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Oficina de Planificación de la Educación Superior Oficina de Desarrollo Institucional
INFORME DEL SEVRI VINCULADO AL PLAN ANUAL OPERATIVO DEL CONARE 2016
Elaborado por: Gabriela Villalobos Arias, Encargada, Control Interno
Junio, 2016
Tabla de Contenido
Introducción ............................................................................................................. 1
Metodologia ............................................................................................................. 3
Resultados de la Valoración de Riesgos ................................................................. 4
Plan de la Administración de Riesgos Institucional Vinculado al Plan Anual
Operativo. .............................................................................................................. 15
1. Programa OPES .......................................................................................... 15
2. Programa SINAES ....................................................................................... 24
3. Programa CeNAT ........................................................................................ 25
4. Programa Estado De La Nación .................................................................. 26
Recomendaciones ................................................................................................. 27
1
INTRODUCCIÓN
El Consejo Nacional de Rectores (CONARE) ha venido desarrollando, en los
últimos años, diferentes acciones tendientes a fortalecer del Sistema de Control
Interno.
Un aspecto relevante dentro de estos esfuerzos es el establecimiento del
Sistema Específico de Valoración de Riesgo (SEVRI) en el CONARE, sobre el cual
la Ley 8292 señala en su artículo 18 lo siguiente:
“Todo ente u órgano, sujeto a dicha Ley, deberá contar con un Sistema
Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI), el cual permita
identificar de forma adecuada el nivel de riesgo institucional y adoptar los
métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel
de dicho riesgo”
Adicionalmente, define en su artículo 19 “que el jerarca y los titulares
subordinados son responsables por el funcionamiento del SEVRI”. En concordancia
con esto y con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República,
CONARE en la sesión No.39-08 celebrada el 25 de noviembre del 2008 aprobó el
Marco Orientador a partir del cual se ha desarrollado el proceso de SEVRI en la
Institución en sus diferentes etapas: Identificación, Análisis, Evaluación,
Administración y Revisión; la institución ha desarrollado el proceso anualmente
vinculado a las metas del Plan Anual Operativo (PAO), desde el 2010.
Este informe presenta la metodología y resultados del proceso de SEVRI ,
que se realizó a las metas del PAO 2016 y en el participaron los diferentes
programas y dependencias que integran el CONARE:
1. Oficina de Planificación de la Educación Superior.
Dirección
Asesoría Legal
División de Académica
División de Coordinación
División de Sistemas
Centro de Tecnologías de Información y Comunicación (CETIC)
Oficina de Desarrollo Institucional (ODI)
2
Oficina Administrativa:
Gestión del Talento Humano (DGTH)
Proveeduría Institucional
Mantenimiento
Archivo
Biblioteca
Servicios Generales
Oficina de reconocimiento y equiparación (ORE)
Auditoría Interna
2. Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior (SINAES)
3. Centro Nacional de Alta Tecnología (CeNAT)
4. Programa Estado de la Nación (PEN)
3
METODOLOGIA
Para efectuar el proceso de SEVRI 2016 en el CONARE se decidió, al igual
que en el año 2015, vincularlo a las metas formuladas en el Plan-Presupuesto
Ordinario del año, de forma tal que las medidas para la administración de los riesgos
identificados y los recursos que se requieran para su implementación sean
incorporados en el presupuesto de ese mismo año.
El SEVRI 2016 se realizó teniendo como referencia el documento
“Componentes de SEVRI” aprobado por el CONARE en diciembre del 2015, y en el
cual se define la política, los objetivos, la estrategia y los parámetros que orientarán
el proceso de valoración de riesgo. Además se utilizó como instrumento para la
recopilación de la información los formularios definidos en dicho documento.
Para iniciar el proceso, la ODI remitió a las diferentes dependencias el
Formulario OPES.F.03 Sistema Específico de Valoración Riesgos Institucional,
definido en el año 2015 que integra la información las metas del PAO y el proceso
de valoración de riesgos con el fin de facilitar las etapas de evaluación y
seguimiento. Es importante resaltar, que las dependencias debían valorar riesgos
para cada una de las metas definidas en el PAO. Posteriormente, los programas y
dependencias realizaron varias sesiones de trabajo para desarrollar con cada una
de sus metas las diferentes etapas del SEVRI y así completar la información
solicitada en los formularios antes mencionados.
Cabe destacar, que el Departamento de Gestión Financiera no suministró la
información del SEVRI 2016, por lo que se excluye del presente análisis.
Utilizando como insumo la información remitida por las dependencias la ODI
elaboró el “Plan de Administración de Riesgos Institucional vinculado al Plan Anual
Operativo”, el cual incluye para cada meta: los riesgos identificados y priorizados,
las medidas propuestas para administración de estos, así como el plazo de
implementación y los responsables.
Finalmente, se procedió a elaborar el presente informe que detalla los
principales resultados del proceso de valoración de riesgos institucionales y los
planes de administración de riesgos identificados en el CONARE.
4
RESULTADOS DE LA VALORACIÓN DE RIESGOS
En el proceso de valoración de riesgos vinculados al Plan Anual Operativo
2016, se obtuvieron los siguientes resultados:
Nota: En el Marco orientador del SEVRI se establece que los riesgos bajos se consideran aceptables, asimismo,
los riesgos medios y los riesgos altos se consideran inaceptables.
Como se muestra en el gráfico anterior, en el CONARE se observa un 7% de
riesgos altos y 46% de riesgos medios lo que evidencia evolución del proceso de
valoración de riesgos institucional, por cuanto, si bien existen riesgos en nivel
inaceptable (8%) en su mayoría los riesgos que se enfrenta son de nivel medio
(45%) o bajo (47%), lo que denota que en la institución se ha desarrollado una mayor
conciencia sobre la importancia de establecer controles que permitan reducir la
probabilidad y el impacto de los riesgos identificados.
Así también, si se analiza el nivel de riesgo de los programas el Programa
Estado de la Nación presenta el mayor porcentaje de riesgos aceptables, además
el programa OPES es el único que presenta riesgos altos y en cuanto a riesgos
medios el programa CENAT obtiene la mayor proporción con 67%.
Bajo; 49%
Bajo; 33%Bajo; 40%
Bajo; 67%
Bajo; 47%
Medio; 43%Medio; 67%
Medio; 60%
Medio; 33%
Medio; 46%
Alto; 8% Alto; 7%
0%5%
10%15%20%25%30%35%40%45%50%55%60%65%70%75%80%85%90%95%
100%
OPES SINAES CeNAT PEN CONARE
GRÁFICO 1CONARE: NIVEL DE RIESGO POR PROGRAMAS AÑO 2016
5
El cuadro 1 que se presenta a continuación, detalla la información de las
metas valoradas, los riesgos identificados y medidas de administración de riesgos
por programa.
Cuadro 1 CONARE: Cantidad de metas valoradas, riesgos identificados y medidas
para administración de riesgos propuestas, según Programa
Programa Cantidad de
Metas Valoradas
Riesgos identificados Medidas para Administración
de riesgos propuestas
Antes de medidas
existentes
Después de medidas
existentes
OPES 33 64 36 53
SINAES 5 5 3 3
CeNAT 3 3 2 4
Estado de la Nación 9 15 5 5
Total 50 87 46 65
En el CONARE se realizó el proceso de valoración de riesgos a un total de
50 metas del PAO 2016 (88% del total de metas formuladas) identificando en ellas,
antes de considerar los controles existentes, 87 riesgos, sin embargo luego de
efectuar la revaloración de los riesgos por criterios de efectividad y aplicabilidad de
los controles propuestos, los riesgos se reducen a 46 así mismo, se definieron 65
medidas de administración, para los riesgos inaceptables según lo dispuesto en el
Marco Orientador del SEVRI, las cuales se ejecutarán en el presente año.
Si se analiza el comportamiento por Programa del Conare, antes de
considerar las medidas existentes, se observa que si bien el programa Estado de la
Nación es el que identifica el mayor número de riesgos (15), le corresponde
administrar únicamente una tercera parte de éstos por cuanto ya han sido
implementadas una importante cantidad de acciones de para administrarlos.
Así también, para los riesgos identificados antes de valorar las medidas
existentes, se muestra que el programa OPES presenta la mayor cantidad de
riesgos con 64 esto debido a que éste integra el mayor número de dependencias de
la institución y entre estas las que brindan soporte a los procesos sustantivos
6
institucionales, como son: la Unidad de Proveeduría, Departamento de Gestión del
Talento Humano, Mantenimiento, Servicios Generales, Oficina de Desarrollo
Institucional y Asesoría Legal, entre otros, por el contrario, el programa CeNAT
presenta el menor número con 3.
Como parte de este informe a continuación se ofrece, para cada programa,
un resumen de los riesgos identificados, así como de sus causas y medidas de
administración.
Programa OPES
Dada la composición de naturaleza tan variada de las dependencias del
Programa OPES, se observa que se definieron riesgos muy diversos, como se
muestra en el siguiente cuadro:
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Cuadro 2 OPES: Detalle de riesgos inaceptables en el proceso de valoración de riesgos 2016.
Riesgos Causas Medidas de administración de riesgos
Atrasos en procesos y trámites
1. Falta de claridad en la solicitud de bienes y servicios. 2. Retrasos en los procesos de modificación presupuestaria. 3. Información incompleta 4. Falta de capacitación de usuarios.
Reuniones periódicas de seguimiento a la ejecución del presupuesto
Asignación de recursos de Fondos del Sistema a proyectos mal formulados
1. Falta de capacitación de los proyectistas. 2. Rotación de personal que elabora las propuestas.
Elaborar un plan de capacitación para los proyectistas
Cultura de información poco desarrollada a nivel institucional
Desconocimiento de la existencia y uso de los recursos de información por parte de los usuarios.
1. Coordinar y planificar capacitaciones por dependencia para el uso de los recursos de información. 2. Contratar el diseño de los afiches y calendarios de acuerdo a los servicios y productos de información que ofrece la Biblioteca. 3. Contratar la impresión de los afiches y calendarios
Desfinanciamiento de proyectos Insuficiencia de recursos Presentar presupuesto de la obra para obtener financiamiento
8
Riesgos Causas Medidas de administración de riesgos
Falta de compromiso superior con las recomendaciones de la Auditoría Interna
Desconocimiento de la obligación legal de acatamiento de las recomendaciones o no implementación de acciones de mejora
Intensificar la cantidad de estudios de seguimiento de recomendaciones y reportar situación al Jerarca Institucional
Sistemas automatizados que no cumplan con las expectativas de los usuarios
1. Falta de capacitación en el uso de sistemas. 2. Poca divulgación. 3. Problemas de acceso y uso de tecnologías
Coordinar con el CETIC la capacitación en el uso del sistema para el personal
Retrasos en los procesos de aprobación de las instancias superiores(revisar la instancia)
Cambio de prioridades institucionales y falta de apoyo a proyectos.
1. Intensificar los canales de comunicación con los jerarcas para adquirir las aprobaciones correspondientes. 2. Intensificar la comunicación con los usuarios para aumentar y consolidar su confianza y apoyo. 3. Aumentar la participación de los funcionarios en las diferentes etapas de proyectos.
Incumplimiento de contratos Falta de seguimiento en la ejecución de los contratos
1. Reuniones periódicas de seguimiento. 2. Elaborar un instrumento de evaluación de la calidad del servicio. 3. Intensificar la aplicación de multas y sanciones.
9
Riesgos Causas Medidas de administración de riesgos
Retraso en la implementación de procesos de mejora continua en la gestión de TI
1. Equipo de trabajo poco comprometido 2. Información incompleta o excesiva y de baja calidad 3. Algunos procesos demandan mayores recursos de lo esperado 4. Poca aceptación de usuarios. 5. Falta de experiencia de personal de CETIC.
1. Definición de equipo de trabajo, roles y responsabilidades para desarrollar los componentes. 2. Sensibilización del Equipo de trabajo. 3. Definición de un Plan de trabajo. 4. Priorización orientada a los elementos sustantivos. 5. Calendarización de Informes de avance según cronograma. 6. Capacitación a usuarios finales
Que no se obtenga el avance requerido en los estudios e investigaciones planeados
1. Deficiente capacitación a encuestadoras 2. Errores en la base de datos requerida para elaborar los estudios e investigaciones
1. Incluir en el proceso de capacitación de las encuestadoras mayor énfasis en la práctica. 2. Designar máximo dos personas como responsables de la consulta de datos contratada. 3. Definir roles y responsabilidades entre el personal a cargo del trabajo de campo. 4. Asignar al menos dos personas que deban revisar la base de datos de los estudios e investigaciones.
Que no se cuente con los insumos requeridos para preparar el documento de seguimiento del Planes en el tiempo establecido
Las universidades no envían la información insumo para la preparación del documento
Mantener informados a los proveedores de información acerca de las fechas y la forma de envío de los datos requeridos. Socializar el procedimiento para la elaboración del informe de monitoreo y seguimiento del Planes con los proveedores de información.
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Riesgos Causas Medidas de administración de riesgos
Que los resultados no lleguen en forma oportuna a los públicos meta
Los públicos meta reciban invitaciones en forma tardía para las actividades de difusión
1. Definir con las autoridades universitarias los representantes a participar en cada actividad de difusión planeada. 2. Gestionar las invitaciones a las actividades de difusión desde la OPES para garantizar la participación de los públicos meta.
Atrasos en las evaluaciones de proyectos
Informes incompletos de los proyectos Me parece que se podría administrar esta medida ya que la cultura de evaluación debe fortalecerse.
Solicitudes de servicios no atendidas
1. Desconocimiento del usuario en el del procedimiento a seguir en el momento de solicitar servicios. 2. Recurso humano insuficiente para la ejecución de servicios.
Enviar una circular institucional indicando que se priorizarán las solicitudes cuando
Poca participación en actividades programadas
No se ha generado una cultura institucional para que estas actividades sean de interés de los funcionarios
Mejorar la comunicación de estas actividades, indicando la importancia de participar y comentándolo también en las reuniones de Jefes y Directores
Que no se implementen actividades de mejora continua institucional
Ausencia de procesos de evaluación y autoevaluación de los servicios brindados
Elaborar un informe de labores anual con estadísticas de tiempos de respuesta de los servicios brindados Encuesta de satisfacción de servicios Elaborar plan de mejora de servicios
Que no haya interés en participar en las actividades
No se ha generado una cultura institucional para que estas actividades sean de interés de los funcionarios
Mejorar la comunicación de estas actividades, indicando la importancia de participar y comentándolo también en las reuniones de Jefes y Directores
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Riesgos Causas Medidas de administración de riesgos
Que el sistema automatizado de ORE no cumpla con las expectativas de los colaboradores de la Oficina y los usuarios
Falta de capacitación en el uso del sistema del personal de ORE Poca divulgación Problemas de acceso y uso de tecnologías
Coordinar con el CETIC la capacitación en el uso del sistema para el personal de ORE
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Programa SINAES
En el caso del programa SINAES se definieron riesgos relacionados con
evaluar una menor cantidad de procesos (carreras) proyectadas, esto a causa de
recurso humano limitado en el SINAES para satisfacer los procesos de acreditación
presentados por las universidades y parauniversidades, estableciéndose como
medida de administración del riesgo la utilización de una tipología de contratación
para las plazas previstas que permita un trámite más expedito.
Así mismo, el segundo riesgo definido por este programa se refiere a la no
generación de información adecuada para los grupos meta establecidos debido a la
implementación de acciones poco efectivas para transmitir el mensaje de la
acreditación y a la mala definición del mensaje que no permite dar a conocer la
importancia y beneficios de las carreras acreditadas, lo que se pretende atender con
la implementación de un plan de medios.
Otro riesgo identificado por el SINAES se vincula a la resistencia por parte de
los involucrados a la ejecución de nuevas acciones administrativas a causa de la
implementación del sistema informático del SINAES definiéndose como acción de
respuesta al riesgo realizar mejoras en el sistema a partir de las recomendaciones
y sugerencias de los usuarios, con el fin de considerar sus requerimientos y
necesidades.
Programa CENAT
En el programa CeNAT los riesgos están relacionados con el no contar con
la participación mínima de personas para las actividades de transferencia de
conocimiento previstas, debido a la poca divulgación de las actividades, problemas
para contactar a los expositores o lograr su participación y dificultades para contar
con espacios físicos adecuados a las actividades, definiéndose como medidas para
administración de riesgos el fortalecer los convenios internacionales para apoyo
13
mutuo con universidades extranjeras y mejorar el control de la ejecución de los
procedimientos de inscripción.
Otro riesgo que se presenta en el CeNAT es la no realización de actividades
necesarias para la ejecución de los proyectos, esto por diversas causas, entre las
que destacan: atrasos en las transferencias de recursos para realizar la logística de
cada una de las actividades, el no contar con una persona autorizada para firmar
contratos con los patrocinadores y el retraso en la revisión de los contratos por parte
del Asesoría Legal del Conare estableciéndose como medida de administración de
riesgos la contratación expedita del nuevo administrador de la FunCeNAT para la
firma de contratos.
Programa PEN
El programa Estado de la Nación define como primer riesgo la dificultad para
contratar investigadores debido a la poca disponibilidad de investigadores que
cumplan con los requisitos de contratación y a tiempos de entrega de los productos
muy ajustados estableciéndose como medida para la administración de riesgos el
ampliar la consulta en internet y la consulta inicial para la identificación de nuevos
investigadores con disponibilidad.
El segundo riesgo identificado por el programa se relaciona al atraso en el pago
de los investigadores a causa de demoras en los procesos administrativos los
cuales se plantea atender por medio de un mayor seguimiento y acompañamiento
a las gestiones administrativas.
Otro riesgo importante se relaciona con la insuficiencia de recurso humano para
atender la demanda de capacitaciones a causa de la saturación de actividades de
difusión y/o choque de actividades de los informes y la concentración de actividades
nacionales en el Valle Central y a nivel regional en las capitales de los países,
estableciéndose como acción de respuesta al riesgo el realizar una mejor
distribución de tareas en el equipo y contratar personal en el momento que sea
necesario para cumplir con las demandas del área de difusión.
14
Finalmente, se define como riesgo relevante las recargas de trabajo a causa de
una mala distribución de las tareas e inadecuados procesos de inducción
definiéndose como medida para administración de riesgo el coordinar y planificar de
una mejor manera el trabajo del año, así como, no comprometerse con más
proyectos sin analizar la disponibilidad del personal.
Como se mencionó al inicio de este documento, uno de los productos logrados
del proceso de SEVRI 2016 es el Plan de administración de riesgos institucional
vinculado al plan anual operativo y el cual se ofrece a continuación.
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PLAN DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONAL VINCULADO AL PLAN ANUAL OPERATIVO.
1. Programa OPES
N PROCESO META PRIORIZACION
RIESGOS MEDIDA
SELECCIONADA COSTO
APROXIMADO PLAZO DE
IMPLEMENTACION RESPONSABLE
1 Proyectos 1.1.1 Lograr la mejora en el proceso de formulación de los proyectos del fondo del sistema en las cuatro áreas del quehacer sustantivo de las universidades: docencia, investigación, extensión y acción social, vida estudiantil y administración.
Asignación de recursos a propuestas mal formuladas
Elaborar un plan de capacitación para los proyectistas
Recursos presupuestados
II semestre 2016
Subcomisión de Docencia
Jefe de División Académica
2 Coordinación
Interuniversitaria
Formulación inadecuada de los Proyectos del Fondo del Sistema.
Análisis de la documentación y envío de observaciones a los lineamientos cuando sea pertinente.
Recursos Existentes 2016 División de
Coordinación
3 Proyectos
1.1.2 Lograr la mejora en el proceso de ejecución de al menos un 95% de los proyectos del fondos del sistema, cuyos recursos son administrados en CONARE.
Atrasos en los trámites administrativos
Reuniones periódicas con la Administradora de la Sede Interuniversitaria y funcionarios de ODI para dar seguimiento a la ejecución del presupuesto
Recursos presupuestados
I y II semestre 2016
Jefe División Académica
Jefe Administrativa
Sede Interuniversitaria
4 Coordinación
Interuniversitaria
1. Demora en los tiempos de respuesta de las solicitudes administrativas tramitadas. 2. Eventos inesperados en el proceso de Coordinación.
1) Carta a la Administración indicando la conveniencia de contar con tiempos estándar para los diferentes tramites. 2) Comunicación constante y fluida entre las instancias involucradas en los procesos.
Recursos Existentes 2016 División de
Coordinación
16
N PROCESO META PRIORIZACION
RIESGOS MEDIDA
SELECCIONADA COSTO
APROXIMADO PLAZO DE
IMPLEMENTACION RESPONSABLE
5 Proyectos
1.1.4 Lograr la mejora del Sistema de Información de la Educación Superior Universitaria (SIESUE) por medio de al menos un instrumento de captura de datos.
Atrasos en el desarrollo y puesta en operación del instrumento de captura de datos
Elaborar un cronograma de trabajo que establezca las etapas necesarias para contar con el instrumento de captura de datos en el tiempo previsto que permita mejorar el SIESUE. Brindar seguimiento a las acciones establecidas en el cronograma. Capacitación de usuarios
Recursos Existentes 2016
Jefatura de la División de Sistemas
Investigador a
cargo del Seguimiento y Monitoreo del
Planes
6 Proyectos
1.2.1 Incrementar el conocimiento sobre el mercado laboral costarricense, el perfil del graduado y la formación profesional por medio de 8 estudios.
Que no se obtenga un nivel de respuesta aceptable en el trabajo de campo del estudio Seguimiento de las personas graduadas de las universidades del país y en el estudio de empleadores
Incluir en el proceso de capacitación de las encuestadoras mayor énfasis en la práctica. Designar máximo dos personas como responsables de la consulta de datos contratada. Definir roles y responsabilidades entre el personal a cargo del trabajo de campo.
Recursos Existentes 2016
Jefatura de la División de Sistemas
Personal
encargado del trabajo de campo
Personal
encargado del estudio del perfil
del graduado
Personal encargado del
estudio de poblaciones
7 Proyectos
1.2.1 Incrementar el conocimiento sobre el mercado laboral costarricense, el perfil del graduado y la formación profesional por medio de 8 estudios.
Que no se obtenga el avance requerido en los estudios e investigaciones planeados
Asignar al menos dos personas que deban revisar la base de datos de los estudios e investigaciones
Recursos Existentes 2016
Jefatura de la División de Sistemas
Personal
encargado del estudio del perfil
del graduado
Personal encargado del
estudio de poblaciones
17
N PROCESO META PRIORIZACION
RIESGOS MEDIDA
SELECCIONADA COSTO
APROXIMADO PLAZO DE
IMPLEMENTACION RESPONSABLE
8 Proyectos
1.3.1 Dar seguimiento al 80% de los resultados obtenidos en el año 2015 de las acciones del PLANES 2011-2015.
Que no se cuente con los insumos requeridos para preparar el documento de seguimiento del Planes en el tiempo establecido
Mantener informados a los proveedores de información acerca de las fechas y la forma de envío de los datos requeridos. Socializar el procedimiento para la elaboración del informe de monitoreo y seguimiento del Planes con los proveedores de información.
Recursos Existentes 2016
Jefatura de la División de Sistemas
Personal
designado en el proceso
seguimiento y monitoreo del
Planes
9 Proyectos 1.3.2 Divulgar al 80% de los públicos metas del PLANES 2016-2020.
Poca disponibilidad del personal y tiempo para atender las actividades solicitadas
Atender las actividades de difusión del Planes según las prioridades que defina la Dirección de OPES y el CONARE
Recursos Existentes 2016
Jefatura de la División de Sistemas
Personal
designado en el proceso de difusión del
Planes
10 Proyectos 1.3.2 Divulgar al 80% de los públicos metas del PLANES 2016-2020.
Que los resultados no lleguen en forma oportuna a los públicos meta
Definir con las autoridades universitarias los representantes a participar en cada actividad de difusión planeada. Gestionar las invitaciones a las actividades de difusión desde la OPES para garantizar la participación de los públicos meta.
Recursos Existentes 2016
Jefatura de la División de Sistemas
Personal
designado en el proceso de difusión del
Planes
11 Coordinación
Interuniversitaria
1.5.1 Evaluar al menos un 90% de los proyectos interuniversitarios en las cuatro áreas del quehacer sustantivo de las universidades: docencia, investigación, extensión y acción social, vida estudiantil y administración que concluyeron en el año 2015.
Incumplimiento de la evaluación del 90% de los proyectos interuniversitarios
Aprobación de Proyectos condicionada al cumplimiento de los lineamientos del Fondo del Sistema.
Recursos Existentes 2016 División de
Coordinación
18
N PROCESO META PRIORIZACION
RIESGOS MEDIDA
SELECCIONADA COSTO
APROXIMADO PLAZO DE
IMPLEMENTACION RESPONSABLE
12 Apoyo
administrativo
1.6.1 Cumplir con el 100% de los servicios logísticos y administrativos
Solicitudes de servicios generales no atendidas
Enviar una circular institucional indicando que cuando se presente un faltante de personal en el área de servicios generales se priorizarán las solicitudes.
Recurso Humano Existente
I semestre 2016 Jefe
Administrativo
13 Apoyo
administrativo
1.6.1 Cumplir con el 100% de los servicios logísticos y administrativos
Distribución inoportuna de la correspondencia interna
Enviar por correo electrónico desde ventanilla única con los documentos escaneados a las secretarias de las diferentes dependencias para que estén informados de la correspondencia recibida y que puedan ir atendiendo los asuntos mientras se entrega el documento original
Recurso Humano Existente
I semestre 2016 Jefe
Administrativo
14 Gestión de la información
1.6.4 Incrementar en un 20% el uso de los recursos de información bibliográfica.
Cultura de información a nivel institucional poco desarrollada
1. Coordinar y planificar capacitaciones por dependencia para el uso de los recursos de información. 2. Contratar el diseño de los afiches y calendarios de acuerdo a los servicios y productos de información que ofrece la Biblioteca. 3. Contratar la impresión de los afiches y calendarios.
1. Recurso Humano 2. ¢500.000,00 impresión de afiches y calendarios
1. 2016 2. II semestre 2016
Bibliotecóloga
15 Gestión
Documental
1.6.5 Lograr la mejora del servicio de respuesta en la consulta y préstamo de documentos por medio de 12000 nuevos registros documentales
No tener acceso oportunamente a la información custodiada en el archivo
Contratación de personal para efectuar la descripción de registros documentales Realizar un taller para minimizar los errores en la descripción documental
¢7.200.000 o Plaza de Técnico Especializado D Recursos Existentes
Marzo 2016 Encargada de
Archivo Central
19
N PROCESO META PRIORIZACION
RIESGOS MEDIDA
SELECCIONADA COSTO
APROXIMADO PLAZO DE
IMPLEMENTACION RESPONSABLE
16 Compras y
Contrataciones
1.6.6 Cumplir con el 95% de los requerimientos de abastecimiento institucional.
Desfinanciamiento de la remodelación del almacén
Presentar de presupuesto de la obra para obtener financiamiento
Recursos Presupuestados
I y II semestre 2016 Jefe de
Proveeduría
17 Compras y
Contrataciones
1.6.6 Cumplir con el 95% de los requerimientos de abastecimiento institucional.
Incumplimiento de contratos
Reuniones periódicas en todos los contratos Elaborar un instrumento de evaluación de la calidad del servicio Intensificar la aplicación de multas y sanciones
Recursos Presupuestados
I y II semestre 2016
Jefe de Proveeduría
Técnico
Especializado C encargado de
Programación y Control
18 Dirección
1.7.1 Lograr el 100 % de las actividades previstas para el año 2016 del Plan de Gestión Ambiental Institucional.
Que no exista interés en participar en las actividades
Mejorar la comunicación de estas actividades, indicando la importancia de participar y comentándolo también en las reuniones de Jefes y Directores
Tiempo del encargado que realiza la propuesta, de la Secretaria del Director de OPES y de los participantes en las reuniones
Enero 2016-diciembre 2016
Asesor del Director
19 Calidad
1.8.2 Disminuir en al menos un 50% los procesos no documentados por dependencia en el Sistema de Gestión Calidad
Los procedimientos existentes no sean actualizados de acuerdo con el Marco de la Estructura Documental aprobada
Cronograma y seguimiento de las actividades se dará por medio de la herramienta Outlook. Se enviarán correos a los responsables con los plazos
Recursos existentes I y II semestre 2016 Encargadas de
Calidad
20 Calidad 1.8.3 Evaluar dos procesos/ servicios institucionales
Que no se aplica la metodología o modelo de Evaluación y Percepción del Servicio/Bien recibido
El cronograma y seguimiento de las actividades se dará por medio de la herramienta Outlook. Se enviarán correos a los responsables con los plazos
Recursos existentes I y II semestre 2016 Encargadas de
Calidad
21 Calidad 1.8.3 Evaluar dos procesos/ servicios institucionales
No se elabora ni se aplica la Metodología para el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas
El cronograma y seguimiento de las actividades se dará por medio de la herramienta Outlook. Se enviarán correos a los responsables con los plazos
Recursos existentes I y II semestre 2016 Encargadas de
Calidad
20
N PROCESO META PRIORIZACION
RIESGOS MEDIDA
SELECCIONADA COSTO
APROXIMADO PLAZO DE
IMPLEMENTACION RESPONSABLE
22 Calidad 1.8.3 Evaluar dos procesos/ servicios institucionales
Poca colaboración por parte de los encargados del proceso
Elaborar un plan de trabajo con ORE y CETIC, para incluir las recomendaciones que se tuvieron como resultado del estudio
Recursos existentes I semestre 2016 Encargadas de
Calidad
23 Calidad 1.8.3 Evaluar dos procesos/ servicios institucionales
No se elabora ni se aplica la Metodología a seguir de las acciones correctivas y preventivas
El cronograma y seguimiento de las actividades se dará por medio de la herramienta Outlook. Se enviarán correos a los responsables con los plazos
Recursos existentes I y II semestre 2016 Encargadas de
Calidad
24 Calidad
1.8.4 Dar seguimiento a las acciones de mejora en dos procesos/servicios evaluados en el año 2015.
Poca colaboración por parte de los encargados del proceso
Elaborar un plan de trabajo con ORE y CETIC, para incluir las recomendaciones que se tuvieron como resultado del estudio
Recursos existentes I semestre 2016 Encargadas de
Calidad
25 Calidad 1.8.5 Implementar en un 100% el modelo de prestación de servicios institucional.
Los avances del Modelo de prestación no se aprueben de acuerdo al cronograma
El cronograma y seguimiento de las actividades se dará por medio de la herramienta Outlook. Se coordinará directamente con la jefatura
Recursos existentes I semestre 2016 Encargadas de
Calidad
26 Planificación
1.8.6 Lograr al menos definir dos planes específicos para dos instancias vinculados al Plan Estratégico del CONARE.
No contar con el Plan Estratégico Institucional
Seguimiento mensual al cumplimiento del cronograma y elaborar una propuesta de plan para valorar con la jefatura.
Recursos existentes I semestre 2016 Encargada de Planificación y Presupuesto
27 Asesoría Legal
1.9.1 Cumplir con el 100% de las acciones sustantivas y ordinarias de planificación, gestión administrativa y asesoría legal de la institución.
Ausencia de actividades de mejora continua
Encuesta a usuarios y registro de información a lo interno para realizar el informe de labores
Recursos Existentes
Noviembre 2016 (Encuesta) Febrero 2017 (Informe de
labores)
Coordinadora Asesoría Legal en conjunto con
Asesores Legales
21
N PROCESO META PRIORIZACION
RIESGOS MEDIDA
SELECCIONADA COSTO
APROXIMADO PLAZO DE
IMPLEMENTACION RESPONSABLE
28 Dirección
1.9.1 Cumplir con el 100% de las acciones sustantivas y ordinarias de planificación, gestión administrativa y asesoría legal de la institución.
Que no haya interés en participar en las actividades
Mejorar la comunicación de estas actividades, indicando la importancia de participar y comentándolo también en las reuniones de Jefes y Directores
Recurso Humano Existente
Enero 2016-diciembre 2016
Asesor del Director
29 Redes
1.9.1 Cumplir con el 100% de las acciones sustantivas y ordinarias de planificación, gestión administrativa y asesoría legal de la institución.
Que el sistema automatizado no cumpla con las expectativas de ORE y los usuarios
Coordinar con el CETIC la capacitación en el uso del sistema para el personal de ORE
Recursos Existentes I semestre 2016 Encargada de la
ORE
30 Coordinación
Interuniversitaria
1.9.1 Cumplir con el 100% de las acciones sustantivas y ordinarias de planificación, gestión administrativa y asesoría legal de la institución.
Atraso en el proceso de mejora continua institucional.
Comunicación constante y fluida entre las instancias involucradas en los procesos institucionales
Recursos Existentes I semestre 2016 División de
Coordinación
31 Control Interno
1.10.2 Implementar en un 100% las acciones previstas del año 2016 de la Estrategia de Ética Institucional.
Que no haya interés en participar en las actividades
Mejorar la comunicación de estas actividades, indicando la importancia de participar y comentándolo también en las reuniones de Jefes y Directores
Recursos Existentes 2016 Asesor del
Director
32 Control Interno
1.10.2 Implementar en un 100% las acciones previstas del año 2016 de la Estrategia de Ética Institucional.
Ejecución en un porcentaje menor a lo previsto de la estrategia de ética
Realizar la divulgación de la estrategia e informar a las jefaturas que deben ejecutarlas las actividades previstas en esta
Recursos Existentes I semestre 2016 Encargada de Control Interno
33 Control Interno
1.10.3 Autoevaluar en un 100% el cumplimiento de las normas técnicas de tecnologías de información y comunicación
Poco interés de las nuevas autoridades del CETIC en efectuar la autoevaluación
Reunión con las nuevas autoridades del CETIC para explicar el proceso y sensibilizar sobre la importancia de realizar el diagnóstico del estado de cumplimiento de las normas
Recursos Existentes I semestre 2016 Asesor del
Director
22
N PROCESO META PRIORIZACION
RIESGOS MEDIDA
SELECCIONADA COSTO
APROXIMADO PLAZO DE
IMPLEMENTACION RESPONSABLE
34 Auditoría Interna 1.11.3 Incrementar en un 10% la implementación de las recomendaciones.
Falta de compromiso superior
Intensificar la cantidad de estudios de seguimiento de recomendaciones y reportar situación al Jerarca Institucional.
Recurso Humano existente
Conforme se determine que
estudios específicos tienen bajos niveles
de aplicación de acciones correctiva
Auditor Interno
35 Gestión del
Talento Humano
1.12.1 Lograr implementar 80% de los subsistemas del modelo integral de gestión de talento humano.
Retrasos en los procesos de aprobación de las instancias superiores para el desarrollo de los diferentes subsistemas de trabajo
1. Intensificar los canales de comunicación con los jerarcas para adquirir las aprobaciones correspondientes. 2. Intensificar la comunicación con los usuarios para aumentar y consolidar su confianza y apoyo. 3. Aumentar la participación de los funcionarios en los diferentes subsistemas del modelo.
Talento Humano y Financiero
2016 Todos los
funcionarios de la DGTH
36 Redes
1.13.1 Cumplir con 5 componentes estratégicos de la gestión de las tecnologías de la información.
Que algunos componentes estratégicos no pueden completarse según lo programado
Definición de equipo de trabajo, roles y responsabilidades para desarrollar los componentes. Sensibilización del Equipo de trabajo. Definición de un Plan de trabajo. Priorización orientada a los elementos sustantivos. Calendarización de Informes de Avance según cronograma. Definir y ejecutar contrato con empresa que asesore el proceso
Recursos Presupuestados
II semestre 2016 Director de
CETIC
23
N PROCESO META PRIORIZACION
RIESGOS MEDIDA
SELECCIONADA COSTO
APROXIMADO PLAZO DE
IMPLEMENTACION RESPONSABLE
37 Redes
1.14.1 Implementar buenas practicas según ITIl v3 por medio de 6 procesos de gestión de servicios de TI
Retraso en la implementación de procesos de mejora continua en la gestión de servicios de TI
Definición de equipo de trabajo, roles y responsabilidades para desarrollar los componentes. Sensibilización del Equipo de trabajo. Definición de un Plan de trabajo. Priorización orientada a los elementos sustantivos. Calendarización de Informes de Avance según cronograma. Definir y ejecutar contrato con empresa que asesore el proceso
Recursos Presupuestados
I y II semestre 2016 Director de
CETIC
38 Redes
1.15.1 Lograr mayor acceso a la información por medio de la implementación de dos plataformas de servicios de TI.
Retrasos en la configuración y puesta en producción del paquete de movilidad.
Capacitación a usuarios finales. Definir y ejecutar contrato con empresa para acompañamiento técnico. Asignación de responsables CETIC para soporte del servicio.
Recursos Presupuestados
II semestre 2016 Director de
CETIC
39 Redes
1.15.1 Lograr mayor acceso a la información por medio de la implementación de dos plataformas de servicios de TI.
Retrasos en la configuración e implementación de plataforma Gestión de Contenido Institucional.
Respaldo de toda la información. Migración gradual de la documentación. Capacitación Técnica para funcionarios CETIC. Capacitación a usuarios finales. Definir y ejecutar contrato con empresa que asesore el proceso
Recursos Presupuestados
II semestre 2016 Director de
CETIC
24
2. Programa SINAES
N Proceso Meta Priorización de Riesgos Medidas de control
propuestas Recursos
Necesarios Plazo Responsable
1 Acreditación 2.1.1 Cumplir con 136 procesos parauniversitarios, universitarios y posgrados evaluados.
Evaluar una menor cantidad de procesos (carreras) proyectadas.
Utilizar una tipología de contratación para las plazas previstas que permita un trámite más expedito
Recursos incluidos en el presupuesto
2016
Consejo del SINAES Dirección Ejecutiva
2 Aseguramiento de
la calidad
2.4.1 Informar a un total de 50,000,00 personas sobre temas de cultura de calidad.
No generar información adecuada para los grupos meta establecidos
Implementación de un plan de medios para la definición de metas y objetivos
Recursos Presupuestados
I y II semestre 2016
Dirección Ejecutiva
Comunicador Institucional
3 Dirección
2.5 Cumplir con el 100 % de las acciones sustantivas y ordinarias de planificación, gestión administrativa del SINAES.
Resistencia por parte de los involucrados a la implementación de las nuevas acciones.
Realizar mejoras en el sistema a partir de las recomendaciones y sugerencias de los usuarios
Recursos Presupuestados
2016
Dirección Ejecutiva
Administrador del SINAES
25
3. Programa CeNAT
N Proceso Meta Priorización de
Riesgos Medidas de control
propuestas Recursos
Necesarios Plazo Responsable
1
Vinculación con el sector productivo y
académico nacional e
internacional
3.1.1. Incrementar la transferencia de conocimiento por medio de 35 actividades orientadas a la comunidad universitaria estatal y al sector productivo nacional e internacional.
No contar con la participación mínima de personas para cada una de las actividades
Reforzar los convenios internacionales para apoyo mutuo con universidades extranjeras. Reforzar las capacidades del personal del centro para la coordinación de las actividades de capacitación. Mayor control de la ejecución de los procedimientos de inscripción.
Recursos Existentes
2016 Director CeNAT Director de cada
Laboratorio
2
Formalización de mecanismos de vinculación entre el Centro y los
interesados
3.2.1 Lograr la ejecución de 47 proyectos de investigación científica en el campo de la Nanotecnología, Tecnologías de la computación, Sensores Remotos, Gestión Ambiental y Biotecnología,
No poder realizar las actividades necesarias para la ejecución de los proyectos
Contratación más expedita del nuevo administrador de la FunCeNAT
Recursos Existentes
2016
Director del CeNAT
Junta Directiva de la FunCeNAT
26
4. Programa Estado de la Nación
N Proceso Meta Priorización de
Riesgos Medidas de control
propuestas Recursos
Necesarios Plazo Responsable
1
Investigación
4.1.1 Realizar el 100% de las investigaciones para la publicación del Informe Estado de la Nación. 4.1.2 Realizar el 100% de las investigaciones propuestas para la preparación del Informe Estado de la Educación. 4.1.3 Realizar el 100% de la consulta de temas del Sexto Informe Estado de la Región. 4.1.4 Realizar el 100% de las investigaciones propuestas para la preparación del Informe Estado de la Justicia. 4.1.5 Lograr la actualización del 100% de la plataforma tecnológica 3.0 y del sistema de seguimiento. 4.1.6 Realizar el 100% de las investigaciones propuestas sobre un tema relacionado al Desarrollo Humano Sostenible.
Dificultad para contratar investigadores
Ampliar la consulta en internet y la consulta inicial para la identificación de nuevos investigadores
Recursos Existentes
Continuo en la Etapa 1 de los procesos de investigación
Coordinador de Investigación
2 Atraso en los pagos de investigadores
Seguimiento a las gestiones administrativas y acompañamiento del área administrativa a los trámites que requiera el área sustantiva del PEN
Recursos Existentes
Continuo Coordinadora Administrativa
3 Recarga de trabajo de los funcionarios del PEN
Coordinar y planificar de una mejor manera mejor el trabajo del año, así como, no comprometerse con más proyectos sin analizar las cargas de trabajo y el personal disponible
Recursos Existentes
Continuo
Director del PEN, Coordinadores de
investigación y Coordinadores de
Área
4
Difusión y Divulgación
4.2.1 Lograr la capacitación de al menos 10.000 personas con los resultados de los Informes Estado de la Nación
Insuficiencia de recurso humano para atender la demanda de capacitaciones
Realizar una mejor distribución de tareas en el equipo y contratar personal en el momento que sea necesario para cumplir con las demandas del área
Recursos Existentes
2016 Coordinadora del área de Difusión
5
4.2.2 Realizar la publicación de 1,800 materiales de difusión por diferentes medios (incluye: boletines, publicaciones en redes sociales, envíos de e mail marketing)
Dificultades para entregar los resultados impresos de los Informes
Imprimir menos ejemplares y seleccionar por criterios de calidad a la imprenta
Recursos Existentes
2016 Coordinadora Administrativa
27
CONCLUSIONES
El Conare evidencia una evolución del proceso de valoración de riesgos
institucional, por cuanto, si bien existen riesgos en nivel inaceptable (7%) en su
mayoría los riesgos a que se enfrenta son de nivel medio (45%) o bajo (47%), lo
que denota que en la institución se ha desarrollado una mayor conciencia sobre la
importancia de establecer controles que permitan reducir la probabilidad y el
impacto de los riesgos identificados.
La institución presenta una disminución significativa en el nivel de riesgo
luego de considerar los controles existentes para la atención. Lo que evidencia una
mayor cultura institucional de control.
Se valoraron el 88% del total de metas formuladas en el PAO 2016, lo que
evidencia un proceso participativo que atiende los diferentes temas institucionales.
28
RECOMENDACIONES
Identificar formalmente los procesos institucionales que cada instancia
considere sustantivos para facilitar la valoración de riesgos por procesos críticos.
Implementar el plan de administración de riesgos, con el fin, de evitar la
materialización de riesgos que impidan la consecución de los objetivos y metas
institucionales.
Continuar con los procesos de capacitación y sensibilización en materia de
control interno y SEVRI, enfocándose en el empoderamiento de los enlaces de
control interno como gestores de procesos en cada una de las dependencias y
programas del CONARE.