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INFORME DE DIAGNÓSTICO

SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

PROYECTO “DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIÓN DE BUENAS PRÁCTICASEN GESTIÓN DOCUMENTAL EN ORGANISMOS PÚBLICOS”

TÍTULOInforme de diagnóstico: situación de los archivos institucionales en Organismos del Estado.

PROPIEDADEsta publicación es de propiedad del Consejo para la Transparencia, realizado con el apoyo financiero del Banco Mundial. Se autoriza su difusión citando la fuente.

AUTOREste trabajo fue elaborado por la Consultora Patricia Ortiz Castro y su equipo, por encargo del Consejo para la Transparencia de Chile.

COMITÉ TÉCNICOIntegrado por el Archivo Nacional, Comisión de Probidad y Transparencia y el Consejo para la Transparencia.

SITIO WEBhttp://www.consejotransparencia.cl

Santiago, Chile2012

RESUMEN EJECUTIVO

INTRODUCCIÓN

1. OBJETIVOS DE LA FASE DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE LOS ORGANISMOS DEL ESTADO

1.1 Objetivo general 1.2 Objetivos específicos

2. CONTEXTO

3. FASE CUANTITATIVA DEL LEVANTAMIENTO 3.1 Información general 3.2 Diseño muestral 3.3 Tipo de encuestados o perfiles de encuestados

3.3.1 Tiempo disponible para contestar la encuesta 3.3.2 Mesa de Ayuda 3.3.3 Modelo operativo aplicación de la encuesta web3.3.4 Resultados del trabajo de campo

4. FASE CUALITATIVA DEL LEVANTAMIENTO 4.1 Tipo de encuestado o perfiles de encuestados 4.2 Diseño muestral 4.3 Resultados del trabajo de campo

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA 5.1 Características de los Recursos Humanos ligados a los archivos 5.2 Características de los archivos institucionales 5.3 Gestión de los archivos

6. RESULTADOS FASE CUALITATIVA 6.1 Gestión de archivos institucionales 6.2 Estructura de los archivos institucionales

6.2.1 Oficina de Partes y Archivo 6.3 Normativas y procedimientos

6.3.1 Fondo documental 6.3.2 Ordenación y descripción documental 6.3.3 Cuidado de los documentos

6.4 Uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación 6.4.1 Firma electrónica y documento electrónico 6.4.2 Digitalización

6.5 Transferencia y eliminación de documentos 6.5.1 Eliminación 6.5.2 Transferencias

6.6 Servicio y Usuarios 6.7 Infraestructura y recursos 6.8 Características de los recursos humanos que trabajan en Archivos 6.9 Necesidades y demandas

5

9

111111

13

1515151516161617

19191920

21213265

73737374757575767677777878797979

8081

Tabla de Contenidos

6.10 Ley de Transparencia 6.11 Ley de Archivos

7. HALLAZGOS FASE CUALITATIVA

8. CONCLUSIONES 8.1 Conclusiones 8.2 Conclusiones Generales

9. ANEXO: METODOLOGÍA DE TRABAJO 9.1 Instrumentos de recolección de información fase cuantitativa 9.2 Encuesta web para los Jefes de Servicio

9.2.1 Formato de encuesta Jefe de Servicio 9.3 Encuesta web a los Encargados de Archivo

9.3.1 Formato de encuesta Encargado de Archivo 9.4 Encuesta web a Encargado de Tecnologías de la Información y la Comunicación

9.4.1 Formato de encuesta Encargado de Tecnologías de la Información y la Comunicación

9.5 Glosario utilizado en las encuestas 9.6 Plan de análisis fase cuantitativa

9.6.1 Etapa 1: Revisión de bases de datos, procesamiento y análisis 9.6.2 Etapa 2: Análisis descriptivo de los datos 9.6.3 Etapa 3: Análisis de asociación bivariada entre variables

9.7 Instrumento de recolección de información fase cualitativa 9.7.1 Objetivo 9.7.2 Dimensiones de la entrevista

9.8 Plan de análisis fase cualitativa 9.9 Triangulación de información

10. BIBLIOGRAFÍA UTILIZADA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS CUESTIONARIOS

8384

85

878791

93959599

105110127

129137140140140141142142142143143

145

Resumen Ejecutivo

El informe de diagnóstico “Situación de los archivos institucionales en organismos del Estado”, tuvo como objetivo general realizar un diagnóstico integral que abordara la caracterización de los archivos públicos en Chile, de acuerdo a la normativa legal aplicable, procesos archi-vísticos involucrados, condiciones de infraestructura disponible y tecnologías de información.

Se efectuaron dos estudios, uno cuantitativo, vía correo electrónico a través de una herra-mienta para encuestas en plataforma web y un estudio cualitativo que se efectúo a través de entrevistas grupales con grupos seleccionados del universo analizado de la Región Metropolitana, Región de Coquimbo y Región del Biobío.

En la fase cuantitativa se elaboraron tres instrumentos destinados a tres perfiles de fun-cionarios públicos:

· Jefe de Servicio.

· Encargado de Archivo.

· Encargado de Tecnologías de la Información y la Comunicación.

Los instrumentos fueron encuestas, con consultas que abarcaron las grandes áreas donde la gestión de los archivos se ve afectada. Las dimensiones y sus objetivos específicos fueron los siguientes, de acuerdo al perfil del encuestado:

a. Jefe de Servicio:

Identificación: Levantamiento de datos de contacto incluyendo organismos al cual pertenece.

Recursos Humanos: Identificación de elementos centrales en la administración de los recursos humanos, que se desempeñan en los archivos del Servicio.

Gestión: Identificación de la presencia del archivo, en la planificación, presupuesto y visión de desarrollo de la Unidad Administrativa.

b. Encargado de Archivo:

Identificación: Identificación de datos de contactos y de la unidad administrativa.

Recursos Humanos: Identificación de las competencias y funciones del personal rela-cionado con la gestión documental.

Fondos documentales: Diagnóstico de la situación de los fondos documentales en diversos organismos públicos, así como los diversos soportes de documentos de archivos que se manejan al interior de los archivos públicos.

Organización documental: Identificación de la organización documental.

Infraestructura: Evaluación de las condiciones de calidad, seguridad y gestión existentes para el almacenamiento de los documentos en distintos tipos de soporte (depósitos y repositorios).

Servicios: Caracterización de tipologías de usuarios y nivel de satisfacción.

c. Encargado de Tecnologías de la Información y la Comunicación:

Identificación: Identificación datos de contactos y de la unidad administrativa.

5RESUMEN EJECUTIVO

Automatización: Identificación procesos automatizados.

Infraestructura: Identificación sistemas automatizados para archivos y la infraestructura tecnológica presente en los archivos.

Uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación: Identificación de la incor-poración de herramientas tecnológicas que brindan soporte a la gestión documental.

Se consideró un total de 743 organismos públicos, agrupados en las siguientes categorías:

· Servicios Públicos.

· Fuerzas Armadas.

· Municipalidades.

· Corporaciones Municipales.

· Hospitales.

· Superintendencias.

· Universidades.

La aplicación de la encuesta se extendió en el período comprendido entre el 14 de marzo al 19 de mayo de 2012. Los resultados finales del trabajo de campo pueden resumirse en la siguiente tabla:

6 INFORME DE DIAGNÓSTICO: SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

TIPO DE PERFIL UNIVERSO N° ENCUESTADOS

Jefe de Servicio 743 190

Encargado de Archivo 743 310

Encargado de Tecnologías de laInformación y la Comunicación

743 384

El plan de análisis de los datos comprendió las siguientes etapas:

· Revisión de bases de datos, procesamiento y análisis.· Análisis descriptivo de los datos.· Análisis de asociación bivariada entre variables

En la fase cualitativa se diseñó y aplicó una pauta de entrevista grupal considerando como actor principal a los Encargados de Archivo de tres regiones del país. Las dimensiones definidas en la pauta, fueron las siguientes:

a) Organización documental:Fondos documentales.

b) Servicios y usuarios:Mecanismos de consulta.Restricciones de acceso.Difusión.

c) Transferencia y eliminación de documentos:Transferencia al Archivo Nacional.Procedimientos de eliminación de documentos.

d) Infraestructura física:Atributos de los depósitos de archivo.

e) Recursos humanos:Perfil Ocupacional.Competencias.Políticas.

f) Aspectos organizacionales:Planificación Estratégica.Presupuesto.Coordinación interna.

g) Uso de las tecnologías de la información y la comunicación:Áreas o procesos automatizados.Características de Infraestructura.

h) Normativas y procedimientos:Legislación aplicada en archivos.Gestión de los documentos de archivos.Existencia de archivos centrales o intermedios.

El plan de análisis de la información cualitativa se orientó a caracterizar el discurso pre-dominante en los actores y contextos, para luego elaborar una interpretación global de la información.

A partir de la información obtenida en las fases cuantitativa y cualitativa del estudio, se elabo-raron síntesis para cada una de las etapas y conclusiones en temas de caracterización y gestión de los archivos de las instituciones públicas en Chile, las que se presentan en el informe.

Como conclusiones generales del estudio, se pueden señalar las siguientes:

1. Diferencias importantes por tipos de institución (Servicios públicos, Municipalida-des) y por ubicación geográfica, Región Metropolitana y otras regiones. Se destaca la diferencia entre las Subsecretarías y otros servicios públicos, los primeros señalados se encuentran en mejores condiciones de desarrollo.

2. En el estudio cualitativo, se levanta la necesidad de definir claramente las funciones de una oficina de partes y de un archivo.

3. Falta de personal especializado en archivística y dado las diferencias presentadas en regiones, es necesario analizar un plan de capacitación a nivel nacional.

4. Desconocimiento de normas, procedimientos archivísticos y aplicación de los mismos versus manejo de la Ley de Acceso a la Información Pública. En general, se detecta un menor conocimiento de materias archivísticas, en temas tales como: tablas de retención, cuadro de clasificación, transferencia, etc. y software de archivos.

5. En cuanto al cumplimiento de normativas en materia de archivos, tan importan-tes como la eliminación de documentos y la transferencia de los mismos al Archivo Nacional, la mayoría de los organismos públicos, no cumplen con lo estipulado en la forma y en los plazos, sin embargo existen diferencias entre ellos, destacando el grado de cumplimiento de las Subsecretarías con respecto al resto de las instituciones. En cuanto al cumplimiento de lo establecido en la Ley de Acceso a la Información Pública, con respecto a los documentos secretos y reservados, la mayoría señala que cumple con lo señalado en la ley.

7RESUMEN EJECUTIVO

6. La mayoría de los documentos existentes en los archivos de los organismos públicos, están en formato papel, un 97% de los encuestados declara tenerlos; en su mayoría, son declarados en estado regular o malo. Existen, sin embargo, un 61% de documentos en formatos electrónicos.

7. Las series documentales más utilizadas en estos organismos son: oficios, resolu-ciones exentas y decretos.

8. En la fase cualitativa del estudio, se revela la necesidad de contar con un mayor número de archivos regionales del Archivo Nacional, para facilitar los procesos de transferencia y capacitación, entre otros.

9. El aspecto más débil de la infraestructura disponible en archivos, es la capacidad de almacenamiento presente y futuro. Las condiciones medioambientales tampoco cumplen con los requerimientos para los archivos. Se señala además, la carencia de planes de contingencia frente a siniestros.

10. Falta de desarrollo de herramientas tecnológicas en los procesos archivísticos, uso de firma electrónica y documentos electrónicos.

11. En términos de gestión, carencia de políticas asociadas a los recursos humanos, indicadores y asignación de recursos financieros, como asimismo, la falta de participación de los Encargados de Archivos, en planificación y presupuestos de la gestión de archivos.

12. Existen carencias financieras en el desarrollo de los archivos que involucra: recursos humanos, infraestructura física, tecnologías de la información y la comunicación y todos los aspectos que involucren gastos e inversión en gestión y desarrollo de los archivos.

13. Falta de difusión de los archivos institucionales al interior de los órganos de la ad-ministración pública y a los ciudadanos.

14. Al consultarle a los Jefes de Servicios sobre los planes de desarrollo para los ar-chivos de su dependencia, para el período 2012-2014, señalan como principales áreas de desarrollo las correspondientes a: capacitación, tecnologías de la información y la comunicación, digitalización e infraestructura física, coincidiendo con las que presentan mayor déficit.


Introducción

El presente material ha sido elaborado en el marco del proyecto “Diagnóstico y Recomenda-ción de Buenas Prácticas en Gestión Documental en Organismos Públicos”, financiado por el Banco Mundial, liderado por el Consejo para la Transparencia en un trabajo conjunto con la Comisión de Probidad y Transparencia del Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el Archivo Nacional de Chile. La finalidad de este documento es presentar los resultados del levantamiento efectuado a los archivos de los Órganos Públicos de la Administración del Estado en Chile, que permite tener una visión integrada de la situación nacional archi-vística en tres perfiles de encuestados: Encargado de Archivos, Jefe de Servicio, Encargado de Tecnologías de la Información y la Comunicación, de manera tal, que se pueda analizar el tema desde distintas perspectivas. El estudio se efectuó sobre el universo completo de los organismos públicos y fue efectuada durante los meses de Marzo a Julio del año 2012, cuyo objetivo general fue realizar un diagnóstico integral que aborde la caracterización de los archivos públicos en Chile, normativa legal aplicable, procesos archivísticos involucrados y la aplicación de buenas prácticas.

Se efectuaron dos estudios, uno cuantitativo, vía correo electrónico a través de una herra-mienta para encuestas en plataforma web y un estudio cualitativo que se efectúo a través de entrevistas grupales con grupos seleccionados del universo analizado de la Región Metropolitana, Cuarta Región de Coquimbo y Octava Región del Biobío.

Este informe refleja por lo tanto los resultados obtenidos en la fase cuantitativa y cualitativa acompañados de las síntesis y conclusiones pertinentes.

9INTRODUCCIÓN

1. Objetivos de la fase diagnóstico de la situación de los archivosinstitucionales de los Organismos del Estado

1.1 OBJETIVO GENERAL

Realizar un diagnóstico integral que aborde la caracterización de los archivos públicos en Chile de acuerdo a la normativa legal aplicable, procesos archivísticos involucrados, con-diciones de infraestructura disponible y tecnologías de información.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

· Cuantificar y caracterizar, según variables demográficas y educativas, los Recursos Huma-nos disponibles en los archivos, en los cargos de Jefe del Organismo, Encargado del archivo, Encargado de Tecnologías de la Información y la Comunicación.

· Caracterizar y cuantificar los tipos de archivos existentes en Chile, en conjunto con los procedimientos aplicados en las distintas etapas del ciclo vital de los documentos de archivo.

· Identificar y caracterizar la infraestructura y las condiciones medioambientales de los archivos.

· Cuantificar y tipificar el Fondo Documental en cuanto a su nivel de organización.

· Identificar los distintos soportes en que se encuentran los documentos de archivos en los archivos y del estado de conservación de los mismos en los organismos del Estado.

· Caracterizar los tipos de usuarios y el nivel de satisfacción declarado.

· Identificar las políticas y procedimientos utilizados en los archivos, en términos de normativa regulatoria, además de normas descriptivas.

· Identificar los Tipos Documentales más frecuentemente utilizados en las funciones de los Órganos de la Administración del Estado.

· Identificar el nivel de automatización de los archivos en Chile.

· Identificar el nivel de conocimiento de la legislación relacionada con los procesos archi-vísticos y la ley de Acceso a la Información pública en Chile.

· Identificar el nivel de importancia que tienen los archivos en los órganos de la adminis-tración del Estado y que se refleja en la dotación de recursos humanos, presupuesto e infraestructura entre otros elementos.

· Identificar las diferencias que podrían existir en los archivos existentes en la Región Me-tropolitana, y los de regiones.

111. OBJETIVOS DE LA FASE DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE LOS ORGANISMOS DEL ESTADO

2. Contexto

El presente estudio intenta recoger el estado de los archivos de los Órganos de la Admi-nistración del Estado, y del personal que se desempeña en ellos, lo que permitirá poder detectar las fortalezas y debilidades existentes.

Esto facilitaría el diseño de políticas dirigidas a mejorar las condiciones actuales, las que tienen una importancia estratégica para nuestro país, adicionalmente, al menos por tres razones:

· Facilitar el Acceso a la información Pública.

· Facilitar las funciones que le son propias al Órgano de la Administración del Estado.

· Preservar la memoria histórica de la gestión pública de nuestro país.

En otros países se han efectuado diversos estudios sobre el estado de los archivos y la ar-chivística, cabe señalar alguna documentación importante como la “Guía para la encuesta sobre los sistemas y servicios de la gestión de documentos y la administración del archivos” confeccionada por la Unesco y encuestas tales como:

· “Report on Archives Survey 2007” del Council of Australasian, Archives and Records Authorithies;1

· “Taking Our Pulse: The OCLC Research Survey of Special Collections and Archives” OCLC Research2

· “Encuesta sobre el estado actual de los archivos de oficina y fondos documentales de la Universidad de Zaragoza”3

· “Informe de situación de los archivos universitarios españoles” (2010) Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas4

En Chile se han desarrollado herramientas tales como el “Cuestionario de autoevaluación de archivos públicos”5 confeccionado por el Archivo Nacional de Chile y el “Cuestionario de Diagnóstico Gestión Documental y de Archivos en Instituciones Públicas” elaborado por la Comisión de Probidad y Transparencia”.6

Estos y otros estudios se constituyeron en una base importante, para la elaboración de la actual encuesta y entrevistas grupales.

1 COUNCIL of Australasian, Archives and Records Authorithies. Report on Archives Survey 2007 [en línea] [S.l. :s.n.], 2007. 232 p. Disponible en Web: http://rielac.cujae.edu.cu/files/normas_bibliograficas.pdf2 OCLC. Taking Our Pulse:[en línea] The OCLC Research Survey of Special Collections and Archives”. DUBLIN : Ohio: OCLC,2010.153 p. Disponible en Web: http://www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-11.pdf3 UNIVERSIDAD de Zaragoza. Encuesta sobre el estado actual de los archivos de oficina y fondos documentales de la Universidad de Zaragoza. [en línea]. Zaragoza :Universidad de Zaragoza,[20--] Disponible en Web: http://wzar.unizar.es/uz/arch/encuestaelectronica1.pdf4 CONFERENCIA de Archiveros de Universidades Españolas. Informe de situación de los archivos universitarios españoles [en línea]. [España] : La conferencia, 2011. Disponible en Web: http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/jornadas/burgos_11/Informe_encuesta_2010.pdf5 CHILE. Archivo Nacional. Encuesta de archivos públicos. Santiago: El Archivo, [2009].6 CHILE. Comisión de Probidad y Transparencia. Cuestionario de diagnóstico, gestión documental y de archivos en instituciones públicas. Santiago: La Comisión, 2010.

132. CONTEXTO

3. Fase cuantitativa del levantamiento

El presente apartado muestra las características de la fase cuantitativa de levantamiento de información, abarcando desde el diseño del instrumento hasta el análisis de los datos recogidos por medio de la encuesta.

3.1 INFORMACIÓN GENERAL

Se efectuaron reuniones con las contrapartes técnicas y el Consejo para la Transparencia, para definir si el estudio estaría basado en un muestreo o sobre el universo, se determinó esto último. Se hizo una recopilación de información para conformar la base de datos, con los datos de los encuestados. Se determinó enviar las encuestas a los encargados de Transparencia Activa y a los Jefes de Servicio. Se analizó la herramienta a utilizar en la encuesta web.

La metodología utilizada en este estudio, se encuentra en el Anexo: Metodología de trabajo.

3.2 DISEÑO MUESTRAL

Para una mayor precisión del levantamiento de información empírica, a continuación se especifican las características del diseño muestral considerado.

Se consideró un total de 743 organismos públicos, agrupados en las siguientes categorías:

· Servicio Público· Fuerzas Armadas· Municipalidades· Corporaciones municipales· Hospitales· Superintendencias· Universidades

Cabe hacer notar que este marco muestral fue acordado con la contraparte técnica, cons-tituyéndose en un levantamiento de datos de todas estas unidades y no en una muestra a partir del listado consensuado.

3.3 TIPO DE ENCUESTADOS O PERFILES DE ENCUESTADOS

Se diseñaron tres encuestas, considerando tres roles generales que pueden asumir las personas que las responderán:

· Jefe de Servicio.· Encargado de Tecnologías de la Información y la Comunicación.· Encargado de Archivo.

Para cada uno de ellos se diseñó un cuestionario distinto, y entre todos contribuyeron al logro de los objetivos de esta fase del estudio.

153. FASE CUANTITATIVA DEL LEVANTAMIENTO

3.3.1 Tiempo disponible para contestar la encuestaEl tiempo de respuesta de la encuesta varía entre un cuestionario y otro, estimándose la siguiente cantidad de minutos para cada una de ellas.

· Jefe de Servicio: 30 minutos.· Encargado de Archivo: 45 minutos.· Encargado de Tecnologías de la Información y la Comunicación: 15 minutos.

3.3.2 Mesa de AyudaCada encuestado tuvo la posibilidad de contactar vía correo electrónico o teléfono a un miem-bro del equipo para resolver sus dudas respecto del llenado del cuestionario. Durante todo el período de aplicación hubo una dirección de mail y 2 extensiones telefónicas disponibles para responder consultas.

3.3.3 Modelo operativo aplicación de la encuesta webA continuación se presentan las actividades realizadas para cumplir con los objetivos de esta fase del estudio.

Actividades

· Diseño de los cuestionarios:· Se diseño la propuesta inicial de los cuestionarios para los tres perfiles seleccionados.

· Reuniones con contraparte para revisión de cuestionarios:· Se revisó la propuesta con las contrapartes técnicas, recogiendo los comentarios e integrándolos para la mejora del instrumento.

· Diseño web del cuestionario definitivo:· Se diseño en la plataforma web seleccionada los cuestionarios para los tres perfiles seleccionados.

· Pretest:· Se efectuó un pre-test con 6 instituciones, que contestaron la encuesta vía plata-forma virtual.

· Confección de listado de correos electrónicos:· Construcción de la base de datos.

· Envío masivo de encuestas web:· Envío a los contactos seleccionados con la Contraparte, a Enlaces de Transparencia Activa y a los Jefes de Servicio.

· Recordatorios vía correo electrónico:· Reenvíos para mejorar el índice de respuestas.

· Seguimiento telefónico:· Seguimiento telefónico para mejorar el índice de respuestas.

· Cierre del proceso web.

Se realizaron todas las actividades mencionadas y, a modo de seguimiento de los encues-tados, se hizo un envío de la encuesta vía correo electrónico y luego cuatro recordatorios electrónicos. Además se hizo seguimiento telefónico a los organismos más críticos: Muni-cipios y Servicios públicos. Las Universidades y Corporaciones Municipales fueron excluidas del seguimiento y análisis, de mutuo acuerdo con la contraparte.


3.3.4 Resultados del trabajo de campoA continuación se presenta el estado final del trabajo de campo al día de cierre de la encuesta el 19 de mayo7, para cada uno de los perfiles de encuestados.

JEFES DE SERVICIO

ORGANISMOS PÚBLICOS UNIVERSO % DE UNIVERSO Nº COMPLETAS % COMPLETAS

Corporación Municipal 53 7,1 8 15,1

Fuerzas Armadas 12 1,6 6 50,0

Hospital 59 7,9 22 37,3

Municipalidad 345 46,4 35 10,1

Servicio Público8 247 33,2 105 42,5

Superintendencias 11 1,5 7 63,6

Universidades 16 2,2 7 43,8

Total 743 190




Hospital 59 7,9 31 52,5


Servicio Público 247 33,2 144 58,3



Total 743 310

ENCARGADOS DE ARCHIVO

7 La aplicación de la encuesta comenzó el 14 de marzo de 2012.8 Esta clasificación incluye gobernaciones, institutos, intendencia, servicios y subsecretarías.

173. FASE CUANTITATIVA DEL LEVANTAMIENTO




Hospital 59 7,9 35 59,3


Servicio Público 247 33,2 149 60,3



Total 743 384

ENCARGADOS DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

Como se puede ver en las tablas anteriores, las Superintendencias, Fuerzas Armadas y Ser-vicios Públicos son los estratos que, en mayor porcentaje, completaron la encuesta. Además de esto es necesario hacer notar la diferencia en las tasas de respuesta entre perfiles de encuestados, alcanzando, los Jefes de Servicio un 25%, los Encargados de Archivo un 41% y los Encargados de TIC un 52%.


4. Fase cualitativa del levantamiento

El presente apartado muestra las características de la fase cualitativa de levanta-miento de información, abarcando desde el diseño del instrumento hasta el análisis de los datos recogidos.

Para el cumplimiento de los objetivos del estudio se aplicó un instrumento semi estructura-do a una muestra de Encargados de Archivo de unidades archivísticas situadas en órganos del Estado.

4.1 TIPO DE ENCUESTADO O PERFILES DE ENCUESTADOS

Se diseñó un instrumento semi estructurado, considerando como actor principal a los En-cargados de Archivo de las instituciones en cuestión.

4.2 DISEÑO MUESTRAL

Para aplicar las entrevistas se han considerado tres regiones de interés:

1. Región de Coquimbo.2. Región Metropolitana.3. Región del Biobío.

En cada una de ellas se seleccionó casos que destacaron por su buen nivel de gestión e implementación de iniciativas interesantes en términos de gestión de archivos. Para esto se utilizó la información recabada por la encuesta además de juicio de informantes calificados, de modo de poder elaborar un discurso informado, que diera cuenta de la situación de los archivos de los distintos organismos en las regiones en cuestión.

Los casos seleccionados fueron acordados con la contraparte técnica.

Actividades para aplicación de las entrevistasA continuación se presentan las actividades realizadas para cumplir con los objetivos de esta fase del estudio.

· Diseño de la pauta de entrevista.· Selección de casos.· Producción administrativa de las entrevistas.· Invitación a los actores seleccionados.· Realización de la entrevista.· Transcripción de las entrevistas.· Análisis.

194. FASE CUALITATIVA DEL LEVANTAMIENTO

4.3 RESULTADOS DEL TRABAJO DE CAMPO

A continuación se presenta el estado final del trabajo de campo al día 20 de julio, para cada una de las entrevistas realizadas.

ENCARGADOS DE ARCHIVO

REGIONES Nº ASISTENTES FECHA DE REALIZACIÓN

Región de Coquimbo 4 20 julio 2012

Región Metropolitana 14 29 junio 2012

Región del Biobío 6 17 julio 2012

Los resultados de asistencia para las tres reuniones son satisfactorios en número, puesto que cuentan con al menos 4 participantes, número que permite que la cantidad de relaciones entre los participantes del grupo (6) supere al número de miembros (4).


5. Resultados fase cuantitativa

A continuación se presentan resultados de la aplicación de las encuestas y entrevistas correspondientes a esta fase del estudio.

La estructura de la presentación considera en primer lugar la caracterización de los recursos humanos relacionados con los archivos (Encargados de Archivo, Encargados de Tecnología de la Información y Comunicaciones y personal que trabaja en archivos). Luego se carac-terizan los archivos institucionales de los distintos organismos del Estado para finalizar con una revisión de aspectos de gestión de los archivos.

5.1 CARACTERÍSTICAS DE LOS RECURSOS HUMANOS LIGADOS A LOS ARCHIVOS

Como se puede ver en el gráfico 1, la proporción de hombres y mujeres es la misma entre los Encargados de Archivo.

GRÁFICO Nº 1: Sexo del Encargado de Archivo (n=310)

Fuente: Elaboración propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En el gráfico siguiente, en tanto, se puede ver que la mayor parte de los Encargados de Archivo pertenece al estamento “profesional”, seguidos, en partes casi iguales, por “administrati-vos” y “directivos”. Puede decirse entonces, que hay una situación de heterogeneidad en la composición de este grupo en cuanto a su jerarquización en sus respectivas instituciones.

215. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

GRÁFICO Nº 2: Estamento al que pertenece el Encargado de Archivo (n=310)


Si se revisa la distribución de los estamentos a los que pertenece el Encargado de Archivos, según la zona geográfica en la que se ubican las instituciones, se puede apreciar que en las regiones que no corresponden a la Región Metropolitana hay una mayor cantidad de administrativos y directivos, mientras que en la Región Metropolitana casi la mitad de los Encargados de Archivo son profesionales.

TABLA Nº 1: Estamento al que pertenece el Encargado de Archivo, según zona)

REGIÓN METROPOLITANA OTRAS REGIONES

Administrativo 24,5% 30,1%

Directivo 15,0% 34,4%

Profesional 49,0% 22,7%

Técnico 4,8% 7,4%

Otro 6,8% 5,5%

Total100,0%

(147)100,0%

(163)


Al revisar ahora la distribución según tipo de institución9, se puede apreciar que las institucio-nes de servicio público concentran en mayor proporción que los municipios a administrativos y profesionales, mientras que las municipalidades tienden, en más de un 40% a declarar que el Encargado de Archivos es un funcionario con cargo directivo.

9 Debido al bajo número de casos pertenecientes a otras instituciones se ha optado por trabajar sólo con los tipos de instituciones en que se cuenta con al menos 100 casos, lo que sucede con los municipios e instituciones de servicio público en general. Se han excluido entonces: Corporaciones municipales, Fuerzas armadas, Hospitales, Superin-tendencias y Universidades. Esta decisión afecta, como es indudable el n total para este tipo de cruces.


TABLA Nº 2: Estamento al que pertenece el Encargado de Archivo, según tipo de institución

MUNICIPALIDAD SERVICIO PÚBLICO

Administrativo 20,4% 27,8%

Directivo 44,4% 11,8%

Profesional 16,7% 51,4%

Técnico 8,3% 5,6%

Otro 10,2% 3,5%

Total100,0%

(108)100,0%

(144)


En relación a la formación archivística de los Encargados de Archivo, la mayor parte de ellos (41%) no posee formación específica en archivos, el 24% ha recibido algún tipo de capacita-ción en el tema y un 32% posee formación a nivel a lo menos técnico.

GRÁFICO Nº 3: Nivel de formación archivística del Encargado de Archivos (n=310)


En cuanto al nivel de formación en archivística de los Encargados de Archivo según zona geográfica, es posible apreciar diferencias entre la Región Metropolitana y el resto de las regiones. La Región Metropolitana presenta una mayor proporción de Encargados de Archivo con formación a nivel de capacitación, y es levemente superior en el caso de la formación de post grado y profesional. Por otro lado, se puede apreciar que en el resto de las regiones existe un mayor porcentaje de Encargados de Archivo sin formación en archivística.


TABLA Nº 3: Nivel de formación archivística del Encargado de Archivos, según zona


Nivel Capacitación 28,6% 19,6%

Nivel de Post Grado 4,8% 1,8%

Nivel Profesional 23,8% 17,2%

Nivel Técnico 6,8% 9,8%

No tiene 32,7% 48,5%

Otro 3,4% 3,1%

Total100,0%

(147)100,0%

(163)


Al analizar ahora el nivel de formación por tipo de institución se puede ver que la formación a nivel de capacitación y profesional es mayor en las instituciones correspondientes a servicio público, mientras que los municipios declaran que más de la mitad de sus Encargados de Archivo no tiene formación en Archivística. Por su parte, las subsecretarías tienen, con mayor frecuencia, encargados de archivo con formación en archivística a nivel de capacitación, y luego a nivel profesional.

TABLA Nº 4: Nivel de formación archivística del Encargado de Archivos, según tipo de institución

MUNICIPALIDAD SERVICIO PÚBLICO SUBSECRETARÍAS

Nivel Capacitación 13,9% 31,2% 36,8%

Nivel de Post Grado 2,8% 3,2% 5,3%

Nivel Profesional 14,8% 22,4% 31,6%

Nivel Técnico 13,0% 5,6% 5,3%

No tiene 52,8% 34,4% 15,8%

Otro 2,8% 3,2% 5,3%

Total100,0%

(108)100,0%

(125)100%(19)


En cuanto al Encargado de Tecnologías de la Información y la Comunicación de las institu-ciones, el 54% de ellos pertenece al estamento profesional. Un 21% pertenece al estamento directivo y 18% al técnico.


GRÁFICO Nº 4: Estamento al que pertenece el Encargadode Tecnologías de la Información y la Comunicación (n=384)

Fuente: Elaboración propia en base a encuesta a Encargados de Tecnologías de la Información y la Comunicación

Al centrarse en la formación en informática que tienen los Encargados de Tecnologías de la Información y la Comunicación se puede ver que el 58% tiene formación de nivel profesional, sumando un 76% con formación a lo menos técnica. Sólo un 14% se ha formado a nivel de capacitación y todos los Encargados de Tecnologías de la Información y la Comunicación señalan poseer formación en su área, situación muy distinta a lo que sucede con los En-cargados de Archivo.

GRÁFICO Nº 5: Tipo de formación en informática y/o Tecnologías de la información y la comunicación que posee el Encargado de Tecnologías de la Información y la Comunicación (n=384)


Respecto del personal que trabaja en los archivos podemos apreciar, al revisar el promedio de número de personas trabajando en archivos según estamento, que la mayor parte de ellos corresponde a técnicos, seguidos por administrativos y luego profesionales. También es posible encontrar, en algunas instituciones, personal de nivel directivo desempeñando funciones en los archivos institucionales. El alto número alcanzado en los valores máximos se debe al alto número de archivos de gestión existentes en las oficinas, que son adminis-trados por los mismos funcionarios que se desempeñan en dichas oficinas. Esto, sumado al hecho de que algunos organismos respondieron por todas sus dependencias a nivel nacional, explica los valores máximos.


TABLA Nº 5: Número de personas que trabaja en los archivos institucionales para cada estamento10

10 Los estadísticos de esta tabla y las demás similares son: N, número de casos que responden a la pregunta; Míni-mo, mínimo valor respondido por algún encuestado en esta pregunta; Máximo, máximo valor respondido por algún encuestado en esta pregunta; Media, promedio de valores de todos los encuestados que respondieron a la pregunta; Desviación típica, desviación estándar de los valores de la pregunta.

Nº MÍNIMO MÁXIMO MEDIA DESVIACIÓN TÍPICA

Directivos 198 0 17 1,10 2,26

Profesionales 219 0 877 7,47 61,06

Administrativos 280 0 1396 15,95 96,96

Técnicos 192 0 4500 26,07 324,70

Auxiliares 202 0 29 1,49 3,34


Al revisar la distribución de la cantidad de personal de los distintos estamentos por zona geográfica se puede ver, si comparamos las medias por zona, que en la Región Metropolitana hay en promedio un mayor número de profesionales y administrativos, mientras en el resto de las regiones hay muchos más técnicos.

TABLA Nº 6: Número de personas que trabaja en los archivos institucionales para cada estamento, según zona

ZONA Nº DIRECTIVOS

Nº PROFESIO-

NALES

Nº ADMINIS-TRATIVOS

Nº TÉCNICOS

Nº AUXILIARES

Región Metropo-

litana

Media 0,82 12,63 27,51 4,51 1,60

Nº 92 112 134 91 92

Desv. típ. 1,83 85,13 139,10 12,83 3,65

Otras regiones

Media 1,35 2,06 5,34 45,50 1,40

Nº 106 107 146 101 110

Desv. típ. 2,55 4,52 10,10 447,68 3,08


En relación con el tipo de institución, en promedio, hay una mayor cantidad de profesionales y administrativos en el servicio público, y una muy baja cantidad de funcionarios trabajando en los archivos institucionales en las municipalidades; situación que está relacionada con la estructura de las plantas de funcionarios de ambos tipos de organismos.


TABLA Nº 7: Número de personas que trabaja en los archivosinstitucionales para cada estamento, según tipo de institución

TIPO DE ORGANISMO

PÚBLICO

Nº DIRECTIVOS

Nº PROFESIO-

NALES

Nº ADMINIS-TRATIVOS

Nº TÉCNICOS

Nº AUXILIARES

Munici-palidad

Media 1,39 1,30 4,56 1,73 1,83

Nº 79 73 98 74 77

Desv. típ. 2,36 3,00 8,02 3,55 3,79

Servicio Público

Media 0,71 11,78 26,77 3,66 1,37

Nº 85 108 130 86 86

Desv. típ. 1,57 85,31 141,17 12,91 3,57


En cuanto a la formación profesional del personal que se desempeña en los archivos institu-cionales destaca el hecho de que ingenieros, abogados y administradores públicos superan en proporción a bibliotecarios, como personal que realiza labores de archivística (no nece-sariamente el encargado de archivos). Para acceder a esta información se preguntó a los Encargados de Archivo por el tipo de profesionales que se desempeñaban en los archivos, presentándoseles varias opciones. Cada Encargado de Archivo podía marcar cuantas opcio-nes correspondiera a la situación de su institución. Por esta razón, la suma del porcentaje de casos (instituciones) en que se da la presencia de un tipo de profesional es mayor que 100%, puesto que en cada institución puede trabajar más de un tipo de profesional. El alto porcentaje de No Aplica corresponde a archivos en que no trabajan profesionales.

TABLA Nº 8: Formación profesional del personal quese desempeña en los archivos institucionales (n=310) (*)

PORCENTAJE

Ingenieros 18,5%

Abogados 16,7%

Administradores públicos 15,9%

Bibliotecarios 14,8%

Historiadores 4,1%

Periodistas 6,3%

No aplica 43,0%

Otro 18,1%

(*) El porcentaje total suma más de 100% puesto que se tratade una pregunta de respuestas múltiples.



En relación al tipo de capacitación con la que cuenta el personal que se desempeña en los archivos institucionales quienes presentan una mayor proporción de capacitación en archi-vística son los administrativos, seguidos por los profesionales, siendo estos últimos los que más se han capacitado en bibliotecología, y en conservación y restauración. En este caso, al igual que en el anterior, la suma total supera el 100%, puesto que para un mismo tipo de área de especialización, puede haber sido capacitado más de un estamento.

TABLA Nº 9: Tipo de personal de los archivosinstitucionales capacitado en distintas áreas (n=310) (*)

GESTIÓN PÚBLICA

ARCHIVÍSTICABIBLIOTE-COLOGÍA

CONSERVA-CIÓN Y RES-TAURACIÓN

TECNOLOGÍAS DE LA INFOR-MACIÓN Y LA

COMUNICACIÓN

OTROSIN ESPECIA-

LIZACIÓN

Directivos 37,2% 14,8% 10,4% 5,3% 18,3% 33,3% 29,3%

Profesionales 60,3% 35,8% 72,9% 55,3% 67,6% 37,8% 32,5%

Técnicos 24,4% 14,8% 14,6% 15,8% 23,9% 26,7% 38,9%

Administrativos 37,2% 60,5% 14,6% 39,5% 42,3% 77,8% 82,2%

Auxiliares 6,4% 12,3% 2,1% 7,9% 9,9% 35,6% 51,6%

(*) El porcentaje total suma más de 100% puesto que se trata de una pregunta de respuestas múltiples.


En términos de la disponibilidad de personal para trabajar en los archivos institucionales mayoritariamente se cuenta con personal de dedicación parcial, es decir, personal que realiza otras funciones además de las propias de la gestión de archivos. Esto se puede explicar por la cantidad de archivos locales y de gestión que existen en las instituciones consultadas.

TABLA Nº 10: Número de funcionarios condedicación parcial y exclusiva a los archivos institucionales

Nº MÍNIMO MÁXIMO MEDIA DESV. TÍP.

Funcionarios dedicación parcial

257 0 2330 19,38 147,16

Funcionarios dedicación exclusiva

231 0 39 2,81 4,85


En cuanto a los funcionarios con dedicación parcial y exclusiva según zona geográfica hay una mayor cantidad de funcionarios con dedicación parcial en la Región Metropolitana que en el resto de las regiones, mientras que la cantidad de funcionarios con dedicación exclusiva no presenta grandes diferencias.


TABLA Nº 11: Número de funcionarios con dedicación parcial y exclusiva a los archivos institucionales, según zona

ZONA Nº FUNCIONARIOS DEDICACIÓN PARCIAL

Nº FUNCIONARIOS DEDICACIÓN EXCLUSIVA

Región Metropolitana

Media 35,04 3,77

Nº 119 121

Desv. típ. 215,27 5,36

Otras regiones

Media 5,87 1,75

Nº 138 110

Desv. típ. 12,44 3,97


Al considerar el conocimiento específico del personal que trabaja en archivos se puede ver que casi tres cuartos de ellos, a juicio del Encargado de Archivos, posee conocimientos sobre la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aspecto clave para la gestión de archivos en el marco de la Ley de Transparencia, siendo el aspecto en que mayor conoci-miento se aprecia. Luego se encuentra el conocimiento sobre Disposiciones y recomenda-ciones referentes a eliminación de documentos e Índice de actos y documentos calificados como secretos o reservados. Para todo el resto de los aspectos consultados, menos de la mitad de los Encargados de archivo señaló que el personal que trabaja en archivos tiene conocimientos sobre ellos.

TABLA Nº 12: El personal que trabaja en los archivosinstitucionales, ¿tiene conocimientos en los siguientes aspectos? (n=310)

ASPECTOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DE ARCHIVOS SÍ NO NS/NR

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública 72.3% 27.5% 0.3%

Disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de documentos 57.1% 42.6% 0.3%

Índice de actos y documentos calificados como secretos o reservados 53.2% 46.5% 0.3%

Protección de datos de carácter personal 43.9% 55.8% 0.3%

Cuadro de Clasificación 43.5% 56.5% 0%

Transferencia al Archivo Nacional 34.5% 64.8% 0.6%

Norma sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos 25.5% 74.2% 0.3%

Normativa de documentos electrónicos y firma electrónica 23.5% 76.1% 0.3%

Tabla de Retención Documental 20.3% 79.4% 0.3%

Normas de descripción archivística (ISO, ISAD G, en general estándares internacionales)

17.1% 82.6% 0.3%

Requisitos del método de microcopia o micro grabación de documentos 11.0% 88.7% 0.6%



Para todos los aspectos consultados, los Encargados de Archivo de la Región Metropolitana declaran tener conocimiento en mayor medida que los Encargados de Archivo de las otras regiones, y en todos los casos las diferencias son notables.

TABLA Nº 13: Personal que trabaja en los archivos institucionales que sítiene conocimientos en los siguientes aspectos, según zona (n RM=147 / n OR=163)

ASPECTOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DE ARCHIVOS RM OTRAS REGIONES

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública 84,4% 61,7%

Disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de documentos 67,3% 48,1%

Índice de actos y documentos calificados como secretos o reservados 59,2% 48,1%

Protección de datos de carácter personal 53,7% 35,2%

Cuadro de Clasificación 55,1% 33,1%

Transferencia al Archivo Nacional 48,3% 22,4%

Norma sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos 31,3% 20,4%

Normativa de documentos electrónicos y firma electrónica 26,5% 21,0%

Tabla de Retención Documental 31,3% 10,5%


23,8% 11,1%

Requisitos del método de microcopia o micro grabación de documentos 13,6% 8,6%


Respecto de las diferencias por tipo de institución, quienes declaran en mayor medida conocer los aspectos consultados son los Encargados de Archivo de las instituciones de servicio público, presentándose una diferencia, con los municipios, aún mayor que es la que es posible notar entre zonas geográficas.


TABLA Nº 14: Personal que trabaja en los archivos institucionales quesí tiene conocimientos en los siguientes aspectos, según tipo de institución

(n Municipios=108 / n Servicios Públicos=144)

ASPECTOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DE ARCHIVOSMUNI-CIPA-LIDAD

SER-VICIO PÚ-

BLICO

SUB-SE-

CRE-TARÍAS

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública 57,0% 84,0% 78,9%

Disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de documentos 39,3% 61,6% 68,4%

Índice de actos y documentos calificados como secretos o reservados 37,4% 37,4% 60,8%

Protección de datos de carácter personal 31,8% 46,4% 63,2%

Cuadro de Clasificación 22,2% 51,2% 78,9%

Transferencia al Archivo Nacional 11,3% 50,4% 84,2%

Norma sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos 15,9% 30,4% 42,1%

Normativa de documentos electrónicos y firma electrónica 16,8% 26,4% 47,4%

Tabla de Retención Documental 7,5% 24,8% 63,2%


9,3% 20,0% 47,4%

Requisitos del método de microcopia o micro grabación de documentos 9,3% 8,8% 15,8%


En relación a los conocimientos sobre software que faciliten la administración de archivos se puede ver que la mayor parte de los funcionarios se ubican en los niveles avanzado e intermedio de conocimiento. Llama la atención, sin embargo, la alta tasa de respuestas “no sabe”, sobre todo en el caso de los software específicos de archivística.

TABLA Nº 15: El personal que trabaja en los archivos institucionales,¿Qué nivel de conocimiento tiene en los siguientes aspectos? (n=310)

SOFTWARE AVANZADO INTERMEDIO BÁSICO NO RESPONDE/NO SABE

Sistemas operativos 44.2% 30.3% 5.2% 20.4%

Software ofimáticos (Word, Excel, etc.)

37.7% 45.2% 7.4% 9.7%

Internet 32.6% 49% 9% 9.4%

Software de gestión de archivos 20% 15.8% 6.5% 57.8%

Software de gestión documental 22.9% 18.1% 7.4% 51.6%

Redes sociales web 2.0 (Facebook, Twitter, etc.)

30% 28.4% 4.8% 36.8%



5.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES

En relación al número de archivos existentes en las distintas instituciones se puede apreciar, en la tabla siguiente, que la mayor cantidad de archivos promedio se da en los archivos de gestión, seguidos por las oficinas de partes. Llama la atención que algunos organismos señalaron que no tienen oficina de partes, así como también la existencia de varios archivos centrales dentro de una misma institución. Como se puede apreciar en las desviaciones estándar y mirando el número máximo de archivos para cada tipo, hay mucha variabilidad entre las instituciones.

TABLA Nº 16: Número de archivos institucionales según tipo

Nº MÍNIMO MÁXIMO MEDIA DESV. TÍP.

Archivos de Gestión

310 0 2450 19,08 141,36

Archivos Central

310 0 20 0,65 1,60

Archivos Intermedio

310 0 126 1,08 7,50

Archivos histórico

310 0 28 0,42 1,88

Oficina de Partes

310 0 300 4,04 20,98


Respecto del número de archivos institucionales según zona geográfica es posible afirmar que en la Región Metropolitana hay un menor número de archivos de gestión en promedio, siendo las otras regiones además, mas variadas respecto del número de archivos de gestión disponibles. La Región Metropolitana, además, presenta un mayor número de archivos in-termedios y oficinas de partes, a través de esto se puede inferir que los archivos se manejan de manera más centralizada en la Región Metropolitana que en el resto de las regiones.


ZONA Nº ARCHIVOS DE GESTIÓN

Nº ARCHIVOS CENTRAL

Nº ARCHIVOS INTERMEDIO

Nº ARCHIVOS HISTÓRICO

Nº OFICINA DE PARTES

Región Metropo-litana

Media 15,19 0,67 1,82 0,45 6,14

Nº 147 147 147 147 147

Desv. típ. 37,58 1,39 10,78 1,42 28,85

Otras regiones

Media 22,59 0,63 0,41 0,40 2,14

Nº 163 163 163 163 163

Desv. típ. 191,87 1,77 1,22 2,22 9,02



En cuanto al número de archivos según tipo de institución, se puede ver en la tabla siguiente que los servicios públicos tiene un mayor número de archivos de gestión y oficinas de partes que los municipios, esto puede estar asociado al carácter nacional de algunos servicios, versus la jurisdicción local de los municipios.


TIPO DE ORGANISMO PÚBLICO Nº ARCHIVOS DE GESTIÓN

Nº ARCHIVOS CENTRAL

Nº ARCHIVOS INTERMEDIO

Nº ARCHIVOS HISTÓRICO

Nº OFICINA DE PARTES

Munici-palidad

Media 6,01 0,36 0,19 0,23 1,06

Nº 108 108 108 108 108

Desv. típ. 12,30 0,48 0,42 0,47 1,64

Servicio Público

Media 12,00 0,69 0,73 0,28 5,22

Nº 144 144 144 144 144

Desv. típ. 34,86 1,38 2,36 0,48 27,32


En cuanto al tipo de soporte de los documentos existentes en los archivos institucionales, el que posee un más alto porcentaje es el papel, seguido por el formato electrónico. Todo el resto de los formatos no alcanza un 10 % de presencia en los archivos de organismos del Estado.

TABLA Nº 19: Tipo de soporte de los documentos de los archivos institucionales (n=310) (*)

PORCENTAJE

Papel 96,9%

Electrónico 61,0%

Fotografías 16,4%

Audiovisuales 14,7%

Microforma (microficha o rollo de microfilm)

6,2%

Otro 2,7%

(*) El porcentaje total suma más de 100% puestoque se trata de una pregunta de respuestas múltiples.


Con respecto a las series documentales más utilizadas, se pidió a los Encargados de Archivo que asignaran un número en orden de importancia a las series documentales más utilizadas, donde 1 era la más importante y 10 la menos importante.


El set de series documentales era de 15 tipos de documentos, por lo que, cada Encargado de Archivo debía dejar fuera de este orden a 5 series documentales: las menos utilizadas. De esta forma, al observar la posición promedio de cada serie, se puede ver que son cuatro las más nombradas en primera posición: oficios, resoluciones exentas, decretos y comu-nicaciones recibidas.

Las series documentales menos utilizadas son Hojas de vida de funcionarios, certificados y circulares. Esta situación se confirma al observar el porcentaje de casos en que cada serie documental fue nombrada en primera posición, lo mismo que al observar el porcentaje de casos en que la serie fue nombrada en décima posición. Por último, se presenta el porcentaje de casos en que cada serie fue ubicada entre los valores 1 y 10.

TABLA Nº 20: Series documentales más utilizadas (n=310)

POSICIÓN PROMEDIO

% CASOS EN POSICIÓN 1

% CASOS EN POSICIÓN 10

% CASOS CON POSICIÓN

1 A 10

Oficios 3,26 35,8% 7,7% 89,7%

Resoluciones Exentas 3,94 30,6% 14,2% 80,0%

Decretos 4,28 25,8% 10,6% 67,7%

Comunicaciones recibidas, como oficios, cartas y solicitudes

4,52 25,8% 13,2% 86,8%

Memos 4,93 13,2% 10,0% 78,4%

Resoluciones con Toma de Razón 4,98 17,1% 11,6% 69,7%

Contratos 5,25 14,8% 11,9% 79,7%

Expedientes 5,36 12,9% 10,6% 66,1%

Actas 5,58 12,9% 11,6% 68,4%

Providencias 5,63 10,0% 10,3% 49,0%

Minutas - Informes Técnicos 5,94 5,8% 11,0% 65,5%

Formularios 5,96 7,7% 10,6% 66,1%

Circulares 6,02 6,5% 12,9% 65,5%

Certificados 6,05 6,5% 14,5% 71,3%

Hojas de Vida Funcionario(as) 6,17 9,4% 16,8% 72,6%


En relación al volumen de documentos en los distintos soportes se puede apreciar una distribución muy variada. En promedio, los Encargados de Archivo señalan contar con 478 registros audiovisuales, 150.465 documentos electrónicos, 105.952 microformas y 1.536 metros lineales de documentos en papel. Estos datos son variables, considerando que hay organismos con una sola oficina y otros descentralizados en todo el país. Sin embargo, cabe destacar, que una gran cantidad (181) de Encargados de Archivo señala que no sabe con cuántos documentos cuenta su institución.


TABLA Nº 21: Volumen de documentos en distintos tipos de soporte de los archivos institucionales

SOPORTE Nº MEDIA

Audiovisuales (unidades) 20 478

Electrónico (unidades) 48 150.465

Microforma (unidades) 9 105.952

Papel (metros lineales) 96 1.536

No sabe No responde 181 9


En cuanto al almacenamiento de los documentos en papel, la mayor parte de ellos se en-cuentran en cajas y archivadores. La mitad de los casos señala que sus documentos están empastados y/o en carpetas.

TABLA Nº 22: Forma de almacenamiento de losdocumentos en papel en los archivos institucionales (n=310) (*)

PORCENTAJE

En cajas 76,6%

En archivadores 69,6%

Empastados 51,8%

En carpetas 48,8%

No sabe 3,0%

Otro 8,6%

((*) El porcentaje total suma más de 100% puesto que se tratade una pregunta de respuestas múltiples.


En términos del estado de conservación de los documentos, de acuerdo a la declaración de los Encargados de Archivo, el 90% de los documentos en papel se encuentran en estado al menos regular y sólo el 4% estaría en mal estado. Un 6% de los encuestados no conoce el estado de los documentos.


GRÁFICO Nº 6: Estado físico general de los documentos,en soporte papel, existentes en los archivos de la institución (n=310)


En cuanto al estado físico de los documentos en papel declarado por los Encargados de Archivo según zona es posible apreciar que hay una mayor cantidad de documentos en buen estado en la Región Metropolitana que en el resto de las regiones, las que se concentran más fuertemente en el estado “regular”.

TABLA Nº 23: Estado físico general de los documentos,en soporte papel, existentes en los archivos de la institución, según zona

REGIÓNMETROPOLITANA OTRAS REGIONES

Malo 1,4% 5,7%

Regular 37,7% 56,1%

Bueno 58,9% 31,8%

No sabe No responde 2,1% 6,4%

Total100,0%

(146)100,0%

(157)


Ahora, respecto del tipo de institución, son las instituciones del servicio público las que declaran mayoritariamente tener documentos en buen estado, mientras los municipios se concentran en “regular”. Además llama la atención que casi un 10% de los Encargados de Archivo municipales declara no saber cuál es el estado de sus documentos en papel.


TABLA Nº 24: Estado físico general de los documentos,en soporte papel, existentes en los archivos de la institución, según tipo de institución


Malo 4,9% 4,2%

Regular 59,8% 37,8%

Bueno 25,5% 55,9%


Total100,0%

(102)100,0%

(143)


En cuanto al año de inicio de la conservación de documentos en papel es posible apreciar que, sólo en el 12,3% de los casos, los documentos datan de antes de 1950. Poco más del 30% de ellos tiene una fecha de inicio entre 1951 y 1990, y el 27% de los documentos empezó a ser almacenado a partir del año 2001.

GRÁFICO Nº 7: Año de inicio de los documentos en soportepapel existentes en los archivos de la institución en tramos


Con respecto a las condiciones estructurales de los depósitos en que se almacenan los archivos es posible afirmar que casi en el 60% de los casos la loza del lugar es adecuada para el peso de los documentos, y en un porcentaje similar las condiciones de la red eléctrica también lo son. En poco más de la mitad de los casos la red de agua potable está en buen estado y sólo en un 23% de ellos pisos, muros, techos, puertas y pinturas son incombusti-bles. Llama la atención además que en un porcentaje relevante el Encargado de Archivos no conoce la situación de los depósitos de documentos, pues marca la opción No sabe/No responde. Todos estos datos configuran un escenario precario en cuanto a las condiciones físicas de los lugares dispuestos para la conservación de los documentos.


TABLA Nº 25: Condiciones estructurales de los depósitos (n=310)

SÍ NO NS/NR

La loza es adecuada para el peso de los documentos 58,4% 21% 20,7%

La red eléctrica está en buen estado 57,1% 19,7% 23,3%

La red de agua potable está en buen estado 54,5% 17,1% 28,4%

El piso, muros, techos, puertas y pinturas utili-zadas son incombustibles

22,6% 47,4% 30%


En relación con las condiciones estructurales de los depósitos según zona geográfica, los Encargados de Archivo de la Región Metropolitana declaran tener mejores condiciones que en el resto de las regiones para todos los aspectos consultados.

TABLA Nº 26: Condiciones estructurales existentes en los depósitos,según zona (n Región Metropolitana=147 / n Otras regiones=163)

RM OTRAS REGIONES

La loza es adecuada para el peso de los documentos 69,2% 52,6%

La red eléctrica está en buen estado 65,1% 53,9%

La red de agua potable está en buen estado 67,8% 46,1%


31,5% 15,8%


Cuando se revisan las diferencias por tipo de institución son los servicios públicos los que presentan mejores condiciones que los municipios, con mucha mayor fuerza que la que se apreciaba entre zonas geográficas, salvo en el caso del uso de materiales incombustibles.

TABLA Nº 27: Condiciones estructurales existentes en los depósitos, según tipo de institución (n Municipios=108 / n Servicios Públicos=144)


La loza es adecuada para el peso de los documentos 43,6% 70,7%

La red eléctrica está en buen estado 49,5% 67,1%

La red de agua potable está en buen estado 47,5% 64,3%


20,8% 27,1%



En cuanto a las condiciones medioambientales de los depósitos, el aspecto que se da con más alto porcentaje, pero que no supera la mitad de los casos es contar con un programa de aseo y mantenimiento permanente, seguida por el uso de luz fluorescente de baja intensidad y ventilación adecuada. Sólo en un 27% de los casos se evita la luz natural directa sobre los documentos y se protege el depósito de altas temperaturas y humedad, así como de los cambios bruscos en éstas. Por otra parte, en un 22% de los casos hay indicios de plagas en el depósito. Esta situación sumada a lo ya visto respecto de la infraestructura, da cuenta de la no adecuación de las condiciones de los depósitos de documentos respecto de su finalidad.

TABLA Nº 28: Condiciones medioambientales de los depósitos de archivo (n=310)

SÍ NO NS/NR

Cuenta con un programa de aseo y mantenimiento permanente

41,9% 43,9% 14,2%

Se usa luz fluorescente de baja intensidad 36,5% 42,6% 21%

El recinto cuenta con ventilación adecuada 35,8% 50,3% 16,3%

Se evita la luz natural directa sobre los documentos 27,1% 57,4% 15,5%

El depósito está protegido de temperaturas y humedad altas o que cambien bruscamente

26,8% 57,4% 15,8%

Existen indicios de plagas en el depósito 21,9% 56,5% 21,6%


Al observar la tabla siguiente se puede notar que en la Región Metropolitana se concentra una mayor proporción de archivos con condiciones adecuadas para el almacenamiento de documentos que en el resto de las regiones, incluso respecto de la existencia de indicios de plagas.

TABLA Nº 29 Condiciones medioambientales que se dan en losdepósitosde archivo, según zona (n Región Metropolitana=147 / n Otras Regiones=163)

RM OTRAS REGIONES


53,4% 34,2%

Se usa luz fluorescente de baja intensidad 49,3% 27,0%

El recinto cuenta con ventilación adecuada 43,8% 30,9%

Se evita la luz natural directa sobre los documentos 71,2% 48,7%


38,4% 17,8%

Existen indicios de plagas en el depósito 17,1% 28,3%



En relación con las diferencias que se pueden encontrar según tipo de institución, se puede apreciar que las instituciones de servicio público se encuentran en mejores condiciones que los municipios, en todos los aspectos consultados.

TABLA Nº 30: Condiciones medioambientales que se dan en los depósitosde archivo, según tipo de institución (n Municipios=108 / n Servicios Públicos=144)

RM OTRAS REGIONES


27,7% 54,3%

Se usa luz fluorescente de baja intensidad 28,7% 41,4%

El recinto cuenta con ventilación adecuada 29,7% 44,3%

Se evita la luz natural directa sobre los documentos 46,5% 67,9%


14,9% 34,3%

Existen indicios de plagas en el depósito 26,7% 12,9%


En términos de las condiciones específicas de almacenamiento, en poco más de un 60% de los casos las estanterías soportan el peso de los documentos, y en menos de la mitad de los casos hay espacio para desplazarse. En poco más del 40% las estanterías son metálicas y están bien ancladas a pisos y techo. En un tercio de los casos existe espacio suficiente para la documentación acumulada y sólo en el 17% de los casos es posible expandir las coleccio-nes en el mismo espacio. Es decir, las condiciones en que los documentos se almacenan no son las mejores, en parte importante de las instituciones.

TABLA Nº 31: Condiciones de almacenamiento de los depósitos de archivos institucionales (n=310)

SÍ NO NS/NR

Soportan el peso de los documentos 62,6% 21% 16,5%

Hay suficiente espacio para desplazarse entre las estanterías

48,1% 37,7% 14,2%

Las estanterías son metálicas 43,5% 44,5% 12%

Las estanterías están bien ancladas y fijas al piso y techo

40,3% 41% 18,7%

El depósito tiene suficiente espacio para la do-cumentación acumulada

33,2% 57,1% 9,7%

Tiene suficiente espacio para el crecimiento de la documentación

16,8% 72,6% 10,7%



Respecto de las diferencias que es posible encontrar entre zonas geográficas en cuanto a las condiciones de almacenamiento disponibles en los depósitos de archivos, en la Región Metropolitana estas condiciones son mejores que en el resto de las regiones. Sin embargo se puede destacar que el espacio disponible para el crecimiento de las colecciones es bajo para los archivos de todo el país.

TABLA Nº 32: Condiciones de almacenamiento que se dan en losdepósitos de archivos institucionales, según zona (n RM=147 / n OR=163)

RM OTRAS REGIONES

Soportan el peso de los documentos 77,4% 53,5%


58,2% 42,1%

Las estanterías son metálicas 62,3% 28,9%


48,6% 35,5%


41,1% 28,3%


21,2% 13,8%


En relación a las diferencias en las condiciones de almacenamiento según tipo de institución, los archivos de servicios públicos presentan mejores condiciones que los municipios para todos los aspectos consultados.

TABLA Nº 33: Condiciones de almacenamiento que se dan en los depósitos de archivos institucionales, según tipo de institución (n Municipios=108 / n Servicios Públicos=144)


Soportan el peso de los documentos 50,5% 76,4%


32,7% 61,4%

Las estanterías son metálicas 32,7% 53,6%


29,7% 50,0%


22,8% 43,6%


10,9% 22,9%



Respecto de las medidas de seguridad implementadas respecto de los depósitos de archivos, en poco más del 50% hay medidas de control de acceso y sólo en el 20% de los casos hay planes de contingencia en caso de siniestros.

TABLA Nº 34: Condiciones de seguridad de los depósitos de archivos (n=310)

SÍ NO NS/NR

Existen medidas de control de acceso al depósito 56,1% 31,9% 12%

Posee planes de contingencia por siniestro 19,7% 61,9% 18,4%


En cuanto a las diferencias por zona geográfica, es posible ver que las condiciones de segu-ridad son mejores en los archivos de la Región Metropolitana que en el resto de las regiones.

TABLA Nº 35: Condiciones de seguridad existentes en los depósitos de archivos, según zona (n Región Metropolitana=147 / n Otras Regiones=163)

RM OTRAS REGIONES

Existen medidas de control de acceso al depósito 68,5% 48,7%

Posee planes de contingencia por siniestro 30,8% 10,5%


Al observar las diferencias por tipo de institución, es posible apreciar una fuerte diferencia entre las condiciones disponibles en los archivos de instituciones de servicio público respecto de las condiciones de los municipios, manteniéndose la tendencia ya revisada, los servicios públicos están en mejores condiciones.

TABLA Nº 36: Condiciones de seguridad existentes en los depósitos dearchivos, según tipo de institución (n Municipios=108 / n Servicios Públicos=144)


Existen medidas de control de acceso al depósito 38,6% 70,7%

Posee planes de contingencia por siniestro 8,9% 26,4%


Respecto de los siniestros, el 34% de los casos señala que sus archivos han sufrido daños por efecto de terremoto, y 31% por inundaciones o filtraciones de agua en los últimos 5 años. El resto de los siniestros presenta un bajo nivel de ocurrencia.


TABLA Nº 37: Los archivos institucionales,¿han sufrido daño por efecto de un siniestro en los últimos 5 años? (n=310) (*)

PORCENTAJE

Terremoto 34,4%

Inundación o filtración de agua 30,6%

Tsunami - Maremoto 4,1%

Incendio 3,8%

NS/NR 9,3%

No aplica 37,5%

Otro 5,2%



En cuanto a la disponibilidad de aparatos computacionales en los archivos, el 98% cuenta con computador, y en un porcentaje levemente menor con scanner, impresora y fotocopiadora. En porcentajes menores se cuenta con lector de código de barras y de microformas. No se aprecian diferencias por tipo de organismos, salvo en el caso de la disponibilidad de lector de códigos de barra, que es de un 24% en el caso de los servicios públicos y sólo de un 10% en el caso de los municipios.

TABLA Nº 38 Infraestructura computacional disponible en los archivos institucionales (n=310) (*)

INFRAESTRUCTURA COMPUTACIONAL PORCENTAJE

Computador 98,2%

Scanner 94,5%

Impresora 93,7%

Fotocopiadora 89,4%

Lector de código de barras 19,5%

Lectora de microformas 2,9%

Otro 7,1%




Respecto del cuadro de clasificación utilizado por las instituciones, el 53% de los Encargados de Archivo manifiesta no tener cuadro de clasificación. En cuanto al tipo utilizado, éste se concentra en el orgánico – funcional, seguido por el orgánico y luego por el funcional, y sólo un 4% señala tener otro tipo de cuadro.

GRÁFICO Nº 8: Tipo de cuadro de clasificación utilizado en la institución (n=310)


En cuanto al tipo de cuadro de clasificación usado por los archivos de las instituciones de las distintas regiones, es posible apreciar que el de tipo orgánico – funcional se utiliza más en la Región Metropolitana, mientras que el resto de las regiones más de la mitad de los archivos no utilizan cuadro de clasificación.

TABLA Nº 39: Tipo de cuadro de clasificación utilizado en la institución, según zona

TIPO DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN RM OTRAS REGIONES

Funcional 14,4% 10,5%

Orgánico 13,7% 15,0%

Orgánico - Funcional 22,6% 12,4%

No tiene 45,2% 58,2%

Otro 4,1% 3,9%

Total100,0%

(146)100,0%

(153)


Respecto de las diferencias que se pueden encontrar según tipo de institución, en los ar-chivos de servicio público se declara con mayor frecuencia que en los municipios el utilizar cuadros de tipo orgánico y orgánico – funcional. En los municipios, en cambio, casi el 70% no utiliza cuadro de clasificación.


TABLA Nº 40: Tipo de cuadro de clasificación utilizado en la institución, según tipo de institución

TIPO DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN MUNICIPALIDAD SERVICIO PÚBLICO

Funcional 9,9% 11,3%

Orgánico 8,9% 19,9%

Orgánico - Funcional 12,9% 22,7%

No tiene 67,3% 40,4%

Otro 1,0% 5,7%

Total100,0%

(101)100,0%

(141)


En relación al sistema de ordenación que se utiliza en la institución, la mayor parte de las instituciones declara utilizar el sistema numérico, seguido por el cronológico. Luego en-contramos el orden por materia y por último el alfabético.

TABLA Nº 41: Sistemas de ordenación utilizados en los archivos de la institución (n=310) (*)11

11 Dentro de los “otros” (12 casos) encontramos: por colores, por departamento, por serie documental (este es un error conceptual).

SISTEMAS DE ORDENACIÓN PORCENTAJE

Numérico 67,1%

Cronológico 66,8%

Materia 43,5%

Alfabético 21,9%

Otro 39,0%



Respecto de la disposición de un sistema integrado de gestión de archivos (de tipo tecnoló-gico), el 37% de los Encargados de Tecnologías de la Información y la Comunicación declara contar con un sistema de este tipo.


GRÁFICO Nº 9: La institución, ¿tiene un sistemaintegrado de gestión de los archivos institucionales? (n=384)


En cuanto a la existencia de un sistema integrado de gestión de archivos según zona geo-gráfica se puede apreciar que estos sistemas son más utilizados en la Región Metropolitana que en el resto de las regiones.

TABLA Nº 42: La institución, ¿tiene un sistema integradode gestión de los archivos institucionales?, según zona


No 56,1% 68,2%

Sí 43,9% 31,8%

Total100,0%

(164)100,0%

(220)

Fuente: Elaboración propia en base a encuesta a Encargados de Tecnologías de la información y de las Comunicaciones

Si se abordan ahora las diferencias según tipo de institución es posible apreciar que en el servicio público está más extendido el uso de sistemas integrados de gestión de archivos que en los municipios.


TABLA Nº 43: La institución, ¿tiene un sistema integradode gestión de los archivos institucionales?, según tipo de institución


No 67,7% 56,3%

Sí 32,3% 43,7%

Total100,0%

(167)100,0%

(151)


De quienes señalaron contar con un sistema automatizado, el 51% accedió a un sistema pagado y el 27% mediante desarrollo propio. Un 10% señaló que tuvo acceso a un sistema gratuito y un 6% a uno distribuido por otro servicio.

GRÁFICO Nº 10: Forma de adquisición del sistemaintegradode archivos utilizado en la institución (n=143)

Fuente: Elaboración propia en base a encuesta a Encargados deTecnologías de la Información y la Comunicación

Respecto a los procesos que se encuentran automatizados, los que tienen una mayor fre-cuencia de automatización son la gestión de documentos y la generación de los mismos. Procesos relevantes para la gestión de archivos, como la gestión del sistema de clasificación están automatizados sólo en el 13% de los casos.


TABLA Nº 44: Procesos de gestión archivística que seencuentran automatizados en cada institución (n=384) (*)

PROCESOS DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICA MUNICIPA-LIDADES

SERVICIO PÚBLICO

SUBSECRE-TARÍAS

Descripción física y temática, visualización,consulta de los documentos

21,7% 41,8% 47,1%

Generación de documentos 23,5% 32,8% 41,2%

Gestión del Sistema de Clasificación 10,8% 13,4% 11,8%

Elaboración de Estadísticas 8,4% 10,4% 35,3%

Gestión del depósito 9,0% 12,7% 17,6%

Transferencia, eliminación, cambio de soporte 10,2% 9,7% 5,9%

Gestión de Usuarios y Préstamos 4,8% 10,4% 17,6%

Otros 4,2% 7,5% 5,9%

No se encuentran automatizados 51,8% 35,1% 23,5%

No sabe/No responde 12,7% 6,7% 23,5%



Respecto de la existencia de regulaciones propias de la institución referidas a la gestión de archivos, el aspecto más regulado es el acceso y seguridad de los documentos, lo que sucede casi en la mitad de los casos. Luego encontramos normativa respecto a la elimina-ción y conservación de documentos, la ordenación, digitalización y búsqueda y recuperación de documentos. Los aspectos menos normados localmente son las tablas de valoración y retención documental.


TABLA Nº 45: Existencia de normas, políticas o instructivos creadosespecíficamente por la institución que regulen los siguientes aspectos (n=310) (*)

PORCENTAJE

Acceso y seguridad de los documentos 46,7%

Eliminación de documentos 40,3%

Conservación documental 38,7%

Criterios de ordenación de documentos 37,7%

Digitalización de documentos 33,7%

Búsqueda y recuperación de documentos 31,3%

Creación de documentos 29,7%

Cuadros de clasificación 26,7%

Forma de describir los documentos 22,7%

Transferencia de documentos 22,0%

Tablas de retención documental o calendario de conservación 15,7%

Tablas de valoración documental 9,7%

Otro 5,0%

No existen 28,3%



Respecto de las herramientas de recuperación de documentos lo más usado son las planillas Excel, seguidas de lejos por los sistemas automatizados y las listas impresas12.

TABLA Nº 46: Herramientas de recuperación de documentos (n=310) (*)

12 Las otras herramientas más utilizadas son la búsqueda manual, respaldo electrónico y software interno.

PORCENTAJE

Planillas Excel 45,2%

Sistema de gestión auto-matizado de archivos

28,1%

Listas impresas 27,4%

Otro 29,4%




En relación a las distintas actividades y funciones realizadas por los archivos se hizo una serie de preguntas que dan cuenta de las funciones que efectivamente están cumpliendo los archivos institucionales. En primer lugar, y tal como lo muestra el gráfico 11, sólo un tercio de los Encargados de Archivo declara manejar documentos secretos o reservados.

GRÁFICO Nº 11: Los archivos de la institución,¿manejan documentos secretos o reservados? (n=310)


Respecto del manejo de documentos secretos o reservados por zona geográfica, en la Región Metropolitana se maneja estos documentos en mayor proporción que en el resto de las regiones. Además llama la atención que en un 22% de los casos, de estas regiones, el Encargado de Archivos señala no saber si disponen de este tipo de documentos.

TABLA Nº 47: Los archivos de la institución,¿manejan documentos secretos o reservados?, según zona


Sí 37,0% 29,3%

No 50,7% 49,0%


Total100,0%

(146)100,0%

(157)


En cuanto a las diferencias por tipo de institución, se puede apreciar que la proporción de instituciones de servicio público que cuenta con documentos secretos o reservados triplica a la proporción de municipalidades que maneja este tipo de documentos. Adicionalmente, poco más de un cuarto de los municipios declara no saber si cuentan con estos documentos o no.


TABLA Nº 48: Los archivos de la institución,¿manejan documentos secretos o reservados?, según tipo de institución


Sí 11,8% 36,4%

No 61,8% 49,0%


Total100,0%

(102)100,0%

(143)


De quienes conservan documentos reservados, el 55% declara que el manejo se hace de acuerdo a lo establecido por la Ley de Transparencia, mientras un 32% señala no saber si se ajusta o no a lo planteado por la Ley.

GRÁFICO Nº 12: El manejo de los documentos secretos o reservadosen la institución se ajusta a lo establecido en la Ley de Transparencia

(confección y publicación de índice y administración de documentos) (n=310)


En cuanto a la transferencia al Archivo Nacional, en el 28% de los casos existe una plani-ficación al respecto13.

13 Se han considerado sólo los organismos que tienen la obligación de hacer transferencias al Archivo Nacional.


GRÁFICO Nº 13: Su institución, ¿realiza una planificación queestablezca transferencias periódicas al Archivo Nacional? (n=149)


La proporción de instituciones que planifican transferencias periódicas al Archivo Nacional es mucho mayor en la región Metropolitana que en otras regiones.

TABLA Nº 49: Su institución, ¿realiza una planificaciónque establezca transferencias periódicas al Archivo Nacional?, según zona

REGIÓN ME-TROPOLITANA OTRAS REGIONES

No 73,0% 92,8%

Sí 27,0% 7,2%

Total100,0%

(141)100,0%

(153)


En cuánto a la realización de una planificación de transferencias periódicas al Archivo Na-cional, el comportamiento según tipo de organismo de disímil. Mientras en los servicios públicos la planificación de transferencias alcanza un 19,7%, en las subsecretarías el valor sube a 73,7%. Las superintendencias, por su parte, planifican las transferencias en un 37,5% de los casos.

TABLA Nº 50: Su institución, ¿realiza una planificación que establezcatransferencias periódicas al Archivo Nacional?, según tipo de organismo

SERVICIO PÚBLICO SUBSECRETARÍAS SUPERINTENDENCIAS

Sí 19,7 73,7 37,5

No 80,3 26,3 62,5

Total100

(122)100(19)

100(8)



En términos de las transferencias efectivamente hechas, el 23% de los archivos han realizado estos procesos en los últimos 5 años.

GRÁFICO Nº 14: Su institución, ¿ha realizado algún proceso detransferencia al Archivo Nacional en los últimos 5 años? (n=149)


Al revisar la distribución por zona geográfica de los organismos, se puede apreciar que en la Región Metropolitana se transfiere en mayor proporción que en las otras regiones, que sólo transfieren en un 8,5% de los casos. Sin embargo, se debe hacer notar que en la Región Metropolitana sólo un tercio de los organismos obligados a transferir lo hacen.

TABLA Nº 51: Su institución, ¿ha realizado algún proceso detransferencia al Archivo Nacional en los últimos 5 años? (n=149), según zona


Sí 33,3% 8,5%

No 66,7% 91,5%

Total100,0%

(90)100,0%

(59)


En términos del tipo de institución hay diferencias notorias en cuanto a la realización de trans-ferencias, siendo las subsecretarías las que más transfieren (68%). Las superintendencias transfieren en un 38% de los casos, mientras los Servicios Públicos lo hacen sólo en un 16%.


TABLA Nº 52: Su institución, ¿ha realizado algún proceso de transferencia alArchivo Nacional en los últimos 5 años? (n=310), según tipo de institución

SERVICIO PÚBLICO SUBSECRETARÍAS SUPERINTENDENCIAS

Sí 15,6% 68,4% 37,5%

No 84,4% 31,6% 62,5%

Total100,0%

(122)100,0%

(19)100%

(8)


Respecto de los criterios utilizados o actividades realizadas en cuanto a la eliminación de los documentos de archivos, un 44% realiza un acto administrativo firmado por la autoridad correspondiente, y el 43% levanta un acta sobre la eliminación. Alrededor del 20,5% aplica criterios de selección o valorización documental, mientras el 34% no hace eliminación de documentos14.

TABLA Nº 53: Criterios o actividades para la eliminación de documentos (n=310) (*)

14 Los principales otros criterios o actividades para la eliminación de documentos son: consultas a contraloría, elimi-nación de documentos en mal estado y eliminación por antigüedad (5 o 10 años según sea la norma).

PORCENTAJE

Se hace un acto administrativo firmado por la autoridad que corresponda 43,7%

Se levanta acta sobre la eliminación 43,3%

Aplican criterios de selección 22,9%

Aplican valorización documental 20,5%

Estado de los documentos 17,7%

Otro 9,2%

No se hace eliminación de documentos 34,1%



Si se consulta sobre el proceso de digitalización de documentos, el 40% de los Encargados de Tecnologías de la Información y Comunicaciones declara que en su institución se ha ejecutado algún proyecto de digitalización de archivos.


GRÁFICO Nº 15: En su institución, ¿Se ha ejecutado, en los últimos5 años, algún proyecto de digitalización de los archivos institucionales? (n=384)


Respecto a la ejecución de algún proyecto de digitalización en los últimos 5 años, estos se han llevado a cabo en casi el 50% de las instituciones de la Región Metropolitana, versus poco más del 30% en el resto de las regiones.

TABLA Nº 54: En su institución, ¿Se ha ejecutado, en los últimos 5 años,algún proyecto de digitalización de los archivos institucionales?, según zona


Sí 48,8% 32,7%

No 39,6% 54,1%

No sabe/No responde 11,6% 13,2%

Total100,0%

(164)100,0%

(220)


En cuanto a las diferencias por tipo de institución, quienes casi alcanzan el 50% de casos en que se han realizado proceso de digitalización, son las instituciones de servicio público, mientras en los municipios esta cifra llega sólo al 35%. Las subsecretarías, por su parte, presentan la más alta tasa de presencia de proyectos de digitalización, con un 65%.


TABLA Nº 55: En su institución, ¿Se ha ejecutado, en los últimos 5 años, algún proyecto de digitalización de los archivos institucionales?, según tipo de institución


Sí 35,3% 45,5% 64,7%

No 50,9% 43,3% 23,5%

No sabe/No responde 13,8% 11,2% 11,8%

Total100,0%

(167)100,0%

(134)100%(17)


Respecto del manejo de los documentos electrónicos de acuerdo a la Ley de Documentos Electrónicos, un 33% de los archivos estarían aplicando la normativa contenida en la Ley.

GRÁFICO Nº 16: Su institución, ¿maneja documentoselectrónicos de acuerdo a la Ley de Documentos Electrónicos? (n=384)


Cuando se consulta por la existencia de políticas de gestión de documentos electrónicos la política más extendida es la relativa al acceso a este tipo de documentos, seguida por el respaldo de los mismos. En un 20% de los casos no hay regulaciones respecto de los documentos electrónicos.


TABLA Nº 56: Existencia de políticas relativas a lagestión del documento electrónico en distintos aspectos (n=310) (*)

PORCENTAJE

Acceso 68,3%

Respaldo 65,1%

Conservación 40,5%

Preservación 34,1%

Interoperabilidad 31,0%

Nombramiento de Oficial de Seguridad 32,5%

No existen 20,6%

Otro 3,2%

(*) El porcentaje total suma más de 100% puesto que se trata de una pregunta de respuestas múltiples


En cuanto a la firma electrónica, un 34% de los archivos declara manejarla de acuerdo a la Ley de Documento Electrónico y Firma Electrónica.

GRÁFICO Nº 17: Su institución, ¿maneja firma electrónica avanzada de acuerdo a la Ley de Documento Electrónico y Firma Electrónica? (n=384)


Al observar las diferencias por zona geográfica es posible apreciar que el manejo de firma electrónica está más extendido en la Región Metropolitana que en el resto de las regiones.


TABLA Nº 57: Su institución, ¿maneja firma electrónica avanzadade acuerdo a la Ley de Documento Electrónico y Firma Electrónica?, según zona


Sí 41,5% 28,2%

No 58,5% 71,8%

Total100,0%

(164)100,0%

(220)


Respecto de las diferencias por tipo de institución, el manejo de firma electrónica se da casi en la mitad de los municipios, y casi en un 30% de las instituciones de servicio público. El caso de las subsecretarías vuelve a ser distinto, manejándose la firma electrónica en el 59% de los casos.

TABLA Nº 58: Su institución, ¿maneja firma electrónica avanzada de acuerdo ala Ley de Documento Electrónico y Firma Electrónica?, según tipo de institución


Sí 47,9% 23,1% 58,8%

No 52,1% 76,9% 41,2%

Total100,0%

(167)100,0%

(134)100(17)


En relación al tipo de documentos que utilizan firma digital avanzada son los certificados lo que alcanzan el mayor porcentaje de casos, seguidos de lejos por los formularios y las resoluciones exentas, el resto de los documentos utiliza firma digital avanzada en menos del 10% de los casos. Los otros documentos que usan firma digital avanzada son: correos electrónicos, documentos de evaluación ambiental, facturas electrónicas, órdenes de pago, permisos de circulación.


TABLA Nº 59: Tipos de documentos que usan firma digital avanzada (n=384) (*)

PORCENTAJE

Certificados 24,2%

Formularios 10,9%

Resoluciones exentas 10,2%

Oficios 9,4%

Comunicaciones recibidas, como oficios, cartas y solicitudes 7,0%

Resoluciones con toma de razón 4,7%

Actas 3,9%

Minutas / Informes técnicos 3,9%

Expedientes 3,1%

Circulares 3,1%

Contratos 2,3%

Decretos 2,3%

Memos 2,3%

Otro15 59,4%

(*) El porcentaje total suma más de 100% puesto que se tratade una pregunta de respuestas múltiples


Respecto de la adscripción a la base de esquemas de metadatos de la Administración del Estado, sólo en el 17% de los casos se declara estar adscrito a ella.

GRÁFICO Nº 18: Su institución, ¿está adscrita a la base deesquemas de metadatos de la Administración del Estado? (n=384)

15 Los otros corresponden principalmente a permisos de circulación, informes y correos electrónicos.

Fuente: Elaboración propia en base a encuesta a Encargados deTecnologías de la información y de las Comunicaciones


Al revisar las diferencias por zona geográfica, es posible ver que la adscripción a la base de esquema de metadatos de la Administración del Estado, si bien es baja en general, es mayor en la Región Metropolitana que en el resto de las regiones.

TABLA Nº 60: Su institución, ¿está adscrita a la base deesquemas de metadatos de la Administración del Estado?, según zona


Sí 23,8% 11,8%

No 76,2% 88,2%

Total100,0%

(164)100,0%

(220)

Fuente: Elaboración propia en base a encuesta a Encargados deTecnologías de la información y de las Comunicaciones

En cuanto a las diferencias por tipo de institución, la adscripción se da con mucha más fuerza en las instituciones de servicio público.

TABLA Nº 61: Su institución, ¿está adscrita a la base de esquemasde metadatos de la Administración del Estado?, según tipo de institución


Sí 6,0% 31,3% 41,2%

No 94,0% 68,7% 58,8%

Total100,0%

(167)100,0%

(134)100%(17)


En cuanto a la aplicación de normativas de seguridad de la información aplicada a la gestión de archivos, el 45% de los Encargados de Tecnologías de la información y de las Comunicaciones declara que éstas se aplican en su institución. En cuanto a la aplicación de normativas de seguridad de la información aplicada a la gestión de archivos, el 45% de los Encargados de Tecnologías de la información y de las Comunicaciones declara que éstas se aplican en su institución.


GRÁFICO Nº 19: En su institución, ¿se aplica alguna normativa deseguridad de la información que aborde la gestión de archivos? (n=384)


Por último, en términos de la difusión de las funciones y servicios de los archivos, en el 20% de los casos se señala hacer actividades de difusión.

GRÁFICO Nº 20: En su institución, ¿se realizan actividades de difusión de las funciones y servicios de los archivos? (n=310)


Ahora en cuanto a los usuarios de los archivos, la mayor parte de ellos son funcionarios públicos (84,2%), seguidos de lejos por investigadores y estudiantes, con poco más de un 20%. Los usuarios que se mencionan en la categoría otros corresponden a ciudadanos en general, prensa, estudios jurídicos, sindicatos, tribunales de justicia, policía, fiscalía, organismos públicos contralores.


TABLA Nº 62: Tipos de usuarios de los archivos institucionales (n=310) (*)

TIPOS DE USUARIO %

Funcionarios públicos 84.2%

Investigadores 21%

Estudiantes 21%

Otros16 16,8%

No sabe/No responde 6,5%

16 Los otros corresponden principalmente a público en general y personal interno.



Respecto a la magnitud de las consultas recibidas por los archivos, el 38% declara que son menos de 2.500 en el año, y sólo el 17% declara recibir más de 2.500 consultas. Es impor-tante destacar, sin embargo, que el 16% de los Encargados de Archivo no respondió esta pregunta y un 30% declaró que la cifra no se puede determinar por falta de información.

GRÁFICO Nº 21: Rango de consultas anuales de los archivos institucionales (n=310)


Respecto a la forma en la que los usuarios realizan consultas la forma más utilizada es presencialmente, seguida por el correo electrónico y luego el contacto telefónico.


TABLA Nº 63: Forma en que los usuarios realizan consultas (n=310) (*)

PORCENTAJE

Presencial 78,4%

Correo electrónico 56,8%

Telefónico 36,8%

Formulario web 34,5%

Otro 6,4%

NS/NR 7,1%



En cuanto a las causas más frecuentes de denegación de acceso a los documentos, la causa más nombrada es que es imposible localizarlos, lo que sucede en un cuarto de los casos. En un quinto de las situaciones de denegación, la razón es que son documentos secretos o reservados, y en un 14% fueron eliminados o se alude otras razones, entre las que se encuentran: afectar el derecho de un tercero, difícil acceso a bodega, falta de información, falta de organización, no existencia del documento. Es destacable que en un 35% de los casos no se conoce la situación que genera la denegación del acceso.

TABLA Nº 64: Causas más frecuentes de denegación de acceso a los documentos (n=310) (*)

PORCENTAJE

Es imposible localizarlos 25,4%

Son secretos o reservados 20,1%

Fueron eliminados por procedimiento interno

14,4%

Otro 14,4%

Fueron destruidos por fuerza mayor

12,1%

Fueron transferidos al Archivo Nacional

7,6%

NS/NR 34,5%




Cuando se consulta por la existencia de mediciones de satisfacción de usuarios, sólo el 11% señala que sí las hay, y un 17% señala que no lo sabe.

GRÁFICO Nº 22: Señale si existen en su institución mediciones de nivel de satisfacción de usuarios de archivos institucionales (n=310)


De quienes señalan tener mediciones de satisfacción de usuarios el 65% señala que el nivel de satisfacción es superior al 80%. Los niveles de satisfacción más bajo aparecen en una menor parte de los casos. Llama la atención, sin embargo, que el 24% de los Encargados de Archivo no conoce los resultados de esta medición.

GRÁFICO Nº 23: Porcentaje de satisfacción de acuerdo a la última medición (2011) (n=34)



5.3 GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS

Respecto de las políticas y decisiones de gestión de los archivos podemos ver en la tabla 65 que un 40% declara que una política es hacer una descripción de cargos del personal de archivos. Luego encontramos, con 35% a la definición de una planta específica para los archivos institucionales y luego a la creación de procedimientos explícitos y conocidos por el personal de archivos. Políticas orientadas al desarrollo de conocimientos y competencias del personal de archivo sólo son declaradas en el 15% de los casos.

TABLA Nº 65: En su servicio, ¿Se han definido políticas conrespecto al personal que se desempeña en los archivos? (n=190) (*)


Fuente: Elaboración propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

En cuanto a la existencia de indicadores de gestión en el ámbito archivístico, los indicadores declarados presentan bajas frecuencias de existencia, siendo el más mencionado el Número de documentos existentes. En segundo lugar se encuentra el número de consultas aten-didas, sin embargo se debe recordar que al consultar por este número un 58% declaró no contar con la información. En un cuarto de las instituciones cuentan con mediciones sobre el nivel de satisfacción de los usuarios y en la misma cifra sobre eliminación de documentos. Datos como la tasa de crecimiento de documentos, transferencias de documentos y metros lineales de almacenamiento sólo son utilizados en menos del 20% de los casos.

POLÍTICAS %

Descripciones de cargo del personal de archivos

39,5%

Planta de personal definida para los archivos institucionales

35,3%

Manuales, políticas y procedimientosexplícitos y conocidos por todo

el personal de archivos34,7%

Política de desarrollo de conocimientos/competencias del personal de archivos

14,7%

No existen 30,0%

No sabe/No responde 2,1%


TABLA Nº 66: Indicadores de gestión del ámbito archivístico existentes en los servicios (n=190) (*)

INDICADORES DE GESTIÓN %

Número de documentos existentes 35,8%

Número de consultas atendidas 32,6%

Satisfacción de usuarios 25,3%

Eliminación de documentos 25,8%

Tasa de crecimiento de los documentos 16,3%

Transferencias de documentos 18,4%

Metros lineales de almacenamiento 17,4%

Otros 6,3%

No existen 36,8%



Como se puede apreciar en la tabla siguiente, si bien algunos de los indicadores de gestión son similares entre distintos tipos de organismos, otros presentan algunas diferencias. Así, el número de documentos existentes y los índices de satisfacción de usuarios se utilizan con mayor frecuencia como indicadores de gestión en los servicios públicos que en los municipios. Además, los servicios públicos declaran utilizar otros indicadores de gestión, mientras ningún municipio declara usar otro adicional a los consultados, lo que se suma a que el 60% de los municipios señala no contar con indicadores de gestión, situación que se da sólo en un 31% de los servicios públicos.


INDICADORES DE GESTIÓN MUNICIPIOS SERVICIO PÚBLICO

Número de documentos existentes 28,6% 36,2%

Número de consultas atendidas 31,4% 30,5%

Satisfacción de usuarios 14,3% 34,3%

Eliminación de documentos 22,9% 21,0%

Tasa de crecimiento de los documentos 14,3% 10,5%

Transferencias de documentos 17,1% 19,0%

Metros lineales de almacenamiento 11,4% 15,2%

Otros 0% 8,6%

No existen 60% 31,4%

TABLA Nº 67: Indicadores de gestión del ámbito archivísticoexistentes en los servicios (n Municipios=35 / n Servicio Público=105) (*)



En cuanto a la cantidad de dinero invertida en distintos aspectos de las organizaciones, la inversión más grande se ha hecho en remuneraciones, con una media de 61 millones, du-rante el año 2011. Luego encontramos la inversión en infraestructura, con 12,6 millones en promedio, y a continuación en tecnología asociada al archivo, con 35,7 millones, en tres años, es decir, un promedio de 11,9 millones anuales. La inversión más baja se da en capacitación.

TABLA Nº 68: Desembolso en Millones realizada en su servicio en distintas áreas

Nº MEDIA

Gasto (en Millones$) realizada en su Servicio el año 2011: Remuneraciones

166 61,1

Inversión (en Millones$) realizada en su Servicio el año 2011: Capacitación

163 1,6

Inversión (en Millones$) realizada en su Servicio el año 2011: Infraestructura (bodegas, espacios físicos, climatización, estanterías)

168 12,6

Inversión (en Millones$) realizada en su Servicio en los últimos 3 años: Inversión en tecnología asociada archivo (últimos 3 años)

167 35,7



Por otro lado, la evaluación de la gestión de los archivos que hace el Jefe de Servicio sobre su propia institución es bastante buena: un 50% de ellos declara que la gestión de archivos es buena o muy buena y sólo un 14% la declara deficiente. Un 9% respondió esta pregunta declarando que no sabe.

GRÁFICO Nº 24: Evaluación de la gestión de los archivos de la propia institución (n=190)


Al revisar la distribución de la evaluación de la gestión de los archivos que hacen los Jefes de servicio según tipo de institución se puede apreciar una leve polarización. En el caso de los servicios públicos, la calificación de buena o muy buena suma un 53,3%, mientras que en los municipios alcanza sólo a un 40%. Por otro lado, el porcentaje de jefes de servicio que considera que la gestión de archivos en su institución es deficiente, en los servicios públicos es de un 13%, mientras que en los municipios es de un 29%. Es decir, la percepción de la gestión de archivos es mejor en los servicios públicos que en los municipios.

TABLA Nº 69: Evaluación de la gestión de losarchivos de la propia institución según tipo de institución

EVALUACIÓN MUNICIPIOS SERVICIO PÚBLICO

Muy buena 8,6% 7,6%

Buena 31,4% 45,7%

Regular 31,4% 33,3%

Deficiente 28,6% 13,3%

Total100%(35)

100%(105)


En cuanto a los servicios externalizados, el Encargado de Archivos señala que en el 30% de los casos se ha externalizado el servicio de fotocopias, en el 20% el de almacenamiento y en un 14% el de digitalización. En un 45% de los casos no se han externalizado servicios.


TABLA Nº 70: Servicios externalizados, según Encargado de Archivos (n=310) (*)

PORCENTAJE

Fotocopia 30,4%

Almacenamiento 19,9%

Digitalización 13,9%

Tratamiento documental 5,1%

Restauración 3,7%

Vigilancia 8,1%

Otro 4,7%

No aplica 45,3%

NS/NR 7,1%



En el caso de lo señalado por el Jefe de Servicio se observan un coincidencia general con lo señalado por el Encargado de Archivos, salvo por el lugar que ocupa la vigilancia para el Jefe de Servicio.

TABLA Nº 71: Servicios externalizados, según Jefe de Servicio (n=190) (*)

PORCENTAJE

Fotocopia 33,2%

Almacenamiento 19,6%

Vigilancia 11,4%

Digitalización 8,2%

Restauración 4,3%

Tratamiento documental 1,1%

Otro 7,6%

No aplica 42,4%

NS/NR 1,6%


FuFuente: Elaboración propia en base a encuesta a Jefes de Servicio


En cuanto a la importancia que los Jefes de Servicio le asignan a la gestión de archivos en el marco del cumplimiento de la Ley de Transparencia, más de la mitad señala que es muy alta y un 33% que es alta. Sólo un 3% señala que la importancia es baja.

GRÁFICO Nº 25: Importancia que le asigna a la gestión de archivos para el cumplimiento de la Ley de Transparencia (n=190)


Al observar la distribución de la importancia asignada a la gestión de archivos para el cum-plimiento de la Ley de Transparencia según tipo de institución se puede apreciar que los jefes de servicio de instituciones de servicio público asignan una mejor evaluación que los jefes de servicio de municipios, concentrándose con mayor frecuencia en la categoría “muy alta”.

TABLA Nº 72: Importancia que le asigna a la gestión de archivos para el cumplimiento de la Ley de Transparencia según tipo de institución

IMPORTANCIA MUNICIPIOS SERVICIO PÚBLICO

Muy alta 48,6% 63,8%

Alta 37,1% 28,6%

Media 8,6% 5,7%

Baja 5,7% 1,9%

Total100%(35)

100%(105)


En cuanto a la importancia asignada por el Jefe de Servicio a distintos aspecto de gestión en su institución, llama la atención que el primer lugar lo ocupe la gestión de archivos, lo que contrasta fuertemente por lo señalado por los Encargados de Archivo y con las condiciones reales de operabilidad con las que cuentan los archivos (no todo el personal es calificado, hay malas condiciones de almacenamiento y conservación, no hay partidas presupuestarias específicas, etc.). En este caso, se pidió a los jefes de servicio indicar cuál era el orden de importancia relativo de distintos aspectos de gestión en sus instituciones, indicando un 1 al más importante y un 7 al menos importante. De este modo, los ámbitos de gestión más importante presentan una posición promedio menor, es decir, están más cerca del nivel de importancia 1.


TABLA Nº 73: Orden de importancia de los ámbitos de gestión más relevantes para el servicio (n=190)

POSICIÓN PROMEDIO

% DE CASOS EN 1ª IM-

PORTANCIA

% DE CASOS EN 7ª IM-

PORTANCIA

Gestión de archivos 4,03 16,8% 15,8%

Gestión de infraestructura 4,21 13,7% 16,8%

Gestión de proyectos 4,79 11,1% 29,5%

Gestión de recursos humanos 5,17 1,6% 27,4%

Compromisos gubernamentales 5,46 7,9% 42,6%

Gestión financiera 5,63 1,6% 41,1%

Gestión de usuarios/clientes 5,72 3,7% 51,6%


Respecto de las principales debilidades en la gestión de archivos de la propia institución declarada por los Jefes de Servicio el problema más notorio es la falta de infraestructura adecuada, señalada en el 73% de los casos. Luego encontramos a los recursos presupues-tarios insuficientes o tecnologías de información insuficientes. Poco más de la mitad señala que falta personal y un 38% declara falta de competencias de parte del personal.

TABLA Nº 74: Principales debilidades del propio servicio en la gestión de archivos (n=190) (*)

DEBILIDADES %

Infraestructura física inadecuada 73,2%

Recursos presupuestarios insuficientes 61,6%

Tecnologías de información in-suficientes o inadecuadas

58,4%

Personal insuficiente 52,6%

Falta de competencias profesionales 38,4%

Otros 6,8%



Al observar la distribución de las debilidades declaradas por los Jefes de Servicio según tipo de institución es posible notar algunas diferencias. Si bien la infraestructura es la debilidad más sentida para los dos tipos de instituciones es más fuerte en el servicio público que en los municipios, donde, en cambio, toma fuerza el déficit presupuestario, así como la falta de personal, además de otros problemas específicos.


TABLA Nº 75: Principales debilidades del propio servicio en la gestión de archivos según tipo de institución (n Municipios=35 / n Servicio público=105) (*)

DEBILIDADES MUNICIPIOS SERVICIO PÚBLICO

Infraestructura física inadecuada 68,6% 77,1%

Recursos presupuestarios insuficientes 65,7% 57,1%

Tecnologías de información insuficientes o inadecuadas

57,1% 59%

Personal insuficiente 65,7% 47,6%

Falta de competencias profesionales 40% 39%

Otros 14,3% 4,8%



En términos de los planes de desarrollo contemplados por los Jefes de Servicio hacia los archivos, destacan varios. En primer lugar, casi el 60% de los consultados declara que hay planes de capacitación del personal que desarrolla funciones en archivos. Luego tenemos el mejoramiento de infraestructura tecnológica, digitalización y mejoramiento de la infra-estructura física.

TABLA Nº 76: Planes de desarrollo o iniciativas relativas a la gestión de archivos contempladas para los años 2012 – 2014 (n=190) (*)

PORCENTAJE

Capacitación del personal 57,7%

Mejorar infraestructura tecnológica (redes, software y hardware) 49,2%

Proyectos de digitalización 43,4%

Implementar / ampliar infraestructura física 42,9%

Implementar un sistema de gestión automatizada de archivo 36,0%

Contratar nuevo personal 16,9%

Proyectos de difusión y vinculación con el medio 13,2%

No se contemplan en el período 14,3%

NS/NR 5,8%

Otro 4,2%




6. Resultados fase cualitativa

En este capítulo se presentan los resultados de la fase cualitativa del estudio, es decir, se presenta el discurso de los Encargados de Archivo entrevistados en las tres regiones selec-cionadas (IV, RM y VIII). Para esto se han analizado once temáticas que tratan los aspectos que surgieron como más relevantes en las entrevistas realizadas. Se comenzará por describir la forma en que se organizan los archivos en las distintas instituciones, para luego pasar a la descripción de las condiciones de infraestructura y los recursos disponible. Se sigue con la descripción de los Recursos Humanos y por último se presentan las necesidades y demandas declaradas por los Encargados de Archivo.

6.1 GESTIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES

Se está instalando a nivel nacional un levantamiento de la situación archivística de los or-ganismos públicos, esta situación está más presente en los órganos de la administración del estado con cobertura nacional y con una dependencia central en Región Metropolitana.

· “Se iniciará un recorrido por el país, haciendo un diagnóstico de los archivos instituciona-les.”. (Encargado de Archivo, RM).

· Este año está planificado un viaje a regiones para identificar los archivos locales, analizar la gestión, y entregar información, para que empiecen a trabajar, pues se está en fase de implementación y actualización de los procedimientos, que durante 12 años y más fueron tácitos, pero que, durante este año, en la implementación del PMG se ha propuesto hacer-los explícitos.

· “se hizo un diagnóstico de todas las direcciones regionales y del nivel central. Como resul-tado se decidió trabajar con las Direcciones Regionales catalogando toda la información y dejándola en base de datos, trabajando con alrededor de 1.900 metros lineales. Así, todas las Direcciones Regionales tienen toda su documentación catalogada hasta el 2009 o 2010. Además se capacitó a parte del personal para que siguiera el proceso”.

Se detecta la dificultad de envío de documentos entre el nivel central y regiones:

· “La información queda en Santiago y no baja a región, entonces hay que ponerse de acuerdo con ellos”” (Encargado de Archivo, VIII Región).

Las actividades llevadas a cabo en regiones, distan mucho del nivel de avance que hay en la Región Metropolitana, instalándose una brecha que se mantiene constante a través de los distintos aspectos consultados en regiones.

6.2 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES

A partir de las entrevistas realizadas se puede señalar que los archivos institucionales de los organismos de la administración del Estado, se organizan de distinta manera entre instituciones.

Hay organismos que tienen la siguiente organización:

736. RESULTADOS FASE CUALITATIVA

· A partir de la implementación de la Ley de Transparencia se ha conformado una unidad de transparencia, que no sólo se encarga de transparencia activa y gestión de solicitudes de acceso a información, sino que también del Archivo institucional.

· Otra estructura está conformada por unidad de Transparencia Activa, Archivo Institu-cional y Oficina de Partes. Este es el caso más complejo de fusión de funciones en una sola unidad.

· Luego encontramos por separado la Oficina de Transparencia y la Oficina de Partes que se hace cargo también de la administración de los archivos institucionales.

· Por último existe la figura de las tres unidades por separado: Unidad de Transparencia, Oficina de Partes y Archivo institucional.

· En algunas instituciones, no existe de manera formal una sección dedicada al archivo.

6.2.1 Oficina de Partes y ArchivoSi bien, trabajar de manera conjunta con la Oficina de Partes ha sido la manera de enfrentar el tema para muchas instituciones, esto ha traído complicaciones en cuanto a la división de funciones entre la Oficina de Partes y el Archivo, situación que se da mayoritariamente en la Región Metropolitana.

Al no existir claridad organizacional respecto de la Oficina de Partes y el Archivo las fun-ciones de ambos se mezclan. Esto implica que un mismo funcionario, muchas veces debe cumplir con labores de Partes y con labores de Archivos, lo que produce “un desorden” a ojos de los Encargados de Archivo.

Ante esta situación, algunos Encargados de Archivo proponen: “Creo que debemos partir por separar las funciones. Dejar de pensar en Oficina de Partes como Archivo” (Encargado de Archi-vo, RM), mientras otros abordan el problema con otra mirada: “Nosotros no nos separamos, dimos continuidad, Oficina de Partes y Archivos lo tomamos dando continuidad” (Encargado de Archivo, RM), y sobre este punto no hay acuerdo. Algunos entrevistados plantean que la Oficina de Partes debe fusionarse con el Archivo y otros que deben estar “muy separados”.

Se destaca la necesidad de contar con una Oficina de Partes que asegure una entrada y salida ordenada de los documentos, además del control de los flujos internos: “En una ins-titución, para tener un orden, se debe tener una entrada y una salida ordenada, y tener flujos de la institución donde se pueda controlar, y eso es lo que hace la Oficina de Partes” (Encargado de Archivo, RM).

Además se señala que en general las instituciones no saben cuál es la labor que realiza la Oficina de Partes, y se la asimila a una oficina de despacho, sin considerar que en la Oficina de Partes se llevan a cabo varios procesos relativos a los documentos. La ejecución correcta de estos procesos requiere de la coordinación con el archivo, pero para que esto se dé, es necesario que la institución tenga claras las funciones tanto de la Oficina de Partes como del Archivo Institucional. En un caso se señala que: “En mi organización, la Oficina de Par-tes, dentro del manual de procedimientos no existe, tenemos de todas las unidades manuales de procedimientos, pero la Oficina de Partes no está…es distinto de lo que pudimos hacer en Archivística, en archivística sí que pudimos establecer una serie de procedimientos, que este año estamos tratando de implementarlos, porque archivo central puede hacer todo el tema” (Encargado de Archivo, RM).

Se genera un conflicto en la relación con los archivos locales y las trayectorias que hacen los documentos. Hay muchos documentos que nunca vuelven a la Oficina de Partes, y que son administrados localmente y clasificados según criterios desconocidos o discordantes con el resto de la institución.


Así entonces, aparece como fundamental la necesidad de aclarar las diferencias entre la Oficina de Partes y el Archivo, y luego definir la estructura que asumirá, organizativamente, la institución respecto del manejo de documentos, de modo de brindar las condiciones or-ganizacionales estructurales mínimas para instalar los procesos necesarios que permitan desarrollar las funciones propias del manejo de documentos.

6.3 NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS

6.3.1 Fondo documentalUn asunto importante es determinar cuáles son los documentos que deben ser sujeto a gastos de archivo. De este modo, en el caso de un hospital, la ficha clínica aparece como un documento clave, ya que contiene datos de carácter secreto y reservado, no solo datos de salud, sino que de identidad. En cambio, en otra institución la ficha clínica no es admi-nistrada por Archivos: “nosotros como gestión documental, tratamos de no abarcar las fichas clínicas, porque es otro procedimiento, en una primera instancia, queremos abarcar todo lo que tiene que ver con oficina de partes, que son todos los documentos oficiales, resoluciones, oficios, contratos” (Encargado de Archivo, IV Región).

· Por esto, cada institución, debe tener claro qué documentos debe guardar, “el concepto de poder diferenciar diferentes tipos de archivos, en el caso nuestro, hablamos de archivo jurídico, administrativo, o de un archivo pericial, y además tenemos el archivo histórico, porque nosotros tenemos hasta el año 70, que hemos mandado al Archivo Nacional. Pero, desde el año 70 no podemos mandar nada al Archivo Nacional puesto que son series interrumpidas por causas judiciales que no se han cerrado, por lo tanto ese archivo va a tener que permanecer por años, o por vida, mientras no se cierren las causas judiciales, en nuestro poder, pero a la larga eso es un archivo histórico... ” (Encargado de Archivo, RM)

· Existen controversias respecto de quien debe conservar los originales de los docu-mentos. En algunas instituciones es la Oficina de Partes o el Archivo quien conserva los originales, pero en otras son los archivos locales, como Recursos Humanos, los que conservan los originales, y en determinadas situaciones no se sabe cómo resolver quién debe quedarse con el documento original.

6.3.2 Ordenación y descripción documentalEn las entrevistas se presentaron distintas experiencias de los órganos de la administración pública, enfocadas en la organización de los documentos de archivo, con especial énfasis en la descripción de los documentos a distintos niveles. De igual manera, se rescatan los resultados de la parte cuantitativa del estudio, en cuanto a la falta de dominio de técnicas archivísticas en los funcionarios públicos, dado el factor de impacto que pudieran tener iniciativas aisladas de las instituciones sin una visión global y seguimiento de las técnicas archivísticas utilizadas.

· “Se catalogaron 2.500 metros lineales, de documentación del año 39 hasta el año 90, más 1.700 metros lineales de documentación que se encontró en una bodega. Se formó un nuevo Fondo que fue entregado al Archivo Nacional, completándose alrededor de 2.000 metros entregados al Archivo Nacional, como información catalogada. Otra tarea que se está realizando en la actualidad es la catalogación de toda la documentación del Comité XXXX, que se compone en un 80% de proyectos. Otra tarea es la catalogación de las Agencias Regionales, con un alto nivel de cumplimiento, ya que sólo falta terminar una.” (Encargado de Archivo, RM).

· “Desde el año 2000 se empezó a registrar la documentación que se publicaba en el Diario Oficial, en el Centro de Documentación” (Encargado de Archivo, RM).

· “A partir de la Ley de Transparencia se empezó a ordenar los documentos. Se comenzó, también, a hacer un manual de gestión documental, en que se indican todas las normas que


sirven respecto al tema de archivos, los periodos que se tienen que ir al Archivo Nacional, qué documentos se pueden ir al Archivo Nacional, cuáles se pueden guardar, cuáles destruir. Otra tarea que se está realizando es una descripción de los documentos existentes, para construir una base de datos con esa información. Además, se normalizó la numeración de los archivos, unificándola en una numeración única para las resoluciones exentas.”

· “Desde hace tres años se está montando un proyecto de gestión de documentos y archivos, que se inició con un diagnóstico, luego se hizo un diseño de los procesos ideales que se debieran implementar en base a la norma 15.489, y luego se diseñó un manual de procedimiento, con los procedimientos estandarizados para los archivos locales y el archivo central. Actualmente se está en proceso de cambio de sistema, codificando los documentos desde el nacimiento.”

· “La Oficina de Partes está trabajando en los flujos documentales, desde el momento en que llega el documento hasta que sale al departamento de informática, en el tema de im-plementación de un sistema digital, que permita verificar lo que pasa.”

· “Se ha hecho una revisión del trazado del documento, hasta que llega a archivo, para definir los flujos que todos manejan de los documentos.”

Los documentos a veces se pierden fuera de la Oficina de Partes o del Archivo, por lo cual se produce una reproducción innecesaria de los documentos por falta de organización, como lo que se señala en la siguiente aseveración:

· “…. todo lo que viene de la Contraloría me dejo fotocopias y todo lo que viene de los tribu-nales, también, porque, sabes que llegó un documento y se perdió, saben que tengo copias, porque mantengo mis archivos y documentación”.

6.3.3 Cuidado de los documentosDel proceso de entrevistas se detectó la importancia del cuidado de los documentos para la gestión del archivo, en términos de no producir daños en estos por los generadores o usuarios de los mismos (rayado, uso de corchetes, manchas, etc.) identificando una iniciativa novedosa en esta tema:

· “Se hicieron 3 videos que retrataban malas prácticas con los documentos, en una de ellas, la persona rayaba el documento, mientras hablaba por teléfono le dibujaba cosas, en el otro, decía este documento me sirve mucho, el original lo voy a tener, lo corcheteaba, lo guardaba y se le perdía, en el último; la persona mandaba el documento, tenía que dar la respuesta que había generado ese ingreso y no venía el original como respaldo y empezaba a llamar a la persona, de repente pasaban dos semanas, y a la persona la habían echado y el documento se perdió. Estos videos fueron exhibidos en la institución con muy buenos resultados en términos de modificación de la conducta de los funcionarios.” (Encargado de Archivo, RM).

6.4 USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

La disponibilidad de un sistema informático que permita hacer seguimiento de los documen-tos, aparece como una restricción. Actualmente los documentos se ingresan en distintos formatos: en un libro, en una planilla Excel, por ejemplo, lo que impide saber en todo mo-mento el lugar en que está el documento. Esta demanda se percibe como importante por los Encargados de Archivo, pero a juicio de ellos no es percibida con la misma importancia por los Encargados de Informática ni por los Jefes de Servicio.

· “Nosotros tenemos una unidad de informática, hay muchos, incluso he hablado con ellos, una vez la Directora me dijo que les pidiera cual era el sistema que yo requería, hablé con ellos, dijeron vamos a trabajar, pero ahí quedó todo, no vi resultados” (Encargado de Ar-chivo, IV Región).


· “Se está implementando un sistema informático, para contar con la cadena electrónica del documento.” (Encargado de Archivo, RM).

· “Hace doce años se comenzó a implementar el proyecto de sistema de gestión documental digital, que consta de un archivo digital de toda la documentación oficial del año 1994, que se maneja como un archivo virtual. Toda la documentación se almacena con todas las normas del Archivo Nacional, iluminación, ventilación, etc., el tipo de contenedores que debe estar, y eso se guarda, hasta que va a su destino final, que es el Archivo Nacional, y si alguna persona necesita consultar un original se hace la gestión correspondiente, sino se trabaja en forma digital, los documentos se imprimen, se comparten, se envían vía electrónica a cualquier región del país, o a cualquier oficina que necesite los documentos, algún servicio dependien-te. Hace aproximadamente un año se crearon las unidades de archivos locales. Dentro del servicio a nivel central, hay 21 archivos locales, cada archivo local, tiene un encargado, que trabaja directamente con el Encargado de Archivos. Se han hecho jornadas de capacitación, se les ha enseñado a las personas a trabajar, incluso se han hecho videos educativos del tratamiento que se le debe dar a la documentación.” (Encargado de Archivo, RM).

· “El Centro de Documentación trabaja con una base de datos para toda la documentación oficial, en que cada documento tiene un registro, y en la que se indica el contenido del do-cumento. Además se está enviando la documentación al Archivo Nacional. Otra acción que se está realizando es la creación de expedientes”.

· En cuanto a la dotación de recursos, la situación también es crítica. En el caso de un municipio, recién ahora tendrán conexión a internet para el archivo: “Hoy nos comunica-ron que el lunes nos instalan dos puntos de red para el archivo pasivo, para así poder estar conectados con el establecimiento, y poder mejorar los flujos documentales” (Encargado de Archivo, RM).

La falta de un sistema integrado o cuando, lo hay, lo poco familiar que resulta su uso para las distintas unidades hace que se produzca un conflicto entre la existencia de documentos en papel y en formato digital, generándose exceso de copias de documentos en papel, con las dificultades que esto conlleva:

· Es decir, ”los procesos trabajan con información, independiente del tipo de soporte” (En-cargado de Archivo, RM)

· Además, se plantea el problema del cambio de tecnología: “Yo tengo 5 cajas en mi archivo de cintas de respaldo, de documentos de correo electrónico, desde el año 2000 hasta el 2003, que no se pueden leer” (Encargado de Archivo, RM).

6.4.1 Firma electrónica y documento electrónico.Respecto del uso de firma electrónica la situación es variada. Algunos Encargados de Archivo señalan que no se usa porque no es de agrado del servicio. En el caso de los Municipios se usa para los permisos de circulación, puesto que es una obligación.

Tampoco existe claridad entre el concepto de documento electrónico y su diferencia con la digitalización y lo mismo sucede con la firma electrónica.

“el documento electrónico, no hay nada legalmente que diga como debes usar ese documento electrónico” (Encargado de Archivo, RM). “Hay una ley que dice referencia al archivo digital, es enredado” (Encargado de Archivo, RM).

6.4.2 DigitalizaciónEn cuanto a los procesos de digitalización de documentos, en general lo que se ha hecho responde más a la iniciativa propia de los encargados de archivo que a una planificación organizacional, y respecto de este tema también se declara falta de información.


“Es una motivación mía, personal, yo empecé a escanear, a escanear (…) en mi caso, yo estoy encargada de Transparencia Activa (Encargado de Archivo, VIII Región).

En regiones, además se identifica un problema especial respecto de las condiciones para la digitalización:

· “El tema digital, por lo menos acá, yo lo veo difícil de implementar, si tenemos internet es única y exclusivamente porque la ley me exigió tener internet, cuando nació el tema de Mercado Público y Chile Compra, tuvimos la obligación de tener internet, pero digitalizar, entrar a firma digital, sería cambiar toda la lógica de la organización y, como en muchos casos, los funcionarios han ido aprendiendo dentro de la organización, no llegan con la parte profesional…” (Encargado de Archivo, VIII Región).

Por último, hay instituciones, que han implementado el proceso de manera más ordenada, teniendo buenos resultados:

· “Yo tengo una experiencia sobre eso, nosotros ocupamos un sistema digital de gestión do-cumental, que todo documento oficial de la institución se enumera a través de este sistema, no hay número sino es a través de este sistema, este número nos permite además de tener un número, digitalizarlo” (Encargado de Archivo, RM)

· “en mi caso, yo trabajo con sistema digital, se guarda en un servidor, a la gente que trabaja fuera, lo guardan dentro de sus archivos por carpeta, lo les pido que me almacenen todo en un CD y eso se mantiene (…) -¿Quién digitaliza?- Las mismas que atienden afuera. La gente está atendiendo, por ejemplo: usted llega con una carta, ingresa la carta, la pasa a scanner y se queda con el comprobante más un ticket que se le entrega a la persona, y esa pasa después a mis manos, después yo la archivo, los folios los archivo y después lo legajan, se manda a la bodega que tenemos nosotros. Pero también yo tengo mi archivo físico en PDF y lo saco por un CD o un pendrive, tengo dos o tres formas de tener ese archivo: en la web, archivo físico y por CD” (Encargado de Archivo, IV Región).

6.5 TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

6.5.1 EliminaciónOtro tema relevante dentro del manejo de archivos es la eliminación de documentos. En este punto, los encargados de archivo se encuentran con situaciones muy disímiles. Mientras algunos señalan que están obligados a mantener información casi de manera eterna, hay otros que eliminan casi sin aplicar criterios predefinidos.

Esto, sumado a la falta de espacio, hace que las normas de eliminación que se aplican de manera local sean también laxas y no reguladas de manera centralizada. Además, como no hay seguimiento automático de los documentos no hay certeza la ubicación del mismo.La situación es diferencial entre la Región Metropolitana y las otras dos regiones. Mientras en la Región Metropolitana se han hecho procesos de eliminación informados y hay pro-tocolos de eliminación, en regiones hay un gran desconocimiento respecto de este tema, y la eliminación de documentos es más bien una acción de descarte de documentos sin un ajuste a alguna norma legal sino que más bien supeditada a la generación de espacio para el almacenaje.

En cuanto a las dudas que hay respecto de la eliminación, los Encargados de Archivo no tienen claro a qué entidad efectuar las consultas sobre este proceso, Archivo Nacional, el Consejo para la Transparencia o la Contraloría General de la República.


6.5.2 TransferenciasUna situación similar se da en el caso de las transferencias. Los organismos operan de distinta manera y varios de ellos no tienen claridad respecto de los procesos de transferencia al Archivo Nacional. Mientras algunos realizan transferencias de manera sistemática, hay otros que nunca han enviado sus documentos al Archivo. Un tema no menor, que entorpece las transferencias al archivo es el costo de los empastes, ya que los archivos cuentan con presupuestos muy reducidos, sobre todo fuera de la Región Metropolitana y en Municipios.

“lo que pasa es que para mandar a Archivo, igual hay que encuadernar y es gasto, es plata que no hay, por eso no se envía, y lo otro que tengo entendido yo, hay que comunicarse con el Archivo, ver si ellos tienen disponibilidad de espacio para poder recibir” (Encargado de Archivo, IV Región).

6.6 SERVICIO Y USUARIOS

Respecto de los usuarios, no hay mucha variabilidad, y para todos es un tema importante, sobre todo a partir de la Ley de Transparencia: “El usuario es muy importante desde la ley de Transparencia, desde la Constitución Política, desde que tiene el derecho a saber” (Encargado de Archivo, RM).

Los tipos de usuarios no son muy variados, principalmente usuarios internos, Contraloría, luego ciudadanos, empresas, agrupaciones como Ciudadano Inteligente, y en tiempo de elecciones, sobre todo, diputados, senadores, candidatos a concejales, juzgados, ISAPRES, FONASA.

Si bien se reconoce la importancia de los usuarios, el registro de las consultas aún no se ha extendido, y lo que hay es bastante precario.

“Se creó la OIRS, que se fundió con la Oficina de Transparencia, la Oficina de Partes y atención de público, y se atiende al público en un stand, en el que el personal ingresa el requerimiento en una plataforma virtual, se le hace la ficha a la persona, y la encargada de la oficina, lo destina, y llega al Departamento vía correo electrónico, donde ven la ficha y el expediente adjunto, no es necesario que se envíe el documento en papel para que lo vean, porque se digitaliza. Todo lo que ingresa y se digitaliza se guarda en un box que se compró con ese fin. En el sistema en línea se pueden adjuntar notas en que se puede indicar por ejemplo, el número de días en que se espera una respuesta, por ejemplo. Este sistema es desarrollo propio de la institución basado en otro software que tiene aplicaciones similares. La implementación de este sistema ha permitido fijarse metas y avanzar de un 20% de cumplimiento a un 70%.”

6.7 INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS

En relación a la infraestructura y los recursos disponibles para los archivos la situación es compleja, sobre todo en regiones. El primer punto crítico es la disponibilidad de espa-cios adecuados, en términos de metros cuadrados, habilitación y en condiciones medio-ambientales. Se reportan lugares con plagas de ratones, humedad excesiva, inundaciones, y malas condiciones en general “ese es el nombre, botadero” (Encargado de Archivo, VIII Región). Además se reportan situaciones en que no hay un espacio destinado para guardar documentos por lo que se deben almacenar en las mismas oficinas u otras dependencias como escaleras, closets o baños.

En los casos de construcción de nuevos edificios hay situaciones disímiles, en algunos casos se reconoce la construcción de espacios destinados al archivo, pero en otros, el diseño del edificio no considera espacio de bodegaje: “en el nuevo edifico que se está construyendo para el Servicio, el archivo no ha sido considerado, el depósito” (Encargado de Archivo, RM).


Las malas condiciones de infraestructura se agravan en regiones respecto de lo que sucede en la Región Metropolitana. Y dentro de las regiones IV y VIII se agrava aún más en el caso de los municipios: “En mi municipio, ni siquiera tenemos espacio para los funcionarios, más difícil es tener espacio para la documentación”. (Encargado de Archivos, VIII Región).

Los criterios para asignar los recursos son percibidos como injustos: “Dependiendo del Jefe de Turno es la disposición que tiene y que él piensa qué es más importante. Ahora está dispuesto a pagar lo que sea en viaje, en viático, en pasaje de avión, estadía, etc., para que se capacite a las personas en el tema gestión de archivos en regiones, porque hay cumplimientos de metas, asociadas a PMG, pero para arreglar un mueble donde hay que archivar no hay presupuesto, porque no es PMG” (Encargado de Archivo, RM).

Por otra parte, el lugar que ocupa el archivo en cuanto al diseño del presupuesto es percibido como desmejorado respecto de otras unidades: “Cuando se elabora el presupuesto, en general, se piden las necesidades que va a tener cada Departamento, nosotros pedimos, porque todos saben que no tenemos archivo, pero no pasa más allá de una buena intención, puede que quede registrado, pero a la primera desafectación, lo primero que va a salir, será la plata destinada para archivos, porque hay prioridades más necesarias” (Encargado de Archivo, IV Región).

Sin embargo, hay excepciones: “Mi experiencia a diferencia de mi colega del xxxx, no tenemos problema, en el sentido que, cree el Departamento de Gestión documental, porque había la oficina de partes y archivo, entonces ¿cómo lo junto, a qué departamento le doy importancia? Departamento de Gestión Documental. Con el tema presupuestario también, participo en la planificación estratégica activamente a nivel institucional y, la próxima semana estoy invitada a la formulación de la estrategia regional de desarrollo de la región metropolitana, 2012- 2021, donde participan todos los Alcaldes y todos los Consejeros y los principales jefes del Servicio, estoy bastante bien posicionada, y por ese lado no tengo problemas, los clientes que atiendo, no atiendo personas, el Archivo solo atiende a clientes distantes, y lo nuestro responde directamente al ciudadano porque nosotros somos quienes proveemos el insumo para eso”. “Respecto a cómo estamos nosotros, estamos bastante bien posicionados, nos consultan, tenemos presupuesto, es una organización institucional” (Encargado de Archivo, RM).

“Hace un año, en el marco del PMG, se trasladó un kilómetro de documentos a dos bodegas con acceso restringido. Se creó un manual de procedimiento para toda la documentación del archivo central porque el Departamento incluye a Oficina de Partes y Archivo Central. También se pudo revisar y estandarizar el proceso de catastro que se lleva a cabo actualmente. Se ha catastrado dos archivos locales. Actualmente se está buscando un software que de soporte para tener almacenado todo el documento existente en el Archivo Central.”

6.8 CARACTERÍSTICAS DE LOS RECURSOS HUMANOS QUE TRABAJAN EN ARCHIVOS

Los recursos humanos disponibles en los archivos son calificados como pocos en cantidad y escasamente calificados. Si bien, en la Región Metropolitana, hay Encargados de Archivo con formación en el área, en regiones esto casi no se da. En la Región Metropolitana es posible encontrar Bibliotecólogos, y profesionales con cursos de capacitación en archivística, situación que no se da fuera de Santiago.

La disponibilidad y capacitación del personal se percibe como una debilidad de los Archivos:

“Son dos personas que trabajan en la Oficina de Partes, antes eran cuatro, pero lamentablemente los cupos no fueron renovados, y cada vez se fue disminuyendo ese personal, actualmente son dos personas, que uno hace de estafeta en la mañana, viendo el tema de los pagos y la entrega de información a los otros organismos, y en la tarde se ve todo lo que tiene que ver con la digitación de los documentos, del establecimiento en sí” (Encargado de Archivo, RM).


“Hago funciones de estafeta durante la mañana, y en la tarde ingreso documentos, o preparo toda la documentación que la Dirección emite, y el hospital, no tengo experiencia archivística, llegué hace un año al hospital, vengo de otra área, tampoco tengo una capacitación, todo lo que he ido aprendiendo, hace 6 meses que estoy en el archivo, ha sido con el contacto del colega, con todo lo que es la documentación” (Encargado de Archivo, RM).

“En el caso nuestro, cuando empezamos era sólo yo, le hice saber al Subdirector administrativo en una reunión, el me pidió una carga laboral, yo le expliqué la carga laboral, porque en ese entonces yo cumplía duplicidad en funciones, en Oficina de Partes, en Transparencia, y en lo que dice relación en respuesta con el trámite en línea. El optó en darme, para los días sábados, siete funcionarios de tiempo completo, para digitar, los primeros seis meses, espectacularmente bien, hasta que comenzó la reducción de partes. Actualmente estoy con dos funcionarios…son dos solamente, y con una reducción de horas considerable. No es mucho lo que se puede avanzar así” (Encargado de Archivo, RM).

“Como dije, solo dos funcionarios, antes trabajaban 10 horas cada uno, en tres sábados, ahora trabajan solo 7 horas, dos sábados, y es bastante complejo estar leyendo un documento que tiene más de 20 años, a contra luz prácticamente, todos sabemos los papeles que tenían antiguamente, se van borrando, hemos tratado de hacer el mayor esfuerzo en poder tenerlos digitalmente” (Encargado de Archivo, RM).

Además se da una situación particular en algunas instituciones, las personas que han tenido un mal desempeño en otras unidades y que no pueden ser despedidas, o a quienes están por jubilar son trasladadas al Archivo. De este modo, el Archivo entra en un proceso en el que le es cada vez más difícil acceder a personal suficiente y capacitado para hacerse cargo de las funciones propias de su cargo: “Yo llevo encargado de la oficina 7 años y, generalmente las personas que están por jubilarse o no sirven en otro lado, los envían conmigo, porque tienen la impresión que es súper fácil trabajar en la oficina de partes” (Encargado de Archivo, RM).

6.9 NECESIDADES Y DEMANDAS

En cuanto a las necesidades más sentidas de parte de los Encargados de Archivo surge como relevante la importancia de darle a los archivos el lugar que se merecen dentro de una organización, reconociéndoles una función específica y acompañándolos para que puedan mejorar su condición actual:

· “desde el 2009 se ha creado una conciencia documental, estoy trabajando duro para que haya una cultura archivística, y tratando de enseñarle al funcionario que el documento, en este caso el archivo, son los hermanos pobres de las organizaciones en general, que aparte de la trascendencia histórica que pueda tener tenga una trascendencia funcional para la misma institución” (Encargado de Archivos, RM).

En este sentido es importante explicitar cuál es la posición del Archivo en la jerarquía insti-tucional, cuál es su relación con la Oficina de Partes, con la Unidad de Transparencia y con la OIRS, definir sus funciones, el foco de su quehacer, incluyendo el tipo de documentos que deben almacenar.

Un problema adicional lo representa la falta de un ente al que recurrir en el caso de proble-mas o dudas, por lo que se hace central definir un interlocutor al que acudir para resolver controversias:

· “Con respecto al tema el Archivo Nacional, por lo menos mi experiencia con Archivo Nacional ha sido bastante buena, también hay un tema que el Archivo Nacional da sugerencias, él dice, porque partamos por la base que el país no tiene ley de archivo, por eso no hay una postura generalizada, esto tienen que hacer y esto no” (Encargado de Archivo, RM).


· “Falta un interlocutor válido, lamentablemente, mi experiencia con Archivo Nacional, no es buena, comenzamos a trabajar desde el 2009 con ellos, desde antes de la ley de Trans-parencia, y no hemos llegado a ninguna cosa clara”.

· “En nuestro caso nos ha ayudado la Comisión de Probidad y Transparencia a través del PMG”.

· “Cuando escuché que el Consejo de Transparencia estaba viendo el tema, dije, ahora se suma otro personaje más, dentro de un tema en donde no sabemos quién es nuestro interlocutor válido. Y el interlocutor, que nuestro modo, debiese ser el Archivo Nacional” (Encargado de Archivo, RM).

· “Necesitamos primero tener una claridad de cuáles son las normas que nos rigen en el tema de Archivística, partiendo por ahí, por eso digo que no tengo un interlocutor válido, porque cuando yo hablo con Archivo Nacional, ellos me entregan algunas normativas dentro del año 29, pero también están las normativas de Contraloría, que son las que nos regirían más en el tema de eliminación” (Encargado de Archivo, RM).

· “Los abogados tampoco saben, porque nosotros estamos igual que todos, necesitábamos un manual para eliminación de documentos, y estamos un año, porque un abogado dice una cosa, dice otra, por ejemplo, nosotros le decimos que el papel lo vamos a eliminar, y una abogada dijo, ¿pero qué vamos a hacer con el papel triturado? Y vamos a perder tiempo en eso, porque le van a hacer la consulta a la Contraloría” (Encargado de Archivo, RM).

· “Nosotros tenemos un buen apoyo y casi no lo ocupamos, pero cuando hay dudas, hay que mandarle a la Asociación Chilena de Municipalidades, consultarles de todo, yo por lo menos tengo dudas y no tenemos asesor jurídico tampoco, tenemos uno externo, pero no está dis-ponible cuando tú lo necesitas, cuando está el problema, él no está disponible físicamente, está telefónicamente, pero nos sale mucho más fácil con el abogado de la Asociación” (Encargado de Archivo, IV Región).

· “Nosotros en el hospital, tenemos hace un año una abogada, pero ella está como recién metiéndose en el tema, hay casos en los que me da respuestas, pero yo igual le mandé la resolución de qué destruía y qué no, entonces ella me dice, lo estoy viendo, porque tengo que verlo con la ley, pero ahí estamos en espera todavía” (Encargado de Archivo, IV Región).

También se puede reconocer el problema de la dotación de personal y su capacitación, identificándose además la falta de oferta de capacitación en archivística orientada a las instituciones del Estado, sumada a la falta de oferta en regiones:

· “Creo que debería haber formación para archivos públicos, pero no hay, porque no se ma-nejan de la misma manera que los privados. Tenemos un dictamen de la Contraloría que nos dice como eliminar, por ejemplo, y hay tremendos vacíos en cuanto al tema de la eliminación, no tenemos orientación en qué deberíamos capacitarnos” (Encargado de Archivo, RM).

· “Yo necesito capacitación, porque no tengo formación de archivo, ni administración pública, para ser un encargado, que pueda manejar bien el tema en la parte pública, necesito y no sé en qué” (Encargado de Archivo, RM).

· “No hay nadie aquí, no existe (capacitación en archivística en la Región)” (Encargado de Archivos, VIII Región).

· “No me sirve, presencial, porque eso provoca viáticos, pasajes en avión, así no me dan el curso (…) yo necesito algo que me capacite por correo y rendir todo on line” (Encargado de Archivo, VIII Región).


Además se presentan las carencias en cuanto a dotación de material para desempeñar el trabajo diario:

· “El tema de los empastados, nosotros cotizamos, porque nosotros la oficina de partes y archivo, los tenemos separados, pero nosotros no tenemos presupuesto, no existe el pre-supuesto, yo dependo de la Subdirección Administrativa, la Oficina de Partes depende de la Dirección, ellos dicen, somos dependencia de ellos, pero ni siquiera aparecemos en el organigrama, somos inexistentes” (Encargado de Archivo, RM)

· “Tener un buen sistema, tener buena fotocopiadora, buen scanner e implementación” (Encargado de Archivo, VIII Región).

· “Y disposición de parte de la jefatura, porque me cuesta demasiado, ahora le he rogado pidiendo un timbre, tan simple como que diga: copia fiel del original, desde el año pasado que estoy pidiendo eso, toda vez que me envían un documento, yo debería extenderlo mediante un documento, entregar la copia y colocarle a eso, copia fiel del original y que lo archive”. (Encargado de Archivo, VIII Región).

Por último, pero en primer lugar en cuanto al orden en que emergen las problemáticas se encuentra la problemática del espacio físico: “Lo primero que hay que tener es el espacio físico para guardar los archivos” (Encargado de Archivo, VIII Región).

6.10 LEY DE TRANSPARENCIA

Respecto de la creación de la Ley de Transparencia, si bien se reconoce su importancia en cuanto al realce que se le dio a la labor de archivos, se solicita que la ley dote a los archivos de herramientas para asegurar su cumplimiento:

· “Hace 6 años se tomó mucha más conciencia del tema de archivos, cuando apareció la ley, y los documentos tenían que estar disponibles porque eso podía acarrear una multa para la autoridad, inmediatamente se creó la conciencia, que nos permitió crear infraestructura, tenemos en el tercer subterráneo del edificio, tenemos nuestras dos salas de archivo, una para documentación oficial y otra para documentación de gestión interna” (Encargado de Archivo, RM).

· “Por la ley de Transparencia, de nuevo el tema de archivos empezó a tener mayor realce. Cuando salió la ley de Transparencia, teníamos un archivo que no se le daba la importancia que tenía, al año siguiente se solicitó presupuesto, en base a la ley de Transparencia, para contratar un archivista, para generar un espacio, para mostrar un espacio donde guardar los archivos, y a raíz de las distintas solicitudes, que en un principio costó y no cumplimos con los plazos para responder porque los archivos no estaban disponibles, se comenzó a trabajar en ese tema” (Encargado de Archivo, VIII Región).

· “El impacto que vi en la ley de Transparencia, en lo que respecta al hospital, en la OIRS, en la implementación de la OIRS, en dar respuestas a los reclamos, sugerencias, eso está muy implementado con un sistema, está muy completo, pero si me preguntas por la parte de archivo, todavía espero que me digan algo” (Encargado de Archivos, IV Región).

· “Yo creo que impactó, porque el Alcalde es responsable de tener toda la información, en-tonces hay una dedicación mayor de que se cumplan las cosas, partió la ley, lo malo es que todas las leyes parten sin presupuesto, sin mirar en que terreno van a chocar, se suponía que primero deberíamos haber reforzado el personal, los implementos, y después vamos exigiendo, aquí no, las cosas son la revés, nos demoramos un par de años y recién tomar el curso normal de lo que requiere” (Encargado de Archivo, IV Región).


6.11 LEY DE ARCHIVOS

Además se plantea la necesidad de con una Ley de Archivos, aunque no hay consenso sobre el tema. Se plantea, por una parte, que una Ley de Archivos puede ser un instrumento muy rígido, y por otra que se requiere de dicha rigidez para poder uniformar el modo de operar con los archivos. Esta situación queda reflejada en las siguientes opiniones:

· “Crear una ley de archivos no creo que sea la solución para el país, una ley de archivo creo que es algo demasiado rígido, imagina que pongamos el concepto que estamos hablando aquí, si es oficina de partes es sinónimo de archivo o si se complementan o no, o van por caminos separados, la decisión que se tome en esa ley, va a tener que permanecer por años, porque en ningún momento se va a poder modificar, porque necesitas convocar a todos los parlamentarios, a la presidencia, no sé que más, para poder modificarla, para mover una coma, necesitas convocar a demasiadas organizaciones, y creo que el país necesita una cosa más flexible, creo que lo que se requiere es una normativa, tal vez, a través de alguna otra ley, que permita la existencia de un reglamento” (Encargado de Archivo, RM)

· “Si lo hacemos en una ley y a los legisladores se les va una coma, vamos a quedar amarrados a una ley” (Encargado de Archivo, RM).

· “Creo que lo que se necesita es un “reglamento” y un reglamento dinámico, de acuerdo a ciertas directrices” (Encargado de Archivo, RM).

· “No estoy de acuerdo, creo que es necesaria una ley de archivo, ¿sabes por qué? Porque creo que justamente esa flexibilidad es la que nos ha llevado a que cada uno de nosotros tenga diferentes realidades. Es necesario contar con una alimentación común, y creo que eso nos permite una ley, la ley se desprende en Decreto y después en reglamento, y creo que podría solucionarse más específicamente, con que ese reglamento determine que cada Ministerio o cada Subsecretaría, cree su propio reglamento interno, creo que de alguna manera el chileno, por características culturales, funciona a nivel punitivo por una parte, creo que es también concurso, pero tanto los recursos y los derechos y deberes están claros, creo que cada uno va a saber cómo tomar sus realidades y va a saber aplicar las medidas necesarias para poder solucionar su tema” (Encargado de Archivo, RM)

· “Funciona todo si existe un castigo o una norma que diga: si usted no hace esto, va a pasar esto otro, creo que por eso también ha funcionado la ley de Transparencia” (Encargado de Archivo, RM).


7. Hallazgos fase cualitativa

De este modo, se ha podido identificar distintos niveles de avance dentro de la administración de documentos en los archivos institucionales, así como distintas maneras de organizar los archivos. Es necesario hacer notar que, si bien se seleccionó a los entrevistados que pertenecieran a organismos con un gran nivel de avance respecto de la administración de archivos, se manifiesta un alto nivel de desconocimiento y confusión sobre la gestión de archivos en organismos públicos.

Un tema especial lo conforma la compleja relación entre el Archivo Institucional y la Oficina de Partes, no existiendo consenso respecto de las funciones de cada una ni de la manera en que deben organizarse. Sin embargo, este tema es más señalado en la Región Metropoli-tana, lugar en que el desarrollo de la gestión de los archivos ha alcanzado un punto en que es posible discutir sobre las necesarias diferencias entre estas dos unidades. En el caso del resto de las regiones la situación es más precaria, siendo un tema que aún no emerge en el discurso de los encargados de archivo. A esto se suma la estrecha relación que existe entre estas entidades: Archivos y Oficina de Partes, y el encargado de Transparencia, mez-clándose tres funciones, muchas veces en una sola. Es así como la entrega de directrices en este sentido es un tema crucial para guiar la estructuración de los archivos institucionales.

Respecto de procesos como eliminación, transferencias al Archivo Nacional y digitalización, existe mucho desconocimiento de parte de los Encargados de Archivo, lo que se agudiza al no sentir la presencia de un ente oficial al cual consultar. No hay claridad respecto de cuáles son los documentos que deben ser almacenados, por cuánto tiempo ni en qué condiciones. Luego, en el caso de las transferencias, no se sabe qué debe ser transferido al Archivo, ni cuál es el procedimiento para hacerlo. En algunos casos, además, para la institución son relevantes documentos que para el archivo no lo son, por lo que las transferencias implican “desarmar” expedientes que pierden el sentido si son desmembrados. En el caso de la di-gitalización, los procesos que se han llevado a cabo no son sistemáticos, y en la mayoría de los casos corresponden a respaldos de documentos en papel. El uso de firma electrónica, por ejemplo, no está extendido, ni siquiera dentro de una misma institución. Esta situación de desconocimiento es más severa en regiones que en la región Metropolitana y en muni-cipios que en servicios públicos.

De manera transversal se pueden apreciar carencias respecto de la importancia que cada organización asigna a sus archivos, así como respecto de los recursos financieros con los que los archivos cuentan, en cuanto a disponibilidad de lugares físicos, materiales, capa-citación y personal. Un punto especial lo constituye la necesidad de capacitación, puesto que no se requiere sólo de recursos, sino de una oferta especializada y disponible a lo largo del país. La lucha por situar al archivo en una situación mejor dentro de la estructura or-ganizacional de cada institución es percibida como una lucha personal, que depende de la situación y capacidades de cada encargado de archivo. Es así como las diferencias entre las instituciones de la Región Metropolitana y el resto de las regiones se agudiza, así como se pauperiza la situación de los municipios. Aspectos básicos como la consideración de un espacio físico para el archivo en el diseño de los edificios institucionales no es un tema resuelto, así como tampoco la destinación de presupuesto fijo y asegurado para las labores de archivo. A esto se suman las diferencias propias de la centralización en nuestro país, que redundan en situaciones como la carencia de oferta de capacitación en archivística fuera de la Región Metropolitana. Todo esto contribuye a mantener las malas condiciones para la mantención de los archivos institucionales.

857. HALLAZGOS FASE CUALITATIVA

Un punto especial lo constituye la necesidad de contar con un sistema automatizado de manejo de archivos. Si bien esto es reconocido en todas las regiones en las que se trabajó, es mucho más fuerte la necesidad fuera de la Región Metropolitana. Esto es debido al bajo nivel de desarrollo de la gestión de archivos fuera de la zona central y al desconocimiento respecto del recorrido de los documentos dentro de la institución. La existencia de diversos archivos de gestión independientes y no relacionados entre ellos hace que sea en extremo necesario contar con un sistema que informe respecto de la existencia, recorrido y locali-zación de cada documento.

Se reconoce un impacto en la gestión de archivos a partir de la promulgación de la Ley de Transparencia, sin embargo, también se reconoce un déficit en términos de los apoyos generados para implementar y hacer cumplir la Ley. En este sentido, se manifiesta la ne-cesidad de contar con una Ley de Archivos, asociada a un presupuesto, que permita homo-geneizar la manera en que los archivos del Estado son administrados. Sin embargo, no hay acuerdo respecto de la forma que debiera asumir esta ley ni respecto de cuanta flexibilidad debe permitir.

En términos generales, llama la atención las grandes diferencias que se pueden hallar entre las condiciones de los archivos en la Región Metropolitana y las demás regiones, así como la precaria situación, en términos de recursos e información, de los municipios.


8. Conclusiones

A partir de la información obtenida en las etapas cuantitativa y cualitativa del estudio, es posible elaborar algunas conclusiones en temas de caracterización y gestión de los archivos de las instituciones públicas en Chile.

8.1 CONCLUSIONES

En el caso de las conclusiones generales se han identificado los principales ejes analíticos caracterizando los mismos e identificando las principales tendencias y segmentos, las que se presentan en función de las áreas temáticas relevantes de la encuesta:

1. Recursos humanos: Los recursos humanos constituyen la piedra angular de todo desarrollo organizacional. En este sentido, de los análisis de la fase cuantitativa, es posible obtener algunas conclusiones.

a) Un 35% de los encargados de archivo encuestados, pertenece al estamento profesio-nal. La diferencia en el nivel profesional de dichos encargados es notoria entre la Región Metropolitana (49%) y las regiones del país (22,7%).

b) El 41% de los encargados de archivos no tiene ningún nivel de formación en materias archivísticas. Esta situación podría explicarse por lo siguiente:

(1) Inexistencia de políticas de desarrollo de conocimientos y competencias del per-sonal de archivo, sólo un 14,7% cuenta con ella.

(2) Carencia de descripciones de cargo. De acuerdo a los datos obtenidos en el análi-sis cuantitativo, el 39,5% de las instituciones públicas dispone dichas descripciones.

(3) 35,3% de los Jefes de Servicio declaran contar con una planta de personal definida para los archivos institucionales.

(4) Ausencia de manuales, políticas y procedimientos explícitos conocidos por todo el personal de archivo, el 34,7% de los jefes de servicio señala que cuenta con este material.

c) La formación profesional de quienes se desempeñan en los archivos son mayormente ingenieros (18,5%), abogados (16,7%), administradores públicos (15,9%) y bibliotecarios (14,8%) institucionales, son mayormente Ingenieros, Abogados, Administradores públicos y bibliotecarios.

d) La media de funcionarios que trabajan en los archivos institucionales encuestados es de un 19 ,4 persona con dedicación parcial a la funciones de sus archivos, versus un promedio de tres personas con dedicación exclusiva.

e) El conocimiento de los encargados de archivo de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, es de un 72,3%, mientras el conocimiento de normativa ar-chivística en temas tales como cuadro de clasificación es de un 43,5%, transferencia al archivo nacional un 34,5% y tablas de retención documental un 20,3%. El conocimiento de las normas de descripción archivística se declara con un 82,6% de desconocimiento.

878. CONCLUSIONES

f) En la fase cualitativa, se detecta la necesidad de capacitación en materias archivística a nivel nacional. Lo anterior es crucial, sobre todo ante la práctica de incorporar al archivo a funcionarios trasladados de otras áreas del servicio, que no cuentan con la preparación debida ni el perfil requerido.

g) El personal administrativo y técnico que se desempeña en los archivos posee un co-nocimiento avanzado en: sistemas operativos (44,2%), Software ofimático (word, Excel, power point) (37,7%) e Internet (32.6%)

h) La formación en informática encargado de Tecnologías de la Información y la Comu-nicación, posee un 58% de profesionales y un 18% de técnicos, superando el grado de profesionalización existente en los Encargados de Archivo.

2. Fondos documentales:Los fondos documentales de las instituciones públicas representan la principal memoria histórica de la institución. Desde esta perspectiva, algunos elementos interesantes de re-levar son los siguientes:

a) El formato papel continúa siendo el soporte fundamental en uso en los archivos públicos en Chile, un 96,9% declara poseerlo. El formato electrónico se encuentra mencionado como el segundo soporte de los documentos de los archivos institucionales con un 61%.

b) Un 25,8% de las instituciones encuestadas declara que las comunicaciones recibidas como oficios, cartas y solicitudes, se ubica como la cuarta serie documental más utilizada.

c) Dado que el papel es el principal soporte de la documentación en los archivos de las instituciones encuestadas, se destaca que el 50% de los encargados de archivos califica el estado de los documentos en el rango regular o malo. Al analizar la situación a nivel regional un 56,1% de la documentación almacenada es calificado por los encargados en estado regular y un 5,7% como malo.

d) Las series documentales que se utilizan más frecuentemente en los archivos públicos en Chile son: Oficios (35,8%), Resoluciones Exentas (30,6%) y Decretos (25,8%). Esta identificación, es necesaria para la normalización de estas series.

3. Infraestructura física:La infraestructura física disponible en los archivos públicos representa un elemento fun-damental que permite garantizar de mejor forma la conservación de los documentos. Los datos obtenidos en la fase cuantitativa permiten concluir:

a) El 73,2% de los Jefes de Servicios encuestados, declaran como principal debilidad la infraestructura física como inadecuada.

b) En relación a las condiciones estructurales de los depósitos, un 58,4% de los encar-gados de archivo señalan que la loza es adecuada para el peso de los documentos, un 57,1% señala que la red eléctrica está en buen estado y un 54,5% indica que la red de agua potable se encuentra en buenas condiciones. Un 47,4% de los encuestados señala que pisos, muros, techos, puertas y pinturas no son incombustibles.

c) Con respecto a las condiciones medioambientales, éstas no son las más adecuadas, de acuerdo a los estándares recomendados en estas materias, sólo entre un 22 y un 42% de las instituciones cuenta con las condiciones mínimas recomendadas.

d) El espacio físico para el almacenamiento de documentación se aprecia como el tema más crítico en la gestión de los archivos, tanto en almacenamiento actual como futuro (sólo el 17% señala tener espacio para soportar el crecimiento de las colecciones);


lo que indudablemente puede afectar procesos de preservación y conservación de la documentación.

e) Ante eventos de siniestro de diversa naturaleza, un 61,9% de las instituciones no disponen de planes de contingencia para sus archivos. Un 19,7% de las instituciones declara que sí posee planes de esta naturaleza.

f) El 56,1% de los encargados de archivos encuestados declaran que cuentan con medidas de control de acceso al depósito.

4. Tecnologías de la información y la comunicación:Un 98,2% de los encuestados responden contar con computador, 94,5% con escáner y 93,7% con impresora.

Con respecto a las herramientas de recuperación de documentos, un 28,1 % de los archivos encuestados utiliza algún sistema de gestión de documentos y un 45,2% planillas electrónicas.

a) Con respecto al nivel de conocimiento en Software de gestión de archivos por parte del personal que trabaja en los archivos, los encargados de archivos encuestados con-testan que un 20% tienen nivel avanzado, 15,8% intermedio, un 6,5% básico y 57,8% no responde/no sabe.

b) En un 40,7% de los casos se han desarrollado procesos de digitalización de archivos. En cuanto al manejo de documentos electrónicos de acuerdo a la Ley de Documentos Electrónicos, esto se da en el 40% de los casos.

c) En relación al manejo de firma electrónica, el 34,8% de los Encargados de Tecnolo-gías de la Información y la Comunicación declara que se maneja de acuerdo a la Ley de Documento Electrónico y Firma Electrónica.

5. Procedimientos y normativas: La caracterización de procedimientos y normativas existentes en los archivos públicos permite conocer el grado de maduración de los mismos. Al respecto las principales conclusiones que se pueden observar, son las siguientes.

a) La gran mayoría de las instituciones públicas no dispone de un cuadro de clasificación (53%).

b) Con respecto a la existencia de normas, políticas o instructivos creados específica-mente por la institución, un 46,6% dice tener normas con respecto al acceso y seguridad de los documentos y un 40,3% señala poseer normas o políticas sobre eliminación de documentos. Bajo el 40% se encuentran políticas de conservación, criterios de ordenación de documentos y digitalización.

c) Sobre los aspectos más destacables, un 72,3% tiene conocimiento sobre la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, sin embargo, en normativas de carácter técnico archivístico, tales como cuadros de clasificación y tablas de retención documental, entre otros, se detectó un nivel menor de conocimientos, bajando incluso hasta poco más del 10%. Con respecto al cuadro de clasificación utilizado, el más común es el orgánico – funcional (17%).

d) Un 32 % de instituciones disponen de documentos secretos o reservados. De este total un 13% declara que el tratamiento de este tipo de documentación (confección y publica-ción de índice y administración) no se ajusta a lo establecido en la Ley de Transparencia y un 32% responde no sabe/o responde.

898. CONCLUSIONES

e) Es relevante destacar que el 50,7% de los organismos públicos que realizan procesos de eliminación de documentos no da cumplimiento a las normativas vigentes, tales como la elaboración de un acta de eliminación y la resolución respectiva firmada por el Jefe de Servicio y un 12,3% responde: no sabe/no responde.

f) De los resultados obtenidos en la fase cualitativa, se hace evidente la falta de limita-ciones de las funciones entre la oficina de partes y los archivos institucionales. En efecto, se evidencia que las instituciones que carecían de un archivo, tendían a traspasar a la oficina de partes funciones que le son propias al archivo.

g) Fundamentalmente en la fase cualitativa, los entrevistados manifestaron la necesi-dad de contar con un ente rector nacional que cumpla un rol central en la definición de políticas, procedimientos y elaboración de propuestas legislativas.

h) Un tema preocupante es el porcentaje de instituciones que no ha realizado procesos de transferencia de documentación al Archivo Nacional, dando incumplimiento a lo es-tablecido en D.F.L. Nº 5.200 de 1929. La existencia de documentación que podría reunir condiciones para ser transferidas queda en evidencia al analizar los datos recolectados en la fase cuantitativa correspondiente a los años de inicio de los documentos de archivo existentes en los organismos públicos. Al respecto, es interesante señalar que en las entrevistas realizadas a los encargados de archivos, se mencionó las dificultades econó-micas que deben enfrentar los Servicios para cumplir con los procedimientos establecidos para la transferencia al Archivo Nacional y las dificultades asociadas para el traslado de los documentos desde regiones. Sin embargo, al abrir el proceso de transferencia, nos encontramos con realidades muy diferentes por tipo de Organismo Público Las subse-cretarías señalan, en un 68,4%, haber efectuado transferencias al Archivo Nacional en los últimos cinco años, mientras que un 15,6% del resto de los servicios públicos han realizado dicho proceso en el mismo período de tiempo. j) En un 28% de los casos existe planificación que establece transferencias al Archivo Nacional, cifra que aumenta a un 68,4% en el caso de las Secretarías y a un 15,6% en el caso de los servicios públicos. Respecto de las transferencias ya realizadas, durante los últimos 5 años, sólo en un 23% de los casos se han llevado a cabo.

6. Gestión:Los aspectos de gestión considerados en la fase cuantitativa han permitido visibilizar datos de gran interés para la futura planificación de iniciativas en el ámbito del desarrollo de una política de archivos a nivel nacional. Entre estos se pueden relevar:

a) En cuanto a la cantidad de dinero invertida en distintos aspectos de las organiza-ciones, la inversión más grande se ha hecho en remuneraciones, con una media de 61 millones, durante el año 2011. Luego encontramos la inversión en infraestructura, con 12,9 millones en promedio, y a continuación en tecnología asociada al archivo, con 35,7 millones, en tres años, es decir, un promedio de 11,9 millones anuales. La inversión más baja se da en capacitación.

b) Un 29,6% de los archivos públicos no dispone de registros de atenciones. Por otro lado, un 74,7% de las instituciones encuestadas declara que no existen mediciones de satisfacción de usuarios.

c) Un 35,8% de las instituciones maneja indicadores sobre el número de documentos existentes, un 25,8% conoce cuantos documentos han eliminado y un 17,4% tiene conocimiento de la cantidad de metros lineales disponibles para almacenamiento de documentación.


d) Al momento de analizar la principal causa para denegar el acceso a la documentación, un 25,4% de las instituciones declara que no ha sido posible localizarlos, un 20,1% indica que son secretos o reservados y un 14,4% que fueron eliminados por un proceso interno.

e) El grado de importancia que le asignan los Jefes de Servicio a la gestión de archivos en relación a otras áreas de gestión de la institución contrasta fuertemente con la percepción de los encargados de archivos con respecto a las condiciones en que se encuentran los archivos institucionales.

f) La percepción de un 50% de los Jefes de Servicios con respecto al funcionamiento de los archivos institucionales es buena o muy buena. Y sólo 13,3% es considerado deficiente. Junto con esto, el 91% de los jefes de servicio declara que la importancia de la gestión de archivo, en el marco de la ley de transparencia es alta o muy alta.

g) Los Jefes de Servicios encuestados señalan que un 39,5% cuenta con descripciones de cargo de personal de archivo y un 35,5% con una planta definida para los archivos institucionales.

8.2 CONCLUSIONES GENERALES

1. Existen diferencias importantes por tipos de institución y por ubicación geográfica. Se destaca la diferencia entre las Subsecretarías y otros servicios públicos, los primeros se-ñalados se encuentran en mejores condiciones de desarrollo.

2. En el estudio cualitativo, se levanta la necesidad de definir claramente las funciones de una oficina de partes y de un archivo.

3. Falta de personal especializado en archivística y dado las diferencias presentadas en regiones, es necesario analizar un plan de capacitación a nivel nacional.

4. Desconocimiento de normas, procedimientos archivísticos y aplicación de los mismos versus manejo de la Ley de Acceso a la Información Pública. En general, se detecta un menor conocimiento de materias archivísticas, en temas tales como: tablas de retención, cuadro de clasificación, transferencia, etc. y software de archivos.

5. En cuanto al cumplimiento de normativas en materia de archivos, tan importantes como la eliminación de documentos y la transferencia de los mismos al Archivo Nacional, la ma-yoría de los organismos públicos, no cumplen con lo estipulado en la forma y en los plazos, sin embargo existen diferencias entre ellos, destacando el grado de cumplimiento de las Subsecretarías con respecto al resto de las instituciones. En cuanto al cumplimiento de lo establecido en la Ley de Acceso a la Información Pública, con respecto a los documentos secretos y reservados, la mayoría señala que cumple con lo señalado en la ley.

6. La mayoría de los documentos existentes en los archivos de los organismos públicos, están en formato papel, un 97% de los encuestados declaran tenerlos; en su mayoría, son declarados en estado regular o malo. Existen, sin embargo, un 61% de documentos en formatos electrónicos.

7. Las series documentales más utilizadas en estos organismos son: oficios, resoluciones exentas y decretos.

8. En la fase cualitativa del estudio, se revela la necesidad de contar con un mayor número de archivos regionales del Archivo Nacional, para facilitar los procesos de transferencia y capacitación, entre otros.

918. CONCLUSIONES

9. El aspecto más débil de la infraestructura disponible en archivos, es la capacidad de almacenamiento presente y futuro. Las condiciones medioambientales tampoco cumplen con los requerimientos para los archivos. Se señala además, la carencia de planes de con-tingencia frente a siniestros.

10. Falta de desarrollo de herramientas tecnológicas en los procesos archivísticos, uso de firma electrónica y documentos electrónicos.

11. En términos de gestión, carencia de políticas asociadas a los recursos humanos, indica-dores y asignación de recursos financieros, como asimismo, la falta de participación de los Encargados de Archivos, en planificación y presupuestos de la gestión de archivos.

12. Existen carencias financieras en el desarrollo de los archivos que involucra: recursos humanos, infraestructura física, tecnologías de la información y la comunicación y todos los aspectos que involucren gastos e inversión en gestión y desarrollo de los archivos.

13. Falta de difusión de los archivos institucionales al interior de los órganos de la adminis-tración pública y a los ciudadanos.

14. Al consultarle a los Jefes de Servicios sobre los planes de desarrollo para los archivos de su dependencia, para el período 2012-2014, señalan como principales áreas de desarro-llo las correspondientes a: capacitación, tecnologías de la información y la comunicación, digitalización e infraestructura física, coincidiendo con las que presentan mayor déficit.


ANEXOS

9. Anexo: Metodología de trabajo

9.1 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN FASE CUANTITATIVA

Para el cumplimiento de los objetivos del estudio se aplicaron tres instrumentos estructu-rados a los órganos de la administración del Estado, a tres perfiles diferentes: en primer lugar el Jefe del Servicio en cuestión, y luego los especialistas, que se dividen en dos tipos: el encargado de archivo y el encargado de Tecnologías de la Información y la Comunica-ciones del servicio.

9.2 ENCUESTA WEB PARA LOS JEFES DE SERVICIO

ObjetivoObtener datos e información relativa a la gestión y planificación de las actividades del archivo, así como de las características del personal relacionado con el archivo.

DirectricesDe manera general las principales dimensiones cubiertas en el levantamiento de información se sintetizan en las Tablas de operacionalización que son la base para la construcción de los respectivos instrumentos de levantamiento de información.

Dimensiones de la encuesta y sus objetivos

Identificación: Levantamiento de datos de contacto incluyendo organismos al cual pertenece.

Recursos Humanos: Identificar elementos centrales en la administración de los recursos humanos, que se desempeñan en los archivos del Servicio.

Gestión: Identificar cómo se ve reflejado el archivo, en la planificación, presupuesto y visión de desarrollo de la Unidad Administrativa.

959. ANEXO: METODOLOGÍA DE TRABAJO

TABLA DE OPERACIONALIZACIÓN CUESTIONARIO JEFE DE SERVICIO

A continuación se presentan las dimensiones de la encuesta y los indicadores a construir.

OBJETIVOS GENERALES

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DIMENSIÓN CONCEPTOS INDICADORES

Identificar al contacto

Identificar:

Datos personales del contacto

Datos corporativos del contacto

Identificación de la unidad

administrativa

Datos de Contacto

Datos unidad administrativa

NombreCorreoFono

Número de personas que contestaron la encuesta por

estamento

Identificar la unidad

administrativa

Identificar:

Datos de la unidad

Identificación del tipo de Órgano de la administración

del estado

Datos de la unidad

administrativa

NombreDependencia

jerárquicaDependencias subordinadas

Porcentaje por Tipo de organismo

Identificar políticas para

los RRHH del archivo

Identificar la existencia de:

Planta definida para el archivo

Descripciones de cargo del personal de

archivo

Política de desarrollo de

conocimientos/competencias del personal

Manuales, políticas y

procedimiento explícitos y conocidos por todos

Políticas para RRHH

Porcentaje de existencia de:Planta para

archivo

Descripciones de cargo

Política de desarrollo de capacitación

Manuales y procedimientos

Confirmar la Existencia de indicadores de Gestión

Existencia o inexistencia de:

Servicios

Organización documental

Fondo documental (tasa de crecimiento,

eliminación, etc.)

Transferencias


Existencia de indicadores

de Gestión en los archivos en las áreas de:

Servicios


Fondo documental

Transferencias


OBJETIVOS GENERALES


Identificar inversión y

gasto en gestión de archivos

Identificar la inversión en M$ en la gestión de

archivos en:

Remuneraciones

Capacitación

Infraestructura

Tecnología

PresupuestoDistribución del

presupuesto

Distribución de la inversión y el gasto en

la gestión

Montos promedios por:

Remuneraciones

Capacitación

Infraestructura

Tecnología

Identificar el tipo de asistencia

técnica externa contratado por

los archivos

Identificar por tipo de servicio

externo

Externalización de servicios

Digitalización

Almacenamiento (Bodegas)

Repositorios (Almacenamiento

documentos electrónico)

Descripción documental

Seguridad

Restauración

Tipos de servicios

externalizados

Porcentajes de tipos de servicios

externalizados

Identificar las debilidades

en el Servicio en la gestión de archivos

Medir las debilidades existente en el Servicio

Gestión

Personal

Competencias profesionales

Tecnologías

Recursos presupuestarios

Porcentaje de distribución en las debilidades existentes en:

Personal

Competencias profesionales

Tecnologías

Recursos presupuestarios

Identificar la importancia,

que se le asigna a la gestión

de archivos en el marco del

cumplimiento de la ley de

transparencia

Medir la importancia de los archivos en

el cumplimiento de la ley de

transparencia

Ley de transparencia

Porcentaje de importancia que

se le da a los archivos para el cumplimiento

de la ley de transparencia

Identificar la importancia

de la gestión de los archivos en los Servicios públicos, dentro

de la gestión del Servicio

Ordenar por importancia los ámbitos de Gestión del Servicio

Orden de importancia de

los de la gestión de los archivos en los Servicios

Públicos


OBJETIVOS GENERALES


Identificar planes de

desarrollos futuros

Planes de desarrollo

para los años 2012-2014

Planificación estratégica

a futuro

Porcentaje de existencia de:Capacitación del personal

Implementar un sistema de gestión

automatizada de archivo

Contratar nuevo personal

Implementar/Ampliar

infraestructura física

Mejorar infraestructura

tecnológica (Redes, software

y hardware)

Proyectos de digitalización

Proyectos de difusión y

vinculación con el medio


9.2.1. Formato de encuesta Jefe de Servicio


9.3 ENCUESTA WEB A LOS ENCARGADOS DE ARCHIVO

ObjetivoDeterminar la organización, trazabilidad, descripción y sistematización de la documentación dentro de la Institución.


Identificación: Identificar datos de contactos y de la unidad administrativa.

Recursos Humanos: Determinar las competencias y funciones del personal relacionado con la gestión documental.

Fondos documentales: Diagnosticar la situación de los fondos documentales en diversos organismos públicos, así como los diversos soportes de documentos de archivos que se manejan al interior de los archivos públicos.

Organización documental: Identificar la organización documental.

Infraestructura: Evaluar las condiciones de calidad, seguridad y gestión existentes para el almacenamiento de los documentos en distintos tipos de soporte (depósitos y repositorios).

Servicios: Caracterizar tipologías de usuarios y nivel de satisfacción.

TABLA DE OPERACIONALIZACIÓN CUESTIONARIO ENCARGADO DE ARCHIVO


OBJETIVOS GENERALES




Datos de Contacto

Nombre, correo, cargo, fono, página web

Género del encuestado

Estamento al cual pertenece el encuestado

Formación archivística


estamento

Porcentaje por Género de los encuestados

Porcentaje por tipo de estamento

que contesta la encuesta

Porcentaje por tipo de formación

archivística de quién contesta

la encuesta


OBJETIVOS GENERALES



administrativa

Datos de la unidad

Datos de la unidad

administrativa

Órgano de la Administración

del Estado

Región, Comuna

Tipo de organismo

Nombre del organismo

público

Porcentaje por región y comuna de las unidades

Porcentaje por tipo de organismo

Clasificación de la unidad

Unidades dependientes

Número de unidades

dependientes

Porcentaje por clasificación de la unidad

Porcentaje de organismos públicos con

unidades dependientes

Número de unidades

dependientes

Identificar aquellos

factores que determinan

el trabajo del personal de

archivos

Caracterizar la situación laboral

del personal de archivos

Perfil ocupacional

RRHH

Competencias RRHH

Estamento

Tipo de especialización

Dedicación laboral

Procedimientos archivísticos y

normas legales

Conocimiento de programas

o software

Porcentaje de tipo de estamento que

se desempeña en archivos

Porcentaje por tipo de

especialización archivística

Porcentaje de dedicación

laboral exclusiva y parcial a labores de

archivo

Porcentaje de conocimiento de los principales procedimientos archivísticos y

normas legales

Porcentaje de nivel de

conocimiento en programas

o software


OBJETIVOS GENERALES


Diagnosticar la situación

de los fondos documentales

en diversos organismos

públicos

Caracterizar los fondos

documentales del organismo

Fondos documentales

Soportes y dimensionamiento

Origen de los documentos

Cobertura cronológica de

los documentos

Estado físico de los documentos

Medios de almacenamiento

de los documentos

Documentos secretos y reservados

Series documentales más utilizadas

Porcentaje por medios de soporte disponibles en fondos

documentales

Número de metros lineales

destinados a almacenamiento

físico de documentos

Número de unidades

soportados en microformatos

Número de registros

almacenados en formato electrónico

Porcentaje de producción de documentos

según su origen

Porcentaje por rangos de años de inicio

y término de fondos

documentales

Porcentaje de calificación de

estado físico de documentos

Porcentaje por medio de

almacenamiento físico de los documentos

Porcentaje de organismos públicos que

manejan documentos secretos o reservados

Porcentaje de cumplimiento

de la normativa legal vigente con respecto

a documentos secretos o reservados


OBJETIVOS GENERALES


Porcentaje de series

documentales más utilizadas

Identificar la organización documental

Caracterización de los procesos de organización

documental

Gestión y organización documental

Tipo de cuadro de clasificación

Transferencia y eliminación de

documentos

Procedimientos documentados

por proceso

Herramientas archivísticas

Políticas

Cuadro de clasificación

Sistemas de clasificación

Medio de recuperación de

documentos

Transferencia

Eliminación

Cumplimiento de normativa

Porcentaje por tipo de procesos

documentado a través de

manuales de procedimiento


herramientas de tipo archivístico

utilizados en archivos

Porcentaje por áreas

archivísticas con existencia

de políticas

Porcentaje por tipo de cuadro

de clasificación utilizado

Porcentaje por tipo de sistemas de clasificación

utilizados

Porcentaje por tipo de medio de recuperación de los documentos

Porcentaje de organismos públicos que han realiza

transferencias de documentos al

Archivo Nacional


han eliminado documentos


han dado cumplimiento a la normativa vigente

en procesos de transferencia y eliminación de

documentos


OBJETIVOS GENERALES


Identificar aspectos de la infraestructura de los archivos

Caracterizar las condiciones de infraestructura

física

Atributos de depósitos de

archivos

Cumplimiento de condiciones estructurales

Cumplimiento de condiciones

medioambientales

Cumplimiento de condiciones

de almacenamiento

Cumplimiento de condiciones de seguridad

Tipología de daños

Porcentaje de cumplimiento de condiciones estructurales

Porcentaje de cumplimiento de condiciones

medioambientales

Porcentaje de cumplimiento de condiciones de

almacenamiento

Porcentaje de cumplimiento de condiciones de seguridad

Porcentaje de daño por siniestro

Identificar factores del servicio de

los archivos

Caracterizar factores respecto

a tipologías de usuarios,

consultas y nivel de satisfacción

en archivos

Usuarios

Causas de denegación de acceso

Satisfacción de usuarios

Mecanismos de consulta

Difusión

Tipo de usuarios

Consultas

Tipificación de causas para

la denegación de acceso

Existencia de mediciones

Nivel de satisfacción

Medio de consulta

utilizado por los usuarios

Existencia de mecanismos de difusión

Porcentaje por tipo de usuarios

que utilizan los servicios de archivo

Número anual de consultas

Porcentaje de causas

reconocidas para denegar acceso

Porcentaje de organismos

públicos en que se dispone de mediciones de

satisfacción ciudadanos

Porcentaje de satisfacción de calidad de servicio


mecanismo de consulta utilizado

por usuarios


realizan difusión


9.3.1 Formato de encuesta Encargado de Archivo


9.4 ENCUESTA WEB A ENCARGADO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

Determinar las condiciones informáticas de soporte para la gestión de archivos.


Identificación: Identificar datos de contactos y de la unidad administrativa

Automatización: Identificar procesos Automatizados.

Infraestructura: Identificar sistemas automatizados para archivos y la infraestructura tecnológica presente en los archivos.

Uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación: Identificar la incorporación de herramientas tecnológicas que brindan soporte a la gestión documental.

TABLA DE OPERACIONALIZACIÓN CUESTIONARIOENCARGADO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN


OBJETIVOS GENERALES




Datos corporativos del contacto

Identificación de la unidad

administrativa

Identificar tipo de formación

Datos de Contacto

Datos unidad administrativa

Nombre

Correo

Fono

Estamento al cual pertenece el encuestado

Género del encuestado

Formación


estamento

Porcentaje por Género de los encuestados

Porcentaje de tipo de formación


administrativa

Datos de la unidad

Identificación del tipo de Órgano de la administración

del estado

Datos de la unidad

administrativa

Nombre

Dependencia jerárquica

Dependencias subordinadas

Distribución por Región y comuna

Porcentaje por Tipo de organismo

Identificar los procesos tecnológicos del archivo

Identificar procesos

Automatizados

Identificar sistemas

automatizados para archivos

Identificar infraestructura tecnológica de

los archivos

Automatización

Infraestructura

Procesos

Sistema de automatizados

Digitalización

Porcentaje de procesos

automatizados

Porcentaje de tipos de sistemas

para archivo

Porcentaje de proyectos de digitalización

Porcentaje de procesos

automatizados

Porcentaje de infraestructura

tecnológica


De este modo, las dimensiones y subdimensiones a abordar con la totalidad de los cues-tionarios son las siguientes:

DIMENSIÓN SUBDIMENSIÓN 1 SUBDIMENSIÓN 2


Fondos documentales

Gestión y organizacióndocumental

Transferencia y eliminaciónde documentos

Asistencia Técnica

Usuarios

Características

Denegación de acceso

Satisfacción

Mecanismos de consulta

Difusión

InfraestructuraAtributos de los

depósitos de archivos

Recursos Humanos

Perfil ocupacional RRHH

Competencias RRHH

Políticas para RRHH

Planificación Estratégica

Presupuesto

Uso de las Tecnolo-gías de la Información y

de la Comunicación

Existencia de Automatización

Características de Infraestructura


9.4.1 Formato de encuesta Encargado de Tecnologías de la Información y la Comunicación


9.5 GLOSARIO UTILIZADO EN LAS ENCUESTAS

Archivo: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. En función del ciclo vital de los do-cumentos pueden ser: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos.

Archivo [dependiente/ local/de gestión/de oficina] Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que reúne su docu-mentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas.

Archivo Central: Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite, y cuando su consulta no es constante.

Archivo Histórico: Dentro del ciclo de vida de los documentos, es el que reúne los documentos que asumen un valor permanente y se ciñen a ser consultados por su valor cultural e informativo para fines de investigación. La conservación de estos documentos es permanente.

Archivo Nacional: Es el archivo constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya juris-dicción abarca todo el territorio nacional. [En Chile, es la institución pública que desde 1927 tiene por misión reunir, conservar y difundir la documentación generada por los organismos de Gobierno, Justicia y Auxiliares de la Administración de Justicia, consignados en el D.F.L. N º 5.200 de 1929].

Clasificación: Operación mediante la cual los documentos producidos y recibidos por una determinada unidad administrativa se van separando, formando conjuntos orgánicos de documentos correspondientes a las actividades desarrolladas por esa oficina.

Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

Cuadro de clasificación: Herramienta orgánico-funcional que permite clasificar las series documentales identificadas, que se basa en las funciones y las actividades de un organismo.

Cuadro de valoración documental: Traducción del análisis de tipología documental a un instrumento técnico que lista las se-ries documentales, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia y disposición final en cada etapa del ciclo de vida de los documentos.

Depósito: conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en una institución.

Documento archivístico: Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y con-servada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.


Documento Electrónico: toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior.

Eliminación documental: Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor ad-ministrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarro-llado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcio-nalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

Fechas extremas: Son aquellas que indican el momento de inicio y conclusión de un expediente, [serie y/o fondo documental].

Fondo: Corresponde a la unidad más grande de organización, el primer nivel de descripción y que a su vez genera el primer y más amplio punto de acceso a los documentos producidos por una institución.

Metadatos: datos que proporcionan información o documentación acerca de otros datos administrados en alguna aplicación o ambiente informática.

Microforma: Término genérico que designa todo tipo de soporte fotográfico (microfilm, microficha, etc.) utilizado para reproducir microimágenes, y que designa también cada uno de los ejemplares realizados.

Ordenación [Documental] Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en esta-blecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas.

Puntos de acceso: nombre, término, palabra clave, grupo de palabras o código que se utiliza para buscar, identificar y localizar una descripción archivística

Repositorios: estructura electrónica donde se almacenan los documentos electrónicos.

Serie documental: Conjunto de documentos con características estructurales en general homogéneas, de actuaciones únicas o secuenciales, normalmente reguladas por una norma de procedi-miento, derivadas del ejercicio de una misma función y realizadas por un determinado órgano, unidad o persona con competencia para ello. [Se distinguen por sus características físicas como mapas, planos, fotografías y /o intelectuales como decretos, actas, minutas, memorándums, resoluciones].

Las series pueden estar constituidas por unidades documentales compuestas o simples. Se entiende por unidad documental compuesta, al conjunto secuencial de documentos producto de una tramitación administrativa o proceso judicial, que sirve como antecedente


y fundamento a la resolución de la autoridad. Estas pueden tomar forma de un expediente administrativo o judicial o de un documento principal con sus antecedentes.

Asimismo, la unidad documental simple corresponde a la unidad archivística más pequeña e intelectual y físicamente indivisible.

Sistema integral [automatizado] de archivos: Es aquel que permite cubrir el ciclo vital de los documentos, desde su fase de tramitación administrativa hasta su definitiva transferencia al Archivo Histórico o eliminación, en forma automatizada.

Soporte: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada (por ejemplo, papel, película, disco duro).

Subfondo: Subdivisiones del fondo, identificadas con la producción documental de las unidades o divi-siones administrativas o funcionales de la institución que produce el fondo. El subfondo es, por tanto, el conjunto de documentos generados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica y funcional. Tabla de acceso y seguridad: instrumento formal de identificación de los derechos de acceso y del régimen de restricciones aplicables a los documentos.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, las cuales se gradúan de acuerdo a sus valores primarios (jurídico-administrativos) y secundarios (históricos).

Transferencia: Proceso de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro, de acuerdo a plazos de permanencia establecidos para la documentación, en cada uno de ellos. También incluye las actividades para transferir documentación con valoración histórica al Archivo Nacional. Órgano de la Administración del Estado [organismo público]: La Administración del Estado estará constituida por los Ministerios, las Intendencias, las Gobernaciones y los órganos y servicios públicos creados para el cumplimiento de la fun-ción administrativa, incluidos la Contraloría General de la República, el Banco Central, las Fuerzas Armadas y las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública, los Gobiernos Regionales, las Municipalidades y las empresas públicas creadas por ley.


9.6 PLAN DE ANÁLISIS FASE CUANTITATIVA

Los siguientes puntos muestran el plan de análisis de los datos:

Etapa 1: Revisión de bases de datos, procesamiento y análisis.

Esta etapa, está destinada a la revisión de las bases de datos que permite caracterizar la población. Inicialmente los datos son trabajados en el programa Excel y luego, para su procesamiento estadístico, se ingresan al programa SPSS.

Antes de comenzar el análisis estadístico de los indicadores, las variables han sido sometidas a un proceso de revisión, que tiene por objeto chequear los rangos de valores asociados a cada variable, la proporción de datos no disponibles y la identificación de inconsistencia internas.

De este modo se han identificado errores en el llenado de ciertas preguntas abiertas como el monto de dinero invertido el año 2011 y el número de archivos según cada tipo con que cuenta la institución. En el primer caso, no todas las cifras están expresadas en millones ni anualmente, lo que ha obligado a hacer las conversiones necesarias. En el segundo caso los caracteres utilizados para las respuestas son alfanuméricos, por lo que se han debido homologar en números. Además, hay casos que se han debido eliminar, como por ejemplo respuestas del tipo: “uno por departamento”, que no permite estimar el número de archivos al no conocer el número de departamentos del organismo.

Una vez finalizado este proceso, se procedió a ajustar el plan de análisis de datos que se expone más adelante, que abarca análisis univariado, bivariado y multivariado. Las variables de control están definidas en función de los objetivos de investigación.

Etapa 2: Análisis descriptivo de los datos

En esta etapa se realizó un análisis descriptivo de la población de estudio que respondió satisfactoriamente a la encuesta (encuestas completas). Respecto de todas las variables incorporadas en el estudio, según corresponda, se efectuaron los siguientes análisis des-criptivos, los que en líneas generales se estructuran considerando lo siguiente:

· Se efectuó para cada variable una descripción estadística univariada, donde se produ-jeron tablas de frecuencias, con sus respectivos histogramas gráficos de barras. Cada variable fue descrita en sus medidas de tendencia central, posición y de dispersión según correspondiera a su nivel de medición.

· Las variables fueron sometidas a un análisis exploratorio para observar la distribución de los datos, determinando las razones de porqué se producen determinados comporta-mientos en las distribuciones. Especial cuidado se tuvo en analizar los rangos de datos vacíos, características de los valores extremos, patrones extraños que pudieran presen-tar los datos y la existencia de variabilidades inesperadas. En los casos necesarios, se procedió a chequear los datos con los entrevistados y a efectuar las transformaciones de manera de prepararlos para análisis posteriores.

· Se generaron tablas con el cruce de dos o variables de manera de poder apreciar las distribuciones porcentuales de una variable cuando se controla por otra variable.


Etapa 3: Análisis de asociación bivariada entre variables

Un estudio de este tipo implica, necesariamente, pasar del nivel puramente descriptivo a uno inferencial, donde poder observar si dos o más grupos de datos, respecto a caracterís-ticas, discrepan en cuanto a su centralidad y dispersión. En definitiva nos interesó probar si existen diferencias significativas como producto de los elementos que componen el estudio.

En este tipo de estudios, hoy en día, se utiliza principalmente el análisis multivariado, puesto que difícilmente se da una situación real donde una sola variable de programa afecte una sola variable, considerada sujeto de impacto; pero a pesar de ello, se deben controlar algunas variables estratégicas, en términos de asociación bivariada. Para ello se elaboró un set de hipótesis que nos indiquen qué variables son consideradas estratégicas.

Con respecto a cada hipótesis, se desarrollaron tablas cruzadas o test de promedios, que permitieron comparar distribuciones efectivas, esperadas, porcentuales parciales y tota-les de las variables comparadas, según fuera el nivel de medición de las variables. Para esto se generaron tablas comparativas respecto de todas las variables de control, donde se visualizaron mediante distribuciones porcentuales, medidas de tendencia central y de dispersión, las mediciones con que se cuenta de manera de poder extraer conclusiones y extrapolaciones comparativas. Se incorporaron en el informe aquellas tablas que presentan relación entre variables.


9.7 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN FASE CUALITATIVA

Tal como se señaló, se trabajó con un instrumento para un perfil específico de entrevistado: una pauta de entrevista grupal para Encargados de Archivo.

A continuación, se caracteriza este instrumento.

9.7.1 Objetivo

Determinar las características de gestión de los archivos institucionales en las respectivas instituciones.

9.7.2 Dimensiones de la entrevista

a. Organización documental: Fondos documentales.

b. Servicios y usuariosMecanismos de consulta.Restricciones de acceso.Difusión.

c. Transferencia y eliminación de documentosTransferencia al Archivo Nacional.Procedimientos de eliminación de documentos.

d. Infraestructura físicaAtributos de los depósitos de archivo.

e. Recursos HumanosPerfil Ocupacional.Competencias.Políticas.

f. Aspectos organizacionalesPlanificación Estratégica.Presupuesto.Coordinación interna.

g. Uso de las Tecnologías de la información y la ComunicaciónÁreas o procesos automatizados.Características de Infraestructura.

h. Normativas y procedimientosLegislación aplicada en archivos.Gestión de los documentos de archivos.Existencia de archivos centrales o intermedios.


9.8 PLAN DE ANÁLISIS FASE CUALITATIVA

El análisis de la información cualitativa estará orientado a caracterizar el discurso predominante en los actores y contextos, para luego elaborar una interpretación global de la información. El análisis de los datos cualitativos -esto es, el análisis de los resultados de la aplicación de las entrevistas semi-estructuradas- implicará el desarrollo de los siguientes pasos:

a) Categorización inicial: En este paso se pretende la búsqueda de propiedades co-munes y el registro de notas conceptuales que sirvan de marco general. El proceso de codificación estimula el descubrimiento no sólo de categorías sino también de sus propiedades y dimensiones del estudio. En esta etapa estará orientada a relevar en los datos recolectados, los indicadores sugeridos en las matrices de variables e dimensiones.

b) Integración de categorías y propiedades. Un segundo paso consiste en organizar de forma creciente la articulación de los componentes buscando su coherencia interna e integración conceptual.

c) Finalmente, el último paso corresponde a la estructuración de un modelo compren-sivo, que se construye a partir de discursos. Con ello se intenta entregar respuestas interpretativas a aquellos aspectos de interés reseñados en los objetivos del estudio.

9.9 TRIANGULACIÓN DE INFORMACIÓN

Como fase final del análisis se triangularon los resultados de las aproximaciones cualitativa y cuantitativa, de modo de poder elaborar un planteamiento que de cuenta de la situación estudiada de modo integrado.


10. Bibliografía utilizada para la elaboración de los cuestionarios

1. CARRERO Gutiérrez, Carlos. Un siste-ma integrado de gestión e información de archivos. En: AABADOM, 2003. Disponible en Web: http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/65_0.pdf

2. CHILE. Comisión de Probidad y Transpa-rencia. Cuestionario de diagnóstico, gestión documental y de archivos en instituciones públicas. Santiago: La Comisión, 2010.

3. CHILE. Archivo Nacional. Encuesta de ar-chivos públicos. Santiago, El Archivo, [2009].

4. COUNCIL of Australasian, Archives and Records Authorithies. Report on Archives Survey 2007 [en línea], [S.l.:s.n.], 2007. 232 p. Disponible en web: http://rielac.cujae.edu.cu/files/normas_bibliograficas.pdf

5. CONFERENCIA de Archiveros de Universi-dades Españolas. Informe de situación de los archivos universitarios españoles [en línea]. [España]: La Conferencia, 2011. Disponible en Web: http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/jornadas/burgos_11/Informe_encuesta_2010.pdf

6. ESPAÑA. Generalitat Valenciana. Conselleria de Cultura, Educació i Esport. Ayuda para el cuestionario del censo guía de archivos municipales: versión 01-12/12/2006. [S.l.], La Conselleria, 2006.

7. EVANS, Frank B. y KETELAAR, Eric. Guía para la encuesta sobre los sistemas y servicios de la gestión de documentos y la administración de archivos: un estudio del RAMP. París: UNESCO, 1983.

8. OCLC. Taking Our Pulse: [en línea] The OCLC Research Survey of Special Collections and Archives. DUBLIN: Ohio: OCLC, 2010. 153 p. Disponible en Web: http://www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-11.pdf

9. UNIVERSIDAD de la Salle y ALCALDÏA Mayor de Bogotá D.C. Secretaría General. Encuesta de indicadores de gestión de los archivos distritales. Bogotá: La Universidad. s.f.

10. UNIVERSIDAD de Zaragoza. Encuesta sobre el estado actual de los archivos de oficina y fondos documentales de la Universidad de Zaragoza. [en línea]. Zaragoza: Universidad de Zaragoza, [20--] Disponible en web: http://wzar.unizar.es/uz/arch/encuestaelectronica1.pdf

14510. BIBLIOGRAFÍA UTILIZADA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS CUESTIONARIOS

informe de diagnÓstico - educatransparencia

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