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INFORME EFICACIA DE PLANES DE MEJORAMIENTO
CIERRE VIGENCIA FISCAL 2018
BOGOTÁ D.C, FEBRERO DE 2019
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.1. Objetivo General 1.2. Objetivos Específicos
2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
3. PROCESO AUDITADO
4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES 4.1. Marco Legal
5. ASPECTOS GENERALES
5.1. Términos del Informe 5.2. Responsabilidad 5.3. Plan General de Auditoría
6. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA 6.1 Análisis del Estado de los Planes de Mejoramiento
6.1.1. Planes de Mejoramiento Cancelados 6.1.2. Planes de Mejoramiento en Desarrollo 6.1.3. Planes de Mejoramiento Finalizados 6.1.4. Planes de Mejoramiento Nuevos
6.2 Estado de los Planes de Mejoramiento de la vigencia 2018
6.3 Planes de Mejoramiento en el paso de Evaluar Eficacia 6.3.1. Planes de Mejoramiento Eficaces
6.3.1.1. Mejoras Eficaces evaluadas en auditorías internas durante la vigencia 2018
6.3.1.2. Mejoras Eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los planes de mejoramiento 2018
6.3.2. Planes de Mejoramiento No Eficaces 6.3.2.1. Mejoras No Eficaces evaluadas en auditorías internas durante la
vigencia 2018 6.3.2.1. Mejoras No Eficaces producto de la evaluación a la eficacia de
los planes de mejoramiento 2018
6.4. Comportamiento del Indicador Planes de Mejoramiento No Eficaces
7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 7.1 Aspectos Conformes 7.2 No Conformidades Reales 7.3 Oportunidades de Mejora
8. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
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INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
1.1 Objetivo General
Evaluar la eficacia de los planes de mejoramiento finalizados con corte a 31 de diciembre de 2018, mediante auditorías a las acciones implementadas en dichos planes.
1.2 Objetivos Específicos
a) Verificar en el Aplicativo SIGEPRE – Módulo Mejoras, los planes de mejoramiento
que se solicitaron y finalizaron en la vigencia 2018.
b) Comprobar que las acciones formuladas en los planes de mejoramiento fueron implementadas y eficaces para realizar el cierre definitivo.
c) Solicitar nuevo plan de mejoramiento para la mejora no eficaz. 2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La Oficina de Control Interno realizará la evaluación a las acciones implementadas de los planes de mejoramiento finalizados a 31 de Diciembre de 2018.
3. PROCESO AUDITADO Todos los Procesos de la Entidad.
4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES
4.1 Marco Legal
a) Ley 87 de 2991
b) Ley 1753 de 2015
c) Decreto 1499 de 2017
5. ASPECTOS GENERALES
5.1 Términos del Informe
Se utilizará para el presente informe, los términos y definiciones establecidas en el Manual de Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber:
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Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento. Oportunidad de Mejora – OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o actividad. Se constituye como una Recomendación.
5.2 Responsabilidad Es responsabilidad de las dependencias y/o procesos, el contenido de la información suministrada por éstas y que las acciones implementadas eliminaron las causas que dieron origen al hallazgo o evitaron que se materializara un riesgo; de igual forma que se implementaron acciones de mejoramiento continuo. La responsabilidad de la Oficina de Control Interno, es producir un informe que contenga la opinión sobre el estado de los planes de mejoramiento y la eficacia o no de los mismos.
5.3 Plan General de Auditoría Se presentó el plan general de auditoría, mediante memorando MEM19-00000323 del 11 de enero de 2019.
6. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante auditorías realizó evaluación a las acciones formuladas en los planes de mejoramiento que se cumplieron durante la vigencia 2018 por parte de los procesos y dependencias de la Entidad, las cuales se constituyen en mecanismos de control a la gestión institucional. Para el desarrollo del presente informe, se realizaron las siguientes acciones:
a) Identificación de planes de mejoramiento que finalizaron en las dependencias y/o procesos.
b) Distribución de los planes de mejoramiento finalizados a casa asesor de la Oficina de Control Interno, para su respectiva evaluación de acuerdo a las dependencias asignadas.
6.1 Análisis del Estado general de los Planes de Mejoramiento A continuación se presenta el reporte del estado de los planes de mejoramiento a la fecha, en el cual se observan 218 en Desarrollo y que estaban en el paso de Evaluar Eficacia.
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Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Estado Estado del
paso Paso actual
No Conformidad Potencial
No Conformida
d Real
Oportunidad de Mejora
Total general
Cancelada Al día Asignar Responsable de la Mejora 5 28 15 48
Asignar responsable de las mejoras 3 15 4 22
Ejecución y seguimiento 1 1 1 3
Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 3 4 4 11
Formulación 3 5 3 11
Formular el Plan de Mejoramiento 2 15 16 33
Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 5 5
Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 5 14 3 22
Revisión y Aprobación por parte de la Oficina de Control Interno 13 4 17
Validación del plan por parte del Jefe de Proceso o Área 1 7 8
Validar el Plan de Mejoramiento 2 2 4
Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1
Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 1
Total Al día 23 104 59 186
TOTAL CANCELADA 23 104 59 186
En Desarrollo
Al día Ejecución y seguimiento 1 1
Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 2 34 43 79
Formular el Plan de Mejoramiento 13 13
Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 28 95 95 218
Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 15 1 16
Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 4 1 5
Total Al día 30 162 140 332
Vencido Asignar Responsable de la Mejora 1 1
Ejecución y seguimiento 1 1
Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 1 7 9 17
Formular el Plan de Mejoramiento 3 2 5
Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 1 1
Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 1 1
Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 10 5 15
Total Vencido 1 22 18 41
TOTAL EN DESARROLLO 31 184 158 373
Finalizada Al día Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno 95 181 54 330
Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 110 286 223 619
Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 4 1 5
Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1
Total Al día 205 472 278 955
TOTAL FINALIZADA 205 472 278 955
Nueva Al día Asignar Responsable de la Mejora 1 1
Total Al día 1 1
Vencido Asignar Responsable de la Mejora 7 1 8
Total Vencido 7 1 8
TOTAL NUEVA 8 1 9
TOTAL GENERAL 259 768 496 1523
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INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
6.1.1 Planes de Mejoramiento Cancelados
De acuerdo con el reporte anterior, se observa que a la fecha se han cancelado 186 planes de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE, debido a la no utilización adecuada de los parámetros establecidos en el procedimiento Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06, cambios en la estructura de la Presidencia de la República y por la generación de nuevos planes de mejoramiento. En comparación con el año anterior, se observó un incremento del 7,5%, al pasar de 173 planes de mejoramiento cancelados en el 2017 a 186 de la vigencia 2018. La mayor cancelación de planes de mejoramiento se produce por la asociación de nuevas mejoras con la misma temática en las que se optimiza la identificación de las causas y metas, dando continuidad al tratamiento del requisito y con el fin de actualizarlas en la nueva versión del flujo de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE.
6.1.2 Planes de Mejoramiento en Desarrollo En desarrollo se encuentran 382 planes de mejoramiento, de los cuales 163 se encuentran en términos de ejecución y 32 planes de mejoramiento se encuentran vencidos frente a los tiempos establecidos en el flujo de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE de conformidad con el procedimiento de Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06, así:
Planes de Mejoramiento Vencidos No.
Código Nombre Proceso / Área organizativa
1 NCP-0269 Aprobación y convalidación de las Tablas de Valoración Documental del DAPRE
Gestión Documental
2 NCR-0241 GA - MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES
Gestión Administrativa
3 NCR-0637 GF-BS-FONDO PAZ - Identificación y gestión de los riesgos para el cumplimiento del objeto contractual
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
4 NCR-0689 AP - FONDOPAZ Procesos Misionales FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA PAZ
5 NCR-0691 AP - FONDOPAZ Publicación contractual en el SECOP
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
6 NCR-0692 AP - FONDOPAZ Suministros Zonas FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA PAZ
7 NCR-0693 AP-ACPP-Fortalecer la coordinación en la implementación de los acuerdos de paz en el marco del posconflicto
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EL
POSCONFLICTO
8 NCR-0694 AP - DSCI - Acciones correctivas para el cumplimiento de Metas en Indicadores
DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS
ILÍCITOS
9 NCR-0695 AP - DSCI - Publicación informes de supervisión en la página web de la Entidad
DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS
ILÍCITOS
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
10 NCR-0707 AP - No se están aplicando los lineamientos dispuestos por la Entidad para el registro y suscripción en Actas de Reunión
Gestión de Asuntos Políticos
11 NCR-0711 AP - Existen debilidades en el registro de información en documentos que soportan la ejecución contractual para FONDOPAZ
Gestión de Asuntos Políticos
12 NCR-0712 AP - Certificación periódica de ejecución de contrato prestación de servicios personales no fue suscrita por el supervisor competente
Gestión de Asuntos Políticos
13 NCR-0718 GF - No se cumplen con los días establecidos para el trámite de pago en FONDOPAZ
Gestión Financiera
14 NCR-0730 SA - ACPC No publicación de informes de supervisión
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA COMUNICACIONES
15 NCR-0731 SA - ACPC Extemporaneidad en la publicación de los Informes de Supervisión
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA COMUNICACIONES
16 NCR-0732 AP - FP Extemporaneidad en acta de liquidaciones contractuales
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
17 NCR-0733 SA - SP Cumplimiento de obligaciones específicas del contrato
SECRETARÍA DE PRENSA
18 NCR-0734 SA - SP Soportes documentales ejecución contractual
SECRETARÍA DE PRENSA
19 NCR-0748 AP - DAICMA Certificaciones de ejecución contractual
DIRECCION A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES
20 OM-0024 Seguimiento inventario de vehículos Gestión Administrativa
21 OM-0406 Índice de Comunicaciones Oficiales Devueltas por errores en el proceso
Atención al Usuario
22 OM-0407 RIESGO VENCIMIENTO DE LOS TERMINOS LEGALES DE LAS PSQR PLAN DE CONTINGENCIA 2017
Atención al Usuario
23 OM-0408 ACPR - Oportunidad y Calidad del Plan de Acción ACP Regiones 2018
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LAS
REGIONES
24 OM-0412 Charla direccionamiento PQRS Secretaria de Transparencia y el Grupo de Atención al Ciudadano.
Atención al Usuario
25 OM-0433 AP-CPS Valorar el riesgo de Consejería Presidencial de Seguridad
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL DE SEGURIDAD
26 OM-0437
AP - DIPP - Establecer un mecanismo de seguimiento a los aportes económicos obtenidos por Dirección de Inversión Privada para el Posconflicto
DIRECCIÓN INVERSIÓN PRIVADA PARA EL POSCONFLICTO
27 OM-0440 Modificación al aplicativo de SISTEMA DE GESTIÓN DE COMISIONES AL EXTERIOR
DESPACHO DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO
28 OM-0460 Actualización de formatos OFICINA DE PLANEACIÓN
29 OM-0465 IMPLEMENTAR FORMATO AGENDA DE GESTIÓN UNIFICADA Y ABIERTA AGUA
DIRECCIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES
30 OM-0488 AP-ACPP - Seguimiento a compromisos Reuniones de Comité Directivo.
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EL
POSCONFLICTO
31 OM-0490 AP-Planificar y coordinar el funcionamiento de las instancias territoriales de coordinación y gestión del Programa Nacional Integral de Sustitución
DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS
ILÍCITOS
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
32 OM-0493 AP - Planificar y coordinar el funcionamiento de las instancias territoriales de coordinación y gestión del Programa Nacional Integral de Sustitución.
DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS
ILÍCITOS
En lo corrido de la vigencia 2018, se remitieron correos semanales a las dependencias que presentaron planes de mejoramiento vencidos, con el fin de que se tomaran las acciones para mantener su actualización. Estas mejoras vencidas se reportaron en el Comité de Seguimiento de la Dirección de Operaciones, en el Comité de seguimiento a Programas y en el Comité de coordinación Institucional del Sistema de Control Interno. Las evidencias de ésta gestión se encuentran en el Plan de Acción PA-2015-2018 Oficina de Control Interno 2018 – Estrategia 2 Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional 2018, actividad Monitorear en forma permanente las acciones definidas en los planes de mejoramiento, publicado en el SIGEPRE.
6.1.3 Planes de Mejoramiento Finalizados Desde la puesta en marcha del aplicativo SIGEPRE – Módulo Mejoras en 2012 hasta 2018, se han finalizado un total de 955 planes de mejoramiento así:
a) No Conformidades Reales: 472
b) No Conformidades Potenciales: 205
c) Oportunidades de Mejora: 278
6.1.4 Planes de Mejoramiento Nuevos Se registraron 9 mejoras nuevas, que se encuentran en el paso de Asignar Responsable de la Mejora, para iniciar con la Formulación del plan de mejoramiento:
No. Código Nombre Proceso / Área organizativa
1 OM-0493
AP - Planificar y coordinar el funcionamiento de las instancias territoriales de coordinación y gestión del Programa Nacional Integral de Sustitución.
DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS ILÍCITOS
2 NCR-0695 AP - DSCI - Publicación informes de supervisión en la página web de la Entidad
DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS ILÍCITOS
3 NCR-0694 AP - DSCI - Acciones correctivas para el cumplimiento de Metas en Indicadores
DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS ILÍCITOS
4 NCR-0732 AP - FP Extemporaneidad en acta de liquidaciones contractuales
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
5 NCR-0733 SA - SP Cumplimiento de obligaciones específicas del contrato
SECRETARÍA DE PRENSA
6 NCR-0734 SA - SP Soportes documentales ejecución contractual
SECRETARÍA DE PRENSA
7 NCR-0730 SA - ACPC No publicación de informes de supervisión
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA COMUNICACIONES
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
8 NCR-0770 BS - CP DDHH Liquidación contractual Adquisición de Bienes y Servicios
9 NCR-0731 SA - ACPC Extemporaneidad en la publicación de los Informes de Supervisión
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA COMUNICACIONES
Recomendación 1: Registrar oportunamente las acciones en el aplicativo SIGEPRE, con el fin de mantener actualizada la información de los planes de mejoramiento.
6.2 Estado de los Planes de Mejoramiento de la Vigencia 2018
Para la vigencia 2018 se finalizaron 120 planes de mejoramiento, los cuales fueron objeto de evaluación para determinar la eficacia en el cumplimiento de las acciones implementadas y si las causas que generaron el hallazgo fueron eliminadas o evitaron la materialización de algún riesgo, así como las acciones de mejoramiento ejecutadas.
6.3 Planes de Mejoramiento en el paso de Evaluar Eficacia De acuerdo con el reporte del aplicativo SIGEPRE – Módulo Mejoras, a la fecha se observaron 218 planes de mejoramiento en el paso Evaluar Eficacia, sobre los cuales se efectuó el siguiente análisis:
TOTAL MEJORAS PARA EVALUAR EFICACIA 218
Menos Mejoras que serán revisadas en proceso de Auditorías Internas al SIGEPRE 2019 (incluyen 6 mejoras de OCI, por criterio de objetividad e independencia)
19
Menos Mejoras suscritas con CGR 1
Menos Mejoras objeto de evaluación en la Auditoría de Administración del Riesgo 4
Menos Mejoras objeto de Seguimiento y Verificación a la Publicación de los Planes Institucionales
1
Menos Mejoras Eficaces para finalizar en el aplicativo SIGEPRE 28
Menos Mejoras No Eficaces devueltas al paso de formulación 4
MEJORAS OBJETO DE LA PRESENTE EVALUACIÓN 161
De las 161 mejoras evaluadas, se obtuvo un total de 145 eficaces y 16 No eficaces, que corresponde al 10% de no eficacia, como se describen en los siguientes numerales:
6.3.1 Planes de Mejoramiento Eficaces A continuación se presentan los 261 planes de mejoramiento que fueron eficaces a 31 de Diciembre de 2018, así:
a) Relación de las 116 mejoras eficaces producto de las Auditorías Internas ejecutadas durante la vigencia 2018.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
b) Relación de las 145 mejoras eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los
planes de mejoramiento 2018 (presente informe).
6.3.1.1 (116) Mejoras eficaces evaluadas en Auditorías Internas durante la vigencia 2018.
PRIMER SEMESTRE DE 2018
INFORME AUDITORIA 2017 Mejoras eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los planes de mejoramiento 2017
Código Proceso Nombre Área organizativa Concepto de evaluación
1 NCP-0211 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - revisión y control Certificación del supervisor
ÁREA DE CONTRATOS
EFICAZ
2 NCR-0540 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - certificaciones contractuales
ÁREA DE CONTRATOS
EFICAZ
3 NCR-0514 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Reporte trimestral al ordenador del gasto
ÁREA DE CONTRATOS
EFICAZ
4 NCR-0565 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Organización archivo gestión FONDOPAZ
FONDOPAZ EFICAZ
5 NCR-0309 Atención al Usuario AU - Manejo aplicativo
SIGOB
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANIA
EFICAZ
6 NCR-0417 Atención al Usuario
AU - Información mínima obligatoria servicios,
procedimientos y funcionamiento, Ley 1712
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANIA
EFICAZ
7 OM-0333 Atención al Usuario
AU - Medir la percepción interna de los servicios del
Grupo de Atención a la Ciudadanía
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANIA
EFICAZ
8 OM-0325 Talento Humano OCID- Fortalecimiento de
los controles para la administración del riesgo
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
EFICAZ
9 OM-0341 Talento Humano Fomentar la prevención de faltas disciplinarias en la
Entidad.
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
EFICAZ
10 OM-0321 Gestión Jurídica GJ - Formato para la
depuración de conciliaciones prejudiciales
SECRETARÍA JURÍDICA
EFICAZ
11 OM-0337 Gestión Jurídica
GJ - Actualización de información de
conciliaciones prejudiciales y procesos judiciales.
SECRETARÍA JURÍDICA
EFICAZ
12 NCR-0558 Atención al Usuario AU - Medición de la
satisfacción del cliente externo
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANIA
EFICAZ
13 NCR-0327 Atención al Usuario AU- Satisfacción del Cliente GRUPO DE
ATENCIÓN A LA CIUDADANIA
EFICAZ
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
14 NCR-0323 Atención al Usuario AU- Satisfacción del Cliente GRUPO DE
ATENCIÓN A LA CIUDADANIA
EFICAZ
15 NCR-0325 Atención al Usuario AU- Revisión Alta Dirección GRUPO DE
ATENCIÓN A LA CIUDADANIA
EFICAZ
16 OM-0164 Atención al Usuario AU - Oportunidad de mejora
Servicio No Conforme ICONTEC 2014
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANIA
EFICAZ
17 OM-0379 Gestión de Asuntos Políticos
AP- Publicación en página web de los Informes con los
resultados de los principales Indicadores
Internacionales de Competitividad
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL
SECTOR PRIVADO Y COMP
EFICAZ
18 NCP-0268 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - Ciclo lógico de implementación del sistema de gestión de la Información
ÁREA DE TECNOLOGIAS Y
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EFICAZ
19 NCR-0499 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - Informe de Clasificación de la Información
ÁREA DE TECNOLOGIAS Y
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EFICAZ
20 NCR-0573 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - SGSI Sistema de Gestión de Seguridad de la
Información
ÁREA DE TECNOLOGIAS Y
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EFICAZ
21 OM-0234 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TICs- Revisión de Servicios
ÁREA DE TECNOLOGIAS Y
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EFICAZ
22 OM-0282 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI-Optimización de generación de alertas en
servidores
ÁREA DE TECNOLOGIAS Y
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EFICAZ
23 OM-0303 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - Formato de entrega de usuario
ÁREA DE TECNOLOGIAS Y
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EFICAZ
24 OM-0363 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - cumplimiento del componente de Gobierno
en Línea - gobierno abierto
ÁREA DE TECNOLOGIAS Y
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EFICAZ
25 NCP-0215 Gestión de Asuntos Políticos
AP- Encuesta uso del tiempo
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL
PARA EQUIDAD DE LA MUJER
EFICAZ
26 NCP-0215 Gestión de Asuntos Políticos
AP- Encuesta uso del tiempo
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL
PARA EQUIDAD DE LA MUJER
EFICAZ
27 OM-0388 Direccionamiento Estratégico
Simplificación del proceso de autorización de
comisiones al exterior. Res. 179 de 2017
DESPACHO DIRECTOR DEL
DEPARTAMENTO
EFICAZ
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
28 OM-0314 Gestión de Asuntos Políticos
AP- Manual Integral Sitio de Servicios Integrados para
Jóvenes SIJOVEN
DIRECCIÓN S. NACIONAL DE
JUVENTUD COLOMBIA JOVEN
EFICAZ
29 OM-0350 Gestión de Asuntos Políticos
AP- Seguimiento a compromisos de asistencia
técnica territorial de Colombia Joven
DIRECCIÓN S. NACIONAL DE
JUVENTUD COLOMBIA JOVEN
EFICAZ
30 OM-0327 Gestión de Asuntos Políticos
Socialización y seguimiento de las PSQR
DIRECCIÓN DE DISCURSOS
EFICAZ
31 OM-0301 Gestión de Asuntos Políticos
Fortalecimiento del equipo de trabajo de la Dirección
de Eventos
DIRECCIÓN DE EVENTOS
EFICAZ
32 NCP-0206 GESTIÓN DOCUMENTAL
GD - copias archivadas en auditorias de gestión
Área Administrativa EFICAZ
33 NCR-0568 GESTIÓN DOCUMENTAL
GD - Procedimiento transferencias de archivos de gestión (primarias) P-
GD-05
Área Administrativa EFICAZ
34 NCR-0420 GESTIÓN DOCUMENTAL
GD - actualización del registro de activos de
información Área Administrativa EFICAZ
35 NCR-0567 GESTIÓN DOCUMENTAL
GD - Control de registro en la socialización de
documentos Área Administrativa EFICAZ
36 NCR-0498 GESTIÓN DOCUMENTAL
GD - Aplicación tablas de Retención Documental
Área Administrativa EFICAZ
37 NCR-0383 GESTIÓN DOCUMENTAL
GD - Clasificación de la Información
Área Administrativa EFICAZ
38 NCR-0496 GESTIÓN DOCUMENTAL
GD - Clasificación de la Información
Área Administrativa EFICAZ
39 NCR-0497 GESTIÓN DOCUMENTAL
GD - Lineamientos documentos electrónicos de
Archivo Área Administrativa EFICAZ
40 NCR-0422 GESTIÓN DOCUMENTAL
GD - Archivos electrónicos Área Administrativa EFICAZ
41 NCP-0245 GESTIÓN DOCUMENTAL
PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Área Administrativa EFICAZ
42 OM-0358 Gestión de Asuntos Políticos
AP - OACP - Mejorar la Organización del Archivo de
Gestión de la OACP
OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ
EFICAZ
43 OM-0373
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico, Presidencial, comunicación y Prensa
Publicación de tabla-gráfico con principales eventos del
día en página web
SECRETARÍA DE PRENSA
EFICAZ
44 NCR-0552 Gestión Financiera GF - Plazo para pagos a
proveedores y contratistas ÁREA FINANCIERA EFICAZ
45 NCR-0534 Gestión Financiera GF - Retenciones
Practicadas. ÁREA FINANCIERA EFICAZ
46 NCR-0553 Gestión Financiera GF - Control de los registros
del proceso ÁREA FINANCIERA EFICAZ
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
47 NCR-0554 Gestión Financiera GF - Archivo de Gestión
Financiera ÁREA FINANCIERA EFICAZ
48 NCP-0255 Gestión Financiera MAPA DE RIESGOS
CONTABLE ÁREA FINANCIERA EFICAZ
49 NCP-0197 Gestión de Asuntos Políticos
AP-DS-Revisión y Reformulación del Riesgo
de la dependencia.
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL DE
SEGURIDAD
EFICAZ
50 OM-0340 Gestión de Asuntos Políticos
CPS-Metodología de análisis e identificación de
procesos
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL DE
SEGURIDAD
EFICAZ
51 OM-0263 Gestión de Asuntos Políticos
AP-CPDDHH Reporte de información con calidad y
oportunidad de cumplimiento y seguimiento
a CONPES
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL
PARA LOS DERECHOS HUMANOS
EFICAZ
52 OM-0298 Gestión de Asuntos Políticos
AP-DDHH INTEGRACIÓN SISTEMAS
OBSERVATORIOS DAPRE
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL
PARA LOS DERECHOS HUMANOS
EFICAZ
53 OM-0348 Gestión de Asuntos Políticos
DVPR- Actualización tablas de retención documental
DESPACHO DEL VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
EFICAZ
54 NCR-0563 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Seguimiento y consolidación de
compromisos: DACPP Regiones
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL
PARA LAS REGIONES
EFICAZ
55 OM-0354 Gestión de Asuntos Políticos
Procedimiento para el Registro, Avance y
Reportes, de las atenciones regionales en el sistema de Gestión de Compromisos
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL
PARA LAS REGIONES
EFICAZ
56 OM-0239 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Formato de Recepción de solicitudes y/o
compromisos de la Dirección para las Regiones
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL
PARA LAS REGIONES
EFICAZ
57 OM-0205 Gestión de Asuntos Políticos
AP-DPR Formato para el control de insumos
Actividades Plan Operativo
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL
PARA LAS REGIONES
EFICAZ
58 OM-0236 Gestión de Asuntos Políticos
AP- Estandarizar el formato de informes de actividades
de la Dirección para las Regiones
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL
PARA LAS REGIONES
EFICAZ
59 OM-0309 Gestión de Asuntos Políticos
AP - DACPR Monitoreo a los temas prioritarios de las
Atenciones Regionales
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL
PARA LAS REGIONES
EFICAZ
60 NCP-0246 Talento Humano TH - SG SST Rendición de
cuentas a todos los trabajadores
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
61 NCP-0252 Talento Humano
TH - SG SST falta de señalización y rutas de evacuación en algunos
centro de trabajo
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
62 NCP-0248 Talento Humano TH - SG SST Aprobar y
comunicar las responsabilidades
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
63 NCP-0247 Talento Humano TH - SG SST Recursos
para la implementación del Sistema SG SST
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
64 NCP-0249 Talento Humano TH - SG SST Integración del SG SST al SIGEPRE
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
65 NCR-0596 Talento Humano
TH - Materialización del riesgo Incumplimientos
legales en la liquidación de las novedades laborales y
prestacionales
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
66 NCR-0596 Talento Humano
TH - Materialización del riesgo Incumplimientos
legales en la liquidación de las novedades laborales y
prestacionales
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
67 OM-0342 Direccionamiento Estratégico
DE-Implementación documento modelo para la
expedición de los Certificados de Utilidad
Común
DIRECCIÓN DE GESTIÓN GENERAL
EFICAZ
68 OM-0267 Gestión de Asuntos Políticos
AP - DPAP Creación del SADE - Sistema de Análisis
de Datos Electorales
DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS
EFICAZ
69 NCR-0594 Direccionamiento Estratégico
DE - Medición y análisis Indicador de la C P para los
Derechos Humanos - Riesgos
OFICINA DE PLANEACIÓN
EFICAZ
70 OM-0367 Direccionamiento Estratégico
Actualización ISO 9001:2015
OFICINA DE PLANEACIÓN
EFICAZ
71 OM-0313 Direccionamiento Estratégico
DE - Lineamientos manejo de actas y listado de
asistencia
OFICINA DE PLANEACIÓN
EFICAZ
72 NCP-0241 Gestión Administrativa
GA- OPTIMIZACIÓN HERRAMIENTA DE
SERVICIOS COMPARTIDOS GRUPO DE INFRAESTRUCTURA,
MENTANIMIENTO DE BIENES MUEBLES E
INMUEBLES
ÁREA ADMINISTRATIVA
EFICAZ
73 OM-0345 Gestión Administrativa
Implementación de una Guía para el uso de
Parqueaderos del DAPRE
ÁREA ADMINISTRATIVA
EFICAZ
74 OM-0330 Gestión de Asuntos Políticos
Lista de chequeo para la revisión de la certificación periódica de ejecución de Contrato de Prestación de
Servicios Personales F-BS-34
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL
PARA LA PRIMERA INFANCIA
EFICAZ
75 NCP-0208 Gestión de Asuntos Políticos
AP-DAICMA Aspectos Contables Convenio Unión
Europea
DIRECCION A.I CONTRA MINAS
ANTIPERSONALES
EFICAZ
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
76 OM-0268 Gestión de Asuntos Políticos
OM Sensibilización en el SIGEPRE
DIRECCION A.I CONTRA MINAS
ANTIPERSONALES
EFICAZ
77 NCP-0209 Gestión de Asuntos Políticos
AP-DAICMA Ejecución adecuada del Proyecto
FORTALECIMIENTO DE LA ACCIÓN INTEGRAL
CONTRA MINAS ANTIPERSONAL NACIONAL 2015
DIRECCION A.I CONTRA MINAS
ANTIPERSONALES
EFICAZ
78 NCR-0360 Gestión de Asuntos Políticos
AP-MINAS-Análisis de datos indicadores plan
operativo2014
DIRECCION A.I CONTRA MINAS
ANTIPERSONALES
EFICAZ
79 NCR-0482 Gestión de Asuntos Políticos
AP- Comisión Intersectorial DIRECCION A.I CONTRA MINAS
ANTIPERSONALES
EFICAZ
80 NCR-0492 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Cumplimiento del POA DAICMA 2014
DIRECCION A.I CONTRA MINAS
ANTIPERSONALES
EFICAZ
81 NCR-0506 Gestión de Asuntos Políticos
AP-DAICMA ejecución y control del Plan Anual de
Adquisiciones
DIRECCION A.I CONTRA MINAS
ANTIPERSONALES
EFICAZ
82 OM-0292 Gestión de Asuntos Políticos
AP - DPC Reformulación del indicador Fundaciones
empresariales participan en proyectos de posconflicto
DIRECCIÓN PARA EL POSCONFLICTO
EFICAZ
83 NCR-0602 Gestión de Asuntos Políticos
Incumplimiento de los resultados previstos en la Planeación institucional-
Dirección para el Posconflicto
DIRECCIÓN PARA EL POSCONFLICTO
EFICAZ
AUDITORIA INTERNA AL SIGEPRE 2018 (Calidad)
Código Proceso Nombre Área organizativa Concepto de evaluación
84 OM-0366
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico, Presidencial, comunicación y Prensa
Optimización del procedimiento interno para delegación de invitaciones y solicitudes de audiencias al señor Presidente de la República
SECRETARIA PRIVADA
EFICAZ
85 NCP-0270
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico, Presidencial, comunicación y Prensa
Actualización normograma en protocolo, protección a dignatarios e instalaciones.
CASA MILITAR EFICAZ
86 NCR-0648
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico, Presidencial, comunicación y Prensa
SA-DE Control de los registros del expediente contractual 220 de 2016
DIRECCIÓN DE EVENTOS
EFICAZ
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
87 NCR-0649
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico, Presidencial, comunicación y Prensa
SA - DE Controles en la supervisión del contrato 220 de 2016
DIRECCIÓN DE EVENTOS
EFICAZ
88 OM-0353
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico, Presidencial, comunicación y Prensa
SA-DE- Reducir las devoluciones en certificaciones de pago por el Grupo Central de Cuentas
DIRECCIÓN DE EVENTOS
EFICAZ
89 OM-0365
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico, Presidencial, comunicación y Prensa
Transmisión de eventos del Presidente por FB Live
SECRETARIA DE PRENSA
EFICAZ
90 OM-0318
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico, Presidencial, comunicación y Prensa
SA - SP Parámetros estandarizados para la selección de fotografía y diseño de publicaciones
SECRETARIA DE PRENSA
EFICAZ
91 OM-0384 Direccionamiento Estratégico
DGG-Optimizar el procedimiento de gestión de Cooperación Internacional para las dependencias del DAPRE
DIRECCÓN DE GESTIÓN GENERAL
EFICAZ
92 NCR-0599 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Evaluación Servicios Misionales 2016 - Entidades Estatales - Dirección AICMA
DAICMA EFICAZ
93 OM-0335 Gestión de Asuntos Políticos
OM Fortalecimiento interacción del personal de la Dirección para la AICMA con el SIGEPRE
DAICMA EFICAZ
94 NCR-0585 Gestión de Asuntos Políticos
Incumplimiento Metas 2016 DAICMA
DAICMA EFICAZ
95 OM-0334 Gestión de Asuntos Políticos
OM Fortalecimiento en seguimiento de Planes de Mejoramiento Dirección para la AICMA
DAICMA EFICAZ
96 OM-0380 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Ficha Técnica Proyectos de Infraestructura
Consejería Presidencial para la
Primera Infancia
EFICAZ
97 OM-0356 Gestión de Asuntos Políticos
Diseño e implementación al portal web www.anticorrupción.gov.co para visibilizar el trabajo con las Comisiones Regionales de Moralización. (CRM)
Secretaría de Transparencia
EFICAZ
98 NCR-0628 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Información publicada en el micrositio de la Secretaría de Transparencia
Secretaría de Transparencia
EFICAZ
99 OM-0398 Gestión de Asuntos Políticos
Desarrollar un portal y/o repositorio que permita
Secretaría de Transparencia
EFICAZ
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
comunicación directa con los jefes de control interno
100 OM-0414 Gestión de Asuntos Políticos
Optimización del ambiente laboral en procura de la productividad y el trabajo en equipo
Dirección Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
EFICAZ
101 OM-0338 Gestión de Asuntos Políticos
trazabilidad de los contratos en FONDOPAZ
Fondo Programas Especiales para la Paz FONDOPAZ
EFICAZ
102 NCP-0260 Gestión Administrativa
GA - manejo de residuos en el Grupo de Transportes G Administrativa
Área Administrativa EFICAZ
103 NCR-0586 Gestión Documental GD - Aplicación de series y subseries
Área Administrativa EFICAZ
104 OM-0384 Direccionamiento Estratégico
DGG-Optimizar el procedimiento de gestión de Cooperación Internacional para las dependencias del DAPRE
Dirección de Gestión General
EFICAZ
105 NCR-0635 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - Cambios de los sistemas de información de la Entidad
ÁREA DE TECNOLOGIAS Y
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EFICAZ
106 OM-0361 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - Gestión de Capacidad de la plataforma tecnológica y de los sistemas críticos
ÁREA DE TECNOLOGIAS Y
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EFICAZ
107 OM-0305 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - Cumplimiento de Resolución 3564 de 2015 de Ministerio de Tecnologías y Sistemas de información y Comunicaciones
ÁREA DE TECNOLOGIAS Y
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EFICAZ
SEGUNDO SEMESTRE DE 2018
Evaluar la gestión integral de DAICMA - Descontamina Colombia
Código Proceso Nombre Área organizativa Concepto de evaluación
108 NCR-0504 Gestión de Asuntos Políticos
AP-DAICMA Ejecución proyecto Fortalecimiento de la Acción Integral contra Minas Antipersonal Nacional
DAICMA EFICAZ
109 NCR-0585 Gestión de Asuntos Políticos
Incumplimiento Metas 2016 DAICMA
DAICMA EFICAZ
110 NCR-0599 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Evaluación Servicios Misionales 2016 - Entidades Estatales - Dirección AICMA
DAICMA EFICAZ
111 OM-0251 Gestión de Asuntos Políticos
OM - Actualización documentos de la Dirección que se encuentran en el SIGEPRE
DAICMA EFICAZ
112 OM-0334 Gestión de Asuntos Políticos
OM Fortalecimiento en seguimiento de Planes de Mejoramiento Dirección para la AICMA
DAICMA EFICAZ
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
113 OM-0335 Gestión de Asuntos Políticos
OM Fortalecimiento interacción del personal de la Dirección para la AICMA con el SIGEPRE
DAICMA EFICAZ
Evaluar la gestión integral de la Dirección de Eventos
114 NCR-0650
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - DE Participación del representante legal de la firma Subatours
Dirección de Eventos EFICAZ
115 NCR-0629
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - Control de los registros del Proceso SA
Dirección de Eventos EFICAZ
116 OM-0448
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
Socialización del Nuevo Código Nacional de Policía y Convivencia a los funcionarios de la Dirección de Eventos
Dirección de Eventos EFICAZ
6.3.1.2 (145) Mejoras eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los planes
de mejoramiento 2018
No. Código Proceso / Área Organizativa
Nombre Concepto de la Evaluación
1 NCP-0200 ÁREA DE TALENTO HUMANO
TH-Organización de Historias Laborales
EFICAZ
Se cumple la meta de organizar el archivo de Historias Laborales de acuerdo a las normas legales vigentes y establecer los procedimientos para la organización, manejo y control de las mismas. Se evidencia que los documentos se encuentran como documentos controlados en el SIGEPRE, Formato F-GD-25 Consulta y Copia de Historias Laborales; F-GD-54 Control Ingreso de documentos para la Actualización de las HL; L-GD-02 Lineamiento para la Organización de las Historias Laborales, las historias laborales se encuentran organizadas archivísticamente, se implementó la digitalización y se sensibilizo a los funcionarios de Talento Humano.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
2 NCP-0237 Direccionamiento Estratégico
DE - Debilidades en el registro de avances y evidencias en planes de acción
EFICAZ Se observó el Informe Anual a la Gestión 2018 de: A. La Oficina de Planeación 2018, cuyo
resultado en términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción fue del 96% de
eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. B. La ACP Comunicaciones cuyo resultado
en términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción fue del 100% de eficacia.
Ubicado en nivel Sobresaliente.
3 NCP-0238 Direccionamiento Estratégico
DE - Debilidades en indicadores, capturas y análisis de datos
EFICAZ Se observó el Informe Anual a la Gestión 2018 de: A. La ACP Comunicaciones cuyo
resultado en términos de oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 98,5% de
eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. B. La ACP Regiones cuyo resultado en
términos de oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 94% de eficacia. Ubicado
en nivel Sobresaliente. C. Área de Tecnologías y Sistemas de Información: cuyo resultado en términos de
oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 97% de eficacia. Ubicado en nivel
Sobresaliente. D. La Secretaria Jurídica cuyo resultado en
términos de oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 100% de eficacia.
Ubicado en nivel Sobresaliente.
4 NCP-0240 Gestión Documental
GD - Indicador de los riesgos definidos en el proceso de Gestión Documental
EFICAZ
Las acciones realizadas cumplen con los propósitos de Gestión Documental, se identificó y formuló el Riesgo de Corrupción "Hurto o fuga de la documentación (información) ubicada en los archivos de gestión - SGSI" y se formuló el indicador "Eventos de hurto o fuga de documentación en los archivos de gestión"
5 NCP-0250 ÁREA DE TALENTO HUMANO
TH - SG SST los funcionarios no están cumpliendo con las responsabilidades frente al sistema de SGSST
EFICAZ
Se cumplió con la meta de divulgar y sensibilizar a los funcionarios acerca de sus responsabilidades frente al SGSST, teniendo en cuenta que se elaboró cronograma de sensibilización y socialización del SG SST para todos los funcionarios. Se programó para el mes de Octubre de 2017 la semana de del SIGEPRE y se incluyó el tema "La seguridad soy yo" En la presentación se incluyeron temas de SGSST-MA, se adjuntan listados de asistencia y presentaciones. Se llevaron a cabo las inducciones y reinducciones que incluían el tema de SGSST.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
6 NCP-0253 ÁREA DE TALENTO HUMANO
TH - SG SST fortalecer el proceso de capacitación, socialización y divulgación a todo nivel
EFICAZ
Se cumplió con la meta de Socializar y sensibilizar el SG SST a los funcionarios y contratistas de la Entidad, teniendo en cuenta que se elaboró cronograma de sensibilización y socialización del SG SST para todos los funcionarios. En el mes de Junio/2017 se llevó a cabo la inducción del segundo semestre y se llevó a cabo en el mes de Agosto 2017, la inducción al sistema de gestión de seguridad en el trabajo.
7 NCP-0256
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
AM - FONDOPAZ Plan de mejora
EFICAZ
Se observó que se cumplió con la meta establecida la cual era: 1. Reportar toda la información en los
plazos establecidos. 2. Analizar y reportar oportunamente el
análisis de los Indicadores. 3. Analizar y reportar oportunamente los
riesgos. 4. Actualización oportuna del nomograma. 5. Seguimiento Semanal.
Evidencia: Lo anterior se evidencio en la
matriz de seguimiento realizada por la oficina de control interno.
8 NCP-0258
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS
AP- acciones preventivas derivadas del análisis del indicador
EFICAZ
Una vez realizada la verificación de cada una de las acciones se evidenció que se están realizando seguimientos a los compromisos y a la ejecución presupuestal. Se están emitiendo alertas ante la evidencia de un riesgo en el cumplimiento de las metas. Se está realizando acompañamiento a los funcionarios en la elaboración de los insumos necesarios para la ejecución de los recursos. Se realiza un reporte en las plataformas dispuestas para ello, sobre la ejecución presupuestal y cumplimiento de las metas.
9 NCP-0259 ÁREA FINANCIERA
Incumplimiento Indicador de Ejecución de recursos entregados en administración y/o patrimonios autónomos
EFICAZ
Se cumplieron todas las acciones y se logró cumplir con la meta del indicador a 31 de Diciembre de 2017.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
10 NCP-0261 Direccionamiento Estratégico
DE - Debilidades en el seguimiento y control de los Planes de Acción
EFICAZ Se observó el Informe Anual a la Gestión 2018 de: A. La Oficina de Planeación, cuyo
resultado en términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción fue del 96% de
eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. B. La Dirección de Gestión General cuyo
resultado en términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción fue del 98% de
eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. C. La CP para Seguridad cuyo resultado en
términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción fue del 88% de eficacia. Ubicado
en nivel Satisfactorio. D. Talento Humano cuyo resultado en
términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción fue del 97,75% de eficacia.
Ubicado en nivel Sobresaliente.
11 NCP-0264 Direccionamiento Estratégico
DE - Riesgo de Corrupción en Gestión Documental
EFICAZ Se evidenció que el Riesgo Hurto o fuga de la documentación (información) ubicada en los archivos de gestión - SGSI se
identificó y cumplió con los pasos que exige la administración del Riesgo de la Entidad. Se observó el monitoreo al 31/12/2018 donde se informa que no se materializó.
12 NCP-0265 Atención al Usuario
AU - Codificación de conceptos jurídicos internos como externos
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades descritas en el plan de mejoramiento y cumplieron con la meta la cual era la correcta codificaciones de las comunicaciones internas y externas generadas en la Secretaría Jurídica las cuales pueden verificar en el ESCRIBE.
13 NCP-0266
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
AP - Controles que ejercen los supervisores
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta realizando el pago oportuno de honorarios a los contratistas. Evidencia: Formato Excel "CONTROL
ENTREGA Y REVISIÓN DE HONORARIOS SUPERVISORES " donde se observa la fecha de radicación de los pagos de los contratistas.
14 NCP-0267 Gestión Documental GD - Organización del archivo físico CPPI
EFICAZ
Una vez realizada la verificación de cada una de las acciones y de la visita al archivo de gestión de la Consejería se evidenció que el Plan de Mejoramiento fue eficaz.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
15 NCP-0271
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
GF-BS-FONDO PAZ Elaboración actas de finalización de los contratos
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta realizando el pago oportuno de honorarios a los contratistas. Evidencia: Acta No. 3 de fecha 9/8/2018
suscrita por los contratistas donde se verificaron en medio físico la elaboración de las actas finales de contratos.
16 NCP-0273
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
GF-BS-FONDO PAZ Elaboración y remisión al área de Contratos del informe final de los contratos
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta realizando el pago oportuno de honorarios a los contratistas. Evidencia: Acta No. 3 de fecha 9/8/2018
suscrita por los contratistas donde se verificaron en medio físico la elaboración de las actas finales de contratos.
17 NCP-0276 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Obligaciones pactadas en la ejecución del contrato
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta realizando el pago oportuno de honorarios a los contratistas. Evidencia: Cuadro de control "plan de
contratación 2018"
18 NCP-0277 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Control de la ejecución contractual
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta del cumplimiento de las funciones de supervisión. Evidencia: Cuadro de control, seguimientos
y mecanismos de control.
19 NCR-0435
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA
DE-Incumplimiento metas de los proyectos 2012011000122 y 2011011000187
EFICAZ
Se evidencio el registro con la ejecución de los proyectos de infraestructura de los Centros de Desarrollo Infantil - CDI con sus respectivos convenios y las Actas de entregas de bienes para la dotación de CDI priorizados.
20 NCR-0547 Gestión Financiera
GF - control de registro en el diligenciamiento del valor de las pretensiones
EFICAZ
Informe de Auditoría Interna del 16/05/2018
21 NCR-0555
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - Utilización de formatos desactualizados
EFICAZ
Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se realizó la verificación en sitio y se determinó su eficacia.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
22 NCR-0557
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - Retroalimentación de información y comunicación
EFICAZ
Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se realizó la verificación en sitio y se determinó su eficacia.
23 NCR-0561 Direccionamiento Estratégico
DE - Reporte y análisis de datos oportunos
EFICAZ A. Dirección para Asuntos Políticos: cuyo
resultado en términos de oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 100% de
eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. B. CP para los Derechos Humanos: Cuyo
resultado en términos de oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 90% de
eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. C. Dirección de Eventos: Cuyo resultado
en términos de oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 90% de eficacia. Ubicado
en nivel Sobresaliente.
24 NCR-0571 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Publicación actos administrativos en SECOP
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta del 100% de los documentos publicados con firma. Evidencia: Informe de Auditoría a la
Información del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP
25 NCR-0572
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA
AP-Incumplimiento proyectos de infraestructura previstos para el año 2016
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Se cumplieron las metas de cumplimiento establecidas en la formulación del plan de mejoramiento.
26 NCR-0577
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA
CGR 2015 - Hallazgo No. 1. Contrato Interadministrativo 330-12.
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Se observó la aplicación de la tabla de seguimiento en 15 proyectos diferentes a cargo de la Consejería.
27 NCR-0579 SECRETARÍA JURÍDICA
CGR 2015 - Hallazgo No. 3. Consistencia de información e-KOGUI- SIRECI.
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta de la realización de la conciliación de la información registrada en el sistema eKOGUI y el formato F-9. Evidencia: Acta No. 1 del 11/04/2017 donde
se evidencia las razones de las diferencias de información y se establece el compromiso de realizar seguimientos a las respuestas generadas por la Agencia de Defensa Jurídica. Circular Externa 08 expedida por la Agencia de Defensa Jurídica del Estado.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
28 NCR-0584 SECRETARÍA DE PRENSA
SA - Incumplimiento de los resultados previstos en la planeación institucional Secretaría de Prensa
EFICAZ
Las actividades se ejecutaron con oportunidad y calidad y al realizar la verificación a la dependencia se pudo establecer que se está ejecutando los controles propuestos en el plan y como resultado de la gestión de la Secretaria al final de la vigencia fue sobresaliente.
29 NCR-0588 ÁREA ADMINISTRATIVA
Incumplimiento meta proyecto 2015011000218
EFICAZ
Los controles que se tomaron al formular este plan de mejoramiento se evidencia que fueron efectivos teniendo en cuenta que las actividades se cumplieron en oportunidad y calidad en el SIGEPRE y de acuerdo a la prueba de validación con el SPI y con la Asesora responsable de la ejecución donde manifiesta que se tomaron medidas de y contratar al comienzo de año y realizar un cronograma de entregas con el fin de reflejar el cumplimiento de las metas del proyecto y de las actividades del Plan de Acción referente a éste tema se registra tanto en el SPI como en el Plan de Acción el cumplimiento de las metas establecidas.
30 NCR-0595 Direccionamiento Estratégico
DE - Monitoreos extemporáneos del Riesgo Suspensión Masiva en la prestación del servicio de telecomunicaciones
EFICAZ
Se evidenció que el Riesgo Suspensión Masiva en la prestación del servicio de telecomunicaciones se monitoreó a tiempo durante la vigencia 2018. Así mismo, en el Informe de Gestión Anual 2018 obtuvieron un resultado en términos de oportunidad y calidad de los riesgos del 93% de eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente.
31 NCR-0597 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Publicación oportuna de los actos administrativos en el SECOP
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta de Publicar oportunamente la totalidad de los actos administrativos Evidencia: Informe de Auditoría a la
Información del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP
32 NCR-0600 OFICINA DE PLANEACIÓN
Reporte de productos y/o servicios misionales
EFICAZ
Se evidenció el establecimiento del riesgo No tratamiento o reporte de servicios no conformes asociados a la prestación de servicios misionales con sus respectivos controles e Indicador. A 31 de diciembre de 2018, el riesgo no se materializó ya que la meta establecida (10%) para el periodo reportado, se cumplió satisfactoriamente, al obtener un 7,69% de las dependencias (2) que incumplieron con el compromiso de reportar oportunamente la actividad.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
33 NCR-0601
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS
Incumplimiento de los resultados previstos en la planeación institucional CPDDHH
EFICAZ
Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se determinó su eficacia.
34 NCR-0603 ÁREA DE TALENTO HUMANO
TH - Control de las Evaluaciones de Desempeño Laboral
EFICAZ
Se cumplió la meta fortalecer los controles para la entrega oportuna de las evaluaciones del desempeño laboral por parte de cada dependencia, al Área de Talento Humano, teniendo en cuenta que se incluyó en el plan de acción una estrategia transversal relacionada con la concertación de compromisos laborales y comportamentales y con la realización de evaluaciones semestrales y/o parciales eventuales, y se llevó a cabo capacitación de las evaluaciones del desempeño laboral. Adicionalmente se estableció un indicador de Oportunidad de entrega de las evaluaciones del desempeño Laboral, y se observa un cumplimiento del 100% en 41 áreas (98%), en la entrega de las evaluaciones.
35 NCR-0604 ÁREA DE TALENTO HUMANO
TH - Actualización Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral
EFICAZ
Se cumple la meta de actualizar la Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral de acuerdo a los criterios establecidos es la Resolución 0100 de 2017. La Guía para la evaluación del desempeño laboral fue actualizada en el mes de Julio de 2018, de acuerdo con las directrices establecidas en la Resolución 0010 de 2017, y los documentos fueron socializados mediante correo electrónico.
36 NCR-0606 ÁREA DE TALENTO HUMANO
TH - Aplicación Evaluación del Desempeño Laboral por cambio de Evaluador
EFICAZ
Se cumple la meta de establecer y documentar la obligación de los evaluadores de realizar la evaluación parcial eventual antes de su retiro del personal a su cargo, teniendo en cuenta que se actualizo el Procedimiento Retiro del Servicio Personal de Planta en Mayo de 2018 (Versión 7) y el formato Control de documentos para el retiro del servicio en octubre de 2018 (Versión 8)
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
37 NCR-0607 ÁREA DE TALENTO HUMANO
TH - Horas extras y compensatorios
EFICAZ
Se cumple la meta de dar cumplimiento a la normatividad vigente en el pagos de las horas extras, dominicales y festivos del personal autorizado para laborar por turnos, jornada nocturna y fines de semana, teniendo en cuenta que se determinaron la áreas que habitualmente requieren horas extra, se realizó diagnóstico de los pagos en la vigencia 2017, se analizó la normatividad vigente y se verifico mensualmente la pre-nomina. Adicionalmente se creó el Formato Control diario de horas extra y/o recargos nocturnos, se realiza una validación con el Coordinador de Transporte, y es aprobado por el Jefe Inmediato y esta información es registrada en el aplicativo del Intranet y en el sistema se determinan las horas que excede el sistema y las horas a compensar.
38 NCR-0610 ÁREA DE TALENTO HUMANO
TH - Suscripción Acuerdo de Gestión del Gerente Público
EFICAZ
Se cumple la meta de fortalecer los controles para la entrega oportuna de los acuerdos de gestión, ya que se reiteró a las áreas para el envió oportuno de los Acuerdos de Gestión, se elaboró el Procedimiento Concertación y Evaluación de los Acuerdo de Gestión de Gerentes Públicos P-TH-31(Versión 01 del 03-Ago-2018), se socializo a través de correo electrónico el procedimiento y se remitió correo electrónico a los gerentes públicos.
39 NCR-0611 ÁREA DE TALENTO HUMANO
TH - Comité Paritario de Salud Ocupacional
EFICAZ
Se cumple la meta de Comités realizados de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, teniendo en cuenta que se elaboró el procedimiento Funcionamiento, seguimiento y control del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST P - TH- 28, se realiza socialización a miembros del Comité, se aplican los control es como la realización de las citaciones a los comités junto con las actas respectivas. Se verificaron las actas debidamente suscritas con los registros de asistencia.
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INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
40 NCR-0612 ÁREA DE TALENTO HUMANO
TH - Control de los registros del Comité Paritario de Salud Ocupacional
EFICAZ
Se cumple la meta de registros del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, organizados y controlados, teniendo en cuenta que se elaboró el procedimiento Funcionamiento, seguimiento y control del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST P - TH- 28, se realiza socialización a miembros del Comité, se aplican los control es como la realización de las citaciones a los comités junto con las actas respectivas. Se verificaron las actas debidamente suscritas con los registros de asistencia.
41 NCR-0613 DIRECCIÓN PARA EL POSCONFLICTO
AP Evaluación Servicios Misionales Entidades Estatales Dirección para el Posconflicto
EFICAZ
Realizaron 10 encuestas evaluación e servicios misionales vigencia 2017 a entidades con una calificación total promedio de 4.23, se concluye "Se evidencia la necesidad de fortalecer el servicio de la Dirección en miras a apoyar a los sectores en la formulación e implementación de políticas públicas para el Posconflicto, y en segundo lugar el servicio de articulación. Los tiempos de respuesta a las solicitudes muestra un resultado satisfactorio" y se presentó propuesta para la evaluación de los servicios, teniendo en cuenta los resultados obtenidos y que la calificación se encuentra por encima de los 4 puntos se considera que las acciones adelantada por la Dirección para el posconflicto fueron eficaces.
42 NCR-0614 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Control de las actas del Comité Asesor de Contratación
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta de llevar un control de las actas de comité de contratación. Evidencia: Intranet
http://intranet.presidencia.gov.co/contratos/actas-comite-gasto-2018.asp
43 NCR-0615 Direccionamiento Estratégico
DE - Seguimiento y control de las actividades del Plan de Acción
EFICAZ
En los Informes Anuales a la Gestión 2018 de las siguientes dependencias, se evidenciaron los resultados en términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción, así: 1. Secretaria de Transparencia: 91% de
eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. 2. Oficina de Planeación: 96% de eficacia.
Ubicado en nivel Sobresaliente. 3. Consejería Presidencial para la Primera Infancia: 100% de eficacia. Ubicado en nivel
Sobresaliente. 4. Alta Consejería Presidencial para las Regiones: 98% de eficacia. Ubicado en
nivel Sobresaliente.
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INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
5. Dirección para Asuntos Políticos: 89%
de eficacia. Ubicado en nivel Satisfactorio. 6. FONDOPAZ: 99% de eficacia. Ubicado en
nivel Sobresaliente. 7. Secretaria Privada: 100% de eficacia.
Ubicado en nivel Sobresaliente.
44 NCR-0616 Direccionamiento Estratégico
DE - Análisis de datos Indicadores de Procesos SIGEPRE
EFICAZ
En los Informes Anuales a la Gestión 2018 de las siguientes dependencias, se evidenciaron los resultados en términos de oportunidad, calidad y resultado de Indicadores, así: 1. Dirección de Gestión General: 99% de
eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. 2. Adquisición de Bienes y Servicios: 98%
de eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. 3. Dirección para el Posconflicto: 95% de
eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. 4. Secretaria Privada: 100% de eficacia.
Ubicado en nivel Sobresaliente. 5. TICS: 97% de eficacia. Ubicado en nivel
Sobresaliente
45 NCR-0618 Direccionamiento Estratégico
DE - Control de documentos en los Procesos del SIGEPRE
EFICAZ
Las acciones implementadas permitieron eliminar las causas que generaron la No Conformidad. Se evidenciaron los normogramas actualizados.
46 NCR-0620 Atención al Usuario
AU - Análisis de los resultados de la evaluación de los servicios misionales 2016
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta la cual es contar con el análisis de los resultados de la evaluación de servicios misionales Evidencia: Encuestas de percepción y
análisis de las mismas 2017 adjuntas al plan de mejoramiento.
47 NCR-0621 Atención al Usuario
AU - Caracterización y seguimiento de productos no conforme
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta la cual es Evidencia el reporte del producto y/o servicio no conforme de la Secretaría Jurídica. Evidencia: Reporte de Salidas No
conformes reportadas-SIGEPRE Estrategia 3-2017
48 NCR-0622 Atención al Usuario
AU - Reporte del tratamiento al servicio no conforme
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta la cual es la oportunidad en el reporte de servicios no conformes Secretaría Privada.
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INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Evidencia: Reporte de Salidas No
conformes reportadas-SIGEPRE Estrategia 4-2018
49 NCR-0623 DIRECCIÓN PARA EL POSCONFLICTO
AP - Registros de los servicios de articulación, seguimiento y coordinación
EFICAZ
En coordinación con la Oficina de Planeación se realizó un taller, con solicitud de modificación MPA-544, se ajustaron 6 actividades y un indicador de las funciones de la Dirección de acuerdo con el Decreto 672 de 2017 (artículo 13). Presentaron el Plan de Acción 2018 para la Dirección de Posconflicto, fue aprobado y publicado el 1 de diciembre de 2017, al que le implementaron mecanismos de seguimiento a través de tablero de control y finalmente se realizó el ajuste a la caracterización para la vigencia 2018, teniendo en cuenta que se ajusta a las funcionas establecidas en el Decreto 672 se considera que las acciones adelantadas fueron eficaces y cumplen con los requisitos observados.
50 NCR-0625
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
AU - Información publicada en el micrositio de FONDO PAZ
EFICAZ
.Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento pero no se cumplió con la meta propuesta la cual es Información actualizada de contratación y pagos y normatividad vigente aplicable en el Micrositio de Fondo Paz. Evidencia: Pagina web de la Entidad http://es.presidencia.gov.co/fondopaz/Paginas/default.aspx
51 NCR-0630 ÁREA DE TALENTO HUMANO
SA - Provisión de recursos Secretaria de Prensa
EFICAZ
Se cumple la meta de Proveer al grupo de monitoreo con los equipos y herramientas necesarias para la realización de sus labores, teniendo en cuenta que se realizó reunión con los integrantes del grupo de monitoreo para determinar los equipos faltantes, por falta de presupuesto se verificó los inventarios existentes en el almacén encontrando seis (6) audífonos tipo operador los cuales fueron solicitados por la Secretaría de Prensa y se verifico su uso; adicionalmente fueron entregadas unas grabadoras. Se recomienda que para el personal nuevo le hagan entrega de este mismo material.
52 NCR-0632 Gestión Documental GD - Lineamientos de organización y archivo
EFICAZ
Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se realizó la verificación en sitio donde se evidencio que la dirección de posconflicto está utilizando correctamente las TRD y en la Consejería para las comunicaciones se está archivando de acuerdo a las TRD y se realizó la
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Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
transferencia correspondiente, se determinó su eficacia.
53 NCR-0633 ÁREA DE TALENTO HUMANO
TH - Señalización donde se indiquen salidas de emergencia SP
EFICAZ
Se cumple la meta de contar con la señalización de rutas de evacuación en todas las sedes de la Entidad, de conformidad con los planes de prevención establecidos en la Entidad. Teniendo en cuenta que se determinaron las rutas de evacuación requeridas, se coordinó la instalación en la Casa de Nariño y se mantuvo actualizadas la señalización y rutas de evacuación. Se realizó la revisión física en las instalaciones de la Casa de Nariño y se observó que se cumple con la señalización y el cambio de las camillas.
54 NCR-0639
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
GF-BS-FONDO PAZ Solicitud de contratación por las dependencias del DAPRE
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta la cual es la oportunidad en el reporte de servicios no conformes Secretaría Privada. Evidencia: Acta No. 3 de 12/07/2018 donde
se evidencia la verificación en la solicitud de contratación mediante el ESCRIBE
55 NCR-0642
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
GF-BS-FONDO PAZ Cumplimiento de los compromisos adquiridos por parte de los contratistas
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta cumpliendo con el seguimiento realizado a los contratistas. Evidencia: Acta No. 1 de fecha 31/07/2018
suscrita por los supervisores donde certifican el cumplimiento de los compromisos contractuales
56 NCR-0646
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
Cumplir con los requerimientos establecidos en el manual de contratación del DAPRE, para el recibo a satisfacción de las obras iniciales y adicionales pactadas en los contratos de Fondo Paz fase Ictadas en los contratos
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con lo establecido en el manual de contratación. Evidencia: Acta de liquidación
57 NCR-0652 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Perfeccionamiento de contratos previo estudios de seguridad
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con lo establecido en el manual de contratación.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Evidencia: Revisión aleatoria estudios de
seguridad
58 NCR-0654 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Control de los documentos precontractuales
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con lo establecido en el manual de contratación. Evidencia: Revisión diagnostico aleatoria
documentos precontractuales
59 NCR-0658 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - SGSI Necesidades que puedan o no tener los grupos de interés
EFICAZ
60 NCR-0659 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - SGSI Acciones para tratar riesgos y oportunidades
EFICAZ
61 NCR-0660 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - SGSI Creación y actualización.
EFICAZ
62 NCR-0662 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - SGSI Revisión de los derechos de acceso de usuarios
EFICAZ
63 NCR-0663 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - SGSI Controles de acceso físicos
EFICAZ
64 NCR-0664 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - SGSI Política de escritorio limpio y pantalla limpia
EFICAZ
65 NCR-0665 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - SGSI Responsabilidades y procedimientos
EFICAZ
66 NCR-0666 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - SGSI Implementación de la continuidad de la seguridad de la información
EFICAZ
67 NCR-0667 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - SGSI Procedimiento Derechos de propiedad intelectual
EFICAZ
68 NCR-0668 SECRETARÍA DE PRENSA
Incumplimiento de los resultados previstos en la planeación institucional Secretaría de Prensa
EFICAZ
Las actividades se ejecutaron con oportunidad y calidad y al realizar la verificación a la dependencia se pudo establecer que se está ejecutando los controles propuestos en el plan y como resultado de la gestión de la Secretaria al final de la vigencia fue sobresaliente.
69 NCR-0671 ÁREA ADMINISTRATIVA
Incumplimiento meta proyecto 2011011000308 vigencia 2017
EFICAZ
Se evidencia la programación y cronograma de obras de objetos contractuales de la vigencia 2018, así mismo se cuenta con los informes de Seguimiento Proyectos de
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INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Inversión - SPI de metas rezagadas vigencia 2017. Adicionalmente, se cuenta con soportes de seguimiento al avance y cumplimiento de actividades e informes.
70 NCR-0672 Direccionamiento Estratégico
DE - Controles asociados a la causa del riesgo falta de oportunidad en la atención de solicitudes de Gobernadores y Alcaldes
EFICAZ
Las acciones implementadas permitieron eliminar las causas que generaron la No Conformidad. Se evidenció el riesgo Implementación, actualización y difusión de procedimientos para la atención de Gobernadores y Alcaldes actualizado y monitoreado con controles que mitigaron las causas identificadas.
71 NCR-0676 Direccionamiento Estratégico
DE - Identificación de riesgos en nuevas dependencias
EFICAZ
Se cumplieron con las acciones que eliminaron las causas que generaron el aspecto No Conforme. Los siguientes riesgos cumplen con el flujo de administración del Riesgo dispuesto por la Entidad: 1.Dirección Proyectos Especiales: Incumplimiento de las funciones asignadas a la Dirección de Proyectos Especiales de la Vicepresidencia de la República 2.Dirección Política Integral para la lucha contra las drogas Ilícitas: Pérdida de información al seguimiento relacionado con la implementación de políticas para la atención integral de la lucha contra las drogas ilícitas 3.Dirección seguimiento y evaluación de proyectos de Paz: Inexactitud en la producción de la información para las recomendaciones de política en materia de paz 4.Alta Consejería Privada y Competitividad: a. Incumplimiento en la formulación, gestión y seguimiento de políticas públicas relacionadas con el sector privado y competitividad b. Inexactitud en la información suministrada para la formulación e implementación de políticas públicas de prioridad del Gobierno. c. Incumplimiento a los compromisos generados en los Comités Ejecutivos del SNCCTI a cargo de la Alta Consejería Presidencial para el Sector Privado y Competitividad. 5.Dirección Inversión Privada para el Posconflicto: Brindar información errada al sector privado para promover su apoyo e inversión en el posconflicto
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
72 NCR-0678
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
AP - FONDOPAZ Antecedentes de contratación
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con los requisitos documentales por parte de las dependencias del DAPRE al efectuar en el aplicativo de gestión documental la solicitud de contratación ante Fondo Paz. Evidencia: Revisión aleatoria de índices de
los contratos.
73 NCR-0685
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
AP - FONDOPAZ Ejecución Presupuestal
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la incorporación de la totalidad de los documentos generados durante la ejecución presupuestal en las carpetas de los contratos suscritos por Fondo Paz. Evidencia: Revisión aleatoria de los
contratos suscritos por fondo paz
74 NCR-0696 DESPACHO DEL VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Fortalecimiento de la labor de supervisión de contratos
EFICAZ
Se observó la aplicación del Check List en las carpetas de los contratos a cargo del Despacho de la Vicepresidencia de la República
75 NCR-0698 Direccionamiento Estratégico
DE - Debilidades en información documentada que son soporte de actividades del Plan de Acción
EFICAZ
En el Informe de Gestión Anual de la Oficina de Planeación 2018, se obtuvo un resultado en términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción del 96% de eficacia.
Ubicado en nivel Sobresaliente.
76 NCR-0701 Direccionamiento Estratégico
DE - No se realiza medición y control al riesgo Pérdida de información al seguimiento relacionado con la implementación de políticas para la atención integral de la lucha contra las drogas ilícitas
EFICAZ
Se evidenció que se hace medición y control del riesgo Pérdida de información al seguimiento relacionado con la implementación de políticas para la atención integral de la lucha contra las drogas ilícitas como se evidenció en la revisión de los controles al encontrar que se monitorean en su totalidad.
77 NCR-0716 Gestión Documental
GD - No se ha realizado la Clasificación de la Información en el aplicativo TAURUS en la Dir Sust Cultivos Ilícitos
EFICAZ
Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se determinó su eficacia.
78 OM-0132
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
AP-Trazabilidad Contratos Fondo Paz
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Evidencia: Implementación de la
herramienta tecnológica
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
79 OM-0201 Gestión Financiera GF Devolución de Cuentas
EFICAZ
Efectivamente los formatos de ejecución actualmente se encuentran sistematizados mediante aplicativo de Contratos
80 OM-0210 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TICs- Plan ISO 270001 : 2013
EFICAZ
81 OM-0297 DIRECCIÓN DE DISCURSOS
SA - Socialización del SIGEPRE
EFICAZ
Las actividades se desarrollaron en los tiempos establecidos y se verificaron en prueba de recorrido y se evidencio que se tienen interiorizados los conceptos del SIGEPRE.
82 OM-0306
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
AP - FONDOPAZ Implementar herramienta para viáticos y gastos de viaje de contratistas
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Evidencia: Implementación del formato F-
TH-35
83 OM-0308 DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS
AP - DAP Creación del sistema de análisis legislativo SIAL
EFICAZ
Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron mejorar el desempeño del proceso en cuanto a la consulta de los directorios de congresistas en el Sistema SIAL, ubicado en la Intranet.
84 OM-0322
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EQUIDAD DE LA MUJER
Documentación de procedimientos en torno a las diferentes líneas de asistencia técnica - CPEM
EFICAZ
En la verificación del aplicativo SIGEPRE, se observa que se plantearon 3 acciones, de las cuales 2 se terminaron después de las fechas planificadas. Al realizar la verificación realizaron 3 documentos, realizaron dos lineamientos para los documentos realizados, determinando que ambos se acoplan con los servicios de asistencia técnica prestados por la Consejería y a su vez adhieren el marco normativo nacional en internacional en materia de derechos humanos de las mujeres. Una vez realizad la verificación de los documentos en SIGEPRE se establece que las actividades realizadas apuntan a la estandarización en las líneas de asistencia técnica de la Consejería para la Equidad de la Mujer, por lo tanto se considera que es eficaz la mejora.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
85 OM-0331 Direccionamiento Estratégico
DE-Cambio estructura DAPRE- Decreto 672 de 2017
EFICAZ
Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron documentar los cambios que afectaron el SIGEPRE por el Decreto 672 del 26 de abril de 2017 en temas como: Plan estratégico institucional 2015 - 2018, planes de acción - 2017, mapa de procesos, caracterización de los procesos, documentación, indicadores, riesgos, codificación de las dependencias, CONPES, servicios misionales y cooperación, entre otros.
86 OM-0343 Adquisición de Bienes y Servicios
BS- Fortalecer la gestión contractual mediante la asesoría y acompañamiento - servicios compartidos
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento implementado el Sistema de Gestión de Información en FONDOPAZ Evidencia: implementación de la
herramienta tecnológica
87 OM-0344 Alta Consejería Presidencial Para Comunicaciones
AP-ACPC-Plan de Comunicación del DAPRE
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Se verificó la publicación en la Intranet.
88 OM-0347 CASA MILITAR
SA-CM-MANUAL PARA EL SERVICIO DE PROTOCOLO, SEGURIDAD Y LOGÍSTICA PRESIDENCIAL
EFICAZ
Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas se verifico su aplicación en prueba de recorrido y se determinó su eficacia.
89 OM-0351
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EQUIDAD DE LA MUJER
Articulación de las metas de igualdad de género en las entidades del nivel nacional, departamental, municipal y distrital a través del Observatorio de Asuntos de Género
EFICAZ
En la verificación del aplicativo SIGEPRE, se encuentran identificados y documentados los indicadores de género; Terridata, CONPES ODS y sobre las estadísticas de género en el Plan Marco de Implementación, detallado en el informe "Mejora articulación de las metas de igualdad de género en las entidades del nivel nacional, departamental, municipal y distrital a través del OAG" que se adjunta. La batería de indicadores del observatorio se realizará acorde a los resultados de la mejora, por lo que se considera que las acciones adelantas son eficaces.
90 OM-0352 Gestión Documental
GD - Control de recepción de documentos en los archivos de gestión
EFICAZ
Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se pudo evidenciar que el formato se está utilizando y se determinó su eficacia.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
91 OM-0355 OFICINA DE PLANEACIÓN
Fortalecimiento de los Servicios Internos del DAPRE
EFICAZ
Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron Garantizar la prestación de los servicios internos que operan bajo Servicios Compartidos, de acuerdo con los Acuerdos de Nivel de Servicio establecidos. Se evidenció en la aplicación del Procedimiento, del manual de Servicios Internos, en la parametrización del aplicativo de servicios compartidos, la creación y análisis del Indicador que mide el cumplimiento de los servicios internos.
92 OM-0362 OFICINA DE PLANEACIÓN
Fortalecimiento Resultados FURAG 2016 e ITEP 2015-2016
EFICAZ Identificación de la Línea Base de MIPG:
El DAPRE alcanzó un resultado superior al puntaje promedio del grupo par, al obtener un índice del 88.76, frente al 79.48 del grupo par (25 Entidades). Índice de Transparencia Nacional ITN:
Desde la Vigencia 2007 Transparencia por Colombia ha realizado la verificación de los estándares establecidos en el ITN, de acuerdo a las calificaciones la Entidad ha establecido los respectivos planes de mejoramiento, lo que ha producido que cada año la Entidad obtenga un mejor posicionamiento en el ranking Nacional. Se destaca que en la última evaluación, el DAPRE ocupó el octavo puesto de las Entidades más transparentes, evidenciado al pasar del puesto 92 entre los 10 primeros.
93 OM-0368 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TICs - Implementación de la plataforma de software para la Administración de la Gestión Documental, Gestión de Archivo y PSQR de la Entidad
EFICAZ
94 OM-0369 OFICINA DE PLANEACIÓN
Plan de gestión del cambio Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG
EFICAZ
Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron Adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la Entidad. Identificación de la Línea Base de MIPG:
El DAPRE alcanzó un resultado superior al puntaje promedio del grupo par, al obtener un índice del 88.76, frente al 79.48 del grupo par (25 Entidades). Así mismo, la Entidad adoptó la Mejora OM-0444 Plan de Mejoramiento - Autodiagnóstico MIPG la cual se encuentra en ejecución hasta el 30/10/2020.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
95 OM-0371 OFICINA DE PLANEACIÓN
Plan de transición ISO 9001:2015
EFICAZ
Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron Cumplir con los requisitos de la ISO 9001 versión 2015. Su eficacia se evidencia en la recertificación de la Entidad en ISO 9001:2015, como resultado del ejercicio auditor efectuado por el Ente Certificador ICONTEC.
96 OM-0372
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
GF - FONDO PAZ Creación de la Caja menor para viáticos y gastos de viaje en Fondo Paz como apoyo al fortalecimiento y seguimiento a la Ejecución presupuesta presupuestal.
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento y la creación de la Caja menor para viáticos y gastos de viaje de FONDOPAZ. Evidencia: Caja menor de viáticos
constituida y en funcionamiento.
97 OM-0374 SECRETARÍA PRIVADA
SA-SP Fortalecimiento de la calidad de la información (invitaciones y audiencias) que se pone a consideración del Secretario Privado
EFICAZ
Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se determinó su eficacia.
98 OM-0376 DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS
AP- DAP TABLERO DE SEGUIMIENTO A LAS INICIATIVAS EN TRÁMITE EN EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA
EFICAZ
Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron generar reportes de la actividad legislativa de Gobierno en trámite directamente del Sistema SIAL, ubicado en la Intranet, mejorando el desempeño de la dependencia.
99 OM-0377 DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS
AP- DAP LÍNEA DE TIEMPO PARA LA AGENDA LEGISLATIVA DE GOBIERNO
EFICAZ
Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron cumplir con la Agenda gubernamental de acuerdo con la Línea de tiempo creada de acuerdo con la Ley 5 de 1992, las fechas para dar trámite a las iniciativas de Gobierno y los escenarios con lo que se contaron para cumplir la agenda gubernamental. Se diseñó una pestaña denominada "línea de tiempo" en la plataforma tecnológica del SIAL
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
100 OM-0378 ÁREA ADMINISTRATIVA
GA - MEJORA DEL SISTEMA DE INVENTARIO ALADINO
EFICAZ
Se evidencio el registro y determinación de los mantenimientos preventivo y correctivo incluidos en el aplicativo, junto con el levantamiento de información sobre bienes muebles e inmuebles. Adicionalmente, se evidencio la migración de información junto con las actualizaciones realizadas por cada grupo a cargo de muebles e inmuebles en el aplicativo Aladino conforme a las normas NIIF.
101 OM-0382 Tecnologías de Información y Comunicaciones
Actualización de Plan Estratégico de Tecnologías de Información - PETI
EFICAZ
102 OM-0383 Atención al Usuario
AU-Nuevo mecanismo de captura de información cliente externo
EFICAZ Se observa que se cumplieron
todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento y la implementación del nuevo canal de percepción. Evidencia: Canal de percepción
implementado
103 OM-0385
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EL POSCONFLICTO
ACP-Reuniones de seguimiento a compromisos con las Direcciones de ACP Posconflicto
EFICAZ
Se evidencia la programación y cronograma de reuniones de seguimiento y registro de actas.
104 OM-0387
DIRECCIÓN S. NACIONAL DE JUVENTUD COLOMBIA JOVEN
Seguimiento al Reporte de información del módulo observatorio en el Sistema JUACO.
EFICAZ
Para el Seguimiento al Reporte de información en el módulo observatorio en el Sistema JUACO, se estructuró una propuesta de seguimiento en la que se registran los siguientes componentes: 1. Proveedor de información. 2. Información Suministrada 3. Periodicidad del informe según la fuente 4. Última publicación JUACO 5. Periodicidad de la revisión por parte de Colombia Joven/ Ultimo seguimiento y gestión. La propuesta se validó por parte del equipo y se presenta como soporte en archivo Excel "Instrumento_Seguimiento_ObsJUACO - Actualizado-JUL.xlsx" debidamente diligenciado en aplicación del seguimiento, por lo anteriormente expuesto se considera que las acciones han sido eficaces.
105 OM-0390
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LAS REGIONES
ACPR-Matriz de seguimiento a las Atenciones Regionales
EFICAZ
Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque se obtuvo un Sistema de Gestión de Compromisos con funcionalidades de alertas implementadas, fortaleciendo el desempeño de la ACP Regiones.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
106 OM-0391 ÁREA DE TALENTO HUMANO
TH-Articulación del Manual de Excelencia Ética del DAPRE, con el nuevo Código de Integridad del Servicio Público.
EFICAZ
Se cumple la meta de Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno del DAPRE, actualizado con los nuevos valores establecidos en el Código de Integridad del Servicio Público y divulgado, teniendo en cuenta que se desarrollaron las siguientes actividades: Se determinaron los valores en común y los que se deben incluir, se actualizo el Manual de Integridad y Buen Gobierno M-DE-03 el 15-Ago-2018, se socializó a través del Correo Institucional del SIGEPRE, se publicó en Intranet y se realizó campaña de divulgación e interiorización
107 OM-0392
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA COMUNICACIONES
AP-ACPC-Optimizar navegabilidad aplicativo SAMI
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Se verificó el funcionamiento del aplicativo SAMI.
108 OM-0393
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EQUIDAD DE LA MUJER
Aprestamiento para el abordaje de los desafíos en materia de igualdad de género de la Agenda 2030
EFICAZ
En la verificación del aplicativo SIGEPRE, sobre responsabilidad que le confiere la Agenda 2030 ODS5, la CPEM planteo realizar planes de trabajo determinando metas, continuando con la evaluación e identificación de entidades participantes. En el documento "Aprestamiento para el abordaje de los desafíos en materia de igualdad de género de la Agenda 2030" se identifican las Entidades con responsabilidades en los indicadores bajo responsabilidad de la CPEM objeto de la mejora. Por lo anterior se considera que la oportunidad de mejora es eficaz.
109 OM-0394 DESPACHO DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO
Actividades necesarias y tendientes para la creación de la serie documental para las Actas de la Comisión Transitoria de Verificación de los Bienes y Apoyo al Administrador del Patrimonio Autónomo Decreto 1407 de 2017.
EFICAZ
En la verificación se observa listado de asistencia - acta producto de la reunión con el Grupo de Gestión Documental para revisar la tabla de retención documental del Despacho del Director General, se solicitó la creación de la sub-serie denominada "Actas de la Comisión Transitoria de Verificación de los Bienes y Apoyo al Administrador del Patrimonio Autónomo", en archivo que se adjunta se observa la tabla de retención documental de mayo de 2018, en la que se incluye la referida sub-serie, por lo anterior se considera que las acciones realizadas lograron el propósito y se declara que la mejora fue eficaz.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
110 OM-0395
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS
CPDDHH - Depuración correspondencia SIGOB 2017
EFICAZ
Por la implementación del nuevo aplicativo de gestión de correspondencia se requiere darle finalizar a las PSQRs en el SIGOB antes del 31 de diciembre de la vigencia, se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se determinó su eficacia.
111 OM-0396
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS
CPDDHH - Facturación y ejecución presupuestal de la dependencia
EFICAZ
Las actividades se cumplieron con oportunidad y se ejecutó lo formulado en el plan,
112 OM-0399 DIRECCIÓN DE DISCURSOS
Mejorar los tiempos de entrega de los textos al Presidente de la República
EFICAZ
Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se determinó su eficacia.
113 OM-0401 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI- Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI
EFICAZ
114 OM-0402 GESTIÓN JURÍDICA
GJ - Actualización metodología para provisión contable en conciliaciones extrajudiciales
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento y la implementación de la metodología para calcular la provisión contable en conciliaciones extrajudiciales Evidencia: Creación del formato F-GJ-03
115 OM-0403 CONSEJERÍA PRESIDENCIAL DE SEGURIDAD
Fortalecimiento del Compromiso de Confidencialidad de Sesiones Estrategias
EFICAZ
Se verificó la creación del formato en el SIGEPRE F-AP-41
116 OM-0404 ÁREA DE TALENTO HUMANO
TH - Ajuste Política y Objetivos Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
EFICAZ
Se cumple la meta de Política y Objetivos ajustados a las nuevas necesidades de la Entidad, teniendo en cuenta que se revisó y ajusto la Política y Objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, y se socializo en el SIGEPRE En el acta 03 del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo del 29 de enero de 2018 se presenta y socializa el ajuste a la política del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
117 OM-0405 DIRECCIÓN DE EVENTOS
EVALUACION DE LOS EVENTOS REALIZADOS POR LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA POR LOS ORGANIZADORES Y DESPACHO SECRETARIA PRIVADA
EFICAZ
Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se determinó su eficacia.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
118 OM-0409 Gestión Financiera
GF-Implementación de control para CDPS y Registros presupuestales FONDO PAZ
EFICAZ
Formato: F-GF-27 Planilla control de recibo y entrega de CDPS y compromisos presupuestales de Fondo Paz
119 OM-0411 DIRECCIÓN P.I. LUCHA CONTRA DROGAS ILÍCITAS
GP-DPILDI - MATRIZ DE SEGUIMIENTO
EFICAZ
Se observó el diligenciamiento de la matriz de seguimiento
120 OM-0413 Adquisición de Bienes y Servicios
Actualización de documentos Área de Contratos
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento y la Actualización de los cincuenta (50) formatos que a la fecha tiene el Área de Contratos establecidos en el SIGEPRE. Evidencia: Actualización del formato F-GJ-
03
121 OM-0415 DIRECCIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES
DOCUMENTAR EL MODELO DE ARTICULACIÓN Y COORDINACION DE LA DIRECCION DE PROYECTOS ESPECIALES
EFICAZ
Se observó el documento cargado en el SIGEPRE L-AP-01
122 OM-0416 OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ
ENTREGA INVENTARIOS DOCUMENTOS A CARGO DE LA OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ Y SUS DIRECCIONES
EFICAZ
Se cumplieron las tareas formuladas en el tiempo establecido y se cumplió con el objetivo de consolidación del Inventario.
123 OM-0417 SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA
Consolidación Información Plan de Acción Secretaria de Transparencia
EFICAZ
Se cumple la meta de construir una herramienta que permita el seguimiento a las actividades de los contratistas de la ST, con los cuales se posibilita el cumplimiento del plan de acción de la ST, facilitando a su vez el cargue de la información de los diferentes sistemas, para lo cual se llevaron a cabo las actividades de identificación de los campo requeridos, se elaboró una herramienta para el control del Plan de Acción, se implementó la herramienta que está en una carpeta compartida y se realizó seguimiento.
124 OM-0421 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - Creación y documentación de Matriz de riesgos de seguridad de la información versus controles - SGSI
EFICAZ
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
125 OM-0422 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - Creación de nuevos riesgos de seguridad de la información - SGSI
EFICAZ
126 OM-0423 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - Fortalecer el conocimiento sobre las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI
EFICAZ
127 OM-0424 DESPACHO DEL VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
GAVP MATRIZ DE SEGUIMIENTO A LOS IMPACTOS EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN
EFICAZ
Se observó el diligenciamiento de la matriz de seguimiento mes a mes
128 OM-0425
DIRECCIÓN DE GOBIERNO Y ÁREAS ESTRATÉGICAS
AP - DGAE - Cierre de compromisos misionales DAPRE
EFICAZ
Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron el seguimiento oportuno al cierre de los compromisos misionales del DAPRE, teniendo en cuenta el cierre de gobierno.
129 OM-0427 DIRECCIÓN PARA EL POSCONFLICTO
AP-DP-Fortalecer la planeación y reporte del plan de acción y gestión del riesgo Dirección Posconflicto I semestre 2018
EFICAZ
El 30 de junio de 2018 el enlace de Posconflicto realizó capacitación a los demás funcionarios, a fin de lograr compromiso en el diligenciamiento del aplicativo SIGEPRE Plan de Acción - Riesgos. Lo que aporto para plantear ajustes al plan de acción y riesgos de la Dependencia, principalmente por que la función de ordenación del gasto para el Fondo Colombia en Paz en la actualidad no es función de la Dirección, mas no fue pertinente realizar cambios en el PA. Aunque no se realizaron ajustes al plan se considera que las acciones adelantadas promovieron el conocimiento al interior del plan de acción y los riesgos, considerando que las acciones fueron eficaces.
130 OM-0431
DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS ILÍCITOS
AP - Ejercer la Secretaria Técnica de las instancias de ejecución, coordinación y gestión del Programa Nacional Integral de Sustitución PNIS
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento, se logra observar la gestión realizada por la Dirección.
131 OM-0432 DIRECCIÓN DE GESTIÓN GENERAL
DE - DGG Redefinición Tabla de Retención Documental Dirección de Gestión General
EFICAZ
Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron la entrega del Archivo de la DGG por finalización del período presidencial.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
132 OM-0434 DIRECCIÓN DE DISCURSOS
Mejorar la oportunidad en la entrega de textos al Presidente
EFICAZ
Se cumplió con el objetivo establecido de bajar los tiempos de entrega de los insumos para que los discursos se le entreguen al Presidente en menor tiempo.
133 OM-0435
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EQUIDAD DE LA MUJER
AP CPEM - Instrumentos técnicos para el fortalecimiento de procesos de incidencia política y social de mujeres y organizaciones de mujeres
EFICAZ
En la verificación del aplicativo SIGEPRE, se documentó en archivo la estructura de un plan de incidencia política de mujeres, con los componentes de estrategias, líneas de acción, resultados esperados, organizaciones e instituciones aliadas y criterios de conformación del mecanismo de diálogo. En el documento INSTRUMENTOS TÉCNICOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE PROCESOS DE INCIDENCIA POLÍTICA Y SOCIAL DE MUJERES Y ORGANIZACIONES DE MUJERES, se describen las estrategias básicas, las líneas de intervención y las acciones de incidencia desarrolladas, teniendo en cuenta lo anterior se considera que las acciones realizadas cumplen con el objetivo de la oportunidad de mejora y se estima que es eficaz.
134 OM-0438 DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS
AP - DAP Estandarizar el control posterior a la agenda legislativa
EFICAZ
Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron estandarizar y controlar en el SIGEPRE el documento Control posterior a la agenda legislativa, facilitando su uso adecuado y disponibilidad.
135 OM-0442 GESTIÓN JURÍDICA
GJ - Ajustes en el riesgo Deficiencia en el momento de revisar y aprobar proyectos de actos normativos
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento identificando, valorado y actualizado Evidencia: Riesgo Actualizado, valorado y
actualizado
136 OM-0443
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA COMUNICACIONES
AP-ACPC Plan de difusión de información
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Se Creó el procedimiento P-AP-32
137 OM-0445
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
AP - FONDO PAZ Control para el ejercicio de supervisión
EFICAZ
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento implementando la Herramienta informática de seguimiento al cumplimiento contractual. Evidencia: Herramienta informática de
seguimiento al cumplimiento contractual.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
138 OM-0450
ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL SECTOR PRIVADO Y COMP
AP-ACPSPC-Consolidación, aprobación y socialización de batería de indicadores de competitividad en el Comité Ejecutivo SNCI
EFICAZ
La Alta Consejería realizó el diagnosticó de los indicadores que actualmente se publican en el país y que permiten evaluar los niveles de competitividad en documentos, El resultado del diagnóstico de los principales indicadores: Globales de Competitividad 2016–2017 y del Sistema Nacional de Competitividad, Ciencia, Tecnología e Innovación, permiten evaluar los niveles de competitividad en el país. Se propuso una batería de indicadores, los indicadores fueron revisados por los miembros del comité ejecutivo y se propusieron ajustes en una matriz de control, la que fue aprobada y socializada. Se considera que las actividades realizadas son eficaces.
139 OM-0451 SECRETARÍA PRIVADA
Diseño e implementación de una herramienta de control para optimizar el seguimiento a los derechos de petición de la Secretaría Privada
EFICAZ
Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se determinó su eficacia que la herramienta se está ejecutando y ha sido eficaz.
140 OM-0453 Gestión Documental
GD - Entrega de archivos por cambio de Gobierno o restructuración
EFICAZ
Se cumplieron las actividades formuladas en este plan y se cumplió con el objetivo de realizar un informe y presentación del estado de los archivos del DAPRE por cambio de gobierno o estructura de la entidad.
141 OM-0457 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI-SGSI-R+ -Mejorar el aplicativo de gestión de correspondencia SIGOB mediante la implementación del nuevo Sistema de Gestión Documental Escribe Presidencia
EFICAZ
142 OM-0458 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI-SGSI Mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información a partir de la Etapa 1 de auditoría de certificación
EFICAZ
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
143 OM-0459 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI-SGSI-R+ -Fomentar la seguridad de la información y la continuidad de la organización, mediante la adquisición de un dispositivo de tipo Hardware, denominado Firewall
EFICAZ
144 OM-0464 DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS
AP-DAP SEGUIMIENTO A CONTROLES POLÍTICOS
EFICAZ
Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron mejorar el desempeño del Sistema SIAL con la puesta en marcha de una nueva pestaña denominada: control político, con la siguiente información: - Fecha, - Tema, - Citantes, - Citados, - Observaciones.
145 OM-0466 OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ
DOCUMENTAR LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÒN DE INFORMES DEL PLAN DE ACCION Y MONITOREO DE RIESGOS DE LA OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ Y SUS DIRECCIONES
EFICAZ
Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas se verificó su aplicación en la prueba de recorrido y se determinó su eficacia.
6.3.2 Planes de Mejoramiento No Eficaces A continuación se presentan los 36 planes de mejoramiento no eficaces a 31 de diciembre de 2018, así:
a) Relación de las 20 mejoras no eficaces producto de las Auditorías Internas ejecutadas durante la vigencia 2018.
b) Relación de las 16 mejoras no eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los planes de mejoramiento 2018 (presente informe).
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
6.3.2.1 (20) Mejoras No Eficaces evaluadas en Auditorías Internas durante la vigencia 2018.
PRIMER SEMESTRE DE 2018
EVALUACIÓN ANUAL DE EFICACIA DE PM VIGENCIA 2017
Código Proceso Nombre Área organizativa
Concepto de evaluación
1 OM-0317 Adquisición de Bienes y Servicios
PUBLICACIÓN DE INFORMES DE SUPERVISIÓN
ÁREA DE CONTRATOS NO EFICAZ
2 NCR-0308 Atención al Usuario
AU - Respuestas extemporáneas
GRUPO DE ATENCIÓN A LA CIUDADANIA
NO EFICAZ
3 NCP-0160 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI- Medición y Análisis ÁREA DE TECNOLOGIAS
Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
NO EFICAZ
4 OM-0302 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI-Actualización Entrega de Usuarios
ÁREA DE TECNOLOGIAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
NO EFICAZ
5 NCR-0584
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico, Presidencial, comunicación y Prensa
SA - Incumplimiento de los resultados previstos en la planeación institucional Secretaría de Prensa
SECRETARÍA DE PRENSA NO EFICAZ
6 OM-0359 Gestión de Asuntos Políticos
AP-CPDDHH fortalecimiento en materia de calidad y oportunidad de los reportes realizados por la Consejería
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA
LOS DERECHOS HUMANOS
NO EFICAZ
7 NCR-0214 Gestión de Asuntos Políticos
AU - No efectividad NCR-0139 Respuesta no oportuna a Derechos de Petición: del Programa DD HH
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA
LOS DERECHOS HUMANOS
NO EFICAZ
8 OM-0308 Gestión de Asuntos Políticos
AP - DAP Creación del sistema de análisis legislativo SIAL
DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS
NO EFICAZ
9 NCR-0559 Direccionamiento Estratégico
DE - Control de Documentos
OFICINA DE PLANEACIÓN NO EFICAZ
DATOS POSTERIORES AUDITORÍA A PLANES DE MEJORAMIENTO (Auditoria de Calidad 2018)
Código Proceso Nombre Área organizativa
Concepto de evaluación
10 NCR-0598 Gestión de Asuntos Políticos
AP- control de la información que se registra en los Informes de Supervisión
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA
LOS DERECHOS HUMANOS
NO EFICAZ
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
11 OM-0395 Gestión de Asuntos Políticos
CPDDHH - Depuración correspondencia SIGOB 2017
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA
LOS DERECHOS HUMANOS
NO EFICAZ
12 OM-0377 Gestión de Asuntos Políticos
AP- DAP LÍNEA DE TIEMPO PARA LA AGENDA LEGISLATIVA DE GOBIERNO
DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS
NO EFICAZ
13 OM-0346 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Respuestas Oportunas a Solicitudes
DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE
CULTIVOS ILÍCITOS
NO EFICAZ
14 OM-0294 Gestión de Asuntos Políticos
OACP-Fortalecer los puntos de control de las PSQRS allegadas a la OACP para que estas se respondan de forma oportuna
OFICINA ALTO COMISIONADO DE PAZ
NO EFICAZ
DATOS AUDITORÍA DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS ILÍCITOS
Código Proceso Nombre Área organizativa
Concepto de evaluación
15 OM-0346 Gestión de
Asuntos Políticos
AP - Respuestas Oportunas a Solicitudes
DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE
CULTIVOS ILÍCITOS
NO EFICAZ
SEGUNDO SEMESTRE DE 2018
Evaluar la gestión integral de DAICMA - Descontamina Colombia
Código Proceso Nombre Área organizativa
Concepto de evaluación
16 OM-0296 Gestión de
Asuntos Políticos
MEJORA EN LOS TRÁMITES DE SOLICITUDES ALLEGADAS A LA DIRECCIÓN
DAICMA NO EFICAZ
Evaluar el trámite de PSQR
Código Proceso Nombre Área organizativa
Concepto de evaluación
17 NCR-0517 Atención al
Usuario
AU - Respuesta oportuna a los Derechos de Petición
GRUPO DE ATENCIÓN A LA CIUDADANIA
NO EFICAZ
18 NCR-0619 Atención al
Usuario
AU - Respuestas oportunas a los Derechos de Petición Procesos SIGEPRE
GRUPO DE ATENCIÓN A LA CIUDADANIA
NO EFICAZ
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Evaluar la gestión integral de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos
Código Proceso Nombre Área organizativa
Concepto de evaluación
19 NCR-0627 Gestión de
Asuntos Políticos
AP - Actas de las sesiones de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA
LOS DERECHOS HUMANOS
NO EFICAZ
20 NCP-0221 Gestión de
Asuntos Políticos
AP-CPDDHH publicación de información sobre ejecución contractual
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA
LOS DERECHOS HUMANOS
NO EFICAZ
6.3.2.2 (16) Mejoras No Eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los
planes de mejoramiento 2018.
No.
Código Proceso / Área Organizativa
Nombre Concepto de la Evaluación
1 NCR-0636 ADQUISICIÓN DE
BIIENES Y SERVICIOS
BS - Liquidación de Contratos
NO EFICAZ:
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento sin embargo persiste la liquidación extemporánea de contratos. Evidencia: Informe de auditoría a la
gestión integral de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos NCR-0770
2 NCR-0651 ADQUISICIÓN DE
BIIENES Y SERVICIOS
BS - Publicación de los Informes de Supervisión
NO EFICAZ:
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento sin embargo persiste la publicación extemporánea de informes de los supervisores. Evidencia: Informe de auditoría a la
gestión integral de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos NCR-0762
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
3 NCR-0605 ÁREA DE TALENTO
HUMANO
TH - Control de los documentos para retiro del servicio
NO EFICAZ:
Una vez evaluada la eficacia de la mejora se observó que no se eliminaron las causas que generaron el aspecto no conforme, como: "Los funcionarios en retiro no siempre entregan de manera completa los documentos establecidos en el P-TH-13 Procedimiento para el Retiro del Servicio. Los funcionarios no conocen las implicaciones legales de no entregar los documentos de retiro" Teniendo en cuenta que en la revisión realizada no han sido allegados los documentos de la profesional 3320-02 de la DIP para el Posconflicto, quien fue notificada el día 07-dic-2018 de la aceptación del retiro, donde se le informó que tenía 15-dias hábiles para allegar los documentos y al día 08-feb-2019 no han sido entregados. Incumpliendo el Procedimiento de formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06.
4 NCR-0589
CONSEJERÍA PRESIDENCIAL
PARA EQUIDAD DE LA MUJER
Incumplimiento metas proyecto 2013011000206
NO EFICAZ:
En la verificación del aplicativo SIGEPRE, se observa que se plantearon 5 acciones, de las cuales 4 se terminaron después de las fechas planificadas. Al realizar la verificación del comportamiento de los indicadores del riesgo "Incumplimiento de las Metas de los proyectos de inversión del DAPRE" durante la vigencia 2018, se observan los puntajes en calificación que indican que no se alcanzarán las metas, llevando nuevamente a la materialización del riesgo, razón por la cual se considera que las acciones aplicadas en el plan de mejoramiento no fueron eficaces.
5 NCR-0697 DESPACHO DEL
VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Oportuna publicación de los informes de contratos a cargo de Vicepresidencia de la República
NO EFICAZ:
Meta: Realizar oportuna publicación de los informes de los contratos Publicaciones Extemporáneas Contrato 222-16 Pago 22: Expedida
31/05/2018 - Publicada 25/06/2018 Contrato 222-16 Pago 23: Expedida
08/08/2018 - Publicada 23/08/2018 Contrato 135-15 Pago 90: Expedida
02/10/2018 - Publicada 16/10/2018 Contrato 135-15 Pago 91: Expedida
22/10/2018 - Publicada 09/11/2018 Contrato 135-15 Pago 92: Expedida
30/10/2018 - Publicada 16/11/2018
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
6 OM-0381 DESPACHO DEL
VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
DPVP- Formato de control interno de documentos o expedientes de archivo
NO EFICAZ:
De acuerdo a la revisión realizada en prueba de recorrido, No se está usando el formato F-GD-23 adoptado para el
cumplimiento de la mejora
7 OM-0375
DIRECCIÓN DE GOBIERNO Y
ÁREAS ESTRATÉGICAS
Servicio misional prestado por la Dirección de Gobierno y Áreas Estratégicas al cliente principal.
NO EFICAZ:
Porque no se cumplió con la meta de la Mejora, debido a que la meta era: Nivel alto de satisfacción del señor Presidente frente a los servicios prestados por la Dirección de Gobierno y Áreas Estratégicas; y se observó que el servicio prestado en 2017 fue calificado con 4,0 ubicándose en nivel de medición aceptable, que comparado con la vigencia 2017 (Resultado de evaluar el servicio prestado en 2016), no presentó variación.
8 OM-0349 DIRECCIÓN PARA
EL POSCONFLICTO
AP-DP-Fortalecer puntos de control para respuesta oportuna de PSQRS.
NO EFICAZ:
Se plantearon 4 acciones, se realizó una capacitación con Atención a la Ciudadanía en el periodo comprendido, se implementó la herramienta de control, adicionalmente se coordinó con la Alta Consejería para el Posconflicto el envío oportuno de las comunicaciones. Pese a lo anterior la dirección presenta extemporaneidad en los siguientes casos: el segundo y tercer trimestre de la vigencia 2018 se encontraron PSQR´s con respuesta extemporáneas. En el segundo trimestre Se reportaron 10 PSQR que se respondieron extemporáneamente: EXT18-00040264, EXT18-00044164, EXT18-00048443, EXT18-00048527, EXT18-00049102, EXT18-00049676, EXT18-00040638, EXT18-00040757, EXT18-00041093 y 5 que aún se encuentran en gestión EXT18-00047107, EXT18-00049230, EXT18-00050116, EXT18-00050313, EXT18-00050487.. Y para el tercer trimestre EXT18-00068848 restringido. En agosto EXT18-00079748 DNP solicita información SIIPO aun en gestión, EXT18-00085952 Procuraduría solicita información Planes Nacionales, aun en gestión, EXT18-00087786 Solicitud Contreras SIIPO aun en gestión. Por lo anterior se considera que las acciones tomadas no han sido eficaces y deben ser reformuladas.
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
9 NCR-0674 DIRECCIONAMIENT
O ESTRATÉGICO
DE - Actualización Matriz de Requisitos Legales del SG-SST y MA
NO EFICAZ:
Se evidenció que la Matriz de requisitos legales adjunta en el plan de mejoramiento está actualizada. Sin embargo, la Matriz publicada en la Intranet no se encuentra actualizada, como se evidenció al observar que normas como: Circular 0026 el 24 abril 2018 del Ministerio de Trabajo, Decreto 683 18/04/2018 del Min. Trabajo; Res. 1796 27/04/2018 Min. Trabajo; Dcto 1273 23/07/2018 Min. Salud; no se encuentran en la Matriz Legal publicada en la Intranet.
10 NCP-0257
FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA PAZ
seguimiento semanal a PQRS
NO EFICAZ:
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento sin embargo persiste las respuestas extemporáneas a las PSQR de conformidad con el Evidencia:
Informe de evaluación al trámite de las PSQR Primer Semestre 2018
11 NCP-0274
FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA PAZ
GF-BS-FONDO PAZ Pagos de la Entidad al Contratista
NO EFICAZ:
Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento sin embargo persiste el incumplimiento pues no se cumplieron con todos los pagos pactados en los contratos Evidencia: Informe de seguimiento
ejecución de pagos segundo semestre adjunto al plan de mejoramiento.
12 NCR-0638
FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA PAZ
GF-BS-FONDO PAZ Controles de los procesos entregados a terceros contratos de obras y suministro
NO EFICAZ:
Se observa que no se cumplieron con todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento como los son: a. Socialización del manual de contratación b. Manual de Contratación de Fondo Paz actualizado. Por lo cual se incumplió con la meta propuesta. Evidencia: Manual de contratación
vigente versión 18.
13 NCR-0640
FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA PAZ
GF-BS-FONDO PAZ Tiempos de publicación de los contratos, prórrogas, modificaciones y adiciones en el SECOP
NO EFICAZ:
Se observa que se cumplieron con todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento pero no cumplieron con la meta propuesta la cual era el cumplimiento de los Tiempos de publicación en el SECOP de acuerdo a lo establecido en el Manual de Contratación. Evidencia: Aplicativo SECOP 2 Contrato
FP-280-18,FP-074-19,
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
14 NCR-0645
FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA PAZ
GF-BS-FONDO PAZ Aplicación de multas en casos de mora para los Contratos
NO EFICAZ:
Se observa que no se cumplieron con todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento como los son: a. Socialización del manual de contratación b. Manual de Contratación de Fondo Paz actualizado. Por lo cual se incumplió con la meta propuesta. Evidencia: Manual de contratación
vigente versión 18.
15 NCR-0634 Tecnologías de Información y
Comunicaciones
TI - Aplicación controles del riesgo Inadecuada trazabilidad en las actuaciones de los usuarios finales
NO EFICAZ:
No se eliminaron las causas que dieron origen a esta No Conformidad, como se evidenció en el control “Capacitación” del riesgo "No activación de los servicios definidos en el catálogo de Servicios de Tecnología", en el que las evidencias aportadas no corresponden a capacitaciones realizadas a los funcionarios y contratistas con motivo de su vinculación a la Entidad o al cambio de rol, incumpliendo el paso 9 del procedimiento P-EM-06 (Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento).
16 NCR-0661 Tecnologías de Información y
Comunicaciones
TI - SGSI Seguridad de la información en la gestión de proyectos
NO EFICAZ:
No se eliminaron las causas que dieron origen a esta No Conformidad, al no evidenciar la identificación de los riesgos para la información y los servicios de procesamiento de información que involucren partes externas al DAPRE, incumpliendo el paso 9 del procedimiento P-EM-06 (Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento), y el numeral 7.32 del Manual de Políticas de Seguridad de la Información M-TI-01.
6.4 Comportamiento del Indicador Planes de Mejoramiento No Eficaces A continuación se presenta la tendencia del indicador “Planes de Mejoramiento No Eficaces” desde 2012 hasta 31 de Diciembre de 2018:
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
No Eficaces 19% 11% 9,77% 13% 13,46% 13,33% 13,52%
Meta 18% 10,15% 10,15% 9% 11,60% 13,65% 13,65%
% de Cumplimiento
94,44% 91,63% 100% 50,23% 84% 100% 100%
Una vez analizados los resultados consolidados a 31 de Diciembre de 2018, se obtuvo un 100% de cumplimiento frente a la meta de 13,65%; ubicándose en nivel Sobresaliente. Esto obedeció a que se obtuvieron 133 mejoras no eficaces de un total de 984 finalizadas, equivalente al 13,52%. Los registros hacen referencia a los datos consolidados desde la vigencia 2012. Es importante señalar que los resultados de la evaluación a la eficacia de las Mejoras 2018, como: 16 No eficaces y 145 Eficaces, se verán reflejados en los datos requeridos para el indicador Planes de Mejoramiento No Eficaces con corte a 30 de Junio de 2019, más los resultados que se obtengan de las Auditorías Internas con corte al Primer Semestre de 2019.
7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
7.1 Aspectos Conformes Como aspecto conforme se resalta la implementación de acciones eficaces en todos los procesos y dependencias, lo que ha permitido la eliminación de las causas que generaron los hallazgos y la implantación de acciones de mejora.
7.2 No Conformidades Reales Las acciones propuestas e implementadas en las mejoras que No fueron eficaces, como se evidenció en las 16 mejoras No Eficaces NCP-0257, NCP-0274, NCR-0589, NCR-0605,
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE GESTIÓN
Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
NCR-0634, NCR-0636, NCR-0638, NCR-0640, NCR-0645, NCR-0651, NCR-0661, NCR-0674, NCR-0697, OM-0349, OM-0375 y OM-0381 relacionadas en el presente informe. Incumpliendo el procedimiento de Formulación, Seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06, MECI en control de evaluación, componente Planes de Mejoramiento. Las mejoras mencionadas anteriormente, serán devueltas al paso de formulación y deberán ser reformuladas en un nuevo plan de mejoramiento Transversal al Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento.
7.3 Oportunidades de Mejora. Recomendación 1: Registrar oportunamente las acciones en el aplicativo SIGEPRE, con el fin de mantener actualizada la información de los 32 planes de mejoramiento que se encuentran vencidos. 8. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA Una vez finalizada la evaluación a la eficacia de planes de mejoramiento, se concluye que se fortaleció la formulación de planes de mejoramiento, al comparar los resultados obtenidos en 2018 con las vigencias anteriores; al lograr un 100% de cumplimiento frente a la meta del 13,65% de mejoras No Eficaces. Respecto al resultado específico de la presente auditoría, se obtuvo que 16 planes de mejoramiento no fueron eficaces frente a las 161 mejoras evaluadas, obteniendo un 10% de No Eficacia.
Elaborado por: Luis Carlos Mendoza Diaz