Información textual y documental

DIFERENCIAS ENTRE EL ANÁLISIS DOCUMENTAL Y DE INFORMACIÓN

El tratamiento documental es un sistema donde se describe y representa un documento en forma artificial. Se ocupa de los metadatos y la metainformación, pero no se remite directamente al autor; posibilita la recuperación documental pero la metainformación disponible no es decisiva, se rige por normas e indica el contenido para su posterior recuperación.3

El análisis de información, a diferencia del tratamiento documental, se centra en el análisis de contenido en un contexto específico, se remite directamente al autor, produce información para la toma de decisiones, posibilita la recuperación de la información, está condicionada por la calificación, inteligencia y creatividad del analista y es capaz de ofrecer, mas que referencias, datos derivados del análisis y la síntesis de la información evaluada.

Tanto uno como el otro, nacen como respuesta a la necesidad de una metodología científica para tratar rigurosamente los documentos y la información existente en diferentes contextos.

Ambos tipos de análisis pasan, en primer lugar por la identificación y localización de lo que se hace uso, ubican al documento y a la información en un entorno.

Uno, el análisis documental, es el resultado de la necesidad de proporcionar al usuario un camino para llegar al documento pertinente y el otro, el análisis de la información, es una forma adecuada para su uso racional y creador en la actividad práctica del individuo, sea de la clase que ésta sea: investigadora, gerencial, académica, etcétera. El primero exige del especialista, el conocimiento de las normas establecidas para su realización, el empleo de tesauros y categorías, para individualizar y especificar la fuente; el segundo requiere de una calificación, creatividad, inteligencia y conocimiento del tema, que posibilite el uso, relación y manejo de conceptos, así como la habilidad para ubicar en un contexto y establecer los nexos necesarios entre la información procesada y el conocimiento disponible para la solución de un problema.

Son un puente entre el usuario y el conocimiento. Posibilitan la descripción y representación del documento, a partir de la reproducción en síntesis del documento real, utilizan taxonomías para procesar la información y vocabularios que recrean el entorno lingüístico, repercuten en la calidad de los productos y servicios de información, elevan la capacidad de recuperación y reducen la incertidumbre. En muchos casos, sus resultados son productos científicos, creativos y polémicos.

En conjunto, ambos procesos presentan un valor sinérgico y holístico como procesos de la organización de la información y en el ciclo de vida de la información.

Ambos se presentan como requerimientos insoslayables de la práctica cotidiana de los trabajadores de la información para colocar sus productos y servicios al servicio de sus usuarios, quienes necesitan de sus resultados para, a su vez, obtener nuevos avances en sus respectivas actividades, sobre todo, en las condiciones actuales de un mundo globalizado.

Su práctica y utilización rebasa los marcos de los recintos bibliotecarios para estar presentes en empresas y organizaciones donde definen contextos, idiosincrasia informacional y favorecen su desarrollo en general.

Base de Datos

Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y

almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Actualmente, y debido al

desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de

las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango

de soluciones al problema de almacenar datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos (SGBD),

permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y

estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y

administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones

públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de

almacenar la información experimental.

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos

se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo, en España los

datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de

Datos de Carácter Personal (LOPD).

1. Centros documentales y bases de datos

La tarea de adquirir las fuentes y organizarlas para un fácil acceso ha correspondido

tradicionalmente a las bibliotecas, a las que hay que añadir en la actualidad los centros

especializados de documentación computarizada, que ofrecen sus servicios mediante

acceso directo y on-line o mediante algún tipo de soporte magnético (generalmente,

CD-ROM). La mayoría de las bibliotecas importantes están conectadas o adscritas a

los servicios de dichos centros.

Las nuevas tecnologías de la documentación dependientes de la informática y la

telemática permiten, de forma relativamente sencilla, el acceso a la documentación

existente sobre un tema determinado, previamente almacenada y clasificada en las

denominadas bases de datos.

Los grandes centros de documentación constituyen entidades especializadas en la

función de aplicar las nuevas tecnologías al tratamiento de la información, que afecta

mínimamente a sus cuatro momentos básicos: obtención, clasificación, recuperación y

distribución de la misma. Su objetivo es generar sistemas automatizados de

documentación (bases de datos) y redes de transporte, que están al servicio del

investigador.

Las bibliotecas suelen incorporar en sus servicios la actuación como centros de

información y documentación, donde el usuario, directamente, o a través de personal

especializado, puede acceder a la información almacenada en los sistemas

magnéticos o bien realizar la conexión y consulta directa a los distribuidores de las

bases de datos, según sus necesidades. Los sistemas automatizados de

documentación ofrecen al investigador información permanentemente actualizada

sobre tópicos o temas de su interés. Esto sólo es posible gracias a la aparición de las

computadoras, que permiten clasificar, indizar y recuperar de forma automática la

información.

2. Publicar bases de datos

Hasta hace pocos años, los productores y los distribuidores de bases de datos (estos

últimos en particular) acostumbraban a tener un carácter especializado y a disponer,

por tanto, de una potente estructura empresarial. Esta situación ha cambiado

radicalmente con la eclosión de Internet y el desarrollo de distintas herramientas

fácilmente configurables y adaptables que ponen al alcance de pequeños y medianos

centros de información y documentación, e incluso de usuarios personales, la

posibilidad de convertirse en productores y distribuidores de bases de datos.

Pequeñas y medianas organizaciones que habían creado bases de datos

documentales, y a las que nos hemos referido en el anterior apartado, están llevando a

cabo un proceso generalizado de publicación de sus contenidos en el web. Esto

permite que los usuarios sólo necesiten del navegador para poder acceder a los

registros de forma actualizada y que dispongan, en la mayoría de los casos, de las

mismas prestaciones de consulta y explotación que tienen los sistemas de gestión

documental cuando se consultan localmente o mediante redes de área local

2.1. Elementos

Ahora bien, para que este método de acceso sea posible, es necesario disponer, en el

lado del servidor web, de un programa o un conjunto de programas que permita

establecer la comunicación entre dos entornos en principio incompatibles o distintos: la

base de datos gestionada por el SGD, por un lado, y el servidor web, que es el que

atiende a los navegadores que utilizan los usuarios y que sólo es capaz de interpretar

páginas html transmitidas mediante el protocolo http, por el otro. Estos programas

suelen recibir la denominación de pasarelas web ya que actúan como intermediarios

entre los registros de la base de datos y los datos codificados en html que proceden

del formulario de consulta que ha rellenado un usuario.

El siguiente esquema muestra los elementos básicos que intervienen en este proceso

y su funcionamiento.

2.2 Pasarela web e interfaz de consulta.

Pasarela web:Son las piezas de software que comunican el servidor Web (Apache,

IIS, etc.) con el SGD. Es decir, se trata del programa que es capaz de leer e interpretar

las órdenes que se le transmiten desde un formulario html, algunas de ellas

introducidas por el usuario (p. e. los términos de búsqueda) y otras correspondientes a

parámetros generales (p. e. la ubicación del programa y de la base de datos en el

servidor, el formato de visualización, el número de documentos a visualizar, etc.). A

continuación, los ejecuta y el resultado lo transfiere al usuario en formato html (es el

listado con el resultado).

Estos programas pueden cumplir diversos protocolos o sistemas de comunicación con

el servidor web. El más antiguo es el protocolo CGI, pero también existen los

protocolos ASP (desarrollado por Microsoft), JSP (de Java y que es de código abierto)

y se está preparando la tecnología.NET (una evolución de ASP y de VisualBasic de

Microsoft).

El protocolo CGI sirve para comunicar un servidor web (httpd) con programas externos

y funciona incorporando, dentro de la página web, una llamada a un fichero ejecutable

(el programa CGI) que está situado en el directorio cgi-bin, o equivalente, de un

servidor y que es capaz de procesar los datos que se envían con la página (es decir,

una consulta a una base de datos). Este modelo de funcionamiento no acaba de

satisfacer a muchos webmasters porque implica ir instalando en el servidor distintos

programas CGI (uno para cada SGD o aplicación específica que se quiera conectar

con el servidor web), de los cuales se desconoce si van a ser totalmente compatibles

entre ellos o cuantos recursos de la máquina del servidor van a consumir. El

funcionamiento de ASP o JSP es distinto, ya que los scripts están incluidos en la

página web y se ejecutan en el propio servidor antes de enviar la página, siendo un

sistema más robusto porque está más integrado con el servidor web. Así pues, si un

servidor Web y unSGD soportan esta tecnología estándar, se pueden comunicar

directamente sin tener que instalar un programa CGI aparte. Por otro lado, estos

sistemas utilizan un lenguaje de programación estándar, el propio ASP o JSP,que da

más facilidades en la manipulación de los datos.

La interfaz de consulta: es el conjunto de páginas que facilitan la realización de la

consulta por parte del usuario y que indican el formato de presentación de los

resultados. Se construye con el lenguaje de programación propietario de la pasarela

web en caso del CGI o con código estándar ASP o JSP, entremezclada con código

html y consta básicamente de tres elementos: formulario de consulta; pantalla de

visualización de resultados (listado); y pantalla de visualización del documento

completo. Las prestaciones que se analizan en el próximo apartado son,

fundamentalmente, las que nos ayudan a generar ese código de forma asistida.

Gestión de Datos

El sistema de Gestión Documental, puede trabajar con información procedente de

diferentes fuentes: papel, ficheros informáticos de diversos formatos, documentos

manuscritos o de formato gráfico capturados por medio de escáner, vídeos,

imágenes... Para gestionar estas fuentes de datos el sistema es capaz de procesar

información de tres tipos:

Información estructurada: Aquella sobre la que se puede aplicar un índice o una

relación determinada. Por ejemplo, fechas, números o códigos alfanuméricos.

Información textual: Aquélla de tipo texto libre constituida por caracteres

alfanuméricos. Por ejemplo, comentarios o descripciones largas.

Objetos no relacionales: Aquella información que no se puede relacionar ni tampoco

estructurar fácilmente, pero que se puede asociar a un clasificador de datos. Es el

caso de las imágenes documentales, archivos de texto, animaciones, etc.

La gestión de datos contempla los siguientes conceptos:

Archivadores la unidad estructural sobre la que se basa el Gestor Documental

para organizar la información.

Carpetas puede incluir información estructurada, textual y objetos de información

no codificados.

Clasificador es una estructura lógica que agrupa la información no relacional de

una carpeta según los criterios que más se ajusten a las necesidades del usuario

documentos con ficheros asociados.

Documento Los documentos clasifican los ficheros no relacionales asociados a una

carpeta según diferentes criterios.

Página representan cada uno de los ficheros no relacionales incluidos en una

carpeta y capturados previamente mediante un escáner o a través del sistema de

selección de ficheros desde las respectivas aplicaciones.

Gestión de Repositorios Documentales

Para un correcto almacenamiento de la información es preciso definir los siguientes

elementos:

Repositorios: estructura lógica que agrupa una serie de características físicas que

heredarán todos los volúmenes que se incluyan en ellos.

Volúmenes: lugar donde se van a almacenar los ficheros de las carpetas de

archivadores de las aplicaciones SIGEM.

Listas: serie ordenada de volúmenes. Al incluir un fichero en una carpeta de un

archivador determinado vía escáner o vía fichero, en el momento en que se guarda la

carpeta, el fichero se guardará en el primer volumen de almacenamiento disponible de

la lista de volúmenes asociada al archivador.

Páginas visitadas:

http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos

http://bibliopress.wordpress.com/2007/06/11/las-fuentes-documentales-y-el-tratamiento-de-

la-informacion-en-el-proceso-de-investigacion/

http://www.upf.edu/hipertextnet/numero-3/bases-datos.html

http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_2_04/aci11204.htm

http://www.capazita.com/es/nuevas-tecnologias-administracion-publica-gestion-

documental.zhtm?SID