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INFORME DE GESTION ENERO Y FEBRERO 2018 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CAMARA DE COMERCIO DE PASTO.
En los meses de enero y febrero del año 2018 desde la Dirección Administrativa y Financiera se dirigió y coordino las actividades del departamento administrativo y financiero con sus
correspondientes áreas de gestión:
Gestión Financiera, Gestión Humana, Gestión Documental, Gestión Logística y Sistemas, teniendo en cuenta la planeación operativa definida para cada área, se lidero al equipo de
trabajo con el fin de alcanzar los objetivos y metas trazadas, buscando un ambiente laboral
adecuado.
Durante los meses de enero y febrero del año 2018, se realizaron dos reuniones con el personal
del área administrativa y financiera con el fin de estructurar los planes operativos internos de
las cinco áreas de gestión del departamento logrando definir los planes operativos internos. Los cuales se describen a continuación:
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Nombre del
proyecto:Fecha:
Plan Estrategico
Corporativo año:
Proyecto No.
DependenciaVersión de la ficha
de proyecto:
Eje estratégico:Código
presupuestal:
Objetivo
estratégico:Directriz:
Funcionario (s)
Responsable (s): Cargo:
Sede: Principal Seccional: Municipios: Otros:
3. PROBLEMA
Y/O NECESIDAD
4.
JUSTIFICACIÓN
Fortalecimiento Institucional
02/02/2018
8161
AF01
1. IDENTIFICACIÓN
FORMATO FICHA TECNICA DE PROYECTO
Código: R-GE-012
Fecha de Aplicación: 02 DE Febrero de 2016
Página 1 de 2 Versión: 006
1
Fortalecimiento Institucional
2015-2018
Presidencia Ejecutiva, Departamento Administrativo y Financiero, Departamento de Planeación Institucional y Competitividad Regional
Control de la veracidad de la información, la eficiencia de la misión empresarial y el cumplimiento de las
regulaciones aplicables
6. OBJETIVOS
ESPECÍFICOS.
2. ÁREA DE INFLUENCIA DEL PROYECTO
Director Departamento Administrativo y FinancieroAlvaro Andres Portilla Montenegro
Actualizacion de Procesos y Procedimientos Administrativos y Financieros de la Institución
Obtener la rentabilidad económica y asegurar la sostenibilidad de los recursos de la
Cámara de Comercio de Pasto
Garantizar el control sobre la ejecución financiera, la identificación y administración oportuna de los riesgos; permitirán garantizar el adecuado funcionamiento de los procesos internos y partes involucradas.
La organización requiere ser controlada de forma sistemática dando cumplimiento a la normatividad que le aplica, en materia financiera y contable que permitan la optimización y control de los procesos haciendo mucho más
eficiente su operación; garantizando la satisfacción del cliente, y facilitando el seguimiento y evaluación de la gestión administrativa.
Optimizar el funcionamiento del software administrativo y Financiero JSP7
5. OBJETIVO
GENERAL.
Presentar de manera oportuna los informes Contables y Financieros bajo las normas NIIF a las diferentes dependencias de la CCP, DIAN, SIC
y otros cuando lo requierán.
Presentar de manera oportuna informes de ejecución presupuestal de ingresos y gastos que permitan el control sobre las partidas
presupuestadas.
Definir una nueva estructura administrativa
Contribuir a fortalecer los procesos internos de la Organización.
Descripción Fecha Límite de
Cumplimiento Lugar Responsable Costo
Actividad 1Realizar el cierre contable y financiero de la vigencia 2017 21/04/2018
Director Admon y Financiero -
Contadora
Actividad 2
Realizar informe de preconciliación mensual por parte de
tesoreria
Antes del 10 de cada
mes. Profesional U Tesoreria
Actividad 3Realizar informe de conciliación mensual
Antes del 15 de cada
mes. Contadora
Actividad 4Presentación de Estados Financieros Preliminares bajo NIIF de
manera adecuada y oportuna.
20/04/2018 al
20/12/2018 Contadora $0
Actividad 5Presentación de Informes tributarios y financieros a los entes de
control dentro del cronograma establecido.
Antes del 15 de cada
mes. Contadora $0
Actividad 6Presentacion de Informes de Ejecución Presupuestal de Ingresos
y Gastos.
Antes del 20 de cada
mes Profesional de Presupuesto $0
Actividad 7Presentacion de informes financieros a la presidencia ejecutiva,
direccciones de departamento
Antes del 25 de cada
mes Direccion Admon y Financiera $0
Actividad 8 Realizar la contabilizacion y cuadre de Ingresos y Egresos Diaria. Diario Profesional de Tesoreria $0
Actividad 9 Asegurar el cumplimiento del presupuesto de Ingresos Mensualmente Direccion Admon y Financiera $0
Actividad 10Asegurar el control de los gastos de acuerdo a techos
presupuestales. Mensualmente Direccion Admon y Financiera $0
Actividad 11 Diseñar y ejecutar el plan de inversion aprobado al 30/12/2018 Direccion Admon y Financiera -
Profesional Gestión Logisitica $0
Actividad 12
Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de
mejoramiento y/o acciones levantadas por la CGR al
Departamento Admón y Financiero
Según Plan de
Mejoramiento Direccion Admon y Financiera $0
Actividad 13
Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de
mejoramiento y/o acciones levantadas en auditorias internas y/o
externas al Departamento Admón y Financiero
Según Plan de
Mejoramiento Direccion Admon y Financiera $0
Actividad 14 Diseñar nueva estructura administrativa y curva salarial 30/06/2018 Direccion Admon y Financiero -
Profesional de Gestion Humana $0
Actividad 15Garantizar la entrega de informe de comisiones por parte de los
funcionarios de la Institución Mensualmente Tecnico Administrativo II $0
Actividad 16 Adelantar gestión de cobranza a los deudores de la Institución Mensualmente Tecnico Administrativo II $0
Actividad 17Realizar la actualización de los procesos de cada area de
acuerdo a las politicas NIIF definidas por la Institución Al 30 de Abril de 2018
Pofesionales de Tesoreria,
Contabilidad y Presupuesto
Actividad 18 Realizar la gestión de los riesgos del area financiera Mensualmente Director Admon y Financiero
Actividad 19Realizar el seguimiento a los recobros de incapacidades y
licencias de maternidad Mensualmente Profesional U Tesoreria
Actividad 20Realizar la presentación adecuada y oportuna de los informe s de
gestión. Mensualmente Personal del Area Financiera $0
TOTAL 0,0
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Observaciones
Los primeros estados financieros se presentan a partir
del mes de abril de 2018, debido a cierre contable
vigencia 2017, en adelante se presentan
mensualmente antes del 20 de cada mes.
Las fechas limites corresponden a las definidas en las
acciones de mejora
Camara de Comercio
de Pasto
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
9.8 Reporte diario de contabilziacion de ingresos y egresos
9.9
9.10
9.11
9.12
9.13
9.14
9.15
9.16
9.17
9.18
9.19 Informe de recobros de incapacidades y licencias
9.20
Tipo Nombre del indicador ObjetivoPeriodicidad de
Medición
Responsable de
mediciónMeta
Efiencia Oportunidad en la presentación de estados financieros
Cumplir con la normatividad
vigente para la aprobación del
ejercicio financiero fiscal de la
entidad
Anual
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero
<= 30 de Marzo de 2019
Efiencia Oportunidad en la presentación de informe de preconciliación de
Tesoreria
Realizar los procesos de
preconciliación de tesoreria de
manera oportuna para agilizar
la conciliación contable
Mensual
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero
<= 10 de cada mes
Eficiencia Oportunidad en la presentación de informe de Conciliación
Contable
Ejecutar el proceso de
conciliación contable de manera
mensual para tener control de
todas las partidas
Mensual
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero
<= 15 de cada mes
Eficacia Oportunidad en la elaboración y entrega de los estados
financieros a la Direccion Administrativa
Cumplir con el 100% de la
elaboracion y presentacion
oportuna de los estados
financieros
Mensual
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero
12
Eficiencia Oportunidad en la Presentacion de Informes Tributarios y
Financieros
Cumplir con las fechas
establecidas para la
presentación de Informes
tributarios de acuerdo al
cronograma de la DIAN y evitar
sanciones
Mensual
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero
<= 15 de cada mes
Informes financieros presentados a la presidencia ejecutiva y direcciones de departamento
Informe de conclliación contable
Informe de Ingresos del mes
9. METAS O PRODUCTOS
Plan de mejoramiento CGR implementado
Plan de mejoramiento Auditorias Internas y/o externas de Calidad implementado
Presentacion de estados financieros preliminares
Informes tributarios y Financieros
Informes de ejecución presupuestal de ingresos y gastos de la vigencia 2017
Informe de preconciliación de Tesoreria
Fórmula o Índice
Otros recurso($)
#¡REF!
Número de estados financieros presentados al
mes/ No de estados financieros a presentar
Recursos Públicos ($) Recurso privados($) Convenios($)
Fecha de Presentación de Informe Vs Fecha
Limite de Presentacion de Informe
Fecha de Presentación de Informe Vs Fecha
Limite de Presentacion de Informe
Porcentaje de ejecución del plan de inversion
Informe de Gastos del mes
Estados financieros aprobados por la Junta Directiva
Informe de Comisiones radicados en la DAF
Informe de Cartera Mensual
Informe de Gestión
Informe de riesgos
Fecha de Presentación de Informe Vs Fecha
Limite de Presentacion de Informe
Proyecto de Nueva Estructura Admon y de Curva Salarial
Procedimientos Actualizados con NIIF
Fecha de Presentación de Informe Vs Fecha
Limite de Presentacion de Informe
10. FUENTES DE FINANCIAMIENTO
11. INDICADORES
Eficiencia Oportunidad en la Presentacion de Informes de Ejecución
Presupuestal de Ingresos y Gastos
Garantizar la informacion
financiera real, confiable y
oportuna para la toma de
decisiones
Mensual
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero
<= al 20 de cada mes
Eficiencia Oportunidad en la Presentacion de Informes financieros a la
presidencia ejecutiva y otras dependencias internas.
Garantizar la informacion
financiera real, confiable y
oportuna para la toma de
decisiones
TRIMESTRAL
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero
<= al 25 de cada trimestre
Eficacia % Conciliacion diaria de ingresos y egresos
Realizar la contabilizacion diaria
de ingresos y egresos con el fin
de tener el control efectivo de la
tesoreria
DIARIO Contadora 100%
Eficacia % de cumplimiento del presupuesto de ingresos
Realizar control efectivo del
recaudo de ingresos con el fin
de tomar las acciones
necesarias que garanticen la
disponibilidad de recursos
financieros para la institución
Mensual
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero
100%
Eficacia % de cumplimiento del presupuesto de egresos
Realizar control efectivo de los
gastos de la institución con el fin
de racionalizar su ejecución
Mensual
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero
100%
Eficacia % de Actualización de Procesos del Area Financiera
Mantener actualizados los
proceos Administrativos y
financieros, para el normal
desarrollo de las actividades y
promover la cultura del
mejoramiento institucional
Mensual
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero y
Profesional de
Presupuesto
100%
Eficacia % de Ejecución del Plan de Inversiones
Proveer los activos necesarios
para el normal funcionamiento
de la Institución
Anual
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero y
Profesional de
Gestion Logistica
100%
Eficiencia Oportunidad en la creación de la nueva estructura administrativa
y curva salarial de la Institucion
La entidad debe contar con una
estructura administrativa y
curva salarial acorde a las
necesidades actuales que le
permita ser competitiva y
proyectarse en el tiempo.
Semestral
Director Admon
y Financiero -
Departamento
de Planeacion
100%
Eficacia % de implementación de plan de mejoramiento auditoria CGR
Garantizar la ejecución del plan
de mejoramiento del D.A.F
definido para la CGR, con el fin
de evitar sanciones
Anual
Director Admon
y Financiero -
Departamento
de Planeacion
100%
Eficacia% de implementación de plan de mejoramiento auditorias
internas y externas de calidad
Garantizar la ejecución del plan
de mejoramiento del D.A.F
definido para las auditorias
internas y externas , con el fin
de evitar inconsistencias al SGC
Anual
Director Admon
y Financiero -
Departamento
de Planeacion
100%
Eficacia % de Cumplimiento Informes de Comisión
Controlar la eficacia de las
diferentes comisiones a las
cuales son designados los
funcionarios
MensualTecnico
Administrativo II 100%
Eficacia % de Cartera Controlar la cartera de la
Insitución Mensual
Tecnico
Administrativo II <= 0,05%
Eficacia % de Procedimientos Actualizados con NIIF
Contar con procesos y
procedimientos vigentes y
actualizados
Al 30 de Abril 2017
Pofesionales de
Tesoreria,
Contabilidad y
Presupuesto
100%
Efiencia Oportunidad en la presentación del informe de monitoreo del
riesgo.
Cumplir con la normatividad
vigente para la aprobación del
ejercicio financiero fiscal de la
entidad
TRIMESTRAL
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero
<= 30 de cada trimestre
Eficacia % Recobros de Incapacidades y LM
Recuperar los recursos de LM e
INC que las EPS adeudan a la
Institución.
Mensual Profesional U
Tesoreria Al 30 de Cada mes
Eficiencia Presentación Oportuna de Informes de Gestión
Tener información oportuna de
las diferentes actividades del
Departamento
Antes del 7 de cada
mes
Personal del
Area Financiera 100%
Ingresos reales mes/ Ingresos presupuestados
mes *100
No total de Procesos Financieros / No total de
Procesos Actualizados
No de movimientos de Ingresos Diarios
Contabilizados/ No total de movimientos de
ingresos diarios generados.
No de movimientos de Egresos Diarios
Contabilizados/ No total de movimientos de
Egreesos diarios generados.
Informes Adecuados y Oportunos presentados
antes del 7 de cada mes
Egresos reales mes/ Egresos presupuestados
mes *100
Fecha de Presentación de Informe Vs Fecha
Limite de Presentacion de Informe
No de INC y LM Recobrados/ Total de INC y LM
No de acciones de mejoramiento desarrolladas/
No de acciones definidas en el plan de
mejoramiento * 100
No de acciones de mejoramiento desarrolladas/
No de acciones definidas en el plan de
mejoramiento * 100
No total de Procedimientos / Procedimientos
Actualizados con NIIF
Fecha de creacion del la nueva estructura
admon y curva salarial Vs Fecha Limite de la
nueva estructura admon y curva salarial
No de Funcionarios en Comisión Mes/ No de
Informes de Comision Radicados Mes *100
Monto Total de Cartera/ Ingresos Totales
Presupuestados *100
No de elementos adquiridos/ Total de
elementos a adquirir * 100
Fecha de Presentación de Informe Vs Fecha
Limite de Presentacion de Informe
Fecha de Presentación de Informe Vs Fecha
Limite de Presentacion de Informe
GESTION HUMANA
Nombre del
proyecto:Fecha:
Plan Estrategico
Corporativo año:Proyecto No.
Dependencia
Versión de la
ficha de
proyecto:
Eje estratégico:Código
presupuestal:
Objetivo
estratégico:Directriz:
Funcionario (s)
Responsable (s): Cargo:
Sede: Principal Seccional: Municipios: Otros:
3. PROBLEMA
Y/O
NECESIDAD
4.
JUSTIFICACIÓN
Año
2018
FORMATO FICHA TECNICA PLAN OPERATIVO INTERNO - DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Código: R-GE-012
Fecha de Aplicación:
5 de Diciembre de 2014
Página 1 de 2 Versión: 005
Gestión del Talento Humano 8162
Promover el Desarrollo Integral del Talento Humano Desarrollo del Talento Humano
GESTION HUMANA
Adriana Hidalgo Profesional Universitario
1. IDENTIFICACIÓN
Plan de trabajo gestión humana 2018 15/01/2018
2015-2018 AF02
Departamento Administrativo y Financiero 1
2. ÁREA DE INFLUENCIA DEL PROYECTO
Potencializar el desarrollo de competencias del personal, mejoramiento de las condiciones de salud y seguridad en el trabajo y contribuir al mejoramiento del clima
organizacional.
El cumplimiento del plan de trabajo del area gestión humana permitirá evidenciar una mejora en las condiciones del personal de Cámara de Comercio en relación a
clima laboral, competencias y bienestar integral.
5. OBJETIVO
GENERAL.
Garantizar el bienestar de los
funcionarios de la organización a
través de la ejecución de los planes y
programas provistos en el area.
6. OBJETIVOS
ESPECÍFICOS.
Definición y ejecución del plan de capacitaciones para el fortalecimiento de las competencias laborales
del personal
Ejecución y administración del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
Fortalecer los procesos y procedimientos del área de gestión humana
6. POBLACIÓN OBJETO DE ESTUDIO
Mantener un clima laboral apto para laborar en la Institución
No. Población que propone beneficiar Descripción de la población objeto de estudio
Personal de nómina y Contratistas Personal Cámara de Comercio de Pasto
7. FLUJO FINANCIERO DEL PROYECTO
8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Descripción Fecha Límite de
Cumplimiento Lugar Responsable Costo
8,1Elaboración y ejecución del plan de
capacitacionesAl 30/01/2018 CCP Profesional Gestión Humana 18.500.000
8,2
Elaboración y ejecución incluidas en el
plan de trabajo del SGSST y la
resolución 1111
Al 28/02/2018 CCP Profesional de Gestión Humana
Responsable SGSST 18.000.000
8,3
Reportar las novedades mensualmente
de Ingreso y Retiro del Personal de la
Organización
Al 05 de Cada Mes CCP Profesional Gestion Humana
8,4
Elaboración y divulgación del informe
mensual de Ausentismo del Personal
de la Institución
Al 05 de Cada Mes CCP Profesional Bienestar
8,5
Rediseño de la evaluación de
competencias y desempeño del
personal de la Institución
31/12/2018 CCP Dirección Administrativa y
Profesionales de Gestión Humana
8,6
Diseño y ejecución del plan de
inducción para el personal nuevo de la
Institución
15 dias de
presentarse la
novedad de Ingreso
CCP Profesional Gestión Humana
8,7Elaboración de la nomina y aportes
parafiscales de la Institución Al 24 de cada mes CCP
Profesional Universitario Gestión
Humana
8,8
Diseño y ejecución del plan de
vacaciones de los colaboradores de la
Institución
28/02/2018 CCP Profesionales Gestión Humana
8,9Diseño y aplicación de encuesta de
clima laboral 30/05/2018 CCP Profesionales Gestión Humana
8,10
Intervención del clima laboral a través
de programas de integración, y cierre
de brechas.
31/12/2018 CCP Profesionales Gestión Humana
8,11Diseño y ejecución del plan de
bienestar de la Institución Al 30/01/2018 CCP
Profesional Gestión Humana
Profesional Bienestar Social 45.000.000
8,12
Definición, actualización y divulgación
del manual de funciones de los
colaboradores de la institución (
actualizacion del perfil integral del
cargo)
31/05/2018 CCP Dirección Administrativa y
Profesionales de Gestión Humana
8,13
Desarrollar e implementar las
herramientas de gestión del
conocimiento
AL 30/04/2018 CCP Profesional Universitario Gestión
Humana
8,14Consolidar y estandarizar el proceso
de vinculación de personalAL 30/04/2018 CCP
Profesional Universitario Gestión
Humana
8,15Levantamiento planes de acción
auditorias
5 días hábiles
después de conocer
el hallazgo
CCP Profesional Universitario Gestión
Humana
TOTAL 81.500.000
9,1
9,2
9,3
9,4
9,5
9,6
9,7
9,8
9,9
9,1
9,11
9,12
9,13
9,14 Procedimiento de selección y vinculación de personal
9,15 Planes de acción auditorias/ hallazgos
Informe de Cumplimiento de Horario
Informe de Ausentismo
Herramienta de Evaluacion de Desempeño
Plan de Inducción y Reinducción de personal
Liquidación de nómina y Parafiscales
Plan de Vacaciones
9. METAS O PRODUCTOS
Fortalecimiento de competencias
Actividades del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Observaciones
Manuales de Funciones
Gestión del conocimiento
Plan de Pares
Calidad de vida laboral - Intervención del clima laboral
Plan de Bienestar
Tipo Nombre del indicador ObjetivoPeriodicidad de
Medición
Responsable
de mediciónMeta
Eficiencia Cumplimiento Plan de Capacitaciones
Contar con personal capacitado y
actualizado para el ejercicio normal
de sus actividades
Mensual Profesional
G.H95%
Eficacia Cumplimiento del Perfil del Cargo
Contar con personal competente
para el ejercicio de las funciones
definidas
TrimestralProfesional
G.H90%
Eficacia Ejecución del SGSST
Brindar a los trabajadores de la
CCP las condiciones y requisitos
que enrmarca el SGSST
Mensual Profesional
G.H90%
Eficiencia Levantamiento Agendas de Integración
Garantizar el normal desempeño
del cargo cuando existe rotación o
ingreso de personal en la
Institución
Mensual Profesional
G.H100%
Eficacia Cumplimiento de Horario LaboralGarantizar la jornada laboral
establecida por la InstituciónMensual
Profesional
G.H100%
Eficacia Ausentismo Laboral
Disminuir el ausentismo laboral
identificando sus causas y
definiendo acciones
Mensual Profesional
G.H<= 20%
EficaciaCumplimiento del Programa de
Inducción
Garantizar al personal nuevo de la
Institución la inducción respectiva
para el ejercición de sus funciones
Mensual Profesional
G.H100%
Eficiencia Oportunidad Pago de Nómina
Cumplir con las fechas establecidas
para la liquidacion, contabilizacion y
el pago de la nómina
Mensual
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero
<= al
último dia
habil de
cada mes
Eficacia Cumplimiento del Plan de Vacaciones
Garantizar a los colaboradores de
la Institución el descanso legal
debidamente programado
Mensual Profesional
G.H100%
Eficacia Cumplimiento del Plan de Bienestar
Brindar al colaborador espacios de
rereación y bienestar que
contribuyan al mejoramiento del
clima laboral
Mensual Profesional
G.H>= 80%
Eficacia Gestión del conocimiento
Brindar a la organización las
garantías de que el conocimiento
se consolidará en herramientas que
permitan su posterior consulta
SemestralProfesional
G.H100%
Eficacia Proceso de vinculación de personal
Brindar a la organización las
garantías para que el personal que
se vincula a la Cámara cumpla con
todos los requisitos de la
convocatoria
SemestralProfesional
G.H100%
Eficacia Cobertura Manual de Funciones
Dar a conocer al funcionario cuales
son sus funciones y
responsabilidades
Mensual Profesional
G.H100%
Eficacia Planes de acción auditoriasDar cumplimiento a las directrices
del SGC Mensual
Profesional
G.H100%
Recursos Públicos ($) Recurso privados($) Convenios($) Otros recurso($)
$ 81.500.000
10. FUENTES DE FINANCIAMIENTO
No de Trabajadores Cumplen Horario
Laboral/ No Total de Colaboradores
No de trabajadores permisos personales
+ permisos salud /No Total de
Colaboradores
Eficiencia Aplicación de la Evaluación de
competencias y Desempeño
No. De colaborades que requieren plan
de acción / No. De colaboradores
evaluados
La Entidad debe contar con una
herramienta que permita evaluar el
desempeño del personal de
manera objetiva con el fin de
mejorar la productividad y
desarrollo de sus trabajadores
para alcanzar los objetivos
institucionales
11. INDICADORES
Fórmula o Índice
No de Capacitaciones Realizadas/No de
Capacitaciones Programadas
No de Trabajadores que Cumplen Perfil/
No de Colaboradores Totales
No de Actividades planeadas/ No Total
de Actividades Ejecutadas
No de Trabajadores con Agenda de
Integración/ No de trabajadores con
Novedad (rotación o reemplazos)
Personal Disfruta Vacaciones/Personal
Programado Vacaciones
No de Actividades de Bienestar
Realizadas/ No de Actividades
Programadas
No de Cargos con Manual actualizado/
No Total de Cargos
Anual
Director Dpto.
Adtivo y
Financiero y
Profesional de
Gestion
Humana
100%
Colaboradores evaluados/ No total de
colaboradores
No de Trabajadores con Inducción/No de
Trabajadores Nuevos
Fecha de Pago de Nomina Vs Fecha
Limite de Pago
No. De colaboradores capacitados/ No.
De colaboradores incluidos en la matriz
No. De procesos que cumplen con los
requisitos del procedimiento/ No. De
procesos incompletos
No. De planes de acción cumplidos/ No.
De planes de acción elaborados
Nombre del
proyecto:Fecha:
Plan Estrategico
Corporativo año:
Proyecto No.
Dependencia
Versión de la
ficha de
proyecto:
Eje estratégico:Código
presupuestal:
Objetivo
estratégico:Directriz:
Funcionario (s)
Responsable (s): Cargo:
Sede: Principal Seccional: Municipios: Otros:
3. PROBLEMA
Y/O
NECESIDAD
4.
JUSTIFICACIÓN
Descripción Fecha Límite de
Cumplimiento Lugar Responsable Costo
7,1
Diseño y Ejecución de todas las
actividades planteadas en el plan
Bienestar
31/12/2018 CCP Profesional de Bienestar 45.000.000
7,2Realizar el tramite antes las EPS el
pago de incapacidades31/12/2018 CCP Profesional de Bienestar -
7,3
Gestionar con las EPS campañas de
promocion y prevencion para los
funcionarios
Semestral CCP Profesional de Bienestar -
7,4
Realizar certificaciones laborales
solicitadas por funcionarios y
exfuncionarios
31/12/2018 CCP Profesional de Bienestar -
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Observaciones
5. OBJETIVO
GENERAL.
Apoyar la gestión, para la promoción,
y el bienestar del talento humano, a
través de la ejecución de los planes y
programas provistos en el área para
garantizar el bienestar de los
funcionarios de la organización
6. OBJETIVOS
ESPECÍFICOS.
Definición y ejecución del plan del Bienestar.
Coordinar las actividades de medicina preventiva y de trabajo con la aseguradora de riesgos laborales
– ARL.
Realizar el seguimiento a las EPS, gestionando la realización de jornadas de salud encaminadas al
bienestar de los funcionarios.
FORMATO FICHA TECNICA PLAN OPERATIVO INTERNO - DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: R-GE-012
Fecha de Aplicación:
5 de Diciembre de 2014
Página 1 de 2 Versión: 005
Profesional Universitario-Bienestar
1. IDENTIFICACIÓN
Plan de trabajo Bienestar del 2018 16/01/2018
2015-2018 AF02
GESTION HUMANA
El cumplimiento del plan de trabajo del area gestión humana permitirá evidenciar una mejora en las condiciones del personal de Cámara de Comercio en relación a clima
laboral, competencias y bienestar integral.
Departamento Administrativo y Financiero 1
2. ÁREA DE INFLUENCIA DEL PROYECTO
Potencializar el desarrollo de competencias del personal, mejoramiento de las condiciones de salud y seguridad en el trabajo y contribuir al mejoramiento del clima
organizacional.
Gestión del Talento Humano 8162
Promover el Desarrollo Integral del Talento Humano Desarrollo del Talento Humano
Yadira Arteaga Córdoba
7,5
Cordinar la logistica de los examenes
medicos ocupacionales del personal
que ingresa y egresa.
31/12/2018 CCP Profesional de Bienestar -
7,6
Elaboración y divulgación del informe
mensual de Ausentismo del Personal
de la Institución
Al 05 de Cada Mes CCP Profesional de Bienestar -
7,7
Levantamiento de agendas de
Integracion del personal
nuevo,rotaciòn y de vacaciones.
PERMANENTE CCP Profesional de Bienestar -
7,8Revisión del diseño del plan de pares
de la Institución 28/02/2018 CCP Profesional de Bienestar -
7,9
Realizaciòn del ingreso oportuno del
personal nuevo al sistema de
seguridad social
INMEDIATO ( NOV EDAD) CCP Profesional de Bienestar -
7,10Realizar el diseño del plan de pares de
la institucion30/04/2018 CCP Profesional de Bienestar -
7,11Coordinar con la ARL actividades de
medicina preventiva y de trabajo.Semestral CCP
Profesional de Bienestar
Responsable SGSST -
TOTAL 45.000.000
8,1
8,2
8,3
8,4
8,5
8,6
8,7
8,8
8,9
8,10
Año
2018
TOTAL #¡REF!
Tipo Nombre del indicador ObjetivoPeriodicidad de
Medición
Responsable
de mediciónMeta
Eficacia Cumplimiento del Plan Bienestar
Brindar al colaborador espacios de
rereación y bienestar que
contribuyan al mejoramiento del
clima laboral
Mensual Profesional B >= 80%
EficienciaCumplimiento del pago de
incapacidades
Garantizar a la institucion el cobro
de ingresos por el concepto de
incapacidades
Semestral Profesional B 100%
EficaciaCumplimiento de campañas de
promocion y prevencion
Garantizar a los colaboradores
sobre la importancia de realizar
chequos medicos para prevenir
enfermedades
Semestral Profesional B 100%
11. INDICADORES
Fórmula o Índice
No. De Actividades del Plan de Bienestar
realizadas/No. De Plan de Bienestar
programadas.
No. De incapacidades solicitadas/ No. De
incapacidades tramitadas
No. De campañas realizadas/no. De Campañas
programadas
Recursos Públicos ($) Recurso privados($) Convenios($) Otros recurso($)
#¡REF!
Personal nómina y contratistas Personal Cámara de Comercio de Pasto
10. FUENTES DE FINANCIAMIENTO
8. METAS O PRODUCTOS
Plande Bienestar ejecutado
Tramite de Pago de incapacides de los funcionarios ante las EPS realizadas
Campañas de promocion y prevencion con las EPS ejecutadas
No. Población que propone beneficiar Descripción de la población objeto de estudio
Certificaciones laborales realizadas al área.
Exámenes médicos ocupacionales de ingreso y egreso realizados.
Informe de Ausentismo realizados mensualmente
Agendas de Integracion
actividades de medicina preventiva y de trabajo con la aseguradora de riesgos laborales – ARL.
9. POBLACIÓN OBJETO DE ESTUDIO
ingreso oportuno del personal con vinculación laboral al sistema de salud, pensión, riesgos profesionales.
Plan de Pares realizado
Eficiencia Certificaciones realizadas Cumplir con el reglamento del
trabajo y codigo de trabjo
Semestral Profesional B 100%
Eficiencia Levantamiento Agendas de Integración
Garantizar el normal desempeño
del cargo cuando existe rotación o
ingreso de personal en la
Institución
Mensual Profesional B 100%
Eficacia
Cumplimiento con las afiliaciones de
los funcionarios al sistema de
seguridad social
Garantizar a los colaborades el
derecho a gozar con las
prestaciones de ley
Mensual Profesional B 100%
Eficiencia Diseño del plan de pares de la
intitución
Garantizar la normal operación de
la Institución ante la ausencia
temporal de un colaborador
Semestral Profesional B 100%
Eficacia Ausentismo Laboral Identificar el ausentismo laboral Mensual Profesional B 100%
EficaciaActividades de medicina preventiva y
de trabajoGarantizar el bienestar del personal Mensual Profesional B 100%
No de informes realizados /No de informes
programados
No. De actividades ejecutadas/ No. De actividades
programadas
No. De colaborador afiliado/No. De colaboradores
Nuevos
No de cargos con Par/ No total de cargos
No de Trabajadores con Agenda de Integración/
No de trabajadores con Novedad (rotación o
reemplazos)
No. De Certificaciones realizadas/No.
Certificaciones solicitadas
Nombre del
proyecto:Fecha:
Plan Estrategico
Corporativo año:
Proyecto No.
Dependencia
Versión de la
ficha de
proyecto:
Eje estratégico:Código
presupuestal:
Objetivo
estratégico:Directriz:
Funcionario (s)
Responsable (s): Cargo:
Sede: Principal Seccional: Municipios: Otros:
3. PROBLEMA
Y/O
NECESIDAD
4.
JUSTIFICACIÓN
5. OBJETIVO
GENERAL.
Promover y mantener las buenas prácticas de salud
ocupacional, a través de campañas, planes, programas y
eventos con el fin de evitar accidentes de trabajo y
enfermedades de origen profesional, para mejorar las
condiciones de trabajo, salud y calidad de vida de los
trabajadores. Cumplir con la normatividad vigente establecida en la resolución 1111
FORMATO FICHA TECNICA PLAN OPERATIVO INTERNO - DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Código: R-GE-012
Fecha de Aplicación:
5 de Diciembre de 2014
Página 1 de 2 Versión: 005
15/01/2018
2015-2018 AF02
Departamento Administrativo y Financiero 1
GESTION HUMANA - SGSST
2. ÁREA DE INFLUENCIA DEL PROYECTO
1. IDENTIFICACIÓN
Plan de trabajo Gestión Humana SGSST - 2018
6. OBJETIVOS
ESPECÍFICOS.
Brindar seguridad al personal a través de los mecanismos establecidos por la normatividad para tal
finalidad.
Garantizar el bienestar del personal vinculado a la organización a través la intervención del clima
laboral
Gestión del Talento Humano 8162
Promover el Desarrollo Integral del Talento Humano Desarrollo del Talento Humano
Responsable SGSST
Cumplir con la normatividad vigente en relación a la ejecución del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
El cumplimiento del plan de trabajo del area gestión humana permitirá evidenciar una mejora en las condiciones del personal de Cámara de Comercio en relación a clima laboral,
competencias y bienestar integral.
1. Ejecución del SGSST
En cuanto a la ejecución del SGSST, durante el mes de febrero la contratista
responsable del Sistema relaciona las siguientes actividades de gestión:
Se realizaron la reunión con el comité de Convivencia.
Se realizó una capacitación con Axa Colpatria para el comité de convivencia sobre resolución de conflictos.
Se organizo el nuevo comité de brigadas donde ingresaron nuevos funcionarios y se capacito en temas de manejo de extintor.
Se hizo la recarga de los extintores de la sede principal.
Se reubico la ubicación de los extintores en el centro de convenciones.
Se realizo la señalización de las gradas desde el primer piso al décimo.
Se realizo la investigación del accidente de Nicolás Guerrero.
2. Levantamiento Agendas de Integración
Hasta el mes de febrero el porcentaje de rotación interna se ha mantenido en
sobresaliente, situacion que permite concluir que la organización en relación a
movimientos de personal internos brinda estabilidad.
El indicador a pesar de mantenerse en sobresaliente presenta un incremento en el
numero de agendas entregadas, algunas de ellas se entregaron en conjunto con el
acta de entrega correspondiente.
Estas agendas de integracion corresponde a la rotacion del Departamento de Juridco
y de Registros Publicos.
3. Ausentismo Laboral
El porcentaje de ausentismo del mes de febrero es de 39,88% subió con respecto
al mes de enero de 7%, hay que aclarar que en el mes de enero se ingresó el día
9. Se presentaron 89 solicitudes LABORALES, 25 permisos PERSONALES, 35
solicitudes por motivos de SALUD Y 4 solicitudes de COMPENSATORIOS.
4. Cumplimiento del Programa de Inducción
El programa de inducción se ha desarrollado con los practicantes que ingresaron en
este semestre. Por el momento no ha habido novedades de contracción nueva. Se
tiene en convocatoria dos cargos el de Profesional de Gestion Humana y Director de
Comercio Internacional. Se encentra superado la etapa de revisión de hojas de vida,
se espera continuar con la siguiente etapa.
5. Oportunidad Pago de Nómina
En cuanto a este indicador se implementó un formato de radicación para evidenciar
las fechas en las que cada área responsable en el proceso de pago de nómina hace
su proceso.
En el mes de febrero la fecha de radicación de la nómina se realizó el día 25 de febrero
haciendo el pago el día 27.
6. Cumplimiento del Plan de Vacaciones
Actualmente el plan de vacaciones ya fue elaborado, presentado y aprobado por la
presidencia ejecutiva para ser publicado a los funcionarios de la organización, este
plan se trasladará de manera individual por funcionario a un memorando donde se
establecía el par y la fecha exacta de vacaciones.
7. Diseño Plan de Pares de la Institución
El plan de pares está relacionado con el plan de vacaciones, ya fue aprobado por
parte de la presidencia, se realizará los memorandos de notificación para todo el
personal, en el mes de marzo.
8. Cumplimiento del plan de bienestar
Se elaboró el Plan de Bienestar, de acuerdo a la encuesta que se realizó con los
funcionarios, donde se identificó las necesidades de esparcimiento, recreación y
actividades de deportivas que tiene la institución, y en cada actividad se asigno
presupuesto.
En relación al cumplimiento del plan de bienestar, se han desarrollado las siguientes
actividades:
- Desayuno de cumpleaños correspondiente al mes de enero.
- Se realizo convenio con el gimnasio de Musclemania para los funcionarios,
donde la entidad paga el 30% de la inscripción.
- Celebración de los Cien Años de Cámara de Comercio con los funcionarios de
la organización.
GESTION DOCUMENTAL.
Nombre del
proyecto:Fecha:
Plan Estrategico
Corporativo año:
Proyecto No.
DependenciaVersión de la ficha
de proyecto:
Eje estratégico:Código
presupuestal:
Objetivo
estratégico:Directriz:
Funcionario (s)
Responsable (s): Cargo:
Sede: Principal Seccional: Municipios: Otros:
3. PROBLEMA
Y/O NECESIDAD
4.
JUSTIFICACIÓN
Consolidar y modernizar la gestión de documentos en
la Entidad para contribuir de manera efectiva al
fortalecimiento institucional.6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
Aprobar y adoptar las guías archivísticas establecidas en la fase III del Programa de Gestión Documental
Garantizar el acceso a la información de manera eficiente y oportuna.
Mantener la organización de los archivos institucionales.
FORMATO FICHA TECNICA DE PROYECTO
Código: R-GE-012
Fecha de Aplicación: 05
de Diciembre de 2014
Página 1 de 2
Versión: 005
Fortalecimiento Institucional 1199-8199
Contribuir a fortalecer los procesos internos de la organización Fortalecimiento de la gestión y control documental
Alvaro Andrés Portilla Montenegro, Pablo Nicolas Guerrero Ortega Director Departamento Administrativo y Financiero, Profesional Universitario Gestión Documental
1. IDENTIFICACIÓN
Fortalecimiento Institucional 20/01/2018
2015-2018 AF03
Departamento Administrativo y Financiero, Gestión Documental 1
2. ÁREA DE INFLUENCIA DEL PROYECTO
Asegurar el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a fortalecer la Gestión Documental en la Organización; con el propósito de facilitar la utilización y conservación de la información
institucional.
La Organización debe dar cumplimiento a la Ley General de Archivo la cual aplica para Entidades Públicas y Privadas que cumplen funciones públicas, a través de la construcción e implementación de los
instrumentos archivísticos, en el marco del alcance de la función pública registral y los aspectos corporativos exigidos por la SIC en la Resolución 8934 de 2014 y establecidos en la Ley 1712 de 2014 Ley
deTransparencia y Acceso a la información pública.
5. OBJETIVO
GENERAL.
Descripción Fecha Límite de Cumplimiento Lugar Responsable Costo
Actividad 1 Implementacion DocXflow 30/03/2018
Actividad 1.1
Parametrizacion sobre creación de sedes,
organigrama y funcionarios; creación de tramites,
unidades de correspondencia, unidades de
02/02/2018
Actividad 1.2
Capacitación a funcionarios, unidades de distribución,
ventanillas de entrada y salida y a los funcionarios que
tendrán el rol monitor.
10/02/2018
Actividad 1.3 Salida a producción del sistema 05/02/2018
Actividad 1.4 Migracion de sistema docunet a docxflow 30/03/2018
Actividad 2Realizar Auditoría al cumplimiento de las
directrices de gestión documental
Según Cronograma de Auditorías
Internas
Sede Principal
y seccionales Equipo Auditores Internos
Actividad 3
Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de
mejoramiento y/o acciones por auditorias levantadas
internas y externas al área de Gestión Documental
Según Cronograma definido por la
alta dirección
Sede principal Delegados por la alta direccion
Actividad 4Implementación unidad de correspondencia en las
unidades descentralizadas30/06/2018
Sede principal
y seccionales
Profesional Universitario Gestión Documental
funcionarios capacitados de cada seccional
Realizar la Intervención total del Archivo Documentos
Registros Públicos Vigencia 201728/02/2018 Sede Principal
Realizar la Intervención total del Archivo Documentos
Registros Públicos Vigencia 201830/01/2019 Sede Principal
Actividad 6Seguimiento y supervicion inventario de expedientes
para custodia y depósito (Servicio Tercerizado)mensualmente
Actividad 6.1 Informes semestral 30/06/2018
Actividad 6.2 Auditoria semestral 30/10/2018
Actividad 7Capacitacion Integral en sistema gestión documental y
archivos14/05/2018
Sede principal
y seccionales
Actividad 7.1 Inducción y reinducción 30/06/2018 Sede principal
Profesional universitario en gestión documental y
Funcionarios en etapa de induccion y traslados
de cargos o funciones
Actividad 7.2 Capacitación a los líderes de área Sede Principal
Actividad 7.3Desplazamiento a las seccionales (Sandoná,
Túquerres, La Unión) Seccionales
Actividad 8 Ejecución Plan Anual de Transferencias 31/09/2018
Actividad 8.1 Elaboración diagnostico archivos de gestión
Actividad 8.2 Auditoría a la transferencia documental por área
Actividad 8.3Incorporación física de la documentación en el Archivo
Central
Actividad 8.4 Actualización Base de Datos Archivo Central
Actividad 8.5Identificación expedientes que cumplieron el tiempo
establecido en la TRD
Actividad 8.6 Levantamiento de inventario de expedientes a eliminar
Actividad 8.7Aprobación eliminación de documentos (Comité
Interno de Archivo) y publicación en página web
Actividad 9 Ajuste al reglamento interno de archivo 28/02/2018 Sede Principal Profesional Univ. Gestión Documental
Actividad 10 Ajuste Plan Institucional de Archivos 28/02/2018 Sede Principal Profesional Univ. Gestión Documental
Actividad 11Ajuste Sistema Integrado de Conservación de
Documentos30/03/2018 Sede Principal Profesional Univ. Gestión Documental
Actividad 12 Atención Consulta de Información Archivo Central Permanente Sede Sur
Técnico Administrativo Gestión Documental
Actividad 13
Programa de Gestión Documental Fase III: - Diseño
Reglamento Interno de Archivo - Diseño Política de
Gestión de Documentos - Diseño Tablero Control de
Acceso - Diseño Programa de Descripción Documental
- Actualización Banco de Series; Tablas de Retención
Documental; Cuadro de Clasificación Documental -
Acompañamiento Protocolo de Digitalización -
Verificación cumplimiento Programa de Gestión
Documental - Verificación Cumplimiento Sistema
Integrado de Conservación
31/12/2018 Sede Principal Profesional Univ. Gestión Documental
Técnico Administrativo Gestión Documental 0
Actividad 14Parametrizacion y transferencia de inventarios al
sistema docxflow31/12/2018 Sede Principal
Profesional Univ. Gestión Documental
Técnico Administrativo Gestión Documental 11.000.000
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Observaciones
Profesional Universitario Gestión Documental
Técnico Administrativo Gestión Documental
Contratista
#¡REF!
Actividad 5 Profesional Univ. Gestión Documental
Técnicos Administrativos Gestión Documental
Sede Principal
Profesional Universitario Gestión Documental
Técnico Administrativo Gestión Documental
Contratista
Sede Principal
#¡REF!
30/06/2018 Profesional Univ. Gestión Documental
Sede Principal Profesional Univ. Gestión Documental
Técnico Administrativo Gestión Documental
30/07/2018
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
7.10
7.11
7.12
7.13
Año
2017
Tipo Nombre del indicador ObjetivoPeriodicidad de
Medición
Responsable de
mediciónMeta
Eficacia % de intervención del archivo de registros públicos
Mantener al día el archivo de los documentos
pertenecientes a la serie documental Registros
Públicos
QuincenalProfesional Univ.
GD90%
EficienciaOportunidad en la entrega de los expedientes a
custodia
Garantizar la adecuada conservación de los
expedientes de Registros PúblicosAnual
Profesional Univ.
GD
<=
31/08/2017
Eficacia
% de funcionarios responsables de área capacitados
en la aplicación de las TRD, Organización de los
Archivos de Gestión y Producción Documental
Garantizar la organización de la información
institucionalSemestral
Profesional Univ.
GD100%
EficienciaOportunidad en la ejecución del Plan Anual de
Transferencias Documentales
Garantizar el acceso a la información, evitar la
producción y acumulación irracional de
documentos, asegurar y facilitar el control
AnualProfesional Univ.
GD
<= a fecha
establecida
en el Plan
Eficacia % de cumplimiento directrices del SGDAsegurar el cumplimiento de las directrices del
SGD en un 90%Semestral
Profesional Univ.
SGD90%
EficienciaOportunidad en el ajuste e implementación de los
instrumentos archivísticos
Asegurar el desarrollo sistemático de los
procesos archivísticos encaminados a fortalecer
la Gestión Documental en la Organización
AnualProfesional Univ.
GD
<=
30/12/2017
EficienciaOportunidad en la respuesta a las solicitudes de
información del Archivo Central
Disminuir los tiempos de respuesta frente a las
solicitudes de información que reposa en el
Archivo Central
MensualProfesional Univ.
GD
<= a 4
horas
Eficacia% de cumplimiento implementación Programa de
Gestión Documental Fase III
Cumplir con el 80% de las actividades
programadas en el contrato nacional con Lexco y
Confecámaras
TrimestralProfesional Univ.
GD80%
Eficacia % de implementación plan de mejoramiento CGR Mejora del proceso TrimestralProfesional Univ.
GD100%
Eficacia % de implementación planes de mejoramiento Mejora del proceso TrimestralProfesional Univ.
GD100%
10. INDICADORES
Fórmula o Índice
Número de documentos archivados por día / Número
de documentos recibidos por día * 100
Fecha de entrega de los expedentes Vs Fecha Límite
de Entrega
74 Personal de Nómina
Número de áreas que cumplen / total de áreas * 100
No de requerimientos atendidos / No de
requerimientos recibidos.
Hora de solicitud del requerimiento - Hora de
Número de actividades ejecutadas / Número de
actividades planeadas * 100
Fecha de creacion de los instrumentos archivísticos Vs
Fecha Limite de creación de los instrumentos
archivísticos
Número de actividades ejecutadas / Número de
actividades planeadas * 100
Número de actividades ejecutadas / Número de
actividades planeadas * 100
Número de funcionarios capacitados / total de
funcionarios * 100
No de áreas que realizan la transferencia / Total de
áreas
Fecha de entrega de la transferencia documental Vs
Ajuste Sistema Integrado de Conservación de Documentos
Atención Consulta de Información Archivo Central
Programa de Gestión Documental Fase III: - Diseño Reglamento Interno de Archivo - Diseño Política de Gestión de Documentos - Diseño Tablero Control de Acceso - Diseño Programa de Descripción Documental -
Actualización Banco de Series; Tablas de Retención Documental; Cuadro de Clasificación Documental - Acompañamiento Protocolo de Digitalización - Verificación cumplimiento Programa de Gestión Documental -
Verificación Cumplimiento Sistema Integrado de Conservación
9. POBLACIÓN OBJETO DE ESTUDIO
No. Población que propone beneficiar Descripción de la población objeto de estudio
Capacitacion Integral en sistema gestión documental y archivos
Ejecución Plan Anual de Transferencias
Ajuste al reglamento interno de archivo
Ajuste Plan Institucional de Archivos
Seguimiento y supervicion inventario de expedientes para custodia y depósito (Servicio Tercerizado)
Intervención Archivo de Gestión Registros Públicos
Auditoría al cumplimiento de las directrices de gestión documental
Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o acciones por auditorias levantadas internas y externas al área de Gestión Documental
Implementación unidad de correspondencia en las unidades descentralizadas
8. METAS O PRODUCTOS
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Implementación de Software DOCXFLOW Documental adminsitrativo
Eje Estratégico: Fortalecimiento Institucional
Objetivo: Consolidar y modernizar la gestión de documentos en la Entidad para contribuir de
manera efectiva al fortalecimiento institucional.
Aspectos relevantes: Durante los meses de enero y febrero del año, desde el área de gestión
documental se adelantaron las siguientes actividades:
1.- Intervención Archivo Registros Públicos: En los meses de enero y febrero se
archivaron 8747 documentos correspondientes a Registro Mercantil, Registro de Proponentes
y Registro de Entidades Privadas sin Ánimo de Lucro; con corte a febrero 28, se cumplió con
la meta establecida del año 2017 archivando 79696 se lleva el siguiente avance:
Con el propósito de avanzar en esta actividad, desde la coordinación de gestión documental
se apoyó durante el mes de enero y febrero en la labor de apertura de expedientes a matrículas
del Registro Mercantil. El equipo de trabajo incluidas las aprendices SENA, laboro en el horario
comprendido de 07:00 a.m. a 12:00 m y 02:00 p.m. a 06:00pm. Esta dinámica ha permitido
lograr un avance considerable que se ve reflejado en el siguiente indicador.
Indicador Archivo de Documentos Año 2018
META Fecha Doc. Archivados Doc. Ingresados %
100% Enero 5869 3543 165,65%
100% Febrero 2878 9341 30,81%
100% Marzo 0 0 #¡DIV/0!
100% Abril 0 0 #¡DIV/0!
100% Mayo 0 0 #¡DIV/0!
100% Junio 0 0 #¡DIV/0!
100% Julio 0 0 #¡DIV/0!
100% Agosto 0 0 #¡DIV/0!
100% Septiembre 0 0 #¡DIV/0!
Octubre 0 0 #¡DIV/0!
Noviembre 0 0 #¡DIV/0!
100% Diciembre 0 0 #¡DIV/0!
100%
#¡REF! Total 8747 12884 67,89%
DD MM AAAA
ANALISIS
NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO
FECHA DE APROBACIÓN
Fecha de Análisis: Febrero 28 de 2018.
La estadística que refleja la cantidad de documentos que ingresaron durante los meses de enero y febrero de la presente vigencia son:
- 3543 documentos enero
- 9341 documentos febrero
- 6463 documentos pendientes por archivar
- 3543 documentos entregados extemporáneamente al área de archivo
Actualmente existen cuatro personas asignadas al archivo de documentos de Registros Públicos y se archivan en promedio 300 documentos diarios. Es importante tener en cuenta que la labor de archivo de
cada documento requiere:
a.- Organización del documento, perforación, eliminación de material metálico
b.- Verificación en docunet que el documento se encuentre archivado
c.- Ubicación del expediente físico (Archivo Cae, Parqueadero, Custodia o Sede Sur)
d.- Apertura del expediente si el formulario de matrícula se encuentra en AZ
e.- Foliación
f.- Diligenciamiento hoja de control de archivo
g.- Ubicación del expediente en el stand correspondiente
Esta actividad es repetitiva y se realiza directamente en los depósitos de archivo, lugares donde existe poca ventilación y el espacio para maniobrar es reducido; la jornada de trabajo es agotadora y afecta la
producción diaria.
Como puede observarse el volúmen de documentos ingresados durante la temporada alta de renovación sobre todo en el mes de febrero con 9341 documentos ingresados supera considerablemente ( tres a
uno y se espera en el mes de marzo la probabilidad de 10 a 1) la capacidad del personal asignado al área de archivo; si se continúa con la misma asignación de personal (4 personas), en el mes de octubre se
finalizaría el archivo de los documentos que ingresaron en marzo; por tanto se requiere de dos (02) personas para apoyar restando solo dos meses para archivar los documentos de 9 meses (abril a diciembre)
puesto que se deben realizar mas actividades dispendiosas como es la organizacion de matriculas canceladas y la reorganizacion del archivo mercantil.
5869
2878
8747
3543
9341
12884
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
Enero Febrero Total
Intervención Archivo de Registros Públicos
Doc. Archivados Doc. Ingresados
2. Atención de consulta de información del archivo central: Durante el periodo de
enero a febrero se atendieron 108 solicitudes de información que reposa en el archivo
central ubicado en la sede sur de la Entidad. El grado de organización del Archivo Central
ha permitido suministrar de manera oportuna todos los requerimientos de información.
Indicador de suministro de información Año 2018
3. Capacitaciones:
3.1. Capacitación DOCXFLOW ADMINISTRATIVO: Durante los meses de enero y febrero se han atendido 39 requerimientos, se dictó la capacitación en el manejo
del DOCXFLOW ADMINISTRATIVO en los siguientes temas: Manejo rol de usuario, rol consulta, bandeja de entrada, bandeja de despacho, búsqueda de radicado.
META PeriodoNo. De Solicitudes
Atendidas
No. De Solicitudes
Recibidas%
90% ENERO 53 53 100,0%
90% FEBRERO 55 55 100,0%
90% MARZO 24 24 100,0%
90% ABRIL 0 0 #¡DIV/0!
90% MAYO 0 0 #¡DIV/0!
90% JUNIO 0 0 #¡DIV/0!
JULIO 0 0 #¡DIV/0!
AGOSTO 0 0 #¡DIV/0!
SEPTIEMBRE 0 0 #¡DIV/0!
OCTUBRE 0 0 #¡DIV/0!
NOVIEMBRE 0 0
DICIEMBRE 0 0 #¡DIV/0!
90% TOTAL 132 132 100,0%
ANALISIS
% de Cumplimiento del Proyecto Anual SEGUIMIENTO
El grado de organización del Archivo Central ha permitido suministrar de manera oportuna todos los requerimientos de información. Los requerimientos solicitados por la Contraloría fueron suministrados
en un 100% de cumplimiento. Es importante tener en cuenta que esta labor se viene desarrollando con directrices indtitucionales y se proyecta mejorar el servicio con las nuevas erramientas
institucionales.
5355
24
5355
24
0
10
20
30
40
50
60
ENERO FEBRERO MARZO
No. De Solicitudes Atendidas No. De Solicitudes Recibidas
3.2. Capacitación Gestión Documental: Durante los meses de enero y febrero se
han atendido 06 requerimientos de capacitación y valoración de área, se
realizó la capacitación en temas de Gestión Documental en la Sede Principal;
para tratar los siguientes temas:
Aplicación de las Tablas de Retención Documental, Organización Archivos de
Gestión, Socialización Procedimiento Producción Documental. Capacitación en
el puesto de trabajo.
4. Documentación de Procesos de gestión documental: Se normalizó las herramientas archivísticas de PINAR, SIC y Política de archivo institucional en el comité interno de archivo
del 28/02/2018. Actualmente, se encuentra en ajustes pertinentes. Una vez sea controlado
por el área de Calidad, se enviará formalmente a las diferentes dependencias.
5. Levantamiento Inventario de Expedientes
a.- Generación base de datos matrículas canceladas: El área de registro hizo entrega de la base de datos de las matrículas canceladas; con esta información se
generaron los listados de los expedientes que deben retirarse de depósito de archivo.
b.- Ubicación de expedientes cancelados: La ubicación de los expedientes cancelados se llevara acabo en el mes de marzo; esta actividad requiere realizar el recorrido de
búsqueda en el archivo ubicado en el CAE y posteriormente en el archivo ubicado en el
parqueadero de la Sede Principal.
c.- Inventario expedientes cancelados: El levantamiento del inventario de expedientes se inicia en el mes de abril, esta actividad requiere realizar los siguientes pasos
previos:
- Foliación del expediente (si se requiere)
- Validar el estado de la matrícula y verificar que el expediente se encuentre digitalizado - Ingresar los datos solicitados en el formato único de inventario documental FUID
6. Inicio del proceso de Transferencias Documentales: Esta actividad permite
garantizar el acceso a la información, evitar la producción y acumulación irracional de documentos, asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación,
solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las áreas de trabajo y guardar precaucional o definitivamente la documentación en las mejores
condiciones de conservación. Se elaboró el Plan Anual de Transferencia, donde ese
establecen las fechas para tal efecto aprobado por el comité interno de archivo del 28/02/2018.
6.1. Transferencia secundaria año 2015: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
- Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo.
- Valor Primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales
y/o contables.
- Valor Permanente o Secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por
su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo
permanentemente.
- Depuración Documental: Operación, dada en la fase de organización de
documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni
secundarios, para su posterior eliminación.
- Organización Documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de una Entidad en las diferentes
oficinas productoras.
- Incorporación a inventario archivo central base de transferencia 2015.
7. Programa de Gestión Documental Fase III: El objeto contractual establecido con Lexco SA a través de Confecámaras contempla para el año 2018 - 2019.
8. Diseño y ejecución de las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o acciones
levantadas por la CGR al área de Gestión Documental: Durante el proceso de auditoria realizado por la Contraloría General, se evidenció un hallazgo relacionado con Deficiencia
en la implementación de un programa de gestión documental en ejecución del proceso, lo
cual dificulta la consulta , control y seguimiento del archivo de contratación, generando riesgo de pérdida de documentos y desgaste para las partes interesadas en el proceso.
Las acciones implementadas para corregir dicho hallazgo fueron las siguientes:
NOMBRE DEL INSTRUMENTO
ARCHIVÍSTICO
FECHA DE
ELABORACIÓN
FECHA MÁXIMA DE
ELABORACIÓNDIFERENCIA
% DE
CUMPLIMIENTO¿SE CUMPLIÓ?
PROTOCOLO DE DIGITALIZACIÓN Abril de 2019 EN EJECUCIÓN 5%
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Septiembre de 2017 Febrero 28 de 2018 100% SI
MODELO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOSJunio de 2017 0%
SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOSSeptiembre de 2017 Febrero 28 de 2018 100% SI
PLAN DE INTERVENCIÓN DE FONDOS
ACUMULADOSJunio de 2017 Diciembre de 2018 0%
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Junio de 2017 21 de Junio de 2017 100% SI
BANCO DE SERIES DOCUMENTALES Abril de 2018 EN EJECUCIÓN 25%
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Abril de 2018 EN EJECUCIÓN 0%
CUADROS DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTALAbril de 2018 EN EJECUCIÓN 0%
REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO Noviembre de 2017 0%
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Noviembre de 2017 Febrero 28 de 2018 100% SI
DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL Julio de 2017 16 de Agosto de 2017 100% SI
TABLERO DE CONTROL DE ACCESO Diciembre de 2018 0%
PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN
DOCUMENTALAbril de 2019 0%
INSTRUMENTOS PARA LA
TRANSPARENCIAJunio de 2017 octubre de 2018 100% SI
Fecha de Análisis: Febrero 2018
- Protocolo de Digitalización: Se prografo fechas para elaboracion en comite interno de Archivo 28/0272018 en PINAR
- Los instrumentos archivísticos denominados Plan Institucional de Archivos y Sistema Integrado de Conservación tiene como fecha de cumplimiento se aprovaron en comite interno de archivo 28/02/2018
- El instrumento denominado Plan Intervencipon de Fondos Acumulados no se ha trabajado debido a que es un proyecto que debe abordarse de manera independiente dentro de la planeación estratégica; es un
proyecto que requiere la asignación de recursos y personal de manera exclusiva para su ejecución.
- Los instrumentos archivísticos denominados: Banco de Series Documentales, Tablas de Retención Documental y Cuadros de Clasificación Documental se encuentran contemplados dentro de la fase III del Programa
de Gestión Documental.
ANALISIS
Fecha de Análisis: Febrero de 2018.
- Protocolo de Digitalización: El Protocolo de Digitalización fue contemplado como uno de los entregables durante el desarrollo de la fase II del Programa de Gestión Documental; mediante comunicado del 07 de
junio de 2016 Confecámaras socializa que hará entrega de los siguientes documentos: 1) Protocolo de Digitalización - Guía Metodológica. 2) Protocolo de Digitalización - Registros Públicos. 3) Acta de inicio-Proceso
de Digitalización Registros Públicos. 4) Acta de finalización-Proceso de Digitalización Registros Públicos. En este mismo documento se establecen las fases de implementación y la actividad final denominada
Implementación completa digitalización con valor probatoria estaba programada para el mes de marzo del año 2017. Teniendo esta información como base se diseñó la ficha de proyecto "Implementación Protocolo
de Digitalización Fase I".
SEGUIMIENTO
5%
100%
0%
100%
0%
100%
25%
0% 0% 0%
100%100%
0% 0%
100%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
% DE CUMPLIMIENTO META
Con corte a febrero de 2018, las acciones se encuentran realizadas en un 80%.
9. Diseño y ejecución de las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o acciones
levantadas en auditorías internas y/o externas al área de Gestión Documental: Con corte
a marzo de 2017, no existen acciones pendientes de implementar.
10. Otras Funciones Realizadas:
10.1. Asistencia a reunión e implementación de directriz normativa de habeas data
10.2. Asistencia a reunión comité de Calidad. 10.3. Asistencia a reunión de Consejo departamental de archivo.
GESTION TECNOLOGICA
Capacitar a los supervisores y
funcionarios en obligaciones y
responsabilidades, aplicación de las
tablas de retención documental y
organización de los archivos de
gestiónen un plan integral.
Plan integral de
capacitacion
archivistico
1 En ejecución
Diseño y elaboracion de
instrumentos archivisticos por fases
Elaboracion de
instrumentos
archivisticos
segunda face
4 Cumplida
Gestion
documental
carpeta
contractual (A)
Deficiencia en la implementacion de
un programa de gestion documental
en ejecucion del proceso, lo cual
dificulta la consulta , control y
seguimiento del archivo de
contratacion, generando riesgo de
perdida de documentos y desgaste
para las partes interesadas en el
proceso.
Fortalecer las directrices
en materia de gestión
documental que aplican
a los expedientes
contractuales he
implementar el
programa de gestion
documental en la
organización.
2 SUSCRIPCIÓN DEL
PLAN DE
MEJORAMIENTO
14
GESTION
TECNOLOGICA
Nombre del
proyecto:Fecha:
Plan Estratégico
Corporativo año:
Proyecto No.
DependenciaVersión de la ficha
de proyecto:
Eje estratégico:Código
presupuestal:
Objetivo
estratégico:Directriz:
Funcionario (s)
Responsable (s): Cargo:
Sede: Principal Seccional: Todas Municipios: Otros:
3. PROBLEMA
Y/O NECESIDAD
4.
JUSTIFICACIÓN
Fortalecimiento Institucional
01/09/2016
8164
AF04
1. IDENTIFICACIÓN
FORMATO FICHA PLAN OPERATIVO INTERNO - DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Código: R-GE-012
Fecha de Aplicación:
01 de Septiembre de 2016
Página 1 de 2Versión: 07
3
Reducción de riesgos basados en sistemas de seguridad y control de usuarios
2015-2018
Departamento Administrativo y Financiero
Contribuir a favorecer los procesos internos de la entidad
Garantizar la conectividad, la seguridad informatica, el mantenimiento y control de los inventarios de los equipos de computo y perifericos, los sistemas de seguridad y control de acceso
para personal, de acuerdo a la definicion de las politicas de seguridad de la informacion de la Institucion.
Mejorar la capacidad tecnologica para mitigar los riesgos informaticos, preservar la información y optimizar la comunicación interna y externa de la Camara de Comercio de Pasto.
Gestion tecnologica y control documental
6. OBJETIVOS
ESPECÍFICOS.
2. ÁREA DE INFLUENCIA DEL PROYECTO
Profesional Universitario
Profesional Universitario
Alejandro Solarte
Jaime Castelblanco
5. OBJETIVO
GENERAL.
Garantizar el adecuado funcionamiento de la intitución
a través de la conectividad, la seguridad de la
información y la preservación y mantenimiento de la
tecnologia de la información.
Garantizar la seguridad de la información
Garantizar la conectividad de la Entidad
Mejorar los tiempos de respuesta entre los procesos internos e internet
Mejorar la administracion equipos de computo
Garantizar el normal funcionamiento de los equipos de computo e información
Año
2017
Descripción Fecha Límite de
Cumplimiento Lugar Responsable Costo
Actividad 1Organizar y depurar el directorio activo de la
institucion30/06/2018 Sede Camara de Comercio
Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 2 Definir hojas de vida para perifericos principales 30/05/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 3 Actualizar licencias para SO y Ofimatica 30/05/2018 Sede Camara de Comercio
y Seccionales
Profesionales Universitarios-
Sistemas $6.000.000
Actividad 4 Administrar ip y nombre de equipo de acuerdo al area 30/07/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 5 Mejorar proceso de certificacion ITIL 30/12/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-
Sistemas $3.000.000
Actividad 6Implementar aplicativo para la administracion de flujo
de rede interna30/11/2018 Sede Camara de Comercio
Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 7Implementar dispositivos de red (switch) para
temporada alta13/03/2018
Sede Camara de Comercio
y Seccionales
Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 8Mejorar la asistencia remota en los equipos de
computo de la institucion30/06/2018
Sede Camara de Comercio
y Seccionales
Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 9Automatizar el proceso de limpieza con la nueva
plataforma de antivirus eset30/08/2018 Sede Camara de Comercio
Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 10Implementar servicio de respaldo para internet y
conectividad15/03/2018 Sede Camara de Comercio
Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 11 Instalacion nuevos equipos de computo y perifericos 30/04/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 12Implementar servicio de codigo de barras a la
plataforma SII15/03/2018 Sede Camara de Comercio
Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 13 Ejecutar Plan de Mantenimiento Anual Preventivo 30/06/2018 Sede Camara de Comercio
y Seccionales
Profesionales Universitarios-
Sistemas $9.000.000
Actividad 14
Reforzar la implementación de nuevos equipos de
computo y perifericos en las seccionales de la
institución
30/02/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 15Revisar y actualizar procesos y procedimientos de
Gestión Tecnologica30/06/2018 Sede Camara de Comercio
Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 16Revisar y actualizar manual de politicas de la
informacion30/05/2018 Sede Camara de Comercio
Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 17 Verificar Estabilidad en el canal de internet 31/12/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 18 Verificar Estabilidad en el canal de conectividad 31/12/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-
Sistemas $0
Actividad 19Configurar UTM para balanceo de cargas y failover
back up de canal internet30/06/2018 Sede Camara de Comercio
Profesionales Universitarios-
Sistemas $2.000.000
7. POBLACIÓN OBJETO DE ESTUDIO
No. Población que propone beneficiar Descripción de la población objeto de estudio
120 Personal Principal y Sedes
8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Observaciones
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
Ninguna
9,1
9,2
9,3
9,4
9,5
9,6
9,7
9,8
9,9
9,10
9,11
9,12
9,13
9,14
9,15
9,16
9,17
9,18
9,19
Inventario de las hojas de vida de los equipos y perifericos
Directorio Activo depurado
9. METAS O PRODUCTOS
Equipos de computos identificados
Indicadores para la estabilidad del Canal de Conectividad
Licencias ofimaticas organizadas
Certificacion ITIL para el área de Gestión Tecnologica
Red interna controlada
Centros de computo y dispositivos para brindar soporte a la renovacion de Matricula Mercantil
Software de asistencia remota debidamente instalados
UTM Sonicwall parametrizado para failover
Software antivirus debidamente parametrizado para su automatizacion
Equipos de computos con acceso alterno al servicio de internet
Equipos de computo debidamente instalados con el software institucional
Servicio alterno de pago a través de codigo de barras
Plan de mantenimiento preventivo ejecutado
Equipos de computo debidamente parametrizados para la seccionales de la Camara de Comercio de Pasto
Procesos y procedimientos actualizados para el área de Gestión Tecnologica
Manual de politicas de la informacion actualizado
Indicadores para la estabilidad del Canal de Internt
Proyecto: Reducción de riesgos basados en sistemas de seguridad y control
de usuarios.
Eje: Fortalecimiento Institucional
IMPLEMENTACIÓN SII
Objetivo: afianzar los conocimientos frente a la nueva plataforma SII.
• Administrar cuentas de usuario
• Parametrización de perfiles
• Gestión de errores e inconvenientes
Sd
RENOVACION TECNOLÓGICA
Objetivo: mejorar el servicio y agilidad en la atención a los comerciantes y
empresarios de la jurisdicción.
• Revisión de equipos de cómputo y periféricos
• Configuración de equipos con software institucional
• Instalación de equipos y periféricos
ACTIVACIÓN SERVICIO PSE - TUCOMPRA
Objetivo: mejorar el sistema de pago en línea para todos los usuarios
• Gestión de la compra del servicio
• Parametrización de los elementos
• Acoplamiento del servicio PSE a través del portal web.
RENOVACION TECNOLOGICA - SECCIONALES
Objetivo: reforzar tecnológicamente las sedes y seccionales
• Análisis de estado
• Instalación de equipos de cómputo y periféricos
• Configuración de los nuevos elementos
ACTIVACIÓN DE SERVICIO SMS
Objetivo: mejorar el sistema de notificación de las transacciones con los usuarios
• Seguimiento
• Reporte de transacciones sms
REPORTES DIGITURNO
Objetivo: generar reportes mensuales a través del sistema digiturno para el análisis
de la información contenida.
• Parametrizar la herramienta que ofrece el proveedor digiturno para la correcta
generación de reportes
• Convertir los reportes visuales a contenido editable (Excel).
CONFIGURACIÓN DEL PROCESADOR DE VOZ PARA PQRS
Objetivo: mejorar el sistema de PQRS de la institución.
• Configuración de la planta telefónica
• Configuración del procesador de voz
• Revisión de las líneas y extensiones telefónicas
GENERACIÓN BASE DE DATOS DE REGISTROS
Objetivo: proveer al departamento Juridico y de registros de la información
estadística representada en bases de datos para su procesamiento.
• Empaquetar y enviar las bases de datos al departamento juridico y de registros.
ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS CORREO MASIVO
Objetivo: mejorar asertivamente el envío de correos masivos.
• Se identificó las bases de datos generadas por las áreas de afiliados,
capacitaciones y comunicación para la ampliación de los registros en la base de
datos del correo masivo.
• Se ha desarrollado el envío de reportes por campaña.
SOPORTE TÉCNICO
Objetivo: mantener la continuidad del negocio en Camara de Comercio de Pasto.
• Realizar acciones correctivas de falla en el software de los equipos de computo
• Realizar acciones correctivas de falla en hardware de los equipos de computo
• Cambio de cartuchos de tinta en las impresoras
• Corrección de errores en el sistema de conectividad
• Corrección de errores en el servicio de internet
INDICADORES:
ESTABILIDAD DE LA CONECTIVIDAD
Se puede observar la ejecución de los planes de mejora por parte del
proveedor, hay una mayor estabilidad en la conectividad.
ESTABILIDAD INTERNET
Hay una ligera lentitud en el servicio pero que aún mantiene los índices de
calidad establecidos.
INSTALACION DISPOSITIVOS DE RED
Actividad aun por cumplirse de acuerdo a la habilitación de recursos (salones
disponibles).
IMPLEMENTACION CODIGO DE BARRAS
Continuando con la gestión realizada el anterior año, se realizan pruebas
finales para su debida implementación.
RENOVACION TECNOLOGICA – SECCIONALES
Los objetivos para esta actividad fueron completados satisfactoriamente
implementando nuevos equipos y periféricos que ayudaran a mejorar el
servicio en las seccionales de la Cámara de Comercio de Pasto.
BACKUP INTERNET
Análisis tecnológico para la implementación del backup para el canal de
internet con una excelente relación costo beneficio.
TAREAS PENDIENTES POR EJECUCION SEGÚN CRONOGRAMA
o ORGANIZACIÓN DE LICENCIAS MS Y OS
o INSTALACION NUEVOS EQUIPOS DE COMPUTO
o HOJA DE VIDA PARA PERIFERICOS PRINCIPALES
o ACTUALIZACION MANUAL DE POLITICAS DE LA
INFORMACION
o DEPURACION DIRECTORIO ACTIVO
o ASISTENCIA REMOTA
o ACTUALIZACION DE PROCESOS – GESTION TECNOLOGICA
o ADMINISTRACION DE IP Y NOMBRES DE EQUIPO
o AUTOMATIZACION DE ANTIVIRUS
o CONFIGURACION UTM
o ADMINISTRACION DE RED INTERNA
o CERTIFICACION DE PROCESOS ITIL
o MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTO
Cordialmente,
Alvaro Andrés Portilla Montenegro
Director Administrativo y Financiero Camara de Comercio de Pasto.
Copia: Archivo Departamento Administrativo y Financiero.