INFORME DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

Maira Yoconda Sánchez Vanegas Gerente

Marlon López Sánchez Director de Planeación

Natalia Diaz Campo Sub Gerente Área Financiera

Jonh Jairo Pérez López Sub Gerente Área Administrativa

Hernando Antonio Hincapié Restrepo Sub Gerente Área Comercial y Mercadeo

Maribel Montero Abello Secretaria General y Jurídica

Edilberto Aya Peña Control Interno

Yuri Alexander Lascarro Profesional 02 Auditor Interno

San José del Guaviare, 3 de septiembre de 2019

COPIA CONTROLADA

INTRODUCCION

La Empresa de Energía Eléctrica del Departamento del Guaviare - ENERGUAVIARE S.A. E.S.P, se constituye bajo la iniciativa de la Administración Departamental con la figura de sociedad anónima el 30 de agosto de 2001, mediante Escritura Pública No. 848 de la Notaría Única de San José del Guaviare, inscrita en la Cámara de Comercio el 10 de septiembre de 2001, folio número 282 del libro respectivo.

El objeto social y Registro Único de Prestadores de Servicios públicos – RUPS de ENERGUAVIARE S.A. E.S.P, es Comercialización y Distribución de Energía Eléctrica en el Sistema Interconectado Nacional – SIN, Generación, Distribución y Comercialización de Energía en Zonas No Interconectadas – ZNI, prestando sus servicios en la actualidad en San José del Guaviare y en las localidades de El Retorno, Calamar, La Libertad, el Capricho y Puerto Concordia – Meta.

En cumplimiento al objeto social, la Empresa se encuentra sujeta a las disposiciones Constitucionales y Legales propias de la prestación de un servicio público domiciliario y en particular las de la energía eléctrica, establecidas en la ley 142 de 1994, modificada parcialmente por la Ley 689 de 2001, la ley 143 de 1994, las Resoluciones de la Comisión de Regulación de Energía y Gas Combustible – CREG, la Jurisprudencia, Los Estatutos Sociales y demás códigos, reglamentos, políticas y manuales de orden interno aprobados por la Junta Directiva; de las cuales se desprende que tanto la naturaleza como el régimen jurídico de una empresa de servicios públicos mixta, será de “carácter especial”; dado que algunos aspectos que lo regulan son públicos y otros privados, según lo establezca la norma; de allí, que ENERGUAVIARE S.A E.S.P sea una empresa mixta1, con régimen de derecho privado cuyos actos, contratos, régimen laboral y disciplinario, control interno, contrato de condiciones uniformes se sujeta al derecho privado y lo relacionado con condiciones para la prestación del servicio, determinación del consumo facturable, peticiones, quejas y recursos de los usuarios, metodologías tarifarias, facturación, subsidios, sistemas de información a los Usuarios, se rijan por el derecho público.

En cuanto al ejercicio del control, inspección y vigilancia de la prestación del servicio de energía encontramos que la misma, radica en cabeza de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y otros órganos con el alcance que expresamente establecen las normas, como son los Comités de Desarrollo y Control Social de los Servicios Públicos Domiciliarios, el Ministerio de Minas y Energía - MME, Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, la Comisión de Regulación de Energía y Gas Combustible – CREG, Auditoría externa de gestión y resultados. Por su parte, el control, inspección y vigilancia como Sociedad Anónima, radica en cabeza de la Superintendencia de Sociedades y otros órganos con el alcance que expresamente

1 Entiéndase por Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, aquella que su composición accionaria comprende capital público y privado, siendo más del cincuenta por ciento (50%) de dicho capital de carácter público.

COPIA CONTROLADA

establecen las normas como son las Cámaras de Comercio y el control fiscal, entendido en lo financiero, presupuestal, contable, de gestión y resultados, es ejercido en cabeza de la Contraloría. Finalmente, como administrador del mercado de energía mayorista (MEM) se encuentra XM- filial ISA.

COPIA CONTROLADA

II. OBJETIVOS DEL INFORME

Presentar el informe de auditoría de cumplimiento efectuada en la Subgerencia Administrativa

de ENERGUAVIARE SA ESP de conformidad a lo solicitado por la Representante Legal de la

empresa y los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno CICI, en

reunión celebrada el martes 13 de agosto de 2019.

III. ALCANCE DEL INFORME

El examen profesional, objetivo y sistemático se efectuó teniendo en cuenta las evidencias

generadas en los años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 y 2019, sobre la

estructura organizacional de la empresa y planta de personal, e identificar el cumplimiento de

las leyes y reglamentos aplicables, para su aprobación.

IV. ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

➢ INFORMACIÓN GENERAL

TIPO DE SOCIEDAD Sociedad Anónima

RAZÓN SOCIAL EMPRESA DE ENERGÍA DEL DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE S.A. E.S.P.

NIT: 822004680-9

SIGLA ENERGUAVIARE S.A. E.S.P.

ÁREA DE PRESTACIÓN Departamento del Guaviare y sur del Departamento del Meta.

DIRECCIÓN SEDE PRINCIPAL Calle 8 Nro. 23-55

TELÉFONO 59840493 – 5840494

CORREO ELECTRÓNICO gerencia@energuaviare.com.co

CORREO ELECTRÓNICO ATENCIÓN AL CLIENTE

atencionalcliente@energuaviare.com.co

SITIO WEB www.energuaviare.com

TELÉFONO MÓVIL GERENCIA 3187075332

TELÉFONO MÓVIL ATENCIÓN AL CLIENTE SAN JOSÉ

3187827947

TELÉFONO MÓVIL ATENCIÓN AL CLIENTE LOCALIDAD RETORNO

3187341861

TELÉFONO MÓVIL ATENCIÓN AL CLIENTE LOCALIDAD LIBERTAD

3186083998

TELÉFONO MÓVIL ATENCIÓN AL CLIENTE LOCALIDAD CALAMAR

3185605895

TELÉFONO MÓVIL ATENCIÓN AL CLIENTE LOCALIDAD CAPRICHO

3188322923

TELÉFONO MÓVIL ATENCIÓN AL CLIENTE LOCALIDAD CONCORDIA

3187158162

ACTIVIDAD QUE DESARROLLA Distribución y Comercialización de energía eléctrica a través del S.I.N. – ZNI

FECHA DE CONSTITUCIÓN 30 de agosto de 2001

NOMBRE DEL GERENTE MAIRA YOCONDA SANCHEZ VANEGAS

COPIA CONTROLADA

➢ ORGANOS DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE ENERGUAVIARE S.A. ESP La gestión de dirección y administración de la sociedad es ejercida por los siguientes órganos principales: 1.) Asamblea General de Accionistas 2.) Junta Directiva 3.) Gerencia. Fuente: - Estatutos de constitución.

➢ MISIÓN DE ENERGUAVIARE S.A. ESP

ENERGUAVIARE S.A. E.S.P. distribuye y comercializa energía eléctrica con altos estándares de calidad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Nuestras actividades se desarrollan con criterios de efectividad, para garantizar la sostenibilidad empresarial y la generación del valor económico, con profundo respeto a nuestros grupos de interés, y el medio ambiente.

➢ VISIÓN DE ENERGUAVIARE SA ESP

Ser reconocida para el 2020 como una empresa de distribución y comercialización de energía competitiva en la Amazo-Orinoquia Colombiana. Consolidada por sus iniciativas de modernización e incorporación de las mejores prácticas en sus procesos operativos, comerciales y financieros, basadas en el desarrollo del recurso humano y preservación del medio ambiente.

➢ OBJETIVOS DE LA EMPRESA

I. Comprar, vender y comercializar energía eléctrica o de otras fuentes.

II. Construir y explotar centrales y/o plantas generadoras de energía y subestaciones, líneas de transformación, transmisión y redes de distribución de energía eléctrica.

III. Crear o participar en la creación de nuevas empresas de servicios públicos o de carácter

mercantil, cuyo objeto sea afín a ENERGUAVIARE S.A. E.S.P. IV. Adquirir, grabar y enajenar bienes muebles e inmuebles, corporales e incorporales y en

general realizar todos los actos de comercio necesarios para el desarrollo del objeto social, tales como colocar o tomar dinero en mutuo, emitir acciones, celebrar contratos de arrendamiento, prestación de servicios.

COPIA CONTROLADA

V. Vender, comercializar, distribuir electrodomésticos a los suscriptores o usuarios del servicio de energía eléctrica domiciliaria.

VI. Vender, comercializar unidades de computadores de redes de datos, equipos de

comunicaciones a entidades gubernamentales para el adelantamiento de programas educativos para la dotación y creación de aulas virtuales y salas de cómputo.

VII. Aplicar en la facturación de los usuarios suscriptores de energía eléctrica domiciliaria, la

venta de servicios convenidos con entidades públicas y privadas, respetando las directrices de facturación de la superintendencia de servicios públicos.

➢ PRINCIPIOS

➢ Responsabilidad

➢ Transparencia

➢ Moralidad

➢ Igualdad

➢ Imparcialidad

➢ Eficacia

➢ Eficiencia

➢ Celeridad

➢ Buena Fe

➢ Legalidad

➢ VALORES

➢ Respeto

➢ Tolerancia

➢ Lealtad Institucional

➢ Confianza

➢ Participación

➢ Honestidad

➢ Compromiso

➢ Solidaridad

➢ Pertenencia

➢ Compañerismo

➢ Dialogo

➢ Presentación personal

COPIA CONTROLADA

➢ ESTRUCTURA ORGÁNICA DE ENERGUAVIARE SA ESP

Fuente: Acta de Junta Directiva No. 159 de 2018

➢ MAPA DE PROCESOS

COPIA CONTROLADA

➢ POLITICA DE CALIDAD

ENERGUAVIARE SA ESP como empresa distribuidora y comercializadora de energía

garantiza el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos y contractuales, para satisfacer

las necesidades de nuestros clientes con los más altos estándares de calidad.

Contamos con personal competente, en constante comunicación y trabajo en equipo para

identificar, analizar y eliminar todas aquellas actividades que no le agreguen valor a nuestro

cliente, buscando la constante evaluación de cada uno de nuestros proveedores.

Propendemos por la rentabilidad y eficacia a través de las mejores prácticas de operación

y mantenimiento, con el fin de lograr la disponibilidad requerida y el mejoramiento continuo

de los procesos.

➢ OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Cumplir oportunamente con los requisitos legales definidos para la calidad del servicio.

2. Disminuir el margen de inconsistencias en las lecturas de medidores, implementando un

sistema de lecturas en tiempo real.

3. Establecer mecanismos que permitan la compra de energía a precios competitivos.

4. Aumentar la satisfacción de los clientes a través de un excelente servicio de distribución

y comercialización de energía.

5. Atender oportunamente los PQRS de nuestros clientes, con trato cordial y respetuoso.

6. Mejorar continuamente los procesos del SGC, a través de la evaluación y seguimiento

en función del cumplimiento de la política de calidad.

7. Desarrollar el plan de reducción de pérdidas, que permita incrementar los ingresos.

8. Fortalecer el talento humano mediante una constante formación que permitan mejorar el

desempeño de los trabajadores.

COPIA CONTROLADA

V. METODOLOGÍA APLICABLE

Para el desarrollo del trabajo encomendado se tuvo en cuenta la Guía de Auditoría para Entidades Públicas, versión 3 emitida por el DAFP, así como también, lo establecido en los Estatutos de la empresa, en cuanto a las funciones de la Junta Directiva de ENERGUAVIARE SA ESP, y las funciones del Gerente. Para lo cual fue necesario recordar los literales c), f) y g) del artículo VIGESIMO TERCERO- Son funciones de la junta directiva: c) Determinar la estructura administrativa y crear los cargos de carácter interno que se consideran necesarios para el buen funcionamiento de la sociedad y fijar las escalas de clasificación y remuneración del personal. f) Aprobar la creación de dependencias o establecimientos de la sociedad en otras localidades. g.) Por iniciativa del Gerente, aprobar las normas que reglamenten el funcionamiento y la operación de la sociedad y de sus empleados en lo que hace relación al reglamento interno, manual de funciones y cargos etc. También el literal c) del artículo VIGESIMO SEPTIMO- Son funciones del gerente: c.) Nombrar al personal de la sociedad, sometiendo a consideración de la junta directiva los cargos del nivel directivo. El Parágrafo segundo del artículo vigésimo séptimo que contempla - El gerente de la sociedad en cumplimiento de sus funciones, orientará sus actividades hacia el logro de los objetivos acordes con la ley 142 de 1994, para lo cual tomará como referencia las siguientes funciones complementarias: b.) Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas y desarrollar los mecanismos que permitan el control de la gestión administrativa, técnica, financiera y operativa de sociedad; e.) Proponer a la junta directiva los programas, los proyectos y presupuestos que aquel debe de aprobar para el eficiente funcionamiento de la sociedad; w.) Ejecutar los estudios técnicos y económicos que proporcionan la información necesaria para una adecuada utilización de los recursos. Finalmente, las actas de reuniones de la Junta Directiva de ENERGUAVIARE SA ESP correspondientes a los años del 2011 al 2019, las cuales fueron necesarias para poder detectar las evidencias de aprobación o no de la estructura organizacional y la planta de personal de la empresa.

COPIA CONTROLADA

VI. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 1. Mediante Acta de Junta Directiva 063 de 2011, numeral 8, se aprueba el estudio técnico y

la nueva planta de personal de ENERGUAVIARE SA ESP, quedando de la siguiente manera:

ESTRUCTURA ORGANICA APROBADA

CARGOS POR NIVEL Y ÁREAS

COPIA CONTROLADA

2. Mediante Acta de Junta Directiva No.075 de 2012, numeral 5, se aprueba la creación de la Dirección de Planeación, quedando con los siguientes cargos:

Un (1) Director de Planeación. Un (1) Profesional Sistema de Gestión de Calidad. Un (1) Profesional Negocios Estratégicos y Proyectos. Un (1) Coordinador de Regulación y Normatividad. Un (1) Técnico ZNI. Un (1) Técnico SUI.

Con la siguiente estructura:

3. Mediante Acta de Junta Directiva No.077 de 2012, numeral 5, se aprueban la modificación

al manual de funciones y la modificación a la planta de personal se ENERGUAVIARE SA ESP, quedando de la siguiente manera:

ESTRUCTURA ORGANICA APROBADA

COPIA CONTROLADA

La planta de personal aumenta en ocho (8) cargos, con respecto a la que venía autorizada del año 2011.

4. Mediante Acta de Junta Directiva No. 88 de 2013, numeral 3, se aprueba la nivelación de los cargos de Profesionales 01 de la Dirección de Planeación y Jurídica, a Profesionales 02.

5. Mediante Acta de Junta Directiva No. 109 de 2015, numeral 2, se aprueba de manera

condicionada el estudio de reestructuración administrativa de ENERGUAVIARE SA ESP. Se establece que la Gerencia de ENERGUAVIARE SA ESP debe presentar las estrategias o el plan de recuperación de cartera y de disminución de pérdidas y demás estrategias que vayan aunados a que se mejore la sostenibilidad financiera de esta nueva propuesta.

6. Mediante Acta de Junta Directiva No. 110 de 2015, numeral 2, se aprueba la

propuesta financiera para la reestructuración y nivel salarial de ENERGUAVIARE SA ESP, a partir del 1 de marzo de 2015, quedando la planta de personal de la siguiente manera:

COPIA CONTROLADA

ESTRUCTURA ORGANICA APROBADA

CARGOS POR ÁREAS

La planta de personal aumentó en cuatro (4) cargos, con respecto a la que venía autorizada del año 2012.

COPIA CONTROLADA

7. Mediante Acta de Junta Directiva No. 121 de 2016, numeral 4, se aprueba la nivelación a partir del 1 de abril de 2016, de los cargos que vienen siendo ocupados por los trabajadores, MIGUEL ANGEL VILLARREAL, EDUCARDO COY, HELENA PATRICIA GIRALDO y JORGE PIÑEROS, quedando de la siguiente manera:

TRABAJADOR/NOMBRES Y APELLIDOS

CARGOS ACTUALES CARGOS NIVELADOS

Miguel Ángel Villarreal Técnico Operación y Mantenimiento de

Subestaciones

Profesional 02 Operación y Mantenimiento de

Subestaciones

Educardo Coy Técnico 03 ZNI Técnico 04

Patricia Giraldo Rudas Técnico 02 Coordinadora ZNI

Técnico 04 Coordinadora de ZNI

Jorge Piñeros Técnico 03 Redes Técnico 04

8. Mediante Acta de Junta Directiva No. 133 de 2016, numeral 6, se aprueba la modificación

de las funciones de trabajadores de las Áreas Comercial y Distribución.

La modificación se da para los siguientes cargos:

Un (1) Profesional 02 Subestaciones. Un (1) Profesional 02 Manteniendo de Redes SDL y STR Un (1) Profesional 02 Gestión de Medidas y Control de Pérdidas

9. Mediante Acta de Junta Directiva No. 137 de 2017, numeral 6, se aprueba la asignación uno

(1) y la creación de ocho cargos (8), así:

Asignación Un (1) Profesional 01 SISO Eliana Granados Mojica. Creación Localidad Capricho Un (1) Técnico 04 Localidad Capricho Dos (2) Técnicos 02 electricistas Localidad Puerto Concordia Un (1) Técnico 02 Electricista Subgerencia de Distribución Un (1) Profesional 01 Ambiental Gerencia Un (1) Técnico 04 Administrativo Un (1) Técnico 02 Conductor LOCALIDAD CALAMAR Un (1) Técnico 02 Electricista

COPIA CONTROLADA

10. Mediante Acta de Junta Directiva No. 159 de 2018, numeral 6, se aprueba la modificación del organigrama de ENERGUAVIARE SA ESP, quedando de la siguiente manera:

Es de anotar, que no se presenta y por ende no se aprueba la estructura organizacional por áreas y cargos de la empresa

11. Mediante Acta de Junta Directiva No. 165 de 2018, numeral 6, se aprueba el cargo de Jefe de Control Interno, condicionado a lo siguiente:

➢ Para la próxima reunión de Junta Directiva, El Gerente debe presentar los

estudios que se tuvieron en cuenta para la creación del cargo y las funciones del nuevo cargo, además del ajuste al perfil y las funciones del cargo Profesional 02 de Control Interno, conforme a la Ley.

Es de anotar, que se revisaron las actas de Junta Directiva subsiguientes, es decir, de la No. 166 a la No. 175 del año 2018, detectándose que El Señor FERNANDO SANTAMARIA LUNA, en su calidad de Gerente, NO PRESENTO EL ESTUDIO solicitado por los miembros de Junta, omitiendo esta situación. Por el contrario, ordeno que fuese elaborado el contrato laboral para ocupar el cargo de Jefe de Control Interno, con unas funciones que no fueron autorizadas en su momento por la Junta Directiva de ENERGUAVIARE SA ESP, incurriendo en una presunta extralimitación de funciones.

COPIA CONTROLADA

12. Actualmente la planta de personal está conformada por 104 cargos, presentándose las siguientes situaciones:

➢ De los 104 cargos, aparecen 2 sin proveer, así:

Un (1) Técnico 02 Electricista Un (1) Profesional 01 Contratación

➢ Se detectaron 102 cargos autorizados por la Junta Directiva y dos (2) sin la debida autorización para su creación, así:

Un (1) Técnico 04 Sistemas Un (1) Técnico 02 Conductor Grúa

De lo anterior, se concluye que El Señor FERNANDO SANTAMARIA LUNA en su calidad de Gerente ordena la creación de los dos cargos relacionados anteriormente, sin tener en cuenta lo establecido en los Estatutos de ENERGUAVIARE SA ESP que contemplan en el articulo VIGESIMO TERCERO:

Son funciones de la junta directiva:

c) Determinar la estructura administrativa y crear los cargos de carácter interno que se consideran necesarios para el buen funcionamiento de la sociedad y fijar las escalas de clasificación y remuneración del personal. Es decir, incurre nuevamente en una presunta extralimitación de funciones, pero, además ordena que se elaboren los contratos laborales para que sean proveídos los dos cargos, a partir del 1 de agosto de 2018. Estos dos cargos le han generado a la empresa incurrir en unos gastos de personal y demás

obligaciones laborales por valor de $67,700,100.00, correspondiente a los periodos de 1 de

agosto a 31 de diciembre de 2018 y 1 de enero a 30 de agosto de 2019. 13. Se pudo evidenciar durante el ejercicio de control de la existencia del Acto de Gerencia No.

001 del 31 de julio de 2018, “Por medio del cual se actualiza el organigrama de la Empresa de Energía Eléctrica del Departamento del Guaviare SA ESP”, encontrándose las siguientes inconsistencias:

La información plasmada en el Acto de Gerencia elaborado por la Trabajadora INGRID NATALI NOVOA, Profesional 01 Gestión de Calidad, revisado por el Director de Planeación, MARLON YOHAN SÁNCHEZ y aprobado por el Señor FERNANDO SANTAMARIA LUNA, gerente, presenta contenidos FALSOS y que NO OBEDECEN A LA REALIDAD, debido a que el organigrama que hace parte del anexo 1 y que citan en el artículo segundo del mencionado documento, no fue aprobado con el acta de Junta Directiva 165 de 2018.

Una vez revisada el acta no se encontró en el orden del día la solicitud de autorización de modificación del organigrama y menos en lo debatido por los respectivos miembros.

COPIA CONTROLADA

COPIA CONTROLADA

COPIA CONTROLADA

COPIA CONTROLADA

Así mismo ocurre con el anexo 2 donde establecen la estructura organizacional por áreas y cargos de la empresa, tampoco fue aprobado con el acta de Junta Directiva No. 165 de 2018.

COPIA

CONTROLADA

COPIA CONTROLADA

Es de recordar tal como se mencionó en el presente informe de auditoría (NUMERAL 10), que el organigrama de ENERGUAVIARE SA ESP fue modificado mediante Acta de Junta Directiva No. 159 de 2018, numeral 6 “los cinco miembros de Junta Directiva aprueban la reorganización del organigrama de ENERGUAVIARE SA ESP, donde la Oficina de Control Interno queda en el nivel de asesor entre la Gerencia y las Subgerencias”

Situación que no fue tenida en cuenta por el Director de Planeación de la empresa de energía, que por el contrario, revisa y avala con su firma un acto interno colocándolo presuntamente por encima de lo que ya había establecido la Junta Directiva en el ejercicio de sus funciones estatutarias.

Igualmente, el artículo cuarto del acto de gerencia No. 001 del 31 de julio de 2018,

resuelve su divulgación así: “en el bloque nuestra empresa de la página web oficial de la empresa de energía eléctrica del Departamento del Guaviare SA ESP se publica el organigrama actualizado, para garantizar su consulta permanente”

Cuando se procede a la consulta aparecen el Acto en mención y los Organigramas con información QUE NO OBEDECE A LA REALIDAD. COPIA

CONTROLADA

Por lo anteriormente expuesto, se solicita se tomen las medidas correctivas frente a las inconsistencias detectadas y se inicien las acciones disciplinarias internas contra el Director de Planeación de ENERGUAVIARE SA ESP y demás responsables de la elaboración y autorización del Acto de Gerencia No. 001 del 31 de julio de 2018 “Por medio del cual se actualiza el organigrama de la Empresa de Energía Eléctrica del Departamento del Guaviare SA ESP”

De igual manera, se solicita se inicien las acciones legales a que haya lugar contra El Señor FERNANDO SANTAMARIA LUNA, en su condición de Gerente de ENERGUAVIARE SA ESP, por su presunta extralimitación de funciones en las situaciones planteadas en el presente informe. Cordial saludo,

YURI ALEXANDER LASCARRO Profesional 02 Auditor Interno Esp. Auditoria Forense Esp. Alta Gerencia

COPIA CONTROLADA