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INFORME DE SEGUIMIENTO Y CONTROL AL MAPA DE RIESGOS Y PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2018
Neiva (H), Abril de 2018
PRIMER SEGUIMIENTO
OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
Calle 6 No. 6-02 Neiva – Huila Página 2 de 17 Tels. 8725500 Fax 8712130 – 116 E-mail: [email protected] www.lasceibas.gov.co
INTRODUCCIÓN
En cumplimiento a la ley 87 de 1993, y teniendo en cuenta la ley 1474 del 2011, “por lo cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la Gestión Pública “o “ Estatuto Anticorrupción”, el Decreto 2641 de 2012, Decreto 943 de 2014, el Decreto 1081 de 2015 y Decreto 124 de 2016, la Oficina de Control Interno efectuara el primer Seguimiento y Evaluación al Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano con corte a 30 de Abril de 2018, en aras de que la Alta Dirección conozca el avance en la implementación de dicho plan por parte de los procesos involucrados.
Con lo anterior, y de manera articulada y complementaria con lo establecido en la ley 1474 de 2011 y con la metodología para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, en implementación del Decreto 2641 del 2012, Decreto 124 de 2016 “adopta el mapa de riesgos de corrupción como parte integral del plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y articula lo preceptuado en el Decreto 943 de 2014 (MECI 2014) sobre los Riesgos de gestión, como herramientas de control preventivo, para el cumplimiento de la Misión y de los objetivos Institucionales.
ALCANCE
El presente seguimiento al Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano con corte a Abril del 2018, se realizara a través de la verificación y evaluación del cumplimiento de las actividades programadas de cada una de las dependencias de las Ceibas - Empresas Públicas de Neiva, con el fin de determinar si se ha llegado a la meta establecida en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
OBJETIVO GENERAL
En aras de dar cumplimiento a los mandatos contenidos en la Ley 1474 de 20111, la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión de las Ceibas Empresas Publicas de Neiva E.S.P, pretende presentar el primer informe del seguimiento realizado al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de la presente vigencia, donde se dan a conocer los resultados de la verificación y control de las acciones establecidas en el mismo. De la misma manera se pretende realizar una revisión de los riesgos, las acciones y los controles definidos en el Mapa de Riesgos Anticorrupción.
1 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de
corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”
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OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar el seguimiento a las acciones y a los indicadores en su materialización, pon medio de la verificación en las actividades programadas, los avances y nivel de cumplimiento con acompañamiento de los responsables de cada componente.
Verificar los soportes y documentos correspondientes de cada componente y el nivel de avance de las actividades programadas en cada proceso.
MARCO LEGAL
LEY 1474 DE 2011, Mediante la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
DECRETO 2641 DE 2012, Por el cual se reglamenta los artículos 73 y 76 de la ley 1474 de 2011
DECRETO 2482 DE 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la Planeación y la Gestión.
DECRETO 019 DE 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Publica.
DECRETO 943 DE 2014, Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI.
LEY 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.
DECRETO 124 DE 2016 “Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano".
CRITERIOS DE SEGUIMIENTO
La Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, realizara el presente seguimiento con base en lo establecido en la Ley 1474 de 2011, Decreto 2641 de 2012, Decreto 124 de 2016 y Cartilla “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano V2”.
El Plan Anticorrupción y atención al Ciudadano está conformado por seis componentes a saber:
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Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción
Componente 2: Racionalización de Tramites Componente 3: Rendición de Cuentas Componente 4: Atención al Ciudadano Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información Componente 6: Iniciativas Adicionales
EQUIPO EVALUADOR Y DE APOYO
EDGAR LEONEL CONTA - Asesor Control Interno de Gestión
RUBY VARGAS MURCIA - Contratista OACI.
METODOLOGÍA UTILIZADA La oficina Asesora de Planeación junto con su equipo de Calidad, en el mes de enero del 2018, inician en compañía de una Contratista externa, actualización al Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva.
Se inicia un trabajo con cada uno de los procesos de la empresa, realizando mesas de trabajo, con el objetivo de actualizar Plan de Anticorrupción y Atención al ciudadano.
Para su actualización se tuvo en cuenta el Decreto 124 de 2016 y basados en la metodología “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Versión 2”, se analizaron los riesgos pertenecieran a cada proceso, sus consecuencias en su materialización, las acciones para no materializarse e indicadores medibles.
Una vez documentado el Mapa de Riesgos y el Plan de Anticorrupción, la Oficina Asesora de Planeación socializó con los líderes de los procesos los documentos actualizados, los cuales fueron aprobados y actualmente se encuentran publicados en la página web de la empresa. Quedando pendiente la socialización al grupo de trabajo de los líderes.
Con esta actualización al Plan de Anticorrupción y Mapa de Riesgo, la Oficina Asesora de Planeación permite tener una herramienta de mucha utilidad para salvaguardar los activos de la empresa y adicionalmente permitirá a la Oficina de Control Interno, realizar un seguimiento más objetivo, a través de unos indicadores
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eficaces, eficientes y efectivos, donde están establecidos por riesgos y por cada una de las acciones.
Para la elaboración del primer seguimiento y control al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano y al Mapa de Riesgo de Corrupción, la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión por medio del equipo designado para el seguimiento, realizaron oficio interno con Radicado 2018CS003773-1 enviado a cada uno de los lideres responsables de los procesos para la verificación de los avances.
Se efectuó el seguimiento a cada una de los componentes que hace parte de la estrategia del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, verificando las actividades programadas, en su cumplimiento, las no cumplidas y las que se encuentran en proceso de cumplimiento.
De acuerdo a lo anterior se efectuará la entrega del presente informe a la Alta Dirección y se pública en la página web de la empresa en donde quedaran plasmados aspectos a destacar como son fortalezas y debilidades identificadas en el desarrollo de la evaluación y seguimiento al Plan Anticorrupción para el periodo comprendido Abril de 2018, soportadas estas en el grado de avance de cada actividad y en las sugerencias y recomendaciones por los líderes de los procesos enfocadas al mejoramiento continuo institucional.
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción
La Oficina Asesora de Planeación junto con su equipo de Calidad, en el mes
de enero del 2018, inician en compañía de una Contratista externa, una actualización al Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2018, donde se realizaron mesas de trabajo en los meses de Febrero y Marzo, con los líderes y equipos de trabajo de cada proceso de la empresa, validándose y actualizándose los riesgos de corrupción que se pueden presentar dentro de los procesos de la empresa.
Se actualizo el Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano con los
estándares del Gobierno Nacional mediante Decreto 124 de 2016 para verificar el cumplimento de lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011. Los cuales se encuentran contenidos en los documentos denominados: “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano – Versión 2”., con publicación en el mes de Marzo del 2018
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Se actualizó el Mapa de Riesgo de Corrupción de acuerdo a la metodología del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, cumpliendo con los requisitos establecidos, bajo el nombre de Mapa de Riesgos de Corrupción con código de identificación en el Sistema de Gestión de Calidad - S.G.C. PMR-01 y con fecha de creación del documento 08 de Mayo de 2017.
Se socializó con los líderes de los procesos de la empresa la actualización del Plan de anticorrupción y el Mapa de riesgos del 2018.
Se realizó el seguimiento al cálculo de los indicadores plasmados en el
documento Mapa de Riesgos de Corrupción, el cual fue analizado con cada uno de los líderes de proceso en acompañamiento de la oficina Asesora de Control Interno de Gestión con corte a Abril del 2018 en el cual se evidencio que a la fecha del primer corte no se materializo ninguno de los riesgos plasmados en el mapa.
Componente 2: Racionalización de Tramites
Se evidencio tres (3) trámites de racionalización 1) suspensión del servicio
público, 2) Restablecimiento del servicio público, 3) Factibilidad de servicios públicos, disponibles para los usuarios y entes de control. A la fecha del seguimiento estos trámites se encuentran en proceso de racionalización.
Se encuentran en la página WEB en el link
http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=27451 http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=27452 http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=28581
Es de aclarar que actualmente las Ceibas Empresa pública de Neiva, cuenta con
siete (7) trámites, los cuales se encuentran disponibles para los usuarios y entes
de control, en la página web en el link:
http://www.lasceibas.gov.co/atencion-al-usuario
Componente 3: Rendición de Cuentas
Se evidencio para este seguimiento que la información para garantizar la transparencia y confiabilidad a los Neivanos, en la página web de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, se publican los informes de gestión, y los mismos
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son claros y de fácil comprensión, los cuales se encuentran disponibles en el siguiente link:
http://www.lasceibas.gov.co/las-ceibas
Se evidencio para este seguimiento que las Ceibas Empresas Públicas de Neiva
tiene dentro de su página web, secciones de noticias actualizadas y un boletín identificado con el nombre “ASÍ VAMOS”, informando a la ciudadanía con un lenguaje comprensible y en tiempo real lo que sucede con Las ceibas Empresas Publicas de Neiva. Se encuentran en la página web en el link:
http://www.lasceibas.gov.co/
Se evidencia gestión por parte de la Gerencia - Subgerencia Administrativa y Financiera en continuar con un equipo de Servicio a la Comunidad, en donde el contacto con los líderes de las comunas de la ciudad de Neiva, permite a la Empresa llegar a los usuarios directamente para gestionar y dar solución rápida y oportuna a su necesidad.
Componente 4: Atención al Ciudadano
Se evidencio en el presente seguimiento que a la fecha se ha cumplido con el 100% en prestar atención a las PQRS según el tiempo establecido.
Se evidencio la ventanilla única, la cual está compuesto por dos partes: 1. La
Gestión del archivo documental y 2. El software de gestión documental, que incluye la instalación del software, mantenimiento y capacitación a los funcionarios la cual se encuentra funcionando adecuadamente.
Se evidencio el funcionamiento en la página web un link para radicar las PQR. Se encuentra en la página web en el link:
http://www.lasceibas.gov.co/ventanilla-atencion-ciudadano
Se evidencio en funcionamiento en la página web la las Ceibas Empresas Publicas de Neiva, el chat de atención virtual y el Contac Center, herramientas disponibles a los usuarios del servicio de acueducto y alcantarillado de Las Ceibas, Empresas Públicas de Neiva, E.S.P, dando respuesta y solución a la mayor brevedad posible.
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Se encuentra en la página web en el link:
http://www.lasceibas.gov.co/ http://www.lasceibas.gov.co/las-ceibas/contact-center
Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información
Se evidencio una Sección en la página web de la Empresas Publicas de Neiva,
llamado “Transparencia y Acceso a la Información”, en donde según la normatividad, debe estar el Plan Anticorrupción, el Mapa de Riesgos y los seguimientos cuatrimestrales que se deben realizar al plan, Anticorrupción, se pueden verificar los Planes de Acción, Matrices y seguimientos de las vigencias 2013 en adelante.
En razón a este componente y en busca de una mejora continua para el acceso
a la información y la transparencia en los procesos de la entidad, se evidencio actualización continua de la página Web de la empresa, facilitando a los usuarios el acceso a la información.
Se pudo verificar en el link atención al ciudadano los diferentes canales de atención para la solución de PQRS, el cual se encuentra en funcionamiento en la página Web.
Se evidencia en la página web una sección identificada como “Mapa del sitio” en donde se refleja el registro de inventario de activos de información. Se encuentra con la identificación de los servicios de la entidad, información de la contratación, sistema de gestión de calidad, informes de rendición de cuentas entre otros, los cuales garantizan la transparencia en el actuar de la empresa.
Se evidencio en la página web de la Empresa, en la Sección de “Transparencia y acceso a la información pública” en el link año 2017 el esquema de publicación de información y el índice de información clasificada y reservada.
Componente 6: Iniciativas Adicionales
A la fecha del seguimiento no se ha realizado la actualización y socialización del
Código de Integridad.
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OBSERVACIONES GENERALES
De acuerdo al Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano y Mapa de Riesgo
de la vigencia anterior, algunos líderes de procesos no cumplieron con las
actividades encomendadas para el mejoramiento de la prestación del servicio.
Se enuncian los procesos, con su respectivo seguimiento del 2018.
El proceso de las TIC, no realizo el icono de “Mapa de Sitio” que refleja el registro
de inventario servicio de activos de información. En seguimiento de abril del 2018
se evidencia el cumplimiento de una sección dentro de la página web de la
empresa, llamado “Mapa del sitio” el cual se encuentra en funcionamiento.
El proceso de las TIC, no implemento en la página web de la entidad el zoom,
de manera tal que personas con dificultad visual puedan tener acceso a la
información. Actualmente se encuentra el proceso su implementación.
El Proceso de la oficina de Planeación y subgerentes, no cumplieron con la
publicación del informe de evaluación de rendición de cuentas realizado por
parte de la Alcaldía de la ciudad de Neiva. Se evidencio en el seguimiento de
abril del 2018, la publicación del informe de rendición de cuentas del año 2017
el cual se encuentra en la página web de la empresa.
El representante de la alta dirección, creara el Comité de Transparencia de la
entidad. Se observa en el acta de reunión de Gestión de Calidad (GC-FR-05),
del 2 de abril del 2018 donde se manifiesta lo siguiente: “El comité de
transparencia no se creará, puesto que se integra con el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño, esta actividad se elimina en el Plan Anticorrupción y
Atención al Ciudadano versión 3”.
FORTALEZAS
Se evidencio cumplimiento de las actividades que se tenían para corte de
abril del 2018 de acuerdo a cada componente y acción plasmados en el Mapa
de Riesgos y Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
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DEBILIDADES
Falta socializar y articular con los equipos de trabajo los riesgos y actividades
a desarrollar según Plan de anticorrupción y Mapa de Riesgos, toda vez que
existe falencias al momento de documentar los riesgos frente a los controles
existentes.
De igual forma encontramos en el componente 5 “Trasparencia y acceso a la
información” en el numeral (1.3 mantener actualizada en la página web la
información de los procesos de contratación adelantados por la empresas
Públicas de Neiva), se tiene como responsable al proceso de las Tic, pero al
realizar el seguimiento se observa que quien actualiza la página es la Oficina
de Contratación.
De igual forma encontramos en el componente 5 “Trasparencia y acceso a la
información” en el numeral (2.2 Realizar seguimiento a los términos de
respuesta de las PQR, a través del software extranet), se tiene como
responsable al proceso de las TIC, pero al realizar el seguimiento no se
determinó quien es el responsable, si las TIC, Gestión Administrativa y
Financiera por medio de Gestión Documental o Gestión Comercial y Atención
al Usuario (PQR).
RECOMENDACIONES:
La Oficina de Control Interno se permite realizar las siguientes recomendaciones
en busca de un mejoramiento continuo de las Ceibas Empresas Públicas de Neiva.
Es importante que los líderes de los procesos con la totalidad de sus respectivos
equipos de trabajo, monitoreen y revisen periódicamente el documento del Plan
de Anticorrupción y Atención al Ciudadano y al Mapa de Riesgos de Corrupción
para su correspondiente cumplimiento.
Se recomienda a la oficina asesora de planeación de acuerdo al Plan de
Anticorrupción y atención al ciudadano en su componente 3 “Rendición de
Cuentas” en los numerales (2.1 – 2.2 – 2.3) se verifique las fechas del plan, la
convocatoria y el evento de la Audiencia Pública de rendición de cuentas, las
cuales no concuerdan con la secuencia de su realización.
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Se sugiere a los líderes de los procesos junto con su equipo de trabajo, que al
momento de monitorear y revisar sus actividades en el Plan de Anticorrupción y
Mapa de Riesgo, encuentran la necesidad de realizar ajustes o modificaciones
necesarias orientadas al mejoramiento de su proceso, lo puede manifestar de
forma motivada y justificando a la Oficina Asesora de Planeación, para su
respectivo estudio.
Se recomienda a los líderes de los procesos del Plan de Anticorrupción y
atención al Ciudadano, que en el evento de materializarse un riesgo de
corrupción, es necesario realizar los ajustes necesarios con acciones, tales
como lo indica la Guía para la Administración del Riesgo del Departamento
Administrativo de la Función Publica - DAFP:
1. Informar a la Alta Dirección sobre el hecho encontrado.
2. De considerarlo necesario, realizar la denuncia ante el ente de control
respectivo.
3. Iniciar con las acciones correctivas necesarias.
4. Realizar el análisis de causas y determinar acciones preventivas y de
mejora.
5. Análisis y actualización del mapa de riesgos.
Se recomienda a los líderes de los procesos con sus equipos de trabajo, estar
en constante interacción con la página web de la Empresas Publicas de Neiva,
como medio de socialización de los documentos producidos y gestiones
realizadas por las demás procesos, las cuales de manera directa o indirecta
influye en las funciones y responsabilidades de la dependencia a la cual
pertenecen, en especial los documentos finales publicados en donde se pone a
conocimientos de todos, los compromisos adquiridos por el Ente, en este caso
específico el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2018 y el Mapa de
Riesgos de Corrupción que actualmente se encuentran en la página.
Se observó que algunos nombres de los responsables de las actividades en el
plan de anticorrupción no son claros, se evidencio en el componente 4 “Atención
al ciudadano”, en la actividad (2.1 garantizar el funcionamiento de la ventanilla
única), se tiene como responsable al subgerente administrativo y comercial,
responsables que no existen dentro de la estructura de la empresa. La empresa
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cuenta con subgerente administrativo financiero o subgerente administrativo
comercial.
CONCLUSIÓN
Una vez efectuado el seguimiento al Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano
y Mapa de Riesgos, se identificó que las acciones que se tenían por cumplir a corte
del mes de abril de 2018, se desarrollaron de acuerdo a los Componentes del Plan
Anticorrupción y Mapa de Riesgos, identificándose 11 actividades Cumplidas y las
demás se encuentran en proceso de cumplimiento.
Subcomponente/
ProcesoMeta o producto Indicador Responsable
Fecha
programada
En
proceso
Cu
mp
le
No
Cu
mp
le
SEGUIMINETO
ABRIL 2018
2.1
Realizar mesas de trabajo y sensibilizar a los
Líderes de los procesos con sus equipos de
trabajo, con el fin de mantener actualizado el
Mapa de Riesgos conforme la guía de
administración del riesgo.
Actas de reunión
11 procesos con
Mapas de Riesgos
actualizados
Jefe de la Oficina
Asesora de
Planeación
Del
01/02/2018 al
31/03/2018
x
Se evidencio Mapa de Riesgos con los 11 procesos de la
Empresa, en el PE-MR-01.
Se evidencio controles de asistencia en la actualización del
mapa de riesgo, con los líderes de los procesos y su equipo
de trabajo.
2.2
Consolidar los resultados de la validación y
actualización de los riesgos de corrupción, en
el Mapa de Riesgos de Corrupción
Mapa de riesgos
anticorrupción por
procesos
consolidados
Mapa de Riesgos
actualizados
Jefe de la Oficina
Asesora de
Planeación
Líderes de proceso
Del 01/02/2018
al 28/02/2018x
El proceso de Planeación adelantó un contrato de
consultoría para la actualización del Plan Anticorrupción y
Atención al Ciudadano y el Mapa de riesgo de corrupción
por procesos el cual se encuentra en el PE-MR-01.
3.2
Socializar y aprobar con los líderes de
procesos el Plan Anticorrupción y Mapa de
Riesgos.
Plan Anticorrupción
y de atención al
ciudadano
socializado
Actas de
socialización y
aprobación del plan
Anticorrupción
Jefe de la Oficina
Asesora de
Planeación
Del 01/03/2018
al 30/03/2018X
Se evidenciaron las actas de socialización y aprobación del
plan de anticorrupción.
Subcomponente /
Proceso 4
Monitoreo y Revisión
4.1Realizar el monitoreo y revisión al mapa de
riesgos anticorrupción.
Plan Anticorrupción
y de atención al
ciudadano con
definición de
periodicidad
2 monitoreos
Jefe de la Oficina
Asesora de
Planeación-Todos
los líderes de los
Procesos
Del 01/06/2018
31/11/2018X Está pendiente de ejecutarse en el tiempo establecido
X
PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO
COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN – MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Se evidencia una Política de Administración de Riesgo
contenida en el PE-PL-01.
Está pendiente de ejecutarse en el tiempo establecido la
socialización de la Política de Administración de Riesgo.
Subcomponente /
Proceso 1
Política de
Administración de
Riesgo
Actividades
1.1
Socializar la Política de Administración de
Riesgo contenida en el PE-PL-01 Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano,
conforme a los lineamientos de la Guía de
Administración del Riesgo DAFP.
Registro de
asistencia de los
funcionarios
1 Política de
Administración de
Riesgo Socializada
Jefe de la Oficina
Asesora de
Planeación
31/07/2018
Subcomponente /
Proceso 2
Construcción del Mapa
de Riesgos de
Corrupción
Subcomponente /
Proceso 3
Consulta y Divulgación
1 Plan Anticorrupción
publicado en la
página web
Se procedió a verificar su publicación en la página web de la
empresa y se evidencio en el link:
//www.lasceibas.gov.co/las-ceibas/planes/plan-anticorrupcion-
y-atencion-al-ciudadano
3.1
Publicar el Plan Anticorrupción incluyendo
Mapa de Riesgos de Corrupción en la página
web de las Ceibas con el fin de dar a conocer
y recibir sugerencias y recomendaciones por
parte de la Ciudadanía en General y
Servidores Públicos
Plan Anticorrupción
y de atención al
ciudadano
Divulgado
Jefe de la Oficina
Asesora de
Planeación
Del 01/03/2018
al 31/03/2018x
Subcomponente /
Proceso 5
Seguimiento
Primer seguimiento se realizó en el mes de abril5.1
Realizar seguimiento y evaluar los riesgos
corrupción, conforme a lo establecido por la
ley y la Guía para la gestión del Riesgo de
Corrupción.
Mapa de riesgos
anticorrupción por
procesos
Control Interno
Abril-Agosto y
Diciembre de
2018
3 seguimientos x
Calle 6 No. 6-02 Neiva – Huila Página 14 de 17 Tels. 8725500 Fax 8712130 – 116 E-mail: [email protected] www.lasceibas.gov.co
INICIO FIN
27451Suspensión del servicio
públicoTecnológica Tramite total en Línea
Actualmente el usuario
encuentra en la página web
de la entidad los requisitos
del trámite y la
documentación que debe
presentar en la ventanilla
Evitar el desplazamiento
del usuario al punto de
atención de EPN y recibir
la documentación a través
de la página web como un
PQR.
Reducción de pasos
para el Ciudadano. Se
mantienen los métodos
anteriores para su
solicitud.
Planeación/TIC/Co
mercial3/04/2018 29/10/2018 x
Está pendiente de ejecutarse en el
tiempo establecido.
27452Restablecimiento del
Servicio PúblicoTecnológica Tramite total en Línea
Actualmente el usuario
consulta en la página web
de la entidad los requisitos
del trámite y la
documentación que debe
presentar.
El usuario podrá realizar
la solicitud por la página
en el link de Atención al
Usuario/peticiones,
quejas, reclamos y
solicitudes como un PQR.
Reducción de pasos
para el ciudadano. Se
mantienen los métodos
anteriores
Planeación/TIC/Co
mercial3/04/2018 29/10/2018 x
Esta pendiente de ejecutarse en el
tiempo establecido
28581Factibilidad de Servicios
Públicos Administrativa Eliminación de documentos
El formato de solicitud
actualmente tiene muchos
requisitos
Revisar los requisitos del
formato para determinar
cuales se pueden eliminar
sin afectar aspectos
legales.
Reducir los documentos
necesarios para realizar
el tramite
Planeación. 3/04/2018 29/10/2018 xEsta pendiente de ejecutarse en el
tiempo establecido
NO
CU
MP
LE
SEGUIMINETO
ABRIL 2018
Se observa en la página
web de la Empresa,
siete (7) trámites, los
cuales se encuentran
disponibles en la pagina
web según el link
http://www.lasceibas.gov
.co/atencion-al-
usuario/factura-web.
FECHA DE REALIZACION
COMPONENTE 2: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES
EN
PROCESO
NU
ME
RO NOMBRE DEL
TRAMITE O DEL
PROCEDIMIENTO
TIPO DE
RACIONALIZACION
ACCIONES
RACIONALIZACIONSITUACION ACTUAL
DESCRIPCION DE LA
MEJORA POR
IMPLEMENTAR
BENEFICIO AL
CIUDADANO O LA
ENTIDAD
RESPONSABLE
CU
MP
LE
Subcomponente/ Proceso Meta o producto Indicador ResponsableFecha
programada
En
Proces
o Cu
mp
le
No
cu
mp
le
SEGUIMINETO
ABRIL 2018
1.1
Publicar el informe de gestión de la vigencia 2017
representado en el cumplimiento de las metas del
plan de acción 2017, en la página web de Las
Ceibas Empresas Públicas de Neiva, en lenguaje
claro y de fácil comprensión para el ciudadano.
Informes de gestión
publicados en la página web1 Informe
Subgerentes - Jefes de
Oficina Asesora - Asesor TIC31-ene-18 x
Se evidencio el informe de Gestión de la vigencia
2017 en la páguina web de la empresa en el link:
http://www.lasceibas.gov.co/sites/default/files/docume
ntacion/seguimiento_plan_de_accion_2017_-
_cierre_a_dic_2017.pdf
1.2
Publicar en la página web de Las Ceibas
Empresas Públicas de Neiva, los informes de
rendición de cuentas, en lenguaje claro y de fácil
comprensión para el ciudadano.
Informe de rendición de
cuentas publicado en página
web
1 InformeSubgerentes - Jefes de
Oficina Asesora - Asesor TIC31-oct-18 x Esta pendiente de ejecutarse en el tiempo establecido
2.1Planear y asegurar que se ejecute la audiencia
pública de rendición de cuentas.Plan de Audiencia Pública 1 Plan
Jefe Oficina Asesora de
Planeación y Subgerentes31-oct-18 x Esta pendiente de ejecutarse en el tiempo
establecido.
2.2
Convocar a todas las partes interesadas para
contar con su participación en la Audiencia
Pública de Rendición de cuentas.
Convocatoria Realizada 1 ConvocatoriaJefe Oficina Asesora de
Planeación y Subgerentes31-oct-18 x
Esta pendiente de ejecutarse en el tiempo
establecido.
2.3Realizar una Audiencia Pública de Rendición de
cuentas al año.
Evento de rendición de
cuentas ejecutado1 Evento
Jefe Oficina Asesora de
Planeación y Subgerentes30-sep-18 x
Esta pendiente de ejecutarse en el tiempo
establecido.
4.1
Realizar la evaluación de la Audiencia de
Rendición de Cuentas, mediante la aplicación de
una encuesta.
Encuesta aplicada 1 EncuestaJefe Oficina Asesora de
Planeación y Subgerentes31-oct-18 x
La fecha que se encuentra para la realización de una
encuentas no concuerda con la fecha de la Audiencia
Pública de rendición de cuentas. Se debe replantaear
las fechas
4.2
Consolidar, tabular y analizar los resultados de la
evaluación de la Audiencia de rendición de
cuentas.
Informe de evaluación de
Rendición de Cuentas1 Informe
Jefe Oficina Asesora de
Planeación y Subgerentes30-nov-18 x
Esta pendiente de realizar un informe en el tiempo
establecido.
4.3
Publicar en la página web de Las Ceibas
Empresas Públicas de Neiva los resultados de la
evaluación de la Audiencia de Rendición de
Cuentas.
Informe de evaluación de
Rendición de Cuentas
publicado en página web
1 Publicación
Jefe Oficina Asesora de
Planeación y Subgerentes –
Asesor TIC
30-nov-18 xEsta pendiente de realizar la publicación en la
páguina web del informe en el tiempo establecido.
4.4
Estructurar un plan de acción frente a los
resultados de la evaluación de la Audiencia de
Rendición de Cuentas.
Plan de acción elaborado 1 Plan de AcciónJefe Oficina Asesora de
Planeación y Subgerentes31-dic-18 x
Esta pendiente de realizar un Plan de Acción en el
tiempo establecido.
Asesor TIC – Profesional de
apoyo en Comunicaciones
1.4
1. Información de calidad y en
lenguaje comprensible 1.3
Mantener actualizada la sección de noticias de la
página web de Las Ceibas Empresas Públicas
de Neiva.
Sección Noticias Actualizada
en página web1 Sección
Chat funcionado en página
web1 Sección Asesor TIC
2.5
Continuar con la operación del “Equipo de
Servicio a la Comunidad”, para la orientación
directa a los usuarios en las dudas que presenten.
Equipo de Servicio a la
Comunidad operando
1 Equipo de
Servicio a la
Comunidad
4. Evaluación y
retroalimentación de la
gestión institucional
1/02/2018
31/12/2018
se observa en la página web de la Empresa seccion
de noticias a corte 30 de abril del 2018 actualizada en
el link: http://www.lasceibas.gov.co/sala-de-prensa
1/02/2018
31/12/2018
Se evidencia en en la páguina web de la Empresa el
Boletin Informativo "Así Vamos" febrero -Marzo de
2018, en el link :
http://lasceibas.gov.co/asi_vamos/ASI_VAMOS_FEB
_MAR_LAS_CEIBAS_ESP.pdf
1/02/2018
31/12/2018
Gerencia – Subgerencia
Administrativa y Financiera
3. Incentivos para motivar la
cultura de la rendición y
petición de cuentas
3.1
Efectuar reconocimiento en el boletín interno “Así
Vamos”, a los servidores públicos por su
participación activa en el proceso de Rendición
de Cuentas.
Reconocimiento
5
Reconocimiento
s
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
2. Diálogo de doble vía con la
ciudadanía y sus
organizaciones
1/04/2018
31/12/2018x
Esta pendiente de ejecutarse los reconocimientos en
el tiempo establecido.
x
A la fecha de corte 30 de abril del 2018, no se ha
generado periodico institucional por cambios que se
estan realizando o decisiones que se deberan tomar.
1/02/2018
31/12/2018
Se encuentra en funcionamineto el Chat de la pagina
web de la empresa en el link:
http://www.lasceibas.gov.co/
x
x
COMPONENTE 3: RENDICION DE CUENTAS
1/02/2018
31/12/2018
Se evidencia el equipo de Servicio a la Comunidad en
once comunas de la ciudad.
Continuar generando el boletín informativo “Así
Vamos”.
Boletín informativo “Así
Vamos”6 Boletines
Profesional de apoyo en
Comunicaciones
1.5Continuar con la publicación del periódico
institucional Las Ceibas EPN. Periódicos Institucionales
6 Periódicos
Institucionales
Profesional de apoyo en
Comunicaciones
Actividades
2.4
Mantener en funcionamiento la sección del Chat
de la página web de Las Ceibas Empresas
Públicas de Neiva.
Las fechas de estas
acciones no concuerdan
con el procedimineto a
realiazar. Plantear bien
las fechas de ejecucuion
de las actividades.
x
x
Calle 6 No. 6-02 Neiva – Huila Página 16 de 17 Tels. 8725500 Fax 8712130 – 116 E-mail: [email protected] www.lasceibas.gov.co
Subcomponente/
ProcesoMeta o producto Indicador Responsable
Fecha
programada
En
proceso
CU
MP
LE
NO
SEGUIMIENTO
1.1
Estructurar y actualizar la Sección de Transparencia
y Acceso a la Información Pública de la página web
de Las Ceibas EPN, según los estándares
establecidos en la Resolución 3564 de 2015.
Sección de Transparencia
Actualizada1 Sección Asesor TIC 31/12/2018 x
Se evidencia en la página web la sección de
Transparencia en el link:
http://www.lasceibas.gov.co/las-
ceibas/planes/plan-anticorrupcion-y-atencion-al-
ciudadano
1.2
Actualizar continuamente la información en la
página web de Las Ceibas Empresas Públicas de
Neiva.
Página web actualizada 100% Asesor TIC 31/12/2018 x
Se evidencia una página web, en
funcionamineto.
No es claro la meta e indicador, para realizar un
seeguimineto a lo que se presente controlar.
1.3
Mantener actualizada en la página web la
información de los procesos de contratación
adelantados por Las Ceibas Empresas Públicas de
Neiva.
Información de contratación
publicada100% Asesor TIC 31/12/2018 x
Se observa en la página web de la Empresa un
link relacionado a contratación.
http://www.lasceibas.gov.co/contratacion
Pero no se evidencia por parte del responsable
su actualización. Se manifiesta que es
contratación quien mantiene actualizada la
información.
3.1
Actualizar y publicar en la sección de
“Transparencia y acceso a información pública” de
la página web de Las Ceibas Empresas Públicas
de Neiva, el Registro o Inventario de Activos de
Información.
Inventario de Activos de
Información actualizado y
publicado
1
DocumentoAsesor TIC 31/12/2018 x
Se evidencia en la página web de la empresa el
registro o inventario de activos de información en
el link:
http://www.lasceibas.gov.co/sites/default/files/doc
umentacion/mapa_del_sitio.html_.pdf
3.2
Actualizar y publicar en la sección de
“Transparencia y acceso a información pública” de
la página web de Las Ceibas Empresas Públicas
de Neiva, el Esquema de Publicación de
Información.
Esquema de Publicación de
Información actualizado y
publicado
1
DocumentoAsesor TIC 31/12/2018 x
Se evidencia en la página web de la empresa el
Esquema de Públicación de Información en el
link:
http://www.lasceibas.gov.co/sites/default/files/doc
umentacion/mapa_del_sitio.html_.pdf
3.3
Actualizar y publicar en la sección de
“Transparencia y acceso a información pública” de
la página web de Las Ceibas Empresas Públicas
de Neiva, el Índice de información Clasificada y
Reservada.
Índice de Información
Clasificada y Reservada
actualizado y publicado
1
DocumentoAsesor TIC 31/12/2018 x
Se evidencia en la página web de la empresa el
índice de la información clasificada y reservada
en el link:
http://www.lasceibas.gov.co/sites/default/files/doc
umentacion/mapa_del_sitio.html_.pdf
se encuentra dentro de la página en la parte
superior izquierda de la plataforma con el
nombre "Mapa del Sitio".
4. Criterio diferencial de
accesibilidad4.1
Mantener en la página web de la entidad la
funcionalidad de zoom, de manera tal que personas
con dificultad visual pueda tener acceso a la
información.
Permitir uso de página web a
personas con dificultad visual
1
Funcionalid
ad
Asesor TIC 31/12/2018 xSe evidencia la funcionalidad de Zoom en la
página web de la empresa.
5. Monitoreo del Acceso
a la Información Pública5.1.
Generar un informe de solicitudes de Acceso a
Información Pública y publicarlo en la sección
“Transparencia y acceso a información pública” de
la página web de Las Ceibas Empresas Públicas
de Neiva.
Informes mensuales de
Solicitudes de Acceso a
Información Pública
10 informes Asesor TIC 31/12/2018 x
No se evidencia a corte 30 de abril del 2018,
informe de solicitud de Acceso a la Información
pública.
No se da respuesta clara por parte del
responsable. Es importante replantear este
punto.
3. Elaboración de los
Instrumentos de Gestión
de la Información
1/02/2018
31/12/2018x
2. Lineamientos de
Transparencia Pasiva
2.1Dar respuesta a las solicitudes de acceso a la
información en los tiempos establecidos en la Ley.
2.2Realizar seguimiento a los términos de respuesta
de las PQR, a través del software Extranet.
Respuestas dentro de los
términos establecidos en Ley
1755 de 2015
100% Asesor TIC
COMPONENTE 5: TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
1/02/2018
31/12/2018x
No se da respuesta clara por parte del
responsable.
Respuestas dentro de los
términos establecidos en Ley
1755 de 2015
100% Asesor TIC
Actividades
1. Lineamientos de
Transparencia Activa
Calle 6 No. 6-02 Neiva – Huila Página 17 de 17 Tels. 8725500 Fax 8712130 – 116 E-mail: [email protected] www.lasceibas.gov.co
EDGAR LEONEL CONTA Asesor De Control Interno De Gestión Auditor Líder OACI RUBY VARGAS MURCIA Contratista-Apoyo OACI
Subcomponente/
ProcesoMeta o producto Responsable
Fecha
programada
En
proceso
CU
MP
LE
NO
CU
MP
LE
SEGUIMINETO
1. Código de Ética 1.1Actualización y socialización del
Código de Integridad
1 actualización y
socialización
Asesor de Gestión de
Talento Humano31/07/2018 x
Está pendiente de actualizarse y
socializarse en el tiempo establecido
COMPONENTE 6: INICIATIVAS ADICIONALES
Actividades