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TRANSPORTADORA DE GAS INTERNACIONAL TGI S.A. ESP

INFORME DE CONTROL INTERNO

Por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre 2016.

CBN-1038 INFORME DE CONTROL INTERNO

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Fecha emisión: 31-ene-17 2 de: 18

CONTENIDO

Pág. 1.

ALCANCE DEL INFORME…………………………………………………………………….

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2. RESUMEN GERENCIAL……………………………………………………………............... 3 2.1 Concepto……………………………………………………………………………………. 3 2.2 Fortalezas del Sistema de Control Interno………………………………………………. 3 2.3 Debilidades del Sistema de Control Interno…………………………………………….. 4 2.4 Hallazgos Relevantes……………………………………………………………………… 4 3. EVALUACIÓN DE LAS FASES DE CONTROL INTERNO……………………………….. 4 3.1 Fase 1-Ambiente de Control……………………………………………………………… 4 3.2 Fase 2-Administración del Riesgo……………………………………………………….. 7 3.3 Fase 3-Actividades de Control……………………………………………………………. 8 3.4 Fase 4-Información y Comunicación…………………………………………………….. 13 3.5 Fase 5-Monitoreo………………………………………………………………………….. 14 4. ENCUESTA REFERENCIAL AÑO 2016…………………………………………………….. 17


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1. ALCANCE DEL INFORME Este informe comprende las actividades realizadas desde enero 1 hasta diciembre 31 de 2016 por la Transportadora de Gas Internacional S.A. E.S.P, relacionadas con su Sistema de Control Interno. La fuente de información utilizada fue la generada tanto por la Gerencia de Auditoría Interna, como por las demás dependencias de la Empresa. Adicionalmente, se incorpora dentro del estudio los resultados de las auditorias e informes realizados por los entes externos de control.

2. RESUMEN GERENCIAL GENERALIDADES El Control Interno en la Empresa es un proceso efectuado por la Junta Directiva, Presidencia, Vicepresidencias, Gerencias, Direcciones y en general por todo el personal de la Empresa, consta de políticas, manuales y procedimientos, diseñados y operados para proveer seguridad razonable para la consecución de los objetivos misionales; así mismo, asegurar la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento de las regulaciones que apliquen, garantizar la salvaguarda de los activos, el mejoramiento de la productividad organizacional, el fortalecimiento de la cultura de autocontrol y autogestión, la introducción de mejoras permanentes a la operación y el uso óptimo de los recursos en pro de una gestión eficiente y transparente. Para el cumplimiento de estos propósitos se tiene implementado el modelo COSO, el cual se desarrolla en 5 elementos, a saber: Ambiente de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Monitoreo 2.1 CONCEPTO

Con base en la ejecución del Plan de Auditoría establecido para el año 2016, las pruebas efectuadas y la recolección y obtención de la evidencia suficiente y competente durante el período evaluado por la Gerencia de Auditoría Interna, se concluye que el Sistema de Control Interno de la Transportadora de Gas Internacional - TGI S.A. ESP, proporcionó elementos razonables de control y supervisión que permitieron la consecución de sus objetivos misionales en el período evaluado. 2.2 FORTALEZAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO En el período evaluado se identificaron actividades y elementos que son fortalezas del Sistema de Control Interno de la Empresa, relacionados con la implementación, mantenimiento y el mejoramiento de los procesos y actividades de control y seguimiento realizados por TGI. Algunos de estos elementos son:

Asamblea de Accionistas

Junta Directiva

Estatutos Sociales

Código de Ética

Código de Buen Gobierno

Política Antifraude y Anticorrupción

Política de Gestión de Riesgos

Política de Control Interno

Políticas del Sistema de Gestión Integrado


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Políticas Administrativas, Comerciales, Operativas y Corporativas

Manual de comunicaciones

Canal Ético

Estatuto de Auditoría Interna

Manual de Contratación y de Interventoría

Decisiones de Presidencia

Plan Estratégico Corporativo

Reunión de análisis estratégico (RAE)

Sistema de Gestión Integrado

Estándar COSO

Certificación de Aseguramiento en Sistemas de Gestión Integrados (ISO 50001,OHSAS 18001, ISO 9001, ISO 14001)

Indicadores del Sistema de Gestión Integrado

Sistema de Información SAP R/3

Comités de Presidencia, Auditoría, Compensación, Ética y Cumplimiento Comercial, Gestión de Tierras, Sistema de Gestión Integrado, Ejecutivo de Contratación, Operativo de Contratación, Estratégico de Abastecimiento y de Gobierno Corporativo

Trámite de correspondencia corporativa a través del sistema Laser Fiche

Adopción de las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna

Programa de Adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF

Programas de Prevención de Lavado de activos y Financiación del Terrorismo (SIPLA/SARLAF)

Informe de Gestión bajo la metodología GRI

Informe de Transparencia por Colombia

Compromisos de adhesión al Pacto Global 2.3 DEBILIDADES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO De acuerdo con los resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno de TGI para el año 2016, se concluye que en el período evaluado no se presentaron debilidades que revistan materialidad. Esta conclusión se complementa con las opiniones que al respecto expresó la Revisoría Fiscal de TGI en su dictamen del pasado 29 de febrero de 2016 sobre los estados financieros terminados al 31 de diciembre de 2015, así como también en la opinión del Auditor Externo de Gestión y Resultados en su informe de gestión del 20 de abril de 2016. 2.4 HALLAZGOS RELEVANTES De acuerdo con la evaluación realizada por la Gerencia de auditoría Interna de TGI durante el año 2016, no se evidenciaron hallazgos de relevancia a destacar en el presente informe. Los responsables de los procesos auditados definieron el plan de acción, con actividades que se cumplieron satisfactoriamente de acuerdo a los plazos establecidos, a 31 de diciembre 2016, el porcentaje de implementación de los Planes de Mejoramiento alcanzó el 100%. Durante el 2016, la empresa de Energía de Bogotá realizó un ejercicio de revisión estratégica para el Grupo, así como con sus filiales, siendo TGI una de estas. En paralelo, TGI durante el segundo semestre de 2016 realizó un proceso similar, cuyo resultado final y actualización del PEC será aprobado durante el transcurso del 2017.

3. EVALUACIÓN DE LAS FASES DE CONTROL INTERNO A continuación se describen los eventos de mayor importancia presentados en los componentes del Sistema de Control Interno de TGI durante el período evaluado: 3.1 FASE 1 - AMBIENTE DE CONTROL Dentro del Ambiente de Control de la Empresa se destacan:


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3.1.1 Gobierno Corporativo. La empresa cuenta con los Estatutos Sociales y el Código de Buen Gobierno, los cuales tienen por objeto estructurar, precisar y compilar los principios éticos, políticos, valores, normas y directrices empresariales que orientan todas las actuaciones de la empresa. El Código establece la información y estructura de la sociedad, los lineamientos relativos a los órganos de dirección (Asamblea General de Accionistas - AGA), órganos de administración (Junta Directiva), administración, criterios de remuneración, control externo, derechos y deberes de los accionistas, entre otros. En el año 2016 la Empresa implementó altos estándares en materia de Gobierno Corporativo aplicando como mejor práctica corporativa, en cuanto resulta aplicable, las recomendaciones señaladas en la Circular 028 de la Superintendencia Financiera de Colombia. Así, la empresa para la vigencia del 2016 tuvo dentro de sus metas la implementación de las prácticas que le aplican, señaladas en la circular de la Superintendencia Financiera logrando un cumplimiento del 92,4%. Así mismo, el recurso con el que se cuenta es la reinstitucionalización a través de la creación en la vigencia 2016 de la Dirección de Asuntos Corporativos en TGI, la cual cuenta con un equipo de 3 colaboradores con dedicación en los temas de Gobierno Corporativo. Por otro lado, los miembros de Junta Directiva cuentan cada uno con un usuario que les permite acceder a la interface de la página web de la empresa donde tienen acceso a las actas y presentaciones de cada una de la Juntas Directivas, los estatutos de la sociedad, Código de Buen Gobierno y el Reglamento de Junta 3.1.2 Código de Ética. La Empresa estableció un Código de Ética que tiene como objetivo trazar las pautas generales de comportamiento en las relaciones con sus administradores, colaboradores, proveedores, contratistas y en general, con sus grupos de interés, de manera que sus actuaciones se ajusten a los valores corporativos y a las obligaciones asumidas en la relación laboral. TGI S.A. ESP entiende el comportamiento ético como la única manera de actuar en busca de los objetivos corporativos y su Código de Ética, que incluye: cómo manejar los conflictos de interés, prevención del fraude, gestión de la información y los canales de consulta y reporte.

Durante el año 2016 se realizaron campañas sobre dilemas éticos relacionados con conflictos de intereses y autocontrol, a través de las diferentes pantallas ubicadas en los pisos de TGI y por correo electrónico. Así mismo se estructuró y actualizó el documento “Declaración Anual de Conflicto de Interés”, el cual le permite a la Empresa identificar si sus colaboradores se encuentran incursos en conflicto de interés. Este documento fue diligenciado por todos los colaboradores de empresa vigentes al 30 de noviembre de 2016. Finalmente, la Gerencia de Auditoría Interna, con el fin de promover la cultura ética y transparencia realizó 45 charlas sobre fraude, corrupción, ética, dilemas éticos y lavado de activos, dirigidas a los contratistas y colaboradores de TGI, de las cuales se aplicaron evaluaciones sobre casos relacionados con dilemas éticos. Adicionalmente, se dieron capacitaciones a clientes (remitentes) en el marco del Comité de Transporte y a proveedores a través del evento “Divulgación del Manual de Contratación” 3.1.3 Canal Ético.

El Canal Ético fue creado e implementado con el propósito de fortalecer el esquema de Gobierno Corporativo de TGI, continúa siendo la herramienta que permite canalizar el reporte de posibles irregularidades que se estén presentando y tengan relación con la operación de la Empresa, así mismo, permite informar conductas que se crean indebidas de los trabajadores de la Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP o personas que trabajen bajo su nombre. El canal está estructurado, para:


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Prevenir y detectar eventos de fraude y corrupción, acto ilegal y conductas indebidas

Realizar consultar y solicitar aclaraciones sobre dilemas éticos

Gestionar los reportes, procurar su oportuna investigación y tomar las medidas pertinentes. Desde el año 2012 hasta la fecha, la Empresa ha venido contratando a la firma PwC, para que administre la información relacionada con los reportes hechos a través del Canal Ético, garantizando así, la confidencialidad en el manejo de la información. Los reportes recibidos, han sido gestionados y cerrados. 3.1.4 Política de Gestión de Riesgos. Su objetivo es establecer los lineamientos que todos los niveles de TGI deben seguir en materia de administración de riesgos estratégicos, de procesos y proyectos, creando un ambiente en el cual la Alta Dirección de la Empresa pueda tomar decisiones que involucran elementos de riesgo. Esta política se traduce en una matriz de riesgos monitoreada y actualizada permanentemente por la alta dirección de la Empresa. 3.1.5 Estatuto de Auditoría Interna.

El objetivo del Estatuto es establecer el propósito, autoridad y responsabilidad de la función de Auditoría Interna con el fin de que la Gerencia de Auditoría Interna de TGI cumpla con las metas establecidas y que dentro de sus actividades independientes y objetivas de aseguramiento y consulta, agregue valor y contribuya al cumplimiento de los objetivos de la Empresa. 3.1.6 Sistema de Gestión Integrado.

La Transportadora de Gas Internacional ha continuado el proceso de implementación y mejora continua del Sistema de Gestión Integrado, a través del cual ha logrado incluir en cada uno de los procesos los métodos y controles necesarios para lograr la prestación del servicio de transporte de gas con estándares de calidad, previniendo y controlando sus aspectos e impactos ambientales energéticos y peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo. 3.1.7 Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SIPLA. El SIPLA es el conjunto de políticas, mecanismos, instrumentos, procedimientos y reglas diseñados e implementados en TGI para prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación del terrorismo. La Empresa adoptó este sistema como una buena práctica por medio de decisión de la Junta Directiva No.39 del 19 noviembre de 2009. El Gerente de Auditoría Interna fue nombrado por la Junta Directiva de la Empresa para ejercer las funciones del Oficial de Cumplimiento de este Sistema. Todas las actividades realizadas en cumplimento de esta función fueron descritas en el numeral 3.3.3 del presente informe.

3.1.8 Transparencia por Colombia. La Empresa participa en la medición de Políticas y Mecanismos de Transparencia Empresarial a empresas de servicios públicos. La medición se realiza para cuatro (4) componentes: diálogo con los grupos de interés, apertura, reglas claras, control, con base en la información que la empresa revela a los diferentes grupos de interés y evidencias entregadas a “Transparencia por Colombia” en visita realizada a la Empresa, en donde se entrevistan a colaboradores responsables de los procesos con el fin de conocer las estrategias asociadas a este indicador. TGI participó nuevamente durante el año 2016 en esta medición, obteniendo un puntaje promedio de 76.1; sobre la gestión del año 2015, lo que indica un riesgo “moderado” de corrupción, conforme a la tabla de “niveles de riesgo” definida por “Transparencia por Colombia”. Para esta evaluación, se presentó un cambio en la metodología, por lo cual no fue posible hacer una comparación de los nuevos resultados con los anteriores.


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3.1.9 Manual de Contratación y de Interventoría.

Contienen las normas generales y principios que regulan la contratación y las estrategias de abastecimiento para TGI, así como también las actividades que deben realizar los interventores de los contratos en desarrollo de la mencionada contratación, son de obligatorio cumplimiento y exigencia, éstos se actualizan de acuerdo con la normatividad vigente. Con el fin de consolidar un modelo óptimo de abastecimiento que permita reducir costos y optimizar los procesos, se aprobó el nuevo Manual de Contratación de TGI mediante acta No.133 del 25 de mayo de 2016 de Junta Directiva, para lo cual se identificaron los cambios a aplicar, se definieron las acciones a seguir y se detectaron oportunidades de mejora, buscando mantener la alineación de las estrategias de la Gerencia de Abastecimiento con los lineamientos corporativos. La vigencia de dicho manual es a partir del 1 de junio de 2016. Así mismo, se presentó el nuevo Manual de Interventoría ante el Comité Ejecutivo de Contratación de TGI con fecha 02 de noviembre de 2016, el cual recomendó iniciar capacitaciones en el 2017 de manera previa a su implementación en TGI. 3.2 FASE 2 - ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO A continuación se presenta el Sistema de Gestión de Riesgos de la Transportadora de Gas Internacional TGI S.A. ESP al 31 de Diciembre de 2016, el cual incluye la identificación de los riesgos tanto estratégicos como de proceso, que pueden impedir el logro de los objetivos y/o generar impactos que afecten los resultados, imagen, operación o desempeño de la Empresa. Igualmente, se presenta la valoración y la actualización de las medidas identificadas por cada una de las áreas para administrar cada uno de sus riesgos. 3.2.1 Concepto General de la Gestión de Administración de los Riesgos. Como parte integral de la estructura de Gobierno (Principios éticos, políticas, valores, normas y directrices empresariales que orientan todas las actuaciones de TGI), se cuenta con una metodología corporativa adoptada por TGI desde junio 2014, cuyos cambios modificaron las tablas de consecuencias y probabilidad, así como los niveles de riesgo. Dicha metodología se desarrolla siguiendo lineamientos corporativos y buenas prácticas, descritos en las siguientes etapas:

Establecimiento del Contexto

Identificación de riesgos

Valoración de riesgos

Definición de controles

Evaluación de controles

Monitoreo y revisión

Una vez identificados los riesgos y establecidos controles, estos son valorados por medio de un análisis cualitativo, también conocido como matriz de riesgos, evaluando la probabilidad de ocurrencia y el impacto. Al 31 de diciembre de 2016, el mapa de riesgos de TGI se resume en: Riesgos Estratégicos: se identificaron doce (12) riesgos estratégicos, siendo el riesgo regulatorio el más relevante por su nivel de valoración y por la naturaleza exógena del riesgo, que impide mitigar de manera efectiva su ocurrencia. A continuación se resaltan los siguientes riesgos:

Riesgo de aceptación social: el cual podría impedir el cumplimiento adecuado de las condiciones de operación de TGI en sus zonas de influencia.


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Riesgo de inadecuada gestión de proyectos: asociado al desempeño de los proveedores y la conformación de los equipos en fases tempranas del proyecto, lo que puede ocasionar incumplimiento en el alcance, tiempo y costos estimados.

Riesgo de incumplimiento del plan financiero: relacionado con la posibilidad de que existan restricciones de caja y disminución de los niveles de endeudamiento de la Empresa, lo que podría impactar significativamente las inversiones que componen el plan de negocios de TGI. Los anteriores riesgos son los principales retos dentro del control y sistema de gestión de riesgos de la Empresa.

Riesgos por procesos: se encuentran en proceso de revisión y actualización, para alcanzar la alineación con los riesgos estratégicos nominados, debido a que estos fueron actualizados durante el transcurso del segundo semestre de 2016, conforme a los nuevos lineamientos de la casa matriz Controles: se cuenta con 49 controles asociados a los riesgos estratégicos que se encuentran activos en un 47%. El 53% restante se encuentra en proceso de implementación. Analizando la gestión de riesgos estratégicos y de procesos se puede concluir que:

TGI se encuentra en proceso de definición de los riesgos por procesos y por ende en la identificación e implementación de los controles que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos estratégicos definidos por el Corporativo.

Durante 2016 no se materializaron situaciones que afectaran el cumplimiento de los objetivos gerenciales, dejando en evidencia la eficacia y eficiencia de los controles que se mantuvieron vigentes aplicados en la mitigación del riesgo.

3.3 FASE 3 - ACTIVIDADES DE CONTROL A continuación se detallan los elementos que en el año 2016, comprendieron las actividades de control más representativas en la Empresa: 3.3.1 Decisiones de Presidencia. En el año 2016 se expidieron las siguientes Decisiones de Presidencia, las cuales se detallan a continuación:

No. Fecha Decide

01 20-Ene-16 Se modifica la Decisión de Presidencia No. 000001 del 01 de febrero de 2012 que reglamentó el manejo de la caja menor de proyectos de expansión.

02 08-Feb-16 Se implementa el Plan Operativo Integrado (POI) y se crea y reglamenta el Comité de Planeamiento Operativo de la Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP

03 01-Jun-16 Se adopta el Manual de Contratación de TGI S.A. ESP y se revocan unas decisiones de presidencia.

04 01-Jun-16 Se reglamenta el Comité Ejecutivo de Contratación y el Comité Operativo de Contratación de TGI, se revocan unas decisiones de Presidencia y se adopta el Comité Estratégico de Abastecimiento de la EEB.

05 24-Jun-16 Se modifica el Comité de Gestión de Tierras de la Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP.

06 07-Jul-16 Se adopta la nueva estructura organizacional de la Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP.

07 02-Ago-16 Se modifica la conformación del Comité Operativo de Contratación de TGI.

08 10-Ago-16 Se reemplaza la Decisión No. 005 del 30 de septiembre de 2010 relacionada con el manejo de las comisiones, auxilios de desplazamiento, tarifas.


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No. Fecha Decide

09 16-Ago-16 Se reglamenta el Comité de Ética y Cumplimiento y se revoca la decisión de presidencia No. 000001 del 04 de febrero de 2013.

10 22-Sep-16 Se aclara la decisión de Presidencia No. 008 del 10 de agosto 2016. Fuente: VJR

A partir del 01 de noviembre de 2016, las Decisiones de Presidencia pasaron a ser Directrices de Presidencia, partiendo del acta No. 001 así:

Fuente: VJR

El Presidente de TGI en el periodo evaluado, ha cumplido con las funciones encomendadas de acuerdo con los Estatutos de la Empresa. 3.3.2 Auditorías de Calidad. La Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP, certificada desde el año 2009 bajo los estándares internacionales ISO 9001 ‘Sistema de Gestión de la Calidad’, ISO 14001 ‘Sistema de Gestión Ambiental’ y OHSAS 18001 ‘Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo’, cuenta con un Sistema de Gestión Integrado recertificado para el periodo 2016-2019 con un alcance de “Comercialización del servicio de transporte de gas por gasoductos y diseño, construcción, operación y mantenimiento de gasoductos y estaciones de compresión del sistema de transporte de gas natural”. De igual forma, TGI recibió la certificación con fecha enero 28 de 2016, en la Norma ISO 50001 “Sistema de Gestión de la Energía” con limites Sede Administrativa, Estación de Compresión de Gas de Mariquita y Estación de Compresión de Gas de La Sabana, lo cual establece el compromiso de la alta dirección y de todo el personal de la Empresa frente a la eficiencia energética. TGI S.A. ESP., ha iniciado el proceso de ampliación de su certificación ISO 50001 a sus demás centros de trabajo operativos y adicionalmente ha establecido los planes de trabajo requeridos para la transición a las nuevas versiones de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, a través de la implementación de acciones de mejora continua que le permitan tener un sistema de gestión que apalanque su estrategia de negocio. 3.3.3 Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo - SIPLA.

Durante el año 2016, el Oficial de Cumplimiento, en cabeza del Gerente de Auditoría Interna, junto con su área, cumplieron con las obligaciones a cargo y se presentaron oportunamente los reportes de información correspondientes a su gestión.

No. Fecha Objeto

01 01-Nov-16 Establecer el sistema para el pago de viáticos, auxilios por desplazamiento y demás gastos de viaje de los Colaboradores de TGI S.A. ESP de acuerdo con las políticas y directrices de la EEB.

02 04-Nov-16 Actualizar el reglamento del Comité de Presidencia.

03 04-Nov-16 Fijar directrices internas para la suscripción de los principales documentos en TGI S.A. ESP.

04 04-Nov-16 Establecer la política para la operación y uso de las líneas móviles corporativas y equipos celulares asignados en las Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP y lo servicios asociados, de acuerdo con las políticas y directrices de la Casa Matriz.

05 04-Nov-16 Establecer la política para la expedición y uso de las tarjetas de crédito corporativas de los colaboradores de TGI S.A. ESP, de acuerdo con las políticas y directrices de la casa matriz.

06 02-Dic-16 Modificar la tercera proposición del numeral tercero de la directriz No. 002 del 04 de noviembre de 2016, referente a las funciones del Comité de Presidencia.


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Lo anterior, de acuerdo a las buenas prácticas adoptadas en relación a la implementación del Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SIPLA. Verificación en listas restrictivas: Durante el año 2016 se efectuaron verificaciones de datos personales solicitadas por diferentes áreas de la Empresa en la herramienta Sentinel, la cual permite realizar consultas individuales de personas naturales y jurídicas en más de 140 listas incluyendo las oficiales (OFAC y ONU). La herramienta además ofrece la lista general de PEP´s (Personas Públicamente Expuestas), lista general de terroristas y nombres de criminales relacionados con crímenes financieros. En resumen, el número de consultas realizadas en Sentinel durante 2016 fueron:

Tercero # Consultas individuales realizadas*

Inversionistas -

Miembros de Junta Directiva 13

Proveedores y contratistas 4.580

Clientes 35

Colaboradores 70

Servidumbres 142

Créditos de vivienda 118

Total 4.958 *Información tomada de la herramienta Sentinel

Es importante resaltar que durante el año 2016 no se reportaron en la Empresa incidentes relacionados con operaciones de lavado de activos, financiación del terrorismo y corrupción.

3.3.4 Documentos del Sistema de Gestión Integrado.

Todas las actividades periódicas desarrolladas en la Empresa están documentadas en procedimientos, manuales, instructivos, guías y formatos incluidos y formalizados en el Sistema de Gestión Integrado. Éstos constituyen un control en el cumplimiento de las funciones diarias de los trabajadores, cuyos soportes son archivados en herramientas informáticas ubicadas en los servidores de la Empresa. Se cuenta con el software ISOLUCIÓN con el fin de administrar la documentación y los registros de proceso del Sistema de Gestión Integrado.

3.3.5 Auditorías de la Gerencia de Auditoría Interna.

Las auditorías realizadas por la Gerencia de Auditoria Interna, permiten agregar valor y mejorar las operaciones de la Empresa, así como contribuir al cumplimiento de los objetivos de TGI, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad y eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno corporativo. Su campo de acción cubre todas las actividades de la Empresa. La Gerencia de Auditoría Interna participa en el fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, en la cultura ética de la compañía, contribuyendo a fomentar la cultura de autocontrol y autoevaluación en la organización, por lo anterior, TGI se adhirió el 13 de octubre de 2016 a la iniciativa: “Hacia la Integridad: Una construcción entre los sectores público y privado" de UNODC, (Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito). El proyecto busca fortalecer los mecanismos de prevención y lucha contra la corrupción a partir del principio de responsabilidad compartida establecido en la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (UNCAC, por sus siglas en inglés) y mejorar el diálogo entre los sectores público y privado, fortalecer el marco legal anti-corrupción y crear una cultura de la integridad en el sector privado colombiano.


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Así mismo se recibió capacitación sobre la prevención del riesgo de fraude y corrupción y metodologías de investigación por parte de un consultor externo especialista en dichos temas. Durante el año 2016, se ejecutó el 97% del plan de auditoria aprobado. Las auditorías comprendieron labores independientes y objetivas de aseguramiento y consulta; cuando estas actividades lo requirieron, se acordaron oportunidades de mejoramiento, lo que se traduce en la suscripción durante el año 2016 de sesenta y seis (66) acciones de mejoramiento frente a ochenta y seis (86) que se suscribieron durante el año 2015. El desempeño de la Gerencia de Auditoría Interna se evidencia en los resultados de los indicadores de evaluación de dicha función:

Indicador Concepto Fórmula Resultado Diciembre,

2016

Auditorías Conocer la eficiencia del plan de gestión de GAI

Auditorías ejecutadas acumuladas/Auditorías planeadas

97%

Acciones de Mejoramiento

Constatar el cumplimiento de los compromisos

pactados

Compromisos cumplidos en el tiempo previsto/Compromisos pactados

100%

3.3.6 Comités. Comité de Presidencia

Este Comité tiene por objeto hacer la coordinación, dirección, seguimiento y análisis de los temas que competen a alta Dirección de la Empresa de una manera multidisciplinaria e integral. El Comité recomienda al Presidente sobre la adopción de políticas, directrices, procedimientos y decisiones, efectúa autorizaciones de viajes al exterior, estudia y recomienda los acuerdos de transacciones relacionados con el desarrollo de proyectos o la operación de la Empresa entre otros aspectos. A 31 de diciembre de 2016, se realizaron treinta y cinco (35) Comités. Comité operativo de Contratación (antes Comité de Contratación)

Este Comité tiene como función aprobar las solicitudes de contratación, apertura y evaluación de procesos de selección cuya cuantía sea superior a 200 SMMLV e inferior a 10.000 SMMLV incluido IVA. A 31 de diciembre de 2016, se realizaron sesenta (60) Comités. Comité ejecutivo de Contratación El objeto de este Comité es aprobar las solicitudes de contratación, apertura y evaluación de procesos de selección cuya cuantía sea igual o superior a 10.000 SMMLV incluido IVA. A 31 de diciembre de 2016, se realizaron dieciséis (16) Comités. Comité estratégico de Abastecimiento Este Comité tiene por objeto promover, analizar y aprobar las políticas y estrategias de Abastecimiento, además de identificar las posibles sinergias que se generen en el Grupo Energía de Bogotá, incluyendo el análisis de la pertinencia de adelantar procesos contractuales conjuntos entre empresas del Grupo. Así mismo, establecerá los parámetros para adelantar la categorización de necesidades de acuerdo con el gasto y el Plan Anual de Contratación y Compras – PACC, aprobará las precalificaciones, así como la utilización y aprobación de instrumentos comerciales, a que se refiere el Manual de Contratación. A 31 de diciembre de 2016, se realizaron once (11) Comités.


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Comité de Auditoría Este Comité tiene por objeto supervisar y evaluar el cumplimiento del plan anual de auditoría interna que incluye los riesgos del negocio y los procesos de la Sociedad. Así mismo, supervisa y evalúa el Sistema de Control Interno de la Sociedad para recomendar y emitir concepto a la Junta Directiva y cumple las demás funciones que le corresponden conforme a la ley, los estatutos y el reglamento de este Comité. Durante el año 2016 se realizaron cuatro (4) Comités. Comité Comercial Este Comité continuó en el 2016 con el cumplimiento de sus funciones tales como revisión, análisis y determinación de políticas comerciales de la Empresa, al igual que la revisión de solicitudes de los remitentes para la suscripción de los respectivos contratos a que haya lugar. Durante el año 2016 se realizaron nueve (9) Comités. Comité de Gestión de Tierras

Este comité está encargado de revisar y aprobar negociaciones de daños, acuerdos con poseedor, constitución de servidumbres y compra de bienes inmuebles necesarios para el desarrollo del objeto social de TGI, así como también, revisar situaciones puntuales relacionadas con la gestión de tierras que requieran un procedimiento diferente al formalmente implementado en beneficio de la empresa, en especial, la aprobación de pagos de mayores valores a los que arrojan las tablas o parámetros que utiliza la Empresa. Durante el año 2016 se realizaron nueve (9) Comités. Comité de Gobierno Corporativo

Este comité tiene entre sus funciones proponer y supervisar el cumplimiento de las medidas de gobierno corporativo adoptadas en la Empresa, velando por el cumplimiento de la ley, los estatutos, el Código de Gobierno Corporativo, las decisiones de la Asamblea de Accionistas y los compromisos adquiridos por la Sociedad en desarrollo de su objeto social. En el año 2016 el Comité sesionó en tres (3) oportunidades. Comité de Ética y Cumplimiento El objeto de este Comité es contribuir con el fortalecimiento de la conducta ética en la Empresa, así mismo, implementar acciones coordinadas frente a eventos de conductas que vayan en contra con respecto a lo establecido en el Código de Ética y verificar la implementación y seguimiento del programa de cumplimiento establecido por la Empresa. En el año 2016 se realizaron 2 Comités. . Comité Operativo y de Inversiones El Comité Operativo recomienda a la Junta Directiva las políticas, planes y proyectos de los negocios sociales, como aprobación de inversiones, desinversiones, presentación de ofertas y oportunidades de nuevos negocios u operaciones de todo tipo que puedan calificarse como estratégicas o que se encuentren dentro de la cuantía estipulada en el numeral 25 del artículo 52 de los Estatutos Sociales o que afecten pasivos o activos estratégicos de la Sociedad. Durante el año 2016 se realizaron cinco (05) Comités. Comité de Compensación Este Comité tiene por objeto garantizar que la gestión humana de TGI S.A. ESP se enmarque en los lineamientos corporativos y que el sistema de compensación permita que la Compañía cuente con las personas que requiere para cumplir su misión y sus objetivos estratégicos, con miras a implementar las mejores prácticas de desarrollo organizacional y generar valor a la Empresa y sus accionistas. El Comité sesionó en el año 2016 en tres (3) oportunidades.


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3.4 FASE 4 – INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Durante el 2016, se definió la estrategia de comunicaciones la cual se divide en tres grandes temas: comunicación interna, posicionamiento de marca y comunicación externa. La divulgación de la información interna de TGI, se realizó a través de los siguientes canales de comunicación: mailing, wallpapers, pantallas de los ascensores, la voz del Tubo, monitoreo de medios, Entérate TV. El posicionamiento de marca fue gestionado mediante la participación en Comités, foros, patrocinio de eventos e iluminación de la navidad. Los canales de comunicación externos fueron las publicaciones en medios de amplia circulación nacional y divulgación de información de interés de la Empresa a través de su página web, entre otros. Dentro de las actividades realizadas por la Subdirección de Comunicaciones y como parte de su estrategia, se realizaron las siguientes actividades:

Se actualizó el 100% de los contenidos de valor de la intranet

Se actualizó la matriz de riesgos reputacionales de la Empresa

Se realizó la rearquitectura tanto de la página web como de la intranet

Se efectuó actualización y rediseño del Manual de Crisis

Se efectuó actualización de la presentación corporativa de la Empresa

Se avanzó en la construcción del mapa de audiencias clave

Adicionalmente, se realizaron 7 campañas dirigidas a todos los colaboradores de TGI y sus familias:

Transporta lo mejor de ti – RRHH

Seguridad vial – GDS

Actívate con HSEQ

Vacaciones recreativas – TGI a tu lado

Relacionamiento con áreas – Requerimientos de comunicación

Liderazgo – TGI a tu lado

Actualización de TGINET

Con el objeto de integrar, orientar y comunicar los temas relevantes a todos los colaboradores de TGI, en los meses de septiembre y diciembre 2016, se llevaron a cabo dos (2) reuniones generales del equipo, presididas por el Presidente de TGI.

Las áreas de la Empresa realizaron periódicamente comités primarios, con el propósito de hacer seguimiento a la planificación y temas relevantes de cada área, así mismo, informar a los integrantes del Comité sobre temas estratégicos e importantes para el logro de los objetivos de la Empresa. Cabe mencionar que el área de comunicaciones es la encargada de centralizar todas las comunicaciones de TGI a los diferentes medios externos, sobre los acontecimientos más importantes de la compañía. 3.4.1 Sistemas de información. El área de Tecnología de la información de TGI, durante el 2016, realizó actividades encaminadas a la optimización de los procesos, al mejoramiento continuo de las operaciones relacionadas con TI y a propender por la seguridad e integridad de la información. A continuación las gestiones realizadas: Sistema SAP

Inicio del desarrollo del seguimiento presupuestal del PEC.


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Inicio del proceso de contratación de implementación del Módulo TRM.

Cargue masivo de información de activos fijos.

Generación del reporte de inversiones para la Contraloría.

Generación del reporte del impuesto de transporte para el Ministerio de Minas y Energía.

Canales de Telecomunicaciones - Interconexión de Sedes – Infraestructura Tecnológica

Implementación de enlaces dedicados en Fibra Óptica y Radio Enlace.

Ampliación de Anchos de Banda para los enlaces dedicados en Estaciones (ECG) y Centros Operacionales (CO).

Implementación de enlaces independientes para video vigilancia.

Implementación de enlace dedicado para continuidad en Barrancabermeja.

Mantenimiento correctivo y preventivo aplicado sobre: UPS de las ECG y CO, UPS de la sede administrativa, sistema contra incendio de CPC y CRC y cableado estructurado.

Actualización y optimización de la plataforma TSM y Vmware.

Adquisición e implementación de un Fortianalizer para el análisis del tráfico en la red.

Implementación de software Veeam backup para la replicación y DRP de servidores Core del negocio.

Mantenimiento y actualización de software Open Enterprise SCADA para CPC y CRC.

Actualización y optimización de la plataforma de Telefonía IP, ITSM con Proactivanet y plataforma de respaldo para usuarios finales con HP Connected Backup.

Portales WEB

Mantenimiento permanente y soporte a nivel tecnológico y de contenidos.

Proyecto de implementación del Sistema de Información Geográfico

Se recolectó y centralizó la Información georreferenciada de las diferentes áreas de la empresa.

Se estructuró la información de acuerdo a las necesidades de las áreas funcionales de la empresa.

Se publicó la información en un visor geográfico.

Proyecto de migración y actualización de la versión de Isolucion

Se compraron 50 licencias de Isolucion.

Se realizaron los ajustes funcionales contemplados y programados.

Se realizó la configuración a nivel de infraestructura para albergar la plataforma de la nueva versión del software Isolucion.

Se realizó la instalación y configuración de Isolucion versión 4.

Se realizó la migración de la Información contenida en la versión anterior de Isolucion

3.5 FASE 5 – MONITOREO

Comprende las actividades de supervisión, seguimiento y acompañamiento al Sistema de Control Interno en el curso de las operaciones propias de la Empresa, permitiendo a TGI obtener retroalimentación y evaluación continua sobre el funcionamiento del mencionado Sistema. Los procedimientos y actividades que permitieron en el año 2016 retroalimentar el Sistema de Control Interno, facilitando su actualización y constante monitoreo, fueron: 3.5.1 Comité de Auditoría Interna. Tal como se mencionó anteriormente, el Comité de auditoría tiene por objeto supervisar y evaluar el cumplimiento del plan anual de auditoría interna que incluye los riesgos del negocio y los procesos de la Empresa. Así mismo supervisa y evalúa el Sistema de Control Interno de la Sociedad para recomendar y


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emitir concepto a la Junta Directiva y cumple las demás funciones que le corresponden conforme a la ley, los estatutos y el reglamento de este Comité. El Comité de Auditoría Interna informa a la Junta Directiva sobre la aplicación de la matriz de riesgos de la Sociedad, sobre los posibles conflictos de interés que se puedan generar, supervisa y evalúa que los procedimientos contables y financieros se ajusten a las políticas definidas por la Junta Directiva y propone los procedimientos y metodologías necesarios para el funcionamiento del Sistema de Control Interno, con el fin de establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos e intereses de la Empresa, entre otros. Para el 2016, los miembros del Comité de Auditoría fueron los siguientes:

Durante al año 2016 se realizaron cuatro (4) reuniones del Comité de Auditoría, donde se relacionan los siguientes temas tratados en cada una de las mismas:

El Comité de Auditoría, en las sesiones realizadas durante el año 2016, dio cumplimiento a lo estipulado en sus funciones, aprobando el Plan Anual de Auditoría, vigilando el cumplimiento en temas relevantes al Gobierno Corporativo, la operación y control de la Empresa, igualmente, vigiló para que la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajustara a lo dispuesto en la Ley, así mismo, revisó los estados financieros de cierre de ejercicio antes de ser presentados a consideración de la Junta Directiva y de la Asamblea General de Accionistas, realizó monitoreo a los riesgos y a los resultados de las auditorías externas realizadas por terceros, entre otros.. Durante el año 2016, el Comité de Auditoría no solicitó la realización de auditorías especiales.

Principales Suplentes

Moises Rubinstain Lerner Francisco Javier Barón Lancheros

Oscar Edmundo Díaz Molina Martha Nohora Riaño Reyes

Héctor Felipe Angel Carvajal Camila Merizalde Arico

No. Acta

Fecha Temas relevantes

37 24-02-16

Aprobación de la propuesta del proyecto de distribución de utilidades

Presentación estados financieros a 31 de diciembre de 2015

Cierre del Plan Anual de Auditoría 2015

Presentación de las denuncias recibidas a través del canal ético

Aprobación del calendario 2016 para reuniones del Comité de Auditoría

38 23-05-16

Presentación y aprobación del Plan Anual de Auditoría 2016

Presentación estados financieros a 31 de marzo de 2016

Presentación del protocolo del canal ético

Presentación de las denuncias recibidas a través del canal ético

Presentación de la auditoría externa de Gestión y Resultados

39 30-08-16

Aprobación del reglamento del Comité de Auditoría

Aprobación para modificar el Estatuto del Auditoría

Presentación del proyecto de liberación y distribución parcial de recursos de la reserva legal

Presentación del informe del sistema de gestión de riesgos

Presentación del informe de gestión de auditoría interna

Presentación de los reportes recibidos a través del canal ético

40 22-11-16

Aprobación presentación del presupuesto año 2017

Presentación de actividades de prevención de fraude y corrupción

Presentación resultados auditoría regular de la Contraloría de Bogotá, gestión 2015


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3.5.2 Gerencia de Auditoría Interna. Encargada de proporcionar servicios de aseguramiento y consultoría independientes y objetivos, concebidos para agregar valor y mejorar las operaciones de la Empresa. Igualmente, contribuir al cumplimiento de sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad y eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno corporativo. Su campo de acción cubre todas las actividades de la Empresa. La Gerencia de Auditoría Interna participa en el fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, contribuyendo a fomentar la cultura de autocontrol y autoevaluación en la organización. 3.5.3 Auditoría Externa de Gestión y Resultados. De acuerdo a lo dispuesto por la resolución 12295 de 2006 de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y dando cumplimiento a la Ley 142 de 1994 y 689 de 2001 entre otras, donde se estipula que la Empresa tiene la obligación de contratar y practicar anualmente la ejecución de una auditoría externa de gestión y resultados, se contrató a la firma KPMG Advisory Services SAS., con el fin de realizar la evaluación para la vigencia 2016. El informe emitido por el auditor con relación a la gestión de la Empresa en el 2015, fue entregado en abril de 2016. Éste fue presentado ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios dentro del plazo establecido y comunicado al público el 13 de mayo de 2016 en el diario El Espectador. El informe de la vigencia 2016, se encuentra en proceso de emisión a la fecha de este informe. La calificación obtenida por parte de los auditores externos del Sistema de Control Interno de la Empresa, presenta un mejoramiento continuo en los últimos años:

Componente 2012 2013 2014 2015 2016

Monitoreo 4,6 4.5 4.67 4,67 4,65

Actividades de Control 4,6 4.4 4.49 4,55 4,47

Información y Comunicación 4,1 4.2 4.00 4,25 4,56

Administración del Riesgo 4,5 4,5 4.72 4,60 4,65

Ambiente de control 4,8 4.4 4.71 4,69 4,58

TOTAL CALIFICACIÓN 4.5 4.4 4.52 4.56 4.58

3.5.4 Revisoría Fiscal. Encargado de dictaminar, con sujeción a las normas de auditoría de general aceptación, los estados financieros de la Empresa; igualmente, debe revisar y evaluar sistemáticamente los componentes y elementos que integran el control interno, en forma oportuna e independiente en los términos que señala la ley. En Asamblea General de Accionistas celebrada el 29 de marzo de 2016, Acta 34, se designó a la firma Deloitte & Touche Ltda., como Revisor fiscal de TGI para los periodos 2016 – 2017, así mismo se aprobó el Informe y dictamen presentado por los Revisores Fiscales, sobre los Estados Financieros de la Empresa individuales y consolidados con corte a 31 de diciembre de 2015, junto con sus notas y anexos correspondientes. Se evidenció que no se presentaron a la Asamblea General de Accionistas, ni a la Junta Directiva, ni a la Presidencia de TGI, informes por parte de la Revisoría Fiscal relacionados con irregularidades materiales que hubieren ocurrido con el funcionamiento de la Empresa.


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3.5.5 Contraloría de Bogotá. Organismo de vigilancia y control a la gestión fiscal de los recursos públicos Durante el año 2016, se realizó la auditoria regular del año 2015, como resultado de la misma, se identificaron 10 hallazgos administrativos, de los cuales 3 tienen incidencia fiscal. La Auditoría Gubernamental, cuyo propósito es medir la gestión de TGI para la vigencia 2016, se tiene programada ejecutarse durante el transcurso del 2017, por parte de esta Entidad. 3.5.6 Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. TGI S.A. E.S.P. está sujeta al control, inspección y vigilancia de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. En cumplimiento de la resolución 3545 de febrero de 2012 de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD), la Empresa cargó en la página del SUI con fecha de 04 de abril de 2016, la información contable anual para el periodo terminado a 31 de diciembre de 2015 y remitió copia de la información cargada en el sistema a la SSPD y a la CREG según comunicados 3067 y 3068 respectivamente. No obstante, de manera posterior la SSPD expidió las resoluciones 20161300013475 del 19 de mayo de 2016 y 20161300016975 del 16 de junio de 2016, las cuales modificaron los informes que deben ser presentados a la SSPD, las cuales fueron atendidas oportunamente de acuerdo con las fechas estipuladas en las Resoluciones antes citadas. Adicionalmente, durante el año 2016, la firma de Auditoría Externa KPMG Advisory Services Ltda., remitió dentro del plazo establecido a esta Superintendencia, el Informe de Auditoría Externa de Gestión y Resultados correspondiente al año 2015.

4. ENCUESTA REFERENCIAL AÑO 2016

La Encuesta Referencial se realizó con base a los requerimientos establecidos en la Resolución Reglamentaria No. 024 de abril 04 de 2003, expedida por la Contraloría de Bogotá D.C. La encuesta busca valorar internamente los factores que componen el Sistema de Control Interno de la Empresa, correspondiente al año 2016 y fue aplicada por la Gerencia de Auditoria Interna a 25 funcionarios de la Empresa. Como resultado se obtuvo una calificación final de 1.922 puntos, lo que equivale a un 92% de avance del Sistema de Control Interno, correspondiente a un Alto Desarrollo. A continuación se presenta el consolidado que muestra los resultados de la encuesta en mención, para los últimos cinco (5) años, donde se observa el fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la Empresa:

Fase Criterio de Evaluación 2012 2013 2014 2015 2016

Fase 1 – Ambiente de Control

1 1 Principios y Valores 93% 89% 89% 92% 95%

1 2 Compromiso y Respaldo de la Alta Dirección 87% 87% 88% 88% 96%

1 3 Cultura del Autocontrol 91% 92% 93% 93% 94%

1 4 Cultura del Dialogo 81% 88% 88% 88% 88%

1 Total Ambiente de Control 88% 89% 90% 90% 93%

Fase 2 – Administración del Riesgo

2 1 Valoración del Riesgo 89% 87% 88% 90% 87%

2 2 Manejo del Riesgo 91% 89% 89% 89% 91%

2 3 Monitoreo 81% 91% 91% 91% 91%

2 Total Administración del Riesgo 87% 89% 89% 90% 90%

Fase 3 – Operacionalización de los Elementos


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Fase Criterio de Evaluación 2012 2013 2014 2015 2016

3 1 Esquema Organizacional 86% 87% 88% 88% 92%

3 2 Planeación 91% 87% 88% 90% 89%

3 3 Procesos y Procedimientos 89% 92% 93% 93% 94%

3 4 Desarrollo del Talento Humano 86% 87% 88% 88% 89%

3 5 Sistemas de Información 85% 87% 87% 87% 91%

3 6 Democratización de la Administración Pública 83% 86% 86% 90% 90%

3 7.1 Autoevaluación 88% 90% 92% 92% 93%

3 7.2 Unidad u Oficina de Control Interno 90% 92% 93% 93% 95%

3 Total Operacionalización de los Elementos 87% 89% 89% 90% 92%

Fase 4 – Documentación

4 1 Memoria Institucional 87% 94% 94% 94% 94%

4 2 Manuales 93% 90% 90% 90% 90%

4 3 Documentación de la Normatividad 85% 88% 90% 91% 88%

4 Total Documentación 88% 91% 91% 92% 91%

Fase 5 – Retroalimentación

5 1 Comité de Coordinación de Control Interno 86% 91% 92% 92% 91%

5 2 Planes de Mejoramiento 91% 90% 90% 90% 92%

5 3 Seguimiento 86% 88% 89% 92% 92%

5 Total Retroalimentación 88% 90% 90% 91% 92%

Puntos Totales 1837 1847 1895 1901 1922

CALIFICACIÓN FINAL ALTO DESARROLLO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

87% 89% 90% 91% 92%

Se emite el presente informe en Bogotá a los 31 días del mes de Enero de 2017. MILENA AMAYA URREGO Gerente de Auditoria Interna TGI S.A. ESP Anexos:

◊ No hay Elaboró: GAI/Carlos Andrés Barrero Páramo Revisó: GAI/Milena Amaya Urrego Aprobó: GAI/Milena Amaya Urrego

informe de control interno por el período comprendido ......políticas administrativas,...

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