLICA DE RENDICION DE CUENTAS A LA COMUNIDAD
➢ DESARROLLO DE LA AUDIENCIA
Audiencia Pública, Consolidación y Evaluación del proceso.
A. RENDICIÓN DE CUENTAS
El 19 de diciembre de 2016 se llevó a cabo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas en las
instalaciones de la Gobernación del Departamento Norte de Santander , en la cual se dio a conocer los
resultados obtenidos de la vigencia 2015 y 2016 para cada uno de los procesos de la departamental,
la cual contó con una participación aproximada de doscientos (200) asistentes.
.
EJE TRANSVERSAL – INFORMACION Y COMUNICACIÓN
En la vigencia 2016 la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, dinamizó de manera
permanente a través de su página web las diferentes actividades enmarcadas en su rol misional,
noticias, eventos relacionados con sus políticas y servicios e información de interés general para la
comunidad nortesantandereana, informes de gestión adelantada, así como comunicación relativa a los
resultados de auditorías adelantadas, denuncias recepcionadas y trámites realizados a las mismas,
derechos de petición tramitados, planes de mejoramiento suscritos con los entes sujetos de control,
planes de acción de los procesos de la entidades, actos administrativos proferidos al interior de esta
departamental, estrategias enmarcadas en el Plan Estratégico, Plan Anticorrupción y su seguimiento
permanente.
A través de la página web de la entidad, está a disposición de la comunidad todo lo referente a PQRS,
para que se recepcionen las diferentes inquietudes, sugerencias que la ciudadanía quiera elevar, las
cuales son tratadas y resueltas conforme a lo dispuesto en el procedimiento interno elaborado para tal
fin y conforme al marco legal aplicable.
En esta vigencia se adelantaron las gestiones para la adquisición y el funcionamiento del software
ARCHIWEB, herramienta tecnológica que permite controlar, agilizar y economizar insumos (papel,
tinta, talento humano), por cuanto la información que recepciona (comunicaciones oficiales, derechos
de petición, solicitudes, PQRS) y que tiene destinatarios los diferentes procesos conforme a los
requerimientos se realiza de manera ágil, oportuna y en tiempo real, aplicándose a través de este
medio todas las normas relativas al manejo de la función archivística y de gestión documental.
DEBILIDADES
➢ La entidad viene realizando Auditorías Internas de Gestión, sin embargo estas deberían
adelantarse en conjunto con las Auditorías Internas al Sistema de Gestión de Calidad, teniendo
en cuenta la limitación de funcionarios para esta actividad.
➢ Falta de oportunidad en la entrega de la información al Proceso Administrativo y Financiero
parta la causación y elaboración de los estados contables por parte de Responsabilidad Fiscal,
en lo referente a las cuantías de los procesos que por este concepto se adelantan, al igual que
Sancionatorios y Coactivos, de manera que los estados financieros demuestren razonabilidad y
cifras por estos conceptos.
➢ La Oficina Asesora de Control Interno no cuenta con personal adecuado para adelantar las
actividades dispuestas conforme a la Ley, que permitan dar cumplimiento a los diferentes
requerimientos.
➢ Se requiere fortalecer las actividades correspondientes a la conciliación de saldos recíprocos
con los entes sujetos de control de la departamental en lo referente a las cuotas de auditaje.
➢ La información del proceso contable circula normalmente, sin embargo se requiere la
implementación de flujogramas de circularización.
➢ Se presenta debilidad en la interiorización del control como actividad que deben adelantar todos
los funcionarios de la entidad, para fortalecer su capacidad en el desarrollo de los procesos.
➢ Falta implementar a través del correo institucional y/o página web, lo referente a información del
Sistema de Gestión de Calidad en lo que respecta a formatos, registros y documentos
necesarios para su utilización y disponibilidad de los funcionarios.
RECOMENDACIONES
➢ Se sugiere dentro de la Administración del Riesgo, identificar nuevos riesgos que puedan afectar
el proceso contable y darles el tratamiento requerido.
➢ Es necesario que la entidad publique mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la
comunidad el balance general y el estado de la actividad financiera, económica, social y
ambiental.
MARÍA TERESA GARCÍA ANTOLINEZ
Asesora de Control Interno
Contraloría General del Departamento Norte de Santander